EL CONTROL EL CONTROL ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL

LIC. GALINDO ARELLANO FRANCISCOLIC. GALINDO ARELLANO FRANCISCO

LIC. LOPÉZ OLVERA JOSÉ MIGUELLIC. LOPÉZ OLVERA JOSÉ MIGUEL

EL PROCESO ADMINISTRATIVOEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La administración comprende la coordinación de recursos La administración comprende la coordinación de recursos financieros, humanos y materiales hacia el logro de objetivos financieros, humanos y materiales hacia el logro de objetivos mediante un sistema de información-decisión. mediante un sistema de información-decisión.

El proceso administrativo incluye las funciones de planeación, El proceso administrativo incluye las funciones de planeación, organización, dirección y control.organización, dirección y control.

La función de control es el monitor del sistema, ya que “mantiene La función de control es el monitor del sistema, ya que “mantiene las cosas en línea” y facilita la integración de las actividades. El las cosas en línea” y facilita la integración de las actividades. El control organizacional se encuentra entrelazado con la control organizacional se encuentra entrelazado con la planeación, la cual nos proporciona un marco de referencia.planeación, la cual nos proporciona un marco de referencia.

La retroalimentación de la fase de control La retroalimentación de la fase de control con frecuencia identifica la necesidad de con frecuencia identifica la necesidad de nuevos planes o por lo menos ajustes a los nuevos planes o por lo menos ajustes a los existentes.existentes.

““El objetivo general de una teoría de control El objetivo general de una teoría de control es hacer que un sistema (cualquier clase de es hacer que un sistema (cualquier clase de sistema) opere de manera más deseable: sistema) opere de manera más deseable: hacerlo más confiable, más conveniente o hacerlo más confiable, más conveniente o más económico”. (Richard Bellman)más económico”. (Richard Bellman)

SIGNIFICADOS DE CONTROLSIGNIFICADOS DE CONTROL

11 regularregular 22 verificarverificar 33 comparar con un estándarcomparar con un estándar 44 ejercer autoridad sobre (dirigir u ejercer autoridad sobre (dirigir u ordenar), ordenar),

o o 55 limitar o restringirlimitar o restringir

Regular implica la verificación de ciertas Regular implica la verificación de ciertas características utilizando algún medio de medición y características utilizando algún medio de medición y algún estándar que pueda servir como marco de algún estándar que pueda servir como marco de referencia en el proceso de control.referencia en el proceso de control.

DEFINICIÓN DE CONTROLDEFINICIÓN DE CONTROL

La función de control puede definirse como la fase del La función de control puede definirse como la fase del proceso administrativo que mantiene la actividad proceso administrativo que mantiene la actividad organizacional dentro de límites tolerables, al organizacional dentro de límites tolerables, al compararlos con las expectativas, contenidas en los compararlos con las expectativas, contenidas en los planes, objetivos, etc. planes, objetivos, etc.

El control es un medio importante para coordinar El control es un medio importante para coordinar actividades diversas hacia el logro del objetivo; regula la actividades diversas hacia el logro del objetivo; regula la producción del sistema midiendo el desempeño real con producción del sistema midiendo el desempeño real con el esperado. La retroalimentación continua acerca de el esperado. La retroalimentación continua acerca de cómo se lleva a cabo la actividad organizacional, es de cómo se lleva a cabo la actividad organizacional, es de vital importancia.vital importancia.

ELEMENTOS DE LA TEORIA ELEMENTOS DE LA TEORIA DEL CONTROLDEL CONTROL

Equilibrio dinámicoEquilibrio dinámico

La homeostasis es la tendencia de los organismos y La homeostasis es la tendencia de los organismos y organizaciones a regresar a su estado deequilibrio organizaciones a regresar a su estado deequilibrio despúes de ser desequilibrados al recibir algún estímulo despúes de ser desequilibrados al recibir algún estímulo del exterior.del exterior.

Los organismos y las organizaciones no son estáticos: Los organismos y las organizaciones no son estáticos: cambian y se ajustan a través del tiempo, exhibiendo, a cambian y se ajustan a través del tiempo, exhibiendo, a la vez, un comportamiento orientado hacia objetivos, el la vez, un comportamiento orientado hacia objetivos, el proceso puede ser descrito mejor como un equilibrio proceso puede ser descrito mejor como un equilibrio dinámico.dinámico.

CibernéticaCibernética Proviene del griego Kibernetes, que significa “timonel”,o Proviene del griego Kibernetes, que significa “timonel”,o

“dirección de”; esto es, el mantenimiento del curso hacia “dirección de”; esto es, el mantenimiento del curso hacia un objetivo e implica comunicación y control.un objetivo e implica comunicación y control.

RetroalimentaciónRetroalimentación Ingrediente esencial en cualquier proceso de control, ya Ingrediente esencial en cualquier proceso de control, ya

que proporciona la información para las decisiones que que proporciona la información para las decisiones que ajustan el sistema a través del tiempo.ajustan el sistema a través del tiempo.

La retroalimentación se obtiene con referencia tanto a los La retroalimentación se obtiene con referencia tanto a los fines buscados y a los medios diseñados para fines buscados y a los medios diseñados para alcanzarlos.alcanzarlos.

El control organizacional es la fase del sistema El control organizacional es la fase del sistema administrativo de decisión que ajusta el administrativo de decisión que ajusta el desempeño y suministra información desempeño y suministra información retroalimentada, la cual puede emplearse para el retroalimentada, la cual puede emplearse para el ajuste tanto de los medios como de los fines. ajuste tanto de los medios como de los fines.

Como en cualquier proceso de toma de decisiones, Como en cualquier proceso de toma de decisiones, el flujo de información es la materia prima o el flujo de información es la materia prima o ingrediente clave.ingrediente clave.

ELEMENTOS DE CONTROLELEMENTOS DE CONTROL Existen 4 elementos comunes y fundamentales a Existen 4 elementos comunes y fundamentales a

los sistemas de control: una característica medible, los sistemas de control: una característica medible, dispositivo sensor, medio de comparación y medio dispositivo sensor, medio de comparación y medio de ejecución (Gráfica 1)de ejecución (Gráfica 1)

FIGURA 1 LOS ELEMENTOS BÁSICOS DE UN SISTEMA DE CONTROL

a) una característica medible y controlable de la cual se conocen estándares;

b) medio (dispositivo sensor) de medición de la característica;

c) medio de comparación de los resultados reales, con los estándares y evaluación de lasdiferencias;

d) medio para efectuar los cambios en el sistema, con objeto de ajustar la característica pertinente.

Sistema Operativo (a) Características (b) Sensor

(d) Ejecutor (c) Comparador

FIGURA 2 EL CICLO DE CONTROL (Marvin E. Mundel, A ConceptualFramework for the Management Sciences, McGraw-Hill Book Company, NuevaYork, 1967, pág. 162)

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Determina objetivos y metas.

Planes y programas.

Determina cargos de trabajo.

Adquiere autoridad para emplearRecursos.

Desempeña el trabajo

Interfase con el control de bajo nivel.

Compara el desempeñoCon el plan.

Compara el programaRealizado con el planeado

Compara objetivos logradosCon los deseados.

Realimentacionesprincipales

CONTROL EN LOS SISTEMAS CONTROL EN LOS SISTEMAS SOCIALES COMPLEJOSSOCIALES COMPLEJOS

Los sistemas de control por lo general se enfocan en Los sistemas de control por lo general se enfocan en únicamente una o cuando mucho algunas únicamente una o cuando mucho algunas características a la vez.características a la vez.

Se requiere gran habilidad administrativa para Se requiere gran habilidad administrativa para designar un sistema que suministre control designar un sistema que suministre control organizacional efectivo y eficiente.organizacional efectivo y eficiente.

El sobrecontrol puede ser tanto costoso por el tiempo y El sobrecontrol puede ser tanto costoso por el tiempo y el esfuerzo involucrados, como disfuncional.el esfuerzo involucrados, como disfuncional.

CONTROL DE CIRCUITO CONTROL DE CIRCUITO CERRADO Y ABIERTOCERRADO Y ABIERTO

El concepto de control de circuito cerrado y abierto El concepto de control de circuito cerrado y abierto depende de la presencia o ausencia de depende de la presencia o ausencia de retroalimentación automática.retroalimentación automática.

Los sistemas de circuito cerrado implican Los sistemas de circuito cerrado implican retroalimentación automática y ajustes del sistema retroalimentación automática y ajustes del sistema sin la intervención humana.sin la intervención humana.

Los sistemas de circuito abierto implican un ser Los sistemas de circuito abierto implican un ser humano en la toma de decisiones, que es parte del humano en la toma de decisiones, que es parte del proceso de control.proceso de control.

LA DIMENSIÓN TIEMPOLA DIMENSIÓN TIEMPO Precontrol.- Políticas, procedimientos, reglas o reglamentos Precontrol.- Políticas, procedimientos, reglas o reglamentos

establecidos previamente con la finalidad de garantizar que las establecidos previamente con la finalidad de garantizar que las operaciones permanecerán en límites tolerables.operaciones permanecerán en límites tolerables.

Postcontrol.- Ajuste de las operaciones después de hechas, a efecto Postcontrol.- Ajuste de las operaciones después de hechas, a efecto de garantizar los resultados del comportamiento, evaluándolo, y de garantizar los resultados del comportamiento, evaluándolo, y efectuando cualquier acción que corrija o ajuste el comportamiento efectuando cualquier acción que corrija o ajuste el comportamiento en situaciones futuras.en situaciones futuras.

Control de tiempo real (concurrente).-Las operaciones se ajustan Control de tiempo real (concurrente).-Las operaciones se ajustan continúa e inmediatamente a cuando ocurren.continúa e inmediatamente a cuando ocurren.

Frecuentemente, es más fácil el ajuste de las Frecuentemente, es más fácil el ajuste de las desviaciones menores, a medida que ocurren, que desviaciones menores, a medida que ocurren, que corregir las más amplias en momento posterior corregir las más amplias en momento posterior (postcontrol).(postcontrol).

El control de tiempo real sugiere que la El control de tiempo real sugiere que la retroalimentación inmediata es importante para el retroalimentación inmediata es importante para el proceso.proceso.

El concepto de retroalimentación inmediata es El concepto de retroalimentación inmediata es importante para el objetivo de mantener un importante para el objetivo de mantener un equilibrio dinámico.equilibrio dinámico.

Es importante identificar los puntos críticos de las Es importante identificar los puntos críticos de las operaciones operaciones

CCONTROL DELONTROL DEL S SISTEMAISTEMA SSOCIALOCIAL

Los sistemas de contabilidad social son un intento para Los sistemas de contabilidad social son un intento para formalizar la retroalimentación no cuantitativa y no formalizar la retroalimentación no cuantitativa y no económica con respecto al desempeño social.económica con respecto al desempeño social.

Contabilidad de valores humanos (inteligencia, Contabilidad de valores humanos (inteligencia, entrenamiento, liderazgo, calidad de la comunicación, entrenamiento, liderazgo, calidad de la comunicación, calidad de la toma de decisiones, entre otras).calidad de la toma de decisiones, entre otras).

El valor de la administración. Los analistas financieros le El valor de la administración. Los analistas financieros le otorgan un papel muy importante a la dirección de una otorgan un papel muy importante a la dirección de una compañía.compañía.

CCONTROLONTROL I INDIRECTONDIRECTO

Acontecimiento organizacional. La coordinación y el Acontecimiento organizacional. La coordinación y el orden creado de los diversos intereses y orden creado de los diversos intereses y comportamiento potencialmente difusos de los comportamiento potencialmente difusos de los miembros es, en gran parte, la función de control de la miembros es, en gran parte, la función de control de la organización.organización.

Socialización de los administradores. La función de Socialización de los administradores. La función de control a niveles altos debe ser sofisticada y lo control a niveles altos debe ser sofisticada y lo suficientemente flexible como para ajustarse a los suficientemente flexible como para ajustarse a los conocimientos cambiantes.conocimientos cambiantes.

EEJEMPLOS DEJEMPLOS DE C CONTROLONTROL Control Presupuestal. Un presupuesto se define como Control Presupuestal. Un presupuesto se define como

un plan establecido en términos financieros. Es decir, la un plan establecido en términos financieros. Es decir, la actividad organizacional se traduce a resultados actividad organizacional se traduce a resultados esperados en pesos como denominador común.esperados en pesos como denominador común.

Sistema planeado de presupuesto por programa. Este Sistema planeado de presupuesto por programa. Este enfoque requiere la identificación de programas y la enfoque requiere la identificación de programas y la realización de la planeación con base en el programa realización de la planeación con base en el programa para el futuro inmediato y para los objetivos de para el futuro inmediato y para los objetivos de mediano y largo plazos.mediano y largo plazos.

Control de calidad. Intenta asegurar la calidad y Control de calidad. Intenta asegurar la calidad y la cantidad de producción del sistema de la cantidad de producción del sistema de acuerdo con planes y estándares acuerdo con planes y estándares predeterminados.predeterminados.

Sistemas de control en tiempo real. Un ejemplo Sistemas de control en tiempo real. Un ejemplo lo encontramos en aplicaciones militares para lo encontramos en aplicaciones militares para los sistemas de defensa, la NASA y el sistema los sistemas de defensa, la NASA y el sistema de control de tráfico aéreo.de control de tráfico aéreo.

LLA ECONOMÍA DEL CONTROLA ECONOMÍA DEL CONTROL

La diferencia entre el costo del subsistema La diferencia entre el costo del subsistema de control y la mejoría en el desempeño del de control y la mejoría en el desempeño del sistema es el beneficio económico neto.sistema es el beneficio económico neto.

FIGURA 4 VARIEDADES DE SISTEMAS SOCIALES

Informales Familias Asociaciones Empresas Dep. Gob. Gobierno Áreas

Micro SGrupos

pequeñosFamilias

nuclearesAsociaciones

sencillasUnidades sencillas Locales Gob. Local

Villas vecindarios

S de grupos MultitudesFamilias derivadas

Federaciones locales y regionales

Grupos locales GruposEstatal y regional

Pueblos ciudades

Contelación Sistémica

TribusFederaciones

nacionalesGrupos nacionales

Agencias nacionales

Edos. Federados

Megalópilis estados

Macro SFederaciones

internacionalesGrupos internacionales

Agencias internac.

Sistemas internc.

Regiones internac.

Grupos Organismos formales Entidades territorialesNiveles

FIGURA 3 MODELO DEL PROCESO DE CONTROL (Dale A. Henning, Non – financial Controls in Smaller Enterprises, University of Washington, Bureau of Business Research, Seattle, 1964, pág. 22)

MEDICIÓN(2)

COMPARACIÓN(3)

APRECIACIÓN(4)

EXCEPCIONES

CENTRO DE DESEMPEÑO

(1)

PLAN PRINCIPAL

PLAN EMERGENTE

CONTROL DEL PLAN:ESTANDARES

Sin derivación si actuación > estándar Evaluación

Desviación

Desviación inaceptableSe necesitan cambios en desempeño o estándares

Desviación aceptableSe desean cambios en desempeño o estándares

Desviación aceptable No se hacen cambios en el desempeño, estándar o plan

Desviación inaceptable e incontrolable No se hacen cambios en el desempeño, estándar o plan