Definición

• Se denomina Redacción Documentaria al

proceso de redacción (escribir) textos de

gestión administrativa válidos para el desarrollo

de una administración eficiente.

• Todos los profesionales que aspiren a lograr el

éxito en la gestión pública o privada, no pueden

soslayar la importancia de este tema.

El Oficio

Definición

• Es el documento de gestión administrativa más utilizado.

• Generalmente se establece relación de institución a institución.

• Si la institución es grande, las dependencias que la conforman pueden enviarse oficios entre ellos.

• Excepcionalmente, una institución se puede dirigir a una persona.

• Una persona natural puede enviar un oficio a una institución, siempre y cuando sea una respuesta a un oficio institucional. Deberá consignarse Oficio sin número.

Clases de oficios

• El oficio simple. De numeración única. Este documento es el oficio común que se emite institucionalmente. Sólo se elabora un ejemplar y su copia como cargo.

• El Oficio circular. Es un documento de numeración única, pero que se reproduce de manera múltiple a todas las instancias e integrantes de una institución; vale decir, es un documento de redacción interna.

• El Oficio múltiple. Es un oficio de numeración única así se reproduzcan muchos ejemplares, pero su emisión externa para las instituciones con la que se quiere relacionar.

Estructura del Oficio Encabezamiento

Texto o cuerpo

Despedida

Membrete

• Es la identificación institucional. Allí van los datos más importantes de la institución como nombre, dirección, teléfono, correo…

• Se escribe en la parte superior y central del papel (si es grande).

• Si el membrete es pequeño, puede escribirse en la parte superior izquierda del papel. En este caso, el centro del membrete dará el margen para el lado izquierdo.

• Generalmente se manda imprimir en una imprenta.

• Con la modernidad, se puede configurar en la computadora para que, automáticamente, aparezca al momento de imprimir un documento.

Ejemplos de Membrete

Nombre del Año

• Cada año, el estado peruano, a través de un Decreto Supremo, nomina un año con un nombre específico que marque la identidad de su labor gubernativa o con el nombre de alguna efeméride importante.

• Este año se denomina “Año del centenario de Machu Picchu para el mundo”.

• Debe escribirse debajo del membrete y centrado en la parte superior del papel.

Lugar y Fecha

• Debe escribirse alineada a la derecha. Si no se cuenta con computadora, debe tomarse como referencia el centro del papel hacia la derecha.

• La forma de fechar debe empezar con el lugar donde se emite el documento. En este caso sería: Trujillo,...

• En el caso de la fecha se recomienda fechar de acuerdo con las normas internacionales (mes, día y año): Trujillo, agosto 01 de 2010. La forma anterior presentaba una cacofonía o sonido discordante: Trujillo, 01 de agosto de 2010.

Numeración

• La numeración empieza el 1º de enero de cada año y finaliza el 31 de diciembre del mismo año.

• Cada entidad que emite un oficio es responsable de la numeración consecutiva.

• Debe empezarse con la palabra Oficio (resaltada con mayúscula, negrilla o subrayada), seguido del número, los dos últimos dígitos del año y el cargo institucional en forma creciente (de menor a mayor). Ejemplo: – OFICIO Nº 001–10/ DEEI-FE-UPAO

Destinatario

• Debe escribirse el cargo de la persona de más alta jerarquía de la empresa a la que nos dirigimos. No debemos escribir el nombre de la misma persona.

• Sólo se escribe el nombre y el cargo de la persona si es que queremos dirigirnos a él en su condición de persona natural. Ejemplos: – Señor: Presidente de la Región La Libertad.

– Señor: Ing. José Murgia Zanier

Presidente de la Región La Libertad

Destino

• Es el nombre del lugar al que remitimos el

documento. Por ejemplo: Lima.

• Si el destino coincide con la misma ciudad de

emisión, se debe escribir la palabra Ciudad.

• El destino debe escribirse debajo de la palabra

señor del destinatario.

Vocativo

• Es la fórmula de tratamiento que marcará el derrotero de todo el documento. Debe considerarse su importancia en la medida en que de él depende el tratamiento que se mantenga a lo largo del documento. Ejemplos: – Estimado Señor.

– Excelentísimo Señor:

– Queridísima Su Santidad:

– Dignísima Dama:

Universidad Privada Antenor Orrego

Trujillo

“Año del centenario de Machi Picchu para el mundo”

Trujillo, junio 05 de 2010

Oficio Nº 001 – 10/ DEIC – FI – UPAO

Señor: Ing. José Murgia Zanier

Presidente Regional de La Libertad

Ciudad.

Estimado Presidente:

Texto o cuerpo

Saludo

• Se debe empezar saludando a la persona y a la gestión que realiza.

• En algunos casos se puede empezar mostrando adhesión. Ejemplos: – Me es sumamente grato dirigirme a usted para expresarle mi

más cordial saludo y, al mismo tiempo, felicitarlo por el notable éxito de su gestión.

– Es muy grato dirigirme a usted para saludarle y expresarle mi mayor muestra de solidaridad ante la reciente pérdida ocurrida en su representada.

– Resulta grato para mí, expresarle cordial saludo y felicitación por la labor que desempeña al frente de su representada…

Contenido

• Es la parte donde debe escribirse el sustento o la razón de ser del documento.

• Se debe tener mucho cuidado con el aspecto de redacción y la pulcritud del mismo en sus aspectos de cohesión y coherencia.

• El éxito de un documento tiene mucho que ver con la buena redacción del mismo. Ejemplo: – El motivo de este documento es hacerle conocer que, el día 10 del presente

mes, estaremos inaugurando el nuevo pabellón de Ingeniería. Además, hemos dispuesto que en esta ceremonia de inauguración se rinda un homenaje especial a su padre, don Atilio Murgia, uno de los ingenieros más connotados de la ciudad; por tanto, nos permitimos invitarle a usted a este evento en condición de padrino del referido pabellón.

Despedida

• Es la parte donde ratificamos la naturaleza del

pedido o comunicación y nos despedimos del

destinatario. Ejemplo:

– Sin otro particular y seguro de contar con su aceptación

y presencia, me despido de usted, no sin antes

expresarle la seguridad de mi especial consideración y

alta estima.

Atentamente

Firma y post firma

• La firma es el nombre y la rúbrica de cada persona.

• La post firma es el nombre y el cargo de la persona que

emite el documento.

Pie de página

• Se debe escribir las iniciales en mayúsculas de la persona que firma el oficio.

• Luego de una diagonal, se debe escribir, en minúsculas, el las iniciales de la persona que redactó el documento.

• Si la misma persona que firma fue la que redactó el documento, debe evitarse el pie de página. Ejemplo: – EEHP/ mpav.

Distribución

• En el caso de remitir copias a otras dependencias, deben consignarse los nombres de las dependencias que recibirán copia del documento.

• Si no hay más copias que aquella que se debe guardar en el archivo de la misma dependencia, debe evitarse escribir la consabida frase: cc. Archivo. Ejemplo: Cc. Jefe Personal Cc. Planillas Cc Imagen Institucional

Universidad Privada Antenor Orrego

Trujillo

“Año de la Consolidación Económica y Social del Perú”

Trujillo, junio 05 de 2010

Oficio Nº 001 – 10/ DEIC – FI – UPAO

Señor: Ing. José Murgia Zanier

Presidente Regional de La Libertad

Ciudad.

Estimado Presidente:

Me es sumamente grato dirigirme a usted para expresarle mi más cordial saludo y, al mismo tiempo, felicitarlo por el

notable éxito de su gestión.

El motivo de este documento es hacerle conocer que, el día 10 del presente mes, estaremos inaugurando el nuevo

pabellón de Ingeniería. Además, hemos dispuesto que en esta ceremonia de inauguración se rinda un homenaje especial a

su padre, don Atilio Murgia, uno de los ingenieros más connotados de la ciudad; por tanto, nos permitimos invitarle a usted

a este evento en condición de padrino del referido pabellón.

Sin otro particular y seguro de contar con su aceptación y presencia, me despido de usted, no sin antes expresarle la

seguridad de mi especial consideración y alta estima.

Atentamente

______________________________

Ing. Manuel Zárate Rodríguez

Director de la Escuela de Ingeniería Civil

UPAO

MZR/ear

cc. Rectorado

cc. Imagen institucional