REGISTRO ADMINISTRATIVOS TIPO DE OPERACINGASTOS - INGRESOS

DIRECCIN DE NORMATIVIDAD

Lima, Setiembre de 2009.

TIPOS DE OPERACIN

Gastos

A Encargo Interno

Se refiere a los gastos que en los cuales se entrega recursos a un trabajador de la entidad con cargo a que l rinda cuenta luego de ejecutado el gasto. Este Tipo de Operacin se encuentra normado en el artculo 40 de la Directiva de Tesorera para el ao 2007.

Artculo 40.- Encargos a personal de la institucin

40.1 Puede utilizarse, excepcionalmente, la modalidad de Encargo a personal expresamente designado para la ejecucin del gasto que haya necesidad de realizar, atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones, al adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, a las condiciones y caractersticas de ciertas tareas y trabajos o a restricciones justificadas en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios. En este ltimo caso, con previo informe del rgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces.

40.2 El uso de esta modalidad debe regularse mediante Resolucin del Director General de Administracin o de quien haga sus veces, establecindose que, para cada caso, se realice la descripcin del objeto del Encargo, los conceptos del gasto, sus montos mximos, las condiciones a que deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas y el tiempo que tomar el desarrollo de las mismas, sealando el plazo para la rendicin de cuentas debidamente documentada, la que no debe exceder los tres (3) das hbiles despus de concluida la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el exterior del pas en cuyo caso puede ser de hasta quince (15) das calendario.

40.3 No procede la entrega de nuevos Encargos a personas que tienen pendientes la rendicin de cuentas o devolucin de montos no utilizados de Encargos anteriormente otorgados.

AV Encargo Interno para Viticos

Se trata de los mismos gastos explicados en el Tipo de OperacinA, los cuales son asignaciones de viticos entregadas a trabajadoresde la institucin para gastos por alimentacin, hospedaje y movilidad local, segn sea el caso cuando el funcionario o servidor pblico se desplaza fuera de la localidad.

F Fondos para Pagos en efectivo (Apertura y/o Ampliaciones)

Se utiliza este Tipo de Operacin para registrar gastos por lo cuales se crea un fondo fijo reembolsable destinado para hacer frente a gastos menores no programados que exigen la inmediata cancelacin, este fondo es financiado con el Rubro Recursos Ordinarios. El Fondo para Pagos en efectivo se encuentra normado en los artculos 35 y 36 de la Directiva de Tesorera para el ao 2007

Artculo 35.- Fondo para Pagos en Efectivo

35.1 El Fondo para Pagos en Efectivo se constituye con Recursos Ordinarios y se destina nicamente para gastos menores que de manden su cancelacin inmediata o que, por su finalidad y caractersticas, no puedan ser debidamente programados.

35.2 Dicho fondo debe estar rodeado de condiciones que impidan la sustraccin o deterioro del dinero en efectivo y se mantienen, preferentemente, en caja de seguridad o en otro medio similar.

Artculo 36.- Precisiones respecto al manejo del Fondo para Pagos en Efectivo

El Fondo para Pagos en Efectivo se sujeta a las Normas GeneralesDe Tesorera 05 y 07 aprobadas por la Resolucin Directoral N 026-80-EF/77.15 y, adicionalmente, a lo dispuesto en elpresente artculo:

a) El documento sustentatorio para la apertura del Fondo para Pagos en Efectivo es la Resolucin del Director General de Administracin, o de quien haga sus veces, en la que se seale la dependencia a la que se asigna el fondo, el responsable nico de su administracin, los responsables a quienes se encomienda el manejo de parte de dicho fondo, el monto total del fondo el monto mximo para cada adquisicin y los procedimientos y plazos para la rendicin de cuentas debidamente documentada, entre otros aspectos.

El gasto en el mes con cargo a dicho fondo no debe exceder de tres veces el monto constituido, indistintamente del nmero de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo.

c) Los cheques se giran a nombre del responsable de la administracin del Fondo para Pagos en Efectivo o de los responsables en las dependencias a favor de las cuales se asigne dicho fondo.

No est permitida la entrega provisional de recursos con cargo al Fondo para Pagos en Efectivo, excepto cuando se autorice en forma expresa e individualizada por el Director General de Administracin, o quien haga sus veces, en cuyo caso los gastos efectuados deben justificarse documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente.

El Director General de Administracin, o quien haga sus veces, debe aprobar una Directiva para la administracin del Fondo para Pagos en Efectivo, en la misma oportunidad de su constitucin, y disponer la realizacin de arqueos inopinados sin perjuicio de las acciones de fiscalizacin y control a cargo del rgano de Control Institucional.

Parte de las acciones a ser desarrolladas en los arqueos debe reflejarse en un estado mensual de las entregas, a que se refiere el inciso precedente, con indicacin de la persona receptora, montos, finalidad, perodo transcurrido entre su entrega y rendicin o devolucin y nombre del funcionario que la autoriz, establecindose las medidas correctivas pertinentes.

C Fondo Fijo para Caja Chica (Apertura y/o Ampliaciones)

Se trata de los mismos gastos explicados en el Tipo de OperacinF, a diferencia que son financiados con recursos de Rubrosdiferentes a Recursos ordinarios.

La Caja Chica se encuentra normada en el artculo 37 de la Directiva de Tesorera para el ao 2007

Artculo 37.- Fondo Fijo para Caja Chica

Adicionalmente a lo sealado en el artculo precedente, podrutilizarse el Fondo Fijo para Caja Chica para gastos con cargoa fuentes de financiamiento distintas a la de Recursos Ordinarios. Su administracin se sujeta a las Normas Generales de Tesorera 06 y 07 aprobadas por la Resolucin Directoral N 026-80-EF/77.15 y a las disposiciones que regulan el Fondo para Pagos en Efectivo en la presente Directiva.

RF Fondos para Pagos en efectivo (Rendicin y Reembolso)

Se utiliza para registrar los gastos que atienden la reposicin parcial o total del Fondo para Pagos en Efectivo una vez que se ha utilizado este fondo, el sustento para solicitar un reembolso es la Rendicin de Cuentas. El fondo puede reponerse hasta por 3 veces el monto total de Fondo, indistintamente del nmero de veces o Rendiciones de Cuentas que se realicen o se registren en el sistema.

Este procedimiento tambin se encuentra normado en los artculos 35 y 36 de la Directiva de Tesorera para el ao 2007.

RC Fondo Caja Chica (Rendicin y Reembolso)

Este Tipo de Operacin tiene las mismas caractersticas que el Tipo De Operacin RF, siendo utilizado para reponer el Fondo Fijo aperturado con recurso de Rubros diferentes a Recursos Ordinarios.

Este procedimiento tambin se encuentra normado en el artculo 37 de la Directiva de Tesorera para el ao 2007.

EO Encargo Otorgado

Se utiliza para gastos en que se entrega fondos a otra entidad pblica en amparo de un convenio, la cual puede ser una Unidad Ejecutora, una Unidad Operativa o incluso una Municipalidad, con el fin de que realice la ejecucin financiera y rinda cuenta por los gastos efectuados

Para utilizar este Tipo de Operacin la Entidad a la cual se entrega elEncargo debe encontrarse dentro del siguiente Grupo:

* Unidad Ejecutora del Gobierno Nacional o Gobierno Regional.* Unidad Operativa que utilice el SIAF para el registro de sus gastos.* Una Municipalidad en la cual se ha implementado el SIAF.

As mismo deben existir las siguientes condiciones:

* Una Cuenta Central de Encargo en la Unidad Ejecutora Encargante para el Rubro y el Tipo de Recurso al cual se afecta presupuestalmente el gasto.

* Una Cuenta de Reversin de Encargo en la Unidad Encargada para el Rubro y el Tipo de Recurso al cual se afecta presupuestalmente el gasto

Este procedimiento se encuentra normado en los artculos 62, 63, 64 y 65 dela Directiva de Tesorera para el ao 2007.

E Encargo

De la misma forma que el Tipo de Operacin EO, se utiliza para gastos en que se entrega fondos a otra entidad, pudiendo ser esta privada o pblica, e n amparo de un contrato o convenio, la cual puede ser una Unidad Ejecutora, una Unidad Operativa oincluso una Municipalidad, con el fin de que realice la ejecucin financiera y rinda cuenta por los gastos efectuados.

Se registra este tipo de Operacin en casos de Encargos:

* A Entidades que no utilizan el SIAF y * Cuando se entrega recursos a entidades que utilizan el SIAF, pero no se ha aperturado una Cuenta Central de Encargo en la Unidad Ejecutora Encargante o Cuentas de Reversin en la Unidad Encargada.

Los procedimientos tambin se encuentran normados en los artculos 62, 63, 64 y 65 de la Directiva de Tesorera para el ao 2007.

Artculo 62.- Del manejo de fondos en la modalidad de Encargos

62.1 Se denomina Encargo, en el marco de lo establecido en el inciso

b) del artculo 59 de la Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, a la ejecucin de determinadas actividades y proyectos por parte de:

a) Unidades desconcentradas conformantes de la misma Unidad Ejecutora, que para el efecto se denominan Unidades Operativas;

Otra Unidad Ejecutora, distinta de aquella en la cual han sido aprobados los crditos presupuestarios correspondientes, siempre que pertenezca a otro pliego presupuestal.

62.2 Se denomina Encargante a la Unidad Ejecutora de donde proceden los recursos y Encargada a la Unidad Ejecutora u Operativa que los recibe.

Artculo 63.- Casos de Encargos

63.1 El manejo de fondos pblicos en la modalidad de Encargos puede darse en los casos siguientes:

a) Entre Unidades Ejecutoras que pertenecen a diferentes pliegos presupuestales. En este caso, los titulares del pliego o los funcionarios a quienes les sea delegada esta funcin en forma expresa, suscriben un Convenio.

b) Entre la Unidad Ejecutora y una o ms de sus Unidades Operativas.

En este caso, el titular del pliego o el funcionario a quien se le delegue esta funcin en forma expresa deber emitir una Directiva.

63.2 Las Unidades Operativas "Encargadas" deben efectuar el registro de sus operaciones de gasto en el mdulo SIAF-SP, que ser instalado en la oportunidad en que la Unidad Ejecutora correspondiente asegure a la DNTP la disponibilidad de equipos, software y lneas de comunicacin necesarias para ello.

63.3 Slo proceden los Encargos a Municipalidades que utilizan elSIAF-SP.

Artculo 64.- Principales trminos y condiciones de Convenios y Directivas de Encargos

Los Convenios y las Directivas a que se refiere el artculo precedente, entre otros trminos y condiciones que se estimen pertinentes para garantizar la adecuada ejecucin de los encargos, deben contemplar lo siguiente:

La fuente de financiamiento de los recursos a ser ejecutados en la modalidad de Encargo.

b) Los fondos que provengan de la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios u otros administrados y procesados a travs de la DNTP son manejados exclusivamente en el Banco de la Nacin para cuyo efecto, en el caso de las Unidades Ejecutoras, la Encargante debe solicitar la apertura de una cuenta central de "Encargos" y de la(s) cuenta(s) bancaria(s) de reversin necesarias y, de ser pertinente, las cuentas corrientes especficas conforme a lo establecido en la presente Directiva.

Los encargos otorgados por las Municipalidades se manejan en Cuentas corrientes especficas a solicitud de la Encargante.

c) Las condiciones o requisitos de los actos administrativos propios de la ejecucin del gasto que es materia del Encargo, en el marco de los procedimientos y plazos establecidos a travs de la normatividad presupuestal y de tesorera vigente.

d) Inmediatamente despus de aprobado el crdito presupuestario a travs del Calendario de Compromisos del perodo, la Encargante determina l os conceptos y montos de las transferencias y realiza el Gasto Comprometido, Devengado y Girado en el mismo perodo y con la debida oportunidad a fin de permitir que la Encargada registre en el SIAF-SP la informacin de sus operaciones.

e) Los trminos a que deben sujetarse las rendiciones de cuenta por parte de la Encargada, respecto del cumplimiento de las actividades y proyectos encomendados, con indicacin de la documentacin e informacin sustentatoria correspondiente.

f) Las rendiciones de cuentas documentadas sobre el estado de ejecucin del gasto por los encargos recibidos deben realizarse cada 30 das.

g) Los comprobantes de pago que sustenten la ejecucin del gasto deben ser emitidos a nombre de la Encargante.

h) Las reversiones a que hubiera lugar por parte de las Encargadas, producto de la recuperacin de pagos indebidos y devoluciones, deben ser depositados directamente por ellas en la respectiva cuenta central de Encargos de la Encargante, a travs del SIAF-SP, mediante Papeleta de Depsitos (T-6), con indicacin expresa del nmero de registro de la operacin en el SIAF-SP en virtud de la cual se afect la ejecucin del gasto para efectos de las remesas correspondientes.

Se prohbe a las Encargadas delegar en otras Unidades Ejecutoras, Unidades Operativas o instituciones, la ejecucin de los fondos recibidos en la modalidad de Encargo.

j) El incumplimiento de los trminos y condiciones establecidos a travs de la correspondiente Directiva o Convenio dar lugar a la suspensin de la entrega de nuevas remesas.

Artculo 65.- La Cuenta central de encargos de la Unidad Ejecutora y cuentas bancarias de reversin de las Encargadas.

65.1 Las cuentas bancarias de reversin para el manejo de Encargos tienen las siguientes caractersticas:

Bajo ningn concepto reciben abonos, salvo cuando lo disponga la DNTP;

b) Slo registran cargos por los cheques girados o cartas orden emitida;

c) El giro y pago de cheques se sujeta a las normas del Sistema Nacional de Tesorera.

65.2 Las operaciones en la cuenta central de la Unidad Ejecutora Encargante se realizan nicamente mediante Cartas-Orden, siendo responsabilidad del Director General de Administracin o de quien haga sus veces y del Tesorero los giros en exceso de lo autorizado en dichas cuentas centrales.

65.3 Los montos no comprometidos en el mes por las "Encargadas" deben ser devueltos por la Unidad Ejecutora "Encargante" mediante una Carta-Orden, dentro de los primeros cinco (5) das calendario del mes siguiente, a la cuenta bancaria de la cual provienen los fondos materia del Encargo.

TF Transferencias Financieras

Se utiliza para el registro de gastos en los que una Unidad Ejecutora o Municipalidad entrega recursos a otra Unidad Ejecutora o Municipalidad los cuales son ingresados en el presupuesto de la Entidad receptora la cual no tiene que hacer una rendicin de cuentas por la utilizacin de los fondos, en estas operaciones se ingresa el Mnemnico de la UE que recepciona los recursos.

Las Transferencias Financieras se encuentran normadas en el artculo 18 de la Directiva para la Ejecucin Presupuestaria del ao 2007

SD Servicio de Deuda

Se selecciona este Tipo de Operacin para registrar gastos que se realizan por el Pago de Deuda Pblica.

PD Pago por DesembolsoLo utilizan las Unidades Ejecutoras de los Gobiernos Regionales y Municipalidades para registrar los pagos de Deuda Pblica Interna correspondientes a Contratos de Deuda que son registrados en el Mdulo de Deuda.

CA Contrato Adelantos, CA- Contrato Liquidacin y CA- Contrato - Pagos a Cuenta

Estos Tipos de Operacin permiten hacer seguimiento a una Contrato registrado en el SIAF, lo utilizan las Municipalidades que actualmente no vinculan las operaciones de gastos a un registro en el SEACE, sea un Contrato, Orden de Compra o de Servicio.

Ingresos

Y Operaciones Varias

Este Tipo de Operacin permite registrar las Operaciones de Ingresos con afectacin presupuestal que perciben las Unidades Ejecutoras y las Municipalidades.

YT Transferencia Financieras Recibida

Se utiliza para registrar los ingresos recepcionados por las UnidadesEjecutoras y las Municipalidades por Transferencias Financieras, en estas operaciones se ingresa el Mnemnico de la UE que entregalos recursos, estas operaciones deben registrarse afectando al Rubro 13 Donaciones y Transferencias y al Tipo de Financiamiento T Transferencias.

YD Ingresos por Desembolso

Lo utilizan las Unidades Ejecutoras de los Gobiernos Regionales y Municipalidades para registrar los ingresos de Deuda Pblica Interna correspondientes a Contratos de Deuda que son registrados en el Mdulo de Deuda

YV IGV Rebaja de Ingresos por Pago a SUNAT

Se registra los pagos que se realizan a la SUANT por IGV recaudado a travs de las operaciones de ingresos de las Unidades Ejecutoras y las Municipalidades, en esta operacin se registra los clasificadores de ingresos en los cuales se recaud y el monto en negativo, el cual se considera como una rebaja de la recaudacin de ingresos.

YT Ingresos Transferencias

Este Tipo de Operacin se crea para registro de transacciones en las que una Unidad Ejecutora o Municipalidad transfieren parte de sus ingresos a otra entidad, se registra los clasificadores de ingresos en los cuales se recaud y el monto en negativo, el cual se considera como una rebaja de la recaudacin de ingresos

Gastos e Ingresos sin Afectacin Presupuestal

S Gasto sin Afectacin Presupuestal

Se selecciona este Tipo de Operacin para registrar las transaccionesde Gastos que tienen las Unidades Ejecutoras y las Municipalidadesque no afecta al presupuesto, no hay un Clasificador de Gastos paraestas operaciones por lo que en la Tabla de Operaciones se encuentran los cdigos. YC Ingresos sin Afectacin Presupuestal

Al igual que el anterior, es para registrar las transacciones de Ingresos que tienen las Unidades Ejecutoras y las Municipalidades que no afecta al presupuesto, no hay un Clasificador de Ingresos para estas operaciones por lo que en la Tabla de Operaciones seencuentran los cdigos.

TC Transferencias entre Cuentas Bancarias

Este Tipo de Operacin permite registrar los traslados de fondos que se realizan de una cuenta bancaria a otra pertenecientes a una misma Unidades Ejecutoras o Municipalidades

YG Operacin Gastos / Ingresos

Se utiliza para operaciones sin afectacin presupuestal que involucran siempre un ingreso y un gasto como transaccin financiera en la Unidad Ejecutora o en la Municipalidad, por ejemplo Encargos recibidos financiados con Rubros que no se ha aperturado una cuenta central de encargos, devoluciones de gastos efectuados en ejercicios anterior que deben ser depositados en la cuenta principal del Tesoro Pblico.

GRACIAS

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