ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS€¦ · personal de CEDIS en Laredo, Tx. de los embarques en ruta....

PROCEDIMIENTO

Despacho - Importación

CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA

UIS-PR-OPNL-01 12 Febrero 2021 13 1 de 14

1. PROPOSITO: Establecer los lineamientos para la realización del despacho de mercancía de importación en Nuevo Laredo 2. ALCANCE: Aplica a todas las actividades relacionadas con la importación de mercancía realizada por Universal en Nuevo Laredo, Tamaulipas. 3. LINEAMIENTOS: Asegurar que las actividades para realizar los despachos de importación se realicen en tiempo y forma, cumpliendo con el marco regulatorio vigente y asegurando el adecuado manejo de las mercancías. La clasificación de mercancías y el previo se realizan en Laredo, Tx. Cuando se detecte algún daño, faltante o sobrante de mercancía se le dará aviso al cliente. Las operaciones vulnerables se realizan cumpliendo con el marco regulatorio vigente y con la documentación establecida en el Instructivo Requisitos Operaciones Vulnerables UIS-IN-OPNL-02, asegurando además el adecuado manejo de las mercancías El llenado de los sobres (expedientes) se realiza de acuerdo a lo indicado en Instructivo Historial de Embarque UIS-IN-OPNL-01 En el caso del cliente Valeo (todas las divisiones) el Ejecutivo de Trafico subrayara y/o sombreara las cantidades que tienen discrepancia en el Reporte de Facturas UIS-FO-OPNL-08 para cotejar contra factura proveedor para validar que la información enviada al Agente Aduanal del cliente sea la correcta.

4. DESARROLLO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

ARRIBO DE MERCANCIA EN ALMACEN DE LTX

1. Ejecutivo de Tráfico Recibe aviso de arribo e imprime el Reporte de Facturas UIS-FO-OPNL-08. Pregunta al cliente si es para importar ese día, una vez recibidas las Instrucciones de Despacho del cliente se imprimen y anexan al expediente. Se le recuerde al cliente si es el caso que se debe contar con documentos completos, mercancía y caja tráiler antes de las 2:00 p.m. ¿La instrucción cumple con estos 3 requisitos? Si: Elabora la Nota de Revisión UIS-FO-OPNL-01. (se asigna nº de folio candado) No: Se le recordara al cliente a las 2 de la tarde que le falta alguno de los requisitos requeridos para el cruce, de ser necesario que gire instrucciones nuevamente si el embarque se queda para cruzar al día siguiente o autoriza el pago del servicio extraordinario para cruzar el mismo día. ¿Unidad de comercialización y País de origen están asentados en Reporte de Facturas UIS-FO-OPNL-08 y coinciden con la factura o TLC?

No: Confirma con el área de previos la unidad de comercialización y el origen de la

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carga. Nota: El personal de previos debe anotar el origen que presente la mercancía en el Reporte de Facturas UIS-FO-OPNL-08, en caso de que la mercancía no tenga indicado el origen se considera el que aparece en la documentación consultando previamente con Jefe de Trafico y/o Gerente de Operación Aduanera. Si: Continua con el trámite. ¿Si el cliente solicita en sus instrucciones que UIS coordine el flete y el equipo de arrastre exclusivo, mercancía y destino es recurrente? No: Solicita la cotización para flete por medio de la opción habilitada en el Sistema de Transporte por correo electrónico al Jefe y Coordinador de Logística. Reenvía además instrucciones del cliente con las referencias para cotización del flete, en caso de recibirlas vía telefónica solicitara al cliente lo haga por escrito. Nota: El Ejecutivo de Trafico consultará con personal de CEDIS la mejor forma de embarcar el producto, ellos tomarán la medida de la manera indicada ayudando así a que el área de logística pueda solicitar la cotización adecuada al transporte.

Si: Llena el formato de Orden de Embarque UIS-FO-CL-04 por medio de la opción habilitada en el Sistema de Transporte y en caso de requerir su arrastre el mismo día lo envía antes de las 17:00 hrs por correo electrónico al Jefe y Coordinador de Logística. Ver Procedimiento Coordinación Logística UIS-PR-CL-01.

2. Ejecutivo de Tráfico En el caso de que la mercancía sea para transbordo, revisa si la caja la posicionará UIS o el cliente directamente: ¿La posiciona UIS? Si: Solicita a Logística mediante Orden de Embarque Laredo UIS-FO-CL-04 le asigne equipo. Una vez que cuenta con los datos de la línea y el número de caja, anota el número de pedimento en la carta de instrucciones, informa a CEDIS para que proceda con el transbordo. Ver Procedimiento Coordinación Logística UIS-PR-CL-01. No: Le avisa al cliente que llegó su caja a transbordo para obtener los datos de la nueva unidad. Una vez obtenida la información la envía a CEDIS.

3. Ejecutivo de Tráfico Una vez llenada la Nota de Revisión UIS-FO-OPNL-01, se asegura de contar con toda la documentación necesaria para el despacho, confirma si requerirá de un "Aviso Automático de importación de productos siderúrgicos" (AAIPS) y de anotar el monto

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de IEPS a pagar si es que le aplica.

¿Documentación completa o con requisito de AAIPS ? No: Solicita información faltante al Importador, incluyendo las pantallas de la transmisión del AAIPS por parte del importador en caso de requerirse.

Si: Entrega expediente al jefe de tráfico y/o coordinador de operaciones envía documentación necesaria a digitalizador. Verifica utilizando Check List Aviso Automático UIS-FO-OPNL-25 que la información del Certificado molino, aviso automático y factura comercial coincidan. ¿La información del AAIPS/Factura comercial/Certificado Molino es correcta? No: Solicita correcciones al cliente y avisa vía correo electrónico en que consiste el error o inconsistencia. Si: Continua con el trámite de importación.

4. Coordinador de Operaciones y/o

Glosadores

Asigna el expediente a documentador.

ELABORACIÓN Y PAGO DEL PEDIMENTO

5. Documentador Coteja la información contenida en los expedientes. ¿La información es correcta? No: Solicita aclaración y corrección al Ejecutivo de Tráfico. Si: Captura la Pro Forma de Pedimento asentando en él los identificadores y complementos aplicables Genera y/o actualiza los Comprobantes de Valor Electrónico (COVE’s) en el sistema de captura de pedimentos. Nota: Se deberán actualizar los Comprobantes de Valor Electrónico (COVE’s) cuya moneda sea distinta a la de dólares.

6. Documentador Entrega la Pro Forma de Pedimento y la documentación correspondiente al Jefe

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Trafico y/o Coordinador de Operaciones el cual se lo asigna al Glosador de Pedimentos para Glosa.

7. Digitalizador Digitaliza anexos del pedimento y cuando aplica la carta 3.1.8, genera los documentos electrónicos (E-document) y envía al glosador.

8. Glosador de Pedimentos

Revisa la Pro Forma de Pedimento, COVE’s, E-document y la documentación anexa al pedimento en caso de que no coincida la información revisa y aclara con el Ejecutivo de Trafico las discrepancias. Si no se menciona la subdivisión en la Nota de Revisión UIS-FO-OPNL-01 regresa el expediente al Ejecutivo de Trafico para que corrija haciendo mención en el campo de observaciones. Si los datos están correctos autoriza con su firma la proforma de pedimento. En caso de que haya correcciones realiza anotaciones en esta, y la firma validando con ello su revisión.


Glosadores

Revisa documentación ¿Tiene errores y/o falten documentos o los E-documents? No: Asigna al documentador para validación y solicitud de autorización de pago a Tesorería. Si: Asigna a documentador para correcciones y/o agregue los E-documents y solicita al

ejecutivo anexe documentos faltantes.

10. Documentador Corrige y regresa al jefe de tráfico y/o coordinador de operaciones para que validen las correcciones realizadas.

11. Documentador Para los clientes sin crédito y/o financiamiento, entrega una copia del pedimento

al Ejecutivo de Trafico correspondiente para que genere UIS-FO-OPNL-23 Solicitud de

Anticipo.

Nota: En caso de no aplicar pasa a la actividad 13.

12. Ejecutivo de Trafico Una vez que genera UIS-FO-OPNL-23 Solicitud de Anticipo, la envía al cliente para que realice el depósito o transferencia del monto solicitado (Impuestos, Cta. Mexicana y americana, según aplique). Informa a Tesorería.


Glosadores

Una vez que valida que el documento ya no cuenta con errores asigna documentador para su validación y solicitud de autorización de pago a Tesorería.

14. Documentador Solicita autorización de pago del pedimento al Jefe de Tesorería yo Auxiliar de Tesorería y le entrega el archivo de validación.

15. Jefe de Tesorería Valida lo siguiente:

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Cliente con anticipo Verifica que el cliente haya depositado los impuestos solicitados de acuerdo a proforma de pedimento o Solicitud de Anticipo UIS-FO-OPNL-23 enviada por el Ejecutivo de Trafico. Cliente Financiado Escribe en el archivo de validación la cuenta de UIS de la cual se tomarán los fondos para la realización del pago Cliente Cta. PECA Escribe en el archivo de validación la cuenta del cliente de la cual se tomarán los fondos para la realización el pago. ¿Autoriza el pago del pedimento? Si: Se continua con la siguiente actividad No: Devuelve el expediente al documentador para que lo entregue al Jefe de tráfico y/o Coordinador de operaciones, informándole el motivo por el cual no fue autorizado el pago. Ver UIS-PR-TS-01 Procedimiento de Tesorería.

16. Documentador Una vez validado y pagado el pedimento lo envía al Coordinador de operaciones, Coordinador de despacho y Jefe de tráfico (para actualización de la pizarra y dan aviso al ejecutivo de tráfico) y se entrega expediente a los tramitadores.

17. Ejecutivo de Tráfico Imprime Relación de Carga UIS-FO-OPNL-07 y Relación de carga por producto para cotejo y validación de la información que recibió del cliente. Una vez realizado lo anterior, imprime Relación de Carga UIS-FO-OPNL-07 en CEDIS. En caso de subdivisión deberá notificar al área de despacho a través de correo electrónico que la mercancía se subdivide además de mencionarlo en el formato anteriormente mencionado (ver UIS-PR-OPTX-21 Subdivisión de Mercancías) Nota 1: No aplica para las importaciones de papel con separación.

Ya pagado el pedimento inicia con el llenado del DODA, anotando en la pizarra la palabra DODA en el campo de comentarios. Nota 2: El personal de CEDIS en Laredo, Tx. es el encargado de terminar el llenado y la generación del DODA, cargar la mercancía, solicitar el transfer y entregar la documentación correspondiente al chofer del vehículo para presentar la mercancía ante el mecanismo de selección automatizada y realizar el cruce. Cuando las cajas sean colocadas por Logística el Ejecutivo de trafico anotara en el campo de observaciones de la Relación de Entrada “cruza Logística” para evitar que CEDIS las envíe a cruce con un transfer distinto al acordado.

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18. Ejecutivo de Tráfico Envía Instrucciones de Embarque apegado al formato UIS-FO-OPNL-02 a CEDIS en Laredo Tx. junto con el “Shipper’s Export”, cuando éste se requiere

19. Ejecutivo de Tráfico

Confirma con personal de la Compañía Fletera que llevará la mercancía a destino si ya recibió la Instrucciones de Embarque UIS-FO-OPNL-02.

20. Coordinador de Despacho Revisa la Pizarra del Sistema de Tráfico NLD UIS-FO-OPNL-05 para coordinar actividades de acuerdo a las prioridades de despacho y da seguimiento constante con personal de CEDIS en Laredo, Tx. de los embarques en ruta.

DESPACHO DE MERCANCÍA

21. Tramitador Completa el llenado de los sobres (expedientes) UIS-FO-OPNL-21 Historial de Embarque comprobando la documentación existente de acuerdo al Check List NMX-R-026-SCFI-2016 UIS-FO-OPNL-06

22. Coordinador de Despacho

Mantiene comunicación directa con las líneas de Transfer, quienes le informan el status de los cruces (verdes y rojos) Desaduanamiento Libre (Verde): Se le da salida al chofer Reconocimiento Aduanero (Rojo): Si existe reconocimiento aduanero coordina a los Tramitadores para que de inmediato alguno acuda a la Aduana a presenciar el reconocimiento.

23. Tramitador Se dirige al área de verificación del Primer Reconocimiento y espera que el verificador aduanal lo llame. Una vez que el verificador aduanal lo llama, procede a la revisión de la mercancía y los documentos.

Abre la mercancía

Realiza conteo

Corrobora con el verificador Aduanal que las cantidades son las correctas

24. Tramitador Recibe el dictamen del Verificador Aduanal. ¿Dictamen Favorable? No: Notifica el resultado, vía radio, al Coordinador de Despacho. Si: Recibe los documentos y entregan la salida al chofer.

25. Coordinador de Despacho Consulta con el Gerente de Operación Aduanera la estrategia a seguir para dar solución al dictamen de la Aduana

26. Tramitador Espera instrucciones por parte del Coordinador de Despacho y/o de la Autoridad. ¿Se levanta Acta de Incidencia?

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No: Se le entrega salida al chofer Si: Recibe pedimento y da seguimiento para la recepción del Acta para iniciar los trámites correspondientes (Ver Procedimiento de Control de Salidas No Conforme UIS-PR-MC-02)

27 Tramitador Siempre que existe un Reconocimiento el Tramitador llena la Boleta de Despacho UIS-FO-OPNL-03; Este documento se integra al Expediente Continua actividad en punto 27

28 Documentador Envía diariamente al Depto. de Facturación, Tesorería y al Gerente de operación aduanera, por correo electrónico, el Reporte de pedimentos pagados al final del día (Ver Manual de Administración y Finanzas)

29 Ejecutivo de Tráfico

Actualiza el Pizarra del Sistema de Tráfico NLD UIS-FO-OPNL-05 conforme vayan concluyendo las etapas del despacho de la mercancía o si se presenta alguna situación especial.

30 Tramitador Entrega expedientes completos al digitalizador

31 Digitalizador Se encarga de hacer el escaneo de los Pedimentos y Anexos despachados y de subirlos al portal de clientes (portal digital). Verifica que todos los expedientes pagados un día anterior estén completos en el portal para las 11:00 a.m. Al termino se entregan nuevamente al tramitador para archivar los expedientes

32 Tramitador Archiva los expedientes

Fin del procedimiento.

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5. DIAGRAMA DE FLUJO:

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6. REFERENCIAS:

Código Documento

ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad: Requisitos.

ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad-Fundamentos y vocabulario. (definiciones)

NMX-R-026-SCFI-2016 Servicios Aduanales-Calidad de los Servicios Proporcionados por el Agente Aduanal: Requisitos y Métodos de Comprobación.

OEA Operador Económico Autorizado “Socio Comercial Certificado” “Perfil del Agente Aduanal”.

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7. DEFINICIONES

Aduana: Unidad administrativa del Gobierno Federal, encargada de controlar y vigilar que la entrada a territorio nacional o salida del mismo, de mercancías se efectué por lugares autorizados cumpliendo con las formalidades del despacho de las mercancías y el pago de las contribuciones y aprovechamientos que se generen, así como el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias

Despacho de mercancía: Conjunto de actos y formalidades relativos a la entrada de mercancías al territorio nacional y a su salida del mismo, que de acuerdo a los diferentes tráficos y regímenes aduaneros deben realizar en la aduana las autoridades aduaneras, los consignatarios, destinatarios, propietarios, poseedores o tenedores en las importaciones y los remitentes en las exportaciones, así como los Agentes o Apoderados Aduanales.

Cliente: Persona física o moral, pública o privada que contrata los servicios de un Agente Aduanal, para promover por cuenta de los mismo, el despacho de las mercancías en cualquiera de los regímenes aduaneros previstos en la Ley Aduanera.

Pro Forma de Pedimento: Es la impresión en papel de un pedimento aduanal sin firma y sin validez.

Pedimento aduanal: Este formato es un documento oficial predeterminado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público SHCP, por tal motivo no es codificado en el sistema.

Shipper’s Export: Pedimento de exportación de USA a México

Transfer: Vehículo transportista que se encarga de realizar el cruce de mercancías entre Laredo TX y Nuevo Laredo.

Entrada: Es el documento que se captura en CEDIS en Laredo, Texas a la recepción de cada embarque. En ella se asientan los datos del embarque que está arribando y se le da la Referencia interna de UIS.

CEDIS: Centro de Distribución.

CONTROL DE CAMBIOS

No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO

13 12/02/2021 Se agrega el siguiente Lineamiento: En el caso del cliente Valeo (todas las divisiones) el Ejecutivo de Trafico subrayara y/o sombreara las cantidades que tienen discrepancia en el Reporte de Facturas UIS-FO-OPNL-08 para cotejar contra factura proveedor para validar que la información enviada al Agente Aduanal del cliente sea la correcta. Se añade a la actividad del punto 3 lo siguiente: y de anotar el monto de IEPS a pagar si es que le aplica.

12 07/12/2020 Se añade al punto 2 la siguiente actividad: anota el número de pedimento en la carta de instrucciones. Y en la Nota 2 del punto 17, lo siguiente: Cuando las cajas

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sean colocadas por Logística el Ejecutivo de Tráfico anotara en el campo de observaciones de la Relación de Entrada “cruza Logística” para evitar que CEDIS las envíe a cruce con un transfer distinto al acordado.

11 05/11/2020 Se modifica el punto 3 para incluir el proceso a seguir cuando la operación requiere de un "Aviso Automático de importación de productos siderúrgicos" (AAIPS) y la verificación utilizando Check List Aviso Automático UIS-FO-OPNL-25 de que la información del Certificado molino, aviso automático y factura comercial coinciden y como proceder en caso de que no coincida.

10 30/09/2020 Se agrega en el punto 1 que las instrucciones del cliente deberán imprimirse y anexarse al expediente, y que debe verificar que la Unidad de Comercialización este asentada en el Reporte de Facturas UIS-FO-OPNL-08. Se modifica el punto 17 para añadir la impresión de la Relación de carga por producto para cotejo y validación de la información que recibió del cliente.

09 14/08/2020 Se agrega en el punto 1 los requisitos que el cliente debe cumplir y las actividades que el Ejecutivo de trafico debe realizar cuando se requiere que el despacho se lleve a cabo el mismo día que arriba la mercancía a CEDIS.

08 12/05/2020 Se agrega en el punto 17 la actividad a realizar en el caso de subdivisión. Y Nota 1 aclaratoria sobre su exceptuación para las importaciones de papel.

07 26/12/2019 Se actualizan las actividades de los puntos 5,7, 9, 16 y 17 y los responsables en los puntos 4, 9 y 13 para adecuarlo a lo vigente.

06 13/08/2019 Se agrega la siguiente Nota en el punto 1: El Ejecutivo de Trafico consultará con personal de CEDIS la mejor forma de embarcar el producto, ellos tomarán la medida de la manera indicada ayudando así a que el área de logística pueda solicitar la cotización adecuada al transporte.

05 26/06/2019 Se agrega en el punto 1 de ACTIVIDADES que el Ejecutivo de Trafico debe confirmar con el área de previos que el país de origen de la carga asentado en el Reporte de Facturas UIS-FO-OPNL-08 coincida con la factura o TLC. Se coloca además la siguiente Nota: El personal de previos debe anotar el origen que presente la mercancía en el Reporte de Facturas UIS-FO-OPNL-08, en caso de que la mercancía no tenga indicado el origen se considera el que aparece en la documentación consultando previamente con Jefe de Trafico y/o Gerente de Operación Aduanera.

04 12/10/2018 Se agrega la actividad del punto 2 y se recorre la numeración. Se modifica la actividad del punto 8 del DESARROLLO para adecuarla a lo vigente.

03 14/05/2017 En el DESARROLLO, se agregan las actividades de los puntos 10 y 11 haciendo mención del uso de Solicitud de anticipo UIS-FO-OPNL-23, y se recorre la numeración. Se modifica el punto 14 para un detalle más claro de las actividades correspondientes.

02 23/08/2017 Se modifican las actividades de los puntos 8, 9, y 12 (antes 10) además del 14 (antes 12) para adecuar las actividades a lo real. Se agregan las actividades de los puntos 10 y 11. Se recorrieron los puntos.

01 27/01/2017 Migración a ISO 9001:2015 y NMX-R-026-SCFI-2016.

00 01/04/2016 Publicación del Sistema de Gestión Integral

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