El Rol Del Administrador. Metas e Indicadores de Gestión

Materia: Principios de Administración Profesor: Nury Ruiz

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EL ROL DEL ADMINISTRADOR. METAS E INDICADORES DE GESTIÓN: PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA Lic. Nury Ruiz

Los Administradores Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros. Estos también podrán tener algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir en dos grupos:

Los operativos son personas que trabajan directamente en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otros empleados. Por lo general se encuentran en los niveles operativos.

Los administradores dirigen las actividades de otras personas (comúnmente

designados como supervisores, jefes o encargados).

Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una organización útil y efectiva. Son los responsables de que los insumos o recursos a través de un sistema de transformación (la organización en si) se conviertan en resultados o productos.


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Nivel superior

Nivel de mandos medios

Nivel operativo

Niveles jerárquicos

Insumos o Recursos

Proceso de Transformación

Resultados o Productos

La profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel jerárquico en que se sitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planeación, organización, dirección y control de las actividades de su rol (departamento o división en el nivel intermedio), o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto mas se preocupe el administrador para saber o aprender como se ejecutan las tareas, mas preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto mas se preocupe por desarrollar conceptos mas preparado estará para actuar en el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer como se prepara un presupuesto de gastos o una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planeación y el control de producción, etc. ya que estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo lo mas importante y fundamental es saber como utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada. Dentro de las organizaciones quien ejecuta o ejerce un rol debe desempeñar todas las funciones administrativas, cabe aclarar que el tiempo que le dedicará a cada una de ellas será diferente en relación directa al puesto que ocupe dentro de la organización. Antes de continuar con el desarrollo me gustaría preguntarle qué interpreta usted por autoridad y qué por poder. Le podría preguntar en el grupo familiar que usted tiene cerca,


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¿quién tiene autoridad el padre o el hijo? Posiblemente usted me diría el padre. Pero en realidad ambos tiene autoridad lo que cambia es el rol y del papel es de quien depende la autoridad. Podemos definir a la autoridad como la capacidad del individuo de tomar decisiones y depende del rol que se esté ejecutando. Es un poder limitado por el rol que se desempeña en la organización. Este concepto está ligado al de responsabilidad, el grado de autoridad de un individuo que ocupa un rol se mide por el nivel de responsabilidad que tiene el mismo. Por otro lado, siguiendo con el ejemplo de la familia ¿quién tiene poder el padre o el hijo? Posiblemente que si estamos en una juguetería o en un kiosco de golosinas, me diría que el hijo. El poder es la capacidad de cambiar el comportamiento del otro. El poder no es del individuo sino del cargo o rol que se ocupa. Es decir que en este caso el padre tiene el poder por el solo hecho de ocupar ese rol, aunque el hijo con su grado de persuasión haga que el padre cambie de opinión. LAS CUALIDADES DEL ADMINISTRADOR Todo administrador o gerente es un tomador de decisiones. Sin lugar a dudas existen ciertas cualidades que hacen que los tomadores de decisiones sean buenos o malos. Se pueden destacar cuatro cualidades que tienen mayor importancia a la hora de analizar al tomador de decisiones: experiencia, buen juicio, creatividad y habilidades cuantitativas. Experiencia: Es lógico suponer que la habilidad de un mando para tomar decisiones crece con la experiencia. El concepto de antigüedad en una organización se relaciona con aquellos individuos que tienen el mayor tiempo de servicio, se funda en el valor de la experiencia y por lo tanto reciben un mayor salario. Cuando se selecciona a un candidato a algún puesto de la organización, la experiencia es un capítulo de gran importancia a la hora de la decisión. Los éxitos o errores pasados conforman la base para la acción futura, se supone que los errores previos son potencial de menores errores futuros. Los éxitos logrados en épocas anteriores serán repetidos. La experiencia tiene un importantísimo papel en la toma de decisiones. Cuando un mando se enfrenta a un problema, recurre a su experiencia para poder resolverlo de la forma que sabe los solucionó con anterioridad. Para situaciones mal estructuradas o nuevas, la experiencia puede acarrear ventajas y desventajas. La principal desventaja es que las lecciones de experiencia puedan ser inadecuadas por completo para el nuevo problema, resultando una decisión errónea. Pero también puede ser una gran ventaja, pues da elementos para diferenciar entre situaciones bien o mal estructuradas. Las habilidades conceptuales se van construyendo con la experiencia.


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Buen Juicio: Se utiliza el término juicio para referirnos a la habilidad de evaluar información de forma inteligente. Utilizando las habilidades conceptuales. Está constituido por el sentido común, la madurez, la habilidad de razonamiento y la experiencia del tomador de decisiones. Por lo tanto, se supone que el juicio mejora con la edad y la experiencia. Un juicio se desarrolla de la siguiente manera: basado en la información disponible y en su propia experiencia anterior, el tomador de decisiones establece parámetros o estándares conformados por los hechos, las opiniones y el conocimiento en general. El buen juicio se demuestra a través de ciertas habilidades para percibir información importante, sopesar su importancia y evaluarla. El juicio es más valioso en el manejo de problemas mal estructurados o nuevos, porque precisamente de ese juicio el tomador de decisiones sacará determinaciones y aplicará criterios, para entender el problema y simplificarlo, sin distorsionarlo con la realidad. Las habilidades conceptuales se siguen definiendo con el buen juicio. Creatividad: La creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o asociar ideas de manera única para lograr un resultado nuevo y útil. El tomador de decisiones creativo es capaz de captar y entender el problema de manera más amplia, aún de ver las consecuencias que otros pasan por alto. Sin embargo, el mayor valor de la creatividad está en el desarrollo de alternativas. Son creativos y pueden generar suficientes ideas para encontrar el camino más corto y efectivo al problema. Desarrollando las habilidades de diseño del administrador. Habilidades cuantitativas: Esta es la habilidad de emplear técnicas presentadas como métodos cuantitativos o investigación de operaciones, como pueden ser: la programación lineal, teoría de líneas de espera y modelos de inventarios. Estas herramientas ayudan a los mandos a tomar decisiones efectivas. Pero es muy importante no olvidar que las habilidades cuantitativas no deben ni pueden reemplazar al buen juicio en el proceso de toma de decisiones. Se han realizado otros estudios que aportan herramientas para analizar las características de los administradores en cualquier nivel jerárquico y en cualquier tipo de organización. A fines década de los años 60, Henry Mintzberg1 realizó un cuidadoso estudio sobre las labores a cinco principales funcionarios ejecutivos. Lo que descubrió, desafió varias nociones sostenidas durante largo tiempo acerca de las funciones de un administrador. Por ejemplo, a diferencia de los puntos de vista predominantes en aquel tiempo de que los administradores eran pensadores reflexivos que de manera cuidadosa y sistemática procesaban la información antes de tomar decisiones, Mintzberg encontró que los administradores que estudió se ocupaban de gran número de actividades diversas, sin patrones de atención fijos y de corta duración. Había poco tiempo para pensar en forma reflexiva porque los administradores sufrían constantes interrupciones. La mitad de las


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actividades de estos administradores duraban menos de nueve minutos. Pero, además de estos hallazgos, Mintzberg proporcionó un esquema de categorización para definir lo que hacen los administradores con bases en verdaderos administradores en sus trabajos. LOS ROLES DEL ADMINISTRADOR Mintzberg llegó a conclusión de que los administradores desempeñan diez diferentes roles que están muy relacionados entre sí. El término roles administrativos se refiere a categorías específicas de comportamiento administrativo. Roles Interpersonales: Se requiere que todos los administradores desempeñen funciones que tiene una naturaleza ceremonial y simbólica. Cuando el rector de una universidad entrega diplomas en una graduación, o un supervisor de fabricación acompaña en una visita a la planta a un grupo de estudiantes del secundario, actúan en un papel de representación y figura decorativa. Todos los administradores tienen un rol de líder. Este rol incluye la contratación, capacitación, motivación, y disciplina de los empleados. El tercer rol dentro del agrupamiento interpersonal es el de enlace. Mintzberg describió esta actividad como el contacto de fuentes externas que proporcionan información al administrador. Estas fuentes son individuos o grupos fuera de la unidad del administrador y pueden encontrarse dentro o fuera de la organización. El gerente de marketing que obtiene información del gerente de personal en la misma empresa, tiene una relación interna de enlace. Cuando ese gerente de ventas tiene contacto con otros ejecutivos de ventas a través de una asociación comercial de mercadotecnia, tiene una relación externa de enlace. Roles de información: Todos los administradores, hasta determinado grado, reciben y captan información de organizaciones fuera de la suya. Por lo común, estos se hace por medio de la lectura de revistas y al hablar con otras personas para saber los cambios en los gustos del mercado meta, lo que puede estar planeando los competidores y cosas semejantes. A esto Mintzberg lo llama el rol de seguimiento o vigilancia. Los administradores también actúan como conducto para transmitir información a los integrantes de la organización. Este es el rol de diseminador. Cuando ellos representan a la organización frente a extraños los administradores también desempeñan el rol de voceros. Realizando las actividades humanas se logra potenciar este rol. Roles Decisionales: Por último, Mintzberg identificó cuatro roles que giran alrededor de la toma de decisión. Como emprendedores, los administradores inician y supervisan nuevos proyectos que mejoraran el desempeño de su organización. Como manejadores de disturbios, toman acciones correctivas en respuestas a los problemas no previstos con anterioridad. Como asignadores de recursos, los administradores son responsables de distribuir los recursos humanos, físicos y monetarios. Por último, los administradores se desempeñan como


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negociadores cuando analizan y negocian con otros grupos y así obtener ventajas para sus propias unidades. Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportes a los objetivos del grupo. Construyendo un ambiente en el cual los individuos ejecuten sus roles de forma eficaz y eficiente logrando ser productivos para el logro de los objetivos comunes. LAS HABILIDADES Y LAS FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR Los administradores en cualquier puesto o rol dentro de una organización (empresarial o no) deben desarrollar habilidades y ejecutar funciones. Habilidades administrativas: Los administradores deben desarrollar ciertas habilidades en todos y cada uno de los puestos dentro de una organización. El esquema lo muestra. + Habilidad Técnica: Es el conocimiento y la pericia para realizar actividades que incluyen métodos, proceso y procedimiento. Por lo tanto, representa trabajar con determinadas herramientas y técnicas, por ejemplo los mecánicos dentales trabajan con herramientas y sus supervisores deben tener la capacidad de enseñarle como usarla. + Habilidad Humana: Es la capacidad para trabajar con personas: es el esfuerzo cooperativo o mejor dicho el trabajo en equipo. Donde se trata de crear de un ambiente en que las personas se sienten seguras y libres para expresar sus opiniones. Estas habilidades se adquieren en la vida a medida que el individuo va creciendo y se va relacionando con otros seres humanos. Es decir que se va construyendo una forma de vincularse con los demás. + Habilidad Conceptual: Es la capacidad de ver la imagen del conjunto, equivale a utilizar la experiencia y el conocimiento para reconocer los elementos importantes en una situación y comprender las relaciones entre ellos. Usted en su desarrollo laboral o bien en el estudio de esta carrera ha aprendido, o está aprendiendo a utilizar herramientas de gestión, analizando la realidad de su entorno y viendo como puede usar lo adquirido. Esta habilidad se aprende con experiencia y con la utilización del buen juicio. + Habilidad de Diseño: Es la capacidad para solucionar problemas en forma tal que la empresa se beneficie, tanto a nivel personal como organizacional. Los gerentes deben estar en posibilidad de hacer algo más que ver el problema. Necesitan tener más la habilidad de un buen


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ingeniero de diseño para encontrar una solución práctica para él. Esta habilidad con creatividad permite que se realicen innovaciones en todos los niveles de la organización.

Nivel superior


Nivel operativo


Habilidades Técnicas

Habilidades Humanas

Habilidades Conceptuales y de Diseño

LAS HABILIDADES ADMINISTRATIVAS EN LOS NIVELES ORGANIZACIONALES

Funciones Administrativas Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases que se deben tener en cuenta: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determinan la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la cual se ejecuta todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante un periodo de estructuración. A estas dos fases, el investigador Lyndall F. Urwich2 las llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige hacia el futuro. Mientras que la dinámica se refiere a como manejar de hecho el organismo social. Entonces estas actividades integradas son las que debe desarrollar el administrador de forma tal que permita lograr la eficacia y eficiencia de su tarea.


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ADMINISTRACIÓN

DINÁMICA

MECÁNICA

ORGANIZACIÓN

PLANEACIÓN

CONTROL

DIRECCIÓN

¿Qué se quiere hacer?

¿Qué se va a hacer?

¿Cómo se va a hacer?

Ver que se haga

¿Cómo se ha realizado

Es importante reconocer que existen diversas opiniones en cuanto al número de etapas que constituyen el proceso administrativo aunque de hecho, para todos los autores los elementos esenciales son los mismos.


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I

Planeación

¿Qué se quiere hacer?

¿qué se va a hacer

II

Organización

¿Cómo se va a hacer

III

Dirección

Ver que se haga

IV

Control

¿Cómo se ha realizado

VALORES INSTITUCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN De carácter e eminentemente social, se rige por una serie de valores que le proporcionan no solo una validez moral ante el mundo, sino también infamación ética que debe orientar la conducta del administrador en la sociedad. La observación de estos valores influye directamente en el incremento de la eficiencia en cualquier grupo social. Los valores institucionales de la administración pueden ser: Sociales: Estos son de mayor importancia, ya que contribuyen a bienestar de la sociedad a través del:

• Mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano. • Mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.


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• Cumplimiento de obligaciones físicas que permiten sostener a los gobiernos locales y federales. • Evitar la competencia desleal. • Promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo. • Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.

Organizacionales: Aquellos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta el grupo social:

• Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológico. • Optimizar la coordinación de recursos. • Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos. • Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

Económicos: Son los que se orientan a la obtención de beneficios económicos:

• Generar riqueza. • Máxima obtención de utilidades. • Manejo adecuado de los recursos financieros. • Desarrollo económico del grupo social. • Promover la inversión.

Como hemos visto entonces el administrador debe ejecutar las funciones administrativas:


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LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN LOS NIVELES ORGANIZACIONALES

Nivel superior


Nivel operativo


Planificar Organizar

Dirigir

Controlar

Planificar significa definir a donde se desea llegar (objetivo o resultado esperado) y la forma para alcanzarlo.

Organizar es identificar la estructura intencional de los roles necesarios para lograr

de forma eficiente los resultados esperados a través del camino seleccionado.

Integrar el personal implica llenar y mantener ocupados los puestos en la estructura organizacional.

Dirigir consiste en influir sobre las personas para que contribuyan en la obtención

de las metas u objetivos de la organización y los individuales, se refiere a la interrelación de las personas.

Controlar implica medir y corregir el desempeño individual y organizacional para

asegurar que los hechos se ajusten a los planes.

METAS E INDICADORES DE GESTIÓN (PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA) La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante la utilización de herramientas de gestión dentro de una organización. Es decir:


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1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de una organización. 2. Permitirle a la organización tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla. 3. Asegurar que la organización produzca o preste sus servicios.

El administrador debe lograr superávit, es decir obtener una diferencia entre los insumos o recursos necesarios y los resultados esperados. Muchas empresas obtienen esta diferencia siendo productivas. El administrador deberá definir parámetros que permitan desarrollar medir su trabajo profesional. Deberá definir indicadores de gestión que le permitan realizar su tarea de forma tal de hacerlo con la menor esfuerzo logrando el mayor resultado posible. Los administradores deberán desarrollar y aprender a medir los indicadores de: 1. EFICIACIA Es lograr un buen resultado. Hacer las cosas bien; es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen las metas que se habían definido. Estos dos conceptos están muy interrelacionado (eficiencia y eficacia) ya que la eficacia de un modelo, de un administrador, entre otros, estará íntimamente unidad a la necesidad de ser o no eficiente. El ideal de este desempeño debe centrarse en ser eficaces de la forma más eficiente posible. Se puede ser eficaz son ser eficiente y esto se produce cuando se logran resultados sin medir los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Ahora bien, ¿se puede ser eficiente sin ser eficaz? La repuesta es afirmativa, se puede ser eficiente sin ser eficaz. Se puede emplear bien los recursos sin conseguir los objetivos propuestos, y esto sucede cuando se es eficiente con metas equivocadas. 2. EFICIENCIA Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a " insumo-productos". Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:

Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el volumen de recursos empleados.

Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la

cantidad de recurso empleado

Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado, medido en relación a los insumo (mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlo. Los gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar las metas están actuando eficientemente.


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Aun siendo una característica prioritaria la eficiencia en la administración y de los administradores, no es una cualidad suficiente. La administración y los administradores no solo deben de buscar la eficiencia en sus acciones, sino que, además tienen que alcanzar los objetivos propuesto, es decir, tienen que ser eficaces. 3. PRODUCTIVIDAD Fabricar más productos. Hacer más camisas en menos tiempo. Es la relación entre resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida consideración de la calidad, se puede expresar en la forma siguiente:

Productividad = resultados (dentro de un tiempo dado, considerando la calidad

insumos La formula señala que se puede mejorar la productividad:

1.- Al acrecentar la producción (resultados) con el mismo insumo. 2.- Al disminuir los insumos manteniendo la misma producción. 3.- Al aumentar la producción y disminuir los insumo para cambiar la razón de un modo favorable.

Existen varias clases de insumo como lo son el trabajador, los materiales y el capital, sin embargo, sin duda alguna la mayor oportunidad para aumentar la productividad se encuentra en el propio trabajo, en el conocimiento y, en especial, en la administración, ya que nadie sabe hacer mejor las cosas que aquel que las hace. La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y organizacional. 4. COMPETITIVIDAD La competitividad en el mundo actual se define como la capacidad de generar una mayor producción al menor costo posible tratando de construir y mantener una ventaja con respecto a la competencia. 5. RENTABILIDAD La rentabilidad no es otra cosa que "el resultado del proceso productivo". Diccionario Enciclopédico Salvat. (1970). Si este resultado es positivo, la empresa gana dinero (utilidad) y ha cumplido su objetivo. Si este resultado es negativo, el producto en cuestión está dando pérdida por lo que es necesario revisar las estrategias y en caso de que no se pueda implementar ningún correctivo, el producto debe ser descontinuado.


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La rentabilidad es la relación que existe entre la utilidad y la inversión necesaria para lograrla. 6. ECONOMICIDAD Defiende la existencia del equilibrio entre el precio de la producción obtenida y el precio de los recursos consumidos. 7. RACIONALIDAD Es el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros de que disponen las empresas buscando incrementar la eficiencia en la prestación de los servicios públicos, y de los niveles de producción de bienes y servicios. 8. CALIDAD La capacidad de producir satisfactores (sean bienes o servicios) que llenen las expectativas de los usuarios. Por otro lado también significa realizar correctamente cada paso del proceso de producción para satisfacer a los clientes internos de la organización y evitar satisfactores defectuosos. Su importancia se basa en que el cliente satisfecho nos vuelve a comprar (en organizaciones mercantiles) o vota, colabora y paga sus impuestos o donativos con gusto (para organizaciones como el Gobierno o no gubernamentales). La sinergia (recuerde el concepto de patrón sinergético que analizamos anteriormente) es una propiedad de los sistemas que indica que la suma de las partes es distinta al todo. Desde el punto de vista de una organización empresarial (considerada un sistema abierto que se relaciona con un entorno) se puede decir que los individuos que ejecutan los roles deben superar lo esperado. Por ejemplo, cuántas veces usted debió realizar un trabajo en grupo para una materia, se reunió en una oportunidad con el grupo, tomaron algo y se distrajeron, el resultado fue negativo (no se terminó el trabajo). Ahora bien se reunió con el mismo grupo en otra oportunidad y terminaron el trabajo antes de lo previsto. ¿Que sucedió entonces? Existió sinergia positiva, es decir que lograron el objetivo con menos esfuerzo. Coordinación de recursos La organización, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos, estos son elementos que, administrados correctamente, le permitirán o le facilitarán alcanzar sus objetivos. Existen tres tipos de recursos:

Recursos materiales. Aquí quedan comprendidos el dinero, las instalaciones físicas, la maquinaria, los muebles, las materias primas, etc.

Recursos técnicos. Bajo este rubro se listan los sistemas, procedimientos,

organigramas, instructivos, etc.


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Recursos humanos. No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en este grupo, sino también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad: conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etc.

Los recursos humanos se han dejado al último no por ser los menos importantes, sino porque, requieren de una explicación más amplia. Los recursos humanos son más importantes que los otros dos, pueden mejorar y perfeccionar el empleo y diseño de los recursos materiales y técnicos, lo cual no sucede a la inversa. La teoría de la administración nos habla ya del concepto de humanos con recursos, habilidades y destrezas para el logro de los resultados. Para administrar se requiere combinar, sistematizar y analizar estos tres tipos de recursos que intervienen en el logro de un fin común. Citas de la Lectura 1Mintzberg, H.: MINTZBERG Y LA DIRECCION. Publicado por Ediciones Díaz de Santos, 1991 2Urwich, L.: Ensayo sobre la ciencia de la administración. Publicado por Instituto Centroamericano de Administración Publica, 1982

El Rol Del Administrador. Metas e Indicadores de Gestión

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