PROCESO ADMINISTRATIVO

M. en C. Eduardo Bustos Faras

Junio de 2003

UNIDAD 2. PROCESO ADMINISTRATIVO Y PLANEACIN

2.1 El proceso administrativo................................................................................................ 1

2.1.1 DEFINICIN........................................................................................................... 1

2.1.2 DIFERENTES ENFOQUES DEL PROCESO ..................................................... 3

2.1.3 FUNCIN DE LOS PRINCIPIOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ...... 7 2.1.4 VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. .......................................... 8

2.2.- Planeacin. .................................................................................................................... 9

2.2.1. DEFINICIN .......................................................................................................... 9 2.2.2 Importancia de la planeacin: ................................................................................ 9

2.2.3 Elementos de la planeacin: ................................................................................. 10

2.3 ANLISIS DE ENTORNO (Planeacin Estratgica) ................................................. 10

2.4 Los objetivos................................................................................................................... 24

2.5 POLTICAS ................................................................................................................... 26

2.6. Metas ............................................................................................................................. 27

2.7 ESTRATEGIAS ............................................................................................................. 27

2.8 PROGRAMAS, PROCEDIMIENTOS. ........................................................................ 40

2.9 PRESUPUESTOS ......................................................................................................... 41

2.10 TCNICAS DE PLANEACIN ................................................................................. 44

ORGANIZACIN ............................................................................................................... 47

2.1 El proceso administrativo

2.1.1 DEFINICIN. Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efectua la administracin, mismas que se interelacionan y forman un proceso integral. PROCESO ADMINISTRATIVO

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Est compuesto por la fase mecnica y la dinmica en donde la: MECANICA comprende a la planeacin (trata ms o menos de que cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la organizacin (de como se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones...) DINAMICA aqu est la direccin que se encarga de ver que se realizen las tareas y para ello cuenta con la supervisin, liderazgo, comunicacin, y motivacin y por ltimo, encontramos al control que es el encargado de decir cmo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y compara los estudios. PROCESO ADMINISTRATIVO EN DETALLE: FASE MECANICA: Planeacin: propsitos, objetivos, estrategias, polticas, programas, presupuestos, procedimientos. Organizacin: Divisin del trabajo y de la coordinacin; jerarquizacin, departamentacin, descripcin de funciones. FASE DINAMICA: Direccin: Toma de deciciones, integracin, motivacin, comunicacin, y supervisin Control: Establecimiento de estandares, medicin, retroalimentacin y coreccin. UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso tiene aplicacin universal y los gerentes lo pueden aplicar, no importando el tipo de empresa de que se trate. Es utilizado donde varias personas trabajan juntas para el logro de objetivos comunes . Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa constructora e igualmente lo utilizar un gerente de una tienda de departamentos. As mismo, este proceso puede ser utilizado en cualquier nivel de la organizacin ya sea directivo o simplemente de supervisin. La naturaleza del proceso administrativo se basa en: PLANEACIN: Contribucin de los objetivos Extencin de la planeacin Eficacia de los planes ORGANIZACION Objetivos cuantificables Claro concepto de actividades o actividades involucradas rea clara y consisa de la autoridad o de la decisin DIRECCIN Propsito de la empresa Factores productivos Naturaleza del factor humano CONTROL Establecer estndares Medicin Correccin Retroalimentacin

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2.1.2 DIFERENTES ENFOQUES DEL PROCESO Henry Fayol. Etapas: Previsin, organizacin, comando, coordinacin y control. Koontz & O'Donnell. Etapas: Planeacin, organizacin, integracin, direccin y control. G. R. Terry. Etapas: Planeacin, organizacin, ejecucin y control. Agustn Reyes Ponce. Etapas: Previsin, planeacin, organizacin, integracin, direccin y control. Burt K. Scanlan. Etapas. Planeacin, organizacin, direccin y control. De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo, podemos concluir que, cuatro son las etapas bsicas para su estudio y conformacin de sus dos principales fases; fase mecnica, compuesta por la planeacin y la organizacin, en donde se da respuesta a los cuestionamientos de Qu se va a hacer? y Cmo se va a realizar? respectivamente; la otra fase, la dinmica cuya implantacin dentro de la organizacin, nos permite ver con mayor claridad lo que al momento se esta haciendo y as mismo poder evaluar tales acciones. Con el propsito de clarificar la existencia de estas cuatro fases del proceso administrativo, enseguida se presenta el significado de cada una de ellas, as como su importancia y la composicin en sus respectivos elementos. A) HENRY FAYOL. Ingeniero de minas Francs, considerado por muchos como el padre de la administracin, escribi en su libro una teora general administrativa que dividi en 3 partes importantes: 1. Capacidades que constituyen el valor del personal en la empresa. 2. Principios generales de la administracin. 3. Elementos de la administracin. Su enfoque en el proceso administrativo subdividido en: a) Planeacin c) Comando e) Control b) Organizacin d) Coordinacin B) HAROLD KOONTZ Y CIRIL O'DONNELL. Con base en los factores del proceso administrativo, segn su clasificacin, fundamentan una serie de tipos universal: 1. ORGANIZACIN.

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a) Objetivo. b) Eficiencia optima. c) Tramo de control. d) Niveles jerrquicos. e) Responsabilidad. f) Autoridad y responsabilidad. g) Unidad de mando. h) Decisin jerrquica. i) Divisin del trabajo. j) Definicin funcional. k) Equilibrio. l) Flexibilidad. m) Continuidad. n) Direccin. 2. INTEGRACIN. a) Integracin humana. b) Manejo de personal. c) Definicin. d) Especificacin de aspectos directivos. e) Calificacin de mritos. f) Promocin. g) Solidez en la estructura. h) Preparacin continua de ejecutivos. i) Reconocimiento de autoridad. j) Desarrollo integral. 3. DIRECCIN. a) Contribucin individual. b) Armona de los objetivos. c) Eficiencia. d) Unidad de mando. e) Supervisin directa. f) Direccin tcnica. g) Comunicacin. h) Comprensin. i) Informacin. j) Uso de estrategia en la organizacin. k) Direccin adecuada. 4. PLANEACIN. a) Definicin de problemas. b) Eficiencia. c) Primaca de la planeacin. 4

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d) Perseverancia. e) Premisas. f) Lugar en la estructura. g) Tiempo oportuno. h) Comunicacin. i) Seleccin de alternativas. j) Limitaciones. k) Tiempo lmite. l) Flexibilidad. m) Vigilancia. n) Planeacin a largo plazo. 5. CONTROL. a) Claridad de los objetivos. b) Eficiencia. c) Control de responsabilidades. d) Controles a futuro. e) Control directo. f) Reflejo de la planeacin. g) Adecuacin a la estructura. h) Adecuacin a los ejecutivos. i) Estandarizacin. j) Fijacin de puntos estratgicos. k) Excepcin. l) Flexibilidad. m) Revisin. n) Accin. C) GEORGE TERRY. "Administrar es lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno". Identifica a la administracin con la direccin, concepto que corrobora al referirse a los que considera como factores de la administracin. a) Planeacin. b) Organizacin. c) Ejecucin. d) Control y/o vigilancia. Considera dos grupos que desarrollan los factores: 1. Preejecutivo a cuyo cargo quedan la planeacin y la organizacin. 2. Ejecutivo encargado de ejecucin y control enfatiza en forma muy especial la coordinacin. 5

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D) AGUSTN REYES PONCE. Distinguido profesionista mexicano, fundador de la escuela de la administracin que se especializ en el estudio de la administracin. En su opinin el Proceso Administrativo consta de 2 etapas: 1. Esttica se identifica la previsin, planeacin y la organizacin. 2. Dinmica son considerados la Integracin, direccin y el control considera de gran importancia la administracin de personal enfatizando el anlisis y valuacin de puestos, la calificacin de mritos y la administracin de sueldos y salarios. Las caractersticas de la administracin son: a) Su universalidad el fenmeno administrativo se da dondequiera que existe un organismo social, porque en l tiene que existir siempre coordinado sistemticamente de medios. b) Su especialidad aunque la administracin va siempre acompaada de otros fenmenos. E) JOS ANTONIO FERNNDEZ ARENA. En 1965. El deca que los