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enlace Activos Fijos Windows Suite – Manual del Usuario © 2007 Análisis MBC s.a. Prohibida su reproducción total o parcial

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enlace Activos Fijos Windows Suite – Manual del Usuario

© 2007 Análisis MBC s.a. Prohibida su reproducción total o parcial

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Contenido 1. Acceso ......................................................................................... 5

2. Ingreso......................................................................................... 5

3. Ventana Principal ........................................................................... 5

Menú Principal: .................................................................................... 6

Botones de la barra de herramientas:.......................................................... 6

4. Menú Datos ................................................................................... 7

4.1 Datos - Activos ............................................................................... 7

Botones de la barra de herramientas:........................................................ 11

4.2 Datos - Documentos ....................................................................... 12

Botones de la barra de herramientas:........................................................ 14

Copiar Documento [F6]: .................................................................... 15

Cambiar Número de Documento :.......................................................... 16

Porcentaje de Revaluación [F8]: .......................................................... 16

4.3 Datos – Tipos de Cambio.................................................................. 17

4.4 Datos – Reiniciar ........................................................................... 17

5. Reportes - Generalidades................................................................ 17

5.1 Reportes – Configuración Total ......................................................... 17

5.2 Reportes – Configuración Parcial ..................................................... 22

5.3 Reportes – Visor de Reportes .......................................................... 22

6. Menú Reportes ............................................................................. 26

6.1 Reportes – Activos ......................................................................... 26

6.2 Reportes – Activos Liquidados........................................................... 26

6.3 Reportes – Movimientos por Número .................................................. 27

6.4 Reportes – Movimientos por Activo .................................................... 28

6.5 Reportes – Bitácora........................................................................ 29

7. Menú Operaciones ........................................................................ 31

7.1 Operaciones – Generar Documentos ................................................... 31

7.2 Operaciones – Importar Activos ........................................................ 32

7.3 Operaciones – Importar Documentos ................................................. 33

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7.4 Operaciones – Agregar ................................................................... 34

7.5 Operaciones – Cambio de Código ...................................................... 35

7.6 Operaciones – Cambio de Clasificaciones ............................................ 35

Botones de la barra de herramientas:........................................................ 36

8. Menú Tablas ................................................................................ 37

8.1 Tablas – Ubicaciones, Proveedores, Clases…......................................... 37

Columnar:......................................................................................... 37

Botones de la barra de herramientas:........................................................ 37

8.2 Tablas – Documentos ...................................................................... 38

Botones de la barra de herramientas:........................................................ 39

8.3 Tablas – Integración ....................................................................... 39

Encabezado: ...................................................................................... 39

Columnar:......................................................................................... 39

8.4 Tablas – Parámetros ....................................................................... 41

Código: ............................................................................................ 41

Fechas: ............................................................................................ 42

Fechas generales del sistema.................................................................. 42

Valores: ........................................................................................... 42

Clasificaciones: .................................................................................. 43

Permite la creación de las diferentes clasificaciones para los activos fijos ........... 43

Directorios: ....................................................................................... 44

Se utiliza para definir los directorios de integración y generación de reportes....... 44

8.1 Tablas – Identificación .................................................................... 45

9. Menú Archivos ............................................................................. 47

9.1 Archivos – Directorio de Datos .......................................................... 47

9.2 Archivos – Reconstruir .................................................................... 48

Botones:........................................................................................... 49

9.3 Archivos – Estructuras .................................................................... 50

Botones:........................................................................................... 50

9.4 Archivos – Reactualizar Saldos .......................................................... 51

9.5 Archivos – Borrar Saldos ................................................................. 51

10. Menú Configuración .................................................................... 52

10.1 Configuración - Seguridad .............................................................. 52

Propiedades del usuario actual (botones ): .................................... 53

Propiedades del grupo actual (botones ): ...................................... 58

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Copiar usuario / grupo actual (botón ): ............................................. 59

Cambiar el identificador del usuario / grupo actual (botón ): .................. 59

Cambiar el directorio de datos o directorio temporal a usuarios (botón ): .... 59

10.2 Configuración – Cambio de Clave .................................................... 61

10.3 Configuración – Opciones .............................................................. 62

Fondo: ....................................................................................... 62

Tablas Columnares: ........................................................................ 63

10.4 Configuración – Directorio Temporal ............................................ 64

11. Acerca de ….............................................................................. 66

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1. Acceso

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• Usuario: Identificación de cada usuario habilitado a utilizar el sistema. • Clave: Clave personal de acceso.

Una vez digitados el usuario y su clave se pulsa el botón OK. Al tercer intento con un usuario no registrado o una clave inválida, el sistema aborta la sesión y regresa a Windows. También se puede abortar la ejecución del sistema pulsando el botón Cancelar. Al instalar enlace Activos Fijos se crea un usuario con derechos totales de administración del sistema para acceso inicial y configuración. Su identificador es SUPERVISOR y su clave es ANALISIS. Por razones de seguridad, se recomienda que el administrador del sistema cambie la clave de este usuario (Configuración – Seguridad, Configuración – Cambio de clave). 3. Ventana Principal En la parte superior se muestra el menú principal que provee acceso a todas las opciones del sistema. Bajo éste, se encuentra la barra de herramientas donde se ubican los botones de acceso rápido a opciones de uso frecuente. En la parte inferior izquierda (Actualmente:) se informa la ubicación (ruta o carpeta) de los datos en uso, el nombre de la compañía a la cual corresponden y una descripción adicional sobre los datos. En la parte inferior derecha se despliega el identificador y el nombre completo del usuario que utiliza el sistema.

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Menú Principal:

• Datos: Funciones para mantenimiento de datos, sean archivos maestros o transacciones de uso bastante frecuente.

• Reportes: Reportes generales. Algunos reportes específicos se encuentran

encapsulados en ventanas de mantenimiento de los datos • Operaciones: Se utiliza para generar documentos, importación y agregado de datos

entre otras. • Tablas: Mantenimiento de tablas maestras de configuración y parámetros del sistema. • Archivos: Funciones de administración de la(s) Base(s) de Datos tales como selección

de la carpeta de datos, crear archivos, reconstruir archivos y respaldos. • Configuración: Administración de usuarios, grupos y derechos de acceso, cambio de

clave, opciones de visualización de ventanas y selección de la carpeta temporal para reportes.

• Acerca de: Acceso al sitio en internet de Análisis MBC, información de versión y

autoría del sistema. Botones de la barra de herramientas: Botón Ventana (Menú)

Mantenimiento de Activos (Datos – Activos)

Registro de documentos (Datos – Documentos)

Tipos de Cambio

Reduce el despliegue de la ventana principal a las secciones superior e inferior

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Muestra las ventanas que estén abiertas

Cambia el idioma Español Inglés

Salir (Datos – Salir)

4. Menú Datos 4.1 Datos - Activos

Mantenimiento del catálogo maestro de activos. Al ejecutar esta opción se despliega la siguiente ventana:

Columnar

• Código: Código de identificación del activo (identificador único). En Tablas-Parámetros-Código se define la estructura para este campo.

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• Nombre Español: Nombre del activo en español. • Nombre Inglés: Nombre del activo en inglés.

• Estado: Cuando cambia este dato.

General

• Descripción Español: Detalle adicional en español para el activo seleccionado. • Descripción Inglés: Detalle adicional en inglés para el activo seleccionado. • Modelo o Parte: Modelo o parte del activo.

• Número de Serie: Número de serie del activo.

• Póliza de Desalmacenaje: Número de póliza de aduana cuando el activo es

importado.

• Número de Placa: Código de identificación del activo a nivel interno de la empresa.

• Fecha: Fecha de compra del activo. La fecha puede ser ingresada directamente en este campo o bien el programa la actualizará cuando se registre la compra del activo en Datos-Documentos.

• Documento: Número de la factura de compra del activo. El número de documento

puede ser ingresado directamente en este campo o bien el programa lo actualizará cuando se registre la compra del activo en Datos-Documentos.

• Moneda: Moneda de facturación del activo, puede ser colones o dólares. Se podrá

definir manualmente la moneda en esta opción o bien el programa la actualizará cuando se registre el documento de compra del activo en Datos-Documentos.

• Clasificación Permite agrupar los activos según categorías o características en común, estas clasificaciones pueden variar según la necesidad de la compañía. Posicionado en el primer campo de cada clasificación presionando la tecla F9 o el botón se podrá consultar el detalle de cada tabla. Las clasificaciones podrán ser definidas por el usuario en Tablas-Parámetros-Clasificaciones.

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• Ubicación: Lugar donde estará o se asignará el activo. • Proveedor: Código y nombre del proveedor a quien se le compró el activo. • Clase: Definición de la clase del activo.

Valor Se define el valor de compra del activo en ambas monedas así como sus depreciaciones. El sistema calcula el valor en libros y la ganancia-perdida por venta del activo. El valor de compra puede ser ingresado en esta ventana o bien cuando se registre la compra en Datos-Documentos se actualizarán dichos valores históricos.

• Histórico: Valor de compra del activo. • Rescate: Valor residual del activo, es importante para el cálculo de la depreciación.

• Valor Histórico:

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o Valoraciones: Valor de compra del activo. o Depreciaciones: Monto de la depreciación del activo según su valor histórico.

• Revaluaciones:

o Valoraciones: Monto resultante de la aplicación de la revaluación de activos fijos. o Depreciaciones: Monto de la depreciación del activo según el valor de la

revaluación. • Aumento:

o Valoraciones: Monto resultante de la aplicación de las adiciones y mejoras en el activo.

o Depreciaciones: Monto de la depreciación del activo según el valor de la adición y mejora.

• Disminuciones:

o Valoraciones: Monto del valor en libros al momento de la liquidación o venta del activo.

o Depreciaciones: Monto total de la depreciación aplicada al valor histórico, revaluaciones y aumentos al momento de la liquidación o venta del activo.

• Total:

o Valoraciones: Sumatoria del valor histórico, revaluaciones, aumentos menos las disminuciones.

o Depreciaciones: Sumatoria de la depreciación del valor histórico, revaluaciones, aumentos menos las disminuciones.

• Ganancia o Pérdida: Monto resultante de la diferencia entre el valor de venta y el

valor en libros del activo.

• Valor en Libros: Valor resultante de la diferencia entre el Total Valoraciones y Total Depreciaciones.

Depreciación

• Fecha de Compra: Fecha de compra del activo. • Fecha de Cierre: Resulta al definir la fecha de compra más los años de vida útil.

• Valor Histórico: Valor de compra del activo.

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• Valor Rescate: Valor residual del activo. • Años Vida Útil: Cantidad de años de vida útil del activo. • Tipo Depreciación: Indica el tipo de depreciación a utilizar para el activo, puede ser

línea recta, suma de dígitos o saldo doblemente decreciente. • Año Actual: Indica el año de vida activo en relación a la fecha de compra. • Anual: Cálculo automático del monto de la depreciación anual del activo.

• Mensual: Cálculo automático del monto de la depreciación mensual del activo. • Diaria: Cálculo automático del monto de la depreciación diaria del activo.

Al presionar el botón se despliega un detalle de la depreciación del activo.

Contabilidad Se utiliza para definir las cuentas de integración para los distintos movimientos posibles del activo. Estas cuentas serán utilizadas al momento de definir los formatos de integración en Tablas-Integración.

Botones de la barra de herramientas: Botón Función Tecla

Primer activo [Inicio] / [Home]

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Página arriba [RePág] / [PgUp]

Activo anterior [↑]

Siguiente activo [↓]

Página abajo [AvPág] / [PgDn]

Último activo [Ultimo] / [End]

Ubicar el cursor en la última línea para agregar un registro

Insertar un registro [Insertar] / [Insert]

Eliminar activo fijo [Suprimir] / [Delete]

Reportes [Ctrl-R]

Movimientos por Activo

Permite acceder a la consulta de activos [Ctrl-F]

Repetir la última búsqueda realizada [F3]

Consulta de clasificaciones

Cambio de Idioma Español Inglés

Ayuda [F1]

Salir de la ventana [ESC]

4.2 Datos - Documentos

Permite el registro de los diferentes movimientos para los activos fijos

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Encabezado

• Número: Número del documento. • Fecha: Fecha de registro del documento. • Mes Corte Depreciaciones: Mes para el cual aplica la depreciación.

1. Moneda: Moneda para el registro del documento, Colones o Dólares.

2. Concepto: Detalle adicional que justifique la operación realizada. Se muestra en el

encabezado del documento.

• A.F. Actual: Descripción del activo seleccionado en el columnar 1 Columnar 1

• Código Activo: Código de activo sobre el cual se aplicará el movimiento. • Tipo Movimiento: Despliega los diferentes tipos de movimientos posibles para el

activo.

• Depreciación (Documentos): Calcula la depreciación total según el mes de corte de depreciaciones.

• Depreciación Valor Histórico: Calcula la depreciación sobre el monto del valor

histórico del activo, según el mes de corte de depreciaciones • Depreciación Revaluaciones: Calcula la depreciación sobre el monto de las

revaluaciones del activo, según el mes de corte de depreciaciones

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• Depreciación Adiciones y Mejoras: Calcula la depreciación sobre el monto de las adiciones y mejoras del activo, según el mes de corte de depreciaciones

• Revaluación: Aumenta el valor del activo aplicando un porcentaje de revaluación

sobre el valor en libros del activo, igualmente el usuario podrá digitar el monto de revaluación en caso de ser necesario. El porcentaje de revaluación se puede variar presionando la tecla F8 o el botón estando posicionado en el campo Monto Colones.

• Adiciones y Mejoras: Monto ingresado por el usuario que aumenta el valor del

activo.

• Pérdida de Valor: Disminuye el valor total del activo según el monto ingresado por el usuario.

• Venta: Venta del activo fijo, por tanto su valor en libros será cero.

• Liquidación: Cuando el activo queda obsoleto, se utiliza el movimiento tipo

liquidación para que su valor en libros sea cero. • Compra de Activo: Cuando se compra un activo fijo mediante esta opción se incrementa el valor histórico.

• Detalle: Campo para que el usuario digite alguna descripción adicional del

movimiento que realiza.

• Monto Colones: Valor del movimiento que se realiza en Colones.

• Tipo Cambio: Tipo de cambio de referencia al momento de registro del documento.

• Monto Dólares: Valor del movimiento que se realiza en Dólares. Columnar 2 Todo el contenido de este columnar se define en Tablas-Integración.

• Clase de Cuenta: Tipo de cuenta definido en el formato de integración. • Código: Código del cuenta contable definido en el formato de integración. • Detalle: Campo para que el usuario digite alguna descripción adicional para el

registro contable que realiza.

• Compañía: Código de la compañía o unidad operativa definido en el formato de integración.

• Débitos - Créditos: Monto calculado por el sistema como resultado del tipo de

movimiento seleccionado por el usuario.

• Tipo de Cambio: Tipo de cambio de referencia al momento del registro del documento.

Botones de la barra de herramientas: Botón Función Tecla

Primer documento. [Inicio] / [Home]

Primer documento de la sigla. [Ctrl-Inicio] / [Ctrl-Home]

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Documento anterior. [RePág] / [PgUp]

Siguiente documento. [AvPág] / [PgDn]

Último documento de la sigla. [Ctrl-End] / [Ctrl-Home]

Último documento. [Ultimo] / [End]

Nuevo documento.

Insertar una fila en el columnar1. [Insertar] / [Insert]

Eliminar una fila en el columnar1. [Suprimir] / [Delete]

Imprimir asiento contable.

Repetir la fila anterior estando posicionado en la columna código del activo en el columnar1. [F5]

Permite copiar un documento ya registrado en el directorio actual u otro directorio. [F6]

Cambiar número del documento

Eliminar el documento [Suprimir] / [Delete]

Muestra la ventana para el cálculo de la revaluación de los activos. [F8]

Consultas. [F9]

Cambia la moneda del columnar2 Colones Dólares.

Cambio de Idioma Español Inglés.

Ayuda. [F1]

Salir de la ventana. [ESC]

Copiar Documento [F6]: Permite copiar un documento existente, teniendo como fuente el directorio actual o bien otro directorio.

• Copiar de: Directorio fuente del cual se copiará el documento. • Cambiar: En caso de que el directorio propuesto por el sistema se distinto seleccionar el

botón para acceder a la ventana para cambio de directorio. • Tipo de Documento: Sigla del documento que se está copiando.

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• Número: Número del documento que se está copiando. • Tipo de Cambio: Se puede utilizar el tipo de cambio del que está copiando (Documento

Original) o bien el tipo de cambio de la fecha de registro del nuevo documento (Documento Nuevo).

• Buscar Documento: Presionando el botón se accede a la tabla que muestra los posibles documentos a copiar

Cambiar Número de Documento : Permite cambiar el número del documento seleccionado, evitando la redigitación del documento.

• Número Actual: Número de documento a cambiar. • Nuevo Número: Nuevo número de documento Porcentaje de Revaluación [F8]: En caso de que el porcentaje de revaluación asignado en Tablas-Parámetros-Valores, el usuario podrá variar dicho porcentaje mediante esta opción. El único campo a modificar es % Revaluación, los restantes son calculados por el sistema y no son editables.

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4.3 Datos – Tipos de Cambio

Permite el registro de los diferentes movimientos para los activos fijos 4.4 Datos – Reiniciar

Cerrar la ventana del menú principal y reiniciar el programa desde la ventana de ingreso. 5. Reportes - Generalidades 5.1 Reportes – Configuración Total enlace Activos Fijos ofrece al usuario varios reportes que pueden ser configurados (creados) en su totalidad: título, subtítulo, columnas, títulos de columnas, ancho de columnas, alineamiento de columnas, campos de agrupación y orden, rangos (filtros) y la posibilidad de imprimir o no el detalle de estos campos. Un reporte de configuración total presenta una ventana similar a la que se muestra a continuación:

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• Titulo: Título del reporte. • Subtítulo: Subtítulo del reporte. • Saldos: Permite listar los saldos de los campos revaluación, aumentos, disminuciones,

valoraciones, depreciación valor histórico, depreciación revaluaciones, depreciación aumentos, apreciación disminuciones, depreciación total, valor actual, en un periodo determinado y bien a la fecha de generación de reporte (actual).

• Orientación del papel: Vertical (portrait) u horizontal (landscape). • Incluir activos vendidos: Lista en el reporte activos que ya han sido vendidos. • Incluir activos valor libros cero: Lista en el reporte los activos cuyo valor en libros sea

cero. • Campos Disponibles – Columnas del Reporte: El usuario selecciona campos del cuadro de

campos disponibles y los mueve al cuadro de columnas del reporte, y así define las columnas que se listarán en el mismo. Así mismo, en cualquier momento puede eliminar columnas que no se requieran, regresándolas al cuadro de campos disponibles.

Mover campos del cuadro de campos disponibles al cuadro de columnas del reporte:

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- Arrastrando y pegando (drag and drop) cualquier campo del cuadro de campos disponibles al cuadro de columnas.

- Pulsando doble click sobre cualquier campo del cuadro de campos. - Seleccionando uno o varios campos (manteniendo pulsada la tecla Shift) del

cuadro de campos y pulsando el botón .

- Si se pulsa el botón se mueven todos los campos del cuadro de campos disponibles al cuadro de columnas del reporte.

Regresar campos (eliminar columnas) del cuadro de columnas del reporte al cuadro de campos disponibles:

- Arrastrando y pegando (drag and drop) cualquier campo del cuadro de columnas del reporte al cuadro de campos disponibles.

- Seleccionando uno o varios campos (manteniendo pulsada la tecla Shift) del

cuadro de columnas y pulsando el botón .

- Pulsando el botón se eliminan todos los campos del cuadro de columnas del reporte.

En el cuadro de columnas del reporte, el orden de arriba hacia abajo en que se ubican los campos seleccionados corresponde al orden de las columnas de izquierda a derecha en el reporte. Si se desea variar el orden de alguna columna se puede hacer con:

- Arrastrando y pegando (drag and drop) cualquier campo seleccionado y ubicándolo en la posición deseada.

- El botón mueve el campo seleccionado una posición hacia arriba (izquierda).

- El botón mueve el campo seleccionado una posición hacia abajo (derecha).

Para cada campo (columna) seleccionada se pueden definir algunos aspectos de su presentación en el reporte seleccionando el campo con el cursor y modificando las variables que aparecen en un cuadro a la derecha:

Campo: Nombre del campo seleccionado Título 1: Título de la columna (primera línea)

Título 2: Título de la columna (segunda línea)

Longitud: Ancho máximo de la columna medido en caracteres.

Decimales (sólo campos numéricos): Cantidad de decimales con que se desea

listar un número (default = 2).

Alineamiento: Posición en la que se alinea el texto de la columna: Izquierda, Derecha o Centrado.

Líneas (sólo campos de texto): Si está marcado y el texto no cabe en la longitud

de la columna divide el campo en varias líneas. Si no está marcado y el texto no cabe en la longitud de la columna, lo “corta” al ancho máximo.

Período: Aplica solamente para los campos revaluación, aumentos,

disminuciones, valoraciones, depreciación valor histórico, depreciación revaluaciones, depreciación aumentos, apreciación disminuciones, depreciación total, valor actual. El usuario podrá indicar si la información a listar corresponde a la fecha de reporte (actual), un rango de fechas (período) o bien al inicio o final del período.

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• Campos Disponibles – Agrupación/Orden: El usuario selecciona campos del cuadro de

campos disponibles y los mueve al cuadro de Agrupación/Orden y define la forma en que saldrá agrupado y ordenado el reporte. Los campos de más arriba definen los grupos, y el último campo define el orden en que aparecen los activos. Por ejemplo, si se desea emitir un reporte agrupado por ubicación de los activos y que dentro de cada ubicación los activos aparezcan en orden alfabético, se seleccionan los campos: Ubicación o Desc. Ubicación y luego el campo Nombre Español.

Mover campos del cuadro de campos disponibles al cuadro de Agrupación/Ordendel reporte:

- Arrastrando y pegando (drag and drop) cualquier campo del cuadro de campos disponibles al cuadro de Agrupación/Orden.

- Pulsando doble click sobre cualquier campo del cuadro de campos disponibles - Seleccionando uno o varios campos (manteniendo pulsada la tecla Shift) del

cuadro de campos y pulsando el botón . Regresar campos (eliminar agrupaciones) del cuadro de Agrupación/Orden al cuadro de campos disponibles:

- Arrastrando y pegando (drag and drop) cualquier campo del cuadro de columnas del reporte al cuadro de campos disponibles.

- Seleccionando uno o varios campos (manteniendo pulsada la tecla Shift) del

cuadro de Agrupación/Orden y pulsando el botón .

- Pulsando el botón se eliminan todos los campos del cuadro de Agrupación/Orden.

Para cada campo o llave del cuadro de Agrupación/Orden se puede definir en el recuadro a la derecha de la lista:

Campo: Nombre del campo seleccionado. Valor Inicial: Valor inicial deseado.

Valor Final: Valor final deseado.

Para que un registro aparezca en el reporte, el valor del campo debe ser mayor o igual al Valor Inicial y menor o igual al Valor Final.

Detalle: Indica si se listan los registros correspondientes a la agrupación (títulos de grupo y subtotales) o al orden (activos).

Ejemplo: Si se desea emitir un reporte donde aparezcan los totales por ubicación, más no el detalle de activos por ubicación se seleccionan los campos Ubicación y Código, marcando al primero el atributo “Detalle” y desmarcando al Código dicho atributo.

Otros Botones:

Botón Función

Emitir una vista previa de la forma en que se visualizará el reporte de acuerdo a las columnas seleccionadas y formatos asignados a éstas

Guardar la definición del reporte actual para uso posterior

Recuperar un reporte previamente configurado

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Vista Previa (Botón ): Ejemplo de vista previa, en esta no se despliega información como tal, únicamente la forma en que se visualizaría el reporte.

Guardar definición de reporte (Botón ): Permite almacenar la definición del reporte actual para uso posterior. Estas definiciones se guardan en la carpeta definida en “Directorio de Reportes:” en Tablas – Parámetros – Directorios. Se recomienda que ésta sea una carpeta fácilmente identificable o que sea la misma carpeta de datos para que sea respaldada constantemente, y así, en caso de algún contratiempo, no se pierdan las definiciones de reportes almacenadas. Al pulsar el botón “Guardar” aparece la siguiente ventana:

Encabezado: • Directorio: Directorio donde se almacenan las definiciones de datos. • Archivo: Nombre corto del archivo (8 caracteres) de definición del archivo. Si el

archivo fue creado previamente, el sistema propone el nombre que tenía, caso contrario, este campo aparece en blanco para que el usuario lo digite. Las definiciones de reportes aparecen en la respectiva carpeta con el nombre corto y la extensión CMC para los reportes configurables de activos.

Columnar:

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Lista de archivos guardados previamente, si se selecciona uno de ellos y se pulsa OK, se reemplaza (previa confirmación) la configuración previa con la configuración actual.

• Archivo: Nombres cortos de archivos almacenados. • Descripción: Título de los reportes almacenados.

• Detalle: Subtítulo de los reportes almacenados.

Si se desea eliminar algún reporte configurado previamente, se selecciona en la lista

(columnar) y se pulsa el botón .

Recuperar reporte (Botón ): Recuperar un reporte previamente configurado. Despliega la misma ventana que muestra “Guardar” para que el usuario seleccione entre los reportes existentes.

5.2 Reportes – Configuración Parcial En casi todos los reportes fijos (columnas) que ofrece el sistema y algunas operaciones, es posible configurar la agrupación/orden de ellos. Se despliega una ventana similar a la siguiente, y el usuario selecciona los grupos, orden del reporte, valores iniciales y finales y detalle, de la misma forma que se hace en la sección de Campos Disponibles – Agrupación/Orden de los reportes de configuración total.

5.3 Reportes – Visor de Reportes Todos los reportes del sistema aparecen en pantalla en el visor de reportes, de forma similar a la siguiente ventana:

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Botones de las barras de navegación y barra de tareas:

Botón Función Tecla

/ Retroceder / Avanzar una línea en la página actual (barra de desplazamiento vertical) ↑ / ↓

/ Desplazar la ventana hacia la izquierda / derecha (barra de desplazamiento horizontal)

← / →

Primera página (barra de herramientas inferior) [Ctrl] + [Inicio] / [Home]

Página anterior (barra de herramientas inferior) [Ctrl] + [RePág] / [PgUp]

Siguiente página (barra de herramientas inferior) [Ctrl] + [AvPág] / [PgDn]

Ultima página (barra de herramientas inferior) [Ctrl] + [Fin] / [End]

Imprimir el reporte (total, rango de páginas, bloque selec-cionado). Previamente se muestra el diálogo estándar de impresión de Windows.

Configurar impresión: diálogo estándar de Windows para configurar tamaño de papel, orientación de la impresión (vertical/horizontal) y propiedades de la impresora

Pone el cursor en forma de lupa (default) lo cual permite alejar (zoom-out) o acercar (zoom-in) el reporte al hacer click sobre éste

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Crear o eliminar marcas para imprimir una sección del reporte. Se hace click en el botón y el cursor se pone en forma de ↔, con él, se marca el inicio y el final del bloque que se desea imprimir, y luego se activa el botón de impresión y se indica que se va a imprimir el bloque seleccionado (Selección / Selection). Si se desea deshacer el bloque marcado, se hace click en el botón otra vez

Configuración del reporte

Exportar a ASCII. Se abre un diálogo estándar windows para guardar. Una vez que el usuario ha especificado la ruta y el nombre del archivo, queda en formato texto con las columnas delimitadas con ; lo cual hace posible cargarlo desde aplicaciones de hoja electrónica o base de datos

Exportar el reporte a Microsoft Excel. Si se tiene un bloque marcado, sólo se exporta la porción marcada.

Guardar el reporte para recuperarlo posteriormente

Enviar el reporte por correo electrónico

Cambiar idioma Español Inglés

Permite señalar la línea del reporte donde se haga click con una sombra para dar mejor seguimiento en reportes muy anchos

Salir del visor de reportes [ESC]

Configurar reporte (Botón ):

Configurar algunos detalles de visualización del reporte actual:

1. Tipo de Letra:

• Estilo: Fuente (font) o estilo de letra del reporte.

• Tamaño: Tamaño de la letra. • Ancho: Factor por el que se multiplica el ancho promedio del estilo/tamaño de la letra

seleccionada para calcular el ancho de las columnas del reporte. A mayor ancho, las columnas se amplían, a menor ancho, las columnas se reducen.

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• Sombreado Interlínea: Si está marcado el reporte aparece y se imprime con líneas sombraeadas / no sombreadas alternas. Esto es bien útil para examinar el reporte en pantalla, sin embargo, imprimir de esta forma produce un mayor consumo de tinta.

2. Márgenes:

• Izquierdo: Medida del margen izquierdo (en pulgadas).

• Derecho: Medida del margen derecho (en pulgadas). • Superior: Medida del margen superior (en pulgadas). • Inferior: Medida del margen inferior (en pulgadas).

3. Pie de Página:

• Fecha / hora: Indica si aparece la fecha y hora al pie de cada página.

• Número página: Indica si se numeran las páginas. • Ancho Línea: Ancho (en puntos) de la línea que separa el cuerpo del reporte de los datos

del pie de página.

4. Formato Números:

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• Negativos: Forma en que se presentan los números negativos:

- Despliega negativos sin signo menos y color rojo: -123.00 123.00 - Despliega negativos usando paréntesis: -123.00 (123.00) - Despliega negativos sin paréntesis: -123.00 -123.00

6. Menú Reportes 6.1 Reportes – Activos

Reporte totalmente configurable por el usuario. Este reporte permitirá listar los activos requeridos por el usuario así como los saldos en un período determinado o bien a la fecha de reporte. 6.2 Reportes – Activos Liquidados

Mediante este reporte se podrán listar todos los activos que han sido liquidados. El usuario podrá delimitar el rango de los activos haciendo uso de los campos: Del Activo y al Activo.

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6.3 Reportes – Movimientos por Número

A través del reporte de movimientos por número se listarán todos los documentos digitados en el sistema para un período determinado, para un tipo de documento, para una selección de documentos o para todos los tipos de documentos.

General • Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se listarán los documentos.

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• Fecha Final: Fecha hasta la cual se listarán los documentos.

• Concepto: Muestra el detalle digitado por el usuario al ingresar el documento.

• Tipo Despliegue: Forma de listar los documentos del reporte. o Detalle: Muestra todo el detalle completo del documento (activos, tipo de

movimiento, monto) o Tots. x Doc.: Muestra el total por número de documento sin listar el detalle del

mismo. o Tots. x Sigla: Muestra el total por sigla de documento si listar el número del

documento y el detalle del mismo.

• Moneda: Moneda de presentación del reporte, Colones o Dólares. Columnar

• Tipo: El sistema propone 000 (triple cero) lo que equivale a listar todos los tipos de

documentos existentes, estando posicionado en el campo y presionando la tecla F9 podrá acceder a la tabla de documentos o bien podrá digitar la sigla de documento requerida.

• Descripción: Nombre que identifica el tipo de de documento. • Num. Inicial: Además de indicar el tipo de documento el usuario puede definir un número

inicial a partir del cual se listarán los movimientos. • Num. Final: Además de indicar el tipo de documento el usuario puede definir un número

final para delimitar los movimientos a listar en el reporte. Si se deja zzzzzzzzzz en este campo el sistema interpreta este valor como el último número del documento o documentos.

6.4 Reportes – Movimientos por Activo

Genera para un activo fijo o rango de activos todos lo movimientos mantenidos en un período determinado, además permite listar los documentos detallados, los activos vendidos y liquidados.

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• Del Activo – Al Activo: Selección de rango de los activos fijos a listar en el reporte. • Fecha Inicial – Fecha Final: Período para delimitar los movimientos a generar en el

reporte. • Detalle: Muestra todo el detalle completo del documento (activos, tipo de movimiento,

monto) • Incluir Activos Vendidos: Lista en el reporte activos que ya han sido vendidos. • Incluir Activos con Valor Libros Cero: Lista en el reporte los activos cuyo valor en libros

sea cero. • Moneda: Moneda de presentación del reporte, Colones, Dólares o Ambas.

6.5 Reportes – Bitácora

Reporte configuración parcial por el usuario. Toda acción del usuario que signifique alterar (agregar, modificar o eliminar) información es registrada en la bitácora del sistema. El reporte de bitácora tiene como objeto permitir a la administración o a la auditoría dar seguimiento a estas operaciones.

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Los campos disponibles para este reporte son:

• Fecha: Fecha al momento del registro del documento.

• Hora: Hora al momento del registro del documento.

• Tipo de Dato: Permite listar el reporte según sea el tipo de dato:

A= Activos. D= Documentos. O= Operaciones.

• Activo: Código del activo a listar en bitácora.

• Documento: Número del documento a listar en bitácora.

• Fecha del Doc.: Fecha con la cual se guardó el documento.

• Activo del Doc.: Código del activo que está en el documento

• Operación: Para cada opción, se permite seleccionar la operación específica que significa un cambio en la información del sistema.

001= Crear activo. 002= Modificar activo. 003= Eliminar activo. 004= Modificar clasificación.

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7. Menú Operaciones 7.1 Operaciones – Generar Documentos

Permite la generación de documentos de activo fijo en forma masiva y para un período determinado de manera similar al registro manual en Datos-Documentos

• Tipo Documento: Tipo de movimiento a realizar con los activos fijos

• Depreciación (Gen. Docs.): Genera el asiento de depreciación según el mes de corte de depreciaciones. • Revaluación: Aumenta el valor del activo en relación al monto del valor libros mantenido a la fecha de esta operación y el porcentaje de revaluación indicado. • Adiciones y Mejoras: Incrementa el valor del activo al doble del valor libros mantenido a la fecha de esta operación. • Disminución de Valor: Deja en cero el valor libros del activo. • Venta: Deja en cero el valor libros del activo.

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• Liquidación por Desecho: Deja en cero el valor libros del activo.

• Número: Número del documento con el cual se guardará el tipo de documento.

• Fecha: Fecha de registro del documento.

• Corte Depreciaciones: Mes para el cual aplica la depreciación. • % Reval: Valor del porcentaje de revaluación para los activos.

• Moneda: Moneda para el registro del documento, Colones o Dólares. • Verifica Rango de Vida de los Activos: Verifica que los activos incluidos en la operación

aún tengan años de vida útil. • Concepto: Detalle adicional que justifique la operación realizada. Se muestra en el

encabezado del documento. • Detalle: Detalle adicional que justifique la operación realizada. Se muestra por línea del

documento. • Del Activo – Al Activo: Selección de rango de los activos fijos para los cuales aplica la

operación seleccionada. 7.2 Operaciones – Importar Activos

Por medio de esta opción se podrán importar los activos fijos y toda su información relacionada, a través de un archivo extensión CSV generado por Excel.

• Delimitador: Indica si el archivo extensión CSV está delimitado por comas (,) o punto y

coma (;).

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• Archivo: Presionando el botón permite ubicar el archivo para la importación de los activos.

• Reemplaza: Si el archivo de importación tiene un código de activo que ya existe en

enlace Activos Fijos y se marca esta opción entonces se reemplazará al activo existente en enlace.

• Estructura: Al presionar el botón se despliega una ventana que detalla la estructura que debe mantener el archivo de importación.

7.3 Operaciones – Importar Documentos

Por medio de esta opción se podrán importar documentos de activos fijos a través de un archivo extensión CSV generado por Excel.

• Delimitador: Indica si el archivo extensión CSV está delimitado por comas (,) o punto y

coma (;).

• Archivo: Presionando el botón permite ubicar el archivo para la importación de los activos.

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• Número: Número del documento de activo fijo. • Fecha: Fecha de registro del documento. • Corte Depreciaciones: Mes para el cual aplica la depreciación. • Moneda: Moneda para el registro del documento, Colones o Dólares. • Concepto: Detalle adicional que justifique la operación realizada. Se muestra en el

encabezado del documento.

• Estructura: Al presionar el botón se despliega una ventana que detalla la estructura que debe mantener el archivo de importación.

• Revisión: Al presionar el botón revisa la estructura del archivo de importación creado por el usuario.

7.4 Operaciones – Agregar

Con la opción se pueden agregar movimientos de activos fijos de otros directorios de datos, siempre y cuando mantengan estructura idénticas.

• Directorio Fuente: Ubicación del directorio del cual se quieren agregar los datos.

Presionando el botón se puede acceder a la venta de selección de directorio. • Fecha Inicial – Ficha Final: Indica el rango de fechas válido para la importación de los

movimientos.

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7.5 Operaciones – Cambio de Código

Cuando se requiera cambiar el código de un activo fijo y conservar todos sus movimientos, mediante la opción de cambio de código se puede realizar dicha acción.

• Código Anterior: Activo actual que requiere el cambio de código.

• Código Nuevo: Nuevo código para el activo que requiere el cambio. 7.6 Operaciones – Cambio de Clasificaciones

Cuando se crea un activo se le asignan diferentes clasificaciones, cuando el usuario requiera hacer un cambio estas para varios activos fijos puede hacerlo mediante esta opción de sistema.

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General • Ubicación: Descripción de la ubicación indicada en el columnar.

• Proveedor: Descripción del proveedor indicado en el columnar. • Clase: Descripción de la clase indicada en el columnar. Columnar • Código: Código del activo al cual se le necesita cambiar las clasificaciones.

• Ubicación: Código actual-nuevo de la ubicación del activo.

• Proveedor: Código actual-nuevo del proveedor del activo.

• Clase: Código actual-nuevo de la clase de activo.

Botones de la barra de herramientas: Botón Ventana (Menú)

Guarda los cambios en las clasificaciones de activos

Cambia el idioma Español Inglés

Ayuda

Salir

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8. Menú Tablas 8.1 Tablas – Ubicaciones, Proveedores, Clases…

Las primeras opciones que se muestran en el menú de Tablas hasta la opción de documentos con las tablas de clasificación para los activos, todas ellas se configuran (Tablas-Parámetros-Clasificaciones) y operan de la misma forma.

Columnar: Código: Permite identificar el contenido de cada tabla.

• Descripción (español): Describe es español los diferentes códigos contenidos en la tabla. Descripción (inglés): Describe es inglés los diferentes códigos contenidos en la tabla.

Botones de la barra de herramientas: Botón Función Tecla

Ubicar el cursor en la última línea para agregar un registro

Insertar un registro [Insertar] / [Insert]

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Eliminar registro [Suprimir] / [Delete]

Lista el contenido de la tabla [Ctrl-R]

Permite acceder a la consulta [Ctrl-F]

Repetir la última búsqueda realizada [F3]

Cambio de Idioma Español Inglés

Ayuda [F1]

Salir de la ventana [ESC] 8.2 Tablas – Documentos

Permite crear las diferentes siglas de documentos para poder registrar los movimientos de los activos, si el sistema está integrado a la contabilidad entonces las siglas deben estar definidas previamente en enlace Contabilidad.

Sigla: Tipo de documento para registro de los movimientos de activos.

• Descripción: Describe la sigla creada para el registro de los movimientos de activos.

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Botones de la barra de herramientas: Botón Función Tecla

Ubicar el cursor en la última línea para agregar un registro

Insertar un registro [Insertar] / [Insert]

Eliminar registro [Suprimir] / [Delete]

Lista el contenido de la tabla [Ctrl-R]

Permite acceder a la consulta [Ctrl-F]

Repetir la última búsqueda realizada [F3]

Cambio de Idioma Español Inglés

Ayuda [F1]

Salir de la ventana [ESC] 8.3 Tablas – Integración

Los diferentes movimientos para los activos fijos pueden integrarse el sistema enlace Contabilidad, mediante esta opción se podrán definir los formatos de los asientos contables.

Encabezado: Documento: Indica el tipo de movimiento a realizar con el activo.

• Código Actual: Muestra el código y descripción de la cuenta contable detallada en el

columnar. Columnar:

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• Tipo de Cuenta: Según sea el tipo de documento así serán los tipos de cuentas relacionados. El propósito es asignarle a cada tipo de cuenta un código contable para efectos de crear un formato de integración que permita generar los asientos contables.

• Depreciación (Gen. Docs.):

• Depreciación (Documentos):

• Revaluación Digitada:

• Revaluación Automática:

• Adiciones y Mejoras:

• Disminuir Valor:

• Venta:

• Liquidación por Desecho:

• Compra Activo:

• Código: Tipo de documento para registro de los movimientos de activos. • Compañía: Permite ingresar el código de compañía o unidad operativa de contabilidad. • Detalle: Detalle adicional por cada línea del documento que justifique el tipo de

movimiento realizado. • Refer.: Depende del tipo de cuenta contable (Saldo, Corriente). Si es Saldo solamente se

podrá seleccionar referencia Normal, si la cuenta es Corriente el usuario podrá elegir entre referencia Vence o Aplica.

• Monto: Permite indicar si monto del asiento contable será un Débito o Crédito.

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8.4 Tablas – Parámetros

Mantenimiento de diversos parámetros de configuración del sistema.

Código: • Número de Dígitos: Cantidad de dígitos para el código del activo fijo.

• Estructura: Formato en que la identificación será desplegada (lectura) en pantalla y en

reportes. Para incluir un guión, se ubica el cursor en la posición deseada y se digita un guión, o bien, se hace click en la posición deseada. Para eliminar un guión, se ubica el cursor en el guión que se desea eliminar y se utiliza la tecla [← Bk Sp] o [Delete / Suprimir].

• Solo Números: Si esta marca está activa, el código solamente podrá tener números. • Nombre del Código (español): Nombre en español que se desplegará en el columnar de la

ventana de activos para la columna del código. • Nombre del Código (inglés): Nombre en inglés que se desplegará en el columnar de la

ventana de activos para la columna del código. • Eliminar Activos en 0.00 que Tengan Movimientos: Permite la eliminación de activos

fijo que tengan movimiento pero que su valor en libros sea cero.

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Fechas: Fechas generales del sistema.

• Fecha de cierre: Fecha de cierre del año fiscal. En Costa Rica, el año fiscal está comprendido entre el 01 de octubre y el 30 de setiembre, este período puede variar según la empresa.

• Rango global de fechas para reportes: Definición de un rango de fechas que se utiliza para proponerlo en reportes que se emiten por rango de fechas.

o Desde: Fecha inicial del rango.

o Hasta: Fecha final del rango.

o Activo para reportes: Si está marcado, el sistema propone el rango en aquellos

reportes que utilizan rangos de fechas.

• Rango global de fechas para documentos: Definición de un rango de fechas que se utiliza para validar registros de información.

o Desde: Fecha inicial del rango.

o Hasta: Fecha final del rango.

o Activo para registro: Si está marcado, el sistema impide que usuarios incluyan,

modifiquen o eliminen registros cuya fecha esté fuera del rango indicado. Valores:

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• % Revaluación: Indica el porcentaje que propondrá el sistema al momento de realizar una revaluación de activos.

• Liquidación y Ventas reversa acumuladores de activos: Cuando se realice una

venta o liquidación de activos sus acumuladores será reversados. Clasificaciones: Permite la creación de las diferentes clasificaciones para los activos fijos

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• Descripciones: Brinda la opción para digitar las descripciones de las clasificaciones tanto en español como inglés así como singular y plural.

• Formato: Formato en que la identificación será desplegada (lectura) en pantalla

y en reportes. Presionar el botón para acceder a la ventana de Formato del Código.

• Número de Dígitos: Cantidad de dígitos para la tabla de clasificación • Estructura: Formato en que la identificación será desplegada (lectura) en

pantalla y en reportes. Para incluir un guión, se ubica el cursor en la posición deseada y se digita un guión, o bien, se hace click en la posición deseada. Para eliminar un guión, se ubica el cursor en el guión que se desea eliminar y se utiliza la tecla [← Bk Sp] o [Delete / Suprimir].

• Solo Números: Si esta marca está activa, el código solamente podrá tener

números. Directorios: Se utiliza para definir los directorios de integración y generación de reportes.

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• Directorio de reportes: Carpeta donde se almacenan las definiciones de reportes configurables. Se recomienda utilizar la carpeta de datos o una sub-carpeta de esta, a fin de que dichas definiciones sean respaldadas cuando se realicen respaldos de datos.

• Integración activa: Habilita la integración con enlace Contabilidad.

• Directorio de contabilidad: Carpeta de datos del sistema enlace Contabilidad

donde se almacenarán los registros contables generados por enlace Activos Fijos.

• Generar asiento de contabilidad resumidos: Al seleccionar este parámetro se logran agrupar los activos fijos por cuenta de integración de modo que el asiento se muestra resumido.

En todos los casos, para invocar la ventana de búsqueda de directorios o carpetas se

utiliza el botón o la tecla [F9]. 8.1 Tablas – Identificación

Identificación de la organización a la cual pertenecen los datos de la carpeta actual. El sistema presenta la siguiente ventana

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• Empresa: Nombre breve de la organización para la ventana principal, identificación de carpeta de datos y reportes.

• Unidad de datos: Descripción de los datos contenidos en la carpeta actual.

• Razón social: Nombre completo de la organización tal y como está registrado en

las actas de constitución o inscripción legal de la misma.

• Cédula jurídica: Número de cédula jurídica de la organización.

• Dirección: Dirección física de las oficinas o sitio de operaciones de la organización.

• Teléfonos: Hasta tres números de teléfono de la organización.

• Fax: Número de fax de la organización.

• Código postal: Dirección postal (oficina de correos) de la organización.

• Sitio web: Dirección de la página web (en internet) de la organización.

• E-mail: Dirección de correo electrónico de la organización.

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9. Menú Archivos 9.1 Archivos – Directorio de Datos

Selección del directorio o carpeta actual de datos Despliega la siguiente ventana:

• Disco: Unidad de disco actual. Para cambiar a otra unidad de disco se abre el combo haciendo click en la y seleccionando la unidad deseada.

• Columnar de carpetas: Despliega las carpetas de la unidad actual o subcarpetas

de la carpeta actual.

• Directorio: Nombres de las carpetas.

• Empresa: Si en la carpeta hay datos de enlace Activos Fijos se despliega el nombre de la empresa definida en Tablas-Identificación.

• Descripción: Si en la carpeta hay datos de enlace Activos Fijos se despliega la descripción e la carpeta definida en Tablas-Identificación

Acciones:

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Acción Descripción Cambiar de disco Utilizar el combo Disco

Abrir carpeta Colocar el cursor en la carpeta que se desea abrir y pulsar la tecla [ENTER] Hacer doble click en la carpeta que se desea abrir

Cerrar carpeta y regresar al nivel anterior en el árbol de carpetas

Hacer click en el botón . Si está en el primer nivel de la unidad de disco, este botón aparece deshabilitado.

Crear una nueva carpeta

• Hacer click en el botón , esto creará una carpeta llamada Directorio Nuevo x o DirNuex.

• Ubicar el cursor en la nueva carpeta y hacer un click en esta o pulsar la tecla [F2]

• Escribir el nombre que desea dar a la nueva carpeta y pulsar [ENTER]

Una vez creada y nombrada la carpeta, esta debe ser habilitada para almacenar datos lo cual se hace en Archivos-Estructuras

Borrar una carpeta

Hacer click en el botón . Si la carpeta contiene archivos de datos de enlace Activos Fijos, el sistema lo indicará al usuario y pedirá confirmación antes de borrar. Resulta complicado recuperar una carpeta borrada, por lo que el usuario debe estar bien seguro de que desea hacerlo antes de confirmar esta acción.

Cuando se abre una carpeta de red en la que el usuario no tiene derechos de acceso o una unidad de disco que no tiene medio magnético, el sistema despliega un mensaje que indica “Unidad no accesible”.

• Directorio de datos actual: Despliega la carpeta, el nombre de la empresa (si hay

datos del sistema), y la descripción (si hay datos del sistema) del directorio de datos en que se encontraba el sistema antes de ingresar a la opción de seleccionar directorio.

• Cambiar a: Despliega la carpeta en la que el usuario se encuentra ubicado en

cada momento como resultado de las acciones de navegación (cambiar disco, abrir carpeta, cerrar carpeta) que haya ejecutado.

Para confirmar que se desea cambiar a la carpeta seleccionada y regresar al menú principal

se utiliza el botón , mientras que para ignorar la carpeta seleccionada y

simplemente regresar a la ventana principal, se utiliza el botón . 9.2 Archivos – Reconstruir

Reconstruir archivos de datos (índices) que pueden dañarse por motivos externos al sistema tales como: interrupciones en el fluido eléctrico, el usuario apaga o reinicia el computador o

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servidor cuando hay archivos del sistema abiertos o daños físicos en la unidad de disco donde se almacenan los datos. Normalmente, no se requiere ejecutar esta opción, pero ante los siguientes errores es conveniente utilizarla:

• ERROR 02: ARCHIVO DAÑADO • ERROR 04: ARCHIVO DAÑADO • ERROR 06: INDICE INVALIDO • ERROR 07: INDICE INCORRECTO • ERROR 14: PREIMAGEN INACCESIBLE • ERROR 15: PREIMAGEN INACCESIBLE • ERROR 19: ARCHIVO SERIAMENTE DAÑADO • ERROR 56: INDICE INCOMPLETO

Cuando el sistema presenta algún error en un archivo, indica su nombre. Resulta conveniente anotarlo para que no tener que reconstruir todos los archivos, ya que esta función tiene una duración proporcional a la cantidad de registros que tenga almacenados cada archivo. Presenta la siguiente ventana:

Cada casilla corresponde a un archivo. El usuario puede marcar (activar) únicamente aquel(los) que necesite reconstruir. Botones:

Botón Función

Marcar (activar) todos los archivos

Desmarcar (inactivar) todos los archivos

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Invertir la selección de archivos. Todos los que estaban marcados (activos), quedan desmarcados (inactivos) y viceversa.

Confirmar la reconstrucción de los archivos marcados (activos). Cuando esto sucede, el sistema muestra en la parte inferior de la pantalla, el nombre del archivo y el porcentaje de avance de la reconstrucción en forma numérica y gráfica. Al finalizar, regresa al menú principal.

Cancelar la operación y regresar al menú principal

9.3 Archivos – Estructuras

Crear nuevos archivos de datos. Presenta la siguiente ventana:

Botones:

Botón Función

Marcar (activar) todos los archivos

Desmarcar (inactivar) todos los archivos

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Invertir la selección de archivos. Todos los que estaban marcados (activos), quedan desmarcados (inactivos) y viceversa.

Confirmar la creación de los archivos marcados (activos). Cuando esto sucede, el sistema muestra en la parte inferior de la pantalla el nombre del archivo que se está creando. Si el sistema detecta que en la carpeta de datos actual hay archivos de datos de enlace Activos Fijos, muestra una advertencia y pide confirmación antes de proceder, ya que esta operación BORRA POR COMPLETO cualquier dato previamente registrado de forma IRRECUPERABLE.

Cancelar la operación y regresar al menú principal

9.4 Archivos – Reactualizar Saldos

Cuando alguno de los acumuladores de los activos no muestre correctamente la suma de los documentos que lo afectan, esta opción de reactualización soluciona le problema.

9.5 Archivos – Borrar Saldos

Conserva la estructura, configuración y lista de activos fijos del directorio de datos, pero elimina todos los documentos registrados.

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10. Menú Configuración 10.1 Configuración - Seguridad

Configuración de usuarios, grupos de usuarios y derechos de acceso al sistema individual o grupal. Despliega la siguiente ventana:

Columnar superior (usuarios): • Usuario: Nombre breve (máximo de 20 caracteres) de identificación de cada usuario.

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• Nombre: Nombre completo del usuario. • Descripción: Descripción del puesto del usuario dentro de la organización o de su rol

como usuario del sistema. Columnar inferior (grupos): • Grupo: Nombre breve (máximo de 20 caracteres) de identificación de cada grupo. • Descripción: Descripción de las características o roles de los usuarios del grupo. Botones: Botón Función Tecla

Posicionar el cursor en la última fila del columnar para agregar un registro [Ultimo] / [End]

Insertar un registro [Insertar] / [Insert]

Eliminar el registro actual [Suprimir] / [Delete]

Reporte de usuarios / grupos, según el columnar en el que se encuentre el cursor

Propiedades usuario actual / Propiedades del grupo actual [F5]

Copiar usuario / grupo actual

Cambiar el identificador del usuario / grupo actual

Cambiar el directorio de datos o directorio temporal a usuarios

Ayuda [F1]

Salir de la ventana y regresar al menú principal [ESC]

Propiedades del usuario actual (botones ):

Definición de diversos atributos para cada usuario, a saber: clave de acceso, políticas de cambio y expiración de la clave, directorio de datos, grupos y derechos de acceso al sistema. Presenta la siguiente ventana:

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• Usuario: Identificación y nombre completo del usuario al cual se configuran sus

propiedades (para información). • Clave de acceso: Clave de acceso al sistema del usuario actual.

• Confirmación de clave de acceso: Para confirmar la clave de acceso indicada en el

campo anterior. Para que la clave de acceso sea aceptada por el sistema, debe ser idéntica en ambos casos.

La clave de acceso debe ser de longitud mayor o igual a 2 caracteres y menor o igual a 20 caracteres. No hay que preocuparse por el uso de letras mayúsculas o minúsculas, para este efecto, el sistema las considera iguales. De la misma manera, la clave de acceso puede incluir número u otros caracteres. Cuando el SUPERVISOR del sistema crea un usuario nuevo, no es necesario definir de inmediato su clave de acceso, el sistema la define en forma automática utilizando el mismo identificador que se le asignó al usuario, y la primera vez que este ingresa al sistema, se le pide que cambie su clave (en tanto se mantenga activo el indicador “Debe cambiar la clave en el siguiente acceso”). • No puede cambiar su clave de acceso: Si está activo, el usuario no podrá cambiar su

clave de acceso, únicamente lo podría hacer el SUPERVISOR. • Debe cambiar la clave en el siguiente acceso: Si está activo, indica que la próxima

vez que el usuario ingrese al sistema, se le solicitará que cambie la clave.

• Clave de acceso expira: Expiración de la clave de acceso.

- Nunca: Si está activo, indica que la clave de acceso no expira, o sea, la misma se mantiene vigente hasta que el usuario la cambie si tiene permiso para hacerlo. Si no está activo, se le define un periodo (días), al fin del cual, el programa le solicitará que cambie de clave.

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- Cada días: Plazo en que la clave de acceso se mantiene vigente. Cada vez que finalice ese periodo, el usuario tendrá que cambiar su clave de acceso.

- Próxima fecha: Indica la próxima fecha en que el usuario debe cambiar la clave

de acceso.

• Directorio de datos: Directorio de datos sobre el cual se definen los derechos de acceso del usuario. Si el sistema trabaja en varios directorios de datos, los usuarios pueden tener distintos derechos en cada uno de ellos. Puede digitarse el directorio o bien hacer uso de la función para seleccionar directorios de datos, utilizando el botón

.

• Botón : Asignación de los grupos a los cuales pertenece el usuario en el directorio de datos. Despliega la siguiente ventana:

- Usuario: Identificación y nombre completo del usuario al cual se configura los

grupos a que pertenece (para información). - Grupos disponibles: Lista de grupos disponibles para asignar al usuario.

- Grupos asignados: Lista de grupos a los que pertenece el usuario.

El simple hecho de indicar que un usuario pertenece a determinado grupo, hace que el mismo adquiera todos los derechos de acceso que han sido definidos para el grupo. Si el usuario pertenece a dos grupos cuyos derechos sobre determinada(s) opción(es) del sistema son distintos, prevalece aquel derecho que le otorga mayores privilegios. Por ejemplo si pertenece a un grupo donde el derecho sobre los Datos-Activos es de Lectura (consulta) y a otro grupo donde el derecho sobre esa misma función es de Lectura-Escritura, prevalece este último. Hay dos grupos fijos en el sistema:

ADMINISTRACION: Usuarios con acceso total y permiso para administrar la seguridad.

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TODO USUARIO: Usuarios con acceso mínimo (ingresar, salir, cambiar clave), salvo que un usuario del grupo de ADMINISTRACION los amplíe.

Para indicar que un usuario pertenece a un grupo hay varias formas: i) Señalando con el cursor el(los) grupo(s) deseado(s) en la lista de grupos

disponibles y haciendo click en el botón . ii) Señalando con el puntero del mouse el grupo deseado en la lista de grupos

disponibles y haciendo doble click.

iii) Arrastrando con el mouse (drag) el grupo deseado de la lista de grupos disponibles y soltándolo (drop) en la lista de grupos asignados.

Para eliminar la pertenencia de un usuario a un grupo hay varias formas similares: i) Señalando con el cursor el(los) grupo(s) que va(n) a ser excluido(s) en la lista

de grupos asignados y haciendo click en el botón . ii) Señalando con el puntero del mouse el grupo que va a ser excluido en la lista

de grupos asignados y haciendo doble click.

iii) Arrastrando con el mouse (drag) el grupo excluido de la lista de grupos asignados y soltándolo (drop) en la lista de grupos disponibles.

• Botón : Definición de los derechos del usuario en el directorio de datos. Despliega la siguiente ventana:

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- Usuario: Identificación y nombre completo del usuario al cual se definen sus

derechos (para información). - Opciones: Lista de opciones (en forma de árbol jerárquico) del menú principal,

menús y submenús, sobre las cuales se definen los derechos del usuario actual.

- Derechos: Lista de derechos posibles para asignar al usuario actual. Para las opciones que realizan funciones de mantenimiento de datos (menús de Datos y Tablas) los derechos posibles son: Lectura y escritura (permite tanto observar como dar mantenimiento - agregar, modificar, eliminar - los datos), Lectura (permite únicamente consultar los datos), Ninguno (no permite accesar los datos) y Derechos de grupo (hereda el derecho del grupo al cual pertenece el usuario). Para los demás menús (Reportes, Operaciones, Archivos, Configuración y Ayuda) los derechos posibles son: Total (permite emitir el reporte o realizar la función), Ninguno (no hay acceso al reporte o función) y Derechos de grupo (hereda el derecho del grupo al cual pertenece el usuario). Para modificar o asignar un derecho, se selecciona el derecho deseado (haciendo click en su respectivo de tal forma que quede activo (marcado) y luego, se hace click en el botón

. Si no se utiliza el botón o se utiliza el botón

, los cambios en los derechos quedan sin efecto. Dada la estructura jerárquica de la lista de opciones, es posible modificar derechos en forma masiva seleccionando una opción de nivel superior excepto Menú Principal y al asignar derechos a ésta, se asigna en forma automática a todos sus descendientes.

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Propiedades del grupo actual (botones ):

Definición de atributos para cada grupo: miembros y derechos de acceso. Despliega la siguiente pantalla:

• Grupo: Identificador y descripción del grupo al cual se le definen sus propiedades

(únicamente para información). • Usuarios disponibles: Lista de usuarios que no pertenecen al grupo y por tanto, son

seleccionables para pertenecer a éste.

• Usuarios miembros: Lista de usuarios que pertenecen al grupo.

Para incluir usuarios en el grupo actual hay varias maneras:

i) Señalando con el cursor el(los) usuario(s) deseado(s) en la lista de usuarios

disponibles y haciendo click en el botón . ii) Señalando con el puntero del mouse el usuario deseado en la lista de usuarios

disponibles y haciendo doble click.

iii) Arrastrando con el mouse (drag) el usuario deseado de la lista de usuarios disponibles y soltándolo (drop) en la lista de usuarios miembros.

Para eliminar la pertenencia de usuarios al grupo hay varias formas similares: i) Señalando con el cursor el(los) usuario(s) que va(n) a ser excluido(s) en la

lista de usuarios miembros y haciendo click en el botón . ii) Señalando con el puntero del mouse al usuario que va a ser excluido en la

lista de usuarios miembros y haciendo doble click.

iii) Arrastrando con el mouse (drag) el usuario que se va a excluir de la lista de usuarios miembros y soltándolo (drop) en la lista de usuarios disponibles.

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• Botón : Definición de derechos del grupo (afectan a todos sus miembros). Se hace de la misma forma que los derechos de usuarios individuales, salvo por el hecho de que, por razones obvias, en la sección de derechos no aparece la opción “Derechos de grupo”.

Copiar usuario / grupo actual (botón ):

Copiar el usuario / grupo y todas sus propiedades o atributos en un nuevo usuario / grupo. Al hacer click en este botón se despliega el siguiente diálogo:

• Nuevo código: Nuevo código de usuario / grupo.

Una vez especificado el nuevo código se hace click en y el nuevo usuario / grupo es creado con todas las propiedades del usuario / grupo que le dio origen.

Cambiar el identificador del usuario / grupo actual (botón ):

Cambiar el nombre corto o identificador del usuario o grupo actual conservando todas sus propiedads o atributos. Al hacer click en este botón se despliega el siguiente diálogo:

• Nuevo código: Nuevo identificador al cual será cambiado el usuario / grupo actual.

Una vez especificado el nuevo código se hace click en y el usuario / grupo es renombrado.

Cambiar el directorio de datos o directorio temporal a usuarios (botón ):

Cambiar el directorio de datos o el directorio temporal a uno o más usuarios. Se despliega la siguiente ventana:

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• Directorio de Datos / Directorio Temporal: Seleccionar cuál directorio será cambiado

a los usuarios, el de datos o el temporal. • Directorio: Directorio (de datos ó temporal) que será asignado a los usuarios

seleccionados. Puede ser digitado o bien hacer click en el botón para abrir la ventana de selección de directorios.

• Usuarios disponibles: Lista de usuarios disponibles para cambiar el directorio.

• Usuarios seleccionados: Lista de usuarios seleccionados para cambiar el directorio. Existen varias maneras para incluir usuarios en la lista de usuarios seleccionados:

i) Señalando con el cursor el(los) usuario(s) deseado(s) en la lista de usuarios

disponibles y haciendo click en el botón . ii) Señalando con el puntero del mouse el usuario deseado en la lista de usuarios

disponibles y haciendo doble click.

iii) Arrastrando con el mouse (drag) el usuario deseado de la lista de usuarios disponibles y soltándolo (drop) en la lista de usuarios seleccionados.

Para excluir usuarios de la lista de usuarios seleccionados hay varias formas similares: i) Señalando con el cursor el(los) usuario(s) que va(n) a ser excluido(s) en la

lista de usuarios seleccionados y haciendo click en el botón . ii) Señalando con el puntero del mouse al usuario que va a ser excluido en la

lista de usuarios seleccionados y haciendo doble click.

iii) Arrastrando con el mouse (drag) el usuario que se va a excluir de la lista de usuarios seleccionados y soltándolo (drop) en la lista de usuarios disponibles.

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10.2 Configuración – Cambio de Clave

Permite cambiar su clave al usuario actual en tanto tenga permiso (derecho) para hacerlo. Presenta el siguiente diálogo:

• Nombre del usuario: Identificador del usuario actual (únicamente para información). • Clave actual: Como medida de seguridad (para que otro usuario no cambie la clave del

usuario actual), el usuario debe indicar su clave actual o vigente. • Nueva clave: Nueva clave digitada por el usuario. • Confirmación de clave de acceso: Para verificar que fue correctamente digitada en el

campo anterior, el usuario debe volver a digitar su nueva clave.

Para confirmar el cambio de clave, se hace click en el botón . Si se utiliza el

botón , el cambio queda sin efecto.

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10.3 Configuración – Opciones

Configuración del fondo de las ventanas o pantallas y del aspecto de las secciones de tablas columnares.

Fondo:

En el cuadro de la izquierda, aparece un combo de unidades de disco y un arbol de navegación en carpetas. Con éstos, el usuario puede navegar por las diversas unidades de disco y carpetas que tiene acceso y seleccionar entre los diversos archivos de formato “mapa de bits” (bitmaps) (extensión bmp) que disponga en ellos (le aparecen en el cuadro superior de la derecha) y seleccionar el que le guste más como fondo de pantalla. En el cuadro inferior de la derecha aparece una muestra del fondo seleccionado. Los sistemas enlace Windows Suite proveen cuatro tipos de fondos que han sido seleccionados para armonizar con su diseño de pantallas:

Fondo Muestra

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Beige.bmp

Blanco.bmp

Desert.bmp

Gris.bmp (default)

Tablas Columnares:

Aspecto de las tablas columnares de mantenimiento de datos y de consulta.

Los diversos aspectos disponibles son:

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Fondo Muestra

Normal

Resaltado

Hundido

Reporte

Liso

10.4 Configuración – Directorio Temporal

Definición del directorio o carpeta donde se generan los archivos temporales que utiliza el sistema cuando genera reportes. Se recomienda que esta carpeta sea totalmente aparte de carpetas de datos o de programas, ya que en ocasiones, por interrupciones anormales en la ejecución del sistema u otras razones, dichos archivos no se borran en forma automática como debería ocurrir, entonces, al estar en una carpeta independiente de las mencionadas, no afectan respaldos, y además son fáciles de borrar. Se despliega la siguiente ventana:

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• Disco: Unidad de disco actual. Para cambiar a otra unidad de disco se abre el combo

haciendo click en la y seleccionando la unidad deseada. • Columnar de carpetas: Despliega las carpetas de la unidad actual o subcarpetas de la

carpeta actual.

- Directorio: Nombres de las carpetas. Acciones: Acción Descripción Cambiar de disco Utilizar el combo Disco

Abrir carpeta Colocar el cursor en la carpeta que se desea abrir y pulsar la tecla [ENTER] Hacer doble click en la carpeta que se desea abrir

Cerrar carpeta y regresar al nivel anterior en el árbol de carpetas

Hacer click en el botón . Si está en el primer nivel de la unidad de disco, este botón aparece deshabilitado.

Crear una nueva carpeta

i) Hacer click en el botón , esto creará una carpeta llamada Directorio Nuevo x o DirNuex.

ii) Ubicar el cursor en la nueva carpeta y hacer un click en esta o pulsar la tecla [F2]

iii) Escribir el nombre que desea dar a la nueva carpeta y pulsar [ENTER]

Borrar una carpeta

Hacer click en el botón . Si la carpeta contiene archivos, el sistema lo indicará al usuario y pedirá confirmación antes de borrar. Resulta complicado recuperar una carpeta borrada, por lo que el usuario debe estar bien seguro de que desea hacerlo antes de confirmar esta acción.

Cuando se abre una carpeta de red en la que el usuario no tiene derechos de acceso o una unidad de disco que no tiene medio magnético, el sistema despliega un mensaje que indica “Unidad no accesible”.

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• Actualmente en: Despliega la carpeta temporal en que se encontraba el sistema antes de

ingresar a la opción de seleccionar directorio temporal. • Cambiar a: Despliega la carpeta en la que el usuario se encuentra ubicado en cada

momento como resultado de las acciones de navegación (cambiar disco, abrir carpeta, cerrar carpeta) que haya ejecutado.

Para confirmar que se desea cambiar a la carpeta seleccionada y regresar al menú principal

se utiliza el botón , mientras que para ignorar la carpeta seleccionada y

simplemente regresar a la ventana principal, se utiliza el botón . 11. Acerca de …