1

E-moderadora

Barcelona, 4 de desembre de 2012

Taller 6El pragmatisme. Les CoP assumint projectes aplicats com a grups de millora i innovació

Comunitat de pràctica Biblioteques judicials

Eulàlia Sau Baiget

VII Jornada Compartim

Avís legalAquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 3.0 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citi el titular dels drets (Generalitat de Catalunya. Departament de Justícia). La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/legalcode.ca.

2

• Serveis de biblioteca i documentació per a l’Administració de justícia a Catalunya

Donem servei a 1.972 usuaris: magistrats, jutges, fiscals i secretaris judicials

• 21 biblioteques· 13 amb atenció presencial a temps complet i 8 a temps parcial

• 19 dotacions bibliogràfiques· Atenció presencial periòdica

• CoP Biblioteques judicials: 21 bibliotecaris judicials

• Xarxa de Biblioteques Judicials de Catalunya

VII Jornada Compartim

3

COP: Biblioteques judicialsVII Jornada Compartim

• Què fa un bibliotecari?

• Atendre la biblioteca.

• Resoldre les consultes que fan els usuaris.• Organitzar i catalogar materials bibliogràfics i

documentals.

• Elaborar documents i serveis per difondre informació.

• Lliurar material bibliogràfic i documental.

• Fer gestions per obtenir documents i/o informació.

• Conèixer i explotar eines d’informació: bases dedades, publicacions, catàlegs, etc.

• Resum: serveix i ajuda els seus usuaris en temes d’informació i documentació.

4

COP: Biblioteques judicialsVII Jornada Compartim

Interessos de l’“organització”• Satisfacció quantitativa i qualitativa dels seus usuaris amb els serveis que ofereix

• Màxim retorn de la seva “inversió”

• Promoció de l’organització

L’“èxit” per a un bibliotecari• Fer bé la seva feina.• Oferir uns serveis de qualitat.• Millora contínua dels serveis.• Que l’usuari estigui satisfet amb els serveis.

• Satisfacció dels usuaris.• Augment de l’ús de la biblioteca.

• Mantenir la qualitat del servei: noves eines• Obtenir reconeixement de l’organització: recursos

5

CoP Biblioteques judicials 2006-2012, i continua...

VII Jornada Compartim

2006. Taller de màrqueting i Pla de màrqueting

Objectiu estratègic: augmentar la visibilitat de les biblioteques i dels seus serveis.

6

VII Jornada Compartim

Programa Compartim 2007Productes 2007: Serveis de difusió d’informació en línia

Article destacat: servei d’alerta

Publicació periòdica a la intranet de tots els sumaris de les revistes i avís als usuaris per correu electrònic de la incorporació dels sumaris del seu interès.

Cada mes l’equip de bibliotecaris selecciona alguns articles de revista i n’envia notícia als usuaris per correu electrònic a tall de recomanació.

Sumaris de revistes:servei d’informació

7

VII Jornada Compartim

Programa Compartim 2008

Productes 2008

Serveis a l’usuari Organització internaCarta de serveis Protocol per a la gestió de

fons obsolets i duplicats

Defineix i millora l’eficiència i la qualitat dels serveis de biblioteca i documentació.

Millora la gestió dels fons bibliogràfics i facilita la racionalització dels espais.

8

VII Jornada Compartim

Programa Compartim 2009Productes 2009

Serveis a l’usuari Organització interna

Indicadors d’avaluacióde la Carta de serveis

Implementació del Protocol per a la gestió de fons obsolets i duplicats

Defineix en termes qualitatius i quantitatius les activitats (serveis) dutes a terme. Defineix la metodologia i el procés d’avaluació.

Posada en funcionament del protocol per avaluar el bon funcionament del sistema i dels models de documents a utilitzar en el procés.

9

VII Jornada Compartim

Programa Compartim 2010Productes 2010

Serveis a l’usuari Organització interna

Pla de promoció de les biblioteques judicials

Actes de Sant Jordi 2010

Aplicació del protocol per a la gestió de fons obsolets i duplicats

- Felicitació- Punts de llibre- Mostra virtual: curiositats bibliogràfiques- Premsa del dia- Donació de duplicats

Exemplars gestionats amb el protocol

Total 10.370

Exemplars procedents de donatius gestionats

9.275

Exemplars proposats per esporgar

1.095

10

VII Jornada Compartim

Programa Compartim 2011Productes 2011

Serveis a l’usuari Organització interna

Pla de promoció de les biblioteques judicials Aplicació del protocol per a la

gestió de fons obsolets i duplicats

• Actes de Sant Jordi 2011- Felicitació- Concurs de microrelats- Exposició virtual

• Protocol de benvinguda de nous usuaris• SEMOU: sistema de control del moviment d’usuaris

Primer any d’aplicació del protocol en un context normal i de forma integrada amb l’activitat tècnica habitual de les biblioteques judicials

11

VII Jornada Compartim

Programa Compartim 2012Productes 2012

Serveis a l’usuari Organització internaPla de promocióde les biblioteques judicials• Actes de Sant Jordi 2012

Aplicació del protocolper a la gestió de fons obsolets i duplicats: continuïtat

Gestió de recursos: plantejament

• Felicitació de Sant Jordi• IV Mostra virtual de llibres "Vint anys, vint llibres" • II Marató de microrelats• I Concurs de Fotografia “Justícia i Biblioteques”• Llibre de visites 20 anys Biblioteca Palau de Justícia

• 20è aniversari Xarxa Biblioteques Judicials

12

VII Jornada Compartim

Programa Compartim 2013Productes 2013

Serveis a l’usuari Organització internaPla de promoció de les biblioteques judicials

• Actes de Sant Jordi 2013• SEMOU

• Manteniment dels serveisa la Intranet de l’AJ

• Revisió de serveis:- Sumaris de revistes- Recull de premsa- Novetats bibliogràfiques

Aplicació del protocol per a lagestió de fons obsolets i duplicats: continuïtat

Gestió de recursos: adquisicions compartides

13

Circumstàncies prèvies de la CoP Biblioteques judicialsTIC’S

• Els bibliotecaris judicials estan sempre davant de l’ordinador ja que és la seva principal eina de treball.

• Ús de les TIC en la tasca quotidiana i coneixement d’aplicacions informàtiques, bases de dades, internet, etc., com a eines de treball habitual dels bibliotecaris per trobar informació.Estructura• Organització de la Xarxa de Biblioteques Judicials amb 1 coordinador de Catalunya i 5 coordinadors de demarcacions territorials respecte de les informacions i tasques tècniques de biblioteca

• Reunió mensual dels coordinadors de la Xarxa

• 2 seminaris anuals: reunió de tot l’equip

• Costum de fer puntualment grups de treball per a determinats temes

VII Jornada Compartim

14

Programa Compartim Marc d’un programa específicPrograma de treball anual Suport i seguiment...FormacióEina virtual: e-Catalunya

El Servei de Documentació i Arxius Judicials, del Departament de Justícia, dóna suport a la participació dels bibliotecaris judicials en el Programa Compartim.

Suport de la organització

VII Jornada Compartim

15

Metodologia de funcionament de la CoP2 e-moderadors = funcionament de 2 grups de treball (de 3 a 5 persones a cada grup)

Reunions presencials / correu-e / google-docs

Seminaris i Jornada BP amb tot l’equip

Poca activitat a través d’e-Catalunya

Tothom en l’activitat quotidiana:

Aplicació dels productes: serveis als usuaris

Participació en l’elaboració quotidiana dels productes d’informació

Participació en el “manteniment” dels productes de serveisd’informació: revisions del sistema, posada al dia, etc.

Activitats de promoció de les biblioteques: augment de la visibilitatde cara als usuaris

VII Jornada Compartim

16

Característiques de la CoP Biblioteques judicials• CoP “dirigida” per “superiors jeràrquics”: els e-moderadors tenen el càrrecde coordinadors de biblioteques.

• Els membres participen voluntàriament en els grups de treball.

• L’aplicació dels productes la fa tot l’equip.

• Els productes de la CoP concorden amb els objectius i/o ideals professionals del col·lectiu, que “vol millorar els serveis i incrementar els usuaris de labiblioteca”.

• Els productes de la CoP interessen tot el col·lectiu amb vista a:- Millorar contínuament els serveis.- Satisfer els usuaris.- Incrementar el nombre d’usuaris de les biblioteques.- Augmentar la visibilitat externa de cara als usuaris: visió com a servei col·lectiu, presència a la intranet, etc.

- Augmentar la visibilitat interna de cara a l’organització: activitat, intranet, possible obtenció de recursos, etc. (?).

VII Jornada Compartim

17

Interessos de l“organització”• Satisfacció quantitativa i qualitativa dels usuaris amb els serveis que ofereix

• Màxim retorn de la seva “inversió”

• Promoció de l’”organització”

Interessos dels bibliotecaris• Millora contínua dels serveis

• Satisfacció dels usuaris

• Increment del nombre d’usuaris de les biblioteques

• Augment de la visibilitat externa de cara als usuaris

• Augment de la visibilitat interna de cara a l’organització

• Els productes de la CoP concorden amb els interessos del’organització i del col·lectiu professional.

VII Jornada Compartim

18

Obtenim els avantatges del treball col·laboratiu

- Bons productes d’informació, més costosos d’obtenir demanera individual: possibilitat d’oferir uns serveis més bons alsusuaris

- Coneixements tècnics i experiències aportats pels diferentsmembres participants

- Unió dels coneixements tècnics propis amb els dels altres

- Enriquiment dels productes obtinguts (contrastos d’opinions,diferents visions i/o experiències, etc.)

- Més assumpció col·lectiva dels productes

VII Jornada Compartim

Avantatges del treball CoP 1

19

COP: Biblioteques judicials

Obtenim millora dels processos i del funcionament de la Xarxa deBiblioteques... i del servei a l’usuari

- Obtenció de productes i/o processos estructurats i homologats perquè els faci servir tota la Xarxa de Biblioteques Judicials

- Més bona adequació dels productes i/o processos obtinguts (reflexionats, adaptats, contrastats...)

- Millora de l’organització com a Xarxa.

- Sistematització que facilita la feina: què és fa, com es fa, etc.

- Sistematització que afavoreix també la integració dels professionals que s’incorporen a l’equip

- Més possibilitat d’oferir uns serveis millors als usuaris: obtenció de bons productes d’informació que, realitzats individualment, resultarien més costosos.

Avantatges del treball CoP 2

20

COP: Biblioteques judicials

Obtenim suport i reconeixement institucional

- El Departament de Justícia i el Servei DAJ ens permeten i possibiliten treballar d’aquesta manera.

- El Programa ens fa concretar els projectes i les tasques, un calendari d’execució i un seguiment.

- Disposem de locals i mitjans per a reunions, jornades, jornada BP, etc.

- Plataforma virtual e-Catalunya.

- Tenim possibilitat de treballar amb experts externs, conferenciants, etc.

- També tenim possibilitats de publicar els treballs o els resultats.

- La difusió del Programa també és difusió de les CoP que hi participen.

Avantatges del treball CoP 3

21

COP: Biblioteques judicials

Com a equip de biblioteques judicials

- Hem unificat processos, criteris i maneres de treballar a la Xarxa de Biblioteques.

- S’implementen els productes elaborats: es facilita la feina i es possibilita millores en el servei als usuaris.

- S’ha anat configurant una cultura de processos de participació i de comunicació.

- Els membres que no han participat en grups de treball saben que ho poden fer en el moment en què hi estiguin interessats.

- Fem una jornada anual de bones pràctiques com a resum de la tasca efectuada durant l’any pels grups de treball i 2 seminaris de treball a l’any, amb assistència de tots els membres.

Avantatges del treball CoP 4

22

COP: Biblioteques judicials

Beneficis addicionals per als participants

- Formació continuada a partir de la tasca d’intercanvi de coneixements i parers, reflexió, anàlisi, cerca de models de solució, estudi d’altres experiències o casos, etc.

- Possibilitat de realització de projectes, experiències o processos professionals que ens costaria dur a terme individualment i des d’una sola biblioteca.

- Participació en experiències professionals innovadores que es poden presentar al col·lectiu professional extern. Comunicacions i participació en jornades i congressos o publicació en revistes o llibres professionals del procés de realització i/o dels productes acabats.

- Excel·lència i augment de la vàlua professional.

- Currículum professional.

Avantatges del treball CoP 5

23

I ara què?

• Hem perseverat i pensem continuar perseverant.

L’equip veu la bondat del sistema.

• Hem après que fem les coses col·lectivament.

• Hem après a fer les coses col·lectivament.

• De vegades ha costat i costa: - Saturació de membres i de coordinadors- “Sempre som els mateixos”- Divergències- Disminució de recursos personals i materials- Manca de tempsetc.

Resum: no volem tornar enrere!

VII Jornada Compartim