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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR LA PRESTACIÒN DEL

SERVICIO DE TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA EN ENTIDAD EXTERNA DE LOS MEDIOS MAGNETICOS (CINTAS) U

OPTICOS CON LA INFORMACIÒN DE LAS BASES DE DATOS, ARCHIVOS NO ESTRUCTURADOS, PROGRAMAS FUENTE Y OBJETO Y

APLICACIONES QUE SE PROCESAN EN EL CENTRO DE COMPUTO DE LA OFICINA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION EN EL NIVEL

CENTRAL DE LA SNR.

TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción……………………………………………………………………... 3

2. Descripción de la Necesidad………………………………………………….. 4 2.1 Objetivos y Alcance………………………………………………………….

4

2.2 Clasificación UNSPSC………………………………………………………. 5 3. Actividades Específicas y requisitos Mínimos para la prestación

Del servicio ………………………………………………………………………… 5

3.1 Condiciones Generales…………………………………………………….. 6

3.2 Condiciones Recolección y Entrega de los Medios magnéticos 7 3.3 Condiciones de transporte de los Medios Magnéticos...…….

8 3.4 Condiciones de Almacenamiento y Custodia……………………….

9 4. Acuerdos de Niveles de Servicio ……………………………………………

10 5. Periodicidad del Servicio …………………………………………………….. 10

6. Plazo de Ejecución………………………………………………………………. 12

7. Lugar de Ejecución……………………………………………………………… 12

8 Costos……………………………………………………………………………….. 12 8.1 Almacenamiento y Custodia …………………………………………….

12

2

8.2 Transporte …………………………………………………………………….

13 8.3 Otros Costos Inherentes al Servicio ………………………………….

13 9. Modalidad de Selección del Contratista y su justificación…………

14 10. Análisis del sector – Estudios de Mercado..…………………………..

15 10.1 Evaluación de la modalidad existente en el mercado en lo

referente a transporte …………………………………………………. 17

10.2 Evaluación de la modalidad existente en el mercado en lo Referente al almacenamiento y custodia…………………………..

18 11.Valor estimado del contrato…………………………………………………

19

12. Presupuesto de costos mensuales por el servicio de transporte Y custodia de medios magnéticos…………………………………………

19 12.1 Transporte…..……………………………………………………………….

19 12.2 Custodia……………………………………………………………………… 20

12.3 Otros costos relacionados con el servicio ………………………. 20

13 Forma de Pago ………………………………………………………………… 21 14. Determinación concordancia del objeto del contrato con el

Rubro Presupuestal a través del cual se financia….................. 22

15. Criterios de selección………………………………………………………. 23

16. Análisis del riesgo y la forma de mitigarlo…………………………. 23

17. Obligaciones……………………………………………………………………. 26

17.1 Obligaciones generales del contratista…………………………. 26

17.2 Obligaciones específicas…………………………………………….. 27

3

17.3 Obligaciones de la Superintendencia………..…………………..

29 18. Supervisión del contrato………………………………………………….

29 19. Experiencia especifica del proponente……………………………….

29 20. Garantías para el proceso de contratación………………………….

30 20.1 De cumplimiento……………………………………………………….

30 20.2 De calidad del servicio……………………………………………….

30 20.3 De responsabilidad Civil extracontractual……………………

30 21. Responsables de la elaboración de los estudios previos y

Validación de la oferta……………………………………………………

31

1. INTRODUCCION.

En el 2007, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 412 por el cual se

reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro creando la

Dirección Financiera y reviviendo las Superintendencias Delegadas para el

Registro y el Notariado; con esta normatividad se fortalece la vigilancia de

los servicios públicos de notariado y registro de instrumentos públicos y se

racionalizan los recursos de la entidad. En el 2014, el Gobierno Nacional

expide el Decreto 2723 por el cual se modifica la estructura de la

Superintendencia de Notariado y Registro y se determinan las funciones de

sus dependencia, reiterando el carácter de entidad descentralizada, técnica,

con personería jurídica propia, autonomía administrativa, financiera y

4

patrimonial, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho, y que dentro de

sus funciones está la de ejercer la orientación, inspección, vigilancia y control

de los servicios públicos que prestan los Registradores de Instrumentos

Públicos y los Notarios.

Para el logro de ese objetivo, las funciones asignadas a la oficina de

Informática incluyen, entre otras:

4) Diseñar y proponer la política de uso y aplicación las tecnologías la

información, estrategias y herramientas, para el mejoramiento continuo de

los procesos relacionados con tecnologías de la Información de la

Superintendencia.

11) Definir las acciones que garanticen la aplicación de los estándares,

buenas prácticas y principios para el uso y manejo de la información estatal,

alineado a las políticas y lineamientos impartidos por el sector de las

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

18) Atender, proponer e implementar las políticas y acciones relativas a

la seguridad de la información y de la plataforma tecnológica de la

Superintendencia.

Para el cumplimiento de estas funciones y las demás asignadas a la Oficina de Tecnologías de la Información de la SNR, de conformidad con el decreto

No 2723 de 2014, se define como prioritario contratar los servicios de transporte , custodia y almacenamiento en entidad externa de los medios

magnéticos (cintas) u ópticos con las información de las bases de datos, archivos no estructurados, programas fuente y objeto de las aplicaciones que

se procesan en el Centro de Computo de la Oficina de Tecnologías de la Información nivel central de la SNR y de la información de las oficinas que

operan bajo el aplicativo folio.

2. LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD.

2.1. OBJETIVOS Y ALCANCE.

5

Como parte de la misión de la Superintendencia de Notariado y registro se fundamenta en garantizar la guarda de la fe pública y la seguridad jurídica ,

se desarrolla el presente estudio previo el cual sustenta que dada la calidad sensible de la información misional y administrativa bajo la responsabilidad

de la SNR nivel central y las ORIP’S , es indispensable disponer de mecanismos eficientes y profesionales de custodia y almacenamiento externo

y transporte de los medios magnéticos de tal forma que garanticen su salvaguarda , seguridad, disponibilidad, integridad , confiabilidad y

recuperación oportuna de la información de estos medios para los procesos de restauración de la información y otros eventos contingentes que se

puedan presentar al interior del Centro de Computo de la SNR y de las ORIP’S. Los medios magnéticos objeto del presente estudio contienen

información relativa a las bases de datos de los aplicativos misionales, administrativos, data no estructurada, software fuente y objeto de las

aplicaciones que actualmente se encuentran en producción y bajo la

responsabilidad del Centro de Computo de la Oficina de Tecnologías de la Información nivel central y en las oficinas de Instrumentos Públicos ;

información que finalmente estará residente en el Centro de Computo SNR-Calle 26.

2.2. CLASIFICACION UNSPSC

El Objeto definido en estos estudios previos se puede enmarcar dentro de los códigos del clasificador de bienes y servicios mencionado en la siguiente

tabla.

Clasificación UNSPSC

Segmento

Familia

Clase

Producto

78131804 Servicio de Transporte ,

Almacenaje y Correo

Almacenaje

Bodegaje y Almacenami

ento especializad

o

Servicio de Almacenaje de

Documentos

6

81112006 Servicios

Basados En Ingeniería,

Investigación y Tecnología

Servicios

Informáticos

Servicios de

datos

Servicios de

almacenamiento de datos

3. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS Y REQUISITOS MINIMOS PARA LA

PRESTACION DEL SERVICIO – ALCANCE.

3.1. CONDICIONES GENERALES

La SNR contratara con la entidad que este en capacidad de ejecutar el

objeto del contrato, demuestre experiencia comprobable en la prestación del servicio y cumpla con los requerimientos mínimos

técnicos-procedimentales y administrativos que la SNR considera vitales para la prestación eficiente del servicio.

El proponente debe permitir si así lo estima la SNR una visita a sus

instalaciones con el fin de verificar las condiciones solicitadas y los procedimientos ofrecidos.

El Proponente debe contar con al menos una de las siguientes

certificaciones:

o Sistema de Gestión de la calidad ISO 9001 o Sistema de Gestión de seguridad de la Información ISO 27001

La Entidad contratista debe estar en capacidad de entregar un listado

con una periodicidad definida previamente al inicio de operaciones con el inventario actualizado de contenedores y/o medios magnéticos en

custodia.

7

3.2. CONDICIONES RECOLECCION Y ENTREGA DE LOS MEDIOS

MAGNETICOS

Los medios magnéticos serán recogidos y entregados por el proponente en la sede nivel central de la SNR determinada en el objeto

del contrato y de acuerdo con la periodicidad convenida previamente al inicio de las operaciones y relacionadas en este documento.

Los contenedores utilizados, si así finalmente los estima la SNR para el transporte de los medios deben ser suministrados por el proponente, e

igualmente deben garantizar las condiciones adecuadas para proteger los medios del polvo y la humedad.

Los sellos de seguridad debidamente numerados serán suministrados por el proponente con la certificación de la no existencia de duplicidad

en su numeración (aplica si se utilizan contenedores).

Los contenedores deben permanecer sellados durante los recorridos entre las instalaciones del proponente y la sede de la SNR en donde se

contrate el servicio. El funcionario de la empresa seleccionada que intervenga en este

proceso deberá identificarse con el carnet que lo acredite como funcionario de la Empresa.

En los protocolos de entrega y recibo de los medios magnéticos debe existir una lista actualizada de los funcionarios autorizados por el

proponente y los autorizados por la SNR para realizar esta labor. Para evidenciar la entrega y/o recibo de medios magnéticos se utilizara

una planilla de control en donde se indicara como mínimo: o Nombre de la Sede y su correspondiente dirección

o Fecha del servicio o Estado físico de los medios

o Cantidad de medios recibidos y/o entregados con su descripción

o Número del sello de seguridad. o Código de identificación de cada medio.

o Nombres, Números de cedula y firma de los funcionarios del proponente y de la SNR que intervienen en el evento.

Deben existir las tarjetas de firmas en donde físicamente se registren las firmas y firmas abreviadas de los funcionarios del contratista y de

8

la SNR autorizados para retirar, entregar y solicitar medios

especificando para cada uno de ellos sus atributos.

3.3. CONDICIONES DE TRANSPORTE DE LOS MEDIOS MAGNETICOS

Los vehículos de transporte utilizados para el servicio deben contar

con cerramiento total. El proveedor presentara en la propuesta el protocolo de transporte de

medios magnéticos con las medidas empleadas para minimizar los riesgos durante los recorridos.

Los medios magnéticos deben ser transportados bajo medidas extremas de seguridad que le garanticen a la SNR la integridad de la

información respaldada. Los vehículos utilizados para el servicio deben estar desprovistos de la

presencia de campos magnéticos.

Durante el tiempo de transporte los contenedores y medios magnéticos deben viajar asegurados físicamente de forma adecuada

con el fin de evitar posibles golpes. Los medios magnéticos y los contenedores serán transportados hasta

las instalaciones de la Empresa seleccionada, en donde verificaran el número de medios físicos frente a las actas de entrega y planillas de

control oficializadas por la SNR.

3.4. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA.

El servicio lo ofrecerá el proponente en sus propias instalaciones en bodegas especializadas ofreciendo condiciones adecuadas de humedad

y temperatura exigidas para el almacenamiento de medios magnéticos. Las bodegas de seguridad empleadas para el almacenamiento de los

medios dados en custodia por la SNR deberán contar con:

o Controles automáticos de acceso a las áreas-Especificar. Sensores de movimiento-Especificar.

o Sistemas de CCTV-Especificar. o Sistemas de detección y extinción de incendios.

Detectores de calor y humo-Especificar

9

Agente químico adecuado para la no afectación de los

medios custodiados-Especificar. Accionamiento automático de extinción-Especificar.

Accionamiento manual de extinción-Especificar. o Sensores de inundación-Especificar.

o Control y detección de roedores, insectos y hongos-Especificar. o Sistema de control y medición de temperatura y humedad para

evitar posibles variaciones-Especificar. o UPS y planta eléctrica de emergencia-Especificar.

En los procedimientos de almacenamiento deben estar descritos como

se efectúa la verificación en sitio (Empresa contratada) de los medios dados en custodia y los medios de grabación empleados para registrar

esta operación.

La entidad debe contar con un software para la administración de los

medios dados en custodia y describir en la oferta el procedimiento utilizado para el ingreso al sistema de cada medio y su control y

ubicación dentro de sus instalaciones , así como brindar la posibilidad de identificar la trazabilidad de los medios en todas las etapas del

proceso (recolección-recepción-inclusión al sistema , almacenamiento y custodia)

4. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO

La SNR requiere los niveles de servicios de Recolección y/o Entrega de

medios detallados en la tabla siguiente.

Tipo de Servicio Tiempo de

Entrega

Medio de

solicitud

Horario

Programado De acuerdo a la

programación periódica

definida

Programación

periódica

Definida entre las

08:00 am y las 05:00 pm de

Lunes a Viernes

Extraordinario 6 Horas Telefónicamente o por correo

De lunes a Viernes entre las

08:00 am y las

10

05:00 pm

Urgente Entre 4 y 5 Horas

Telefónicamente o por correo

En días y horarios no hábiles

El sitio de recolección/entrega de los medios magnéticos con servicio

Extraordinario y Urgente eventualmente se puede requerir en el sitio alterno de procesamiento previa solicitud de acuerdo con los protocolos y niveles de

autorización establecidos, siempre en la ciudad de Bogotá.

5. PERIODICIDAD DEL SERVICIO Y ESTIMADO DE CINTAS EN CUSTODIA.

Los Medios Magnéticos (cintas) u ópticos deben ser recogidos y/o entregados

en la sede de nivel central de la SNR en la ciudad de Bogotá periódicamente de lunes a viernes en horarios hábiles de acuerdo con la necesidad del

servicio definido por la SNR y establecido en los ANS que se determinen

conjuntamente.

Al Inicio del contrato se entregaran al proveedor alrededor de 100 cintas para custodia con un periodo de retención indefinida o hasta finalizar el

contrato.

En los cuadros que se presentan a continuación se indican el número de cintas que se deben recoger en la sede central de la SNR diariamente,

mensualmente y el número estimado de cintas que estarían en custodia mensual, así como un estimado durante en cuatro (4) meses.

11

NOTA: El número de cintas en custodia puede aumentar o disminuir de acuerdo con las necesidades de la SNR, de igual forma los ciclos de

recolección.

6. PLAZO DE EJECUCION

El pazo de ejecución del contrato producto del objeto definido en estos

estudios previos será hasta el 31 de Diciembre de 2015 contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio firmada entre el supervisor del

contrato y el representante del contratista y previo perfeccionamiento del contrato y aprobación de las garantías solicitadas.

7. LUGAR DE EJECUCIÓN.

El lugar de ejecución del objeto del contrato será en la sede central de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO en la ciudad de

Bogotá ubicada en la Calle 26 No 13-49 Int. 201 o eventualmente en el sitio

alterno de procesamiento ubicado igualmente en la ciudad de Bogotá, Dirección que se informara oportunamente.

TRANSPORTE CINTAS LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES MENSUAL

Frecuencia Diario 1 1 1 1 1

Frecuencia Semanal 2

Frecuencia mensual 2

TOTAL CINTAS POR CICLO 3 1 1 1 1 2

CUSTODIA 1er mes 2do mes 3er mes 4to mes

Cintas INDEFINIDAS 100 102 104 106

Cintas rotativas SEMANALES 13 13 13 13

Cintas Indefinidas MENSUALES 2 2 2 2

TOTAL CUSTODIADAS MES 115 117 119 121

NUMERO CINTAS TRANSPORTADAS POR CICLO DIARIO

NUMERO DE CINTAS CUSTODIADAS POR MES

12

8. COSTOS

La oferta presentada por el proponente debe indicar específicamente los

costos unitarios por el servicio discriminando el IVA, de acuerdo con las tablas relacionadas a continuación.

8.1. ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA.

SERVICIO VALOR MENSUAL

Cintas-cartuchos rango entre 1 y 200 $

Cintas –cartuchos por medio adicional a

200

$

8.2. TRANSPORTE

COSTOS

SERVICIO

Rango entre 1 y 50

Cintas

Por cinta adicional

a 50 cintas

Programado $ $

SERVICIO

Rango entre 1 y 10

Cintas

Por cinta adicional

a 10 cintas

Extraordinario $ $

SERVICIO

Rango entre 1 y 10 Cintas

Por cinta adicional a 10 cintas

13

Urgente $ $

8.3. OTROS COSTOS INHERENTES AL SERVICIO

SERVICIO COSTO UNITARIO(por medio magnético)

Etiquetas Adhesivas

Inclusión Inicial (inventario)

Recuperación y Reubicación para consulta

programada

Recuperación y Reubicación para consulta Extraordinario

Recuperación y Reubicación para consulta Urgente

Precintos

NOTA ACLARATORIA: POR EFECTOS DE EVALUACION DE LAS

PROPUESTAS QUE FINALMENTE SE PRESENTEN SE SOLICITA A LOS PROPONENTES AJUSTARSE A LOS RANGOS Y SERVICIOS PROPUESTOS EN

EL APARTE DE COSTOS. EN EL EVENTO DE EXISTIR COSTOS ADICIONALES NO INCLUIDOS EN LOS ESTUDIOS PREVIOS POR FAVOR ADICIONARLOS Y

PRESENTARLOS EN UN CUADRO INDEPENDIENTE.

9. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACION.

En cumplimiento del artículo segundo numeral 2º de la Ley 1150 de 2007 ,

articulo 94 de la ley 1474 de 2011 y el decreto 1082 de 2015, se aplicará la modalidad de selección de Mínima Cuantía, atendiendo a la regla general

señalada por la Ley, garantizando la libre concurrencia y la transparencia en desarrollo de todas y cada una de las actividades que se realicen para

terminar con éxito el presente proceso selectivo, escogiendo la oferta más favorable para la entidad y lograr satisfacer la necesidad previamente

identificada en los estudios efectuados con anterioridad.

14

La presente modalidad de selección se aplica teniendo en cuenta que la

cuantía y el objeto de la contratación no corresponden a ningún otro procedimiento contractual establecido en la Ley 1150 de 2007 y el artículo

3.5.1 del decreto 0734 de 2012.

10. ANALISIS DEL SECTOR –ESTUDIOS DE MERCADO.

Investigando en el mercado Colombiano sobre las Empresas dedicadas a la prestación del servicio de Almacenamiento y Custodia de medios magnéticos,

se evidencio que se encuentran en este nicho entidades Nacionales y

Multinacionales inicialmente vinculadas al sector de la Vigilancia privada y al transporte y custodia de valores , las cuales apalancadas en su experiencia

en seguridad , en su infraestructura física y en su parque automotor ampliaron su portafolio a la prestación del servicio de transporte ,

Almacenamiento y custodia de medios magnéticos. Igualmente se encuentran desarrollando y prestando este servicio Empresas dedicadas

inicialmente al tratamiento integral de la información y a la custodia y administración de información en archivo físico y digital.

En el país existen al menos nueve Empresas que en su portafolio, ofrecen el

Servicio de Recolección, Transporte, Almacenamiento y Custodia de medios magnéticos, utilizando para ello Vehículos adecuados para el transporte de

archivo de información almacenado en papel o en medio magnético ; igualmente prestan el servicio de custodia en bóvedas propias construidas

con materiales aislantes y en condiciones adecuadas de seguridad y

ambientales controladas en cuanto a seguridad física , temperatura y humedad para la conservación de la información respaldada.

De las Empresas a las cuales se les solicito una cotización inicialmente para

efectuar el estudio de mercado, respondieron la Empresas IRON MOUNTAIN, ALARCHIVO y ATS GESTION DOCUMENTAL en consecuencia utilizando esta

15

información se construyeron los cuadros presentados a continuación, en

donde se evaluaron las modalidades de transporte que ofrece el mercado, así como las modalidades en cuanto a Almacenamiento y Custodia de medios

magnéticos. Conjugando estos datos con la información presentada en el análisis de los ciclos y políticas de backup se generó un estimado del costo

del valor del servicio de Recolección, Transporte, Almacenamiento y Custodia de medios Magnéticos para la SNR mensualmente y por un periodo de cuatro

meses.

16

10.1. EVALUACION DE LA

MODALIDAD EXISTENTE EN EL MERCADO EN LO REFERENTE A TRANSPORTE

MODALIDAD: PROGRAMADO MODALIDAD : NORMAL

ATS GESTION

DOCUMENTAL

HORARIO RECEPCION SOLICITUDHORARIO ENTREGA

CONSULTA

VALOR de 1 hasta

10 contenedores o

medios

VALOR por

adicional a 10

HORARIO RECEPCION

SOLICITUD

HORARIO ENTREGA

CONSULTA

VALOR de 1

hasta 100

VALOR por

adicional a

100

Valor Del

Servicio sin

Sujecion a la

Cantidad

PROMEDIO

8:00 am a 11:30 am

2:00 A 5:00 pm Del

mismo dia Programado En horario habil $ 29.000 $ 15.000 $ 22.431

11:31:00 am a 4:00 pm

8:00 am a 12 del dia

habil siguiente

MODALIDAD : EXTRAORDINARIA

MODALIDAD :

EMERGENCIA

HORARIO RECEPCION SOLICITUDHORARIO ENTREGA

CONSULTA

VALOR de 1 hasta

10 contenedores o

medios

VALOR por

contenedor o medio

adicional a 10

HORARIO RECEPCION

SOLICITUD

HORARIO ENTREGA

CONSULTA

Maximo 10

medios

Valor por

medio

adicional A 10

Valor Del

Servicio sin

Sujecion a la

Cantidad

PROMEDIO

Horarios de oficina de lunes a viernes

Tiempo estimado de tres

horas $ 28.313 $ 2.831 Programado em horario habil Mañana-Tarde,Tarde-Mañana $ 39.300 $ 30.000 $ 32.538

MODALIDAD : URGENTE 7x24

MODALIDAD :

EMERGENCIA ESPECIAL

HORARIO RECEPCION SOLICITUDHORARIO ENTREGA

CONSULTA

VALOR de 1 hasta

10 contenedores o

medios

VALOR por

contenedor o medio

adicional a 10

HORARIO RECEPCION

SOLICITUD

HORARIO ENTREGA

CONSULTA

Maximo 5

medios

Valor por

medio

adicional A 5

Valor Del

Servicio sin

Sujecion a la

Cantidad

PROMEDIO

Horarios y dias no Habiles

Tiempo estimado de tres

horas $ 273.100

Programado en horario no

habil

Seis horas a partir de la

solicitud $ 79.000 $ 79.000 $ 143.700

$ 17.586 $ 1.758

ALARCHIVO IRON MOUNTAIN

PROPONENTES

17

10.2. EVALUACION DE LA MODALIDAD EXISTENTE EN EL MERCADO EN LO REFERENTE AL ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA

SERVICIO DESCRIPCION VALOR DESCRIPCION VALOR

DESCRIPCIO

N VALOR PROMEDIO

Medios magneticos Individuales

Minima Mensual de Almacenamiento de 1 a 300

medios $ 179.500 Minima de 1 a 100 Medios $ 140.000

Unitario rango

1-1000 $ 410 $ 192.833

Por medio adicional a 300 $ 552 Por medio adicional $ 680 $ 616

Contenedores Minima Mensual de Contenedor mediano $ 99.600 Por 200 adicionales $ 136.000

Total por 300 unidades $ 276.000

Total por 300

Unidades $ 123.000

OTROS COSTOS RELACIONADOS

SERVICIO DESCRIPCION VALOR DESCRIPCION VALOR PROMEDIO

Suministro Adhesivos por c/medio

Suministro de etiquetas adhesivas con codigo de

barras $ 22 N/A N/A $ 22

Recepcion Inicial y levantamiento de

inventario

Tarifa por recepcion por cantidad de unidades

recibidas y elaboracion de inventario $ 380 Recuperacion Medio magnetico $ 830

Recuperacion

por unidad $ 3.300 $ 1.503

Recuperacion y rearchivo medio

magnetico-normal

Tarifa por contenedor o medio recuperado,reubicado

para consulta $ 1.714 Recuperacion Medio magnetico $ 830

Rearchivo por

unidad $ 3.300 $ 1.948

Recuperacion y rearchivo medio

magnetico- extraordinaria

Tarifa por contenedor o medio recuperado,reubicado

para consulta $ 1.714

Recuperacion medio magnetico

Emergencia $ 1.700 $ 1.707

Recuperacion y rearchivo medio

magnetico-Urgencia

Tarifa por contenedor o medio recuperado,reubicado

para consulta $ 1.714 Recuperacion medio Magnetico Urgencia $ 3.900 $ 2.807

COSTO CUSTODIA POR CINTA Valor extractado de la tarifa minima mensual $ 598

Valor extractado de tarifa la minima

mensual $ 1.400

Valor

registrado en

la propuesta $ 410 $ 803

ATS GESTION DOCUMENTAL

PROPONENTES

ALARCHIVO IRON MOUNTAIN

18

11. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

De acuerdo con la evaluación efectuada sobre las tres (3) ofertas de mercado recibidas de las Empresas IRON MOUNTAIN, ALARCHIVO y ATS

GESTION DOCUMENTAL se construyeron cuadros comparativos de servicios y costos ofrecidos por los proponentes, se encontró un promedio de

valor por los servicios asociados, los cuales se presentan en el ítem referente al estudio de mercado.

Finalmente se efectuó una estimación de costos mensuales por el servicio y

un valor total por el servicio durante cuatro meses de acuerdo con el tiempo de ejecución frente a un estimado de requerimientos del número de cintas

que la SNR requiere que sean almacenadas en custodia y transportadas de acuerdo con los ciclos de rotación descritos en el numeral PERIODICIDAD

DEL SERVICIO.

12. PRESUPUESTO DE COSTOS MENSUALES POR EL SERVICIO DE TRANSPORTE Y

CUSTODIA DE MEDIOS MAGNETICOS

12.1. TRANSPORTE

SERVICIO No DE

RECORRIDOS

MENSUALES

VALOR PROMEDIO

RECORRIDO

COSTO MENSUAL

SERVICIO

Transporte modalidad programado 20 $ 22.431 $ 448.620

Transporte modalidad Extraordinario 1 $ 32.538 $ 32.538

Transporte Modalidad Urgente 1 $ 143.700 $ 143.700

12.2. CUSTODIA

19

SERVICIO DESCRIPCION

COSTO

MENSUAL PROMEDIO

Custodia medios magnéticos por

rango

Costo Mensual de Almacenamiento

rango entre 1 a 300 medios $ 192.833

12.3. OTROS COSTOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO

SERVICIO DESCRIPCION

COSTO

MENSUAL PROMEDIO

Suministro Adhesivos por c/medio Suministro de etiquetas

adhesivas con código de barras $ 2.640

Recepción Inicial y levantamiento de

inventario

Tarifa por recepción por cantidad de unidades recibidas y

elaboración de inventario $ 150.333

Recuperación y rearchivo medio

magnético-normal

Tarifa por contenedor o medio recuperado, reubicado para

consulta $ 38.960

Recuperación y rearchivo medio magnético- extraordinaria

Tarifa por contenedor o medio

recuperado, reubicado para consulta $ 8.535

Recuperación y rearchivo medio magnético-Urgencia

Tarifa por contenedor o medio

recuperado, reubicado para consulta $ 14.035

COSTO MENSUAL SERVICIO $ 1.032.194

IVA $ 165.151

COSTO TOTAL MENSUAL $ 1.197.345

COSTO TOTAL CONTRATO CUATRO MESES $ 4.789.382

IMPUESTO 4 POR MIL $19.158

20

COSTO TOTAL $ 4.808.539

13. FORMA DE PAGO.

La Superintendencia de Notariado y Registro pagará al contratista el valor del presente contrato así:

Pagos mensuales de acuerdo a los servicios prestados durante el mes.

El pago se efectuará previo cumplimiento de los trámites administrativos a

que haya lugar:

Factura con el cumplimiento de los requisitos legales.

Acta de recibo firmada por el contratista y la supervisión. Acreditar encontrarse a paz y salvo por concepto de aportes al sistema

integral de seguridad social y parafiscales.

14. DETERMINACION CONCORDANCIA DEL OBJETO DEL

CONTRATO CON EL RUBRO PRESUPUESTAL A TRAVES DEL CUAL SE FINANCIA.

Los Costos generados por la contratación de los servicios del presente

estudio previo se financiaran con cargos a los Proyectos de Inversión como se expresa a continuación:

Proyecto de Inversión “Sistematización y Modernización de los servicios de la

SNR a nivel Nacional “

ACTIVIDAD SUB-ACTIVIDAD VALOR TOTAL MENSUAL

INCLUIDO IVA

21

Implementar y mantener

el modelo de arquitectura

institucional (HW y SW)

Contratar los

Servicios de Transporte ,

Almacenamiento y Custodia de Medios

Magnéticos

$ 1.197.345

Valor Total por Cuatro Meses

$4.789.382

IMPUESTO 4 POR MIL

$19.158

VALOR TOTAL

CONTRATO

$ 4.808.539

15. CRITERIOS DE SELECCIÓN.

Por cuanto la modalidad de selección está diseñada para la adquisición de

bienes y servicios de cuantías pequeñas frente al presupuesto de cada Entidad Estatal, la Ley 1150 de 2007 y el numeral 4 del artículo 2.2.1.2.2.1.1

del Decreto 1082 de 2015 que establece “La entidad estatal debe revisar las

ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la

invitación, la Entidad Estatal debe verificar el cumplimiento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio y así sucesivamente.

De acuerdo con estas directrices la SNR adjudicara el contrato al proponente que cumpla con todas las condiciones exigidas en los estudios previos, y

ofrezca el menor valor por el servicio.

Bajo este esquema de evaluación y criterios de selección, la SNR construirá un cuadro en donde verificara por proponente el cumplimiento o no de cada

una de las condiciones exigidas en los estudios previos y procederá a adjudicar el contrato al proponente que cumpla con estos requisitos y oferte

el servicio por el menor precio.

16. ANALISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.

22

La oficina de Tecnologías de la Información identifico los riesgos asociados al

proceso de contratación del servicio de Recolección, Transporte, Almacenamiento y Custodia de medios Magnéticos presentados en el cuadro

siguiente:

23

M A T R I Z D E R I E S G O S

No CLASE FUENTE ETAPA TIPO

DESCRIPCIÓN

(QUE PUEDE

PASAR Y COMO

PUEDE

OCURRIR)

CONSECUENCIA DE

LA OCURRENCIA

PROBA

BILIDA

D

IMPACTO CALIFICACIÓN

TOTAL PRIORIDAD

A QUIEN SE

LE ASIGNA

TRATAMIENTO

CONTROLES

IMPLEMENTADOS

1 General Externo Ejecución Riesgos

Económicos Ajustes al contrato

Aumento o disminución de

precios, generados en prorrogas o suspensiones imputables al

contratista, donde no habrá lugar a

reajustes

2. Improb

able

3. Moderado

5. Riesgo Medio

(e) Reducir las consecuencias o el impacto del Riesgo

Contratista

Contar con todos los requisitos y la infraestructura tecnológica requerida para la ejecución del contrato.

2 Específic

o Externo Ejecución

Riesgos Operacionale

s

Incumplimiento de obligaciones

laborales

Cuando no se cumplan

oportunamente las disposiciones

laborales vigentes, relacionadas con el

personal vinculado al contrato.

3. Posible

4. Mayor 7. Riesgo Alto

(d) Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento

Contratista Verificación oportuna del pago de parafiscales y de obligaciones laborales.

3 Especific

o Externo Ejecución

Riesgos Operativos

Riesgo Laboral

Por accidente laboral , cuando se produzca

un accidente durante la ejecución de las actividades en

la prestación del servicio , que afecte

al personal del contratista o a los

3. Posible

4. Mayor 5. Riesgo

Medio

(e) Reducir las consecuencias

Contratista

Verificación oportuna de los riegos previsibles mediante inspecciones y revisiones de las actividades del servicio susceptibles a este riesgo.

24

M A T R I Z D E R I E S G O S

No CLASE FUENTE ETAPA TIPO

DESCRIPCIÓN

(QUE PUEDE

PASAR Y COMO

PUEDE

OCURRIR)

CONSECUENCIA DE

LA OCURRENCIA

PROBA

BILIDA

D

IMPACTO CALIFICACIÓN

TOTAL PRIORIDAD

A QUIEN SE

LE ASIGNA

TRATAMIENTO

CONTROLES

IMPLEMENTADOS

vehículos utilizados

4 Específic

o Externo Ejecución

Riesgos Financieros

Riesgo tributario

Cuando aparezcan nuevos

impuestos durante la ejecución del

contrato.

1. Raro 4. Mayor 5. Riesgo

Medio (c) Aceptar el Riesgo

Contratista

Revisión oportuna de las legislaciones pertinentes respecto a los impuestos asociados.

5 Específic

o Interno Ejecución

Riesgos Económicos

Incumplimiento en el pago.

Incumplimiento en el pago en la fecha

establecida

2. Improb

able

3. Moderado

5. Riesgo Medio

(a) Evitar el Riesgo

SNR

Revisión y seguimiento a los documentos y procedimientos definidos como requisitos para el pago del servicio.

6 Especific

o Externo Ejecución

Riesgos Operacionale

s

Incumplimiento en el servicio

Incumplimiento en los acuerdos de

servicios

2. Improbable

4. Mayor 5. Riesgo

medio (a) Evitar el Riesgo

Contratista

Generar procedimientos de contingencia que garanticen la continuidad del servicio

25

17. OBLIGACIONES

El contratista seleccionado deberá prestar el servicio de RECEPCION, TRANSPORTE, CUSTODIA Y ALMACENAMIENTO DE LOS MEDIOS

MAGNETICOS (CINTAS) U ÓPTICOS determinados y de acuerdo con las necesidades y de conformidad con la propuesta presentada la cual hace parte

integral del contrato.

17.1. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA

El contratista se obliga para con la Superintendencia a:

Ejecutar el objeto del presente contrato en los plazos establecidos , bajo las condiciones económicas y técnicas establecidas en el presente contrato

, así como las que se detallen en la oferta presentada por el contratista y

en los anexos técnicos que formen parte integral del contrato. Ejecutar con plena autonomía técnica y administrativa el objeto

contractual. Sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa, atender las

instrucciones y lineamientos que durante el desarrollo del contrato se le impartan por parte del Supervisor del contrato.

Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y trabas.

Constituir la garantía de conformidad con lo establecido en el contrato. Corregir de forma inmediata cualquier falla o error que se cometa en la

ejecución del objeto contractual. Conservar total confidencialidad sobre la información a la cual tenga

acceso con motivo del cumplimiento del proceso de contratación y durante la ejecución del objeto del contrato.

Sera por cuenta del contratista el pago de salarios , prestaciones sociales

e indemnizaciones de todo el personal que asigne en la prestación del servicio y debe encontrarse a paz y salvo por el pago de los aportes de

sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a Caja de Compensación Familiar, al Instituto Colombiano de

Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando

26

éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el

representante legal en caso de no estar obligado a tener revisor fiscal. Todo de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de

2002. Disponer lo necesario para que el objeto del contrato se cumpla de forma

eficiente. Prestar la totalidad de los servicios ofertados en la propuesta y cuando lo

requiera la Superintendencia de Notariado y Registro. Informar inmediatamente a la entidad contratante y demás autoridades

competentes, cuando se presenten peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el objeto de obligar al contratista de hacer

u omitir algún acto o hecho. Las derivadas inherentes y necesarias para el desarrollo del objeto

contractual, en coordinación con la dependencia encargada del control y vigilancia del contrato.

17.2. OBLIGACIONES ESPECIFICAS:

El proponente debe entregar un manual con la descripción de los protocolos de recolección, registros de inventario, codificación,

despacho, entrega, transporte, almacenamiento y custodia de los medios magnéticos.

El proponente debe proveer si así lo solicita la SNR una consulta vía

WEB que le permita a la Entidad consultar su inventario de cintas en custodia y eventualmente la trazabilidad de los medios.

La recolección de los medios magnéticos de la SNR y ORIP`s por parte del

contratista deberá estar de acuerdo con la periodicidad acordada por las partes.

La recolección, Transporte, Almacenamiento y Custodia de los medios magnéticos de propiedad de la SNR se efectuara en vehículos y bodegas

propias del contratista con las medidas de seguridad lógicas y físicas, y las condiciones técnicas determinadas en los documentos de los estudios

27

previos y demás que formen parte del proceso de contratación y del

contrato.

De conformidad con lo establecido en su propuesta, además de las garantías propias de los contratos estatales exigidas en la ley 80 de 1993

y sus decretos reglamentarios, el contratista debe contar con una póliza de seguros sin costo adicional para SNR, que cubra el material que da a

guardar, contra pérdida parcial y/o total, desde el momento que se entregue al personal autorizado del contratista.

El contratista deberá atender con prioridad los reclamos que se presenten durante la ejecución del contrato que se suscriba, debiendo dar respuesta

oportuna y correctiva de las situaciones. El contratista seleccionado deberá contar con los recursos técnicos y

humanos necesarios para atender el servicio requerido por SNR. El contratista seleccionado deberá atender las recomendaciones que le

efectúe SNR por intermedio de los funcionarios designados para ejercer la

vigilancia y control del suministro que se suscriba El contratista deberá garantizar una ubicación en un terreno sin riesgo de

humedad subterránea, o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad, asimismo deberá prever el área suficiente para albergar la

documentación reuniendo las condiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y ventilación.

Es necesario que el contratista cuente con un programa regular de inspección y mantenimiento como una de las medidas de prevención más

eficaces Cuando se finalice el contrato, los medios magnéticos u ópticos que se

encuentren en bodega de la empresa prestadora del servicio de custodia, deberán ser devueltas inventariadas a la SNR y dejar evidencia de este

evento en un acta suscrita entre el funcionario responsable de la entidad contratante y el supervisor del contrato por parte de la SNR.

17.3. OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA

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Prestar al Contratista la colaboración necesaria para la correcta ejecución

del objeto contratado. Aprobar las pólizas presentadas por el Contratista.

Pagar al Contratista el valor del contrato en la forma estipulada. Ejercer la correcta interventoría o supervisión del objeto contratado.

Todas aquellas necesarias para la correcta ejecución el objeto contratado.

18. SUPERVISION DEL CONTRATO

La Superintendencia de Notariado y Registro, ejercerá la supervisión del contrato a través de la Coordinación del Grupo de Centro de Computo, o a

quien la ordenadora del gasto o la Jefatura de informática delegue.

19. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE

El proponente debe demostrar experiencia específica en Recolección, Transporte, Almacenamiento y Custodia de medios magnéticos, para lo cual

debe presentar al menos 3 certificaciones emitidas por los clientes de contratos suscritos en los últimos 5 años.

La experiencia se debe acreditar mediante la presentación de certificaciones

que deben incluir como mínimo.

Nombre de la Empresa contratante.

Para contratos públicos la certificación deberá ser expedida por el ordenador del gasto de la Entidad contratante o el funcionario

competente.

Para contratos privados suscritos con personas jurídicas, por el

representante legal de la empresa contratante o la persona delegada o autorizada para suscribirlo.

Datos básicos (teléfono, dirección, correo electrónico).

Objeto del contrato.

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Fecha de inicio o suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del

contrato (indicar por lo menos el mes y año).

Calificación del servicio (Excelente, Bueno, Regular).

Nombre y firma de quien expide la certificación.

Fecha de expedición de la certificación, la cual debe ser inferior a 90 días.

20. GARANTIA PARA EL PROCESO DE CONTRATACION.

El incumplimiento a las obligaciones contractuales constituye el mayor riesgo para el normal desarrollo del objeto contractual por lo que el contratista

deberá constituir a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro garantía única, que deberá cobijar los siguientes riesgos:

20.1. De cumplimiento cuyo valor será del veinte por ciento

(20%) del valor del contrato, la cual estará vigente por el término de ejecución del contrato y seis (6) meses más a partir del

perfeccionamiento del contrato.

20.2. De calidad de los servicios, en cuantía del 20% del valor del contrato, por el tiempo de duración del mismo, contado a

partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato.

20.3. De responsabilidad Civil extracontractual, en cuantía del 20% del valor del contrato, y si la cuantía de los accidentes

supera este valor asegurado el contratista de su patrimonio deberá responder ante el tercer afectado, por el término de

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ejecución de la obra, contado a partir de la fecha de

perfeccionamiento del contrato.

21. RESPONSABLES DE LA ELABORACION DE LOS ESTUDIOS PREVIOS Y VALIDACION DE LA OFERTA

Las especificaciones técnicas que hacen parte de estos estudios previos y de

la oferta presentada fueron validadas y certificadas por la Oficina de

Informática.

-original firmado- ELBA LUCIA CORREDOR

Jefe Oficina Tecnologias de la Informacion

Proyectó: Ing. Félix Antonio Forero Pinto- Contratista Oficina de T.I.

Revisó: Ing. Oscar Fabian Corredor - Coordinador Grupo Asistencia Técnica.

Ing. Ciro Alfonso Mahecha – Coordinador Grupo Centro de Cómputo.