Barranquilla, martes 03 de octubre de 2017

Señores

EMPRESAS INTERESADAS EN PRESENTAR OFERTAS

La Ciudad

ASUNTO: ACLARATORIO DE DUDAS No. 2 “SERVICIO DE MENSAJERIAEXPRESA DE LA SOCIEDAD DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEBARRANQUILLA S.A. E.S.P.”.

A continuación, presentamos inquietudes realizadas por empresas que hanmanifestado su interés en participar en el concurso licitatorio de la referencia:

1. Preguntas realizadas por ISMAEL RAMIREZ SANCHEZ, en representaciónde la empresa SERVIENTREGA, el día 29 de septiembre de 2017.

Inquietud:

1.5 ESPECIFICACIONES TECNICAS

Según literal a) El CONTRATISTA recibirá los documentos certificados en un términomenor a 2 (dos) días en aquellas zonas que se encuentran en el casco urbano y en 3(tres) días para aquellas ubicadas en la zona rural, este tiempo se contabilizará apartir del momento en que TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. entregue los documentos ael contratista.

Solicitamos a la entidad que nos permita anexar la matriz de cubrimiento y tiemposde entrega teniendo en cuenta que pueden presentarse destinos, que por sugeografía o condiciones particulares de entrega puedan tardar hasta 96 horas para laentrega efectiva.

Respuesta:

Se anexa, Matriz de cubrimiento:

Los Tiempo de entrega máximo son los que menciona los pliegos técnicos en el ítem 1.1DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS.

2. Preguntas realizadas por DIANA CAROLINA ÁVILA MONDRAGÓN, el día29 de septiembre de 2017.

Inquietud:

1. Para esta licitación no nos dicen como evalúan la UT si por promedio o porsuma estos dos criterios, por favor aclarar cuál es la metodología a usar paralos casos de Uniones temporales.

7.4.2.1 SOLVENCIA ECONÓMICA: 100 PUNTOS

Solvencia Económica (Liquidez) = Activo Corriente

Pasivo Corriente

Este indicador deberá ser mayor o igual que uno (1,0), midiendo este la capacidad dela empresa en cumplir con sus obligaciones a corto plazo, este indicador debe mostrarmínimo la siguiente relación de 1:1 es decir que por cada $1 que se tiene comoobligación de corto plazo se dispone de $1 para el pago.

Para esta evaluación si el OFERENTE, no cumple este requisito, no se le asignaránpuntos (0 puntos).

7.4.2.2 NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: 100 PUNTOS

Nivel de Endeudamiento: (Total Pasivo / Total Activo) x100

Este indicador deberá ser menor al sesenta y cinco por ciento (65%), Corresponde algrado de apalancamiento utilizado e indica la participación de los acreedores sobrelos activos de la compañía. Para esta evaluación si el OFERENTE, no cumple esterequisito, no se le asignarán puntos (0 puntos).

Respuesta:

En este proceso licitatorio podrán participar las personas naturales o jurídicas,individualmente, consideradas legalmente capaces de acuerdo con las disposicioneslegales vigentes.

3. Preguntas realizadas por CARLOS ROMÁN ROMÁN, en representación dela empresa COLVANES S.A.S ENVÍA, el día 29 de septiembre de 2017.

Inquietud:

En lo relacionado con Lo solicitado en la Carpeta C (pág. 15 -16) C1, C7, PAG 25:hojas de vida según perfil de Director operaciones, auxiliar logístico, Supv. dedistribución y Mensajero. Nos permitimos escalar la siguiente pregunta, ¿estepersonal puede ser personal vigente de nuestra organización e involucrado en elproceso general de Mensajería Expresa o debe ser personal nuevo que asigne a estalabor?

Respuesta:

No se requiere que sea personal nuevo, pero si se requiere garantizar independenciaen los recursos y una óptima calidad, así como también la debida ejecución,supervisión y control de los mismos.

4. Preguntas realizadas por ISMAEL RAMIREZ SANCHEZ, en representaciónde la empresa SERVIENTREGA, el día 29 de septiembre de 2017.

Inquietud:

1. Respecto de las certificaciones de gestión de calidad

De manera respetuosa, solicitamos a la Entidad permitir la presentación de lacertificación de calidad GRI REPORT A+ de manera alternativa a la certificación ISO14001.

De otra parte, se estima conveniente que, como parte de los requisitos departicipación se incluya la necesidad de presentar la certificación ISO 27001

relacionada con la seguridad de la información, dado que, las funciones del operadorestán centradas en el manejo de la misma, y por lo tanto lo más conveniente es quela empresa cuente con una certificación de calidad, en ese preciso aspecto.

Respuesta:

Ver Adendo_No_3 Mensajeria, se aclara el requisito:

6.6 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.

EL OFERENTE deberá acreditar la Certificación de un Sistema de Gestión de la Calidad (ISO9001) acorde con el objeto a contratar.

En la ejecución del contrato, podrá ser auditable por la Interventoría del Contrato loscompromisos adquiridos en lo relacionado con el Sistema de Gestión de Calidad.

2. Respecto del numeral 6.6 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

¿Debemos entender que la certificación de gestión de calidad a que se refiere estenumeral es la certificación ISO 9001?

Respuesta:

Correcto. Ver Adendo_No_3 Mensajeria, se aclara el requisito:

6.6 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.

EL OFERENTE deberá acreditar la Certificación de un Sistema de Gestión de la Calidad (ISO9001) acorde con el objeto a contratar.

En la ejecución del contrato, podrá ser auditable por la Interventoría del Contrato loscompromisos adquiridos en lo relacionado con el Sistema de Gestión de Calidad.

3. Respecto las notas que tratan las reglas de Subsanabilidad

De manera atenta, solicitamos armonizar el contenido de la Nota con los lineamientosestablecidos en materia internacional y nacional relacionados con buenas prácticasen las compras públicas, los cuales establecen que todos los documentos deben sersubsanables salvo aquellos que otorguen puntaje, dado que lo importante es realizaruna compra extractando la mejor calidad y precio del mercado, en lugar de fijarse enformalismos.

“[…] Nota: Toda la información solicitada se considera NO SUBSANABLE. La nopresentación o presentación incompleta de los documentos solicitados será causal deeliminación de la oferta.[…]”

El criterio generalizado es que este tipo de cláusulas termina por llevar al rechazo alas ofertas más competitivas, y termina beneficiando, la forma por encima de lasustancia, comportamiento contrario a la lógica de mercado.

Respuesta:

Se mantiene las condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones Generales.

4. Respecto del literal C.3.- Licencia para prestar el servicio de mensajeríaespecializada.

Al respecto solicitamos modificar este requisito, indicando que la licencia que se debepresentar corresponde a la licencia del servicio de mensajería expresa y noespecializada.

Respuesta:

Ver - Adendo_No_3 Mensajeria, se aclara el requisito:

6.5 LICENCIA PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA.El OFERENTE deberá adjuntar con su propuesta la licencia para prestar el servicio demensajería especializada o expresa conforme a las modificaciones surtidas y el régimen detransición establecido en la Ley 1369 de 2009, expedida por la entidad competente, licenciaque deberá estar vigente a la fecha de cierre del presente proceso.

Requerida así en la carpeta C:

C.3.- Licencia para prestar el servicio de mensajería especializada o expresa.

5. Respecto del literal C.5.- Panorama de Riesgos y Sistema de Gestión de laSeguridad y Salud en el Trabajo.

Al respecto solicitamos precisar en detalle este requisito.

Respuesta:

Se solicita el Panorama de riesgos para las actividades, productos o serviciosofrecidos que generen un riesgo para los trabajadores que desempeñaran la laborigualmente y Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST). Laempresa debe demostrar que cuenta con un SG SST, para esto debe demostrar quecuenta con una evaluación del RUC o un certificado de OHSAS 18001; en lascondiciones citadas en el Pliego de Condiciones Generales y cumplir con la res. 1111de 2017, para esta última debe tener una autoevaluación y plan de trabajo.

El OFERENTE deberá comunicarse con su asesor de riesgos laborales o encargadodel SG SST para que les oriente con mayor detalle.

6. Respecto del literal C.10.- Especificaciones Medio Ambientales y de Calidad

Agradecemos publicar un ejemplo de este documento.

Respuesta:

Este requisito podrá ser desarrollado de acuerdo a los lineamientos establecidos enla metodología que el oferente tenga implementada al interior de su organización.

7. Respecto de las sanciones o apremios.

¿Debemos entender que las sanciones o apremios por no cumplimiento de las metas,deben corresponder a hechos imputables al contratista?

Respuesta:

Si, las sanciones son los hechos imputables al contratista como lo menciona en laCLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA: PENAS Si EL CONTRATISTA fuere responsablepor una deficiencia o incumplimiento de sus obligaciones en la prestación de losservicios, TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., podrá imponer a EL CONTRATISTA laspenas previstas en la presente cláusula mediante acto motivado, por cada vez queasí se compruebe por parte de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., sin necesidad deconstituir en mora a EL CONTRATISTA, a lo cual éste renuncia.

8. Respecto del aparte PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE PENAS.

La normativa vigente en materia postal, ha definido un procedimiento, etapas y plazospara que el operador postal cuente con un plazo razonable para determinar la causaeficiente de la falla en el servicio, asunto por el cual solicitamos muyrespetuosamente, armonizar dicho procedimiento con la normativa vigente, queademás es de orden público, y cualquier anotación diferente se entiende por noescrita.

Al efecto rogamos tener en cuenta el artículo 32 de la Ley 1369 de 2009, que se copiaa continuación:

“[…] Artículo 32. Procedimiento para el trámite de peticiones, reclamos y solicitudesde indemnizaciones. Los operadores postales deberán recibir y tramitar las peticionesy reclamaciones relacionadas con la prestación del servicio y resolverlas dentro delos quince (15) días hábiles siguientes a su recibo por parte del Operador Postal.Contra estas decisiones proceden los recursos de reposición y en subsidio deapelación. El recurso de apelación será atendido por la autoridad encargada de laprotección de los usuarios y consumidores.

De igual forma, cada Operador Postal señalará el procedimiento mediante el cual seatiendan las solicitudes para el reconocimiento y pago de las indemnizacionesprevistas en el artículo 25 de la presente ley, el cual no puede exceder el término totalde treinta (30) días hábiles incluido el pago de la indemnización a que haya lugar.[…]”

Respuestas:

Se mantiene las condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones Generales, elcual hace referencia a las Penas establecidas por incumpliendo Contractual con elcontratante TRIPLE A S.A. E.S.P.

5. Preguntas realizadas por ARMANDO RIVEIRA MOLINARES, enrepresentación de la empresa TIC LTDA, el día 29 de septiembre de 2017.

Inquietudes:

En la Cláusula Sexta: Empresas Participantes, Página 6 de la Licitación No. LIC 16-2017, hay seis requisitos exigidos y la no presentación de algunos de ellos será causalpara rechazar la oferta, solicitamos respuesta a nuestras siguientes inquietudes:

Numeral 6.2 INSCRIPCIONES EN EL RUP DE LA CAMARA DE COMERCIO:En la actualidad TIC LTDA., no se encuentra inscrita en el RUP de la Cámarade Comercio, está en el proceso de inscripción y esta toma aproximadamente20 días ¿Se puede participar en esta condición?

Respuestas:

Este es un requisito mínimo de las empresas participantes. La inscripción delproponente debe estar vigente y el Certificado de Inscripción, Clasificación yCalificación en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio deberáhaber sido expedido antes de la fecha de apertura de este concurso licitatorio.

Ahora bien, este documento es requerido en la carpeta C, y es presentado como undocumento subsanable, el cual el Oferente tendrá hasta tres (3) días hábiles para seraportado una vez la empresa lo requiera de manera formal durante el proceso deevaluación técnica; si pasado este término no es entregado es causal de rechazo dela oferta.

Numeral 6.3 Inscripción y Calificación en el Registro Uniforme de Evaluacióndel Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambientepara Contratistas (RUC) Otorgado por el Consejo Colombiano de Seguridad.¿Si TIC se encuentra en el proceso de implementación del sistema integradode gestión bajo lineamientos de las ISO 9001 y OHSAS 18001, puedeparticipar?

Numeral 6.6 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Se debe acreditar laCertificación en el Sistema de Gestión de la Calidad. ¿Si TIC se encuentra enel proceso de implementación del sistema integrado de gestión bajolineamientos de las ISO 9001 y OHSAS 18001, puede participar?

Respuestas inquietud Numeral 6.3 y Numeral 6.6:

EL OFERENTE, deberá cumplir con las condiciones citadas en el Pliego deCondiciones Generales, tal cual lo expresa este documento referencia delproceso licitatorio.

La carpeta C lo señala, así:

c. Carpeta C, denominada DOCUMENTOS TÉCNICOS, presentada en medio magnético(CD) en formato .PDF, para optar a la contratación del “SERVICIO DE MENSAJERIAEXPRESA DE LA SOCIEDAD DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEBARRANQUILLA S.A. E.S.P.”, contendrá tal cual se señala los siguientes documentosdigitalizados con la siguiente numeración:

…

C.9.- Certificación de un Sistema de Gestión de la Calidad (ISO 9001) acorde con el objeto acontratar.

C.10.- Copia del Registros (RUC) o en su defecto, copia de los certificados actualizadosemitidos por el Ente Certificador competente de cada uno de los siguientes Sistemas, loscuales deberán estar vigentes:

- Inscripción y calificación en el Registro Uniforme de Evaluación del Sistema deGestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas.

O

- Certificación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral (OHSAS 18001)acorde con el objeto a contratar, y

- Certificación de un Sistema de Gestión Ambiental (SGA ISO 14001) acorde con el objeto acontratar.

¿En el Anexo 1 Cantidades y Precios Unitarios, de la Propuesta económica,los precios a ofertar 2018 y 2019 se cotizarán con tarifas del año en curso yserán incrementadas en los Meses de Enero de los respectivos años,¿teniendo en cuenta la variación del salario mínimo legal?

Respuestas:

Efectivamente: CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: PRECIO El CONTRATISTApercibirá como contraprestación de los servicios que constituyen el objeto contractual,el valor de los precios que consten en la Proposición Económica presentada. Losprecios pactados se reajustarán a partir del 1º de Enero de cada año, de acuerdo alporcentaje de incremento decretado por el Gobierno Nacional para el salario mínimolegal.

Para fines logísticos y costos, se requiere nos suministren las cantidadesestimadas diarias por destinos y si fuera posible un promedio diario de los tres(3) últimos meses.

Respuesta:

Se anexa:

JULIO 2017

AGOSTO 2017

SEPTIEMBRE 2017

¿En cuales unidades de negocios y en que horario nos entregarían los envíos?

Respuesta:La unidad de negocio es TRIPLE A S.A. E.S.P en la sede del Barrio Recreo; DirecciónCalle 63B 36 esquina.

En la cláusula Novena: Formalidades y Documentación, Carpeta CDocumentos Técnicos:

- Numeral C.4 se solicita Certificación del Ministerio TIC donde conste que elOferente no presenta sanciones en cumplimiento del objeto contractualdurante el último año. Consultado al Ministerio sobre este tema, nos informanque ellos no emiten este tipo de certificados. Expiden estados de cuenta ¿esedocumento sirve? y toma 15 días para su expedición.

Respuesta:

Anexo procedimiento para solicitud de certificación:

Numeral C.9 Inscripción y Calificación en el RegistroUniforme de Evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en elTrabajo y Medio Ambiente Para Contratistas (RUC) Otorgado por el consejoColombiano de Seguridad. ¿Si TIC se encuentra en el proceso deimplementación del sistema integrado de gestión bajo lineamientos de las iso9001 y OHSAS 18001, puede participar?

Respuesta:

En caso que el Oferente no cumpla con el requisito mencionado puede homologar elcumplimiento del mismo con la presentación de las siguientes dos (2) certificacionesen los Sistemas de Gestión de:

- Seguridad y Salud Laboral OHSAS 18001 y

- SGA (Sistema de Gestión Ambiental) ISO 14001.

Ambas por un Ente Certificador Acreditado, las cuales deberán estar vigentes para laprestación del servicio u obra a contratar.

No se aceptan en proceso, estas deben ser Sistemas de Gestión certificados yvigentes.

Cordialmente,

Gerencia Administrativa