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Manuel Rosado Gamir,Director Comercial,Comunycarse

Independientemente de la época que nos ha tocado vivir,en las empresas necesitamos “ahorrar”. Y, este ahorropuede lograrse desde muchos puntos de vista. Lo queestá claro, es que el despilfarro nunca tiene sentido.Aunque tengamos una cuenta corriente muy saneada,nuestro sistema productivo siempre debe ser sostenible.

El secreto de ahorrarcostes en la distribuciónde documentos

En la actualidad, estamos viviendo un período, en elque se nos bombardea con mensajes en los quese nos insiste en la necesidad de ponernos al día yadoptar sistemas modernos y eficaces de gestión dedocumentos, en la eficacia de la oficina sin papeles,en la importancia de ser más productivos… Y la ver-dad, es que no acabamos de despegar. Quizá, elproblema radique en la falta de tiempo para planifi-car estrategias, lo que nos hace pasar por alto quetan sólo un pequeño esfuerzo podría generar gran-des resultados. En este sentido, la tecnología está anuestro alcance, pero no le estamos sacando el má-ximo partido.

Importancia de las Redes de NuevaGeneraciónEn el mundo de las comunicaciones empresariales,tenemos una gran oportunidad gracias a la Red deNueva Generación, más conocida como NGN. Elahorro de costes ya no es un sueño, sino una reali-zad tangible que está a nuestro alcance.

Pero, ¿en qué nos puede favorecer dentro delentorno de las comunicaciones empresariales, con-cretamente en el área de la distribución de la docu-mentación?

Para responder a esta cuestión, es importanteque hagamos un ejercicio práctico, sólo hay que con-testar mentalmente a cada una de las siguientes pre-guntas: ¿Cuántas máquinas de fax tradicionales tie-ne en su oficina?, ¿y en sus delegaciones?, ¿se ha

parado alguna vez a pensar cuánto le cuesta el man-tenimiento de las líneas telefónicas asociadas al fax,el cableado, el tóner, el papel consumido?, ¿cuántogasta en imprimir aquellos faxes que van directa-mente a la papelera?, ¿tiene sentido imprimir un do-cumento fax que luego ha de introducirse en nues-tra carpeta corporativa, que está en la red, omandarse como documento adjunto a una direc-ción de correo electrónico?

Según un estudio sobre la Industria del fax rea-lizado por The Kauffman Group: una empresa con25 personas enviando manualmente 30 faxes al díade dos páginas cada uno, está despilfarrando 1.000horas de trabajo al año. Si esta cifra la traducimosa euros, el dato resultante es considerable y muy atener en cuenta, si queremos ahorrar.

Los siguientes conceptos ya los hemos repetidoen varias ocasiones, pero son sumamente impor-tantes: ¿Cómo podemos controlar los documentosque entran y salen por fax desde nuestra empresa?,¿acaso tenemos a alguien encargado de enviar ydistribuir la documentación para mantener la confi-dencialidad y evitar que se envíe información “deli-cada” sin dejar rastro?

Lo cierto, es que emplear una persona para es-te tipo de tareas no es rentable, a lo que hay queañadir el hecho de que no siempre se consigue en-tregar la documentación a tiempo, bien por que eldestinatario está ocupado, porque no se encuentraen su puesto de trabajo o, incluso, porque se ha

gestión documental

nº48 ı diciembre 2009 13

diferentes canales de comunicación, no de sustituir unos porotros.

Asimismo, habría que destacar otro punto fundamental: secomparte la infraestructura. Esto es muy importante, pues unaempresa con varias delegaciones puede disponer de un servidorcon múltiples destinos remotos sin tener que cambiar sus núme-ros de fax y, por tanto, sin tener que emplear dinero y recursosen notificarlo a sus clientes. Gracias a las redes NGN, es posiblela portabilidad de los números.

A todo lo anterior añadiremos que una empresa que decidasustituir las máquinas tradicionales de fax por un servidor cor-porativo, lo va a poder hacer sin que el proceso de cambio per-judique, en ningún caso, la comunicación con sus clientes.

¿Se imagina las ventajas que supone el tener todas las co-municaciones integradas?

Gracias a la interfaz entre las MFP’s y el Servidor de Fax, elusuario no notará la diferencia al enviar o recibir un fax, sin em-bargo, podremos ahorrar la línea analógica, el módem o máqui-na de fax y, además, en la misma operación podremos incluir losdocumentos en nuestro gestor documental sin trabajo extra.

Y todo ello con tres premisas esenciales: transparencia fren-te al método tradicional, seguridad y confidencialidad. ¡Ah¡ Yorden y ahorro. Nos lo agradecerán los árboles. cc

extraviado el documento. En definitiva, estamos asumiendo de-masiados errores en una tarea tan rutinaria como es el envío y larecepción de documentación.

Es difícil evaluar el coste por la pérdida de un documento que,como todo, depende de la importancia del mismo. Por supues-to qué podemos pensar: “A mí esto nunca me va a pasar”, pe-ro, ¿y sí pasa? A día de hoy, no conozco a nadie que conduzcasu coche sin seguro y no por ello salimos a la carretera pensan-do que vamos a tener un accidente.

Automatización de la entrega de documentosLa solución a todo lo anterior pasaría por automatizar la en-trega de documentos a través de lo que se conoce como unservidor de fax. De esta manera, tendremos un punto de ad-ministración y control del sistema centralizado, así como tra-zabilidad de la información que fluye por la empresa, todo ellocumpliendo con los imperativos de la LOPD. Con esto, vamosa conseguir consolidar las líneas de fax, gracias a lo cual seráposible ahorrar en consumibles, reducir el coste del manteni-miento de las máquinas de fax y unificar el mantenimiento delos servicios.

Otra de las ventajas de la automatización, es que se podráncompartir recursos, el número de canales concurrentes que re-quiere su empresa se adjuntará a sus requerimientos reales y noestará mediatizado por las barreras geográficas, con lo que dis-minuirá drásticamente el gasto en líneas telefónicas.

El usuario percibirá, además, la comodidad de trabajar des-de su escritorio, con aplicaciones que le son familiares, comoWord o Excel, entre otras, o incluso, desde la bandeja de sucorreo electrónico. Se trata de complementar e integrar los

...Una empresa con 25 personas enviandomanualmente 30 faxes al día de dos páginascada uno, está despilfarrando 1.000 horas detrabajo al año.