Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

DirectorioDirectorioLic. Heriberto Félix Guerra SECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL Ing. Luis Mejía Guzmán SUBSECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL Y HUMANO Arq. Sara Topelson de Grinberg SUBSECRETARIO DE DESARROLLO URBANO Y ORDENACIÓN DEL TERRITORIO Lic. Marco Antonio Paz Pellat SUBSECRETARIO DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Lic. Germán de la Garza Estrada OFICIAL MAYOR Lic. Samuel Martínez Aceves COORDINADOR DE DELEGACIONES Lic. Cesar Ignacio Romero JacoboCOORDINADOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL Mtro. Luis Rodolfo Zamorano Ruiz DIRECTOR GENERAL DE EQUIPAMIENTO E INFRAESTRUCTURA EN ZONAS URBANO-MARGINADAS Dr. Héctor Martínez Reyes COORDINACIÓN INSTITUCIONALTeodoro Arias García Omar Valencia DomínguezAPOYO TECNICO INSTITUCIONAL.INSTITUCIÓN RESPONSABLE DE LA SERIE: LOCALLIS S.C.COORDINACIÓN GENERAL: Raúl I. Solis BarruetaDISEÑO EDITORIAL: León Felipe Gual Bojalil DESARROLLO TEMATICO Y PEDAGOGICO:Arturo Pontifes MartínezAPOYO TECNICOJosé Octavio Acosta ArévaloJaime Netzáhuatl Jiménez Ana Delia García OrtizBraulio Olvera de LeónErika Patricia Ledezma BarragánTeresa López LópezMaría Elena Acosta Arévaloz

Primera edición 2010 •Secretaría de Desarrollo Social •Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Ordenación del Territorio •Dirección General de Equipamiento e Infraestructura de Zonas Urbano-Marginadas Av. Paseo de la Reforma 116, Col Juárez, C.P. 06600, México D.F. La Serie La Administración Municipal Paso a Paso, forma parte del Programa Nacional de Formación de Servidores Públicos Loca-les”, auspiciado por el Gobierno Federal con recursos del Banco Mundial, de acuerdo a la donación IDF Grant No. TF091989 No de Contrato: 10 - 7 – FI- H – 003 – Y – 0 – 10, otorgado a la SEDESOL.

Se autoriza la reproducción del contenido de esta obra citando la fuente. Los conceptos y opiniones expresados en el presente do-cumento representan únicamente el punto de vista de los autores; no refleja necesariamente la visión de la Secretaría de Desarrollo Social.Impreso en México/Printed in México

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.............................................................. 7

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................... 7

OBJETIVO GENERAL........................................................................................................................................ 7

MAPA DE CONTENIDOS.................................................................................................................................. 8

AÑO CERO.......................................................................................................................................................... 9

INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 9

OBJETIVO........................................................................................................................................................... 9

IMPORTANCIA DE LA ENTREGA – RECEPCIÓN........................................................................................... 9

CONCEPTOS BÁSICOS DEL PROCESO DE ENTREGA – RECEPCIÓN......................................................... 10

¿QUÉ ES LA ENTREGA – RECEPCIÓN?.......................................................................................................... 10

¿QUÉ SE INFORMA?......................................................................................................................................... 10

AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO ENTREGA - RECEPCIÓN.......... 15

EL AYUNTAMIENTO......................................................................................................................................... 15

SÍNDICO MUNICIPAL....................................................................................................................................... 15

REGIDORES........................................................................................................................................................ 15

COMISIÓN DE HACIENDA Y PATRIMONIO MUNICIPAL............................................................................. 15

SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO.............................................................................................................. 15

TESORERO MUNICIPAL................................................................................................................................... 16

TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL............... 16

MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIÓN.......................................... 16

EJERCICIO PARA EL AÑO CERO..................................................................................................................... 20

AÑO UNO........................................................................................................................................................... 21

Contenido

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 21

OBJETIVOS......................................................................................................................................................... 21

EL ACTO PROTOCOLARIO DE LA ENTREGA RECEPCIÓN.......................................................................... 21

CONSECUENCIAS O EFECTOS DE LA REVISIÓN DEL INFORME, EXPEDIENTES Y PRUEBAS DOCUMENTALES Y EVIDENCIAS FÍSICAS DE LA ENTREGA..................... 25

EJERCICIO PARA EL AÑO UNO....................................................................................................................... 28

AÑO DOS............................................................................................................................................................ 30

INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 30

OBJETIVO........................................................................................................................................................... 30

INFORME DE INGRESOS Y EGRESOS............................................................................................................. 30

INFORMES MENSUALES DE ESTADOS FINANCIEROS............................................................................... 32

CUENTA PÚBLICA ANUAL.............................................................................................................................. 32

INFORME DE GOBIERNO MUNICIPAL........................................................................................................... 33

INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES DEL MUNICIPIO............................................................................. 34

INVENTARIO DE BIENES MUEBLES............................................................................................................... 34

RELACIÓN Y REGISTRO DE ACTAS DE BIENES DADOS DE BAJA.............................................................. 35

PADRÓN DE RESGUARDO DE BIENES........................................................................................................... 35

EJERCICIO PARA EL AÑO DOS........................................................................................................................ 36

AÑO TRES.......................................................................................................................................................... 38

INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 38

OBJETIVOS......................................................................................................................................................... 38

PRIMERA FASE DEL PROCESO: ANTES DEL CAMBIO DE AUTORIDADES............................................... 38

ORGANIZACIÓN PARA LA ENTREGA DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL......................................... 38

ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO.................................................................. 40

PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN.......................................................................................................... 43

VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES DEL PATRIMONIO MUNICIPAL.................................................. 45

RECURSOS HUMANOS.................................................................................................................................... 46

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

RECURSOS MATERIALES................................................................................................................................ 46

RECURSOS FINANCIEROS............................................................................................................................... 46

IRREGULARIDADES.......................................................................................................................................... 46

EJECUCIÓN DE ARQUEOS Y FONDOS DE VALORES.................................................................................. 47

EJERCICIO PARA EL AÑO TRES...................................................................................................................... 48

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

IntroduccIón

En este tema se tratan las generalidades del proceso de entrega – recepción de la administración municipal, mismo

que obliga a las autoridades salientes a integrar mediante una serie de informes, integración de expedientes, entrega

de pruebas documentales y verificaciones físicas diversas, todos los elementos muebles, inmuebles, de equipo,

archivos, almacenes, inventarios y demás elementos documentales relacionados con los programas, presupuestos,

recursos y demás elementos que integran en su totalidad la administración municipal.

Las autoridades entrantes juegan un papel fundamental en el proceso, ya que les corresponde constatar que, en

efecto, lo que se reporta como entrega existe y se encuentra en las condiciones que se describen y que obliga el

marco legal del municipio.

Las incongruencias que pudieran presentarse entre lo informado y lo realmente verificado, es motivo de aclaraciones

y de la comprobación que establece la legislación y lineamientos que norma el proceso, así como, en su caso, de la

realización de auditorías y revisiones prescritas por las instancias fiscalizadoras del municipio.

En este documento se analizan los roles, medios normativos, procesos generales y la aceptación y liberación final

de los reportes que contenga el informe, expedientes y actas de la entrega y su recepción afirmativa por parte de

las nuevas autoridades municipales.

objetIvo general

Identificar y examinar las diferentes etapas de la entrega – recepción de una administración municipal, los elementos

y conceptos que la integran, el rol de las autoridades participantes y las posibles situaciones que se presentan por

motivo de la revisión y constatación de congruencia entre aquello que se reporta y lo que se comprueba mediante

las verificaciones que realizan las nuevas autoridades.

Entrega – recepción de la administración municipal

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

Objetivos específicos

Destacar el marco conceptual de la entrega recepción a efecto de lograr la máxima comprensión de los elementos que la

integran

Identificar el marco normativo y las autoridades con atribuciones de revisión y fiscalización de los informes, expedientes

y actas de la entrega recepción.

Conocer el proceso general que se lleva a cabo para integrar la entrega y realizar la recepción de la administración

municipal.

CONTENIDO

TEMÁTICO AÑO “0” 1ER. AÑO 2º. AÑO 3ER. AÑO

ENTREGA -

RECEPCIÓN CONCEPTOS BÁSICOS Y MARCO

NORMATIVO IMPORTANCIA DE LA ENTREGA –

RECEPCIÓN. CONCEPTOS BÁSICOS DEL PROCESO

DE ENTREGA – RECEPCIÓN. ¿QUÉ ES LA ENTREGA –

RECEPCIÓN?. ¿QUÉ SE INFORMA?. AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS

PARTICIPANTES EN EL PROCESO

ENTREGA – RECEPCIÓN.. o EL AYUNTAMIENTO. o SÍNDICO MUNICIPAL. o REGIDORES. o COMISIÓN DE HACIENDA Y

PATRIMONIO MUNICIPAL. o SECRETARIO DEL

AYUNTAMIENTO. o TESORERO MUNICIPAL. o TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS

Y ENTIDADES DE LA

ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL. MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL

PROCESO DE ENTREGA –

RECEPCIÓN. EJERCICIO PARA EL AÑO CERO

CONCEPTOS BÁSICOS Y

MARCO NORMATIVO INTRODUCCIÓN. OBJETIVOS PARA EL AÑO

UNO. EL ACTO PROTOCOLARIO

DE LA ENTREGA

RECEPCIÓN. CONSECUENCIAS O

EFECTOS DE LA

REVISIÓN DEL

INFORME, EXPEDIENTES

Y PRUEBAS

DOCUMENTALES Y

EVIDENCIAS FÍSICAS DE

LA ENTREGA. EJERCICIO PARA EL AÑO

UNO.

DESARROLLO DEL TEMA

INFORME DE INGRESOS Y

EGRESOS. INFORMES MENSUALES DE

ESTADOS FINANCIEROS CUENTA PÚBLICA ANUAL. INFORME DE GOBIERNO

MUNICIPAL. INVENTARIO DE BIENES

INMUEBLES DEL

MUNICIPIO. INVENTARIO DE BIENES

MUEBLES. RELACIÓN Y REGISTRO DE

ACTAS DE BIENES

DADOS DE BAJA. PADRÓN DE RESGUARDO

DE BIENES. EJERCICIO PARA EL AÑO

DOS

DESARROLLO DEL TEMA PRIMERA FASE DEL PROCESO: ANTES

DEL CAMBIO DE AUTORIDADES. ORGANIZACIÓN PARA LA ENTREGA

DE LA ADMINISTRACIÓN

MUNICIPAL. ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DEL

EQUIPO DE TRABAJO. PREPARACIÓN DE LA

INFORMACIÓN.. VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES

DEL PATRIMONIO MUNICIPAL.. RECURSOS HUMANOS. RECURSOS MATERIALES RECURSOS FINANCIEROS. IRREGULARIDADES. EJECUCIÓN DE ARQUEOS Y FONDOS

DE VALORES. EJERCICIO PARA EL AÑO TRES.

Mapa de Contenidos

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

año cero

IntroduccIón

La entrega – recepción de una administración municipal

se realiza mediante un acto protocolario, en el cual el

ayuntamiento saliente hace una relación detallada de los

asuntos en curso de la administración, los programados

y los realizados, así como de los expedientes, archivos,

materiales, equipo y elementos de infraestructura y

equipamiento con los que se desempeña la administración

municipal, lo cual incluye todo tipo de bienes y efectos

materiales, con su correspondiente documentación.

La entrega puede interpretarse como un cambio a una casa

amueblada y funcionando, de la cual habrá de cerciorarse

que todo se encuentra como se detalla en la lista de

elementos que se entrega al nuevo ocupante.

La lista de bienes viene acompañada con instructivos

acerca de cómo funcionan las cosas, incluidos los “trucos”

de aquellos equipos que requieren una operación especial.

Vienen también las cuentas de los proveedores, adeudos y

las facturas pagadas y por pagar, así como todos seguros y

los contratos que se tienen para que la casa funcione con

los servicios públicos apropiados.

En caso de tener empleados que hagan funcionar la casa,

se entregan sus contratos y una referencia detallada de las

obligaciones salariales que se tienen con ellos.

En la misma lista se entregan los pendientes de

mantenimiento, refaccionamiento y otros arreglos

requeridos o en proceso.

También se citan las medidas recomendadas para generar

economías.

Todo lo anterior puede equipararse, toda proporción

guardada con el proceso de entrega – recepción de una

administración municipal.

objetIvo

Analizan algunas medidas viables para que las nuevas

autoridades se familiaricen con la administración que van

a recibir.

ImportancIa de la entrega – recepcIón

En atención a la importancia que reviste el acto protocolario

y legal de la entrega de la administración municipal por

parte de los ayuntamientos salientes y de la recepción

que efectúan los ayuntamientos entrantes, según los

términos de la legislación estatal, en este documento es un

instrumento práctico se realizan una serie de precisiones

relacionadas a los conceptos que son útiles para que las

autoridades municipales se habiliten en forma apropiada

para la ejecución de dicho proceso.

La entrega recepción puede entenderse como un proceso

informativo y de comprobación en el cual intervienen

de manera responsable y legal tanto las autoridades en

funciones como las que tomarán posesión en el período

correspondiente. La finalidad esencial de la entrega

recepción es acopiar e integrar en un documento legal el

conjunto de pruebas documentales, informes e indicadores

sobre el estado financiero, patrimonial, económico y

administrativo de un ayuntamiento en el momento del

relevo de sus autoridades, con objeto de dar cuenta

clara sobre la situación vigente en el ayuntamiento y su

administración y de esta manera facilitar la asunción de

asuntos, compromisos y el ejercicio mismo de facultades,

recursos y la atención de los compromisos que quedan en

puerta o por resolver en una gestión gubernamental.

La gestión de los ayuntamientos, no obstante el cambio

de sus autoridades, no puede interrumpirse o verse

frenada por falta de datos técnicos o administrativos ni

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

por imprecisiones informativas sobre el destino y situación

de los fondos y valores de su hacienda, a la vez que el

patrimonio del municipio debe permanecer con su carácter

imprescriptible e inembargable sin que sea sujeto de

enajenación al margen de la ley, de ahí la importancia vital

de la entrega - recepción.

Tradicionalmente el procedimiento de entrega - recepción

se constituía principalmente por información de carácter

económico, financiero, patrimonial, y presupuestal, por

lo que su materia principal era la hacienda pública, sin

embargo, en atención a la necesidad de un procedimiento

más acabado que permitiera una integración rápida e

informada por parte de las nuevas autoridades, la entrega

- recepción incluye ahora otros datos representativos

relativos al avance de obras, gestiones administrativas

en proceso, compromisos regulares del ayuntamiento y

otros temas y asuntos que regularmente involucraban

con compromisos sociales al ayuntamiento saliente con

diferentes instancias públicas y privadas, pero sobre todo

con la comunidad

conceptos básIcos del proceso de entrega

– recepcIón

¿Qu é e s l a e n t r e g a – r e c e p c I ó n?

En términos jurídicos: es el acto legal por el cual se hace

entrega la administración municipal a las autoridades

entrantes y la recepción que estas efectúan aceptando

las obligaciones y derechos que de ello se derivan. Si

bien las autoridades salientes deslindan parte de sus

responsabilidades directas con el acto de entrega, el carácter

jurídico de este proceso no las exime de responsabilidades

accesorias, derivadas o presuntas por el ejercicio que

acaban de concluir, sino en los términos y prescripciones

que señalan las propias leyes del Estado.

En términos contables: es el conjunto de datos de

verificación y comprobación, basados en ordenamientos

legales del municipio, relativos al desempeño financiero y

presupuestal de la administración municipal, en uso de sus

recursos hacendarios y de los bienes patrimoniales que se

le confieren a esta instancia de gobierno. En este sentido

se trata de un proceso de demostración probatoria del

correcto ejercicio administrativo del ayuntamiento, según

las normas generalmente aceptadas para la contabilidad

gubernamental.

En términos organizativos: es el conjunto de actividades

que se planean, organizan y ejecutan para recabar datos,

pruebas documentales y demás información necesaria para

la integración del documento de la entrega - recepción.

Constituye un esfuerzo organizativo y de recapitulación

para dar cuenta y fe de la situación actual de una

administración municipal en el momento en que sus

autoridades son relevadas en atención al procedimiento

previsto en la Constitución estatal.

En términos administrativos: es el proceso de verificación

de la situación que guarda la gestión administrativa

del ayuntamiento y el patrimonio municipal, incluida

la hacienda pública, en el momento del cambio de las

autoridades municipales.

¿Qué se Informa?

En este proceso se ordenan integran y se presentan

informes, datos, registros, pruebas documentales y

evidencias físicas, relacionados, entre otros aspectos con:

• Bienes muebles propiedad del municipio. Todos aquellos

objetos que pueden ser transportables y que tienen

como función respaldar la operación de la administración

municipal.

• Bienes inmuebles propiedad del municipio. Todos aquellos

que constituyen espacios físicos, equipamiento urbano,

terrenos, edificaciones, casas y otras construcciones fijas,

que el municipio tenga como propiedad legítima.

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

• Bienes muebles e inmuebles en arrendamiento,

explotación, custodia, comodatos1, donación, usufructo o

concesión en favor del municipio. Aquellos que el municipio

haya asignado a terceros mediante instrumentos jurídicos

que aseguren que no se pierde la propiedad municipal sobre

dichos bienes.2

Bienes patrimoniales dados de baja. Constituye una

relación de los bienes muebles e inmuebles que, por razón

legal y mediante procedimiento debidamente acreditado

ante las autoridades competentes y sustentado en la

legislación de bienes municipales, el ayuntamiento ha

enajenado, destruido o desechado por obsolescencia, daños

irreparables o por condición que los hace inviables para ser

aprovechados por el municipio.

Recursos materiales, insumos, enseres, equipo e

instalaciones y demás componentes de obras y servicios

públicos. Incluye todo el mobiliario, bienes inmuebles,

equipamiento de obras públicas y de servicios públicos,

necesarios para su adecuada operación, sin mermas que

afecten su funcionamiento y de conformidad con las

especificaciones técnicas de su instalación o de los manuales

suministrados por los proveedores o casas comerciales en

que hubieren adquirido.

Bienes y recursos materiales de los almacenes municipales.

Contabilizados, verificados en su existencia y condiciones

de uso reales, resguardados en los espacios físicos que los

contengan, de conformidad con un inventario de bienes;

incluye, entre otras cosas, los registros de suministro, altas

y bajas, así como sus respectivos programas de compras de

reposición, catálogo de artículos y sus respectivas altas y

bajas, entre otros datos relevantes.

Fondos del erario municipal (efectivo en caja, fondos fijos,

fondos especiales, bancos, documentos por cobrar, fondos

pendientes de depósito, efectivo de sueldos no reclamados,

efectivo destinado a retenciones del IVA, impuesto sobre la

renta y demás de carácter legal, otros valores o fondos).

Relación de deudores del municipio. Lista extraída de

los padrones de contribuyentes y proveedores de bienes

y servicios del municipio que tengan créditos fiscales o

adeudos por devoluciones o penalizaciones que deban ser

reintegrados a la hacienda municipal, tanto por aquellos

que han sido debidamente notificados, como por los que

están en proceso de ser requeridos.

Relación o padrón de contribuyentes del municipio. Registro

de los datos de cada uno de los contribuyentes y sujetos

obligados por la Legislación Fiscal y Hacendaria aplicable

en el municipio, con los conceptos relativos a Nombre,

domicilio y datos personales del contribuyente; actividad

que genera la obligación fiscal; servicio contratado que le

obliga al pago de derechos; tasas, montos, cuotas, tarifas

o consumos aplicables de conformidad a la actividad y

base de cálculo de la contribución; fechas de facturación,

estado de cuenta de pagos y movimientos de reintegros y

devoluciones; débitos y tasas de recargos; puntos límite de

déficit de pagos que da lugar a cobranza por procedimientos

coactivos; en su caso, régimen de facilidades y descuentos

aplicables al contribuyente, entre otros datos relevantes.

Estado de avance y cumplimiento del Presupuesto de

egresos. Acuerdo de Cabildo que aprueba el presupuesto

de egresos. Presupuesto registrado en cuadros de partidas;

clasificación del presupuesto y montos por partida;

objetos de erogación; calendario de ejercicio; aplicaciones

programadas; aplicaciones por solicitud de liberación de

partidas; montos de recursos ejercidos por partida, contra

lo programado; procedimiento de autorización de pagos

con cargo al presupuesto; procedimiento de autorización

de transferencias con cargo al presupuesto; acuerdos

modificatorios de montos, cargos a partidas, recortes y

ampliaciones presupuestales, entre otros datos.

1 Se entiende por comodato: El contrato que, a título gratuito, celebra el ayuntamiento con una persona jurídica para otorgarle el uso temporal de un bien inmueble, para fines de carácter social, sin propósitos de lucro, pero susceptible de generar un beneficio público, o para mantener en condiciones adecuadas dicho bien, en términos del interés público.

2 Para tener una mejor noción sobre la amplitud de los bienes municipales y su clasificación puede consultar el Reglamento de Bienes Municipales del Municipio de Oaxaca, disponible en la siguiente direcciónhttp://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/OAXACA/Municipios/Oaxaca/OAJReg23.pdf

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

Contabilidad gubernamental del municipio (cuentas

revisadas, aprobadas y en proceso). Sistema o libros mayores

y mayores que registran las operaciones financieras del

municipio: ingresos, gasto y movimientos virtuales entre

activos y pasivos, reales y potenciales del municipio. En la

entrega del sistema contable, se prevé, cuando menos, lo

siguiente: contabilidad de gasto corriente y obligaciones

fiscales del municipio; contabilidad de contratos que generan

obligaciones de pago por mantenimiento y reparaciones

de infraestructura y equipamiento municipal; contabilidad

de financiamiento de proyectos de inversión; contabilidad

de pago de deuda; contabilidad de gastos extraordinarios;

contabilidad de ingresos por cada concepto de tributación

propia y recuperación de derechos y aprovechamientos;

contabilidad por ingresos de transferencias de fondos y

financiamientos que ingresan como recursos propios a

la hacienda municipal; contabilidad de transferencias de

fondos y financiamientos destinados a fines específicos

que no forman parte de los ingresos propios de la Hacienda

Municipal pero que opera el municipio en apoyo a programas

estatales o federales; contabilidad de recuperaciones

resultantes del ejercicio de la facultad económico coactiva

del ayuntamiento; otros registros contables previstos en

el sistema de contabilidad aplicable y formalizado en el

municipio.3

Archivo de actas. Archivo a cargo de la Secretaría del

Ayuntamiento que contiene clasificadas, foliadas y

relacionadas, mediante un sistema de clasificación propio,

las actas generadas por el cabildo saliente; las actas

generadas por cabildos anteriores; y las actas históricas

del municipio que se conservan como parte de un acervo

propio del cabildo y cuyos documentos pudieron o no

haberse enviado en copia al Archivo General del Estado.

Archivos relacionados a la gestión de asuntos de todas las

dependencias de la administración municipal. Cada archivo

de dependencia debe tener por lo menos los siguientes

acervos y registros de documentos: 1) Archivo de trámite,

con las Minutas y clasificación foliada y sistematizada de

los asuntos en trámite por programas, proyectos, asuntos

que generan obligaciones de índole diversa o recuperación

de adeudos; contratos; permisos; licencias; autorizaciones

diversas; asuntos en revisión y proceso de autorización;

entre otros. 2) Archivo de asuntos concluidos en el periodo

de la administración que entrega, con Minutas, registros

clasificadores, documentos y resguardos de seguridad,

vinculados a los asuntos atendidos. 3) Archivo histórico,

con los datos y documentos clasificados de los asuntos

concluidos por las administraciones anteriores. 4) Archivo

electrónico de documentos generados por la dependencia

municipal que corresponda, organizado de conformidad

con la norma que para tal efecto haya aprobado el

ayuntamiento, o bajo la clasificación convencional que

deberá ser reportada en documento explicativo o instructivo

la autoridad saliente.4

Expedientes del personal al servicio del ayuntamiento.

Este expediente contiene todos los datos de cada uno de

los trabajadores y funcionarios que tengan una relación

laboral activa con el ayuntamiento. Su contenido puede

variar, pero en todo caso deberá contener como mínimo

los siguientes: Nombre del Trabajador o funcionario;

nombramiento expedido; copia de documentos oficiales

(Acta de Nacimiento o certificado de naturalización;

registro federal de contribuyente; en su caso, cédula

profesional; comprobante de domicilio; registro de alta en

el sistema de seguridad social; Cédula Única del Registro

de Población; Credencial del Instituto Federal Electoral;

entre otros); copia de actas de beneficiarios de la seguridad

social; hoja de empleo (registro de año de ingreso, puestos

o nombramientos en el municipio, fecha de separación,

fecha de reingreso, entre otros datos); comprobantes

3 Como ejemplo de un sistema de cuentas, se incluye un Catálogo publicado por el Congreso del Estado de Yucatán, relacionado con las cuentas en que se registran los ingresos de la hacienda municipal en dicha entidad federativa. Disponible en: http://www.congresoyucatan.gob.mx/cmh/sistema/v2-1/CATALODOS%20PDF/05.%20CUENTAS%20DE%20RESULTADOS%20ACREEDORAS.pdf

4 Como muestra de los sistemas de clasificación de archivos municipales se incluye en este material una referencia al Reglamento del Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Durango, Durango. Publicado en:http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/DURANGO/Municipios/Durango/DRGReg11.pdf

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

de certificados de salud; constancias de incapacidades

médicas; constancias de capacitación; actas administrativas

por incidencias laborales; actas administrativas de registro

de puntos buenos y puntos de demérito; etcétera.

Relación de papelería oficial. Se integra en un Manual de

Formas Oficiales, incluido en el mismo el apartado de imagen

institucional que se manejó durante el periodo que cubre

la entrega, de tal manera que se disponga de referencias

técnicas claras acerca del uso de dichos formatos como

parte de los documentos formalmente reconocidos por el

ayuntamiento y sus dependencias y organismos.

Colección de sellos oficiales. Con la relación de sellos físicos

elaborados y el muestrario y explicación de sus aplicaciones

en los distintos documentos que respaldan los diversos

actos jurídicos y administrativos del ayuntamiento, sus

dependencias y organismos.

Relación de recibos y formatos oficiales de la Tesorería

municipal. Con la relación de modelos de recibos y formas

impresas que se hayan autorizado para su uso en el periodo

que cubre la entrega, así como sus distintas aplicaciones

en el sistema de ingresos, egresos y control del patrimonio

hacendario municipal.

Relación de giros de las actividades de los particulares.

Constituye un padrón especial en el que se registran los

diferentes establecimientos que se han instalado de

manera formal en el territorio del municipio y sus distintas

demarcaciones, conforme a los reglamentos establecidos y

mediante las condiciones aprobadas en la licencia expedida

por el ayuntamiento. Dicho padrón sirve también como

elemento de regulación y verificación del cumplimiento

de distintas normas de funcionamiento de los respectivos

establecimientos, al tiempo que permite el seguimiento de

obligaciones fiscales entre otras medidas.

Relación de documentación oficial de servicios y registros

públicos. Al igual que en el caso del Catálogo de Formas, la

colección de sellos municipales y los recibos de tesorería

municipal, se trata de una compilación de todos los

formatos y patrones de oficios, circulares, formatos de

solicitudes de contratación de servicio, contratos, licencias,

autorizaciones, ordenes de trabajo, requerimientos de

inspección y verificación administrativa, aclaraciones,

quejas y demás documentos empleados en la gestión de

servicios y registros municipales, como el de fierros o el de

tablajeros.

Avances de obras públicas. En este caso, los documentos

que permiten registrar el avance son, entre otros, el

expediente único de obra, presupuesto, contratos o

autorización por administración directa, acompañado de sus

proyectos ordenadores (estructural, hidráulico, eléctrico,

arquitectónico, de acabados, etcétera), el programa de

avance físico y financiero de la misma, así como los distintos

programas de residencia, supervisión, control, entrega y

recepción de la obra y auditoría del proceso, entre otros.

Expedientes técnicos (planos y especificaciones de

instalaciones, sistemas operativos, equipo, etcétera) de

obras y servicios públicos. Compendio del expediente

original del proceso de la obra y planos ordenadores en

sus diferentes presentaciones del modelaje, descripción

técnica de instalaciones y demás especificaciones incluidas

en los mismos.

Avance en el cumplimiento de metas y objetivos de

programas, proyectos y acciones derivados de los planes

de gobierno y desarrollo del ayuntamiento. En este caso

se toma como referencia al Plan Municipal de Desarrollo,

los programas enunciados en el mismo y los programas

operativos anuales aprobados por el cabildo, con sus

respectivos expedientes de avance físico – financiero y

documentación que acredite el ejercicio de las partidas

presupuestales asignadas y los registros de comprobación

contable aplicados a los presupuestos aprobados y ejercidos

con la autorización de sus posibles modificaciones. Se

adicionan los reportes de avance programático, indicadores

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

de seguimiento de procesos y productos y resultados, así

como la constatación o pruebas físicas y documentales del

cumplimiento de objetivos y metas establecidos.

Relación de reglamentos y normatividad administrativa

expedida por el ayuntamiento en funciones. Colección

certificada por la Secretaría del Ayuntamiento mediante

minuta descriptiva, de los números de la Gaceta Municipal

que contenga los reglamentos municipales vigentes en

el municipio o, en su defecto, las copias y referencias

hemerográficas del periódico oficial del estado u otro medio

oficial donde se hayan publicado los reglamentos y bandos

del municipio.

Programas de desarrollo social. Relación documentada de

programas de desarrollo social promovidos directamente

por el ayuntamiento y relación documentada de programas

de desarrollo social de procedencia estatal y municipal,

reportados de conformidad con sus respectivas reglas

de operación, cuentas presupuestales o administrativas,

informes de avances y resultados, contabilidad de la

aplicación de recursos, calendarios de ministraciones

o trámites pendientes para su ejecución; evidencias de

cumplimiento e informes de campo relacionadas con los

bienes, servicios, obras y demás productos establecidos por

cada programa reportado.

Convenios de colaboración administrativa con el Estado,

Federación y/o municipios diversos. Documentos originales

de los convenios firmados por el presidente municipal que

generan obligaciones y compromisos que se extienden

más allá del periodo de gestión del ayuntamiento saliente

y aquellos que pueden ser refrendados mediante actos de

actualización.

Manuales administrativos y reglas de operación vigentes.

Relación documentada, por materias o áreas de la

administración municipal, que contenga los Manuales de

organización, procesos, procedimientos, de gestión de

calidad, Catálogos de puestos, padrones de proveedores,

normas y reglas de operación de diversos procesos

contables, administrativos y de gestoría aplicables en los

sistemas administrativos del municipio.

Expedientes de asuntos jurídicos en proceso. Con la

relación, estudios, expedientes y documentos probatorios

de trámites de denuncias, controversias, arbitrajes,

amparos, revisiones, copias de averiguaciones previas y

demás asuntos en los que se deba hacer valer el interés

jurídico del municipio y que se encuentren en proceso

judicial o administrativo, por tipo de asunto y antecedentes

completos de cada uno. Junto con esta relación se requiere

la presentación de un reporte cronológico de plazos y

términos que deban cumplirse para dar continuidad debida

a los procesos en curso.

Registros de firmas de funcionarios municipales y

autoridades auxiliares del municipio.

Inventarios diversos, como son: Inventarios físicos de

armamento y equipo de la policía municipal, Inventario

de vehículos, inventario de herramientas de talleres

municipales, inventario y resguardos de bienes de oficina,

inventario de equipo de cómputo, inventario de equipo

de comunicación y telefonía celular propia o a nombre del

municipio.

Los conceptos anteriores son parte de los elementos que

deben incluirse en los reportes y expedientes de la entrega

– recepción, misma que puede integrarse por materias,

por áreas o por objetos de operación de la administración

municipal, lo cual depende necesariamente de la norma

que ordene legalmente dicho proceso.

Page 16: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

15

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

autorIdades y funcIonarIos partIcIpantes en

el proceso entrega - recepcIón . 5

el a y u n t a m I e n t o

Todos sus miembros asumen la responsabilidad directa de

verificar que se efectúe la entrega - recepción en el tercer

año como procedimiento complementario a lo previsto en

el artículo 33 de la Ley orgánica del municipio libre donde

se les instruye como obligación en el mes de diciembre,

rendir un informe del estado que guarda la administración

municipal.

Presidente Municipal

Es responsable directo de llevar a cabo los trabajos

de organización del proceso, integración de comités

de levantamiento de información, y verificación de la

integración de los informes y actas correspondientes de

la entrega - recepción, con base en sus atribuciones de

ejecución de las resoluciones del ayuntamiento y facultad

de mando para ordenar que se efectúen los trabajos propios

de la administración municipal. (Art. 36. fracciones. IV y

XIX. Ley Orgánica del Municipio Libre).

sí n d I co m u n I c I p a l

Como procurador de la defensa de los interés municipales

y como representante jurídico del ayuntamiento y de la

hacienda municipal el Síndico asume la responsabilidad

de la vigilancia directa del manejo del patrimonio y la

hacienda municipal, actuando como autoridad calificadora

y sancionadora de las cuentas e inventarios del municipio

(Art. 37 Fracciones I, III, VII, IX y X. Ley Orgánica del

Municipio Libre). Su intervención en el proceso entrega -

recepción es fundamental ya que valida internamente en el

ayuntamiento la información y actas que se integren para

tal efecto.

re g I d o r e s

En el seno de sus respectivas comisiones, los regidores son

responsables de verificar que en cada dependencia de la

administración municipal o en su sector correspondiente,

se preparen los informes relacionados con los asuntos en

proceso, cumplimiento de metas y acciones comprometidas,

avances de obras y asuntos en trámite, entre otras materias,

que sean requeridos para formar parte de los datos e

información de la entrega - recepción. (Art. 38. Fracción

IV. Ley Orgánica del Municipio Libre).

co m I s I ó n d e h a c I e n d a y p a t r I m o n I o m u n I c I p a l

Integrada por el Síndico y otros regidores, tiene la

responsabilidad de vigilar las gestiones de la hacienda del

municipio a cargo de la Tesorería municipal, previniendo

que se cumpla la legislación en la materia y se dé una

administración adecuada de los fondos, valores y patrimonio

que la constituyen, además de vigilar los procesos de

adquisiciones, suministro de bienes, inventarios y demás

que se efectúen con relación al patrimonio municipal y,

en su caso, proponer la realización de auditorías. (Art. 45.

Fracciones I, II, III, V, VII y VIII. Ley Orgánica del Municipio

Libre)

se c r e t a r I o d e l ay u n t a m I e n t o

Como funcionario encargado de los asuntos generales del

gobierno municipal, tiene la responsabilidad de asistir al

presidente municipal y al ayuntamiento en la organización

de los trabajos de la entrega - recepción, convocando a las

reuniones de cabildo que le sean instruidas, preparando

expedientes técnicos de su área y coordinando a las demás

dependencias en sus respectivas tareas informativas que

les sean requeridas para este propósito.

5 Descripción basada en la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Page 17: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

16

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

te s o r e ro m u n I c I p a l

Como funcionario encargado de la gestión administrativa de

la hacienda municipal, tiene la responsabilidad de preparar

y presentar para su aprobación, la información económica,

fiscal, financiera, contable y presupuestal correspondiente

a los ingresos, egresos y patrimonio del municipio, así

como aquella de procedimientos administrativos y recursos

financieros del ayuntamiento que estén comprometidos

en obligaciones, responsabilidades administrativas, obras,

servicios y demás asuntos que impliquen erogaciones

vigentes o próximas. (Art. 72. Fracciones VIII, XII, XIII, y

XIV. Ley Orgánica del Municipio Libre).

tI t u l a r e s d e l a s d e p e n d e n c I a s y e n t I d a d e s d e l a a d m I n I s t r a c I ó n m u n I c I p a l

Con base en el plan de trabajo establecido por el presidente

municipal y las referencias, los titulares de las diferentes

dependencias y entidades de la administración municipal

recaban e integran los informes correspondientes a la

gestión de sus respectivas áreas, principalmente aquella

relacionada con la aplicación de recursos presupuestales

y sus respectivos resultados en obras, acciones y servicios

consolidados, en trámite o comprometidos.

marco legal y normatIvo del proceso de

entrega - recepcIón

Constitución Política del Estado. 6

En materia de control de la gestión administrativa de los

ayuntamientos:

Artículo 33. Son Facultades y Obligaciones del Congreso:

Fracción V. El Congreso del Estado aprobará la ley de

ingresos de los ayuntamientos y revisará sus cuentas

públicas, cuando menos una vez al año;

Fracción XIII. Aprobar las leyes que contengan las bases

normativas, conforme a las cuales los ayuntamientos

elaborarán y aprobarán su presupuesto de egresos, los

bandos de policía y gobierno, así como los reglamentos,

circulares y disposiciones administrativas de observancia

general dentro de sus respectivos municipios;

XXIX. Revisar las Cuentas Públicas del Gobierno del

Estado y de los ayuntamientos con el apoyo del Órgano de

Fiscalización Superior del Estado;

Fracción III, numeral 5 del Artículo 67. “Son atribuciones

del Órgano de Fiscalización Superior:

a) Iniciar y sustanciar el procedimiento de fiscalización

de las Cuentas Públicas, para comprobar, inspeccionar,

investigar y determinar, en términos de ley, los actos u

omisiones que pudieran configurar alguna irregularidad,

incumplimiento de disposiciones legales o conducta ilícita

en la gestión financiera de los entes fiscalizables;

b) Ordenar y efectuar revisiones de gabinete y visitas

domiciliarias o de campo, en los términos previstos por

la ley, para comprobar la gestión financiera de los entes

fiscalizables;

c) Determinar los daños y perjuicios que afecten a las

haciendas públicas de los entes fiscalizables y fincar

directamente a los responsables las indemnizaciones y

sanciones pecuniarias correspondientes, las que tendrán el

carácter de créditos fiscales; al efecto, el Poder Ejecutivo

del Estado aplicará el procedimiento administrativo de

ejecución para su cobro, en términos de ley;

d) Promover ante las autoridades competentes, con motivo

del procedimiento de fiscalización, el fincamiento de otras

responsabilidades de orden administrativo, penal o civil

que correspondan.”

Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de

Ignacio de la Llave.7

6 Se toma como ejemplo: Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave7 Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Disponible en: http://www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/FISCA210710.pdf

Page 18: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

17

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

En materia de fiscalización de la gestión financiera de los

ayuntamientos.

Artículo 6 de la “Son Entes Fiscalizables el Poder

Público, los Organismos, la Universidad Veracruzana, los

Ayuntamientos, Entidades Paraestatales, Paramunicipales,

organismos descentralizados, fideicomisos y empresas

de participación estatal o municipal, así como mandatos,

fondos o cualquier otra figura jurídica; y, en general,

cualquier persona física o moral, pública o privada, que

recaude, administre, ministre, maneje o ejerza recursos

públicos.”

De la misma Ley el artículo 25 señala:

1. Los Ayuntamientos presentarán al Congreso los estados

financieros mensuales que señala la Ley Orgánica del

Municipio Libre; así como los estados de obra pública

mensuales que contengan la información de los expedientes

técnicos sobre el inicio, avance o conclusión de obra, según

sea el caso, de acuerdo a lo que en esta materia señalen las

Reglas Técnicas de Auditoría Pública para el procedimientos

de Fiscalización Superior en el Estado. Igual obligación

tendrán las Entidades Paramunicipales.

2. Los Ayuntamientos y las Entidades Paramunicipales

presentarán, a la Secretaría de Fiscalización del Congreso

y al Órgano los estados financieros y los estados de obra

pública a que se refiere el párrafo anterior, a través de

medios electrónicos y de conformidad con las reglas de

carácter general que emita el Órgano.”

Como determinación general para las atribuciones del órgano

superior de Fiscalización, la Ley de Fiscalización señala que

“El Órgano tendrá acceso a los datos, libros y documentación

justificativa y comprobatoria relativa al ingreso y gasto

del Poder Público, Ayuntamientos y de los entes públicos

estatales y municipales, así como a la demás información

que resulte necesaria, siempre que al solicitarla se expresen

los fines a que se destine dicha información.” 8

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público

Municipal

Regula y norma los procesos de programación,

presupuestación, contabilidad gubernamental y ejercicio

del gasto público de los ayuntamientos, mediante

disposiciones que aseguran el apego al principio de legalidad

del sistema de planes y programas del municipio, así como

diversos controles que favorecen a una estricta disciplina

en el ejercicio del gasto, únicamente vinculado a los efectos

previstos en el presupuesto y programas autorizados por el

ayuntamiento.

Uno de los rubros de mayor importancia que regula esta

ley es el Presupuesto, el cual está previsto contenga como

mínimo lo siguiente: 9

Descripción clara de los programas que sean la base del

mismo, en los que deberán señalarse los objetivos, metas

y unidades responsables de su ejecución, así como los

egresos estimados por programa;

Explicación y comentarios de los principales programas y,

en especial, de aquellos que abarquen dos o más ejercicios

presupuestales;

Una información detallada de la situación hacendaria del

municipio durante el ejercicio fiscal con las condiciones

previstas para el próximo, con la opinión al respecto del

Contralor Municipal;

Estimación de ingresos y gastos para el ejercicio

presupuestal que se propone, así como la calendarización

del egreso para cada uno de los meses;

Indicación del número de plazas incluidas, clasificadas por

categoría presupuestal y unidad administrativa;

Las previsiones de egresos correspondientes a cada

programa, para el sostenimiento y desarrollo de los servicios

públicos;

8 Ibídem. Artículo 64.9 Transcrito del artículo 22 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Municipal del Estado de Colima.

Page 19: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

18

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

Estimación final de ingresos y gastos del ejercicio

presupuestal en curso;

Situación de la deuda pública estimada al final del ejercicio

presupuestal en curso y de la que tendrá al término del

inmediato siguiente;

El informe detallado del avance en el cumplimiento de

las metas y objetivos plasmados en el Plan Municipal de

Desarrollo y el programa de gobierno municipal;

Los demás informes financieros y datos estadísticos que

se consideren convenientes para la mejor comprensión de

la política hacendaria y del programa de administración

municipal.

Ley orgánica del municipio libre

Siguiendo con la referencia del marco jurídico del municipio

veracruzano, se anota lo siguiente “Durante el mes de

diciembre, el Presidente Municipal deberá rendir a los

ciudadanos y al Ayuntamiento un informe sobre el estado

que guarda la administración pública municipal. Dicho acto

se realizará en Sesión pública y solemne de Cabildo.”10

La Ley Orgánica Municipal del Estado de México, establece

lo siguiente en su Artículo 19: “A las nueve horas del

primer día del año siguiente en el que se hayan efectuado

las elecciones municipales, el ayuntamiento saliente dará

posesión de las oficinas municipales a los miembros del

ayuntamiento entrante, que hubieren rendido la protesta de

ley, cuyo presidente municipal hará la siguiente declaratoria

formal y solemne: Queda legítimamente instalado el

ayuntamiento del Municipio de... que deberá funcionar

durante los años de (...) A continuación se procederá a la

suscripción de las actas y demás documentos relativos a

la entrega - recepción de la administración municipal, con

la participación de los miembros de los ayuntamientos y

los titulares de sus dependencias administrativas salientes

y entrantes, designados al efecto; la cual se realizará

siguiendo los lineamientos, términos, instructivos,

formatos, cédulas y demás documentación que disponga

la Contaduría General de Glosa de la Legislatura del Estado

para el caso, misma que tendrá en ese acto, la intervención

que establezcan las leyes. La documentación que se señala

anteriormente deberá ser conocida en la primera sesión de

cabildo por los integrantes del ayuntamiento a los cuales

se les entregará una copia de la misma. El ayuntamiento

saliente, a través del presidente municipal, presentará al

ayuntamiento entrante, con una copia para la Legislatura ,

un documento que contenga las observaciones, sugerencias

y recomendaciones en relación a la administración y

gobierno municipal.”11

Otro ejemplo, aunque menos explícito lo ofrece la Ley

Orgánica Municipal de Baja California Sur: Artículo 18...

A continuación el ayuntamiento saliente entregará al

entrante los fondos municipales mediante el corte de caja

respectivo, así como sus inventarios, cuya verificación

pueda hacerse desde luego por los miembros de ambos

ayuntamientos, o dentro de los tres días siguientes, si lo

acepta el segundo”12

Legislación fiscal

Señala las contribuciones y conceptos fiscales que el

municipio puede recaudar en uso de su capacidad tributaria

y sirve de referencia en el proceso de entrega - recepción

para verificar la estructura de la hacienda municipal y las

operaciones que se previenen en favor del ayuntamiento

para cumplir sus atribuciones y responsabilidades fiscales

ante los contribuyentes.

Reglamentación Municipal

Con el objeto de conseguir el más estricto apego a la

normatividad vigente en los municipios, la entrega -

10 Artículo 33 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Publica-da en:http://www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/LOML130910.pdf11 Ley Orgánica Municipal del Estado de México Ed. Gobierno del Estado de México. Impresa en Talleres de Gra-ficarte S.A. Toluca, México. 1993. Pág. 57.12 Ley Orgánica Municipal de Baja California Sur. En Legislación Fiscal Ed. Sría de Finanzas del Estado. La paz, B.C. 1990. Págs. 203 y 204.

Page 20: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

19

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

recepción deberá fundarse también en los diferentes

Reglamentos municipales que estén relacionados con el

manejo, aprovechamiento y resguardo de bienes, valores,

fondos y demás recursos del municipio, así como aquellos

que determinen cuales son las responsabilidades de las

diferentes dependencias de la administración municipal.

Entre estos reglamentos destacan: el Interior del

ayuntamiento, el Interior de la Administración Municipal

y los relacionados con las Obras públicas, Patrimonio

municipal, y la Hacienda del municipio. Como ejemplo de

un Reglamento de entrega – recepción municipal, puede

consultarse el “Reglamento de entrega – recepción de

los bienes asignados a la Administración Municipal del

Municipio de Reynosa, Tamaulipas”13

Guías, Normas, Instructivos, Manuales y otras disposiciones

administrativas, expedidas por la legislatura o el órgano

superior de fiscalización de la entidad federativa.

En este caso se trata del documento oficial que contiene

los lineamientos, procedimientos y formatos para integrar

el Informe, las actas y expedientes de la entrega recepción,

que hace más de veinte años, las legislaturas, a través de

sus respectivas comisiones de hacienda, y ahora, por medio

de los órganos superiores de fiscalización, han expedido

y entregado a los municipios para que se sujeten a los

mismos.

Mediante estos el análisis de estos lineamientos, tanto la

autoridad saliente como la que deba tomar posesión puede

establecer las estrategias de revisión que juzgue más

adecuadas, así como los controles de registros que deben

realizarse con la mayor transparencia y objetividad que

exige el cumplimiento de la legislación vigente.14

La entrega - recepción de la Administración Municipal

Objetivos de la entrega - recepción

Entre los propósitos globales que persigue este proceso de

carácter jurídico y administrativo destacan los siguientes:

Integrar organizada y sistemáticamente la información

necesaria de carácter general y probatorio que de muestra

de la situación que guardan fondos, valores, bienes

patrimoniales y los diferentes asuntos y procedimientos

vigentes, atendidos y por atender, de parte de un

ayuntamiento al momento de ser relevado en sus

funciones.

Clasificar, protocolizar, legalizar y dar fe de la documentación

probatoria que ampara y demuestra la existencia y

condiciones del patrimonio municipal y de las diferentes

gestiones de la administración del municipio.

Facilitar la incorporación de las nuevas autoridades

municipales en su respectivo ámbito de competencia y en

el cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades, a

partir de los informes de la entrega - recepción.

Dar continuidad a los asuntos regulares de gobierno y

aquellos programas que por su naturaleza sean de vital

importancia o interés para la comunidad municipal.

Formalizar y dar legalidad al acto de entrega y recepción

a efecto de garantizar el cumplimiento de derechos,

obligaciones y responsabilidades tanto del ayuntamiento

saliente y funcionarios que se desincorporen como de las

autoridades y funcionarios de nuevo ingreso.

Cumplir las disposiciones de regulación y control de los

actos administrativos del ayuntamiento previstos en favor

de la Legislatura del estado.

Metodología para efectuar la entrega - recepción de la

administración municipal

De acuerdo a lo señalado por el INDETEC, se presentan

dos grandes fase dentro del proceso de entrega - recepción,

la primera se desarrolla previamente el cambio de

13 Disponible en: http://www.reynosa.gob.mx/REGLAMENTOS/Reglamento-Entrega-Recepcion-Recursos-Ayuntamiento-Reynosa.pdf14 Como muestra de estas Guías se incluye en este apartado la Guía para la Entrega Recepción de la Adminis-tración Municipal, expedida por el Congreso de Nayarit, a efecto de formalizar la entrega de los ayuntamien-tos para el periodo 2005 – 2008. Disponible en: http://www.ofsnayarit.gob.mx/varios/guiaentregarecepcion.pdf

Page 21: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

20

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

administración y la segunda se efectúa al momento del

cambio. A continuación se resumen estas dos fases:15

ejercIcIo para el año cero

Ejercicio de aprendizaje:

En atención a los temas vistos para el año cero de este

curso, resuelva el siguiente cuestionario, consultando la

legislación que corresponda en su entidad federativa.

Resuelva lo siguiente:

1. ¿Porque se considera que la entrega recepción de un

gobierno municipal debe ser una entrega integral y no

únicamente la entrega de las finanzas municipales?

2. ¿Cuál es la naturaleza jurídica de la entrega recepción?

3. ¿En qué consiste la naturaleza gubernativa de la entrega

recepción?

4. ¿Cómo es representado el interés de la sociedad municipal

en el acto de entrega recepción de la administración

municipal?

5. En su entidad federativa, ¿Cuáles son los pasos para

proceder a la sesión de cabildo en que se efectúa la entrega

recepción de la administración municipal?

6. ¿Cuál es la importancia que representa el archivo de

actas municipales en el proceso de la entrega recepción de

la administración municipal?

7. ¿Según la Ley de responsabilidades de los servidores

públicos al servicio del estado y municipios de su entidad

federativa, cuando prescribe la responsabilidad de las

autoridades municipales salientes, con relación a sus

funciones en el ayuntamiento?

8. ¿Una vez que se firman las actas de Cabildo,

correspondientes a la sesión solemne de cambio

de autoridades municipales, quedan eximidas de

responsabilidad las autoridades salientes por haberse dado

la aceptación de la entrega recepción?

9. Investigue: ¿Las autoridades auxiliares del municipio

también realizan la entrega de los elementos de apoyo

que tienen a su resguardo para el funcionamiento de su

ayudantía, delegación, agencia, o equivalente a su cargo?

10. Razone y fundamente consultando la Ley Orgánica

Municipal de su estado: ¿Debe ser nombrado un nuevo

Tesorero Municipal y un nuevo Secretario del Ayuntamiento

para proceder a la realización, tanto de la sesión solemne

de cambio de autoridades, como las que se realicen para

la revisión, análisis y validación del informe de entrega

– recepción?

15 Cuadro adaptado de: Entrega-recepción de una Tesorería Municipal. Ed. Instituto Técnico para el Desarrollo de las Haciendas Públicas. INDETEC. Guadalajara, Jalisco. México. 1985. Págs. 46 a 52.

Page 22: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

21

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

año uno

IntroduccIón

El primer año de la gestión municipal se inicia con el acto

protocolario de la entrega recepción de la administración

municipal, y los trabajos de revisión de su informe,

expediente, previo a la firma definitiva del Acta global y

actas parciales que acrediten el proceso. Tanto el acto de

entrega recepción, como la revisión y constatación de la

congruencia entre lo reportado y lo verificado, son objeto

de regulación de la legislación, reglamentos y disposiciones

administrativas que emiten las autoridades de fiscalización

del municipio, así como del propio ayuntamiento en su

reglamentación y normas correspondientes.

En este apartado se incluyen los temas relacionados con el

proceso de recepción y sus efectos y medios a recurrir por

parte de la autoridad municipal que toma posesión.

Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas

a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan

en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio

correspondientes.

Los temas se han organizado en textos breves que procuran

llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los

ejemplos y ejercicios sugeridos.

objetIvos

Identificar los elementos formales del acto de entrega

recepción de la administración municipal, a efecto de

constatar los puntos críticos que deban atenderse por parte

de las nuevas autoridades.

Distinguir con precisión los elementos del Informe de

la entrega – recepción, de conformidad con las normas

aplicables al proceso.

el acto protocolarIo de la entrega

recepcIón

Este es uno de los actos más importantes del gobierno

municipal y viene respaldado por el principio republicano de

la transmisión del mando, en ejercicio de las atribuciones de

una autoridad que concluye su periodo de gobierno y una

autoridad que lo asume, antes de que se forme un vacío de

poder público. En consecuencia, la legislación municipal de

todo el país lo señala como un Acto solemne.

Este tipo de actos requiere del cumplimiento de un protocolo

de declaración formal de la solemnidad de la reunión de

cabildo que se llevará a cabo para la transmisión del mando;

la asunción del mismo a cargo del Presidente Municipal; la

toma de protesta del cargo que realice el mismo alcalde, y

la toma de que realiza el Presidente Municipal ya investido

del mando, a los miembros del ayuntamiento con el que

ejercerá el gobierno del municipio; la ceremonia de entrega

y recepción de la administración municipal, y el inicio

formal de los trabajos de revisión a cargo de los equipos

saliente y entrante.

A continuación se exponen diversos artículos que regulan

este acontecimiento constitucional

Ley del Municipio Libre de Veracruz 16

“Artículo 27. El Presidente Municipal deberá rendir protesta

públicamente el día 31 de diciembre inmediato posterior

a su elección ante los Ediles del nuevo Ayuntamiento y,

acto seguido, tomará protesta a los demás Ediles. Cuando

por circunstancias imprevistas no se pudiera rendir la

protesta conforme a lo antes señalado, el Congreso del

Estado o la Diputación Permanente señalarán el nuevo

día en que deba verificarse dicho acto y nombrará a un

representante para que tome la protesta a los Ediles del

nuevo Ayuntamiento.”

16 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Disponible en: http://www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/LOML130910.pdf

Page 23: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

22

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

17 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero. Disponible en: http://www.guerrero.gob.mx/pics/legislacion/97/LOMLEG.pdf18 Disponible en la Página del Congreso del Estado: http://www.congresojal.gob.mx/19 Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán de Ocampo. Disponible en: http://www.congresomich.gob.mx/Modulos/mod_Biblioteca/archivos/393_bib.pdf

Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero17

“ARTÍCULO 36.- Los ayuntamientos se instalarán el día

30 de septiembre del año en que deba renovarse, previa

protesta que otorguen ante el Ayuntamiento saliente

en sesión que se celebrará el día anterior. La instalación

es un acto meramente solemne y la responsabilidad del

Ayuntamiento saliente cesa el 29 de Septiembre del año de

la elección a las 0:00 horas en que inicia la responsabilidad

del nuevo Ayuntamiento. Cada Ayuntamiento notificará

inmediatamente sobre su toma de posesión a los Poderes del

Estado y a los Ayuntamientos de Municipios limítrofes.

ARTICULO 37.- La protesta a que se refiere el artículo

anterior se rendirá con las

Siguientes formalidades:

I. Los miembros del Ayuntamiento electo protestarán ante

el Ayuntamiento saliente;

II. Si no fuera así, el Congreso designará a la persona ante

quien se rinda la protesta;

III. La protesta se rendirá en estos términos:

“¿Protestan guardar y hacer guardar la Constitución Política

de los Estados Unidos Mexicanos, la del Estado, las leyes

que de una y otra emanen y cumplir fiel y patrióticamente

con los deberes de su encargo?”. Los interpelados deberán

contestar: “Si Protestamos”. El Presidente saliente, o la

persona que los sustituya, replicará: “Si no lo hicieren así,

que el Municipio o el Estado se los demanden”.

A continuación el nuevo Presidente declarará: “Queda

legítimamente instalado el

Ayuntamiento del Municipio de... que funcionará el

trienio...”

Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del

Estado de Jalisco18

“Artículo 13. Todos los servidores públicos municipales, al

tomar posesión de sus cargos, deben rendir la protesta de

Ley correspondiente.

Artículo 14. El Presidente Municipal saliente debe convocar

a los integrantes electos del Ayuntamiento, para que se

presenten el día 31 de diciembre del año de la elección a la

hora que se señale en la convocatoria, y les debe tomar la

protesta de ley.

Si el Presidente Municipal saliente no cumple con esa

obligación, el Presidente Municipal entrante debe rendir

la protesta de ley ante el resto de los integrantes electos

del Ayuntamiento y a continuación, el propio Presidente

debe tomar dicha protesta a los demás miembros del

Ayuntamiento.

En caso de falta absoluta por defunción del Presidente

entrante, debe tomar protesta el Presidente entrante

suplente, quien ejerce la función de Presidente Municipal

Provisional, y se procede a nombrar a un Presidente

Municipal Sustituto en los términos del artículo 70 de esta

ley, dentro de los siguientes treinta días.

El Ayuntamiento debe iniciar sus funciones al día siguiente

de que les fue tomada la protesta a sus integrantes.

Los integrantes electos del Ayuntamiento que no se

presenten en la fecha indicada, deben rendir la protesta de

ley en la próxima sesión del Ayuntamiento.

Cuando exista causa justificada pueden rendir la protesta

de ley dentro de los 90 días siguientes.”

Ley Orgánica de los municipios de Michoacán19

“Artículo 18. Los miembros electos del Ayuntamiento

tomarán posesión de su cargo, en un acto solemne y

público, el primer día de enero del año inmediato siguiente

a su elección.

Page 24: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

23

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

Sólo por causas consignadas en el Código Electoral del

Estado, los Ayuntamientos podrán instalarse en fecha

posterior.

Artículo 19. Para efectos de la instalación del Ayuntamiento,

en la última sesión ordinaria del mes inmediato anterior a

la fecha de terminación de la gestión del Ayuntamiento

saliente, se nombrará una comisión instaladora del

Ayuntamiento electo, la cual estará encabezada por el

Síndico Municipal.

La comisión instaladora, previo acuerdo con el Presidente

electo, convocará a los integrantes del Ayuntamiento

electo, de conformidad con la constancia de mayoría

emitida por el órgano correspondiente o, en su caso la

resolución del Tribunal Estatal Electoral, para que acudan

a la sesión solemne de instalación; la invitación se hará

extensiva a la comunidad en general.

La invitación deberá incluir lugar, fecha y hora de la sesión,

así como el orden del día correspondiente.

La comisión instaladora del Ayuntamiento electo deberá

citar a los integrantes propietarios del mismo, al menos con

anticipación de cinco días naturales, para que concurran a

la sesión de instalación.

El Ayuntamiento electo, en reunión previa a la sesión

de instalación, designará de entre sus integrantes a un

secretario, para el único efecto de levantar el acta de

instalación.

Artículo 20. El día señalado para la instalación, el Presidente

Municipal electo rendirá protesta ante los miembros del

Ayuntamiento y enseguida les tomará protesta a los demás

miembros del Ayuntamiento.

Una vez declarado el quórum legal, el Presidente Municipal

electo, puesto en pie al igual que todos los miembros del

Ayuntamiento, dirá: “Protesto guardar y hacer guardar la

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la

del Estado y las leyes que de ambas emanen y desempeñar

leal y patrióticamente el cargo de Presidente Municipal que

el pueblo me ha conferido mirando en todo por el bien y

la prosperidad de la Nación, del Estado y del Municipio,

y si así no lo hiciere que me lo demanden’’. Enseguida el

Presidente Municipal preguntará a los demás miembros

del Ayuntamiento que permanecerán de pie: “Protestan

guardar y hacer guardar la Constitución Política de los

Estados Unidos Mexicanos, la del Estado y las leyes que

de ambas emanen y desempeñar leal y patrióticamente

el cargo que el pueblo les ha conferido, mirando en todo

por el bien y la prosperidad de la Nación, del Estado y

del Municipio”? Los interrogados deberán contestar: “Sí

protesto”; el Presidente dirá entonces: “Si así no lo hicieren,

que se los demanden”.

Igual protesta está obligado a rendir el integrante del

Ayuntamiento que se presente después y cualquiera que

fuere llamado o designado para suplir a su propietario.”

De la lectura de los artículos anteriores, se desprende que

cada entidad federativa realiza los arreglos institucionales

necesarios para darle la solemnidad debida al acto de

instalación del nuevo ayuntamiento y de la toma de

protesta de sus autoridades.

En este caso, y sin llegar a describir todavía el proceso

de la entrega recepción pueden destacarse los siguientes

elementos distintivos de la instalación de las nuevas

autoridades.

Determinación de una fecha precisa para la instalación del

nuevo ayuntamiento, que marca el inicio del ejercicio de

la autoridad, por lo regular en coincidencia con el ciclo del

año electoral o año fiscal correspondiente.

La protesta se rinde con un orden, Primero el presidente

ante el ayuntamiento saliente o, en su defecto, ante el

representante del Congreso del Estado y, enseguida,

los miembros del nuevo ayuntamiento, ante el nuevo

Presidente Municipal. En ambos casos se realiza mediante el

pronunciamiento de términos que declaran un compromiso

y sustentan un juramento de cumplimiento.20

20 Los efectos legales de una rendición de protesta son equiparables a las de un juramento o pronunciamiento hacia la veracidad de lo dicho o del compromiso que se adquiere, con todos los efectos legales para exigir mediante medios jurídicos su cumplimiento. Por tanto no es una formula retórica o un acto de carácter subje-tivo que muestra un acto humano y personal de fe y sinceridad.

Page 25: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

24

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

Se prevén algunos casos de ausencias que pudieran ocurrir

y se prescriben soluciones al respecto. Por ejemplo, en

el caso de la ausencia del nuevo presidente, se cubre

con la rendición de protesta del suplente o mediante la

autorización que haga el Congreso del estado de una nueva

fecha para la toma de posesión; la ausencia de miembros

del nuevo ayuntamiento se subsana en Jalisco al aplazar la

rendición de su protesta a la fecha de la segunda reunión de

cabildo; y la ausencia del ayuntamiento saliente, cubierta

por un representante designado por el Congreso de la

entidad federativa.

La ceremonia se realiza en el margen de un día previo y un

día posterior a la fecha de término del ejercicio del mandato,

lo cual significa un conteo de horas en que puede coincidir

la ceremonia en una hora cero. Regularmente las doce de la

noche, según se observa en el caso de Guerrero.

La expedición de una acta de sesión solemne que da lugar

a la publicación de un bando o la propia difusión de la

misma, entre la comunidad, el Congreso del Estado y otras

autoridades municipales y del gobierno del estado a través

de su Secretaría de gobernación o equivalente.

El acto formal de la entrega – recepción.

Al igual que la toma de protesta, la instalación del nuevo

ayuntamiento y el inicio del ejercicio de su autoridad están

regulados por la ley orgánica municipal, motivo por el cual

se transcriben los términos previstos en algunas de ellas.

Siguiendo con el ejemplo de la Ley Orgánica del Municipio

Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, se

prevé lo siguiente:

“Artículo 186. La entrega y recepción de la documentación

impresa y electrónica que contenga la situación que guarda

la administración pública municipal se realizará el día en que

se instale el nuevo Ayuntamiento, en términos del presente

título, cuyas disposiciones se desarrollarán mediante los

lineamientos que al efecto expida el Congreso del Estado.

El Congreso del Estado podrá designar representantes

para que participen como observadores en la entrega y

recepción.

Artículo 187. Los documentos a que se refiere el artículo

anterior deberán ser:

I. Los libros de actas de las sesiones de cabildo del

Ayuntamiento saliente y la información sobre el lugar

donde se encuentran los libros de las administraciones

municipales anteriores;

II. La documentación relativa a la situación financiera y

estados contables que deberán contener los libros diario,

mayor y de inventarios y balances, así como los registros

auxiliares, correspondientes al Ayuntamiento saliente; y la

documentación comprobatoria de los ingresos, patrimonio

y gastos;

III. La documentación relativa al estado que guarda la

cuenta pública del Municipio, la que incluirá los oficios

de razonabilidad, las observaciones, requerimientos o

apercibimientos emitidos por el Órgano de Fiscalización

Superior o por el Congreso del Estado a los servidores o ex

servidores públicos responsables;

IV. La situación de la deuda pública municipal y la

documentación relativa a la misma;

V. El estado de la obra pública ejecutada, así como la que esté

en proceso, y la documentación relativa a su planeación,

programación, presupuestación y ejecución, señalando

debidamente el carácter federal, estatal o municipal de los

recursos utilizados;

VI. La situación que guarda la aplicación del gasto público

de los recursos federales y estatales, así como informes y

comprobantes de los mismos;

VI Bis. El Estado que guarda el cumplimiento de obligaciones

fiscales, incluidas las de seguridad social, de carácter federal,

estatal o municipal, según sea el caso;

VII. La plantilla y los expedientes del personal al servicio del

Municipio, antigüedad, prestaciones, catálogo de puestos

y demás información conducente;

Page 26: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

25

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

VIII. La documentación relativa a convenios o contratos

que el Municipio tenga con otros municipios, con el Estado,

con la Federación o con particulares;

IX. La documentación relativa a los programas municipales

y proyectos aprobados y ejecutados, así como el estado

que guarden los que estén en proceso de ejecución;

X. El registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes

muebles e inmuebles de propiedad municipal;

X Bis. El inventario de los programas informáticos con que

se cuenta y el respaldo electrónico de la información y de

las bases de datos;

XI. La documentación relativa al estado que guardan los

asuntos tratados por las Comisiones del Ayuntamiento;

XI Bis. Los juicios en trámite, su estado procesal y el

pasivo contingente en cantidad líquida o numeraria que

representen;

XI Ter. Los asuntos, contratos, convenios u obras pendientes

de atención o trámite, conforme al ejercicio de atribuciones

del Ayuntamiento, Ediles y servidores públicos municipales;

y

XII. Toda la información que se estime relevante para

garantizar la continuidad de la Administración Pública

Municipal.

Artículo 188. El Síndico del Ayuntamiento entrante

levantará acta circunstanciada de la entrega y recepción,

la cual deberá ser firmada por los que intervinieron y se

proporcionará copia certificada a los integrantes del

Ayuntamiento saliente que participaron, así como al

representante del Congreso del Estado, en su caso.21

El Síndico del Ayuntamiento deberá remitir copia certificada

del acta de entrega y recepción al Órgano de Fiscalización

Superior.

Artículo 189. Una vez concluida la entrega y recepción, el

Ayuntamiento entrante designará una comisión especial,

de la que deberán formar parte, al menos, el tesorero,

el director de obras públicas y el titular del órgano de

control interno municipal, que se encargará de analizar el

expediente integrado con la documentación conducente,

para formular un dictamen en un plazo de treinta días

naturales.

El dictamen se someterá dentro de los quince días

naturales siguientes al conocimiento y consideración

del Ayuntamiento, el cual podrá llamar a los servidores

públicos de la administración anterior, para que expresen

lo que a su interés convenga, respecto de las observaciones

que el dictamen contenga o para solicitar información

o documentación complementaria. En todo caso, se

concederá un plazo prudente para la respuesta, que no

será menor a setenta y dos horas, contadas a partir de la

notificación.

Artículo 190. Sometido a su consideración el dictamen, el

Ayuntamiento emitirá el acuerdo correspondiente, en vía

de opinión.

El Ayuntamiento dentro de los quince días hábiles

siguientes, remitirá copia del expediente de entrega y

recepción al Congreso del Estado para el efecto de revisión

de las cuentas públicas municipales.”

consecuencIas o efectos de la revIsIón del

Informe, expedIentes y pruebas documentales

y evIdencIas fís Icas de la entrega

De la lectura de los artículos 186 a 190 de la Ley en

comento, se infiere que la entrega – recepción es un acto

21 El Acta circunstanciada acredita el cumplimiento de la obligación de las autoridades salientes para en-tregar de manera formal la Administración Municipal, pero no lleva consigo de manera tácita la aprobación de su contenido, mismo que está sujeto, en todos los casos a una revisión y constatación de la veracidad y existencia de pruebas documentales, testimoniales y físicas de lo que el informe y expedientes suscriben. De ahí que los artículos de la Ley aquí transcrita realicen la previsión de un periodo de revisión y análisis para proceder, en su caso a una aprobación o al levantamiento y requerimiento de observaciones preventivas, correctivas y la presunción, en su caso, de irregularidades.Un ejemplo de formato de Acta de entrega – recepción que da muestra de su carácter informativo y circunstan-ciado de hechos, declaraciones, reportes y demás elementos documentales que se registran en el informe de la entrega recepción, se constata en el formato que establece la Legislatura del Estado de México a través de su órgano de fiscalización, misma que puede consultarse en la siguiente dirección electrónica: http://www.osfem.gob.mx/Vinculos/Ent-Rec/ACTA_E-R.pdf

Page 27: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

26

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

informativo y parte de una rendición de cuentas que

aprueba, en primera instancia y que autoriza o sanciona el

Congreso del Estado, a través de u órgano de fiscalización.

En consecuencia, la responsabilidad de la veracidad,

integridad y legalidad de los actos declarados y de su

comprobación fehaciente, tanto documental como de

evidencia física, corresponde a las autoridades entrantes

y, por el periodo que determine la legislación en materia

de responsabilidades de los servidores públicos, para las

autoridades salientes. De ahí que la misma Ley prevea la

apertura de un periodo de revisión, análisis, evaluación y

dictamen del informe, expedientes, datos, evidencias y

demás elementos informativos y demostrativos que han

sido recibidos de parte de las autoridades salientes.

Los supuestos que pueden ocurrir en este caso, derivan de

la revisión sustentada en los lineamientos de presentación,

contenido, comprobación y documentación que establezca

la legislatura del estado para la integración y presentación

de contenidos, expedientes, pre actas y actas del Informe

de la Entrega y Recepción, y son los siguientes:

Primero, que el contenido de los informes, expedientes,

y documentos probatorios coinciden a plenitud con las

evidencias físicas y la constatación en campo de los

reportes de existencia de inventarios, lotes de materiales,

fondos, valores, y bienes muebles e inmuebles que forman

parte del patrimonio municipal, entre otros elementos de la

administración municipal.

Segundo, que existan diferencias entre lo reportado y lo

constatado, que puedan aclararse mediante la ampliación de

datos, presentación de pruebas o comprobación del estado

real que guardan los objetos de la observación, en cuyo

caso, con una intervención apropiada de los funcionarios

municipales responsables, pueden subsanarse y adicionarse

como solventadas en el reporte correspondiente.

Tercero, que existan diferencias entre lo reportado y lo

constatado que no hayan sido producidas por causas

negligentes o incumplimiento de las normas vigentes

en la administración municipal, pero cuya situación

puede explicarse por motivos, previamente registrados y

documentados como de fuerza mayor o causas no imputables

a la voluntad o acción de las autoridades y funcionarios

municipales, en cuyo caso se requerirán las actas y pruebas

que hubieran dado fe de tales circunstancias.

Cuarto, que existan diferencias entre lo reportado y lo

constatado que hayan sido producidas por omisiones, y

presuntas causas de negligencia, errores, incumplimiento

de normas, transgresión de disposiciones legales y

reglamentarias u otras situaciones que presentan de manera

ostensible irregularidades que no puedan justificarse por

causas de fuerza mayor, pero que no signifiquen o impliquen

daños al patrimonio municipal o que no representen

obstáculos o pérdida de eficiencia y eficacia de la actividad

de la administración del municipio.

Quinto, que las diferencias entre lo reportado y lo

constatado y sus efectos, producidos por impericia, dolo,

error, omisión u otras causas imputables a los responsables

de su manejo o gestión, generen afectaciones, merma

o pérdidas irreparables al patrimonio municipal y a la

eficacia y/o eficiencia de la administración municipal,

o responsabilidades que serán exigibles a las nuevas

autoridades por reclamaciones o querellas expuestas por

los afectados.

Sexto que la información de la entrega no cumpla con las

especificaciones establecidas en las normas expedidas por

el Congreso del Estado.

Los efectos que producen los supuestos segundo y tercero

de la lista anterior, pueden ser requeridos a los propios

funcionarios de la administración municipal saliente,

por conducto de los titulares de las dependencias y

organismos que hayan tenido a su cargo la gestión de los

asuntos que hubieran sido observados en la revisión de la

Page 28: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

27

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

22 Habrá que mencionar que los titulares de las dependencias pueden ser ratificados o nombrados por parte del Presidente Municipal y/o por el Ayuntamiento, de lo cual deriva la pertinencia de no realizar nombramientos hasta haber concluido la revisión de la entrega y, en su caso, la formulación de solventaciones a los casos observados.

entrega, mismos que deberán atender los requerimientos

de solventación hasta su presentación y acreditación

satisfactoria.22

Los efectos que producen los supuestos cuarto, quinto

y sexto, deberán ser registrados en una Acta especial de

revisión, con el expediente que demuestre los hechos

identificados y su documentación respectiva, y presentados

ante el nuevo ayuntamiento, mismo que, por medio del

Síndico, deberá ser reportado al Congreso del Estado para

que su órgano de fiscalización superior los analice y proceda

al establecimiento o deslinde de las responsabilidades que

corresponda.

Además, en casos de haberse producido daño al patrimonio

municipal, con la presunción de responsabilidades penales

directas, serán denunciados por parte del Síndico ante las

autoridades ministeriales de procuración de justicia del

estado.

Algunas disposiciones estatales prevén que las

observaciones e irregularidades detectadas en el informe de

entrega recepción, deban ser canalizadas al órgano interno

de control del municipio, esto también es procedente,

aunque dicho órgano, en el caso de haber deslindado

responsabilidades debe dar a conocer lo procedente al

Ayuntamiento, en su carácter de máxima autoridad del

Municipio. A continuación se ejemplifica el criterio anterior,

con las disposiciones establecidas en la Ley para la Entrega

Recepción de las Administraciones Públicas del Estado y

Municipios de Durango.23

“Artículo 47.- En caso de que el servidor público o sujeto

obligado entrante se percate de irregularidades en los

documentos y recursos recibidos, dentro de un término de

treinta días hábiles, contados a partir de la fecha del acto de

Entrega-Recepción, deberá hacerlas del conocimiento de la

Contraloría o el Órgano Interno de Control, a fin de que sea

requerido el servidor público o sujeto obligado saliente y

proceda a su aclaración.

La Contraloría o el Órgano Interno de Control de que se

trate, una vez recibido el escrito que señale las probables

irregularidades detectadas en la verificación del acta de

Entrega-Recepción, citará dentro de los quince días hábiles

siguientes, a los servidores públicos o sujetos obligados

entrantes y salientes, a efecto de solicitarles las aclaraciones

pertinentes y que proporcionen la documentación

que, en su caso, resultare faltante, levantando un acta

circunstanciada, dejando asentadas las manifestaciones

que al respecto deseen rendir los servidores públicos sobre

las inconsistencias detectadas.

Si el servidor público o sujeto obligado entrante considera

que no se aclaran dichas inconsistencias, la Contraloría o el

Órgano Interno de Control, procederá a

realizar las investigaciones a que haya lugar; y de resultar

que se constituye probable responsabilidad administrativa,

tratándose de servidores públicos, se procederá conforme

lo dispone la Ley de Responsabilidades de los Servidores del

Estado y de los Municipios, sin perjuicio de lo que señalen

otros ordenamientos.

Artículo 48.- Ningún servidor público, podrá dejar el

presupuesto sin llevar a cabo el acto de Entrega-Recepción

correspondiente; para cuyo efecto, el superior jerárquico

o la autoridad competente deberá designar al sustituto o

encargado provisional en un plazo no mayor de quince días

naturales, contados a partir de la fecha en que sea aceptada

la renuncia, se notifique la baja o se lleve a cabo el cambio

del servidor público.

Artículo 49.- En caso de que algún servidor público no

cumpla con lo dispuesto en la presente Ley, la Contraloría o

el Órgano Interno de Control, según H. Congreso del Estado

de Durango 17 corresponda, llevará a cabo el procedimiento

respectivo para deslindar las responsabilidades en los

términos de la ley de la materia.”

23 Ley para la Entrega Recepción de las Administraciones Públicas del Estado y Municipios de Durango. Dispo-nible en: http://www.congresodurango.gob.mx/Leyes/entrega.PDF

Page 29: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

28

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

Finalmente, para documentar lo expuesto en este apartado se sugiere consultar el facsimilar del Acta de la entrega recepción de la administración municipal de San Pedro, Garza García Nuevo León, publicada en: http://www.cca.org.mx/funcionarios/cursos/ap089/apoyos/m9/t4p4_acta.ent_recep.pdf la cual da muestra del acto protocolario que deberá ser revisado de conformidad con las previsiones antes señaladas.

ejercIcIo para el año uno

Primer ejercicio de aprendizaje

Resuelva el siguiente cuestionario relacionado con

situaciones reales que pueden presentarse en el proceso de

entrega recepción de la administración municipal.

Para tal efecto consulte el marco normativo que lo regula y

corresponda a su entidad federativa

Cuestionario:

1. ¿Cómo se resuelve la inasistencia del Presidente

Municipal electo al acto de entrega recepción?

2. ¿Cómo se resuelve la falta de asistencia de alguno de los

nuevos miembros del cabildo al acto de toma de protesta

de su mandato?

3. ¿La inasistencia de una minoría de los nuevos regidores

al acto de entrega recepción invalida el proceso de cambio

de autoridades?

4. ¿Cómo se resuelve la ausencia del Presidente Municipal

saliente a la sesión solemne de Cabildo en la que se efectúa

el cambio de autoridades municipales?

5. ¿Cómo se resuelve la falta de asistencia de la mayoría

de los regidores del ayuntamiento saliente a la sesión

solemne de Cabildo en la que debe efectuarse el cambio de

autoridades del municipio?

6. ¿Es obligatorio para las nuevas autoridades municipales,

nombrar en la primera sesión de Cabildo un Nuevo Tesorero,

a efecto de que se habilite como responsable de la revisión

y verificación de los bienes municipales y elementos de la

hacienda y la administración municipal, o lo puede hacer

con el Tesorero que se encuentra en funciones?

7. ¿Puede el nuevo Presidente Municipal requerir al

Presidente Municipal saliente a que comparezca en las

siguientes sesiones de Cabildo para que resuelva las

posibles observaciones que se presenten en el proceso de

revisión del informe de entrega recepción?

8. ¿Cuál es el plazo en que las autoridades salientes deben

aportar información para subsanar observaciones derivadas

de la revisión del informe de entrega recepción?

9. ¿Es válida la intervención de un notario público para

acreditar que se ha efectuado la entrega recepción de la

administración municipal?

10. ¿Se necesita la intervención de un funcionario del

congreso del estado o del poder ejecutivo de la entidad

para que el acto de entrega recepción sea válido?

Segundo ejercicio de aprendizaje:

Investigue en la WEB, bajo las palabras de búsqueda

siguientes:

• Observaciones al informe de entrega recepción

municipal

• Observaciones a la entrega recepción municipal

• Observaciones entrega municipio

• Problemas detectados entrega recepción municipal

• Irregularidades en la entrega recepción municipal

• Otros términos que localicen casos de controversias en

entrega recepción de los municipios

Determine:

¿Cómo pueden subsanarse los asuntos que se reporten en

los casos identificados?

Page 30: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

29

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

¿Cuál es la obligación de la autoridad municipal entrante

y cuáles son las responsabilidades de las autoridades

municipales salientes?

¿Ante cual instancia del estado puede recurrirse

para esclarecer o asignar las responsabilidades

correspondientes?

¿Cuáles son las afectaciones administrativas, penales o

civiles que asumen las nuevas autoridades municipales en

caso de no resolver las observaciones identificadas en la

entrega recepción?

Page 31: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

30

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

AÑO DOS

INTRODUCCIÓN

Durante el segundo año de la administración municipal

es recomendable que se completen y operen todos los

sistemas y normas de operación y administración de

los programas y recursos institucionales del Municipio,

así como los registros correspondientes al sistema de

contabilidad municipal, archivos, registros programáticos y

presupuestales y demás medios que sean requeridos para

el sistema de cuenta pública y presentación de informes del

estado que guarda la administración municipal.

Aun y cuando los trabajos de entrega recepción se inician

en el año tres del gobierno municipal, en el segundo año

puede avanzarse en forma sustancial para generar una

disciplina de informes y de presentación de resultados que

facilitarán enormemente dichos trabajos.

En este sentido, este apartado se destina a formular

una serie de recomendaciones para que en el curso del

segundo año se acondicionen los sistemas de registro

de información y se cuente con un medio de acopio y

recapitulación documentada de la situación y los avances

de la administración municipal.

Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas

a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan

en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio

correspondientes.

Los temas se han organizado en textos breves que procuran

llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los

ejemplos y ejercicios sugeridos.

OBJETIVO

Identificar diversas medidas para preparar los registros de

información y la documentación de la situación que guarda

la administración municipal, así como aquella relativa a sus

avances y resultados.

En el segundo año de la administración municipal debe

consolidarse su organización y marco normativo y

procedimental que le permita actuar con eficacia, eficiencia

y seguridad jurídica en todos sus actos de gobierno y

gestión de provisiones y servicio público. En este apartado

del curso, se hace referencia a diversos instrumentos que

articulan un sistema de rendición de cuentas propio de la

administración municipal, el cual tendría que basarse en

una lógica simple pero efectiva de control: Primero, definir

los programas a desarrollar; segundo, normar su operación,

con reglas de estricto cumplimiento que aseguren sus

resultados; tercero, definir los procedimientos a desarrollar,

normalizarlos y apegarse a ellos al cien por ciento; cuarto,

corregir cualquier desviación y quinto, consolidar resultados

y evaluarlos.

Desde esa perspectiva, los distintos informes y medios de

registro de los avances de la administración municipal son

parte de la secuencia descrita, solamente que organizada y

ordenada por los informes de tipo técnico a los que obliga

la Ley.

Esos informes se esquematizan a continuación, incluyendo

de manera complementaria otros instrumentos de registro

y control que son útiles y aplicables, en su momento para

el proceso de entrega recepción.

INFORME DE INGRESOS Y EGRESOS 24

Es la relación consolidada mensual o con otra periodicidad,

de los ingresos y egresos previstos en el presupuesto

aprobado por el ayuntamiento.

Sus conceptos se agregan en comparativos de partida

doble:

24 Ver Informe de Atotonilco de Tula, Hidalgo, publicado en: http://ss1.webkreator.com.mx/4_2/000/000/032/357/Enero.pd

Page 32: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

31

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

Ingresos Egresos

Impuestos

Propiedad Inmobiliaria Predial

Derechos

Servicios públicos Registros Licencias

Productos

Arrendamientos Uso de piso

Aprovechamientos

Recargos Multas administrativas Donativos Rezagos Multas de tránsito

Participaciones Federales

Participaciones del Fondo de Operación

Participaciones del Fondo de Inversión

Participaciones del Fondo de Infraestructura Social

Participaciones del Fondo de Fortalecimiento Municipal

Recursos propios

Servicios personales Materiales y suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y

transferencias Obras

Fondo de Operación

Servicios personales Materiales y

suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y

transferencias

Participaciones del Fondo de Inversión

Servicios personales Materiales y

suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y

transferencias

Participaciones del Fondo de Infraestructura Social

Servicios personales Materiales y

suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y

transferencias

Participaciones del Fondo de Fortalecimiento Municipal

Servicios personales Materiales y

suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y

transferencias

Ingresos Egresos

Impuestos

Propiedad Inmobiliaria Predial

Derechos

Servicios públicos Registros Licencias

Productos

Arrendamientos Uso de piso

Aprovechamientos

Recargos Multas administrativas Donativos Rezagos Multas de tránsito

Participaciones Federales

Participaciones del Fondo de Operación

Participaciones del Fondo de Inversión

Participaciones del Fondo de Infraestructura Social

Participaciones del Fondo de Fortalecimiento Municipal

Recursos propios

Servicios personales Materiales y suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y

transferencias Obras

Fondo de Operación

Servicios personales Materiales y

suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y

transferencias

Participaciones del Fondo de Inversión

Servicios personales Materiales y

suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y

transferencias

Participaciones del Fondo de Infraestructura Social

Servicios personales Materiales y

suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y

transferencias

Participaciones del Fondo de Fortalecimiento Municipal

Servicios personales Materiales y

suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y

transferencias

Page 33: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

32

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

cuenta públIca anual

En todos los años de la administración municipal, su

ayuntamiento tiene la revisar la cuenta pública que presenta

el Presidente municipal, relacionada con la información

contable, financiera, programática y presupuestal y demás

vinculada a las finanzas y el patrimonio municipal en sus

diferentes movimientos y en correspondencia con el Plan

Municipal de Desarrollo, sus programas de ejecución y los

programas operativos anuales con sus respectivos acuerdos

de aprobación y, en su caso, de modificación.

De manera sumaria y convencional se reconoce que la

cuenta pública municipal es el documento en el cual se

puede observar el estado de ingreso, gasto, destino y

programas financiados con sus respectivos avances, por

parte del ayuntamiento.

La cuenta pública es el reflejo de la gestión financiera del

ayuntamiento, bajo la conducción del Presidente Municipal

y representa la actividad relacionada directamente con el

ejercicio presupuestal; captación de ingresos; programación

y aprobación de egresos, contratación y cumplimiento

de obligaciones de la deuda pública; administración,

ministración, manejo, custodia y aplicación de los recursos

financieros y bienes públicos; ejecución de obra pública; así

como diversas aplicaciones y rendimiento de los bienes del

patrimonio municipal y, en general, de los recursos públicos

que emplea el ayuntamiento para la ejecución de los

objetivos contenidos en los planes y programas aprobados,

de conformidad con las leyes y demás disposiciones en la

materia, en un periodo determinado.

De conformidad con las leyes orgánicas municipales, la

cuenta pública se presenta, primero ante la Comisión de

Hacienda Municipal, ahí se revisa y, en caso de no tener

observaciones, se aprueba por parte del Síndico municipal,

quien preside dicha Comisión. Enseguida, se presenta ante

Cabildo para que proceda a su sanción y aprobación. Una

vez aprobada el Cabildo ordena su envío al H. Congreso del

Estado, para que sea revisada por el órgano de fiscalización

superior de dicha soberanía.

Los elementos que integran la cuenta pública son los

siguientes:

Informes mensuales de estados fInancIeros 25

En este informe se presenta un Balance de disponibilidad y obligaciones, reportado mediante las figuras de análisis

contable de Activos (disponibilidad financiera), Pasivos (Obligaciones financieras) y Patrimonio (Consolidación del valor

del Patrimonio municipal al momento del Balance). Por lo general incluye los siguientes elementos:

Activo Pasivo Patrimonio

Circulante

Fondos Fijos Bancos Inversiones en valores Cuentas por cobrar Deudores diversos Anticipos varios Anticipos de obra Depósitos otorgados en

garantía

Fijo

Bienes Inmuebles

Bienes Muebles

Circulante (A corto Plazo)

Ramos ajenos Proveedores

A Largo Plazo

Capital deuda Intereses

Suma del valor total del patrimonio municipal

25 Ver informes Financieros consolidados del Municipio de Veracruz, en: http://www.veracruz-puerto.gob.mx/te-soreria/pdf/EF_octubre2008.pdf

Page 34: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

33

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

26 Ejemplo de estado de flujo de efectivo, del H. Ayuntamiento de Comitán de Domínguez, Chiapas. Publicado en: http://www.comitan.gob.mx/content/view/219/50/

27 “Estado de Variaciones en el Patrimonio: El patrimonio del municipio se compone de los bienes que son de su propiedad, de los que adquiera conforme a la ley, del producto de las contribuciones decretadas por el Congreso del Estado, de los vacantes y mostrencos que estén en su territorio, de los créditos que obtenga a su favor, de los subsidios y de las participaciones en el rendimiento de las contribuciones federales y esta-tales que deba percibir de acuerdo a la ley.” Definición transcrita del Portal del H. Ayuntamiento de Nanaca-milpa de Mariano Arista, Tlaxcala SECCION: Transparencia.- Balance General y Estados financieros. Disponible en la siguiente dirección electrónica: http://www.nanacamilpa.gob.mx/wb/Tlaxcala/nanacamilpa_balances

28 Ver ejemplo de Estado de resultados de presupuesto del Municipio de Motul, Yucatán, disponible en: http://www.motul.gob.mx/pdfs/SUBCIDIO_JULIO.pdf

29 Ver ejemplo del Estado del Gasto presupuestal programático del Municipio de Guanajuato, Guanajuato, en: http://www.guanajuatocapital.gob.mx/uai/presasi.pdf

30 Ver ejemplo del Estado detallado de la Deuda Pública Municipal, en Documento expedido por la Secretaría de Finanzas del Estado de Oaxaca, con dicha información, disponible en: http://www.finanzasoaxaca.gob.mx/pdf/contabilidad/cuenta_publica/2010/jul-ago/6_POLITICA_DEUDA_PUBLICA_CUENTA_2010.pdf

• Periodo que cubre la cuenta pública

• Balance General o Estado de Situación Financiera.

• Estado de Ingresos y Egresos.

• Estado de Flujo de Efectivo.26

• Estado de Variaciones en el Patrimonio.27

• Notas a los Estados Financieros.

• Estado del Ejercicio del Presupuesto.28

• Estados Programáticos.29

• Estado de Deuda Pública.30

• Los estados analíticos e información general que permita

el análisis de

• resultados, que incluyan los datos económicos.

• Consolidación de la información presentada al órgano

fiscalizador mensual o trimestralmente

Informe de gobIerno munIcIpal

El informe de gobierno se identifica con el acto en el que

el presidente municipal rinde ante el cabildo en sesión

pública un reporte anual y detallado del estado que guarda

la administración pública.

Según la Ley del Municipio Libre del Estado de Veracruz,

y para ilustrar lo anterior, “Durante el mes de diciembre,

el Presidente Municipal deberá rendir a los ciudadanos y

al Ayuntamiento un informe sobre el estado que guarda la

administración pública municipal. Dicho acto se realizará

en Sesión pública y solemne de Cabildo.”31

Con lo cual se entiende dicha responsabilidad es ineludible

y constituye al mismo tiempo una de las obligaciones de

este representante popular.

Al constituir un informe detallado, es necesario articular

un esquema que asegure su adecuada cobertura y, sobre

todo que logre dar detalle de la “situación que guarda

la administración municipal”, entendida esta como una

organización en activo, es decir, con un conjunto de

atribuciones, responsabilidades, obligaciones, funciones,

planes, programas, proyectos y acciones que encamina

al logro de los cometidos de un gobierno municipal, bajo

los principios de legalidad, acción pública planificada,

observancia de los fines del gobierno democrático y

republicano, como valores constitucionales y, sobre todo, en

términos de justicia social y la generación de oportunidades

adecuadas para el desarrollo integral y armónico de sus

habitantes.

El informe se presenta ante el Cabildo y es a esta instancia

a la que corresponde su recepción, análisis y, en su caso,

aprobación, pudiendo requerir al propio Presidente o a los

funcionarios titulares de las dependencias y organismos

municipales su comparecencia para que aclaren cualquier

punto que, a juicio del Cabildo deba efectuarse, de tal

manera que el informe quede solventado en los mejores

31 Artículo 33 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz, disponible en: http://portal.veracruz.gob.mx/pls/portal/docs/PAGE/TANTIMA/DOCUMENTOS/MARCOLEGAL/LEY_ORGANICA.PDF

Page 35: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

34

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

términos de una demostración objetiva del trabajo de la

administración municipal.

Al constituir una atribución del presidente municipal y al

mismo tiempo una obligación en el cumplimiento de los

deberes de su cargo, no existe una norma legal o directriz

que indique el contenido de los informes municipales ni

que regule la manera que asume su formato.

Por consiguiente, podrían establecerse diversas pautas para

su integración.

Primera pauta: Sustentar el informe en los objetivos,

estrategias, programas y acciones establecidas en el Plan

Municipal de Desarrollo.

Segunda Pauta: Sustentar el informe a partir del Programa

Operativo Anual y sus acciones específicas

Tercera Pauta: Una descripción de los compromisos

sectoriales de la administración municipal, cuyo eje

sería presentar el trabajo y resultados de cada una de las

dependencias y organismos municipales, según sus propias

especialidades.

Cuarta Pauta: Una descripción que divida en dos grandes

segmentos: 1) el avance de la administración municipal,

con un reporte de todos los avances programáticos y

presupuestarios, en reportes semejantes a los que se

presentan en la cuenta pública, y 2) el reporte descriptivo

y cuantitativo de resultados de programas establecidos y

aprobados por el ayuntamiento.

Quinta Pauta. Una combinación de las modalidades

anteriores.

Para efectos de una visión técnica y de las implicaciones de

organización, acopio de información, integración de datos

útiles y de una adecuada racionalidad en la elaboración de

los informes de gobierno municipal, puede consultarse le

Guía para la Elaboración del Primer Informe de Gobierno

Municipal de los Municipios del Estado de Guerrero32

InventarIo de bIenes Inmuebles del munIcIpIo

Este instrumento está integrado por un registro de

los bienes inmuebles que forman parte del patrimonio

municipal. Su integración está organizada por fichas

técnicas que corresponden a los datos legales de tipo

registral, ubicación física – domiciliaria, valor catastral (de

ser posible, también es recomendable reportar su valor

comercial), origen de la apropiación a favor del municipio,

y tipo de asignación o usufructo, usuarios, arrendatarios, o

beneficiarios, y especificaciones técnicas, reporte de estado

y aprovechamiento y licencia de uso del bien relacionado.

El inventario está directamente relacionado con un conjunto

de responsabilidades fiscales, jurídica y administrativas de

sus usufructuarios, por lo cual es exigible el cumplimento

de diversas obligaciones, mismas que pueden ser objeto de

revisión, y, en su caso de sanción. El Patrimonio municipal

tiene que administrarse en términos de la legislación de

bienes patrimoniales, por lo cual es de vital importancia

mantener actualizado y en constante supervisión su

aprovechamiento.

InventarIo de bIenes muebles

Este inventario establece el registro, de bienes, características y

datos de su uso y valor, ubicación, adjudicación y responsiva de los

bienes muebles propios de la administración municipal de todas y

cada una de sus unidades administrativas y sus espacios físicos.

Forman parte del inventario de bienes municipales, mediante

descripciones que refieran marca, modelo, serie, orden de compra,

valor de adquisición, proveedor, uso, etc., los siguientes:

Muebles de oficina

Máquinas y equipos de oficina

Equipos de radio e instrumentos musicales.

Libros, registrados por materia o tema, título, editorial, valor de

adquisición, año de impresión, proveedor.

Vehículos

32 Coordinación General de Fortalecimiento Municipal del Estado de Guerrero. Guía para la elaboración y pre-sentación del Primer Informe de Gobierno Municipal 2009, publicada en : http://www.guerrero.gob.mx/pics/art/articles/10623/file.informe2009.pdf

Page 36: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

35

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

Maquinaria pesada: tipo de vehículo o maquinaria, marca,

modelo, color, año de fabricación, número de motor,

número de chasis, número de inscripción de registros, placa

patente, avalúo fiscal, etc.

Máquinas y herramientas: descripción, marca, modelo,

serie, proveedor, valor de adquisición, etc.

Materiales y otros: existencia física de bienes de consumo,

tales como alimentos, vestuario, calzado, materiales y

útiles de aseo, materiales para operación y mantenimiento,

etc. Este tipo de bienes se registra en Almacén o Bodega,

en las respectivas tarjetas de existencia.

relacIón y regIstro de actas de bIenes dados

de baja.

Constituye un inventario de los bienes del patrimonio

municipal que han sido dados de baja por diversos motivos

justificados y formalizados en cumplimiento de la legislación

del patrimonio inmobiliario y sus procedimientos, de

tal manera que se han desincorporado de los activos

y contabilidad de bienes del municipio con los efectos

correspondientes.

padrón de resguardo de bIenes

Constituye el registro en una relación de los bienes muebles

existentes en el municipio y de las personas a las que han

sido asignados para su uso y aprovechamiento funcional;

el resguardo constituye la asignación formal del bien de

uso, bajo la propia responsabilidad del usuario en todos los

efectos legales de cuidado, aseguramiento y buen empleo

durante el tiempo que lo emplee y dentro de las oficinas o

lugar de trabajo que tenga asignado.

Relación o padrón de contribuyentes del municipio. Registro

de los datos de cada uno de los contribuyentes y sujetos

obligados por la Legislación Fiscal y Hacendaria aplicable

en el municipio, con los conceptos relativos a Nombre,

domicilio y datos personales del contribuyente; actividad

que genera la obligación fiscal; servicio contratado que le

obliga al pago de derechos; tasas, montos, cuotas, tarifas

o consumos aplicables de conformidad a la actividad y

base de cálculo de la contribución; fechas de facturación,

estado de cuenta de pagos y movimientos de reintegros y

devoluciones; débitos y tasas de recargos; puntos límite de

déficit de pagos que da lugar a cobranza por procedimientos

coactivos; en su caso, régimen de facilidades y descuentos

aplicables al contribuyente, entre otros datos relevantes.

Archivo de actas. Archivo a cargo de la Secretaría del

Ayuntamiento que contiene clasificadas, foliadas y

relacionadas, mediante un sistema de clasificación propio,

las actas generadas por el cabildo saliente; las actas

generadas por cabildos anteriores; y las actas históricas

del municipio que se conservan como parte de un acervo

propio del cabildo y cuyos documentos pudieron o no

haberse enviado en copia al Archivo General del Estado.

Archivos relacionados a la gestión de asuntos de todas las

dependencias de la administración municipal. Cada archivo

de dependencia debe tener por lo menos los siguientes

acervos y registros de documentos: 1) Archivo de trámite,

con las Minutas y clasificación foliada y sistematizada de

los asuntos en trámite por programas, proyectos, asuntos

que generan obligaciones de índole diversa o recuperación

de adeudos; contratos; permisos; licencias; autorizaciones

diversas; asuntos en revisión y proceso de autorización;

entre otros. 2) Archivo de asuntos concluidos en el periodo

de la administración que entrega, con Minutas, registros

clasificadores, documentos y resguardos de seguridad,

vinculados a los asuntos atendidos. 3) Archivo histórico,

con los datos y documentos clasificados de los asuntos

concluidos por las administraciones anteriores. 4) Archivo

electrónico de documentos generados por la dependencia

municipal que corresponda, organizado de conformidad

con la norma que para tal efecto haya aprobado el

ayuntamiento, o bajo la clasificación convencional que

deberá ser reportada en documento explicativo o instructivo

la autoridad saliente.33

33 Como muestra de los sistemas de clasificación de archivos municipales se incluye en este material una re-ferencia al Reglamento del Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Durango, Durango. Publicado en:http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/DURANGO/Municipios/Durango/DRGReg11.pdf

Page 37: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

36

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

Expedientes del personal al servicio del ayuntamiento.

Este expediente contiene todos los datos de cada uno de

los trabajadores y funcionarios que tengan una relación

laboral activa con el ayuntamiento. Su contenido puede

variar, pero en todo caso deberá contener como mínimo

los siguientes: Nombre del Trabajador o funcionario;

nombramiento expedido; copia de documentos oficiales

(Acta de Nacimiento o certificado de naturalización;

registro federal de contribuyente; en su caso, cédula

profesional; comprobante de domicilio; registro de alta en

el sistema de seguridad social; Cédula Única del Registro

de Población; Credencial del Instituto Federal Electoral;

entre otros); copia de actas de beneficiarios de la seguridad

social; hoja de empleo (registro de año de ingreso, puestos

o nombramientos en el municipio, fecha de separación,

fecha de reingreso, entre otros datos); comprobantes

de certificados de salud; constancias de incapacidades

médicas; constancias de capacitación; actas administrativas

por incidencias laborales; actas administrativas de registro

de puntos buenos y puntos de demérito; etcétera.

Relación de papelería oficial. Se integra en un Manual de

Formas Oficiales, incluido en el mismo el apartado de imagen

institucional que se manejó durante el periodo que cubre

la entrega, de tal manera que se disponga de referencias

técnicas claras acerca del uso de dichos formatos como

parte de los documentos formalmente reconocidos por el

ayuntamiento y sus dependencias y organismos.

Colección de sellos oficiales. Con la relación de sellos físicos

elaborados y el muestrario y explicación de sus aplicaciones

en los distintos documentos que respaldan los diversos

actos jurídicos y administrativos del ayuntamiento, sus

dependencias y organismos.

Relación de recibos y formatos oficiales de la Tesorería

municipal. Con la relación de modelos de recibos y formas

impresas que se hayan autorizado para su uso en el periodo

que cubre la entrega, así como sus distintas aplicaciones

en el sistema de ingresos, egresos y control del patrimonio

hacendario municipal.

Relación de documentación oficial de servicios y registros

públicos. Al igual que en el caso del Catálogo de Formas, la

colección de sellos municipales y los recibos de tesorería

municipal, se trata de una compilación de todos los

formatos y patrones de oficios, circulares, formatos de

solicitudes de contratación de servicio, contratos, licencias,

autorizaciones, ordenes de trabajo, requerimientos de

inspección y verificación administrativa, aclaraciones,

quejas y demás documentos empleados en la gestión de

servicios y registros municipales, como el de fierros o el de

tablajeros.

ejercIcIo para el año dos

1. Ejercicio de aprendizaje:

Analice el tipo de información que debe generarse para

dar cumplimiento a la rendición de cuentas, informes

de gobierno y registro de información en materia del

patrimonio municipal que debe integrar la autoridad

municipal y resuelva el cuestionario siguiente:

1. ¿Cuáles son las diferencias que existen entre el Estado

de cuenta de Ingresos y Egresos del Municipio y el Estado

del balance financiero de la administración municipal?

2. ¿Cuál es la diferencia entre el Estado de avance

programático y el Estado del ejercicio presupuestal?

3. ¿Cómo respaldan los distintos informes financieros del

municipio el informe anual del Presidente Municipal?

4. ¿Cuál es la importancia de la información reportada en

los inventarios municipales en materias de la rendición

de cuentas a que están obligadas las autoridades

municipales?

5. ¿Cómo dividiría las partes de un Informe de Gobierno

Municipal atendiendo las distintas pautas señaladas en el

material de este curso?

Page 38: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

37

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

A saber:

• Sustentar el informe en los objetivos, estrategias,

programas y acciones establecidas en el Plan Municipal de

Desarrollo.

• Sustentar el informe a partir del Programa Operativo

Anual y sus acciones específicas.

• Descripción de los compromisos sectoriales de la

administración municipal, cuyo eje sería presentar el trabajo

y resultados de cada una de las dependencias y organismos

municipales, según sus propias especialidades.

• Descripción que divida en dos grandes segmentos: 1)

el avance de la administración municipal, con un reporte

de todos los avances programáticos y presupuestarios, en

reportes semejantes a los que se presentan en la cuenta

pública, y 2) el reporte descriptivo y cuantitativo de

resultados de programas establecidos y aprobados por el

ayuntamiento.

• Una combinación de las modalidades anteriores.

Page 39: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

38

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

prImera fase del proceso: antes del cambIo

de autorIdades

Según de observa en el mapa temático del presente curso,

existen dos momentos o fases del proceso de la entrega

recepción. El primero corresponde ejecutarlo en su totalidad

a la autoridad municipal que concluye su periodo, para lo

cual organiza a sus funcionarios y dispone el estudio de

la norma que regula dicho proceso, y se identifica con los

preparativos para la entrega, con la suficiente antelación al

acto protocolario que la formaliza.

En la actualidad, la información que debe inscribirse en el

reporte de entrega, debe ser generada por cada una de las

dependencias del municipio, por lo que es difícil que un

grupo reducido de funcionarios pudieran tener la cobertura

de compilación de datos, análisis, e interpretación para los

efectos de redactar las partes descriptivas del informe y

para llenar con precisión los formatos establecidos.

La segunda fase, se ejecuta durante el proceso de

entrega a las nuevas autoridades y compromete a los

equipos participantes por comisiones, tanto del nuevo

ayuntamiento, como del que deja el mando.

Esta precisión de dos vías es indispensable y útil, ya que

de alguna manera la responsabilidad se divide, pero al final

se comparte, ya que de una adecuada demostración de la

realidad municipal y de los datos que la sustentan, depende

un adecuado ejercicio de asunción del poder público y el

inicio de una buena base de planeación, al identificar, las

nuevas autoridades, los pormenores acerca de la capacidad

institucional que reciben para su gobierno.

organIzacIón para la entrega de la

admInIstracIón munIcIpal

En reconocimiento de estas dos grandes fases, pueden

organizarse los trabajos de preparación preliminar de la

entrega y la planeación del acto protocolario en el momento

año tres

IntroduccIón

El último año de la administración municipal convierte a

las autoridades que están en funciones en los depositarios

de la responsabilidad de entregar la administración a otro

ayuntamiento. El ciclo, con esta encomienda se vuelve a

iniciar, por lo que en este apartado, se tratan los aspectos

más técnicos de la entrega recepción, es decir, la integración

del informe y la integración de su contenido; trabajo en el

que deben participar la mayor parte de los funcionarios

municipales y las autoridades con atribuciones en materia

de rendición de cuentas.

Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas

a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan

en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio

correspondientes.

Los temas se han organizado en textos breves que procuran

llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los

ejemplos y ejercicios sugeridos.

objetIvos

Examinar los aspectos organizativos y técnicos que deben

realizarse en el tercer año de gobierno para ordenar,

sistematizar e integrar la información que debe presentarse

en el informe de entrega recepción para las nuevas

autoridades.

Proveer al lector una pauta de análisis, a partir de un

modelo de gestión institucional para proceder a organizar

los trabajos de la entrega.

Page 40: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

39

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

del cambio de autoridades, para lo cual se pueden prever

las siguientes etapas:

1a. Etapa de la Fase 1: Planeación de los trabajos de

entrega - recepción.

Participan en las actividades de esta etapa: Presidente

municipal, Comisión de Hacienda, Secretario y Tesorero

Municipal y Funcionarios designados de las dependencias

y organismos municipales.

Revisión e interpretación de la normatividad vigente emitida

por parte de la Contaduría de glosa de la Legislatura del

Estado. De conformidad con el marco jurídico que regula el

ejercicio de planes, programas, presupuesto, contabilidad

y movimientos y registros financieros del municipio, la

autoridad municipal ya tiene una práctica en la integración

de la cuenta pública y los reportes del estado de resultados

de las finanzas municipales, lo cual aventaja los aspectos

de tipo contable y programático presupuestal que se

incluyen en el reporte. Por lo que respecta a los demás

conceptos que deben incluirse en el informe, es necesario

identificar y estudiar su marco legal, reglamentario y de

normas administrativas y técnicas que los regula, esto

para no omitir aspectos de forma en la manera de registrar

o reportar su desempeño y de fondo, en cuanto a la

observancia de responsabilidades que contrae la autoridad

durante su gestión. Se entiende que prácticamente todos

los elementos previstos en las guías y lineamientos de la

entrega, tienen un marco normativo específico.

En lo concerniente a programas procedentes del estado y la

federación, deberá analizarse el marco normativo vinculado

a los reportes de avance programático y presupuestal, así

como a las modalidades y contenidos de los informes que

son requeridos durante y al término de su operación.

Determinación de las necesidades de capacitación e

información para el desarrollo de trabajos de la entrega

– recepción. En este sentido, es de suma utilidad recibir

la asesoría o la capacitación debida para comprender el

proceso de la entrega recepción, más allá que el simple

ejercicio contable y de corte financiero y administrativo,

para reconocer que la gestión del próximo gobierno

dependerá en una importante medida de la información

que encuentre debidamente sistematizada y de la guía que

en el fondo significa el informe de la entrega.

Previsión de información necesaria; que puede ser:

En materia de leyes, reglamentos y disposiciones

administrativas vigentes. Cuadros básicos de legislación y

reglamentación por área o especialidad de la administración

municipal.

En materia de ingresos, los catálogos de ingresos y las

cuentas de concentración de flujos y fondos en los que son

aplicados.

En materia del ejercicio presupuestal. La documentación

aprobatoria, los registros y asientos contables de su ejercicio

y las autorizaciones correspondientes a las modificaciones

efectuadas al mismo.

En materia de fondos y valores, el estado de cuenta

del numerario existente en cuentas bancarias, títulos

de e instrumentos de depósito y de inversión, que el

ayuntamiento haya dispuesto y aprobado para el manejo

de los recursos de la hacienda municipal.

En inventarios de bienes muebles e inmuebles, con los

registros, levantamiento físico y resguardos actualizados

En materia de documentos contables y financieros, en

sus bases de registro manual y electrónico, debidamente

comprobado y resguardado, con base en el sistema de

contabilidad aprobado por el cabildo.

En materia de títulos de propiedad, facturas y certificaciones,

que acrediten de manera fehaciente la legalidad, vigencia y

apropiación legítima del patrimonio municipal y de todos

sus componentes, así como las autorizaciones sobre el

usufructo de dichos bienes.

Page 41: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

40

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

En materia de contratos y licitaciones. Documentados con

sus títulos originales y las copias acreditadas ante autoridad

competente que les confiere su valor y legitimidad.

En materia de registro público de la propiedad municipal.

Inscripciones, constancias, cartas de no adeudo y demás

elementos probatorios de los destinos y aplicaciones de los

bienes municipales, en sus modalidades de uso común y

de uso privado del municipio, así como los adscritos a la

operación de servicios públicos.

En materia de expedientes de obras y servicios públicos, la

documentación formal y técnica que deberá formar parte

del expediente único de cada obra.

En materia de personal, los expedientes de los servidores

públicos, las nóminas base y actualizable por quincena

y mes, los convenios de seguridad social, catálogos de

puestos, hojas de servicio, nombramientos y demás

componentes en materia de acreditación de las relaciones

laborales vigentes en el municipio.

En materia de planes y programas y estado de avance de

proyectos y acciones. Documentados en el orden previsto

en el Plan Municipal de Desarrollo, las modificaciones

del mismo, los programas expedidos y publicados, y

los Programas Operativos Anuales con sus respectivas

adecuaciones y acuerdos modificatorios.

Previsión y acuerdo en Cabildo de las normas

generales para el desarrollo de los trabajos de entrega

– recepción. Fundamentación de los trabajos de la

entrega recepción mediante los acuerdos de Cabildo que

instruyen, ordenan y establecen normas para su realización

y cumplimiento en los términos de los lineamientos

aplicables.

Asignación de responsabilidades de autoridades y

funcionarios en el proceso. Relación de Oficios, Circulares

y órdenes específicas que por escrito se hayan girado para

asignar funciones y responsabilidades en la recopilación,

sistematización registro, validación y presentación de

datos, informes y reportes que constituyan insumos para el

informe de la entrega recepción.

Elaboración del Plan de recopilación, sistematización,

registro y validación de información. El Presidente

Municipal, con la asistencia técnica del Tesorero y la

intervención del Síndico, establecerán las estrategias para la

recopilación de información, definiendo el proceso general

y el método de recopilación, sistematización y validación

de la información que sea requerida a todas y cada una de

las áreas; asimismo, establecerán las comisiones necesarias

para que los funcionarios del municipio se habiliten en esa

tarea y determinará el calendario de ejecución del proceso

y las fechas de entrega de resultados. La planeación se

acompaña de las previsiones propias de la comunicación

oficial de las comisiones asignadas, la capacitación

prevista para el caso y la atención y resolución de dudas

y observaciones que se presenten por parte de los

responsables de los levantamientos de información.

organIzacIón e IntegracIón del eQuIpo de

trabajo

Según lo que señala el material del año cero de este curso,

en los trabajos de integración del informe de la entrega

recepción, participan tanto autoridades como funcionarios

municipales, por lo cual es necesario integrar un buen

equipo que puede sustentarse en un Comité de entrega

- recepción de la administración municipal, mismo que

tendrá las responsabilidades centrales del proceso.

Participantes en estas Actividades: Comité de entrega

- recepción de la administración municipal, regidores y

funcionarios municipales

Actividades programables

• Integración del Comité de entrega - recepción de la

administración. La viabilidad de estos comités ha sido

probada, en la medida que permite tener una amplia

cobertura y un grado mayor de detalle en la información

Page 42: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

41

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

y datos que se reportan, al mismo tiempo que permite

que los funcionarios municipales continúen con la gestión

de sus asuntos. De otra manera, el Tesorero Municipal, el

Oficial Mayor y el Secretario del Ayuntamiento tendrían

una sobrecarga de trabajo por la atención dedicada al

proceso.34

El Comité de entrega recepción de la administración

municipal, puede integrarse de la manera siguiente:

Presidente municipal, quien lo encabeza y dirige

Síndico Primero o único, que fungirá como procurador

y contralor de la legalidad de los trabajos de entrega -

recepción y coordinador de la Comisión de Hacienda en los

efectos de integración, revisión y validación de informes

contables, financieros y del patrimonio municipal y sus

respectivos inventarios.

Secretario del Ayuntamiento, que tendrá por cometido

coordinar los trabajos de entrega -recepción entre las

diferentes dependencias y entidades de la administración

municipal, transmitiendo y aclarando la normatividad de

carácter legal para tal efecto y aquella que se acuerde por

parte del propio ayuntamiento. Es importante destacar

que el propio Secretario asumirá trabajos de acopio de

información, coordinación y seguimiento de los asuntos

de su propia área y del ayuntamiento, en especial aquellos

que deban ser presentados por parte de los Directores de

Organismos y entidades descentralizadas del municipio, las

que deberán participar en el proceso de entrega - recepción

aunque sus titulares no deban necesariamente cambiar o

dejar sus cargos ante el relevo de autoridades municipales.

Contralor Municipal35, con la responsabilidad de coordinar

los trabajos de tipo técnico y la vigilancia del cumplimiento

del proceso. En cierta medida, y de acuerdo con los términos

34 Una relación detallada de las actividades que deben realizar distintos funcionarios de la administración municipal en los momentos preparativos de la entrega recepción puede encontrarse en la Guía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado de Puebla. H. Congreso del Estado. Puebla, Puebla, 2010. Publicada en http://www.ofspuebla.gob.mx/files/guiaentregarecepcion2010.pdf

35 Para tener una mejor idea acerca de las funciones de una Contraloría Municipal, puede consultarse la Guía para la entrega recepción del municipio de León, Guanajuato, publicada en: http://www.leon.gob.mx/gobierno/direcciones/contraloria/guia_entrega_recepcion.pdf

que apruebe el Presidente municipal, el Contralor es el

funcionario que encabeza los grupos técnicos y revisa la

integración de información y expedientes. En los aspectos

hacendarios, este trabajo lo hace en coordinación con el

Tesorero municipal.

Tesorero municipal, quien tendrá las funciones de carácter

técnico necesarias para dirigir los trabajos de acopio de

información y preparación de inventarios, comprobaciones,

validación de documentos de propiedad, acreditación,

contables, financieros, fiscales, presupuestales y

programáticos que genere tanto la tesorería municipal,

como las dependencias entidades de la administración

central y descentralizada del municipio. El tesorero

municipal asume el carácter de Secretario o vocal técnico

del Comité de referencia.

Delimitación de responsabilidades del comité, autoridades

y funcionarios municipales, con las respectivas ordenes de

trabajo con base en la clasificación de rubros de análisis y las

respectivas competencias de los diferentes participantes.

Fijar el trabajo con base en un calendario de actividades y

fechas límite de entrega de informes.

Clasificación de las grandes áreas de responsabilidad

y análisis que comprenderá el documento de entrega

- recepción, mismas que corresponden a las divisiones

funcionales que presenta la administración municipal.

Representa también una especie de lista de verificación,

acerca de los apartados que tendrá el Informe Final. En

este caso, es importante mencionar que en cada municipio,

la definición de rubros o apartados que deberá contener el

documento capitular de la entrega recepción, depende en

estricto sentido de los lineamientos, guías, reglamentos

Page 43: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

42

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

u otro documento normativo que expida el congreso del

estado y/o su órgano de fiscalización superior.

A continuación se da un ejemplo de clasificación de estas

áreas:

Rubros patrimoniales, contables y financieros:

(Responsables: Presidente municipal, Tesorero y Síndico)

• Presupuesto y contabilidad municipal

• Ingresos municipales (incluye fondos y valores>)

• Recursos humanos

• Inventario de recursos materiales

• Inventario de Mobiliario y equipo

• Inventario de inmuebles

Rubros de obras y servicios públicos: (Responsables:

Presidente municipal, regidor de la comisión correspondiente,

Secretario, tesorero, funcionarios titulares de las áreas de

obras y servicios públicos)

• Obras públicas (concluidas, en proceso y programadas)

• Expedientes técnicos de servicios públicos (equipamiento,

mobiliario, equipo, insumos, información técnica,

etcétera)

• Padrones de usuarios

• Convenios de colaboración administrativa

• Concesiones

• Contratos y licitaciones de proveedores y prestadores de

servicios

Rubros del patrimonio cultural (Responsables: Presidente

municipal, regidor de la comisión correspondiente,

Secretario, tesorero, funcionarios titulares de las áreas de

Educación, recreación, cultura y deportes)

• Bienes patrimoniales del municipio con valor social y

cultural

Rubros de la normatividad municipal vigente y archivos

(Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión

correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios de

todas las dependencias municipales)

•Inventario de adecuaciones a Bandos de policía y buen

gobierno, Reglamentos Municipales y Disposiciones

administrativas

•Patrimonio documental y archivos del municipio

Rubros de la aplicación de planes y programas de desarrollo

del municipio (Responsables: Presidente municipal, regidor

de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero,

funcionarios de todas las dependencias municipales)

•Reportes de avances de metas y objetivos de los programas

de cada dependencia y sector de la administración

municipal

Rubros de programas especiales del ayuntamiento

(Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión

correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios de

todas las dependencias municipales)

•Seguridad pública

•Asistencia social

•Desarrollo comunitario

•Desarrollo económico

•Turismo

•Educación, recreación y cultura

•Protección al ambiente

•Otros

Rubros de programas derivados de la coordinación con

el Estado (Responsables: Presidente municipal, regidor

de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero,

funcionarios con áreas afines al programa de procedencia)

•Programas de inversión estatal

Rubros de programas derivados de la coordinación con la

Federación (Responsables: Presidente municipal, regidor

Page 44: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

43

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero,

funcionarios con áreas afines al programa de procedencia)

•Programas de inversión federal

Rubros de programas derivados de la coordinación con otros

municipios (Responsables: Presidente municipal, regidor

de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero,

funcionarios con áreas afines al programa de procedencia)

•Programas y acciones de cooperación

Rubros de la operación del sector descentralizado de

la administración municipal (Responsables: Presidente

municipal, regidor de la comisión correspondiente,

Secretario, Tesorero, funcionarios del sector

correspondiente, y titulares de los órganos de gobierno y

dirección de los organismos y entidades de la administración

descentralizada del municipio)

•Informes patrimoniales, contables y financieros

•Informes programáticos presupuestales

•Informes de avance en el cumplimiento de metas y

objetivos

En todos los casos anteriores, es necesario considerar

un rubro adicional de Observaciones recomendaciones

y sugerencias que se retoma de una práctica que se

viene desarrollando en otras entidades federativas: “ La

experiencia acumulada por cada uno de los integrantes

del ayuntamiento y de las dependencias, entidades y

organismos que conforman la administración pública

municipal, durante los tres años de gestión, deberá quedar

plasmada en un documento que contenga las principales

observaciones, recomendaciones y sugerencias en forma

clara y objetiva, para que los sucesores correspondientes

cuenten con una información valiosa que les permita

retomar las acciones de gobierno y administración

procurando la continuidad del esfuerzo realizado por los

servidores públicos municipales salientes.” 36

36 Normatividad para la entrega - recepción de la administración municipal Ed. Gobierno del Estado de México. H. Poder Legislativo. Toluca, México. 1993. Pág. 17.

37 Guía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado de Puebla. H. Congreso del Estado. Puebla, Puebla, 2010. Págs. 51 a 57. Publicada en http://www.ofspuebla.gob.mx/files/guiaentregarecepcion2010.pdf

Todo lo anterior, podría considerarse como un esquema

de organización de la información, en realidad habrá que

atender los lineamientos y guías emitidas por el Congreso

del estado y/o su órgano de fiscalización superior, donde

se establecen las instrucciones definitivas para integrar el

contenido de la entrega recepción. Como muestra de esta

definición formal, puede consultarse el contenido que prevé

el modelo de Acta circunstanciada de entrega recepción,

establecida en la Guía Técnica para la Entrega Recepción

Municipal del Estado de Puebla37., misma que divide el

total de la información en siete grandes apartados:

Situación Programática de la administración municipal;

Descripción de la estructura orgánica de la administración

municipal;

• Situación presupuestal;

• Situación financiera;

• Recursos financieros;

• Recursos materiales;

• Recursos humanos; y

• Asuntos en trámite;

preparacIón de la InformacIón.

En todos los casos la información que se presente debe

considerar que se hayan cumplimentado los siguientes

requisitos:

• La referencia al acta de cabildo, fundamento, autorización,

acuerdo u otro acto por el cual el ayuntamiento haya

dispuesto u ordenado la atención de un asunto, trámite

o gestión sobre procedimientos, recursos, obras, servicios,

etcétera.

Page 45: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

44

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

• La referencia a las obligaciones, derechos y compromisos

de la administración municipal en Convenios, concesiones,

contratos y demás actos de derecho que hayan suscrito sus

autoridades y funcionarios.

• La cumplimentación de los requisitos fiscales y

protocolarios legales de todos los documentos probatorios,

facturas, títulos de propiedad, contratos, concesiones,

licencias, etcétera.

• Las autorizaciones necesarias expedidas por la Legislatura

del estado en actos de enajenación, contratación de

empréstitos, concesiones, contratación de obras, etcétera,

que den razón de la legalidad de los actos que se estén

informando.

• La integración de cuentas documentadas, con los

requisitos probatorios en facturas, comprobantes y demás

formulas legales que permitan demostrar y, en su caso

aclarar, la transparencia en la gestión de los diferentes actos

administrativos del ayuntamiento y sus dependencias.

• Las aprobaciones correspondientes a los actos de revisión

de la cuenta pública municipal emitidas por la Contaduría

de Glosa de la Legislatura estatal.

• Las certificaciones de procedencia del Presidente

Municipal, Síndico, Secretario y Tesorero de los inventarios

anuales de bienes muebles e inmuebles en cumplimiento

de la Ley orgánica del municipio libre.

Con la verificación de estos atributos informativos,

el Comité de entrega recepción de la administración

municipal asistido por las demás autoridades y funcionarios

municipales se darán a la tarea de integrar los expedientes

de la entrega - recepción en el orden que se determine en

los formatos oficiales de la Contaduría mayor establecidos

para dicho efecto.

Segunda fase del proceso: En el cambio de autoridades

municipales (trabajos de análisis, verificación y validación

del informe de la entrega recepción)

1a. Etapa de la Fase 2. Designación de los responsables que

intervienen en el acto de entrega recepción.

En esta etapa, el presidente municipal saliente y el nuevo

presidente, designan cada quien, a un representante que

tendrá la responsabilidad de signar en los diferentes reportes

y expedientes del informe al que haga referencia el Acta

circunstanciada que formaliza el acto de entrega recepción.

En el entendido que se realizarán todas las observaciones

necesarias para dar satisfacción plena a la veracidad del

contenido de los reportes, documentos y verificaciones

físicas, de tal manera que se subsanen las omisiones de

información o se establezcan las observaciones pertinentes,

que deban requerirse por los medios legales establecidos.

Por lo general, el funcionario que es designado por el

Presidente Municipal saliente es el Tesorero Municipal,

ya que es él quien ha sistematizado la información

más relevante que consolida el estado de resultados

programáticos y financieros de la administración del

municipio.

Por parte del muevo presidente municipal, puede designar

a un representante, mismo que deberá acreditar con

la instrucción que en la sesión de entrega recepción se

realice, debiendo hacerse constar dicha representación

y la aceptación del nombrado, en el acta de cabildo

correspondiente.

Las obligaciones del representante del ayuntamiento

saliente son de carácter administrativo y no suplen las

que de suyo poseen las autoridades del cabildo o las que

tengan los funcionarios municipales responsables de los

distintos despachos de la administración municipal y sus

asuntos. En todo caso se le atribuye la responsabilidad de

conducir los trabajos de revisión, aportar los elementos

informativos complementarios, instruyendo para tal efecto

a los funcionarios municipales que corresponda, así como

la validación conjunta con el representante del nuevo

ayuntamiento de la información general y específica del

informe de la entrega recepción.

Page 46: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

45

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

En el caso del representante del nuevo ayuntamiento, su

responsabilidad se ciñe a corroborar que todos los datos,

documentos, expedientes y reportes del entrega recepción,

corresponden a situaciones reales y comprobadas, de tal

manera que sea requerida a la autoridad saliente cualquier

diferencia u omisión con respecto a lo reportado.

Además de la designación de los responsables de la

verificación y corroboración de la veracidad y correcta

correspondencia entre lo informado y lo constatado por

medios físicos, es importante que el Presidente Municipal

entrante, nombre a custodios de los bienes que deban

resguardarse de inmediato, para evitar que ocurran

incidentes que los afecten. En este caso, se establece

como medio general de control que los funcionarios del

ayuntamiento en funciones sean los que responsan por la

integridad de los bienes que correspondan a sus respectivos

despachos conforme a los inventarios y asignaciones

administrativas, programáticas y presupuestarias que

les hayan sido autorizadas y que obren bajo su cargo.

También habrá que mencionar que en ocasiones el nuevo

ayuntamiento no realiza todos los nombramientos de

funcionarios en la primera sesión, por lo cual se entiende

que la responsabilidad de los funcionarios en funciones

no prescribe de manera automática al ingresar las nuevas

autoridades, sino que, se requiere un acto jurídico laboral,

como la renuncia o la liquidación para que esto tenga

efectos legales.

verIfIcacIón fís Ica de los bIenes del patrImonIo

munIcIpal.

Además de la entrega jurídica-formal y documental es

indispensable proceder a una revisión física de todos los

bienes y recursos que integran el patrimonio municipal, las

oficinas, materiales y equipo de toda naturaleza.

Los procedimientos de revisión e inspección deben

formar parte del acuerdo general establecido en el Acta

38 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, Manual de Entrega-Recepción de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas. Págs. 21 y 22. http://www.ofscechiapas.gob.mx/normatividad/entregarep.pdf

circunstanciada de la entrega – recepción, mediante el

enunciado de sus principales mecanismos de operación, de

tal manera que se conozca y asiente el criterio de la revisión

física. En todo caso se hará referencia a una comprobación

a satisfacción plena que cubra, entre otros, los aspectos

siguientes:

• Plena correspondencia entre bienes que se describen y

los que se presentan físicamente como tales.

• Número de bienes o cantidades de medición en plena

equivalencia entre lo que existe realmente y lo que se

reporta.

• Estado físico de los bienes, los cuales deberán estar en

condiciones adecuadas de carácter físico, conservación y

funcionalidad, de no ser así, debiera haberse anotado en el

reporte su situación real.

• Lugar asignado y lugar en que se encuentras físicamente

el bien, en plena concordancia.

• Resguardos físicos documentados con la firma del titular

del área y su plena correspondencia con la persona que

hace la entrega física de instalaciones y bienes.

• Revisión en orden de inventarios y localización en el

mismo orden de los bienes relacionados.

En el proceso de verificación física, intervienen los custodios

y toda revisión se formaliza mediante acta administrativa

de hallazgos y confrontas. Como ejemplo de las actividades

generales que se llevan a la práctica en el proceso de

revisión física se transcriben algunas medidas establecidas

en el Manual de Entrega – Recepción de los Ayuntamientos

del Estado de Chiapas.38

“Se sugiere que la verificación física sea efectuada por cada

uno de los titulares de las áreas, ya que son responsables

de los bienes que tienen bajo su custodia; se deberá revisar

la información contenida en los 38 formatos de acuerdo a

lo siguiente:

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

re c u r s o s hu m a n o s

Además de recibir el organograma correspondiente, se

debe verificar que el Ayuntamiento cuente con una copia

del nombramiento de cada servidor público, documento

principal que ampara cualquier erogación por sueldos

y salarios; también se deberá constatar que se cuente

con los movimientos nominales (altas, bajas, cambios)

correspondientes, debidamente respaldados con las

autorizaciones necesarias.

Independientemente de que la presidencia maneje o no el

área administrativa (encargada de los recursos humanos),

el Ayuntamiento debe contar con los expedientes del

personal, los cuales deberán contener como mínimo:

o Nombramiento.

o Solicitud de empleo.

o Fotografías.

o Constancias de estudio.

o Acta de Nacimiento.

Además deberá contar con los expedientes de nóminas;

plantillas de personal con

Nombre, puesto, área de adscripción, fecha de ingreso y

sueldo; constancias de cambios, incapacidades, licencias,

etc.

Con base en la documentación anterior es pertinente

efectuar una verificación del personal comisionado, así

como del personal con licencias, permisos e incapacidades.

Cualquier incidente, irregularidad o faltante de

documentación, deberá especificarse en el formato que

corresponda.

re c u r s o s ma t e r I a l e s

Por lo que se refiere al Patrimonio Municipal en cuanto a los

Bienes Muebles e Inmuebles; así como, a los Archivos del

Ayuntamiento, deberán ser verificados físicamente por los

miembros que el Ayuntamiento entrante haya designado

apoyándose en los inventarios, relaciones y resguardos

proporcionados en los formatos correspondientes.

Es importante señalar que la verificación física deberá

abocarse a los bienes de mayor costo continuando en

orden decreciente hasta aquellos que por su cuantía sean

considerados irrelevantes.

re c u r s o s fI n a n c I e ro s

Para la verificación de los Recursos Financieros, se propone

que partiendo de lo registrado en el Estado Financiero

específicamente en lo que se refiere a los rubros de Activo

y Pasivo, verificar las cantidades contra los analíticos

correspondientes de cada una de las diferentes cuentas.

Se deberá verificar que la documentación soporte de las

operaciones cumpla con la Normatividad Hacendaria para

la Presentación de las Cuentas Públicas Municipales y

con los requisitos fiscales y administrativos establecidos

por las autoridades correspondientes. Estas operaciones

deberán estar debidamente registradas en la contabilidad

y su documentación deberá estar ordenada y clasificada,

de tal manera que permita observar su correcto apego a los

lineamientos establecidos.

Ir r e g u l a r I d a d e s

La entrega y aceptación de los documentos de los diferentes

paquetes (Expediente Protocolario) no liberan de

responsabilidades a los Ayuntamientos salientes; por tanto,

cuando se presente alguna irregularidad, el Ayuntamiento

entrante tomará nota, debiendo informar de ello al órgano

de Fiscalización Superior del Congreso del Estado para los

efectos que correspondan.

Con lo anterior, se busca que el cambio de administración

municipal se realice en un ambiente de cooperación

y solidaridad por parte de todos los funcionarios que

intervienen.”

Page 48: Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

47

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

ejecucIón de arQueos y fondos de valores

En esta etapa se hace la revisión física de la documentación

oficial, actualizada y con sus respectivas autorizaciones,

correspondiente a la información de carácter Financiero-

Contable: Estados de Situación Financiera, Cortes de

Caja, Relación de Cheques por Entregar, Libros Contables,

Expedientes de Proveedores, Acreedores y Otros, y toda la

información que integra tanto la Cuenta Pública Municipal,

como los Informes Trimestrales de Avance de Gestión

Financiera, correspondientes al ejercicio que concluye en

el momento de la entrega recepción.

Los arqueos que se realicen deben tener una correspondencia

exacta de registros de flujo de ingresos y pagos, con las

respectivas denominaciones identificadas en el numerario,

dichos arqueos incluyen los conceptos de: Caja, Ingresos,

Fondos Fijos, y Otros Valores.

Los Estados de cuenta deberán estar actualizados al día

de la revisión y, en su caso, hasta el cambio de firma de

titulares de las cuentas.

4a. Etapa de la Fase 2. Analizar, comprobar y aclarar los

informes del documento de la entrega recepción.

En esta etapa se realiza la revisión conjunta, entre

representantes del ayuntamiento saliente y las nuevas

autoridades, de la información contenida en el informe

y la realización de acuerdos para que se solventen las

observaciones presentadas en los procesos de verificación

física y arqueos de fondos y valores, así como de la revisión

de los documentos que detallan la organización, sistema de

administración de personal, planes, programas, reglamentos,

archivos, libros de actas y demás componentes que forman

parte de la administración municipal.

Los términos de la revisión y el procedimiento para la

atención re irregularidades por lo general forman parte

de la Ley Orgánica Municipal, al respecto se transcribe lo

siguiente de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de

Guanajuato:39

39 Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. Artículos 43 y 44. http://www.congresogto.gob.mx/le-gislacion/Leyes/acrobat/OMEstado2.pdf

“Artículo 43. Una vez concluida la entrega-recepción, el

Ayuntamiento entrante designará una comisión especial,

integrada de manera plural y proporcional a la conformación

del Ayuntamiento, que se encargará de analizar el

expediente integrado con la documentación conducente,

debiendo elaborar con la participación de la contraloría

municipal, un informe en un plazo de treinta días hábiles.

El informe deberá referirse a todos y cada uno de los puntos

contenidos en el expediente a que se refiere el artículo 41

de la presente ley; el cual se someterá dentro de los quince

días hábiles siguientes al conocimiento y consideración

del Ayuntamiento, y éste podrá llamar a los servidores

públicos que intervinieron en el acta de entrega-recepción,

para solicitar cualquier información o documentación

relacionada con la misma; los que estarán obligados a

proporcionarla y atender las observaciones consecuentes.

Artículo 44. Sometido a su consideración el dictamen, el

Ayuntamiento emitirá el acuerdo correspondiente, mismo

que no exime de responsabilidad a los integrantes y

servidores públicos del Ayuntamiento saliente.

El Ayuntamiento, dentro de los quince días hábiles

siguientes, remitirá copia del expediente de entrega-

recepción al Congreso del Estado, para efecto de revisión

de las cuentas públicas municipales.”

De lo anterior se desprende que de no proporcionar el servidor

público saliente las aclaraciones que le fueron solicitadas,

se estará a lo dispuesto por la Ley de Responsabilidades

Administrativas de los Servidores Públicos del Estado.

5a. Etapa de la Fase 2. Elaboración del Acta General de la

entrega recepción revisada

El representante del ayuntamiento entrante, tiene la

responsabilidad de integrar el Acta general de la entrega

recepción revisada y corroborada con la verificación física y

documental, así como por los arqueos de fondos y valores,

entre otras medidas de verificación efectuadas.

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

El acta debe incorporar los reportes de observaciones

emitidas, observaciones solventadas y observaciones no

solventadas, con sus respectivos antecedentes y Oficios de

aviso a la Contraloría Interna del Municipio, así como para

la Comisión de Hacienda del H. Ayuntamiento. El proyecto

de Acta deberá presentarse al Presidente Municipal para

ser aprobada en una primera instancia, posteriormente

el propio Presidente Municipal, en caso de no tener

observaciones, la presentará en sesión de Cabildo para

su respectiva aprobación, a efecto de enviarla al órgano

superior de fiscalización del estado para su revisión y

validación definitiva.

ejercIcIo para el año tres

Ejercicio de aprendizaje:

Elabore un plan de trabajo para la entrega – recepción de

una administración municipal, conforme a los siguientes

elementos de organización, distribución de tareas,

calendarización y productos que deban elaborarse e

integrarse.

1. Designación de responsables del proceso de recopilación

de información

2. Designación del funcionario responsable de la integración

del Informe de la entrega recepción

3. Principales tareas para la recopilación de información:

Instrucciones generales para todas las áreas. Listado de

información requerida y asignación de las áreas que deban

proveerla. Para la elaboración de la Lista de Información,

puede retomar la información que se prevé en los

siguientes documentos:

“Lineamientos para la Entrega-Recepción de la

Administración Pública Municipal, Dependencias

Administrativas y Organismos Descentralizados

Municipales.” Poder Legislativo. Órgano de Fiscalización

Superior de Fiscalización del Estado de México. Publicado

en: http://www.osfem.gob.mx/Vinculos/lineamientos/

MER2009.pdfGuía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado de Puebla. H. Congreso del Estado. Puebla, Puebla, 2010. Publicada en http://www.ofspuebla.gob.mx/files/guiaentregarecepcion2010.pdf

4. Programa de recopilación e integración de información

(Se sugiere una planeación que, como mínimo inicie en el

segundo trimestre del tercer año de gobierno y concluya

un mes antes de la sesión de entrega – recepción)

5. Productos que deben entregar los diferentes responsables

al funcionario que consolidará la información en el Informe

General de la entrega recepción.

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

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ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL