SISTEMAS E INFORMATICA

SISTEMAS E INFORMATICA

SISTEMAS E INFORMATICA

ENTRADAS Todo el personal Requerimientos de sistemas Solicitudes de mantenimiento Solicitud de compra de

Hardware Información de bases de datos

SALIDAS Planes de mejora Acciones correctivas Sistema actualizado y vigente Informes Fias y rips Hardware en buen estado• Informes gerenciales

INDICADORES DE MEDICION DEL PROCESO Cumplimiento en la entrega de información solicitada a sistemas Seguimiento asistencia técnica

OBJETIVO: Verificar la disponibilidad de las herramientas informáticas, suministrar asistencia técnica a los usuarios, almacenamiento de los documentos de afiliación. Dar requerimiento a los clientes internos en cuanto a la información requerida del sistema Integra ARS e Integra IPS.

Computadores, aplicativos Insumos

y bienes

RECURSOS A UTILIZAR

Administración de SoftwareAdministración de Hardware Inscripción de AFILIADOS

Soporte telefónico

Información para pago

PROCEDIMIENTOS Y/O

DOCUMENTOS QUE S

E UTILIZAN EN EL PROCESO

SOPORTE TELEFONICO

Realiza la llamada al departamento de sistema

Recepciona la llamada y atiende la solicitud

Evalúa la inquietud y genera ticket de soporte

Indica tareas a realizar dando la solución

Verifica si el requerimiento queda solucionado

Realiza las tareas realizadas como medida de autocontrol

Usuario

Auxiliar de sistemas Auxiliar de sistemas

Auxiliar de sistemas Auxiliar de sistemas

Coordinador Dto. Sistemas.

OBJJETIVO : Suministrar asistencia telefónica a los usuarios que en su labor diaria utilizanEquipos de informática, solicitan documentos de afiliación y hacen uso de los sistemas de información De la Institución

INFORMACION PARA PAGO

Se genera consolidado mensual del sistema Integra ARS con los campos requeridos por el cliente y se hace entrega a la Coordinación de Salud Ocupacional el día 01 de cada mes.

Se consolida información de asistencias registradas en el sistema y se envía a coordinación de Referencia y Contra referencia.

Se genera por medio del sistema Integra ARS los rips y se validad teniendo en cuenta el validador establecido por Fiduprevisora, si es necesario se realizan las correcciones.

Se genera las bases de datos de usuarios teniendo en cuenta los parámetros de la resolución 812 y se verifican que la información sea concordante.

Se consolida toda la información necesaria para el pago (Fias, Rips, base de datos de usuarios, cirugias, incapacidades inasistencias, informe atención al usuario) y se hace entrega por medio de colrreo electrónico a la UT Medicol Salud.

OBJETIVO: Recopilar, analizar y hacer entrega de la información necesaria para el pago por parte de la FIDUPREVISORA S.A a la Unión Temporal Medicol Salud en el tiempo estipulado

SOFTWARE

SOFTWARE

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: ESTANDARIZAR EL DESARROLLO DE LAS

HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS REQUERIDAS POR LOS

FUNCIONARIOS Y ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN, PARA MEJORAR LA EJECUCIÓN DE SUS LABORES.

SOFTWARE- INSTALACION

DESCRIPCION:

1. Recibe el nuevo Software o aplicativo. Coord. Dpto Sistemas

2. Que éste se ajuste a las necesidades y requerimientos. Coord. Dpto Sistemas

3. Define con las áreas interesadas, el perfil de los usuarios que utilizaran el software. Coord. Dpto Sistemas

4. Instala el software en los servidores y equipos de computo necesarios. Coord. Dpto Sistemas y Proveedor

5. Recibe informe el Coord. Dpto Sistemas sobre el plan de capacitación. Dirección Administrativa

6. Aprueba capacitación y devuelve a la Coord. Dpto Sistemas. Dirección Administrativa

7. Recibe autorización del área de la dirección administrativa

SOFTWARE-ADMINISTRACION

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: PERMITIR A LOS USUARIOS DEL SISTEMA LA ENTRADA CON LAS RESTRICCIONES DE SEGURIDAD PERTINENTES DE ACUERDO AL CARGO Y LAS FUNCIONES A DESEMPEÑAR.

RECIBE COMUNICACIÓN ESCRITA DEL JEFE DEL ÁREA INTERESADA, LA SOLICITUD PARA CREAR UN USUARIO EN EL SISTEMA

1. Cuando se esté implementando un software nuevo no habrá solicitud, sino que se procederá según los perfiles. Coord. Dpto Sistemas 2. Define los perfiles del (los) usuario (s) para identificar el nivel de acceso y restricciones que tendrá (n). Coord. Dpto Sistemas 3.Crea el usuario en el sistema, autorizándolo para trabajar en los módulos requeridos, de acuerdo a su perfil.Coord. Dpto Sistemas 4. Ingresa clave de acceso al aplicativo Usuario 5. FIN

SOFTWARE-MANTENIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: VELAR POR EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE TODOS LOS PROGRAMAS Y SISTEMAS INFORMÁTICOS QUE SE MANEJAN EN LA

INSTITUCIÓN.

SOFTWARE-MANTENIMIENTO

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. Diligencia y entrega al departamento de sistemas formato de asistencia técnica para la realización de la actividad preventiva o correctiva sobre el software disponible. Usuario 2.Revisa la solicitud y evalúa el requerimiento. Coordinador Departamento de Sistemas 3. Si se concluye que existe la necesidad de Formatear el computador, reinstalar el software afectado o que se puedan dañar datos almacenados, realiza copia de los archivos. Coordinador Departamento de Sistemas 4. Realiza las tareas seleccionadas de acuerdo al paso 04.Auxiliar de Sistemas 5. Reinstala el software dañado y los archivos copiados. Auxiliar de Sistemas 6. Si es necesario da instrucciones al (los) usuario (s) del sistema que accede a través de ese computador sobre las medidas necesarias para evitar nuevos daños. Auxiliar de Sistemas 7. Informa al usuario sobre el procedimiento realizado. Auxiliar de Sistemas 8. FIN

SOFTWARE-ACTUALIZACION

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

ASEGURAR QUE EL SOFTWARE DISPONIBLE SE ENCUENTRE AL DÍA Y FUNCIONANDO CON LA VERSIÓN

ACTUALIZADA, DE MANERA QUE SU OPERACIÓN SEA CONFIABLE.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Diligencia y entrega al departamento de sistemas Formato de Asistencia Técnica con el nuevo requerimiento. Usuario

Recibe formato y revisa la solicitud de los nuevos requerimientos. Coordinador Departamento de Sistemas

Se evalúa requerimiento, Si es requerimiento para ajustar o implementar nueva función al sistema Integr@ARS o Integr@IPS

Si NO continua procedimiento solicitud de información. Coordinador Departamento de Sistemas

Envía requerimiento al proveedor del software en el formato de requerimiento de sistema Integra con la información del

requerimiento. Coordinador Departamento de Sistemas

Un número al requerimiento, lo evalúa y envía respuesta y/o actualizaciones al coordinador del departamento de sistemas. Proveedor del Software

Recibe respuesta y/o actualizaciones y las implementa en el servidor de pruebas de acuerdo a las instrucciones dadas por el proveedor. Coordinador Departamento de Sistemas

Realiza verificación de la respuesta y/o actualización enviada por el proveedor del software en el servidor de pruebas. Si NO cumple con el requerimiento solicitado pasa al paso. Coordinador Departamento de Sistemas

Informa al departamento que solicito el requerimiento la respuesta entregada por el proveedor del software para su revisión y aprobación. Coordinador Departamento de Sistemas

Si aprueban la respuesta emitida por el proveedor del software, se realiza la instalación de la actualización en el servidor de producción. Si no aprueban la respuesta pasa al paso Coordinador Departamento de Sistemas

Se cierra requerimiento, Archiva Formato de solicitud de requerimiento software con el formato de requerimiento de sistema Integra y la respuesta dada por el proveedor Coordinador Departamento de Sistemas

SOFTWARE-SOLICITUD DE LA INFORMACION

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Apoyar y garantizar la entrega de información del sistema, necesaria para el análisis que realiza cada una de las direcciones y coordinaciones de Colombiana de Salud.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Diligencia y entrega al departamento de sistemas formato de solicitud de requerimiento de software. Usuario

Revisa la solicitud e indica al área solicitante que información específica requiere para evaluar la solicitud Coord. Dpto Sistemas

Si la información se encuentra en el sistema se indica como puede obtener la información el usuario. Cord Dpto Sistemas

Se realiza la consulta en la base de datos de acuerdo al requerimiento solicitado Coord. Dpto Sistemas

Se entrega información al usuario verificando que cumple con el requerimiento solicitado. Cord. Dpto Sistemas

Se cierra requerimiento. Cord. Dpto Sistemas

CODIGO INSTRUCTIVO

• MANUAL DE USUARIO INTEGRARED

• MANUAL DE USUARIO INTEGRAIPS

• PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE COMPUTADORES

• INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE EQUIPOS DE COMPUTO SOFTWARE

• INSTRUCTIVO ANTIVIRUS KASPERSKY

• INSTRUCTIVO PARA INSTALACIÓN Y USO DE ESCANNER

• INSTRUCTIVO DE ADMINISTRACIÓN DE HISTORIA CLÍNICA SISTEMATIZADA

• INSTRUCTIVO PARA COPIAS DE SEGURIDAD

• INSTRUCTIVO DE AUDITORIA DE INSCRIPCIONES

PROCEDIMIENTO HARDWARE

OBJETIVO DEL PROCESO

Suministrar asistencia técnica a los usuarios que utilizan en su labor diaria equipos de computo con el fin de mejorar lo procesos que se realizan en cada área de la organización

FORMATO

PROCEDIMIENTO HARDWARE

AUX SISTEMAS

USUARIO , AUX SISTEMAS

CORD SISTEMAS

CORD SISTEMAS

AUX SISTEMAS

AUX SISTEMAS

USUARIO

INSCRIPCION DE AFILIADOS

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Realizar el ingreso de los afiliados a la base de datos de Colombiana de Salud S.A., y realizar la entrega necesaria de dicha información a la red de prestadores subcontratada, sedes propias y para el resto de procedimientos que dependan de este.

Se verifica si para el cliente se requiere realizar revisión documental o se realiza el procedimiento en la empresa.

Se recibe del cliente la Base de datos de afiliados: cotizantes o cotizantes y beneficiarios según el cliente externo y con los parámetros establecidos contractualmente.

Se corre el proceso dentro del sistema de información en el término de 24 a 48 horas para que actualice en red, el estado de afiliación del usuario. Pasa al punto 16.

1. Si la Base de datos es por primera vez: se realiza carga masiva de los afiliados relacionados, sea esta de cotizantes o de cotizantes con sus beneficiarios.

Se establece contacto con el usuario para definir claramente la información necesaria para el proceso de inscripción y afiliación. En este punto se incluyen cambios de documentación, cambios de estado,  cambios de domicilio y sitios de atención, solicitudes de suspensión y demás referentes a cambios en la base de datos. 

CIENTE

CORD SISTEMAS

CORD SISTEMAS

AUX AFILIACIONES

Recibir al usuario y escuchar su solicitud con respecto a los puntos anteriores. Para los documentos radicados en otras sedes enviados por correspondencia, Se

revisa y audita la documentación.

Verificar los derechos del usuario en el sistema, revisando claramente su estado dentro del mismo

Recibir y revisar la documentación que es entregada por el usuario.

Si la documentación se encuentra incompleta se le informa al usuario los documentos faltantes. Se actualiza en el sistema en el campo de observaciones tal y como se muestra en el instructivo de afiliaciones.Si la documentación esta completa se radican los documentos, se coloca fecha y firma de quien radica.

AUX AFILIACIONES

AUX AFILIACIONES

AUX AFILIACIONES

AUX AFILIACIONES

Se realiza  auditoria de afiliaciones sobre los soportes físicos,  posteriormente se ingresa al sistema integr@red las nuevas afiliaciones e inscripciones y se actualiza la información que sea pertinente.

Una vez este  se ingresa al sistema  pasa nuevamente a auditoria para  revisión de afiliación.

Se alista la documentación para ser entregada al archivo central mediante relación interna:a) Si el cotizante es nuevo se abre carpeta con el número de identificación del cotizante.b).  Si el cotizante ya se encuentra registrado se agrupan los documentos en un solo paquete de todo el grupo familiar para ser archivados.

Se realiza foliación de documentos por carpeta de cotizante y se actualiza archivo en medio magnético del contenido del archivo central de afiliaciones.

Se entrega diariamente al auxiliar de archivo relación de soportes para ser archivada en las carpetas respectivas por afiliado.

AUX AFILIACIONES

CORD SISTEMAS

AUX AFILIACIONES

AUX AFILIACIONES

AUX AFILIACIONES

Archivar los documentos entregados por la auxiliar de Afiliaciones

Si la institución es responsable de la entrega del carné: Se relacionan en medio magnético y se emiten los formatos de entrega de carné para contar con el registro de dicha entrega.Si no es responsable se envía al cliente externo y pasa al punto 20.

Una vez recibidos los carné por parte del cliente se entrega el carné al usuario, diligenciando fecha de recibido en formato de entrega de carné, el cual es enviado de vuelta a la coordinación de sistemas.

AUX ARCHIVO

AUX AFILIACIONES

AUX CIAU

Se realizan copias de Base de datos por sitios de atención de IPS primarias a cada uno de los proveedores para ser enviadas, los cinco (5) primeros días de cada mes, con novedades de afiliación. Si el usuario solicita entrega certificación para atención sin embargo se le garantizará al a atención sin carnet.

Al finalizar el mes se debe contar con la base de datos de los cotizantes reportados y los beneficiarios que han sido activados en el transcurso del mes para realizar los respectivos recobros al cliente externo.

CORD SISTEMAS

CORD SISTEMAS