SELECCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP.

HOTEL HOLIDAYINN MÉRIDA.

- ANÁLISIS DEL HOTEL. - BÚSQUEDA DE OPCIONES.

MATERIA: SISTEMAS INTEGRALES DE GESTIÓN EMPRESARIAL.

FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN DE LA UADY.

MÉRIDA YUCATÁN MÉXICO A 29 DE JUNIO DEL 2011.

1.

Integrantes:

Andrea Escalante.

Abraham Cantón

Gabriel Góngora Sánchez.

Gabriel Gónzalez Pacheco.

ABSTRACT: El presente trabajo consta de una investigación para encontrar el ERP (enterprise resource planning) que se acomode más a las necesidades y actividades del hotel Holiday Inn Mérida, el cual se encuentra ubicado en la avenida colón con paseo de Montejo en Mérida Yucatán México. La metodología del proceso de implementación: 1- análisis de la situación actual, investigación de los recursos del hotel y sus necesidades. ¿Qué tenemos?, ¿qué necesitamos? 2- Proceso de selección de un proveedor de soluciones. 3- Selección de la ERP más adecuada, ¿qué opción elegimos? análisis de módulos del nuevo programa, decidir que ERP satisface las necesidades pero con un costo razonable, ¿Quién da más por menos?, ¿qué características tiene el nuevo software?, Búsqueda de 5 ERPs candidatos. 4- gestión de implementación, configuración y pruebas, ¿quién realiza la implementación? 5- implementación del programa, ¿cómo se implementa el programa? 6- problemas de implementación, analizar y solucionar los problemas de implementación.

INTRODUCCIÓN: Antes que nada vamos a definir que es una ERP: “enterprise resource planning o planificación de recursos empresariales, es, un sistema de planificación y de administración de la información que estructuradamente satisface la necesidades de la gestión empresarial”. “Se trata de un software integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar más fácilmente su negocio en todos los ámbitos” . Explicando que es una ERP: una ERP tiene como objetivo principal satisfacer las necesidades de información con mayor rapidez y eficiencia además de ser información confiable puesto que una ERP integra, evita la mala información por manejar sistemas aislados, y es información actualizada. al implementar una ERP se comenten muchos errores que pueden llevar a la administración a tener ideas equivocadas sobre los beneficios de contar con una ERP en sus empresas. Entre los errores comunes tenemos: pensar que la responsabilidad del proyecto es del jefe del proyecto y no de la dirección, la implementación de un ERP va apegada a la dirección pues requiere que personal de alto nivel sea quien lo investigue, implante y supervise, no se trata de un simple software que deberá ser instalado y ejecutado; que no se se realicen pruebas, al implementar una ERP tenemos dos opciones: usarlo tal y como está hecho o hacerle adaptaciones; pensar que el software resolverá todos los problemas que tiene la empresa, cuando lo que se esta haciendo es automatizar el sistema; el ERP resulta ser una imposición sin colaboración de las personas indicadas y no se facilitan los medios necesarios al equipo del proyecto. Características que debe tener una ERP:

– El proceso de implantación debe ser lo más practico y rápido de aplicar a todas los usuarios, no debe complicar más la situación sino facilitarla. Debe poder ser utilizado por personal de distintas áreas. Usted no requiere una persona que introduzca y maneje la información de otros departamentos para luego realizar reportes (por así decirlo un capturista de datos) sino que cada usuario que genere información pueda introducirla desde su computadora de trabajo.

– La implantación debe permitir a su hotel trabajar más rápida y más eficiente, también debe proporcionar información correcta y adecuada a sus usuarios.

– Tiene un papel clave en la medición de resultados del hotel.

– la obtención de reportes le permitirá a la dirección evaluar al hotel según los planes previstos.

– Debe dar soporte a las funciones básicas de los departamentos.

– Adaptarse a cambios en las actividades. En algunos casos se ofrece el código fuente para poder realizar las modificaciones a medida de sus requerimientos y necesidades.

– Debe recoger información de los distintos departamentos, procesarla y ofrecerla a sus usuarios según sus requerimientos.

Ventajas y desventajas de usar una ERP: los hoteles tiene la necesidad de un software que cubra todas las necesidad de los distintos departamentos, como son RH, contabilidad, cocina, mantenimiento, ama de llaves, etc, los cuales requieren comunicarse entre ellos para llevar a cabo sus actividades diarias, aquí es donde entra un ERP, sin embargo, en vez de crear una solución integral y adecuada puede requerir costos para su implementación: consultoría, capacitación, software, por lo tanto hay que evaluar las ventajas contra las desventajas. Razones por las que debe implementar una ERP:

– Mejora la comunicación dentro del hotel lo que permite un mejor conocimiento de lo que sucede, ya no necesitaría solicitar que le sea enviada la información, bastaría con entrar al software y bajarla desde su computadora.

– Reduce incertidumbre, todos los usuarios manejan la misma información, sin duplicarla o crear diferentes versiones de la misma.

– Incremento de la productividad gracias a la automatización.

Un ERP ofrece muchas ventajas pero es importante medirlas ya que la implementación tiene un costo elevado, también es importante que la empresa cuente con una infraestructura informática que sostengan la implementación de una ERP, suele ser común encontrarse con tecnologías de información mal planeadas, o que con el crecimiento de la empresa hayan quedado cortas, por lo tanto antes de implementar hay que analizar y solucionar las áreas que no estén funcionando bien. La implementación traerá consigo una reingeniería que cambiará la forma actual de hacer el negocio, por lo que puede provocar resistencia al cambio por parte de los usuarios, por lo que debemos mantener una actitud positiva al cambio.

Módulos con los que debe contar un ERP: Módulos administrativos financieros.

– contabilidad general. – tesorería: bancos, efectos, cobros y pagos. – Clientes y ventas. – proveedores y compras. – Existencias y almacén. – Activos fijos.

Módulos de gestión operativa.

– Contactos. – Servicios. – Recursos. – Nómina. – Recursos humanos.

Módulos a la medida.

– Módulos adaptados a las necesidades especificas y requerimientos del hotel.

METODOLOGÍA

1- Análisis de la situación actual ¿qué tenemos? ¿qué necesitamos? El hotel cuenta con un site de telecomunicaciones con 52 tarjetas de telefonía para los cuartos de huéspedes y para los departamentos.

Cuentan también con 3 conmutadores marca “Nortel Networks”.

Los servidores se encuentran en la oficina del departamento de sistemas, cuenta con 5 servidores marca “Dell Poweredge 2950” con 5 discos de 75 gb, con “windows server 2003”.

Dentro del cuarto de servidores hay un Rack de switches, con 2 switches marca 3COM modelo 2250 plus y uno modelo baseline 2250 sfp plus, de 48 puertos de 10/100/1000mbps, 3 paneles de parcheo y 1 computadora para aplicaciones. También cuentan con un 1 FORTINET modelo FornGate 110C al cual se conecta el modem de telmex de 2 mbps.

A continuación un plano para entender la distribución del cableado.

En el hotel se utilizan antenas para proveer internet a los huéspedes.

– concluciones:

Podemos ver que el hotel cuenta con la infraestructura necesaria para implementar un ERP.

– Elementos a corregir: Los cables que se encuentran colgando sin protección pueden provocar fallas en la red del hotel.

Fijar los platos a la pared.

Ordenar y etiquetar los cables.

Otro elemento a considerar es que antes de implementar un ERP debe terminarse el proyecto de cambio del cableado estructurado.

– conclusiones: Dada la infraestructura del hotel vemos que tiene todo lo necesario para implementar un Erp de entorno Cliente/servidor. La mayoría de los ERP se pueden implementar en un entorno cliente/servidor esto es que se instala en un servidor al cual se conectan los clientes, el servidor se encuentra en un punto central (cuarto de servidores) y contiene el software centralizado e integral, a este servidor se conectan los clientes (computadoras que se encuentran en las oficinas del hotel) y desde ahí puede el usuario leer, actualizar y analizar la información según sus derechos de usuario. Este entorno cliente/servidor es escalable, además de ofrecer una única base de datos centralizada, en este punto algunos ERPs manejan su propio tipo de base de datos y otras utilizar un entandar del mercado, como consejo, es preferible un ERP que maneje un sistema estandarizado que pueda ser utilizado por otras aplicaciones. Otro entorno puede ser Saas (software as a service) el cual consiste en servicios en la nube (servidores de externos donde usted puede guardar toda su información y usar un ERP) en este servicio se ahora toda la infraestructura y solo requiere una conexión a internet y un pago por el servicio en nube, el cual puede ahorrarse pues el hotel cuenta con sus propios servidores. – ¿con qué contamos?

El hotel cuenta con OPERA, ERP del fabricante FIDELIOS, el cual aun no tiene todos los módulos requeridos. módulos con los que cuenta opera: reservaciones. front desk: recepción caja. ama de llaves. Comisiones: ventas misceláneos: reportes. faltan: – Cocina: no utiliza el software rapsodia, el cual es el mismo de almacén, los ingredientes son artículos de almacén, las recetas son fórmulas y los guisos son productos finales. El motivo por el cual no se utilizan es porque el chef nunca introdujo los datos en Rapsodia para poder utilizar en módulo.

– Recursos humanos: Noi modulo de aspel. – Mantenimiento: no maneja módulos. – Almacén: rapsodia que es el mismo de contabilidad. Integran con interfaces, de squirrel (software para punto de venta) a rapsodia, luego rapsodia a opera. Noi no tiene interfase.

Puntos de fallas:

– para comunicarse utilizan en correo interno, por medio de el se envían reportes, archivos y requisiciones.

– No todas las áreas utilizan los reportes ni la información generada por Opera.

– Utilizan los servidores en común para guardar y compartir información. En los requerimientos del hotel están:

– Las comunicaciones entre departamentos, y la oportuna entrega de la información generada.

– Por medio de un ERP puede obtener la información sin necesidad de buscar y almacenar archivos en los servidores.

– Un ERP que se adapte a las necesidades del hotel.

– Un proceso de implantación lo más rápida posible incluyendo la capacitación de los empleados puesto que el constate movimiento de los huéspedes, el hotel necesita estar funcional lo más pronto posible.

– Dejar de hacer requisiciones a otros departamentos por correo o por teléfono, con la automatización ahorrara este tiempo pues todo esto lo realizará el ERP. – Aunque es imperativo que los usuarios hablen ingles, un ERP en español facilitaría las actividades.

– También requiere integrar las actividades del departamento de Recursos Humanos y del departamento de Mantenimiento.

METODOLOGÍA

2- Proceso de selección de un proveedor de soluciones.

Características que debe tener el proveedor para considerar su producto dentro del proceso de selección de un ERP:

– Debe tener al menos 5 años de existencia en el mercado, esto con motivo de que el proveedor tenga la experiencia mínima requerida. – Que sea una empresa de habla hispana para una mejor comunicación y mejor si ha laborado en latinoamérica. – Que estén especializados en hotelería. Entre los distintos proveedores tenemos:

creador de Opera.

Creador de CQR hotel.

Isolix Ingeniería de Software Libre s.l. Creador de Abanq Hotel&tec creador de Arpon.

Creadro de Solmicro-eXpertis.

METODOLOGÍA

3- Selección de la ERP más adecuada, ¿qué opción elegimos? a) Identificar características generales

– Arpon Win Surfing Se integra de módulos propios como el de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Puntos de Venta, Tabaquerías, Spa y Marinas. Además hace enlaces a otros sistemas como: Avance, Micros, Ving Card, On Command, Conmutadores, etc. Este sistema es un sistema abierto, el cual nos permite configurar los códigos, y así adaptarlo a nuestra empresa al 100% conforme se vayan presentando las necesidades.

Parte de los módulos que maneja son:

o Recepción

o Reservaciones

o Caja recepción

o Ama de llaves

o Teléfono

o Auditoría

o Gerencia

o Consultas

o Ventas

o Interfaces

o Supervisión

o Nomina

o Tesorería

o Contabilidad

o Salones de eventos.

Hotel & Technology Limitada, es una compañía Chilena, fundada en el año 2001, concebida originalmente para brindar servicios a hoteles en los ámbitos de Distribución y Marketing electrónico, ambos servicios basados en los Sistemas Globales de Distribución y Portales Internacionales de Viajes en Internet. En 2008, marca un hito en la empresa, llego a un gran acuerdo comercial para representar en Latino-América a la empresa Arpon Enterprise, líder en Software ERP para Hoteles (Enterprise Resource Planning) en México y Centro América. Con esta representación esperamos alcanzar un nuevo liderazgo en la industria hotelera, turística y de gestión para establecimientos hoteleros y gastronómicos.

– CQR hotel

Los módulos que maneja son los siguientes que para la fácil comprensión los dividiremos por área general:

Front Desk: Es la parte fuera del escritorio, viene siendo lo que el cliente del hotel puede percibir, a lo que de alguna manera tiene acceso dentro del área de recepción y sus alrededores. Front Office: Es la parte fuera de la oficina, viene siendo lo que el cliente o proveedor se podría ver involucrado físicamente. Back Office: Es lo que está detrás de la oficina, lo que ni el cliente, no los proveedores deben tener acceso, es más la información que maneja la empresa de manera interna y privada.

Front Desk

o Recepción

o Caja y facturación

o Telefonista

o Auditoría nocturna

o Housekeeping

o Tarificación telefónica

o Punto de Venta

Front Office

o Reservas

o Cuentas por cobrar

o Facturación agencias de viaje

o Fondos y bancos

o Proveedores

o Inventarios

Back Office

o Comisiones

o Reportes históricos

o Contabilidad integrada

o Cuadros Financieros

o Estadísticas

CQR Sistemas S.R.L. está formada por profesionales de sistemas y contables experimentados y ampliamente capacitados en el desarrollo de aplicaciones, soporte técnico y soluciones informáticas. Cuenta con más de 15 años de

experiencia en el rubro hotelero. Ofrece desde el inicio de la relación comercial un asesoramiento personalizado, preciso y permanente. Buenos Aires, Argentina. – Opera En el núcleo de la solución empresarial OPERA es nuestro principal software de gestión de la propiedad, el Sistema de Gestión de la Propiedad OPERA (PMS). Diseñado para satisfacer las distintas necesidades de cualquier hotel o el tamaño de la cadena hotelera, OPERA PMS ofrece todas las herramientas que un hotel necesita personal para hacer su día a día de trabajo - Manejo reservas, comprobar los clientes dentro y fuera, la asignación de las habitaciones y la gestión de inventario de la habitación, alojar en casa de las necesidades del huésped, y el manejo de contabilidad y facturación. Módulos:

o Reservación

o Administración

o Perfil de usuario

o Ama de llaves

o Almacén

o Administrador de cuartos

o Cajero

o Punto de venta

o Nomina tesorería

o Teléfono

o Auditoría

o Ventas

o Supervisión

o Administrador de salones

o Contabilidad

Opera es un sistema completamente modular, adaptable a cualquier empresa, sus módulos están estandarizados.

– Abang i-SL HOTEL

Abanq i·SL Hotel Enterprise es un robusto programa ERP de Hoteles que integra gestión y contabilidad completamente basado en Software Libre.

Es una herramienta de trabajo totalmente personalizable y que puede utilizarse

para todo tipo de hoteles, hostales, camping, casas rurales, etc…, en definitiva

todo tipo de empresas dedicadas al alojamiento.

Abanq i·SL Hotel se distribuye bajo la licencia libre GPL. Las ventajas de este tipo

de licencia son muy interesantes: No hay que pagar por licencia de uso de nuevos usuarios. El software se puede instalar en otras máquinas sin coste adicional de li-

cencia. Se proporciona el código al cliente, con lo cual es libre de realizar adapta-

ciones por él mismo o a través de una empresa. Módulos:

o Módulo Almacén

o Módulo Facturación

o Módulo Tesorería

o Módulo Informes

o Módulo principal de contabilidad Básica

o Módulo Extensiones básicas

o Módulo de Marketing de CRM

o Terminal punto de venta

o Módulo de dirección con cubos OLAP

o Módulo de gestión de clientes

o Módulo ama de llaves

– Solmicro-eXpertis Empresa Española, Solmicro pone al alcance de sus Consultores Empresariales productos a la vanguardia de la tecnología y un importante desarrollo organizativo fruto de sus 15 años de experiencia y sus más de 600 implantaciones, ofrece a sus clientes, 100% Distribución de Canal, Tecnología .NET, Arquitectura de 3 capas, Entrega del código fuente, Máxima productividad, Fuerte apoyo en Marketing, Lealtad y Compromiso. Se compone de módulos funcionales. Esto le convierte en un ERP muy flexible al combinar en módulos cualquier conjunto de programas. Además de las funcionalidades comunes a todos los programas de gestión ERP-CRM, dispone de módulos claramente diferenciadores: Calidad, Mantenimiento, EDI, ELM, Proyectos, Programación de la Producción, Configurador de Productos, B2B y Gestión documental. Dentro de los módulos que cuenta están:

o Financiero

o Compras

o Comercial

o Gestión de costes

o Programación de la producción

o Stock y Almacenes

o Configurador de productos

o Mantenimiento

o Gestión de proyectos

o Calidad

o Gestión del conocimiento

o Gestión hotelera

b) Análisis de la integración del sistema ERP con otros módulos

CQR HOTELL, es un sistema de gestión único, por lo tanto no ofrece implementación de software con otros módulos de otros sistemas ERP, sin embargo dentro de las características del soporte técnico que ofrece este sistema ERP, menciona que los módulos que tiene son adaptables y modificables por CQR Sistemas S.R.L, para que el software tenga mayor solides y rendimiento en su funcionamiento. Sin embargo los módulos con los que cuenta este sistema pueden ser adquiridos de manera individual y posteriormente agruparse para su ágil función.

Arpon Win Surfing, es un sistema abierto, modular y compatible con otros módulos de sistemas ERP de fabricante distinto siempre y cuando estén estandarizados, e incluso sus módulos son adaptables a otros sistemas como Avance, Micros, Ving Card, On Command, etc. Tecnología orientada a objetos. Solmicro-eXpertis: es un sistema modular, adaptable y configurable para el uso específico de la empresa, se adapta a los requerimientos, se pueden anexar módulos de otros sistemas, todos los módulos están estandarizados, para su fácil adaptación a otro sistema. Cuenta con una arquitectura de 3 capas.

Opera: sus módulos son adaptables para la fácil implementación en la empresa, sin embargo no son de código abierto, por lo que se hace difícil adaptar el sistema a otros módulos.

Abang i-SL HOTEL: es un sistema modular libre, el cual es adaptable a la empresa, se puede configurar para la fácil combinación con otros módulos de otros sistemas.

c) Análisis de requisitos y funcionalidades

Los sistemas ERP principalmente se instalan inicialmente en un servidor, de donde se adjunta la información y se comparte hacia los clientes. Es necesario que el equipo de computo sea el necesario para el ERP que se vaya a seleccionar, para ellos se a localizado las requerimientos mínimos de los sistemas ERP candidatos

CQR HOTEL:

Bases de datos Microsoft SQL Server 2008

Procesador de 1 GHz

Memoria RAM de 1GB en Windows XP

2 GB en Windows vista

Service Pack 3

Windows 2003 server

Arpon Win Surfing:

Servidor

Procesador Intel Xeon 3 Ghz.

Windows Server 2003 2 Gb. en RAM

Monitor de 1024 x 768 y 32-bit

Disco Duro SCSI de 80 Gb.

Quemador de CD's

Estaciones de Trabajo

Procesador Pentium IV a 2 Ghz.

Windows XP o Vista

Monitor de 800 x 600 y 32-bit

512 Mb. en RAM

Base de Datos

SQL Server

Solmicro-eXpertis:

Sistema operativo para computadoras cliente de Windows XP en adelante

API de Windows de 32 bits

Base de datos SQL server

Procesador 1GHz en adelante

Memoria RAM de 1GB

2 GB o más de memoria RAM en Windows Vista o 7

Abang i-SL HOTEL

Bases de datos Microsoft SQL Server 2008 para la solución ERP y Precios

Unitarios 2011

Base de datos Microsoft Access para la solución de Precios Unitarios para

Concursos

Microsoft Visual Studio 2008 para las versiones de desarrollo actuales

Procesador min. 2Ghz

1GB de memoria RAM en Windows XP

2 GB o más de memoria RAM en Windows Vista o 7

Windows del computadora actualizada:

Framework 3.5

Opera Express

Sistema operativo Vista o XP

Base de datos Microsoft

Microsoft Visual Studio 2008

Procesador mínimo de 2Ghz

1GB de memoria RAM

2 GB o más de memoria RAM

Windows XP tener instalado el Service Pack 3.

Windows Vista tener instalado el Service Pack 1 mínimo

d) Evaluación del sistema ERP

Para la evaluación de los sistemas ERP candidatos tomamos en cuenta una serie de requisitos que nos ayudan a validar la mejor solución mediante una serie de respuestas sencillas pero vitales por las necesidades de la empresa. En las preguntas se plantean requisitos de calidad que necesita el cliente para verificar si los cumple o no, esos criterios para la imagen y el renombre de Holiday Inn. Es de vital importancia que tengamos esos datos para la selección del ERP adecuado. esos requisitos.

El fabricante del software Ope-ra

CQR Ar-pon

Abang

Solmi-cro

El fabricante: Si

No

Si

No

Si

No

Si

No

Si No

¿Ofrece respaldo a partners y clientes en español?

x x x x X

¿Está especializado en pequeñas y me-dianas empresas?

x x X x X

El producto Ope-ra

CQR Ar-pon

Abang

Solmi-cro

Su ERP: Si

No

Si

No

Si

No

Si

No

Si No

¿Es 100% adaptable y personalizable? x x X x X ¿Está disponible On Site y On Demand? X ¿Usted es dueño del ERP? x X X x X ¿Es accesible económicamente para su empresa?

x X X x X

¿Cuenta con módulos especiales y adi-cionales?

x X X x X

¿Está disponible en español? x X X x X ¿Hay disponibles desarrollos y mejoras x X X x X

constantes?

¿Es libre de pagar licencias anuales por usuario?

x x x x X

¿Maneja sistema estandarizado de base de datos?

x X X x X

¿Tiene entorno cliente servidor? x X X x X

La empresa que lo implementará Ope-ra

CQR Ar-pon

Abang

Solmi-cro

Implementador Si

No

Si

No

Si

No

Si

No

Si No

¿Tiene más de 5 años en el mercado? X X X X X ¿Tiene experiencia en la implementación de ERPs?

X X X X X

¿Sus consultores son especializados? X X X X X ¿Le dará soporte en línea, telefónico y remoto?

X X X X X

¿Tiene oficinas o representantes cercanos a la localidad?

X x X X X

¿Es una empresa respetada en el merca-do?

X X X X X

¿Tiene atención personalizada con sus clientes?

X x X X X

¿Conocerá a las personas involucradas en la implementación?

X x X X x

Numero de respuestas positivas (Si)

Opera CQR Arpon Abang Solmicro

13 15 18 10 15

b) Justificación de la selección de 3 sistemas ERP Realizamos una prueba de rendimiento mediante unos valores que selec-ciono el hotel hollyday inn con colaboración nuestra, con aspectos y valores que para su selección de ERP es fundamental, para ello seleccionamos los siguientes valores.

Especificaciones

Herramientas y compatibilidad

Evaluación al proveedor

Servicio

Costos

Estratégico

Especificaciones: esta categoría se propone evaluar las características principales de cada erp, al igual que la facilidad de uso que se le podrá dar en la empresa. Herramientas y compatibilidad: son las características de interfaces de comunicación que nos dará el ERP, para saber con cual tendríamos una mejor adaptación al momento de capacitar a los empleados.

Opera CQR Arpon Abang Solmicro

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

Estadistica de calidad

Evaluación al proveedor: se medirán aspectos generales del proveedor para saber el grado de confianza que le podemos tener y la experiencia que nos otorgará, así como la capacidad que podría tener de llenar nuestras expectativas. Servicio: en esta categoría se medirá el nivel de compromiso que nos po-drá ofrecer el proveedor del ERP, junto con ciertos criterios de implementa-ción que ponderaremos para saber el nivel de servicio que nos podrá otor-gar. Costos: Esta categoría nos permitirá comparar los costos del ERP, para saber cual sería más económico, tomando en cuenta desde la instalación hasta la capacitación y soporte. Estratégico: aquí se evaluara el proceso estratégico para la instalación del ERP y las posibles modificaciones a futuro que podríamos tener. Para cada criterio a evaluar se le dará un porcentaje de calificación que se-rá tomado de una calificación base 100. A continuación se expresa los por-centajes de cada calificación.

Criterio a evaluar Porcentaje de calificación

Especificaciones 28%

Herramientas y compatibili-dad

13%

Evaluación al proveedor 15%

Servicio 12%

Costos 22%

Estratégico 10%

Total de calificación 100%

El nivel de calificación para cada criterio que se presentara a cada aspecto será de la siguiente manera:

Criterio de evaluación

0 No aplica

1 Malo

2 Regular

3 Bueno

4 Excelente

A continuación las tablas de calificación de manera individual, cada criterio fue calificado y ponderado a su nivel dado por Hollyday inn.

En la tabla presentada a continuación mostramos los resultados finales adquiridos

Grafica de resultados de los 3 finalistas

Como podemos observar, con los métodos utilizados para la evaluación de los sistemas ERP, los 3 sistemas ERP que cumplen con mas requisitos son CQR, Arpón y solmicro, con 74%, 79.32% y 73.73% respectivamente, de igual manera vemos los resultados de la calificación son un poco bajos, el motivo es que holliday inn, tomo mucho en cuenta el los costos de los sistemas, por lo que disminuyo en mucho el nivel de calificación, sin embargo no afecto a la selección de los mejores ERP recomendados. Los ERP seleccionados aunque aparentemente de calificación baja son los que más recomendamos para la implementación en Holliday inn. 6) implementación y riesgos de implementación de un sistema ERP

CQR Arpon Solmicro

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

Resultados finales

Para la implementación de un sistema ERP en una empresa, es necesario cambiar la cultura de trabajo de toda la organización, ya que los empleados y los gerentes se encuentran familiarizados con un método, que tal vez no es el más adecuado, pero los trabajadores ya se acostumbraron, al momento de la implementación de un sistema ERP no es cuestión de un día, hay que llevarse su tiempo para explicar las ventajas del nuevo sistema de trabajo para que los trabajadores no se sientas disgustados, y en cuanto a los niveles gerenciales, a ellos se les facilita la comunicación, la toma de decisiones gracias al sistema ERP lo pueden hacer más rápido ya que cuentan con la información centralizada, desde una computadora puede ver todo lo que sucede o sucedió en su empresa. Habrá un fuerte impacto en la empresa por la implementación de un sistema ERP, como por ejemplo, durante la implementación del sistema ERP vera que habrá una reestructuración organizacional, presión creciente por mantener plazos y costos del proyecto y distracción de las labores diarias usuales, sin embargo al final de la implementación la empresa debe operar de buena manera, inicialmente no se reconocen los beneficios pero a lo largo plazo los notara y el personal de alto mando al momento de necesitar una información ya no tendrá que acudir a algún lado a buscarlo, la información ya la tendrá en su escritorio de su PC cuando lo necesite.

a) Metodología o fases de la implementación empleada Ya tenemos el mejor ERP seleccionamos Arpón ya tenemos el paso más difícil, ahora nos queda una labor no igual de difícil pero es similar de complicada, tediosa y detallada, tenemos que instalar el ERP de la mejor manera, siguiendo unos pasos para cerciorarnos de que todo el personal lo aplicara y lo sabrá manejar sin complicaciones. 1.- Estrategia de entrenamiento fase 1 2.- Definir procesos 3.- Prototipo o piloto 4.- Responsabilidades 5.- Documentación 6.- Estrategia de entrenamiento fase 2 7.- Ajuste de datos 8.- Ajuste de último minuto Paso 1: Estrategia de entrenamiento fase 1: El personal de la empresa implementadora de Arpón capacitara a un grupo selecto de trabajo, un grupo definido por el Holliday Inn, miembros elegidos de cada departamento.

Paso 2: Definir procesos: El grupo de trabajo definirá y determinara nuevos procesos, una nueva serie de actividades de comunicación del Holliday Inn. Para que se compare con los módulos que trae Arpón y se pueda ir notando los elementos fundamentales de modificación del sistema, asi mismo se documentaran los procesos de comunicación y selección de información para que todo este documentado. Paso 3: Prototipo o piloto: Una vez definido los procesos y realizados las adaptaciones necesarias al sistema, se liberara al grupo piloto para que trabaje con el sistema Arpón y pueda rectificar que el sistema está completo, o en su caso contrario pueda aportar ideas de modificaciones para que el sistema ERP se mejore. Paso 4: Responsabilidades: será necesario indicar para cada tarea un responsable de verificar que dicha tarea sea realizada por el sistema, sin ninguna complicación. Paso 5: Documentación: Se realizaran documentos donde se muestre detalladamente los procesos, en donde cada responsable de procesos, tiene que hacer los documentos, plasmando en ellos la ruta a seguir de los procesos, el encargado de dicho proceso, debe incluir el nombre del proceso, propósito y descripción del proceso, responsable de los roles, instrucciones y detalles de la documentación relacionada. Paso 6: Estrategia de entrenamiento fase 2: Una vez creados los documentos, el grupo piloto del Hotel capacitara al resto del personal para que todos tengan la información necesaria para poder utilizar el sistema sin problemas. Paso 7: Ajuste de datos: Sera necesario introducir los datos al sistema Arpón, los precios de los cuartos, inventarios, clientes, etc. Todos los datos de la empresa serán digitalizados en el sistema. Se darán formato a los archivos de impresión, se darán vista a las ventanas, se pondrán campos necesarios etc. Hasta que el sistema quede completamente como se requiere. Poso 8: Ajuste de último minuto: Se liberare el sistema Arpón al Hotel y se mantendrá en un tiempo de latencia para cerciorarse de que toda la información está de la misma forma en que se requiere. Se dará soporte al Hotel por un tiempo definido en sitio, para poder hacerle las modificaciones necesarias en caso de ser requerirlas.

b) Documentación del proceso de implementación

Se tendrá que definir las áreas que serán afectadas por la implementación del sistema Argón, se documentara las áreas, que deben de estar cubiertas por el sistema ERP, las personas y los procesos que se modificaran, todo tendrá que estar documentado, los responsables de cada tarea, los nombres de los procesos, el propósito y descripción del proceso, instrucciones y detalles de las demás documentaciones relacionadas. Todo lo relacionado tendrá que estar documentado. Para la creación de la documentación será necesario juntar a los gerentes de cada área, para tomar las decisiones correspondientes a sus departamentos, aunque no se vaya a implementar todo el ERP en una primera etapa, será necesario documentar todo el alcance y los encargados, para que en un futuro se pueda seleccionar de ahí los detalles de los objetivos. Dentro de la documentación deberá ir incluido los nombres de las personas del grupo de trabajo, las personas involucradas en la implementación.

c) Manuales de usuario Se creara un documento donde se plasme la forma y uso de los módulos, desde los puestos gerenciales hasta los puestos de todos los empleados del hotel, se tendrán que crear de tal manera que todos puedan entenderlo, todo el personal deberá poder leer y entender el manual, no solo el área de informática o gerenciales. El manual tendrá que incluir: Índice detallado. El organigrama de la empresa Una guía de cómo utilizar las funciones principales Un apartado para la resolución de problemas Un apartado para la información de contacto Visualizar los puntos del sistema con imágenes para su fácil comprensión d plan de arranque. http://pdfs.wke.es/4/5/5/2/pd0000014552.pdf http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm

en este punto nos encontramos entre la implementación y el arranque del nuevo sistema, es importante llevar un plan que nos evite problemas de logística. Fase uno:

- Al tratarse de un sistema nuevo, todos los usuarios deben estar bien capa-

citados para poder manejar el ERP.

- Esta capacitación deberá ser impartida por el personal que ha sido capaci-

tado en el punto # 1 de la metodología de la implementación: estrategia de

entrenamiento fase 1.

- Para esto debieron tomar los cursos de capacitación y haber leído los ma-

nuales del usuario.

- inclusive si es necesario enseñar al usuario asuntos básicos como serían

encendido y apagado de la computadora, manejo del teclado, inicio de se-

sión, etc.

- Integración de la sala de pruebas: donde recibirán capacitación los usuarios

y efectuarán simulaciones de las actividades cotidianas del hotel.

Fase dos: - Siga utilizando OPERA hasta contar con personal capacitado.

- Instalación del software, no ponga en marcha el nuevo sistema si no cuenta

con personal capacitado. Si lo desea mantenga el servidor listo para poner

en marcha.

- Fije la fecha de cambio en un periodo no vacacional o de alta demanda pa-

ra evitar conflictos con los huéspedes, es mejor que deje a los usuarios

adaptarse al nuevo sistema que foguearlos en temporada alta.

- No desespere en utilizar su nuevo sistema, todas las cosas buenas llevan

su tiempo, siga según lo planeado.

Como puede notarse ambas fases pueden desarrollarse paralelamente para ahorrar tiempo pero nunca intente revolverlas.

d) Control del proyecto

El proceso de implementación del ERP no es tarea fácil, es muy detallada y meticulosa la labor de implementación en una organización, porque es cambiar la mentalidad de las personas, cambiar su cultura laboral, es modificar sus procesos de labores que han realizado día con día durante su estancia en la empresa. Por tal motivo es un requisito necesario que se mantenga un control durante el proyecto de implementación del sistema ERP. Sabiendo que la complicación más significativa esta en cambiar la cultura laboral de todo el hotel Hollidat Inn. Será necesario que los altos mandos de la organización lleven a cabo una tarea de implementación de motivación a los trabajadores del Hotel para que ellos estén más comprometidos al cambio de la organización, mostrándoles los beneficios y los ahorros de tiempo y esfuerzo que tendrán al implementar el sistema Argón.

e) Identificación de riesgos de implantación y plan de con-tingencia

Dentro de los riesgos más importantes que se detectaron son:

1. El traslado de la información de los datos del hotel al nuevo sistema sin que se pierda la integridad de los datos.

2. La confiabilidad de la información de nuestros huéspedes. 3. Que el personal no quiera utilizar el sistema. 4. En vez de agilizar los procesos la lentitud se apodera del hotel. 5. Errores en la capacitación del personal. 6. Error en el siclo de vida del ERP y falta de mantenimiento evolutivo.

El plan de contingencia para esos riesgos es:

1. Hacer un respaldo de la información desde antes de que el especialista en

traslado de datos toque la información, para que en caso de errores o fallas en el sistema al momento de trasladar los datos, no afecte de manera defi-nitiva al Holliday Inn.

2. Se realizara antes de empezar el traslado de los datos, se realizara un con-trato en donde se mencionara una clausula de confiabilidad, donde se prohibirá la extracción de datos para fines ajenos a los de traslado de in-formación, y penalizando a la empresa implementadora del ERP en caso de hacerlo.

3. Para ello se visualiza la falta de compromiso del empleado con la organiza-

ción, primero se le dará al personal un curso de las ventajas del sistema ERP, indicadores las facilidades que este otorga y el ahorro que tendrían en las labores cotidianas, si aún así no acepta el cambio, la organización podrá validar el nivel de compromiso del empleado hacia la empresa y tomar las acciones necesarias.

4. Quien mejor que el alto nivel gerencial de la organización para validar que

los procesos cumplan sus expectativas de ahorro de tiempo en la comuni-cación de los datos, por lo que se recomienda que el alto nivel gerencial es-ta al 100% involucrado en las etapas de creación de los sistemas de infor-mación e intercambio de información de los módulos del sistema ERP. Te-niendo a ese alto directivo ahí es casi un hecho que los datos a corregir del sistema no alentaran el proceso.

5. Para evitar fallas en la capacitación del personal se les pondrá exámenes de diagnostico al finalizar el curso, así se sabrá el nivel aprovechamiento del curso, en caso de ser negativo se solicitara a la empresa implementado-ra del ERP realimentar a los capacitadores del Holliday inn. Igualemte el grupo seleccionado del hotel como grupo piloto tendrán que cumplir una se-rie de requisitos para poder ser parte de ese grupo, como grado académico y facilidad de palabra.

6. La implementación ocurre en 4 etapas, se implementa, se utiliza, se estabi-

liza y permite desarrollo de su potencial, sin embargo la mayoría de las em-presas dejan en el segundo paso el desarrollo del ERP, pensando que ya concluyo el proyecto, por lo que se necesitaría a una persona encargada de la vigilancia del desarrollo del sistema ERP, supervisando cada área y cada modificación que se podría hacer al sistema, de igual manera hacerle llegar la información a todos los empleados de dicha persona que se encargara de monitorear el sistema. Por lo que se deberá tener una persona que co-nozca la empresa Holliday Inn. Y conozca de amplia manera el ERP para poder solucionar problemas futuros y corregir detalles.

Fuentes: Erp guía práctica para la selección e implantación. Autor: Luis Muñiz. Editorial: gestión 2000. edición: 2004. impreso en españa.