EMPRESA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES DE IPIALES UNIMOS S.A. E.S.P.

NIT 900282849-7 14º INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

(LEY 1474 DE 2011)

Jefe de Control Interno,

o quien haga sus veces: WILMER JESUS MORALES ACOSTA

Período evaluado: Noviembre 2015 – Febrero 2016

Fecha de elaboración: 09 de marzo de 2016

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1474 del 2011, la oficina asesora de control Interno de la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales UNIMOS S.A. E.S.P., presenta el Informe pormenorizado comprendido entre el primero de noviembre de 2015 al 29 de febrero de 2016, en cuyo contenido se detalla los avances de la aplicación del Modelo Estándar de Control Interno "MECI-2014’' Así:

1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

FORTALEZAS

1.1 COMPONENTE DE TALENTO HUMANO“

1.1.1. Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos. La Empresa UNIMOS S.A. E.S.P. para generar y fortalecer una conciencia de control en la entidad dentro de sus compromisos y protocolos éticos cuenta con EL Código de Ética, el cual se encuentran publicado en la página web de la empresa y ha sido socializado de manera permanente a todos los funcionarios y contratistas que ingresan a la entidad. La Empresa UNIMOS S.A. E.S.P. elaboró y presentó el Plan estratégico corporativo para la vigencia 2015, el cual se encuentra publicado en la página Web de la entidad en la pestaña “Políticas – planes o Líneas Estratégicas”; adicionalmente se cuenta con el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano el cual fue actualizado el 29 de enero de 2016, mismo que se puede visualizar en la pagina web de la empresa a través de la dirección http://www.unimosesp.com/site/index.php/consulta-factura/Pol%C3%ADticas-Planes-o-L%C3%ADneas-estrat%C3%A9gicas/Plan-Anticorrupci%C3%B3n-y-de-Atenci%C3%B3n-al-Ciudadano-Unimos-S.A.-E.S.P./ De conformidad con lo establecido en la Ley de Transparencia y del Derecho de acceso a la información pública nacional, la Empresa UNIMOS S.A. E.S.P. para dar cumplimiento a la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 ha desarrollado las siguientes acciones: - Se ha fortalecido la oficina física de Atención al Ciudadano, la cual trabaja mancomunadamente con la oficina de de correspondencia, misma que se puso en funcionamiento en el último trimestre de la vigencia 2015 y la cual ha dado mejoramiento en el acceso a la comunidad para con la empresa, encargándose de los siguientes temas:

Sistemas de Información. Trámites Recepción de peticiones, quejas y reclamos Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano

La Alta gerencia de la empresa a través de circular interna ha impartido ordenes y directrices, para dar cumplimiento estricto de la elaboración, presentación y publicación de los informes a los entes de control, al igual que toda la información y documentación que es pertinente publicar en la página web de la empresa. Periódicamente la Oficina de Control Interno efectúa el seguimiento de las actividades programadas para dar cumplimiento a lo establecido en la mencionada Ley. 1.1.2. Desarrollo del Talento Humano. La estructura de la Empresa, la nomenclatura, escala y grado salarial, codificación y clasificación de empleos públicos y de nomina privada que conforman la planta de personal al servicio de UNIMOS S.A. E.S.P para la vigencia 2016 fue establecida a través de la Decisión No.02 de diciembre 30 de 2016. Mediante Decisión No 001 de mayo 22 de 2015 se modificó y ajustó el Manual de Funciones y Competencias Laborales, el cual fue debidamente socializado por el área de talento humano y publicado en la pagina web de la empresa, el cual puede ser consultado en el siguiente enlace: file:///C:/Users/CONT-INTER/Downloads/Manual+de+Funciones+unimos+2015%20(1).pdf Las oficinas de talento humano y Planeación de la empresa vienen adelantando la formulación del Plan Institucional de Formación y Capacitación anual, en el cual se establecerán las necesidades de capacitación del personal de conformidad con las insuficiencias informadas por cada una de las áreas en el diligenciamiento de la encuesta establecida para este fin. Al igual que el programa de bienestar y el Plan de Incentivos de la presente vigencia. Se realizaron actividades encaminadas a promover el bienestar de los servidores públicos. Dentro de algunas de las actividades que se desarrollaron se encontraron: jornada de integración, actividades recreativas para los hijos de los funcionarios, jornadas de bailo terapia, realización de la novena navideña en integración, entrega de detalles en navidad para los hijos de los funcionarios. Se identifico dentro de le gestión del talento humano del compromiso de cada uno de los empleados para llevar a cabo el objeto social de la empresa.

1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 1.2.1. Planes, Programas y Proyectos La Misión, Visión y Objetivos de UNIMOS SA. E.S.P. han sido adoptados, están claramente definidos y se encuentran publicados en su página web, y en el Plan Estratégico. La Alta Dirección realiza seguimiento anual al Plan Estratégico, y al Plan Anual de adquisiciones. Cada uno de estos planes constituye una herramienta de planeación y seguimiento importante para la toma de decisiones y la medición de la eficacia y eficiencia de la empresa. De acuerdo a lo informado por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas cuenta con los siguientes productos mínimos:

1. Los Planes de la entidad se encuentran alineados con las Políticas de Desarrollo Administrativo y están contenidos o desarrollados en el Plan de Acción,

2. Política Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano orientada a acercar a la empresa con las necesidades de los clientes y hacer visible la gestión pública, a través del acceso a la información, a los trámites y servicios, para una atención oportuna y efectiva.

. La Oficina Física de Atención al Usuario, a través de la subgerencia comercial, ha desarrollado una serie de medios y mecanismos, que si bien es cierto no son tecnificados, han servido para mejorar la atención externa, se están desarrollando indicadores de Satisfacción de los Servicios Prestados, se realiza una medición de satisfacción por parte del público, vigilados y usuarios externos en general. 1.2.2. Modelo de Operación por Procesos Los procesos de la empresa UNIMOS S.A. E.S.P. están claramente identificados mediante un mapa de procesos y se puede seguir un esquema de mejoramiento continuo institucional, en dicho mapa se estructura el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Posteriormente con la emisión del Decreto 943 de 2014 del Departamento Administrativo de la Función Pública, se implementó en la Empresa el mismo, de acuerdo a lo establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 que hace parte del decreto mencionado. Esta adopción del NUEVO MECI 2014 requirió la participación activa de los funcionarios, directivos, asesores, profesionales y técnicos. Como resultado de esta implementación, tiene actualizados y caracterizados todos sus Procesos y ellos se encuentran respectivamente documentados.

1.2.3. Estructura Organizacional La Estructura Organizacional de la Entidad está distribuida misionalmente de acuerdo con los servicios para los cuales fue creada la empresa, mediante decisión de la Junta Directiva se estableció la nomenclatura y escala salarial de la planta de personal (nomina publica) y las actividades misionales a través de la nomina privada de acuerdo con la modalidad de contratación que establece la ley 1341 de 2009 así:

NIVEL CARGO

Dir

ecti

vo

Gerente

Subgerente – Administrativo y Financiero

Subgerente – Técnico

Subgerente – Comercial y Atención al Cliente

Jefe de Oficina – Planta Interna

Jefe de Oficina – Talento Humano

Jefe de Oficina – Contabilidad

Jefe de Oficina – Banda Ancha

Jefe de Oficina – Planta Externa

Jefe de Oficina – Sistemas y Facturación

Pro

fesio

n

al

Almacenista General

Tesorero General

Profesional Universitario - Cartera

Profesional Universitario - Archivo

Aseso

r Jefe de Oficina Asesora de Jurídica

Asesor Control Interno

Jefe Oficina Asesora Planeación

1.2.4. Indicadores de Gestión Cada proceso cuenta con los indicadores de gestión, La Oficina Asesora de Planeación y Control Interno revisan y evalúan la efectividades de estos indicadores, con ello se ha brindado herramientas que le sirven para adelantar su misión de prestación de servicios de telecomunicación y buscar alternativas para una posible implementación de planes, programas y proyectos, que le permitan afrontar los cambios o promover algún tipo de innovación en la prestación de su servicio. . 1.2.5. Políticas de Operación Algunas de las políticas de operación se encuentran definidas en las caracterizaciones de los procesos y disponibles para su consulta en la oficina de planeación y a través de los medios magnéticos disponibles en el correo interno de la empresa. 1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 1.3.1 Políticas de Administración del riesgo La empresa adopto su política de Gestión de Riesgos bajo el compromiso de implementar la metodología de gestión integral de riesgos y regulaciones normativas, con el fin de identificar acciones de mejora para mitigarlos anticipándose a posibles eventualidades, teniendo en cuenta el impacto en el cumplimiento de la misión, objetivos institucionales y grupos de interés”. Actualmente UNIMOS S.A. E.S.P aplica este principio a todos los procesos que conforman la entidad y su objetivo es identificar, evaluar, tratar y hacer seguimiento a los riesgos estratégicos y de los procesos para cualquiera de los sistemas de gestión que apliquen en la entidad. 1.3.2 Identificación de Riesgos La Oficina Asesora de Planeación y Control interno actualmente continúan en el proceso de seguimiento a la implementación de metodología de gestión de riesgos de los 13 procesos existentes, en los cuales de acuerdo al trabajo desarrollado por estas Oficinas en conjunto con los responsables de los procesos se identificaron los riesgos más relevantes. Adicionalmente es importante resaltar que la matriz de riesgos es consolidada también por las matrices de identificación de peligros y evaluación de riesgos que se trabaja con la ARL y con la matriz de riesgos de corrupción incluida en el plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano elaborado para la vigencia 2016.

1.3.3 Análisis y valoración del riesgo UNIMOS S.A. E.S.P. realizó el análisis y la valoración de los riesgos para cada uno de los riesgos que fueron identificados, se cuenta con mapa de riesgos en el que se identifican todos los riesgos que afectan la entidad en su conjunto, los riesgos de los procesos misionales y los riesgos de corrupción de que trata la Ley 1474 de 2011. Adicionalmente en pro de la apropiación de la Gestión de Riesgos, se están realizando los autocontroles por parte de los procesos, seguimientos por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Control Interno.

Dificultades

A pesar de estar aprobado el programa de inducción y re inducción, El programa de bienestar, El Plan de incentivos y El Plan Institucional de Capacitación. Para la implementación del PIC, UNIMOS S.A E.S.P. No viene dando aplicabilidad e estas herramientas documentales, ni se está dando ejecución de dichos planes y programas. Se ha observado renuencia a buscar el ajuste normativo de reglamentación de los Comités de gerencia, del comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, de Conciliación y aseguramiento jurídico, de Compras y adquisiciones, de Convivencia Laboral entre otros, los cuales funcionan al interior de la entidad y tienen establecido la periodicidad en la cual se deben reunir, sin embargo no se ha dado activación a dichos comités que permitan evidenciar el cumplimiento de las reuniones establecidas en los reglamentos. Situación que se considera delicada, puesto que la norma impuso la creación y funcionamiento de estos comités para atender situaciones financieras, contables, presupuestales y de índole administrativo con el fin de obtener un concepto fruto del análisis previo de los inconvenientes suscitados con el fin de que dicho concepto sirva de base para la toma de decisiones adecuadas por parte de la Alta gerencia de la empresa y en el caso de los comités de conciliación para blindar a la entidad en materia judicial, para acceder inicialmente a los mecanismos de solución de conflictos antes de acudir a los estrados judiciales donde seguramente se podría ver afectada notoriamente el patrimonio público de UNIMOS S,.A. E.S.P. Al igual que la autorización para el inicio de las acciones de repetición pertinentes, buscando resarcir en todo o en parte los recursos cancelados como resultado de un trámite litigioso fuere cual fuere su origen (laboral, civil, administrativo, etc), La Oficina de Control interno ha sido insistente en la mayoría de los informes y recomendaciones presentadas ante la Gerencia de la empresa, tendiente a lograr la socialización y adopción de un nuevo Manual de Contratación de bienes y servicios al igual que los reglamentos necesarios para la defensa jurídica y prevención del daño antijurídico, con el fin de que las políticas allí establecidas se implementaran y fueran tenidas en cuenta por todos los funcionarios en el desarrollo de sus actividades y así disminuir el riesgo antijurídico existente. Escasa apropiación presupuestal para implementar un adecuado del SG-SST, un adecuado manejo de políticas de Comité paritario de Seguridad y Salud en el trabajo, Comité de bienestar laboral, Comité de Brigadas, Comité de Convivencia Laboral, y puesta en marcha de políticas de higiene y seguridad industrial y principio éticos.

La empresa cuenta con la Matriz de Riesgos, en el que se establece los indicadores de los procesos que apuntan a medir los riesgos, sin embargo aun cuando se está haciendo seguimientos a la gestión de riesgos, de allí que se debe fortalecer dicho proceso con la metodología adecuada, falta socialización y hacerle seguimiento por parte de los responsables del proceso

2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Fortalezas

Se encuentra conformado por los siguientes componentes y se aplica en la Empresa UNIMOS S.A. E.S.P. en forma permanente con la participación y el apoyo de la Alta Dirección: 2.1. COMPONENTE AUTOEVALUCIÓN INSTITUCIONAL: 2.1.1. Autoevaluación del Control y Gestión Se realizan reuniones periódicas en cada una de las dependencias, con la participación de los funcionarios del área, dentro de los temas tratados se incluye la autoevaluación del control interno. En algunos casos dependiendo del impacto de sus conclusiones y compromisos se escalona la información a la Alta Gerencia. Dentro del Proceso de Mejoramiento Continuo de la entidad, este Módulo considera aquellos aspectos que permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública, la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecución de los Planes, Programas y Proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización pública. Este Módulo se estructura bajo tres componentes:

Autoevaluación Institucional

Auditoría Interna

Planes de Mejoramiento

2.2. COMPONENTE AUDITORIA INTERNA: 2.2.1. Auditoría Interna Al 31 de Diciembre de 2015 se realizaron la mayoría de las actividades que se tenían relacionadas dando cumplimiento de los Informes, seguimientos, en cuanto a las Auditorias de Gestión programadas por la Oficina de Control Interno, se cumplió el cronograma en un 701% de las mismas, dado que el funcionario de control interno estuvo incapacitado por enfermedad durante el último trimestre del año 2015, situación que por sustracción de materia obstaculizo el proceso de evaluación y se suspendieron las auditorías internas programadas, esta situación fue debidamente autorizada por la gerencia de la entidad y de conocimiento del Comité de Coordinación de Control Interno.

Relación de informes presentados por la oficina

Evaluación y seguimiento de procesos:

FECHA EVIDENCIA DESTINATARIO ACCIONES REALIZADAS RESULTADO

12/01/2016 Oficio OCI 11-003

Subgerencia Técnica - Subgerencia Comercial – Banda Ancha - Archivo Red externa – Sistemas - Facturación

Revisión carpetas usuarios nuevos y novedades mes de diciembre 2015 - Requerimiento corrección de errores, se complemente faltantes y se realice las modificaciones a las carpetas de acuerdo a hallazgos detectados

Se corrigieron los errores y realizaron las modificaciones.

Requerimiento y explicación detallada de

NOMBRE DEL INFORME

RENDIDO A:

FORMA DE PRESENTACION

(evidencia)

Periodicidad

FECHA

RENDICION

Informe de seguimiento al proceso de empalme Ley 951 de 2005

Procuraduría Provincial de Ipiales

Física y Magnética a través de oficio OCI-No.091

Por estipulación legal

30 /12/2015

Informe auditoria inicial de tesorería y arqueo de cheques

Gerente Físico a través de oficio OCI. No.11-002

Una vez terminada la auditoria

12/01/2016

Informe de Arqueo Caja Menor mes de enero/16

Gerente Físico a través de oficio OCI. No.11-016

Mensual 25/01/2016

Informe revisión de Teléfonos Públicos

Subgerente Técnico Físico a través del oficio OCI. No.11-024

Una vez terminada la revisión

08/02/2016

Informe de Revisión Contratos de Comodatos Aulas Virtuales

Gerente Físico a través de oficio OCI No. 11-025

Una vez terminado el estudio

10/02/2016

Informe de Arqueo de Caja Menor mes de febrero/16

Gerente Físico a través de oficio OCI. No.11-034

19/02/2016

Informe de gestión del proceso de empalme

Oficina de Control Interno Alcaldía

Municipal

Físico y magnético a través de oficio OCI-No.11-036

Dentro del plazo de solicitud

22/02/2016

Informe Ejecutivo Anual vigencia 2015

Dirección de Control Interno y Racionalización de Tramites

DAFP (Departamento Administrativo de la Función Pública) Resultados se emiten después del cierre del aplicativo.

Anual 26/02/2016

Informe de Control Interno Contable vigencia 2015

Contaduría General de la Nación

CHIP (Consolidador Hacienda e Información Pública) Calificación 4,37 “Adecuado”

Anual 26/02/2016

15/01/2016 Oficio OCI 11-008

Oficina de talento Humano

lo ocurrido frente a la situación en que se encuentran varios empleados y trabajadores de la empresa en relación a su afiliación en la Caja de Compensación Familiar de Nariño COMFAMILIAR

No se brindó respuesta al requerimiento.

18/01/2016 Oficio OCI-No.11- 009

Gerente Recomendación y requerimiento de Activación del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica, Solicitud de Inicio de Acciones de Repetición y solicitud Cumplimiento de la ley 678 de 2001

Aun no se activa el comité de Conciliación y defensa jurídica

22/01/2016 Oficio OCI. No.015

Gerente Solicitud de adopción de un reglamento para el manejo de Bienes, activos fijos y proceso de Bajas para UNIMOS S.A. E.S.P.

Hasta la fecha no se ha adoptado.

26/01/2016

Oficio OCI.11-018

Oficina Jurídica

Revisión, observaciones y aportes de la OCI, relacionados con los siguientes contratos de suministros: Ultimo contrato celebrado con COMBUSCOL.- Ultimo contrato celebrado con HOODCKOOC - Ultimo contrato celebrado con DAYCOR - Ultimo contrato celebrado con SERDEVIP - Ultimo contrato celebrado con COMPAÑÍA ELECTRICA DE NARIÑO. Todos vigencia 2015 y de prestación de Servicios: Contratación de dotación.

Recomendaciones y presentación de mejoramiento dentro del proceso desarrollado en estos contratos. (pendiente informe)

28/01/2016

Oficio OCI.11-019

Jefatura de Red Externa

Solicitud cumplimiento compromisos y funciones propios del cargo, tareas del área operativa como por ejemplo: instalación luz piloto torre sector de las cruces, luz piloto antena terraza empresa, metas sobre reparación de daños, etc

A la fecha y a pesar de requerirse con varios oficios y más de 1 año de antelación aun NO han sido realizadas las actividades.

02/02/2016 Recomendación Área de sistemas y facturación

Requerimiento para que se realice el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo que se manejan en las oficinas y dependencias de la empresa.

Se dio inicio al proceso de mantenimiento de los equipos

05/02/2016

Oficio OCI No.11-20

Área de sistemas y facturación

Se solicitó la información concerniente a software y equipos que se maneja en la entidad para presentación de informe a la Dirección Nacional de Derechos de Autor DNDA. Plazo 11 de marzo 2016

Levantamiento del Inventario de equipos efectuado por pasantes del SENA

12/02/2016 Oficio OCI No.11- 030

Subgerencia Técnica - Subgerencia Comercial – Banda Ancha - Archivo Red externa –

Revisión carpetas usuarios nuevos y novedades mes de enero 2014 - Requerimiento corrección de errores, se complemente faltantes y se realice las

Se corrigieron los errores y realizaron las modificaciones pertinentes.

Sistemas - Facturación modificaciones a las carpetas de acuerdo a hallazgos detectados

29/02/2016 Oficio OCI. No.11-038

Gerente Solicitud Presentación informes Sistema Integral de Auditoria – SIA y cumplimiento plazos establecidos para tal fin.

Información se presentó oportunamente.

Acciones Preventivas Y Recomendaciones diferentes a las contenidas en los Informes a entes de control

FECHA EVIDENCIA DESTINATARIO ACCIONES REALIZADAS RESULTADO 12/01/2016 Oficio

OCI. No.11-001

Gerente y Oficina asesora de planeación

Solicitud de Elaboración y adopción o publicación (según sea el caso) de El Plan Anual de Adquisiciones (plan de compras). - Plan Anticorrupción y Atención del Ciudadano. - Plan Estratégico Institucional (plan de negocios). - Plan de Acción 2016.

Se elaboraron y publicaron los planes requeridos por la OCI.

20/01/2016 Oficio OCI No.11-012

Oficina Asesora de Planeación

Descripción de posibles hechos susceptibles de corrupción más relevantes dentro del proceso que desarrolla la oficina de Control Interno (elaboración PAAC 2016)

Se incluyeron los riesgos en el contenido del plan.

22/01/2016 Oficio Cod.11-015

Oficina de Talento Humano

Tomar acciones pertinentes tanto preventivas como correctivas para mejoramiento del ambiente laboral y control al registro de entrada y salida del personal (cumplimiento reglamento interno de trabajo)

Se tomaron las medidas correctivas frente al asunto.

25/01/2016 Oficio OCI. No.11 -017

Gerente Apoyo control actos administrativos, remisión documento Borrador del Acto Administrativo (resolución) de nueva conformación del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica para la empresa UNIMOS S.A. E.S.P

Se remitió para revisión en oficina jurídica, aun no se ha adoptado.

27/01/2016 Oficio OCI. No.11 - 020

Oficina de Talento Humano

Diligenciamiento encuesta PIC 2016, acompañamiento y apoyo en la elaboración del plan Institucional de Capacitación y Plan de incentivos de la empresa.

Se presentó oportunamente la

encuesta diligenciada

10/02/2016 Oficio OCI. No.11- 026

Subgerente Técnico

Recomendación y Solicitud de Reporte al SIUST de formatos 5 y 6 en cumplimiento de lo ordenado por la Resolución 4763 del 28 de julio de 2015.

No se brindó respuesta alguna del requerido

10/02/2016

Oficio OCI. No.11- 027

Subgerente Técnico

Acciones correctivas de reparación y/o mantenimiento de las tapas que cubren las cámaras ubicadas en la esquina de la carrera 7ª con calle 13 y la ubicada en la carrera 7ª entre calles 12 y 13 (frente al banco de occidente)

Se atendieron las sugerencias

18/02/2016

Oficio Cod.11-033

Jefe de Banda Ancha

Solicitud de presentación de reporte semanal de actividades y rendimiento (conexiones y reparaciones) de operarios adscritos al área de banda ancha

Se concertó la presentación del informe requerido los días lunes a través del correo interno.

Otras actividades desarrolladas

Se ha brindado acompañamiento y asesoría a los Jefes de dependencia para la elaboración de los planes de acción 2016, mismos que actualmente se encuentran en diseño.

Se brindó acompañamiento efectivo en varias reuniones de las cuales se levantaron las

correspondientes actas (Comité de Conciliación, Comité de Compras y adquisiciones), donde se brindó asesoría sobre aspectos jurídicos que se deben modificar relacionados con la conformación del mismo y se presentaron opiniones para la toma de decisiones.

Se ha brindado asesoría y apoyo para la contestación de derechos de petición.

Se ha dado acompañamiento a todas las reuniones concernientes a la instalación en de mesas

de negociación de pliegos de peticiones radicados por el Sindicato SINTRAUNIMOS.

Se ha efectuado acompañamiento para la realización del proceso de inventario de bienes, muebles y enceres de las dependencias y almacén.

Se han atendido consultas relacionadas con los trámites de la entidad, en especial en la oficina

de Atención al Cliente

Se ha hecho presencia e intervención en los procesos de empalme de los cargos dejados por los funcionarios declarados insubsistentes en el mes de febrero 2016.

Se ha brindado colaboración a los usuarios que requieren asesoría en cuanto al trámite

relacionado con PQRS.

2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO Se cuentan con los productos mínimos requeridos en los cuales se pueden realizar seguimiento a los Planes de Mejoramiento definidos en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno - MECI. Se formularon planes de mejoramiento en los procesos auditados en este cuatrimestre, derivado de las auditorías internas realizadas durante 2015. Se actualizó el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora de la entidad, el cual se está mirando reflejado en la construcción del plan de acción institucional que estará vigente para los próximos cuatro años.

Dificultades

No se cuenta en algunos procesos, con instrumentos documentados de autoevaluación, que faciliten la identificación de oportunidades de mejora.

Se requiere mayor compromiso por parte de algunos servidores públicos, para la entrega de los diferentes informes que se deben presentar a los órganos de control.

En algunos procesos, falta fortalecer la cultura de documentar los soportes que permiten evidenciar el cumplimiento de disposiciones internas y externas Se presentaron obstáculos devenidos de casos fortuitos y de fuerza mayor que impidieron el cumplimiento del porcentaje total de auditorías internas, situaciones adversas ajenas a la voluntad del funcionario encargado de la ejecución de las mencionadas evaluaciones, especialmente las concernientes a realizar durante el último trimestre del 2015. En los informes de los Planes de Mejoramiento, se requiere de los subprocesos, cumplir con los tiempos reglamentados en la normatividad vigente, para cada caso.

3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACION V COMUNICACIÓN

Fortalezas

3.1 Información y Comunicación Externa:

Con el fin de seguir las estrategias del gobierno nacional en cuanto a la atención y servicio que las entidades del estado deben brindar a la ciudadanía, la empresa UNIMOS S.A. E.S.P. cuenta con una oficina de atención física, en la cual se atiende de manera continua durante horario laboral, ubicada en la sede administrativa donde funciona la entidad (Carrera 5ª No.04-12) Actualización del sitio web institucional en sus diferentes módulos y trámite de las solicitudes radicadas en el correo oficial de la Entidad. La página se mantiene actualizada y tratando de cumplir con la normatividad vigente en el instructivo disponible sobre la implementación de gobierno en línea, con temas sobre temas de interés para los usuarios, como tarifas planes y servicios. Se continuó con el proceso de organización de la información publicada en la página web de la entidad. La Administración saliente, presentó el informe de gestión y la respectiva Acta de empalme de conformidad con lo establecido en la ley 951 de 2005 y los lineamientos establecido en el Manual de

“EMPALMES EFECTIVOS” formulados por el DAFP. Esta acta también se encuentra publicada en la página web de la entidad en el link: http://www.unimosesp.com/site/index.php/getting-started/Actas-de-Empalme/Acta-Definitiva-de-Empalme-Gerentes-2015---2016/

Se elaboró y público en el página web de la empresa, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2016. Se elaboró y publicó en el portal web institucional el plan Anual de Adquisiciones vigencia 2016. Publicación de los documentos y actos administrativos de los procesos contractuales, de conformidad con el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 "Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública", en el Sistema Electrónico de Contratación Pública - SECOP. Se reactivaron las cuentas de las redes sociales (Facebook y Twitter) a través de las cuales se divulga información que genera la empresa en cuanto a su competencia misional e información general, tendiente a dar mayor transparencia en cada una de las actuaciones por parte de la entidad. La entidad publicó en su página web, como en la cartelera de la oficina física de atención al usuario, el informe correspondiente al último trimestre 2015 sobre indicadores de calidad y estadística de PQRS y se envió el informe respectivo a la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC. 3.2 Información y Comunicación Interna:

Se encuentra en marcha y en funcionamiento la “OFICINA DE LA UNIDAD DOCUMENTAL” con esta oficina se le está dando organización y clasificación a la correspondencia tanto interna como externa y se le está brindando mayor utilidad al correo interno de la empresa para dinamizar la comunicación entre las dependencias, fomentando la campaña de ahorro, denominada “CERO PAPEL” La entidad para el manejo de la información y comunicación cuenta con tablas de retención documental conforme a la norma y debidamente actualizadas.

La Empresa ha habilitado un buzón de sugerencias, quejas y reclamos interno, para funcionarios, trabajadores y personal de apoyo de la entidad, cuyo objetivo es el de tener un canal de comunicación participativa destinado a recoger sus opiniones y sugerencias frente a temas generales o específicos de la entidad para ser tenidas en cuenta por la alta dirección en la toma de decisiones, dicha estrategia deberá ser socializada entre los funcionarios y contratistas para que pueda cumplir con su objetivo.

Dificultades

Deficiencias en la formalización de algunos instrumentos del proceso de Gestión de la Comunicación. La entidad en el transcurso de este cuatrimestre realizó la publicación en la página web, sobre información correspondiente al ejercicio de rendición de cuentas a la ciudadanía, Código de Ética, Contratación Pública (remite al link del SECOP), Ley Protección de Datos.

Si bien es cierto se viene dando funcionamiento tanto a la página web, como a las redes sociales (Twitter y Facebook), no obstante estos no cuentan con una adecuada documentación en cuanto al componente de dialogo, pues no se establece el desarrollo de acciones como consecuencia de la rendición de cuentas de la entidad.

Si bien es cierto se cuenta con un reglamento establecido para la atención de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y consulta por parte de los ciudadanos, la entidad aun no ha puesto en ejecución la utilización del CUN (Código Único Numérico) tampoco no cuenta con la capacitación pertinente para la atención oportuna de acuerdo a los tiempos establecidos por la Ley y no cuenta con un proceso de Cierre de Queja, que permita una debida atención al ciudadano; por lo tanto aunque se cuenta con los procedimientos evaluados y documentados los mismos no se cumplen a entera satisfacción por lo que se recomienda evaluar el proceso de interacción Ciudadana. Falta que se elaboren y adopten los formatos y/o documentos necesarios que permitan validar la inclusión de los elementos de dialogo con las partes interesadas para la realización de unas verdaderas audiencias públicas de Rendición de Cuentas, que incluyan elementos de comunicación participativa, al igual que la identificación y caracterización de grupos de interés .

De acuerdo a lo informado por la Oficina de Planeación se debe elaborar y aplicar un plan de comunicación de la entidad, donde se incluya la participación ciudadana, de forma tal que se dé alcance a que la comunicación con la ciudadanía sea efectiva y de doble vía.

Estado general del Sistema de Control Interno

Se evidencia la existencia de los diferentes elementos de! Sistema de Control Interno en la entidad, así como también de la mejora paulatina en ellos. Hay elementos que permiten observar el diseño y ejecución de estrategias, políticas, directrices que dan cumplimiento a las disposiciones establecidas en la normatividad vigente y que contribuyen a un buen desempeño institucional. En términos generales, el Sistema de Control Interno cuenta con los elementos actualizados a la luz de lo establecido en el Decreto 943 de 2014. En aras de avanzar en el mejoramiento continuo del Sistema, se requiere seguir desarrollando y profundizando actividades que contribuyan a una mayor aprehensión del mismo, por parte del personal de la entidad Teniendo en cuenta que el establecimiento y desarrollo del

El Sistema de Control Interno es de responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad, consideramos necesario realizar en un corto plazo las acciones que se consideren pertinentes con el fin de lograr la totalidad de su implementación y contar con el 100% de los productos mínimos requeridos en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014.

Recomendaciones

Fortalecer la formulación de indicadores, de tal manera que se mida no solamente eficacia, sino eficiencia y efectividad en los procesos de la entidad, y buscar que éstos guarden estrecha relación con las metas formuladas. Continuar con el desarrollo de estrategias que permitan fortalecer el principio del autocontrol en los funcionarios de la empresa, que contribuya al mejoramiento continuo de la entidad. Elaborar y adoptar un Plan de Comunicaciones Institucional. Fortalecer los ejercicios de autoevaluación de los riesgos por parte de los responsables de los procesos y sus colaboradores en cada puesto de trabajo. Fortalecer los ejercicios de socialización de los documentos generados por los diferentes procesos que conforman el MECI (Manuales, procedimientos, instructivos, formatos, resoluciones, circulares, entre otros), a fin de conseguir una mayor comprensión por parte de quienes utilizan esta documentación.

Se recomienda establecer los mecanismos o acciones que se consideren necesarios, sobre las diferentes observaciones realizadas a cada uno de los elementos, logrando así un mejoramiento permanente y planeado de la entidad, en miras de alcanzar una excelente gestión, en el uso de los recursos, las actividades y el desarrollo del talento humano. Continuar con la actualización de información, por parte de los responsables y líderes operativos de los procesos, de acuerdo con su competencia, con el debido acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación y Control Interno a fin de absolver las dudas o interrogantes que surjan por parte de los funcionarios y trabajadores de la entidad. Fortalecer los ejercicios de autoevaluación por parte de los responsables de los diferentes procesos sobre las acciones correctivas, preventivas y de mejora identificados en los mismos.

Aplicar efectivamente y de forma periódica los instrumentos de evaluación de satisfacción de los usuarios, puesto que se está realizando una sola vez al año. Igualmente se hace necesario evaluar los algunos procedimientos detallados en la evaluación individual presentada en este informe en el sentido que si bien es cierto se encuentra documentada y evaluada los mismos se deben revisar, actualizar y tomar las acciones correspondientes para que sea aplicados. La entidad carece de una Política de Comunicaciones, misma que debe ser formulada acorde con el Modelo de Comunicación Pública Organizacional e Informativa para Entidades del Estado (MCPOI) Fortalecer los mecanismos de protección al ciudadano y mejorar la información con el usuario a través de los canales de comunicación establecidos por la entidad

Firma

WILMER JESUS MORALES ACOSTA Oficina Asesora de Control Interno

UNIMOS S.A. E.S.P.