EMC SourceOneTM Discovery Manager · EMC Corporation Sede central: Hopkinton, MA 01748-9103...

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EMC® SourceOneTM

Discovery ManagerVersión 6.6

GUÍA DEL USUARIO300-010-722 A01

JUNIO DE 2010

Guía del usuario de EMC SourceOne 6.6 Discovery Manager2

Copyright © 2005 - 2010 EMC Corporation. Reservados todos los derechos.

Publicado en junio de, 2010

EMC cree que la información de esta publicación es precisa a partir de su fecha de publicación. La información está sujeta a cambios sin aviso.

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El uso, la copia y la distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requiere la licencia de software correspondiente.

Para obtener la lista más actualizada con los nombres de producto de EMC, consulte las marcas comerciales de EMC Corporation en EMC.com.

Las restantes marcas registradas utilizadas aquí son propiedad de sus respectivos propietarios.

Guía del usuario de EMC SourceOne 6.6 Discovery Manager 3

Capítulo 1 IntroducciónIntroducción....................................................................................... 12Inicio de Discovery Manager .......................................................... 22Salida de Discovery Manager ......................................................... 23Descripción general sobre la ventana de Discovery Manager ... 24Descripción general sobre el panel de cinta.................................. 25Descripción general sobre el panel de navegación ...................... 37Actualización de la pantalla ............................................................ 46Comprensión del estado de conexión............................................ 46Visualización de la información de error ...................................... 47¿Qué sucede durante el respaldo de los servidores de Discovery Manager?............................................................................................ 48

Capítulo 2 Administración de usuarios y funciones de toda la aplicaciónIntroducción....................................................................................... 52Requisitos previos............................................................................. 53Adición del primer usuario de Discovery Manager .................... 54Adición de usuarios.......................................................................... 55Eliminación de usuarios................................................................... 57Asignación de funciones de toda la aplicación ............................ 58

Capítulo 3 Configuración de Discovery ManagerIntroducción....................................................................................... 62Configuración de Discovery Manager........................................... 62

Contenidos


Contenidos

Capítulo 4 Administración de identidadesIntroducción ...................................................................................... 68Las mejores prácticas para la administración de identidades.... 71Visualización de lista de registros de identidad........................... 72Adición de registros de identidad.................................................. 75Edición de registros de identidad................................................... 77Eliminación de los registros de identidad..................................... 78Administración de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad ...................................................................... 80

Capítulo 5 Administración de etiquetas predeterminadasIntroducción ...................................................................................... 94Adición de etiquetas predeterminadas personalizadas .............. 96Edición de etiquetas ......................................................................... 97Eliminación de etiquetas.................................................................. 99

Capítulo 6 Administración de materiasIntroducción .................................................................................... 102Acerca de las carpetas de retención ............................................. 102Requisitos previos........................................................................... 103Mejores prácticas para la administración de materias .............. 105Creación de materias...................................................................... 105Eliminación y colocación de materias en Mis materias.............. 111Edición de las propiedades de materia........................................ 113Administración de elementos en una materia............................ 137Vista del informe de resumen de una materia............................ 138Cierre de materias........................................................................... 140Reapertura de materias.................................................................. 140Eliminación de materias ................................................................ 141

Capítulo 7 Recopilación de contenido para materiasRequisitos previos........................................................................... 144Lista de comprobación: recopilación de contenido para materias..................................................................................... 144Visualización de la lista de búsquedas de recopilación para una materia.............................................................................................. 146Visualización de un informe resumido de recopilación............ 148Creación de búsquedas de recopilación ...................................... 151Edición de las propiedades de búsqueda.................................... 154Especificación de carpetas en las que se va a buscar................. 160

5Guía del usuario de EMC SourceOne 6.6 Discovery Manager

Contenidos

Descripción general: especificación de criterios de búsqueda de recopilación ...................................................................................... 163Personalización de campos de búsqueda .................................... 164Especificación de los criterios de búsqueda ................................ 167Eliminación de valores de todos los campos de búsqueda....... 194Programación de una búsqueda ................................................... 195Visualización de una búsqueda de recopilación......................... 197Copia de búsquedas de recopilación............................................ 198Cambio de nombre de búsquedas de recopilación .................... 199Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación ...................................................................................... 199Ejecución de una búsqueda de recopilación ............................... 202Re-ejecución de una búsqueda de recopilación .......................... 202Supervisión del progreso de la búsqueda ................................... 203Visualización de errores de búsqueda.......................................... 205Visualización de historial de búsqueda ....................................... 208Visualización de resultados de búsqueda de recopilación........ 209Selección de mensajes ..................................................................... 216Asignación de resultados de búsqueda de recopilación a una materia .............................................................................................. 218Eliminación de búsquedas ............................................................. 220Monitoreo del estado de las operaciones para una materia ..... 221

Capítulo 8 Revisión de contenido en materiasIntroducción..................................................................................... 224Requisitos previos ........................................................................... 224Visualización de mensajes asignados a una materia.................. 224Aplicación de etiquetas a mensajes .............................................. 226Asignación de custodios a mensajes ............................................ 230Trabajo con búsquedas dentro de la materia............................... 232Eliminación de mensajes en Revisión de materia....................... 238Visualización del estado de acciones pendientes en Revisión de materia .............................................................................................. 239


Contenidos

Capítulo 9 Exportación del contenido de las materiasIntroducción .................................................................................... 242Especificación de mensajes para exportar................................... 242Especificación de la configuración de exportación.................... 244Acerca del procesamiento de la exportación .............................. 247Visualización del estado de archivos pendientes para una materia ...................................................................................... 248Ver lista de trabajos de exportación ............................................. 248Convención de nombres para archivos y subdirectorios de exportación ...................................................................................... 249Visualización de un informe de resumen de exportación ........ 250Eliminación de una exportación................................................... 255

Capítulo 10 Uso de las utilidades de Discovery Manager Introducción .................................................................................... 258Requisitos previos........................................................................... 258Instalación........................................................................................ 259Permisos ........................................................................................... 259Flujos de trabajo de Discovery Manager..................................... 260Sintaxis común para todas las utilidades de Discovery Manager .................................................................................... 262Creación de registros de identidad .............................................. 264Creación de custodias .................................................................... 272Recopilación de correo electrónico de custodias........................ 276


Prólogo

Como parte de un esfuerzo para mejorar el rendimiento y las funciones de sus líneas del producto, EMC publica periódicamente revisiones de su hardware y de su software. Por lo tanto, algunas de las funciones descritas en este documento pueden no ser compatibles con todas las versiones del software o hardware actualmente en uso. Para obtener la información más actualizada sobre características de producto, consulte las notas de la versión del producto.

Si un producto no funciona correctamente o no funciona como se describe en este documento, póngase en contacto con su representante de EMC.

Público Este documento forma parte del paquete de documentación de Discovery Manager y tiene como objetivo a todos los usuarios de Discovery Manager.

Documentaciónrelacionada

Entre los documentos relacionados se incluyen:

◆ EMC Source One 6.6 Discovery Manager Installation and Administration Guide (Guía de instalación y administración de EMC Source One Discovery Manager 6.6)

◆ EMC Source One 6.6 Discovery Manager Release Notes (Notas de la versión de EMC Source One 6.6 Discovery Manager)

◆ EMC SourceOne 6.6 Installation Guide (Guía de instalación de EMC SourceOne 6.6 )

◆ EMC SourceOne 6.6 Administration Guide (Guía de administración de EMC SourceOne 6.6)

◆ EMC SourceOne 6.6 Release Notes (Notas de la versión de EMC SourceOne 6.6)

8 Guía del usuario de EMC SourceOne 6.6 Discovery Manager

Prólogo

Convencionesutilizadas en este

documento

EMC utiliza las convenciones siguientes para los avisos especiales.

Nota: Una nota presenta información que es importante, pero no relacionada con ningún peligro.

PRECAUCIÓN!Una precaución contiene información esencial para evitar la pérdida de datos o daños al sistema o al equipo.

IMPORTANTE!Un aviso importante contiene información esencial para el funcionamiento del software.

ADVERTENCIA

Una advertencia contiene información esencial para evitar un peligro que puede producir lesión personal grave, la muerte o un daño sustancial de la propiedad si se ignora la advertencia.

PELIGRO

Un aviso de peligro contiene información esencial para evitar un peligro que producirá lesión personal grave, la muerte o un daño sustancial de la propiedad si se ignora el mensaje.

Convenciones tipográficasEMC utiliza las siguientes convenciones del estilo de fuente en este documento:

Normal Se utiliza en el cuerpo del texto (no de procedimiento) para:• Nombres de elementos de interfaz (como nombres de

ventanas, cuadros de diálogo, botones, campos y menús)• Los nombres de recursos, atributos, grupos, expresiones

booleanas, botones, instrucciones DQL, palabras clave, cláusulas, variables de entorno, nombres de archivo, funciones, utilidades

• Direcciones URL, nombres de la ruta de acceso, nombres de archivo, nombres de directorio, nombres de equipo, vínculos, grupos, claves de servicio, sistemas de archivos, notificaciones


Prólogo

Dónde obtener ayuda La información de soporte técnico, productos y licencias de EMC se puede obtener de la siguiente forma.

Información de producto — Para obtener documentación, notas de la versión, actualizaciones de software, o bien información sobre los productos de EMC, licencias y reparaciones, vaya al sitio Web de EMC Powerlink (registro necesario) en:

http://Powerlink.EMC.com

Negrita: Se utiliza en el cuerpo del texto (no de procedimiento) para:• Los nombres de comandos, demonios, opciones, programas,

procesos, servicios, aplicaciones, utilidades, núcleos, notificaciones, llamada del sistema, páginas del manual

Se utiliza en procedimientos para:• Nombres de elementos de interfaz (como nombres de

ventanas, cuadros de diálogo, botones, campos y menús)• Lo que el usuario selecciona, hace clic en o presiona

específicamente, tipos

Cursiva: Se utiliza en todo el texto (incluso los procedimientos) para:• Títulos de publicaciones a los que se hace referencia en texto• Énfasis (por ejemplo un nuevo término)• Variables

Courier: Se utiliza para:• Salidas del sistema, como un mensaje de error o secuencia

de comandos • Direcciones URL, rutas de acceso completas, nombres de

archivo, indicadores y sintaxis cuando se muestran fuera del cuerpo del texto

Courier negrita: Se utiliza para:• Datos concretos introducidos por el usuario (como comandos)

Courier cursiva: Se utiliza en procedimientos para:• Variables en línea de comandos• Variables introducidas por el usuario

< > Los corchetes angulares contienen valores de variables o parámetros proporcionados por el usuario

[ ] Los corchetes contienen valores opcionales

| La barra vertical indica las selecciones alternativas: la barra significa "o"

{ } Los corchetes redondos indican contenido que debe especificar (es decir, x o y o z)

... Los puntos suspensivos indican información no esencial omitida en el ejemplo

http://powerlink.emc.com


Prólogo

Servicio de asistencia técnica — Para el servicio de asistencia técnica, vaya al servicio al cliente de EMC en Powerlink. Para abrir una solicitud de servicio a través de Powerlink, debe tener un acuerdo válido de soporte técnico. Póngase en contacto con su comercial de EMC para obtener información detallada sobre cómo obtener un acuerdo de soporte técnico válido o responder a cualquier pregunta sobre su cuenta.

Sus comentarios Los comentarios y sugerencias sobre la documentación de nuestros productos son siempre bienvenidos.

Para enviar comentarios:

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Introducción 11

1

Este capítulo contiene los siguientes temas:

◆ Introducción........................................................................................ 12◆ Inicio de Discovery Manager ........................................................... 22◆ Salida de Discovery Manager........................................................... 23◆ Descripción general sobre la ventana de Discovery Manager .... 24◆ Descripción general sobre el panel de cinta ................................... 25◆ Descripción general sobre el panel de navegación ....................... 37◆ Actualización de la pantalla ............................................................. 46◆ Comprensión del estado de conexión ............................................. 46◆ Visualización de la información de error........................................ 47◆ ¿Qué sucede durante el respaldo de los servidores de Discovery

Manager?............................................................................................. 48

Introducción


Introducción

IntroducciónUtilice Discovery Manager para buscar, conservar, analizar y exportar correo electrónico archivado en respuesta a avisos legales o reguladores, o a reclamaciones de política corporativa.

Funciones ybeneficios

Discovery Manager está diseñado para procesos y prácticas de eDiscovery aceptadas. Otras características son:

◆ Admite la administración del ciclo de vida de la materia.

• Retención legal para evitar la alteración de documentos.

• Auditorías y reportes.

◆ Permite responder a tiempo las solicitudes de detección.

• Formaliza el proceso de detección.

• Moviliza una mayor parte del proceso dentro de la empresa.

◆ Reduce el tiempo y el costo del proceso de detección.

• Búsqueda precisa e integral.

• Recopilación eficaz de gran cantidad.

• Análisis, selección y etiquetado eficaz.

• Es compatible con el formato de exportación estándar EDRM XML.

Discovery Manager no modifica el mensaje archivado original.

Licencias Discovery Manager tiene licencia por usuario de correo electrónico o buzón de correo buscado. Se considera que una licencia está en uso por un usuario de correo electrónico (y no disponible para volver a utilizarse) hasta que ese usuario ya no sea parte de ninguna materia activa o cerrada.

Para obtener másinformación

Consulte:

◆ “Fases de Discovery Manager” en la página 13

◆ “Ciclo de vida de una materia” en la página 14

◆ “Funciones de los usuarios en el ciclo de vida de la materia” en la página 14

◆ “Situación de ejemplo” en la página 15

◆ “Funciones: detalles” en la página 18

Introducción 13

Introducción

Fases de Discovery ManagerEn Discovery Manager, los usuarios tienen asignadas funciones que especifican las acciones que pueden realizar durante las fases del descubrimiento legal.

El diagrama siguiente muestra un ejemplo de las fases de Discovery Manager y las funciones de los usuarios en cada fase.

Figura 1 Fases y funciones de Discovery Manager


Introducción

Ciclo de vida de una materiaEl ciclo de vida de una materia incluye:

◆ Creación: se crea la materia y se especifican las propiedades, incluida la carpeta de retención. Se seleccionan los usuarios de Discovery Manager para trabajar en la materia y se les asignan funciones específicas de materia. La materia tiene el estado de Abierta.

◆ Recopilación: se recopilan los mensajes y los seleccionados se asignan a la materia. Se conservan los elementos colocados en retención legal para evitar cargos por alteración de documentos o destrucción improcedente (eliminación del archivo).

◆ Revisión: se revisan y etiquetan los mensajes asignados. Los elementos se seleccionan para determinar el conjunto de elementos de respuesta.

◆ Exportar: se exportan los mensajes de interés a un formato específico.

◆ Cierre: es la fase final de una materia. Luego de que una materia se cierra, pasa a ser de sólo lectura: Los usuarios autorizados pueden observar los informes y las propiedades. No se puede crear ni ejecutar búsquedas y tampoco se pueden cambiar las propiedades. Los elementos no pueden asignarse ni etiquetarse y las exportaciones no pueden ejecutarse. Para modificar una materia cerrada, el administrador de materias debe cambiar el estado a Abierto.

◆ Eliminación: se elimina la materia y todos los elementos relacionados con ella, incluso los elementos en espera. Sólo un usuario que sea propietario y al mismo tiempo administrador de materias puede eliminar una materia.

Funciones de los usuarios en el ciclo de vida de la materiaLas funciones controlan el acceso a la materia y definen las acciones que un usuario puede realizar en una materia durante su ciclo de vida:

◆ Los propietarios de materia pueden crear la materia.

◆ Los administradores de materias pueden:

• asignar y eliminar administradores de materias e investigadores a la materia,

• especificar y modificar las propiedades de la materia,

Introducción 15

Introducción

• supervisar el progreso y estado de la materia,

• cerrar la materia,

• volver a abrir la materia,

• eliminar la materia. (Los administradores de materias también deben tener la función de propietario para eliminar materias.)

◆ Por último, las funciones de los investigadores son:

• recopilar, revisar y exportar dentro de la materia,

• eliminar elementos de la materia,

• aplicar y eliminar etiquetas.

Consulte “Funciones: detalles” en la página 18 para obtener más información sobre las funciones en Discovery Manager.

Situación de ejemploEn este ejemplo se describe cómo se puede utilizar Discovery Manager en una investigación simple.

Inicio de lainvestigación

El Departamento de Recursos Humanos ha solicitado que se abra una investigación (materia) con respecto a la mala conducta del empleado. Se debe buscar el correo electrónico del empleado.

Preparación deDiscovery Manager

◆ El administrador de usuarios especifica los usuarios que pueden trabajar con Discovery Manager y asigna la función de propietario de materia a los usuarios que pueden crear materias.

◆ El administrador de identidades crea alias (registros de identidad) que simplifican la búsqueda de correo electrónico. Cada registro de identidad contiene todas las direcciones de correo electrónico de una persona de interés determinada (custodio). En este escenario, el custodio es el empleado del que se sospecha una mala conducta. Este administrador de identidades ha preparado de forma proactiva un registro de identidad para cada empleado. De lo contrario, el propietario de materia solicitaría que se crease un registro de identidad para el custodio.

◆ El administrador de etiquetas crea etiquetas que están disponibles para todas las materias. Los investigadores aplicarán etiquetas a los mensajes concretos recopilados para la materia, para etiquetar los mensajes para una revisión más extensa e indicar si los mensajes responden o no. Si sólo se necesitan más etiquetas para esta materia, a continuación, el administrador de materias puede agregarlas a la materia.


Introducción

Preparación decarpetas de retención

El administrador de EMC SourceOne Email Management crea una carpeta de retención, si es necesario para la materia, que debe estar indexada por texto completo. Consulte la Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager 6.5, capítulo 3, “Configuración de EMC SourceOne para Discovery Manager” para obtener más información.

Creación de materias El propietario de materia crea una materia, en la que especifica:

◆ Nombre de la materia

◆ Descripción

◆ Carpeta en la que se contendrán las copias de mensajes (retención legal)

◆ Fecha de vencimiento

◆ Custodios (en este escenario, un custodio)

◆ Administradores de materias (en esta situación de ejemplo, dos administradores de materias; el segundo es un respaldo)

◆ Investigadores (en esta situación de ejemplo, tres investigadores)

Búsqueda y retencióndel contenido

Los administradores de materia y los investigadores supervisan el área Todas las materias de Discovery Manager para las nuevas materias y consultan sólo aquellas materias que les ha asignado un administrador de materias.

El administrador de materias coordina y supervisa el trabajo de los investigadores. Cuando la nueva materia aparece en Discovery Manager, ésta edita las propiedades de la materia para especificar recursos adicionales y algunos criterios:

◆ Agrega un tercer investigador.

◆ Especifica las carpetas en las que se va a buscar.

◆ Especifica el rango de fechas de correo electrónico que se va a buscar.

◆ Especifica las palabras clave en las que buscar.

◆ Agrega una etiqueta específica para esta materia.

Nota: Una materia puede tener tantos administradores de materias e investigadores como necesite. Para aclarar el flujo de trabajo de este escenario, hay un investigador para cada fase: recopilación, revisión y producción. Puede tener un investigador para las tres fases. Debería tener un segundo administrador de materias como respaldo en caso de que el primero no esté disponible.

Introducción 17

Introducción

El investigador (recopilador) busca y recopila el correo electrónico pertinente para la materia.

◆ A continuación, crea una búsqueda de recopilación mediante la información especificada por el propietario de materia, el administrador de materias y el registro de identidad del custodio creado por el administrador de identidades.

◆ Después de que la búsqueda se ejecute, ve los mensajes en el panel de vista previa para determinar los mensajes que son relevantes para la materia.

◆ Selecciona los mensajes de los resultados de búsqueda y los asigna a la materia para revisar. En este caso, la materia tiene una carpeta de retención, de manera que los mensajes asignados se copian automáticamente a la carpeta de retención que el propietario de materia especificó. Estos mensajes copiados están ahora retenidos de forma legal y se mantendrán más allá de las fechas de retención originales.

Revisión y etiquetadode contenido

El investigador (revisor) revisa y etiqueta los mensajes que el investigador (recopilador) ha asignado a la materia.

Realiza una búsqueda en la materia más extensa para pulir la lista de mensajes, ve los mensajes en el panel de vista previa y, a continuación, asigna las etiquetas a los mensajes adecuados para indicar qué mensajes responden y se deberían exportar.

Exportación delcontenido de la

materia

El investigador (productor) es responsable de la exportación de los mensajes que ha identificado el investigador (revisor).

Exporta los mensajes en el formato (en este caso, un archivo PST) que le solicitó Recursos Humanos.

Final de lainvestigación

Cuando la investigación ha finalizado, el administrador de materias cierra la materia y el propietario de materia puede eliminarla.


Introducción

Funciones: detallesEn Discovery Manager, las acciones que puede realizar dependen de su o sus funciones.

Discovery Manager utiliza dos tipos de funciones:

◆ “Funciones de toda la aplicación” en la página 18

◆ “Funciones específicas de la materia” en la página 19

Funciones de toda la aplicaciónUna función de toda la aplicación existe fuera de una materia.

Sólo los administradores de usuarios pueden administrar las funciones de toda la aplicación.

Consulte Capítulo 2, ”Administración de usuarios y funciones de toda la aplicación.”

En la tabla siguiente se describen las funciones de toda la aplicación.

Tabla 1 Funciones de toda la aplicación

Función Acciones

Administrador de aplicaciones

Administra la aplicación de Discovery Manager:• Puede asignarse cualquier función, asignándose en primer lugar la función de administrador de usuarios.• Ve la lista de todas las materias y los estados de materia actuales (ABIERTA, CERRADA, ELIMINADA),

pero no el informe de resumen de materia.• Cambia la configuración de Discovery Manager.

Administrador de usuarios

Administra los usuarios y las funciones de toda la aplicación:• Agrega usuarios a Discovery Manager.• Asigna funciones de toda la aplicación para los usuarios.

Administrador de identidades

Administra las identidades (alias utilizados en las búsquedas):• Crea y edita registros de identidad.• Elimina registros de identidad y elementos de identidad asociados que estén en desuso (direcciones).

Nota: Asegúrese de que por lo menos un investigador en cada materia sea también un administrador de identidades.

Administrador de etiquetas

Crea y administra las etiquetas predeterminadas que están disponibles para todas las materias.

Introducción 19

Introducción

Funciones específicas de la materiaLas funciones específicas de la materia se muestran y se pueden asignar sólo desde dentro de una materia.

Consulte Capítulo 6, ”Administración de materias” para obtener más información sobre cómo administrar las funciones específicas de la materia.

Operador de respaldo

Se asigna a la cuenta que puede poner en pausa el servicio Web y el servicio para Windows de Discovery Manager en preparación para respaldar los servidores de Discovery Manager y poder reanudar los servicios después de completar el proceso de respaldo. Consulte la Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager para obtener más información acerca de cómo respaldar los servidores de Discovery Manager.

Propietario de materia

Crea nuevas materias:• Ve todas las materias que ha creado él mismo o a las que se le han asignado las funciones específicas

de la materia de administrador de materias o investigador.• De forma predeterminada, se convierte en el primer administrador e investigador de materias en la

materia.• Como administrador de materias, puede asignar otros administradores e investigadores a la materia.• También puede eliminarse como administrador o investigador de las materias que crea.• Si también tiene la función de administrador de materias, puede eliminar materias cerradas.

Tabla 1 Funciones de toda la aplicación (continuación)

Función Acciones


Introducción

En la tabla siguiente se describen las funciones que sólo se aplican dentro de una materia.

Tabla 2 Funciones específicas de la materia

Función Subfunción Acciones

Administrador de materias

Administra materias:• Ve las materias asignadas, incluidos los informes de resumen de materia.• Define las propiedades de la materia: buscar carpetas, fechas, palabras clave y

custodios.• Asigna otros usuarios a las funciones de administrador de materias e investigador

para esa materia.• Crea, modifica y elimina las etiquetas específicas de la materia.• Cambia el estado de la materia.• Especifica la carpeta de retención para la materia.• Ve la actividad de recopilación de la materia, incluido el estado de una búsqueda

en ejecución.• Ve la actividad de etiquetado de la materia.• Ve la actividad de producción de la materia, incluido el estado de una exportación

en ejecución.• Administra el estado del ciclo de vida de las materias (Abierta, Cerrada).• Si también tiene la función de propietario de materia, puede eliminar materias

cerradas.

Nota: Para obtener una vista previa de los mensajes en búsquedas de recopilación o en búsquedas de revisión (dentro de la materia), debe tener la función de investigador.

Introducción 21

Introducción

InvestigadorNota: En esta versión, un investigador tiene todas las subfunciones.

Busca, recopila, ve y abre los elementos, asigna custodios, aplica etiquetas y exporta resultados.Puede obtener una vista previa de los mensajes en búsquedas de recopilación y en búsquedas de revisión (dentro de la materia).

• Recopilador • Ve las materias asignadas, incluidos los informes de resumen de materia.• Busca elementos en orígenes externos y en carpetas de la materia.• Administra las búsquedas de recopilación: crear, modificar, guardar, ejecutar o

programar, detener e iniciar.• Asigna o cambia las etiquetas de custodio.• Ve las búsquedas de recopilación actuales y anteriores (resultados y criterios).• Ve los elementos en los resultados de una búsqueda de recopilación.• Obtiene una vista previa de los elementos y los abre.• Asigna elementos a una materia.• Copia elementos a la carpeta de retención.• Ve el estado de la búsqueda de recopilación (cantidad de elementos completados

[n de n]; error, correcto; resultados).• Elimina los trabajos de búsqueda.

• Revisor • Ve las materias asignadas, incluidos los informes de resumen de materia.• Ve las propiedades de la materia.• Realiza búsquedas dentro de la materia.• Ve elementos en la materia.• Abre elementos en la materia.• Aplica etiquetas o las quita de los elementos de una materia.• Asigna o cambia el custodio.• Ve la información de resumen de actividad de revisión.• Elimina elementos de la materia.

• Productor • Ve las materias asignadas, incluidos los informes de resumen de materia.• Ve todos los elementos y busca trabajos en la materia.• Selecciona los elementos para exportar.• Exporta elementos.

Tabla 2 Funciones específicas de la materia (continuación)

Función Subfunción Acciones


Introducción

Inicio de Discovery ManagerPara iniciar Discovery Manager, realice uno de los pasos siguientes:

◆ Haga doble clic en el icono de Discovery Manager que se encuentra en el equipo de escritorio.

◆ Haga clic en el icono de Discovery Manager que se encuentra en la barra de inicio rápido.

◆ Seleccione el menú Inicio > Programas > EMC SourceOne Discovery Manager > EMC Discovery Manager.

Paquetes de idioma Discovery Manager utiliza paquetes de idioma para permitir que la ayuda en línea y los mensajes de error se visualicen en el idioma adecuado, según la configuración del equipo. Cuando inicia la aplicación Discovery Manager por primera vez, se puede descargar un paquete de idioma del servidor Discovery Manager. La pantalla de presentación de Discovery Manager muestra el mensaje: Recuperando paquete de idiomas.

Figura 2 Pantalla de presentación: recuperando paquete de idiomas

Después de descargar el paquete de idioma, la aplicación Discovery Manager se reinicia automáticamente.

Si el paquete de idioma no está disponible, la aplicación de Discovery Manager muestra la ayuda en línea y los errores en inglés.

Salida de Discovery Manager 23

Introducción

Errores durante elinicio

Si la aplicación Discovery Manager no se puede conectar al servidor de Discovery Manager, se muestra el mensaje: No se puede conectar al servidor Discovery Manager: <dirección IP o nombre de host>.

Si no tiene autorización para usar Discovery Manager, se muestra el mensaje de error: No está autorizado para usar esta aplicación.

En ambos casos, siga los pasos a continuación:

1. Comuníquese con el administrador de Discovery Manager.

2. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de error.

Salida de Discovery ManagerPara salir y cerrar Discovery Manager:

1. Haga clic en el botón Discovery Manager situado en la esquina superior izquierda.

2. Seleccione Salir del menú principal.

Figura 3 Botón y menú principal de Discovery Manager


Introducción

Descripción general sobre la ventana de Discovery ManagerLa ventana de Discovery Manager se compone de las siguientes áreas principales:

◆ Panel de cinta (superior): se utiliza para acceder a algunos menús, comandos y propiedades. Consulte “Descripción general sobre el panel de cinta” en la página 25.

◆ Panel de navegación (izquierda): se utiliza para acceder a las tareas adecuadas a la función. Consulte “Descripción general sobre el panel de navegación” en la página 37.

◆ Panel de trabajo (en el centro, a la derecha): se utiliza para realizar tareas y ver listas de elementos. El contenido del panel de trabajo cambia según la tarea que está realizando y los elementos que está viendo. Por ejemplo, la siguiente ilustración muestra una lista de los elementos de Mis materias.

◆ Panel de vista previa (inferior derecho): muestra el contenido de un mensaje o los detalles de un elemento que haya seleccionado en el panel de trabajo.

Figura 4 Áreas principales de Discovery Manager

Descripción general sobre el panel de cinta 25

Introducción

Descripción general sobre el panel de cintaPuede realizar la mayoría de las acciones haciendo clic con el botón secundario en un elemento y, a continuación, seleccionando una acción del menú de acceso directo.

Como alternativa, puede seleccionar un elemento y, a continuación, seleccionar una acción del panel de cinta.

IMPORTANTE!Las acciones que tenga disponible en la cinta dependerán de las funciones y los permisos asignados. La cinta es también relativa al contexto. Algunas acciones están disponibles sólo cuando selecciona elementos determinados, como una materia o una búsqueda.

El panel de cinta de Discovery Manager es similar a los paneles de cinta en Microsoft Office 2007. Contiene un menú principal y varias fichas. Consulte:

◆ “Introducción al panel de cinta” en la página 25

◆ “Menú principal” en la página 30

◆ “Ficha Inicio” en la página 31

◆ “Ficha Asunto” en la página 33

◆ “Ficha Buscar” en la página 35

◆ “Ficha Identidades” en la página 36

Algunos comandos en el panel de cinta son relativos al contexto: están disponibles sólo cuando selecciona un elemento determinado, como una materia o una búsqueda.

Introducción al panel de cintaEn este tema se describen las partes de un panel de cinta y cómo se utilizan los paneles de cinta en general.

Consulte:

◆ “Botón de Discovery Manager” en la página 26

◆ “Fichas, grupos y comandos” en la página 26

◆ “Barra de herramientas de acceso rápido” en la página 27


Introducción

◆ “Identificadores y sugerencias clave” en la página 28

◆ “Navegación por el panel de cinta mediante el teclado” en la página 29

◆ “Ocultación del panel de cinta” en la página 29

Botón de Discovery ManagerHaga clic en el botón redondo situado en la esquina superior izquierda del panel de cinta para abrir el menú principal.

Figura 5 Botón y menú principal de Discovery Manager

Para obtener más información, consulte “Menú principal” en la página 30.

Fichas, grupos y comandosEl panel de cinta tiene varias fichas.

Después de seleccionar una ficha, ésta se mueve delante de las demás fichas y pasa a ser la ficha activa.

Figura 6 Ficha Inicio


Introducción

Figura 7 Ficha Asunto

Figura 8 Ficha Buscar

Cada ficha contiene comandos organizados en grupos. Por ejemplo, la ficha Inicio presenta cuatro grupos: Acciones, Vistas, Etiquetas y Usuarios.

Un comando puede ser una acción, un campo o un enlace a un cuadro de diálogo.

Barra de herramientas de acceso rápidoLa barra de herramientas de acceso rápido está situada al lado del botón de Discovery Manager en la esquina superior izquierda.

Puede agregar a esta barra los comandos que se utilicen con frecuencia.

De forma predeterminada, la barra está vacía.

Para agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rápido:

1. En el panel de cinta, haga clic con el botón secundario en el comando.

2. Seleccione Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.


Introducción

Para quitar un comando de la Barra de herramientas de acceso rápido:

1. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic con el botón secundario en el comando.

2. Seleccione Quitar de la barra de herramientas de acceso rápido.

Identificadores y sugerencias claveLas sugerencias clave son el nuevo término para lo que se denominaba teclas de acceso directo, teclas de método abreviado o teclas de aceleración en los menús de aplicaciones anteriores de Windows.

Para mostrar sugerencias clave, presione y suelte la tecla ALT o la tecla F10.

Las sugerencias clave se muestran de forma superpuesta en el panel de cinta. Cada letra en un cuadro se denomina identificador.

Figura 9 Nivel superior de sugerencias clave

Para utilizar la tecla que se muestra en un identificador, presione esa tecla.

Para acceder a un comando en una ficha, presione primero la tecla para esa ficha y, a continuación, presione la tecla para el comando.

El siguiente ejemplo muestra las sugerencias clave para la ficha Inicio.

Figura 10 Sugerencias clave - ficha Inicio

Para ocultar la visualización de las sugerencias clave, presione y vuelva a soltar la tecla ALT o la tecla F10.


Introducción

Navegación por el panel de cinta mediante el tecladoEn la tabla siguiente se describe cómo utilizar el teclado para moverse por las fichas y los comandos en el panel de cinta.

Ocultación del panel de cintaPuede ocultar todos los comandos en la cinta y dejar sólo las fichas que se muestran.

Para ocultar la cinta, realice uno de los pasos siguientes:

◆ Haga doble clic en la ficha activa (seleccionada).

◆ Presione Ctrl-F1.

◆ Haga clic en la flecha desplegable de la barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, seleccione Minimizar la cinta.

Figura 11 Minimizar la cinta

Para volver a mostrar la cinta, repita el paso que ha utilizado para ocultar la cinta.

Tabla 3 Teclas de desplazamiento para el panel de cinta

Para ello Presionar esta tecla

Desplazarse por las fichas. Presionar y soltar ALT o F10 y, a continuación, presionar la FLECHA IZQUIERDA o la FLECHA DERECHA.

Desplazarse por los comandos. • Presionar y soltar ALT o F10 y, a continuación, presionar TAB o MAYÚS - TAB.

• Presionar las teclas de FLECHA.

Activar o abrir un elemento en el panel de cinta.

Presionar la BARRA ESPACIADORA o Intro.


Introducción

Menú principalPara acceder al menú principal, haga clic en el icono redondo situado en la esquina superior izquierda del panel de cinta.

Figura 12 Menú principal

En la tabla siguiente se describen los comandos del menú principal.

Tabla 4 Menú principal

Comando Comando en el submenú Descripción

Nuevo Se utiliza para crear identidades o materias nuevas.

Nueva identidad Disponible al hacer clic en el botón Identidades en el panel de navegación.Abre la ventana Identidad. Se utiliza para crear una identidad.

Nueva materia Abre el Asistente de creación de materias. Se utiliza para crear materias.

Imprimir ( Los botones Imprimir están disponibles cuando un informe está visible (como una vista previa de un mensaje, detalle de materia o detalle de exportación).Abre un submenú que contiene comandos para imprimir el informe que se visualiza en ese momento.

Imprimir Abre un cuadro de diálogo Imprimir en el que puede seleccionar una impresora, el número de copias y otras opciones antes de imprimir el informe que se visualiza en ese momento.

Nota: No puede imprimir la cuadrícula de resultados de búsqueda.

Impresión rápida Imprime el informe que se visualiza en ese momento.

Vista previa de impresión Muestra una vista previa del informe que se visualiza en ese momento de la manera en que se verá una vez impreso.

Salir Cierra la ventana de Discovery Manager y sale de la aplicación.


Introducción

Ficha InicioUtilice la ficha Inicio para:

◆ Acciones habituales, como copiar y eliminar

◆ Personalizar vistas

◆ Administrar etiquetas

◆ Administrar usuarios

Figura 13 Panel de cinta - ficha Inicio

En la tabla siguiente se describen los menús y los comandos de la ficha Inicio.

Tabla 5 Panel de cinta - Ficha Inicio

Menú Comando Descripción

Acciones

Copiar Se utiliza para crear una nueva búsqueda mediante la copia de la búsqueda seleccionada.

Eliminar Se utiliza para borrar todos los objetos seleccionados en Discovery Manager que pueden eliminarse, como materias, identidades, búsquedas, usuarios y exportaciones.


Introducción

Vistas Disponible cuando aparecen los resultados de búsqueda o los elementos de la materia.Se utiliza para personalizar la visualización de los resultados de búsqueda y el panel de vista previa.

Ordenar de A a Z Ordena de manera ascendente (por orden alfabético).

Ordenar de Z a A Ordena de manera descendente.

Eliminar orden Elimina el último orden aplicado.

Restablecer vista Revierte la vista al valor predeterminado.

Seleccionador de campo

Abre el cuadro de diálogo Seleccionador de campo. Se utiliza para agregar o eliminar columnas en el área de resultados de búsqueda.

Actualizar Actualiza el panel de trabajo con los últimos resultados.

Vista previa desactivada

Oculta el panel de vista previa en la parte inferior de la ventana de Discovery Manager.

Vista previa activada

Muestra el panel de vista previa en la parte inferior de la ventana de Discovery Manager.

Etiquetas

Etiquetas Disponible para los investigadores cuando trabajan con mensajes seleccionados en el nodo Revisión de Materia (búsqueda en todos los elementos o en una materia). Muestra la lista de etiquetas disponibles. Se utiliza para asignar etiquetas a los mensajes seleccionados.

Nueva etiqueta Disponible para los administradores de materias. Abre el cuadro de diálogo Crear etiqueta. Se utiliza para crear etiquetas personalizadas para una materia seleccionada.

Editar Etiqueta Disponible para los administradores de materias. Abre el cuadro de diálogo Editar Etiqueta. Se utiliza para editar etiquetas para una materia seleccionada.

Borrar etiquetas Disponible para los administradores de etiquetas cuando trabajan en la pantalla Administración > Administrador de etiquetas. Se utiliza para eliminar una etiqueta seleccionada.

Usuarios

Nuevo usuario Disponible para los administradores de usuarios cuando trabajan en la pantalla Administración > Administrador de usuarios. Abre el cuadro de diálogo Seleccionar Usuarios. Se utiliza para agregar nuevos usuarios de Discovery Manager.

Tabla 5 Panel de cinta - Ficha Inicio (continuación)



Introducción

Ficha AsuntoDebe tener la función de propietario o administrador de materias para utilizar la ficha Asunto.

Los propietarios de materias usan la pestaña Materia para crear materias.

Los administradores de materias usan la pestaña Materia para editar las propiedades de las materias.

Figura 14 Panel de cinta - ficha Asunto

En la tabla siguiente se describen los menús y los comandos de la ficha Asunto.

Tabla 6 Panel de cinta - Ficha Asunto

Menú Comando Descripción Consultar

Acciones Nueva materia Disponible para los propietarios de materias. Inicia el Asistente de creación de materias. Se utiliza para crear una nueva materia.

“Creación de materias” en la página 105


Introducción

Propiedades Accede a las propiedades de la materia seleccionada. (Disponible para los administradores de materias.)Para acceder a las fichas individuales en el cuadro de diálogo Propiedades de materia, haga clic en el comando adecuado, como se describe a continuación.Para acceder a todo el cuadro de diálogo Propiedades de materia, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo (el cuadrado pequeño que se encuentra a la derecha de la palabra "Propiedades").

“Edición de las propiedades de materia” en la página 113

General Abre la ficha General en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para editar el nombre, la descripción y el estado de la materia.

“Ficha General” en la página 115

Etiquetas Abre la ficha Etiquetas en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para crear, editar y eliminar las etiquetas específicas de la materia.

“Ficha Etiquetas” en la página 124

Buscar carpetas

Abre la ficha Buscar carpetas en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para especificar las carpetas en las que se va a buscar.

“Ficha Buscar carpetas” en la página 118

Administración de usuario

Abre la ficha Administración de usuarios en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para especificar los usuarios de Discovery Manager que van a trabajar en la materia y para asignar las funciones específicas de la materia.

“Ficha Administración de usuarios” en la página 116

Metadatos Abre la ficha Metadatos en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para especificar los metadatos personalizados para la búsqueda.

“Ficha Metadatos” en la página 120

Estado Se utiliza para cambiar el estado de una materia (abierta o cerrada).

“Cierre de materias” en la página 140 y “Reapertura de materias” en la página 140

Fechas Abre la ficha Fechas en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para especificar una fecha de vencimiento y un rango de fechas sugerido para las búsquedas.

“Ficha Fechas” en la página 121

Palabras clave Abre la ficha Palabras clave en el cuadro de diálogo Propiedades de materia. Se utiliza para especificar las palabras clave con las cuales buscar.

“Ficha Palabras clave” en la página 127

Custodios Abre la ficha Custodios en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para seleccionar o crear etiquetas de custodios para la materia.

“Ficha Custodios” en la página 128

Tabla 6 Panel de cinta - Ficha Asunto (continuación)



Introducción

Ficha BuscarLa pestaña Búsqueda está disponible para los investigadores.

Los investigadores utilizan la ficha Buscar para crear, editar y administrar las búsquedas.

Figura 15 Panel de cinta - ficha Buscar

En la tabla siguiente se describen los menús y los comandos de la ficha Buscar.

Tabla 7 Panel de cinta - Ficha Buscar


Acciones Acciones que puede realizar en las búsquedas. Capítulo 7, ”Recopilación de contenido para materias”

Nuevo Se utiliza para crear una nueva búsqueda. “Creación de búsquedas de recopilación” en la página 151

Detener Detiene una búsqueda seleccionada. “Cambio del estado de búsqueda” en la página 204

Iniciar Inicia una búsqueda seleccionada. “Cambio del estado de búsqueda” en la página 204

Configuración Accede a las propiedades de la búsqueda seleccionada.

Capítulo 7, ”Recopilación de contenido para materias”

Buscar Builder Alterna las pantallas del área de criterios de búsqueda.

Editar nombre Se utiliza para cambiar el nombre de una búsqueda seleccionada.

“Cambio de nombre de búsquedas de recopilación” en la página 199

Programar Se utiliza para programar una búsqueda seleccionada.

“Programación de una búsqueda” en la página 195

Propiedades Se utiliza para editar las propiedades de una búsqueda seleccionada, que incluye la selección de carpetas de búsqueda.

“Edición de las propiedades de búsqueda” en la página 154


Introducción

Ficha IdentidadesLa ficha Identidades está disponible para los administradores de identidades.

Utilice la ficha Identidades para administrar alias de direcciones utilizados en las búsquedas.

Figura 16 Panel de cinta - ficha Identidades

Nota: Asegúrese de que por lo menos un investigador por materia sea también un administrador de identidades.

En la tabla siguiente se describen los menús y los comandos de la ficha Identidades.

Tabla 8 Panel de cinta - Ficha Identidades


Acciones Acciones que puede realizar en las identidades.

Consulte Capítulo 4, ”Administración de identidades.”

Nueva identidad Se utiliza para crear una nueva identidad. Consulte “Adición de registros de identidad” en la página 75.

Editar Identidad Disponible cuando está trabajando en la ventana Identidades. Se utiliza para editar una identidad seleccionada. Consulte “Edición de registros de identidad” en la página 77.

Vistas Cambia la pantalla de identidades.

Vistas Disponible cuando está trabajando en la ventana Identidades. Se utiliza para seleccionar una vista de identidades (Resumen o Detallada). Consulte “Visualización de lista de registros de identidad” en la página 72.

Descripción general sobre el panel de navegación 37

Introducción

Descripción general sobre el panel de navegaciónSegún sus funciones, puede usar uno o varios de los botones siguientes en la parte inferior del panel de navegación:

◆ “Personalización de la pantalla del panel de navegación” en la página 37

◆ “Mis materias” en la página 39

◆ “Identidades” en la página 42

◆ “Todas las materias” en la página 42

◆ “Administración” en la página 43

Figura 17 Panel de navegación

Personalización de la pantalla del panel de navegaciónPara añadir o eliminar botones del panel de navegación y para cambiar su orden:

1. Haga clic en la flecha de la lista desplegable Configurar botones, que se encuentra en la esquina inferior derecha del panel de navegación.

Figura 18 Panel de navegación - flecha de la lista desplegable Configurar botones


Introducción

Aparece el menú del panel de navegación.

Figura 19 Menú del panel de navegación

2. Siga uno de estos pasos:

• Seleccione Mostrar más botones o Mostrar menos botones para agregar o eliminar botones del panel de navegación.

• Seleccione Agregar o quitar botones para que aparezca un submenú. Haga clic en el nombre del botón para que aparezca o desaparezca.

Figura 20 Menú del panel de navegación - submenú Agregar o quitar botones

• Seleccione Opciones de panel de navegación para mostrar el cuadro de diálogo de Opciones de panel de navegación.


Introducción

Figura 21 Opciones de panel de navegación

a. Active la casilla de verificación situada junto a cada botón que desea visualizar. Desactive la casilla de verificación situada junto a cada botón que no desee visualizar.

b. Para cambiar el orden de un botón, seleccione el botón y haga clic en Subir o Bajar.

c. Haga clic en Aceptar.

Mis materiasPara ver las materias del área Mis materias, debe tener asignada una de las siguientes funciones: Propietario de materia, Administrador de materias o Investigador.

Para ver Mis materias:

1. Haga clic en el botón Mis materias en el panel de navegación.

En el panel de navegación se muestran las materias que se le han asignado o que usted creó. Para quitar o volver a agregar materias en Mis materias, consulte “Eliminación y colocación de materias en Mis materias” en la página 111.


Introducción

Figura 22 Mis materias

2. En el panel de navegación, seleccione una materia.

En el panel de trabajo se muestra información sobre la materia seleccionada.

3. En el panel de navegación, expanda la materia al hacer clic en el signo más (+) situado al lado del nombre de la materia.

La materia seleccionada muestra tres nodos.

Figura 23 Subnodos de la materia


Introducción

Cada subnodo de la materia representa las tareas relacionadas que los investigadores pueden realizar en la materia seleccionada, tal y como se describe en la tabla siguiente.

Nota: Si no es investigador, puede ver los subnodos de la materia, pero no puede realizar ninguna tarea en ellos.

Nota: Si deja de participar de una materia y hace clic en esa materia o en alguno de sus subnodos, aparecerá un mensaje de error. Para eliminar la materia de la lista, actualice la pantalla manualmente (contraiga o expanda el nodo raíz de Mis materias).

Para crear una materia, consulte “Creación de materias” en la página 105.

Tabla 9 Subnodos de la materia

Nodo Descripción Consultar

Área de recopilación

Se utiliza para:• Crear y ejecutar búsquedas para recopilar contenido para

una materia.• Organizar las búsquedas en carpetas.• Ver elementos de recopilación.• Asignar elementos a una materia.• Colocar contenido en espera.• Asignar custodios mientras se asignan elementos a una

materia.• Exportar elementos de recopilación.

Capítulo 7, ”Recopilación de contenido para materias”

Revisión de materia

Se utiliza para:• Revisar el contenido recopilado para una materia.• Refinar búsquedas al realizar búsquedas dentro de la

materia.• Organizar las búsquedas en carpetas.• Aplicar o eliminar etiquetas.• Filtrar contenido.• Asignar o eliminar custodios.• Eliminar elementos.• Exportar elementos.

Capítulo 8, ”Revisión de contenido en materias”

Exportar Se utiliza para ver la información de exportación. Chapter 9, ”Exportación del contenido de las materias,”


Introducción

IdentidadesEl botón Identidades en el panel de navegación está disponible para los administradores de identidades.

Para ver o definir identidades, debe tener la función de administrador de identidades.

Para desplazarse hasta Identidades, haga clic en el botón Identidades del panel de navegación.

Consulte Capítulo 4, ”Administración de identidades” para obtener más información.

Todas las materiasPara ver Todas las materias, haga clic en el botón Todas las materias del panel de navegación.

El panel de navegación muestra el nodo Todas las materias, con las materias existentes mostradas como subnodos.

El panel de trabajo muestra todas las materias que se le han asignado.

Lo que vea, dependerá de su función:

◆ Los administradores de aplicaciones no ven ninguna materia en el área Todas las materias. Para verlas, se debe hacer clic en el botón Administración en el panel de navegación y luego expandir el nodo Todas las materias. Consulte “Administración” en la página 43.

◆ Los administradores de materias e investigadores ven una lista de materias. Pueden hacer clic en una materia para ver el informe de resumen.

Para cada materia, en el panel de trabajo se muestra información sobre la materia que se ha proporcionado en el momento de creación de la materia. Sólo se necesita el nombre de la materia durante la creación de la materia; todos los demás campos son opcionales y pueden dejarse en blanco.


Introducción

Figura 24 Todas las materias

Nota: Si deja de participar de una materia y hace clic en esa materia o en alguno de sus subnodos, aparecerá un mensaje de error. Para eliminar la materia de la lista, actualice la pantalla manualmente (contraiga o expanda el nodo raíz de Todas las materias).

Para crear una materia, consulte “Creación de materias” en la página 105.

AdministraciónEl botón Administración está disponible para las siguientes funciones:

◆ Administrador de aplicaciones

◆ Administrador de usuarios

◆ Administrador de etiquetas


Introducción

Los administradores de aplicaciones pueden realizar las tareas siguientes:

◆ Cambiar la configuración de la aplicación para Discovery Manager.

◆ Ver una lista de todos los nombres de las materias y estado, aún si el administrador de la aplicación no posee ningún derecho. Los administradores de aplicaciones no pueden ver los informes resumidos de materia.

Para acceder a las tareas de administración, en el panel de navegación haga clic en el botón Administración.

Figura 25 Administración

Cada nodo que se muestra en el panel Administración representa una tarea de administración, tal y como se describe en la tabla siguiente.


Introducción

Tabla 10 Panel Administración

Nodo Descripción Consultar

Administrador de usuarios

Se utiliza para agregar usuarios a Discovery Manager y para asignar funciones de toda la aplicación a esos usuarios.

Capítulo 2, ”Administración de usuarios y funciones de toda la aplicación”

Administrador de etiquetas

Se utiliza para configurar las etiquetas de materia predeterminadas de toda la aplicación.

Capítulo 5, ”Administración de etiquetas predeterminadas”

Todas las materias Se utiliza para ver una lista de todas las materias y el estado de cada materia.

Configuración Se utiliza para especificar la configuración, como el número máximo de resultados de búsqueda para volver.

Capítulo 3, ”Configuración de Discovery Manager”


Introducción

Actualización de la pantallaVarios investigadores en la misma materia o los investigadores en otras materias pueden ver o abrir el mismo elemento en el mismo momento.

Materias Para actualizar la pantalla de las materias ubicadas bajo el nodo Mis materias o el nodo Todas las materias, contraiga o expanda el nodo raíz de Mis materias o de Todas las materias.

Mensajes Si dos o más investigadores están viendo el mismo mensaje y uno de los investigadores etiqueta el mensaje o lo elimina, el segundo investigador no podrá ver el cambio inmediatamente.

Para actualizar la pantalla, cambie el foco (por ejemplo, cambie a un mensaje diferente, seleccione nuevamente el mismo mensaje o desplácese hacia un área diferente).

Comprensión del estado de conexiónPara buscar, exportar y asignar mensajes a materias o eliminar mensajes, debe estar conectado al servidor de Discovery Manager.

Para ver si está conectado al servidor de Discovery Manager, observe el icono en la esquina inferior derecha de la ventana de Discovery Manager.

Icono Nombre Descripción

Conectado El icono intacto de la cadena indica que está conectado al servidor de Discovery Manager.

Disponibilidad limitada

El icono quebrado de la cadena indica que no está conectado al servidor de Discovery Manager. No puede buscar, exportar, asignar ni eliminar mensajes hasta que el servidor esté disponible. Las operaciones que se estén realizando se reanudarán cuando el servidor esté disponible.

Visualización de la información de error 47

Introducción

Visualización de la información de errorSi ocurre un error, puede abrirse un diálogo de Error, por ejemplo:

Figura 26 Error - Mostrar detalles

Para ver información detallada que puede ser útil para el administrador de su sistema, haga clic en Mostrar Detalles.

El cuadro de diálogo de error se expande para mostrar la información detallada, si está disponible.

Figura 27 Error - Copiar al portapapeles

Para copiar la información detallada al portapapeles a fin de poder pegarla en un mensaje de correo electrónico destinado al administrador de su sistema, haga clic en Copiar a portapapeles.

Nota: Para obtener más información acerca de cómo ver los errores durante las búsquedas, consulte “Visualización de errores de búsqueda” en la página 205.


Introducción

¿Qué sucede durante el respaldo de los servidores de Discovery Manager?

◆ Si intenta iniciar Discovery Manager durante el respaldo de los servidores, se abrirá un cuadro de diálogo de error con el mensaje: El servidor Discovery Manager '{0}' está reslizando un respaldo. Espere hasta que finalice el respaldo.

Figura 28 Error - Inicio de Discovery Manager durante la generación del respaldo

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Para iniciar el recopilador de detecciones, espere hasta que el administrador de su sistema le avise que el proceso de respaldo se haya completado.

◆ Si todavía está trabajando con Discovery Manager cuando se inicia el respaldo de los servidores y está realizando una operación que los implica, se abrirá un cuadro de diálogo con el mensaje: El servidor Discovery Manager <dirección IP> está reslizando un respaldo. Espere hasta que el respaldo finalice o cierre la aplicación.

¿Qué sucede durante el respaldo de los servidores de Discovery Manager? 49

Introducción

Figura 29 El servidor está generando un respaldo.

Siga uno de estos pasos:

◆ Aguarde hasta que el respaldo se complete antes de seguir trabajando con Discovery Manager.

◆ Haga clic en Cerrar aplicación para cerrar Discovery Manager. Para reiniciar el recopilador de detecciones, espere hasta que el administrador de su sistema le avise que el proceso de respaldo se haya completado.


Introducción

Administración de usuarios y funciones de toda la aplicación 51

2


◆ Introducción........................................................................................ 52◆ Adición del primer usuario de Discovery Manager ..................... 54◆ Adición de usuarios........................................................................... 55◆ Eliminación de usuarios.................................................................... 57◆ Asignación de funciones de toda la aplicación.............................. 58

Administración deusuarios y funciones

de toda la aplicación


Administración de usuarios y funciones de toda la aplicación

Introducción

IMPORTANTE!Antes de instalar la aplicación cliente de Discovery Manager en todos los equipos cliente, debe definir el primer usuario y asignar todas las funciones de Discovery Manager a ese usuario. Puede utilizar la aplicación cliente de Discovery Manager instalada en cualquier computadora. Consulte “Adición del primer usuario de Discovery Manager” en la página 54 para obtener más información.

Discovery Manager incluye varias funciones predeterminadas de toda la aplicación, como se describe en “Funciones de los usuarios en el ciclo de vida de la materia” en la página 14 y “Funciones: detalles” en la página 18.

Nota: Las funciones específicas de la materia se muestran y se asignan dentro de una materia. Consulte “Administración de materias” en la página 101.

Antes de que los usuarios puedan trabajar en Discovery Manager, el administrador de usuarios debe:

1. Agregar usuarios.

Estos usuarios se convierten en el grupo de personal disponible para la asignación a materias por parte de los propietarios y administradores de materias. Los usuarios de Discovery Manager pueden ser empleados de TI, Legal, RR. HH., Cumplimiento de normas o pertenecer a un sector de negocios.

Consulte “Adición del primer usuario de Discovery Manager” en la página 54 y “Adición de usuarios” en la página 55.

2. Asignar la o las funciones de toda la aplicación, como corresponda, a los usuarios. Consulte “Asignación de funciones de toda la aplicación” en la página 58.

Nota: No es necesario que asigne todos los usuarios de Discovery Manager a una función de toda la aplicación. Sin embargo, debe asignar por lo menos un usuario para cada función de toda la aplicación.

Requisitos previos 53


Requisitos previosLos usuarios que utilizarán la aplicación de Discovery Manager deben estar en Active Directory. No es necesario que los usuarios de correo electrónico, cuyos correos electrónicos se buscarán, estén en Active Directory.



Adición del primer usuario de Discovery ManagerAntes de instalar la aplicación cliente Discovery Manager en los equipos clientes, debe definir el primer usuario.

Para realizar los siguientes pasos, puede utilizar la aplicación cliente de Discovery Manager ejecutándose en el equipo host Discovery Manager Server o en otro equipo:

1. Inicie sesión en el equipo con la cuenta de servicio que especificó en la pantalla Información de inicio de sesión durante la instalación del software Discovery Manager Server.

Implícitamente, la cuenta de servicio es un usuario de Discovery Manager con funcionalidad limitada: tiene asignada la función de administrador de usuarios, que solo puede agregar usuarios y asignar funciones.

2. Inicie la aplicación cliente de Discovery Manager.

3. Agregue el primer usuario de Discovery Manager. Consulte “Adición de usuarios” en la página 55.

4. Asigne todas las funciones de Discovery Manager a este primer usuario. Consulte “Asignación de funciones de toda la aplicación” en la página 58.

Luego de instalar la aplicación cliente de Discovery Manager en los equipos del cliente, el primer usuario de Discovery Manager puede agregar otros usuarios y asignarles funciones. También puede eliminar funciones luego de haber sido asignadas a otros usuarios.

Adición de usuarios 55


Adición de usuarios

IMPORTANTE!Luego de instalar Discovery Manager, agregue el primer usuario. Consulte “Adición del primer usuario de Discovery Manager” en la página 54.

Consideraciones ylimitaciones

◆ Para agregar usuarios, debe tener la función de administrador de usuarios.

◆ En la aplicación cliente de Discovery Manager, el administrador de usuarios selecciona usuarios de Active Directory. Estos usuarios se agregan a la base de datos de Discovery Manager. Sólo los usuarios que se muestran en la base de datos de Discovery Manager pueden utilizar la aplicación cliente.

◆ No puede agregar la cuenta de servicio como un usuario de Discovery Manager.

◆ Debe especificar usuarios individuales, no grupos ni listas de distribución.

Procedimiento Para especificar los usuarios que pueden trabajar en Discovery Manager:

1. Inicie la aplicación cliente de Discovery Manager en el equipo del cliente.

2. En el panel de navegación:

a. Haga clic en el botón Administración.

b. Haga clic en el nodo Administrador de usuarios.

En el panel de trabajo se muestran los usuarios que ya se han agregado a Discovery Manager.



Figura 30 Administrador de usuarios

3. En el panel de trabajo, haga clic en Agregar.

Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios de Active Directory.

Figura 31 Seleccionar usuarios

4. Para especificar dónde buscar los nombres, haga clic en Ubicación.

Eliminación de usuarios 57


5. En el campo Introducir el nombre de objeto que se va a seleccionar, escriba el nombre del usuario, según los formatos descritos en el vínculo de ejemplo.

6. Haga clic en Comprobar nombres.

7. Si coincide uno o varios nombres, a continuación aparece el cuadro de diálogo Se encontraron múltiples nombres.

a. Seleccione el o los nombres que desea.

b. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Se encontraron múltiples nombres.

8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios.

En el panel de trabajo se muestra el nombre del usuario que ha agregado.

Eliminación de usuariosSi elimina un usuario de Discovery Manager, éste no podrá iniciar la aplicación de Discovery Manager.

Puede eliminar un usuario y luego volver a agregarlo.

Consulte:

◆ “Procedimiento: eliminación de usuarios” en la página 57

◆ “Acerca de la eliminación de usuarios que son administradores de materias o investigadores” en la página 58

Procedimiento: eliminación de usuariosPara quitar un usuario de la pantalla Administrador de usuarios y de todas las funciones asignadas:




2. Seleccione el usuario del panel de trabajo.

3. Haga clic en Quitar.



Acerca de la eliminación de usuarios que son administradores de materias o investigadores

La pantalla Administrador de usuarios muestra todos los usuarios y sus funciones de toda la aplicación, pero no muestra sus funciones específicas de la materia.

Cuando se quita un usuario al que se le asignó una función específica de la materia (Administrador de materias o investigador), el usuario se elimina de todas las materias asignadas.

Se lleva un registro de usuario para auditar, pero está marcado como eliminado.

Puede volver a agregar a un usuario a la lista en la pantalla Administrador de usuarios, pero el usuario no se volverá a agregar automáticamente a las materias.

Para obtener más información acerca de las funciones específicas de la materia, consulte “Especificación de personas para trabajar en la materia” en la página 108.

Asignación de funciones de toda la aplicaciónConsulte:

◆ “Asignación de funciones de toda la aplicación a un usuario” en la página 58

◆ “Adición o eliminación de sus propias funciones (administrador de usuarios)” en la página 60

Asignación de funciones de toda la aplicación a un usuario

Nota: No es necesario que asigne todos los usuarios de Discovery Manager a una función de toda la aplicación. Sin embargo, debe asignar por lo menos un usuario para cada función de toda la aplicación.

Para asignar roles de toda la aplicación a un usuario:




2. Agregue usuarios, tal y como se describe en “Adición de usuarios” en la página 55.

Asignación de funciones de toda la aplicación 59


3. En el panel de trabajo:

a. Seleccione el usuario de la lista. (Puede seleccionar un usuario a la vez.)

Las casillas de verificación indican las funciones asignadas al usuario seleccionado.

Figura 32 Administrador de usuarios (funciones)

b. Siga uno de estos pasos:

– Para asignar una función, active la casilla de verificación situada junto a esa función.

– Para cancelar la asignación de una función, desactive la casilla de verificación situada junto a esa función.

– Para asignar todas las funciones, haga clic en la casilla de verificación en la parte superior de la columna Funciones.

Nota: Si elimina un usuario de una función de toda la aplicación, ese usuario ya no podrá desempeñar esa función y quizás no pueda ver las partes correspondientes de la interfaz de usuario.



Adición o eliminación de sus propias funciones (administrador de usuarios)Si tiene asignada la función de administrador de usuarios y agrega o elimina sus propias funciones, aparece la advertencia: Está cambiando su rol (<función>). Haga clic en Aceptar para reiniciar la aplicación y aplicar los cambios.

Figura 33 Advertencia: cambio de funciones (administrador de usuarios)

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de advertencia.

Discovery Manager se cierra y se reinicia automáticamente.

Configuración de Discovery Manager 61

3


◆ Introducción........................................................................................ 62◆ Configuración de Discovery Manager............................................ 62

Configuración deDiscovery Manager


Configuración de Discovery Manager

IntroducciónEn la aplicación Discovery Manager, puede editar la configuración que afecta el funcionamiento de la aplicación, como el número máximo de resultados de búsquedas devueltos.

La configuración se guarda en un archivo de configuración en la base de datos de Discovery Manager.

Para configurar la aplicación de Discovery Manager, debe tener la función de administrador de aplicaciones.

Configuración de Discovery ManagerPara configurar Discovery Manager:

1. Inicie la aplicación cliente de Discovery Manager.



b. Haga clic en el nodo Configuración.

El panel de trabajo muestra la configuración de Discovery Manager.

Figura 34 Configuración



3. Edite la configuración, tal y como se describe en la tabla siguiente.

Tabla 11 Configuración de Discovery Manager

Configuración Descripción

Estado de búsqueda del cambio de intervalo

Especifica el intervalo entre las llamadas de estado, en segundos.Rango de valores válidos: de 1 a 25 segundos.Predeterminado = 5.

Número máximo de aciertos por búsqueda

Especifica el número máximo de mensajes devueltos de una búsqueda. Este valor aparece en el campo Resultados máximos de búsqueda en el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.Los cambios en este valor se aplican a las nuevas búsquedas. Una búsqueda existente conserva el valor que estaba en efecto cuando se creó la búsqueda, Las búsquedas existentes no seleccionan el nuevo valor de manera automática. Si este valor aumenta, entonces los investigadores podrán modificar manualmente el campo Resultados máximos de búsqueda en Propiedades de búsqueda para una búsqueda que se haya ejecutado y luego vuelto a ejecutar con el valor nuevo.Rango de valores válidos: de 1 a 999.999.999 de mensajes.Predeterminado = 100.000.

Número máximo de recuperación de mensajes

Especifica el número máximo de mensajes devueltos de solicitudes sucesivas de servicio Web. Por ejemplo, si una búsqueda muestra 10.000 mensajes y el Número máximo de recuperación de mensajes = 1000, habrá 10 llamadas para solicitar mensajes y rellenar la cuadrícula.Rango de valores válidos: de 100 a 5.000 mensajes.Predeterminado = 500.

Número máximo de asignación de mensajes

Especifica el número máximo de mensajes a asignar a una materia por solicitud de servicio Web. Por ejemplo, si se asignaron a una materia 500.000 mensajes y el número máximo de asignación de mensajes es de 100.000, entonces habrá 5 llamadas para asignar los mensajes.Rango de valores válidos: de 50.000 a 1.000.000 de mensajes.Predeterminado = 100.000.




• Si no editó ningún parámetro de configuración, entonces los botones Aceptar y Cancelar no estarán disponibles. Para salir de la pantalla Configuración, haga clic en cualquier botón o nodo del panel de navegación.

• Para guardar sus cambios:

a. Haga clic en Aceptar.

b. Cuando aparezca este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

Se aplicarán todas las configuraciones. ¿Está seguro?

Insertar zona de intranet Habilita/deshabilita la actualización del registro que controla la visualización del inicio de sesión de las credenciales cuando los usuarios acceden a los informes:• Verdadero = ingresa la entrada del registro. (Los usuarios no tendrán que ingresar

las credenciales antes de ver los informes.)• Falso = no ingresa la entrada del registro. (Los usuarios tendrán que ingresar las

credenciales antes de ver los informes.)Predeterminado = verdadero.

Nota: Los cambios no tendrán efecto hasta que los usuarios reinicien Discovery Manager.

Consulte “Control de la visualización del inicio de sesión de las credenciales para los informes” en la página 65.

Mensajes incorporados en la búsqueda

Especifica la configuración predeterminada para la casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados en el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.• Verdadero = habilita (selecciona) la casilla de verificación Siempre buscar

mensajes incorporados. • Falso= deshabilita (desactiva) la casilla de verificación Siempre buscar mensajes

incorporados.Predeterminado = falso.Consulte “Edición de las propiedades de búsqueda” en la página 154 para obtener más información acerca de la casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados.

Tabla 11 Configuración de Discovery Manager (continuación)

Configuración Descripción



• Para cancelar sus cambios:

a. Haga clic en Cancelar.

b. Cuando aparezca este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

Se perderá toda la información que no haya guardado. ¿Está seguro?

Control de la visualización del inicio de sesión de las credenciales para los informes

Inicio de sesión de lascredenciales

Los informes (resumen de la materia, informe detallado de recopilación, vista previa de mensaje y exportación) son páginas almacenadas en host en el servidor de Discovery Manager y se muestran en un control del navegador Web. El control del navegador Web es una instancia de Internet Explorer (IE) y hereda la configuración de seguridad de IE.

El servidor de Discovery Manager utiliza la autenticación de Windows, la cual hace que IE muestre un cuadro de diálogo de credenciales cuando un usuario intenta ver un informe. El usuario debe autenticarse una vez al inicio de una sesión.

Figura 35 Inicio de sesión de las credenciales

Clave del registroRange1

Para evitar que se muestren los nombres de inicio de sesión de las credenciales cuando un usuario intenta ver los informes, de forma predeterminada, se agrega automáticamente una clave de registro en la computadora cliente al iniciar la aplicación de Discovery Manager:

HKCU\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Internet Settings\ZoneMap\Ranges\Range1

La clave de registro Range1 contiene la configuración descrita en la tabla a continuación.



La clave de registro Range1 se elimina automáticamente cuando el usuario sale de la aplicación de Discovery Manager.

Configuración deInsertar zona de

intranet

Para habilitar o deshabilitar la adición automática de la clave Range1 para el registro (y controlar la visualización del inicio de sesión de las credenciales), edite la configuración de Insertar zona de intranet en la pantalla Configuración, descrita en “Configuración de Discovery Manager” en la página 62.

IMPORTANTE!Además de la configuración de Insertar zona de intranet, la visualización del inicio de sesión de las credenciales también se controla por la configuración de sitios de confianza (trusted sites) en Internet Explorer y la utilidad para configurar el nombre del proveedor de servicios (SPN, Service Provider Name) de Microsoft, como se describe en la Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager.

Tabla 12 Configuración de la clave de registro Range1

Configuración Tipo Descripción

:Rango REG_SZ Especifica la dirección IP del servidor de Discovery Manager.

http REG_DWORD

Administración de identidades 67

4


◆ Introducción........................................................................................ 68◆ Las mejores prácticas para la administración de identidades ..... 71◆ Visualización de lista de registros de identidad............................ 72◆ Adición de registros de identidad ................................................... 75◆ Edición de registros de identidad.................................................... 77◆ Eliminación de los registros de identidad ...................................... 78◆ Administración de elementos de identidad (direcciones) en

registros de identidad........................................................................ 80

Administración deidentidades


Administración de identidades

IntroducciónConsulte:

◆ “¿Por qué utilizar la administración de identidades?” en la página 68

◆ “¿Qué cuestiones están implicadas en la administración de identidades?” en la página 69

◆ “¿Qué funciones pueden administrar las identidades?” en la página 69

◆ “¿Qué es una situación de ejemplo de administración de identidades habitual?” en la página 70

◆ “¿Cómo se utilizan las identidades en Discovery Manager?” en la página 70

¿Por qué utilizar la administración de identidades?En un entorno de correo electrónico, se pueden asociar muchas direcciones al buzón de un único usuario: dirección principal, direcciones SMTP, listas de distribución y direcciones históricas. El mismo usuario puede también tener los nombres de los compañeros de mensajería instantánea (IM) y las direcciones de Bloomberg en varios repositorios.

Discovery Manager puede buscar:

◆ En todo el grupo de estas direcciones como una entidad, para proporcionar resultados confiables, consistentes y precisos. Si no se pudieran utilizar todas las direcciones, las búsquedas podrían ser inconsistentes o incompletas y se podría producir un error al enviar todo el correo electrónico de respuesta.

◆ Para el correo electrónico de los usuarios que ya no se encuentran en la libreta de direcciones.

La administración de identidades trata estos requisitos.

Introducción 69


¿Qué cuestiones están implicadas en la administración de identidades?La administración de identidades implica trabajar con dos tipos de objetos: los registros de identidad y los elementos de identidad.

¿Qué son los registrosde identidad?

Un registro de identidad:

◆ Es un alias para varias direcciones de correo electrónico.

◆ Se puede utilizar en lugar de una dirección de correo electrónico en cualquier lugar en el que sea válida una dirección de correo electrónico dentro de una búsqueda.

◆ Está disponible para todas las materias.

◆ No es específico de la materia.

¿Qué son loselementos de

identidad?

Un elemento de identidad:

◆ Es una dirección de correo electrónico única asociada a un usuario y qué está incluida en un registro de identidad.

◆ Puede adoptar muchas formas diferentes, como:

• Dirección de Microsoft Exchange

• Dirección de IBM Lotus Domino/Notes

• Dirección SMTP

• Nombre de compañero de IM

• Dirección de Bloomberg

• Los metadatos personalizados que se asociaron con los mensajes durante la recopilación con SourceOne, como EmployeeID o Departamento.

Entre las propiedades de un elemento de identidad se incluyen el rango de fechas para el que la dirección es válida para el usuario. Este rango de fechas:

◆ Un formulario de documentación para el elemento de identidad

◆ Su uso está indicado para las personas que trabajan en la materia

◆ Discovery Manager no lo utiliza para los criterios de búsqueda

¿Qué funciones pueden administrar las identidades?Para administrar las identidades, debe tener la función de administrador de identidades.



¿Qué es una situación de ejemplo de administración de identidades habitual?Una situación de ejemplo habitual para administrar identidades puede incluir los siguientes pasos:

1. Una persona se nombra como persona de interés para una investigación.

2. Si existe un registro de identidad, el administrador de identidades verifica la libreta de direcciones para ver si hay alguna actualización para agregar en el registro de identidad.

3. Si no existe ningún registro de identidad, el administrador de identidades crea uno y verifica que todas las direcciones conocidas de la persona se hayan ingresado como elementos de identidad.

4. Durante el transcurso de la investigación, si los elementos de identidad adicionales se vuelven conocidos, el administrador de identidades actualiza el registro de identidad. A continuación, se vuelven a ejecutar las búsquedas pertinentes.

¿Cómo se utilizan las identidades en Discovery Manager?Los administradores e investigadores de materias pueden utilizar identidades en Discovery Manager en cualquier lugar en donde puedan utilizar una dirección:

◆ Custodios: una manera de agregar custodios a una materia consiste en seleccionarlos de una lista de registros de identidad.

◆ Criterios de búsqueda: los registros de identidad son válidos en los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Propietario, Remitente o destinatario).

Las mejores prácticas para la administración de identidades 71


Las mejores prácticas para la administración de identidades◆ Crear identidades para todas las personas de interés:

• Todas las personas que se estén investigando.

• Todas las personas que sean importantes en la materia.

◆ Crear identidades para todos los administradores de materias e investigadores.

◆ Crear identidades para todos los empleados que puedan estar involucrados en descubrimientos legales (por ejemplo, ejecutivos claves, departamento de Recursos Humanos, departamento de Investigación y Desarrollo).

◆ Utilizar identidades para las búsquedas en donde sea posible.

◆ Asegurarse de que al menos un usuario asignado a la materia tenga la función de administrador de identidades, para poder manejar las necesidades específicas de la materia para las identidades.

Nota: Las identidades están disponibles para todas las materias y no son específicas de cada materia.



Visualización de lista de registros de identidadPara ver la lista de registros de identidad en el área Identidades, debe tener la función de administrador de identidades.

Para ver la lista de registros de identidad disponible:

1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Identidades.

En el panel de trabajo se muestran los registros de identidad existentes, si los hay.

Figura 36 Identidades - Vista de resumen

La barra de estado indica el número de identidades de la lista y el número de identidades seleccionadas.

Si no existe ninguna identidad y se hace clic en el botón Identidades del panel de navegación, el panel de trabajo muestra el enlace con la etiqueta Nueva identidad (Ctrl-I) y el mensaje “No hay elementos para mostrar en esta vista”.

2. Para cambiar la vista, en el panel de navegación, seleccione una de las opciones siguientes:

• “Vista de resumen” en la página 73

• “Vista de detalles” en la página 74

Visualización de lista de registros de identidad 73


Consulte:

• “Adición de registros de identidad” en la página 75

• “Edición de registros de identidad” en la página 77

• “Eliminación de los registros de identidad” en la página 78

Vista de resumenLa vista de resumen es la vista predeterminada.

Los registros de identidad se muestran en una lista ordenada en la columna Nombre para mostrar.

En la tabla siguiente se describen las columnas de la vista de resumen.

Tabla 13 Vista de resumen

Columna Descripción

Icono El icono de tarjeta indica que el elemento mostrado es un registro de identidad.

Nombre para mostrar

El nombre de la identidad (persona o grupo) tal como desea que aparezca en Discovery Manager. Para cambiar el formato, consulte “Especificación de la información del nombre de los registros de identidad” en la página 77.

Descripción La descripción de la identidad (persona o grupo) facilita la distinción entre los registros de identidad con nombres similares.



Vista de detallesEn la Vista de detalles, los registros de identidad se muestran en una lista ordenada en la columna Nombre para mostrar.

Figura 37 Identidades - Detalle Ver

En la tabla siguiente se describen las columnas de la vista de detalles.

Tabla 14 Vista de detalles


Icono El icono de tarjeta indica que el elemento mostrado es un registro de identidad.

Nombre para mostrar

El nombre de la identidad (persona o grupo) tal como desea que aparezca en Discovery Manager.

Descripción Descripción de la identidad (persona o grupo) facilita la distinción entre los registros de identidad.

Fecha de creación Fecha y hora en la que se ha creado el registro de identidad.

Fecha de modificación

Fecha y hora en la que se modificó por última vez el registro de identidad.

Adición de registros de identidad 75


Adición de registros de identidadPara agregar registros de identidad nuevos:



• Si no hay ningún registro de identidad, haga clic en el enlace Nueva identidad (Ctrl-I) del panel de trabajo.

• Si no hay ningún registro de identidad, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-I.

• Si existen registros de identidad, haga clic con el botón secundario en cualquier parte del panel de trabajo y seleccione Nuevo.

• En el panel de cinta, haga clic en Nueva identidad en la ficha Identidades.

• Haga clic en el botón Discovery Manager de la esquina superior izquierda y seleccione Nueva > Nueva identidad.

Figura 38 Botón Discovery Manager - Nueva identidad



Se abre la ventana Identidad.

Figura 39 Nueva identidad

Nota: La esquina inferior izquierda de la ventana Identidad muestra la información luego de que agregue los registros de identidad y cierre y reabra la ventana Identidad.

3. Especifique la información del nombre, tal y como se describe en “Especificación de la información del nombre de los registros de identidad” en la página 77.

4. Especifique los elementos (direcciones), tal y como se describe en “Adición de elementos de identidad a un registro de identidad” en la página 80.


• En la ficha Identidad en el panel de cinta, haga clic en Guardar y nuevo para guardar los cambios y borrar la ventana Identidad a fin de preparar una nueva identidad.

Edición de registros de identidad 77


• En la ficha Identidad en el panel de cinta, haga clic en Guardar y cerrar para guardar los cambios y cerrar la ventana Identidad.

• Haga clic en la X situada en la esquina superior derecha de la ventana Identidad para descartar los cambios.

Especificación de la información del nombre de los registros de identidadPara especificar la información del nombre de un registro de identidad, en la ventana Identidad:

1. En el campo Nombre de identidad, escriba el nombre único de la identidad tal como desea que aparezca en Discovery Manager. El número máximo de caracteres es 256, pero el número recomendado de caracteres es de entre 80 a 100 para una visualización óptima.

2. En el campo Comentarios, escriba una descripción de la identidad. Esto le ayudará a distinguirlo de entre los nombres similares y facilitará a los administradores de materias la utilización de registros de identidad como una fuente de custodios. El número máximo de caracteres es 1024.

3. Continúe en “Adición de elementos de identidad a un registro de identidad” en la página 80.

Edición de registros de identidadPara editar un registro de identidad:


2. En el panel de trabajo, realice uno de los pasos siguientes:

• Haga doble clic en el registro de identidad.

• Haga clic con el botón secundario en el registro de identidad y, a continuación, seleccione Abrir.

Para abrir varios registros de identidad a la vez, selecciónelos antes de hacer clic con el botón secundario.

• Seleccione uno o varios registros de identidad y haga clic en Editar Identidad en la ficha Identidades del panel de cinta.

• Seleccione uno o varios registros de identidad y presione Enter.



Se abre la ventana Identidad.

La esquina inferior izquierda de la ventana Identidad muestra la siguiente información:

• El campo Rangos de identidad válidos indica el rango de fechas para todos los elementos de identidad de la lista. Consulte “Especificación de las fechas reales de los elementos de identidad” en la página 90

• El campo Creado el muestra la fecha en la que se creó el registro de identidad.

3. Para editar información del nombre, consulte “Especificación de la información del nombre de los registros de identidad” en la página 77.

4. Para editar los elementos de identidad, consulte “Administración de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad” en la página 80.


• En la ficha Identidad en el panel de cinta, haga clic en Guardar y nuevo para guardar los cambios y borrar la ventana Identidad a fin de preparar una nueva identidad.

• En la ficha Identidad en el panel de cinta, haga clic en Guardar y cerrar para guardar los cambios y cerrar la ventana Identidad.

• Haga clic en la X situada en la esquina superior derecha de la ventana Identidad para descartar los cambios.

Eliminación de los registros de identidad

Nota: No puede eliminar una identidad que se utiliza como un custodio en la materia.

Para eliminar registros de identidad:


En el panel de trabajo se muestran los registros de identidad existentes.

2. Seleccione las identidades que desea eliminar.

Eliminación de los registros de identidad 79



• Haga clic con el botón secundario en los registros de identidad y, a continuación, seleccione Eliminar.

• Haga clic en Eliminar en la ficha Identidad en el panel de cinta.

• Presione la tecla Eliminar.

4. En mensaje Identidad eliminar, realice uno de los pasos siguientes:

• Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.

• Haga clic en Cancelar para cancelar la eliminación.

Si intenta eliminar una identidad que se usa como custodia en una materia, aparece el mensaje de error No se puede eliminar una identidad en uso.



Administración de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad

Un elemento de identidad es una dirección o metadatos que se asocian a un nombre en un registro de identidad.

Un registro de identidad puede contener más de un elemento de identidad.

Consulte:

◆ “Adición de elementos de identidad a un registro de identidad” en la página 80

◆ “Visualización de elementos de identidad” en la página 89

◆ “Especificación de las fechas reales de los elementos de identidad” en la página 90

◆ “Eliminación de los elementos de identidad (direcciones) de registros de identidad” en la página 92

Adición de elementos de identidad a un registro de identidadPuede especificar direcciones o metadatos en un elemento de identidad.

Consulte:

◆ “Especificación de una dirección en un elemento de identidad” en la página 80

◆ “Especificación de metadatos de ruta en un elemento de identidad” en la página 87

Especificación de una dirección en un elemento de identidadPara especificar direcciones en un elemento de identidad:

1. Abra la ventana Identidad, tal y como se describe en el tema adecuado:



Administración de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad 81


2. En el área Identidad Elementos:

a. Siga uno de estos pasos:

– Haga clic en la flecha de la lista desplegable.– Haga clic en el campo Elemento de identidad y presione la

tecla de dirección hacia abajo.b. Seleccione un tipo de dirección:

Figura 40 Identidad Elementos - tipos de dirección

– Exchange: se utiliza para seleccionar direcciones de la libreta de direcciones global de Exchange.

– Domino: se utiliza para seleccionar direcciones de la libreta o el directorio de direcciones de IBM Domino.

Nota: En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, este tipo de dirección se etiqueta Domino <Seleccionar directorio>. Si previamente elige Domino <Seleccionar directorio>, se selecciona el primer directorio de Domino de forma predeterminada.

Figura 41 Identidad Elementos - Tipos de dirección: entorno sin LDAP de Domino

– Dirección: se utiliza para agregar direcciones manualmente (como direcciones SMTP, IM y Bloomberg). También se utiliza para agregar entradas de mapping de identidad de usuario de EmailXtender 4.8 (por ejemplo, [Identificador=5678]).

– Metadatos: se utiliza para agregar metadatos de ruta que se definieron en EMC SourceOne.

Nota: El tipo de dirección que selecciona se convierte en el valor predeterminado para el resto de la sesión.



3. Si ha seleccionado Intercambiar o Domino, continúe en “Métodos para agregar elementos de identidad para Exchange o Domino” en la página 82.

4. Si ha seleccionado Dirección, lo que escriba en el campo Identidad elementos se agregará a la lista de elementos de identidad. El número máximo de caracteres de 256. Luego de escribir, siga uno de estos pasos:

• Presione Enter.

• Presione Ctrl-K.

• Haga clic en el icono a la derecha del campo Identidad Elementos.

5. Si seleccionó Metadatos, continúe con “Especificación de metadatos de ruta en un elemento de identidad” en la página 87.

6. Para especificar las fechas reales para los elementos de identidad, consulte “Especificación de las fechas reales de los elementos de identidad” en la página 90.

7. En la ficha Identidad en el panel de cinta, siga uno de estos pasos para guardar el registro de identidad:

• Haga clic en Guardar & nuevo para guardar los cambios y borrar la ventana Identidad en preparación de otra nueva identidad.

• Haga clic en Guardar & cerrar para guardar los cambios y cerrar la ventana Identidad.

Métodos para agregar elementos de identidad para Exchange o DominoSi ha seleccionado Exchange o Domino en el Paso 2 de “Adición de elementos de identidad a un registro de identidad” en la página 80, utilice cualquiera de los métodos siguientes para agregar elementos de identidad.

◆ “Método 1: Libreta de direcciones” en la página 83

◆ “Método 2: Nombre exacto o dirección exacta” en la página 85

◆ “Método 3: Nombre o dirección parcial” en la página 86

◆ “Método 4: Cualquier nombre o dirección” en la página 87



Método 1: Libreta de direccionesPara elegir la dirección en la libreta de direcciones:

1. En la ventana Identidad, luego de seleccionar Exchange o Domino desde el menú desplegable de tipo de dirección, el menú desplegable muestra el tipo de dirección que eligió y funciona como un botón. Haga clic en el botón Exchange o Domino.

Se abre el cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

Figura 42 Libreta de direcciones

2. En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, en el campo Origen de Domino <Seleccionar directorio>, seleccione un directorio de Domino.

Figura 43 Libreta de direcciones - Domino <Seleccionar directorio>




• En el campo Búsqueda, escriba el nombre completo o parcial de la persona; a continuación, haga clic en Buscar.

Nota: En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, está buscando el nombre para mostrar, que se enumera por apellido. Si escribe el nombre de la persona, no obtendrá ningún resultado. Si escribe el apellido, obtendrá el nombre de la persona.

• Para buscar nombres utilizando los campos adicionales, haga clic en la flecha desplegable junto al botón Buscar y, a continuación, seleccione Buscar avanzado. En el cuadro de diálogo Buscar avanzado, escriba el criterio de búsqueda y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: El cuadro de diálogo Buscar avanzado sólo está disponible para los entornos de Exchange y para los entornos de Domino que utilizan LDAP. No está disponible para los entornos de Domino que utilizan el directorio nativo de Domino.

Figura 44 Buscar avanzado

4. Si se encuentran varias coincidencias, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar dirección.



Figura 45 Seleccionar dirección

Nota: Para Exchange, el cuadro de diálogo Seleccionar dirección muestra la columna Empresa, en lugar de la columna Ubicación.

5. Seleccione los nombres correctos en el cuadro de diálogo Seleccionar dirección.

6. Haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Seleccionar dirección se cierra y se muestran los nombres seleccionados en la Libreta de direcciones.

7. Para cerrar la Libreta de direcciones, siga uno de los pasos que se describen a continuación:

• Haga clic en Aceptar.

• Con la selección en el botón Aceptar o en la lista de nombres, presione Enter.

Los elementos de identidad se muestran en la ventana Identidad.

Método 2: Nombre exacto o dirección exactaPara escribir nombres exactos o direcciones exactas:

1. En el campo Identidad Elementos, escriba un nombre o una dirección de la forma exacta a como exista en la libreta de direcciones.



2. Presione Enter. (De forma alternativa, presione Ctrl-K o haga clic en el icono situado a la derecha del campo Identidad elementos.)

Las direcciones resueltas se agregan a la lista de elementos de identidad.

Método 3: Nombre o dirección parcialPara ingresar un nombre o una dirección parcial y que se resuelva:

1. En el campo Identidad elementos, escriba un nombre o una dirección parcial.

2. Presione Enter. (De forma alternativa, en lugar de Enter, presione Ctrl-K o haga clic en el icono situado a la derecha del campo Identidad elementos.)

3. Seleccione las direcciones correctas en el cuadro de diálogo Seleccionar dirección.

Figura 46 Seleccionar dirección

Nota: Para Exchange, el cuadro de diálogo Seleccionar dirección muestra la columna Empresa, en lugar de la columna Ubicación.


El cuadro de diálogo Seleccionar dirección se cierra y los elementos de identidad de los nombres seleccionados se muestran en la ventana Identidad.



Método 4: Cualquier nombre o direcciónSi ha seleccionado Dirección en el Paso 2 de “Adición de elementos de identidad a un registro de identidad” en la página 80, lo que escriba en el campo Identidad elementos se agregará a la lista de elementos de identidad. El número máximo de caracteres es 256.

Si ha seleccionado Intercambiar o Domino en el paso Paso 2 de “Adición de elementos de identidad a un registro de identidad” en la página 80:

1. En el campo Identidad elementos, escriba cualquier nombre o dirección.

2. Presione Enter. (De forma alternativa, en lugar de Enter, haga clic en CTRL-K o haga clic en el icono situado a la derecha del campo Identidad Elementos.)

Si no se puede resolver el nombre o la dirección, se abre el cuadro de diálogo No se encontraron entradas.

Figura 47 No se encontraron entradas


• Haga clic en Sí para agregar el nombre o la dirección exactamente tal y como la ha escrito en la lista de elementos de identidad.

• Haga clic en No para cancelar la acción.

Especificación de metadatos de ruta en un elemento de identidadLos metadatos de ruta son específicos del sitio y se definen en EMC SourceOne fuera de Discovery Manager. Los ejemplos de metadatos son ID de empleado, ubicación o departamento. Los metadatos de ruta pueden ser útiles en empresas que reutilicen las direcciones de correo electrónico.

Para especificar los metadatos en un elemento de identidad:






2. En el área Identidad Elementos, haga clic en la flecha desplegable o presione la flecha hacia abajo; a continuación, seleccione Metadatos.

3. En el segundo campo, haga clic en la flecha desplegable o presione Ctrl-flecha de dirección hacia abajo y seleccione los metadatos de la lista desplegable.

4. En el tercer campo, haga clic en la flecha desplegable o presione Alt-flecha de dirección hacia abajo y seleccione uno de los siguientes operadores de comparación:

• Igual a

• No es igual a

5. En el cuarto campo, ingrese el valor para los metadatos.

Figura 48 Identidad Elementos - Metadatos - ejemplo

6. Presione Enter. (De forma alternativa, haga clic en CTRL-K o haga clic en el icono situado a la derecha del campo Identidad Elementos.)

La entrada de metadatos se agrega a la lista de elementos de identidad.

7. Para especificar las fechas reales para los elementos de identidad, consulte “Especificación de las fechas reales de los elementos de identidad” en la página 90.

8. En la ficha Identidad en el panel de cinta, siga uno de estos pasos para guardar el registro de identidad:

• Haga clic en Guardar & nuevo para guardar los cambios y borrar la ventana Identidad en preparación de otra nueva identidad.

• Haga clic en Guardar & cerrar para guardar los cambios y cerrar la ventana Identidad.



Visualización de elementos de identidadPara cambiar la vista de los elementos de identidad que se muestran en la parte inferior de la ventana Identidad, en la cinta Identidad, seleccione una de las opciones siguientes en el campo Elemento ver:

Figura 49 Elemento Ver

◆ Resumen (predeterminado): muestras las columnas Dirección, Fecha de inicio, Fecha de finalización y Tipo.

Figura 50 Resumen Ver - Identidad Elementos

◆ Detallado: muestra las columnas Dirección, Fecha de inicio, Fecha de finalización, Fecha de creación, Fecha de modificación y Tipo.



Figura 51 Detalle Ver - Identidad Elementos

Especificación de las fechas reales de los elementos de identidadDebería especificar el rango de fechas durante el cual un elemento de identidad está en vigencia. Este rango de fechas:

◆ Un formulario de documentación para el elemento de identidad

◆ Su uso está indicado para las personas que trabajan en la materia

◆ Discovery Manager no lo utiliza como criterios de búsqueda

La mejor práctica es agregar los rangos de fechas para los elementos de identidad a fin de poder realizar un seguimiento de la información de direcciones históricas. Esta documentación resulta útil cuando hay empleados con el mismo nombre o la empresa reutiliza las direcciones de correo electrónico.

Para especificar el rango de fechas real para elementos de identidad:





• Haga clic con el botón secundario en un elemento de identidad de la lista y, a continuación, seleccione Editar fechas.

• Seleccione el elemento de identidad de la lista y, a continuación, seleccione Editar fechas de elementos en la cinta Identidad.



3. En el cuadro de diálogo Editar fechas:

Figura 52 Editar fechas

a. En el campo Fecha de inicio o el campo Fecha de finalización o ambos, escriba una fecha o haga clic en la flecha desplegable y seleccione una fecha del calendario.

Nota: La fecha de finalización debe ser igual o mayor que la fecha de inicio.

El valor mínimo para las fechas de inicio y finalización es 1/1/1970. Si especifica un valor anterior a la fecha mínima, este se corrige como 1/1/1970.

No hay ninguna fecha máxima.

b. Para borrar un campo de fecha, haga clic en el guión rojo situado junto a ese campo.


Nota: Para especificar un rango de fechas no contiguo para el mismo elemento de identidad, agregue el mismo elemento de identidad dos veces. Consulte “Adición de elementos de identidad a un registro de identidad” en la página 80. Asigne un rango de fechas a la primera instancia del elemento de identidad y otro rango de fechas a la segunda instancia del elemento de identidad.



Eliminación de los elementos de identidad (direcciones) de registros de identidad

Para eliminar elementos de identidad (direcciones) de un registro de identidad:




2. En la parte inferior de la ventana Identidad, realice uno de los pasos siguientes:

• Haga clic con el botón secundario en un elemento de identidad de la lista y, a continuación, seleccione Eliminar.

• Seleccione el elemento de identidad de la lista y, a continuación, seleccione Eliminar elemento en la cinta Identidad.

Administración de etiquetas predeterminadas 93

5

En este capítulo se describe cómo se administran las etiquetas predeterminadas para Discovery Manager y contiene los temas siguientes:

◆ Introducción........................................................................................ 94◆ Adición de etiquetas predeterminadas personalizadas ............... 96◆ Edición de etiquetas........................................................................... 97◆ Eliminación de etiquetas ................................................................... 99

Administración deetiquetas

predeterminadas


Administración de etiquetas predeterminadas

Introducción

¿Qué son lasetiquetas?

Las etiquetas son indicadores que se aplican a los elementos de una materia para indicar los resultados de una revisión.

Los investigadores asignan etiquetas a los elementos de una materia, que les permiten ordenar y buscar. Por ejemplo, los investigadores pueden usar una etiqueta para marcar elementos que desean exportar, para ordenar los elementos de esa etiqueta y luego seleccionar solamente aquellos elementos etiquetados que desea exportar.

Los administradores de materias usan etiquetas para facilitar la estrategia del caso y para la generación de informes y la supervisión.

Tipos de etiquetas Discovery Manager tiene dos tipos de etiquetas que los investigadores pueden asignar a los elementos de una materia:

◆ Las etiquetas predeterminadas se agregan automáticamente a las nuevas materias. Algunas etiquetas predeterminadas se proporcionan con Discovery Manager. Los administradores de etiquetas pueden crear etiquetas predeterminadas personalizadas. En este capítulo se explica cómo se administran las etiquetas predeterminadas.

◆ Las etiquetas específicas de la materia pueden asignarse sólo a la materia en la que son creadas (por el administrador de materias). Consulte “Edición de las propiedades de materia” en la página 113.

Función requerida Para administrar las etiquetas predeterminadas, debe tener la función de administrador de etiquetas.

Nota: Para administrar las etiquetas específicas de la materia como se describe en “Edición de las propiedades de materia” en la página 113, debe tener la función de administrador de materias para esa materia.

Introducción 95


Etiquetaspredeterminadas

La tabla siguiente describe las etiquetas predeterminadas que se proporcionan con Discovery Manager:

Nota: Por diseño, los nombres y las descripciones de las etiquetas predeterminadas no están localizadas para evitar que las etiquetas editadas se sobrescriban si cambia de paquete de idioma.

Etiquetaspersonalizadas

Puede agregar etiquetas personalizadas y especificar un color para cada etiqueta. También puede editar las etiquetas predeterminadas proporcionadas con Discovery Manager. Consulte:

◆ “Adición de etiquetas predeterminadas personalizadas” en la página 96.

◆ “Edición de etiquetas” en la página 97.

◆ “Eliminación de etiquetas” en la página 99.

Asignación deetiquetas al

contenido de lamateria

Consulte “Aplicación de etiquetas a mensajes” en la página 226.

Tabla 15 Etiquetas predeterminadas proporcionadas con Discovery Manager

Nombre Descripción

Marcador Marca el mensaje para su revisión posterior.

Correo no deseado Indica que el mensaje es correo no deseado o spam y que probablemente se elimine de la materia.

Sin respuesta Indica que el mensaje no es relevante para la materia.

Propietario Indica que el mensaje contiene información de propietario.

Responde Indica que el mensaje es relevante para la materia.



Adición de etiquetas predeterminadas personalizadasHay dieciséis colores disponibles para las etiquetas. Puede reutilizar los colores. Quizás desee reservar colores específicos para ciertos tipos de etiquetas, para mantener una coherencia en la revisión y el procesamiento de la materia. Por ejemplo, puede reservar el azul para las etiquetas financieras.

Para agregar nuevas etiquetas predeterminadas personalizadas:



b. Haga clic en el nodo Administrador de etiquetas.

En el panel de trabajo se muestran las etiquetas predeterminadas y las etiquetas personalizadas existentes.

Figura 53 Administración: administrador de etiquetas

2. En el panel de trabajo, haga clic en Nuevo.

Se abre el cuadro de diálogo Crear etiqueta.

Edición de etiquetas 97


Figura 54 Crear etiqueta

3. (Obligatorio) En el campo Nombre, escriba un nombre único para la etiqueta.

4. (Opcional) En el campo Descripción, escriba una descripción de la etiqueta.

5. (Opcional) En el campo Color, seleccione un color para la etiqueta para facilitar su reconocimiento.

6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Crear etiqueta.

Nota: Las etiquetas nuevas se encuentran disponibles sólo para las materias que son creadas luego de crear la etiqueta. Las etiquetas nuevas no se encuentran disponibles para materias existentes.

Edición de etiquetasPuede editar las etiquetas predeterminadas que cree y las etiquetas predeterminadas proporcionadas con Discovery Manager.

Para cambiar el nombre de las etiquetas o editar otras propiedades:








a. Seleccione la etiqueta que desea editar.

b. Haga clic en Editar.

Se abre el cuadro de diálogo Editar Etiqueta.

Figura 55 Editar Etiqueta

3. Para cambiar el nombre de la etiqueta, edite el campo Nombre. El nombre nuevo debe ser único.


5. (Opcional) En el campo Color, seleccione un color para la etiqueta para facilitar su visualización.

6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Editar Etiqueta.

Nota: Los cambios hechos en las etiquetas se encuentran disponibles sólo para materias que son creadas luego de editar la etiqueta. Los cambios hechos en las etiquetas no se encuentran disponibles para materias existentes.

Eliminación de etiquetas 99


Eliminación de etiquetas

Nota: No puede eliminar una etiqueta que se asigna a un mensaje: debe quitar la etiqueta de todos los mensajes antes de poder eliminarla.

Para eliminar una etiqueta:






a. Seleccione la etiqueta que desea eliminar.

b. Haga clic en Eliminar.

Administración de materias 101

6


◆ Introducción...................................................................................... 102◆ Acerca de las carpetas de retención............................................... 102◆ Requisitos previos ............................................................................ 103◆ Mejores prácticas para la administración de materias ............... 105◆ Creación de materias ....................................................................... 105◆ Eliminación y colocación de materias en Mis materias............... 111◆ Edición de las propiedades de materia......................................... 113◆ Administración de elementos en una materia ............................. 137◆ Cierre de materias ............................................................................ 140◆ Vista del informe de resumen de una materia............................. 138◆ Reapertura de materias ................................................................... 140◆ Eliminación de materias.................................................................. 141

Administración dematerias


Administración de materias

IntroducciónUna materia es un caso, litigación, investigación o auditoría reguladora en la cual se deben encontrar y brindar archivos de correo electrónico u otros archivos pertinentes a una parte interesada de manera oportuna y justificable.

La administración de materias consiste en supervisar el ciclo de vida de una materia.

Consulte:

◆ “Ciclo de vida de una materia” en la página 14

◆ “Funciones de los usuarios en el ciclo de vida de la materia” en la página 14

Acerca de las carpetas de retenciónSi solicita copias de mensajes para retención legal, asigne una carpeta de retención en donde guardar las que se hayan asignado a la materia. Si su objetivo es realizar búsquedas de índices de texto completo sobre mensajes que se hayan asignado a la materia, deberá asignar los mensajes a una carpeta de retención. Contar con una carpeta de retención asegura que los elementos se indexaron por texto completo y que los resultados de la búsqueda de palabras clave son coherentes. Si no asigna una carpeta de retención a una materia, solo estarán disponibles unos pocos campos de búsqueda para una búsqueda en la materia. Consulte “Efectos de asignar una carpeta de retención a una materia” en la página 103.

Puede asignar una carpeta de retención cuando crea una materia o más adelante en Propiedades de materia. Una vez que especifica una carpeta de retención, no puede quitarla de la materia.

Puede especificar la misma carpeta de retención para varias materias (una carpeta de retención compartida).

Requisitos previos 103


Efectos de asignar una carpeta de retención a una materiaAl asignar una carpeta de retención a una materia, se afecta el campo sobre el cual un investigador puede realizar una búsqueda en el área Revisión de materias (una búsqueda dentro de la materia):

◆ Si una materia tiene una carpeta de retención asignada, los campos sobre los cuales un investigador puede realizar la búsqueda son los mismos que para las búsquedas de recopilación. Además, están disponibles los campos Etiquetas, Excluir etiquetas, Custodios y Excluir custodias.

◆ Si una materia no tiene una carpeta asignada, los campos sobre los cuales un investigador puede realizar la búsqueda están limitados a Etiquetas, Excluir etiquetas, Custodios, Excluir custodias y Fecha de mensaje.

◆ Para que todos los campos estén disponibles en una búsqueda dentro de la materia, esta última debe tener una carpeta de retención asignada y los mensajes que se encuentren en esa carpeta deben estar indexados por texto completo.

Requisitos previosLa tabla siguiente describe los requisitos previos que se deben completar antes de que pueda crear materias.



Tabla 16 Requisitos previos para crear materias

Requisito previo Motivo Responsable Consultar

Crear carpetas de retención. Si va a utilizar carpetas de retención, las carpetas deben estar disponibles para ser seleccionadas durante la creación o edición de materias.

Administrador de EMC SourceOne.(Una carpeta de retención es una carpeta de negocios asignada de EMC SourceOne que se utiliza en Discovery Manager.)

• Guía de instalación y administración de EMC Discovery Manager, “Configuración de EMC SourceOne para Discovery Manager”

• Guía de administración de EMC SourceOne 6.5 Email Management, “Configuración de carpetas asignadas”

Especificar los usuarios que pueden trabajar en Discovery Manager.

Se deben especificar los usuarios de Discovery Manager antes de poder asignar administradores de materias e investigadores en una materia.

Administrador del usuario de Discovery Manager

Capítulo 2, ”Administración de usuarios y funciones de toda la aplicación”

(Opcional) Definir etiquetas predeterminadas personalizadas

Si desea utilizar etiquetas predeterminadas personalizadas, defínalas antes de crear las materias que las utilizarán.

Administrador de etiquetas de Discovery Manager

Capítulo 5, ”Administración de etiquetas predeterminadas”

Mejores prácticas para la administración de materias 105


Mejores prácticas para la administración de materias◆ Puede utilizar un nombre de código numérico para la materia por

cuestiones de confidencialidad, debido a que el nombre se le muestra al administrador de la aplicación, que es posible que no trabaje en la materia.

◆ Asigne un mínimo de dos administradores de materias a cada materia. El segundo administrador de materias puede actuar como respaldo en caso de que el administrador de materias primario no esté disponible.

◆ Cree un custodio para cada persona de interés en la materia.

◆ Asegúrese de que al menos uno de los usuarios especificados en la ficha Administración de usuarios de Propiedades de materias también tenga la función de toda la aplicación de administrador de identidades.

◆ El administrador de EMC SourceOne Email Management debe asegurarse de que las carpetas de archivos de EMC SourceOne utilizadas para retención legal estén indexadas por texto completo.

Creación de materiasPara crear una materia, debe tener la función de propietario de la materia.

Para crear materias:

1. Siga uno de estos pasos.

• En el panel de navegación, haga clic en el botón Todas las materias y, a continuación, siga uno de estos pasos:

– Si no hay materias, haga clic en el enlace Nueva materia (Ctrl-M) del panel de trabajo.

– Si no hay ninguna materia, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-M.

– Haga clic con el botón secundario en el nodo Todas las materias; a continuación, seleccione Nueva materia.



• En el panel de navegación, haga clic en el botón Mis materias y, a continuación, siga uno de estos pasos:

– Si no hay materias, haga clic en el enlace Nueva materia (Ctrl-M) en el panel de trabajo.

– Si no hay ninguna materia, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-M.

– Haga clic con el botón secundario en el nodo Mis materias; a continuación, seleccione Nueva materia.

• En el panel de cinta, haga clic en la ficha Asunto; a continuación, haga clic en Nueva materia.

• Haga clic en el botón Discovery Manager de la esquina superior izquierda y seleccione Nueva > Nueva materia.

Figura 56 Botón Discovery Manager - Nueva materia

Se inicia el Asistente de creación de materias.

2. Continúe en “Especificación de la configuración general” en la página 106.

Las nuevas materias se muestran en el nodo Todas las materias y en el nodo Mis materias.

Nota: En el Asistente de creación de materias se incluyen algunas propiedades de materia, pero no todas. Para establecer propiedades adicionales para una materia nueva, consulte “Edición de las propiedades de materia” en la página 113.

Especificación de la configuración generalEn la primera página del Asistente de creación de materias, especifique el nombre, la descripción y la carpeta de retención para la materia.

Creación de materias 107


Figura 57 Primera página del asistente de creación de materias

Para especificar la configuración general de la materia:

1. (Obligatorio) En el campo Nombre, escriba un nombre para la materia, tal y como desea que aparezca en Discovery Manager. Puede cambiar el nombre en cualquier momento en Propiedades de materia.

Nota: Es posible que desee utilizar un nombre de código o una convención de nombres, especialmente si la materia es delicada. Los nombres de materias son visibles para los administradores de aplicaciones, que es posible que no trabajen en la materia.

Los caracteres en los nombres de materias no se validan. Puede ingresar letras, números, espacios, signos de puntuación, paréntesis, guiones, guiones bajos y corchetes. Dado que los nombres de materia también se utilizan para las exportaciones, es recomendable no utilizar los caracteres \ / : * ? " < > | en los nombres de materia porque no son válidos en los nombres de exportación.

Nota: Se permiten los nombres duplicados. Si crea una materia y utiliza el nombre de una materia existente, no se notifica. Se hace deliberadamente por razones de seguridad, para evitar que los usuarios descubran materias para las que no disponen permisos.



2. (Opcional) En el campo Descripción, escriba un comentario o una nota sobre la materia. Puede agregar o modificar la descripción en cualquier momento en Propiedades de materia. Puede utilizar este campo para recopilar detalles sobre el historial de la materia, como razones para cambiar el estado de ésta.

Nota: La descripción es visible para todos los que trabajan en la materia y está incluida en el informe resumido de materia.

3. Si solicita copias de mensajes para retención legal, especifique una carpeta de retención en donde guardar los mensajes que se hayan asignado a la materia. Puede especificar una carpeta de retención más adelante en Propiedades de materia si no especifica una ahora.

a. Haga clic en Examinar o presione Ctrl-Intro.

b. En el cuadro de diálogo Seleccione una carpeta de retención, seleccione una para la materia y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para cambiar la carpeta de retención seleccionada, haga clic en Borrar y seleccione otra.

Nota: Una vez que especifica una carpeta de retención durante la creación de una materia, no puede quitarla de la materia en Propiedades de materia.

4. Haga clic en Siguiente para pasar a la página siguiente.

5. Continúe en “Especificación de personas para trabajar en la materia” en la página 108.

Especificación de personas para trabajar en la materiaEn la segunda página del Asistente de creación de materias, especifique las personas que pueden trabajar en esta materia y sus funciones específicas al respecto.

Mejores prácticas:

◆ Asegúrese de que al menos uno de los usuarios asignados a la materia tenga la función de administrador de identidades, que le permitirá encargarse rápidamente de las solicitudes para registros de identidad específicos de la materia.

Creación de materias 109


◆ Asigne un mínimo de dos administradores de materias a cada materia.

Figura 58 Segunda página del asistente de creación de materias

De forma predeterminada, el propietario de materia se muestra con dos funciones específicas de la materia: administrador de materias e investigador.

IMPORTANTE!Cada materia debe tener al menos un administrador de materias e investigador. La persona que crea la materia es el administrador de materias y el investigador predeterminados. Es recomendable especificar un segundo administrador de materias por si el primero no está disponible. Si no desea agregar más investigadores o cambiar el investigador predeterminado, a continuación puede hacer clic en Finalizar.

Para especificar a administradores de materias e investigadores:

1. Haga clic en Agregar.

Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar Usuarios.



Figura 59 Seleccionar Usuarios

2. Para cambiar la manera en que aparecen los usuarios en el cuadro de diálogo Seleccionar Usuarios, utilice el menú desplegable ubicado en la esquina derecha superior.

3. Seleccione usuarios del cuadro de diálogo Seleccionar Usuarios.

(En ese cuadro de diálogo aparecen sólo aquellos usuarios definidos por el administrador de usuarios. Si el nombre que necesita no está disponible, comuníquese con el administrador de usuarios.)


5. Asigne funciones específicas de la materia:

a. Seleccione el usuario de la lista. Puede seleccionar un usuario cada vez.

b. Seleccione o borre una o las dos casillas de verificación siguientes, según corresponda:

– Administrador de materias

– Investigador

Debe asignar a cada usuario al menos una función específica de la materia. De lo contrario, aparecerá un cuadro de diálogo de error.

Eliminación y colocación de materias en Mis materias 111


Figura 60 Error: usuario sin función específica de la materia.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

6. Para quitar usuarios, seleccione los usuarios de la lista, a continuación haga clic en Quitar.

Puede quitar su nombre de la lista si no va a ser investigador.

7. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente.

8. Actualice para consultar la nueva materia que se muestra en Todas las materias.

Eliminación y colocación de materias en Mis materiasLos administradores de materias e investigadores asignados a una nueva materia se pueden ver una lista en el área Todas las materias y en el área Mis materias.

Mis materias está pensada como la ubicación para las materias activas (materias sobre las cuales está trabajando).

Puede eliminar materias del área Mis materias y puede agregarlas nuevamente en la misma área.

Consulte:

◆ “Eliminación de materias de Mis materias” en la página 112

◆ “Colocación de materias en Mis materias” en la página 112

Nota: Al quitar una materia de Mis materias simplemente se elimina esa materia de la lista. Para eliminar definitivamente la materia del sistema, consulte “Eliminación de materias” en la página 141. Sólo los propietarios de materias pueden eliminar una materia del sistema.



Eliminación de materias de Mis materiasPara quitar materias del área Mis Materias:

1. Haga clic en el botón Mis materias en el panel de navegación.

2. En el nodo Mis materias, haga clic con el botón secundario en la materia y, a continuación, seleccione Eliminar de Mis materias.

La materia todavía se muestra en el área Todas las materias.

Puede volver a colocarla en Mis materias en cualquier momento.

Colocación de materias en Mis materiasPara colocar materias en el área Mis Materias:

1. Para ver todas las materias que se le han asignado, haga clic en el botón Todas las materias en el panel de navegación.

2. En el nodo Todas las materias, haga clic con el botón secundario en la materia y, a continuación, seleccione Agregar a mis materias.

Para comprobarlo, haga clic en el botón Mis materias en el panel de navegación.

Nota: La colocación de una materia en el área Mis materias no la quita del área Todas las materias.

Edición de las propiedades de materia 113


Edición de las propiedades de materiaLas propiedades de materia indican las estrategias de la investigación o del caso, como por ejemplo, palabras clave conocidas o quién se asignó a la materia.

Para especificar o editar las propiedades de una materia, debe tener la función de administrador de materias.

Puede:

◆ editar las propiedades que se especificaron en el momento en que se creó la materia.

◆ especificar las propiedades adicionales que no están disponibles en el Asistente de creación de materias.

Para editar las propiedades de una materia en el panel de navegación:

1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias.


• Para acceder a todas las propiedades de la materia, haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y, a continuación, seleccione Propiedades.

Se abre el cuadro de diálogo Propiedades de materia.

• Para acceder a las propiedades concretas de la materia:

a. Haga clic en la materia en el panel de navegación.

b. En la cinta, haga clic en la ficha Asunto.

Figura 61 Ficha Asunto en la cinta

c. Haga clic en uno de los iconos siguientes de la ficha Asunto:



3. Para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Propiedades de materia, haga clic en Aceptar.

Nota: Si ingresó información no válida en el cuadro de diálogo Propiedades de materia, el botón Aceptar no estará disponible.

Tabla 17 Iconos de propiedades de materias en el panel de cinta

IconoAbre esta ficha en el cuadro de diálogo Propiedades de materia.

“Ficha General” en la página 115.

“Ficha Etiquetas” en la página 124.

“Ficha Buscar carpetas” en la página 118.

“Ficha Administración de usuarios” en la página 116.

“Ficha Metadatos” en la página 120.

“Ficha Fechas” en la página 121.

“Ficha Palabras clave” en la página 127

“Ficha Custodios” en la página 128.



Ficha GeneralUtilice la ficha General en Propiedades de materia para editar el nombre, la descripción, la fecha de vencimiento y el estado de la materia.

Figura 62 Propiedades de materia - ficha General

La ficha General muestra la información que se ha proporcionado en el momento de la creación o edición de la materia.

1. Para editar el nombre o la descripción de la materia, consulte “Especificación de la configuración general” en la página 106, pasos 1 y 2.

2. Si no se especificó una carpeta de retención cuando se creó la materia, puede especificar una carpeta de retención en este momento.

Nota: No puede editar la carpeta de retención si ya se especificó una.

Si solicita copias de mensajes para retención legal, especifique una carpeta de retención en donde guardar los mensajes que se hayan asignado a la materia. Si su objetivo es realizar búsquedas de índices de texto completo sobre mensajes asignados a una materia, debe tener una carpeta de retención.



Si asigna una carpeta de retención a una materia a la que ya le han asignado mensajes, esos mensajes serán copiados automáticamente a la carpeta de retención.

Nota: Una vez que selecciona una carpeta de retención, no puede quitarla de la materia.

a. Haga clic en Examinar o presione Ctrl-Intro.

b. En el cuadro de diálogo Seleccione una carpeta de retención, seleccione una para la materia y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Para cambiar el estado de una materia, en el campo Estado seleccione una de las opciones siguientes:

• Abierto

• Cerrado

El estado predeterminado de una materia nueva es Abrir.

Ficha Administración de usuariosUtilice la ficha Administración de usuarios en Propiedades de materia para:

◆ Especificar los usuarios para trabajar en la materia.

◆ Asignar las funciones específicas de la materia (administrador de materias e investigador) para esos usuarios.

◆ El usuario puede tener ambas funciones, la de administrador de materias y la de investigador, en la misma materia.

Mejores prácticas:

◆ Asigne un mínimo de dos administradores de materias a cada materia.

◆ Asegúrese de que al menos uno de los usuarios especificados en la ficha Administrador de usuarios también tenga la función de toda la aplicación de administrador de identidades.

IMPORTANTE!Cada materia debe disponer de al menos un investigador hasta que se finalice el trabajo en la materia.



Figura 63 Propiedades de materia - ficha Administración de usuarios

La ficha Administración de usuarios muestra la información que se ha proporcionado en el momento de la creación o edición de la materia.

Para editar usuarios específicos de la materia, consulte “Especificación de personas para trabajar en la materia” en la página 108, pasos del 1 al 6.

Los usuarios que fueron quitados de una materia no podrán ver más la materia que aparece en Todas las materias o en Mis materias.

Nota: No puede cambiar el estado de la materia a Cerrado y quitarse a sí mismo de la materia en la misma operación. Si intenta realizar ambas acciones durante la misma operación, recibirá el siguiente mensaje de error: Advertencia: El estado del asunto se ha cambiado a CERRADO. No puede eliminarse a sí mismo de un asunto en estado cerrado. Cuando haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo, la materia pasa al estado Cerrado, pero usted todavía aparece en la ficha Administración de usuarios. Debe volver a abrir la materia, quitarse a sí mismo y, a continuación, otro administrador de materia que se asigne a ésta deberá cerrarla.



Ficha Buscar carpetasUtilice la ficha Buscar carpetas en Propiedades de materia para especificar las carpetas que estarán disponibles para la búsqueda en una materia.

Consulte:

◆ “Consideraciones y limitaciones” en la página 118

◆ “Procedimiento: especificación de carpetas de búsqueda en Propiedades de materia” en la página 119

◆ “Procedimiento: eliminación de carpetas de búsqueda no válidas en Propiedades de materia” en la página 119

Consideraciones y limitaciones◆ Sólo están disponibles para la búsqueda aquellas carpetas para

las cuales la cuenta de servicio primario EMC SourceOne dispone del permiso Leer todo. (Los administradores de EMC SourceOne Email Management configuran permisos en las carpetas de búsqueda, tal como se describe en la Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager y la Guía de administración de EMC SourceOne Email Management.)

◆ Las carpetas sin retención que usted especifica sólo se aplican para las búsquedas de recopilación.

◆ Las búsquedas de revisión sólo se aplican a mensajes que se han asignado a una materia. Las búsquedas de revisión no se realizan en las carpetas sin retención. Consulte “Revisión de contenido en materias” en la página 223).

◆ No debe especificar una carpeta de retención como un origen de colección, salvo que quiera realizar búsquedas de recopilación en mensajes que no se encuentran en otras materias.

◆ Los investigadores que realizan una búsqueda pueden seleccionar carpetas de las que usted especificó, pero no pueden agregar carpetas.

◆ De todos modos, usted puede agregar o quitar carpetas de la ficha Buscar carpetas en cualquier momento durante la investigación. Sin embargo, al quitar una carpeta de búsqueda de la ficha Buscar carpetas luego de que un investigador la haya seleccionado en una búsqueda de recopilación se afectarán los resultados de dicha búsqueda. Si se quita una carpeta de búsqueda, no se afectarán las búsquedas que ya se hayan ejecutado.



Figura 64 Propiedades de materia - ficha Buscar carpetas

Procedimiento: especificación de carpetas de búsqueda en Propiedades de materiaPara especificar las carpetas que hay que buscar, realice uno de los pasos siguientes:

◆ Para buscar todas las carpetas, seleccione la casilla de verificación Carpetas en la parte superior de la columna de la casilla de verificación.

◆ Para buscar carpetas seleccionadas, seleccione las casillas de verificación junto a las carpetas individuales.

Nota: Debe seleccionar al menos una carpeta.

Procedimiento: eliminación de carpetas de búsqueda no válidas en Propiedades de materia

Si más tarde se elimina una carpeta de búsqueda especificada de EMC SourceOne Email Management o si los permisos cambian en la carpeta de búsqueda, la ficha Buscar carpetas en Propiedades de materia muestra esa carpeta en rojo.

Para quitar la carpeta de búsqueda no válida de la materia:

1. Desactive la casilla de verificación junto a la carpeta en rojo.




Ficha MetadatosUtilice la ficha Metadatos en Propiedades de materia para sugerir los metadatos del mensaje personalizado sobre los cuales buscar.

Metadatos de mensaje personalizado:

◆ Consiste en información sobre el mensaje que fue capturado durante el almacenamiento o el procesamiento posterior.

◆ Es específico del sitio.

◆ Ya se aplicó a mensajes en el sistema de archiving de correo electrónico utilizando un producto de terceros, no en Discovery Manager.

Figura 65 Propiedades de materia - ficha Metadatos

El campo Nombre del campo muestra Recuperación mientras se completa.

Para especificar los metadatos del mensaje personalizado sobre los cuales buscar:

1. En el campo Nombre del campo, seleccione el campo de los metadatos del mensaje sobre los cuales se debe realizar la búsqueda.

2. En el campo Condición, seleccione una de las condiciones siguientes:

• Igual a

• No equivale a



3. En el campo Valor, ingrese el valor para los metadatos. El número máximo de caracteres es 250.

4. Haga clic en Agregar para agregar los criterios de búsqueda de metadatos a la lista.

Nota: En la columna Operador, el símbolo != significa No equivale a.

5. Repita los pasos del 1 al 4 para cada campo de metadatos que desee especificar.

6. Para quitar una entrada de metadatos de la lista, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Quitar.

Nota: Solo se puede seleccionar una entrada a la vez.

7. Para editar una entrada de metadatos:

a. Seleccione la entrada en la lista.


c. Edite las propiedades de metadatos en el cuadro de diálogo Editar metadatos.

Ficha FechasUtilice la ficha Fechas en Propiedades de materia para especificar una fecha de vencimiento y sugerir un rango de fechas de recopilación.

Figura 66 Propiedades de materia - ficha Fechas



Rango sugerido defechas de

recopilación

Puede sugerir rangos de fechas para guiar a los investigadores. Los rangos de fechas no se usan como criterios predeterminados para las búsquedas de recopilación.

Si no desea especificar un rango de fechas de recopilación, en el campo Condición, seleccione Ninguno (opción predeterminada).

Para especificar un rango de fechas de recopilación:

1. En el campo Condición, seleccione una de las opciones siguientes:

• Antes de

• Después de

• El

• Entre

2. En el campo Valor, realice uno de los pasos siguientes:

• Haga clic en la flecha desplegable y, a continuación, seleccione una fecha del calendario.

• Haga clic en el campo y, a continuación, escriba la fecha.

3. Si ha seleccionado Entre en el paso 1:

• El campo Valor contiene la fecha actual.

• El campo Y contiene la fecha del valor más un día.

Por ejemplo, si define el campo Valor en 1/1/2010 (1 de Enero de 2010), el campo Y mostrará la fecha 1/2/2010 (2 de Enero de 2010) de forma predeterminada.

Especifique la fecha inicial del rango en el campo Valor y la fecha final del rango en el campo Y.



Figura 67 Propiedades de materia - ficha Fechas - ejemplo de rango sugerido de fechas de recopilación

Fecha devencimiento del

asunto

Vea las siguientes consideraciones acerca del campo Fecha de vencimiento :

◆ La fecha de vencimiento es opcional. Puede ser la fecha de la reunión programada antes de la cual todas las búsquedas de recopilación preliminares deben estar activas y asignadas. Puede ser la fecha de la auditoría de SEC programada. Por ejemplo, puede utilizar la fecha de vencimiento para informar a los investigadores cuándo debería estar disponible la exportación de resultados.

◆ La materia no se cierra automáticamente cuando se alcanza la fecha.

◆ Las fechas válidas son la fecha de hoy o cualquier fecha después de hoy.

◆ Si ingresa una fecha de vencimiento que no es válida, la fecha de vencimiento predeterminada será la fecha de hoy.

Para especificar una fecha, haga clic en la flecha desplegable del campo Fecha de vencimiento y, a continuación, seleccione una fecha de vencimiento del calendario.



Ficha EtiquetasUtilice la ficha Etiquetas en Propiedades de materia para crear, editar y eliminar las etiquetas específicas de la materia. Una etiqueta consiste en metadatos aplicados a un mensaje en la fase de revisión, como Responde o Marcador.

Las etiquetas predeterminadas están disponibles para todas las materias. Puede quitarlas de la lista si no desea que estén disponibles para la materia.

Figura 68 Propiedades de materia - ficha Etiquetas

Consulte:

◆ “Adición de etiquetas específicas de la materia” en la página 125

◆ “Edición de las etiquetas específicas de la materia” en la página 125

◆ “Eliminación de etiquetas específicas de la materia” en la página 126



Adición de etiquetas específicas de la materiaPara agregar una nueva etiqueta específica de la materia:

1. En la ficha Etiquetas de Propiedades de materia, haga clic en Nueva.

Se abre el cuadro de diálogo Crear etiqueta.

Figura 69 Crear etiqueta

2. (Obligatorio) En el campo Nombre, escriba un nombre único para la etiqueta.


4. (Opcional) En el campo Color, seleccione un color para la etiqueta para facilitar su reconocimiento.

5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Crear etiqueta.

Edición de las etiquetas específicas de la materiaPara cambiar el nombre de una etiqueta específica de la materia o editar otras propiedades:

1. En la ficha Etiquetas de Propiedades de materia:

a. Seleccione la etiqueta específica de la materia que desea editar.




Se abre el cuadro de diálogo Editar Etiqueta.

Figura 70 Etiqueta Editar

2. Para cambiar el nombre de la etiqueta, edite el campo Nombre. El nombre nuevo debe ser único.


4. (Opcional) En el campo Color, seleccione un color para la etiqueta para facilitar su visualización.

5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Editar Etiqueta.

Eliminación de etiquetas específicas de la materiaPara eliminar una etiqueta específica de la materia, en la ficha Etiquetas de Propiedades de materia:

1. Seleccione la etiqueta que desea eliminar.

2. Haga clic en Eliminar.

Nota: Las etiquetas predeterminadas se muestran para todas las materias. Al eliminar una etiqueta predeterminada de la lista en una materia, la etiqueta predeterminada todavía existe en el sistema y está disponible para otras materias. Para definir las etiquetas predeterminadas personalizadas, consulte Capítulo 5, ”Administración de etiquetas predeterminadas.”



Ficha Palabras clave

Nota: La búsqueda de palabras clave trabaja sobre mensajes que están indexados por texto completo.

Utilice la ficha Palabras clave en Propiedades de materia a fin de especificar las palabras clave para las búsquedas de recopilación.

Figura 71 Propiedades de materia - ficha Palabras clave

Las palabras clave se incluirán automáticamente en los criterios de búsqueda de cualquier búsqueda de recopilación creada en la materia. Los investigadores pueden eliminar estas palabras clave de los criterios de búsqueda si así lo desean.

Para especificar las palabras clave, escríbalas en el cuadro de texto Palabras clave. Separe las palabras clave con un espacio.



Ficha CustodiosUtilice la ficha Custodios en Propiedades de materia para crear, editar y eliminar los custodios para una materia.

Figura 72 Propiedades de materia - ficha Custodios

Un custodio es un término de descubrimiento legal que hace referencia al “propietario” de un documento o de una parte de la evidencia, o quien tenía el elemento en posesión en ese momento.

Los investigadores asignarán el custodio a los mensajes, tal y como se describe en “Asignación de custodios a mensajes” en la página 230. Los investigadores pueden ordenar los elementos a partir de un análisis basado en los custodios y separar los archivos de exportación en conjuntos individuales para el usuario.

Consulte:

◆ “Adición de custodios” en la página 128

◆ “Eliminación de custodios” en la página 136

Adición de custodios

Nota: Se recomienda agregar a una materia custodios seleccionados de la lista de identidades, tal y como se describe en Paso 2.



Nota: Si selecciona una identidad para usarla como custodio y otro usuario la elimina de Discovery Manager, recibirá el siguiente mensaje de error al hacer clic en Aceptar para cerrar las Propiedades de materia: No se puede resolver la entrada Identidad <identidad>.

Para agregar custodios nuevos:

1. En la ficha Custodios de Propiedades de materia, haga clic en Nuevo.

Se abre el cuadro de diálogo Crear custodio.

Figura 73 Crear custodio

2. En el campo Nombre:

a. Siga uno de estos pasos:

– Haga clic en la flecha de la lista desplegable.– Presione la tecla de dirección hacia abajo.

b. Seleccione una de las siguientes fuentes para el nombre del custodio:

– Exchange: continúa en “Selección de custodio mediante la Libreta de direcciones” en la página 130 o “Escribir nombres de custodios” en la página 134.

– Domino: continúa en “Selección de custodio mediante la Libreta de direcciones” en la página 130 o “Escribir nombres de custodios” en la página 134.

– Identidades: (recomendado) continúa en “Selección de custodio mediante la Libreta de direcciones” en la página 130 o “Escribir nombres de custodios” en la página 134.

– Manual: continúa en “Escribir nombres de custodios” en la página 134.



Nota: El origen que seleccione será el valor predeterminado para el resto de la sesión.

3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Crear custodio.

Selección de custodio mediante la Libreta de direccionesLuego de seleccionar Exchange, Domino o Identidades en la lista desplegable Nombres, la etiqueta del botón desplegable cambia para mostrar su elección.

1. Haga clic en el botón desplegable.


El campo Fuente muestra el nombre de la fuente que seleccionó previamente en el cuadro de diálogo Crear custodio.






3. Continúe en el tema adecuado:

• “Libreta de direcciones: Exchange o Domino” en la página 131

• “Libreta de direcciones: identidades” en la página 133

Libreta de direcciones: Exchange o Domino

Para Exchange o Domino:


• Escriba el nombre completo o parcial de la persona en el campo Buscar y siga uno de los pasos que se describen a continuación:

– Haga clic en Buscar. – Con la selección en el campo Buscar, presione Intro.Si se encuentra un nombre que coincide exactamente con sus criterios, se agrega a la lista de manera automática. El campo Buscar se vuelve a seleccionar y se borra el valor que contiene para que pueda buscar varias entradas rápidamente.

• En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, está buscando el nombre para mostrar, que se enumera por apellido. Si escribe el nombre de la persona, no obtendrá ningún resultado. Si escribe el apellido, obtendrá el nombre de la persona.

• Para buscar nombres utilizando los campos adicionales, haga clic en la flecha desplegable junto al botón Buscar y, a continuación, seleccione Búsqueda avanzada. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, escriba el criterio de búsqueda y, a continuación, haga clic en Aceptar.



Nota: El cuadro de diálogo Búsqueda avanzada sólo está disponible para los entornos de Exchange y para los entornos de Domino que utilizan LDAP. No está disponible para los entornos de Identidades o para los entornos de Domino que utilizan el directorio nativo de Domino.

Figura 76 Búsqueda avanzada

2. Si se encuentran varias coincidencias, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar dirección.

a. Seleccione el nombre correcto del cuadro de diálogo Seleccionar dirección.

Nota: Si utiliza el cuadro de diálogo Seleccionar dirección para seleccionar custodias, solo puede seleccionar un custodio a la vez.

b. Haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Seleccionar dirección se cierra y el nombre seleccionado aparece en la Libreta de direcciones.



Libreta de direcciones: identidades

Para Identidades:

1. Realice uno de los siguientes pasos en el campo Buscar:

• Para ver todas las identidades, deje en blanco el campo Búsqueda.

• Para filtrar identidades, escriba el nombre completo o parcial de la identidad.


• Haga clic en Buscar.

• Con la selección en el campo Buscar, presione Intro.

3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

4. Si aparece más de un nombre en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, se abre el cuadro de diálogo Múltiples entradas en uso: No se puede crear un custodio usando más de una entrada. Elimine las entradas hasta que quede sólo una.

Figura 77 Se encontraron múltiples identidades



a. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Múltiples entradas en uso.

b. Elimine todas las entradas menos una de la lista que se encuentra en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

c. Para cerrar la Libreta de direcciones, siga uno de los pasos que se describen a continuación:

– Haga clic en Aceptar.– Con la selección en el botón Aceptar o en la lista de

nombres, presione Intro.El nombre se muestra en la ficha Custodios en el cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Escribir nombres de custodiosDespués de seleccionar una opción en la lista desplegable Nombre, puede escribir directamente un nombre de custodio sin necesidad de ir al cuadro de diálogo Libreta de direcciones:

1. En el campo Nombre, escriba un nombre único que contenga sólo caracteres alfanuméricos. No se aceptan caracteres especiales (como ~!@#$%^).

Nota: No puede editar el nombre del custodio después de haber guardado los cambios.

2. Presione Ctrl-K o haga clic en el icono situado a la derecha del campo Nombre.

El resultado depende de lo que haya seleccionado en la lista desplegable Nombre:

• Si ha seleccionado a Exchange o Domino, a continuación, el nombre que ha escrito se resuelve en comparación con la libreta de direcciones.

Si no se puede resolver el nombre, se abre el cuadro de diálogo No se encontraron entradas.



Figura 78 No se encontraron entradas

Seleccione Sí para agregar el nombre tal y como lo ha escrito a la lista de custodios.

• Si ha seleccionado Identidades, a continuación el nombre que escriba se resuelve en comparación con los registros de identidad de Discovery Manager.

Si no se puede resolver el nombre o la dirección, se abre el cuadro de diálogo No se encontraron entradas. Seleccione Sí para agregar el nombre o la dirección exactamente tal y como la ha escrito en la lista de custodios.

• Si ha seleccionado Manual, a continuación, el nombre que escriba no se resuelve en comparación con la libreta de direcciones o los registros de identidad. Cualquier cosa que escriba se agregará a la lista de custodios después de realizar el paso 3.

3. En el cuadro de diálogo Crear custodio, haga clic en Aceptar para agregar el nombre a la lista de custodios.

Edición de la descripción del custodio

Nota: No puede editar el nombre de un custodio.

Puede utilizar la descripción del custodio para distinguir entre custodios con nombres similares.

Para editar la descripción de un custodio:

1. En la ficha Custodios de Propiedades de materia:

a. Seleccione el custodio que desea editar.




Se abre el cuadro de diálogo Editar custodio.

Figura 79 Editar custodio

2. Edite la descripción.

3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Editar custodio.

Eliminación de custodios

Nota: No puede eliminar un custodio que se asigna a un mensaje. Para poder eliminarlo, debe quitarlo de todos los mensajes.

Para eliminar un custodio, en la ficha Custodios de Propiedades de materia:

1. Seleccione el custodio que desea eliminar.

2. Haga clic en Eliminar o pulse la tecla Suprimir.

Administración de elementos en una materia 137


Administración de elementos en una materiaConsulte:

◆ “Adición de mensajes a una materia” en la página 137

◆ “Revisión de los mensajes de una materia” en la página 137

◆ “Eliminación de elementos de una materia” en la página 137

Adición de mensajes a una materiaPara agregar mensajes a una materia, consulte Capítulo 7, ”Recopilación de contenido para materias.”

Revisión de los mensajes de una materiaPara revisar los mensajes de una materia, consulte Capítulo 8, ”Revisión de contenido en materias.”

Eliminación de elementos de una materiaPuede quitar elementos de una materia en el área Revisión de materia después de asignarlos a la materia, no en el área Buscar colección. Para eliminar elementos en el área Revisión de materia, consulte “Eliminación de mensajes en Revisión de materia” en la página 238.



Vista del informe de resumen de una materia.Un administrador de materias o investigador puede ver o imprimir el informe de resumen de la materia.

El resumen de la materia es una guía útil para los investigadores.

Para ver la información del resumen sobre una materia:


2. Seleccione la materia en el panel de navegación o el panel de trabajo.

El informe de resumen de la materia aparece en el panel de vista previa.

Figura 80 Ejemplo de un informe de resumen de materia

Vista del informe de resumen de una materia. 139


La siguiente tabla describe la información que se muestra en un informe de resumen de materia.

Tabla 18 Informe de resumen de materia

Sección Campo Descripción

Creado por Nombre del usuario de Discovery Manager que creó la materia.

Creado Fecha en que se creó la materia.

Fecha de vencimiento

Fecha de vencimiento del asunto, especificada en el Asistente de creación de materias o la ficha General del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Modificado Fecha en la cual se modificaron por última vez las propiedades de materia.

Descripción Descripción de la materia, especificada en el Asistente de creación de materias o la ficha General del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Estado Estado de la materia especificado en la ficha General del cuadro de diálogo Propiedades de materia o en el panel de cinta (ficha Asunto > campo Estado).

Carpeta de retención

Nombre de la carpeta de retención legal, especificada en el Asistente de creación de materias o la ficha General del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Propiedades de materia

Propiedades de la materia especificada en el cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Buscar carpetas Lista de carpetas para buscar, especificada en la ficha Buscar carpetas del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Custodios Lista de custodios, especificada en la ficha Custodios del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Criterios de búsqueda sugeridos

• Rango de fechas de recopilación: rango de fechas para recopilación, especificado en la ficha Criterios del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

• Palabras clave: palabras clave sobre las cuales realizar la búsqueda, especificadas en la ficha Criterios del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

• Metadatos personalizados: metadatos sobre los cuales realizar la búsqueda, especificados en la ficha Metadatos del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Etiquetas específicas de la materia

Lista de etiquetas definidas para la materia, especificadas en la ficha Etiquetas del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Plantilla Lista de usuarios de Discovery Manager asignados para trabajar en la materia, especificados en la ficha Administración de usuarios del cuadro de diálogo Propiedades de materia.



Cierre de materiasPara cerrar una materia seleccionada, cambie el estado a Cerrado en uno de los siguientes campos de Estado:

◆ En la ficha General de Propiedades de materia, descrita en “Edición de las propiedades de materia” en la página 113.

◆ En la ficha Asunto del panel de cinta.

Reapertura de materiasPara volver a abrir una materia , cambie el estado a Abierto en uno de los siguientes campos de Estado:

◆ En la ficha General de Propiedades de materia, descrita en “Edición de las propiedades de materia” en la página 113.

◆ En la ficha Asunto del panel de cinta.

Estadísticas Cantidad de mensajes, etiquetas y custodios.

Cantidad actual de mensajes

Número total de elementos y el almacenamiento de información total asociado para los elementos en los siguientes estados:• Asignado a materia• Mensajes en retención• Elementos no etiquetados• Elementos sin custodios

Cantidad de custodios

Lista de custodios, sus nombres, el número total de elementos a los cuales se asignó cada custodio, el almacenamiento de información total asociado y descripciones.

Recuento de etiquetas

Lista de etiquetas, sus nombres, el número total de elementos a los cuales se asignó etiqueta, el almacenamiento de información total asociado y descripciones.

Estado Muestra los nombres y el estado de:• Búsquedas de recopilación • Búsquedas de revisión• Trabajos de exportación Para las búsquedas de recopilación y revisión, el informe también muestra la carpeta de organización en la que se encuentra la búsqueda.Para búsquedas de recopilación, el informe también muestra el número de veces que se ha ejecutado la búsqueda.

Tabla 18 Informe de resumen de materia (continuación)

Sección Campo Descripción

Eliminación de materias 141


Eliminación de materiasEl propietario o un administrador de materia, quien también es propietario de la materia, pueden eliminar una materia.

Cuando una materia se elimina:

◆ desaparece de la lista de materias para todos los usuarios asignados para trabajar en la materia.

◆ se eliminan todos los elementos retenidos para la materia.

Las materias con trabajos en ejecución no se pueden eliminar.

Para eliminar una materia:



• Haga clic con el botón secundario en la carpeta y, a continuación, seleccione Eliminar.

• Haga clic en la materia y, a continuación, haga clic en Eliminar en la ficha Inicio en el panel de cinta.

3. Cuando aparezca el mensaje de confirmación Eliminar materia, haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.

Recopilación de contenido para materias 143

7

En este capítulo se describe cómo buscar contenido y cómo agregarlo a una materia.

Consulte:

◆ Requisitos previos ............................................................................ 144◆ Lista de comprobación: recopilación de contenido para materias .... 144◆ Visualización de la lista de búsquedas de recopilación para una

materia ............................................................................................... 146◆ Visualización de un informe resumido de recopilación............. 148◆ Creación de búsquedas de recopilación ....................................... 151◆ Edición de las propiedades de búsqueda ..................................... 154◆ Especificación de carpetas en las que se va a buscar .................. 160◆ Descripción general: especificación de criterios de búsqueda de

recopilación....................................................................................... 163◆ Personalización de campos de búsqueda..................................... 164◆ Especificación de los criterios de búsqueda................................. 167◆ Eliminación de valores de todos los campos de búsqueda........ 194◆ Programación de una búsqueda .................................................... 195◆ Visualización de una búsqueda de recopilación ......................... 197◆ Copia de búsquedas de recopilación............................................. 198◆ Cambio de nombre de búsquedas de recopilación ..................... 199◆ Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de

recopilación....................................................................................... 199◆ Ejecución de una búsqueda de recopilación ................................ 202◆ Re-ejecución de una búsqueda de recopilación........................... 202◆ Supervisión del progreso de la búsqueda .................................... 203◆ Visualización de errores de búsqueda .......................................... 205◆ Visualización de historial de búsqueda ........................................ 208◆ Visualización de resultados de búsqueda de recopilación ........ 209

Recopilación decontenido para

materias


Recopilación de contenido para materias

◆ Selección de mensajes...................................................................... 216◆ Asignación de resultados de búsqueda de recopilación a una

materia............................................................................................... 218◆ Eliminación de búsquedas.............................................................. 220◆ Monitoreo del estado de las operaciones para una materia ...... 221

Requisitos previosPara crear una materia, consulte Capítulo 6, ”Administración de materias.”

Para recopilar y asignar contenido para una materia, debe tener la función de investigador.

Lista de comprobación: recopilación de contenido para materias

En la tabla siguiente se describen los pasos principales para recopilar contenido para una materia.

Tabla 19 Lista de comprobación: recopilación de contenido para materias

Paso Consultar

1 ¿La materia tiene una búsqueda existente que pueda utilizar?

• “Visualización de la lista de búsquedas de recopilación para una materia” en la página 146

• “Visualización de un informe resumido de recopilación” en la página 148

• Si no es así, cree una. • “Creación de búsquedas de recopilación” en la página 151

• Si es así, copie la búsqueda existente. • “Copia de búsquedas de recopilación” en la página 198

2 ¿Los campos de búsqueda predeterminados/existentes son adecuados?

• Si no lo son, personalícelos. • “Personalización de campos de búsqueda” en la página 164

• Si lo son, especifique los criterios de búsqueda. • “Especificación de los criterios de búsqueda” en la página 167

Lista de comprobación: recopilación de contenido para materias 145


3 Especifique las propiedades de búsqueda y las carpetas en las que se va a buscar.

• “Edición de las propiedades de búsqueda” en la página 154

• “Visualización de una búsqueda de recopilación” en la página 197

4 Especifique cuándo ejecutar la búsqueda. “Programación de una búsqueda” en la página 195

5 Ejecute la búsqueda. • “Ejecución de una búsqueda de recopilación” en la página 202

• “Supervisión del progreso de la búsqueda” en la página 203

6 Asigne resultados de búsqueda a la materia. • “Visualización de resultados de búsqueda de recopilación” en la página 209

• “Asignación de resultados de búsqueda de recopilación a una materia” en la página 218

Tabla 19 Lista de comprobación: recopilación de contenido para materias (continuación)

Paso Consultar



Visualización de la lista de búsquedas de recopilación para una materia

Para ver una lista de las búsquedas de recopilación existentes para una materia, en el panel de navegación:

1. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias.

2. Expanda el nodo de la materia.

3. Haga clic en el nodo Área de recopilación.

Si no existen búsquedas o carpetas de búsqueda para la materia, en el panel de trabajo se muestran dos enlaces:

• Nueva búsqueda (Ctrl-S): consulte “Creación de búsquedas de recopilación” en la página 151.

• Nueva carpeta (Ctrl-F): consulte “Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación” en la página 199.

Figura 81 Área de recopilación: sin búsquedas ni carpetas de búsqueda

Si las búsquedas existen, en el panel de trabajo se muestran las búsquedas de recopilación de la materia, entre ellas, las búsquedas que ha organizado en carpetas.

Visualización de la lista de búsquedas de recopilación para una materia 147


Figura 82 Área de recopilación - Búsquedas y una carpeta de organización

Las búsquedas en las que se produjeron errores se muestran en rojo en el panel de trabajo. Para obtener información sobre el error, haga clic en la entrada roja para ampliar el nodo de búsqueda.

Para organizar las búsquedas en carpetas, consulte “Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación” en la página 199.

En la tabla siguiente se describe la información mostrada para cada búsqueda en un nodo Área de recopilación seleccionado.

Tabla 20 Área de recopilación: columnas de búsqueda


Nombre Nombre de la búsqueda de recopilación.

Elementos procesados

Número total de mensajes que se han devuelto en los resultados de búsqueda.



Nota: Cada vez que se ejecuta una búsqueda, un nuevo subnodo se crea debajo del nodo de búsqueda. Cada subnodo representa una ocurrencia anterior de la búsqueda. Consulte “Visualización de historial de búsqueda” en la página 208 para obtener más información.

Visualización de un informe resumido de recopilaciónPara ver un informe de resumen de recopilación para una búsqueda de recopilación, en el panel de navegación:


2. Seleccione la materia a la que pertenece la búsqueda.

3. Haga clic en el nodo Área de recopilación.

4. En el panel de trabajo, seleccione la búsqueda de la lista.

El panel de detalles muestra el informe de resumen para la búsqueda de recopilación seleccionada.

Estado Estado de la búsqueda de recopilación:• Finalizado: la búsqueda ha finalizado correctamente.• Error: la búsqueda no ha podido realizar correctamente.• En espera: la búsqueda está esperando a iniciar el procesamiento

de elementos.• En ejecución: la búsqueda está procesando elementos de forma

activa.• Detenido: ha finalizado una búsqueda en ejecución.• Creado: no se ha ejecutado o programado la ejecución de la

nueva búsqueda.• Desconocido: el estado de la búsqueda es desconocido.

Fecha de creación Fecha y hora en la que se ha creado la búsqueda de recopilación.

Carpeta La carpeta de organización en que se encuentra la búsqueda de recopilación.

Tabla 20 Área de recopilación: columnas de búsqueda (continuación)


Visualización de un informe resumido de recopilación 149


Figura 83 Informe resumido de recopilación

5. En la sección Ejecuciones, una entrada roja indica que ocurrió un error cuando se ejecutó la búsqueda. Expanda la entrada para ver los detalles del error.

Figura 84 Errores que aparecen en el informe resumido de recopilación



La tabla siguiente describe la información que aparece sobre la búsqueda de recopilación seleccionada.

Tabla 21 Errores que aparecen en el informe resumido de recopilación

Campo o área Descripción

Buscar colección Nombre de la búsqueda.

Fecha de creación Fecha en que se creó la búsqueda.

Creado por Nombre del usuario de Discovery Manager que creó la búsqueda.

Estado Estado de la búsqueda después de la última vez que se ejecutó.

Criterios Enumera los campos de búsqueda utilizados y sus valores.La sección Criterios del informe muestra los criterios de búsqueda utilizados más recientemente. No realiza un seguimiento de los cambios realizados a los criterios de búsqueda.

Ejecuciones Enumera el historial de búsqueda. Cada fila contiene información sobre una ocurrencia (instancia) de búsqueda, equivalente a un subnodo de la búsqueda que aparece en el panel de navegación (como se describe en “Visualización de historial de búsqueda” en la página 208).Cada fila muestra la siguiente información sobre una instancia de búsqueda:• N.º: el orden en que se ejecutó la instancia.• Ejecutado por: el nombre del usuario de Discovery Manager que ejecutó esa instancia.• Cuándo: la fecha y hora en la que se ejecutó la instancia.• Estado: el estado de la instancia (Finalizado, Error, Detenido).• Elementos procesados: el número de elementos procesados por la instancia de búsqueda.

Nota: Cuando cambia el valor Resultados máximos de la búsqueda en Propiedades de búsqueda antes de ejecutar o volver a ejecutar una búsqueda, y ésta se detiene porque alcanza el número máximo de resultados de búsqueda, el informe de resumen de búsqueda muestra el estado “Detenido debido a límite de aciertos” únicamente para la primera instancia de búsqueda. Especifique un valor bajo para Resultados máximos de la búsqueda sólo cuando esté probando los criterios de búsqueda. Especifique un valor alto para Resultados máximos de la búsqueda en un entorno de producción. Consulte “Edición de las propiedades de búsqueda” en la página 154.

Creación de búsquedas de recopilación 151


Creación de búsquedas de recopilaciónPara crear búsquedas de recopilación, en el panel de navegación:


2. Expanda la materia para la que desea crear una búsqueda.


• Si no existe ninguna búsqueda, haga clic en el enlace Nueva búsqueda (Ctrl-S).

• Si no existe ninguna búsqueda, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-S.

• Haga clic con el botón secundario en el nodo Área de recopilación para la materia y, a continuación, seleccione Nueva búsqueda.

• Haga clic en Nuevo en la ficha Buscar del panel de cinta.

• Haga clic con el botón secundario en una carpeta que se haya utilizado para organizar búsquedas. Para obtener información acerca de la creación de carpetas, consulte “Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación” en la página 199.

(Como alternativa, para una materia sin ninguna búsqueda, puede seleccionar el nodo Área de recopilación en el panel de navegación y, a continuación, hacer clic en el enlace Nueva búsqueda en el panel de trabajo.)

Aparece una búsqueda denominada Nueva búsqueda en el nodo Área de recopilación. Si ya existe una búsqueda con esa denominación, se agrega el número (1) a Nueva búsqueda.

Figura 85 Nueva búsqueda



4. Edite el nombre de la nueva búsqueda y, a continuación, presione Intro.

Nota: Los nombres de las búsquedas de recopilación no necesitan ser únicos dentro del Área de recopilación de una materia.

5. Haga clic en el nodo de búsqueda nombrado recientemente.

El panel de trabajo muestra el área de criterios de búsqueda que contiene los campos de búsqueda predeterminados (Fecha de mensaje, Remitente, Destinatario, y Remitente o Destinatario).

La parte superior del área de criterios de búsqueda muestra:

• Para una búsqueda de recopilación:

– El nombre de la búsqueda– Los nombres de las carpetas de búsqueda seleccionadas

para la búsqueda o Todas las carpetas

– Las palabras clave definidas para la materia en el campo no etiquetado Palabra clave

• Para una búsqueda de revisión (realizada en el nodo Revisión de materia, como se describe en “Revisión de contenido en materias” en la página 223):

– El nombre de la búsqueda– El nombre de la carpeta de retención, si existe una asignada

a la materia.

Creación de búsquedas de recopilación 153


Figura 86 Campos de búsqueda predeterminados

6. Especifique los criterios de búsqueda. Consulte “Descripción general: especificación de criterios de búsqueda de recopilación” en la página 163.



Edición de las propiedades de búsquedaConsulte :


◆ “Acerca de la casilla de verificación “Siempre buscar mensajes incorporados”” en la página 154

◆ “Procedimiento: edición de las propiedades de búsqueda” en la página 156

◆ “Advertencia cuando varios usuarios están trabajando con la misma búsqueda” en la página 159

Consideraciones y limitaciones◆ Puede editar todas las propiedades de una búsqueda actual que

aún no se haya ejecutado.

◆ Únicamente puede editar el campo de Resultados máximos de la búsqueda de una búsqueda actual que se haya ejecutado.

◆ No puede editar las propiedades de búsqueda mientras se está ejecutando una búsqueda.

◆ No puede editar las propiedades de búsqueda para una instancia de búsqueda (una ocurrencia anterior de una búsqueda). Para obtener más información acerca de ocurrencias anteriores de búsquedas, consulte “Visualización de historial de búsqueda” en la página 208.

Acerca de la casilla de verificación “Siempre buscar mensajes incorporados”El administrador de aplicaciones de Discovery Manager especifica la configuración predeterminada para la casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados.

Seleccione la casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados únicamente si desea buscar siempre elementos que contengan mensajes incorporados enviados por el remitente especificado o al destinatario especificado.

La casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados afecta los resultados de las búsquedas que implican los campos de búsqueda Remitente y/o Destinatario:

Edición de las propiedades de búsqueda 155


◆ Si selecciona la casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados cuando utiliza los campos de búsqueda Remitente y/o Destinatario, Discovery Manager:

• Realiza una búsqueda de índices de texto completo en los campos Remitente y/o Destinatario. (Consulte el glosario para obtener más información acerca de las búsquedas de índices de texto completo).

• Arroja elementos con mensajes incorporados que coinciden con los criterios especificados.

◆ Si desactiva la casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados cuando utiliza los campos de búsqueda Remitente y/o Destinatario, Discovery Manager:

• Realiza una búsqueda relacional en los campos Remitente y/o Destinatario. (Consulte el glosario para obtener más información acerca de las búsquedas relacionales.)

• No arroja elementos con mensajes incorporados que coinciden con los criterios especificados.

Si desea recopilar información rápidamente para realizar una evaluación de caso, resulta útil borrar la casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados. Sin embargo, es posible que obtenga muchos falsos positivos (elementos que realmente no son pertinentes) o no obtenga elementos pertinentes.

Si la casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados está sin seleccionar, Discovery Manager aún puede buscar mensajes incorporados en ciertos casos. Por ejemplo, de forma predeterminada, otros campos de búsqueda (como Palabra clave, Asunto y Cuerpo) realizan una búsqueda de índices de texto en mensajes y mensajes incorporados en el Archivo Nativo de EMC SourceOne. La búsqueda de indexación de texto completo también sucede si escribe valores manualmente en un campo de dirección.

Ejemplo Para este ejemplo, suponga que los dos mensajes siguientes se encuentran en el archivo:

◆ El mensaje 1 tiene como destinatario a C y no contiene un mensaje incorporado.

◆ El mensaje 2 tiene como destinatarios a A y B, y contiene un mensaje incorporado que tiene como destinatario a C.



Si especifica como destinatario a C en el campo Destinatario, los resultados de búsqueda dependen de que se haya seleccionado la casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados:

◆ Si seleccionó la casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados, el resultado de la búsqueda arrojará el mensaje 1 y el mensaje 2.

◆ Si desactivó la casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados, sólo se arroja el mensaje 1.

Procedimiento: edición de las propiedades de búsquedaPara editar propiedades de búsqueda, entre ellas, las carpetas de búsqueda de especificación:


• En el panel de navegación del nodo Área de recopilación, haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Propiedades.

• En el panel de trabajo, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra a la derecha del campo de palabra clave y seleccione Propiedades de búsqueda.

• Haga clic en la búsqueda del nodo Área de recopilación y seleccione Propiedades de la ficha Búsqueda en el panel de cinta.



Se abre el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.

Figura 87 Propiedades de búsqueda

2. (Opcional) Para especificar el número máximo de resultados de búsqueda, edite el campo Resultados máximos de la búsqueda. El administrador de aplicaciones de Discovery Manager establece el valor predeterminado.

Normalmente, este valor se ajusta después de probar los criterios de búsqueda. Por ejemplo, puede ejecutar la búsqueda utilizando el valor predeterminado. Si está conforme con los resultados, puede aumentar el valor Resultados máximos de la búsqueda y volver a ejecutar la búsqueda.

Consulte “Comportamiento del Número máximo de aciertos por búsqueda (Resultados máximos de la búsqueda)” en la página 158.




• Para buscar Remitente y/o Destinatario en mensajes incorporados (mensajes incluidos en otros mensajes), seleccione la casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados.

• Para no buscar Remitente y/o Destinatario en mensajes incorporados, desactive la casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados.

4. Para especificar las carpetas en las que se va a buscar, consulte “Especificación de carpetas en las que se va a buscar” en la página 160.

Comportamiento del Número máximo de aciertos por búsqueda (Resultados máximos de la búsqueda)

Los administradores de aplicaciones de Discovery Manager pueden especificar el valor del Número máximo de aciertos por búsqueda desde Administración > Configuración. Este valor se establece como el predeterminado en los Resultados máximos de la búsqueda de las Propiedades de búsqueda.

Los investigadores pueden cambiar el valor de los Resultados máximos de la búsqueda desde las Propiedades de búsqueda.

Sin embargo, el número máximo de resultados que obtendrá depende de si el valor de Resultados máximos de la búsqueda que especifica es mayor que, menor que o múltiplo exacto de 5.000 (el tamaño de lote interno que se usa para guardar los resultados de búsqueda en la base de datos).



Consulte la tabla siguiente.

Advertencia cuando varios usuarios están trabajando con la misma búsquedaEs posible que más de un usuario pueda trabajar con una búsqueda al mismo tiempo.

Por ejemplo:

1. El usuario 1 crea una búsqueda llamada búsqueda 1 y abre el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.

2. El usuario 2 inicia Discovery Manager y ejecuta la búsqueda 1.

3. El usuario 1, que aún tiene el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda abierto para la búsqueda 1, realiza algunos cambios y hace clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

4. El usuario 1 ve la siguiente advertencia:

Tabla 22 Comportamiento del Número máximo de aciertos por búsqueda (Resultados máximos de la búsqueda)

Valor de configuración de Resultados máximos de la búsqueda Resultados

Menor que 5.000 El número de resultados no superará el valor de Resultados máximos de la búsqueda, como se esperaba.

Es un múltiplo exacto de 5.000 El número de resultados no superará el valor de Resultados máximos de la búsqueda, como se esperaba.

Es mayor que 5.000 pero no es un múltiplo exacto de 5.000

El número de resultados puede superar el valor de Resultados máximos de la búsqueda hasta en 4.999 resultados.



Figura 88 Advertencia - Propiedades de búsqueda

5. El usuario 1 hace clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de advertencia.

Únicamente se guarda el valor Resultados máximos de la búsqueda porque la búsqueda fue ejecutada por el usuario 2 antes de que el usuario 1 haya hecho clic en Aceptar. Ese es el único valor que se puede cambiar después de ejecutarse una búsqueda.

Especificación de carpetas en las que se va a buscarEl administrador de materias especificó las carpetas disponibles en las que se va a buscar para la materia.

Un investigador puede seleccionar una o más carpetas en las que se va a buscar de las carpetas disponibles para la materia.

Consulte:


◆ “Procedimiento: especificación de carpetas en las que se va a buscar” en la página 161

Consideraciones y limitaciones◆ Debe seleccionar por lo menos una carpeta de búsqueda.

◆ Puede seleccionar carpetas de búsqueda antes de ejecutar una búsqueda. No puede seleccionar carpetas de búsqueda diferentes después de que haber ejecutado una búsqueda.

◆ Las carpetas sin retención que usted especifica sólo se aplican para las búsquedas de recopilación.

Especificación de carpetas en las que se va a buscar 161


◆ Las búsquedas de revisión sólo se aplican a mensajes que se han asignado a una materia. Al realizar una búsqueda de revisión, la carpeta de retención se selecciona automáticamente y no es posible deseleccionarla. Las búsquedas de revisión no se realizan en las carpetas sin retención. Consulte “Revisión de contenido en materias” en la página 223.

◆ Si activa la casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de la materia en Propiedades de búsqueda y luego el administrador de materias cambia las carpetas de búsqueda seleccionadas en Propiedades de materia, los resultados de búsqueda reflejarán las carpetas seleccionadas en Propiedades de materia. Se incluirán en la búsqueda todas las carpetas agregadas por el administrador de materias a las Propiedades de materia. Por otra parte, no se incluirán en la búsqueda todas las carpetas eliminadas por el administrador de materias de las Propiedades de materia.

◆ Si marca la casilla Buscar en todas las carpetas de asunto de las Propiedades de búsqueda, los cambios que se realicen en las propiedades de la carpeta de materias se verán reflejados en el cuadro de diálogo de propiedades de búsqueda del nodo raíz de la búsqueda. No se pueden abrir las propiedades de una instancia de búsqueda (una búsqueda que se ha ejecutado).

Procedimiento: especificación de carpetas en las que se va a buscarPara especificar carpetas de búsqueda:


• En el panel de trabajo, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra a la derecha del campo de palabra clave y seleccione Propiedades de búsqueda.

• En el panel de navegación del nodo Área de recopilación, haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Propiedades.

• En el panel de navegación del nodo Área de recopilación, haga clic en la búsqueda y seleccione Propiedades de la ficha Búsqueda en el panel de cinta.



Se abre el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.

Figura 89 Propiedades de búsqueda


• Para buscar en todas las carpetas, active la casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de la materia.

Nota: La casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de la materia se encuentra disponible para búsquedas de recopilación, no en búsquedas dentro de la materia (de revisión).

• Para seleccionar carpetas:

a. Desactive la casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de la materia.

b. Active la casilla de verificación situada junto a cada carpeta que desea buscar.

c. Desactive la casilla de verificación situada junto a cada carpeta que no desea buscar.

3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.

Descripción general: especificación de criterios de búsqueda de recopilación 163


Descripción general: especificación de criterios de búsqueda de recopilación

Campos debúsqueda

Al crear una búsqueda de recopilación, en el panel de trabajo se muestran los siguientes campos de búsqueda predeterminados:

◆ Fecha de mensaje

◆ Remitente

◆ Destinatario

◆ Remitente o destinatario

Puede:

◆ Cambiar los campos predeterminados.

◆ Agregar campos.

◆ Quitar campos.

◆ Borrar los valores de los campos de búsqueda.

Consulte:

◆ “Personalización de campos de búsqueda” en la página 164

◆ “Especificación de los criterios de búsqueda” en la página 167

◆ “Eliminación de valores de todos los campos de búsqueda” en la página 194

Consideraciones ylimitaciones

◆ Si no especifica ningún criterio de búsqueda en los campos de búsqueda, se devolverán todos los mensajes en los archivos, limitados por los siguientes valores en Propiedades de búsqueda:

• Resultados máximos de la búsqueda

• Siempre buscar mensajes incorporados

◆ Las palabras clave definidas por el administrador de materias en Propiedades de materia se muestran en el campo de palabras clave. La búsqueda tendrá en cuenta estas palabras clave en el asunto del mensaje. Si no desea buscar en una palabra clave, elimínela del campo Palabra clave. También puede agregar palabras clave. Consulte “Búsqueda en palabras clave” en la página 176.



◆ Para buscar en campos de texto (tales como Palabra clave, Asunto, Cuerpo o Datos adjuntos), el mensaje debe estar indexado por texto completo. Para obtener más información acerca de la búsqueda en campos de texto, consulte “Resumen: procedimiento de búsqueda de texto” en la página 171.

◆ Se pueden unir con OR valores múltiples en un campo de búsqueda. Para unir con AND valores, agregue un segundo campo. Por ejemplo, para unir con AND dos remitentes, agregue un segundo campo de Remitentes. Consulte “Cómo buscar términos AND y OR” en la página 177.

Personalización de campos de búsquedaPuede cambiar, agregar y quitar los campos de búsqueda.

Consulte:

◆ “Cambio de campos de búsqueda existentes” en la página 165

◆ “Adición de campos de búsqueda” en la página 166

◆ “Eliminación de campos de búsqueda” en la página 166

Personalización de campos de búsqueda 165


Cambio de campos de búsqueda existentesPara cambiar un campo de búsqueda que se muestra en el panel de trabajo:

1. Haga clic en la flecha desplegable en la etiqueta del campo.

2. Seleccione el nuevo campo de la lista desplegable.

Figura 90 Cambio de campos de búsqueda



Adición de campos de búsquedaPara agregar un campo de búsqueda al panel de trabajo:

1. Haga clic en Agregar criterios.

2. Seleccione el campo de la lista desplegable.

Figura 91 Adición campos de búsqueda

Los campos de búsqueda nuevos se agregan desde arriba hacia abajo.

Si agrega más campos que se puede mostrar una vez, una barra de desplazamiento vertical aparece en el lado derecho del área de criterio de búsqueda.

Eliminación de campos de búsquedaPara eliminar un campo de búsqueda del panel de trabajo:

1. Haga clic en la flecha desplegable en la etiqueta del campo.

2. Seleccione Quitar de la lista desplegable.

Especificación de los criterios de búsqueda 167


Especificación de los criterios de búsquedaPara especificar criterios en campos de búsqueda, consulte:

◆ “Descripciones de campos de búsqueda” en la página 167

◆ “Resumen: procedimiento de búsqueda de texto” en la página 171

◆ “Búsqueda en palabras clave” en la página 176

◆ “Cortar y pegar párrafos en campos de texto” en la página 177

◆ “Cómo buscar términos AND y OR” en la página 177

◆ “Especificación del nombre de datos adjuntos” en la página 178

◆ “Especificación de destinatarios, remitentes o propietarios” en la página 178

◆ “Especificación de fecha de mensaje” en la página 188

◆ “Especificación de tamaño de mensaje” en la página 190

◆ “Búsqueda en metadatos personalizados” en la página 191

Nota: Para realizar búsquedas en el archivo nativo de EMC SourceOne o en el archivo de EMC EmailXtender 4.8, el número máximo de términos de búsqueda es 1024. Por ejemplo, un criterio de búsqueda con 1000 direcciones y 25 palabras clave excedería el límite establecido. Éste es un límite de indexación de ISYS.

Descripciones de campos de búsquedaLa tabla siguiente:

◆ describe cada campo de búsqueda (se muestra en orden alfabético).

◆ muestra los valores válidos (y los operadores, si son diferentes al automático Contiene) para los campos de búsqueda.



Tabla 23 Resumen: campos de búsqueda

Campo de búsqueda Descripción Operadores y valores válidos

Datos adjuntos Se utiliza para buscar mensajes según el texto en los datos adjuntos.

Consulte “Resumen: procedimiento de búsqueda de texto” en la página 171.

Nombre de datos adjuntos

Se utiliza para buscar los mensajes según el texto en el nombre de los datos adjuntos.


Cuerpo Se utiliza para buscar los mensajes según el texto en el cuerpo del mensaje.


Cifrado Se utiliza para buscar mensajes que están cifrados.

Haga clic en la flecha desplegable del campo Cifrado y , a continuación, seleccione uno de los valores siguientes:• blanco = excluye este campo de la búsqueda.• Verdadero = busca mensajes que están cifrados.• Falso = busca los mensajes que no están cifrados.

Tiene datos adjuntos Se utiliza para buscar mensajes que tienen datos adjuntos.

Haga clic en la flecha desplegable del campo Tiene datos adjuntos y , a continuación, seleccione uno de los valores siguientes:• blanco = excluye este campo de la búsqueda.• Verdadero = busca mensajes que tienen datos

adjuntos.• Falso = busca mensajes que no tienen datos adjuntos.

Tipo de elemento Se utiliza para buscar mensajes según el tipo de elemento (clase de mensaje).

Haga clic en la flecha desplegable del campo Tipo de elemento y , a continuación, seleccione uno de los valores siguientes:• Mensaje• Contacto• Cita• Tarea• Nota publicada• Entrada del diario• Nota adhesiva• Entrada de programa• Documento• Informe de entrega• Informe de lectura• Otro informe• Otro



Palabra clave De forma predeterminada, se muestra un campo Palabra clave no etiquetado en la parte superior del área de criterios de búsqueda. Si el administrador de materias especificó palabras clave para la materia, se muestran las palabras clave en el campo Palabra clave.

Consulte:• “Resumen: procedimiento de búsqueda de texto” en la

página 171• “Búsqueda en palabras clave” en la página 176.

Fecha de mensaje Se utiliza para buscar mensajes según la fecha en la que se recibió el mensaje.

Los operadores válidos son:• El• El o después de• El o antes de• EntreConsulte “Especificación de fecha de mensaje” en la página 188.

ID de mensaje Se utiliza para buscar un mensaje concreto según su ID de mensaje único.

Sólo puede teclear letras, números y puntos decimales (.) en este campo. Si copia y pega caracteres no válidos en este campo aparecerá un mensaje de error al hacer clic en Buscar. No puede usar comodines.

Tamaño de mensaje Se utiliza para buscar mensajes según el tamaño del mensaje, en bytes.

Haga clic en la flecha desplegable en la primera parte del campo Tamaño de mensaje y, a continuación, seleccione uno de los valores siguientes:• Igual a• Mayor que• Menor queEn la segunda parte del campo Tamaño de mensaje, escriba el tamaño en bytes. El número máximo de dígitos es 20.Consulte “Especificación de tamaño de mensaje” en la página 190.

Metadatos Se utiliza para buscar mensajes según los metadatos del mensaje.

Consulte:• “Resumen: procedimiento de búsqueda de texto” en la

página 171.• “Búsqueda en metadatos personalizados” en la página

191

Propietario Se utiliza para buscar mensajes según el propietario.

Seleccione un valor de la libreta de direcciones o identidades.Consulte “Especificación de destinatarios, remitentes o propietarios” en la página 178.

Tabla 23 Resumen: campos de búsqueda (continuación)




Protegido por contraseña

Se utiliza para buscar mensajes que tienen datos adjuntos protegidos mediante contraseña. Busca el indicador protegido mediante contraseña, pero no en los datos adjuntos reales.

Nota: Los resultados de la búsqueda indican que archivos adjuntos estan protegidos con contraseña sólo si la carpeta de archivo en la que se está buscando tiene habilitada la opción de Indexación de Archivos adjuntos.

Haga clic la flecha desplegable del campo Protegido por contraseña y, a continuación, seleccione uno de los valores siguientes:• blanco = excluye este campo de la búsqueda.• Sí = busca los mensajes que tienen datos adjuntos

protegidos mediante contraseña.• No = busca los mensajes que no tienen datos adjuntos

protegidos mediante contraseña.

Prioridad Se utiliza para buscar mensajes según la prioridad (importancia).

Haga clic en la flecha desplegable del campo Prioridad y , a continuación, seleccione uno de los valores siguientes:• Alta• Normal• Baja

Destinatario Se utiliza para buscar mensajes según el destinatario.

Puede seleccionar un valor de la libreta de direcciones, identidades o metadatos de ruta, o puede escribir un valor.Consulte “Especificación de destinatarios, remitentes o propietarios” en la página 178.

Remitente o destinatario

Se utiliza para buscar mensajes según el remitente o el destinatario.


Remitente Se utiliza para buscar mensajes según el remitente.






Resumen: procedimiento de búsqueda de textoPuede buscar texto en estos campos de búsqueda, como se describe en la siguiente tabla:

◆ Datos adjuntos

◆ Nombre de datos adjuntos

◆ Cuerpo

◆ Palabra clave

◆ Metadatos

◆ Asunto

Sensibilidad Se utiliza para buscar mensajes según la sensibilidad.

Haga clic en la flecha desplegable del campo Sensibilidad y , a continuación, seleccione uno de los valores siguientes:• Ninguno• Personal• Privado• Confidencial• Llamada (para Notes)• Buen trabajo (para Notes)• Broma (para Notes)• Recordatorio• Pregunta (para Notes)• Gracias (para Notes)• Para su información (para Notes)

Asunto Se utiliza para buscar mensajes según el texto en el asunto.


ID de transacción Se utiliza para buscar un mensaje concreto según su identificador único que corresponde a la entrada de registro de seguimiento Exchange, Domino o SMTP para el mensaje.

Sólo puede teclear letras, números y puntos decimales (.) en este campo. Si copia y pega caracteres no válidos en este campo aparecerá un mensaje de error al hacer clic en Buscar. No puede usar comodines.





Búsqueda de palabras y frasesConsulte:

◆ “Palabras y frases exactas” en la página 173

◆ “Varias palabras o frases” en la página 173

Tabla 24 búsqueda de texto

Para buscar texto que _______ el valor especificado Haga esto

Contiene • Para buscar en un número o palabra, escriba el valor o palabra.• Para buscar en una frase exacta, encierre la frase con comillas dobles.

Ejemplo: "Recursos humanos"Consulte “Búsqueda de palabras y frases” en la página 172 para obtener más información.

No contiene Encierre el número, palabra o frase entre comillas dobles y luego escriba un signo menos (-) antes de la primera comilla.Ejemplo: -"Recursos humanos"

Nota: No incluya un espacio entre el signo menos y la primera comilla doble.

Consulte “Uso del operador No contiene (-)” en la página 173 para obtener más información.

Comienza con Escriba el asterisco (*) como carácter comodín después del número o palabra. Ejemplo: administrar*

Nota: No incluya un espacio entre el comodín y el número o palabra.

Consulte “Utilización de comodines” en la página 174 para obtener más información.

Finaliza con Escriba el asterisco (*) como carácter comodín antes del número o palabra. Ejemplo: *23

Nota: No incluya un espacio entre el comodín y el número o palabra.

Consulte “Utilización de comodines” en la página 174 para obtener más información.



Palabras y frases exactasPara buscar palabras o frases exactas, encierre el texto entre comillas dobles.

Por ejemplo, el término de búsqueda "John Kennedy" sólo arrojará elementos si la frase exacta John Kennedy se encuentra íntegramente. El texto John F. Kennedy no produciría una coincidencia ni tampoco lo haría Ken.

Varias palabras o frasesPuede buscar en varias palabras y/o frases. Las palabras y frases se unirán con OR.

Por ejemplo, si busca cuota de ventas Q3, las palabras se unen con OR. Se obtendrán los resultados que coincidan parcialmente por lo menos con una de las palabras.

Puede buscar en una mezcla de palabras y frases, como Chicago "ventas internas" T1.

Para buscar en palabras y frases exactas, encierre las palabras y frases en comillas dobles.

Nota: Las palabras AND y OR no actúan como operadores.

Uso del operador No contiene (-)

Nota: Los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Remitente o Destinatario, Propietario) no admiten el operador No contiene (-).

El signo menos (-) al comienzo de una palabra o número actúa como un operador No contiene.

Ejemplos ◆ Si introduce - cerrado a continuación, en el campo de búsqueda Asunto, la búsqueda no devolverá mensajes que contengan la palabra cerrado en el asunto.

◆ Si escribe comercio -cerrado en el campo Asunto, los términos se unen con OR, tal y como se describe en “Varias palabras o frases” en la página 173. La búsqueda buscará los mensajes que tienen la palabra comercio o que no tienen la palabra cerrado. Se devolvería un mensaje que tuviera la palabra cerrado en el asunto si también tiene la palabra comercio en el asunto.

Nota: La palabra NOT no actúa como operador.



Utilización de comodinesPuede utilizar un asterisco (*) como un carácter comodín en términos de búsqueda en los campos que aparecen en “Resumen: procedimiento de búsqueda de texto” en la página 171 y en los campos de dirección Remitente, Destinatario y Remitente o Destinatario, según las instrucciones descritas en los temas siguientes:

◆ “Usos admitidos de comodines” en la página 174

◆ “Usos no admitidos de comodines” en la página 175

◆ “Especificación del nombre de datos adjuntos” en la página 178

Usos admitidos de comodinesLos comodines se admiten en los casos siguientes:

◆ “Al principio o al final de una palabra” en la página 174

◆ “Unión con OR de varias palabras en el mismo campo de texto” en la página 175

◆ “Unión con AND de varias palabras mediante campos de texto duplicados” en la página 175

Al principio o al final de una palabra

Puede utilizar un comodín al principio o al final de una palabra.

El uso de un comodín (*) es relativamente eficaz al final de una palabra y mucho más intensivo en el equipo si se utiliza al principio de una palabra.

Se aplican las siguientes instrucciones:

◆ Final de una palabra: si introduce un comodín al final de una palabra, la búsqueda encuentra todas las palabras que comienza con las letras que aparecen antes del carácter comodín.

Ejemplos:

• sobre* busca sobre, sobrecarga, sobreactuar, sobrecalentamiento, etc.

• casa* busca casa, casamiento, casación, etc.



◆ Principio de una palabra: si introduce un comodín al principio de una palabra, la búsqueda encuentra todas las palabras que finalizan con las letras especificadas. (Esta opción puede aumentar el tiempo de búsqueda necesario de forma significativa.)

Ejemplos:

• *grafía busca tipografía, ortografía, radiografía, etc.

• *mente busca igualmente, paulatinamente, fácilmente, etc.

Unión con OR de varias palabras en el mismo campo de texto

Puede unir con O varias palabras en el mismo campo de texto.

Por ejemplo, suponga que escribe fácil* *mente en el campo Asunto.

Los términos coincidentes serían aquellos que empezasen con fácil o que terminasen en mente.

Entre las coincidencias se incluirían fácil, facilidad, facilista, facilitar, mente, e igualmente, pero no incluiría mentecato, mentecatada, mentecatería o mentesano.

Unión con AND de varias palabras mediante campos de texto duplicados

Puede unir con Y varias palabras mediante campos de texto duplicados.

Por ejemplo, suponga que agrega un segundo campo Asunto e introduce los valores siguientes:

Primer campo de asunto: fácil*

Segundo campo de asunto: *mente

Los términos coincidentes serían aquellos que empezasen con fácil y que terminasen en mente.

Las coincidencias podrían incluir fácilmente, pero no incluiría fácil, facilidad, facilísimo, facial o facilitar.

Usos no admitidos de comodinesLos comodines no se admiten en los casos siguientes:

◆ Caracteres comodín incrustados

Ejemplos:enorme*mente, de*mente*s

◆ Un único carácter comodín solo

Ejemplo: *



◆ Inmediatamente antes de un punto.

Ejemplo: *.txt

◆ Comodín utilizado como operador en una frase

Ejemplo: *“dividendo trimestral”

◆ Comodín dentro de una frase

Ejemplo: “dividendo * trimestral”

El asterisco se interpreta como un carácter comodín.

◆ En el campo Propietario

Si utiliza caracteres comodín en casos no compatibles, el área de criterios de búsqueda muestra un mensaje de error.

Búsqueda en palabras clavePara buscar en el asunto, el cuerpo o los datos adjuntos, puede utilizar:

◆ Los campos Asunto, Cuerpo o Datos adjuntos. Para agregarlos a sus criterios de búsqueda, consulte “Adición de campos de búsqueda” en la página 166.

◆ El campo de palabra clave, tal y como se describe en el procedimiento siguiente.

Para buscar en una palabra clave:

1. Escriba todos o algunos caracteres de la palabra clave en el campo de palabra clave (el campo no etiquetado en la parte superior del área de criterios de búsqueda).

Consulte “Búsqueda de palabras y frases” en la página 172 para obtener más información.

2. Haga clic en Buscar.

Las palabras ingresadas en el campo palabra clave son ORed. Para unir palabras clave con AND, consulte “Cómo buscar términos AND y OR” en la página 177.



Cortar y pegar párrafos en campos de textoPuede cortar y pegar párrafos en los campos Palabras clave, ID de mensaje, Asunto, Cuerpo, Datos adjuntos, Nombre de datos adjuntos e ID de transacción.

Al pegar un párrafo en un campo de texto:

◆ Todos los caracteres de la línea nueva se sustituirán por espacios (que es el delimitador de los términos de búsqueda de los campos de texto).

◆ El campo mostrará una barra de desplazamiento que le permitirá desplazarse por el texto.

◆ Al pasar el ratón por encima del campo, se muestra el texto completo.

Nota: Los campos ID de mensaje e ID de transacción solo admiten caracteres alfanuméricos.

Cómo buscar términos AND y ORDe forma predeterminada:

◆ Los valores dentro de un campo se unen con OR. Por ejemplo, si escribe las palabras cuota de ventas en el mismo campo de texto, se arrojarán los mensajes que coincidan con cualquiera de las palabras. No es posible unir valores con OR a través de campos de búsqueda diferentes. Consulte “Búsqueda de palabras y frases” en la página 172 para obtener más información.

◆ Los valores a través de todos los campos de búsqueda se unen con AND. Por ejemplo, si especifica un destinatario en el campo Destinatario y una fecha en el campo Fecha de mensaje, sólo se arrojarán aquellos mensajes que coinciden con ambos, el destinatario y la fecha. No hay precedencia cuando los valores se unen con AND.

Nota: Las palabras AND y OR no actúan como operadores.

Para unir con AND términos de búsqueda para el mismo campo, agregue un campo de búsqueda duplicado. Por ejemplo, puede hacer esto para especificar rangos para el campo Tamaño de mensaje. Consulte:



◆ “Adición de campos de búsqueda” en la página 166

◆ “Especificación de tamaño de mensaje” en la página 190

Nota: No se admite la búsqueda en varios campos de Remitente en un archivo EmailXtender en SourceOne 6.5.2 o versiones posteriores.

Especificación del nombre de datos adjuntosPara buscar por extensión de archivo en el campo de búsqueda Nombre de datos adjuntos, escriba la extensión de archivo después del punto, sin comodín. Por ejemplo, para buscar elementos que tengan datos adjuntos con la extensión de archivo TXT, escriba:

.txt

No se admiten caracteres comodín inmediatamente antes de un punto (por ejemplo, *.txt).

Para buscar nombres de datos adjuntos que no contengan una extensión de archivo determinada, use el operador No contiene (un signo menos) en el campo de búsqueda Nombre de datos adjuntos. No use comodín. Por ejemplo, para encontrar elementos que no tengan datos adjuntos con la extensión de archivo TXT, escriba:

-.txt

Puede utilizar comodines para buscar nombres parciales. Por ejemplo, para un archivo adjunto denominado Q2FinanceReport.pdf, sería válido el siguiente uso de comodines:

*FinanceReport.pdfQ2FinanceReport.*

Especificación de destinatarios, remitentes o propietariosConsulte :

◆ “Acerca de la casilla de verificación “Siempre buscar mensajes incorporados”” en la página 154

◆ “Las mejores prácticas para especificar direcciones en campos de búsqueda” en la página 179

◆ “Uso del campo “Remitente o destinatario” o el campo Propietario” en la página 179



◆ “Métodos para especificar direcciones en campos de búsqueda” en la página 180

◆ “Acerca de los índices y las búsquedas de dirección” en la página 182

◆ “Selección de nombres de la libreta de direcciones o identidades” en la página 182

◆ “Introducción de nombres manualmente” en la página 188

Nota: Los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Remitente o Destinatario, Propietario) no admiten el operador No contiene (-).

Nota: Para buscar en metadatos de ruta, consulte “Búsqueda en metadatos de ruta personalizados” en la página 191.

Las mejores prácticas para especificar direcciones en campos de búsqueda◆ Seleccione nombres del cuadro de diálogo Libreta de direcciones

utilizando identidades como la fuente, para asegurarse de que la búsqueda incluya las direcciones históricas y las actuales. Utilice identidades incluso si el usuario aún se encuentra en la libreta de direcciones. Utilice identidades para buscar en mensajes pertenecientes a usuarios una vez que hayan partido de la empresa y ya no se encuentren en la libreta de direcciones.

◆ Cree un registro de identidad para cada custodio (remitente, destinatario y propietario) en la materia.

◆ Puede buscar en una dirección SMTP escribiéndola en un campo de dirección (Remitente, Destinatario o Remitente o Destinatario), pero la mejor práctica es utilizar en su lugar una identidad que incluya la dirección SMTP.

Uso del campo “Remitente o destinatario” o el campo PropietarioEl campo Remitente o destinatario produce diferentes resultados en función de si el correo se ha archivado mediante el archivo histórico o el registro en diario.

Si el correo que se ha enviado a listas de distribución se archiva mediante el archivo histórico, el campo Remitente o destinatario puede producir resultados de búsqueda incompletos.

Este problema se produce porque la lista de distribución no se expande al archivar desde un buzón el correo que se ha enviado a una lista de distribución. Al contrario de lo que sucede con el registro



en diario, con el archivo histórico, el archivo no conoce los miembros válidos de la lista de distribución en el momento de enviar el mensaje. Como resultado, la persona se marca como propietario de los mensajes del buzón, pero no como destinatario. Si el nombre de la persona aparece en los campos Para o Cc, se marca como destinatario, además de como propietario.

Si se utiliza el archivo histórico para archivar mensajes, el campo Remitente o destinatario funcionará para el correo que envíe o reciba la persona que se busca. Sin embargo, las búsquedas no devolverán el correo que la persona haya recibido a través de una lista de distribución o Cco. Para buscar ese correo, utilice el campo Propietario.

Las búsquedas por Remitente o destinatario funcionan de la forma prevista cuando se archiva el correo mediante el registro en diario.

Métodos para especificar direcciones en campos de búsquedaExisten varias maneras de especificar direcciones en los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Remitente o Destinatario o Propietario). Cada método genera un tipo diferente de búsqueda. Consulte:

◆ “Libreta de direcciones” en la página 180

◆ “Entrada manual” en la página 181

Consulte también:

◆ “Selección de nombres de la libreta de direcciones o identidades” en la página 182

◆ “Búsqueda en metadatos de ruta personalizados” en la página 191

Libreta de direccionesAl seleccionar una dirección de la libreta de direcciones, se genera una búsqueda IGUAL A (exacta) para la dirección seleccionada. Sólo se devolverán los mensajes con esa dirección exacta. La búsqueda incluirá todas las direcciones conocidas por el servidor de correo para el usuario.

Por ejemplo, si selecciona Alana E Raysor de la libreta de direcciones en el campo Destinatario, sólo se arrojarán los mensajes recibidos por esa persona. No se arrojarán los mensajes de otros usuarios con el nombre Alana.



Entrada manualLos términos de búsqueda se interpretan de manera diferente en los campos de dirección que en los campos de texto. Consulte:

◆ “Término de búsqueda único” en la página 181

◆ “Varios términos de búsqueda” en la página 181

◆ “Comodines” en la página 182

Consulte también “Introducción de nombres manualmente” en la página 188 para obtener instrucciones adicionales.

Término de búsqueda único

Al escribir manualmente un único término de búsqueda en el campo Destinatario, Remitente o Destinatario o Remitente, se genera una búsqueda CONTIENE (parcial). Se devolverán los mensajes con direcciones que contengan la dirección especificada. Por ejemplo, si escribe manualmente el único término de búsqueda Alana en el campo Destinatario, se devolverán los mensajes cuyos destinatarios sean Alana E Gaymon y Alana E Raysor.

Puede escribir de forma manual una dirección en el campo Propietario para buscar los mensajes que pertenezcan a un usuario que ya no esté en la libreta de direcciones. La mejor práctica es utilizar identidades.

Nota: Si escribe una dirección en el campo Propietario, debe introducir la dirección completa de la misma forma en la que se publicó. A diferencia de otros campos de dirección, las búsquedas parciales no se realizan en el campo Propietario.

El número máximo de caracteres que puede escribir en un campo de dirección es de 255, pero para lograr una visualización óptima, no debe excederse de 80 a 100 caracteres.

Varios términos de búsqueda

Debe separar varios términos de búsqueda con punto y coma (Exchange/Outlook) o coma (Domino/Notes).

Por ejemplo, para buscar en los destinatarios Alana E Gaymon y Allan E Cluff en un entorno de Exchange, escriba:

Alana E Gaymon;Allan E Cluff

Nota: Se pueden unir con OR direcciones múltiples en el mismo campo.



Comodines

Puede utilizar comodines en los campos Remitente, Destinatario o Remitente o Destinatario, según las instrucciones mencionadas en “Utilización de comodines” en la página 174.

Acerca de los índices y las búsquedas de direcciónAl escribir de forma manual una dirección en el campo Remitente, Destinatario o Remitente o destinatario (búsqueda CONTIENE), se buscan los índices por texto completo.

Si la indexación no está habilitada, no se puede realizar una búsqueda de índices de texto.

Para buscar en direcciones si la indexación no está habilitada, debe seleccionar las direcciones de la libreta de direcciones. El valor especificado debe tener una coincidencia exacta con la dirección que se ha almacenado para el correo electrónico recibido.

Nota: El administrador de EMC SourceOne Email Management activa los índices, como se describe en la Guía de administración de EMC SourceOne Email Management.

Selección de nombres de la libreta de direcciones o identidadesConsulte:

◆ “Búsqueda básica” en la página 182

◆ “Búsqueda avanzada” en la página 187

Búsqueda básicaPara seleccionar un destinatario, remitente, o propietario de la libreta de direcciones, o para especificar identidades:

1. Haga clic en la etiqueta del campo Destinatario, Remitente, Remitente o Destinatario o Propietario.





2. En el campo Origen, seleccione la fuente del nombre:

• Exchange

• Domino

Nota: En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, este tipo de dirección se etiqueta Domino <Seleccionar directorio>. Si previamente elige Domino <Seleccionar directorio>, se selecciona el primer directorio de Domino de forma predeterminada.

• Identities

• Metadatos: continúa en “Búsqueda en metadatos de ruta personalizados” en la página 191.

Nota: Puede tener nombres de diferentes orígenes en el mismo campo de dirección. Utilice el campo Origen en la libreta de direcciones para intercambiar orígenes.

Nota: El último origen que selecciona se convierte en el valor predeterminado para el resto de la sesión.






• Si seleccionó Exchange o Domino en el paso 2, escriba el nombre completo o parcial en el campo Búsqueda.

Nota: En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, está buscando el nombre para mostrar, que se enumera por apellido. Si escribe el nombre de la persona, no obtendrá ningún resultado. Si escribe el apellido, obtendrá el nombre de la persona.

• Si seleccionó Identidades en el paso 2, realice uno de los pasos siguientes en el campo Búsqueda:

– Para ver todas las identidades, deje en blanco el campo Búsqueda.

– Para filtrar identidades, escriba el nombre completo o parcial de la persona.


• Haga clic en Buscar.

• Con la selección en el campo Buscar, presione Intro.



Los resultados posibles son:

• Si se encuentra un nombre que coincide exactamente con sus criterios, se agrega a la lista de manera automática. El campo Buscar se vuelve a seleccionar y se borra el valor que contiene para que pueda buscar varias entradas rápidamente.

• Si ningún nombre coincide con sus criterios, haga clic en Aceptar en el mensaje No se encontraron entradas. El campo Buscar se vuelve a seleccionar, pero el valor que contiene se conserva.

• Si varios nombres coinciden con sus criterios, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar dirección.

a. Seleccione los nombres.

b. Haga clic en Aceptar para copiar los nombres seleccionados en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones y cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar dirección.

6. Para ver los detalles del usuario, haga doble clic sobre el nombre en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

Se abre el cuadro de diálogo Información de usuarios.

La ficha General muestra información sobre el usuario, si la libreta de direcciones del sistema de correo contiene dicha información.

Tabla 25 Selección de nombres

Para seleccionar Haga esto

Nombre único Haga clic

Varios nombres contiguos Presione Mayús y haga clic

Varios nombres no contiguos Presione Ctrl y haga clic

Todos los nombres Presione Ctrl y A

Todos los nombres desde la selección actual hasta el final de la lista

Presione Mayús y Fin y haga clic

Todos los nombres desde la selección actual hasta el comienzo de la lista

Presione Mayús e Inicio y haga clic



Figura 94 Información de usuarios - ficha General

La ficha Correo electrónico muestra todas las direcciones de correo electrónico conocidas del usuario.

Figura 95 Información de usuarios - ficha Correo electrónico

7. Para quitar nombres del cuadro de diálogo Libreta de direcciones, seleccione los nombres y presione la tecla Eliminar.

8. Cuando acabe de buscar nombres en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, siga uno de los pasos que se describen a continuación para cerrarlo:


• Con la selección en el botón Aceptar o en la lista de nombres, presione Intro.



Los nombres seleccionados se muestran arriba del campo de búsqueda adecuado en la ventana de Discovery Manager.

Figura 96 Ejemplo: el nombre seleccionado se muestra encima del campo de dirección

Búsqueda avanzada

Nota: El cuadro de diálogo Búsqueda avanzada sólo está disponible para los entornos de Exchange y para los entornos de Domino que utilizan LDAP. No está disponible para los entornos de Identidades o para los entornos de Domino que utilizan el directorio nativo de Domino.

Para buscar nombres utilizando campos adicionales:

1. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Buscar y seleccione Búsqueda avanzada.

2. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, escriba el criterio de búsqueda y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Figura 97 Búsqueda avanzada

Los nombres coincidentes se copian al cuadro de diálogo Libreta de direcciones.



Introducción de nombres manualmentePara introducir los nombres manualmente, escriba los nombres para mostrar en el campo Destinatario, Remitente o Remitente o destinatario.

◆ Separe los nombres para mostrar con punto y coma (Exchange/Outlook) o coma (Domino/Notes).

◆ Si un nombre para mostrar contiene punto y coma o comas (por ejemplo “Juan; buzón”), debe seleccionar el usuario de la libreta de direcciones.

Especificación de fecha de mensajeConsulte:

◆ “Acerca de la búsqueda en fechas de mensajes de mensajes incorporados” en la página 188

◆ “Procedimiento: especificación de una fecha o un rango de fechas de mensajes” en la página 189

Acerca de la búsqueda en fechas de mensajes de mensajes incorporadosDebido a la manera en que el archivo nativo de EMC SourceOne indexa los mensajes por fecha, los resultados de búsqueda pueden ser inconsistentes si utiliza el campo Fecha de mensaje para buscar mensajes incorporados en el archivo nativo.

El archivo nativo indexa las fechas de mensajes según la fecha del mensaje primario (el mensaje que contiene el mensaje incorporado). La fecha del mensaje incorporado se indexa únicamente bajo el mensaje primario, como si la fecha fuera texto del cuerpo.

Ejemplos Para estos ejemplos, suponga que los dos mensajes siguientes se encuentran en el archivo nativo:

◆ El mensaje 1 tiene la fecha de mensaje 2/1/08 y contiene un mensaje incorporado con la fecha 1/2/07.

◆ El mensaje 2 tiene la fecha de mensaje 1/1/08 y no contiene un mensaje incorporado.



Ejemplo 1Si especifica El 1/1/08 en el campo Fecha de mensaje, sólo se arroja el mensaje 2, que es el esperado.

Ejemplo 2Si especifica El 2/1/07 en el campo Fecha de mensaje, no se arrojan resultados. A pesar de que la fecha del mensaje incorporado es 1/2/07, el archivo nativo lo considera texto del cuerpo y no fecha del mensaje; es decir, que no puede encontrarse utilizando el campo Fecha de mensaje.

Procedimiento: especificación de una fecha o un rango de fechas de mensajesPara especificar una fecha de mensaje o un rango de fechas:

1. En la primera parte del campo Fecha de mensaje, seleccione una de las opciones siguientes:

• el: se utiliza para especificar una fecha única. Cuando selecciona el operador el, no puede seleccionar una hora. El operador el busca entre las 12:00 a.m. y las 11:59:59 p.m. en la fecha que especificó.

• el o después de: se utiliza para especificar la fecha de inicio sin cita final.

• el o antes de: se utiliza para especificar la fecha de finalización para un rango de fechas sin cita final. Para ser consistente con el operador entre, se agregan 59 segundos a la hora el o antes de.

• entre: se utiliza para especificar un rango de fecha cerrado. Cuando selecciona el operador entre, los valores predeterminados son:

– Comienzo en la fecha de hoy a las 12:00 a.m.– Finalización en la fecha de hoy a las 11:59:59 p.m.A pesar de que los segundos no se encuentran disponibles para la selección, se agregan 59 segundos a la hora de finalización.



2. En la segunda parte del campo Fecha de mensaje, haga clic en la flecha desplegable y, a continuación, seleccione una fecha del calendario.

El valor predeterminado es la fecha de hoy. La fecha mínima es 1 de enero de 1970. La fecha máxima es 1 de Enero de 2038.

Si especifica una fecha no válida, la fecha recupera su valor original al hacer clic en Buscar.

Nota: No se le impide crear una búsqueda ilógica que nunca pueda devolver resultados.Por ejemplo, suponga que busca mediante dos campos Fecha de mensaje, con un campo establecido en el o después de mañana y el otro campo en el o antes de ayer. No hay coincidencias posibles, de modo que no se devolverán resultados.Existen casos similares con el campo Tamaño de mensaje.

Especificación de tamaño de mensajePara especificar un tamaño de mensaje:

1. En la primera parte del campo Tamaño de mensaje, seleccione una de las opciones siguientes:

• Igual a: se utiliza para especificar un tamaño.

• mayor que: se utiliza para especificar el tamaño más pequeño para un rango de tamaño sin cita final.

• menor que: se utiliza para especificar el tamaño más grande para un rango de tamaño sin cita final.

2. En la segunda parte del campo Tamaño de mensaje, escriba el tamaño en bytes.

Para especificar un rango entre dos tamaños:

1. Agregue otro campo Tamaño de mensaje. Consulte “Adición de campos de búsqueda” en la página 166.

2. En el primer campo Tamaño de mensaje, seleccione mayor que y especifique el tamaño más pequeño.

3. En el segundo campo Tamaño de mensaje, seleccione menor que y especifique el tamaño más grande.



Búsqueda en metadatos personalizadosLos metadatos son información asociada con el mensaje que no forma parte del mensaje mismo. Los metadatos personalizados son información específica del sitio. Por ejemplo, un número de contrato o una ID de empleado podría estar asociado a un mensaje. Los metadatos personalizados facilitan la búsqueda de mensajes específicos. Es posible que se hayan aplicado metadatos personalizados durante el almacenamiento o procesamiento posterior.

Puede buscar mensajes según los dos tipos de metadatos personalizados que pueden asociarse a un mensaje: metadatos de ruta y de mensaje.

Consulte:

◆ “Búsqueda en metadatos de ruta personalizados” en la página 191

◆ “Búsqueda en metadatos del mensaje personalizados” en la página 193

Búsqueda en metadatos de ruta personalizadosMetadatos de ruta:

◆ Se refiere al propietario, remitente o destinatario del mensaje. Un ejemplo es la ID de empleado.

◆ Ya se ha aplicado a mensajes en SourceOne, no en Discovery Manager.

Un administrador de identidades puede agregar metadatos de ruta como un elemento de identidad a un registro de identidad para que el metadatos de ruta se incluya de manera automática como un criterio de búsqueda.

Para buscar en metadatos de ruta:

1. Haga clic en la etiqueta del campo Destinatario o Remitente.

2. En la esquina superior derecha del cuadro de diálogo Libreta de direcciones, seleccione Metadatos del campo Origen.



Figura 98 Libreta de direcciones - Fuente: Metadatos (ruta)

La libreta de direcciones se actualiza para mostrar los campos de metadatos.

Figura 99 Libreta de direcciones - Campos de metadatos

3. En el campo Nombre del campo, seleccione el campo de metadatos de ruta sobre el cual se debe realizar la búsqueda.

4. En el campo Comparación, seleccione una de las condiciones siguientes:

• Igual a

• No equivale a



5. En el campo Valor, ingrese el valor para los metadatos.

6. Siga uno de los pasos que se describen a continuación para agregar criterios de búsqueda de metadatos a la lista:

• Haga clic en Agregar.

• Con la selección en el campo Valor, presione Intro.

Un icono de embudo indica una entrada de metadatos.

7. Repita los pasos del 3 al 6 para cada campo de metadatos que desee especificar.

8. Para cerrar la Libreta de direcciones, siga uno de los pasos que se describen a continuación:


• Con la selección en el botón Aceptar o en la lista de nombres, presione Intro.

La información de la Libreta de direcciones se muestra sobre el campo de dirección adecuado, en el área de criterios de búsqueda de la ventana de Discovery Manager.

Búsqueda en metadatos del mensaje personalizadosMetadatos del mensaje personalizado:

◆ Es información acerca del mensaje.

◆ Ya se ha aplicado a mensajes en SourceOne, no en Discovery Manager.

Consulte:

◆ “Procedimiento: búsqueda en metadatos de mensaje personalizados” en la página 193

◆ “Búsqueda en valores de metadatos múltiples” en la página 194

Procedimiento: búsqueda en metadatos de mensaje personalizadosPara buscar en metadatos del mensaje personalizados:

1. Agregue el campo de búsqueda de metadatos. Consulte “Adición de campos de búsqueda” en la página 166.



Figura 100 Criterios de búsqueda - Campo de metadatos

2. En el primer campo, seleccione los metadatos del mensaje sobre los cuales se debe realizar la búsqueda.

3. En el segundo campo, escriba el valor sobre el cual se debe realizar la búsqueda.

Búsqueda en valores de metadatos múltiples◆ Para buscar en valores múltiples, incluya un espacio entre cada

par de valores.

◆ Se pueden unir con OR valores múltiples en el mismo campo.

Por ejemplo, la siguiente entrada significa “Buscar coincidencias que no contengan 12345, que contengan 45678, que terminen en 23 o que comiencen con 32”.

-“12345” 45678 *23 32*

Figura 101 Ejemplo de búsqueda en metadatos del mensaje

◆ Para unir con AND metadatos del mensaje, agregue otro campo de metadatos al área de criterios de búsqueda.

Por ejemplo, suponga que su sitio asocia un número de contrato y un número de siniestro con cada mensaje. Para buscar en ambas partes de metadatos, agregue dos campos de metadatos, uno para el número de contrato y otro para el número de siniestro.

Eliminación de valores de todos los campos de búsquedaPuede borrar los valores de todos los campos de una búsqueda que todavía no se haya ejecutado.

Para eliminar valores de todos los campos de búsqueda, incluido el campo de palabra clave:

1. Haga clic en la flecha doble situada junto al campo de palabra clave.

2. Seleccione Limpiar valores de criterios del menú desplegable.

Programación de una búsqueda 195


Programación de una búsquedaPuede ejecutar una búsqueda de forma inmediata mediante el botón Buscar o puede programar una búsqueda para que se ejecute posteriormente.

IMPORTANTE!Antes de programar una búsqueda, asegúrese de especificar todos los criterios de búsqueda. Una vez programada la búsqueda, sus criterios no se pueden modificar.

Para especificar un programa para una búsqueda:


• Haga clic en la búsqueda del nodo Área de recopilación y seleccione Programa de la ficha Búsqueda en el panel de cinta.

• En el panel de trabajo, haga clic en la flecha desplegable Buscar y, a continuación, seleccione Encontrar posteriormente.

Se abre el cuadro de diálogo Programar búsqueda.



Figura 102 Programar Búsqueda

2. En el campo Ejecutar búsqueda el, especifique la fecha y la hora en la que debe empezar la búsqueda programada:

a. Para especificar una fecha, haga clic en la flecha desplegable en el primer campo y, a continuación, seleccione una fecha del calendario.

b. Para especificar una hora, edite la hora predeterminada.

3. Haga clic en Programar para guardar sus cambios y para cerrar el cuadro de diálogo Programar búsqueda.

La palabra “Programado” situada junto a la búsqueda indica que está programada para ejecutarse en el futuro.

Nota: El nombre de la instancia de búsqueda programada es la fecha de creación. Para ver la fecha de inicio programada, primero diríjase al nodo Área de recopilación o a un nodo de carpeta para mostrar la cuadrícula que contiene la búsqueda. A continuación, agregue la columna de fecha de inicio programada mediante el Seleccionador de campo como se describe en “Adición y eliminación de columnas” en la página 212.

Para obtener más información, consulte “Ejecución de una búsqueda de recopilación” en la página 202.

Visualización de una búsqueda de recopilación 197


Visualización de una búsqueda de recopilaciónPara ver una búsqueda de recopilación existente para una materia, en el panel de navegación:


2. Expanda la materia.


• Expanda el nodo Área de recopilación (y la carpeta, si es necesario) y, a continuación, haga clic en la búsqueda.

• Haga clic en el nodo Área de recopilación y, a continuación, haga doble clic en la búsqueda de la lista en el panel de trabajo.

En el panel de trabajo se muestran los criterios de búsqueda y los últimos resultados de búsqueda, si los hay.

Figura 103 Visualización de una búsqueda de recopilación



Si la búsqueda se ha ejecutado, el área de criterios de búsqueda está oculta y no puede editarse. Para mostrar el área de criterios de búsqueda, haga clic en la flecha doble en el extremo derecho del campo de palabra clave.

Figura 104 Alternar la visualización de los criterios de búsqueda (extremo derecho del campo de palabra clave)

Copia de búsquedas de recopilaciónPara copiar una búsqueda de recopilación para una materia, en el panel de navegación:



3. Expanda el nodo Área de recopilación.

4. Seleccione la búsqueda que desea copiar en el nodo Área de recopilación y, a continuación, realice uno de los siguientes pasos:

• Haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Copiar del menú de acceso directo.

• Seleccione Copiar en la ficha Inicio de la cinta.

Aparece una nueva búsqueda en el nodo Área de recopilación.

5. Edite el nombre de la nueva búsqueda.

Nota: En una materia, el nombre de cada búsqueda debe ser único dentro del Área de recopilación.

6. Presione Intro.

7. En el panel de trabajo, especifique los criterios de búsqueda tal y como se describe en “Descripción general: especificación de criterios de búsqueda de recopilación” en la página 163.

Cambio de nombre de búsquedas de recopilación 199


Cambio de nombre de búsquedas de recopilaciónPara cambiar el nombre de una búsqueda de recopilación para una materia, en el panel de navegación:




4. Seleccione la búsqueda en el nodo Área de recopilación, haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Cambiar nombre del menú de acceso directo.

Se resalta el nombre de la búsqueda.

5. Edite el nombre de la búsqueda.

Nota: En una materia, el nombre de cada búsqueda debe ser único dentro del Área de recopilación.

6. Presione Intro.

Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación

Para organizar las búsquedas de recopilación, puede crear carpetas en el nodo Área de recopilación del panel de navegación. Por ejemplo, es posible que los investigadores deseen crear carpetas para organizar su trabajo.

Estas carpetas de organización:

◆ Son opcionales

◆ Sólo pueden tener una profundidad de un nivel (sin carpetas anidadas)

Puede:

◆ Crear carpetas en cualquier momento.

◆ Cambiar el nombre de las carpetas.



◆ Arrastrar y soltar búsquedas de una carpeta a otra dentro de una materia:

• Puede arrastrar una búsqueda de una carpeta a otra en el Área de recopilación.

• Puede arrastrar una búsqueda de una carpeta a otra en el área Revisión de materia.

• No puede arrastrar una búsqueda del Área de recopilación a Revisión de materia, o de Revisión de materia al Área de recopilación.

• No puede arrastrar búsquedas de una materia a otra.

Consulte:

◆ “Creación de carpetas para organizar búsquedas” en la página 200

◆ “Cambio de nombre de carpetas” en la página 201

◆ “Eliminación de carpetas” en la página 201

Creación de carpetas para organizar búsquedasPara crear una carpeta para organizar búsquedas, en el panel de navegación:


2. Expanda la materia para la que desea crear la carpeta.


• Haga clic en el nodo Área de recopilación del panel de navegación. Si no hay ninguna carpeta ni búsqueda, siga uno de los pasos que se describen a continuación:

– Haga clic en el enlace Nueva carpeta (Ctrl-F) del panel de trabajo.

– Haga clic en el panel de trabajo y, a continuación, presione Ctrl-F.

• Haga clic con el botón secundario en el nodo Área de recopilación y, a continuación, seleccione Nueva carpeta.

Una carpeta denominada Nueva carpeta aparece en el panel de navegación, en el nodo Área de recopilación.

Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación 201


4. Edite el nombre de la nueva carpeta.

Nota: No es necesario que los nombres de las carpetas de organización sean únicos dentro del Área de recopilación de una materia.

Figura 105 Nueva carpeta

5. Presione Intro.

Cambio de nombre de carpetasPara cambiar el nombre de una carpeta que se ha utilizado para organizar búsquedas:


2. Expanda la materia y el nodo Área de recopilación que contiene la carpeta a la que desea cambiar el nombre.

3. Haga clic con el botón secundario en la carpeta y, a continuación, seleccione Cambiar nombre.

4. Edite el nombre resaltado de la carpeta.

5. Presione Intro.

Eliminación de carpetas

Nota: Puede eliminar carpetas vacías. No puede eliminar carpetas que contienen búsquedas.

Para eliminar una carpeta que se ha utilizado para organizar búsquedas, en el panel de navegación:




2. Expanda la materia y el nodo Área de recopilación que contiene la carpeta que desea eliminar.

3. Haga clic con el botón secundario en la carpeta y, a continuación, seleccione Eliminar.

Ejecución de una búsqueda de recopilaciónPuede ejecutar varias búsquedas simultáneamente en una materia o en varias materias.

Las búsquedas se siguen ejecutando después de que sale de Discovery Manager.

Para ejecutar una búsqueda de recopilación de forma inmediata, haga clic en el botón Buscar.

Para programar una búsqueda para que se ejecute en la fecha y la hora que especifique, consulte “Programación de una búsqueda” en la página 195.

Si no selecciona por lo menos una carpeta para buscar, se le solicitará que seleccione carpetas.

Re-ejecución de una búsqueda de recopilaciónPuede re-ejecutar una búsqueda de recopilación. Sin embargo, no puede editar los criterios o las carpetas de búsqueda de una búsqueda de recopilación que se ha ejecutado.

La re-ejecución de una búsqueda produce conjuntos de resultados de búsqueda distintos. Las ejecuciones sucesivas de la misma búsqueda informarán únicamente mensajes que no se encontraron en la ejecución anterior.

Para ver los conjuntos de resultados previos de una búsqueda que se ha ejecutado varias veces, consulte “Visualización de historial de búsqueda” en la página 208.

Supervisión del progreso de la búsqueda 203


Ejemplo Suponga que crea una búsqueda abierta para recopilar todos los mensajes con fechas de mensaje posterior al 1/1/08 y que ejecuta la búsqueda en un entorno que está recibiendo correo nuevo.

En este ejemplo:

◆ La primera vez que ejecuta la búsqueda, 1000 mensajes cumplen con los criterios. Los resultados de la búsqueda mostrarán 1000 mensajes.

◆ La próxima vez que ejecute la misma búsqueda, 10 mensajes nuevos cumplirán con los criterios de búsqueda.

• Los resultados para el nodo de búsqueda de nombres muestran un total de 1010 mensajes (1000+10).

• Los resultados para la primera instancia de búsqueda muestran 1000 mensajes.

• Los resultados para la segunda instancia de búsqueda muestran 10 mensajes.

Supervisión del progreso de la búsquedaConsulte :

◆ “Indicadores del progreso de búsqueda” en la página 203

◆ “Detención de búsquedas en ejecución” en la página 204

Indicadores del progreso de búsquedaMientras una búsqueda se está ejecutando:

◆ El Área de recopilación muestra el estado de búsqueda en la lista de búsquedas.

◆ El nombre de la búsqueda en el nodo Área de recopilación se pone en cursiva.

◆ La etiqueta en el botón Buscar cambia a Detener búsqueda.

◆ La palabra Buscando... se muestra en el área de resultados de búsqueda.



Figura 106 Indicadores del progreso de búsqueda

Para supervisar el estado de todas las operaciones en progreso para una materia seleccionada, incluidas las búsquedas, consulte “Monitoreo del estado de las operaciones para una materia” en la página 221.

Detención de búsquedas en ejecuciónPara detener una búsqueda en ejecución, haga clic en el botón Detener búsqueda en el área de criterios de búsqueda.

Al hacer clic en el botón Detener búsqueda, la búsqueda no se detiene inmediatamente. Puede tomarse hasta 2 minutos para detenerse.

Consulte también “Cambio del estado de búsqueda” en la página 204.

Cambio del estado de búsquedaPara ver el estado de la búsqueda, consulte “Visualización de un informe resumido de recopilación” en la página 148.

El sistema asigna estados a las búsquedas: Esperando, Finalizado, Error, En ejecución, Creado, Desconocido.

Puede detener una búsqueda en ejecución e iniciar una búsqueda detenida. Cuando inicia una búsqueda detenida, la búsqueda se inicia nuevamente desde el principio; no se reanuda.

Para cambiar el estado de una búsqueda de recopilación, en el panel de navegación:

1. Haga clic en el botón Mis materias.



Visualización de errores de búsqueda 205



• Haga clic con el botón secundario en la búsqueda y seleccione la acción adecuada (Iniciar o Detener) del menú de acceso directo.

• Haga clic en la búsqueda y, a continuación, haga clic en la acción adecuada (Iniciar o Detener) en la ficha Buscar en el panel de cinta.

Nota: Las acciones disponibles varían, dependiendo del estado actual de la búsqueda.

Consulte también “Detención de búsquedas en ejecución” en la página 204.

Visualización de errores de búsquedaSi ocurre un error cuando especifica los criterios de búsqueda o cuando ejecuta la búsqueda, aparece un mensaje de error en la barra de error de búsqueda (un área amarilla debajo de los criterios de búsqueda).

Figura 107 Barra de error de búsqueda: ejemplo 1

La barra de error de búsqueda se muestra si usted:

◆ Hace clic en una ocurrencia anterior de una búsqueda que tuvo error.

◆ Hace clic en Buscar y la búsqueda actual producirá un error.



La barra de error de búsqueda no se mantiene para una búsqueda actual finalizada después de que usted haya navegado lejos de la búsqueda actual y, a continuación, vuelto a ella. Haga clic en la ocurrencia anterior de la búsqueda para ver los errores de esa ocurrencia. Consulte “Visualización de historial de búsqueda” en la página 208 para obtener más información acerca de la visualización de apariciones anteriores de una búsqueda.

Consulte:

◆ “Errores al especificar los criterios de búsqueda” en la página 206

◆ “Errores al ejecutar una búsqueda” en la página 206

Errores al especificar los criterios de búsquedaPor ejemplo, los errores pueden ocurrir cuando especifica los criterios de búsqueda si:

◆ especifica una identidad, pero Discovery Manager no pudo recuperar las direcciones asociadas o la identidad no tiene ninguna dirección asociada.

◆ selecciona un nombre del cuadro de diálogo Libreta de direcciones, pero Discovery Manager no puede resolver ese nombre.

Errores al ejecutar una búsquedaSi ocurren errores al ejecutar una búsqueda, se muestra un mensaje de error en la barra de error de búsqueda.

Figura 108 Barra de error de búsqueda: ejemplo 2

Haga clic en la barra de error de búsqueda para ver los detalles de errores en el cuadro de diálogo Buscar errores.

Visualización de errores de búsqueda 207


Figura 109 Buscar errores



Visualización de historial de búsquedaPuede:

◆ ver una lista de todas las fechas y las horas en las que se ha ejecutado una búsqueda.

◆ seleccionar una ocurrencia anterior de la búsqueda y mostrar los resultados.

Nota: Los resultados de búsqueda son incrementales. Consulte “Re-ejecución de una búsqueda de recopilación” en la página 202.

Para ver el historial de una búsqueda, en el panel de navegación:


2. Expanda la materia > nodo Área de recopilación > carpeta opcional > búsqueda.

Cada icono indica una ocurrencia de la búsqueda. También se muestran la fecha y la hora para cada ocurrencia.

3. Para ver los resultados de una ocurrencia anterior de la búsqueda, haga clic en ella.

En el panel de trabajo se muestran los resultados para esa ocurrencia. Se oscurecen los criterios de búsqueda.

Figura 110 Visualización de historial de búsqueda

Visualización de resultados de búsqueda de recopilación 209


Visualización de resultados de búsqueda de recopilaciónCuando una búsqueda de recopilación finaliza correctamente, en el panel de trabajo se muestran los resultados de búsqueda.

Figura 111 Resultados de búsqueda: ejemplo

Nota: Los mensajes duplicados no se muestran en los resultados de búsqueda.

Consulte:

◆ “Comprensión de los resultados de búsquedas de recopilación” en la página 209

◆ “Personalización de la visualización de los resultados de búsqueda” en la página 211

◆ “Vista previa de mensajes” en la página 214

◆ “Apertura de mensajes” en la página 215

Comprensión de los resultados de búsquedas de recopilaciónDe forma predeterminada, no todas las columnas se muestran en los resultados de búsqueda. Para agregar o quitar columnas en los resultados de búsqueda, consulte “Adición y eliminación de columnas” en la página 212.



En la tabla siguiente se describe la información que se muestra en los resultados de búsqueda de recopilación.

Tabla 26 Columnas en los resultados de búsqueda de recopilación

Columna de resultados Descripción

Icono de signo de exclamación Prioridad. Muestra un icono que indica la prioridad (importancia) del mensaje:

• = Baja

• = Normal

• = Alta

Icono de página Tipo de elemento. Muestra un icono que indica el tipo de elemento (clase de mensaje):

• = mensaje de correo electrónico

• = contacto

• = cita, entrada de programa

• = tarea/hacer

• = nota publicada, nota adhesiva

• = entrada del diario

• = documento

• = informe de entrega, informe de lectura, otro informe

• = mensaje instantáneo

• = otro

Icono de sujetapapeles Tiene datos adjuntos. Muestra un icono de sujetapapeles si el mensaje tiene datos adjuntos.

Para Nombre del destinatario.

De Nombre del remitente.

ID de mensaje ID del mensaje único.

Asunto Asunto del mensaje.



Personalización de la visualización de los resultados de búsquedaConsulte :

◆ “Aumento del tamaño del área de resultados de búsqueda” en la página 211

◆ “Adición y eliminación de columnas” en la página 212

◆ “Cambio de orden de columnas” en la página 213

◆ “Cambio de columna de ordenación y la ordenación” en la página 213

◆ “Los cambios realizados en las cuadrículas se guardan de manera automática” en la página 213

Aumento del tamaño del área de resultados de búsquedaPara aumentar el tamaño del área de resultados de búsqueda, combine cualquiera de los pasos siguientes:

◆ Maximice la ventana de Discovery Manager.

◆ Minimice el panel de cinta mediante uno de los siguientes pasos:

• Haga doble clic en una ficha en el panel de cinta.

• Haga clic en la flecha situada junto al botón redondo y, a continuación, seleccione Minimizar la cinta del menú de acceso directo.

Fecha de mensaje Feche y hora en la que se recibió el mensaje.

Tamaño Tamaño de mensaje, en bytes.

Estado Indica uno de los siguientes estados:• No asignado: el mensaje aún no se ha asignado a una materia.• Copia: el mensaje se ha asignado a una materia y se está copiando a la carpeta de

retención de la materia.• En espera: el mensaje se ha asignado a una materia y se ha copiado a la carpeta de

retención de la materia.• Asignado: el mensaje se ha asignado a una materia que no cuenta con una carpeta de

retención.

Etiquetas Muestra los custodios asignadas al mensaje en Revisión de materia.

Tabla 26 Columnas en los resultados de búsqueda de recopilación (continuación)

Columna de resultados Descripción



◆ Haga clic en la flecha doble (<<) situada en la parte superior del panel de navegación para minimizarlo.

◆ Alterne la visualización del área de criterios de búsqueda mediante uno de los siguientes pasos:

• En el panel de cinta, seleccione Buscar Builder en la ficha Buscar.

• Haga clic en la flecha doble situada a la derecha del campo de palabra clave.

◆ Arrastre el borde inferior del panel de trabajo hacia abajo sobre el panel de detalles.

Adición y eliminación de columnasPara agregar o eliminar columnas de los resultados de búsqueda:

1. En el panel de cinta, seleccione Seleccionador de campo en la ficha Inicio.

Se abre el cuadro de diálogo Seleccionador de campo, que muestra todas las columnas disponibles.

2. Siga uno de los pasos siguientes para cada casilla de verificación:

• Para agregar una columna a los resultados de búsqueda, seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre de la columna.

• Para quitar una columna de los resultados de búsqueda, desactive la casilla de verificación situada junto al nombre de la columna.



Figura 112 Seleccionador de campo

Nota: Las columnas de la cuadrícula se ajustan de manera automática al área visible. No hay barra de desplazamiento horizontal. Si cambia el tamaño del ancho de una columna, se ajustan todos los anchos de las demás columnas.

Cambio de orden de columnasPara cambiar el orden de las columnas en los resultados de búsqueda, arrastre y coloque una etiqueta de columna a la izquierda o a la derecha, según corresponda. Las flechas rojas indican dónde debe soltar la etiqueta de columna.

Cambio de columna de ordenación y la ordenaciónPara especificar la columna en la que ordenar los resultados, haga clic en ese encabezado de columna.

Para alternar entre el orden ascendente y descendente, siga uno de estos pasos:

◆ Haga clic en el encabezado de columna nuevamente.

◆ Utilice las opciones de ordenación de la ficha Inicio del panel de cinta.

Los cambios realizados en las cuadrículas se guardan de manera automáticaLos cambios realizados en las columnas (tamaño, ancho, orden y ordenación) se guardan de manera automática para las siguientes cuadrículas:

◆ Todas las materias

◆ Mis materias

◆ Mis materias > materia > Área de recopilación



◆ Mis materias > materia > Área de recopilación > carpeta de búsqueda

◆ Mis materias > materia > Área de recopilación > búsqueda

◆ Mis materias > materia > Área de recopilación > búsqueda > ocurrencia anterior de una búsqueda

◆ Mis materias > materia > Revisión de materia > Todos los elementos

Los cambios realizados en una cuadrícula en una materia se aplican de manera automática a la misma cuadrícula de todas sus materias de Mis materias.

Los cambios realizados en la ordenación en una columna de una cuadrícula se aplican de manera automática a la misma columna de todas las demás cuadrículas que contengan esa columna en la materia. Por ejemplo, si cambia la ordenación de la columna Nombre de una cuadrícula, cambiará la ordenación de la columna Nombre de otras cuadrículas.

Los cambios se mantienen después de cerrar sesión.

Vista previa de mensajesDebe tener la función de investigador para acceder a una vista previa de los mensajes.

Para realizar una vista previa de un mensaje, haga clic en el mensaje en los resultados de búsqueda.

Si Discovery Manager no puede obtener la vista previa del mensaje, se muestra el aviso: No se puede obtener la vista previa para este mensaje: haga doble clic en él para abrir el visor nativo.

Si Discovery Manager puede obtener una vista previa del mensaje, el panel de vista previa muestra el encabezado del mensaje (metadatos del mensaje e información de CCO) y el cuerpo del mensaje. Las etiquetas y los custodios se muestran en el encabezado del mensaje, si han sido asignados al mensaje.

Nota: Cuando usa las teclas de flecha hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por los resultados de búsqueda, el panel de vista previa espera 200 milisegundos después de que libera la tecla antes de actualizar.



Figura 113 Vista previa del mensaje sin etiquetas asignadas

Figura 114 Vista previa del mensaje con etiquetas asignadas

El encabezado también muestra los nombres de los datos adjuntos. Para abrir los datos adjuntos, primero abra el mensaje, tal y como se describe en “Apertura de mensajes” en la página 215.

Apertura de mensajes

Nota: Para abrir un mensaje, la aplicación cliente nativa de correo electrónico debe estar instalada en el equipo cliente de Discovery Manager. Para ver los datos adjuntos, el mensaje debe abrirse en su formato nativo.

Para abrir un mensaje en la aplicación cliente nativa de correo electrónico, haga doble clic en el mensaje en los resultados de búsqueda.



Al descargar y abrir los mensajes, estos son de solo lectura. Al hacer doble clic en un mensaje en los resultados de búsqueda de Discovery Manager:

◆ Se descarga una copia del mensaje en el equipo cliente de Discovery Manager y se coloca temporalmente en el directorio de mensajes del directorio de instalación de la aplicación.

◆ La copia del mensaje se abre en modo de solo lectura en el cliente de correo electrónico nativo.

◆ Después de un minuto, si el archivo no está en uso, la copia temporal del mensaje se quita del directorio de mensajes.

Si edita el mensaje abierto e intenta guardar el mensaje modificado, se abre un cuadro de diálogo con un error: No se pueden guardar los cambios porque no dispone de permiso para modificar algunos o todos los elementos de esta carpeta. ¿Desea guardar una copia de este elemento en su carpeta predeterminada?

Siga uno de estos pasos:

◆ Para conservar la copia del mensaje sin editar en el directorio de mensajes e impedir su eliminación, haga clic en Sí.

◆ Para permitir que la copia del mensaje sin editar se pueda quitar con normalidad, haga clic en No.

Selección de mensajesAntes de poder realizar determinadas acciones en los mensajes (tales como asignarlos a una materia o eliminarlos), debe seleccionarlos, como se describe en la siguiente tabla.

Tabla 27 Selección de mensajes


Mensaje único Haga clic

Varios mensajes contiguos Presione Mayús y haga clic

Varios mensajes no contiguos Presione Ctrl y haga clic

Selección de mensajes 217


La barra de estado muestra el número total de mensajes de los resultados de la búsqueda y el número de mensajes seleccionados.

Figura 115 Barra de estado: búsqueda de recopilación

Todos los mensajes Presione Ctrl y A

Todos los mensajes de la selección actual hasta el final del conjunto


Todos los mensajes de la selección actual hasta el principio del conjunto


Tabla 27 Selección de mensajes (continuación)




Asignación de resultados de búsqueda de recopilación a una materia

Los mensajes asignados a una materia con una carpeta de retención se copian a la carpeta de retención y se vuelven a indexar.

Cuando se asigna un mensaje a una materia sin carpeta de retención, la información sobre la carpeta de origen del mensaje se pierde. Si, a continuación, se asignan los mensajes a una carpeta de retención, la operación de asignación procesa cada instancia del mensaje que encuentra. El mensaje resultante de la carpeta de retención asignada contendrá metadatos combinados.

Nota: Si no hay ningún custodio asignado a la materia, las opciones Asignar todos los mensajes al asunto con las custodias y Asignar los mensajes al asunto con los custodias no están disponibles.

Para asignar resultados de búsqueda a una materia, realice uno de los siguientes pasos:

◆ Para asignar todos los resultados de búsqueda, haga clic con el botón secundario en el nodo de búsqueda de nombres o en el nodo de fecha de búsqueda y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:

• Asignar todos los mensajes al asunto

• Asignar todos los mensajes al asunto con las custodias: seleccione el custodio adecuado del cuadro de diálogo Todos los custodias y haga clic en Aceptar.

◆ Para asignar resultados de búsqueda seleccionados:

a. Seleccione los mensajes que desea asignar, tal y como se describe en “Selección de mensajes” en la página 216.

Los mensajes seleccionados se sombrean.

b. Haga clic con el botón secundario en cualquier lugar de los resultados de búsqueda y seleccione una de las siguientes opciones:

– Asignar mensaje a materia

– Asignar mensaje al asunto con los custodios: seleccione el custodio adecuado del cuadro de diálogo Todos los custodias y haga clic en Aceptar.

Aparece una barra de progreso.

Asignación de resultados de búsqueda de recopilación a una materia 219


Figura 116 Barra de progreso de asignación de mensajes

Si los mensajes están asignados a una materia que no cuenta con una carpeta de retención, el estado de cada mensaje cambia de No asignado a Asignado.

Si los mensajes están asignados a una materia que cuenta con una carpeta de retención, el estado de cada mensaje cambia de No asignado a Copia.

Para ver el estado final de los mensajes después de que haya finalizado la barra de progreso, haga clic en otro nodo y luego haga clic en el nodo de búsqueda nuevamente. (No hay opción Actualizar). Si el proceso de copia finaliza, el estado de los mensajes asignados a una materia con una carpeta de retención cambia de Copiando a En espera.

Para supervisar el estado de todas las operaciones en progreso para una materia seleccionada, incluidas las asignaciones, consulte “Monitoreo del estado de las operaciones para una materia” en la página 221.

Para revisar mensajes que han sido asignados a una materia, consulte Capítulo 8, ”Revisión de contenido en materias.”



Eliminación de búsquedas

Nota: Puede eliminar una búsqueda que no se haya ejecutado o que haya finalizado, pero no puede eliminar una búsqueda que se está ejecutando.

Nota: Puede eliminar la instancia de búsqueda más reciente (la más reciente de las ocurrencias anteriores de la búsqueda). Si intenta eliminar cualquier instancia de búsqueda que no sea la más reciente, se muestra el mensaje de error: No se puede eliminar la instancia de búsqueda. Sólo se puede eliminar la última instancia de búsqueda. Consulte “Visualización de historial de búsqueda” en la página 208 para obtener información acerca de la visualización de ocurrencias anteriores de una búsqueda.

Para eliminar una búsqueda de recopilación (ocurrencia actual o anterior) de una materia, en el panel de navegación:


2. Seleccione la materia de la lista desplegable.

3. Expanda el nodo Área de recopilación (y el nodo de búsqueda si va a eliminar la ocurrencia anterior más reciente de la búsqueda).


• Haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Eliminar del menú de acceso directo.

• Seleccione la búsqueda y, a continuación, haga clic en el icono Eliminar en la ficha Inicio o en la ficha Buscar en la cinta.

5. En el mensaje de confirmación Búsqueda eliminar o Búsqueda instancia eliminar, haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.

Monitoreo del estado de las operaciones para una materia 221


Monitoreo del estado de las operaciones para una materiaConsulte:

◆ “Reconocimiento de operaciones fallidas” en la página 221

◆ “Visualización de trabajos en ejecución” en la página 221

Reconocimiento de operaciones fallidasEn la cuadrícula del panel de trabajo, una entrada roja indica una operación fallida, como un error en el proceso de copiado a una carpeta de retención.

Figura 117 Ejemplo de operación fallida

Visualización de trabajos en ejecuciónPara supervisar el estado de todas las operaciones (trabajos) para una materia en particular, incluidas las búsquedas, asignaciones de mensajes y exportaciones:

1. En el panel de navegación, en Todas las materias o Mis Materias, seleccione el nodo de la materia o cualquiera de sus subnodos (Área de recopilación, Revisión de materia, Exportación o nodos de búsqueda).

2. En la esquina inferior derecha de la ventana de Discovery Manager, haga clic en Ver trabajos en ejecución.

En la ventana Ejecutando estado de trabajo:

• Se muestran las operaciones para la materia.

• La lista se actualiza cada 5 segundos.



• Las operaciones finalizadas se eliminan de forma automática de la lista.

Figura 118 Ejecutando estado de trabajo

c. Siga uno de estos pasos:

– Seleccione la casilla de verificación Siempre arriba para mantener la ventana Ejecutando estado de trabajo siempre arriba de las demás ventanas.

– Desactive la casilla de verificación Siempre arriba para ver la ventana Ejecutando estado de trabajo arriba de las demás ventanas sólo cuando se centra en ella.

3. Para ver el estado de las operaciones para una materia diferente, seleccione la materia en el panel de navegación de Discovery Manager.

La ventana Ejecutando estado de trabajo se actualiza para mostrar las operaciones para la materia seleccionada.

4. Para cerrar la ventana de Progreso, haga clic en Cerrar.

Revisión de contenido en materias 223

8


◆ Introducción...................................................................................... 224◆ Requisitos previos ............................................................................ 224◆ Visualización de mensajes asignados a una materia .................. 224◆ Aplicación de etiquetas a mensajes ............................................... 226◆ Aplicación de etiquetas a mensajes ............................................... 226◆ Asignación de custodios a mensajes ............................................. 230◆ Trabajo con búsquedas dentro de la materia ............................... 232◆ Eliminación de mensajes en Revisión de materia ....................... 238◆ Visualización del estado de acciones pendientes en Revisión de

materia ............................................................................................... 239

Revisión de contenidoen materias


Revisión de contenido en materias

IntroducciónPara revisar el contenido de una materia, puede:

◆ Ver la lista de mensajes asignada a una materia.

◆ Obtener una vista previa de los mensajes y abrirlos.

◆ Aplicar y quitar etiquetas de mensajes.

◆ Asignar y quitar custodios de mensajes seleccionados.

◆ Realizar una búsqueda en materia (buscar en el contenido asignado a la materia).

◆ Eliminar mensajes de la materia.

Para agregar contenido a una materia, consulte Capítulo 7, ”Recopilación de contenido para materias.”

Requisitos previosPara revisar el contenido de una materia, debe tener la función de Investigador.

Visualización de mensajes asignados a una materiaConsulte:

◆ “Visualización de la lista de mensajes” en la página 224

◆ “Personalización de la visualización de la lista de mensajes” en la página 225

◆ “Vista previa de mensajes en Revisión de materia” en la página 226

Visualización de la lista de mensajesPara ver la lista de mensajes asignados a una materia, en el panel de navegación:



Visualización de mensajes asignados a una materia 225


3. Expanda el nodo Revisión de materia.

4. Haga clic en el nodo Todos los elementos.

Figura 119 Revisión de materia - Todos los elementos

En el panel de trabajo se muestran todos los mensajes asignados a la materia.

Figura 120 Revisión de materia: los mensajes asignados a una materia

Los mensajes asignados a una materia son deduplicados (se eliminan los duplicados).

En la vista predeterminada se muestra la información siguiente sobre cada mensaje:

◆ Información básica de correo electrónico (Prioridad, Tiene datos adjuntos, Para, De, Asunto, Fecha de mensaje, Tamaño, Estado).

◆ Custodios aplicados al mensaje. Consulte “Asignación de custodios a mensajes” en la página 230.

Personalización de la visualización de la lista de mensajesPara personalizar la visualización de la lista de mensajes en Revisión de materia, consulte “Personalización de la visualización de los resultados de búsqueda” en la página 211.



Vista previa de mensajes en Revisión de materiaDebe tener la función de investigador para acceder a una vista previa de los mensajes.

Para obtener una vista previa de un mensaje, selecciónelo en la lista.

Si se asignan custodios y etiquetas a un mensaje, éstos aparecen en el encabezado del mensaje.

Apertura de mensajes en Revisión de materiaPara abrir un mensaje en Revisión de materia, haga doble clic en el mensaje.

Consulte “Apertura de mensajes” en la página 215 para obtener más información.

Aplicación de etiquetas a mensajesPuede aplicar una o más etiquetas a un mensaje para indicar los resultados de una revisión. Por ejemplo, puede aplicar la etiqueta Responde a un mensaje para indicar que el mensaje es pertinente en la materia.

Para aplicar etiquetas a mensajes:

1. Expanda el nodo Revisión de materia > Todos los elementos de la materia.

2. Seleccione los mensajes, tal y como se describe en “Selección de mensajes” en la página 216.

3. Consulte los siguientes temas:

• “Aplicar una etiqueta de revisión” en la página 226

• “Especificación de una etiqueta de clic rápido” en la página 228

• “Eliminación de todas las etiquetas” en la página 229

Aplicar una etiqueta de revisiónPara aplicar una etiqueta de revisión:


Aplicación de etiquetas a mensajes 227



• Haga clic con el botón secundario y seleccione Etiquetas > etiqueta.

Nota: En el menú de acceso directo, sólo aparecen las primeras seis etiquetas. Para ver más etiquetas, haga clic en Todas las etiquetas.

Figura 121 Submenú de etiquetas en Revisión de materia

• Haga clic con el botón secundario y seleccione Etiquetas > Todas las etiquetas.

En el cuadro de diálogo Todas las etiquetas, seleccione etiquetas para aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

(Para seleccionar todas las etiquetas, seleccione la casilla de verificación Nombre.)

Figura 122 Todas las etiquetas



Aparece la barra de progreso Agregando etiqueta a mensajes. Las etiquetas aplicadas aparecen en el panel de vista previa cuando selecciona el mensaje.

Figura 123 Etiquetas aplicadas que aparecen en el panel de vista previa

Especificación de una etiqueta de clic rápidoLuego de que especifica una etiqueta de clic rápido, basta con hacer clic en un mensaje seleccionado para aplicar dicha etiqueta en ese lugar. Discovery Manager guarda la etiqueta de clic rápido que usted especifica para que se encuentre disponible en futuras sesiones, hasta que la cambie. Las etiquetas de clic rápido se guardan por materia. Puede especificar una etiqueta de clic rápido distinta para cada materia.

Nota: Por diseño, los nombres y las descripciones de las etiquetas predeterminadas que son de clic rápido no están localizadas para evitar que las etiquetas editadas se sobrescriban si cambia de paquete de idioma.

Para especificar una etiqueta de clic rápido:

1. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte de la lista de mensajes y seleccione Etiquetas > Establecer clic rápido.

Se abre el cuadro de diálogo Establecer clic rápido.

Aplicación de etiquetas a mensajes 229


Figura 124 Establecer clic rápido

2. Haga clic en la flecha de la lista desplegable.


• Seleccione una de las etiquetas en la lista desplegable.

• Seleccione Sin etiqueta (predeterminado) si no desea especificar una etiqueta de clic rápido.


La etiqueta de clic rápido es una tecla para cambiar de estado:

◆ Para aplicar la etiqueta de clic rápido a un mensaje, haga clic en la columna Etiquetas correspondiente a ese mensaje.

◆ Para eliminar la etiqueta de clic rápido de un mensaje, haga clic en la columna Etiquetas correspondiente a ese mensaje.

Eliminación de todas las etiquetasPara borrar todas las etiquetas de los mensajes seleccionados de la materia:


2. Haga clic con el botón secundario en los mensajes seleccionados y seleccione Etiquetas > Borrar todas las etiquetas.



Asignación de custodios a mensajesUn custodio es un término de descubrimiento legal que hace referencia a alguien que puede haber enviado o recibido un correo electrónico. El término “custodio” también puede aplicarse en el caso de un PST o de un correo electrónico archivado que se asigna a otro empleado. (Por ejemplo, el empleado original abandona la empresa y su correo electrónico se asigna a otro empleado.)

Puede aplicar una o varias etiquetas de custodio a los mensajes seleccionados durante la revisión.

Consulte:

◆ “Asignación de custodios” en la página 230

◆ “Eliminación de custodios” en la página 232

Nota: También puede asignar custodios cuando asigna resultados de búsquedas de recopilación a una materia, tal y como se describe en “Asignación de resultados de búsqueda de recopilación a una materia” en la página 218.

Asignación de custodiosPara asignar custodios a mensajes:

1. Expanda el nodo Revisión de materia > Todos los elementos de la materia.


3. Haga clic con el botón secundario en los mensajes seleccionados para mostrar un menú de acceso directo.

Figura 125 Asignación de custodios

Asignación de custodios a mensajes 231


4. Seleccione una de las siguientes opciones en el menú de acceso directo:

• Nombre de un custodio: aplica el custodio inmediatamente a los elementos seleccionados.

• Todos los custodias: abre el cuadro de diálogo Todos los custodias.

Nota: Los administradores de materias crean los custodios en Propiedades de materia.

Figura 126 Todos los custodias

Para seleccionar custodios del cuadro de diálogo Todos los custodias:

a. Seleccione las casillas de verificación de los custodios que desea asignar.

b. Desactive las casillas de verificación de los custodios que no desea asignar.




Eliminación de custodiosPara desactivar todos los custodios de los mensajes seleccionados de la materia:


2. Haga clic con el botón secundario en los mensajes seleccionados y seleccione Custodias > Borrar todos los custodias.

Trabajo con búsquedas dentro de la materiaPara filtrar la lista de mensajes ya asignados a una materia, puede realizar una búsqueda dentro de la materia.

La creación de una búsqueda dentro de la materia en el nodo Revisión de materia es similar a la creación de una búsqueda de recopilación en el nodo Área de recopilación. También puede crear carpetas de organización para búsquedas dentro de la materia. Consulte Capítulo 7, ”Recopilación de contenido para materias” para obtener información sobre cómo crear búsquedas y carpetas de organización.

Sin embargo, existen algunas diferencias entre búsquedas dentro de la materia y búsquedas de recopilación. Consulte:

◆ “Consideraciones y limitaciones de las búsquedas dentro de la materia” en la página 233

◆ “Acerca de búsquedas dentro de la materia y carpetas de retención” en la página 233

◆ “Visualización de la lista de búsquedas dentro de la materia” en la página 234

◆ “Creación de una búsqueda dentro de la materia” en la página 234

◆ “Búsqueda en etiquetas” en la página 235

◆ “Búsqueda en custodios” en la página 236

Trabajo con búsquedas dentro de la materia 233


Consideraciones y limitaciones de las búsquedas dentro de la materia◆ Los campos sobre los cuales puede realizar búsquedas dependen

de si la materia tiene una carpeta de retención asignada o no. Consulte “Acerca de búsquedas dentro de la materia y carpetas de retención” en la página 233.

◆ Puede que se produzca un retraso al indexar los elementos de una carpeta de retención, lo que puede afectar a los resultados de la búsqueda.

◆ Antes de ejecutar una búsqueda de revisión en una carpeta de retención, espere hasta que todos los mensajes tengan el estado “En espera”. De lo contrario, obtendrá diferentes resultados de búsqueda cada vez que realice una.

◆ En el nodo Revisión de materia (a diferencia del nodo Área de recopilación), puede modificar una búsqueda que se ha ejecutado. Luego de que los elementos se asignan a la materia, no se requiere un seguimiento de cada instancia de una búsqueda de revisión de materia para dar cuenta de la cadena de custodia. Como resultado, las búsquedas en Revisión de materia no muestran subnodos para ocurrencias anteriores de la búsqueda.

Acerca de búsquedas dentro de la materia y carpetas de retenciónSi una materia tiene una carpeta de retención asignada, los campos sobre los cuales puede realizar la búsqueda son los mismos que para las búsquedas de recopilación. Además, están disponibles los campos Etiquetas, Excluir etiquetas, Custodios y Excluir custodias.

Si una materia no tiene una carpeta asignada, los campos sobre los cuales puede realizar la búsqueda están limitados a Etiquetas, Excluir etiquetas, Custodios, Excluir custodias y Fecha del mensaje.

Para que todos los campos estén disponibles en una búsqueda dentro de la materia, esta última debe tener una carpeta de retención asignada y los mensajes que se encuentren en esa carpeta deben estar indexados por texto completo.

Mejor práctica: el administrador de EMC SourceOne Email Management debe asegurarse de que las carpetas de EMC SourceOne utilizadas para retención legal estén indexadas por texto completo.



Visualización de la lista de búsquedas dentro de la materiaPara ver la lista de las búsquedas en materia existentes de una materia, en el panel de navegación:


2. Seleccione la materia.

3. Haga clic en el nodo Revisión de materia.

En el panel de trabajo se muestra el nombre, los elementos procesados, el estado y la fecha de creación de la materia de cada una de las búsquedas dentro de la materia.

Creación de una búsqueda dentro de la materiaPara crear una búsqueda dentro de la materia, en el panel de navegación:


2. Seleccione la materia para la que desea crear una búsqueda en materia.


• Haga clic con el botón secundario en el nodo Revisión de materia y, a continuación, seleccione Nueva búsqueda.

• Haga clic en el nodo Revisión de materia y, a continuación, haga clic en Nueva en la ficha Buscar del panel de cinta.

• En el nodo Revisión de materia, haga clic con el botón secundario en una carpeta que se utiliza para organizar búsquedas y luego seleccione Nueva búsqueda.

Una carpeta denominada Nueva búsqueda aparece en el panel de navegación, bajo el nodo Revisión de materia.

4. Edite el nombre de la carpeta Nueva búsqueda bajo el nodo Revisión de materia y luego presione Enter.

El panel de trabajo muestra las etiquetas predeterminadas para la materia.



5. En el panel de trabajo, especifique los criterios de búsqueda. Consulte:

• “Descripción general: especificación de criterios de búsqueda de recopilación” en la página 163

• “Búsqueda en etiquetas” en la página 235

• “Búsqueda en custodios” en la página 236

Búsqueda en etiquetasPuede asignar etiquetas a los mensajes en Revisión de materia, como se describe en “Aplicación de etiquetas a mensajes” en la página 226.

Puede realizar búsquedas para mensajes que tengan asignadas etiquetas específicas utilizando el campo Etiquetas. También puede realizar búsquedas para mensajes que tengan asignadas etiquetas específicas utilizando el campo Excluir etiquetas.

Para buscar mensajes según las etiquetas:

1. Para agregar el campo de búsqueda Etiquetas o el campo de búsqueda Excluir etiquetas:

a. Haga clic en Agregar criterios.

b. Seleccione Etiquetas o Excluir etiquetas.

Nota: También puede cambiar un campo por otro, tal y como se describe en “Cambio de campos de búsqueda existentes” en la página 165.

2. En el campo Etiquetas o en el campo Excluir etiquetas:

a. Haga clic en la flecha de la lista desplegable.

La lista muestra un máximo de seis etiquetas disponibles en esta materia. Para ver todas las etiquetas, seleccione Todas las etiquetas.

b. Especifique las etiquetas:

– Seleccione las etiquetas sobre las cuales buscar. – Desmarque las etiquetas en las cuales no desea buscar.



Figura 127 campo Búsqueda de etiquetas

c. Para cerrar la lista desplegable, haga clic en un área en blanco fuera de la lista.

Las etiquetas seleccionadas aparecen en el campo Etiquetas o en el campo Excluir etiquetas, según corresponda.

Nota: Varias etiquetas en el mismo campo Etiquetas o en el mismo campo Excluir etiquetas se unen con OR. Para unir etiquetas con AND, agregue más campos Etiquetas, tal y como se describe en el paso 1.

Nota: El campo Etiquetas y los campos Excluir etiquetas son sólo de lectura. Para agregar o quitar etiquetas, consulte el paso 2.

Búsqueda en custodiosPuede asignar custodios a los mensajes en Revisión de materia, como se describe en “Asignación de custodios a mensajes” en la página 230.

Nota: También puede asignar custodios cuando asigna resultados de búsquedas de recopilación a una materia, tal y como se describe en “Asignación de resultados de búsqueda de recopilación a una materia” en la página 218.

Puede buscar mensajes que tengan asignados custodios específicos utilizando el campo Custodios. Puede buscar mensajes que tengan asignados custodios específicos utilizando el campo Excluir custodias.



Para realizar búsquedas según custodios:

1. Para agregar el campo de búsqueda Custodios o el campo de búsqueda Excluir custodias:

a. Haga clic en Agregar criterios.

b. Seleccione Custodios o Excluir custodias.

Nota: También puede cambiar un campo por otro, tal y como se describe en “Cambio de campos de búsqueda existentes” en la página 165.

2. En el campo Custodios o en el campo Excluir custodias:

a. Haga clic en la flecha de la lista desplegable.

La lista muestra los custodios disponibles en esta materia.

b. Especifique los custodios:

– Seleccione los custodios sobre los cuales buscar.– Desmarque los custodios en los cuales no desea buscar.

Figura 128 Campo de búsqueda Custodios

c. Para cerrar la lista desplegable, haga clic en un área en blanco fuera de la lista.

Los custodios seleccionados aparecen en el campo Custodios.

Nota: Varios custodios en el mismo campo Custodios o en el mismo campo Excluir custodias se unen con OR. Para unir custodios con AND, agregue más campos Custodios, tal y como se describe en el paso 1.

Nota: El campo Custodios es de sólo lectura. Para agregar o quitar etiquetas, consulte el paso 2.



Eliminación de mensajes en Revisión de materiaPuede eliminar mensajes de una materia (por ejemplo, mensajes que no son relevantes).

La asignación de un mensaje a una materia cambia el mensaje de no asignado a asignado o, en último término, a en espera. La eliminación de un mensaje de una materia simplemente lo coloca nuevamente en asignado y elimina el mensaje de la carpeta de retención, si es que la materia cuenta con una.

La eliminación de un mensaje en una materia no lo elimina de un conjunto de resultados de búsqueda.

Nota: Puede eliminar mensajes que no tienen etiquetas, pero no puede eliminar un mensaje que tenga una etiqueta. Si se seleccionan varios mensajes y algunos de ellos tienen etiquetas, no se quitará de la materia ningún mensaje seleccionado. Debe quitar todas las etiquetas de un mensaje antes de poder quitar el mensaje de Revisión de materia.

Si quita un mensaje de una materia:

◆ En primer lugar, el estado del mensaje cambia a Eliminando.

◆ A continuación, cambia a No asignado.

El mensaje aparece en ambos estados, pero se muestra en gris, lo que indica que no está disponible. El menú contextual está deshabilitado para el mensaje. No se puede abrir el mensaje.

Para quitar mensajes de una revisión de materia:

1. En el área Mis materias del panel de navegación, expanda el nodo Revisión de materia > Todos los elementos de la materia.


3. Haga clic con el botón secundario y, a continuación, seleccione Quitar de materia en el menú de acceso directo.

4. Si intenta quitar un mensaje con etiquetas, aparece el mensaje de error: No se puede eliminar mensajes si tienen etiquetas aplicadas. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje de error.

Visualización del estado de acciones pendientes en Revisión de materia 239


Visualización del estado de acciones pendientes en Revisión de materia

Para ver el estado de acciones pendientes para una materia en Revisión de materia, consulte “Monitoreo del estado de las operaciones para una materia” en la página 221.

Exportación del contenido de las materias 241

9


◆ Introducción...................................................................................... 242◆ Especificación de mensajes para exportar .................................... 242◆ Especificación de la configuración de exportación ..................... 244◆ Acerca del procesamiento de la exportación................................ 247◆ Visualización del estado de archivos pendientes para una

materia ....................................................................................... 248◆ Ver lista de trabajos de exportación............................................... 248◆ Convención de nombres para archivos y subdirectorios de

exportación........................................................................................ 249◆ Visualización de un informe de resumen de exportación.......... 250◆ Eliminación de una exportación .................................................... 255

Exportación delcontenido de las

materias


Exportación del contenido de las materias

IntroducciónUtilice Discovery Manager para exportar correo electrónico archivado en respuesta a avisos legales o reguladores, o a reclamaciones de política corporativa.

Puede:

◆ Exportar todos los mensajes o los mensajes seleccionados desde una búsqueda en el nodo Área de recopilación o en el nodo Revisión de materia.

◆ Especifique el formato del archivo de exportación: PST, NSF o EDRM XML. (Consulte http://edrm.net/ para obtener más información sobre el formato EDRM XNL.) Discovery Manager puede convertir los mensajes de Notes en formato PST para la exportación.

◆ Especifique el destino del archivo exportado.

◆ Programe una exportación.

◆ Divida los archivos a exportar según el tamaño y/o el custodio.

IMPORTANTE!Si exporta elementos de Domino o Notas a un archivo PST, entonces puede que no se exporten todos los tipos de elementos. No se admite la exportación de elementos del calendario de Exchange a un archivo NSF de Domino.

Especificación de mensajes para exportarPuede exportar mensajes desde:

◆ una búsqueda actual o anterior en el nodo Área de recopilación o una búsqueda actual en el nodo Revisión de materia

◆ el nodo Todos los elementos en Revisión de materia

Consulte:

◆ “Especificación de todos los mensajes para exportar” en la página 243

◆ “Selección de mensajes para exportar” en la página 243

http://edrm.net/

Especificación de mensajes para exportar 243


Especificación de todos los mensajes para exportar

Nota: No puede exportar todos los mensajes en un paso desde el nodo Revisión de materia > Todos los elementos. Consulte “Selección de mensajes para exportar” en la página 243.

Para exportar todos los mensajes:

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el nodo de búsqueda adecuado y, a continuación, seleccione Exportar.

Se abrirá el cuadro de diálogo Exportar.

2. Continúe en “Especificación de la configuración de exportación” en la página 244.

Selección de mensajes para exportarPara exportar los mensajes seleccionados:

1. Muestre la cuadrícula que contiene los mensajes que desea seleccionar. La cuadrícula puede ser una cuadrícula de resultados de búsqueda de recopilación, de resultados de búsqueda de revisión o la cuadrícula Todos los elementos.

2. Puede clasificar los resultados (por ejemplo, por etiqueta, custodio o fecha).

3. Seleccione los mensajes que desea exportar, tal y como se describe en la tabla siguiente:

Tabla 28 Selección de mensajes


Mensaje único Haga clic

Varios mensajes contiguos Presione Mayús y haga clic

Varios mensajes no contiguos Presione Ctrl y haga clic

Todos los mensajes Presione Ctrl y A

Todos los mensajes de la selección actual hasta el final del conjunto


Todos los mensajes de la selección actual hasta el principio del conjunto




4. Haga clic con el botón secundario en la cuadrícula y, a continuación, seleccione Exportar.

Se abrirá el cuadro de diálogo Exportar.

5. Continúe en “Especificación de la configuración de exportación” en la página 244.

Especificación de la configuración de exportaciónEn el cuadro de diálogo Exportar, especifique el nombre, formato, destino, horario y tamaño del archivo de exportación:

Figura 129 Exportar

1. De forma predeterminada, el campo Nombre muestra los primeros 30 caracteres del nombre de materia. Puede editar el nombre, hasta un máximo de 30 caracteres.

Nota: Es posible que desee utilizar un nombre de código o una convención de nombres, especialmente si la materia es delicada.

Si el nombre de materia contiene caracteres no válidos:

• Se muestra el cuadro de diálogo de error:

El nombre del asunto contiene uno o más de los siguientes caracteres ilegales\ / : * ? “ < > |El nombre de exportación será por defecto Nueva exportación.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de error.

Especificación de la configuración de exportación 245


• El valor predeterminado del campo Nombre del cuadro de diálogo Exportar será Nueva exportación.

2. El valor predeterminado del campo Tipo es el último formato que se ha seleccionado. Para seleccionar otro formato para el archivo de exportación:

• PST: formato de archivo de las Carpetas personales de Microsoft Outlook. No incluye metadatos de Discovery Manager, como información de etiquetas o información de la cadena de custodia.

• NSF : formato de archivo de base de datos de IBM Lotus Notes. No incluye metadatos de Discovery Manager, como información de etiquetas o información de la cadena de custodia.

• EDRM XML: permite que un software de soporte de litigación que cumple con este formato de transporte estándar importe la salida de Discovery Manager, con la información de la cadena de custodia y de metadatos completa e intacta.

3. El campo Ubicación de archivo muestra la última ubicación válida de exportación. Para cambiar la ubicación de la exportación, realice uno de los pasos siguientes:

• Haga clic en Examinar y, a continuación, seleccione la carpeta de destino para el archivo de exportación. El destino debe ser una carpeta compartida UNC de la red.

• Ingrese una rutaUNC hacia una carpeta compartida de la red con este formato:

\\servidor\compartir\carpeta_compartida

Nota: El número máximo de caracteres en la ruta UNC es de 110 caracteres. Esto se debe al límite de Windows de 260 caracteres para una ruta de archivos completo, que incluye nombres de archivo de exportación de aproximadamente 150 caracteres.

Nota: Si no especifica una ruta UNC, se muestra el mensaje de error: La ruta UNC no debe ser de la forma \\server\share.

4. En el campo Fecha de inicio, programe la exportación seleccionando la fecha y hora de inicio. El horario predeterminado es Lo antes posible.



5. En el campo Dividir por tamaño de archivo , especifique el tamaño máximo del archivo en MB. El tamaño predeterminado de un archivo de exportación dividido es de 4.700 MB, lo que permite que los archivos de exportación tengan un gran tamaño. Este valor también es el máximo.

6. (Opcional) Para crear un archivo de exportación para cada custodio asignado a los mensajes, y que no supera el tamaño máximo:

a. Seleccione la casilla de verificación Dividir por custodia. Si se asignan varios custodios para un solo mensaje, entonces ese mensaje será escrito para cada archivo de exportación.

Nota: La casilla de verificación Dividir por custodia sólo está disponible si la materia cuenta con custodios.

b. (Opcional) Para incluir el nombre del custodio en el nombre de cada archivo de exportación, seleccione la casilla de verificación Incluir nombre de custodia en archivo de exportación.

Nota: Si selecciona Dividir por custodia, los mensajes a los cuales no se les asigne custodios se colocarán en un archivo de exportación separado “sin custodio”.


Acerca del procesamiento de la exportación 247


Acerca del procesamiento de la exportación◆ El procesamiento de la exportación ocurre en la fecha y hora que

usted especificó en el cuadro de diálogo Exportar.

◆ Puede continuar trabajando en Discovery Manager durante el procesamiento de la exportación.

◆ El procesamiento de la exportación se completará incluso si cierra la materia o la aplicación Discovery Manager.

◆ Si el mensaje de errorDiscovery Manager Server no puede escribir en “ruta compartida” aparece durante el procesamiento de la exportación, consulte con el administrador de su sistema.

◆ Gestión de mensajes duplicados:

• Al realizar una exportación a PST/NSF, se busca en la lista de carpetas hasta que se encuentra la primera instancia del mensaje. En una exportación a PST/NSF, los metadatos no se conservan, por lo que no es necesario obtener todas las copias.

• Al asignar mensajes a una materia con una carpeta de retención y, a continuación, exportar a EDRM, se procesan todas las instancias del mensaje. Por ejemplo, si busca y encuentra un mensaje en dos carpetas, se procesa el mensaje de ambas carpetas. Este procesamiento permite la combinación de metadatos.

• Cuando se asigna un mensaje a una materia sin carpeta de retención, la información sobre la carpeta de origen del mensaje se pierde. Si, a continuación, se asignan los mensajes a una carpeta de retención, la operación de asignación procesa cada instancia del mensaje que encuentra. El mensaje resultante de la carpeta de retención asignada contendrá metadatos combinados.

Consulte.

◆ “Visualización del estado de archivos pendientes para una materia” en la página 248

◆ “Ver lista de trabajos de exportación” en la página 248

◆ “Visualización de un informe de resumen de exportación” en la página 250



Visualización del estado de archivos pendientes para una materia

Para ver el estado de exportaciones pendientes de una materia, consulte “Monitoreo del estado de las operaciones para una materia” en la página 221.

Ver lista de trabajos de exportaciónPara ver una lista de trabajos de exportación, haga clic en el nodo Exportar de la materia (Mis Materias > materia > Exportar).

El panel de trabajo muestra las exportaciones de la materia. La tabla siguiente describe las columnas disponibles para su visualización.

Tabla 29 Nodo de exportación: columnas disponibles


Nombre Nombre de la exportación, tal como se ha especificado en el campo Nombre del cuadro de diálogo Exportar, más la fecha y hora a la que se ha programado la ejecución de la exportación en el formato año-mes-día-hora-minutos-segundos-milisegundos. De forma predeterminada, el nombre de la exportación coincide con el de la materia. Si el nombre de la materia contiene caracteres no válidos, el nombre predeterminado de la exportación es Nueva exportación.

Elementos procesados

Número de elementos que se procesan en la operación de exportación.

Estado Estado de la operación de exportación, como Finalizado o Error.

Fecha de creación

Fecha y hora en que se ha creado la entrada de la exportación.

Fecha de inicio programada

Fecha y hora programadas para la ejecución de la operación de exportación, tal y como se ha especificado en el campo Fecha de inicio del cuadro de diálogo Exportar.

Fecha de inicio Fecha y hora en que se ha ejecutado la operación de exportación.

Elementos con error

Número de elementos que no se han podido exportar.

Elementos duplicados

Número de elementos duplicados.

Convención de nombres para archivos y subdirectorios de exportación 249


Para especificar el número de columnas que se mostrará:

1. Seleccione el nodo Exportar.

2. En la ficha Inicio de la cinta, elija Seleccionador de campo.

3. En el cuadro de diálogo Seleccionador de campo:

a. Para agregar una columna, seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre de la columna.

b. Para quitar una columna, seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre de la columna.

4. Para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionador de campo, haga clic en la X en la esquina superior derecha.

Convención de nombres para archivos y subdirectorios de exportación

Subdirectorio deexportación

Se crea un subdirectorio en la ubicación de exportación que especificó en el cuadro de diálogo Exportar.

El nombre del subdirectorio de exportación está basado en el campo Nombre y en el campo Fecha de inicio en el cuadro de diálogo Exportar.

La convención de nombres para el subdirectorio de exportación es:

nombre-aaaa-mm-dd-hh-mm-ss-ccc

donde:

◆ aaaa = año

◆ mm = mes

◆ dd = día

◆ hh = hora

◆ mm = minutos

◆ ss = segundos

◆ ccc = milisegundos



Exportar nombre delarchivo

En un subdirectorio de exportación, el nombre de los archivos de exportación está basado en el campo Nombre, en el campo Fecha de inicio y en la casilla de verificación Incluir nombre de custodia en archivo de exportación en el cuadro de diálogo Exportar. Los archivos divididos se enumeran en orden secuencial (indicados por n en los siguientes ejemplos).

◆ La convención de nombres para archivos de exportación cuando la casilla de verificación Incluir nombre de custodia en archivo de exportación está seleccionada es:

nombre-aaaa-mm-dd-hh-mm-ss-ccc-custodio-n

El nombre del custodio se trunca a los 30 caracteres.

◆ La convención de nombres para archivos de exportación cuando la casilla de verificación Incluir nombre de custodia en archivo de exportación está desactivada es:

nombre-aaaa-mm-dd-hh-mm-ss-ccc-n

Visualización de un informe de resumen de exportaciónPara ver un informe de resumen de exportación:

1. Haga clic en el nodo Exportar de la materia (Mis Materias > materia > Exportar).

2. Seleccione un trabajo de exportación.

• Si una exportación programada no se ha ejecutado, se muestra un mensaje que indica este problema.

• Si la exportación se ha ejecutado, el informe resumido de exportación se muestra en el panel de trabajo.

Visualización de un informe de resumen de exportación 251


Figura 130 Ejemplo de informe de resumen de exportación

3. El informe de exportación se actualiza cada cinco segundos. Para mostrar el informe actualizado, siga uno de los pasos que se describen a continuación:

• Seleccione la exportación en la lista del panel de trabajo.

• Seleccione el nodo de exportación.

Consulte:

◆ “Información en el informe de resumen de exportación” en la página 252

◆ “Comprensión de los tamaños de los archivos de exportación” en la página 254



Información en el informe de resumen de exportaciónEl título del informe de resumen de exportación contiene el nombre de la materia, la fecha y hora en que se creó la exportación. El informe de resumen de exportación muestra la siguiente información:

Tabla 30 Información en el informe de resumen de exportación

Área Campo Descripción

Creado por Nombre de la persona que creó la exportación.

Fecha de creación Fecha y hora en la que se creó la exportación.

Fecha de finalización La fecha y la hora en la que se completó el trabajo de exportación.

Estado El estado del trabajo de exportación.

Ubicación de los datos de exportación

La ruta UNC hacia el destino para los archivos de exportación, tal y como se especificó en el campo Ubicación de archivo del cuadro de diálogo Exportar.• Si la exportación se realizó correctamente, puede hacer clic en este

enlace para dirigirse a la ubicación de la exportación.• Si la exportación tuvo un error, el enlace no estará disponible.

Visualización de un informe de resumen de exportación 253


Detalles de exportación Enumera la configuración adicional tal y como se especifica en el cuadro de diálogo Exportar, e información sobre los archivos de exportación resultantes.

Formato de exportación El formato del archivo o de los archivos de exportación, tal y como se especifica en el campo Tipo del cuadro de diálogo Exportar.

Tamaño máximo del archivo

El tamaño máximo de cada archivo de exportación, tal y como se especifica seleccionando la casilla de verificación Dividir por tamaño de archivo de exportación (MB) en el cuadro de diálogo Exportar y luego especificando un tamaño de archivo.

Separar por custodio • Sí = se seleccionó la casilla de verificación Dividir por custodia en el cuadro de diálogo Exportar.

• Sí = se seleccionó la casilla de verificación Dividir por custodia en el cuadro de diálogo Exportar.

Número de registros El número total de mensajes en todos los archivos de exportación que aparecen en la sección Exportar archivos de datos de este resumen.

Número de archivos Número de archivos de exportación de la carpeta de destino.

Número de fallos Número de mensajes que no se han podido exportar.

Número de duplicados Número de mensajes duplicados.

Tamaño total en el disco El volumen total de espacio en el disco ocupado por todos los archivos de exportación que aparecen en el campo Exportar archivos de datos de este informe.

Exportar archivos de datos

El nombre de la ruta de cada archivo de exportación.

Custodios El nombre de cada custodio asociado con mensajes en este trabajo de exportación.

Detalles de errores Enumera cada error que ocurrió durante el procesamiento de este trabajo de exportación.

Tabla 30 Información en el informe de resumen de exportación (continuación)

Área Campo Descripción



Comprensión de los tamaños de los archivos de exportación

¿Por qué el tamaño de archivo máximo real es inferior al valor de “Div. por tamaño”?En el cuadro de diálogo Exportar, el valor de Div. por tamaño especifica el tamaño máximo de un archivo de exportación. Sin embargo, el tamaño máximo real depende del formato de exportación:

◆ El tamaño máximo real de un archivo PST exportado es el 90% del valor de Div. por tamaño. Por ejemplo, si especifica un valor Div. por tamaño de 100 MB, el tamaño máximo real de un archivo PST exportado sería de 90 MB.

◆ El tamaño máximo real de un archivo NSF exportado se acerca más al valor de Div. por tamaño.

¿Por qué no se combinan los archivos de exportación pequeños en grandes archivos?Es posible que varios trabajos procesen una única operación de exportación. Cada trabajo produce uno o varios archivos de exportación. Los trabajos son independientes entre sí. Los pequeños archivos de exportación que producen varios trabajos no se combinan en grandes archivos de exportación.

Ejemplo Por ejemplo:

◆ El valor de Div. por tamaño es de 100 MB.

◆ Los resultados que produce una única operación de exportación incluyen los tamaños siguientes: 60 MB, 10 MB, 5 MB y 90 MB.

En teoría, los archivos pequeños (de 60, 10 y 5 MB) se pueden combinar en un gran archivo que no supere el valor de Div. por tamaño. Sin embargo, los archivos pequeños no se combinan en grandes archivos durante la operación de exportación.

Eliminación de una exportación 255


Eliminación de una exportación Puede eliminar una exportación que finalizó. Si elimina una exportación en ejecución, la operación se detiene y se elimina.

Para eliminar una exportación de una materia, en el panel de navegación:


2. Seleccione la materia.

3. Expanda el nodo Exportar.


• Haga clic con el botón secundario en la exportación y, a continuación, seleccione Eliminar del menú de acceso directo.

• Seleccione la exportación y, a continuación, haga clic en el icono Eliminar de la ficha Inicio.

Uso de las utilidades de Discovery Manager 257

10


◆ Introducción...................................................................................... 258◆ Requisitos previos ............................................................................ 258◆ Permisos ............................................................................................ 259◆ Flujos de trabajo de Discovery Manager ...................................... 260◆ Sintaxis común para todas las utilidades de Discovery Manager..... 262◆ Creación de registros de identidad................................................ 264◆ Creación de custodias...................................................................... 272◆ Recopilación de correo electrónico de custodias ......................... 276

Uso de las utilidadesde Discovery Manager


Uso de las utilidades de Discovery Manager

IntroducciónPuede usar la aplicación cliente de Discovery Manager para crear manualmente los siguientes elementos de uno en uno: identidades, custodias y búsquedas de recopilación para cada custodia.

Para realizar las mismas operaciones de forma masiva, use las utilidades de la línea de comandos de Discovery Manager. Las utilidades consiguen los mismos resultados que si hubiese realizado las operaciones manualmente en la aplicación cliente.

Las utilidades son:

◆ DMIdentity: crea registros de identidad a partir de un archivo de entrada que contiene información sobre cada usuario.

◆ DMCustodian: crea custodias en una materia a partir de un archivo de entrada que contiene los nombres de las identidades.

◆ DMCollect: recopila correo de todas las custodias definidas en una materia utilizando las fechas, palabras clave y carpetas de búsqueda que se han definido en las propiedades de la materia.

Ejecute las utilidades desde una ventana de comandos de Windows (Inicio > Ejecutar > cmd).

Requisitos previosEMC SourceOne Email Management y EMC SourceOne Discovery Manager deben estar instalados.

Las utilidades de línea de comandos dependen del servicio Web de Discovery Manager y otros componentes de SourceOne y Discovery Manager. La base de datos de Discovery Manager almacena los datos que crean las utilidades.

Instalación 259


InstalaciónCopie las utilidades en un equipo del entorno EMC SourceOne Discovery Manager:

1. Desplácese hasta el directorio de utilidades del kit de software de EMC SourceOne Discovery Manager.

2. Copie los siguientes ejecutables de utilidades en cualquier directorio de cualquier equipo del entorno EMC SourceOne Discovery Manager:

• DMCollect.exe

• DMCustodian.exe

• DMIdentity.exe

• GOSPresentationCommon.dll (necesario para la utilidad DMCollect)

PermisosPara ejecutar las utilidades de Discovery Manager, debe tener los mismos permisos necesarios para realizar las acciones de la aplicación cliente de Discovery Manager.

En la aplicación cliente de Discovery Manager, el administrador de usuarios debe agregarle como usuario de Discovery Manager y asignarle las funciones que se incluyen en la tabla siguiente.

Consulte la Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager o la ayuda en línea para obtener información sobre las funciones.

Tabla 31 Utilidades y funciones necesarias

Utilidad Función requerida

DMIdentity Administrador de identidades

DMCustodian Administrador de materias de la materia

DMCollect Investigador de la materia



Flujos de trabajo de Discovery ManagerPuede utilizar la aplicación cliente de Discovery Manager o las utilidades de la línea de comandos de Discovery Manager para recopilar el correo de cada custodia. La ventaja de las utilidades es que permiten llevar a cabo operaciones masivas.

Sin embargo, el flujo de trabajo para usar las utilidades de la línea de comandos es distinto del flujo de trabajo de la aplicación cliente.

Consulte:

◆ “Flujo de trabajo de la aplicación cliente” en la página 260

◆ “Flujo de trabajo de utilidades” en la página 261

Flujo de trabajo de la aplicación clienteSi utiliza la aplicación cliente de Discovery Manager, los pasos para recopilar el correo para cada custodia son:

1. Cree la materia y, si lo desea, especifique rangos de fechas y palabras clave para las búsquedas de recopilación.

2. Para cada custodia:

a. Determine el conjunto adecuado de direcciones de correo electrónico que utilizará para obtener resultados precisos. Utilice entradas de la libreta de direcciones (si las custodias son empleados actuales) o registros de identidad.

b. Agregue la custodia a la materia.

c. Cree una búsqueda de recopilación y especifique direcciones en los campos de búsqueda Remitente o Destinatario.

d. Ejecute la búsqueda de recopilación.

e. Asigne los resultados a la materia y especifique la custodia.

Consulte la Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager o la ayuda en línea para obtener información sobre el uso de la aplicación cliente de Discovery Manager.

Flujos de trabajo de Discovery Manager 261


Flujo de trabajo de utilidadesSi emplea las utilidades de la línea de comandos de Discovery Manager, los pasos para recopilar el correo para cada custodia son los siguientes:

1. Cree un archivo que contenga información identificativa de cada usuario. (Puede que haya recibido esta información en un documento o una hoja de cálculo). Consulte “Creación del archivo de entrada de la utilidad DMIdentity” en la página 264.

2. Use la utilidad DMIdentity para crear identidades de cada usuario con el archivo creado en el paso anterior. Consulte “Uso del comando Create de DMIdentity” en la página 266.

3. En la aplicación cliente de Discovery Manager, cree la materia y especifique rangos de fechas y palabras clave para las búsquedas de recopilación. Consulte la Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager o la ayuda en línea.

4. Cree un archivo que contenga los nombres de identidad de cada custodia. Use la utilidad DMIdentity para producir un archivo que contenga todos los nombres de identidad, si lo desea. (Puede usar este archivo de salida como entrada en el paso siguiente). Consulte “Creación del archivo de entrada de la utilidad DMCustodian” en la página 272.

5. Use la utilidad DMCustodian para crear todas las custodias con el archivo creado en el paso anterior como entrada. Consulte “Uso de la utilidad DMCustodian” en la página 274.

6. Use la utilidad DMCollect para crear y ejecutar las búsquedas de recopilación de todas las custodias definidas en una materia y para asignar los resultados a la materia. Consulte “Recopilación de correo electrónico de custodias” en la página 276.



Sintaxis común para todas las utilidades de Discovery ManagerConsulte:

◆ “Sintaxis común de la línea de comandos” en la página 262

◆ “Sintaxis común del archivo de entrada” en la página 263

◆ “Informes de error comunes” en la página 263

Sintaxis común de la línea de comandos◆ La línea de comandos incluye un comando y una lista de

argumentos, algunos de los cuales incluyen valores.

◆ Para ver la ayuda de una utilidad, escriba el nombre de la utilidad seguida de un espacio y el comando Ayuda. Un ejemplo es:

Ayuda de DMIdentity

◆ Puede abreviar todos los comandos y opciones siempre que la abreviación sea única. Las abreviaciones de opciones solo deben ser únicas para el comando en que se utilizan.

◆ Los comandos y las opciones no distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

◆ Puede escribir uno de los caracteres siguientes delante de todas las opciones:

• - (guión)

• / (barra diagonal)

Consulte “Ejemplo” en la página 263.

◆ El orden de las opciones no importa, pero es necesario especificar el comando en primer lugar.

◆ Para separar los valores del nombre de la opción, utilice uno de los caracteres siguientes:

• Un espacio

• Dos puntos (:)

• Un signo igual (=)

Consulte “Ejemplo” en la página 263.

◆ Escriba los valores con espacios y caracteres especiales entre comillas dobles.

Sintaxis común para todas las utilidades de Discovery Manager 263


◆ Puede utilizar la opción /Verbose en la mayoría de comandos para obtener resultados adicionales para fines informativos y de resolución de problemas.

Ejemplo Cada utilidad requiere que la línea de comandos especifique el nombre del servidor de Discovery Manager.

Por ejemplo, si ejecuta las utilidades en el servidor de Discovery Manager, otras formas equivalentes de especificar el nombre del servidor son:

/ServerName localhost

-server localhost

/serv:localhost

/s=localhost

Sintaxis común del archivo de entradaLos archivos de entrada son archivos de texto (.txt) con un retorno de carro delimitador, como los archivos que se crean en un bloc de notas.

Si el nombre del archivo de entrada contiene espacios, escríbalo entre comillas dobles.

Para obtener más información sobre cada archivo de entrada, consulte:

◆ “Creación del archivo de entrada de la utilidad DMIdentity” en la página 264

◆ “Creación del archivo de entrada de la utilidad DMCustodian” en la página 272

Informes de error comunesCada utilidad:

◆ Notifica el primer error de sintaxis inmediatamente y, si existe alguno, no procesa nada.

◆ Identifica la ubicación donde ha detectado el primer problema. Pueden existir otros errores sin notificar en la misma línea de comandos.

◆ Si se produce un error que no sea de sintaxis, intenta continuar, aunque puede que no siempre sea posible.



Creación de registros de identidadPara crear registros de identidad:

1. Cree un archivo de entrada con información sobre cada identidad, como se describe en “Creación del archivo de entrada de la utilidad DMIdentity” en la página 264. (Puede que el investigador haya recibido esta información en un documento o una hoja de cálculo).

2. Use la utilidad DMIdentity para crear identidades con el archivo de entrada creado en el paso anterior. Consulte “Uso del comando Create de DMIdentity” en la página 266.

Creación del archivo de entrada de la utilidad DMIdentityCree un archivo de texto (.txt) que contenga los nombres de los usuarios para los que desee crear identidades. Los nombres pueden ser nombres de cuentas de Windows, alias de Exchange, nombres para mostrar de Exchange o nombres para mostrar de Notes.

Nota: Consulte “Uso de las opciones de /Type para Create en DMIdentity” en la página 268 para obtener información sobre la interpretación que hace la utilidad DMIdentity de los nombres de usuario.

Si el nombre del archivo de entrada contiene espacios, escríbalo entre comillas dobles.

Consulte:

◆ “Formato 1: un nombre por línea” en la página 265

◆ “Formato 2: varios nombres por línea” en la página 265

Creación de registros de identidad 265


Formato 1: un nombre por líneaSi los nombres de usuario contienen puntos y comas, escriba cada nombre de usuario en una línea distinta del archivo de entrada. Finalice cada línea con un retorno.

Nombre<retorno>

Cada línea puede contener una descripción y comentarios separados por tabulaciones:

Nombre<tabulación>Descripción<tabulación>comentarios_ignorados<retorno>

La utilidad DMIdentity ignora los comentarios que se escriben después de la segunda tabulación.

IMPORTANTE!Si el archivo de entrada tiene un nombre por línea y los nombres contienen puntos y coma, utilice la opción /OnePerLine al ejecutar el comando Create de DMIdentity. Esta opción sirve para que los puntos y coma de los nombres no se interpreten incorrectamente como separadores entre varios nombres.

Formato 2: varios nombres por líneaSi los nombres no contienen puntos y coma, puede escribir varias entradas en la misma línea. Use un punto y coma para separar las entradas. Finalice cada línea con un retorno.

Nombre1;NombreN<retorno>

Cada entrada puede contener una descripción y comentarios separados por tabulaciones:

Nombre1<tabulación>Descripción1<tabulación>Comentarios1_ignorados;NombreN<tabulación>DescripciónN<tabulación>ComentariosN_ignorados<retorno>

La utilidad DMIdentity ignora los comentarios que se escriben después de la segunda tabulación en cada entrada.

IMPORTANTE!Si el archivo de entrada contiene varios nombres por línea, no utilice la opción /OnePerLine al ejecutar el comando Create en DMIdentity. Si utiliza esta opción, los puntos y coma separadores se ignorarán y cada línea del archivo de entrada se interpretará como un nombre único, no como varios nombres.



Uso del comando Create de DMIdentityUtilice el comando Create de la utilidad DMIdentity para crear identidades a partir de un archivo de entrada de nombres de usuario.

Consulte:

◆ “Permisos necesarios para la utilidad DMIdentity” en la página 266

◆ “Descripción general del comando Create de DMIdentity” en la página 266

◆ “Uso de las opciones de /Type para Create en DMIdentity” en la página 268

◆ “Uso de la opción /OnePerLine” en la página 270

◆ “Uso de la opción /Domain Name” en la página 270

◆ “Uso de la opción /AddressBook” en la página 271

◆ “Resultados del comando Create de DMIdentity” en la página 271

Permisos necesarios para la utilidad DMIdentityPara ejecutar la utilidad DMIdentity, el administrador de usuarios de Discovery Manager debe asignarle la función de administrador de identidades. Consulte la Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager o la ayuda en línea para obtener información sobre la asignación de funciones.

Descripción general del comando Create de DMIdentity La ayuda de la utilidad DMIdentity muestra la siguiente información sobre el comando Create:

Uso: DMIdentity <comando> [opciones]

Comandos:

Create

/ServerName value /InputFile file.ext /Type list-value [/OnePerLine][/DomainName value] [/AddressBook value][ [/Verbose]

Creación de identidades a partir de un archivo de entrada

/ServerName Nombre o IP del servidor/InputFile Nombre del archivo de entrada/Type Especifica el tipo de entradas del archivo de entrada



Alias Alias de ExchangeDominoDisplay Nombre para mostrar de Domino NABExchangeDisplay Nombre para mostrar de Exchange GALWindowsAccount Nombre de cuenta de Windows Active Directory

/OnePerLine Cada línea del archivo de entrada contiene solo una entrada/DomainName Nombre de dominio de Windows (solo se usa con el tipo Cuenta)

(opcional)/AddressBook Libreta de direcciones de Domino (solo se usa con el tipo

DominoDisplay si LDAPestá desactivado) (opcional) /Verbose Muestra resultados detallados (opcional)

Parámetros de línea de comandos requeridos para la utilidad DMIdentityLa tabla siguiente describe los parámetros necesarios para la utilidad DMIdentity.

Tabla 32 Utilidad DMIdentity: parámetros necesarios

Parámetro necesario Valores válidos

/ServerName Nombre de host o dirección IP del servidor de Discovery Manager.

/InputFile Nombre del archivo de texto de entrada: nombre_de_archivo.txt.Si el nombre del archivo de entrada contiene espacios, escríbalo entre comillas dobles.

/Type Consulte “Uso de las opciones de /Type para Create en DMIdentity” en la página 268.



Uso de las opciones de /Type para Create en DMIdentityEl comando Create de DMIdentity interpreta los nombres de usuario del archivo de entrada según la opción /Type de la línea de comandos:

Para obtener ejemplos de las opciones de /Type de las líneas de comandos de DMIdentity, consulte:

◆ “/Type Alias” en la página 269

◆ “/Type ExchangeDisplay” en la página 269

◆ “/Type DominoDisplay (entornos LDAP)” en la página 269

◆ “/Type DominoDisplay (entornos de directorios de Domino)” en la página 269

◆ “/Type WindowsAccount (sin la opción /DomainName)” en la página 269

◆ “/Type WindowsAccount (con la opción /DomainName)” en la página 269

Tabla 33 Opciones de /Type del comando Create de DMIdentity

Opción de /Type Descripción

Alias Cada valor de nombre del archivo de entrada se interpreta como un alias de Exchange para buscar el usuario en Active Directory. El nombre para mostrar y las direcciones se obtienen y se usan para crear la identidad, junto la descripción, si se ha especificado alguna en el archivo de entrada.

DominoDisplay Cada valor de nombre del archivo de entrada se interpreta como un nombre para mostrar de Domino y se utiliza para las búsquedas. • Si se encuentra una coincidencia exacta, las direcciones se obtienen y se usan para crear la identidad. • Si se encuentra más de una coincidencia, aparece un error que indica que el valor es ambiguo.

Nota: Si se configura EMC SourceOne Email Management para que utilice el directorio de Domino, también debe proporcionar la opción de comando /AddressBook. Si el sistema está configurado para utilizar LDAP, esta opción no es necesaria.

ExchangeDisplay Cada valor de nombre del archivo de entrada se interpreta como un nombre para mostrar de Exchange y se utiliza para realizar búsquedas. • Si se encuentra una coincidencia exacta, las direcciones se obtienen y se usan para crear la identidad. • Si se encuentra más de una coincidencia, aparece un error que indica que el valor es ambiguo.

WindowsAccount Cada valor de nombre del archivo de entrada se interpreta como un nombre de cuenta de Windows. Si la entrada contiene un carácter “@”, se usa como UPN de Windows. Si la entrada no contiene ningún carácter “\” y se especifica la opción /DomainName, el nombre de dominio con el separador “\” se antepone a la entrada. A continuación, este valor se usa para buscar usuarios en Active Directory para obtener el alias de Exchange del usuario. A continuación, el procesamiento continúa, como se ha descrito para Alias.



/Type AliasEn el ejemplo siguiente, la opción /Type Alias especifica que los nombres de usuario del archivo de entrada deben interpretarse como nombres de alias de Exchange:

DMIdentity Create /ServerName DMgrServer /InputFile Names.txt /Type Alias

/Type ExchangeDisplayEn el ejemplo siguiente, la opción /Type ExchangeDisplay especifica que los nombres de usuario del archivo de entrada deben interpretarse como nombres para mostrar de Exchange:

DMIdentity Create /ServerName DMgrServer /InputFile Names.txt /Type ExchangeDisplay

/Type DominoDisplay (entornos LDAP)En el ejemplo siguiente, la opción /Type DominoDisplay especifica que los nombres de usuario del archivo de entrada deben interpretarse como nombres para mostrar de Domino. Esta línea de comandos se aplica en entornos de Domino que utilizan LDAP:

DMIdentity Create /ServerName DMgrServer /InputFile Names.txt /Type DominoDisplay

/Type DominoDisplay (entornos de directorios de Domino)En el ejemplo siguiente, la opción /Type DominoDisplay especifica que los nombres de usuario del archivo de entrada deben interpretarse como nombres para mostrar de Domino. Los entornos de Domino que utilizan directorios de dominio requieren la opción /AddressBook, junto con el nombre de un directorio de Domino:

DMIdentity Create /ServerName DMgrServer /InputFile Names.txt /Type DominoDisplay/AddressBook GlobalDirectory

/Type WindowsAccount (sin la opción /DomainName)En el ejemplo siguiente, la opción /Type WindowsAccount especifica que los nombres de usuario del archivo de entrada deben interpretarse como nombres de cuenta de Windows:

DMIdentity Create /ServerName DMgrServer /InputFile Names.txt /Type WindowsAccount

/Type WindowsAccount (con la opción /DomainName)En el ejemplo siguiente, la opción /Type WindowsAccount especifica que los nombres de usuario del archivo de entrada deben interpretarse como nombres de cuenta de Windows. Si, además, utiliza la opción /DomainName y especifica un nombre de dominio, la utilidad DMIdentity:



◆ Antepone el nombre de dominio a las entradas del archivo de entrada que no incluyen una barra diagonal inversa (\).

◆ Utiliza las entradas modificadas para buscar alias de Exchange en Active Directory.

◆ Continúa procesando las entradas del mismo modo que para la opción /Type Alias.

DMIdentity Create /ServerName DMgrServer /InputFile Names.txt /Type WindowsAccount/DomainName emc

Uso de la opción /OnePerLineEl formato del archivo de entrada determina si debe usar la opción /OnePerLine:

◆ Si el archivo de entrada tiene un nombre por línea y los nombres contienen puntos y coma, utilice la opción /OnePerLine al ejecutar la utilidad. Esta opción sirve para que los puntos y coma de los nombres no se interpreten incorrectamente como separadores entre varios nombres.

◆ Si el archivo de entrada contiene varios nombres por línea, no utilice la opción /OnePerLine al ejecutar la utilidad. Si utiliza esta opción, los puntos y coma separadores se ignorarán y cada línea del archivo de entrada se interpretará como un nombre único, no como varios nombres.

Uso de la opción /Domain NamePuede utilizar la opción /DomainName con la opción /Type WindowsAccount.

Si una entrada del archivo de entrada no incluye ninguna barra diagonal inversa y especifica la opción /DomainName y un nombre de dominio en la línea de comandos, el nombre del dominio se antepone a la entrada con una barra diagonal inversa (\) separadora. A continuación, este valor se usa para buscar usuarios en Active Directory para obtener el alias de Exchange del usuario. El procesamiento es el mismo que para la opción /Type Alias.

Consulte “/Type WindowsAccount (con la opción /DomainName)” en la página 269 para obtener un ejemplo.



Uso de la opción /AddressBookLos entornos de Domino que utilizan directorios de Domino requieren la opción /AddressBook, junto con el nombre de un directorio de Domino.

Si el nombre del directorio de Domino contiene espacios, escríbalo entre comillas dobles.

Consulte “/Type DominoDisplay (entornos de directorios de Domino)” en la página 269 para obtener un ejemplo.

Resultados del comando Create de DMIdentityPara cada nombre del archivo de entrada, la utilidad DMIdentity crea una identidad y le agrega las direcciones pertinentes.

Uso del comando List de DMIdentityConsulte “Método 2: generación del archivo de entrada de la utilidad DMCustodian” en la página 273.



Creación de custodiasPara crear custodias:

1. En la aplicación cliente de Discovery Manager, cree la materia y especifique rangos de fechas y palabras clave para las búsquedas de recopilación. Consulte la Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager.

2. Cree un archivo de entrada que contenga los nombres de identidad de cada custodia. Consulte “Creación del archivo de entrada de la utilidad DMCustodian” en la página 272.

3. Use la utilidad DMCustodian para crear todas las custodias con el archivo creado en el paso anterior como entrada. Consulte “Uso de la utilidad DMCustodian” en la página 274.

Creación del archivo de entrada de la utilidad DMCustodianPara crear un archivo de entrada que contenga el nombre de identidad de cada custodia, siga uno de los métodos que se describen a continuación:

◆ Método 1: creación manual del archivo de entrada. Consulte “Método 1: creación manual del archivo de entrada de la utilidad DMCustodian” en la página 272.

◆ Método 2: uso del comando List de la utilidad DMIdentity para producir un archivo que contenga todos los nombres de identidad. Consulte “Método 2: generación del archivo de entrada de la utilidad DMCustodian” en la página 273.

Nota: Los nombres de identidad del archivo de entrada deben coincidir con las identidades existentes en la base de datos de Discovery Manager, excepto en las mayúsculas y minúsculas. La utilidad DMCustodian no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los nombres de identidad.

Método 1: creación manual del archivo de entrada de la utilidad DMCustodianCree un archivo de texto (.txt) que contenga el nombre de identidad de cada custodia. Si el nombre del archivo de entrada contiene espacios, escríbalo entre comillas dobles.

Creación de custodias 273


Coloque cada nombre de identidad en una línea distinta. Finalice cada línea con un retorno.

NombreIdentidad<retorno>

Cada línea puede contener una descripción y comentarios separados por tabulaciones:

NombreIdentidad<tabulación>Descripción<tabulación>Comentarios_ignorados

La utilidad DMCustodian ignora los comentarios que se escriben después de la segunda tabulación.

Método 2: generación del archivo de entrada de la utilidad DMCustodianPuede usar la utilidad DMIdentity para generar una lista de todas las identidades definidas.

Utilice este método si desea especificar todas o la mayoría de identidades en la utilidad DMCustodian. Las entidades se pueden eliminar del archivo generado.

(Para crear identidades, use la aplicación cliente de Discovery Manager o la utilidad DMIdentity.)

Consulte:

◆ “Permisos necesarios para la utilidad DMIdentity” en la página 266

◆ “Descripción general del comando List de DMIdentity” en la página 273

◆ “Ejemplo de la línea del comando List de DMIdentity” en la página 274

◆ “Resultados del comando List de DMIdentity” en la página 274

Descripción general del comando List de DMIdentity Use el comando List de la utilidad DMIdentity para producir un archivo que contenga todos los nombres de identidad almacenados en la base de datos de Discovery Manager.

La ayuda de la utilidad DMIdentity muestra la siguiente información sobre el comando List:

Lista

/ServerName value /OutputFile file.ext [/Verbose]

Muestra todas las identidades



/ServerName Nombre o IP del servidor/OutputFile Nombre del archivo de salida/Verbose Muestra resultados detallados (opcional)

Ejemplo de la línea del comando List de DMIdentity

DMIdentity List /ServerName DMgrServer /OutputFile Identities.txt

Resultados del comando List de DMIdentity El comando DMidentity produce un archivo de salida que incluye todos los nombres de identidad, uno por línea.

Además, cada línea también incluye la descripción y el número de ID separados por tabulaciones.

NombreIdentidad<tabulación>Descripción<tabulación>Número_ID

Uso de la utilidad DMCustodianUtilice el comando Create de la utilidad DMCustodian para crear custodias a partir de un archivo de entrada de nombres de identidad.

Consulte:

◆ “Permisos necesarios para la utilidad DMCustodian” en la página 274

◆ “Descripción general del comando Create de DMCustodian” en la página 275

◆ “Ejemplo de línea de comando Create de DMCustodian” en la página 275

◆ “Uso de la opción /OnePerLine” en la página 270

◆ “Resultados del comando Create de DMCustodian” en la página 275

Permisos necesarios para la utilidad DMCustodianPara ejecutar la utilidad DMCustodian, el propietario de materia debe asignarle la función de administrador de materias. Consulte la Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager para obtener información sobre la asignación de funciones específicas de la materia.

Creación de custodias 275


Descripción general del comando Create de DMCustodianLa ayuda de la utilidad DMCustodian muestra la siguiente información:

Uso: DMCustodian <comando> [opciones]

Comandos:

Create /MatterName value /ServerName value /InputFile file.ext [/OnePerLine] [/Verbose]

Creación de custodias a partir de un archivo de entrada

/MatterName Nombre de materia/ServerName Nombre o IP del servidor/InputFile Nombre del archivo de entrada/OnePerLine Cada línea del archivo de entrada contiene sólo una entrada

(opcional)/Verbose Muestra resultados detallados (opcional)

Parámetros de línea de comandos requeridos para la utilidad DMCustodianLa tabla siguiente describe los parámetros necesarios para la utilidad DMCustodian.

Ejemplo de línea de comando Create de DMCustodian

DMCustodian Create /MatterName Case2 /ServerName DMgrServer /InputFile Identities.txt

Resultados del comando Create de DMCustodianSi un nombre de identidad del archivo de entrada coincide exactamente con una identidad existente en la base de datos de Discovery Manager, el comando Create de DMCustodian:

◆ Crea una custodia con el nombre (y la descripción opcional) del archivo de entrada.

◆ Vincula la custodia a la identidad correspondiente y agrega los detalles del enlace a la descripción.

Tabla 34 Utilidad DMCustodian: parámetros necesarios


/MatterName Nombre de la materia para la que desea crear custodias.


/InputFile Nombre del archivo de texto de entrada: nombre_de_archivo.txt.Si el nombre del archivo de entrada contiene espacios, escríbalo entre comillas dobles.



Recopilación de correo electrónico de custodiasPararecopilar correo electrónico para cada custodia:

1. Si todavía no lo ha hecho:

a. Cree identidades, tal como se describe en “Creación de registros de identidad” en la página 264.

b. Use identidades para crear custodias para una materia, como se describe en “Creación de custodias” en la página 272.

2. Use la utilidad DMCollect para crear y ejecutar las búsquedas de recopilación de todas las custodias definidas en una materia y para asignar los resultados a la materia. Consulte “Uso del comando Collect de DMCollect” en la página 276.

Uso del comando Collect de DMCollectUse el comando Collect de DMCollect para:

◆ Cree una búsqueda de propietarios por custodia con las fechas y palabras clave de las propiedades de la materia.

Nota: Para obtener información sobre por qué DMCollect crea una búsqueda de Propietarios en lugar de una búsqueda de Remitente o Destinatario, consulte “Uso del campo “Remitente o destinatario” o el campo Propietario” en la página 179.

◆ Cree búsquedas en una carpeta de organización especificada.

◆ Ejecute cada búsqueda.

◆ Asigne los resultados a la materia con la custodia adecuada.

Consulte:

◆ “Permisos necesarios para la utilidad DMCollect” en la página 277

◆ “Descripción general del comando Collect de DMCollect” en la página 277

◆ “Parámetros de línea de comandos requeridos para la utilidad DMCollect” en la página 278

◆ “Uso de la opción /FolderName” en la página 278

◆ “Uso de la opción /Threads” en la página 279

Recopilación de correo electrónico de custodias 277


◆ “Uso de la opción /AlwaysSearchEmbeddedMessages” en la página 279

◆ “Detalles del procesamiento de Collect de DMCollect” en la página 280

◆ “Resultados del comando Collect de DMCollect” en la página 281

IMPORTANTE!Ejecute una instancia de la utilidad DMCollect en una materia y carpeta de organización a la vez. No se pueden ejecutar varias instancias de la utilidad DMCollect en la misma materia y carpeta de organización.Ejecute varias instancias de la utilidad DMCollect en distintas materias o carpetas de organización.

Permisos necesarios para la utilidad DMCollectPara ejecutar la utilidad DMCollect, el propietario de materia debe asignarle la función de investigador de la materia. Consulte la Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager o la ayuda en línea para obtener información sobre la asignación de funciones específicas de la materia.

Descripción general del comando Collect de DMCollect La ayuda de la utilidad DMCollect muestra la siguiente información sobre el comando Collect:

Uso: DMCollect <comando> [opciones]

Comandos:

Collect /MatterName value /ServerName value [/FolderName value][/Threads number] [/AlwaysSearchEmbeddedMessages list-value] [/Verbose]

Recopile el alcance de la materia (cree búsquedas, ejecútelas y asigneresultados

/MatterName Nombre de materia/ServerName Nombre o IP del servidor/FolderName Nombre de carpeta de la materia (opcional)/Threads Número máximo de búsquedas que se ejecutan simultáneamente

(opcional)/AlwaysSearchEmbeddedMessages Siempre buscar mensajes incorporados

(aplicar búsqueda de texto completo) (opcional)Sí Aplicar búsqueda de texto completoNo No aplicar búsqueda de texto completo

/Verbose Muestra resultados detallados (opcional)



Parámetros de línea de comandos requeridos para la utilidad DMCollectLa tabla siguiente describe los parámetros necesarios para la utilidad DMCollect.

Uso de la opción /FolderNameConsulte:

◆ “Uso de la opción /FolderName con el comando Collect de DMCollect” en la página 278

◆ “Uso de la opción /FolderName con el comando Rerun de DMCollect” en la página 278

Uso de la opción /FolderName con el comando Collect de DMCollectPara que el comando Collect de DMCollect cree búsquedas de recopilación en una carpeta de organización concreta, utilice la opción /FolderName, por ejemplo:

DMCollect Collect /MatterName Case8630 /ServerName DMgrServer /FolderName NewYork

Si la carpeta de organización especificada no existe, DMCollect la creará. Después de ejecutar la utilidad DMCollect, la aplicación cliente de Discovery Manager mostrará la nueva carpeta en el nodo Área de recopilación del panel de navegación.

Uso de la opción /FolderName con el comando Rerun de DMCollectPara que el comando Rerun de DMCollect vuelva a ejecutar las búsquedas de recopilación en una carpeta de organización concreta, utilice la opción /FolderName, por ejemplo:

DMCollect Rerun /MatterName Case8630 /ServerName DMgrServer /FolderName NewYork

Consulte “Uso del comando Rerun de DMCollect” en la página 282 para obtener más información acerca del comando Rerun.

Tabla 35 Utilidad DMCollect: parámetros necesarios


/MatterName Nombre de la materia para la que desea crear búsquedas de recopilación.




Uso de la opción /ThreadsDe forma predeterminada, la utilidad DMCollect puede ejecutar un máximo de cinco búsquedas múltiples a la vez.

Para especificar una cantidad máxima distinta, utilice la opción /Threads, por ejemplo:

DMCollect Collect /MatterName Case8630 /ServerName DMgrServer /Threads 10

El valor de /Threads debe superior a cero (0). El valor máximo es 10.

Uso de la opción /AlwaysSearchEmbeddedMessagesLa opción /AlwaysSearchEmbeddedMessages determina si la utilidad DMCollect aplica búsquedas de índices de texto completo para buscar artículos con mensajes incorporados.

Esta opción equivale a las siguientes opciones de configuración de la aplicación cliente de Discovery Manager:

◆ Opción Mensajes incorporados en la búsqueda de la pantalla Configuración.

◆ Casilla de verificación Siempre buscar en mensajes incorporados del cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.

Si omite la opción //AlwaysSearchEmbeddedMessages, la utilidad DMCollect usa la opción de configuración Mensajes incorporados en la búsqueda.

Si utiliza la opción /AlwaysSearchEmbeddedMessages, anulará las opciones de configuración de la aplicación cliente de Discovery Manager. Los valores válidos son:

◆ Sí: la utilidad DMCollect aplica una búsqueda de índices de texto completo.

◆ No: la utilidad DMCollect no aplica la búsqueda de índices de texto completo.

Consulte los temas siguientes de la Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager o la ayuda en línea para obtener más información sobre la configuración de la aplicación cliente de Discovery Manager:

◆ “Acerca de la casilla de verificación 'Siempre buscar mensajes incorporados'”

◆ “Configuración de Discovery Manager” (opción de configuración Mensajes incorporados en la búsqueda)



Detalles del procesamiento de Collect de DMCollect El procesamiento de la utilidad DMCollect consta de dos etapas. Consulte:

1. “Creación de búsquedas” en la página 280

2. “Ejecución de búsquedas” en la página 280

Creación de búsquedasSi todavía no existe la búsqueda en la carpeta de organización especificada, la utilidad DMCollect crea una búsqueda de propietario para cada custodia con una identidad vinculada.

En la aplicación cliente de Discovery Manager, el nombre de la búsqueda se muestra como el nombre de la custodia y el estado Created, separado por el carácter de tilde de ñ (~). Un ejemplo es: Alana E Gaymon ~ Created.

Si la búsqueda existe en la carpeta de organización especificada, la utilidad determina si ha creado la búsqueda.

Si la carpeta de organización especificada no existe, la utilidad la crea.

Después de crear todas las búsquedas, la utilidad las ejecuta, tal como se describe en “Ejecución de búsquedas” en la página 280.

Ejecución de búsquedasLa utilidad DMCollect consulta todas las búsquedas de la carpeta de organización especificada y procesa las búsquedas que ha creado. La utilidad procesa una búsqueda a partir de su estado, como se describe en la tabla siguiente.

Tabla 36 Procesamiento de la utilidad DMCollect por estado de búsqueda

Estado de búsqueda Descripción del procesamiento

Created o Rerun Se inicia la búsqueda y el estado del nombre de búsqueda cambia a “Running”.

En ejecución La utilidad espera que se complete la búsqueda y, a continuación, cambia el estado del nombre de la búsqueda a “SearchComplete”.

SearchComplete La utilidad asigna todos los resultados de la última instancia de búsqueda a la materia y, a continuación, asigna la custodia a todos los mensajes. El estado del nombre de búsqueda cambia a “Assigned”.

Asignado No se realiza ningún procesamiento. La búsqueda de recopilación se ha completado.



Resultados del comando Collect de DMCollectConsulte:

◆ “Información que se muestra en la aplicación cliente de Discovery Manager” en la página 281

◆ “Información que no se muestra en la aplicación cliente de Discovery Manager” en la página 282

Información que se muestra en la aplicación cliente de Discovery ManagerLa aplicación cliente de Discovery Manager muestra las búsquedas de recopilación creadas con el comando Collect de DMCollect.

El nombre de cada búsqueda de recopilación está formado por el nombre de la custodia y el estado actual de la búsqueda separado por un carácter de tilde de ñ (~).

NombreCustodia ~ EstadoActual

El estado cambia durante el procesamiento.

El estado se mantiene de modo que si detiene la utilidad DMCollect mientras se procesa el comando Collect, más adelante puede reanudar el procesamiento desde donde lo dejó especificando de nuevo el comando Collect.

La tabla siguiente enumera los estados posibles:

Tabla 37 Estados de búsqueda

Estado Descripción

Creado La búsqueda se creó pero no se ejecutó.

En ejecución La búsqueda se está ejecutando.

SearchComplete La búsqueda acabó de ejecutarse.

Asignado Los resultados se han asignado a la materia.

Rerun La búsqueda se ha ejecutado una vez, los resultados se han asignado y el usuario ha solicitado que se vuelva a ejecutar la búsqueda.



Información que no se muestra en la aplicación cliente de Discovery ManagerLa información adicional se almacena en el campo de descripción de la búsqueda de la base de datos y no se muestra en la aplicación cliente de Discovery Manager. El valor que se almacena en este campo está formado por el prefijo DMCollect seguido del carácter de tilde de la ñ (~), el ID de custodia, otro carácter de tilde y el ID de identidad:

DMCollect ~ IDCustodia ~ IDIdentidad

El prefijo DMCollect identifica las búsquedas que ha creado el comando Collect de DMCollect.

Si la utilidad DMCollect examina las búsquedas existentes, solo procesa las búsquedas con un campo de descripción que empieza con el prefijo DMCollect. Si un usuario modifica el nombre de la búsqueda en la aplicación cliente de Discovery Manager, el campo de descripción de búsqueda de la base de datos se borra. En tal caso, la utilidad DMCollect ya no reconoce la búsqueda como una que ha creado y no la procesa.

Uso del comando Rerun de DMCollectUtilice el comando Rerun de DMCollect para volver a ejecutar las búsquedas de recopilación que se han creado con el comando de recopilación DMCollect y que tienen el estado Assigned.

Consulte:

◆ “Permisos necesarios para la utilidad DMCollect” en la página 277

◆ “Descripción general del comando Rerun de DMCollect” en la página 283

◆ “Parámetros de línea de comandos requeridos para la utilidad DMCollect” en la página 278

◆ “Ejemplo de línea de comando Rerun de DMCollect” en la página 283

◆ “Uso de la opción /FolderName con el comando Rerun de DMCollect” en la página 278

◆ “Uso de la opción /Threads” en la página 279

◆ “Detalles del procesamiento de Rerun de DMCollect” en la página 283



Descripción general del comando Rerun de DMCollectLa ayuda de la utilidad DMCollect muestra la siguiente información sobre el comando Rerun:

Uso: DMCollect <comando> [opciones]

Comandos:

Rerun /MatterName value /ServerName value [/FolderName value][/Threads number] [/Verbose]

Vuelve a ejecutar las búsquedas existentes y a asignar los resultados

/MatterName Nombre de materia/ServerName Nombre o IP del servidor/FolderName Nombre de carpeta de la materia (opcional)/Threads Número máximo de búsquedas que se ejecutan simultáneamente

(opcional)/Verbose Muestra resultados detallados (opcional)

Ejemplo de línea de comando Rerun de DMCollectRerun de DMCollect /MatterName Case3961 /ServerName DMgrServer /FolderName NewYork

Detalles del procesamiento de Rerun de DMCollectPara todas las búsquedas de la carpeta especificada que creó la utilidad DMCollect con el estado “Assigned”, el comando Rerun de DMCollect:

1. Cambia el estado del nombre de búsqueda a “Rerun”.

2. Ejecuta las búsquedas como se describe en “Ejecución de búsquedas” en la página 280


Glosario

Este glosario contiene términos relacionados con Discovery Manager.

Nota: Algunas definiciones de este glosario se basan en la información de A Practical Enterprise Methodology for Addressing the Compliance Challenges of eDiscovery, eRetention Management, and Defensible Disposition, disponible en http://Powerlink.EMC.com.

AAdministración, botón Lo utilizan los administradores de la aplicación para tener acceso a la

administración de funciones y a la gestión de etiquetas predeterminadas. Consulte Capítulo 2, ”Administración de usuarios y funciones de toda la aplicación” y Capítulo 5, ”Administración de etiquetas predeterminadas.”

administración deidentidad

El proceso de administrar registros de identidad y sus Identidad Elementos.

Área de recopilación,nodo

Se utiliza para crear y ejecutar búsquedas para buscar contenido para una materia.

Consulte Capítulo 7, ”Recopilación de contenido para materias.”

Administrador deaplicaciones

Una de las funciones de aplicación predeterminadas en Discovery Manager. Esta función puede establecer los parámetros de configuración para la aplicación de Discovery Manager.





Glosario

Administrador deidentidades

Función de toda la aplicación. Persona que tiene la función/los permisos para llevar a cabo la administración de identidad.Consulte

auditoría Registro de actividad importante que se ha realizado en el sistema, incluyendo quién ha realizado qué operaciones en el sistema, las búsquedas que se han realizado y el historial de etiquetas en un mensaje.

Administrador dematerias

Persona que tiene la función específica de la materia para definir, perfeccionar, ver y asignar recursos, y administrar las materias. Una materia puede tener más de un administrador de materias.

Administrador deetiquetas

Persona que tiene la función de toda la aplicación para crear y administrar las etiquetas. Consulte Capítulo 5, ”Administración de etiquetas predeterminadas.”

Administrador deusuarios

Persona que tiene la función de toda la aplicación para administrar usuarios. Consulte Capítulo 2, ”Administración de usuarios y funciones de toda la aplicación.”

Bbúsqueda derecopilación

Se utiliza para buscar mensajes para una materia. Consulte Capítulo 7, ”Recopilación de contenido para materias.”

Base de datos deDiscovery Manager

Base de datos SQL que contiene información sobre la materia y los elementos que forman parte de ésta. La base de datos no contiene los elementos reales.

búsqueda de índicesde texto completo

Una búsqueda realizada en una indexación de texto completo. Algunos campos de búsqueda requieren que los mensajes estén indexados por texto completo (por ejemplo, Cuerpo, Palabra clave y Adjunto).

búsqueda en materia Filtrado de contenido que ya se encuentra en una materia y en una carpeta de retención. También llamada búsqueda de revisión. Consulte Capítulo 8, ”Revisión de contenido en materias.”

búsqueda relacional Una búsqueda realizada en la base de datos más que en la indexación de texto completo. Algunos campos de búsqueda que buscan en la base de datos y no el índice incluyen Tipo de elemento y Tiene adjunto.

búsqueda Proceso de búsqueda de elementos para una materia o dentro de la materia. Consulte Capítulo 7, ”Recopilación de contenido para materias” y Capítulo 8, ”Revisión de contenido en materias.”


Glosario

Ccaso Otro término para una materia o investigación.

cadena de custodio Término legal que hace referencia a poder realizar un seguimiento del movimiento y la integridad de la información conforme pasa por el proceso del descubrimiento legal.

carpeta Discovery Manager utiliza tres tipos de carpetas para una búsqueda de recopilación:

• Las carpetas de organización se utilizan para organizar las búsquedas de recopilación y de revisión dentro de una materia.

• Buscar carpetas (obligatorias) contienen los mensajes en los que se realizan las búsquedas de recopilación.

• Las carpetas de retención (recomendado) se utilizan para retener mensajes que se han encontrado durante una búsqueda de recopilación, para evitar que se eliminen cuando finalice la retención. Los mensajes se copian en la carpeta de retención.

Consulte Capítulo 7, ”Recopilación de contenido para materias.”

carpeta de retención Carpeta de EMC SourceOne en la que las copias de mensajes se retienen para evitar que se eliminen cuando finalice la retención. Consulte Capítulo 6, ”Administración de materias.”

carpeta de materia Consulte la carpeta de retención.

criterios de búsqueda Conjunto de los campos y sus valores que se han definido en una búsqueda.

carpeta de búsqueda Ubicaciones que se están buscando, específicamente una o varias carpetas de archivo de EMC SourceOne o carpetas de archivo de EmailXtender 4.8.

copiar para retener Proceso de copia de mensajes de su fuente en la carpeta de retención de la materia para evitar que se eliminen cuando finalice la retención en el archivo.


Glosario

custodio Un término de descubrimiento legal que hace referencia al “propietario” de un documento o de una parte de la evidencia. El custodio es único para un tipo determinado de contenido/evidencia. Por ejemplo, un custodio de un mensaje de correo suele ser, aunque no siempre, el emisor o un destinatario de ese mensaje. Consulte Capítulo 6, ”Administración de materias” y Capítulo 8, ”Revisión de contenido en materias.”

Ddescubrimiento legal Proceso de abogados que responden a las citaciones o a otras

solicitudes de descubrimiento en investigaciones gubernamentales y pleitos mediante la recopilación y revisión de documentos importantes.

descubrimiento Proceso de buscar, revisar y generar información pertinente para una investigación determinada.

destrucción Destrucción improcedente o accidental de las evidencias.

EeDiscovery El descubrimiento electrónico es el descubrimiento realizado en

información de registros electrónicos, como el correo electrónico.

evidencia Información que se recopila para una investigación. Para Discovery Manager, la evidencia es el correo electrónico.

exportación Proceso de exportar información de una materia en uno o más archivos para que la utilice otra persona o aplicación.

Exportar, nodo Se utiliza para exportar mensajes de resultados de búsqueda revisados. Consulte Capítulo 9, ”Exportación del contenido de las materias.”

espera Un mensaje está en espera si está en una carpeta sin período de retención. No se eliminará de la carpeta de retención cuando finalice su retención normal.

elemento deidentidad

Dirección específica (como [email protected]) que se agrega a un registro de identidad.


Glosario

etiqueta específicade la materia

Etiqueta cuyo valor se aplica al elemento sólo en la materia actual. Por ejemplo, un mensaje que está considerado como Responde en una materia, puede que no sea importante para otra. Consulte Capítulo 8, ”Revisión de contenido en materias.”

estado de la materia Una materia puede tener el estado de Abierta o Cerrada. El estado predeterminado de una materia nueva es Abierta. Los administradores de materias pueden crear, cerrar, volver a abrir o eliminar materias.

etiqueta Etiquetas que se aplican a los elementos de una materia para indicar los resultados de una revisión. Consulte Capítulo 5, ”Administración de etiquetas predeterminadas” y Capítulo 8, ”Revisión de contenido en materias.” Consulte etiqueta específica de materia.

Ffunción de toda la

aplicaciónFunción que no es específica de una materia, pero que significa lo mismo en todas las materias en las que se utiliza esa función.


función específica dela materia

Función que sólo se aplica a la materia actual. Las dos funciones específicas de la materia son administrador de materias e investigador. Estos roles se asignan durante la creación de una materia o en propiedades de la materia. Consulte Capítulo 6, ”Administración de materias.”

función Define los derechos y las responsabilidades de un usuario. Especifica las acciones que un usuario puede realizar y la información que un usuario puede consultar. Existen dos tipos de funciones: funciones de toda la aplicación y funciones específicas de la materia. Consulte Capítulo 2, ”Administración de usuarios y funciones de toda la aplicación” y Capítulo 6, ”Administración de materias.”

G

generar Proceso de exportación de información de una materia para que la utilice otra persona y/o aplicación. Consulte exportar.


Glosario

Iindexación de texto

completoÍndice de todo el texto disponible dentro del encabezado, mensaje o datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico almacenado.

índice Consulte indexación de texto completo.

investigación Intento sistemático y en profundidad por encontrar toda la información pertinente relacionada con una situación concreta, como responder a preguntas largas de SEC o una acción de clase o a una reclamación de hostigamiento de HR.

Investigador Persona que tiene la función específica de la materia para recopilar, revisar y generar contenido para una materia. Cada materia debe disponer de un investigador. Consulte Chapter 6, ”Administración de materias,”Chapter 7, ”Recopilación de contenido para materias,” Chapter 8, ”Revisión de contenido en materias,” y Capítulo 9, ”Exportación del contenido de las materias.”

Mmateria Otro término para investigación o caso.

marcador Etiqueta que indica que se necesita más revisión. Consulte Capítulo 5, ”Administración de etiquetas predeterminadas” y Capítulo 8, ”Revisión de contenido en materias”

metadatospersonalizados

Información personalizada sobre mensajes (metadatos de mensajes) o sobre remitentes, destinatarios o propietarios (metadatos de ruta). Un ejemplo de metadatos de ruta personalizados es el ID del empleado. Metadatos personalizados:

• Son aplicados a los mensajes y rutas por el sistema de almacenamiento de correo electrónico, no por Discovery Manager.

• Aparece disponible en Discovery Manager como un criterio de búsqueda. El administrador de la materia puede especificar metadatos personalizados sobre los cuales buscar y los investigadores pueden incluir los criterios de metadatos personalizados en búsquedas de recopilación o de revisión.


Glosario

metadatos Información sobre un mensaje, como el asunto, la fecha en la que se ha recibido o el remitente. Los metadatos estándar, en oposición a metadatos personalizados, están presentes en el mensaje, son creados por el sistema de correo electrónico y capturados por registro o almacenamiento.

Mis materias, botón Se utiliza para ver y trabajar con materias que ha creado o que se le han asignado. Consulte Capítulo 6, ”Administración de materias.”

Ppalabra clave Términos que se van a buscar para una materia. Por ejemplo, una

empresa puede recibir una solicitud de SEC de todos los correos que incluyen la palabra "mente". Consulte Capítulo 6, ”Administración de materias.”

propiedades demateria

Las propiedades de materia incluyen información que se requiere para crear la materia (nombre de la materia, carpeta de retención, usuarios de la materia) además de las carpetas de búsqueda, palabras clave, fechas, etiquetas, custodios y metadatos.

Propietario de materia Persona que tiene la función de toda la aplicación para crear y eliminar materias.

panel de cinta Área situada en la parte superior de la ventana de Discovery Manager que contiene fichas y comandos. Consulte Capítulo 1, ”Introducción.”

Rrecopilar Encontrar información por una materia. Consulte Capítulo 7,

”Recopilación de contenido para materias.”

recopilación Acto o resultado de recopilar información para una materia. Consulte Capítulo 7, ”Recopilación de contenido para materias.”

resumen derecopilación

Lista en la que se incluye el nombre, el estado y la fecha de creación de cada búsqueda en una materia. Para mostrar el resumen de recopilación, haga clic en el nodo Área de recopilación en una materia. Consulte Capítulo 7, ”Recopilación de contenido para materias.”


Glosario

rango de fechas Fechas de inicio y finalización asociadas a la materia. Muchas investigaciones solicitan todo el correo a ciertas personas en un rango de fechas concreto. Consulte Capítulo 6, ”Administración de materias.”.

registro de identidad Recopilación de direcciones (Identidad Elementos) que se utiliza como alias en las búsquedas. Cree registros de identidad para mantener un conjunto completo y constante de direcciones que permita que los investigadores encuentren de forma fiable todo el correo para una persona o grupo.

Revisión de materia,nodo

Se utiliza para revisar y etiquetar el contenido que se ha recopilado para una materia. Consulte Capítulo 8, ”Revisión de contenido en materias.”

responde Información importante para una materia.

revisar Examinar información en una materia para ver si responde. Este proceso normalmente implica la visualización de los mensajes y su etiquetado de forma adecuada. Consulte Capítulo 8, ”Revisión de contenido en materias.”

TTodas las materias,

botónSe utiliza para ver una lista de todas las materias. Consulte Capítulo 6, ”Administración de materias.”


Aabrir

mensaje 215Active Directory 53actualización de la pantalla 46Administración, botón 44Administrador de etiquetas 94Administrador de etiquetas, nodo 45, 96Administrador de usuarios 52Administrador de usuarios, nodo 45, 55, 57, 58agregar

campo de búsqueda 166custodia 129elemento de identidad a registro de

identidad 80etiqueta específica de la materia 125etiquetas 96primer usuario 54registro de identidad 75usuarios 55

Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido 27

Agregar o quitar botones 38Área de recopilación, nodo 41, 146Área Mis materias 39asignar

funciones de toda la aplicación 58resultados de búsqueda a una materia 218

Asignar mensaje a materia 218Asignar mensaje al asunto con los custodios 218Asignar todos los mensajes al asunto 218Asignar todos los mensajes al asunto con las

custodias 218

Asistente de creación de materias 106, 108asterisco 174

Bbarra de error

búsqueda 205Barra de herramientas de acceso rápido 27borrar

criterios de búsqueda 194Botón de Discovery Manager 26Botón Identidades 42, 72buscar

direcciones 178frase 173mensajes incorporados por fecha 188ocurrencias anteriores 208palabra 173palabra clave 176texto 171varias palabras o frases 173

búsquedabarra de error 205cambiar nombre 199copiar 198detener 204ejecutar 202eliminar 220estado, cambiar 204historial 208programar 195resultados 209supervisar 203volver a ejecutar 202

Índice


Índice

búsqueda de índices de texto completo 155búsqueda de palabra clave 176búsqueda de recopilación

creación 151especificar criterios 163ver 197

búsqueda en materia 232crear 234

búsqueda relacional 155búsquedas

organizar 200

Ccambiar

campo de búsqueda 165cambiar nombre

búsqueda 199carpeta 201

campo Asunto 171campo Cifrado 168campo Con datos adjuntos 168campo Cuerpo 168campo Custodios 237campo Datos adjuntos 168campo de búsqueda

agregar 166cambiar 165eliminar 166

Campo de búsqueda de metadatos 193campo Destinatario 170campo Etiquetas 235campo Excluir custodias 237campo Excluir etiquetas 235Campo Fecha de mensaje 169, 189campo ID de mensaje 169campo ID de transacción 171Campo Metadatos 169campo Nombre de datos adjuntos 168Campo Palabra clave 169, 176campo Prioridad 170campo Propietario 169campo Protegido con contraseña 170campo Remitente 170campo Remitente o destinatario 170Campo Sensibilidad 171campo Tamaño de mensaje 169, 190

campo Tipo de elemento 168campos de búsqueda

borrar 194descripciones 167personalizar 164

campos de búsqueda predeterminados 163carpeta

cambiar nombre 201eliminar 201

carpeta de retención 233carpetas de búsqueda 160, 161carpetas de organización 199carpetas de retención 102, 103Casilla de verificación Siempre buscar mensajes

incorporados 154, 158cerrar

materia 140ciclo de vida, materia 14Clave del registro Range1 65Collect de DMCollect 276colocar

materia en Mis materias 111, 112columnas 209comillas dobles 173comodín 174

usos admitidos 174usos no admitidos 175

Configuración, nodo 45, 62copiar

búsqueda 198creación

búsqueda de recopilación 151crear

búsqueda en materia 234materia 105

criterios de búsqueda 167Ctrl-F1 29Cuadro de diálogo Buscar avanzado 84, 131Cuadro de diálogo Buscar errores 206Cuadro de diálogo Búsqueda avanzada 187Cuadro de diálogo Crear custodio 129Cuadro de diálogo Crear etiqueta 96, 125Cuadro de diálogo Editar custodio. 136Cuadro de diálogo Editar etiqueta 98, 126Cuadro de diálogo Editar fechas 91Cuadro de diálogo Exportar 244


Índice

Cuadro de diálogo Libreta de direcciones 83, 130, 182, 192

Cuadro de diálogo No se encontraron entradas 87, 134

Cuadro de diálogo Opciones de panel de navegación 38

Cuadro de diálogo Programar búsqueda 195Cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda

157, 162Cuadro de diálogo Seleccionador de campo 212Cuadro de diálogo Seleccionar dirección 84, 132Cuadro de diálogo Seleccionar usuarios 109Cuadro de diálogo Seleccionar usuarios de Active

Directory 56Cuadro de diálogo Todas las etiquetas 227custodia

agregar 129definición 128editar 135eliminar 136

custodiasasignar a mensajes 230buscar por 236crear con la utilidad DMCustodian 272eliminar de mensajes 232recopilar correo con la utilidad DMCollect

276

Ddetener

búsqueda 204direcciones

buscar 178Dividir por custodia 246Dividir por tamaño de archivo de exportación

246

Eeditar

custodia 135etiqueta específica de la materia 125etiquetas 97las propiedades de búsqueda 156propiedades de búsqueda 154propiedades de materia 113registro de identidad 77

ejecutarbúsqueda 202

elemento de identidadagregar a registro de identidad 80definición 69eliminar 92fechas reales 90metadatos 87rango de fechas 90

elementos de identidadvista 89

eliminarbúsqueda 220campo de búsqueda 166carpeta 201custodia 136elemento de identidad 92etiqueta específica de la materia 126etiquetas 99exportación 255materia 141materia de Mis materias 111, 112registro de identidad 78usuarios 57

errores 205inicio 23

estadobúsqueda, cambiar 204

Estado conectado 46Estado de búsqueda del cambio de intervalo 63Estado de disponibilidad limitada 46Etiqueta de clic rápido 228etiqueta específica de la materia

agregar 125editar 125eliminar 126

etiquetasaplicar a mensajes 226buscar por 235editar 97eliminar 99personalizadas 96predeterminadas 95tipos 94

exportacióneliminar 255


Índice

exportarconvención de nombres 249estado 248mensajes 242trabajos 248

Exportar, nodo 41

Ffecha de vencimiento

materia 123ficha Administración de usuarios

Propiedades de materia 116ficha Buscar carpetas

Propiedades de materia 118Ficha Búsqueda 35ficha Custodias

Propiedades de materia 128ficha Etiquetas

Propiedades de materia 124ficha Fechas

Propiedades de materia 121ficha General

Propiedades de materia 115Ficha Identidades 36Ficha Inicio 31Ficha Materia 33, 113ficha Metadatos

Propiedades de materia 120ficha Palabras clave

Propiedades de materia 127frase

buscar 173Función de investigador 224Función del administrador de aplicaciones 18Función del administrador de identidades 18, 69Función del administrador de materias 20Función del administrador de usuario 18Función del operador de respaldos 19Función del propietario de materia 19funciones 14, 18

asignar 58de toda la aplicación 18específicas de la materia 19

funciones de toda la aplicación 18asignar 58

Funciones del administrador de etiquetas 18funciones específicas de la materia 19

Iidentidades

mejores prácticas 71informe de resumen de exportación 250informe de resumen de materia 138informe resumido de recopilación 148inicio de Discovery Manager 22inicio de sesión de las credenciales 65Insertar zona de intranet 64, 66

Llibreta de direcciones 180licencias 12Limpiar valores de criterios 194lista de comprobación

recopilación de contenido para materias 144

Mmateria

cerrar 140ciclo de vida 14colocar en Mis materias 111, 112crear 105eliminar 141eliminar de Mis materias 111, 112fecha de vencimiento 123mejores prácticas 105propiedades, editar 113rango sugerido de fechas de recopilación 122requisitos previos 103subnodos 41volver a abrir 140

mejores prácticasadministrar materias 105identidades 71

mensajeabrir 215vista previa 214

mensajesquitar de Revisión de materia 238

mensajes incorporados 154, 188Mensajes incorporados en la búsqueda 64menú principal 30metadatos

elemento de identidad 87mensaje 193ruta 191


Índice

metadatos de ruta 191metadatos del mensaje 193metadatos personalizados

buscar 191Minimizar la cinta 29Mis materias, botón 39Mostrar más botones 38Mostrar menos botones 38

NNodo Todas las materias, Administración 45nomenclatura

registro de identidad 77Número máximo de aciertos por búsqueda 63Número máximo de asignación de mensajes 63Número máximo de recuperación de mensajes 63

OOpciones de panel de navegación 38operaciones fallidas 221Operador No contiene 173operador NOT (-) 173

Ppalabra

buscar 173palabras o frases exactas

buscar 173panel de cinta 24

descripción general 25desplazarse 29ficha Búsqueda 35ficha Identidades 36ficha Inicio 31ficha Materia 33fichas 26ocultar 29

panel de navegación 24descripción general 37menú 38personalizar 37

panel de trabajo 24panel de vista previa 24paquetes de idioma 22personalizar

campos de búsqueda 164resultados de búsqueda 211

primer usuario 52agregar 54

procesamiento de la exportación 247programar

búsqueda 195propiedades de búsqueda

editar 154, 156Propiedades de materia

ficha Administración de usuarios 116ficha Buscar carpetas 118ficha Custodias 128ficha Etiquetas 124ficha Fechas 121ficha General 115ficha Metadatos 120ficha Palabras clave 127

Qquitar

mensajes de Revisión de materia 238Quitar de la barra de herramientas de acceso

rápido 28

Rrango de fechas

elemento de identidad 90materia 122

registro de identidadagregar 75definición 69editar 77eliminar 78nomenclatura 77

registros de identidadcrear con la utilidad DMIdentity 264ver 72Vista de detalles 74Vista de resumen 73

resultados 209asignar a una materia 218personalizar 211

Resultados máximos de la búsqueda 157Revisión de materia, nodo 41, 225


Índice

Ssalida de Discovery Manager 23signo menos 173Sugerencias clave 28supervisar

búsqueda 203

TTecla ALT 28Tecla F10 28términos de búsqueda AND 177términos de búsqueda OR 177texto

buscar 171Todas las materias, botón 42Todos los elementos, nodo 225

Uusuarios

agregar 55eliminar 57

utilidadinformes de error 263

Utilidad DMCollect 258, 276Utilidad DMCustodian 258, 272Utilidad DMIdentity 258, 264utilidades

crear custodias 272crear registros de identidad 264Create de DMCustodian 275Create de DMIdentity 266DMCollect 276DMCustodian 272DMIdentity 264instalación 259

List de DMIdentity 271, 273opción AddressBook 271opción AlwaysSearchEmbeddedMessages 279opción Domain Name 270opción FolderName 278opción OnePerLine 270opción Threads 279opciones de Type 268permisos 259recopilar correo para custodias 276requisitos previos 258Rerun de DMCollect 282sintaxis de la línea de comandos 262sintaxis del archivo de entrada 263

Vvarias palabras o frases

buscar 173ventana Identidad 76ver

búsqueda de recopilación 197mensajes asignados a una materia 224registros de identidad 72

Ver trabajos en ejecución 221vista

elementos de identidad 89Vista de detalles

registros de identidad 74Vista de resumen

registros de identidad 73vista previa

mensaje 214volver a abrir

materia 140Volver a ejecutar

búsqueda 202

EMC SourceOneTM Discovery Manager · EMC Corporation Sede central: Hopkinton, MA 01748-9103...

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