ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2007Las barrasLa barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamostrabajando en el momento actual.En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar ycerrar.

La barra de Acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar, Imprimir o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clicen la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes paraelegir.

Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otrasacciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Alhacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin delos diferentes elementos que se pueden crear en Access.Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habitualespodramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porquetienen un color atenuado.Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que teencuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellasopciones que te sern tiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta formaaparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (oconjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocuparmenos espacio.De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic encualquier pestaa.

CREAR, CERRAR UNA BASE DE DATOSCrear una base de datosPara crear una nueva base de datos debemos:Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office (haciendo clic

en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) queaparece a la derecha de la pantalla.

Aparecer la ventana deIntroduccin a Microsoft OfficeAccess.Selecciona la opcin Base de datosen blanco.En la parte inferior tambin podrsseleccionar una plantilla para crearuna nueva base de datos basada enella.

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos.Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscarubicacin .Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datosque estamos creando y el lugar donde se guardar.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpetadonde vamos a guardar la base de datos.Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpetaseleccionada.Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aqu.

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft OfficeAccess.En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste.Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar laextensin .ACCDB.Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demsobjetos se crean a partir de stas.Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde dondepodremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto.Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar.Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.

CREAR TABLAS DE DATOSCmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temassiguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access2007.Crear una tabla de datos.Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus

opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datosen la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datosque tiene la columna.Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didcticaPlantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla

de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde

el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans conacceso al mismo sitio.Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodoconsiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que estatendr y otras consideraciones como claves, etc...Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hojade datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:

Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre ala tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla,se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremosla primera columna de la tabla y as sucesivamente.En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definirpropiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamosdefiniendo.Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre loque tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primerafila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Accessnos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

MODIFICAR TABLAS DE DATOSSi una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadiruna nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...)tendremos que realizar una modificacin en su diseo:Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no loestuviera.Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en elmen contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar yrealizar las sustituciones necesarias.Para aadir un nuevo campo,ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo,

o bien,

Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de lapestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamosposicionados.Para eliminar un campo,

Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo.o bien,seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y

cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del.Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campotambin desaparecern.Por ltimo, guardar la tabla.

Introducir y modificar datos en una tabla.Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin.Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la

opcin en el men contextual.Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistasde objeto y

elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro.Escribir el valor del primer campo del registro.Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO paraintroducir los datos del segundo registro.En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo sealmacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla.Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla.Si lo que queremos es borrar un registro entero:Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.El registro quedar seleccionado.Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en elpanel Registros de la pestaa Inicio.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnossobre el valor a modificar y volverlo a escribir.Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseohaciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.

Desplazarse dentro de una tabla.Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra dedesplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de latabla.El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres.Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas acontinuacin:para ir al primer registro de la tabla.para ir al registro anterior en la tabla.para ir al registro siguiente en la tabla.para ir al ltimo registro de la tabla.para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.

Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma:Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.Pulsar INTRO.Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas

FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHAdel teclado.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOSCada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan uncontrol adicional sobre la forma de funcionar del campo.Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuandotenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos lascaractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir unalista de valores vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 juntocon el asistente de bsqueda.Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientrasque las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado alcampo.Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haberintroducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tiposde datos.

Tamao del campoPara los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se

pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255.Para los campos Numrico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enterosentre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324para valores positivos.Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en unabase de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos.accdb)Los campos Autonumrico son Entero largo.

A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.LAS RELACIONES

Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de msde una tabla .Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacioen el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo contablas.Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudioprevio del diseo de la base de datos.Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contengael mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas.Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la queparte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin).

Tipos de relaciones.Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con

un nico registro de la otra tabla y viceversa.Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con unalista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser

nicamente de una poblacin.Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede

estar relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de laotra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla(tabla secundaria).Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con loshabitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer(estar empadronado) en una nica poblacin.Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con

ms de un registro de la otra tabla y viceversa.Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que sevenden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculopodr ser vendido a ms de un cliente.Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entrelas dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedidorelacionado con clientes y con artculos.

LAS CONSULTASCrear consultas y manejarlas para la edicin de registros de tablas creadas con Access2007.

Tipos de consultas.Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de unatabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.Existen varios tipos de consultas:Consultas de seleccin.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tablaque cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultarlos datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta deseleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el discoduro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).Consultas de accin.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas deaccin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.Consultas especficas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que setienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso yaque para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.Crear una consulta.Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver enla imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla comodefinimos en el apartado anterior.Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos msadelante.

Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crearcualquiera de las anteriores por ti mismo.Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta

sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar.Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.

LAS CONSULTAS RESUMENEn Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen delas filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, tambinse conocen como consultas sumarias.Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen unanaturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya quecorresponden a varias filas de la tabla origen.Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de unaconsulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que seencuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumencorresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va aoriginar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lolargo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que sevisualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada fila delresultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segundaconsulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o variasfilas de la tabla oficinas.

Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa deDiseo.

En cualquiera de los dos casos se aade una fila a lacuadrcula QBE, la fila Total:Todas las columnas que incluyamos en la cuadrculadebern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar aAccess qu hacer con los valores contenidos en el campoescrito en la fila Campo:Los valores que podemos indicar en la fila Total: son losque aparecen al desplegar la lista asociada a la celdacomo puedes ver en la imagen de la derecha:

Las funciones de agregadoLas funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en losvalores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizaren una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en lasfilas de la tabla.Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de lacuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda quees seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin.

A continuacin describiremos esas opciones.La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se

suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). Elresultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor.La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos

en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato delresultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el valor delresultado.La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la

columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dosregistros, el resultado es nulo.La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el

argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumenno consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lotanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos convalores 0 que con valores nulos.Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de

la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. Elresultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es detipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es detipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipofecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior.Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del

grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en elque se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estasopciones.La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la

columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Sila columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece unvalor repetido, lo cuenta varias veces.Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve elnmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos queseleccionar la opcin Expresin y escribirlo as:

CONSULTAS REFERENCIAS CRUZADASSe define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consultaresumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que cadauna de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla.Por ejemplo queremos obtenerlas ventas mensuales denuestros empleados a partir delos pedidos vendidos. Tenemosque disear una consultaresumen calculando la suma delos importes de los pedidosagrupando por empleado y mesde la venta.

La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un formato mscompacto como el siguiente:

Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas.Observa que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo las filas queaparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupacin(mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna enel resultado, y la celda en la interseccin de un valor de empleado y un valor de mes es la

columna resumen, la que contiene la funcin de agregado (la suma de importes).Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es muchoms cmodo y rpido utilizar el asistente.

Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic enel botn Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaa Crear:

Elegir la opcin Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que aparecer:

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de dondecoger los datos.En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista detodas las Consultas o Ambas.Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de unasola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir unaconsulta normal para seleccionar las filas que entrarn en el origen o para combinar variastablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta serel origen de la consulta de referencias cruzadas.Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botn Siguiente> para pasara la ventanaEl asistente para consultas de referencias cruzadas (cont.)

En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dichouna de las columnas de agrupacin servir de encabezado de filas y la otra comoencabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener muchos valores distintosy la otra pocos, elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda paraencabezado de columnas.Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botn

. Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona inferior unejemplo de cmo quedar la consulta; hemos seleccionado el campo nhoras y vemos queen la consulta aparecer una fila por cada valor distinto del campo nhoras.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la listade campos seleccionados.Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en elresultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres

campos hayan en el origen de la consulta.Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos.A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece esta ventana:

En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aqu slopodemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generar unacolumna con el valor como encabezado de columna.En la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado, vemos que alseleccionar el campo Fecha Inicio, aparecer en el resultado de la consulta una columna porcada valor que se encuentre en la columna Fecha Inicio de la tabla Cursos.

CONSULTAS DE ACCINLas consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datosalmacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir delos registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminarregistros.En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale una cuadro de dilogo paraconfirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estosmensajes,A continuacin te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de accin.Puede que tu configuracin de Access no te permita ejecutar este tipo de consultas.

Consultas de creacin de tabla.Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el

resultado de una consulta de seleccin.Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para unadeterminada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja quetarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminadoesa tarea las borramos. Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla para enviarlosa alguien, o para crear copias de nuestras tablas.Para crear una consulta de Creacin de tabla:Abrimos una nueva consulta en vista diseo.Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en elresultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en lanueva tabla.Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo:

Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa)pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar laopcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la basede datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso esms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar...aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos dondequeremos guardar la nueva tabla.Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de

consulta:

La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos laconsulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferenciaes que en la barra de ttulo despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacin detabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn

de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino elnombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datosdonde se crear:

Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja dedatos de la pestaa Inicio. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree lanueva tabla.La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de laconsulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn de la pestaa Diseo.Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin

nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consultay heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como claveprincipal, ndices, etc...

LOS FORMULARIOSLos formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros deuna tabla o consulta.En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros ycambiar su diseo.

Para crear un formulario tenemos varias opciones.Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:

Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que irincorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se sueleutilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformularioo utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustarel formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificarel diseo de un formulario.Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la

creacin del formulario.Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos

los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.

Grficos dinmicos abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin degrficos dinmicos.

Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

El asistente para formularios.Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formulariosque puedes ver en la imagen anterior.Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadroTablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de variastablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origendel formulario esa consulta.A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre elcampo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la listade campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn odeseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente yaparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionandoun formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esadistribucin.A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre losestilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de laizquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo.Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece laltima pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser elnombre asignado al formulario.Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado

del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

o bienModificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista

Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

LOS INFORMESLos informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente paraimprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en elinforme slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes sepuede agrupar ms facilmente la informacin y sacar totales por grupos.En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar sudiseo una vez creado.Introduccin.Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informess que encontrars en la pestaaCrear:

Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que irincorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se sueleutilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme outilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar elinforme a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar eldiseo de un informe.Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la

creacin del informe.Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los

datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.

Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.

El asistente para informes.Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes quepuedes ver en la imagen anterior.

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadroTablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lomejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen delinforme esa consulta.A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarloy clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la listade campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn odeseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agruparlos registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadiruna cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de esegrupo.Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campopor el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer dobleclic sobre el campo).En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestroinforme, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, ennuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigopostal.Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupopara seleccionarlo y pulsar el botn .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , laflecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupoun nivel.

Con el botn podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic enese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupotenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos deagrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valorcompleto contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc...Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior.Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botnSiguiente> y pasamos a la siguiente ventana

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos deordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrnen el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente, paraelegir una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a serDescendente.Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin.

Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguienteventana:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionandouna distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe conesa distribucin.En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en unapgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre losestilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de laizquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo.Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece laltima pantalla del asistente para informes:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser elnombre asignado al informe.Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la

impresino bienModificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana

Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.LOS CONTROLES DE FORMULARIO E INFORME

En temas anteriores vimos cmo crear formularios e informes utilizando el asistente,tambin hemos aprendido a manejar los controles para copiarlos, moverlos, ajustarlos,alinearlos, etcEn este tema vamos a repasar los diferentes tipos de controles y estudiar sus propiedadespara conseguir formularios e informes ms completos.

Empezaremos por estudiar las propiedades comunes a muchos de ellos:Nombre: Aqu indicaremos el nombre del control. Puedes darle el nombre que t quieras,

pero asegrate de que es lo suficientemente descriptivo como para poder reconocerlo mstarde.

Un buen mtodo sera asignarleel nombre del control ms unacoletilla indicando de qucontrol se trata. Por ejemplo,imagina que tenemos doscontroles para el campo Curso,una etiqueta y un cuadro detexto. Podramos llamar a laetiqueta curso_eti y al campo detexto curso_txt. De este modofacilitamos el nombre de doscontroles que referencian a unmismo campo.

Visible: Si la propiedad seestablece a No el control serinvisible en el formulario. Por elcontrario, si lo establecemos a S el control s que ser visible.Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy til para cargar informacin en el formularioque no sea visible para el usuario pero sin embargo s sea accesible desde el diseo.Tambin podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles, para mostrarlos pulsando,por ejemplo, un botn.Mostrar cuando: Utilizaremos esta propiedad

para establecer cundo un control debemostrarse. De este modo podemos hacer que semuestre nicamente cuando se muestre enpantalla y esconderlo a la hora de imprimir(muy til por ejemplo para los botones de un formulario que no queremos que aparezcan enel formulario impreso).

Izquierda y Superior: Estas dos propiedades de los controles hacen referencia a suposicin. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o informe y desu borde superior.Normalmente sus unidades debern ser introducidas en centmetros. Si utilizas otrasunidades de medida, como el pxel, Access tomar ese valor y lo convertir en centmetros.

Ancho y Alto: Establecen el tamao del control indicando su anchura y altura. De nuevola unidad de medida utilizada es el centmetro.

Color del fondo: Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo ms sobre elresto del formulario. Para cambiar el color, teclea el nmero del color si lo conoces o biencoloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botn que aparecer a laizquierda.Entonces se abrir el cuadro de dilogo que ya conoces desde donde podrs seleccionar elcolor que prefieras.Estilo de los bordes: Cambia el estilo en el que los bordes del control se muestran.

Color y Ancho de los bordes: Establece el color del borde del control y su ancho enpuntos.

LAS MACROSLas Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas comoabrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc...Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareasautomticamente cada vez que se inicie la base de datos.Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos,se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro conese nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquierotro.Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antesde que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.

La configuracin por defecto de Access, nos impedira ejecutar ciertas acciones de macro sila base de datos no se encuentra en una ubicacin de confianza, para evitar accionesmalintencionadas.Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables,podemos aadir la ubicacin de est al Centro de confianza, tal como vimos en la Unidad10 al realizar consultas de accin.

Crear una MacroPara definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que automatizarnun proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar automticamente sinnecesidad, en principio, de interaccin por nuestra parte.Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario hagaclic en un botn, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio denuestros productos.Crear una Macro es relativamente fcil, slo tienes que hacer clic el botn Macro de lapestaa Crear.Se abrir la Vista de diseo de Macro.Esta ventana es muy parecida a la vista Diseo de tabla que ya conoces y tiene la mismadinmica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos quese ejecuten.Como podrs observar, al principio consta de dos columnas: Accin y Comentario, aunquepuede que aparezca tambin la columna Argumentos, que se puede mostrar y ocultar, y queexplicaremos ms adelante.

En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una accin deentre las existentes en el cuadro desplegable.En la columna Comentario podremos escribir una pequea descripcin opcional sobre elpor qu de la accin o un comentario sobre su efecto.Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierdaaparecern sus opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la accin.

Podemos aadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas unadespus de otra y en el orden que queremos que se ejecuten.Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues esmuy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran unformulario. El formulario deber estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar elformulario, por lo que la accin de apertura debera ir antes de la de cierre.

En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas parainsertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una accin.Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas deellas y arrastrarlas con el ratn para colocarlas en otra posicin.

Cuando la Macro est terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Ms tardepodremos llamarla desde un control Botn de comando, o ejecutarla directamente desde laventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clicdirectamente sobre ella.

CONFIGURAR LA INTERFAZ

La interfaz es la forma en la que el usuario ver y trabajar con la base de datos. En estaunidad aprenderemos cmo deberemos configurar Microsoft Access 2007 para que unapersona que vaya a trabajar con la base de datos vea y pueda realizar nicamente aquelloque sea conveniente para nosotros: los creadores y administradores de la base de datos.Aprenderemos a crear categoras y grupos en el panel de exploracin.Vers que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar desde unmen no es tan complicado como parece.En resumen, veremos cmo controlar el aspecto y comportamiento de un archivo cuando seabre.Nota: Aunque Access tambin nos permite personalizar la cinta de opciones, aadiendo yquitando controles, hacerlo requiere de conocimientos de XML, por lo que no loexplicaremos en este curso.Personalizar la barra de acceso rpido

Ya hemos visto qu es la barra de acceso rpido, y como agregar los controles msfrecuentes, pulsando en Ms acciones , en la pestaita a su derecha.

En la pestaa Comandos disponibles en: podremos elegir una categora o ficha, para que semuestren todas sus acciones.Es interesante destacar que tambin podremos incluir las macros que haya disponibles en labsae de datos.Otra forma de agregar acciones, es haciendo clic derecho sobre la Banda de opciones, yeligiendo la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Si realizamos estaaccin sobre un icono, se aadir la funcin de este en un icono, mientras que si lo hacemossobre la parte inferior de un cuadro de opciones, se aadirn todas las acciones de ese grupoen un icono, desplegndolas al pulsarlo.

En la pestaa Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, podremos decidir si loscambios se aplican a todas las bases de datos que abarcamos con Access o slo para la basede datos actual.

HERRAMIENTAS DE ACCESSAnalizar TablasUna base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar yrecuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos entablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseo de datos. Este curso no pretendeensear a disear una base de datos (ms que un tema necesitaramos un curso entero) peropodemos apuntar algunas caractersticas que deben cumplir las tablas obtenidas en la fasede diseo.

Uno de los objetivos a alcanzar cuando se disea una base de datos es que no existaredundancia, es decir datos repetidos innecesariamente. La redundancia, a parte de generarms espacio ocupado en disco, puede generar una serie de problemas indeseables quepuedan hacer que los datos almacenados sean incorrectos.Vemoslo con un ejemplo: Imaginemos una tabla de facturas con los campos nmero defactura, fecha, importe, iva, cliente, domicilio del cliente, telfono del cliente, ms datos delcliente... Cuando un cliente tenga varias facturas, su nombre, direccin, telfono y msdatos estarn repetidos en la tabla; y repetidos innecesariamente porque el clientenormalmente tendr el mismo nombre, domicilio, telfono, etc en todas sus facturas,estamos en presencia de un caso de redundancia.Qu nos puede provocar esta redundancia?1. Ms espacio ocupado en disco.2. Si cambia el telfono del cliente, habr que cambiarlo en todas sus facturas, lo quegenera mayor tiempo de proceso, y lo que es ms grave, si se nos olvida cambiarlo en unade las facturas, habremos generado errores en los datos (una factura con el telfonoincorrecto).3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habra que volver a introducir susdatos con el engorro que supondra y el peligro otra vez de equivocarnos y generar otroerror en los datos.... Podramos enumerar ms problemas pero pienso que habr quedado claro que laredundancia no es buena y que cuando diseemos nuestras tablas hay que evitarla.La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseo de nuestrastablas.Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartir los datos en varias tablas,relacionndolas, y de esta forma podrs almacenar tus datos de una forma ms eficazeliminando la redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se creara una tabla para almacenarlos datos de nuestros clientes y as los datos de un cliente concreto estaran almacenadosuna sla vez y las tablas de facturas y clientes estaran relacionadas por el campo cdigo decliente.Hay que tener en cuenta que ser mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datosintroducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores almacenados encada campo y "adivinar" mejor un diseo mejorado.Como cualquier programa corrector, este nos ayudar ya que puede detectar muchos errorespero no se garantiza al final una base de datos ptima porque casi siempre existendeterminadas circunstancias que el programa no podr "adivinar". Cualquiera que hayautilizado un corrector ortogrfico sabe que te corrige la mayora de las faltas pero no tegarantiza un documento libre de faltas de ortografa al cien por cien.

Para ejecutar la herramienta, en el men Analizar tabla de la pestaa Herramientas de basede datos.

Se abrir el cuadro de dilogo Asistente para analizar tablas que te explicamos en esteavanzado

IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS

Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente.Para ello, slo tendremos que acudir a la pestaa Datos externos, una vez all seleccionaruna opcin de la seccin Importar.

Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar.Si quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en el botnAccess.Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario,informe, macro, etc... solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar elbotn Aceptar.

En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que queremosaadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar.

En la imagen vers que el botn Opciones>> se encuentra desactivado, es porque hemoshecho clic sobre l y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro.Desde all podrs seleccionar cmo y en qu medida quieres importar los objetos.Como habrs podido observar existen otros mtodos de importacin de datos, podrsacceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la seccin Importar.Por ejemplo, para importar la informacin de una base de datos de un archivo de textosimplemente deberemos hacer clic en el botn Archivo de texto.En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto, donde podrs indicar la formaen la que est formateado el archivo del que vas a tomar la informacin, incluso te podrsguardar esa descripcin y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con lasmismas caractersticas utilizando el botn Importaciones guardadas.Para ver mejor cmo utilizar este asistente visita el avanzado de Importacin de texto.A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por nocoindicir con la definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se han producidoerrores en la importacin y crear una tabla con esos errores para que los podamos analizary comprobar.Realiza el Ejercicio Paso a Paso de Importacin de un Archivo de Texto.