UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA

FACULTAD DE CIENCIAS QUIMICAS Y DE LA SALUD

ESCUELA DE ENFERMERÍA

ASIGNATURA: INFORMÁTICA

TEMA: ENTORNO DE EXCEL

ESTUDIANTE: JESSICA PAOLA DURAN ESPINOZA

DOCENTE: ING KARINA GARCÍA

CURSO: PRIMER SEMESTRE DE ENFERMERÍA “A”

MACHALA – ECUADOR

2013

INTRODUCCIÓN

En esta breve introducción pretendemos mostrar los aspectos básicos para el manejo del programa Excel. Empezamos por abrir Excel a través del menú Inicio, seleccionamos Programas y allí Microsoft Excel. Al aceptar se abre un Libro de trabajo

Una vez abierto el Libro podemos empezar por guardarlo dándole un nombre que nos permita reconocer con posterioridad el contenido del mismo.

Para ello accedemos al menú ARCHIVO/GUARDAR COMO, le damos un nombre al Libro -por ejemplo: Pruebas e indicamos donde queremos guardarlo, si es en el disco duro, podemos guardarlo en la carpeta Mis documentos, aunque tenemos también la opción de guardarlo en el escritorio o directamente en nuestro dispositivo de memoria.

Los archivos de Excel son Libros de trabajo que a su vez contienen varias Hojas de cálculo. Al abrir un nuevo Libro de trabajo aparecen 3 Hojas pero podemos añadir cuantas deseemos.

En cada una de las más de 16 millones de celdas que contiene una Hoja de cálculo podemos introducir todo tipo de datos: numéricos, de texto, fórmulas o funciones.

La potencialidad de Excel estriba en la posibilidad de efectuar cálculos y operaciones complejas y repetitivas en el menor tiempo posible y minimizando la introducción de errores.

Veremos a continuación algunas herramientas básicas del programa Excel.

REQUISITOS PARA INSTALAR EXCEL

Un equipo personal con un procesador 386DX o superior (se recomienda 486)

Sistema operativo Microsoft Windows 95 o Microsoft Windows NT workstation versión 3.51 o posterior (no funcionará en versiones anteriores de Windows)

Microsoft Excel para Windows 95 (no se ejecutará en versiones anteriores de Microsoft Excel)

8 megabytes (MB) de memoria para su uso en Windows 95; 14 MB de memoria para su uso en Windows NT workstation

Espacio requerido en disco: 10 MB disponibles (excluye los requisitos para Microsoft Excel para Windows 95)

Una unidad de disco de alta densidad de 3,5 pulgadas VGA, o adaptador de vídeo de resolución superior (SVGA 256

colores recomendado) Microsoft Mouse o dispositivo señalador compatible Contabilidad de datos desde un sistema compatible con

Microsoft Small Business Financial Manager para Microsoft Excel

MODOS DE INGRESAR A EXCEL

1. En el BOTÓN INICIO damos clic izquierdo, seleccionamos la opción TODOS LOS PROGRAMAS, luego MICROSOFT OFFICE y a continuación MICROSOFT OFFICE EXCEL.

2. Los programas que se utilizan con frecuencia se denominan PROGRAMAS RECIENTES, estos se encuentran en el BOTÓN INICIO

3. El acceso directo que se encuentra en el escritorio.

4. En la barra de inicio rápido podemos encontrar el acceso directo a Microsoft Excel.

ENTORNO DE TRABAJO La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos

básicos de todas las ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.). 

El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A, Fila 1).

Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de trabajo, aunque este número puede ser aumentado o disminuido de cuerdo a las necesidades del usuario. En todas las hojas vamos a encontrar el mismo número de filas y de columnas.

ASPECTO Y ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

BARRA DE TITULO:

La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

BARRA DE MENUS

Es el sistema central de EXCEL ya que ahi se encuentran casi todas la funciones de EXCEL las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.

BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR

La barra de herramientas estándar incluye botones que son métodos abreviados para los comandos más utilizados. Contiene botones para las herramientas que se usa con más frecuencia, tales como guardar, abrir e imprimir libros.

BARRA DE FORMATO

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formato funcionan como se espera.

Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de la celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo.

BARRA DE FORMULAS

La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una fórmula se mostrará el contenido de la celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en las celdas o en la barra de fórmulas.

CUADRO DE NOMBRES

Cuadro Nombre muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, la celda seleccionada en la siguiente imagen es en la intersección de la columna A y fila 15. "A15" aparecerá en el cuadro Nombre, que indica que la celda activa es la A15. El contenido de la celda seleccionada aparece en la barra de fórmula a la derecha del cuadro Nombre.

CELDA ACTIVA

Es la celda en la que se pueden introducir datos; números , palabras símbolos, en este caso la B3.

BARRA DE ESTADO Muestra mensajes y comentarios. Si la barra

de estado está activada aparecerá en la parte inferior de la pantalla.

ETIQUETAS DE HOJAS

Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para ayudarnos a desplazarnos en las hojas de cálculo.

panel de tareas En el panel de tareas se encuentran los comandos que

son relevantes para cualquier tarea que se este realizando en Excel.

CAMBIAR NOMBRE DE LAS HOJAS

En Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ... Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero, ... La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. 

RANGOS DE CELDAS

El seleccionar varias celdas con el mouse o por medio del teclado, se le denomina rango de celdas, este rango lo estipula el usuario, y será según los requerimientos que este tenga en el momento, ejemplo:

ENTRADA DE DATOS En una hoja de trabajo de Excel, los datos son manejados

generalmente de forma individual dentro de cada celda, no se escriben grandes cantidades de texto o números en forma continua como se hace con los procesadores de textos. En las celdas se pueden introducir datos numéricos o alfanuméricos (letras y números), esto se logra de forma simple, pues solo basta con escribir el tipo de dato y pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales o cursoras. Se debe tener en cuenta que cada tipo de datos tiene un formato de alineación dentro de las celdas ya preestablecido así:* Los datos alfanuméricos se alinean al lado izquierdo de las celdas.* Los datos numéricos se alinean del lado derecho. EJEMPLO

OPERACIONES BÁSICAS CON LA HOJA DE TRABAJO

BORRAR RANGO SELECCIONADOPara borrar un rango seleccionado lo realizamos por el Menú Edición comando Borrar, y luego nos presenta las siguientes opciones de un submenú: •Todo: Elimina el contenido, los formatos y comentarios aplicados sobre las celdas. •Formato: Elimina únicamente los formatos aplicados mas no el contenido. •Contenido: Elimina los contenidos mas no los formatos aplicados allí. Se puede usar la tecla SUPR •Comentarios: Elimina comentarios aplicados sobre las celdas 

ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS Según las necesidades que se tengan para eliminar un bloque que celdas, Excel nos ofrece las siguientes opciones que encontramos a través del Menú Edición comando Eliminar...: •Desplazar celdas hacia la izquierda. •Desplazar celdas hacia arriba. •Toda la fila. •Toda la columna.

INSERTAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS Otra de las necesidades que se presentan frecuentemente es la de poder insertar un bloque que celdas, en este caso Excel nos ofrece las siguientes opciones que encontramos a través del Menú Insertar comando Celdas...: •Desplazar celdas hacia la derecha. •Desplazar celdas hacia abajo. •Insertar toda una fila. •Insertar toda una columna.

VENTANA FORMATO DE CELDAS

La primera denominada número: La cual nos da la opción de elegir el formato de los datos seleccionados es importante que la selección de los formatos sea la adecuada para las operaciones a realizar ya que dentro de estas opciones hay una que es general ejemplo de ellos son al introducir un número podemos indicar si se desea en un formato de moneda, con cuantas posiciones se desean los decimales, si se requiere que sea porcentaje otra opción es la fecha entre otras.

Continúanos con la siguiente solapa alineación si deseamos que nuestro texto dentro de la celda se alineé en su forma horizontal al centro en la parte inferior, superior, izquierda o derecha, justificada y demás tenemos la alineación del texto funciona de igual forma en la vertical dentro del control de texto:

Ajustar el texto se maneja reducir hasta a ajustar cuya función es reducir el tamaño de los caracteres hasta que todos los datos entren en el celda.

Combinar celdas Las celdas seleccionadas las combina en una sola unificando en una sola, que será la primera celda que contenía el texto.

Dirección del texto ya sea de izquierda a derecha o derecha a izquierda.

Orientación del texto también se puede manejar en grados de 0° a 90°

La solapa fuente se puede cambiar el tipo de letra y estilo de letra: normal, cursiva, negrita, y negrita cursiva, el tamaño deseado, si en texto se requiere subrayado de forma simple doble, simple contabilidad, doble contabilidad en que color lo preferimos el efecto, tachado, súper índice o subíndice.

La solapa de bordes nos permite seleccionar el tipo de borde adecuado para nuestra información o el de nuestro agrado aunado a ello la solapa relleno o trama darle los colores de fondo para las mismas.

La pestaña proteger juega un papel importante ya que de ello depende que no se pueda modificar información que es importante para nosotros y no se desee que alguien más tenga acceso a ello el uso de ella pareciera un poco más compleja que las de las solapas pero su contenido se puede considerar como simple es importante mencionar que estos atributos no entran en acción si no se protege la hoja esto se hace desde el menú herramientas revisar –proteger hoja.