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“Para los que llevamos mucho tiempo apostando por este cambio, es un privilegio estar aquí y ahora”

Francisco Cabo Orero Subdirector General de Programación de la Modernización del Ministerio de Justicia

El Ministerio ha iniciado la última fase del despliegue de la Oficina Judicial en Burgos y Murcia. ¿Estamos en el momento más complejo de todo el proceso?

Si nos centramos en el concreto proceso de desplie-gue de la Oficina Judicial, sin duda alguna que nos en-contramos en el momento más crítico. Ahora es cuan-do se están llevando a cabo todas las actividades que se han venido planificando minuciosamente durante el último año, para que todo salga como esperan los ciu-dadanos y profesionales. Para los que llevamos mucho tiempo apostando por este cambio, es un verdadero privilegio estar aquí y ahora y poder formar parte del equipo humano que lo está haciendo posible.

Pero no hay que olvidar que desde el año 2004 han sido muchas las personas que han dedicado su es-fuerzo y trabajo a esta empresa y que ha habido mo-mentos realmente difíciles que hacían dudar a más de uno de la viabilidad del proyecto. La apuesta decidida del Gobierno por la modernización, plasmada en el Plan Estratégico para la Modernización del Sistema de Justicia y la dotación presupuestaria que lo acompaña,

junto con las reformas legales llevadas a cabo en el último año, han hecho posible que nos encontremos a pocos días de ver hecho realidad un cambio histórico en la forma de trabajar en nuestros juzgados y tribu-nales.

El éxito del despliegue ha requerido de la puesta en marcha de distintos proyectos como el Proyecto de Migración de Expedientes Judiciales, ¿en qué consis-te?

Consiste fundamentalmente en garantizar que todos los expedientes judiciales se encuentren el día de ini-cio del nuevo modelo organizativo en el lugar exacto en el que se deben encontrar. Se ha planificado minu-ciosamente y hasta el último detalle el traslado físico desde la actual ubicación en los juzgados a cada una de las nuevas unidades de la Oficina Judicial. El plan diseñado es muy exhaustivo y contempla los tres as-pectos que se deben tener en cuenta en un proceso de esta magnitud: el jurídico, el logístico y el tecnológi-co. Hay que tener en cuenta que no se trata de un sim-ple traslado de papeles, sino que dependiendo de la fase procesal en que se encuentra cada procedimien-to y de cuál sea la siguiente actuación a practicar, el expediente tendrá un destino u otro. Por otro lado, hay que garantizar la migración virtual a la nueva versión del sistema de gestión procesal Minerva-NOJ II, de tal manera que el día “D”, al arrancar el ordenador, cada unidad y cada funcionario puedan trabajar informática-mente sobre los expedientes de su competencia.

El plan operativo ha sido diseñado por expertos profe-sionales en este campo y contiene desde las instruc-ciones operativas del proceso, pasando por las consi-deraciones críticas que se pueden dar, la gestión de posibles incidencias, hasta las actividades de comuni-cación y formación previas que se van a llevar a cabo.

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El Proyecto de Optimización de Servicios Comunes Procesales va a permitir a los directores organizar, desde el primer día, la actividad interna

“Además, se ha desarrollado una herramienta informá-tica consistente en un repositorio virtual con informa-ción actualizada sobre ubicación y grado de avance del proceso de migración en el que se encuentra cada uno de los expedientes judiciales (Repositorio virtual de seguridad). Por último, se ha planificado un meca-nismo de coordinación y apoyo a todo el proceso de migración, con tres niveles de atención, que dará so-porte a todos los implicados en el proceso de migra-ción durante su ejecución.

En la Oficina Judicial los Servicios Comunes Proce-sales adquieren un papel relevante. ¿Qué pretende el proyecto de optimización de Servicios Comunes?

El Proyecto de Optimización de Servicios Comunes Procesales va a ser una herramienta a disposición de los directores de dichos Servicios Comunes que les va a permitir organizar la actividad interna en las distintas secciones y equipos, distribuyendo eficazmente el tra-bajo entre los integrantes de la unidad y definiendo los criterios de asignación de tareas. El proyecto ha sido elaborado por un equipo de expertos en ingeniería de procesos, con el asesoramiento de los magistrados, fiscales y secretarios judiciales que forman parte de la Unidad de Apoyo de la Secretaría General de Moderni-zación y Relaciones con la Administración de Justicia.

Para su confección se ha realizado previamente un es-tudio técnico consistente en un análisis detallado de los procedimientos judiciales tanto en términos cuan-titativos (volumen), como cualitativos (diferencias en la tramitación de cada procedimiento) y la clasificación y tipificación de las actividades atendiendo a diferen-tes variables. Asimismo, se han analizando las mejores prácticas a nivel internacional relacionadas con mo-delos organizativos internos de distribución de tareas y actividades judiciales. A partir de dichos trabajos se han definido tres modelos de organización, uno por cada uno de los Servicios Comunes Procesales que

se van a implantar, en los que se recogen la descrip-ción del propio modelo, los criterios de distribución del trabajo y las fichas de organización del servicio.

El director general de Modernización, José de la Mata, ha señalado que la implantación de la Oficina Judicial se asemeja a “un avión que sigue en marcha y que hay que arreglar mientras sigue volando”. Un símil que habla de la complejidad del proyecto. Para ello se ha diseñado un Plan de Contingencias de soporte a los Servicios Comunes. ¿En qué consiste?

El objetivo del Plan es atender a las eventualidades que puedan surgir con la puesta en funcionamiento de los Servicios Comunes Procesales de Ordenación del Procedimiento y de Ejecución. No hay que olvidar que el modelo se asienta exclusivamente sobre bases teó-ricas y que, a pesar de los estudios y trabajos previos realizados, no se tiene la certeza al cien por cien de que el dimensionamiento sea el más óptimo.

Conscientes de esta realidad y de la dificultad que en-traña durante los primeros meses la puesta en mar-cha del proceso, se van a reforzar los efectivos de los servicios comunes de ordenación del procedimiento y de ejecución con un gestor y tres tramitadores más en cada una de dichas unidades. Dichos funcionarios se incorporarán de las respectivas bolsas de interinos y van a recibir formación específica durante los 15 días previos al inicio de la actividad de la Oficina Judicial. Además, y con la misma finalidad, se va a nombrar a un secretario judicial sustituto en Burgos y Murcia, que también darán soporte a las Unidades Procesales de Apoyo Directo hasta que se estabilice el régimen de señalamientos ya efectuados y los que se vayan pro-duciendo con la nueva agenda programada de seña-lamientos así como la implantación del sistema de gra-bación de vistas con firma electrónica.

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Otro punto importante del proceso pretende evitar que determinados procedimientos que están actual-mente en tramitación dificulten el proceso de implan-tación. Para ello se ha definido una Estructura Liqui-dadora que se encargue de la tramitación de estos asuntos. ¿Por qué es importante este proyecto?

La ley 13/2009 de reforma de la legislación procesal para la implantación de la Oficina Judicial estableció que, a su entrada en vigor, los procesos declarativos que se encontrasen en trámite continuarían sustan-ciándose conforme a la legislación anterior hasta que recayese sentencia. Con el fin de terminar cuanto an-tes con esta bolsa de asuntos pendientes de finalizar y cuya tramitación se ve dificultada con la nueva estruc-tura de la Oficina Judicial, se ha creado una estructura liquidadora que se encargará de la tramitación de los mismos. Los asuntos de los que se harán cargo serán los declarativos y cambiarios ingresados antes de la entrada en vigor de la ley, determinados procedimien-tos del juzgado de lo mercantil y los procedimientos ordinarios en trámite en los juzgados de lo contencioso en Burgos. En Murcia, dado el carácter parcial de la im-plantación, los asuntos que asumirán serán únicamen-te los del orden jurisdiccional contencioso-administra-tivo. Estas estructuras se dotarán con 8 funcionarios en el caso de Burgos y 11 en el de Murcia, provenientes de la bolsa de interinos que recibirán formación específi-ca durante las dos semanas previas a la implantación.

No podemos olvidarnos tampoco de la implantación del Sistema de Calidad en las Oficinas Judiciales, que es clave para alcanzar la modernización desea-da en esta Administración

No sólo no podemos olvidarnos, sino que hay que te-ner presente en todo momento que la reforma de la Oficina Judicial tiene como principal objetivo que los ciudadanos obtengan un servicio próximo y de cali-dad, con respeto a los principios recogidos en la Carta

de Derechos de los Ciudadanos ante la justicia . Para alcanzar dicho objetivo, hemos desarrollado un siste-ma de calidad basado en la gestión por procesos y que tiene por finalidad obtener productos y servicios que satisfagan las expectativas de los usuarios. Este sistema de calidad tiene su fundamento en el Protoco-lo Marco elaborado por el Ministerio y, más concreta-mente, en los procesos de gestión administrativa y de calidad contemplados en el Manual de Procedimien-tos que forma parte del mismo. Dicho sistema tiene vo-cación estatal, pues lo que se pretende es que el ser-vicio público de la Administración de Justicia se preste con arreglo a unos estándares mínimos de calidad en cualquier lugar, con independencia de cual sea la Ad-ministración que tiene las competencias. Para ello se ha definido una estructura institucional compuesta por la Comisión Estatal de Calidad, las Comisiones Territo-riales de Seguimiento y los equipos responsables de la función calidad en cada Oficina Judicial. En la recien-te Comisión Técnica de la Conferencia Sectorial de la Administración de Justicia, todas las Comunidades Au-tónomas que forman parte de la misma manifestaron su voluntad de formar parte de la Comisión Estatal. La determinación del Ministerio en conseguir prestar ese servicio de calidad es tal que todos los funcionarios de Burgos y Murcia que van a desarrollar su trabajo en las Oficinas Judiciales de inminente implantación, están recibiendo formación específica en dicha materia con carácter previo a su entrada en funcionamiento.

La puesta en marcha de estos proyectos viene pre-cedida de un importante trabajo de mudanza de mo-biliario y equipos, y principalmente de reordenación del personal en sus nuevos puestos. ¿En qué momen-to estamos y cómo se está desarrollando el proceso de acoplamiento?

Esta cuestión ha sido una prioridad del Ministerio des-de el primer momento en que se inició el proceso del

Hemos desarrollado un sistema de calidad basado en la gestión por procesos para satisfacer las expectativas de los usuarios de la justicia

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cambio. No debemos olvidar que si los ciudadanos son los destinatarios de la reforma, los verdaderos pro-tagonistas de la misma son las personas que trabajan en las Oficinas Judiciales. Conscientes de la magnitud del cambio y del natural desasosiego e incertidumbre que ocasiona cualquier proceso como el que estamos llevando a cabo, hemos hecho partícipes del mismo en todo momento a los funcionarios mediante la ne-gociación y el acuerdo con sus representantes legales.

En este momento ya ha finalizado el proceso de aco-plamiento de los secretarios judiciales y funcionarios en Burgos y Murcia, y podemos decir que el mismo se ha desarrollado con absoluta normalidad, un al-tísimo grado de participación y que se ha ejecutado totalmente conforme a la planificación prevista. Para ello ha sido fundamental, además del enorme trabajo previo que se ha realizado en las distintas unidades del Ministerio de Justicia, el llevado a cabo durante estas últimas semanas en las propias sedes por los secretarios de gobierno y coordinadores provinciales de ambas ciudades. Un buen dato a tener en cuenta es que, a diferencia de lo que algunos pensaban, la práctica totalidad de puestos de trabajo se han ocu-pado en las fases voluntarias del acoplamiento, por lo que el número de personas que se verán reasignados forzosamente es prácticamente testimonial.

Se ha referido usted a lo largo de la entrevista en va-rias ocasiones a la formación. Teniendo en cuenta la formación que ya han recibido los funcionarios a lo largo de este año ¿hasta qué punto es importante este aspecto en el momento actual?

Hasta el punto que sin una buena y completa forma-

ción como la que estamos ofreciendo, la gestión del cambio sería totalmente inviable y abocada al más ab-soluto fracaso. Como usted apunta, durante este año y en el marco del Plan de Formación diseñado y planifi-cado para la implantación de la Oficina Judicial, se ha impartido formación a todos los funcionarios de justi-cia del territorio gestionado por el Ministerio de Justicia y a todos los secretarios judiciales del Estado. En la denominada Fase-I de dicho plan, se impartió forma-ción específica sobre el modelo organizativo de la Ofi-cina Judicial, sobre la reforma de las leyes procesales y sobre el sistema de gestión procesal Minerva-NOJ. Accedieron a la misma cerca de 4.000 secretarios ju-diciales y 10.000 funcionarios. En una segunda fase se desarrolló una plataforma de formación on-line para que tuvieran acceso a esta formación todos aquellos funcionarios que no hubiesen podido recibir los cursos presenciales, así como aquellos que se vayan a incor-porar a sus puestos de trabajo con posterioridad.

Por último, nos encontramos en este momento en la Fase-III del plan, que tiene por objeto la formación especializada y multidisciplinar en aquellas ciudades donde se va a implantar inminentemente la Oficina Judicial. Además de la formación a la que ya me he referido relativa a los proyectos de migración, optimiza-ción y gestión de la calidad, esta fase contempla otras acciones dirigidas a formar en aspectos tales como las habilidades directivas, cursos técnico-jurídicos, aplica-ción del Manual de Puestos y Procedimientos y por supuesto formación referida a las nuevas funcionalida-des de Minerva-NOJ incorporadas para poder trabajar con arreglo al nuevo modelo organizativo •

Sin una buena y completa formación como la que estamos ofreciendo, la gestión del cambio sería inviable y abocada al fracaso

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