Guías de Diseño Estructural. ENDESA, Depto. de Ing. Civil. Santiago - EnDESA, 1983
Endesa Colombia PC001 - Sistemas de Calidad | … Versión 2 Página 2 de 19 Control de Documentos y...
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Procedimiento Empresa Organizativa Endesa Colombia Código de identificación PC001 Versión 2 Carácter Multifuncional Ámbito Colombia Macro Proceso Desarrollo de la Gestión de Procesos y la Calidad Proceso Desarrollo de la Gestión de Procesos y la Calidad Fecha de aprobación 23 de Febrero de 2010 Control de Documentos y Registros Revisado por: Nombre Camilo Torres Vega Cargo Subgerente PRL, Calidad y Colaboradoras Aprobado por: Nombre Rafael Carbonell Blanco Cargo Gerente de Organización y RRHH Colombia
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Empresa Organizativa Endesa Colombia
Código de identificación PC001
Versión 2
Carácter Multifuncional
Ámbito Colombia
Macro Proceso Desarrollo de la Gestión de
Procesos y la Calidad
Proceso Desarrollo de la Gestión de
Procesos y la Calidad
Fecha de aprobación 23 de Febrero de 2010
Control de Documentos y Registros
Revisado por: Nombre Camilo Torres Vega
Cargo Subgerente PRL, Calidad y Colaboradoras
Aprobado por: Nombre Rafael Carbonell Blanco
Cargo Gerente de Organización y RRHH Colombia
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TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO ............................................................................................................................................ 3 2 ALCANCE ............................................................................................................................................. 3 3 DEFINICIONES ................................................................................................................................... 3 4 CONDICIONES GENERALES ............................................................................................................ 3 4.1 RELACIÓN CON OTROS DOCUMENTOS ........................................................................................ 3 5 CONTENIDO ........................................................................................................................................ 4 5.1 GENERACIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................................................... 4 5.2 ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS .................................................................................. 4 5.3 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................................................. 4 5.3.1 Clasificación de los Documentos .................................................................................................. 4 5.3.2 Identificación de los Documentos ................................................................................................ 5 5.3.3 Estructura de los Documentos...................................................................................................... 5 5.3.4 Formato de la Documentación ...................................................................................................... 7 5.3.5 Portada .............................................................................................................................................. 7 5.3.6 Encabezado ....................................................................................................................................... 7 5.3.7 Tabla de Contenido ......................................................................................................................... 8 5.3.8 Objetivo ............................................................................................................................................. 8 5.3.9 Alcance .............................................................................................................................................. 8 5.3.10 Definiciones ...................................................................................................................................... 8 5.3.11 Condiciones Generales ................................................................................................................... 9 5.3.12 Contenido .......................................................................................................................................... 9 5.3.13 Descripción de Actividades ............................................................................................................ 9 5.3.14 Responsabilidades .........................................................................................................................11 5.3.15 Control de los Registros ...............................................................................................................11 5.3.16 Matriz de Control Interno ............................................................................................................12 5.3.17 Control de Cambios.......................................................................................................................12 5.3.18 Responsable de Revisión y Aprobación ....................................................................................13 5.4 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS ................................................................................................14 5.5 CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO ................................................................15 5.6 DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS INTERNOS .....................................................................16 5.7 ACTIVIDADES / RESPONSABLES .................................................................................................17 6 MATRIZ DE CONTROL INTERNO ...................................................................................................18 7 REGISTROS .......................................................................................................................................18 8 CONTROL DE CAMBIOS ..................................................................................................................19
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1 OBJETIVO
Establecer requisitos y directrices para el control de los documentos y registros internos y
externos, así como los pasos a seguir para la creación, modificación, aprobación, derogación,
distribución y la disposición de los documentos obsoletos internos; con el fin de darles legitimidad,
disponibilidad, actualización permanente y conservar la historia de los mismos.
2 ALCANCE
Cargos / Procesos: Este procedimiento es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los
cargos y procesos de las empresas del Grupo ENDESA en Colombia.
Actividades: Comprende las actividades desarrolladas desde el recibo de la solicitud de
elaboración, actualización y/o eliminación del documento hasta la divulgación de la novedad.
3 DEFINICIONES
Estas definiciones se encuentran en el glosario unificado de términos que se encuentra en la
intranet de la organización y puede ser consultado en la ruta:
http://10.25.8.39/sisnom/files/Glosario%20de%20términos.pdf
Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS)
Ámbito
Caracterización
Carácter
Especificación
Formato
Instructivo
Política
Norma Interna
Procedimiento
Registro
SG
4 CONDICIONES GENERALES
Los documentos oficializados y publicados en cada una de las empresas se deben modificar con
las especificaciones de este procedimiento a medida que vayan creando o generando
actualizaciones o cambios en los mismos.
4.1 RELACIÓN CON OTROS DOCUMENTOS
Los siguientes documentos corporativos (políticas, normas y/o procedimientos) de la casa matriz
definen criterios acerca del control documental y/o elaboración de documentos:
Criterios para la elaboración, aprobación y clasificación de la Normativa Operativa Endesa
(N.001)
Norma Operativa para el Sistema de Gestión del Mantenimiento (N.29)
Norma Operativa sobre administración del portal informático de operación y mantenimiento
(N.35)
Los criterios definidos en los documentos mencionados prevalecen sobre lo descrito en este
procedimiento.
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Este documento deroga y reemplaza cualquier documento que previamente haya establecido
directrices o metodologías para el control documental y/o elaboración de documentos en las
empresas del Grupo ENDESA.
5 CONTENIDO
5.1 GENERACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos se pueden generan a partir de:
La experiencia
Método de trabajo de los procesos
Exigencia legal o de normas que se decida adoptar
Exigencia Corporativa
Exigencia del Cliente
Estandarización para obtener resultados
Riesgos asociados en la ejecución de la(s) actividad(es)
Conservar la memoria corporativa
Para definir el tipo de documento a generar refiérase a la definición establecida en el glosario
unificado de términos que se encuentra en la intranet de la organización y puede ser consultado
en la ruta: http://10.25.8.39/sisnom/files/Glosario%20de%20términos.pdf.
5.2 ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Es responsabilidad del proceso de Desarrollo de la Gestión de Procesos y la Calidad administrar los
documentos aprobados y asegurar que cumplen los lineamientos establecidos para la elaboración
de los documentos según lo descrito en este procedimiento. El Jefe de la División de Gestión de la
Calidad debe designar dentro del equipo de trabajo al responsable del control documental quien a
su vez debe:
Controlar la asignación de los códigos de los documentos
Estar en coordinación con los facilitadores dentro de los diferentes procesos / gerencias
para servir de puente de comunicación para el envío de los documentos a ser publicados o
eliminados.
Actualizar los documentos en la intranet, esta labor puede estar apoyada en los
facilitadores o en el Departamento de Procesos y Calidad Comercial.
5.3 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
5.3.1 Clasificación de los Documentos
Los documentos generados deben clasificarse de acuerdo a la estructura presentada en la Figura
1.
Figura 1. Pirámide Documental
Política
Norma Interna
Caracterización
Procedimiento
Instructivo / Especificación / Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS)
Formatos / Registros
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5.3.2 Identificación de los Documentos
Es responsabilidad del proceso de Desarrollo de la Gestión de Procesos y la Calidad asignar el
código de identificación del documento de acuerdo a la siguiente estructura:
Identificación del Tipo de Documento + Número consecutivo
Ej. PC001
En el código del ejemplo se puede identificar:
Las primeras letras “PC” indican que es un documento tipo procedimiento (Ver Tabla1)
El número “001” indica un número consecutivo el cual debe iniciar en uno.
Nota: Para el caso de los documentos de operación generados por la gerencia de producción se
debe usar la codificación definida en el sistema SAP, en donde se definen, por planta, las
actividades concretas de operación (Ej. HBEMM034). Para este caso la asignación del código es
responsabilidad del delegado documental de cada planta.
En el caso de los formatos es responsabilidad de quien lo genera asignarle el código de la
siguiente forma:
“RG” + Número consecutivo del Formato + CÓDIGO DEL DOCUMENTO EN EL CUAL SE CREA
Ej.: RG01-PC001
En el código del ejemplo se puede identificar:
Las primeras letras “RG” indican que es un documento tipo Formato (Ver Tabla1)
El número “01” indica el número consecutivo asignado a los formatos asociados al
documento que lo origina. Siempre debe iniciar el consecutivo con el número uno.
Se separa por un guión la parte restante del código.
Se coloca el código del documento que lo origina.
Para cada uno de los casos anteriores se deben tener en cuenta:
TIPO DOCUMENTO CÓDIGO
Política PL
Norma NO
Caracterización CA
Procedimiento PC
Instructivo IN
Especificación ES
Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS)
AN
Formato RG
Tabla 1. Códigos Según Tipo de Documento
5.3.3 Estructura de los Documentos
A continuación se encuentra el contenido mínimo que debe tener cada tipo de documento
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Control de Documentos y Registros
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Portada R R R N N R R N
Encabezado R R R R R R R R
Número de Versión R R R R R R R R
Tabla de Contenido N N R O N O R N
Objetivo N R R R R R R N
Alcance N R R R N R R N
Definiciones N O O N N N N N
Condiciones Generales N R R N N N N N
CONTENIDO R R R R R R R R
Diagrama de Flujo N N R O N O N N
Actividades / Responsable N N R R N O N N
Responsabilidades N R N N N N N N
Control de Registros N O R R N O O N
Matriz de Control Interno N N R N N O N N
Control de Cambios R R R R R R R N(*)
Responsable Revisión y Aprobación R R R R R R R N
Anexos O O O O N O O N
R = Requerido O = Opcional (Cuando el elemento exista se debe incluir) N = No Aplica Nota: El contenido puede ser modificado de acuerdo a exigencias normativas (Ej. Norma Operativa para el Sistema
de Gestión del Mantenimiento (N.29)) Por facilidad de interpretación de las características definidas se pueden desarrollar plantillas. (*) Los cambios realizados sobre los formatos se deben registrar en la tabla de control de cambios en el documento que lo origina
Tabla 2. Contenido según tipo de Documento
Las caracterizaciones son un tipo especial de documento el cual es diligenciado en un programa
informático (ARIS) el cual contempla la suma de las siguientes características:
PHVA del proceso
Descripción General del Proceso (Dueño de proceso, indicadores, acceso a las entradas y
salidas del proceso y acceso a la documentación asociada al proceso)
Entradas y Salidas del proceso
En el programa informático cada una de las características anteriores se denomina modelo y para
efectos del control documental deben incorporar en los atributos del modelo:
Número de Versión
Fecha de Aprobación
Identificación del documento
La comunicación de un documento tipo política en medios electrónicos o impresos masivos no
tiene una estructura fija pero debe contener como mínimo el (los) logotipo(s) que sea(n)
definido(s) por la Gerencia de Comunicaciones, el número de la modificación, fecha de expedición
y la aprobación del documento.
En el caso en el que se opte por realizar y publicar documentos interactivos en portales de
internet, intranet u otros medios electrónicos, se debe conservar la estructura definida en la tabla
2 a excepción del encabezado y la portada pero su contenido debe estar presente en alguna
sección del modelo interactivo. El formato de la documentación, en el caso anterior, está
supeditado a la capacidad del programa en el cual se desarrolla para cumplir con lo especificado.
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5.3.4 Formato de la Documentación
La configuración establecida para las páginas, en los documentos tipo Política, Norma,
Procedimiento, Instructivo y Especificación, es:
Papel: Tamaño Carta
Procesador de Texto Normalizado
Letra: Verdana 10 Normal
Espaciado Interlineal: Sencillo
Márgenes de la hoja: Superior 2 cm (hojas de portada) – 4 cm (hojas internas), Inferior 2
cm, Derecho 2 cm, Izquierdo 2 cm
Encabezado y pie de página deben comenzar a 1,5 cm del borde de la página
Redacción de los Documentos: La redacción debe realizarse en tiempo verbal presente
Se deben numerar las Figuras, Tablas y Anexos
Cuando se referencie otro documento en el texto se debe especificar el tipo de documento,
el nombre y por último entre paréntesis el código del mismo cuando aplique. (Ej. “…. que
se encuentran definidos en el procedimiento Control de Documentos y Registros
(PC001)….”).
5.3.5 Portada
En los documentos en los que aplique, se debe iniciar con una portada la cual debe especificar:
Tipo de documento
Logotipos
Código del documento
Carácter
Ámbito
Número de del documento
Fecha de Aprobación
Nombre del Documento
Nombre y cargo de quien revisa el documento
Nombre y cargo de quien aprueba el documento
5.3.6 Encabezado
Para los documentos tipo política, norma, procedimiento, instructivo y especificación el
encabezado debe contener:
Código del documento
Número de la página del documento y el total de páginas del documento
Número de versión del documento. Al crear el documento se debe asignar la versión
número uno (1).
Nota: El concepto de la numeración de la versión se debe aplicar a todos los tipo de
documentos.
Nombre del documento
Logotipo (según especificaciones corporativas del uso del logo)
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Control de Documentos y Registros
Figura 2. Encabezado de los documentos
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Control de Documentos y Registros
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El encabezado para los documentos tipo especificación y Formato deben contener:
Logotipo (según especificaciones corporativas del uso del logo)
Nombre del Documento
Los campos de código del documento, número de modificación y fecha de aprobación
pueden ser ubicados en el encabezado o en el pie de página de este tipo de documentos.
Se debe asegurar que los campos mencionados estén presentes en el documento.
5.3.7 Tabla de Contenido
Cuando el tipo de documento lo requiera la tabla de contenido debe seguir los siguientes
parámetros:
Debe contener los títulos de primer segundo y tercer nivel y su respectiva numeración.
La numeración de los títulos se debe hacer mediante números siguiendo los parámetros
establecidos por el procesador de texto.
A continuación se presenta un ejemplo de tabla de contenido y la forma de presentación.
TABLA DE CONTENIDO
Pág
1 OBJETIVO 2
2 ALCANCE 2
3 DEFINICIONES 2
4 CONDICIONES GENERALES 3
4.1 RELACIÓN CON OTROS DOCUMENTOS 3
5. CONTENIDO 4
5.1 GENERACIÓN DE DOCUMENTOS 4
5.2 ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 4
5.3 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS 4
5.3.1 Clasificación de los Documentos 4
5.3.2 Identificación de los Documentos 4
5.3.3 Estructura de los Documentos 5
5.3.8 Objetivo
El objetivo debe redactarse comenzando con verbos en infinitivo y debe describir en forma
resumida la finalidad que se pretende obtener con el documento.
5.3.9 Alcance
El alcance en los documentos que aplique debe definirse teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
Cargos / Procesos: Se describen los cargos y/o procesos a los cuales aplican las
responsabilidades.
Actividades: Describe la actividad de inicio y de finalización del documento.
5.3.10 Definiciones
Se debe relacionar sólo las palabras que se encuentran en el glosario unificado de términos, en el
cual se establece el significado de cada una de ellas con el fin de unificar conceptos y facilitar la
comprensión del usuario. Si la palabra no se encuentra referenciada en el glosario de términos se
debe solicitar su adición al responsable del control documental de la División de Gestión de la
Calidad quien es el encargado de la actualización del glosario unificado de términos.
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En este capítulo, en los documentos que aplique, se deben incluir:
Términos técnicos usados en el desarrollo del documento y que es necesario aclarar para
los usuarios del documento.
Las abreviaciones usadas en el documento.
Términos en otros idiomas que sea necesario aclarar por el ámbito en el que se desarrollan
las actividades o responsabilidades del documento.
5.3.11 Condiciones Generales
En los documentos que aplique, se debe hacer una relación con otros documentos en los cuales se
reglamente, se den disposiciones o sean referencia legal o regulatoria con los cuales el documento
en desarrollo se deba apoyar. En este capítulo también se pueden hacer las aclaraciones que el
documento requiera en cuanto a especificaciones, excepciones o limitaciones de las actividades,
métodos, responsabilidades o alcances del documento.
5.3.12 Contenido
En este capítulo se desarrolla el documento de acuerdo a su tipo.
5.3.13 Descripción de Actividades
Diagramas de Flujo: Su función es describir y representar gráficamente los pasos o
actividades del procedimiento que permite detectar las dependencias responsables del
mismo así como sus interrelaciones y flujo de la información.
Los diagramas de flujo deben usar las siguientes convenciones:
Convención Descripción
Terminador: Indica el principio o fin del diagrama de flujo. Se identifica con las palabras “INICIO” ó “FIN” según sea el caso
Acción: Tarea o actividad que se realiza en el procedimiento. La actividad o tarea debe iniciar con un verbo en infinitivo (“ar”, “er”, “ir”). El uso de los cargos en este símbolo es opcional y su implementación depende de la complejidad del diagrama y la cantidad de cargos responsables asignados
a la actividad
Acción con sistema de Información: Tarea o actividad que se realiza
interactuando con los sistemas de información. La actividad o tarea debe iniciar con un verbo en infinitivo (“ar”, “er”, “ir”). El uso de los cargos en
este símbolo es opcional y su implementación depende de la complejidad del diagrama y la cantidad de cargos responsables asignados a la actividad
Acción con Registro: Tarea o Actividad en la cual se genera un documento, formato o archivo que sirve de evidencia de la misma. La actividad o tarea
debe iniciar con un verbo en infinitivo (“ar”, “er”, “ir”). El uso de los cargos en este símbolo es opcional y su implementación depende de la complejidad del diagrama y la cantidad de cargos responsables asignados a la actividad
Decisión: Punto en donde el diagrama de flujo puede tomar más de un camino. Se realiza con la formulación de una pregunta, cuyas respuestas
determinan el camino a seguir dentro del diagrama de flujo
#. Actividad o Tarea
Cargo
#. Actividad o Tarea
Cargo
#. Actividad o tarea
Cargo
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Convención Descripción
Conector misma página: Remite a una etapa anterior o posterior del mismo diagrama de flujo dentro de la misma página. Debe estar marcado con un número para identificar las etapas a las cuales hace referencia
Conector otra página: Remite a una etapa anterior o posterior del mismo diagrama de flujo dentro de la misma página. Debe estar marcado con un número para identificar la secuencia de las páginas
Conector otro procedimiento: Remite a otro procedimiento. Debe
especificar el nombre y código del documento
Control SOX: Punto en el cual aplican las directrices establecidas en un control de una matriz COSO. Se debe colocar en las esquinas superiores de las acciones y debe contener el código de la actividad de control que le aplica
Conector entre símbolos: Indica la dirección del flujo conectando entre dos figuras de las anteriormente descritas
Nota:
En el diagrama de flujo se deben numerar en forma consecutiva las actividades cuyo
símbolo sea de acción. La numeración debe iniciar en uno (1). En el control SOX, siempre y cuando aplique una sola matriz COSO, se puede colocar los
últimos seis dígitos del código de la actividad de control
Tabla 3. Convenciones Diagrama de Flujo
Los diagramas de flujo se deben desarrollar asignando una columna a cada uno de los
procesos / áreas que intervienen en las actividades. Como ejemplo de elaboración de un
diagrama de flujo ver la Figura 3.
Descripción de Actividades / Responsables: Especifica el detalle de las actividades definidas
en el diagrama de flujo. Se debe presentar en forma de tabla colocando el número, la
actividad y el responsable (cargo) que realiza la actividad, cuando se requiera se debe
incluir una columna con los aspectos ambientales y de seguridad Industrial y Salud
Ocupacional. A continuación se coloca un ejemplo de la forma de realizar la descripción
para cada uno de los casos citados anteriormente:
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ASPECTOS DE S&SO
Y AMBIENTALES RESPONSABLE
1. Alistar la
cuadrilla en la sede operativa
Realizar charla pre-operacional a todas las cuadrillas
Recibir las herramientas, equipos y materiales en el almacén
Verificar ………..
La señalización debe
realizarse según lo estipulado en los planes de manejo transitorio de CODENSA S.A. ESP Los elementos de protección a usar son: Guantes de
carnaza o baqueta, botas de caucho con puntera dieléctrica…………
Supervisores
Tabla 4. Ejemplo incluyendo aspectos S&SO y Ambientales
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Control de Documentos y Registros
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. Determinar el responsable por elaborar el documento
De acuerdo al tema tratado y la interacción con otros procesos ó áreas ó divisiones determina la(s) persona(s) que debe(n) responsabilizarse por la elaboración del documento. En cuanto a las aprobaciones debe seguir lo descrito en el procedimiento
Control de Documentos y Registros (PC001)
Jefe División / Departamento solicitante
Tabla 5. Ejemplo sin aspectos S&SO y Ambientales
En la anterior descripción se pueden colocar imágenes, tablas y/o texto para mejorar la
comprensión del documento por parte del usuario / lector.
5.3.14 Responsabilidades
En los documentos tipo norma en este numeral se debe realizar una descripción de los cargos y
sus principales responsabilidades en el cumplimiento del documento que se está generando
5.3.15 Control de los Registros
En los documentos que aplique el control de los registros se realiza al identificarlos en una tabla
con la siguiente información:
Tabla 6. Control de Registros
Para la protección usada para los registros en forma física, puede estar dada, entre otras, por
alguna de las siguientes formas:
AZ
Carpetas
Archivadores
El mecanismo usado para la protección de los registros digitales es a través de backups los cuales
obedecen a lineamientos definidos en CODENSA S.A. – E.S.P. y en EMGESA S.A. – E.S.P. En caso
que el mecanismo de protección (backup) definido no cubra el registro, el responsable por aprobar
el documento en el cual se origina, debe definir los criterios para la protección del documento y
los debe especificar en la columna “Protección del Registro” de la tabla de Control de Registros.
Para fijar el tiempo de retención de los registros se debe tener en cuenta, entre otros los
siguientes criterios:
Legislación vigente que determine tiempos máximo o mínimos de retención
Código Nombre Almacenamiento Responsable de archivo de
registro
Criterios de recuperación
Protección del Registro
Tiempo de Retención
Disposición Final
Código (Cuando Aplique)
Nombre del
registro
Lugar físico o magnético donde
se archiva
Cargo y área responsable de
mantener el archivo del
registro
Tipos de búsqueda del
registro. Ejemplos:
Por consecutivo Por nombre de
usuario Por fecha
Dirección del archivo
magnético
Mecanismos utilizados para
proteger la información
contenida en el registro
Tiempo que debe
mantener el Responsable de Archivo el registro
Que se hace con el
registro una vez
terminado el Tiempo de
retención
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Requisitos corporativos, regionales o locales.
Requisitos de otros sistemas de gestión o control
Riesgo de no contar con la información
Frecuencia de uso del registro
Cantidad de registros generados
En CODENSA S.A. – E.S.P. y EMGESA S.A. – E.S.P. se ha establecido que el almacenaje y
administración de los registros físicos, una vez transcurre el tiempo de retención inicial, se puede
realizar, cuando aplique, a través de una empresa subcontratada con la cual se establecen
convenios o contratos en los cuales se especifican los tiempos de retención, autorizaciones de
acceso a la información, lugares de almacenaje y ANS entre otros.
Los cambios realizados y aprobados en los formatos se deben registrar en la tabla de control de
cambios en el documento que lo origina y este documento se debe publicar nuevamente pero no
ocasiona que se tenga una nueva versión del mismo.
5.3.16 Matriz de Control Interno
Aplica para los documentos que contengan actividades que estén identificadas en el sistema de
control interno de las compañías. En estos casos el documento debe ser revisado por la Unidad
de Control Interno antes de su aprobación.
La forma de presentación de la matriz de control interno se debe hacer de la siguiente forma:
Enunciar el Macroproceso SOX, proceso SOX y fecha de aprobación de la matriz de control
interno.
En una tabla colocar el código del objetivo de control, objetivo de control, descripción del
riesgo, código de la actividad de control y la actividad de control.
Nota: En caso de hacer referencia a varias matrices dentro del mismo documento se debe
realizar los mismos pasos anteriores.
Ejemplo de presentación matriz de control Interno:
Macroproceso SOX:
Proceso SOX:
Fecha de Aprobación:
Código
Objetivo de Control
Objetivo de Control Descripción del
Riesgo
Código Actividad de Control
Actividad de Control
Tabla 7. Presentación de la Matriz de Control Interno
Los Macroprocesos SOX y Procesos SOX están definidos por la casa matriz y difieren de los
definidos en la estructura de procesos del grupo ENDESA en Colombia.
5.3.17 Control de Cambios
La identificación de los cambios en un documento se evidencia en un capítulo dentro del
documento el cual se llama “CONTROL DE CAMBIOS” y se deben registrar los cambios en una
tabla con las siguientes características:
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Versión Fecha Descripción de la modificación Aprobado por
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Tabla 8. Historial de Cambios
5.3.18 Responsable de Revisión y Aprobación
En los documentos que aplique, en la página de la portada, se debe especificar el nombre y cargo
de la(s) persona(s) responsables por realizar la revisión y aprobación.
La responsabilidad por revisar y/o aprobar los documentos depende del tipo de documento que se
genere y debe realizarse de acuerdo a la siguiente tabla:
Documento Descripción Responsable por
Revisar Responsable por
Aprobar
Política Cuando aplica para una empresa Gerente del área responsable del Proceso / Actividad
Gerente General empresa emisora
Política Cuando aplica a varias empresas Gerente del área responsable del Proceso / Actividad
Director General
Norma Cuando aplica a una gerencia
Subgerente del área
responsable del Proceso / Actividad
Gerente del área
responsable del Proceso / Actividad
Norma Cuando aplica a varias gerencias
de la misma empresa
Subgerentes de las áreas
implicadas
Gerentes de las áreas
implicadas
Norma Cuando aplica a varias empresas Gerente del área responsable del Proceso /
Actividad
Director General
Norma: Manual del SG de la Calidad,
Ambiental y S&SO
Subgerente / Gerente del área responsable de la
Actividad
Director General, ó Gerente General, ó Representante de la Dirección
Procedimiento Cuando aplica a un departamento / División
Jefe del departamento / división emisora
Subgerente del área
responsable del Proceso / Actividad
Instructivo / Especificación
Cuando aplica a un departamento / División
Quien sea asignado por el
Jefe del departamento / división emisora
Jefe del departamento / división emisora
Procedimiento / Instructivo /
Especificación
Cuando aplica a varias Divisiones / Departamentos de una misma
subgerencia
Jefes de departamentos / divisiones implicadas
Subgerente del área responsable del Proceso /
Actividad
Procedimiento / Instructivo / Especificación
Cuando aplica a varias Divisiones / Departamentos de diferentes
subgerencias de la misma gerencia
Jefes de departamentos /
divisiones implicadas
Subgerentes de departamentos / divisiones implicados
Procedimiento
/ Instructivo / Especificación
Cuando aplica a varias Divisiones
/ Departamentos de diferentes gerencias
Subgerentes de
departamentos / divisiones implicados
Gerente del área
responsable del Proceso / Actividad
Procedimiento / Instructivo /
Especificación
Cuando aplica a varias empresas
(áreas de apoyo)
Subgerente del área responsable del Proceso /
Actividad
Gerente del área responsable del Proceso /
Actividad
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Control de Documentos y Registros
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Documento Descripción Responsable por
Revisar
Responsable por
Aprobar
Acuerdo de Nivel de Servicio
Quienes ejecuten las actividades descritas en el ANS
El cargo superior a quien desempaña las
actividades descritas en el ANS por parte del Cliente (solicitante) y del Proveedor (Responsable)
Caracterización
Responsable de realizar el cargue en la herramienta informática ARIS en
conjunto con quien sea asignado por el (los) dueño(s) del proceso
Dueño(s) del Proceso
definido en la caracterización
Nota: Al elaborar el documento se puede establecer que los documentos sean revisados y aprobados por cargos superiores a los estipulados en esta tabla
Tabla 9. Responsabilidades de Revisión y Aprobación de Documentos
El responsable por realizar la revisión debe asegurar que el documento cumpla con las exigencias
técnicas del tema tratado, la regulación vigente aplicable, que el documento no genera
inconsistencias con otros documentos existentes, han sido consultados los implicados en el
documento (Áreas, Procesos, Cargos) y considerar la conveniencia de establecer acuerdos de
niveles de servicio entre los implicados (Áreas ó Procesos). El responsable por la aprobación de los
documentos debe asegurar que el documento cumple con los niveles de responsabilidad y
autoridad y, su alineación con las directrices estratégicas de la organización.
La aprobación de los documentos se puede realizar por cualquiera de los siguientes métodos:
Uso de herramientas informáticas (Ej: Programa Mercurio) en las cuales se pueda
establecer el flujo de revisión y aprobación.
Aprobación física de los documentos a través de firma de los mismos, la cual se debe
realizar en la última página del contenido antes de los anexos en una tabla que tenga la
siguiente presentación sugerida:
REVISADO POR APROBADO POR
FIRMA: FIRMA:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Tabla 10. Presentación sugerida de aprobación de los Documentos
5.4 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
El control de los documentos se hace a través de la publicación en la intranet de los documentos
aprobados y vigentes.
La creación, actualización y eliminación de un documento se puede realizar en cualquier momento
y es responsabilidad del usuario del documento seguir los criterios establecidos en el presente
procedimiento
Se consideran documentos controlados lo que se encuentran en la intranet de la compañía.
Cuando se requiera imprimir un documento de forma controlada para distribución a destinatarios
que no tienen acceso a la información en la Intranet este debe solicitarse al responsable
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documental de la División de Calidad quien debe registrar la entrega de la copia controlada en el
formato Lista Maestra de Distribución de Documentos (RG01-PC001) en dónde se relaciona la
cantidad de copias entregadas, el cargo responsable por el documento y la fecha de entrega del
documento. Los documentos publicados en la intranet a excepción de los formatos, poseen en
forma adicional en el archivo digital, la siguiente anotación: “Si imprime este documento se
considera una copia no controlada” por lo que cualquier copia física o digital se considera una
“Copia NO Controlada”.
El responsable de actualizar la intranet debe retirar de la misma (Ver numeral 5.2 de este
documento) los documentos obsoletos internos y en caso de tener copias impresas controladas
debe enviar comunicación (e-mail o carta) a los responsables identificados en la Lista Maestra de
Distribución de Documentos (RG01-PC001) solicitando la eliminación de las copias.
Los siguientes tipos de cambios son excepciones a la regla general de aprobaciones y revisiones y
se denominan cambios por consistencia:
TIPO DE CAMBIO PROCEDIMIENTO
Ajuste de Nombres de Cargos o dependencia
Publicación Directa en la Intranet, no cambia la versión. El cambio se registra en el documento en el control de cambios.
Correcciones de forma: ortográficas y gramaticales que no modifican semánticamente el documento o de
espacio (Tamaño y distribución)
Publicación Directa en la Intranet, no cambia la versión.
Tabla 11. Tipos de cambios por consistencia
5.5 CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
La identificación de los documentos de origen externo es responsabilidad de las diferentes áreas
de la compañía y en los temas relacionados con órganos regulatorios del sector eléctrico
colombiano es responsabilidad de la Gerencia de Regulación. En ambos casos es responsabilidad,
de quien se ha delegado en las diferentes áreas, registrarlo en el formato Lista Maestra de
Documentos de Origen Externo (RG02-PC001), en la cual se debe especificar mínimo el nombre,
origen, estado, tipo de documento, forma del documento, entidad a la que pertenece y fecha de la
última aprobación.
En caso de requerirse la distribución del documento de origen externo o de entregar copias del
mismo el delegado del control documental del área debe registrarlo en el formato Lista Maestra de
Documentos de Origen Externo.
Los documentos de origen externo se controlan dependiendo de la forma del documento:
DIGITAL: La versión vigente de estos documentos es la publicada en las páginas web de
los emisores.
FISICO: La identificación, actualización y custodia de estos documentos es responsabilidad
del área usuaria.
Cualquier copia digital o física no identificada o distribuida bajo los mecanismos definidos de los
documentos de origen externo es considerada una copia no controlada.
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5.6 DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS INTERNOS
Figura 3. Diagrama de Flujo
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5.7 ACTIVIDADES / RESPONSABLES
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. Analizar la necesidad de
crear / Actualizar / Eliminar documentos
Determinar si el documento genera valor para el proceso y si permite mejorar los controles existentes
Usuario que detecta la necesidad
2. Consultar si
existe relación con otros documentos
Establecer, en la intranet, si existen documentos anteriores que
traten o contengan el tema a documentar y determinar si es necesario modificarlos o eliminarlos
Usuario que detecta la necesidad
3. Determinar el responsable por crear / actualizar
/ eliminar el documento
De acuerdo a tabla 9 de este documento se debe determinar el (los) responsable(s) de revisión y aprobación del documento
Jefe área responsable
Actividad / Proceso
4. Recolectar información para la creación del documento
Identificar los demás cargos relacionados con la ejecución de las actividades o procesos a documentar y recolectar la información necesaria para elaborar el documento correspondiente
Cargo asignado
5. Identificar los
cambios a realizar
Determinar el (los) documento(s) que requiere(n) ser actualizado(s), recolectar la información necesaria para
implementar los ajustes solicitados e identifica las áreas, procesos y cargos que intervienen en el documentos para
realizar el consenso de los cambios
Cargo asignado
6. Asignar código y notifica al
solicitante
Revisa el consecutivo de códigos de acuerdo al tipo de documento y notifica al solicitante mediante corres electrónico
el código asignado
Profesional asignado
al control documental DGC / Facilitador / Departamento Procesos y Calidad
7. Elaborar borrador del documento de
acuerdo a tipo de documento
Elaborar de acuerdo a las directrices este procedimiento el tipo de documento(s) requerido(s). En caso en que el documento posea relación con controles relacionados en la estructura de
las matrices de control interno el documento debe ser enviado a validación a la Unidad de Control Interno
Cargo asignado
8. Revisar
estructura y contenido del documento
Revisar en conjunto con la persona responsable de la documentación del proceso la estructura del documento y con los cargos relacionados con la ejecución de las actividades el contenido del mismo. Nota: La revisión incluye que la validación con la Unidad de Control Interno en cuanto a las matrices de control interno se
haya efectuado
Responsable por revisar el documento
9. Determinar las causas para eliminar el documento
Recolectar la información necesaria para justificar la eliminación
del documento e identificar documentos relacionados para hacer ajustes o eliminar de ser necesario. Se requiere el visto bueno del cargo que aprobó el documento por cualquier medio escrito o electrónico para eliminar el documento. Se debe guardar la evidencia de la aprobación de la eliminación
Responsable por revisar el documento
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
10. Enviar documento a aprobación / Eliminación
De acuerdo a tabla de revisión y aprobación (ver tabla 9) enviar el documento por medio electrónico a los responsables
correspondientes
Cargo Asignado
11. Enviar comentarios
para ajustes
Una vez revisado el documento y de requerir algún tipo de adecuación o ajuste notifica al Cargo Asignado de elaborar el documento especificando los cambios que se desea sean
implementados. Esto se puede realizar en el archivo original digital o en copia impresa
Responsable por aprobación del
documento
12. Realizar ajustes al documento
Realiza los ajustes al documento y los valida con el solicitante del cambio antes de enviarlo a aprobación
Cargo Asignado
13. Enviar para: publicación y notifica si requiere copias controladas ó eliminación
Una vez aprobado el documento debe enviar vía correo electrónico el documento digital y especifica el número de las
copias controladas a entregar y a quién se le deben entregar. En caso de ser un formato se deben especificar los cambios que se realizaron sobre el documento
Cargo Asignado
14. Oficializar cambio,
actualiza en la intranet y de ser necesario registra copias
controladas
Actualizar las bases de datos, la intranet y realizar prueba de acceso a los documentos publicados. Enviar correo electrónico
al responsable por revisar y al responsable por aprobar notificando que el documento se encuentra disponible y publicado. Registra, en caso de existir, las copias controladas generadas del documento en el formato Lista Maestra de
Distribución de Documentos (RG01-PC001)
Profesional asignado al control documental DGC / Facilitador / Departamento
Procesos y Calidad
6 MATRIZ DE CONTROL INTERNO
No Aplica
7 REGISTROS
Código Nombre Almacenamiento Responsable de archivo
Criterios de recuperación
Protección del Registro
Tiempo de Retención
Disposición Final
RG01-PC001
Lista Maestra de
Distribución de
Documentos
Unidad de red de la División de Gestión de
Calidad
Profesional asignado al
control
documental
Nombre del archivo
Backups de la organización
Duración del SGC
Backup
RG02-PC001
Lista Maestra de
Documentos de Origen Externo
Unidad de red de cada División
/Departamento
Profesional asignado al
control documental
Nombre del Archivo
Backups de la organización
Duración del SGC
Backup
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8 CONTROL DE CAMBIOS
Los cambios que se realicen al presente documento se consignan en la siguiente tabla:
Versión Fecha Descripción de la modificación Aprobado por
1 08-Oct-
09 Este documento reemplaza al anterior procedimiento PO.000 y al instructivo IN-07001
Gerente de Organización y Recursos Humanos
(Representante de la Dirección)
2 23-Feb-
10
Se adicionan los tipos de documento “Acuerdo de Nivel de Servicio” y “Caracterización de Proceso”, se incluyen los controles y niveles de aprobación de los mismos.
Se adicionan la metodología y controles necesarios para la gestión de cambios por consistencia en los documentos
Se adecua el documento para el uso de la fuente corporativa cambiando la letra “ARIAL” por la letra “VERDANA”
Se eliminan los contenidos y documentos que hacen referencia a CAM
Se establece que la responsabilidad de la actualización del glosario unificado de términos pasa la División de Gestión de la Calidad
Gerente de Organización y Recursos Humanos
(Representante de la Dirección)
