Entrenamiento Pomodoro
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8/13/2019 Entrenamiento Pomodoro
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Tcnica de administracin
de tiempo POMODORO
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Introduccin
La tcnica POMODORO es una forma de
obtener el mximo aprovechamiento de la
administracin del tiempo Creada por Francesco Cirillo en los 80s
Practicada por individuos y equipos
profesionales alrededor del mundo
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Metas de la tcnica
Aliviar la ansiedad ligada al paso del tiempo
Mejorar la concentracin y el enfoque al disminuir las
interrupciones
Incrementar la conciencia de tus decisiones
Aumentar la motivacin y mantenerla constante
Reforzar la determinacin a alcanzar tus metas
Refinar el proceso de estimacin de las tareas
Mejorar el proceso de trabajo o estudio
Reforzar la determinacin para aplicarse uno mismo al
enfrentar situaciones complejas.
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Asunciones bsicas
La tcnica POMODORO esta fundada en 3 asunciones
bsicas:
Una forma diferente de ver el tiempo alivia la ansiedad y al
hacer esto lleva a mejorar la efectividad personal
Mejor uso de la mente nos lleva a alcanzar mejor claridad de
pensamiento, mas alta conciencia y enfoque mas preciso,
facilitando un mejor aprendizaje
Emplear herramientas de uso fcil que no estorben, reduce la
complejidad de aplicar la tcnica y ayuda a enfocarse en el
esfuerzo de completar las actividades.
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Material y Mtodo
El proceso de la tcnica POMODORO consiste de las siguientes
fases:
Que Cuando Por quePlanear Al inicio del da Para decidir las actividades del da
Rastreo Durante el da Para monitorear datos del esfuerzo y otros
mtricos de inters
Registrar Al final del da Para compilar un archivo de las
observaciones diariasProcesar Al final del da Para transformar los datos obtenidos en
informacin
Visualizar Al final del da Para presentar la informacin en un
formato entendible que ayude a encontrar
oportunidades de mejora
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Material y Mtodo (Cont.)
Para implementar la tcnica solo se necesita:
Un timer o algn software para medir el tiempo
Una hoja diaria TO DO Un inventario de actividades
Hoja de registro
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Material y Mtodo (Cont.)
Hoja diaria TODO
Encabezado con lugar, fecha
y autor
Una lista de actividades para
el da en orden de prioridad
Una seccin etiquetada No
planeado & Urgente para
anotar actividades
inesperadas que surjan
durante el da y que podran
modificar el plan del da
TO DO TODAY
NO PLANEADO & URGENTE
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Material y Mtodo (Cont.)
Hoja de Inventario de
Actividades
Encabezado con fecha y
autor
Una lista de actividades las
cuales son anotadas en el
orden en que nos llegan
Al final del da, las
actividades completadas se
tacharan.
INVENTARIO DE ACTIVIDADES
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Objetivo 1: Encontrar cuanto tiempo requiere una
actividad
El POMODORO tradicional es de 30 minutos: 25 minutos de trabajo
mas 5 minutos de break.
Al iniciar el da se seleccionan las tareas que se desea atacar de la
hoja de Inventario de Actividades. Se les pone prioridad
Se escriben en la Hoja de TODO Today
TO DO TODAY Reynosa, 01/30/2012Gerardo Alvarez
TRABAJAR EN ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTOS DESISTEMA RFP
HACER COTIZACION PARA CLIENTE
TRABAJAR EN CAMBIO DE SANTC
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Iniciando el primer POMODORO
Ajustar el POMODORO para 25 minutos e iniciar la
primera actividad de la lista de la hoja TODO Today
La persona utilizando el POMODORO debe observar
siempre cuanto tiempo queda.
Un POMODORO no puede ser interrumpido; 25 minutos
de puro trabajo.
Un POMODORO no puede ser dividido.
Si un POMODORO es interrumpido por algo o alguien
debe ser considerado NULO, como si nunca se hubiera
iniciado.
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Iniciando el primer POMODORO
(Cont.) Cuando el POMODORO suena, marca una X en la hoja
a un lado de la actividad que se esta realizando y toma
un break por 3 o 5 minutos.
No se permite seguir trabajando una vez que haya
sonado. Aun y cuando ests convencido de que puedes
terminar la actividad en unos minutos mas.
TO DO TODAY Reynosa, 01/30/2012Gerardo Alvarez
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X
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Iniciando el primer POMODORO
(Cont.) Los 3-5 minutos de break te da tiempo el tiempo paraque te desconectes del trabajo. Es el tiempo que
requiere la mente para asimilar lo aprendido en los
ltimos 25 minutos.
Se puede utilizar este tiempo para hacer algo bueno por
la salud, como pararse y caminar, tomar agua o
fantasear, estirarse, etc.
Durante el break no es buena idea entablar alguna
actividad que requiera algn esfuerzo mentalsignificativo
No asuntos de trabajo, no e-mails o llamadas
importantes
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Iniciando el primer POMODORO
(Cont.) Una vez que termine el break, ajusta el POMODORO a25 minutos y comienza la siguiente actividad hasta la
siguiente vez que suene
Entonces marca otra X en la hoja TODO Today.
TO DO TODAY Reynosa, 01/30/2012Gerardo Alvarez
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XX
HACER COTIZACION PARA CLIENTE
TRABAJAR EN CAMBIO DE SANTC
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Cada 4 POMODOROS
Detenga la actividad en la que esta trabajando y tome
un break mas largo, de 15 a 30 minutos
Use este tiempo para ordenar el escritorio, escuche el
voice mail, revise email, o simplemente descanse y
estrese.
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Cada 4 POMODOROS
Detenga la actividad en la que esta trabajando y tome
un break mas largo, de 15 a 30 minutos
Use este tiempo para ordenar el escritorio, escuche el
voice mail, revise email, o simplemente descanse y
estrese.
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Al completar una actividad
Mantngase trabajando, POMODORO tras
POMODORO hasta que la actividad sea finalizada
Entonces tchela de la lista en la hoja de TODO Today
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Al completar una actividad (Cont.)
Si termina la actividad antes de que termine el
POMODORO aproveche el tiempo para observar que ha
hecho hasta este momento y hacer mejoras y hacer
notas hasta que el POMODORO suene.
Si termina la actividad durante los primeros 5 minutos de
haber comenzado el POMODORO, debido a que la
tarea casi se termino en el POMODORO anterior, no lo
marque como un POMODORO en la lista de TODO
Today. Al terminar la actividad, siga con la siguiente actividad
de la lista.
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Objetivo 2: Reducir las interrupciones
Tipos de Interrupciones
Interrupciones Internas. Cuando nosotros mismos nos
interrumpimos.
Nos dan ganas de pararnos, de hacer una llamada, de ver algo en elInternet (relacionado o no a lo que estamos haciendo), revisamos e-mail,
vemos las dems tareas del da y nos dan ganas de cambiar el orden o la
prioridad de las mismas.
Estas distracciones son formas de postergar la actividad que estamos
realizando en este momento
Escondemos el miedo de no ser capaces de finalizarla Las interrupciones internas son asociados a tener poca habilidad de
concentrarse
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Interrupciones Internas
Que podemos hacer para librarnos de estas
interrupciones internas?
Haga estas interrupciones claramente visibles. Cada vez que
sienta una interrupcin potencial Regstrela poniendo una apostrofe () en la seccin donde se registran los
Pomodoros, y hagan una de las siguientes: Escriba la actividad en la hoja de TODO Today bajo la seccin de No Planeado & Urgente si
piensa que es inminente y no puede ser postergada
Escrbala en la hoja de Inventario de Actividades, marcndola con una U y agregue una fecha
de terminacin si es necesario.
Intensifique su determinacin para terminar el POMODORO
actual .
Una vez terminada la interrupcin, contine hasta terminar el
POMODORO
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Interrupciones Internas(Cont.)
Interrupciones InternasEjemplo de registro Registre la interrupcin en la seccin de POMODOROS con un
apostrofe y regstrela en la seccin de NO PLANEADO & URGENTE
Si la actividad es inminente y no puede ser postergada
TO DO TODAY Reynosa, 01/30/2012Gerardo Alvarez
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X
O PLANEADO URGENTELLAMAR AL CLIENTE
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Interrupciones Internas(Cont.)
Interrupciones InternasEjemplo de registro Registre la interrupcin en la seccin de POMODOROS con un
apostrofe y regstrela en la seccin de NO PLANEADO & URGENTE
Si la actividad es inminente y no puede ser postergada
TO DO TODAY Reynosa, 01/30/2012Gerardo Alvarez
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X
O PLANEADO URGENTELLAMAR AL CLIENTE
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Interrupciones Externas
Las interrupciones externas son causadas por las personas que
trabajan en nuestros ambientes sociales
Alguien que te pide que le expliques algo o que sugiera ir al cine
despus de cenar, una llamada telefnica, un colega que te pideque le hagas un reporte, un programa de e-mail que suena o
despliega mensajes visibles cada vez que llega un mensaje. Que
hacer?
Las actividades externas requieren de la habilidad de Proteger el
POMODORO
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Interrupciones Externas (Cont.)
Que se puede hacer para manejar estas interrupciones?
Deje que la contestadora, conteste la llamada y escchelos despus
Los e-mail seguirn llegando tenga o no tenga abierto el programa de e-mail. As
que cirrelo o silencie las alertas
Si una persona llega, de manera diplomtica le puede decir que esta ocupado y
no puede ser interrumpido.
Dgale a esa persona que los llamara en 25-minutos, o en unas horas o maana
dependiendo de que tan urgente sea.
Por experiencia las emergencias que tienen que tratarse
inmediatamente son pocas en la vida real. Una espera de al menos 25 minutos casi siempre es posible.
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Interrupciones Externas (Cont.)
Como registrar esta interrupciones?
Haga estas interrupciones claramente visibles. Cada vez que
sienta una interrupcin potencial
Regstrela poniendo un guin - en la seccin donde se registran losPomodoros, y hagan una de las siguientes: Escriba la actividad en la hoja de TODO Today bajo la seccin de No Planeado & Urgente si
piensa que es inminente y no puede ser postergada
Escrbala en la hoja de Inventario de Actividades, marcndola con una U y agregue una fecha
de terminacin si es necesario.
Intensifique su determinacin para terminar el POMODORO
actual . Despus de terminar el POMODORO inicie el 1er POMODORO de
la actividad Urgente
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Interrupciones Externas (Cont.)
Interrupciones ExternasEjemplo de registro Registre la interrupcin en la seccin de POMODOROS con un guion y
regstrela en la seccin de NO PLANEADO & URGENTE
Si la actividad es inminente y no puede ser postergada
TO DO TODAY Reynosa, 01/30/2012Gerardo Alvarez
TRABAJAR EN ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTOS DESISTEMA RFP
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O PLANEADO URGENTEHACER CITA CON EL CLIENTE
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Interrupciones Externas (Cont.)
Interrupciones ExternasEjemplo de registro Registre la interrupcin en Inventario de Actividades y mrquela como
actividad no planeada con una N
Escriba una fecha de conclusin si es necesario
INVENTARIO DE ACTIVIDADES GERARDO ALVAREZ
N10 DIC
HACER UNA CITA CON EL CLIENTE
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Objetivo 3: Estimar el esfuerzo de las actividades
Mas adelante lo vemos.
Primero a comenzar.
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Referencias
Libro de POMODORO
http://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTe
chnique_v1-3.pdf
Pgina de POMODORO http://www.pomodorotechnique.com/
http://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdfhttp://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdfhttp://www.pomodorotechnique.com/http://www.pomodorotechnique.com/http://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdfhttp://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdfhttp://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdfhttp://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdf