EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos

S.A., quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas.

1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

Debe organizar los archivos según su orden cronológico ya sea fecha importancia o alfabéticamente y con esto logra un archivo patrimonial, de esta manera los archivos pueden ser tácticamente organizados de tal manera que sean fácil de encontrar, se pueden organizar por consulta y poco frecuentes.

Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

La falta de conocimiento del personal administrativo sobre la gestión y el sistema documental, ya que los archivos o documentos varían según su importancia de igual manera hay que aplicar la tabla de retención documental para una buena organización.

3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo? 

Si debe aplicar el ciclo vital del documento ya que si este se gestiona y se controla de una manera excelente la empresa origina productividad ya que el ciclo vital del documento es la fase de vida que cumple dicho archivo esto con el fin de gestionar la excelencia de la empresa por medio de los documentos de excelencia de la misma esta se gestiona por medio de la tabla de retención documental para un sistema de gestión eficiente.

4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivado esos documentos?

Se deben organizar magnéticamente de igual manera que los archivos se encuentren en el mismo formato, se organizaran cronológicamente o por tipo de consulta o poco frecuentes.

5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información? 

Se debe aplicar la tabla de retención documental en los archivos para un fácil acceso a la información por medio de los numeros de serie y sub series que la TRD presenta.

6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?

La importancia del uso tabla de retención documental es la de llevar un control eficiente de los archivos con el fin de sistematizar los documentos de una empresa para las consultas o lo importante del ciclo de vida de dicho documento. También para el fácil acceso de la información que la tabla de retención documental sostiene.

7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

Seriar y sub seriar por la importancia de los documentos y su historia patrimonial.

8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?

Claro que si, ya que la documentación es el proceso administrativo que sostiene a las empresas.