ELABORACIÓN DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS TRADICIONAL Y POR GESTIÓN DE COMPETENCIAS

 

En síntesis, un programa de análisis de cargos comprende tres etapas: Planeación, Preparación y Ejecución del plan.

 

ETAPA DE PLANEACIÓN

 

La planeación del análisis de cargos requiere los siguientes pasos:

1. Determinación de los cargos que deben describirse, analizarse e incluirse en el programa de análisis, así como de sus características, naturaleza, tipología, etc.

2. Elaboración del organigrama de cargos y ubicación de los cargos en éste. Al ubicar un cargo en el organigrama, se logran definir los siguientes aspectos: nivel jerárquico, autoridad, responsabilidad y área de actuación.

3. Elaboración del cronograma de trabajo, que especifique por dónde se iniciará el programa de análisis, el cual podrá comenzar en las escalas superiores y descender gradualmente hasta las inferiores, o viceversa, o empezar en las intermedias o desarrollar una secuencia horizontal, por áreas de la empresa.

4. Elección del (de los) método(s) de análisis que va(n) a aplicarse. Los métodos adecuados se escogen según la naturaleza y las características de los cargos que han de analizarse.

5. Selección de los factores de especificaciones que se utilizarán en el análisis:

 

   

6. Gradación de los factores de especificaciones. Consiste en transformarlos de variables continuas a variable discreta o discontinua. En general, el número de grados de un factor de especificaciones se sitúa entre 4, 5 o 6 grados. 

 

ETAPA DE PREPARACIÓN

 

En esta etapa se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo:

 

 

  

La etapa de preparación puede desarrollarse de manera simultánea con la etapa de planeación.

 

ETAPA DE EJECUCIÓN

 

En esta fase se recolectan los datos relativos a los cargos que van a analizarse y se redacta el análisis.

 

1. Recolección de datos sobre los cargos mediante el (los) método (s) de análisis elegido (s) (con el ocupante del cargo o con el supervisor inmediato).

2. Selección de los datos obtenidos.

3. Redacción provisional del análisis, hecha por el analista de cargos.

4. Presentación de la redacción provisional del análisis al supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique.

5. Redacción definitiva del análisis del cargo.

6. Presentación de la redacción definitiva del análisis del cargo, para la aprobación (al comité de cargos y salarios, al ejecutivo o al organismo responsable de oficializarlo en la organización). 

 RECOMENDACIONES EN LA FASE DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN: 

      

a. Exponga brevemente el motivo de su visita, haciendo referencia a la información que por medio de la campaña motivacional debió recibir cada uno de los empleados.

b. Préstese a contestar, o bien a ampliar los puntos que desee el entrevistado a fin de lograr su confianza y buen estado de ánimo.

c. Trate de seguir el orden del cuestionario; sin embargo, si considera que el cambiarlo ayuda a su resolución, hágalo así.

d. Formule sus preguntas claramente; si es necesario, adecue las preguntas  a su entrevistado, mientras no cambie el sentido de la misma. Ayude a entender la pregunta, pero nunca ayude a contestarla.

e. No sugiera ningún tipo de respuesta, pues estaría dejando sin valor la información recibida.

f. Cuando exista una pregunta abierta no anote la respuesta hasta que haya  verificado qué es precisamente lo que quiere decir el entrevistado.

g. Escuche con atención y muestre interés por lo que conteste el entrevistado; aliéntelo.

h. No haga exclamaciones, gestos, ni se ría de las respuestas que pudieran darle, pues estropearía el clima adecuado para la entrevista.

i. Absténgase de hacer comentarios sobre el resultado del estudio,  la valía del puesto,  o bien hacer promesas sobre sus efectos.

j. Asegúrese de que el entrevistado pueda verificar su descripción antes de dar por terminada la entrevista.

k. No olvide que esta técnica se refiere al puesto, no a la persona que lo ocupa. Se trata de analizarlo separadamente de su titular, pues pudiera ser el adecuado o bien superarlo o resultar por arriba de sus posibilidades. 

 

RECOMENDACIONES EN LA FASE DE ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN:

 

Una vez terminada la fase de recolección de la información, se procede a una revisión general de los cuestionarios para determinar las clases de puestos, las series de puestos y los grupos ocupacionales existentes. Luego se procede a elaborar las descripciones de puestos, las cuales quedan sujetas a revisión de parte del coordinador del estudio.

 

 

 

 

 

ELABORACIÓN DEL MANUAL DESCRIPTIVO

   

Teniendo las descripciones de los diferentes puestos se procede a elaborar el manual descriptivo de clases de puestos, en el cual se establece un listado de todos los puestos, series y grupos  de puestos existentes.

 

 

CLASIFICACIÓN DE PUESTOS

Haciendo uso del manual descriptivo de puestos se procede a clasificar o ubicar a todas las posiciones existentes en la empresa agrupados en puestos. 

 

 

TERMINOLOGÍA EMPLEADA EN UN ESTUDIO DE ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS  

 

 

 

 

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS POR COMPETENCIAS

 

Cuando una empresa desee implementar un esquema de gestión por competencias, el primer proceso que deberá encarar es la descripción de puestos por competencias. Es la piedra fundamental, ya que a partir de esta descripción es posible implementar todos los demás procesos de recursos humanos.

 

Tal como se dijo antes, las competencias están estrechamente relacionadas con la estructura, la estrategia y cultura de la empresa e implican las características personales causalmente ligadas a resultados superiores en el puesto.

 

¿CÓMO ELABORAR UN PERFIL POR COMPETENCIAS?  

 

Definir claramente las competencias, buscando las características personales de excelencia. Son diferentes por empresas y dentro de una misma empresa pueden ser diferentes por áreas y puestos.

 

 

 

BREVE SÍNTESIS SOBRE EL PERFIL    

 

Datos objetivos como edad, sexo, educación y experiencia laboral se resuelven en una primera instancia y no es la parte más difícil de la tarea; de todos modos es necesario despejar la real necesidad que se nos plantea. Los puntos clave y de más difícil definición están dados por las competencias o características personales y las relaciones dentro de la organización. Sobre este último aspecto es conveniente primero revisar el organigrama, analizar su vigencia y de ser necesario, proponer las modificaciones necesarias. Definir correctamente de quién depende, a quién supervisa y quiénes son sus pares.    

 

En una segunda etapa es imprescindible analizar las competencias o características personales de aquellos que se relacionan directamente con el puesto y la influencia que esto tenga en la definición del perfil.

Con estos elementos se está en condiciones de definir las competencias o características personales que realmente se requieren.  

 

EJEMPLO DE DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGO

Nombre: Pintor de mantenimiento

Resumen: Pintar con pistola o brocha superficies metálicas y de madera que pertenecen a la empresa.

DESCRIPCION DEL CARGO

• Preparar las superficies que van a pintarse, raspándolas, lijándolas y quitando los residuos de pintura. Pasar varias capas de masilla sintética con rapidez.

• Preparar las pinturas que van a utilizarse, mezclándolas con otras pinturas, disolventes, secantes y pigmentos, en cantidades convenientes hasta alcanzar el color y la textura ideales. Introducir la pintura en un compresor, conectar el equipo al compresor y regular el flujo mediante válvulas. Proteger con tiras de papel o cinta las superficies que no deben pintarse. Dirigir la pistola hacia las partes que van a pintarse y realizar movimientos acompasados en sentidos vertical, horizontal y circular; lijar las capas de pintura después de que se sequen, antes de aplicar otra capa, hasta alcanzar el acabado perfecto. Retocar con brocha las partes inaccesibles.

• Pintar manualmente las paredes y las fachadas de los edificios y las placas, utilizando pinceles, brochas y escobillas. Dibujar ribetes y logotipos en las superficies pintadas.

• Conservar el equipo utilizado, quitando los residuos y limpiando el cañón de la pistola con líquidos diluyendo y gasa.

• Ejecutar otras tareas relacionadas con las ya descritas, a juicio de su superior.

ANALISIS DEL CARGO

A. Requisitos intelectuales:

• Educación: Primaria. Operaciones con números enteros, conocimiento de materiales utilizados en los procesos de pintura.

• Experiencia: Un año (por lo menos); período que se juzga necesario para adquirir las habilidades y familiarizarse por completo con su campo de actividad.

• Aptitudes: Inteligencia (grupo medio inferior), introversión equilibrada, iniciativa, espíritu crítico y creativo, resistencia a la fatiga física y, en especial, a la visual, percepción discriminatoria y diferencial (aguda), gran destreza manual, rapidez de reacción ante estímulos, agudeza visual.

B. Requisitos físicos:

• Esfuerzo físico: Movimiento constante de brazos y piernas, coordinación de movimientos de los brazos: verticales, horizontales y circulares, firmeza en el pulso, articulación de la rodilla y el cuello para agacharse, levantarse, subir y bajar escaleras; el trabajo se ejecuta de pie.

C. Responsabilidad implícita:

• Patrimonio: Las pérdidas parciales o totales pueden comprobarse por lo que dice el obrero respecto del material empleado y la mano de obra desperdiciada; es poco probable que se causen daños al equipo (pérdidas pequeñas)

D. Condiciones de trabajo:

• Ambiente: Condiciones ligeramente desagradables debido a la presencia de polvo de lija, emanaciones de la pintura – consideradas perjudiciales para la salud del ocupante -, olores, ruido, frío y calor (condiciones externas de trabajo) • Seguridad: Condiciones consideradas a veces peligrosas, posibles caídas en trabajos sobre andamios; esguinces, escoriaciones y pequeños cortes de poca gravedad.