EL PROCESO ADMINISTRATIVO -...
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EL PROCESO ADMINISTRATIVO Fase: Planificación Elaborado Por: Carlos Sarmiento Aguilar
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EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Fase: Planificación
Elaborado Por: Carlos Sarmiento Aguilar
PLANEACION
MISION.-
IDENTIFICA LA FUNCION O TAREA BASICA
DE UNA EMPRESA O INSTITUCION O DE UNA
PARTE DE ESTA
Las misiones de una cìa petrolera como Exxon son la búsqueda
de petróleo y producción , refinación y comercialización de
petròleo y de los numerosos productos derivados de este desde
diesel hasta productos químicos
La estrategia intuitiva
• Misión
– El servicio que la organización pretende prestarle a la sociedad
– Expresión emocional de los dueños de la organización
• Visión
– Hasta dónde pretende llegar la organización en el horizonte de planeamiento
Estrategia Organizacional
Estrategia de la Organización
Planeamiento de la Organización
Estrategia de RRHH
Planeamiento de RRHH
Políticas de RRHH
Operaciones de RRHH
MISION
PLANEACIONLa misión de DU PONT
COMPANY “ mejores cosas
mediante la química”
KIMBERLY CLARK la
producción y venta de papel y
de productos elaborados con
papel.
BRISTOL-MYERS SQUIBB
es prolongar y mejorar la vida
humana, proporcionando los
mejores productos para el
cuidado personal y de la salud.
Pretendemos ser la cía mas
diversificada y más prominente
del ramo.SINERGIA.- Concepto
de que el todo es mayor
que la suma de las partes
AVIS RENT-A-CAR.-
Nuestro negocio es el arrendamiento de
automóviles
KODAK
Ser la mejor del mundo en lo que se
refiere a la producción químicas y
electrónicas
MICROSOFT CORPORATION
Nuestra visión impulsa todo lo que
hacemos: una computadora en cada
escritorio y en cada hogar , que utilice el
mejor software como instrumento que
confiere poder
PLANEACION
LOS OBJETIVOS O METAS.- son los fines que se persiguen
por medio de una actividad de una u otra índole.
ESTRATEGIA.- es la determinación de los objetivos básicos a
largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de
acción y la asignación de recursos necesarios para su
cumplimiento.
POLITICAS.- son enunciados o criterios generales que
orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones
PROCEDIMIENTOS.- son planes por medio de los cuales se
establece un método para el manejo de actividades futuras, si
guías de acción no de pensamiento
PLANEACION
PROCEDIMIENTOS.- son planes por medio de los cuales se
establece un método para el manejo de actividades futuras, si
guías de acción no de pensamiento
Por ejemplo Case Westerm University bosqueja los 3 pasos
para el proceso de evaluación : 1 ero fijar los objetivos de
desempeño, 2do efectuar revisión de los objetivos a medio año
3ero hacer un análisis de desempeño al final del periodo
Otro Ejemplo
La política de la compañía puede conceder vacaciones a
empleados el procedimiento establece un programa de
vacaciones para no interrumpir el flujo de trabajo
PLANEACION
REGLAS.- se exponen acciones o prohibiciones especificas,
no sujetas a la discrecionalidad de cada persona.
PROGRAMAS.- son un conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir,
recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a
cabo un curso de acción dado.
PRESUPUESTO.-es la formulación de resultados expresada
en términos númericos.
PLANEACIONPASOS PARA LA PLANEACION
ATENCION A LAS
OPORTUNIDADES
Mercado
Competencia
Deseos de los clientes
Nuestras Fortalezas
Nuestras Debilidades
ESTABLECIMIENTO DE
OBJETIVOS
Donde queremos estar y
que hacer y cuando
CONSIDERACIONES DE
PREMISAS DE PLANEACION
En que condiciones
opera nuestros planes
IDENTIFICAR
ALTERNATIVAS
COMPARACION DE
ALTERNATIVAS
CON BASE EN LAS
METAS PROPUESTAS
ELECCION DE
UNA ALTERNATIVA
FORMULACION DE PLANES
DE APOYO
Planes para compra de equipo
Compra de materiales
Contratación y
capacitación de empleados
Desarrollo de Nuevo Producto
CONVERSION DE PLANES EN
PRESUPUESTOS
Volumen de Venta
Gastos de Operación
Inversión de bienes de Capital
OBJETIVOSSon los fines importantes a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales
PROPOSITO SOCIO
ECONOMICO
MISION
OBJETIVOS
GENERALES A LARGO
PLAZO
OBJETIVOS
GENREALES MAS
ESPECIFICOS
OBJETIVOS
DIVISIONALES
OBJETIVOS
DEPARTAMENTALES
OBJETIVOS
INDIVIDUALES
Jerarquía de Objetivos
CONSEJO DE
ADMINISTRACION
ADMINISTRACION A
NIVEL SUPERIOR
ADMINSITRADORES
DE NIVEL
INTERMEDIO
ADMINISTRSADORES
DE NIVEL INFERIOR
OBJETIVOS
Objetivos Cuantitativos y Cualitativos .- objetivos verificables y
no verificables.
BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
1. Mejora la administración
2. Precision de los roles
3. Compromiso personal
4. Desarrollo de controles eficaces
Cada Cía necesita tanto objetivos
estratégicos como objetivos
financieros
Los OBJETIVOS estratégicos
deben centrarse en el competidor,
a menudo tratando de eliminar a
un rival al que se considere como
el mejor de la industria en una
categorìa particular
OBJETIVOS
DEFICIENCIA DE LA ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
1. La ineficiencia de la enseñanza de la APO son una de
las debilidades de los programas
2. La falla al ofrecer pautas a quienes deben establecer
objetivos es otro problema comun
3. Una dificultad mas es la de establecer metas verificables
dentro de ciertos limites
4. Se corre el riesgo de subrayar los objetivos a corto plazo
a expensas de la solidez de la organización a largo plazo
5. El riesgo de la inflexibilidad
6. Abuso de Metas cuantitativas y emplear numeros en
areas no aplicables
EL QUE Y EL POR QUÉ DEL
PLAN EMPRESARIAL
• Decidir hacia donde, con qué rapidez y qué
hacer en el camino para disminuir la
incertidumbre, administrar el riesgo y el
cambio.
• Proceso de fijar metas y como alcanzarlas.
• Un documento escrito que resume la
oportunidad de negocios y define y expresa
cómo espera el equipo gerencial aprovechar
y ejecutar la oportunidad identificada.
EL QUE Y EL POR QUÉ DEL
PLAN EMPRESARIAL
• “...Un plan que no admite ninguna
modificación es un mal plan...”» Publilius Syrus
• El plan resultante NO es inmutable
• Análogo a un plan de vuelo: Define la ruta
más corta, más oportuna y menos peligrosa.
No obstante las condiciones “climatológicas
pueden alterar el acimut de vuelo.
EL QUE Y EL POR QUÉ DEL
PLAN EMPRESARIAL
• Para recaudar capital de riesgo u otro tipo
de capital social.
• Herramienta para entender el crecimiento.
• Ayudar a redefinir la estrategia
• Aclarar necesidades financieras.
LO QUE PUEDE SALIR MAL
• Enfásis equivocado: Se considera la
planificación un fin y no un medio.
• Rigidez: No permite cambios de rumbos
• Falta de compromiso
• Metas mal definidas
• Incapacidad de prever obstáculos: El plan
considera lo imposible y lo descompone en
obstáculos pequeños, después pasos concretos de
acción
• Faltas de hitos y revisión de avances
ESTRATEGIAS Y POLITICAS
ESTRATEGIAS.- determinación de la misión y de los
objetivos básicos a largo plazo de la empresa las acciones y los
recursos necesarios para lograr los fines
POLITICAS.- enunciados que orientan el pensamiento de los
administradores en la toma de decisiones, la esencia de la
política es la sensatez
Estrategia es la dirección en que se encauzaran recursos
humanos y materiales a fin de acrecentar la posibilidad de
cumplir los objetivos elegidos
PROCESO DE LA PLANEACION ESTRATEGICA
INSUMOS
Personas
Capital
Habilidades
Administrativas
Técnicas
METAS DE LOS
GRUPOS
INTERESADOS
Empleados
Consumidores
Proveedores
Accionistas
Gobiernos
Comunidad
Otros
Análisis
de la Industria
Perfil
Empresarial
Orientación
Ejecutiva
Valores
Vision
PROPOSITO
OBJETIVOS
Principales
intención
estratégicas
Amenazas
y Oportunidades
externas
presentes y futuras
Desarrollo
De Estrategias
Alternativas
Debilidades y
fortalezas
internas
Instrumen
tación Dirección y
control
Reingeniería
Estructura
organizacional
integración de
personal
Planeación a
mediano
Y corto plazo
Prueba de
Congruencia
Planeación de
contingencia
Evaluación
Y decisión
Estratégica
ANALISIS DE LA INDUSTRIA.- competencia,
nuevas empresas, disponibilidad de nuevos
productos sustitutos, posicion de oferentes y
demandantes
PERFIL EMPRESARIAL.-
punto de partido donde se
encuentra la cía. Y donde
quiere estar, propósito
básico orientación
geográfica
ORIENTACION DE
EJECUTIVOS,
VALORES Y VISION
MISION y OBJETIVOS.- Propósito en que
consiste el negocio
AMBIENTE EXTERNO.-
Amenazas y Oportunidades
AMBIENTE INTERNO
Fortalezas y Debilidades
DESARROLLO DE
ESTRATEGIAS
ALTERNATIVAS
EVALUACION Y
ELECCION DE
ESTRATEGIAS
PLANEACION DE MEDIANO Y CORTO PLAZO
suele implicar la reingenieria de la organización ,
integración del personal y la dirección
PRUEBA DE
CONGRUENCIA Y
PLANEACION DE
CONTINGENCIA.- es
esencial en los planes ,
preveer el futuro con un alto
grado de certidumbre.
MATRIZ FODA O MATRIZ TOWS
Es un marco conceptual para un análisis sistémico que
facilite el apareamiento entre las amenazas y
oportunidades y las debilidades y fortalezas
AMENAZAS THREATS
OPORTUNIDADES OPORTUNITIES
DEBILIDADES WEAKNESSES
FORTALEZAS STREGTHS
MATRIZ FODA O MATRIZ TOWS
CUATRO ESTRATEGIAS ALTERNATIVAS
La estrategia WT persigue la reducción al mínimo tanto
de las debilidades como de amenazas
La estrategia WO persigue reducción las debilidades y
la optimización de las oportunidades
La estrategia ST persigue en que las fortalezas
enfrenten a las amenazas del entorno
Análisis SWOT / FODA
O A
F
D
FORTALEZAS CUALIDADES
ADMINISTRATIVAS,
OPERATIVAS,
FINANCIERAS, DE
COMERCIALIZACION,
INVESTIGACION Y
DESARROLLO ,
INGENIERIA
DEBILIDADES INTERNAS
:POR EJEMPLO
DEBILIDADES DE AREAS
INCLUIDAS EN EL CUADRO
DE FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
EXTERNAS CONDICIONES
ECONOMICAS PRESENTE Y
FUTURRAS , CAMBIOS
POLITICOS Y SOCIALES,
NUEVOS PRODUCTOS,
SERVICIOS Y TECNOLOGIA
ESTRATEGIA SO:maxi-maxi
Potencias las estrategia mas
exitosa que se sirva de la
fortaleza para aprovechar las
oportunidades
ESTRATEGIA WO mini-maxi
Desarrollo para superar
debilidades a fin de
aprovechar oportunidades
AMENAZAS EXTERNAS
ESCASEZ DE
ENERGETICOS,
COMPETENCIA, AREAS
SIMILARES A LAS DEL
CUADRO SUPERIOR DE
OPORTUNIDADES
ESTRATEGIA ST maxi-mini
Uso de Fortalezas para
enfrentar o evitar amenazas
ESTRATEGIA WT mini-mini
Atrincheramiento, liquidación
o sociedad en participación
FACTORES
INTERNOS
FACTORES
EXTERNOS
FORTALEZAS:
Habilidades y Conocimientos
Condición financiera poderosa
Imagen poderosa
Liderazgo
Capacidad para llegar a economía de escala
Tecnología
Publicidad y Promoción
Capacidad de Innovación de Productos
Habilidades en los procesos
Reputación en buen servicio al cliente
Cobertura geográfica
Alianzas
OPORTUNIDADES
Clientes en nuevos mercados
Ampliar líneas de productos
Transferir tecnología a nuevos productos
Integración vertical
Disminuir barreras arancelarias
Ganar el mercado
Adquirir empresas rivales
Alianzas
DEBILIDADES
No hay dirección estratégica
Instalaciones obsoletas
Deuda excesiva
Ausencia de habilidades
Rentabilidad baja
Rezago en investigación y desarrollo
Línea de productos limitada
Red de distribución débil
Escasez de recursos
Capacidad subutilizada de la planta
Rezagos en la calidad del producto
AMENAZAS
Competidores nuevos
Productos sustitutos
Demoras en el crecimiento del mercado
Problemas de divisas
Nuevos requerimiento reguladores costosos
Vulnerabilidad a una recesión
Creciente poder de negociación del cliente o proveedor
Cambio en las necesidades y gustos del cliente
Cambios demográficos adversos
Vulnerabilidad a las fuerzas impulsoras de la industria
MATRIZ DE PORTAFOLIOS
ESTRELLAS SIGNOS DE INTERROGACION
VACAS DE EFECTIVO PERROS
TA
BL
A D
E C
RE
CIM
IEN
TO
DE
LA
IN
DU
ST
RIA
ALTA
BAJA
DEBILFUERTE
POSICION COMPETITIVA RELATIVA (PARTICIPACION DEL MERCADO)
Exploración interna
• Matriz BCG (Boston Consulting Group)
Participación relativa en el mercado
Cre
cim
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PRINCIPALES TIPOS DE ESTRATEGIAS Y POLITICAS
Areas de crecimiento: finanzas, organización, personal,
relaciones públicas,productos o servicios , comercialización
PRODUCTOS O SERVICIOS, la razón de ser de una empresa es
proporcionar productos o servicios, preguntas básicas en el área:
¿ Que es nuestra empresa?
¿ Quienes son nuestros clientes?
¿ Cuánto nos compran los clientes y a que precio?
¿Nos interesa ser líderes de productos?
¿ Cuál es nuestra ventaja competitiva?
¿ Que utilidades podemos esperar?
¿ Cuál debe ser la forma básica de nuestra estrategia?
PRINCIPALES TIPOS DE ESTRATEGIAS Y POLITICAS
COMERCIALIZACION estrategias diseñadas para atraer al
cliente y que nos compren
Peter Drucker asegura que las funciones empresariales básicas son
dos Innovación y Comercialización
Preguntas Básicas para establecer estrategias
¿ Donde están nuestros clientes y porque compran?
¿cuál es el patrón de compra de los clientes?
¿ Que es lo que mas nos conviene vender?
¿cómo podemos atender mejor a nuestros clientes?
ESTRATEGIAS COMPETITIVAS
GENERICAS DE PORTER
Análisis de la Industrias: identificó 5 fuerzas
1. Competencia entre cías
2. Amenazas de nuevas cías
3. Uso de productos sustitutos
4. Poder de negociación de los proveedores
5. Poder de Negociación de los clientes
Exploración externa
• La búsqueda de oportunidades y amenazas
– Modelo de las 5 fuerzas (Porter)
Competidores Potenciales
Poder del Comprador
Poder del proveedor
Rivalidaden el sector
Sustitutos
Ambiente políticoy legal
Ambientedemográfico
Ambientemacroeconómico
Ambientetecnológico
Barreras
Las 5 fuerzas
• Juego de poder entre proveedores y compradores
– Cantidad de compradores importantes
– Disponibilidad de sustitutos
– Costo de cambio de proveedor
– Capacidad de integración hacia atrás
– Capacidad propia de integración hacia adelante
– Contribución a la calidad/servicio de los productos de los
compradores
Poder de los Compradores
Poder de losproveedores
Competidoresactuales
Las 5 fuerzas• Barrera de entrada
– Cualquier mecanismo por el cual la rentabilidad esperada de un entrante en el negocio es menor a la de los competidores que ya están en él.
• Ejemplos
– Marca / Prestigio
– Requerimientos de inversión
– Patentes
– Gobierno
– Economías de escala
– Costos compartidos
– Acceso privilegiado a materias primas
– Acceso privilegiado a canales de distribución
– Acceso privilegiado a tecnología
– Experiencia / know-how
– Procesos productivos especiales
Las 5 fuerzas
• Barrera de salida
– Cualquier mecanismo que dificulte la
salida de un sector de la industria
• Ejemplos
– Especialización del equipamiento y
recursos
– Relaciones estratégicas con otros
negocios
– Trabas emocionales
– Patentes adquiridas
– Volumen de la inversión y
especialización en general
– Restricciones gubernamentales
ESTRATEGIAS COMPETITIVAS
GENERICAS DE PORTER
ESTRATEGIA DE LIDERAZGO EN COSTOS.- reducción de
costos
ESTRATEGIA DE DIFERENCIACION.- una empresa que
ofrece algo único
ESTRATEGIA DE ENFOQUE.- limita su atención a pequeños
grupos de clientes, una línea de producto en particular, en
una región geográfica
La Ventaja Competitiva
• Construir Ventajas Competitivas
Fortaleza
Oportunidad
Viabilidad y Sostenibilidad
VENTAJACOMPETITIVA
TECNICA DELPHI
Desarrollada por Olaf Hermer consiste en:
Selecciona un grupo de expertos del área de dentro y fuera de
la organización
Se solicita al grupo un pronóstico reservado
Se recopilan las respuestas y los resultados combinados son
presentados
Se elaboran nuevas estimaciones del futuro
Puede repetirse
Una vez que se perfile la convergencia de opiniones , los
resultados pueden usarse como un pronostico aceptable
TOMA DE DECISIONES
Curso de acción entre varias alternativas
Desarrollo de Alternativas y el factor limitante.- la
capacidad para desarrollar alternativas es a menudo tan
importante como la habilidad de elegir correctamente entre
ellas, El factor limitante es algo que se interpone en el
camino del cumplimiento de un objetivo deseado
EVALUACION DE ALTERNATIVAS.-
Factores Cuantitativos.- son los que pueden medirse
en términos numéricos
Factores cualitativos o intangibles.- difíciles de medir
numéricamente
TOMA DE DECISIONES
SELECCIÓN DE UNA ALTERNATIVAS.- 3 ENFOQUES
EXPERIENCIA
EXPERIMENTACION
INVESTIGACION Y ANALISIS
DECISIONES PROGRAMADAS DECISIONES NO PROGRAMADAS
TOMA DE DECISIONES EN CONDICIONES DE
CERTIDUMBRE , INCERTIDUMBRE Y RIESGO
TOMA DE DECISIONES
CREATIVIDAD E INNOVACION
El proceso Creativo:
1. Exploración inconsciente
2. Intuición
3. Discernimientos
4. Formulación lógica
Lluvia de Ideas las reglas son:
1. No criticar ninguna idea
2. Mientras mas extremosas mejor
3. Alentar la cantidad de ideas producidas
4. Estimular el progresivo mejoramiento de ideas
TOMA DE DECISIONESCaracterísticas del “creativo”....
• Sabe escuchar
• Atento
• “Juguetón”
• Anti- formalidad
• Anti-protocolo...
• Un poco “irrespetuoso”....
• Observador
• “Travieso”
• Crítico
• “loco”
• Bromista
• Insatisfecho
• Informal
• Humorista
• No acepta reglas “artificiales”...
• No le preocupa demasiado lo que “digan”...
• Un poco inadaptado
• “Inocente”...
• Nunca usa palabras extremas...
• Rebelde... Mental...
• Otras..?
Quieren conocer a un verdadero creativo-innovador???
Creatividad e innovación• “Trampas” de la sociedad contra la creatividad...
– Sea asertivo..!
– Defienda lo suyo..!
– No se deje pasar por arriba..!
– Sea Ud. Mismo..! (????)
– Eleve su autoestima..!!
– Exija lo que le corresponde..!!!
– Sea seguro de sí mismo...!!!
– Reclame sus derechos...!!!
• La sociedad nos dice:
– NUNCA DUDE!!!Vaya para adelante bien segurode sí mismo........y dése algún día contra la pared..!
Creatividad e innovación
• Más “trampas” de la sociedad contra la creatividad...
– Sea respetuoso de las normas y tradiciones...!!
– Deje hablar a los mayores...!!!
– Respete los protocolos...!!
– “subordinación y valor”...
– No bromee en situaciones formales....
– La máxima: “No te da vergüenza............?”
• La sociedad nos dice:
– No “ose” poner en tela
– de juicio las cosas ya
– establecidas...!
– Es decir.....
– NO CAMBIE NADA..!!
Creatividad e innovación
• Más “trampas” de la sociedad contra la creatividad...
• Ud. es de los que dicen frecuentemente.....?
– No hablo con fulano porque“no lo conozco”...
– No como esa comida porque no me gusta (sin probarla)
– No hago eso porque “está mal” (??)
– No hago eso porque a fulano no le gusta (???)
– No voy a tal lugar porque ..... (sin haber ido nunca....)
– Todos los ........... Son................
– Siempre que................, ................
Un secreto....
• Uno de los “secretos” de la creatividad:
Meditar profundamente sobre la “verdadera” necesidad....antes de ponerme a hacer...
La “Miopía Paradigmática”¿Paradigmas cristalizados YO..?• “El fonógrafo carece de valor comercial”
(Thomas Edison, 1880)
• “No existen posibilidades de que el hombre pueda liberar el poder del átomo”(Robert Millikan, Nobel de Física, 1920)
• “¿Quién diablos quiere oír hablar a los actores?”(Harry Warner, Warner Bros., 1927)
• La máxima: “Todo lo que puede ser inventado, ya fue inventado”(Charles H. Dwell, comisionado de la Oficina de Patentes de EEUU, 1899)
• “Una memoria de 640K debería ser másque suficiente para todos...”(Bill Gates, 1981)
• “Esta caja de música no tiene valor comercial imaginable... ¿quién pagaría para enviarle un mensaje a nadie en particular..?(David Sarnoff, Presidente de la NBC, 1920,refiriéndose a la radio!!)
“No hay nada más peligroso que un hombre con una idea... Cuando es la única que tiene...”
La “Miopía Paradigmática”
¿Paradigmas cristalizados YO..?• “En el futuro, las computadoras no van a pesar más de ochocientos
kilos”(Mecánica Popular, 1949)
• “En el mundo habrá a lo sumo un mercado para cinco computadoras”(Thomas Watson, Presidente del Directorio de IBM, 1943)
• “No nos gusta la forma en que suena la banda, y además la música hecha con guitarra está empezando a decaer”(Decca Record Company, 1962, luego de rechazar a Los Beatles)
• “Son inconcebibles máquinas voladoras más pesadas que el aire”(Lord Kelvin, 1895)
• “Esto que llaman teléfono tiene demasiadas restricciones como para ser considerado un verdadero medio de comunicación. Este invento no tiene valor para nosotros”(Directivos de Western Union a Graham Bell)
Y la historia continúa...Mental/interno (líder) Material/externo Mental/interno (seguidor)
Acción!
control
observación
Reacción!
observación
control
