En resumen las aplicaciones a medida son mejores, mas caras y mas lentas

además nos atamos a la empresa en mayor medida. Las aplicaciones modulares

son más baratas, mas rápidas de implantar pero mas difíciles de elegir.

Como apunte, entre las aplicaciones “estándar” hay una clara diferencia entre

los que apuntan a una empresa de tamaño grande y otras que son de empresa

mediana y pequeña. En general podréis encontrar estas:

1. SAP es el rey para las empresas grandes le sigue de cerca Microsoft Dynamics.

(100000 euros hacia arriba)

2. En el mercado de las PYMES podéis encontrar ahora Microsoft Navision, SAGE X3,

Solmicro Expertis, SAP Bussines one, A3 ERP (40.000 – 80.000 euros)

3. Para soluciones pequeñas y medianas tenéis de todo desde soluciones en la

“Nube” que se pueden alquilar, soluciones de Software Libre como Open ERP… etc

(30.000 euros hacia abajo)

Beneficio 1: Ahorro a largo plazo.con un sistema ERP ahorramos dinero. una solución de este tipo nos gestiona

nuestro negocio, nuestros procesos, nuestros bienes materiales o inmateriales,

nuestros recursos humanos o nuestros clientes. Es una gestión mas eficiente lo

que normalmente lleva a un ahorro.

Beneficio 2: Toma de decisiones.tenemos los datos de toda la empresa en una pantalla. Al tener los datos

siempre disponibles de todos los departamentos y una planificación bien

definida dentro del sistema es lógico que podamos tomas las decisiones

importantes con mas facilidad.

Beneficio 3: Calidad o relación con el cliente.Una correcta implantación de un ERP nos permite responder ante el cliente en

un tiempo muchísimo mas reducido. Por ejemplo imagínense que vendemos

queso, pues si en algún momento tenemos una reclamación de que un lote ha

producido cagalera, podremos encontrar en muy poco tiempo el origen de la

leche, al proveedor, el almacén donde se había guardado, las fechas de

caducidad

Beneficio 4: Seguridad.

al robo de información o acceso desautorizado a ella así como la seguridad de

los datos. la información estará centralizada y con copias de seguridad

programadas automáticamente para prevenir cualquier fallo.

Beneficio 5. Productividad de los empleados. Se eliminan los trabajos duplicados, se elimina la información redundante o se automatizan los procesos. Por ejemplo imagínense que implantamos la validación de un campo que supone el peso total de la mercancía para un camión. Un error aquí puede ser crucial en el negocio de una empresa, el vehículo simplemente pueden parar en la frontera. Pero con una simple validación en el formulario evitamos la "tragedia".

Beneficio 6. Estandariza la organización.Cuando toda la plantilla de distintos departamentos trabaja con el mismo

programa, esta aplicación les obliga a ser mas "estándar" o mas ordenados.

Básicamente ayuda a definir las buenas practicas dentro de la plantilla de la

empresa.

Beneficio 7. Impulsa a crecer ordenadamente.Normalmente todas las empresas quieren crecer a corto o largo plazo. Un

sistema ERP posibilita un crecimiento mucho mas ordenado y menos doloroso.

Al tener la visibilidad de la imagen de una empresa en un preciso momento en

una pantalla, podemos determinar mas fácilmente donde esta el punto flojo en

la estructura de la empresa que imposibilita el crecimiento o que hay que

reforzar. Aquí realmente nos apoyamos en el punto numero 2, en la mejora de

la toma de decisiones en una empresa.

El ERP es un sistema que permite gestionar todos los procesos de una empresa de una forma conjunta o integrada.

¿Qué es eso de ERP Modulable?Un ERP normalmente es modulable, digamos se pueden adquirir sólo módulos

que necesitemos para la empresa. Por ejemplo abajo teneis un diagrama típico

de un ERP donde todos los módulos se integran perfectamente. existe una base

de datos que siempre está unificada y todos se conectan con ella. Antiguamente

y ahora se siguen instalando servidores centrales en una ubicación donde se

instala una base de datos (un archivo de excel muy muy grande) Microsoft SQL

Server, Oracle, IBM DB2 etc y todos se nutren de ahí, es como la columna

vertebral de todo el sistema, sin esos datos la empresa muere o se queda

paralizada.

las soluciones que son Microsoft, requieren Microsoft, las licencias cuestan

dinero. Por ejemplo MySQL (Pertenece a ORACLE) es gratuito y funciona en todo

tipo de máquinas.

Volviendo al tema, el ERP es algo así como una aplicación modular y adaptable

para cada empresa con unos objetivos bien definidos:

Optimizar los procesos de la gestión de la información de la empresa.

Dar acceso a esa información o compartirla entre todos los actores.

Dar un tiempo de respuesta menor para nuestros clientes.

¿En que se diferencia un ERP de cualquier otra aplicación?La mayor diferencia de un Software ERP de cualquier otro es que no solo es

modulable, ya que infinitas aplicaciones donde cada módulo cuesta X mas

dinero. Una aplicacion ERP además es CONFIGURABLE, hasta cierto punto. ¿Qué

significa esto? Pues que en teoría el ERP se tiene que adaptar a tu negocio, si o

si, y no al revés.

Cuando haceis un traje a medida, el traje obtenido tiene que sentar como

guante. Si tenemos que engordar para que nos sienta bien, algo ha ido mal en

el proceso... Un ERP es como un traje de talla M elástico se puede estirar o

contraer para que se adapte a nuestra empresa.

ERP Configurable pero no modulable.Un software ERP no tiene por que ser modulable, por ejemplo en el caso de

sistemas ERP a medida. Son un tipo de sistemas

Se pueden distinguir 5 etapas en el proceso de elección de un ERP.

1. Elección de responsables. Aquí básicamente se elige un grupo de personas a los

que se les asigna la tarea de ser el responsable de la elección de un Software ERP

para implantar en la empresa. Es importante que se impliquen varios

departamentos. el departamento financiero, el de recursos humanos,

departamento de calidad. Generalmente la elección de un ERP recae sobre el

Director General, Responsable Financiero y responsable informático. 

2. Recopilación de la información. consiste en buscar soluciones que podrían ser

viables en nuestra empresa. Por ejemplo es tan simple como buscar soluciones

verticales o implantaciones parecidas así como consultoras informáticas

responsables. Generalmente para este tipo de recomendaciones se contacta con el

proveedor del software habitual.

Según Solmicro, fabricante Español de las soluciones ERP, la mayoría de las PYMES

españolas contacta con el menos 4 proveedores y mas de un 25% con entre 4 y 6

proveedores diferentes.

3. Presentación de soluciones.  Se concede una cita para presentación de su ERP.

Por cada compañía generalmente se suelen conceder 2 citas. La primera cita

consistiría en que ellos entiendan como funciona nuestra empresa y la siguiente es

la presentación de una DEMO con una solución parecida y datos ficticios. 

4. Valoración de las soluciones y presupuestos. Este seria el primer filtro, donde

con las soluciones en la mesa analizamos la viabilidad de cada una y pedimos

presupuestos mas detallados.

5. Tomar una decisión. Esta fase critica es donde finalmente tomamos la decisión

definitiva sobre alguna solución.

¿Cual es son los criterios funcionales para elegir un software ERP?

Adaptable. El ERP debe adaptarse a la empresa y no al revés. Un ERP debe ser

altamente configurable para poder ser como un guante a la empresa.

Completo. Un software ERP debe dar solución a todos nuestros departamentos,

debe ser algo completo e integrado.

Estándar. Buscamos una solución que sea estándar y a la vez flexible. Por

ejemplo que tengamos posibilidad de elegir diferente idioma, moneda, que haya

manuales de uso en diferentes idiomas...etc. Por ejemplo una aplicación estándar

necesita menos horas de formación.

Escalable. Una solución ERP debe estar preparada para el caso de que la empresa

crezca para poder escalar la solución con el menor esfuerzo posible.

Fácil de usar. Es importante que la solución sea fácil de usar. Lo que influye en

un menor coste de la formación de los empleados y que las tareas se hagan de una

manera mas eficiente.

Seguro.  Por ello cualquier ERP debe implementar un sistema de seguridad que

nos permita establecer niveles de acceso diferentes a la información.

En pocas palabras o resumiendo debemos buscar un ERP que nos cubra todas

las funcionalidades y que nos REDUZCA COSTES a largo plazo. Si un ERP no

nos reduce costes y solo nos complica el proceso de funcionamiento de la

empresa, quizás no lo necesitamos.

Los criterios que tenéis que tener en cuenta según mi punto de vista son:

ERP que se actualiza y se adapta a las nuevas tecnologías. Es importante

tener una solución que se adapte a los nuevos tiempos y que se actualice

periódicamente

ERP multiplataforma. Creo que es importante a día de hoy contar con una

solución ERP que se adapte a cualquier plataforma. hoy es importante apostar por

algo que puede funcionar en cualquier dispositivo.

Tecnologías estándar. Otro de los puntos es que la implantación use una

tecnología estándar que nos permita delegar su mantenimiento posterior a

cualquier otra compañía

Posibilidad de desarrollo propio y entrega de código fuente  que nos

entreguen un SDK o Software Development Kit junto con el código fuente. Esto nos

permite realizar correcciones o desarrollos propios.

Arquitectura. La arquitectura del software desde el punto de vista tecnológicos

es crucial. Nos interesa que sea

multicapa, o sea que tenga una capa de datos (servidor de base de datos)

capa de lógica (servidor de la aplicación)

capa de cliente. Con ello el soporte y el mantenimiento se simplifica bastante

Por ejemplo cogiendo el caso de un ERP muy famoso aquí en España,

llamado Open Bravo

Gratuita. La versión muy limitada pero gratuita en la cual no se incluye NADA

de lo que mas nos hará falta. No hay soporte, tampoco hay diferentes módulos

ni una traducción decente a otro idioma.

Básica. La versión básica como se puede comprobar es de pago que cuesta

365 euros con 3 usuarios concurrentes y otros 365 mas por cada usuario

adicional, al año. Lo que convierte esta solución en un alquiler o SaaS, eso si

bastante barata.

Profesional. La edición profesional es incluso aun mas cara, lógicamente. Pero

es una solución mas completa enfocada a los partners que posteriormente

realizan implantaciones en las empresas.

No hay que olvidar tampoco la formación de usuarios, que no suele ser

precisamente barata. Hay que sumarle también el traspaso de datos,

adaptación a la empresa, alojamiento de la base de datos y la aplicación... etc.

ERP Open Source o de código abierto.

Aunque la definición mas exacta la puede encontrar en wikipedia, el software

Open Source no es que sea GRATIS, aunque si lo es, es algo mas complicado.

Digamos podemos modificar libremente el código fuente, pero siempre tenemos

que tener en cuenta de que el código tiene un autor y puede tener una cierta

licencia que impida su uso comercial. Por ello si estáis interesados en implantar

una solución Open Source o Libre leed cuidadosamente la licencia, sobre todo el

punto donde os explica como puede ser usado en ámbito comercial, para evitar

futuras sorpresas.

Hay una enorme diferencia en el significado de Open Source, Software Gratuito

y Software Libre

Sobre la calidad del código o programación, curiosamente suele es mejor en

soluciones Open Source, dado que detrás hay una comunidad con mucho

conocimiento técnico y que encuentra, publica y soluciona los fallos en menor

tiempo. Ademas el código esta mejor comentado, explicado y existe una amplia

y correcta documentación. Mientras que en las soluciones propietarias se puede

encontrar de todo, desde proyectos perfectamente ejecutados hasta verdaderas

chapuzas.

La nube es algo así como un supercomputador, millones de máquinas

conectadas mediante la “red”. Anteriormente se utilizaba generalmente para

cálculo científico de la Nasa, gobierno, física cuántica de partículas y cosas así.

Creo que todos los servicios de Google como Gmail, Google Drive, Google

Sites... son ejemplos perfectos de aplicaciones en la nube. Solo que son

gratuitas. Los ERPs son de pago aunque existen versiones gratuitas en la nube.

Yo actualmente utilizo Heroku (totalmente gratis), una plataforma en la nube

que me hace olvidar que detrás de todo esto están los servidores. El servidor

pasa al segundo plano, nosotros pagamos por potencia, espacio de alojamiento,

número de usuarios, servicios, licencias... etc. Es algo así como alquiler de una

porción de una enorme infraestructura de red o datacenter.

¿Cual es son las ventajas y desventajas de Cloud Computing?

Las ventajas son claras.

No necesitamos ningún tipo de infraestructura,

la seguridad es increíble,

nos olvidamos completamente del servidor,

nos olvidamos de instalaciones

todo se hace automáticamente o en pocos clics.

Solo nos preocupamos de elegir potencia, espacio y otras características que

necesitemos como por ejemplo tipo de base de datos, versión de sistema

operativo

Las desventajas quizás se centran en los datos, sobre los cuales no tenemos

nosotros el control absoluto y para muchas empresas y leyes de algún país puede

ser una desventaja. Imagínense que tengamos todos nuestros datos en Irlanda y

no en España además bajo la jurisprudencia de Estados Unidos (Por orden de un

juez pueden acceder a ellos). Vamos un lió total, sobre todo legalmente. Además

al confiar en una empresa proveedora de servicios “Cloud” les confiamos todo...

debemos estar cocientes que la nube también falla, eso si, es infinitamente más

segura que cualquier infraestructura en la oficina.

Creo que uno de los pioneros y grandes proveedores del servicio son Amazon.

Curiosamente esta empresa que empezó a vender libros en Internet acabo

siendo uno de los lideres de la Nube en todo el mundo. Actualmente es

posible alquiler una porción de su inmensa red de servidores por unos

pocos euros al mes. Eso si, solo a partir de 250.000 te empiezan a hacer

descuento

Implantación

La implantación del software ERP quizás es uno de los procesos mas críticos junto a la elección del mismo. Aunque hayamos elegido bien el software adecuado a la empresa ahí no acaba todo.

¿Qué es realmente un proceso de implantación?

Como Ingeniero Informático para mi la implantación se podría compararse con la fase de toma de requisitos y posterior desarrollo de cualquier sistema informático. Cuando comunicamos el deseo de una cierta funcionalidad al consultor responsable de nuestro proyecto. Su deber es de convertir nuestra deseada funcionalidad en realidad. Por ejemplo si nosotros queremos que el pedido tenga una campo con fecha de confirmación el consultor debe implementarlo, es así de simple. Ambas partes necesitan entrar en una "simbiosis" en la cual durante unos meses el proveedor de ERP debe formar parte de nuestro equipo y nosotros parte del suyo. Mayoritariamente el éxito de cualquier proyecto software depende en gran parte de la toma de requisitos y la culpa de ello normalmente no es del proveedor encargado del proyecto, sino de la propia compañía cliente que muchas veces se desvincula del desarrollo y comunica mal o tarde los requisitos. Es muy simple, si el Ingeniero de turno no sabe o no entiende la idea del cliente el proyecto acabara tomando un mal camino.

¿Que pasas si la implantación de un ERP se realiza mal?

En el caso de que la implantación acabe de una forma "indeseada" los efectos son devastadores. El precio de nuestro proyecto se multiplica por 2, 3 o mas. Normalmente se solucionan los fallos durante contrato de mantenimiento con un sobreprecio que puede llegar a ser del orden de 20 veces del presupuesto inicial. Imagínense que el presupuesto es el 5% y el mantenimiento el 95%, o lo que es lo mismo, software 5000 euros y mantenimiento 95.000. Como se suele decir pasa hasta en las mejores familias. A veces las empresas se dan cuenta de que el ERP elegido no les sirve para nada y tienen que repetir el proceso... con lo que el presupuesto inicial se duplica o se triplica.

1. Empresa implicada. Para mi creo que el mayor factor clave para una correcta

implantación es que TODO el personal de la compañía se implique en mayor o

menor medida. A cuanta mas responsabilidad mas implicación.

2. La empresa tiene que tener su proceso de gestión claro. Si la empresa

funciona sin un orden definido, con una estructura desordenada y un proceso

impreciso no podremos elegir correctamente un software ERP.

3. Ser realista. Como comente antes tenemos que ser realistas, hay que tener

presente que el software no ser mágico y que no hará todo el trabajo por nosotros.

4. Proporcionar los requisitos. El éxito de cualquier proyecto software depende

de si proporcionamos todos los requisitos o casos de uso al proveedor.

5. Elección correcta del ERP. La elección del software es crucial y requiere a

todo el equipo implicado y con ideas claras..

6. Elección de un buen proveedor. Esta elección influye muchísimo en todo el

proceso ya que la experiencia es algo sumamente importante en este tipo de

proyectos.

En resumen de todo ello tenemos que implicarse en la implantación de un ERP

en la compañía y tener nuestras ideas definidas y a partir de ahí "construir" el

producto deseado lo mejor que podamos.

El proceso de implantación de un software ERP es básicamente una fase de

desarrollo de cualquier software. Hay tres etapas que se diferencian claramente

(al menos en papel) y son análisis, desarrollo e instalación.

1. Análisis. Durante la etapa de análisis somos los encargados de transmitir los

requisitos de nuestro proyecto ERP al proveedor elegido para que se hagan una

idea de lo que realmente queremos.

2. Desarrollo. Durante esta etapa se aplican todos los requisitos proporcionados por

nosotros al software ERP elegido. Es la propia etapa de adaptación y configuración

del software a nuestras necesidades.

3. Entrega al cliente. Cuando el producto esta a punto teóricamente se realiza la

implanta en las maquinas cliente, se instala la infraestructura necesaria, se

realiza la migración de datos, se adquieren las licencias necesarias

1. Léalo. El error común es no leer el contrato, triste pero cierto

2. Consulte a un abogado. En este tipo de contratos es necesaria la ayuda de

abogados especializados en sistemas de información por que la jerga profesional

utilizada podría ser incomprensible para otro tipo de abogados.

3. Cuestión de dinero. En este tipo de contratos no todo es dinero, es un mal

criterio de elección de cualquier ERP basándose en el presupuesto.

4. Ojo con la jerga. Cuidado con la jerga de los informáticos a veces o casi siempre

presuponemos que la persona con la que hablamos tiene ciertos conocimientos

técnicos.

5. Guarde el contrato. Una cosa tan simple como guardar el contrato asi como los

CDs o las licencias del software se nos pasa por alto.

6. Asesórese. Ademas de abogado no estaría mal que el contrato lo lea alguien de

confianza y que entienda del tema y que explique con palabras corrientes lo que

significa cada clausula.

Tenéis que entender que el mantenimiento de cualquier proyecto de

sistema informático cuesta mucho mas que la implantación o compra,

hay que vivir con ello. Sobre todo cuando la implantación no se ha realizado

con mucho éxito y el análisis no se ha realizado correctamente por parte de

cualquiera de las dos partes es cuando mas dinero vamos a desembolsar

durante la fase de mantenimiento. El peligro esta en el análisis cuando no se

han proporcionado todos los requisitos o el analista haya entendido mal lo que

queremos. Si pasa eso la fase de mantenimiento se convierte en una autentica

pesadilla ya que es ahí donde el usuario se da cuenta de que no es lo que

el quiere.

Los primeras semanas e incluso meses serán decisivos en el

mantenimiento del sistema. Ahí es cuando sale a la luz la mayoría de las

deficiencias, errores y fallos de todo tipo.

Por lo demás todo Software y sobre todo el ERP necesita ser actualizado

periódicamente, adaptado según los cambios del proceso de negocio, las

licencias tienen que renovarse, hay que solucionar fallos menores, realizar

copias de seguridad periódicas... etc. El sistema ERP es un sistema vivo y

cambia constantemente adaptándose al negocio, como comentan en la guía de

solmicro un Sistema ERP que no cambia es un ERP muerto.

Una de las primeras preguntas que formulamos a los proveedores es la típica

de... ¿Cuanto tarda? Es otra de las preguntas simples a las que nosotros

esperamos una inmediata y fácil respuesta. Pero como todo sistema ERP es algo

complejo esta pregunta no tiene respuesta hasta que el proveedor entienda con

total claridad que es lo que queremos. Normalmente dentro del

contrato vamos a encontrar un calendario aproximado de todo el proyecto.

El tiempo de la implantación de un ERP depende del tipo elegido.

Dependiendo del tipo de software ERP que hayamos elegido depende

también el tiempo de implantación. Las soluciones verticalizadas muchas

veces no tenemos que ni adaptarlo la configuración es muy simple, por ello

los tiempos son muy cortos o prácticamente inexistentes. Instalar y listo.

En el caso de que hayamos elegido una solución modular, que es lo mas común,

el tiempo suele ser de unos 6 meses en adelante. Debemos tener en cuenta la

cantidad de módulos elegidos, el numero de adaptaciones, el numero de

licencias, la cantidad de usuarios, desplazamientos... etc. Aquí influyen muchos

factores.

El peor caso es el de sistemas ERP a medida. Aquí los tiempos se cuentan

en años y no en meses. Como en cualquier desarrollo de software un plazo de

aproximadamente 2 o 3 años es lo normal. Solo tenéis que ver cuanto tardan en

desarrollar nuevas versiones de software completamente desde 0. Lógicamente

depende de la complejidad del sistema a desarrollar asi como influyen todos los

factores que hemos enumerado en el ERP modular.

Supongo que se podría comparar con la construcción de una casa. Las

soluciones verticales serian casas prefabricadas. El software ERP generalista

seria como construir una casa normal, con su plano, proyecto y materiales

estándar. Mientras que las soluciones a medida es la construcción de una casa

donde nosotros mismos fabricamos incluso los ladrillos.

Para mi el software ERP no es solo un programa es un sistema completo, que

consta de hardware, software y personal humano que lo maneja. Aunque los

módulos no tienen por que ser aplicaciones diferentes, podemos considerarlos

como tales ya que sus funciones son completamente diferentes. Por ejemplo un

ERP puede contener el modulo de facturación y CRM, no tienen nada que ver

nada uno con otro, sin embargo están conectados por cliente ya que es una de

las cosas que tienen en común. Es útil saber la facturación total individual de

cada cliente dentro del modulo CRM para conocer su "importancia". Por ello

me gustaría enumerar los módulos que considero los mas importantes.

1. Modulo CRM. El modulo CRM mencionado antes, es una aplicación que gestiona

toda la relación con el cliente. Su función es agilizar el proceso de soporte,

fidelización de clientes, gestión de reclamaciones, calidad... etc. Para muchas

compañías es una funcionalidad imprescindible ya que añade un valor añadido al

producto. Según las estadísticas conservar un cliente cuesta cinco veces menos

que ganar uno nuevo.

2. Modulo MRP. El MRP no es exactamente un modulo de ERP, pero ciertamente

tiende ser parte de la funcionalidad. Tenemos que tener en cuenta que cada

modulo de un ERP es como si fuese una aplicación por separado y se puede

"adquirir" por separado. Es un modulo que gestiona la planificación de recursos de

fabricación. Mano de obra, materias primas, suministros, gestión de almacén... etc.

3. Modulo de Crystal Reports. No es un modulo como tal, pero si parte de ERP, así

que supongo que se le puede meter en el saco. Es una aplicación para crear

reportes personalizados. Un software muy potente y que se considera un estándar

dentro del sector.

4. Modulo de Cuadro de Mandos. El cuadro de mandos de un software ERP es

similar al de un vehículo. Es un modulo de Inteligencia Empresarial que a base de

análisis de datos previos muestra el estado actual de una empresa y posibles

previsiones. Lo mas común supongo son datos de beneficios, crecimiento o

facturación.

MRP (Manufacturing Resource Planing) es un acronimo ingles que significa

Planificación de los Recursos de Fabricación. Es un software estrechamente

relacionado con un ERP, de hecho históricamente el ultimo seria como un hijo

del primero. Según wikipedia estos sistemas aparecieron durante la segunda

guerra mundial para poder planificar los recursos bélicos. Dependiendo del

sector de nuestra empresa es muy probable que estamos hablando sobre un

MRP y no un ERP e incluso sobre algo mixto. De la significación del termino

podéis intuir que estamos hablando de un sistema que planifica inventarios de

materia prima así como de productos terminados para optimizar al máximo las

existencias de cada uno de ellos y poder planear las actividades de fabricación,

entrega y compra. Ahora mismo quizás se podría considerar como un modulo

de ERP.

Este tipo de sistemas generalmente son propios de fabricas donde normalmente

tenemos un plan para seguir y a partir de cual tendríamos que gestionar

nuestras compras, la fabricación de las existencias, la gestión de almacén así

como la entrega de los pedidos. Como podéis intuir un MRP en principio es algo

mas complicado que un ERP estándar en los cuales normalmente solo se incluye

un modulo de almacén para gestionar nuestro stock. Ademas de incluir módulos

de facturación, recursos humanos oCRM nos tiene que servir para supervisar la

fabricación del producto, lo que puede llegar a ser una tarea bastante compleja.

¿Cual es son los objetivos de un MRP?

Los objetivo principal es "realizar" (llevar a cabo) un plan maestro de

producción, lo que básicamente se traduce en una serie de ordenes de compra

de materias primas, fabricación de los productos y la satisfacción de la

demanda. De los cual se deduce que nos ayudara a:

Disminuir los inventarios de materias primas y productos terminados.

Disminuir los tiempos de entrega de los productos.

Determinar las tareas y objetivos realistas.

Incrementar la eficiencia del proceso.

Establecer alertas. Por ejemplo cuando el sistema detecta terminación imprevista

de las existencias.

Apoyar técnicamente nuestra planificación a largo plazo.

Ademas siguen presente los beneficios de cualquier otro sistema ERP que están

descritas anteriormente por mi en el anterior apartado: beneficios del

software ERP.

Opinión personal sobre el beneficio del sistema MRP.

Hace tiempo cuando estaba en la facultad, teníamos una asignatura llamada

"TOGE", técnicas de organización y gestión empresarial, o algo por el

estilo. En la cual nos enseñaron que existe un cierto punto en el precio de

cualquier producto que supone un beneficio, no me acuerdo de su nombre

ahora mismo. El caso es que había que ir sumando el coste de material, factura

de luz, otros suministros, mano de obra... etc. A partir de todo había que

calcular un posible precio de venta y margenes de beneficio deseados. Vamos

en teoría muy fácil, pero en la practica bastante mas complicado. Por ejemplo

es difícil estimar a mano cuanto de luz o de agua hemos gastado en la

fabricación de un producto. El caso es que los sistemas MRP sirven exactamente

para esto, para ayudar a establecer ese precio de venta con nuestros margenes

deseados. Ademas de otros beneficios derivados como aumentar la eficiencia

del almacén, eliminando por ejemplo perdidas por caducidad.

Imagínense que hemos fabricado mas iPhone 4 de lo que hemos vendido y

tenemos existencias inmensas de ese teléfono, mientras tanto ya ha salido el

iPhone 5 lo que automáticamente reduce el precio del terminal anterior. Lo que

se traduce en unas perdidas cuantiosas y el despido procedente del

responsable... Un MRP evita estas situaciones.

Ahora mismo creo que el MRP es mas bien un modulo o un conjunto de

módulos como podría ser unCRM o Business Intelligence, lo que pasa es que

podría llegar a ser mucho mas complicado, dependiendo del producto a fabricar.

En España existen muchísimos MRPs o ERPs verticalizadosorientados a la

fabricación de vino o aceite de oliva.

El CRM (Customer Relationship Management) se traduciría como gestión de

relaciones con los clientes. El CRM no es un Software, es una idea o estrategia a

seguir en la empresa apoyada por un cierto sistema o aplicación. En principio

cualquier gestor de correos puede servir como una primitivo software CRM. La

problemática del CRM es simple, dado un producto que vendemos a los clientes

añadimos cierta garantía o valor añadido al mismo ofreciendo soporte o lo que

sea, para ser mejor que la competencia. El CRM de hecho suele ser vinculado al

departamento de calidad, que conforme crezca la empresa adquiere un papel

cada vez mas importante.

Como ya comente el CRM dentro de una empresa son multitud de funciones

como telemarketing, atención telefónica, garantía de producto, e-commerce,

sitio web... etc. El modulo CRM dentro del sistema ERP es solo una pequeña

porción de la idea general de Customer Relationship Management. De hecho a

veces el CRM esta presente sin estar incluido. Con un ERP por ejemplo

podríamos gestionar las reclamaciones de los clientes, las devoluciones del

producto, la facturación total para cada uno, la extensión de la garantía, el

portal web, ficha técnica del producto... y mucho mas. Todo ello nos sirve para

tener una respuesta eficiente y rápida a la hora de atender cualquier necesidad.

Por ejemplo en el sector de aceite de oliva ahora mismo existe una necesidad

de *trazabilidad. Imagínense poder saber teniendo un producto comprado en el

supermercado el origen de ese aceite con la precisión del árbol del cual se han

recogido las aceitunas. Pues con un sistema ERP correctamente implantado es

posible conseguirlo. Por ejemplo para las cooperativas como Hojiblanca creo

que es algo necesario después del ultimo escándalo por la calidad de su

aceite. En parte se podría decir que son las funciones de un CRM y del

departamento de calidad. La fidelización del cliente es uno de los

objetivos de este modulo. Mantener un cliente antiguo es 5 veces mas fácil

que conseguir uno nuevo.

No hay que olvidar el departamento del marketing que junto al de calidad vela

por mantener o conseguir clientes nuevos. A los últimos debemos proporcionar

un valor añadido si no podemos competir en el precio. Las funciones del CRM

aquí quizás se convierten en prioritarias cuando intentamos entrar en un

mercado nuevo.

En pocas palabras un ERP puede no tener un modulo CRM, pero si actuar

como tal en su conjunto(CRM no es software es política de gestión de

relación con los clientes). A la hora de elegir uno, considerad las ventajas que

ofrece uno u otro a la hora de gestionar la relación con los clientes existentes o

que valor añadido puede ofrecer. La trazabilidad por ejemplo puede mejorar la

garantía y calidad del producto.

*Trazabilidad. En este termino se entiende por ejemplo la procedencia de la

materia prima desde la compra de la misma hasta la venta del producto

terminado.

Este es un "modulo" bastante común a las soluciones que podéis encontrar ahí

fuera. Aunque haya sido comprado por SAP en el año 2007 el Crystal

Reports lo podéis encontrar en muchísimas soluciones ERP tanto nacionales

como Internacionales, gracias a que es compatible con prácticamente todas las

bases de datos y soluciones basadas en .NET (Generalmente Microsoft). No es

un modulo en si, es mas bien una herramienta a parte para crear informes

personalizados e incluso cuadros de mando (Crystal Dashboard). Viene de serie

en las soluciones SAP (SAP Bussines One), creo que lo "regalan" por así decirlo

mientras que en otras hay que pagar las licencias de uso. Muchas compañías

lo llaman estándarpara crear informes personalizados.

Aunque vendan el Crystal como una solución fácil de usar para los ejecutivos en

el cual se realizan informes con dos clics, en realidad es algo mas complicado.

La herramienta en si esta destinada a profesionales IT (vulgarmente

informaticos) ya que necesitamos ciertas nociones de SQL así como

conocimiento de la estructura de datos del ERP. Por el otro lado es bastante

intuitiva, se parece a cualquier producto de ofimática. Es una cosa mas que

tendremos que decidir, si la queremos o no. En el caso de realizar numerosos y

diferentes informes supongo que la herramienta con tiempo se pagara a si sola,

en caso contrario habría que analizarlo a fondo.

En general para crear un informe necesitamos cargar los datos y posteriormente

de una forma muy parecida a la mezcla de PowerPoint con Excel ir colocando y

formateando los datos. Para cargar los datos necesitaremos conexión a una

base de datos o simplemente un archivo .xls estándar. Este informe lo podemos

guardar como plantilla, podemos visualizarlo o exportarlo en PDF, XML y otros

populares formatos. En el caso de SAP Bussines One lo guardaríamos como

plantilla para posteriormente utilizarlo para previsualizar pedidos por ejemplo.

Crea cuadros de mando con Crystal Dashboard

Ademas de Crystal Reports existen soluciones para crear cuadros de mandos,

son aplicaciones totalmente diferentes y hay que diferenciarlas. La solución

Crystal Dashboard antiguamente conocida como Xcelsius es una de ellas, no

puedo decir mucho sobre ella pero también es propiedad de SAP y lleva la

marca Crystal. El cuadro de mandos son algo así como gráficos interactivos.

Es como una diapositiva que en tiempo real ofrece el estado actual de la

empresa. El nombre creo que proviene del cuadro de mandos de cualquier

vehículo ya que las similitudes son evidentes. Su funciones es proporcionar a los

altos cargos del departamento una información real y comprensible en todo

momento para poder tomar las decisiones correctas basándose en datos y no

en conjeturas. Es algo así como una vista mas comprensible del sistema ERP, un

resumen grafico.

Una característica buena de soluciones Crystal es que son bastante populares,

por lo que podéis encontrar numerosa documentación, vídeo tutoriales, pruebas

gratuitas y otros recursos. Esto es muy importante a la hora de adquirir

cualquier software. Da una cierta garantía de encontrar profesionales en

cualquier pais que ya sepan usarlo o que tengas ganas de aprender algo nuevo.

Por la definición de un cuadro de mandos nos viene a la cabeza el panel de

instrumentos del coche que nos dice la velocidad, revoluciones por minuto,

temperatura del motor... etc. Un cuadro de mandos de un ERP es algo similar

solo que nos muestra en tiempo real la facturación, numero de pedidos,

nuestras perdidas, los beneficios, margenes y cualquier otra cosa que

necesitemos para tener toda la descripción necesaria de nuestra empresa.

Supongo que se podría formar parte de algo llamado Business Intelligence o

Inteligencia Empresarial, un conjunto de palabras bajo el que se sobreentiende

un conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la creación y

administración de situación de la empresa a partir del análisis de datos

existentes. Un sistema ERP con una base de datos correctamente estructurada

y ordenada a lo largo de años nos proporciona una inmensa cantidad de

información sobre facturación, fabricación, clientes... Aplicando un análisis

podemos establecer patrones, alertas, informes e incluso pronósticos. Todo ello

formaría parte de lo que estamos llamando Inteligencia Empresarial.

Lógicamente tratar tal cantidad de datos "artesanalmente" es complejo, para

ello es para lo que están los cuadros de mano integrales dentro (o fuera) de las

soluciones ERP.

El análisis de datos lo podemos realizar de dos formas. La primera la mas

rudimentaria consiste en hacerlo todo a mano e ir consultando los datos

mediante diferentes módulos de un ERP, consultando clientes, elaborando

archivos Excel, creando presentaciones... etc. Vamos una manera laboriosa y

compleja pero la que mas se utiliza a día de hoy en las PYMES incluso los que ya

poseen algún tipo de ERP. La segunda forma es mediante alguna aplicación

llamada cuadro de mandos que nos mostrarían mediante unos simples

instrumentos o gráficos interactivos la situación de la empresa basándose en la

información seleccionada de la base de datos.

Es un modulo bastante complejo y cuesta su dinero, pero para empresas solidas

de mediano y sobre todo gran tamaño resultan imprescindibles. Su

configuración a veces resulta complicada, similar al Crystal Reports,

necesitaríamos ciertos conocimientos informáticos, sobre todo de SQL y de

arquitectura de datos del ERP que estamos usando. Para usarlo en cambio es

realmente fácil ya que es totalmente intuitivo. Al fin y al cabo son gráficos,

indicadores, tables simples... etc. Lo que es complejo es conseguir

correctamente los datos para estos gráficos, alertas y demás indicadores.

Es uno de estos módulos enfocados sobre todo al departamento de dirección de

la empresa para que en todo momento tengan visualmente datos en tiempo

real y que tomen decisiones rápidas basadas en criterios o información objetiva

y no en conjeturas o intuiciones. Echad un ojo a este video de Crystal

Dashboard(Podéis rebobinar hasta el minuto 4), una solución de SAP para

Business Intelligence