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CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE REQUERIMIENTOS

1. INTRODUCCIÓN.

Identifica la Compañía (usuario) y los vendedores a quienes se destina el Documento de Requerimientos.

Se establece el problema a resolver, los casos históricos, ejemplos de la situación del problema, la

motivación para resolverlo, etc. Esta sección se utiliza para presentar al vendedor a la empresa del

usuario o al departamento si es necesario, describiendo su ambiente y la forma en que realiza su trabajo.

Proporciona al grupo del proyecto una idea clara del usuario y su problema.

Ejemplo:

Requisición para la propuesta/requerimientos para un sistema de información para la compañía

cursos de canastas tejidas amalgamadas( CCTA).

CCTA imparte diferentes tipos de cursos de tejido. Tenemos clases en las diez principales ciudades del

país, donde cada curso se imparte al menos de 4 veces al año por ciudad. Los estudiantes vienen de todo

el país, pero pueden registrarse llamando por teléfono a nuestra oficina principal. No tenemos un experto

en computadoras. Todos los gastos deben aprobarse por nuestro Intrépido Líder, Sr. Barry McCartney.

Problema Principal: Existe una confusión general en el registro y la administración de los cursos.

Actualmente, cuando un estudiante llama por teléfono para registrarse en uno de nuestros cursos, la

secretaria escribe la información en un pedazo de papel, después lo transfiere a un archivo del curso (otra

hoja de papel), que eventualmente se coteja (en papel).

Solo el último mes perdimos tres registros, le dijimos a dos estudiantes que asistieran a cursos

incorrectos, no se proporcionó el material suficiente para dos cursos (el doble de gente que esperábamos

y no tuvimos forma de decirles quienes estaban oficialmente registradas) y olvidamos informar a un

instructor de un curso. Sospechamos que no tenemos registrados a todos (nuestros ingresos han

disminuido y el número de estudiantes parece incrementarse).

También nos parece que podríamos dar cursos en otras ciudades, y que estamos dando cursos en épocas

inadecuadas del año.

2. METAS DEL PROYECTO.

Es el establecimiento de porqué se propone el desarrollo. Pueden mencionarse las restricciones

principales de tiempo o dinero.

Ejemplo:

Reemplazar el sistema manual existente de CCTA con uno automatizado que permita manejar:

Registro: Rápido (por teléfono), sin pérdidas, con notificación oportuna de la información apropiada a los

estudiantes, a los instructores, y a la empresa.

Un Sistema Financiero que produzca mensualmente la información de pagos, contabilidad, material de

los cursos.

Un Sistema de Almacén que permita que el material apropiado se envíe a los cursos y se reordenen

cuando sea necesario.

Información a la Gerencia, para tomar mejores decisiones sobre donde y cuando ofrecer los cursos,

disponible inmediatamente por solicitud.

El proyecto debe realizarse dentro de los seis meses de su inicio, con un presupuesto menos de $200, 000

USD.

3. FUNCIONES PRINCIPALES.

Establecer como funcionará el sistema, basado en las Metas del Proyecto.

Ejemplo:

La capacidad de registro por teléfono debe tardar menos de 2 minutos. El registro debe ser capaz de

mostrar la lista actual de estudiantes. La confirmación automática debe enviarse al estudiante después de

una semana de su registro, y un resumen de todos los registros cada viernes a la administración de la

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CCTA. Dos semanas antes del curso se enviarán las listas al instructor, CCTA, y al almacén de materiales

del curso.

El sistema Financiero genera la factura del estudiante después de asistir al curso, lleva el control de las

Cuentas por Cobrar, lista los ingresos por tipo de curso, periodo de tiempo, y zona geográfica.

El sistema de Almacén notifica dos semanas antes del curso de los artículos requeridos para el curso,

donde será el curso, la localidad de los artículos dentro del almacén, y un decremento automático del

almacén y reordenamiento.

El sistema de Reporte sobre requisición o en intervalos fijos, sobre número de registros, cursos, ingresos.

Sobre requisición, reportes de detalle de cursos, listas, e ingresos por tipo de curso, periodo de tiempo, y

área geográfica.

4. SALIDAS GENERALES.

Una descripción simple de la información requerida del sistema.

Ejemplo:

Las listas en línea de los cursos, entrada de la información de los alumnos. Impresión de la confirmación

del estudiante (El curso al que asistirá, cuándo, y la información de pago).

Impresión Semanal de todas las listas de la semana por curso y localidad, ingresos asociados con cada

curso.

Impresión mensual de los cursos vendidos en el mes, por tipo, localidad, época (para la Gerencia).

Reportes para contabilidad sobre cuentas por cobrar, artículos facturados, pendientes y pagados.

Impresión con dos semanas de anticipación a un curso, de listas, localidad, material del curso (para el

instructor y para el almacén). Resumen de Ingresos (para la Gerencia).

Impresión de la factura un día después del curso (para el estudiante), actualiza las cuentas por cobrar.

Reportes sobre requisición en línea sobre registros, asistencia, y/o ingresos por curso, por área geográfica,

por época del año.

Detallar cada elemento de información (no necesariamente en pantalla o en papel). Se puede establecer

simplemente como requerimientos generales; “El departamento de mercadeo requiere el número de

cursos vendidos por área geográfica”. O como un reporte, si se está seguro: “El Presidente requiere un

reporte trimestral de artículos vendidos por zona/época del año”. Recuérdese que es trabajo del analista

recomendar los reportes que mejor proveen la información requerida.

5. ENTRADAS DE INFORMACIÓN GENERAL.

Las entradas no deben proveerse por usuarios no experimentados, debe llenarse por el analista. Debe

analizarse la lista de los documentos de salida y determinar cuáles son las entradas necesarias para

producir las salidas. Es un buen momento para asegurar que todos los datos requeridos están disponibles

en los momentos adecuados.

6. EFICIENCIA.

¿Cuántas transacciones se procesarán? ¿Qué cantidad de datos se deben almacenar? ¿Con qué frecuencia

se deben generar los reportes?, etc. Establecerlo en términos de promedios y valores máximos (en días u

horas pico).

7. CRECIMIENTO.

Esto puede ser difícil de prever, pero debe intentarse calcular el crecimiento de la empresa e indicar el

número de años que se espera que el sistema funcione. Expresar el crecimiento como un porcentaje o

como números reales. Si se está implantando el sistema por Fases, el DR describe únicamente la Fase

Uno, y la sección de Crecimiento puede describir las funciones adicionales en las Fases subsecuentes.

8. OPERACIÓN Y AMBIENTE.

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¿Dónde residirá la computadora? ¿Dónde estarán las terminales interactivas (si las habrá)? ¿Quién las

usará? Cualquier circunstancia inusual, tal como un ambiente hostil (intencional o accidental), o

requerimientos de resistencia. Puede existir necesidad de portabilidad, de protección especial, o medidas

de seguridad física.

9. COMPATIBILIDAD, INTERFAZ.

Establecer si se requiere comunicación entre computadoras, algún equipo que será necesario incorporar o

si se requiere acceso distribuido. Si el sistema estará en una computadora existente, o debe programarse

en algún lenguaje específico. Estos hechos se documentan aquí.

10. INTERFAZ HUMANA.

Bosquejar la experiencia en computadoras requerida del usuario, y establecer como manejará el sistema

el usuario nuevo. Esta es solo una descripción de la interfaz humana; por ejemplo, el sistema es guiado

por menús, habrá ayuda en línea, etc.

11. IMPACTO ORGANIZACIONAL.

¿Qué departamentos se verían afectados y cómo cambiará su trabajo? ¿Cómo será la interfaz del sistema

como alguno de los sistemas existentes o con los sistemas manuales?

12. MANTENIMIENTO Y APOYO.

La garantía requerida: por cuánto tiempo, el alcance, como se hará efectiva. Por ejemplo, indicar: “El

vendedor resolverá cualquier problema del sistema dentro de los seis meses posteriores a la implantación,

dentro de las 24 horas de haber sido notificado”.

13. DOCUMENTACIÓN Y ENTRENAMIENTO.

Listar todos los documentos y cursos requeridos:

Ejemplo:

El vendedor debe proveer los documentos para los usuarios, operadores, grupo de mantenimiento. debe

proveer entrenamiento para que los empleados de procesamiento de órdenes hagan su trabajo

correctamente.

14. VENTAJAS.

Si el DR está en una situación de competencia, solicitar al vendedor porque sienten que deben ser

seleccionados. Solicitar datos sobre la experiencia relevante del vendedor, metodología de proyectos,

ejemplos de proyectos exitosos, y referencias verificables.

15. TÉRMINOS Y CONDICIONES.

Establecer las bases de selección, cuándo y cómo debe anunciarse el ganador.

Ejemplo:

La empresa CCTA tiene el derecho de seleccionar entre los vendedores en base a su criterio. El ganador

se anunciará antes de la fecha X.

CCTA tiene el derecho de aceptar o rechazar porciones del sistema propuesto el precio será negociado

con el vendedor.

Aunque los Términos y Condiciones son formales sólo para proyectos externos, existe un párrafo que

beneficia a proyectos internos. Establecer los derechos con otros departamentos, como el derecho de salir

a comprar software, contratar vendedores externos, etc.