1

código de conductaINTEGRIDAD | HÁGALA PERSONAL

Empresa Freeman

2

Deseamos que todas las personas que trabajan con nosotros comprendan los

valores de nuestra familia y nuestra empresa, así como nuestro compromiso

con la integridad indiscutida y con trabajar según los más altos estándares de

conducta ética en todo lo que hacemos. Esto es particularmente importante a

medida que seguimos creciendo a nivel global y nos encaminamos a alcanzar

nuestra visión de obtener la categoría de experiencia de marca única.

Asimismo, consideramos básicamente que un entorno ético, profesional y

respetuoso es el tipo de entorno en el que nuestro personal desea trabajar.

Tomar buenas decisiones y elecciones éticas en nuestro trabajo genera

confianza entre nosotros y con nuestros clientes. Nunca debemos comprometer

nuestra integridad personal ni la reputación y la confianza de la empresa.

Debido a que nuestro compromiso hacia la comprensión de estas expectativas

y a alcanzarlas día a día es fundamental para el éxito de la empresa, el eje para

el Código de conducta de Freeman es “Integridad: Hágala personal”. Queremos

que nuestro personal conozca, comprenda y demuestre responsabilidad personal

hacia altos estándares de conducta ética.

Este Código lo ayudará a comprender los valores de nuestra familia y empresa,

que impulsan nuestro trabajo en Freeman. Se incluyen temas que ayudan a

garantizar nuestro cumplimiento de las leyes y reglamentaciones, al igual que

de las políticas de toda la empresa. También es importante comprender que las

políticas incluidas en el Código abarcan a todos los negocios y las ubicaciones

que son propiedad de Freeman, independientemente de dónde trabaje usted

o cuál sea su función. Se espera que todos sigamos el espíritu y la letra de las

políticas incluidas en este Código.

Quienes trabajamos en Freeman reconocemos que nuestro éxito está impulsado por la manera en que nuestros clientes, nuestro personal y nuestras comunidades nos perciben y por la experiencia que tienen con nosotros.

3

Joe PopoloDIRECTOR EJECUTIVO DE FREEMAN

Carrie Freeman ParsonsVICEPRESIDENTA DE FREEMAN

Bob Priest-Heck PRESIDENTE DE FREEMAN

Si tiene alguna pregunta o cree que alguien está infringiendo el Código, dígalo. Hable con su gerente o con el área de Relaciones con los Empleados, o denuncie

un problema ante el Departamento de Asuntos Legales a legal@freeman.com. También puede compartir inquietudes de manera anónima a través de nuestra línea

directa de ética (1-855-342-6939). Recuerde que nuestra política de no represalias significa que usted no tiene que temer al denunciar posibles problemas. Es

nuestra obligación colectiva contar lo que sabemos.

Gracias por contribuir al legado de integridad que disfrutamos en Freeman.

4

índice de contenidos

NUESTROS VALORES FUNDAMENTALES 05

NUESTRO CÓDIGO Y SU FUNCIÓN 06

FREEMAN Y NUESTROS EMPLEADOS 11

GOBIERNOS Y COMUNIDADES 18

CONCLUSIÓN 26

5

Integridad

Definimos como persona de integridad a una persona honesta, directa

y confiable. Las personas de integridad hacen lo correcto y poseen un

sentido auténtico de la humildad que demuestra un conocimiento propio

positivo. La integridad es el valor primordial de los valores de Freeman

porque sin ella, nada más tiene sentido.

Empatía

Para cumplir el propósito de Frteeman de conectar a las personas

de manera significativa, debemos tratar de escuchar a los demás, y

comprender sus percepciones y sentimientos y ser sensibles a ellos. La

empatía es esencial para poseer un “corazón de servidor” que fomente

un entorno laboral emocionalmente saludable para nuestros compañeros

de trabajo y genere relaciones positivas con los clientes que perduren

por siempre.

Innovación

Freeman nunca está satisfecha con su situación actual o con lo que

otros consideran “lo suficientemente bueno”. Nuestra innovación se ve

alimentada por una insaciable curiosidad que genera algo que brinda un

valor perdurable a los demás. La innovación es una forma de pensar. Es

un camino que comienza con dos preguntas profundas, pero sencillas:

“¿Qué pasaría si. . .?” y “¿Por qué no?”.

Entusiasmo

Nuestro fundador, Buck Freeman, solía citar a Ralph Waldo Emerson,

quien dijo lo siguiente: “Nada grandioso se ha logrado jamás sin

entusiasmo”. Las personas verdaderamente optimistas y entusiastas

son algo digno de ver y un valioso bien para cualquier empresa. El

entusiasmo inspira confianza, que es la esencia del liderazgo, y es

fundamental en momentos de desafío y adversidad.

Excelencia en el desempeño

Si bien se alienta y se aprecia el esfuerzo y las buenas intenciones,

nuestros clientes pagan para obtener resultados. En Freeman, la

excelencia en el desempeño comienza con el compromiso a establecer

y superar los más altos estándares profesionales. La excelencia

en el desempeño se garantiza a través de un profundo sentido de

responsabilidad personal por brindar resultados constantemente

mensurables que definan el éxito para nuestros clientes y para Freeman.

Colaboración

Creemos que la colaboración puede florecer cuando somos abiertos

de mente y respetuosos de lo que otros pueden ofrecer. Trabajar

juntos de manera abierta, fluida y con una preocupación colectiva por

el crecimiento y el éxito de todos es fundamental para el carácter de

nuestra gente y fundamental para la vitalidad de nuestra cultura Freeman.

nuestrosvaloresfundamentales

6

nuestro códigoy su función

7

El Código establece un conjunto fundamental de normas y define la forma en

que operamos con los más altos estándares de integridad y ética. Se aplica

a todas las personas empleadas por cualquiera de las empresas propiedad

de Freeman, o involucradas en la prestación de servicios a estas, incluidos

empleados, directivos, personal temporario y ocasional, asesores y contratistas

independientes. Si bien la contratación por parte de Freeman está sujeta a

los términos y condiciones establecidos por su entidad comercial local, usted

también debe respetar las normas globales establecidas en este Código.

Solo el director ejecutivo y el director de asuntos legales y administrativos

de Freeman pueden renunciar a una disposición del Código en relación con

un empleado.

Es responsabilidad de cada empleado aplicar el sentido común, junto con

nuestros propios estándares éticos personales más altos, al tomar decisiones

comerciales donde no existan guías establecidas en el Código. No debe dudar

en formular preguntas, manifestar inquietudes o solicitar aclaraciones sobre

áreas confusas acerca de si alguna conducta puede infringir el Código o no.

Su función

Su función y su compromiso personal hacia la integridad y la conducta ética son

fundamentales para poner en práctica nuestros valores. Es imprescindible que

ponga en primer lugar la integridad a través de lo siguiente:

• Actuar con ética e integridad en todas las negociaciones comerciales

• Si es necesario, pedir asistencia al Departamento de Asuntos Legales y

a Recursos Humanos de Freeman

• Conocer y respetar el Código, las políticas y los

procedimientos de Freeman y la ley

• Denunciar todas las infracciones reales, potenciales

o supuestas del Código, las políticas y la ley

• Colaborar completamente con investigaciones y

responder a todas las preguntas con la verdad.

Cómo tomar buenas decisiones

Reconocer problemas éticos y hacer lo correcto en todas las actividades

comerciales de Freeman es su responsabilidad. Al involucrarse en

actividades comerciales para Freeman, considere lo siguiente:

• ¿Es lo correcto?

• ¿Es coherente con lo establecido en el Código de Freeman,

las políticas de la empresa, y las leyes y reglamentaciones?

• ¿Cómo verán esto los demás (como su gerente, los líderes

de Freeman, nuestros clientes o el público en general)?

• ¿Debo buscar aportes adicionales antes de proceder?

Consecuencias de infringir el Código

Debido a que nuestra forma de operar es tan importante para nuestra marca,

nos tomamos en serio todas las infracciones a nuestro Código. Los empleados

que infrinjan nuestro Código o alguna de nuestras políticas estarán sujetos a

medidas disciplinarias, que pueden incluir hasta el despido.

Los empleados que, a sabiendas, realicen acusaciones falsas a través de la línea

directa de ética o la gerencia, o que proporcionen deliberadamente información

falsa, estarán sujetos a medidas disciplinarias. Los empleados que se rehúsen

a colaborar en una investigación o no tomen medidas adecuadas después de

recibir una denuncia de una sospecha de infracción también estarán sujetos a

medidas disciplinarias.

8

No se quede callado - haga preguntas e informe sus inquietudes

Freeman se compromete a realizar sus actividades comerciales con los mayores estándares de ética,

honestidad e integridad. Para seguir haciéndolo, necesitamos saber y entender si existen problemas para

poder resolverlos en tiempo y forma. Freeman ofrece numerosos recursos para informar acusaciones de

conducta indebida. Revisaremos e investigaremos cada acusación como corresponda y, si tiene justificación,

implementaremos medidas disciplinarias u otro tipo de soluciones. Por lo tanto, usted debe informar de

inmediato toda inquietud que, de buena fe, considere que puede ser una infracción al Código. Estas son

algunas de las opciones para informar inquietudes o acusaciones de conducta indebida:

• Su supervisor directo o algún miembro de la gerencia

• Departamento de Relaciones con los Empleados

• Miembro del Departamento de Asuntos Legales (legal@freeman.com)

• Línea directa de ética de Freeman

La línea directa de ética de Freeman es operada por un proveedor de servicios externo y le permite informar

inquietudes y plantear acusaciones de manera anónima si se siente incómodo al informar de alguna otra

forma. La línea directa de ética permite presentar una denuncia de manera confidencial, las 24 horas del

día, los siete días de la semana, a través de un número de teléfono gratuito o en línea, por Internet. Para

presentar una denuncia telefónica en los Estados Unidos y Canadá, llame a la línea directa de ética al

1-855-342-6939. En México, el número es 01-800-253-0373. En el Reino Unido, nuestro número es

0808-234-6721. Puede realizar una denuncia por la Web en https://freemanco.tnwreports.com. La línea

directa de ética no registra ni rastrea llamadas ni utiliza tecnología de identificación de identidad. Si su país

no figura entre los indicados anteriormente, utilice el sitio web mencionado más arriba.

Línea de contacto de ética

US AND CANADA 1-855-342-6939 MEXICO 01-800-253-0373

UNITED KINGDOM 0808-234-6721 WEB https://freemanco.tnwreports.comPara todos los demás países, informe sus inquietudes a la línea directa de ética al usar la dirección web anterior.

Cuando informe incidentes a través de la línea directa de ética por teléfono, un operador le hará preguntas

para obtener los detalles de su inquietud y documentará la llamada. Debe proporcionar la mayor cantidad

de detalles posibles al presentar una inquietud, incluidas las partes involucradas, fechas relevantes y

la conducta específica en cuestión. Por cuestiones de confidencialidad y otros motivos, por lo general,

Freeman no divulga los detalles específicos de ninguna investigación interna. Usted recibirá un número de

denuncia que puede usar con posterioridad para agregar detalles o verificar el estado de su denuncia y

saber si se ha cerrado la investigación.

9

Compromiso de no represalias

Todo empleado que denuncie una supuesta

infracción será tratado con dignidad y respeto,

y no estará sujeto a ninguna forma de medida

disciplinaria o represalia por realizar una denuncia

de buena fe. Las represalias contra cualquier

persona que proporcione información o que ayude,

de alguna otra manera, en una investigación

acerca de cualquier conducta que el empleado

considere, de buena fe, que constituye una

infracción de leyes o reglamentaciones vigentes,

nuestro Código o las políticas y los procedimientos

de Freeman están prohibidas y se considerarán, en

sí mismas, una infracción de nuestro Código.

10

preguntas y respuestasP No estoy seguro de si lo que presencié es un problema de ética,

pero no parece ser algo correcto. ¿Qué debería hacer?

R Siempre se recomienda hablar primero con un gerente si tiene

preguntas o inquietudes, o si necesita un consejo. Si todavía le

quedan dudas o desea obtener orientación adicional, comuníquese

con su representante de Relaciones con los Empleados, con uno

de los directivos de Freeman o con el Departamento de Asuntos

Legales. Además, también puede comunicarse con nuestra línea

directa de ética al 1-855-342-6939.

11

nuestros empleadosFreeman y

12

Diversidad, inclusión y no discriminación

Freeman genera y promueve, de manera activa, un entorno inclusivo para todas las

personas y sus habilidades, fortalezas y diferencias únicas. En nuestro camino de

desarrollo continuo, aceptar la diversidad en cada uno de los aspectos de nuestro

negocio resulta fundamental para nuestro éxito a largo plazo. Freeman ratifica el

principio de igualdad de oportunidades laborales independientemente de cualquier

característica protegida que incluya, entre otras, las siguientes:

• Raza

• Creencia religiosa

• Nacionalidad/ascendencia

• Color de la piel

• Sexo o género

• Orientación sexual

• Expresión o identidad de género

• Edad

• Discapacidad física o mental, o afección médica

• Embarazo

• Estado civil

• Condición de veterano protegido o militar

• Información genética

• Afiliación política

• Cualquier otra característica protegida por las leyes federales o

estatales o por ordenanza local

Freeman no tolera la discriminación en ningún aspecto de la relación laboral, desde la

selección y la contratación, hasta las evaluaciones de desempeño, la compensación y

el ascenso, y el final de su relación laboral con Freeman.

Nuestras decisiones relacionadas con el empleo se basan estrictamente en la

habilidad, el desempeño y la experiencia de la persona, y en la necesidad comercial y

de la empresa. Evitamos medidas influenciadas por relaciones personales y prácticas

discriminatorias de cualquier tipo.

Nuestra meta es compensar a nuestros empleados (con sueldos, salarios y otros

beneficios) en relación con sus responsabilidades, su desempeño y su experiencia.

Freeman también se compromete a adherirse a pautas de salario, horario y edad

mínima provistas por las leyes vigentes. A cambio, los empleados deben informar con

precisión sus horas de trabajo y sus licencias remuneradas, conforme a las políticas

de Freeman.

Acoso

Freeman se compromete a proporcionar un ambiente laboral libre de todas las

formas de acoso. Nuestro objetivo es crear un lugar donde todos los miembros del

equipo se sientan seguros, bienvenidos y escuchados. Para que esto suceda, todos

los empleados deben tratarse con dignidad y respeto mutuos. Se prohíbe el acoso

de cualquier forma: física, verbal y no verbal. El acoso está prohibido por la política de

Freeman y por la ley.

Aunque “acoso” generalmente hace referencia al acoso sexual, el acoso en el lugar

de trabajo también puede incluir acoso basado en la raza, la creencia religiosa, la

nacionalidad/ascendencia, el color, el sexo o el género, la orientación sexual, la

expresión o identidad de género, la edad, la discapacidad mental o física o la afección

médica, el embarazo, el estado civil, la información genética, la afiliación política, el

estado de veterano protegido o militar, o cualquier otra característica de la persona

que esté protegida por las leyes federales o estatales o por una ordenanza local.

Usted debe denunciar ante su gerente, otro gerente y Relaciones con los

Empleados o el Departamento de Asuntos Legales todos los casos de acoso,

independientemente de si usted ha sido la persona acosada o ha presenciado el

acoso de otro empleado u otra persona en nuestro lugar de trabajo. Su denuncia será

confidencial en la mayor medida posible y no se toleran las represalias por ninguna

denuncia realizada de buena fe.

13

Conducta profesional

Usted siempre debe comportarse de manera profesional y respetuosa, conforme

a los valores y la cultura de integridad de Freeman. Se prohíben la conducta o el

comportamiento no profesionales en el lugar de trabajo o al representar a Freeman

en otro lugar de trabajo de manera que se afecten negativamente los intereses

comerciales de la empresa o su reputación, o que se infrinja la ley.

Seguridad y protección

No se tolerarán las amenazas o los actos de violencia contra usted, los empleados

temporales, los contratistas independientes, los clientes, los proveedores u otras

personas o bienes. Denuncie de inmediato posibles amenazas o actos de violencia

ante su gerente o el Gerente de Riesgos en Risk@freeman.com. En caso de

emergencia, comuníquese con su agencia de cumplimiento de la ley.

Abuso de sustancias

Freeman exige a sus empleados trabajar sin encontrarse bajo los efectos de ninguna

sustancia, incluidos drogas y alcohol, que puedan impedirles realizar sus actividades

laborales de manera segura y efectiva.

Robo

No se tolerará el robo de ningún monto. Ningún empleado puede cometer robo,

fraude o apropiación ilícita, ni hacer uso indebido de la mano de obra o los bienes de

la empresa. Esto se extiende a actividades, como falsificación de informes de gastos

y uso de información de manera indebida para beneficio propio.

Privacidad de la información de los empleados

Freeman respeta la privacidad de nuestros empleados. Recopilaremos y

manejaremos información personal de los empleados solo con fines comerciales,

conforme a las leyes vigentes. El acceso a la información personal de los empleados

se limita únicamente a aquellos con derecho legal a ver dicha información y solo si

necesitan hacerlo para el desempeño de sus tareas. Con regularidad, se recuerda a

quienes son responsables de manejar información personal que tienen el deber de

proteger dicha información.

Información confidencial y privada

Al realizar actividades comerciales de Freeman, los empleados, los directivos y la

Junta Directiva generalmente tienen acceso a información confidencial o privada

sobre nuestra empresa, sus clientes, sus posibles clientes u otras personas ajenas

a la empresa. Los empleados, los directivos y la Junta directiva debe mantener la

confidencialidad de toda la información que se les confíe, salvo cuando la divulgación

esté autorizada o se exija por motivos legales. La información confidencial o privada

incluye, entre otras cosas, toda información que no es pública relacionada con

Freeman, sus negocios, su desempeño financiero, sus resultados o expectativas,

y toda información no pública proporcionada por un tercero con la expectativa de

que se conservará la confidencialidad de la información y de que esta se utilizará

exclusivamente con el fin comercial por el cual se entregó.

Protección de la información de clientes/terceros

Mantener la seguridad de la información del cliente y usar dicha información de

manera adecuada es una prioridad principal para nuestra empresa. Debemos

proteger toda información confidencial que clientes o terceros nos proporcionan.

También debemos asegurarnos de que dicha información se use únicamente con

el fin para el cual se recabó, a menos que la ley autorice otro uso. La información

de clientes o terceros incluye datos como nombre, dirección, números de teléfono,

información financiera, etc. No divulgamos información confidencial o privada de

un tercero sin su consentimiento escrito, a menos que la ley nos exija hacerlo

(por ejemplo, tras una citación emitida por un tribunal).

Aspectos para reflexionar

La conducta no profesional en el lugar de trabajo no puede equivaler a

actos de discriminación o acoso ilegales; sin embargo, la conducta no

profesional puede avanzar hasta convertirse en situaciones ilegales o no

éticas. También puede destruir la confianza, dañar las relaciones en el

lugar de trabajo o arruinar nuestras relaciones con los demás. Por este

motivo, la conducta no profesional es una infracción a nuestro Código.

14

Privacidad global

Como empresa internacional, Freeman está sujeta a innumerables obligaciones

de cumplimiento global. Es su responsabilidad recabar, guardar, transmitir y

conservar información confidencial o delicada conforme a todas las políticas

de Freeman y las leyes vigentes.

Uso adecuado de recursos de la empresa

Freeman proporciona una variedad de recursos a los empleados para que

puedan realizar sus tareas. Esto incluye activos físicos, como equipos,

suministros, inventario, materiales y dinero en efectivo. También incluye recursos

de informática y tecnología como correo electrónico, computadoras, aplicaciones

informáticas, redes, Internet, intranet, celulares y teléfonos inteligentes, otros

dispositivos de comunicación inalámbrica, teléfonos y sistemas de correo de voz.

El uso inadecuado o ilegal de estos recursos dará lugar a medidas disciplinarias,

que pueden incluir hasta el despido.

El uso inadecuado incluye lo siguiente:

• Pirateo informático

• Uso excesivo de los recursos tecnológicos con fines personales

• Pirateo de software o archivos de audio/video

• Ofrecimientos

• Envío de correo electrónico inapropiado u hostigadores

• Acceso a sitios web inapropiados (como los que incitan al odio, la violencia,

el material sexual explícito o promueven actividades ilegales)

• Distribución de información confidencial, privada, o secretos comerciales

fuera de la empresa

Freeman se reserva el derecho de controlar e inspeccionar, sin previo aviso,

el uso de los recursos de la empresa.

15

¿Ejemplos de uso indebido de recursos de la empresa?

• Uso de las instalaciones de nuestra empresa para obtener beneficio personal• Uso excesivo de los recursos de la empresa con fines personales, como

navegar por Internet • Uso excesivo de las redes sociales con fines no comerciales• Obtención de equipos o artículos de oficina para uso personal • Uso personal de los vehículos de nuestra empresa sin autorización explícita• Copia no autorizada de programas de software informáticos• Uso excesivo de las tarjetas de crédito emitidas por nuestra empresa para

compras personales

La empresa proporciona medios electrónicos, como teléfonos inteligentes, tabletas y unidades de almacenamiento de datos o memorias miniatura para que los empleados cumplan con sus obligaciones laborales. Cada empleado tiene la responsabilidad de proteger estos sistemas y los datos que contienen frente al uso indebido, el acceso inapropiado, daños y robo. Tenga cuenta que, incluso cuando se permite el uso de los medios electrónicos de Freeman con fines personales limitados, dicho uso no es privado. Todo lo que se envíe o se reciba a través de los medios electrónicos de la empresa puede ser revisado por Freeman y otros a su discreción e instrucción.

Control adecuado de registros

Nuestros registros son nuestra memoria corporativa, y contienen datos e información vitales para la continuidad de nuestros negocios. Los registros consisten en todas las formas de información generada o recibida por Freeman, ya se trate de originales o copias e independientemente del medio. Ejemplos de registros de la empresa incluyen documentos impresos, correo electrónico, archivos electrónicos almacenados en disco, cinta o cualquier otro medio (CD, DVD, dispositivos de almacenamiento de datos USB, etc.) que contienen información sobre nuestra empresa o nuestras actividades comerciales. Todos los registros son propiedad de Freeman y deben ser conservados conforme a nuestra Política de Conservación de Registros. Somos responsables de etiquetar adecuadamente y manejar con cuidado información confidencial, delicada y privada, y de protegerla cuando no se use. No destruimos documentos ni registros oficiales de la empresa antes de que se cumpla el plazo de retención, pero sí los destruimos cuando ya no tienen un fin comercial útil. Consulte el Cronograma de Retención de Registros para obtener pautas sobre retención y destrucción más específicas.

preguntas y respuestasP ¿Puedo emplear los bienes de la empresa para

uso personal?

R Todos los recursos de la empresa deben usarse de

una manera que dé una imagen positiva de Freeman

y de todos los que aquí trabajan. De vez en cuando,

se permite el uso personal limitado de dichos recursos,

pero esto no debe interferir con su desempeño laboral

ni con el de sus compañeros de trabajo.

16

Medios sociales

En Freeman, alentamos la comunicación entre nuestros empleados, clientes,

socios, etc., y los blogs, las redes sociales, los foros de discusión, los sitios web

colaborativos (wikis), los videos y demás medios sociales son una gran forma

de estimular la conversación y la discusión. Resulta particularmente importante

recordar lo siguiente:

• El Código, la Política de Medios Sociales de Freeman y todas las demás

políticas de Freeman se aplican a su conducta y actividad en línea de la

misma manera que se aplican a su conducta fuera de línea.

• No utilice medios sociales para mantener comunicaciones comerciales

confidenciales, sustantivas o directas con los clientes.

• Respete los derechos de propiedad intelectual de los demás, incluidos los

derechos de autor y los derechos de privacidad/publicidad, en especial al

usar fotografías o videos.

• A menos que usted sea un vocero oficial de Freeman, no está autorizado

a hablar en nombre de Freeman ni a declarar que lo hace, a menos que el

departamento de Comunicaciones Corporativas de Freeman lo autorice.

• No haga ningún comentario o declaraciones de orientación política utilizando

ninguna de las cuentas o plataformas de medios sociales de Freeman.

• Al usar sus cuentas de medios sociales personales para hablar acerca de

temas relacionados con Freeman, identifíquese como empleado de Freeman

y deje en claro que sus opiniones son propias y no reflejan necesariamente

la opinión de Freeman.

• No divulgue información confidencial de ningún tipo a través de ninguna

plataforma de medios sociales.

• No realice publicaciones abusivas, objetables o provocativas.

P He observado que cada vez que paso por el escritorio de mi

compañera de trabajo, ella está consultando sitios de las redes sociales.

Al principio, no me pareció un problema, porque aparentemente ella hacía

su trabajo. Sin embargo, recientemente ha empezado a no cumplir con

algunos plazos y suele hacer comentarios o reírse en voz alta acerca de

cosas que ve en línea, lo cual molesta a otras personas de nuestra área.

¿Es esto un problema?

R En este caso, el uso de los bienes de la empresa que hace su

compañera de trabajo con fines personales podría ser excesivo y tal vez

es un asunto que debería abordarse. La política de Freeman permite

el uso personal de los bienes de la empresa, como las computadoras y

la conexión a Internet de la empresa, siempre y cuando su uso no sea

excesivo o inapropiado. Su líder debe determinar si el uso es inapropiado

teniendo en cuenta lo siguiente:

• ¿Está afectando de manera negativa el desempeño laboral?

• ¿La duración o la frecuencia son excesivas?

• ¿Impide que el empleado produzca su mejor trabajo y el más eficiente?

• ¿Los sitios visitados tienen contenido inapropiado u ofensivo?

preguntas y respuestas

17

Política de mediosEn una era de ciclos de noticias de 24 horas donde la información fluye instantáneamente, controlar la reputación y proteger la marca de Freeman entre sus audiencias mundiales claves es fundamental para el éxito de la empresa. De esta manera, es vital que nuestra comunicación con las audiencias externas se controle de manera coordinada con Comunicaciones Corporativas y voceros de Freeman designados.

• Los empleados no deben mantener comunicación externa acerca de candidatos, clientes, desempeño y políticas de Freeman, ni divulgar información confidencial no publicada sin la aprobación correspondiente de SVP Communications.

• Todas las solicitudes de los medios deben documentarse con precisión (nombre, medio, teléfono o dirección de correo electrónico) y trasladarse de inmediato a SVP Communications o a personal con responsabilidad en el área de comunicaciones. Esto incluye solicitudes formales de entrevistas y presupuestos, así como inquietudes, e incluye todos los medios (televisión/radio, periódicos, revistas, locales/nacionales, medios comerciales, blogs y sitios en Internet). Ningún empleado debe proporcionar un presupuesto a un cliente o para uso en un sitio web, comunicado de prensa u otra forma de comunicación sin aprobación expresa y anticipada de SVP Communications.

• Solo el personal autorizado puede hablar con los medios con aprobación previa. Ningún empleado debe hablar o aceptar una cita para hablar con los medios sin la aprobación y el asesoramiento de SVP Communications o el personal de comunicaciones.

Protección de la propiedad intelectual Nuestra propiedad intelectual se encuentra entre nuestros bienes más valiosos. Propiedad intelectual se refiere a creaciones de la mente humana protegidas por diversas leyes nacionales y tratados internacionales. La propiedad intelectual incluye derechos de autor, patentes, marcas comerciales, secretos comerciales, derechos de diseño, logotipos, experiencia y demás propiedad industrial o comercial intangibles. Debemos proteger y, cuando resulte apropiado, hacer cumplir nuestros derechos de propiedad intelectual. Además, respetamos la propiedad intelectual de terceros. Es nuestra política no transgredir los derechos de propiedad intelectual de los demás.

18

gobiernos y comunidades

19

Antimonopolio y competencia justa

Generalmente, los países en los que opera Freeman tienen leyes y reglamentaciones que prohíben la limitación ilegal al libre comercio, lo que habitualmente se conoce como antimonopolio o leyes de competencia. Estas leyes están diseñadas para proteger a los consumidores y los mercados frente a prácticas comerciales poco justas y para promover y proteger la buena competencia. Freeman se compromete a respetar las leyes antimonopolio y de competencia vigentes en todo el mundo. Las leyes antimonopolio y de competencia varían de un país a otro pero, en general, prohíben acuerdos o medidas que reducen la competencia sin beneficiar a los consumidores. Entre las actividades que por lo general existen para infringir las leyes antimonopolio o de competencia se encuentran contratos o acuerdos entre competidores que hacen lo siguiente:

• Fijan o controlan precios, incluidos los precios de un revendedor para sus clientes. • Estructuran o arreglan pliegos para dirigir un contrato hacia un determinado

competidor o revendedor o para influenciar la fijación de precios de manera anticompetitiva (manipulación fraudulenta de licitaciones).

• Boicotean a los proveedores o a los clientes. • Dividen o asignan mercados o clientes. • Limitan la producción o la venta de productos o líneas de productos con

fines anticompetitivos.

Los contratos como los enumerados anteriormente van en contra de la política pública y la política de Freeman. Nunca debemos involucrarnos en discusiones de dichos asuntos con representantes de otras empresas. Usted debe denunciar de inmediato ante el Departamento de Asuntos Legales de Freeman toda instancia en la que empleados o terceros inicien discusiones de este tipo. Los contratos u otros acuerdos que involucren acuerdos de exclusividad, ventas por acuerdo, discriminación de precios u otros términos de venta pueden ser ilegales conforme a las leyes antimonopolio y de competencia. Usted no debe participar en contratos de este tipo sin la aprobación del Departamento de Asuntos Legales de Freeman. Las solicitudes de emisión de certificados de exclusividad, por lo general, están prohibidas y también deben informarse al Departamento de Asuntos Legales de Freeman para su posterior revisión y aprobación.

Las leyes antimonopolio y de competencia son complejas. Si tiene alguna pregunta al respecto, busque asesoramiento en el Departamento de Asuntos Legales de Freeman.

20

Obtención justa de información sobre la competencia

Recabar información sobre nuestros competidores, con frecuencia llamado

inteligencia competitiva, es una práctica comercial legítima. Esta práctica

nos ayuda a mantener la competencia en el mercado; no obstante, nunca

debemos usar medios ilegales o no éticos para obtener información sobre otras

empresas. Las fuentes legítimas de información sobre la competencia incluyen la

información disponible públicamente, como cuentas de noticias, encuestas de la

industria, exposiciones de competidores en conferencias y ferias comerciales, e

información disponible públicamente en Internet. Usted también puede obtener

información sobre la competencia de manera apropiada a través de clientes

y proveedores (a menos que estos tengan prohibido compartir información) y

mediante la obtención de una licencia para usar la información o para comprar

realmente la propiedad de la información. Cuando trabaje con asesores,

proveedores y otros socios, asegúrese de que ellos comprendan y respeten la

política de Freeman acerca de la obtención de información sobre la competencia.

Antilavado de dinero

El lavado de dinero es un problema a nivel mundial con consecuencias graves

y de amplio alcance. El término “Lavado de dinero” se define como el proceso

de convertir ingresos ilegales de manera tal que los fondos parezcan legítimos,

y no se limita a transacciones en efectivo. Existen transacciones comerciales

complejas que pueden ocultar el financiamiento de actividades delictivas,

como el terrorismo, el comercio ilegal de narcóticos, los sobornos y el fraude.

La participación en ese tipo de actividades perjudica nuestra integridad, daña

nuestra reputación y puede exponer a Freeman y a otras personas a sanciones

graves. Nuestra empresa prohíbe la participación intencional en transacciones

que facilitan el lavado de dinero o dan lugar a un desvío ilegal. Tomamos medidas

favorables para detectar y evitar formas de pago y transacciones financieras

inaceptables o ilegales. Las leyes antilavado de dinero de los Estados Unidos

y otros países y organizaciones internacionales requieren transparencia

en los pagos y la identidad de todas las partes de las transacciones. Nos

comprometemos al cumplimiento pleno de las leyes antilavado de dinero en

todo el mundo y solo operaremos con clientes respetables que participen en

transacciones y actividades comerciales legítimas.

Anticorrupción/Antisoborno

Los Estados Unidos y muchos otros países cuentan con leyes que prohíben

el soborno, la coima y otros pagos indebidos. Ningún empleado, directivo,

agente o contratista independiente de Freeman que actúe en nuestro nombre

puede ofrecer o proporcionar sobornos u otros beneficios indebidos con el

fin de obtener negocios o una ventaja desleal. El término “Soborno” se define

como la oferta directa o indirecta de algo de valor (como obsequios, dinero o

promesas) para influir en una medida, o inducirla, o bien para garantizar una

ventaja indebida. La Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero y otras leyes

estadounidenses e internacionales prohíben el pago de cualquier monto de

dinero o algo de valor a un funcionario extranjero, a un partido político extranjero

(o a alguno de sus funcionarios) o a cualquier candidato a un cargo determinado

con el fin de obtener, retener o direccionar negocios. Se espera que todos los

empleados, directivos, agentes y contratistas independientes que actúen en

nombre de Freeman respeten estrictamente estas leyes.

“Algo de valor” se define muy ampliamente y puede incluir, entre otras cosas, los

siguientes elementos:

• Dinero en efectivo

• Obsequios

• Comidas

• Entretenimiento

• Viajes y alojamiento

• Servicios personales

• Donaciones de caridad

• Oportunidades comerciales

• Favores

• Ofertas de empleo

Generalmente se solicitan pagos de incentivos en relación con la obtención

de licencias comunes, permisos de trabajo, procesamiento de visas y otros

servicios gubernamentales habituales similares. Los pagos de incentivos de

21

un monto razonable y habitual a funcionarios del gobierno de menor jerarquía

en países extranjeros para realizar funciones o servicios no discrecionales que

están obligados a realizar no son ilegales para la ley estadounidense siempre y

cuando los pagos sean habituales en un país en particular y sean la única forma

posible de obtener servicios o medidas gubernamentales a los que Freeman

tiene derecho legal. No obstante, es posible que dichos pagos de incentivos

no sean legales en virtud de la ley local. Antes de que se realicen algunos de

estos pagos propuestos, se debe solicitar, con anticipación, asesoramiento

legal al respecto ante el director ejecutivo y de asuntos legales de Freeman y

contar con su aprobación. Freeman puede pagar gastos comerciales de buena

fe y determinados obsequios a terceros, pero solo si lo hace sin intención

de corrupción y conforme a la Política Antisoborno de Freeman. La Política

Antisoborno de Freeman proporciona pautas específicas para asegurarse de que

usted cumple con las leyes anticorrupción vigentes, incluidas la Ley de Prácticas

Corruptas en el Extranjero (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) de los Estados

Unidos y la Ley Antisoborno del Reino Unido.

Atenciones empresariales que usted puede brindar

Obsequiar comidas, refrigerios, entretenimiento y acceso a eventos junto con

negociaciones con personal no gubernamental puede ser apropiado siempre y

cuando el ofrecimiento de dichas atenciones no infrinja ninguna de las políticas

de la organización receptora, ningún acuerdo contractual con un cliente, la

Política de Reembolso de Gastos y Viajes de Freeman ni la Política Antisoborno.

Usted es responsable de familiarizarse con tales normas, acuerdos y políticas y

de cumplir con estos. Freeman prohíbe la entrega de objetos de valor (incluidas

donaciones de caridad o patrocinio de eventos), de manera directa o indirecta,

a una persona, una empresa o una entidad como medio de inducir negocios

indebidamente. Los empleados que soliciten o aprueben gastos para comidas,

refrigerios o entretenimiento deben ser discretos y cuidadosos para asegurarse

de que dichos eventos sean de un costo razonable y modesto, no fastuosos

o extravagantes, justificados por un propósito comercial legítimo y que no se

ofrezcan indebidamente para influir el juicio comercial del receptor.

Las normas de Freeman y las leyes vigentes para tratar con empleados

gubernamentales y empleados de empresas estatales son más estrictas que las

normas para empleados de empresas del sector privado. Al tratar con empleados

y funcionarios del gobierno, es nuestra política general no otorgar nada de valor

a dichas personas. En la Política Antisoborno, se incluyen excepciones limitadas

que se pueden aplicar. Usted es responsable de familiarizarse con las reglas

y reglamentaciones de las entidades gubernamentales con las que interactúe.

Comuníquese con el Departamento de Asuntos Legales de Freeman si tiene

alguna pregunta sobre sus actividades e interacciones con el gobierno. De

cualquier forma, las atenciones empresariales deben ser lo suficientemente

pequeñas como para que no aparenten influir en el criterio del receptor, garantizar

un trato preferencial injusto u obtener una ventaja indebida. Una última prueba para

determinar si una atención empresarial es apropiada, incluso si la ley lo permite, es

ver si una divulgación pública sería vergonzosa para Freeman o la parte receptora.

Atenciones empresariales que usted puede aceptar

Usted puede aceptar determinados obsequios de terceros y Freeman puede

pagar gastos comerciales de buena fe y determinados obsequios a terceros, pero

solo si se hace sin intención de corrupción y conforme a la Política Antisoborno

de Freeman. La Política Antisoborno de Freeman proporciona pautas específicas

para asegurarse de que usted cumpla con las leyes anticorrupción vigentes,

incluidas la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) de los Estados

Unidos y la Ley Antisoborno del Reino Unido.

En general, debemos limitarnos a obsequios, comidas, transporte o entretenimiento

de valor nominal. En particular, los siguientes tipos de obsequios y entretenimiento

nunca deben aceptarse, independientemente de su valor:

• Dinero en efectivo o equivalente (por ejemplo, tarjetas de regalo)

• Todo obsequio otorgado o aceptado, o todo entretenimiento proporcionado

durante un proceso de licitación

• Todo obsequio que es o podría ser ilegal

• Todo obsequio o entretenimiento solicitado

• Contribuciones a causas solidarias personales

22

Los siguientes no se consideran obsequios ni entretenimiento y pueden aceptarse

siempre y cuando dicha aceptación esté permitida conforme a la ley vigente:

• Obsequios que son ofertas de marca/promocionales de valor nominal.

• Obsequios u otros premios similares proporcionados o pagados por

proveedores o proveedores de servicios como reconocimiento por el servicio

sobre un tema en particular.

• Obsequios perecederos cuya devolución no resulta práctica y son de valor

nominal si se distribuyen a los empleados de Freeman para el consumo en

las instalaciones de Freeman.

• Las comidas de negocios en las que el otorgante se encuentra presente

y se realizan negociaciones o cuando la comida sigue a una negociación

legítima se permiten si son poco frecuentes y el valor de la comida es

razonable según las normas locales.

• El viaje local al lugar de negocios del proveedor, siempre que el valor del

viaje sea razonable y los principales medios de transporte no permitan llegar

al lugar de negocios del proveedor.

Usted nunca debe aceptar un obsequio o entretenimiento si considera que

hacerlo afectaría su capacidad de actuar para beneficio de Freeman. Antes de

aceptar algún obsequio o entretenimiento, debe preguntarse lo siguiente:

• ¿La aceptación dañaría la imagen de Freeman?

• Existe un motivo comercial válido para aceptar el obsequio o

entretenimiento? ¿Alcanza la aceptación un objetivo comercial legítimo?

• ¿Creará la aceptación una impresión negativa en la mente de nuestros

compañeros de trabajo o del público?

• ¿La aceptación se condice con las buenas prácticas comerciales?

• ¿El valor es razonable, dada la naturaleza del evento u otro contexto dentro

del cual se otorgan el obsequio, el favor y demás?

• ¿Los gastos y la frecuencia de la actividad son razonables?

Selección y uso de terceros/adquisición

Para crear un entorno donde nuestros proveedores, contratistas y consultores

tengan un incentivo para trabajar con Freeman, deben confiar en que serán

tratados de manera ética. Ofrecemos oportunidades justas para que posibles

terceros compitan por nuestro negocio. La forma en que seleccionamos a

nuestros proveedores y el carácter de los proveedores que seleccionamos

reflejan la forma en que operamos. Consulte nuestro Código de Conducta de

Proveedores para obtener más información.

Clientes del gobierno/contratación

Al operar con gobiernos federales, estatales o locales, debemos asegurarnos de

que todas las declaraciones y representaciones efectuadas ante responsables

de adquisiciones de un gobierno sean precisas y verdaderas, lo cual incluye

costos y otros datos financieros. Si su tarea involucra directamente al gobierno o

si usted es responsable de otra persona que trabaja con el gobierno en nombre

de Freeman, esté atento a las reglas y reglamentaciones especiales que se

aplican a nuestros clientes del gobierno. Se deben seguir pasos adicionales para

comprender estos requisitos y cumplirlos. Toda conducta que podría parecer

inapropiada debe evitarse al tratar con funcionarios y empleados del gobierno.

Se prohíben estrictamente los pagos, obsequios u otros favores otorgados a un

funcionario o empleado del gobierno, dada su apariencia de constituir un medio

de influencia o un soborno. Si no se evitan estas actividades, se puede exponer

a la agencia gubernamental, al empleado del gobierno, a nuestra empresa y a

usted mismo a multas y sanciones considerables. Por este motivo, toda venta de

nuestros productos o servicios a cualquier entidad gubernamental federal, estatal

o local debe efectuarse conforme a la política de nuestra compañía.

23

Cómo evitar conflictos de intereses

Tenemos la obligación de tomar buenas decisiones comerciales para beneficio

de Freeman sin la influencia de intereses o ganancias personales. Nuestra

empresa le exige que evite cualquier conflicto, incluso aparente, entre sus

intereses personales y los de nuestra empresa. Existe un conflicto cuando sus

intereses, deberes, obligaciones o actividades, o los de algún familiar, están (o

pueden estar) en conflicto con los intereses de Freeman o son incompatibles

con estos.

Los conflictos de intereses exponen nuestro criterio personal y el de nuestra

empresa a mayor control y crítica, y pueden deteriorar nuestra credibilidad y la

confianza que otros depositan en nosotros. En caso de que surja (o aparente

surgir) algún conflicto de intereses comercial o personal, debe informarlo de

inmediato a su gerente, a Recursos Humanos o al Departamento de Asuntos

Legales para su revisión.

En algunos casos, la divulgación puede no ser suficiente y es posible que

necesitemos que la conducta cese o se reviertan las medidas donde sea posible.

Dado que es imposible describir cada posible conflicto, confiamos en que usted

haga uso de su sano juicio, busque asesoramiento cuando sea necesario y

cumpla con los más altos estándares de integridad.

Ejemplos de conflictos de intereses que deben darse a conocer

para su posterior revisión:

• Involucrarse usted o un familiar con un tercero que tenga o pueda

tener un interés competitivo en Freeman

• Una relación laboral con un familiar o alguna persona con la que

usted tenga una relación comercial, personal o sentimental y que

pueda tener una influencia directa o indirecta en los términos y

condiciones de su empleo o en los negocios de la empresa con un

cliente o proveedor

• Oportunidades que usted identifique a través de conocimiento

exclusivo que ha adquirido en Freeman que desea seguir por su cuenta

preguntas y respuestasP Tengo una sobrina que se acaba de graduar con un título en

Diseño gráfico/Comercialización. Si la contratamos, no rendirá

cuentas ante mí. ¿Puedo recomendarla para un puesto?

R Algunos de nuestros mejores empleados provienen de

recomendaciones de otros empleados. No obstante, para

evitar la apariencia de una conducta inapropiada, usted debe

informar su relación al gerente de contrataciones. Usted no

debe participar en el proceso o la decisión de contratación

para que su sobrina sea evaluada exclusivamente por sus

méritos. Si la contratan, no debe encontrarse dentro de su

línea de mando.

24

Leyes sobre inmigración

Usted debe asegurarse de cumplir con todas las leyes sobre inmigración

vigentes, y de que todo empleado que dependa de usted haga lo mismo. En

todo momento, los empleados de Freeman deben contar con una autorización

laboral adecuada para el país en el que trabajan. Si realiza viajes de negocios

internacionales, usted es responsable de obtener la visa correspondiente, si

fuera necesario, antes de ingresar en un país anfitrión. Los requisitos de visa se

aplican a todos los empleados de Freeman que viajen al exterior por negocios

o que trabajen en proyectos o asignaciones internacionales fuera de sus países

de origen por un período de cualquier duración. Los pasaportes personales no

constituyen formas aceptables de autorizaciones de trabajo. Freeman también

le prohíbe que permita a contratistas u otros empleados trabajar en un proyecto

sin la autorización o la documentación adecuadas. Si necesita información sobre

temas de inmigración, comuníquese con el Departamento de Viajes y Traslados

Internacionales de Freemant.

Contribuciones y actividades políticas

Usted puede apoyar el proceso político a través de contribuciones personales

u ofreciendo su tiempo personal de manera voluntaria a los candidatos o las

organizaciones que elija. Sin embargo, estas actividades no deben ocupar

el tiempo de la empresa ni involucrar el uso de ninguno de los recursos de

la empresa, como teléfonos, computadoras o insumos. No debe efectuar ni

comprometerse a realizar contribuciones políticas en nombre de Freeman.

Derechos humanos

Nos comprometemos a defender los derechos humanos fundamentales y creemos

que todos los seres humanos del mundo deben ser tratados con dignidad, justicia

y respeto. Nuestra empresa solo trabajará con proveedores y contratistas directos

que muestren un serio compromiso con la salud y la seguridad de sus trabajadores

y que actúen conforme a las leyes de derechos humanos. Freeman no usa ni

aprueba el uso del trabajo forzado o el tráfico de personas, denuncia todo trato

humillante de personas o condiciones laborales inseguras y apoya que nuestros

productos estén libres del uso de minerales de conflicto.

25

Medioambiente, salud y seguridad

Freeman se compromete a operar de manera que se proteja la salud y la

seguridad de sus empleados, visitantes, contratistas, clientes y el público.

Freeman promueve la innovación en cada uno de los eventos que ayudamos a

producir. Ofrecemos soluciones para reducir el impacto ambiental de nuestros

productos y servicios, a la vez que defendemos de manera activa nuestro

mensaje de sostenibilidad a clientes y líderes de la industria. Siempre somos

conscientes de cómo nuestra empresa interactúa con el ambiente a nivel local

y mundial, y luchamos cada día para alcanzar nuestra misión de Repensar,

Reducir, Reutilizar y Reciclar.

compromiso con la sostenibilidad y el medioambiente

26

En Freeman, la ética es más que simplemente obedecer

leyes y seguir políticas. La ética implica “hacer lo correcto

por los motivos correctos”, independientemente de cuáles

puedan ser nuestras tareas o responsabilidades dentro

de la empresa. Cualquier éxito que alcancemos, si no se

alcanza por medios éticos, no es un éxito. Gracias por

nuestros valores.

conclusión

Freeman © 2018