EMC Documentum TaskSpace...EMC® Documentum® TaskSpace Versión 6 Tutorialdeaplicacióndemuestra...

EMC® Documentum®

TaskSpaceVersión 6

Tutorial de aplicación de muestraP/N 300-005-359 A01

EMC CorporationSede corporativa:

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Publicado en octubre de 2007

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Tabla de contenido

Prefacio ........................................................................................................................... 7

Capítulo 1 Información general .................................................................................. 9Requisitos ................................................................................................... 9Aplicación de muestra Mail Manager........................................................... 10Creación de la aplicación de muestra ........................................................... 11

Capítulo 2 Crear la nueva aplicación ......................................................................... 15

Capítulo 3 Crear los tipos de objeto ......................................................................... 19

Capítulo 4 Cree la estructura del directorio ................................................................ 37

Capítulo 5 Crear colas ............................................................................................. 49

Capítulo 6 Crear un proceso .................................................................................... 59

Capítulo 7 Crear una plantilla de vista de documento ................................................. 93

Capítulo 8 Crear una plantilla de lista de tareas de usuario ...................................... 103

Capítulo 9 Crear una plantilla de lista de tareas de cola de trabajos .......................... 113

Capítulo 10 Crear una plantilla de tarea .................................................................... 121

Capítulo 11 Crear una plantilla de búsqueda ............................................................. 131

Capítulo 12 Crear una plantilla de inicio de proceso .................................................. 143

Capítulo 13 Crear una plantilla de contenido de carpeta ............................................ 149

Capítulo 14 Agregar componentes a TaskSpace ....................................................... 159

Capítulo 15 Crear fichas .......................................................................................... 165

Capítulo 16 Agregar un proceso ............................................................................... 177

Capítulo 17 Crear un rol ........................................................................................... 179

Capítulo 18 Crear usuarios y agregarlos a un rol ....................................................... 185

Capítulo 19 Asignar colas ........................................................................................ 193

Capítulo 20 Cargar los datos de muestra .................................................................. 201

Capítulo 21 Iniciar un proceso .................................................................................. 213

Tutorial de aplicación de muestra de EMC Documentum TaskSpace Versión 6 3

Tabla de contenido

Capítulo 22 Complete un proceso ............................................................................ 219

Capítulo 23 Buscar correo ....................................................................................... 225

Capítulo 24 Preparar el DocApp para la implementación ........................................... 231

Capítulo 25 Instale el DocApp en un nuevo entorno .................................................. 243

4 Tutorial de aplicación de muestra de EMC Documentum TaskSpace Versión 6

Tabla de contenido

Lista de tablas

Tabla 1. Atributos de objeto ......................................................................................... 27Tabla 2. Política de la cola de trabajos ........................................................................... 50Tabla 3. Propiedades del proceso ................................................................................. 64Tabla 4. Condiciones de consulta SI.............................................................................. 81Tabla 5. Condiciones de consulta O SI .......................................................................... 83Tabla 6. Usuarios y privilegios ................................................................................... 245


Tabla de contenido


Prefacio

El software TaskSpace acelera la implementación de las aplicaciones de administración de contenidotransaccional (TCM) al proporcionar una interfaz de usuario preestablecida muy configurableoptimizada para el procesamiento de tareas y para la recuperación de documentos. La interfazde usuario está mejorada por la disponibilidad de un visor integrado y acceso al repositorio y losservicios de gestión de contenido de EMC Documentum desde una aplicación de navegador estándar.El software TaskSpace, en combinación con el resto de Documentum Process Suite, EMC Captiva ydel repositorio de Documentum, proporciona una solución integral para administrar las aplicacionesTCM de alto volumen.

TaskSpace proporciona también la capacidad de configurar y diseñar interfaces de usuario, ademásde la funcionalidad de administración del contenido principal. Para ser más exactos, el valor principalde TaskSpace reside en que permite a las organizaciones crear aplicaciones de TCM adaptadas anecesidades específicas y con la apariencia de las aplicaciones internas y personalizadas, con laidentidad de la organización, y que se dirigen directamente a los usuarios de la organización.

Este tutorial se ha diseñado para guiar al desarrollador por el proceso de creación de una aplicaciónde TaskSpace de muestra. Aunque la aplicación resultante no está diseñada para ninguna necesidadempresarial concreta, se puede modificar en parte, o por completo, para crear una aplicación quesatisfaga las necesidades de los usuarios.

Posibles destinatariosLa aplicación de muestra la debe crear el diseñador de TaskSpace que cree lasaplicaciones de TaskSpace. La finalidad de este tutorial no es reemplazar la Guía deconfiguración de Documentum TaskSpace, sino que se debe utilizar como complemento.

Historial de revisiónSe han realizado los siguientes cambios en este documento.


Prefacio

Historial de revisión

Fecha de revisión Descripción

Octubre de 2007 Publicación inicial


Capítulo 1Información general

Este capítulo proporciona breve información general de los pasos necesarios para crear la aplicaciónde muestra de TaskSpace, así como de los requisitos para crear la aplicación.

RequisitosPara utilizar este tutorial, debe tener instalado un entorno de TaskSpace operativo queincluya:• Documentum TaskSpace• Documentum Application Builder• Documentum Process Builder• Documentum Forms Builder• Documentum Application InstallerUno de estos entornos se utilizará para crear la aplicación de muestra, y el segundoentorno se utilizará como un entorno "objetivo" en el que volver a implementar laaplicación que ha creado.

Lo ideal sería trabajar con una instalación de TaskSpace que todavía no tenga creadosroles y usuarios. Si no es así, no hay ningún problema, pero algunos pasos quizás varíenligeramente. Es imprescindible, sin embargo, que la aplicación de Mail Manager que va acrear en este tutorial no exista en ningún entorno ya que habrá conflictos en Docbasedebido a la superposición en el nombre de objetos. Si ya ha creado la aplicación descritaen este tutorial, recuerde cambiar los nombres de DocApp, los objetos, los procesos, lasplantillas, los roles y los usuarios que cree en las siguientes aplicaciones para evitar losposibles conflictos y confusiones.

EMC le ha proporcionado una versión completada de la aplicación de muestra que va acrear. Esta aplicación de muestra le permitirá tener una experiencia práctica inmediatacon una aplicación de TaskSpace, así como un ejemplo de una versión completa para finesde comparación a medida que crea su propia aplicación Mail Manager. La aplicaciónMail Manager creada por EMC y proporcionado con su aplicación de TaskSpace se creó


Información general

utilizando distintas convenciones de nombres por este mismo motivo. Las convencionesde nombres utilizadas en su creación se proporcionarán en los pasos de este tutorial paraayudarle a comparar su trabajo con la aplicación de muestra completada proporcionada.

Todas las referencias a la aplicación Mail Manager en este tutorial son a la aplicación queestá creando, no a la aplicación Mail Manager que EMC proporciona.

Aplicación de muestra Mail ManagerLa aplicación de TaskSpace que crearemos se denomina Mail Manager y abarca unafunción empresarial muy habitual (aunque en un formato muy simplificado) que muchasorganizaciones pueden necesitar. Mail Manager se ha diseñado para dirigir el correo alusuario final apropiado.

En nuestro escenario, está creando una aplicación para una compañía que tiene elsiguiente proceso empresarial:• El correo llega a la organización y se explora y convierte en documentos PDF.• Los documentos PDF se importan en la aplicación Mail Manager.• Se inicia un proceso que dirigirá los documentos de correo a la cola de trabajos

apropiada del procesador de correo basándose en el tipo del correo que sea.• La compañía tiene tres tipos de procesadores de correo: uno para procesar los

pedidos de compras para el departamento de ventas, uno par procesar facturaspara el departamento de contabilidad y uno para procesar cualquier otro correoentregado.

• La información que deseamos capturar para cualquier correo es:

— el remitente

— la fecha del matasello del correo

— el tipo de documento (por ejemplo, una factura)

— la fecha en que el correo entró en la cola de trabajos

— la fecha en que se procesó el correo• Para procesar correctamente el correo, el procesador de correo recibe el artículo en

la cola apropiada, lo abre, ve el documento y, a continuación, indica que el procesose ha completado.

• Una vez procesado el correo, debe moverse a una carpeta de archivo.• El procesador debe poder utilizar la funcionalidad de búsqueda para localizar un

documento en las distintas etapas de procesamiento.• Una vez creada la aplicación, debe poder implementarse en otros entornos.El diagrama que se muestra a continuación proporciona una vista gráfica general delflujo de proceso de la aplicación Mail Manager



.

Al completar este tutorial, el usuario podrá experimentar el proceso desde el principiohasta el final de la creación correcta de una aplicación de TaskSpace, incluida la creaciónde un DocApp, la creación de un proceso, la creación de plantillas, la creación y uso deuna aplicación de TaskSpace y la implementación de la aplicación de TaskSpace.

Creación de la aplicación de muestraEsta sección proporciona una breve visión general de los pasos que seguirá en estetutorial para crear e implementar la aplicación Mail Manager. Los pasos que seguirá son:

1. Crear la nueva aplicación

A partir de la aplicación básica de TaskSpace, creará una nueva aplicación hijollamada Mail Manager. Esto crea el DocApp del mismo nombre. Consulte Capítulo2, Crear la nueva aplicación para obtener más información.

2. Crear los tipos de objeto

Debe crear tipos de objeto personalizados utilizando Documentum ApplicationBuilder y asignan los atributos necesarios para Mail Manager para procesarapropiadamente el correo. Consulte Capítulo 3, Crear los tipos de objeto paraobtener más información.

3. Crear la estructura del directorio

Utilizará la aplicación Mail Manager para crear una nueva estructura de directoriosespecífica para sus necesidades de usuario. Consulte Capítulo 4, Cree la estructuradel directorio para obtener más información.

4. Crear colas

Los usuarios requerirán una cola de trabajos que rija las tareas que se les asignan.Consulte Capítulo 5, Crear colas para obtener más información.

5. Crear un proceso



Con Documentum Process Builder, creará el proceso que controla cómo MailManager trata el correo. Consulte Capítulo 6, Crear un proceso para obtener másinformación.

6. Crear una plantilla de vista de documento

Con Documentum Forms Builder, debe crear plantillas que determinen lo queel usuario final verá y podrá hacer cuando utilice la aplicación Mail Manager. Laplantilla de vista de documento proporciona las instrucciones al sistema sobre cómose muestran los documentos cuando los abre un procesador de correo. ConsulteCapítulo 7, Crear una plantilla de vista de documento para obtener más información.

7. Crear una plantilla de lista de tareas

Esta plantilla regula cómo se muestran las tareas en la bandeja de entrada delprocesador de correo en Mail Manager. Consulte Capítulo 8, Crear una plantilla delista de tareas de usuario para obtener más información.

8. Crear una plantilla de cola de trabajos

Estas plantillas controlan cómo se muestran las tareas la cola de trabajos delprocesador de correo en Mail Manager. Consulte Capítulo 9, Crear una plantilla delista de tareas de cola de trabajos para obtener más información.

9. Crear una plantilla de tarea

Esta plantilla controla cómo se mostrará una tarea abierta en Mail Director y lasacciones que un procesador de correo puede realizar con ese correo. ConsulteCapítulo 10, Crear una plantilla de tarea para obtener más información.

10. Crear una plantilla de búsqueda

Esta plantilla determina cómo se realizan las búsquedas y los datos que se muestranpara los documentos devueltos. Consulte Capítulo 11, Crear una plantilla debúsqueda para obtener más información.

11. Crear una plantilla de inicio de proceso

Esta plantilla se utiliza para controlar cómo se inicia el proceso creado enDocumentum Process Builder dentro de la aplicación Mail Manager. ConsulteCapítulo 12, Crear una plantilla de inicio de proceso para obtener más información.

12. Crear una plantilla de contenido de carpeta

Esta plantilla regula la información que se muestra en la estructura de directorioscreada en la aplicación Mail Manager. Consulte Capítulo 13, Crear una plantilla decontenido de carpeta para obtener más información.

13. Agregar componentes a TaskSpace

Ahora que ha creado las plantillas necesarias, debe agregarlas a la aplicación MailManager. Consulte Capítulo 14, Agregar componentes a TaskSpace para obtenermás información.



14. Crear fichas

Los procesadores de correo no verán las mismas fichas que el usuario que estácreando la aplicación Mail Manager. Debe crear las fichas que necesitan ver pararealizar sus tareas asignadas. Consulte Capítulo 15, Crear fichas para obtener másinformación.

15. Agregar un proceso

Debe agregar el proceso que creado en Documentum Process Builder a la aplicaciónMail Manager. Consulte Capítulo 16, Agregar un proceso para obtener másinformación.

16. Agregar un rol

Los procesadores de correo deben tener un rol creado que se utiliza para regular suexperiencia con Mail Manager. Consulte Capítulo 17, Crear un rol para obtenermás información.

17. Crear usuarios y agregarlos a un rol

Ahora está listo para crear los procesadores de correo que manejan los distintos tiposdel correo. Observe que éstos son usuarios de prueba que se crean para completar yprobar su aplicación. Los usuarios no se implementan con la aplicación en un nuevoentorno. Consulte Capítulo 18, Crear usuarios y agregarlos a un rol para obtenermás información.

18. Asignar colas

Debe asignar los usuarios apropiados a las colas apropiadas de forma que las tareasse dirijan a ellos basándose en el proceso. Consulte Capítulo 19, Asignar colas paraobtener más información.

19. Cargar los datos de muestra

Aquí se simula la tarea de explorar y clasificar el correo. Consulte Capítulo 20,Cargar los datos de muestra para obtener más información.

20. Iniciar un proceso

Aquí se simula la tarea de accionar el correo en su ruta a través del proceso. ConsulteCapítulo 21, Iniciar un proceso.

21. Completar el proceso

Como procesador del correo, verá el correo y completará la tarea. Consulte Capítulo22, Complete un proceso.

22. Realizar una búsqueda

Puede probar la funcionalidad de búsqueda creada para localizar correo concreto.Consulte Capítulo 23, Buscar correo.

23. Preparar el DocApp para la implementación



Ahora que tiene una aplicación Mail Manager completamente operativa, debeprepararla para su implementación en un entorno de producción. Consulte Capítulo24, Preparar el DocApp para la implementación.

24. Instalar el DocApp en un nuevo entorno

En el entorno de producción, necesitará instalar la aplicación Mail Manager paraque los procesadores de correo puedan trabajar. Consulte Capítulo 25, Instale elDocApp en un nuevo entorno.


Capítulo 2Crear la nueva aplicación

Ahora creará la aplicación Mail Manager, que crea automáticamente un DocApp del mismo nombre.Siga estos pasos para crear la nueva aplicación:

Nota: Al crear su aplicación Mail Manager, el usuario debe ser el mismo usuario que instalósu servidor de contenido. Ese usuario tendrá asignados los roles ts_designer, form_designer,queue_admin y queue_advance_processor con derechos de Administrador del sistema ySuperusuario. Si lo desea, puede crear un usuario distinto para usarlo en este tutorial. Para hacer esto,inicie sesión en TaskSpace como el usuario que instaló el servidor de contenido y cree un usuario conderechos de Administrador del sistema y Superusuario y asigne dicho usuario a los roles indicadosanteriormente. Utilice Capítulo 18, Crear usuarios y agregarlos a un rol para obtener instrucciones.

En nuestro ejemplo, utilizaremos dmadmin para significar al usuario que instaló el servidor decontenido. Sustituya el usuario que instaló su servidor de contenido o el usuario que creó paradmadmin siempre que este tutorial use dmadmin en el texto o la imagen.

Al implementar y utilizar la aplicación de muestra creada por EMC, debe crear un usuariodenominado dmadmin con los derechos y roles indicados anteriormente.

1. Inicie sesión en TaskSpace. Para ello, introduzca su Nombre de inicio de sesión y su Contraseñay haga clic en Inicio de sesión.

2. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en el botón Nueva aplicación.


Crear la nueva aplicación

3. Introduzca un nombre, que será la denominación de DocApp de esta aplicación, y un título, queaparecerá en la interfaz de usuario, para esta aplicación. Para la aplicación de muestra, utilicemailmanager y Mail Manager, respectivamente. En este paso va a crear la DocApp para laaplicación de muestra. Haga clic en Aceptar.

Nota: La aplicación de muestra creada por EMC se llamamailmanager_samp y se llamaMainManager Samp.



4. Tras ver la pantalla de la confirmación, haga clic en Agregar marcador para este enlace paraagregar la dirección URL a sus favoritos. Se trata de la dirección URL de la nueva aplicación, y, sifuera una aplicación de producción, sería la dirección URL para distribuir a los usuarios. Hagaclic en Cerrar y salga de la aplicación de TaskSpace


Capítulo 3Crear los tipos de objeto

Para la aplicación de muestra de Mail Manager, necesitará crear dos tipos de objeto, ambosobligatorios para esta aplicación. Uno de estos tipos de objeto es para nuestros documentos decorreo y el otro para es para nuestras carpetas del correo. Siga estos pasos para crear los tipos deobjeto para la aplicación:

1. Inicie sesión en Documentum Application Builder.

2. Haga clic en Abrir DocApp existente desde la DocBase.

3. Desplácese a y seleccione el DocApp mailmanager en la carpeta mailmanager. Haga clic en Abrir.


Crear los tipos de objeto

4. El DocApp mailmanager se abre con un conjunto de alias.

5. Seleccione Insertar > Tipo de objeto para crear un nuevo objeto.



6. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho de su ratón en el nuevo tipo de objeto y,a continuación, en el menú contextual que aparecerá, seleccione Editar los objetos seleccionados.



7. En el cuadro de diálogo, haga clic en la ficha General y cambie el nombre de Tipo y Etiquetaa mm_mail_doc y Mail Manager Mail Document, respectivamente. En el cuadro de listaSuperType, seleccione dm_document.

Nota: El tipo de objeto en la aplicación de muestra creada por EMC se denominamm_samp_mail_doc.

8. Ahora debe crear cinco atributos para su tipo de objeto. Seleccione Insertar > Atributo paraasignar un atributo al tipo de objeto.



9. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho de su ratón en el nuevo tipo de objeto y,a continuación, en el menú contextual que aparecerá, seleccione Editar los objetos seleccionados.

10. En el cuadro de diálogo, seleccione la ficha General. Cambie el nombre de Atributo y Etiqueta amail_type y Tipo de correo, respectivamente. Mediante la lista desplegable, establezca Tipode datos como Cadena y escriba 32 en Longitud.



Nota: El atributo en la aplicación de muestra creada por EMC se denominamm_samp_mail_type.

11. En el cuadro de diálogo, seleccione la fichaAyuda de valor. Haga clic enAgregar predeterminado.



12. En el cuadro de diálogo Ayuda de valor predeterminada, seleccione Lista fija.

13. Escriba Orden de compra y Factura como valores.

14. Haga clic en Aceptar.



15. Seleccione Insertar > Atributo para asignar otro atributo al tipo de objeto.

16. En el cuadro de diálogo, seleccione la ficha General. Cambie el nombre de Atributo y Etiqueta asender y Remitente respectivamente. Mediante la lista desplegable, establezca Tipo de datos enCadena y escriba 80 en Longitud.



Nota: El atributo en la aplicación de muestra creada por EMC se denominamm_samp_mail_sender.

17. Repita los pasos 14 y 15 según la tabla siguiente para definir los atributos:

Tabla 1. Atributos de objeto

Nombre de atributo Etiqueta Tipo de datos

date_postmarked Fecha de matasellos Hora

date_queued Fecha de puesta en cola Hora

date_processed Fecha de procesado Hora

Nota: Los atributos en la aplicación de muestra creada por EMC se llamanmm_samp_date_postmarked, mm_samp_date_queued y mm_samp_date_processed,respectivamente.

18. Cierre los cuadros de diálogo de atributo y seleccione el tipo de objeto mm_mail_doc en el panelde navegación izquierdo. Haga clic en la ficha Configuración de pantalla en el cuadro de diálogo.



19. En la lista desplegable Alcance, seleccione application='webtop' y, a la derecha de la lista deconfiguración de pantalla, haga clic en Agregar.

20. Escriba Campos personalizados en el cuadro de textoMostrar nombre de configuración.Haga clic en Aceptar.



21. En la lista Configuración de pantalla, seleccione Campos personalizados y haga clic en Editar, ala derecha de Atributos en la configuración de pantalla Campos personalizados .

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de pantalla. Incluye una lista muy completa delos atributos disponibles.

22. Active la casillaMostrar sólo atributos personalizados para mostrar sólo los atributos que deseeutilizar para crear la aplicación Mail Manager.



23. Seleccione los atributos disponibles y haga clic en Agregar para moverlos a la Lista de atributosactual. Los puede seleccionar individualmente o varios a la vez mediante las teclas Controly Mayús. Después de que aparezcan en la Lista de atributos actual, puede utilizar losbotones de flecha Arriba y Abajo para cambiar el orden de los atributos. Seleccione sender ydate_postmarked y colóquelos en ese orden.



Cuando haya seleccionado y ordenado los atributos, haga clic en Aceptar. Se mostrarán susatributos.

24. Compruebe el nuevo objeto en la DocApp. Para ello, haga clic con el botón derecho en el panel denavegación y seleccione Registrar en DocApp.



Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Registrar todos los objetos.

25. Seleccione Insertar > Tipo de objeto para crear un nuevo objeto.



26. Modifique las propiedades del atributo que ha creado:

• En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho de su ratón en el nuevo tipo deobjeto y, a continuación, en el menú contextual que aparecerá, seleccione Editar los objetosseleccionados.

• En el cuadro de diálogo, haga clic en la fichaGeneral, y cambie el nombre de Tipo y Etiquetapor mm_mail_folder y Carpeta de correo de Mail Manager, respectivamente.

• En el cuadro de la lista SuperType seleccione dm_folder.



Nota: El tipo de objeto en la aplicación de muestra creada por EMC se denominamm_samp_mail_folder.

27. Compruebe el nuevo objeto en la DocApp. Para ello, haga clic con el botón derecho en el panel denavegación y seleccione Registrar en DocApp.

Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Registrar todos los objetos.



28. Salga de Documentum Application Builder.


Capítulo 4Cree la estructura del directorio

Sus procesadores de correo necesitarán una estructura de carpetas para almacenar el correo quese está procesando y el correo que se ha archivado. Siga estos pasos para crear la estructura decarpetas para la aplicación.

1. Inicie sesión en la aplicación Mail Manager.

2. Haga clic en la fichaMi carpeta. Haga clic enMás acciones.


Cree la estructura del directorio

3. Seleccione Crear nueva carpeta

4. Escriba MailManager en el campo Nombre de la ficha Crear y selecciona dm_folder en elcuadro de lista Tipo.



5. Haga clic en la ficha Información, y escriba MailManager y Mail Manager como Nombrey Título, respectivamente.



Haga clic en Terminar.

Nota: La carpeta en la aplicación de muestra creada por EMC se denominaMailManagerSamp yse titulaMail Manager Samp.

6. Haga clic en la carpeta MailManager en el árbol de navegación



.



7. Haga clic enMás Acciones y seleccione Crear nueva carpeta.

8. Escriba in_process en el campo Nombre de la ficha Crear.



9. En la lista desplegable Tipo, seleccione el tipo de objeto mm_mail_folder que creó anteriormente.



10. Haga clic en la ficha Información, y escriba in_process y En proceso como Nombre y Título,respectivamente.

11. Haga clic en la ficha Permisos, y seleccione el Usuario/grupo dm_world. Haga clic en Editar.



12. En la pantalla Definir permisos de acceso, seleccione Escribir en el cuadro de lista Permisosbásicos. Haga clic en Aceptar.



13. Haga clic en Terminar.



14. En la carpeta MailManager, repita los pasos 7 a 13, pero use archived para el Nombre de lacarpeta y Archivado para su título.



Nota: Las carpetas en la aplicación de muestra creada por EMC se llaman in_process_samp yarchived_samp y titulan In Process Samp y Archived Samp, respectivamente


Capítulo 5Crear colas

Su proceso requerirá una política de colas, una categoría de cola y tres colas, una para cada tipo deprocesador de correo. Siga estos pasos para crear colas de trabajos de Mail Manager:

1. En la aplicación Mail Manager, haga clic en la ficha Administración.

2. En el árbol de navegación izquierdo, seleccione y expanda Administración de colas de trabajos,Políticas y Políticas de cola de trabajos


Crear colas

.

3. Haga clic enNueva política e introduzca una nueva política denominada mm_mail_queue_policysegún la información facilitada en la imagen siguiente.

Tabla 2. Política de la cola de trabajos

Campo Valor

Umbral 100

Prioridad máxima 80

Prioridad inicial 20

Política de incremento 10

Comprobación del porcentaje de calidad 10


Crear colas

Haga clic en Aceptar.

Nota: La política de cola en la aplicación de muestra creada por EMC se denominamm_samp_mail_queue_policy.

4. En el árbol de navegación izquierdo, seleccione y expanda Administración de colas de trabajos yhaga clic en Colas de trabajos.


Crear colas

5. Haga clic en Nueva Categoría y escriba mm_mail_queue_category como el Nombre. Hagaclic en Aceptar.


Crear colas

Nota: La categoría de la cola de trabajos en la aplicación de muestra creada por EMC se denominamm_samp_queue_category.

6. Haga clic en mm_mail_queue_category.


Crear colas

7. Haga clic en Nueva Cola de trabajos.


Crear colas

8. Asigne un nombre a la nueva cola de trabajos mm_acct_queue y seleccionemm_mail_queue_policy como el Nombre de política. Haga clic en Aceptar.


Crear colas

9. Repita los pasos 7 y 8, utilizando mm_sales_queue y mm_other_queue en el campoNombre.


Crear colas

Nota: Las colas de trabajos en la aplicación de muestra creada por EMC se llamanmm_samp_acct_queue, mm_samp_other_queue ymm_samp_sales_queue.


Crear colas


Capítulo 6Crear un proceso

Ahora necesita crear un proceso que gobernará el flujo y la disposición del correo en Mail Manager.Siga estos pasos para crear un proceso.

1. Inicie sesión en Documentum Process Builder.


Crear un proceso

2. Haga clic en Herramientas > Propiedades de proceso y en el cuadro de diálogo de Propiedadesde proceso, mantenga la configuración predeterminada de la ficha General.

3. Necesita agregar un paquete a su proceso para que el documento de correo se incluya en todassus actividades del proceso. Haga clic en la ficha Datos, y seleccione Paquetes en el árbol denavegación. Haga clic en el signo más para agregar un nuevo paquete.


Crear un proceso

Nota: El paquete en la aplicación de muestra creada por EMC se denominamm_samp_mail_doc.

4. Asigne el nombre mm_mail_doc al paquete y seleccione Documento de correo de Mail

Manager como Tipo en la lista desplegable. Haga clic en Aplicar.


Crear un proceso

5. Ahora debe agregar las variables del proceso para que los atributos del documento puedanguiarle a través del proceso. Seleccione Variables de proceso en el árbol de navegación. Haga clicen el signo Más para agregar una nueva variable de proceso.


Crear un proceso

6. Asigne el nombre mail_type a la variable de proceso, y seleccione CADENA como su Tipo. Hagaclic en Aplicar.


Crear un proceso

7. Repita los pasos 5 y 6 tres veces más con la información del gráfico siguiente:

Tabla 3. Propiedades del proceso

Nombre Tipo

remitente CADENA

date_postmarked FECHA

date_queued FECHA

Nota: Las variables del proceso en la aplicación de muestra creada por EMC sedenominan mm_samp_mail_type_pro_var, mm_samp_mail_sender_pro_var, mm_samp_date_postmarked_pro_var y mm_samp_date_queued_pro_var.

8. Seleccione Variables de proceso en el árbol de navegación para asegurarse de que ha creadotodas las variables de proceso necesarias. Haga clic en Aceptar.


Crear un proceso

9. En la lista de plantillas de actividad, expanda Integración y haga clic con el botón derecho de suratón en Asignación de datos de proceso y, a continuación, seleccione Validar.


Crear un proceso

10. En la lista de plantillas de actividad, expanda Integración de nuevo y haga clic con el botónderecho de su ratón en Asignación de datos de proceso y, a continuación, seleccione Instalar.


Crear un proceso

11. Arrastre y coloque la plantilla de actividad Asignación de datos de proceso que acaba de validare instalar en el área de trabajo.

12. Vaya a Herramientas> Plantilla de actividad y seleccione Desinstalar.


Crear un proceso

13. Haga doble clic en la plantilla de actividad Asignación de datos de procesopara abrir el cuadrode diálogo Activity Inspector .

14. En el campo de texto de la parte superior, elimine las palabras Asignación de datos de proceso, yescriba Definir atributos de documento.


Crear un proceso

15. Haga clic en la ficha Asignación de datos de proceso.

16. En el panel Origen, expanda los nodos Paquetes> mm_mail_doc, Variables y Ejecución> flujode trabajo.

En el panel Destino, expanda los nodos Paquetes> mm_mail_doc y Variables.


Crear un proceso

17. En la lista desplegable central, seleccione la función Copiar.


Crear un proceso

18. Asigne el primer atributo, remitente, a la variable del proceso sender en el panel Destino.Cuando el usuario introduce el nombre del Remitente como un atributo de un documento decorreo, dicho atributo pasa a ser una variable para el proceso que está creando.

19. Asigne la variable mail_type al atributo mail_type en el panel Destino. Cuando se asigna untipo de correo a un documento al inicio de este proceso, pasa a ser un atributo del documentode correo.

20. Asigne la variable Datos de ejecución> flujo de trabajo start_date al atributo fecha de

puesta en cola en el panel Destino. Cuando un proceso se inicia para un documento concreto,la fecha de inicio de dicho proceso pasa a ser la fecha en la que el documento se introdujo en lacola de trabajos.


Crear un proceso

21. En la lista de plantillas de actividad, expanda Flujo, haga clic con el botón derecho en Divisiónde decisión y seleccione Validar. Haga clic de nuevo con el botón derecho en Divisiónde decisión y seleccione Instalar. Arrastre y colóquelo en su área del trabajo y seleccioneHerramientas> Plantilla de actividad> Desinstalar.

22. En los iconos de la barra de herramientas, arrastre y coloque tresActividades en el área del trabajo.


Crear un proceso

23. Abra la primera actividad y cámbiele el nombre por Procesar correo de ventas.

24. Haga clic en la ficha Ejecutante, y elija Por uno o más ejecutantes manuales y haga clic enSeleccionar ejecutante.


Crear un proceso

25. En el cuadro de diálogo Seleccionar ejecutante, utilice la lista desplegable para seleccionarCola de trabajos.

26. Seleccione Asignar ejecutantes ahora. Haga clic en Siguiente.


Crear un proceso

27. Seleccione mm_sales_queue y haga clic en Siguiente.


Crear un proceso


29. Seleccione Delegar el trabajo de la actividad en otra persona y, a continuación, Asignar alsupervisor del flujo de trabajo si se produce un error en la delegación automática.


Crear un proceso


31. Repita los pasos 23 a 30 para las actividades 2 y 3, pero utilice los nombres y las colas de trabajossiguientes:

Nombre Ejecutante

Actividad-2 Procesar correo decontabilidad

mm_acct_queue

Actividad-3 Procesar otro correo mm_other_queue

Cuando haya terminado las tres actividades, el área de trabajo será similar a la siguiente:

32. En la lista de plantillas de actividad, expanda Flujo, haga clic con el botón derecho en Unir yseleccione Validar. Haga clic con el botón derecho en Unir de nuevo y selecciona Instalar. Ahoraarrastre y colóquelo en su área del trabajo y seleccione Herramientas> Plantilla de actividad>Desinstalar


Crear un proceso

33. Haga clic con el botón derecho en la plantilla de actividad Unir y seleccione Activity Inspector.En la ficha Desencadenador, seleccione Se ha seleccionado este número de flujos de entrada: yescriba 1 en el campo para que la ficha lea 1 de 3 flujos de entrada posibles

.


Crear un proceso

34. En la barra de herramientas, seleccione el conector y conecte la División de decisión a las tresactividades que agregó.

35. Abra la actividad División de decisión y cámbiele el nombre a Distribuir documento.

36. Haga clic en la ficha Transición, y elija Seleccionar las siguientes actividades según

estas condiciones.


Crear un proceso

37. Seleccione la instrucción SI.


Crear un proceso

38. Cambie los campos de la siguiente manera:

Tabla 4. Condiciones de consulta SI

Campo Valor

Consultar Datos de proceso

[Cuado de lista tras Consultar] mail_type

Condiciones =

Valor Orden de compra

Seleccionar una o más de estas actividades Procesar correo de ventas


Crear un proceso

39. Haga clic en el signo Más (+) para agregar una nueva consulta.

40. Seleccione la instrucción O SI.

41. Cambie los campos de la siguiente manera:


Crear un proceso

Tabla 5. Condiciones de consulta O SI

Campo Valor

Consultar Datos de proceso

[Cuado de lista tras Consultar] mail_type

Condiciones =

Valor Factura

Seleccionar una o más de estas actividades Procesar correo de contabilidad

42. Seleccione ADICIONAL y, a continuación, Procesar otro correo como la actividad final.Haga clic en Aceptar.


Crear un proceso

43. Utilice la herramienta de conexión para conectar el icono Iniciar proceso al icono Definiratributos de documento, y el icono Definir atributos de documento al icono Distribuirdocumentos. Conecte también las tres actividades de procesamiento de correo que creó con elicono de Unión.

44. En la lista Plantillas de actividad, expanda Content Services, haga clic con el botón derecho enEnlazar a carpeta y selecciona Validar. Haga clic con el botón derecho en Enlazar a carpetaotra vez y seleccione Instalar. Ahora arrastre y colóquelo en su área del trabajo y seleccioneHerramientas> Plantilla de actividad> Desinstalar


Crear un proceso

45. Abra la actividad Enlazar a carpeta, y cámbiele el nombre a Mover a carpeta archivada.

46. Haga clic en la ficha Enlazar a carpeta y haga clic en . . . para agregar un paquete.


Crear un proceso

47. Seleccione mm_mail_doc y haga clic en Agregar para moverlo al panel Elementos seleccionados.Haga clic en Aceptar.

48. Escriba /dmadmin/Mailmanager como la ruta a la Carpeta de destino, asígnele el nombrearchived a la nueva carpeta, y seleccione Sí para desenlazarla de la carpeta original. Hagaclic en Aceptar.


Crear un proceso

49. En la lista de plantillas de actividad, expanda Integración y haga clic con el botón derecho de suratón en Asignación de datos de proceso y, a continuación, seleccione Validar. Haga clic con elbotón derecho en Asignación de datos de proceso de nuevo y seleccione Instalar. Ahora arrastrey colóquelo en su área del trabajo y seleccioneHerramientas> Plantilla de actividad> Desinstalar


Crear un proceso

50. Modifique la actividad Asignación de datos de proceso de la siguiente manera:

• Abra la actividad.

• Haga clic en la ficha Ejecutante.

• Cambie el nombre de la actividad a Definir atributos de archivo.

• Seleccione que la actividad se ejecute automáticamente en nombre de un ejecutante, yseleccione BPSIntegration como el parámetro de ejecución automática.


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51. Haga clic en al ficha Asignación de datos de proceso y en el panelOrigen expanda el nodoDatosde ejecución> tarea y en el panel Destino expanda el nodo Paquetes> mm_mail_doc.


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52. Con la función Copiar de la lista desplegable central, asigne creation_date a date_processed.


54. Con la herramienta del conector, finalice la conexión de los elementos del proceso.


Crear un proceso

55. Guarde la plantilla de proceso como mm_process_mail, valídela e instálela.


Crear un proceso


Capítulo 7Crear una plantilla de vista de documento

Sus procesadores del correo necesitarán poder ver los documentos que se les distribuyen. Necesitaconfigurar una plantilla de vista de documento para controlar los datos que ven y cómo los ven. Sigaestos pasos para crear una vista de documento para Mail Manager.

Nota: Para obtener más información sobre cómo localizar esta plantilla, consulte la Guía del usuario deDocumentum Forms Builder.

1. Inicie sesión en Documentum Forms Builder.


Crear una plantilla de vista de documento

2. Inicie su plantilla:

• En el panel Crear nueva plantilla, seleccione el componente TaskSpace.

• En el panel Tipo de plantilla, seleccione Vista de documento.

• Escriba mm_mail_doc_view en el campo Nombre.

• Haga clic en Aceptar.



Nota: La plantilla de vista de documento en la aplicación de muestra creada por EMC sedenomina mm_samp_mail_doc_view_temp.

3. Seleccione mm_mail_doc como tipo de objeto.

Haga clic en Terminar.



4. Ahora que tiene una plantilla de borrador para su Vista de documento, puede utilizarDocumentum Forms Builder para manipular la plantilla básica con el fin de crear la aparienciaque mejor se adapte a las necesidades de los usuarios finales. Consulte en la Guía del usuario deDocumentum Forms Builder el uso específico de esa aplicación. Borre el campo Fecha de procesado,ya que sus procesadores de correo estarán viendo el documento antes de que se haya completadoel procesamiento.



5. Seleccione date_processed en el panelModelo de datos y bórrelo.



6. Vuelva a ordenar los campos arrastrándolos y colocándolos. Utilice el orden siguiente:

• Tipo de correo

• Remitente

• Fecha de matasellos

• Fecha de puesta en cola

7. Seleccione el campo Tipo de correo y abra la ficha Especial en Propiedades.



8. Seleccione el valor Orden de compra y haga clic enModificar.

9. Borre los valores predeterminados del cuadro de lista anulando la selección de la casilla Valorpredeterminado.




11. Seleccione ImageViewer en el panelModelo de IU y haga clic en la ficha Especial.

12. Haga clic en Configurar.

13. Escriba 600 en los campos Anchura y Altura y haga clic en Aceptar.



14. Guarde la plantilla, valídela haciendo clic en Herramientas> Validar e instálela haciendo clic enHerramienta> Instalar. Haga clic en Aceptar cuando aparezca el cuadro de diálogo.


Capítulo 8Crear una plantilla de lista de tareas deusuario

Sus procesadores de correo tendrán una bandeja de entrada cuando inicien sesión en Mail Manager.Esta plantilla rige la apariencia y funciones de dicha bandeja de entrada. Siga estos pasos para crearla lista de tareas de Mail Manager:




• En el panel Tipo de plantilla, seleccione Lista de tareas.

• Escriba mm_inbox en el campo Nombre.



Crear una plantilla de lista de tareas de usuario

Nota: La plantilla de la bandeja de entrada de la lista de tareas en la aplicación de muestra creadapor EMC se denomina mm_samp_tasklist_inbox_temp.

2. Elija Lista de tareas de usuario y, a continuación, haga clic en Siguiente.

3. Escoja mostrar las tareas de los procesos seleccionados, seleccione mm_process_mail y, acontinuación, haga clic en Siguiente.



4. Haga clic en Siguiente.

5. Seleccione los elementos de la lista Columnas disponibles que desee que aparezcan en la listade tareas como columnas. Las flechas Arriba y Abajo se pueden utilizar para determinar elorden en que aparecerán las columnas. Debe seleccionar mail_type, remitente y Prioridad, enese orden. Haga clic en Siguiente.



6. Seleccione el elemento marcado como Todo, haga clic en Quitar y haga clic en Siguiente.

7. Haga clic en el botón menos (—) .



.




9. Ahora, modifique esta plantilla del mismo modo que hizo con Vista de documento. Quite elcuadro vertical encima de las columnas.



10. Seleccione el taskList enModelo de IU y haga clic en la ficha Especial.



11. Seleccione cada una de las columnas que aparecen en el panel Propiedades y haga clic enModificar. Modifique las etiquetas de modo que sean más descriptivas. Por ejemplo, cambiemail_type por Tipo de correo, tal y como aparece en la imagen siguiente.

Realice el mismo proceso para sender, cambiando la etiqueta a Remitente.

12. Cambie el Ancho de tabla de Ajuste automático a un Ancho de 500.

13. Guarde, valide e instale la plantilla de proceso.


Capítulo 9Crear una plantilla de lista de tareas decola de trabajos

Los procesadores de correo recuperarán el correo que necesitan procesar de sus colas de trabajos.Cree una plantilla para determinar la información que verán sobre cada documento de correo en sucola. Siga estos pasos para crear la cola de trabajos de Mail Manager:




• En el panel Tipo de plantilla, seleccione Lista de tareas.

• Escriba mm_queue en el campo Nombre.



Crear una plantilla de lista de tareas de cola de trabajos

Nota: La plantilla de la cola de trabajos de la lista de tareas en la aplicación de muestra creadapor EMC se denomina mm_samp_tasklist_workqueue_temp.

2. Elija Lista de tareas de cola de trabajos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

3. Escoja mostrar las tareas de los procesos seleccionados, seleccione mm_processmail y, acontinuación, haga clic en Siguiente.




5. Seleccione los elementos de la lista Columnas disponibles que desee que aparezcan en la listade tareas como columnas. Las flechas Arriba y Abajo se pueden utilizar para determinar elorden en que aparecerán las columnas. Debe seleccionar mail_type, remitente y Prioridad, enese orden. Haga clic en Siguiente.




7. Seleccione Coincidir todo y, a continuación defina la Variable como Remitente y la Condición enIgual a. Seleccione Obtener entrada de usuario y haga clic en Terminar.



8. Ahora, modifique esta plantilla del mismo modo que hizo con Vista de documento y Lista detareas. Borre el cuadro vertical adicional entre su campo de búsqueda y su botón de búsqueda.



9. Seleccione el taskList enModelo de IU y haga clic en la ficha Especial.



10. Seleccione cada una de las columnas que aparecen en el panel Propiedades y haga clic enModificar. Modifique las etiquetas de modo que sean más descriptivas. Por ejemplo, cambiemail_type por Tipo de correo, tal y como aparece en la imagen siguiente.

Realice el mismo proceso para sender, cambiando la etiqueta a Remitente.

11. Cambie el Ancho de tabla de Ajuste automático a un Ancho de 500.



Capítulo 10Crear una plantilla de tarea

Cuando uno de sus procesadores de correo abre una tarea, la plantilla de tarea determina lo que veráy las acciones que puede tomar para procesar la tarea. Siga estos pasos para crear una Tarea paraMail Manager:


1. Inicie su plantilla de tarea:


• En el panel Tipo de plantilla, seleccione Tarea.

• Escriba mm_process_mail en el campo Nombre.



Crear una plantilla de tarea

Nota: La plantilla de la tarea en la aplicación de muestra creada por EMC se denominamm_samp_task_process_mail_temp.

2. Seleccione mm_process_mail y haga clic en Siguiente.

3. Seleccione Procesar correo de ventas y haga clic en Siguiente.



4. Elija las variables de proceso que desee incluir en la plantilla de Tarea. Para Mail Manager,no incluya ninguna. Haga clic en Siguiente.

5. Es posible escoger cómo el procesador de correo verá los documentos al procesar una tareaintegrando una plantilla de vista de documento en su plantilla de tarea. Seleccione la plantillaVista de documento mm_mail_doc_view que creó, y haga clic en Terminar.



Aparecerá la nueva plantilla de tarea.



6. Al igual que con las demás plantillas, ahora debe despejar ésta. Elimine el cuadro de textoInstrucciones en la parte superior de la plantilla.




8. Inicie sesión en Documentum Process Builder y abra su proceso y desinstálelo.



9. Abra al Activity Inspector para las plantillas Procesar correo de contabilidad y Procesar otrocorreo. En la ficha Propiedades, seleccione mm_process_mail como el Nombre de formulario yhaga clic en Aceptar.



10. Guarde, valide e instale su proceso.


Capítulo 11Crear una plantilla de búsqueda

Sus procesadores de correo pueden necesitar buscar un correo concreto. Esta plantilla se utilizarápara crear la búsqueda que estará disponible. Siga estos pasos para crear una plantilla de Búsquedapara la aplicación:




• En el panel Tipo de plantilla, seleccione Buscar.

• Escriba mm_search_mail en el campo Nombre.



Crear una plantilla de búsqueda

Nota: La plantilla de la búsqueda en la aplicación de muestra creada por EMC se denominamm_samp_search_mail_temp.

2. Elija una búsqueda simple, y seleccione el documento de correo de Mail Manager que creóanteriormente. Haga clic en Siguiente.



3. Active la casilla Sólo atributos personalizados y, a continuación, seleccione los atributos quedesee, y utilice las flechas para crear las columnas de resultados.

Ponga los atributos en el orden que se indica a continuación y haga clic en Siguiente.

• Tipo de correo

• Remitente



• Fecha de procesado



4. Con los cuadros de lista, cree filtros para la búsqueda. Debe seleccionar Coincidir todo y, acontinuación, seleccionar mail_type y sender como sus Variables. Establezca la Condición enIgual a para ambos y permita la entrada de usuario. En el ejemplo siguiente se proporcionan loscriterios de filtro para la aplicación Mail Manager. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

5. Seleccione el cuadro Número máximo de resultados y escriba 500. Haga clic en Terminar.



6. Ahora que tiene una plantilla de búsqueda, debe despejarla del mismo modo que hizo con lasplantillas anteriores.

7. Empiece cambiando la etiqueta de su campo de búsqueda de remitente a Remitente.



8. Arrastre y coloque una lista desplegable justo debajo de su campo mail_type.

9. En la ficha General> Pantalla, nombre su cuadro de lista mail_type y etiquételo como Tipo

de correo.



10. En la ficha General> Almacenamiento de datos, escriba mail_type en el campo Nombre.

11. En la ficha Especial, seleccione /mm_search_mail/mail_type en el cuadro de lista Enlace dedatos. Haga clic en Agregar.



12. En el cuadro de diálogo Agregar elección, escriba Orden de compra para Valor y Pantalla yseleccione el cuadro Valor predeterminado.

13. Haga clic en Agregar dos veces más y repita el paso 12 cada vez, utilizando Factura y Otro

para el Valor y Pantalla, pero NO seleccione el cuadro Valor predeterminado para ningunode estos dos valores.

14. Borre el campo de texto original mail_type.

15. Arrastre el botón Buscar debajo del campo Remitente.



16. En la ficha Estilo, seleccione Centro.

17. Compruebe las propiedades de las columnas de resultados de búsqueda, y asegúrese también deque tienen nombres descriptivos en el campo Etiqueta.



18. Haga clic en Modificar consulta y realice los cambios siguientes en su búsqueda:

• borre los dos signos de igual (=) y escriba la palabra como en su lugar

• escriba un % entre cada apóstrofe (') y el signo del dólar ($)

19. Haga clic en Sincronización de términos y en Ejecutar para comprobar que su búsqueda notiene errores.


Capítulo 12Crear una plantilla de inicio de proceso

En muchos casos, los procesos empresariales se iniciarán automáticamente o por otras aplicaciones.En Mail Manager, iniciará manualmente su proceso. Esta plantilla proporciona los medios para ello.Siga los pasos de esta sección para crear una plantilla de inicio de proceso para la aplicación:




• En el panel Tipo de plantilla, seleccione Iniciar proceso.

• Escriba mm_start_process_mail en el campo Nombre.



Crear una plantilla de inicio de proceso

Nota: La plantilla de inicio de proceso en la aplicación de muestra creada por EMC se denominamm_samp_init_process_mail_temp.

2. Seleccione el proceso que creó anteriormente, y haga clic en Siguiente.

3. En Variables de proceso disponibles, seleccione mail_type y muévalo al panel Variables deproceso seleccionadas utilizando las flechas. Haga clic en Terminar.



4. Ahora que tiene una plantilla de Inicio de proceso, debe despejarla del mismo modo que hizo conlas demás plantillas. Inicie insertando un Cuadro vertical y eliminando su Etiqueta.



5. Cambie el nombre de etiqueta del campo mail_type a Tipo de correo.

6. Centre el Cuadro horizontal que contiene los botones.



7. Inserte un Espaciador.



Capítulo 13Crear una plantilla de contenido decarpeta

Los procesadores de correo tendrán acceso a las carpetas que creó anteriormente. Esta plantilladetermina cómo se presentará la información en dichas carpetas. Siga estos pasos para crear unaplantilla de contenido de carpeta:




• En el panel Tipo de plantilla, seleccione Contenido de carpeta.

• Escriba mm_folder_contents en el campo Nombre.



Crear una plantilla de contenido de carpeta

Nota: La plantilla de contenido de carpeta en la aplicación de muestra creada por EMC sedenomina mm_samp_folder_contentl_temp.

2. Seleccione el tipo de objeto Documento de correo de Mail Manager que creó para la aplicaciónMail Manager, y utilice la flecha para moverlo al panel Tipos de documento seleccionados.Haga clic en Siguiente.



3. Seleccione Tipo de Correo y Remitente y utilice la flecha para moverlos al panel Columnasseleccionadas. Utilice las fechas arriba y abajo para ponerlos en el orden que se indica acontinuación:

• Tipo de correo

• Remitente



• Fecha de procesado





6. Seleccione Coincidir todo y, a continuación defina la Variable como Tipo de correo y laCondición en Igual a. Seleccione Obtener entrada de usuario.

7. Haga clic en el signo de suma (+) y repita el paso 6 pero utilice Remitente como la Variable.Haga clic en Terminar.

8. Ahora que tiene una plantilla de Contenido de carpeta, debe despejarla del mismo modo que hizocon las demás plantillas. Empiece seleccionando el Cuadro horizontal que contiene el cuadro delista. En la ficha General> Pantalla, seleccione Oculto.



9. Sustituya el cuadro de texto Tipo de correo por un cuadro de lista. Escribamm_mail_doc.mail_type y Tipo de correo como el Nombre y Etiqueta, respectivamente

10. En la ficha General> Datos y almacenamiento, escriba mm_mail_doc.mail_type como elNombre de datos.



11. En la ficha Especial, seleccione /mm_folder_contents/SearchTerms/mm_mail_doc.mail_typecomo Enlace de datos.

12. En el cuadro de diálogo Agregar elección, escriba Orden de compra para Valor y Pantalla yanule la selección del cuadro Valor predeterminado.



13. Haga clic en Agregar dos veces más y repita el paso 12 cada vez, utilizando Factura y Otro

para el Valor y Pantalla, pero NO seleccione el cuadro Valor predeterminado para ningunode estos dos valores.

14. Compruebe que la altura y el ancho de tabla se han establecido en Ajuste automático.


Capítulo 14Agregar componentes a TaskSpace

Ahora que ha creado estos componentes en Documentum Process Builder y Documentum FormsBuilder, ha llegado el momento de cargarlos en Mail Manager. Siga estos pasos para agregar loscomponentes a la aplicación TaskSpace:

1. Inicie sesión en Mail Manager. Para ello, introduzca su Nombre de inicio de sesión y suContraseña, y haga clic en el botón de inicio de sesión. Como no ha creado roles anteriormente,iniciará la sesión automáticamente como ts_designer.

2. Haga clic en la ficha Configuración, y seleccione Componentes en el árbol de navegación. Hagaclic en Agregar.


Agregar componentes a TaskSpace

3. Busque y seleccione los componentes que creó en el panel Seleccionar componentes para agregary utilice las flechas para moverlos al panel de Componentes seleccionados. Cuando hayaterminado, haga clic en Aceptar.



4. Para Mail Manager, sólo va a utilizar los componentes que ha creado, por lo que debe desactivarla casillaMostrar componentes heredados.



5. Al crear una aplicación distinta de Mail Manager, tenga en cuenta que puede utilizar el cuadro delista para filtrar los componentes visibles que están disponibles. Si desea ver todas las plantillasde contenido de carpeta que tiene disponibles, incluidas las heredadas de TaskSpace u otrasaplicaciones padre o principales, active la casillaMostrar componentes heredados y definala lista desplegable en Contenido de carpeta.


Capítulo 15Crear fichas

Ahora que los componentes están en Mail Manager, debe crear las fichas que permiten que el usuarioacceda a las distintas plantillas. Siga estos pasos para crear fichas en Mail Manager.

1. En la aplicación Mail Manager, haga clic en la ficha Configuración y seleccione Fichas.

2. Desactive la casillaMostrar fichas heredadas y podrá ver que todavía no tiene ninguna fichacreada. Haga clic en Crear.


Crear fichas

3. En el cuadro de lista Seleccionar tipo de ficha, seleccione Lista de tareas y haga clic enSiguiente.

4. Asígnele el nombre process_mail a la ficha y asígnele la etiqueta Procesar correo. Utilicelas flechas para seleccionar la lista de tareas mm_inbox en las plantillas de Lista de tareasdisponibles. Haga clic en Terminar.


Crear fichas

Ha creado su primera ficha Mail Manager.

5. Haga clic en Crear, y seleccione Buscar en el cuadro de lista Seleccionar tipo de ficha. Hagaclic en Siguiente.


Crear fichas

6. Asígnele el nombre search_mail a la ficha, y asígnele la etiqueta Buscar correo. Utilice lasflechas para seleccionar la plantilla mm_search_mail en las plantillas de Búsqueda disponibles.Haga clic en Terminar.


Crear fichas

7. Haga clic en Crear y seleccione Carpeta en el cuadro de lista Seleccionar tipo de ficha. Hagaclic en Siguiente.


Crear fichas

8. Siga estas instrucciones para completar su ficha de Carpeta:

• Asígnele el nombre in_process_mail a la ficha, y asígnele la etiqueta Correo en proceso.

• Escriba la ruta a la carpeta raíz como /dmadmin/MailManager/in_process.

• Desactive las casillas de verificaciónMostrar árbol e Información de carpeta.

• Seleccione mm_folder_contents como la plantilla de Contenido de carpeta.

• Haga clic en Terminar.


Crear fichas


Crear fichas


10. Siga estas instrucciones para completar la carpeta:

• Asígnele el nombre archived_mail a la ficha y asígnele la etiqueta Correo archivado.

• Escriba la ruta a la carpeta raíz como /dmadmin/MailManager/archived.

• Desactive las casillas de verificaciónMostrar árbol e Información de carpeta.

• Seleccione mm_folder_contents como la plantilla de Contenido de carpeta.



Crear fichas



Crear fichas

12. Siga estas instrucciones para completar la carpeta:

• Asígnele el nombre mail_folders a la ficha y asígnele la Etiqueta Carpetas de correo.

• Escriba la ruta a la carpeta raíz como /dmadmin/MailManager.

• Desactive la casilla de verificación Información de carpeta.

• Deje la plantilla de contenido de carpeta vacía.



Crear fichas

Ha creado las fichas de Mail Manager.


Crear fichas


Capítulo 16Agregar un proceso

Debe agregar su proceso a Mail Manager para que el correo se entregue al procesador de correocorrecto. Siga estos pasos para agregar un proceso a Mail Manager.

1. En la aplicación Mail Manager, haga clic en la ficha Configuración, y seleccione Procesos. Nohay procesos, ni heredados ni agregados. Haga clic en Agregar.

2. Busque y seleccione el proceso que creó en el panel Seleccionar procesos para agregar, y utilicelas flechas para moverlos al panel Procesos seleccionados. Haga clic en Aceptar.


Agregar un proceso

3. El proceso está ahora disponible en Mail Manager.


Capítulo 17Crear un rol

Un rol es un grupo que contiene usuarios o grupos de usuarios que realizan determinadas tareas enTaskSpace. El rol de un usuario determina las fichas que verá. En Mail Manager, el procesador decorreo es un rol que debe crear. Siga estos pasos para crear un rol en Mail Manager.

1. En la aplicación Mail Manager, haga clic en la ficha Configuración y seleccione Roles. Hay un rolque heredan todas las aplicaciones nuevas: ts_designer. Haga clic en Crear.

2. Haga clic en la ficha Identidad de rol y asigne mail_processor como el Nombre de rol. Hagaclic en Siguiente.


Crear un rol

3. Seleccione las Fichas disponibles que desee asignar a este rol, y utilice las flechas para moverlasal panel Fichas asignadas. Utilice las flechas Arriba y Abajo para poner las fichas en el ordenque desee que les aparezcan a los usuarios que asigne a este rol. Para Mail Manager, asigneprocess_mail, search_mail y mail_folders, en ese orden. Haga clic en Siguiente.


Crear un rol

4. Cree la Búsqueda global designando search_mail como la ficha Búsqueda, mm_search_mailcomo el componente de Búsqueda y mail_type como el término de Búsqueda. Haga clic enSiguiente.


Crear un rol

5. Asigne los componentes a los tipos de objeto apropiados de Documentum. Seleccionemm_mail_folder como Tipo de objeto/cola de trabajos y mm_folder_contents como plantillade Contenido. La plantilla de Información se debe configurar en Ninguno. Haga clic en Agregarasignación. Aparecerá la asignación.


Crear un rol

6. Repita el paso 5 para todos los tipos de objeto y plantillas de contenido de la imagen tablasiguiente. Cuando los haya terminado todos, haga clic en Terminar.

Tipo de objeto/cola de trabajos: Asignar componentes

mail_doc mm_mail_doc_view

mm_sales_queue mm_queue

mm_acct_queue mm_queue

mm_other_queue mm_queue


Crear un rol

7. Su nuevo rol ahora está en Mail Manager.


Capítulo 18Crear usuarios y agregarlos a un rol

Ahora está listo para crear sus procesadores de correo y asignarlos al rol procesador del correo que hacreado. Siga estos pasos para agregar usuarios a Mail Manager.

1. En la aplicaciónMail Manager, haga clic en la fichaAdministración. Desplácese aAdministraciónde usuarios y seleccione Usuarios. Haga clic en Crear usuario.

2. Siga estas instrucciones para crear un usuario:

• Asígnele el nombre sales_processor al nuevo usuario, y utilícelo también para elNombrede inicio de sesión de usuario.

• Seleccione Contraseña interna como Origen de usuario.


Crear usuarios y agregarlos a un rol

• Escriba y verifique una Contraseña.

• Escriba una dirección de correo electrónico.


3. Vuelva a hacer clic en Crear usuario.



4. Repita el paso 2, pero esta vez asigne el nombre acct_processor al usuario, y utilícelo tambiéncomo Nombre de inicio de sesión de usuario. Haga clic en Aceptar.



5. Repita el paso 2, pero esta vez asigne el nombre other_processor al usuario, y utilícelo tambiéncomo Nombre de inicio de sesión de usuario. Haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en la ficha Roles.



7. Haga doble clic enqueue_advance_proecessor. Haga clic en Agregar miembros.



8. Seleccione los tres usuarios que ha creado y utilice las flechas para agregarlos al rol.



9. Los tres usuarios ahora son miembros del rol queue_advance_processor.



10. Repita los pasos 7 al 9 para el rol mail_processor que ha creado.


Capítulo 19Asignar colas

Ahora que ha creado sus procesadores de correo, debe asignarlos a las colas apropiadas de forma queel proceso dirija los documentos correctos hasta ellos. Siga estos pasos para asignar usuarios a colas.

1. En la aplicación Mail Manager, haga clic en la ficha Administración. Desplácese hastaAdministración de colas de trabajos > Colas de trabajos > mm_mail_queue_category. Aparecenlas colas que creó anteriormente. Seleccione mm_acct_queue.

2. Seleccione mm_acct_queue y haga clic en Ver miembros.


Asignar colas

3. Haga clic en Agregar miembros.


Asignar colas

4. Haga doble clic en queue_advance_processor.

5. Seleccione acct_processor y dmadmin y utilice las flechas para asignar estos usuarios a la cola.


Asignar colas


Asignar colas

6. Haga clic en Aceptar. acct_processor y dmadmin se habrán asignado a mm_acct_queue.

7. Vuelva a mm_mail_queue_category en el árbol de navegación. Observe que ahora hay dosusuarios asignados a mm_acct_queue.


Asignar colas

8. Vuelva a mm_mail_queue_category en el árbol de navegación. Observe que ahora hay dosusuarios asignados a cada cola.


Asignar colas


Capítulo 20Cargar los datos de muestra

Está próximo a procesar correo... Ahora necesita importar el correo (archivos PDF que representandocumentos escaneados) en el DocApp. Siga estos pasos para cargar los datos de muestra en MailManager.

1. Haga clic en la fichaMi carpetamientras inicia sesión como dmadmin (el propietario del procesomm_process_mail) y en el rol ts_designer.

2. Desplácese a la carpetaMailManager/in_process.


Cargar los datos de muestra

3. Haga clic enMás acciones> Importar.



4. En la pantalla Importar selección de archivo, haga clic en Agregar archivos.



5. Desplácese a los archivos PDF que va a importar, selecciónelos y haga clic en Aceptar.

6. Después de que los archivos aparezcan en el panel Archivos o carpetas seleccionados, hagaclic en Siguiente.



7. Seleccione el tipo de objeto Documento de Mail Manager en el cuadro de lista Tipo.

8. Ahora necesitará agregar un Remitente y la fecha de matasellos para cada uno de los documentosque está importando. También puede cambiar el nombre de los documentos.



9. Ahora puede revisar sus documentos en la carpeta in_process en el Mail Manager.


Capítulo 21Iniciar un proceso

Ya está listo para empezar el procesamiento del correo. Como dmadmin, iniciará el proceso, quedirige el correo al procesador de correo apropiado. La realización del proceso (como procesadorde correo) en el próximo capítulo enviará el correo a la carpeta del archivo. Siga estos pasos parainiciar el proceso:

1. Haga clic en la ficha Procesos, y seleccione el proceso que ha creado. Haga clic en Iniciar proceso.

2. El proceso se abre en la ficha Abrir elementos. Introduzca un tipo de correo y haga clic en Enviar.


Iniciar un proceso

3. Haga clic en Agregar a la derecha de mm_mail_doc.

4. Desplácese hasta sus archivos PDF en dmadmin> MailManager> in_process y seleccione uno.Haga clic en Aceptar.


Iniciar un proceso


Iniciar un proceso


6. Repita los pasos 1 a 5 con dos documentos más, cerciorándose de asignar los tipos de correo deFactura y Otro a los documentos.

7. Cerrar sesión en Mail Manager.


Iniciar un proceso


Capítulo 22Complete un proceso

Ahora que ha iniciado un proceso, debe iniciar sesión como un procesador y completar el proceso.Siga los pasos en este capítulo para completar el proceso.

1. Inicie sesión en Mail Manager como el usuario sales_processor.


Complete un proceso

2. Desplácese hasta la cola de trabajos. El documento está en la cola.

3. Haga clic en Obtener tarea siguiente. El documento se abre en la vista de documento que creó.


Complete un proceso

4. Haga clic en Terminar para completar la tarea.



Complete un proceso

6. La cola de trabajos estará vacía.

7. Desplácese a la carpeta archivada. El documento se encontrará allí.


Complete un proceso

8. Repita los pasos 1 a 7 como acct_processor y other_processor para procesar facturas y otrosdocumentos en Mail Manager.


Complete un proceso


Capítulo 23Buscar correo

Ahora buscará correo utilizando la búsqueda que creó en el Documentum Forms Builder. Sigaestos pasos para realizar una búsqueda de correo.

Nota: Para que estas búsquedas tengan significado, debe tener una variedad de documentos condistintos tipos de correo y remitentes que se superpongan. Si no los tiene, vuelva e introduzca másdocumentos.

1. Inicie sesión en Mail Manager como el usuario sales_processor.


Buscar correo

2. Haga clic en la ficha Buscar correo.

3. Seleccione Orden de compra en el cuadro de lista Tipo de correo. Esta búsqueda debe mostrarórdenes de compra de cualquier remitente.


Buscar correo

4. Haga clic en Buscar y, como se esperaba, se mostrará una lista de órdenes de compra.

5. Igualmente, si introduce sólo el nombre de un remitente en el campo Remitente, podría esperartodos los documentos de ese remitente, independientemente del tipo de correo. Pruebe eso ahora.Escriba Remitente2 en el campo Remitente y deje en blanco Tipo de correo.


Buscar correo

6. Haga clic en Buscar y, como se espera, aparecerá una lista de documentos de Remitente2 condistintos tipos de correo.

7. Trate una búsqueda con Tipo de correo y Remitente.


Buscar correo

8. Advierta que la búsqueda devuelve todos los documentos de ese de tipo de correo de eseremitente.

9. Por último, deje ambos campos de búsqueda en blanco que devuelvan todos los documentos.


Buscar correo


Capítulo 24Preparar el DocApp para laimplementación

Ahora debe preparar el DocApp para la implementación en su entorno de producción. Siga estospasos para asegurar que todas las funciones y componentes necesarios de su aplicación Mail Managerse incluyen en el DocApp:

1. Inicie sesión en Documentum Application Builder.

2. Haga clic en Abrir DocApp existente desde la DocBase.

3. Desplácese a y seleccione el DocApp mailmanager en la carpeta mailmanager. Haga clic en Abrir.


Preparar el DocApp para la implementación

4. Asegúrese de que todos los elementos siguientes que ha creado están presentes en el panel denavegación:

• tipos de objeto

• proceso de flujo de trabajo

• plantillas

• conjuntos de alias

• rol

• programación



5. En la barra de herramientas, seleccione Insertar > Objeto de la Docbase> Administración de cola> Cola de trabajos.



6. Seleccione las colas de trabajos que creó (utilice la tecla Mayús para seleccionar las tres) y hagaclic en Insertar.

Sus colas de trabajos ahora están incluidas en el DocApp.

7. En la barra de herramientas, seleccione Insertar > Objeto de la Docbase> Carpeta.



8. Haga doble clic en dmadmin y seleccione la carpeta MailManager que creó así como la carpetaque contiene su proceso, mm_process_mail (puede utilizar la tecla Control o mayúsculas paraseleccionar ambos a la vez). Haga clic en Insertar.



Sus carpetas ahora están incluidas en el DocApp.

9. En la barra de herramientas, seleccione DocApp> Definir opciones de instalación.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de instalación de Docbase de destino.



10. No modifique la configuración de los tipos de objeto.

11. Seleccione su plantilla de flujo de trabajo, mm_process_mail.



12. Haga clic en Nuevo al lado de Alias de ubicación y en el cuadro de diálogo Alias de objetoescriba MailManager como el nombre y /dmadmin/mm_process_mail como el valor. Haga clicen Aceptar.

13. No modifique la configuración de las colas de trabajos.

14. No modifique la configuración de las plantillas.

15. No modifique la configuración del conjunto de alias.

16. No modifique la configuración de los roles.

17. Seleccione su objeto de datos,MailManager.



18. Haga clic en Nuevo al lado de Alias de ubicación y en el cuadro de diálogo Alias de objetoescriba MailManagerFolder como el nombre y /dmadmin como el valor. Haga clic en Aceptar.

19. Repita los pasos 17 y 18 para el objeto de datos mm_process_mail, pero asígnele el nombreMailManagerProcess. Mantenga el valor como /dmadmin.

20. No modifique la configuración de la programación .

21. En el cuadro de diálogo deOpciones de instalación de Docbase de destino, haga clic en Aceptar.

22. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el DocApp y seleccione Registrar enDocApp.

23. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Registrar aplicación, haga clic en Aceptar.



24. En la barra de herramientas, seleccione DocApp> Crear archivo DocApp.

25. Escoja una ubicación para guardar su DocApp archivado y haga clic en Aceptar.

26. Desplácese a la ubicación donde ha archivado su DocApp de MailManager. Verá una carpetacon el nombre de su DocApp. La carpeta contiene varios archivos. Puede COMPRIMIR estacarpeta para una mayor capacidad de transporte.



27. Mueva su DocApp de Mail Manager a su nuevo servidor utilizando cualquier medio que desee(por ejemplo, FTP).


Capítulo 25Instale el DocApp en un nuevo entorno

Ahora que ha creado su DocApp de Mail Manager y lo ha movido al nuevo servidor, ya está listo parainstalarlo. Siga estos pasos para instalar Mail Manager:

1. Inicie sesión en Documentum Application Installer.

2. Desplácese hasta su DocApp con Examinar y haga clic en Aceptar.


Instale el DocApp en un nuevo entorno

3. Haga clic en Iniciar instalación.

4. Cuando la instalación se haya completado, haga clic en Salir de la instalación.

5. Inicie sesión en TaskSpace (no en Mail Manager, sino en la aplicación básica).



6. Haga clic en la ficha Administración y con los pasos en Capítulo 18, Crear usuarios y agregarlos aun rol, cree los siguientes usuarios con estos privilegios especificados:

Tabla 6. Usuarios y privilegios

Usuario Privilegios Capacidad de cliente

dmadmin Administrador del sistema Superusuario

sales_processor Ninguno Consumidor

acct_processor Ninguno Consumidor

other_processor Ninguno Consumidor



7. Utilice los pasos en Capítulo 18, Crear usuarios y agregarlos a un rol y agregue dmadmin deusuario al rol ts_designer.



8. Con los pasos en Capítulo 18, Crear usuarios y agregarlos a un rol, agregue los usuariosacct_processor, other_processor y sales_processor al rol queue_advance_processor.



9. Con los pasos en Capítulo 18, Crear usuarios y agregarlos a un rol, agregue los usuariosdmadmin, acct_processor, other_processor y sales_processor al rol mail_processor.



10. Con los pasos en Capítulo 19, Asignar colas, asigne los usuarios apropiados a sus respectivascolas de trabajos.



11. Inicie sesión en TaskSpace, pero añada la dirección URL agregando ?appname = mailmanager.

Ahora que ha instalado la nueva aplicación Mail Manager, está listo para procesar el correo. Siga lospasos en Capítulo 21, Iniciar un proceso y Capítulo 22, Complete un proceso para ello.


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