INTRODUCCION

En los libros de administración de operaciones, de planeamiento y control de la producción,

muchas veces se presta poca atención a los métodos para controlar de manera apropiada el

inventario, o simplemente se les ignora. La clasificación es una de las mejores medidas de

control interno de inventarios, dado que de aplicarse correctamente puede permitir mantener

el mínimo de capital invertido en stock, entre muchos otros beneficios. A pesar de que la

administración de este activo sigue constituyendo un factor de enorme importancia para

muchos sistemas de planificación y control modernos (como los ERP), sistemas de cómputo

altamente integrados que pueden ser muy efectivos y ofrecer grandes beneficios para las

compañías que los utilizan adecuadamente.

Por desgracia, dichos sistemas también son muy exigentes en cuanto a la precisión y la

oportunidad de los datos utilizados para generar la información.

Demasiadas compañías obtienen menos beneficios de los que debieran a causa de problemas

básicos de control, y el control de inventarios es uno de los más importantes.

¿Qué nivel de precisión es necesario? Es evidente que se trata de una cuestión de opiniones,

pero casi todos los profesionales del ramo aceptan que se requiere una precisión permanente

muy alta (alrededor del percentil 90) para que los sistemas de planificación y control

modernos puedan confiar en la información. Esto depende también de las políticas

comerciales básicas de la empresa, por supuesto, pero si se permite que los niveles de

precisión caigan por debajo de ese nivel, hallaremos cada vez más escepticismo respecto de

la información que genera el sistema.

Dos claros síntomas de información imprecisa son el crecimiento de los niveles de inventario

(se incrementa “por si acaso” los registros resultaran incorrectos), y el consiguiente aumento

de la actividad de agilización cuando se presenta desabasto a pesar de haber confiado en tener

Inventario suficiente para cubrir las necesidades.

La teoría ABC de inventarios y el principio de Pareto es una herramienta de mercadeo que

cuenta casi con un siglo de eficaz utilidad, El método estructurado, sería que primero se debe

comprender es que “mantener la precisión del inventario” puede interpretarse de varias

maneras. Por ejemplo, si se tiene cierto inventario con valor de varios miles de dólares,

extraviar una unidad podría ser algo serio. Por otro lado, perder un pequeño tornillo con valor

de $0.005 no sería tan relevante. El proceso utilizado para establecer la importancia relativa

de un artículo se denomina distribución ABC del inventario.

La idea consiste en dividir el inventario con base en la utilización monetaria anual o, en otras

palabras, el valor monetario de cada artículo, multiplicado por el número promedio de

artículos utilizados en el año. No existe una regla estricta que nos indique como dividir los

artículos A, B y C, aunque es recomendable enumerarlos de mayor a menor, según su

utilización monetaria anual.

El 20% superior de los artículos representará los artículos A; los que ocupan entre 20 y 50%

serán los artículos B, y los que se encuentren en el 50% inferior serán los artículos C. Como

se muestra en la gráfica de distribución genérica que se ilustra en la figura con frecuencia se

ha encontrado que, no obstante representar sólo 20% del total de artículos, los artículos A

pueden representar entre 70 y 80% de la inversión anual de la empresa.

La atención que se dedique al control de cada uno de los artículos tendrá como base la

clasificación que acabamos de describir. Los artículos A, por ejemplo, casi siempre serán

supervisados muy de cerca, y la precisión de los datos relacionados con ellos se revisará

aproximadamente cada mes (o incluso con más frecuencia). Si se descubre que los artículos

A pueden desplazarse con facilidad, se les controlará a toda costa, ya sea manteniéndolos

resguardados en un área segura o de cualquier otra forma.

Por otro lado, generalmente se ejercerá menor control sobre los artículos C, por otro lado,

generalmente tendrán un menor control; de hecho, en algunos casos se les manejará como

inventario independiente (utilizando un punto de reorden) aunque sean artículos de demanda

dependiente, y casi siempre tendrán un amplio inventario de seguridad, ya que hay más

tolerancia en cuanto a la falta de precisión de los registros. Asimismo, tales registros se

revisarán con menos frecuencia (una vez al año).

Como puede imaginar, los artículos B se manejan con mayor cuidado que los artículos C,

aunque no se les supervisa tan concienzudamente como a los artículos A.

Bajo estas circunstancias la empresa puede decidir elevar el artículo a una categoría A, aun

cuando un análisis cuantitativo lo ubicaría en la categoría C. Como sugiere el análisis

anterior, uno de los principales propósitos de la clasificación ABC consiste en señalar los

artículos que merecen más atención y un nivel de precisión de inventario mayor debido a las

implicaciones financieras que tendría para la empresa cualquier deficiencia en su registro.

El objetivo de la teoría ABC de inventarios y el principio de Pareto, consiste en desarrollar

una mentalidad adecuada para comprender cuales son las pocas cosas más importantes y

centrarse exclusivamente en ellas.

DESARROLLO DEL TEMA

La optimización del inventario en la cadena de suministro, un análisis ABC es un método de

categorización de inventario que consiste en la división de los artículos en tres categorías, A,

B y C: Los artículos pertenecientes a la categoría A son los más valiosos, mientras que los

que pertenecen a la categoría C son los menos valiosos. Este método tiene como objetivo

llamar la atención de los gerentes hacia los pocos artículos de importancia crucial (artículos

A) en lugar de hacia los muchos artículos triviales (artículos C).

PRIORIZACION DE LA ATENCION DE LOS GERENTES

La optimización del inventario es crítica para poder mantener los costes bajo control dentro

de la cadena de suministro. No obstante, para poder aprovechar al máximo los esfuerzos de

los gerentes, resulta eficaz concentrarse en los artículos que cuestan más al comercio.

El principio de Pareto establece que el 80 % del valor de consumo total se basa solo sobre

el 20 % de los artículos totales. En otras palabras, la demanda no está distribuida

uniformemente entre los artículos: los que más se venden superan ampliamente a los demás.

En análisis de Pareto es un método gráfico para definir las causas más importantes de una

determinada situación y, por consiguiente las prioridades de intervención; también se le

conoce como tablas o diagramas de Pareto.

Plasmando lo dicho anteriormente en un esquema, sería que “pocas causas generan la mayor

cantidad de problemas”

Haciendo una referencia histórica, la CLASIFICACION ABC fue propuesta y fundamentada

por Vilfredo Pareto, que fue un sociólogo y economista italiano quien en 1897, afirmó que

el 20% de las personas ostentaban el 80% del poder político y la abundancia económica,

mientras que el 80% restante de la población (denominada "masas") se repartía el 20%

restante de la riqueza y de la influencia política. Este principio es susceptible de aplicarse a

muchos entornos, dentro de los cuales cabe destacar el control de calidad, la logística (de

distribución), y la administración de inventarios. En el control interno de stock, este principio

significa que unas pocas unidades de inventario representan la mayor parte del valor de uso

de los mismos.

El análisis de Pareto se basa en el principio de que en cualquier distribución, el 80% de los

efectos están producidos por el 20% de las causas; así por ejemplo:

El 20 % de las piezas de un almacén tienen el 80 % del coste.

El 20 % de los libros que se editan cada año suponen el 80 % del total de las ventas.

En la práctica sirve para:

Establecer las prioridades a la hora de actuar o por dónde empezar.

Separar los pocos vitales de los muchos triviales.

UTILIDAD DEL PRINCIPIO DE PARETO

El diagrama de Pareto se revela especialmente útil cuando se trata de:

Mostrar la importancia de las diversas causas identificadas para un determinado

efecto o problema, en los casos en que este sea el resultado de la contribución de

varias causas o factores.

Determinar los factores clave (o los mas importantes) que incluyan en un determinado

efecto o problema.

Decidir sobre los aspectos (los “pocos vitales”) trabajar de manera inmediata.

TEORIA ABC DE INVENTARIOS

La teoría ABC de inventarios, presenta una estructura sistemática, la cual daremos a entender

a continuación; en toda organización se hace necesaria una discriminación de artículos con

el objetivo de determinar aquellos que por sus características precisan un control más

riguroso.

La Clasificación ABC es una metodología de segmentación de productos de acuerdo a

criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el "costo unitario" y el

"volumen anual demandado"). El criterio en el cual se basan la mayoría de expertos en la

materia es el valor de los inventarios y los porcentajes de clasificación son relativamente

arbitrarios.

Muchos textos suelen considerar que la zona "A" de la clasificación corresponde

estrictamente al 80% de la valorización del inventario, y que el 20% restante debe dividirse

entre las zonas "B" y "C", tomando porcentajes muy cercanos al 15% y el 5% del valor del

stock para cada zona respectivamente. Otros textos suelen asociar las zonas "A", "B" y "C"

con porcentajes respectivos del valor de los inventarios del 60%, 30% y el 10%, sin embargo

el primer caso es mucho más común, por el hecho de la conservación del principio "80-20".

Vale la pena recordar que si bien los valores anteriores son una guía aplicada en muchas

organizaciones, cada organización y sistema de inventarios tiene sus particularidades, y que

quién aplique cada principio de ponderación debe estar sumamente consciente de la realidad

de su empresa.

CONTROLES PARA LAS ZONAS DE LA CLASIFICACION

Control Para Zonas "A"

Las unidades pertenecientes a la zona "A" requieren del grado de rigor más alto posible

en cuanto a control. Esta zona corresponde a aquellas unidades que presentan una parte

importante del valor total del inventario. El máximo control puede reservarse a las materias

primas que se utilicen en forma continua y en volúmenes elevados. Para esta clase de materia

prima los agentes de compras pueden celebrar contratos con los proveedores que aseguren

un suministro constante y en cantidades que equiparen la proporción de utilización, tomando

en cuenta medidas preventivas de gestión del riesgo como los llamados "proveedores B". La

zona "A" en cuanto a Gestión del Almacenes debe de contar con ventajas de ubicación y

espacio respecto a las otras unidades de inventario, estas ventajas son determinadas por el

tipo de almacenamiento que utilice la organización.

Control para ZONAS "B"

Las partidas B deberán ser seguidas y controladas mediante sistemas computarizados

con revisiones periódicas por parte de la administración. Los lineamientos del modelo de

inventario son debatidos con menor frecuencia que en el caso de las unidades

correspondientes a la Zona "A". Los costos de faltantes de existencias para este tipo de

unidades deberán ser moderados a bajos y las existencias de seguridad deberán brindar un

control adecuado con el quiebre de stock, aún cuando la frecuencia de órdenes es menor.

Control para ZONAS "C"

Esta es la zona con mayor número de unidades de inventario, por ende un sistema de

control diseñado pero de rutina es adecuado para su seguimiento. Un sistema de punto de

reórden que no requiera de evaluación física de las existencias suele ser suficiente.

COMO REALIZAR LA CLASIFICACION ABC

La clasificación ABC se realiza con base en el producto, el cual expresa su valor por unidad

de tiempo (regularmente anual) de las ventas de cada ítem i, donde:

Di = Demanda "anual" del ítem i (unidades/año)

Vi = Valor (costo) unitario del ítem i (unidades monetarias/unidad)

Valor Total i = Di * vi (unidades monetarias/año)

Antes de aplicar el anterior ejercicio matemático a los ítems es fundamental establecer los

porcentajes que harán que determinadas unidades se clasifiquen en sus respectivas zonas (A,

B o C). Luego de aplicarse las operaciones para determinar la Valorización de los artículos,

se procede a calcular el porcentaje de participación de los artículos, según la valorización

(suele usarse también en cantidad, "participación en cantidad"). Este ejercicio se efectúa

dividiendo la Valorización de cada ítem entre la suma total de la valorización de todos los

ítems.

Luego se precede a organizar los artículos de mayor a menor según sus porcentajes, ahora

estos porcentajes se acumulan. Por último, se agrupan teniendo en cuenta el criterio

porcentual determinado en la primera parte del método. De esta manera quedan establecidas

las unidades que pertenecen a cada zona.

EJEMPLO DE APLICACIÓN: ejemplo de eCommerce

El gráfico anterior ilustra la distribución de las ventas anuales de un eCommerce de Estados

Unidos en el 2011 para todos los productos que fueron vendidos al menos una vez. Los

productos se clasifican comenzando con los volúmenes de ventas más elevados. De 17 000

referencias:

Los primeros 2500 productos (15 % principal) representan el 70 % de las ventas.

Los siguientes 4000 productos (siguiente 25 %) representan el 20 % de las ventas.

Los últimos 10 500 productos (último 60 %) representan el 10 % de las ventas.

Este ejemplo se acerca bastante a la situación Pareto canónica.

Donde:

Los artículos A son bienes cuyo valor de consumo anual es “el más elevado”. El

principal 70-80 % del valor de consumo anual de la empresa generalmente representa

solo entre el 10 y el 20 % de los artículos de inventario totales.

Los artículos C son, al contrario, artículos con el menor valor de consumo. El 5 %

más bajo del valor de consumo anual generalmente representa el 50 % de los artículos

de inventario totales.

Los artículos B son artículos de una clase intermedia, con un valor de consumo medio.

Ese 15-25 % de valor de consumo anual generalmente representa el 30 % de los

artículos de inventario totales.

El valor de consumo anual se calcula con la fórmula: (Demanda anual) x (coste de artículo

por unidad).

A través de esta categorización, el gerente de suministro puede identificar puntos claves de

inventario y separarlos del resto de los artículos, especialmente a aquellos que son numerosos

pero no rentables.

CONCLUSIONES

El principio de Pareto es una técnica que facilita la selección de los puntos débiles

donde debemos focalizar los esfuerzos de mejora que presentan una rentabilidad

potencialmente mayor.

La teoría ABC de inventarios es una herramienta de mercadeo que nos puede

determinar cuáles son las principales son las principales causas de un problema, puede

ser utilizado previamente para identificar los problemas.

Si bien cada almacén tiene distintos tipos de curvas ABC, lo importante es recordar

que:

o Para los artículos A; se debe usar un estricto sistema de control, con revisiones

continuas de los niveles de existencias y una marcada atención para la

exactitud de los registros, al mismo tiempo que se deben evitar sobre – stocks.

o Para los artículos B; llevar a cabo un control administrativo intermedio.

o Para los artículos C, utilizar un control menos rígido y podría ser suficiente

una menor exactitud en los registros. Se podría utilizar un sistema de revisión

periódica para tratar en conjunto las órdenes surtidas por un mismo proveedor.

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