Elaboracion de Proyectos Identificacion Problema

Marco general de la elaboración de proyectos Identificación del problema

Luz Stella Gómez Ochoa

ACUERDOS PARA EL TRABAJO

Celulares en silencioEscuchar la opinión de los demásParticipación activaRespetar el uso de la palabraPermanecer durante todo el tallerEstar atentos a las explicaciones y tomar nota

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es toda idea que pretenda desarrollarse con el propósito de lograr objetivos determinados y para lo cual es necesaria la asignación de recursos (tiempo, dinero, tecnología, recursos humanos, etc.)

¿Qué es un proyecto?

Es la intención organizada de transformar una situación actual insatisfactoria en una situación futura deseada.

Un conjunto de recursos y actividades relacionadas y coordinadas que, ejecutadas por un equipo humano definido, intenta alcanzar metas y resolver problemas o necesidades de una población concreta en un tiempo determinado y con un financiamiento específico.

Si se interviene con un proyecto

REALIDAD 3 situación mejorada

REALIDAD 1

SI NO SE HACE NADA

REALIDAD 2Se empeora la

situación

QUE RESUELVE??QUE RESUELVE??

Funciones que facilitan el proceso de gestión y diseño de un proyecto

La comunicación

La toma de decisiones

El liderazgo

ComponentesComponentes

IntencionalidadIntencionalidad DecisionesDecisionesLa La informacióninformación

Intencionalidad

Es la esencia del proyecto (lo que se quiere lograr).

Es subjetiva (no todos ven el proyecto como tu lo ves).

Su naturaleza es variable y dinámica (necesidades pueden cambiar).

Se centra en la solución de problemas

Esta expuesta a conflictos (intereses)

Ojala sea pactada (apoyos)

En relación con la visión, la misión, los propósitos y los objetivos de un grupo, corporación y/o institución

Tener en cuenta las necesidades, las expectativas de los beneficiarios.

La información

Conocer el problema, el contexto, los beneficiarios, las opciones de soluciónSaber priorizar los problemas y establecer relaciones entre causas y consecuenciasInformarse sobre los factores propios de la solución: Métodos exitosos, facilitadores, opositores, costos, posibilidades, respaldos, requerimientos, etc.

Las decisiones

Elección de una ruta, una opción, es escoger y renunciar.Armonizar con la intencionalidadLa calidad de la decisión depende de la información, del respaldo social, la motivación y compromiso del equipo ejecutor.

CICLO DEL PROYECTO

Identificación

Análisis de Involucrados

Análisis de Problemas

Análisis de Objetivos

Análisis de Alternativas

Programación

Diseñ

o y

form

ulac

ión Matriz de

Planificación

Planif. deActividades

Programación de recursos

Viabilidad

Documento del proyecto

Negociación

Financiación

Ejecución y seguimiento

Plan de ejecución

Sistema de Información

Actuacionesde seguimiento

Eval

uación

Viabilidad

Impacto

Eficacia

Pertinencia

Eficiencia

Etapas de la gestión de un proyecto

1. Identificación: determinar cual es el problema que se quiere resolver, la nueva situación que queremos alcanzar, a quienes afecta y cómo vamos a hacerlo.

2. Diseño: Especificar y organizar los productos obtenidos en el proceso de identificación y presentarlos de manera clara y coherente.

3. Ejecución: Llevar a cabo lo que se ha previsto en el documento de formulación.

4. Monitoreo y evaluación: Evaluar la marcha del proyecto, introducir cambios, hacer recomendaciones.

Tipos de proyectos

Inversión social: Resolver problemas social. Mejorar calidad de vida.

Investigación: Generar conocimiento.

Inversión tecnológica: Desarrollo tecnológico.

Desarrollo administrativo: Mejorar procesos de una organización.

Inversión física Ampliar, mejorar, desarrollar edificaciones, instalaciones o equipos

Para identificar el problema

Caracterizar la situación actual y decir las condiciones en las que se está presentando.

Definir la población afectada: #, características.

Describir la región en que se ubica la población.

Delimitar la población objetivo.

Presentar otras situaciones: condiciones sociales particulares, ambientales, gestión. Aspectos técnicos específicos.

Listar los problemas y graficarlos en un árbol de problemas.

Análisis de problemasRecomendaciones

Formular el problema como un estado negativo.

Escribir cada problema en forma independiente: No mezclar dos problemas en uno.

Identificar problemas existentes, no los posibles, ficticios o futuros.

Un problema NO es la ausencia de la solución, sino un estado existente negativo.

Ejemplo: Incorrecto: No hay pesticidas.Correcto: La cosecha es destruida por

plagas.

Análisis de problemas

Identificar todos los problemas importantes

Identificar el problema focal

Identificar causas directas ¿por qué?

Identificar causas de las causas

Determinar efectos que se derivan del problema focal

Elaborar esquema- causa efecto

Dibujar el árbol

ARBOL DE PROBLEMAS Relación causa - efecto

No hay cultura Ciudadana

Para la conservación Limpia de la

ciudad

No hay mecanismos de divulgación del

servicio y de promoción del aseo

Carros recolectores insuficientes

No se conocen las necesidades de aseo de la población por sectores de

la ciudad

Las canecas de basura son

insuficientes en las calles y

lugares públicos

InadecuadaDistribución

De carrosRecolectores de

basura

La tecnología utilizada para la recolección de

basura es obsoleta

El personal de la empresa está

desmotivado

Baja Capacidad De Los

Empleados De La Empresa De

Servicios

Los peatones tiran basura en las calles

Desorganización en la empresa de servicios

Los empleados de la empresa de servicios no realizan su

trabajo

Hay basura acumulada en las calles

Hay epidemias en la población por la acumulación de basuras

Hay mala salud en la población

Se tapan las alcantarillas

Ciudad tiene imagen de suciedad

Caracterización de la población

Identificar agentes sociales

Analizar particularidades de cada colectivo

Caracterizar y analizar agentes identificados (análisis de implicados, análisis de vulnerabilidad)

Selección del colectivo beneficiario

Elaborar tabla de participantes

Tabla de participantes

Beneficiarios Directos

Beneficiarios Indirectos

Excluidos/ Neutrales

Perjudicados/ Oponentes Potenciales

Análisis de Objetivos

Describir la situación hipotética que se alcanzaría en el momento que se solucionasen todas las situaciones negativas anteriores

Dejar planteadas las diferentes estrategias posibles que conducen a la resolución del problema central

Convertir situaciones negativas existentes en estados positivos alcanzados.

La apariencia deFACILITAR

DESARROLLOURBANO

HACERM ANTENIM IENTO

REGULAR ALAS ALCANTARILLAS

EVITAR QUELOS PEATONESTIREN BASURASEN LAS CALLES

LLEVAR A CABOUNA DISTRIBUCIÓN

EFECTIVA DE CARROSRECOLECTORES

RESPONDER A LASNECESIDADES DE ASEO

DE LA POBLACIÓN DESECTORES DE LA C IUDAD

LOGRAR EFICIENCIA ENLA DISTRIBUCIÓN DE

CARROS RECOLECTORESDE BASURAS

ESTABLECER SISTEM ASM ODERNOS DE

LA RECOLECCIÓNDE BASURA

OPTIM IZARLA ORGANIZACIÓN

DE LA EM PRESA DESERVICIOS PÚBLICOS

INCREM ENTARLA CAPACIDAD DE

LOS EM PLEADOS DE LAEM PRESA DE SERVICIOS

ERRADICARLA BASURA

ACUM ULADAEN LAS CALLES

EVITAR EPIDEM IAS ENLA POBLACIÓN PORLA ACUM ULACIÓN

DE BASURAS

M EJORAR LA SALUDDE LA POBLACIÓN

ARBOL DEOBJETIVOS

Relaciónmedios - fines

Objetivo general: Es la situación deseable a la que contribuirá el proyecto, en forma global y abarcadora.

Condiciones:

Coherente con los principios y las políticas de desarrollo del país.

Expresado en términos verificables.Referencia el cambio que experimentará el sectorEs un único objetivo.

Objetivos

Ofrecer calidad de servicios a los clientes de un servicio.Satisfacer las necesidades básicas de un colectivo.Mejorar la calidad de vida de los participantes del programa.Formar deportistas de alto rendimiento en atletismo.

Ejemplos

Objetivo Específico: Expresa anticipadamente lo queespera conseguir el proyecto

Condiciones: Incluya al grupo de beneficiariosConsecuencia de los resultados y que contribuya al

objetivo generalRealista y VerificableSe formula como estado alcanzado

Erradicar Basura acumulada en las calles.Capacitar a mujeres cabezas de familia.Reducir el fracaso escolar.Estructurar los programas de entrenamiento deportivo.Capacitar a los docentes en metodogías de ensenanza.

Ejemplos

Análisis de AlternativasRealizar una comparación entre los diferentes “raíces” de medios-fines que pueden constituir una estrategia de intervención de desarrollo

Toma de decisión acerca de lo que efectivamente se va a hacer.

Valorar alternativas de acuerdo a ciertos criterios.

Decidir sobre la estrategia que constituirá la base del futuro diseño del proyecto.

A L T E R N A T I V A S C R I T E R I O S

A L T E R N A T I V A 1






R E C U R S O S D I S P O N I B L E S M A T E R I A L E S

R E C U R S O S D I S P O N I B L E S T É C N I C O S / H U M A N O S

T I E M P O

C O N C E N T R A C I Ó N E N G R U P O S D E B E N E F I C I A R I O S

A D E C U A C I Ó N A P R I O R I D A D E S

I N E X I S T E N C I A D E R I E S G O S

I M P A C T O

V I A B I L I D A D

T O T A L

Análisis de Alternativas

Resultados: Medios que permitirán alcanzar el objetivo especifico. Productos entregables durante la ejecución del proyecto o producidos por la Intervención.Condiciones:

Concretos y mediblesConsecuencia de las actividadesContribuye a consecución del objetivo especifico

Metas - Resultados

Ejemplos de resultados

Cartillas publicadas.

Créditos otorgados.

Empleos creados.

Semillas de alto rendimiento sembradas.

Una planta de producción de X instalada.

Bibliotecas escolares dotadas.

Seminarios realizados.

Documento de diseño terminado.

Dentro del contexto de la gestión estratégica, es un mecanismo cuantitativo que permite medir el nivel de logro de un objetivo. Por lo tanto ayuda a identificar de una manera rápida y comprensible donde existen desviaciones significativas y que tiene que hacer para solucionarlas y mejorarlas.

¿¿QUE ES UN INDICADOR?QUE ES UN INDICADOR?¿¿QUE ES UN INDICADOR?QUE ES UN INDICADOR?

INDICADORESINDICADORES

Sirven para el seguimiento del proyecto.

Deben ser medibles y verificables: Se recomienda iniciar con una variable de medida: Número, porcentaje, kilómetros, litros, M3.

Expresan la cantidad, calidad, tiempo y lugar para medir el resultado.– CANTIDAD: Cuánto ?– CALIDAD: Cuan positivo ?– TIEMPO: Cuándo ?– LUGAR: Dónde ?

Medir lo que realmente valora el cliente.

Medir lo que es importante y no lo que es fácil de medir.

Asegurar que el sistema de evaluación del proyecto este alineado con los objetivos.

Tomar decisiones basados tanto en información cuantitativa como en cualitativa.

FACTORES CRITICOS DE EXITOFACTORES CRITICOS DE EXITO

Sistemas de Medición

• DE CANTIDAD: Kms. de carretera terminada.• DE CALIDAD: Cambio de comportamiento de la población

frente a la limpieza de la ciudad.• DE TIEMPO: Terminar en septiembre de 1996 el diseño del

manual de uso de plaguicidas.

INDICADOR CON LAS TRES CONDICIONES:

Número de egresados del curso que han conseguido empleo fijo en septiembre de 1996, en Lérida..

• CANTIDAD: Número de egresados del curso.• CALIDAD: Que han conseguido empleos fijos.• TIEMPO: En septiembre de 1996.• LUGAR: En Lérida.

Ejemplos

Indicadores

De Resultado: Indicadores que miden si se esta obteniendo los resultados o efectos esperados luego de ejecutar la acciones asociadas a los objetivos correspondientes.

(Guías): Indicadores que provienen de los elementos que tienen que ser controlados dentro de las operaciones de la organización para asegurar que se obtendrán los resultados esperados en los indicadores de resultado del objetivo estratégico en referencia.(Se definen en función del objetivo)

Balanced ScorecardBalanced ScorecardCLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORESCLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES


IndicadoIndicadores deres de ResultadoResultado

Mide el resultado final

IndicadoIndicadores res GuíaGuía

Sinónimos: impulsores o apalancadoresSu control es indispensable para asegurar el cumplimiento de los indicadores de resultadoPor lo tanto se definen bajo la hipótesis y lógica de causa - efecto Los indicadores de guía son alertas que se utilizan antes de terminado el periodo de evaluación para tener mayor control sobre el indicador de resultado.

• Cuantitativo: Es un indicador cuya escala de medición es una escala numérica

• Cualitativo: Es un indicador que traduce un conjunto de hechos cualitativos en una escala de medición que permite establecer relaciones y comparaciones



Clase de Indicador Cómo clasificamos al indicador dentro de la Arquitectura Organizacional de la Organización. (Objetivos, Procesos, etc.)

Nombre del Indicador Nombre del Indicador

Descripción Descripción detalallada del indicadorComportamiento deseado.

Frecuencia Frecuencia de medición (diária, semanal, quincenal, mensual,….)

Unidad de MedidaUnidad en la que será medido el indicador

Naturaleza del Indicador

Indicador Cuantitativo (simple, formula) o cualitativo (ordinal nominal), sumatoria, promedio

Series de Tiempo

Cuáles series de tiempo serán tomadas para medir y controlar al indicador, presupuesto, meta, mínimos, máximos, etc. Por defecto debe existir el Real.

Atributos Asociados a los Atributos Asociados a los Indicadores Indicadores

DATOS BASICOSDATOS BASICOS


DATOS BASICOSDATOS BASICOS

FuenteIndicar de dónde serán tomadas las mediciones del indicador

FormulaDescribe la composición de variables, o indicadores, así como la formula de cálculo que será aplicada para calcular el indicador


DEFINICIONESDEFINICIONES


DEFINICIONESDEFINICIONES

Atributos de los Indicadores (Responsables)

Quién define la meta

Rol o persona que define la meta del indicador

Quién logra la meta

Rol o persona que es resposable de ejecutar el indicador y lograr la meta

Quién hace el seguimiento

Rol o persona responsable de hacer el seguimiento del indicador

Ejemplos de fuentes de verificación

• INDICADOR

• % de incremento de las sentencias dictadas por los jueces penales.

• Tiempo promedio de los

procesos penales.

• FUENTE DE VERIFICACION

• Estadísticas mensuales de gestión de los juzgados.

• Estudios de Caso en juzgados seleccionados para determinar el tiempo promedio.

INDICADORES ESTAN RELACIONADOS CON RESULTADOS (Ejemplos)

RESULTADO• Los peatones utilizan las

canecas para botar la basura

___________________• Proporcionar trabajo a

mujeres cabeza de familia

INDICADOR• Actitudes de la ciudadanía frente al

uso de canecas.

FV: Encuesta .• Canecas instaladas.

FV: Informe proyecto.

____________________• Número de mujeres con empleo. FV:

Informe proyecto.• % de aumento en el empleo de

mujeres. FV: DANE.

Indicadores de eficiencia:Indicadores de eficiencia:Tienen como misión valorar el uso racional de los recursos disponibles (Talento humano, insumos, infraestructura, recursos económicos) y esfuerzos dedicados a la consecución de los productos o servicios y alcanzar los objetivos. Entre estos se pueden encontrar los siguientes:

Tomado del libro Evaluación de proyectos sociales – construcción de indicadores “Fundación FES”

CumplimientoCumplimiento: Relacionado con el cumplimiento a actividades, tareas o metas.Ejemplo: Cumplimiento del plan de auditorias

RecursosRecursos: Utilización de recursos humanos, físicos y financieros por unidad de producto o servicio.

Ejemplo: Número de trabajadores afiliados por asesor

TIPOS DE INDICADORESTIPOS DE INDICADORESTIPOS DE INDICADORESTIPOS DE INDICADORES

TiempoTiempo: : Asociados a tiempos de respuesta

Si bien los tiempos son una medida de eficiencia, tiene gran Si bien los tiempos son una medida de eficiencia, tiene gran impacto en el cliente.impacto en el cliente.

EJEMPLOS DE INDICADORES EJEMPLOS DE INDICADORES DE EFICIENCIADE EFICIENCIA


Ejemplo 01:Expectativa del cliente: cita oportunoPromesa de servicio: cita a más tardar en 48 horasIndicador: % de demanda no atendida en el tiempo establecido

Ejemplo 02:Expectativa del cliente: asignación oportuna de un crédito Promesa de servicio: Asignación del crédito en cinco días hábilesIndicador: Oportunidad en la asignación de créditos(esta incluye los tiempos desde la entrega de solicitud hasta el desembolso del dinero)

Costo promedioCosto promedio: mide el promedio de los recursos utilizados por unidad de producto.



Ejemplo 01:En Educación: Costo promedio de formar un alumno en Educación Formal.

En Salud: Costo promedio de atención en salud (IPS)

Indicadores de eficacia:Indicadores de eficacia: Grado hasta el cual las salidas del proceso satisfacen las

necesidades y expectativas de los clientes.. Son hechos concretos, verificables, medibles y evaluables, que se establecen a partir de cada objetivo. (Garzón 1994)


Indicadores de ImpactoIndicadores de Impacto Indicadores ResultadoIndicadores Resultado Indicadores ProductoIndicadores Producto

TIPOS DE INDICADORESTIPOS DE INDICADORESTIPOS DE INDICADORESTIPOS DE INDICADORES

Se pueden identificar al menos tres tipos de indicadoresde eficacia:

INDICADORES DE RESULTADO:INDICADORES DE RESULTADO:Relacionados con los logros a corto plazologros a corto plazo y las contribuciones del proyecto social a resolver directamente problemas y necesidades del grupo.


TIPOS DE EFICACIATIPOS DE EFICACIATIPOS DE EFICACIATIPOS DE EFICACIA

Ejemplos: como indicadores de resultado podemos citar algunos Como:

CoberturasIngresos por servicios

INDICADORES DE IMPACTOINDICADORES DE IMPACTO:Relacionados con los logros a largo plazologros a largo plazo y las contribuciones de los proyectos y programas al cumplimiento de la misión u objetivo superior de la Institución.


TIPOS DE EFICACIATIPOS DE EFICACIATIPOS DE EFICACIATIPOS DE EFICACIA

INDICADORES DE PRODUCTO:INDICADORES DE PRODUCTO:Relacionados con el inmediato plazo y las contribuciones de los componentes y actividades de cumplimiento de los propósitos establecidos en cada objetivo específico del proyecto social.

Como indicadores de producto podemos citar los siguientes:

Cumplimiento de características de calidad de los servicios y productos como oportunidad en la entrega, calidad de la información, Etc.Satisfacción de los clientes internos y externosReclamos de los clientes.

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