El computador y sus partes
45
FUNCIONES DE EXCEL Las funciones en Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También nos ayudan a obtener información de referencia de las celdas. Funciones de Excel para resolver necesidades de la administración de un centro de Cómputo
description
Esta formado por Software y Hardware
Transcript of El computador y sus partes
FUNCIONES DE EXCEL
Las funciones en Excel nos permiten encontrar valores dentro de
nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la
búsqueda. También nos ayudan a obtener información de
referencia de las celdas.
Funciones de Excel
para resolver
necesidades de la
administración de
un centro de
Cómputo
Página 1
INDICE
INDICE ................................................................................................................................................1
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................3
FUNCIONES DE EXCEL .........................................................................................................................4
Funciones lógicas ...................................................................................................................4
La Función SI en Excel.........................................................................................................................5
Sintaxis de la función SI .................................................................................................................6
Ejemplos de la función SI ..............................................................................................................6
Utilizar una función como prueba lógica ........................................................................................7
Utilizar una función como valor de regreso ....................................................................................8
La Función SI Anidada ........................................................................................................................9
Varias Condiciones en la función SI ..................................................................................................11
TABLA DINÁMICA .............................................................................................................................13
Reportes flexibles .........................................................................................................................13
El verdadero problema de las tablas dinámicas ............................................................................13
Cómo crear una tabla dinámica ........................................................................................................14
Crear una tabla dinámica en Excel 2010 ......................................................................................15
Dar formato a una tabla dinámica ....................................................................................................18
Filtrar una tabla dinámica .....................................................................................................20
Crear un gráfico dinámico ....................................................................................................22
Cómo crear un gráfico dinámico en Excel ....................................................................................22
La Función BUSCARV en Excel ..........................................................................................................25
Crear una tabla de búsqueda .........................................................................................................25
Sintaxis de la función BUSCARV................................................................................................26
Ejemplo de la función BUSCARV ...............................................................................................27
Errores comunes al usar la función BUSCARV ...........................................................................29
MACROS DE EXCEL ...........................................................................................................................30
Un lenguaje de programación .......................................................................................................30
Para qué sirve una macro en Excel ................................................................................31
Automatización de tareas .............................................................................................................31
Página 2
¿Cómo se ve una macro en Excel? ...............................................................................................32
Creación de una macro .................................................................................................................33
Mostrar la ficha Programador ...............................................................................................33
Mostrar la ficha Programador en Excel 2010 ...............................................................................33
Grupos de la ficha Programador ...................................................................................................35
La grabadora de macros........................................................................................................35
La grabadora de macros en Excel 2010 ........................................................................................35
Crear una macro ...................................................................................................................37
El código de la Grabadora de macros ...................................................................................40
Establecer seguridad de macros ............................................................................................42
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................................44
Página 3
INTRODUCCIÓN
Es una hoja de cálculo para el registro de números, datos y texto. Si bien sus utilidades y
funciones son muy amplias, ya que con Excel puedes realizar desde una simple suma, hasta
resolver integrales, pasando por crear gráficos, ordenar y agregar información no numérica,
resolver programas matemáticos y un largo etcétera.
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula.
Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Ahora
vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel, la pantalla, las barras, etc., para
saber diferenciar entre cada uno de ellos.
Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda,
por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando.
Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el
siguiente tema.
Abriendo Excel lo vamos hacer desde el botón iniciar situado, normalmente, en la esquina
inferior izquierda de la pantalla.
Página 4
FUNCIONES DE EXCEL
Funciones lógicas
Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base al resultado de una
función decidiremos si ejecutar o no cierta acción requerida.
Encuentra el detalle y ejemplos de cada función haciendo clic sobre su nombre.
FUNCIONES LÓGICAS
FALSO
NO
O
SI SI.ERROR
VERDADERO
SI
Página 5
La Función SI en Excel
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una
condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para
tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.
Función Excel SI
•Evalúa una condición y devuelve un valor si la condición es verdadera y otro valor si la condición es falsa.
¿Qué hace?
• SI(condición, [si_verdadero], [si_falso])
• condición (obligatorio): Condición que se evaluará para saber si es verdadera o falsa. si_verdadero (opcional): Valor que se devolverá si la condición es verdadera. si_falso (opcional): Valor que se devolverá si la condición es falsa.
Sintaxis
• SI(“1<2″, “Excel”, “Total”) = Excel SI(“1>2″, “Excel”, “Total”) = Total Ejemplos
Página 6
Sintaxis de la función SI
Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar
valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.
Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el
resultado es VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el
resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO.
Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación
es FALSO.
La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también
puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto,
números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de
acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.
Ejemplos de la función SI
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus
calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un
Página 7
mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje
de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la
siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.
Utilizar una función como prueba lógica
Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita
la función SI siempre y cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o
FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el
contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor
numérico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de la
columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.
=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")
Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja:
Página 8
Utilizar una función como valor de regreso
Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para especificar el valor
de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda
de la columna A contenga un valor numérico se le sume el valor que colocaré en la celda
D1. La función que me ayudará a realizar esta operación es la siguiente:
=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")
Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se ejecutará en caso de
que la prueba lógica sea verdadera. Observa el resultado de esta fórmula:
Sólo en los casos donde la función SI
era verdadera se realizó la suma. De
la misma manera podríamos colocar
una función para el tercer argumento
en caso de que el resultado de la
prueba lógica fuera falso.
Página 9
La Función SI Anidada
Para utilizar correctamente la función SI anidada debemos utilizar una función SI como el
tercer argumento de la función principal. Por ejemplo, para evaluar si una celda tiene
alguna de las tres letras posibles (A, B, C) podemos utilizar la siguiente fórmula:
=SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,60))
Si el valor de la celda A1 tiene la letra A obtendremos el valor 100. Si la celda A1 tiene la
letra B, entonces obtendremos el valor 80, de lo contrario obtendremos el valor 60. En este
ejemplo tenemos dos pruebas lógicas que nos ayudan a decidir correctamente sobre las tres
opciones posibles. Observa cómo esta fórmula regresa el equivalente adecuado para cada
letra de la columna A:
Si por el contrario, en lugar de tres opciones necesitamos considerar cuatro, solo debemos
agregar otra función SI anidada a nuestra fórmula de la siguiente manera:
=SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,SI(A1="C",60,40)))
Página 10
Observa el resultado de esta fórmula, especialmente para los valores que tienen la letra
“D”:
Si tuviéramos una quinta opción, entonces remplazaría el último parámetro de la
función SI que tiene el mayor nivel de anidación para insertar una nueva función SI de
la siguiente manera:
=SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,SI(A1="C",60,SI(A1="D",40,20))))
Como podrás ver, con cada función SI que agregamos a nuestra fórmula su complejidad
irá en aumento y es muy común que muchos usuarios de Excel comiencen a tener
problemas para escribir correctamente múltiples funciones SI anidadas.
Página 11
Varias Condiciones en la función SI
El primer argumento de la función SI es siempre una prueba lógica que hace una
comparación y devuelve como resultado el valor falso o verdadero. De manera
predeterminada podemos hacer una sola comparación, pero con el uso de la función Y
podemos exigir el cumplimiento de varias condiciones dentro de la función SI.
La función Y nos permite evaluar varias condiciones y devuelve el valor verdadero
solamente si todas las condiciones son verdaderas. De esta manera, si utilizamos
la función Y como el primer argumento de la función SI podremos tomar decisiones en
Excel en base al cumplimiento de varias condiciones. En el siguiente ejemplo utilizo la
combinación de la función SI con la función Y para conocer si un número es mayor
que 5 pero menor que 10:
El primer argumento en esta función SI es precisamente la función Y que valida que
un número sea mayor que 5 y además que sea menor a 10: Y(A2>5,A2<10). En el
siguiente ejemplo he agregado una nueva condición exigiendo que además de las
anteriores el número sea impar:
Página 12
Solo el número 9 cumple con las tres condiciones indicadas:
Y(A5>5,A5<10,ES.IMPAR(A5)). De esta manera podemos exigir el cumplimiento de
tantas condiciones como sea necesario, el único límite que tenemos es que la función
Y acepta un máximo de 255 argumentos.
Página 13
TABLA DINÁMICA
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es
una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si
eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de
información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero
imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas
en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro
reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por si
fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las
ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas
que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este
problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola
fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de
acuerdo a tus necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinámicas
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran muy
complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la
realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En
varias ocasiones he leído libros o tutoriales en Internet que utilizan términos como
“Análisis multidimensional”, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema
a un principiante con este lenguaje solo lo intimidará desde un principio.
Página 14
A partir de hoy iniciaré con una serie de artículos que hablarán sobre tablas dinámicas. Mi
objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fácilmente
y pronto puedas utilizar adecuadamente esta característica de Excel que te hará más
productivo.
Cómo crear una tabla dinámica
Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar
dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla.
En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.
Página 15
Crear una tabla dinámica en Excel 2010
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la
nueva tabla dinámica.
Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de
la ficha Insertar.
Página 16
Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el
rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.
En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en
una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la
nueva tabla dinámica.
Página 17
Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la
lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de
todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde
arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o
como un filtro.
Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto delartículo anterior, colocaré como columna el campo
Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo
Ventas.
De manera predeterminada Excel aplica la funcón SUMA a los valores y la tabla
dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:
Página 18
Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la
necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas
más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.
Dar formato a una tabla dinámica
Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato fácilmente
como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos especiales para aplicar
formato a una tabla dinámica.
La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla dinámica
para que se muestre.
Esta ficha está dividida en tres grupos.
Página 19
Diseño. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla
dinámica así como modificar aspectos básicos de diseño.
Opciones de estilo de tabla dinámica. Las opciones de este grupo permiten
restringir la selección de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo
a su derecha. Es decir, si seleccionas la opción “Filas con bandas”, entonces se
mostrarán a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.
Estilos de tabla dinámica. Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar a la
tabla dinámica. Con tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre la
tabla.
Puedes hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla dinámica para ver todos los
estilos disponibles. Con tan sólo elegir alguno de los estilos se aplicará inmediatamente a la
tabla dinámica.
Página 20
Filtrar una tabla dinámica
Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla
dinámica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte
como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.
Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y
solamente mostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.
Página 21
Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar
que ese campo está siendo actualmente filtrado.
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botón
de filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.
Página 22
De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla dinámica.
Solamente haz clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la
opción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.
Crear un gráfico dinámico
Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y
que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo
de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.
Cómo crear un gráfico dinámico en Excel
Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica
que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico
dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.
Página 23
Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de
gráfico que deseas utilizar.
Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo.
Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla
dinámica:
Página 24
De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que
aparecen dentro del gráfico dinámico:
Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla
Suprimir.
Página 25
La Función BUSCARV en Excel
La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos,
es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos
buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la
búsqueda dentro de un directorio telefónico.
Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio
telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona.
Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces
obtener el número correcto.
Crear una tabla de búsqueda
Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en
nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera
vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función
BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta
encontrar la coincidencia del valor que buscamos.
Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:
Página 26
Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros
datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de
manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá
como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en
la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna
en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de
búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.
Sintaxis de la función BUSCARV
La función BUSCARV tiene 4 argumentos:
Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera
columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos
colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará
diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
Página 27
Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos
donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre
una coincidencia del Valor_buscadonos devolverá como resultado la columna que
indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna
que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser
falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función
BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada
(VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos
una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de
búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.
Ejemplo de la función BUSCARV
Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene
información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente
manera:
=BUSCARV(
3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma
(,) para concluir con el primer argumento de la función:
=BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir
los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez
especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el
segundo argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,
Página 28
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función
BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda
E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la
columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer
argumento con una coma (,):
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo
hacer una búsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
Observa el resultado de la función recién descrita:
Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar
su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el
resultado automáticamente.
Página 29
Errores comunes al usar la función BUSCARV
Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función
BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor
buscado.
Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla
obtendremos un error de tipo #REF!
Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará
un error de tipo #VALOR!
Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no
encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.
La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario
que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho
provecho de esta función.
Página 30
MACROS DE EXCEL
Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado
ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas
veces se podrían automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de
manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el
mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente
por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos
de aquellas tareas que realizas una y otra vez.
Un lenguaje de programación
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como
Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas
las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.
Página 31
Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una
herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del
lenguaje de programación.
Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto
te convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel no es tan
complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas repetitivas que todos
los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.
Para qué sirve una macro en Excel
¿Para qué sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas
que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas
dentro de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.
Automatización de tareas
Seguramente estás familiarizado con procesos de automatización en el ámbito industrial.
Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automóviles donde existen robots
que han sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La automatización trajo
beneficios como mayor eficiencia y productividad de las plantas y un mejor
Página 32
aprovechamiento del tiempo del personal al reducir la cantidad de tareas repetitivas que
realizaban.
De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro
trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis de los datos y
en la toma de decisiones.
¿Cómo se ve una macro en Excel?
Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por sus siglas
en inglés (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje de computadora
debemos aprender a utilizar los comandos que nos ayudarán a indicar a Excel lo que
deseamos hacer con nuestros datos.
Aprender el lenguaje VBA no es nada complicado y se puede lograr fácilmente. Lo que
toma un poco más de tiempo es pulir nuestras habilidades de programación. Lo que quiero
decir con esto es que para ser un buen programador de macros debes dedicar tiempo en
resolver múltiples problemas en donde puedas llevar al límite el lenguaje VBA.
Página 33
Creación de una macro
Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos permitirá introducir el código
con las instrucciones que serán ejecutadas por la macro.
Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual irá grabando todas las
acciones que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabación. Una vez grabada la
macro podremos “reproducir” de nuevo las acciones con tan solo un clic.
Ahora que ya sabes para qué sirve una macro en Excel puedes dar los primeros pasos en
este camino utilizando el tutorialIntroducción a las macros.
Mostrar la ficha Programador
Si quieres escribir una nueva macro o ejecutar una macro previamente creada, entonces
debes habilitar la ficha Programador dentro de la cinta de opciones. Para mostrar esta
ficha sigue los siguientes pasos.
Mostrar la ficha Programador en Excel 2010
Haz clic en la ficha Archivo y elige la sección Opciones. Se mostrará el cuadro de
diálogo Opciones de Excel donde deberás seleccionar la opción Personalizar cinta de
opciones.
Página 34
En el panel de la derecha deberás asegurarte de seleccionar la ficha Programador.
Acepta los cambios y la ficha se mostrará en la cinta de opciones.
Página 35
Grupos de la ficha Programador
El grupo Código tienes los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual Basic
donde se puede escribir directamente código VBA. También nos permitirá ver la lista de
macros disponibles para poder ejecutarlas o eliminarlas. Y no podríamos olvidar mencionar
que en este grupo se encuentra el comando Grabar macro el cual nos permite crear una
macro sin necesidad de saber sobre programación en VBA.
El grupo Complementos nos permite administrar y habilitar complementos como
el Solver.
El grupo Controles incluye funcionalidad para agregar controles especiales a las hojas de
Excel como los controles de formulario que son botones, casillas de verificación, botones
de opción entre otros más que serán de gran utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel.
El grupo XML permite importar datos de un archivo XML así como opciones útiles para
codificar archivos XML. Finalmente el grupo Modificar solamente contiene el comando
Panel de documentos.
Aunque pueden parecer intimidantes los comandos de la ficha Programador con el paso
del tiempo te irás familiarizando poco a poco con cada uno de ellos.
La grabadora de macros
Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA, pero el método más
sencillo es utilizar la grabadora de macros que guardará todos los pasos realizados para
ejecutarlos posteriormente.
La grabadora de macros en Excel 2010
La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es
conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen
acciones innecesarias mientras se realiza la grabación. Para utilizar la grabadora de macros
debes ir a la ficha Programador y seleccionar el comando Grabar macro.
Página 36
Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.
En el cuadro de texto Nombre de la macro deberás colocar el nombre que identificará de
manera única a la macro que estamos por crear. De manera opcional puedes asignar un
método abreviado de teclado el cual permitirá ejecutar la macro con la combinación de
teclas especificadas.
Página 37
La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación donde se
almacenará la macro.
Este libro. Guarda la macro en el libro actual.
Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en
cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.
Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier
momento sin importar el libro de Excel que se esté utilizando.
También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear. Finalmente debes
pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al terminar de ejecutar
las acciones planeadas deberás pulsar el botón Detener grabación para completar la
macro.
Crear una macro
En esta ocasión mostraré cómo crear una macro en Excel utilizando la grabadora de
macros. La macro será un ejemplo muy sencillo pero permitirá ilustrar el proceso básico de
creación.
Voy a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres departamentos de una
empresa y posteriormente aplique un formato especial al texto. Para iniciar la grabación
debes ir al comando Grabar macro que se encuentra en la ficha Programador lo cual
mostrará el siguiente cuadro de diálogo.
Página 38
Observa cómo he colocado un nombre a la macro y además he especificado el método
abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botón Aceptar
se iniciará la grabación. Observa con detenimiento los pasos.
Página 39
Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la macro habrá quedado
guardada. Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaré una nueva hoja de Excel y
seleccionaré el comando Macros.
Al pulsar el comando Macros se mostrará la lista de todas las macros existentes y de las
cuales podrás elegir la más conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se
realizarán todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrás el resultado esperado.
Por supuesto que si utilizas el método abreviado de teclado de la macro entonces se omitirá
este último cuadro de diálogo.
Página 40
El código de la Grabadora de macros
Una manera muy interesante de descubrir y aprender más sobre código VBA es analizar el
código generado por laGrabadora de macros. Para este ejemplo grabaremos una macro
muy sencilla que solamente cambie el color de la fuente de la celda actual.
Para comenzar debemos ir a la ficha Programador y pulsar el comando Grabar macro lo
cual mostrará el cuadro de diálogo donde asignaré un nombre a la macro que estoy por
crear.
Pulsa el botón Aceptar y se comenzarán a grabar todas las acciones, así que debes actuar
con cuidado porque se grabará absolutamente todo. Para la macro que estoy grabando solo
haré lo siguiente: iré a la ficha Inicio y pulsaré el comando Color de fuente y seleccionaré
el color rojo para la celda activa.
Página 41
Una vez hecho esto debo detener la grabación de la macro y una alternativa para hacerlo es
pulsar el icono que se muestra en la barra de estado.
Ahora que ya hemos generado la macro, pulsa el botón Macros que se encuentra en el
grupo Código de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Macro que enlista
todas las macros que hemos creado.
Selecciona la macro recién creada y pulsa el botón Modificar. Esto abrirá el Editor de
Visual Basic y mostrará el código generado para la macro.
Página 42
Observando este código podemos aprender varias cosas. Para empezar observamos que el
objeto Selection tiene una propiedad llamada Font que es la que hace referencia a la fuente
de la celda o rango seleccionado. A su vez, la propiedad Font tiene otra propiedad llamada
Color que es precisamente la que define el color rojo de nuestra celda.
Aunque este ha sido un ejercicio muy sencillo, cuando tengas curiosidad o duda sobre qué
objetos utilizar al programar en VBA considera utilizar la Grabadora de macros para darte
una idea del camino a seguir.
Establecer seguridad de macros
La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algún archivo
que contenga una macro maliciosa puedes causar algún tipo de daño al equipo. De manera
predeterminada Excel no permite ejecutar macros automáticamente.
Sin embargo, si estás creando tus propias macros y deseas remover esta protección porque
sabes que no existe código malicioso, entonces puedes modificar la configuración
para habilitar todas las macros. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos.
Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de diálogo
mostrado selecciona la opciónCentro de confianza y posteriormente pulsa el
botón Configuración del centro de confianza. Se mostrará el cuadro de diálogo Centro
de confianza.
Página 43
Dentro de la sección Configuración de macros selecciona alguna de las opciones
disponibles.
Deshabilitar todas las macros sin notificación. Deshabilita las macros y permite
ejecutar solamente aquellas que estén almacenadas en un lugar confiable. Los
lugares confiables se configuran en la sección Ubicaciones de confianza del mismo
cuadro de diálogo.
Deshabilitar todas las macros con notificación. Muestra una alerta de seguridad
advirtiendo sobre la intención de ejecutar una macro de manera que se pueda decidir
si se desea ejecutar. Esta es la opción predeterminada de Excel.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Solamente se
podrán ejecutar las macros que están firmadas digitalmente.
Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna
notificación al usuario. Esta opción es útil si se ejecutan múltiples macros
totalmente confiables. Esta opción es la que corre los mayores riesgos al ejecutar
una macro de una fuente desconocida.
Página 44
BIBLIOGRAFÍA
http://exceltotal.com/funciones/busqueda-y-referencia/funcion-buscar/
http://exceltotal.com/tutorial-excel-2010-funcion-si-con-varias-condiciones/
http://exceltotal.com/funcion-si-anidada/
guia_de_macros,Adobe Reade
Guia_Tablas_Dinamicas. Adobe Reade
Programando_en_Excel. Adobe Reade
