Embotelladora Andina S.A.

Factura Electrónica - DTE

QUIENES SOMOSQUIENES SOMOS ......

Embotelladora Andina produce, embotella y distribuye Embotelladora Andina produce, embotella y distribuye en Chile bebidas analcohólicas con licencia de The en Chile bebidas analcohólicas con licencia de The Coca Cola Company desde 1946Coca Cola Company desde 1946

E. Andina, opera embotelladoras en Chile, Brasil y E. Andina, opera embotelladoras en Chile, Brasil y ArgentinaArgentina

• 5.000 trabajadores (1.800 en Chile)5.000 trabajadores (1.800 en Chile)• Ventas por US$ 700 MM consolidadas (US$ 280 en Chile)Ventas por US$ 700 MM consolidadas (US$ 280 en Chile)• 1,7 billones de litros (560 MM en Chile)1,7 billones de litros (560 MM en Chile)

En Chile la franquicia abarca la Región Metropolitana, En Chile la franquicia abarca la Región Metropolitana, San Antonio y RancaguaSan Antonio y Rancagua

Actualmente Andina Chile cuenta con una cartera de Actualmente Andina Chile cuenta con una cartera de 35.000 clientes y la impresión de documentos 35.000 clientes y la impresión de documentos tributarios bordean las 12.000 unidades diarias tributarios bordean las 12.000 unidades diarias

Vendedor – Cliente: El Vendedor Andina visita al cliente y registra sus necesidades de productos.

Vendedor – Registro de Ventas: El Vendedor mediante su dispositivo computacional individual (hand held) registra las ventas realizadas durante el día.

Registro de Ventas – Procesamiento de datos:Mediante un proceso computacional centralizado, las ventas registradas en la hand held son procesadas, generando la proyección de la carga para cada camión, la Guía de Despacho Electrónica (guía madre) y las Facturas Electrónicas.

Descripción del ciclo de Ventas

Bodegas– Camiones:

Durante la noche son cargados los camiones con los productos que serán distribuidos durante el día.

Camiones – Cliente:

Los camiones llevan el producto a los clientes, junto con la representación impresa de la Factura Electrónica.

Además en todo momento los camiones circulan con la Guía Madre, que representa la totalidad de la carga transportada.

Descripción del ciclo de Ventas

Modelo Conceptual solución

“Basis”venta

masiva

“Sap”ventas menores

DTE

Dada la magnitud del proyecto y la relevancia de la administración del cambio al interior de la compañía, se planificaron las siguientes actividades:

1.- Formar equipo de trabajo– Gerente de Proyecto – Abogado– Analista Contable y Tributario– Analista de la Operación y Sistemas Administrativos– Jefe de Proyecto, área de Sistemas (+ 4 personas

desarrolladores)– Encargado de Redes y Telecomunicaciones

Implementación del DTE en Andina

2.- Evaluación de impacto informático

Esta actividad fue realizada por personal interno de la compañía del área sistemas. Las actividades realizadas fueron las siguientes:

• Levantamiento, en detalle, de todos los Sistemas o Aplicaciones que generan Documentos Tributarios (Facturas, N/C, N/D, Guías Despacho)

• Desarrollo, modificación y adaptación de los sistemas de manera que puedan soportar la información requerida por el modelo DTE

• Se toma la decisión de abordar los desarrollos requeridos por el proyecto de acuerdo al Modelo DTE, contratando los servicios externos de una consultora

Implementación del DTE en Andina

3.- Diseño y desarrollo software generador DTE’s3.- Diseño y desarrollo software generador DTE’s

El software desarrollado realizará entre otros:El software desarrollado realizará entre otros:– Administración y Control de los Folios electrónicosAdministración y Control de los Folios electrónicos– Transformación de la información desde los sistemas origen a formato Transformación de la información desde los sistemas origen a formato

XMLXML– Generación de timbre y firma electrónicaGeneración de timbre y firma electrónica– Impresión de los DTE incluyendo la impresión del código de barra 2D Impresión de los DTE incluyendo la impresión del código de barra 2D

(PDF417) (PDF417) – Envió automático de los DTE al SII, incluyendo herramientas de control y Envió automático de los DTE al SII, incluyendo herramientas de control y

auditoriaauditoria– Envió automático de los DTE a los receptores electrónicos enrolados en Envió automático de los DTE a los receptores electrónicos enrolados en

el sistema, incluyendo herramientas de control y auditoriael sistema, incluyendo herramientas de control y auditoria– Recepción automática de los DTE que nos envíen nuestros proveedores Recepción automática de los DTE que nos envíen nuestros proveedores

enrolados al sistema DTE, incluyendo herramientas de control y enrolados al sistema DTE, incluyendo herramientas de control y auditoriaauditoria

– Generación de libros de Compra, Ventas y Guias de DespachoGeneración de libros de Compra, Ventas y Guias de Despacho

Implementación del DTE en Andina

4.- Consideraciones de impresión 4.- Consideraciones de impresión

• Debe poder imprimir el código PDF417 Debe poder imprimir el código PDF417 • Las impresoras deben ser capaces de soportar la carga Las impresoras deben ser capaces de soportar la carga

de trabajo en las ventanas de tiempo que cada sucursal de trabajo en las ventanas de tiempo que cada sucursal tienetiene

• Diseño de papel con pre impresión con logo corporativoDiseño de papel con pre impresión con logo corporativo

Implementación del DTE en Andina

5.- Clientes- Se envió un comunicado a clientes en forma anticipada respecto al nuevo documento que recibirán (Díptico)

- Se publicó la resolución de SII en nuestra página Web en la sección facturación electrónica

- Se coordinó con Servicio Atención Clientes la creación de un script con preguntas esperadas y respuestas válidas

6.- Capacitación- Choferes-Vendedores-Bodegueros-Administrativos

Implementación del DTE en Andina

Beneficios del DTEBeneficios del DTE Producto de la revisión de los ciclos de venta y distribución se Producto de la revisión de los ciclos de venta y distribución se

lograron mejorar éstos, a través de cambios tecnológicos y de lograron mejorar éstos, a través de cambios tecnológicos y de cambios de prácticas (acercar punto impresión mejoran t°, cambios de prácticas (acercar punto impresión mejoran t°, separación 3°copia, reducción de ruido ambiente por separación 3°copia, reducción de ruido ambiente por impresión, oportunidad en los registros, mejoran los controles impresión, oportunidad en los registros, mejoran los controles por facilidad en seguimiento de transacciones)por facilidad en seguimiento de transacciones)

Eliminación de costos de administración de folios de Eliminación de costos de administración de folios de documentos tributarios (utilizados y los por utilizar)documentos tributarios (utilizados y los por utilizar)

Eliminación del riesgo tributario por pérdida de documentos Eliminación del riesgo tributario por pérdida de documentos timbrados timbrados

Reducción del costo de bodegaje por resguardo de copia Reducción del costo de bodegaje por resguardo de copia duplicado SII duplicado SII

Reducción en 2/3 del costo de papel factura antigua respecto al Reducción en 2/3 del costo de papel factura antigua respecto al papel corriente utilizado en la actualidadpapel corriente utilizado en la actualidad

La sensibilización al interior de la compañía de temas como La sensibilización al interior de la compañía de temas como certificados digitales, transferencia electrónica y mejoramiento certificados digitales, transferencia electrónica y mejoramiento de procesos, crea oportunidades de expandir estas tecnologías de procesos, crea oportunidades de expandir estas tecnologías al interior de la compañía en otras áreasal interior de la compañía en otras áreas

Aparecen oportunidades que antes no eran posibles, por Aparecen oportunidades que antes no eran posibles, por ejemplo: explorar nuevas formas de distribución con ejemplo: explorar nuevas formas de distribución con facturación en punto de entregafacturación en punto de entrega

Beneficios del DTEBeneficios del DTE

Imagen factura electrónicaImagen factura electrónica

Estadísticas de envíoEstadísticas de envío Desde 9 mayo 2003 al 5 agosto 2003

TIPO DOCUMENTO Total

Factura Electronica 643.943

Nota de Credito Electronica 134.183

Guia de Despacho Electronica 127.280

Nota de Debito Electronica 2.610

Factura Electronica Exenta 137

TOTAL 908.153

GraciasGracias