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ELIMINAR ESTE LOGO DEL QUETZAL Y QUITAR LA LEYENDA GOBIERNO DE GUATEMALA. DEJAR SOLO SECRETARÍA EJE……. CON EL MISMO COLOR DE LETRA DE LA LEYENDA “MANUAL DE PRO….” Y ELIMINAR DE TODAS LAS HOJAS EL CINTILLO “ DEL QUETZAL Y LA LEYENDA GOBIERNO DE GUATEMALA”, NO DEJAR NADA, SOLO LOS NUMEROS DE PAGINA.

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Antecedentes El Servicio Cívico en Guatemala tiene su origen en el artículo 135 de la Constitución Política de la República de Guatemala1, así como en los Acuerdos de Paz, en el Acuerdo sobre Fortalecimiento del Poder Civil y Función del Ejército en una Sociedad Democrática. Ejército, numerales 43 y 44. Servicio Militar2. El Servicio Cívico Social y Cívico Militar, sustituyó las prácticas establecidas por el Servicio Militar “obligatorio”, dio opción a las juventudes de decidir libremente bajo que modalidad prestarán su Servicio Cívico y reducir el tiempo de servicio a 728 horas. El Decreto 20 – 2003 del Congreso de la República, establece que el “Servicio Cívico es la actividad de carácter personal que todo ciudadano guatemalteco, tiene el derecho y el deber de prestar al país, por el tiempo que se determina, para contribuir a su desarrollo y defensa. El ciudadano percibirá la remuneración respectiva, por la prestación del servicio, la cual no generará relación laboral. El Servicio Cívico comprende dos modalidades: el Servicio Militar que es de carácter castrense y el Servicio Social que es de carácter civil”. El Servicio Cívico busca que los ciudadanos conozcan y se involucren en la realidad social, económica y cultural del país, estimulando la solidaridad entre los guatemaltecos y promoviendo la participación directa de los jóvenes en la solución de los problemas locales y nacionales. Adicionalmente pretende capacitar a los guatemaltecos para la defensa armada, dentro de una doctrina militar respetuosa de los Derechos Humanos y los valores cívicos, políticos, morales y prepararlos para actuar en la mitigación de desastres naturales que ocasionen emergencia. La Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, es la unidad administrativa especializada en ejecutar las decisiones de la Junta Nacional del Servicio Cívico. Entre las funciones de la misma, destaca, asistir administrativamente a la Junta Nacional y Juntas Locales, ambas del Servicio Cívico para el ejercicio de sus funciones. La Junta Nacional del Servicio Cívico, es el órgano superior responsable de establecer la política y dirección del Servicio Cívico, es el encargado de coordinar el proceso de convocatoria a los ciudadanos en edad de prestar el servicio, así como, autorizar los proyectos de las instituciones del Estado, instituciones autónomas y descentralizadas e instituciones privadas que deseen participar en los programas de Servicio Cívico Social, entre otras funciones.

1 Capitulo III, Deberes y Derechos Cívico Políticos. Artículo 135. Deberes y derechos cívicos.

2 Acuerdo de Paz. Acuerdo Sobre Fortalecimiento del Poder Civil y Función del Ejército en una Sociedad Democrática. IV. Organismo Ejecutivo. C. Ejército. Servicio Social y Militar.

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Contenido Procedimientos con la Dirección de Planificación y Desarrollo de Proyectos Esquema del contenido del documento de proyecto 4 Ejemplo del cronograma 7 Ficha Técnica del Proyecto 8

Procedimientos con la Dirección de Informática Requerimientos 9 Documentación indispensable a presentar por cada servidor

Cuentas bancarias 10

11 Reporte de horas

Formato de Tarjeta de Servicio 11

12 Formato del reporte de horas de Servicio o asistencia 13 Nómina de pago 14 Formato de la nómina de pago 15 Excepciones y carnetización 16 Recomendaciones Generales 17

Procedimientos de la Dirección de Capacitación Plan de capacitación de las Instituciones 19 Proceso de formación de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico en el

Tema de Ciudadanía Activa

21 Coordinación Inter institucional para el Desarrollo del Proceso de

Formación de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico

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Procedimientos con la Dirección de Monitoreo Información general 24 Formato para la elaboración de informe de avance y final del proyecto 26 Observaciones 28

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PROCEDIMIENTOS CON LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DE PROYECTOS

La Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico tiene el compromiso de dar acompañamiento y apoyo técnico, en la elaboración de los documentos de proyecto de las instituciones que se incorporan para brindar oportunidades a los jóvenes enmarcados en la Ley del Servicio Cívico. Éste compromiso recae en la Dirección de Planificación y Desarrollo de Proyectos. Todos los documentos de proyecto, deben ser enviados a la Dirección de Planificación para su revisión y visto bueno. Este proceso se debe realizar en los meses de febrero y marzo de cada año, para que las instituciones que los presentan, los incluyan en sus Planes Operativos Anuales –POA-, y presupuesto del año siguiente. Una vez revisados los documentos de proyecto e incluidos en los planes operativos de cada institución, de acuerdo con la Ley del Servicio Cívico, a más tardar en el mes de abril de cada año, se deben presentar a la Junta Nacional del Servicio Cívico, para su conocimiento y aprobación. Es por ello, que con el afán de llevar un ordenamiento y estandarizar los aspectos fundamentales que se deben incluir en estos documentos, a continuación se presenta un esquema con los lineamientos generales, por medio del cual, se busca, el ordenamiento, coherencia y claridad en el contenido para la elaboración de los mismos. Es importante que sin excepción alguna, todas las instituciones se adecuen a los requerimientos que acá se establecen. Requerimientos que aplican para las instituciones que participan en ambas modalidades de Servicio Cívico. Es importante que el documento se presente a la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, impreso y en archivo digital en formato Word. Esquema del contenido del documento de proyecto:

1 Título del proyecto

El Titulo debe resumir de manera concisa la idea principal del proyecto.

2 Introducción

Describe rápidamente las características y relevancias del problema, las

propuestas de intervención y los resultados esperados. El resumen debe ser

informativo definiendo conceptos, fases, formulaciones y las bases de cómo

se obtendrán los resultados planteados.

3 Marco de referencia

Describe con precisión el carácter de la institución que presenta el proyecto,

cuál es su naturaleza. Establece el vínculo entre el quehacer de la institución

con los objetivos perseguidos por el Servicio Cívico.

4 Justificación Especifica puntualmente la problemática comunitaria o nacional a resolver

con la implementación del proyecto.

5 Objetivos

Incluir los logros que se pretenden alcanzar, clasificándolos en:

Objetivo General: Se deben describir los logros que se quieren alcanzar con la

ejecución del proyecto.

Objetivos Específicos: Indica de forma precisa aquello que se pretende

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alcanzar con la ejecución del proyecto.

6 Resultados

Describe una realidad que debe ser medible y observable, por medio de los

resultados obtenidos, a través de la cual se alcanzará la meta del proyecto.

Así mismo incluir quienes son los beneficiarios directos e indirectos con la

implementación del proyecto.

7 Actividades

Deben quedar especificadas todas las actividades que se desarrollarán

durante la ejecución del proyecto, si el proyecto se desarrollará en fases,

dejar bien claras las actividades para cada una de ellas. (Estas pueden ser:

capacitaciones, tareas en campo, réplicas de los temas aprendidos con la

población meta, visitas domiciliares, actividades de evaluación, entre otras).

8 Área

geográfica.

Especificar claramente dónde se realizarán las actividades establecidas por el

proyecto (ámbito municipal, departamental o nacional) y la cantidad de

Servidores que se asignarán a dicha área.

9 Duración del

proyecto

Se debe realizar la distribución de las horas de servicio por semana y con el

total del mes, hasta la finalización del proyecto, indicando las horas diarias

que se proyectan realizar.

Es importante considerar lo establecido en la Ley del Servicio Cívico, con

relación a lo siguiente:

Artículo 40. Duración. El Servicio Social se empieza a contar desde el

momento de la incorporación del servidor a la entidad que corresponda.

El Servicio Social Ordinario comprenderá una acumulación de setecientas

veintiocho horas, y el permanente tendrá una duración de hasta dieciocho

(18) meses.

10 Perfil del Servidor

Es importante tener presente que los únicos requisitos establecidos en la Ley

son: Ser guatemalteco y estar comprendido en las edades de 18-24 años,

(Artículo 4. Reglamento de la Ley del Servicio Cívico). Sin embargo, la

institución puede sugerir el perfil del joven requerido según las

características del proyecto.

11 Convocatoria

Se establecen las fechas en las cuales la institución responsable realizará la

convocatoria y los medios y canales utilizados para la divulgación de la

información.

12 Capacitación

Incluir en el proyecto, la elaboración de un plan de capacitación que

establezca la metodología y los temas en los cuales los servidores serán

capacitados por parte de la institución que presenta el proyecto, para el

desarrollo de sus acciones, así mismo establecer la logística y temporalidad

de este proceso. Es importante indicar que las horas de formación y

capacitación establecidas por el proyecto son parte de las 728 horas y

deberán estar claramente visibilizadas en el cronograma general del

proyecto. (Ver apartado de la Dirección de Capacitación para la elaboración

de este plan).

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Recursos

Incluir el presupuesto con la proyección de los gastos para cada actividad

(capacitaciones, visitas domiciliares, materiales e insumos, alimentos,

vestimenta, etc.) y el pago de la remuneración a Servidores Cívicos, así como

indicar que la fuente de financiamiento será el presupuesto de Ingresos y

Egresos de la institución que presenta el proyecto, para el año que

corresponda.

Ley del Servicio Cívico. Artículo. 41. Gastos. Corresponderán a las entidades

en las que se preste el Servicio Social, aportar los medios necesarios, sufragar

los gastos y la transportación necesaria para la realización del mismo. Las

instituciones del Estado deberán contemplar en sus respectivos presupuestos

un renglón destinado a los proyectos del Servicio Social.

14 Cronograma

Finalmente se presenta un cronograma que establece las acciones a realizar y

los tiempos requeridos para el desarrollo de estas actividades. El cronograma

deberá ser elaborado en Excel (en las columnas se detallarán las actividades

y en las filas las semanas y los meses establecidos para la ejecución de los

mismos), debe ser incorporado al documento. Ver ejemplo.

15 Monitoreo y Evaluación

Es necesario definir el proceso de monitoreo y evaluación, para garantizar

que se logren los mejores resultados posibles. Es importante identificar

situaciones que ponen en riesgo la ejecución del proyecto y sobre todo el

cumplimiento de la Ley del Servicio Cívico.

16 Responsable del Proyecto

La Institución deberá nombrar a un responsable del Proyecto, quien dará a

conocer el nivel de avance del mismo y será el enlace entre la Institución y la

Secretaría del Servicio Cívico, por lo que se les solicita incluir el correo

electrónico y número de teléfono.

17 De la forma

El proyecto deberá ser presentado en hoja tamaño carta, tipo de letra Arial

Unicode MS, Tamaño 12, Títulos 14 en negrilla, Espaciado 1.5 sin tabulación

después del párrafo.

Márgenes: Normales

Margen superior 2.5

Margen inferior 2.5

Margen Izquierdo 3

7

Ejemplo de Cronograma

8

FICHA TÉCNICA DEL PROYECTO

Adicional a la elaboración del documento de proyecto, se requiere que las instituciones

elaboren la ficha técnica del mismo, es importante que en ella, se aborde de manera

resumida los aspectos generales del documento. Esta ficha es la base para la presentación

del proyecto a la Junta Nacional del Servicio Cívico, se debe presentar al momento de

hacer entrega del documento de proyecto. A continuación se presenta el formato de la

ficha técnica:

Nombre de la Institución

Nombre del Proyecto

No. de Servidores Cívicos

Área Geográfica de Intervención del Proyecto

Departamento (s):

Municipio (s):

Objetivo General:

Justificación del Proyecto:

Principales Actividades que Realizarán los Servidores Cívicos:

Resultados Esperados:

Costos del Proyecto y Fuente de Financiamiento:

La fuente del financiamiento es interna, presupuesto de ingresos y egresos de XXXXXX año XX y se

desglosa de la siguiente manera:

Los pagos por concepto de estipendio haciende a Q 000,000.00

Materiales y suministros por formación de educadores Q 000,000.00

Costos de logística para la formación Q 000,000.00

Otros. Q 000,000.00

Costo total: 0,000,000.00

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PROCEDIMIENTOS CON LA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA

En este apartado se hace referencia a los puntos básicos para la recepción de documentación, registro, reporte de nóminas y horas acumuladas por cada uno de los Servidores Cívicos, que participan en los distintos proyectos. OBJETIVOS Llevar un registro y control adecuado de todos los ciudadanos que presten o hayan prestado el Servicio Cívico en coordinación con las instituciones estatales, autónomas, descentralizadas y privadas, cuyos proyectos hayan sido autorizados por la Junta Nacional del Servicio Cívico. Llevar un control adecuado de las horas de servicio de cada uno de los Servidores Cívicos, para que concluidas las 728 horas establecidas en la Ley, se proceda a emitir la acreditación de conformidad con el precepto legal. Requerimientos:

1. De Carácter General

a. Antes de iniciar con la ejecución del proyecto, se debe enviar a la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, el listado de los jóvenes alistados para prestar su Servicio con los datos siguientes: Nombres completos, fecha de nacimiento, edad y número de Código Único de Identificación -CUI- (este último, sin espacios los trece dígitos corridos). El envío previo de este listado es para verificar que los interesados no hubieren prestado su Servicio con anterioridad, que estén inscritos en un solo proyecto y que estén en el rango de edad que indica la Ley.

b. Revisado el listado por la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, se regresa a la institución para las correcciones pertinentes y si fuera necesario proceder a una nueva revisión. En caso de no haber encontrado problemas, este listado debe ser conocido por las Juntas Locales y enviado a la Junta Nacional para continuar con el proceso.

c. Presentación oficial del listado para la inscripción o registro de todos los Servidores Cívicos. Este listado se debe presentar impreso y en digital en formato Excel, en orden alfabético por nombres y apellidos, con los datos en cada columna ya indicados. El listado oficial, será enviado por la Junta Local del Servicio Cívico a la Junta Nacional, a través de la Secretaria Ejecutiva del Servicio Cívico.

d. Las instituciones al iniciar con las actividades del proyecto, de acuerdo con el Artículo 29 del reglamento de la Ley del Servicio Cívico, procederán a llenar la

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tarjeta de Servicio para cada uno de los Servidores Cívicos inscritos, este documento se deberá ir actualizando conforme se desarrolle el proyecto. Al finalizar las actividades de los Servidores Cívicos, se enviará una copia de cada tarjeta con la toda la información requerida a la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico acompañando la solicitud de emisión de los constancias para los que concluyeron con las 728 horas de Servicio. Las instituciones se quedaran con las originales para entregarlo a las autoridades competentes cuando sea requerida. Las tarjetas deben ser numeradas de acuerdo con el correlativo del listado de Servidores Cívicos.

e. Iniciada la ejecución del proyecto y realizado el primer pago a los Servidores Cívicos, las instituciones deben enviar fotocopia de la nómina de pagos y reporte de horas de Servicio de cada uno de los Servidores de forma impresa y en digital. Esta acción se debe efectuar cada vez que se realizan los pagos de estipendio, para que en la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico se descargue la información a la base de datos y llevar control de las horas de Servicio para su oportuna certificación.

f. Tanto el Reporte de horas como la Nómina de pagos deben estar en orden

alfabético, firmadas y selladas por autoridad competente de la institución que las presenta.

2. Documentación indispensable a presentar de cada Servidor Cívico:

Para llevar un registro adecuado y cumplir con los requisitos, establecidos es necesario que cada Servidor Cívico proceda a llenar los documentos que se describen a continuación:

a) Carta de Solicitud de Alistamiento para Prestación de Servicio Cívico de forma voluntaria (original) FORM. SESC.0001. Es un documento para completar con datos personales del Servidor Cívico, debe estar completamente lleno con la información requerida, sin correcciones y firmado por el interesado.

b) Hoja de Compromiso o Responsabilidad (en original) FORM. SESC.0002. Es un documento para completar con datos personales del Servidor Cívico, debe estar completamente lleno con la información requerida y firmado por el Servidor Cívico.

c) Ficha de datos personales del Servidor Cívico, formato FORM. SESC.0003. Se debe completar la información requerida con lapicero de tinta color azul o negra, letra legible de molde.

d) Fotocopia legible de ambos lados del Documento Personal de Identificación (DPI).

e) Original de la boleta de apertura de cuenta bancaria de depósito monetario, extendida por BANRURAL.

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1

f) Carta de aceptación. Esta carta es extendida al Servidor Cívico por la Junta Local

del Servicio Cívico, a través de la cual se le notifica su aceptación a prestar Servicio Cívico.

Estos documentos forman parte del expediente de cada Servidor Cívico, necesario para soporte del pago de estipendio. Deberán anexarse a la nómina de pagos y reporte de asistencia, excepto la carta de aceptación.

3. Cuentas Bancarias

Todos los Servidores Cívicos sin excepción, deben abrir una cuenta bancaria de depósito monetario en el Banco de Desarrollo Rural o en el banco que la institución les indique y en el momento oportuno. Si fuera el caso del BANRURAL, deberán indicar que se trata del producto Servicio Cívico 106, cada uno puede realizar su trámite en cualquier agencia, llevando su documento de identificación original y copia, recibo de luz, agua o teléfono; el mismo día el Banco les extenderá una boleta de apertura de cuenta, misma que deberá ser trasladada a la coordinación de sus proyectos para que a esa cuenta se realice el acreditamiento del estipendio.

4. Reporte de Horas Para el pago de las horas de servicio es importante que las instituciones lleven un control adecuado y detallado de las horas para cada uno de los Servidores. Es de tomar en cuenta que este reporte es la base para la elaboración de la nómina de pagos, también se tiene que enviar a la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, para incluir la información en la base de datos general. Para lo cual, es necesario que se tenga en cuenta lo siguiente:

a) Transcribir en cada fila y verificar cada uno de los nombres y apellidos de los

Servidores Cívicos, de acuerdo con el documento de identificación. Los nombres y apellidos se deben escribir con letra mayúscula.

b) Escribir el número de Documento Personal de Identificación –DPI-, sin espacios los trece dígitos corridos.

c) Detallar las horas de servicio prestadas diariamente por cada una de las

personas.

d) Independientemente del número de columnas que se utilicen para el reporte de horas, en la última de las columnas debe aparecer el total de horas prestadas por cada uno de los servidores, durante el periodo que se establezca. En la última fila de la matriz debe estar el total de horas acumuladas por todos los Servidores Cívicos del proyecto.

A continuación se presenta el modelo de la Tarjeta de Servicio:

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A continuación se presenta el modelo sugerido de reporte de horas de servicio o control de asistencia:

Tarjeta No.

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN:

NOMBRE DEL PROYECTO:

MODALIDAD: SOCIAL MILITAR

NOMBRE DEL SERVIDOR(a) CÍVICO(a): D.P.I:

FECHA DE NACIMIENTO: / / EDAD: SEXO: H M

DIRECCIÓN PARTICULAR:

TELÉFONO:

EN CASO DE EMERGENCIA LLAMAR A: TELÉFONO:

¿PRESENTÓ CONSTANCIA DE EXÁMEN MÉDICO GENERAL? SI NO NO ES NECESARIA

¿HA CAMBIADO DE LUGAR PARA PRESTAR SU SERVICIO CÍVICO?SI NO

SI HA CAMBIADO DE LUGAR, ¿CUAL FUÉ EL MOTIVO?

¿HA REQUERIDO O PLANTEADO ALGUNAS EXCEPCIONES? SI NO

MOTIVOS DE LA EXCEPCIÓN:

TIEMPO DE LA EXCEPCIÓN:

¿DURANTE EL DESARROLLO DEL SERVICIO HA RECIBIDO DISTINCIONES? SI NO

DESCRIBA LAS DISTINCIONES QUE HA RECIBIDO:

DURANTE EL DESARROLLO DEL SERVICIO, ¿HA RECIBIDO CAPACITACIONES? SI NO

DESCRIBA LAS TEMÁTICAS SOBRE LAS CUALES HA SIDO CAPACITADO:

a) d)

b) e)

c) f)

¿ACREDITÓ ESTUDIOS EFECTUADOS? SI NO

DURANTE EL DESARROLLO DEL SERVICIO, ¿HA OBJETO DE ALGUNA(S) SANCION(ES)?

SI NO

INDIQUE EL/LOS MOTIVO(S) DE LA(S) SANCIÓN (ES):

a) FECHA: / / MOTIVO:

b) FECHA: / / MOTIVO:

FECHA DE INICIO DEL SERVICIO: FECHA DE FINALIZACIÓN DEL SERVICIO:

/ / / /

¿SE RECOMIENDA AL SERVIDOR(A) CÍVICO(A) PARA ALGÚN PUESTO DE TRABAJO? SI NO

OBSERVACIONES:

ARTÍCULO 29. ACUERDO GUBERNATIVO 345-2010. REGLAMENTO DE LA LEY DEL SERVICIO CÍVICO.

TARJETA DE SERVICIO

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Proyecto de Servicio Cívico: Tren de Aseo Institución: Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia

Departamento: Guatemala Municipio: Villa Nueva

Fecha del reporte:

Período: del 01 febrero al 26 de febrero del año 2016

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D

1 BEATRÍZ ADRIANA DE LA CUEVA ARCE 5050000010101 6 6 6 6 6 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 1502

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

150

Firma Y sello

No. NOMBRESTotal de

Horas

Reporte de Horas de Servicio Cívico

Nombre del Responsable

Firma y sello

Nombre del Supervisor

TOTAL

SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4NÚMERO DE DPIAPELLIDOS

14

5. Nómina de Pago Este proceso se genera a partir del reporte de horas de Servicio Cívico o asistencia que se ha elaborado previamente, este reporte de horas, se debe adjuntar como documento que da soporte a la nómina de pagos o planilla. Los lineamiento planteados en el presente manual, son sugeridos, se realizan con base a la experiencia que ha funcionado en distintas instituciones que han ejecutado proyectos del Servicio Cívico. Criterios para la elaboración y presentación de las nóminas para pagos:

a) Se debe elaborar en orden alfabético por nombres y apellidos de igual manera que el reporte de horas de servicio o de asistencia, el cual debe coincidir tanto en nombres y apellidos, así como, en el orden para cada servidor y el total de horas. (el reporte es la base de la elaboración).

b) Incluir el número de documento de identificación sin espacios (el número debe ser confrontado contra el DPI).

c) Número de cuenta bancaria, debe ser confrontada contra la boleta emitida por el banco para evitar que se asignen los fondos a otras cuentas.

d) Total de horas de servicio prestadas por cada servidor durante el período, debe coincidir con el total que aparece en la última columna del reporte de horas de asistencia.

e) Monto total en quetzales a recibir por cada Servidor Cívico, producto de las horas de servicio prestadas en el período que se reporta.

Se debe tener cuidado que las horas reportadas en nómina coincidan con el total contenidas en el reporte de asistencia, y estas multiplicadas por el equivalente al valor de una hora de servicio, así como el total a pagar.

f) Totalizar el número de horas de todos los servidores y el monto total de la Nómina de Pago. Haciendo las respectivas sumatorias y comprobaciones.

A continuación se presenta el formato sugerido.

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Institución: Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia

Proyecto de Servicio Cívico: Tren de Aseo

Departamento: Guatemala

Período: del 01 febrero al 26 de febrero del año 2016

1 BEATRÍZ ADRIANA DE LA CUEVA ARCE 5050000010101 111111111111 150 1,312.50 2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

150 1,312.50

Vo.Bo.

Firma Y sello

Director/coordinador del proyecto

Firma Y sello

Nómina de pagos No.

TOTAL

Nombre del Supervisor

NÚMERO DE

CUENTA

Monto en

quetzalesNo. NOMBRES APELLIDOS NÚMERO DE DPI

Total de

Horas

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Es importante recordar que al trasladar la nómina de pagos al departamento financiero de las instituciones, es necesario adjuntar como mínimo los documentos de soporte siguientes:

a) Reporte de horas de Servicio Cívico, debidamente firmado y sellado por los

responsables.

b) Fotocopia legible del Documento Personal de Identificación –DPI-.

c) Copia de la Hoja de solicitud debidamente firmada. FORM 0001.

d) Copia de la Hoja de Compromiso, debidamente firmada. FORM 0002

Las instituciones deberán escanear los documentos de los Servidores Cívicos (Formato FORM. 001, 002 y la fotocopia legible del Documento Personal de Identificación), para enviarlos en CD a la Secretaría. Se deberá crear un archivo en formato PDF por Servidor Cívico con los documentos ya indicados. La Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, consciente de apoyar a las instituciones para transparentar el proceso de pago, facilitará a las instituciones los formularios originales: FORM 0001 y 0002 para adjuntarlos a las nóminas de pago. El formato FORM 0003, se deberá enviar en original a la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, en virtud que se procederá a digitalizar la información de cada Servidor en la base de datos. Excepciones

Al presentarse algunos casos especiales con los Servidores Cívicos durante el desarrollo del proceso, las instituciones deberán enviar un oficio a la Secretaría Ejecutiva indicando la situación presentada y esta a su vez, si amerita el caso, lo trasladará a la Junta Local que corresponda, para la solución. En caso de abandono en el Servicio, se debe enviar un oficio a la Secretaría indicando el nombre de los jóvenes que han abandonado el Servicio Cívico, y de ser posible adjuntar nota del Servidor Cívico en donde indica el motivo de su abandono temporal o definitivo. Ante tal situación, se debe tomar en consideración los artículos; 24 Excepciones Temporales, 25 Terminación Anticipada y 26 Suspensión Temporal, establecidos en la Ley del Servicio Cívico.

6. Carnetización

Con el fin de identificar a los jóvenes que prestan Servicio Cívico, es necesaria la impresión de los carné de identificación, para ello las instituciones deberán requerir a los jóvenes Servidores Cívicos, una fotografía reciente en tamaño cédula. La fotografía deberá ser adherida al carné por parte de las instituciones y colocarle el respectivo sello y firma como se acostumbra, para que tenga respaldo institucional.

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El Carné tendrá los datos de cada Servidor Cívico y un número de registro, llevará la firma y sello de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico. Esta Secretaría enviará mediante oficio los carné al responsable del proyecto de cada institución. Ejemplo3:

Recomendaciones generales del proceso:

a) Asegurarse que en los listados oficiales que se envíen, se anote el nombre de

los servidores tal y como aparece en el documento de identificación.

b) Verificar que el número del documento de identificación sea correcto.

c) Verificar el número exacto de la cuenta bancaria.

d) Verificar que la edad de los servidores se encuentre comprendida en el rango que establece la ley 18-24 años.

3 Muestra ilustrativa

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e) En la nómina de pagos no se incluirá a Servidores que no presenten fotocopia de documento de identificación.

f) Toda comunicación entre las instituciones y la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, se hará a través de las personas idóneas y canales de comunicación establecidos y definidos.

g) La Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico dará por oficializado el registro de los

jóvenes, toda vez tenga el listado definitivo previamente revisado y los documentos escaneados.

h) Verificar que toda la documentación se encuentre completa: cartas, fotocopia

del documento de identificación y ficha de inscripción. (no se deben aceptar expedientes incompletos).

i) Es de suma importancia que al momento en que los servidores gestionen la

apertura de su cuenta bancaria de depósito monetario, indicando que son cuentas del producto Servicio Cívico, código 106 de BANRURAL, la cual la agencia aperturará en cero quetzales.

j) Tomar en cuenta que si el joven prestó Servicio Cívico Militar, no podrá prestar

Servicio Cívico Social y viceversa, que no esté en otro proyecto, ni que haya prestado servicio con anterioridad. El Servicio Cívico se presta una sola vez.

PROCEDIMIENTO DE LA

DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN

La Dirección de Formación y Capacitación tienen como objetivo acompañar y orientar a las instituciones contrapartes del Servicio Cívico, en la elaboración del plan y cronograma específico de capacitación, enfocado en el tema o los temas que están relacionados con el quehacer del Servidor Cívico en el proyecto, para que los jóvenes puedan desarrollar con eficiencia las diferentes actividades que se establecen en los proyectos aprobados por la Junta Nacional del Servicio Cívico. Así mismo este apartado, define el proceso de formación que de parte de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, los Servidores Cívicos de los diferentes proyectos recibirán en el tema de formación ciudadana, misma que consta de 16 horas y que será dosificada en cuatro sesiones –talleres- de cuatro horas de duración cada uno. Finalmente se establecen algunas actividades que serán desarrolladas a lo largo del proceso, entre los responsables de los proyectos de Servicio Cívico de los diferentes ministerios y/o instituciones y esta Dirección.

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A. PLAN DE CAPACITACIÓN DE LAS INSTITUCIONES La Dirección de Capacitación solicita a cada una de las instituciones contrapartes de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, que desarrollen un plan específico de capacitación, el cual deberá indicar las características metodológicas que utilizará para el traslado de los conocimientos a los Servidores Cívicos. Este proceso es de suma importancia pues establece la calidad y apropiación de los Servidores Cívicos de las acciones que desarrollan en el proyecto. Este proceso permite profundizar en la consecución de los objetivos que persiguen tanto el Servicio Cívico como las instituciones que impulsan proyectos, en tanto que permite a los jóvenes:

a) Sensibilizarse ante el contexto comunitario y nacional;

b) Identificarse en su rol de Servidor Cívico, como sujeto de derechos;

c) Reconocerse como sujeto con capacidad de transformar e incidir en su realidad

comunitaria, municipal y regional.

Los criterios para la presentación del plan deberán cubrir los siguientes apartados: 1. Información de la institución y nombre del proyecto que se desarrolla:

1 Indicar el objetivo general y los objetivos específicos del proceso de capacitación.

Definir el campo temático y/o legislativo donde se inserta o

fundamenta el proyecto. 2

Sede de la o las capacitaciones. 3

Fecha y horarios de las capacitaciones. 4

Nombre y teléfono del responsable del proceso de capacitación. 5

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2. Describir en el proceso de capacitación:

1. Como se vincula el proceso de capacitación específico4, con el campo

temático y las actividades planteadas dentro del proyecto.

2. El abordaje teórico metodológico (recursos pedagógicos, técnicas,

dinámicas, etc.) que se establecerán en el proceso de aprehensión de

contenidos.

3. El proceso de dosificación de los contenidos que se abordarán, partiendo

de lo general a lo específico.

4. Cómo la metodología implementada es funcional a la población meta

– Servidores Cívicos-

3. Esquema de diseño metodológico por cada uno de los momentos establecidos.

Formato a utilizar

Tema a desarrollar

Actividades

Objetivos y/o competencias a

desarrollar

Recursos Tiempo Responsable

Monitoreo y acompañamiento de la Dirección de Capacitación a los procesos de formación de los proyectos.

1. Socializar con la Dirección el proceso de capacitación y cronograma en que se

hará efectivo este proceso5.

2. Designar personal por parte de los proyectos, para el desarrollo de las

capacitaciones recomendando considerar la importancia de la pertinencia

cultural.

3. Elaborar y presentar a esta Dirección, informes de resultados de medio

término y final sobre el proceso de capacitación institucional (incluyendo

medios de verificación).

4 Capacitación específica, se refiere al proceso de formación o capacitación desarrollado por cada una de las

instituciones que ejecuta proyecto del Servicio Cívico, misma que dotará de los conocimientos necesarios para que las y los Servidores desarrollen su ejercicio ciudadano satisfactoriamente.

5 La Dirección de Capacitación elaborará a partir de la información recibida por cada proyecto, un cronograma global

que incorporará las capacitaciones de la institución responsable del proyecto y las correspondientes al Servicio Cívico.

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Ejemplo de formato:

Talleres con Servidores/as Cívicas del Proyecto XXXX

No.

Tema de la

capacitación

Objetivo de la capacitación

Fecha

Asistencia Servidores en activo a la fecha de la

capacitación

Fotografía de la

capacitación Observaciones

H M total

B. PROCESO DE FORMACIÓN DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA DEL SERVICIO CÍVICO EN EL

TEMA DE CIUDADANIA ACTIVA Este apartado tiene como finalidad informar al responsable de los proyectos de Servicio Cívico sobre el trabajo que la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico a través de la Dirección de Capacitación, desarrollará con los Servidores Cívicos de los diferentes proyectos. Es importante que los proyectos tomen en cuenta el tiempo requerido por parte de esta Dirección para el desarrollo de este proceso, que tiene una duración de 16 horas y que las mismas sean contabilizadas como parte de las 728 horas de la ejecución del proyecto. El objetivo formativo es que: El Servidor Cívico dialogue y reflexione sobre la importancia del ejercicio ciudadano para el fortalecimiento de la democracia y la exigibilidad de los derechos humanos a través de su participación activa en proyectos del Servicio Cívico. Los objetivos específicos son:

a) Reflexionar desde nuestra realidad acerca del ejercicio de derechos, la

necesidad de transformación social y el ejercicio del Servicio Cívico.

b) Analizar como los procesos organizativos son necesarios para la ampliación y

exigibilidad de los Derechos Humanos y el desarrollo de una ciudadanía activa.

c) Conocer como la creatividad es un elemento importante para el desarrollo de

acciones y estrategias para el ejercicio ciudadano.

d) Identificar la construcción democrática, desde la cotidianidad como un ejercicio

del poder individual y colectivo.

Cada uno de los objetivos específicos, son conceptualizados como momentos formativos –talleres-. De esta cuenta, cada uno de los objetivos específicos, corresponden a uno de los cuatro talleres que la Secretaría diseñó para ser trabajados con todos los servidores de los diferentes proyectos.

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C. COORDINACIÓN INTER INSTITUCIONAL PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO DE FORMACIÓN DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA DEL SERVICIO CÍVICO.

1. Reunión de información y/o coordinación con los responsables de los proyectos.

1.1 Aspectos a definir: Número de participantes. La metodología para trabajo

no admite más de 50 participantes por taller, si se tuvieran 150 jóvenes en un proyecto, por ejemplo, se solicitará al o los coordinadores, que hagan 3 procesos de convocatoria diferentes, cuidando de llevar un registro de los convocados en cada grupo;

1.2 Establecer el lugar donde se desarrollará el taller (es conveniente que este lugar sea cómodo, ventilado, amplio y no tenga muchas fuentes de ruido que afecten el proceso; así mismo que tenga servicios sanitarios en funcionamiento);

1.3 El salón debe ser apto para presentaciones en power point, en este sentido

se solicita verificar que existan tomacorrientes en buen estado para instalar cañonera y lap top.

1.4 Se solicita el apoyo de la institución responsable del proyecto de Servicio

Cívico, para que pueda proporcionarnos; equipo de sonido, micrófono y bocinas para la reproducción del material audiovisual.

2. Implementación de los talleres de construcción de ciudadanía, por parte del equipo de

Capacitación de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, a partir de los acuerdos alcanzados con cada institución, mismos que dependerán del número de Servidores Cívicos del proyecto y su distribución geográfica.

2.1 En los proyectos donde el número sea mayor a 15 Servidores Cívicos, la

Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, procurará desplazarse a estos municipios para desarrollar el proceso de capacitación.

2.2 En proyectos donde por su cobertura, se tengan Servidores Cívicos ubicados

en diferentes municipios, pero no se llegue al número mínimo requerido, se coordinará para establecer un punto de confluencia donde poder reunir a los Servidores Cívicos.

2.3 En aquellos proyectos donde la cantidad de Servidores Cívicos sea en

extremo numerosa y la dispersión geográfica amplia, se desarrollará un proceso de capacitación con el apoyo de los equipos de formación institucionales, que hemos denominado en “cascada”, donde el equipo de capacitación traslada la metodología a los facilitadores institucionales, quienes serán los encargados de replicar con sus grupos.

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3. Desarrollo de reuniones para el intercambio de experiencias con coordinadores de los proyectos sobre el proceso de capacitación.

3.1 Se propiciarán espacios de diálogo entre coordinadores y responsables de

proyectos e integrantes de la Dirección de Capacitación para evaluar los procesos formativos de ambas instituciones y establecer la pertinencia de los temas. Estos canales de comunicación se establecerán a mitad de proceso y al final del mismo.

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PROCEDIMIENTOS CON LA DIRECCIÓN DE MONITOREO Y CONTROL DE PROYECTOS

Con el fin de establecer una efectiva comunicación con las instituciones que ejecutan proyectos, se elabora el presente documento, el cual contiene las principales acciones a seguir en la Dirección de Monitoreo y Control de Proyectos, durante la ejecución de cada uno de ellos; acciones que deben ser realizadas con base a lo que regula el Decreto Ley 20-2003 y su reglamento, Acuerdo Gubernativo 345-2010. De los proyectos aprobados por Junta Nacional del Servicio Cívico y, como parte de la responsabilidad de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, se realiza acompañamiento y monitoreo permanente durante la ejecución de los proyectos, esto de manera programada con los responsables del Servicio Cívico de las instituciones ejecutoras, tanto a nivel nacional como a nivel local. El acompañamiento también consiste en realizar visitas de seguimiento y monitoreo de forma aleatoria a las actividades que desarrollan los proyectos. El cual permite identificar el cumplimiento y avance de la ejecución de los mismos, como situaciones que podrían poner en riesgo el Servicio Cívico y lo más importante, tomar decisiones oportunas para lograr los resultados planteados. Para el monitoreo de proyectos existen 5 momentos claves; que se describen a continuación:

1. Establecer canales de comunicación a través de llamadas telefónicas, correo electrónico, acercamiento mediante visitas institucionales y de campo, con los responsables directos de cada uno de los proyectos tanto a nivel nacional como a nivel local.

2. Visitas programadas por parte del equipo de Monitoreo y Control de Proyectos al lugar en que se desarrollan las actividades con los Servidores Cívicos, en estas visitas se utilizarán instrumentos que permitirán conocer la ejecución del proyecto, (Boleta de entrevista a coordinadores de proyectos, boleta de entrevista a Servidores Cívicos, boleta de entrevista a líderes de la comunidad), identificando en campo las acciones de voluntariado de los Servidores Cívicos a nivel comunitario; en espera que los responsables de la ejecución como los jóvenes Servidores Cívicos conozcan plenamente los objetivos del proyecto, actividades y resultados esperados.

3. Visitas aleatorias en base a las necesidades que se identifiquen durante el proceso de la ejecución de los proyectos como situaciones que pueden poner en riesgo la integridad física, psicológica o emocional de los Servidores Cívicos, esto en el marco del respeto a los derechos humanos, la igualdad y el reconocimiento a la diversidad cultural. Con el propósito de velar porque se cumplan los principios y derechos de los servidores.

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4. Solicitud de informe de avances de proyectos a las instituciones ejecutoras. Tomando como referencia la programación de actividades y resultados esperados; para ello se solicita presentar dos informes uno de avance y otro de resultado final a la Dirección de Monitoreo de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico. El cual es divido en dos etapas siendo las siguientes: Primer informe de avances cuando se alcance el 50% de la ejecución del

proyecto. Segundo Informe final de resultados cuando se haya culminado con las 728

horas establecidas.

4.1 Los informes de avances se deben presentar en versión impresa y digital en

formato Word, con un oficio dirigido a la Secretaría Ejecutiva del Servicio

Cívico, firmado y sellado por un responsable de proyecto.

4.2 Se deberán adjuntar en cada informe los medios de verificación: archivos

visuales, audiovisuales, que ilustren las acciones de los Servidores Cívicos.

5. Solicitar a responsables de proyectos cronograma o calendarización de actividades bimensual a desarrollar con Servidores Cívicos, a fin de coordinar acciones y vincular esfuerzos para el trabajo de campo, con la Dirección de Monitoreo y Control de Proyectos. Ver ejemplo.

PROGRAMACIÓN Y/O CALENDARIZACIÓN BIMENSUAL DE ACTIVIDADES CON LOS SERVIDORES CÍVICOS.

Nombre de la Institución:

Nombre del Proyecto:

No. de Servidores Cívicos

Nombre del Responsable:

No. de Teléfonos:

E-mail

Meses programados

Fecha de entrega a la SESC

Fecha Actividad Horario de la

actividad Lugar y/o lugares donde se

desarrolla la actividad Nombre del Responsable

No. de teléfono

E-mail

semana 1

semana 2

semana 3

semana 4

Semana 5

Semana 6

Semana 7

semana 8

Firma del Responsable y sello de la institución: ________________________________________________________________________

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Anexo 1.

FORMATO PARA ELABORAR INFORME DE AVANCE Y FINAL EN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

EN EL MARCO DEL SERVICIO CÍVICO

La Secretaria Ejecutiva del Servicio Cívico en atención a las funciones que le asigna el Acuerdo Gubernativo 345-2010 en el artículo 17, literales f) y g), reglamento de la Ley del Servicio Cívico, requiere de las instituciones que participan con proyectos en cualesquiera de las modalidades, que presenten informes de avances en la ejecución de sus proyectos, haciendo énfasis en los aspectos más relevantes realizados por los Servidores Cívicos, así como describir todas aquellas dificultades encontradas y las medidas o correcciones aplicadas. Se debe también informar de las deserciones y sus motivos, como también de los procesos de capacitación realizados, ya sea con los temas específicos del Servicio Cívico, como de los temas propios del proyecto aprobado por Junta Nacional, etc. Con la finalidad de estandarizar la estructura de los informes y su contenido, la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico requiere que se siga el siguiente formato para la presentación.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AVANCE Y FINAL DE LOS PROYECTOS

I. Nombre del Proyecto

Indicar el nombre del proyecto con el cual fue aprobado por la Junta Nacional del Servicio Cívico.

II. Institución responsable del proyecto

Escribir el nombre completo de la Unidad y/o Dirección ejecutora del proyecto, además, el nombre de la Institución y/o Ministerio responsable.

III. Nombre de la persona responsable del proyecto

Escribir Nombre completo de la persona responsable de la ejecución del proyecto

IV. Fecha de inicio de la ejecución del proyecto y fecha de finalización

Inicio: 01/08/2015 Finalización: 20/11/2015

V. Cobertura del proyecto Identificar la Cobertura Geográfica en donde el proyecto tiene intervención a la fecha del informe Departamento, municipios y Número de Servidores Cívicos en cada uno de ellos.

VI. Periodo que abarca el informe

Ejemplo: Del 01/08/2015 al 15/09/2015

VII. Descripción de las actividades realizadas

Se debe realizar en forma clara, precisa y concisa una descripción de cada una de las actividades realizadas las cuales deben estar relacionadas al logro de los resultados previstos.

Que actividades de las planteadas se realizaron.

Que se logró con las actividades realizadas.

Que no se logró ¿Y por qué?

Que actividades de las planteadas No se realizaron. ¿Y por

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qué?

Que actividades adicionales se realizaron. ¿Y por qué?

VIII. Resultados obtenidos y porcentaje estimado de avance

Con base a los objetivos planteados en el proyecto se debe realizar una descripción de los resultados alcanzados total o parcialmente, según los indicadores referidos (número de capacitaciones recibidas y replicadas, número de personas y/o comunidades atendidas, número de centros educativos atendidos, número de visitas domiciliarias realizadas, número de diagnósticos comunitarios elaborados, metodologías aplicadas, entre otros). Así también anotar el porcentaje de permanencia o asistencia de jóvenes en el proyecto en horas. En general debe describir en qué medida se ha ido avanzando hacia el logro de los resultados y estimar el avance en términos de porcentaje. Incluir el monto en quetzales de lo ejecutado a la fecha del informe en: Pago a servidores por horas de servicio prestadas Otros gastos relacionados con la ejecución del proyecto. Costo total del proyecto (previsto).

IX. Descripción de las limitantes o situaciones internas y externas afrontadas

Describir de manera resumida las principales dificultades que han limitado el avance en el desarrollo de las actividades, tanto las de tipo interno de la institución, así como, las de tipo externo. Estas pueden ser de tipo financiero, de deserción de jóvenes servidores (anotar número y razones), falta de recursos y/o insumos para realizar las actividades o desplazamiento a los lugares donde realizan su servicio, falta de personal para acompañamiento, por paro, manifestaciones o huelga en las instituciones o en la ruta, por órdenes de los superiores, por delincuencia común, etc.

X. Acciones realizadas para minimizar o erradicar las limitantes

Se debe indicar que tipo de acciones ha tomado la institución para minimizar el impacto creado a raíz de las limitantes dadas o para evitar que se den las situaciones que dificultan el avance del proyecto.

XI. Medios ilustrativos de las actividades realizadas

Se debe adjuntar (en anexo) cualquier medio que permita evidenciar las actividades realizadas por los Servidores Cívicos en el marco de cada proyecto. Si fueran fotografías en formato JPEG deben estar ordenadas e identificadas por fecha y tipo de actividad realizada (no importa la cantidad) pueden adjuntarse también, videos o documentales.

XII. Observaciones

generales.

En este apartado, podrá describirse todo aquello que se considere pertinente, que no se haya descrito con anterioridad y que esté relacionado con el proyecto en ejecución.

XIII. Nombre y Firma de la persona Responsable del proyecto.

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Observaciones:

Adicional a la estructura anterior se recomienda tomar en cuenta el siguiente apartado para el informe final, que permitirá conocer la percepción adquirida en cada uno de los proyectos:

a) Realizar una reflexión evaluativa sobre la experiencia adquirida o vivida durante el desarrollo del proyecto.

A nivel Institucional A nivel de Servidores Cívicos A nivel local y/o comunitario.

b) Hacer una valoración del proyecto con base a resultados.

Fortalezas Debilidades

c) Realizar tres conclusiones y recomendaciones que puedan ser consideradas

para futuros proyectos.

Conclusiones Recomendaciones

1. Es importante tomar en cuenta el tipo y tamaño de letra para la presentación de

los informes, se recomienda atender a lo siguiente: Forma:

Presentarlo en hojas tamaño carta. Letra Arial Unicode MS Tamaño 12 Títulos en tamaño de letra 14 con negrilla. Espaciado 1.5 sin tabulación después del párrafo.

Márgenes:

Margen superior 2.5. Margen inferior 2.5. Margen Izquierdo 3. Margen derecho 3.

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