Elementos del proceso administrativoLos eventos turísticos, no importa de cuál se trate, desde su concepción hasta su culminación, requieren de lineamientos que guíen su diseño, implementación y evaluación, el área de conocimiento que aporta los elementos metodológicos es la administración y de manera concreta el proceso administrativo.

El proceso administrativo es una técnica que norma y guía las actividades en las fases de planeación, implementación, desarrollo y evaluación de las reuniones, la administración aporta elementos para establecer acciones lógicas, que su resultado hacen posibleacciones posteriores. Existen diversas clasificaciones y corrientes de pensamiento queestructuran los procesos y los definen en dos etapas: 

Mecánica: es la fase teórica o estructural, que incluye previsión, planeación y organización, en donde se establece: el qué se puede hacer, qué se va hacer y cómo se va hacer. 

Dinámica: se considera como la práctica u operativa, en donde se definen la integración, la dirección y el control, para constituir el qué y con quién se va hacer, hacerse y cómo.

El proceso administrativo de eventos permite eslabonar acciones que conllevan al desarrollo de reuniones exitosas, si se lleva a cabo la aplicación de tareas y actividades como fueron previstas, esto incluye el corregir en su momento, como lo establecen las fases de ejecución, control y evaluación. 

Las fases del proceso administrativo son las siguientes:

Planeación

Permite visualizar el futuro de las acciones a realizar y prever de alguna manera su comportamiento, al definir a dónde se quiere llegar y tener claros lo objetivos a partir de análisis con los que se obtendrán diagnósticos de los eventos a realizar.

Una vez definido el qué se va hacer y establecidos los objetivos, basados en las realidades aportadas por el diagnóstico, se procede a prever el curso de las acciones, definiendo las reglas, políticas, procedimientos, secuencia de las operaciones, tiempos, presupuestos y elementos a utilizar.

La planeación de eventos turísticos cuenta con tres principios que se deben considerar y adecuar al tipo de evento a realizar, que son: precisión lo que implica definir detalladamente y con exactitud las acciones a seguir, debido a que lo que se pretende es efectuar acciones concretas, flexibilidad en donde existen elementos externos que no se pueden controlar, por lo que se debe considerar un margen para ajustar los imprevistos en su momento y minimizar sus efectos nocivos, el último principio es la unidad la cual consiste en el diseño de acciones coordinadas hacia un mismo fin.

Algunas acciones para tomar en cuenta en la planeación son: Definir el programa de trabajo estableciendo los objetivos, secuencia de las acciones y tiempo necesario para efectuarlas. El programa debe contener subdivisiones como: aspectos técnicos, sociales, promocionales, hospedaje, alimentación, transportación, montaje, registro, cantidad de colaboradores, voluntarios, recursos económicos, entre otros 

Estimación de presupuestos para el desarrollo de las reuniones, se requieren de dos tipos de presupuestos: el de egresos, que considera todas las erogaciones desde su concepción hasta su culminación, y el de ingresos, que se genera de diversas formas: por cuotas de inscripción o registro, cuotas de acompañantes, 

cuotas especiales, venta de souvenirs, donaciones, patrocinios y venta de stands, entre otros dependiendo de las características del evento

Negociación, es un elemento significativo que debe regirse por las políticas y reglas del evento, las acciones son variadas y permiten obtener economías por medio de la habilidad y conocimiento de los proveedores en el mercado.

Definición del equipo de trabajo y su integración de comités, a los que se les deberá asignar tareas específicas y concretas en cuanto a tiempo y presupuestoHay que considerar dentro de la planeación los desastres naturales, preparando un plan de acción para salvar vidas y no bienes, tomando en cuenta las características del lugar y las condiciones del tiempo meteorológico, por ejemplo, huracanes sí la sede es de playa, la seguridad de la ciudad, entre otros para minimizar las pérdidas.

La planeación debe comunicarse a los colaboradores y realizar una prueba, en donde se detectaran las fallas ya que por muy elaborado que éste sea, se debe de prever la contratación de seguros para eventos, definiendo lo que cubre, lo que no y verificar los beneficios.

Organización

Se debe definir la estructura de las acciones, funciones, jerarquías y puestos, con la finalidad de promover la máxima eficiencia, en el ahorro de los recursos humanos, materiales y económicos.

La organización de eventos turísticos permite la conclusión del aspecto teórico, que es en el que se define las bases teórico – conceptual, del quehacer turístico en el proceso administrativo de reuniones, pero primeramente se deben considerar los siguientes principios (Buendía, 2002: 90):

Especialización: se refiere a la asignación limitada y concreta de acciones de acuerdo al conocimiento y vinculación con otras, en el logro de los objetivos, se deben considerar las capacidades como limitante

Unidad de mando: se debe establecer un solo jefe para cada función, y delegar la unidad de mando para definir un orden y eficiencia, que delimite las órdenes e informar a una sola persona

Equilibrio de autoridad/ responsabilidad: consiste en establecer un niveljerárquico y de responsabilidad, considerado que la autoridad se ejerce de arriba hacia abajo y la responsabilidad es inversa 

Equilibrio de dirección/ control: es indispensable definir con precisión el grado de delegación, con controles que den seguridad a la ejecución de la autoridad y las acciones. La autoridad se delega, en tanto la responsabilidad debe ser compartida, por lo que se deben establecer los controles de dirección para cada nivel jerárquico, a fin de limitar las responsabilidades y detectar a los responsables

La organización se sustenta de la planeación, para definir de manera gráfica y por escrito las líneas de autoridad, mando, responsabilidad, vías de comunicación y de intercomunicación entre las partes que intervienen en el evento.

Dirección La dirección de un evento consiste en delegar autoridad y responsabilidad, mediante el uso adecuado de canales de comunicación y la supervisión constante a fin de detectar problemas y solucionarlos oportunamente. La dirección se rige por los siguientes principios (Buendía, 2002: 119):

Coordinación de intereses, principio básico que consiste en guiar con astucia y efectividad los intereses de la empresa y evento a realizar, considerando la inclusión de los intereses particulares de las diferentes áreas de la organización

Vías jerárquicas, hay que respetar en todo momento los niveles y canales de jerarquía en la toma de decisiones, sí por algún caso excepcional se rebasa un nivel jerárquico, se debe notificar de inmediato al jefe o persona involucrada.

Relación de conflictos, consiste en resolver los conflictos de forma oportuna y eficaz, para no generar disgustos entre las partes involucradas, que promuevan una problemática mayor y perturbe el buen desempeño de las partes

Aprovechamiento de conflictos, cada conflicto es diferente, sin embargo, es conveniente aprovechar la experiencia en la resolución de conflictos similares, con el fin evitar desgastes innecesarios

Otro elemento fundamental en la dirección, es sin duda la autoridad, como facultad de toma de decisiones y la conciencia de quien es el jefe; existen diversos tipos (Buendía, 2002): 

Formal: la que ejerce un jefe superior sobre los subordinados

Operativa: sirve para determinar o decidir ciertas acciones, por ejemplo para reservar habitaciones, contratar autobuses, es el ejercicio sobre actos no sobre personas

Personal: es la adquirida por los seres humanos en razón de sus cualidades morales, sociales, económicas, etc.

Líderes naturales y técnica: se deriva de la capacidad, experiencia, conocimientos y habilidades de una persona

En el ejercicio de la autoridad y la toma de decisiones, tiene un papel primordial la forma en que se da una orden, (la cual debe partir de un proceso de planeación, forma de transmisión y sobre todo vigilar su cumplimiento) asegurándose que las instrucciones parten de una norma o procedimiento que refiere a como se deben de hacer las acciones o tareas, ambas están relacionadas, ya que una orden dice qué hacer y la instrucción cómo hacerla.

Mediante la dirección, es la parte dinámica del proceso administrativo, en donde se cristaliza el éxito o se fragua el fracaso, no cualquiera puede dirigir y mandar, se deben tener y aplicar varias características, como el don de mando, la asertividad y la empatía para ejecutar las acciones planeadas y organizadas.

Ejecución 

Es la acción de la reunión que consiste en implementar las actividades planeadas, para la consecución de los objetivos y metas, en donde se toman decisiones fundamentales para el desarrollo óptimo del evento, designando actividades por equipos de trabajo, dependiendo del tipo y magnitud de la reunión.Para la ejecución de las múltiples tareas es recomendable contar con el siguiente personal:

Coordinador Secretaría Recepcionista Responsable de administración y finanzas

Responsable de redacción, edición y difusión Traductores (sí fuera necesario) Técnicos de: audio, video, etc. Personal de apoyo: limpieza, montaje, mensajería, choferes, etc., dependen de las características del evento.

La ejecución se debe de coordinar con las fases de control y evaluación para la finalidad de operar satisfactoriamente el evento, tomando las decisiones adecuadas en el momento preciso.

El coordinador del evento es la clave de una buena reunión, al ser el responsable del cumplimiento eficiente y eficaz de las tareas y actividades planteadas, apoyado en su equipo de trabajo y sobre todo con adecuada delegación y don de mando.

Control

Es el conjunto de actividades encaminadas a vigilar la ejecución de acciones acordes a lo definido en la fase de planeación, es parte del proceso administrativo de los eventos turísticos, es un mecanismo preventivo y correctivo que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, insuficiencias o incongruencias en el curso del evento, puesconsiste en la recopilación, análisis y evaluación de información para la toma de decisiones de forma oportuna durante el desarrollo de las reuniones, permitiendo

supervisar las acciones y tareas en ejecución, su función administrativa se vincula con la delegación de autoridad y responsabilidad.Mediante el control, se detectan las características y acciones del personal involucrado y de la evolución del evento, por ejemplo, sí se cumple con los tiempos establecidos para cada tarea, las fallas que se están presentando, las actividades que se ejecutan con éxito, la actitud de los trabajadores, etc., su función es corregir en el momento y establecer estrategias de acción y políticas indispensables para el desarrollo óptimo de los eventos.

Los controles que se emplean en los eventos turísticos se clasifican en dos formas: los personales, que conllevan las acciones de supervisión de los recursos humanos, revisión de operaciones y la inspección, en la práctica se aplican medidas correctivas de forma inmediata para la solución de problemas o perturbaciones. Y las instrumentales que están integradas por encuestas, cuestionarios y/o formatos, se utilizan para el análisis corporativo y como evidencias en el futuro.

El establecimiento de controles requiere de un proceso que se describe de la siguiente manera (Buendía, 2002: 132):

Definir qué acciones del evento requieren un control y los medios de aplicación.

Establecer los sistemas de operación, de recopilación de información y análisis de la información.

Integrar el equipo o grupo evaluador del proceso, para el análisis de la información.

Tomar decisiones para la corrección de fallas y problemas.

Evaluación

Es la última etapa del proceso administrativo. Es el conjunto de actividades que permiten valorar cualitativa y cuantitativamente el evento una vez que éste ha concluido, pues permite detectar fallas y anomalías, para mejorar los eventos futuros al contrastar los logros alcanzados contra los objetivos y metas planeados, realizado esto al final del evento. 

La evaluación permite contar con información, para mejorar eventos futuros en cuanto a los temas tratados, la metodología empleada, definición de objetivos y metas, determinación de acciones y presupuestos.

Las tareas a realizar después de concluido el evento son (Richero, 2008: 62):

Verificar el estado de los equipos e instalaciones, antes de su devolución

Controlar los objetos extraviados por los asistentes, para su devolución

Elaborar y enviar cartas de agradecimiento a las empresas e instituciones patrocinadoras, a los conferencistas, oradores, especialistas y/o panelistas

Realizar la edición y publicación de las conclusiones, ponencias, memoria o informe final

Elaborar lista de participantes con información básica de contacto institucional y personal

Integrar las memorias del evento, para consideraciones futuras

Elaborar informes financieros

Elaborar un informe detallado de lo planeado con los logros obtenidos, puntualizando los detalles o resultados buenos y malos

El cierre del evento debe de considerar una encuesta de satisfacción y conocimiento de las expectativas de los participantes como expositores, proveedores y público asistente.

Para evaluar un evento, es necesario considerar los siguientes aspectos: ¿Quién proporciona las información?, los asistentes o personas que intervinieron en las diferentes actividades del evento, para saber si se cumplieron sus expectativas; 

¿Qué información es requerida?, los expositores de los bienes y servicios, para la mejora de eventos futuros y ¿Cómo debe efectuarse la recopilación de información?, los patrocinadores del evento, para determinar la utilidad del evento en el cumplimiento de metas y objetivos de su organización empresarial.