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INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO USUARIOS

IT-TEC-007 Fecha de emisión: 24/07//2019 Versión: 1 Página 1 de 35

INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO USUARIOS IT-TEC-007

TABLA DE CONTROL

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2 24/07/2019 Auxiliar de Sistemas

Líder de Proyecto

Director de Proyectos

Se actualiza a la versión del Software Se agregan pantallazos con el cambio de versión

1 06/12/2017 Auxiliar de Sistemas

Líder de Proyecto


Se actualiza a la versión del Software Se agregan pantallazos con el cambio de versión

Inicial 24/04/2016 Asistente de Sistemas

Líder de Proyecto


Primera Edición

Versión Fecha Elaboró Revisó Aprobó Descripción de la Revisión

APROBACION DEL DOCUMENTO

CONTROL DEL DOCUMENTO



TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO ................................................................................................................ 3 2 ALCANCE ................................................................................................................ 3 3 REFERENCIAS ........................................................................................................ 3 4 DEFINICIONES ........................................................................................................ 3 5. ACCIONES Y METODOS ......................................................................................... 4 5.1 CREACIÓN DEL USUARIO NOTARIO TITULAR ..................................................... 4 5.2 CREACIÓN DEL USUARIO NOTARIO ENCARGADO ............................................. 6 5.3 CREACIÓN CUENTA DEL FUNCIONARIO ............................................................ 11 5.4 CREACION FUNCIONARIO SUPER ADMINISTRADOR……………………………..18 5.5 ELIMINAR UN USUARIO ....................................................................................... 30 6. DISPOSICIONES GENERALES ............................................................................. 35 7. RESULTADOS ....................................................................................................... 35



1 OBJETIVO Describir el funcionamiento del aplicativo Id3 Usuarios mencionando las pautas operativas de administración y creación de las diferentes cuentas, por medio de la tarjeta biométrica del notario titular. 2 ALCANCE Crear las cuentas de ingreso al sistema biométrico por parte del Notario, otorgando permisos según el cargo y funciones que desempeña la persona a la cual se le está creando el usuario. 3 REFERENCIAS ▪ Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015, Sistemas de Gestión de la

Calidad - Requisitos.

▪ Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000, Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.

4 DEFINICIONES

• Id3 Usuarios: Software que se utiliza por las notarías para realizar el proceso

administración y creación de los funcionarios que tienen acceso al sistema de

autenticación biométrica.

• Biothentic: Es un lector de huellas dactilares y tarjetas inteligentes.

• Enrolamiento: Proceso por medio de cual se captura las huellas y firma de los

notarios titulares y encargados y se almacenan junto a los datos biográficos en

una tarjeta con chip que posteriormente será utilizada para el ingreso, firma y uso

del sistema de autenticación biométrico.



En proceso de enrolamiento solo se lleva se puede llevar a cabo en la sede de la

UCNC o en las ciudades sede de enrolamiento y realizado por el personal

autorizado.

5. ACCIONES Y METODOS

5.1 CREACIÓN DEL USUARIO NOTARIO TITULAR

• Ingresar la tarjeta de notario titular.

• Delizar por el Biothentic uno de los dedos enrolados.



• En las respectivas casillas se visualizan automáticamente los datos del notario titular.



5.2 CREACIÓN DEL USUARIO NOTARIO ENCARGADO

• Ingresar la tarjeta de notario titular.

• Delizar huella por el Biothentic.



• En las respectivas casillas se visualizan automáticamente los datos del notario titular.



• Dar clic en el siguiente botón que se utiliza para crear una cuenta con tarjeta, en este caso al notario encargado.



• En la ventana que se visualiza, indica que debe retirar la tarjeta del notario titular con la que se ingresó a este aplicativo e insertar la tarjeta del notario encargado.



• Deslizar la huella del notario encargado.

• Se visualizan los datos del notario encargado

• Dar clic en “Crear cuenta”.



• Retire la tarjeta del notario encargado e ingrese la del notario titular.

• El notario titular debe deslizar la huella y en la parte inferior de la ventana debe aparecer Usuario Creado.

5.3 CREACIÓN CUENTA DEL FUNCIONARIO

• Puede Ingresar la tarjeta del notario titular, encargado o Usuario y Contraseña del Funcionario Super administrador.



• Dar clic en el siguiente botón que se utiliza para crear una cuenta sin tarjeta; en este caso, los funcionarios que harán uso del Sistema Biométrico y el funcionario Super administrador.



Se visualizan los campos que se requieren completar.

• Digitar el número de cédula el cual debe tener exactamente 10 dígitos, si no es el caso completar con ceros a la izquierda; escribir los nombres y apellidos.

Para funcionario normal:

• Seleccionar “Activo”.

Para funcionario Super administrador:

• Seleccionar “Activo y Super administrador”.



• Se genera el usuario que corresponde al número de Cédula y una contraseña aleatoria.

• Dar clic en “Aceptar”.

La cuenta ha sido creada.



• Para cambiar la contraseña en la parte superior derecha, dar clic en el botón de

configuración



• Eliminar la contraseña actual y digitar una nueva, debe ser alfanumérica y tener mínimo 8 caracteres.

• Dar clic en aceptar.



La cuenta fue modificada.

Ya se puede Cerrar el aplicativo id3 Usuarios.



5.4 CREACION FUNCIONARIO SUPER ADMINISTRADOR

IMPORTANTE: Se recomienda crear un funcionario Super administrador, el cual podrá crear las cuentas de los funcionarios, eliminar usuarios y desbloquear Usuarios que presenten sesión activa.

• Ingresar la tarjeta de notario titular o encargado.

• Delizar uno de los dedos enrolados por el Biothentic.



• Dar clic en el siguiente botón que se utiliza para crear una cuenta sin tarjeta; en este caso, el funcionario Super administrador.



Se visualizan los campos que se requieren completar.

• Digitar el número de cédula el cual debe tener exactamente 10 dígitos, si no es el caso completar con ceros a la izquierda; escribir los nombres y apellidos.

• Seleccionar “Activo y Super administrador”.



• Se genera el usuario que corresponde al número de Cédula y una contraseña aleatoria.

• Dar clic en “Aceptar”.

El usuario siempre será el número de la cédula y la contraseña que aparece es aleatoria. La cuenta ha sido creada.



Como la Contraseña se creó aleatoriamente, se debe modificar.

• En la parte superior derecha, dar clic en el botón de configuración



• Eliminar la contraseña actual y digitar una nueva, debe ser alfanumérica y tener mínimo 8 caracteres.

• Dar clic en aceptar.



La cuenta fue modificada.

Ya se puede Cerrar el aplicativo id3 Usuarios.



5.5 DESBLOQUEAR USUARIOS IMPORTANTE: El usuario funcionario y Super administrador tienen 10 posibles intentos para ingresar la contraseña en el aplicativo id3 Autenticación o id3 Usuarios para el caso del Super administrador, de lo contrario al sobrepasar este límite se bloqueará el usuario. También se bloqueará el usuario cuando por algún error se cierre inesperadamente el aplicativo id3 Autenticación, se debe esperar 5 minutos o realizar el desbloqueo por medio del aplicativo id3 Usuarios. Solamente el usuario Super administrador, el notario titular o los notarios encargados pueden realizar el desbloqueo de los usuarios.

• Se identifica que el usuario se encuentra bloqueado cuando al ingresar usuario y contraseña se visualiza el mensaje “Usuario y/o contraseña no válidos, 0 intentos restantes”



• Ingresar al aplicativo id3 Usuarios.

• Seleccionar el usuario que se encuentra bloqueado.

• Dar clic en el icono para realizar el desbloqueo.



En la parte inferior de la ventana del aplicativo, notifica que el usuario ya fue desbloqueado y puede ingresar nuevamente al sistema.



5.6 ELIMINAR UN USUARIO

• Puede Ingresar la tarjeta del notario titular, encargado o Usuario y Contraseña del Funcionario Super administrador.



• En la parte izquierda de la ventana, se visualiza los usuarios que hacen uso del sistema biométrico.



• Seleccionar el nombre del usuario que se desea eliminar.

• Dar clic en el botón que se encuentra en la parte superior izquierda.



• Dar clic en “Aceptar” para confirmar la eliminación del usuario



• La cuenta fue eliminada y por lo tanto ese usuario no puede volver a ingresar al

sistema de biometría.

Para finalizar, dar clic en “Cerrar” el aplicativo id3 Usuarios.



6. DISPOSICIONES GENERALES

Se encuentran dos opciones de ingreso al aplicativo Id3 Usuarios:

- Tarjeta Biométrica Personal: Puede crear todos los usuarios y administrar todos los permisos; primero debe ser insertada la tarjeta al Biothentic y luego abrir el aplicativo Id3 Usuarios.

- Usuario y Contraseña: Cuando se le ha otorgado a un funcionario permiso de Super administrador, puede ingresar de esta manera para crear un usuario que se vaya a desempeñar únicamente como Activo, mas No usuarios del Notario Titular o Encargado.

Diligenciar nombres y apellidos completos del Usuario.

7. RESULTADOS

Notario titular y encargados cuentan con un manejo adecuado el aplicativo.

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