El PROJECT MANAGEMENT en la Gestión y el Control de los gastos en los PROYECTOS

CULTURALES

© D

r. R

osa

Gil

Los modernos sistemas de Gestión Proyectual han ido desarrollando

Una nueva lógica en los sistemas de trabajo

Se ha cambiado el énfasis en la actividad realizada por cada persona por una idea más globalizada en la que

se respetarán unos límites y condiciones establecidas por el equipo de trabajo para la realización del Proyecto

►TIEMPOS

►PRESUPUESTOS

►CALIDAD

►ANÁLISIS DE LOS RECURSOS PRECISOS

Esto supone la clave de la mayoría del éxito en los

GRANDES PROYECTOS CULTURALES

© D

r. R

osa

Gil

1º Avance de esta

Disciplina

2º Avance más actual

•En todos los campos de la Producción Industrial

•En el sector de la Construcción e Inmobiliario

•En grandes desarrollos Técnicos

Introducción en los Servicios y la

Administración:

1º Sanidad y Servicios Sociales

2º En los Servicios Artísticos y Culturales

© D

r. R

osa

Gil

En un buen Proyecto Cultural, es imprescindible la Gestión y el Control de todos aquellos elementos que forman parte del mismo, principalmente con una correcta estructuración y seguimiento de:

LOS BENEFICIARIOS DEL PROYECTO (Alcance en

personas, Instituciones o Empresas)

LA APLICACIÓN DE UNA LOGÍSTICA ADECUADA A

LOS OBJETIVOS PLANTEADOS (Con la planificación completa de las acciones precisas)

GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS Y DE

RR HH

UNA SERIA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS (Durante

el periodo de explotación, el punto de equilibrio y el ciclo de vida del Proyecto Cultural)

© D

r. R

osa

Gil

VIABILIDAD TÉCNICA Y ESTUDIO DE ALTERNATIVAS

POSIBLES (Es muy difícil que existan dos proyectos iguales)

LA VIABILIDAD SOCIAL SI EL PROYECTO

RESPONDE A DEMANDAS CONCRETAS DE LA SOCIEDAD (En materia cultural, educativa y social)

UNA FINALIZACIÓN ADECUADA Y PRECISA DE

TODO EL DESARROLLO DEL PROYECTO (A tiempo, con un nivel de Calidad predeterminado y ajustando al máximo el

Presupuesto comprometido inicialmente)

Y es, a lo largo de todo este Proceso, donde la figura del P.M. puede adquirir un papel importante durante la Gestión en

general y Económica en particular de este tipo de Proyectos incluyendo, si es preciso, la realización de un análisis DAFO

(Debilidades, Amenazas , Fortalezas y Oportunidades)

© D

r. R

osa

Gil

1. Inadecuada planificación de los recursos

disponibles en general (24 %)

2. Mala gerencia del Proyecto (8 %)

3. Una deficiente comunicación entre

integrantes del mismo (12 %)

4. Escasa calidad del equipo responsable

con falta de profesionalidad (14 %)

5. Inadecuado sistema de seguimiento

proyectual y de su control (36 %)

6. Otros aspectos ( 6 %)

(CAUSAS DEL FRACASO DE LOS PROYECTOS

CULTURALES)

(Vicerrectorado de Cultura de

la UMA 2010)

0

5

10

15

20

25

30

35

40

1 2 3 4 5 6

© D

r. R

osa

Gil

EL PROJECT MANAGEMENT ¿QUÉ ES?

¿QUÉ EFECTOS TIENE?

¿QUÉ ALCANCE TIENE?

UN SISTEMA DE GESTIÓN Y

ORGANIZACIÓN

UN CONTROL TÉCNICO DE

COSTES, PLAZOS, CALIDAD Y SEGURIDAD

UN ANALISTA DE LA VIABILIDAD

PROYECTUAL

UNA VIGILANCIA MÁS ESTRICTA SOBRE LA

APLICACIÓN DE RECURSOS

LA ASUNCIÓN DE RESPONSABILIDADES

CONJUGAR EL RIESGO CON EL COSTE MÍNIMO

► EN TODAS LAS FASES DEL

PROYECTO CULTURAL

FASE CONCEPTUAL (Bases contextuales

del Proyecto)

FASE DEL ESTUDIO DEL DISEÑO

(Definición del

Proyecto Cultural)

FASE DE DESARROLLO PROYECTUAL

(Producción del

Proyecto Cultural)

© D

r. R

osa

Gil

• La disciplina del P.M. comenzó a desarrollarse como tal, a partir de las complejas necesidades de Proyectos públicos de Defensa y Aeroespaciales de EE UU

• 2ª Guerra Mundial (Construcción de submarinos de gran eficacia, bajo

coste y en tiempo record)

• Proyecto Manhatan (Desarrollo de la bomba atómica)

• A partir de 1950 surgen la necesidades de la Fuerza Aérea (USAF)

y otras agencias gubernamentales de encarar nuevos Proyectos de Defensa y Aeroespaciales de EE UU (El misil Atlas, diversos tipos de aviones de combate y el misil balístico Polaris, entre otros)

• Su desarrollo continuó con la carrera espacial, el Proyecto Apolo, los transbordadores y más recientemente la Estación Espacial Internacional.

• En estos mismo año el Arquitecto norteamericano Heery funda la

primera empresa de P.M. aplicada a la edificación

El Project Management (Antecedentes Históricos)

►Otras fechas significativas:

• 1960 El P.M. se traslada a la construcción (1963 Madison Square Garden, Torres gemelas de New York), etc.)

• 1970 La Administración Federal de Servicios Generales decide utilizar el P.M. en la construcción de proyectos públicos

• 1975 La primera obra iniciada y terminada en su totalidad con el P.M. (Museo Nacional del Aire y el Espacio en Washinton con una inversión de 52 millones de dólares)

•1979 La misma Administración Federal, abandonando su utilización

(La Administración no está preparada para delegar la autoridad que tiene el P.M. en el Sector privado)

(Origina cambios demasiado rápidos en los procedimientos de contratación públicos)

• Vuelve definitivamente a retomar su utilización a finales de 1986

►La NASA con un sofisticado sistema de P.M. pero forzada por restricciones presupuestarias cambio su estrategia de pruebas y seguridad : Desastre del

Challenger

© D

r. R

osa

Gil

Resultará imprescindible

su dominio en la

Administración de:

►Análisis de Riesgos

►Tiempos y Programación

►Análisis de costes e inversiones

►Políticas de Recursos Humanos

►Alcance del Proyecto como un todo

►Análisis de calidad en la producción

►Contratos y negociación

►Comunicación

© D

r. R

osa

Gil

ASPECTOS EN LOS QUE DEBE SER EXPERTO EL P.M.

PARA CUALQUIER PROCESO PROYECTUAL EN EL QUE PUEDA INTERVENIR

PRIMER PROBLEMA FUNDAMENTAL A RESOLVER POR EL P.M. EN UN GRAN

PROYECTO CULTURAL

Lograr una definición adecuada de su

DISEÑO

DEBERÁN FIJARSE SIEMPRE OBJETIVOS MESURABLES Y REALISTAS QUE ASEGUREN EN TODO LO POSIBLE RESULTADOS POSITIVOS

CONSEGUIR EL DESARROLLO DE UN PLAN INTEGRO DEL PROYECTO

SERÁ NECESARIO LA CREACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADAPTADO AL PROYECTO CON DEFINICIÓN DEL ALCANCE PERSEGUIDO

UNA PORMENORIZADA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TAREAS

LA PLANIFICACIÓN ADECUADA DE LOS RECURSOS DISPONIBLES REALES

Y LA IMPLANTACIÓN DE UN ESTRICTO SISTEMA DE CONTROL

© D

r. R

osa

Gil

© D

r. R

osa

Gil

• S

• Será muy importante atenerse a los objetivos y metas previamente planteadas

• Aquí se pondrá en práctica todo lo planeado y definido en el diseño

• Elemento fundamental

• (permanente /desviaciones)

• Se podrá evaluar la pertinencia de los objetivos planteados en todas las fases proyectuales

• Debe hacerse una evaluación general del desarrollo del Proyecto Cultural

• Supone actualmente la fase crítica de un Proyecto Cultural.

• De su correcta asignación dependerá el éxito de la estrategia emprendida

• 1º PASO: Supone describir las características del Proyecto, objetivos y definiciones

• 2º PASO: Definir la realización de los contenidos de manera clara a partir de un esquema

Diseño y

Formulación

Gestión de

Recursos

Producción Evaluación

Analizando la 4 grandes Fases del Ciclo de un PROYECTO CULTURAL, tendremos:

¿En qué aspectos puede trabajar el

P.M. ante la situación actual de crisis que afecta a

los Proyectos Culturales?

Teniendo “perfectamente claro y contrastado” lo que desean los posibles clientes del Proyecto Cultural considerado

Apoyo a la imaginación, innovación y creatividad del proceso proyectual

Reestructurar costos y gastos internos y búsqueda de nuevos patrocinios

Necesidad de planteamientos más económicos y más serios que garanticen que los retornos aseguren la viabilidad del proyecto

Lograr una mayor implicación de todos los que integran el Proyecto Cultural

© D

r. R

osa

Gil

La completa eficacia del P.M. puede verse en el asesoramiento y colaboración dentro de todas las actividades que concurren en el

Diseño y Evolución de un Proyecto Cultural

BASES CONTEXTUALES

DEL PROYECTO

DEFINICION DEL PROYECTO

PRODUCCIÓN DEL PROYECTO

CONCEPTUAL ESTUDIO DEL DISEÑO DESARROLLO

AC

TIV

IDA

DE

S

•PROGRAMA DE NECESIDADES

•DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

•INFRAESTRUCTURAS PRECISAS

•PLAN DE COSTES Y RECURSOS INICIALES PRECISO (TODOS)

•ANÁLISIS DE RIESGOS

•ENCUADRE CON OTRAS POLÍTICAS

•ORGANIZACIÓN ESTRATEGIA Y MODELO DE GESTIÓN

•MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

•DESTINATARIOS Y ENCUADRE TERRITORIAL

•EVALUACIÓN TEC/ECONÓMICA DE OFERTAS

•CONTRATACIONES

•ASPECTOS JURÍDICOS

•PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DEL PROYECTO CULTURAL

•COMUNICACIÓN

•REGISTROS INFRAESTRUCTURALES Y TÉCNICOS UTILIZADOS

•CIERRE DE CONTRATOS

•RECOPILACIÓN DE DOCUMENTACIÓN FINAL

COSTOS GLOBALES TOTALES

OBJETIVOS CONSEGUIDOS

DESVIACIONES PRODUCIDAS

© D

r. Rosa

Gil

1º) DEFINIR CON CLARIDAD EL OBJETIVO PERSEGUIDO CON EL PROYECTO CULTURAL

2º) DIVIDIR EL ALCANCE DEL PROYECTO EN PAQUETES DE TRABAJO

3º) DEFINIR LAS ACTIVIDADES ESPECÍFICAS POR CADA PAQUETE

4º) PRESENTAR GRÁFICAMENTE LAS ACTIVIDADES MEDIANTE DIAGRAMAS

5º) HACER UNA ESTIMACIÓN DE COSTO Y TIEMPO POR ACTIVIDAD CONCRETA

6º) CALCULAR EL PROGRAMA DEL PROYECTO QUE ASEGURE SU “VIABILIDAD”

© D

r. R

osa

Gil

¿CUÁL DEBE SER LA HIPÓTESIS DE TRABAJO DEL P.M. ANTE UN

NUEVO PROYECTO CULTURAL?

MOTIVACIONES

INTERÉS EMPRESARIAL

RELEVANCIA ECONÓMICA

INTERÉS ORGANIZACIONAL

•ADMINISTRACIONES OFICIALES

•PROMOTORES CULTURALES PÚBLICOS Y PRIVADOS

•TÉCNICOS DEL DISEÑO DE PROGRAMAS CULTURALES

MEJORES RESULTADOS PARA EL PROMOTOR

CULTURAL

OPTIMIZACIÓN MÁXIMA DE LOS RECURSOS

EXISTENTES

•INCORPORAR INNOVACIÓN EN LOS

PROCESOS DE GESTIÓN Y CONTROL DE LOS

PROYECTOS CULTURALES

•NUEVOS DISEÑOS ORGANIZATIVOS

¿Por qué se puede implicar al P. M. dentro de los Proyectos Culturales?

© D

r. R

osa

Gil

Veamos los Objetivos

de mejora económica que pueden

conseguirse con la

implantación del P.M.

Consolidar la estrategia de Gestión de Recursos como una preocupación permanente y una tarea sistemática

Establecer una adecuada organización de apoyo, disponiendo de profesionales o equipos de trabajo expertos, con funciones perfectamente definidas y limitadas

Mantener informado constantemente al Promotor Cultural de las diversas ofertas de recursos que puedan apoyar a nuevos proyectos culturales

Estudiar la diversificación, en lo posible, de las fuentes de financiación que garanticen la continuidad del proyecto, teniendo en cuenta de que cada una de estas fuentes requiere una estrategia distinta

© D

r. R

osa

Gil

Considerando la Gestión de Recursos como el aspecto más crítico actual en

el desarrollo de un Proyecto Cultural:

Controlar en todo momento, dentro del proceso productivo del Proyecto Cultural, el aseguramiento del mínimo costo preciso, el tiempo de desarrollo del proyecto y la máxima calidad posible

Responsabilizarse de un estudio pormenorizado del Presupuesto previsional de gastos que se estimen en el desarrollo proyectual, con dos características imprescindibles:

►1ª Coherencia (con la actividad realizada y los objetivos planteados)

►2ª Realista (ni gastos elevados, ni reducidos que dificulten el desarrollo del Proyecto Cultural)

© D

r. R

osa

Gil

EL PROMOTOR CULTURAL, EL EQUIPO DE DISEÑO Y EL P.M. ESTABLECERÁN UN PLAN DE GASTOS CONSENSUADO, CON UNA ADECUADA POLÍTICA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

UNA VEZ YA INICIADO EL DESARROLLO PROYECTUAL

EL P.M. PRESENTARÁ UN INFORME

SOBRE EL PROPIO DESARROLLO

ECONÓMICO DEL PROYECTO

DE DESVIACIONES ECONÓMICAS

SOBRE EL PROYECTO INCIAL

PRÓXIMA FECHA DE

NUEVO INFORME

P.M. Y E.D. RECALCULARÁN EL PROGRAMA ECONÓMICO

EL P.M. COMPARARÁ LA SITUACIÓN ECONÓMICA ACTUAL CON EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO CULTURAL ORIGINAL

¿ MEDIDAS CORRECTORAS?

SI

EL P.M. IDENTIFICA POSIBLES A.C. E INFORMA

AL CLIENTE

PLAN DE

ACTUACIÓN DEL

P.M. SOBRE EL

CONTROL DE

GASTOS DE UN

PROYECTO

CULTURAL

© D

r. R

osa

Gil

ON

INICIAR SU ACTIVIDAD A LA VEZ QUE CUALQUIER

ACTUACIÓN DEL PROYECTO CULTURAL

TERMINAR CON LA FINALIZACIÓN DE LA EJECUCIÓN COMPLETA DEL

MISMO

CONSEGUIR EL MÁXIMO CONSENSO EN LAS DECISIONES

ADOPTADAS ENTRE TODOS LOS INTEGRANTES DEL PROYECTO

DESARROLLO Y SEGUIMIENTO DE UN ADECUADO MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DE D.I.P. CULTURALES

DISPONER DE UNA ORGANIZACIÓN PARTICIPATIVA Y FLEXIBLE

FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO

DEL P.M.

© D

r. Rosa

Gil

A MODO DE RECAPITULACIÓN FINAL:

SU ORIENTACIÓN HACIA EL APOYO EN TODO LO QUE INCIDA EN EL ÉXITO DEL PROYECTO

CULTURAL PLANTEADO