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EPQ Empresa de Pasajeros de Quito RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA

EPMTPQ-GG-2013 20 1 3 0 3 5 CARLOS POVEDA MERINO

GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO

CONSIDERANDO:

Que mediante Ordenanza Metropolitana No. 0314, de 12 julio de 2010, publicada en el Registro Oficial No. 246 de 29 de julio de 2010, el Concejo Metropolitano de Quito crea la Empresa Pública Metropolitana de Transporte de Pasajeros de Quito, cuyo objeto principal es el operar y administrar el servicio de transporte público de pasajeros en el Distrito Metropolitano de Quito;

Que las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado, Grupo 400 "Actividades de Control" establece que "La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de información";

Que Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado, Norma 406 "Administración Financiera — Administración de Bienes", numeral 406-10 "Constatación Física de Existencias y Bienes de Larga Duración", establece que "La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración".

Que mediante Resolución EPMTPQ-GG-023-2012 del 09 de noviembre del 2012 en su artículo único señala: "Para la administración, custodia, entrega y control de los bienes de la Empresa, los servidores responsables deben acogerse a los lineamientos establecidos en la Norma 406 "Administración Financiera —Administración de Bienes" de las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos y, a las demás disposiciones establecidas en el Reglamento General de Bienes del Sector Público".

Que la Empresa tiene la necesidad de modificar el Procedimiento de Constatación Física de Existencias (versión 1.0) para actualizar los aspectos más relevantes de las actividades a ejecutarse; para lo cual la Dirección de Planificación y Desarrollo y la Gerencia Administrativa Financiera, se comprometen a definir un procedimiento apropiado y divulgarlo para el conocimiento de todo el personal de la Empresa; y,

SN / MI Página 1 /1 ■11

DISTRITO METROPOLITANO Miguel Carrión sin y Av. Maldonado • Telf.: (593) 2665-023 • www.trolebus.gob.ec

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EPQ Empresa de Pasajeros de Quito

O EDA MERINO

20 1 3 0 35

En ejercicio de las atribuciones que confiere la Ley,

RESUELVE:

Artículo Primero.- Derogar la versión 1.0, del Procedimiento de Constatación Física de

Existencias, aprobado el 28 de junio del 2013.

Artículo Segundo.- Expedir la versión 2.0, del Procedimiento de Constatación Física de

Existencias, para la toma física del inventario de existencias de la empresa.

Artículo Tercero.- Delegar a la Gerencia Administrativa Financiera, para que a través de la Coordinación Administrativa y Coordinación Financiera, utilice adecuadamente el Procedimiento de Constatación Física de Existencias (versión 2.0), aplicando las políticas necesarias y solicitando el cumplimiento de los requisitos en él descritos.

Artículo Cuarto.- El titular de la Gerencia y Coordinación delegada deberán orientar y resolver las dudas que se originen en la aplicación del presente procedimiento con el fin de que los bienes de la EPQ sean utilizados exclusivamente para los fines para los que fueron adquiridos.

Artículo Quinto.- La Dirección de Planificación y Desarrollo se compromete a apoyar a la Gerencia Administrativa Financiera para la difusión del Procedimiento de Constatación

Física de Existencias (versión 2.0), entregando todo el material que permita obtener un nivel de comprensión alto en la aplicación y seguimiento del mismo.

Artículo Sexto.- Una vez aprobado el Procedimiento de Constatación Física de

Existencias (versión 2.0) por la Gerencia General, la Coordinación de Planificación se reserva la custodia legal del documento original, entregando copias controladas a las áreas que lo requieran.

DISPOSICIÓN FINAL:

La presente Resolución entrará en vigencia a partir de su expedición.

Dada en Quito, Distrito Metropolitano el, 24 DIC 2013

GERENTE GENERAL

SN / MI Página 2As11/

DISTRITO METROPOLITANO Miguel Carrión s/n y Av. Maldonado • Telf.: (593) 2665-023 • www.trolebus.gob.ec

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PROCESO DE GESTIÓN DE BODEGA Y BIENES

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VERSIÓN: 2.0

FECHA: Diciembre 2013

PÁGINA: 1 DE 32 PROCEDIMIENTO PARA LA

CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS

Empresa de Pasajeros de

Quito

PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTATACIÓN FÍSICA DE

EXISTENCIAS

ELABORADO REVISADO APROBADO

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Contenido

Tabla de Contenido

Objetivo 5

Alcance 5

Marco Legal y Normativo 5

Definiciones 8

Políticas 8

Descripción del Procedimiento 16

Diagrama de Flujo del Procedimiento 27

Anexos. 29

Anexos 1: Formato de Tarjeta de Inventario para Identificación de Ítems en Perchas/Estanterías. 29

Anexos 2: Captura de Pantalla del Sistema de Registro de Conteo 30

Anexos 3: Formato Tipo de Informe 31

Anexos 4: Metodología de Trabajo Definido para los Miembros de la Mesa de Control 32

Cuadro de Modificaciones

No. Revisión Tipo de Modificación Revisado Aprobado Fecha

001

1. En las políticas internas se realizaron los siguientes cambios:

• En la Política 1, literal a) y b) se incorporó la figura del Coordinador General del Proceso de Constatación Física.

• En la Política 1, literal c), d) y e) se dictan las responsabilidades del Coordinador Administrativo y Coordinador Financiero.

B. A. Eugenio Romero

Eco. Fanny Gárate

Ing. Nelson Cárdenas

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Elaborado por SN / MI

Revisado por ER / FG

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PROCESO DE GESTIÓN DE BODEGA Y BIENES upo

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• En la Política 3, se incorpora las condiciones del servicio de bodega durante la constatación física de existencias.

• En la Política 4, se actualiza la figura 1, para eliminar las líneas de mando "Jefe de Grupo".

• En la Política 4, literal a) se eliminan los numerales 6, 7 y 8 para indicar que sólo se requiere emitir un informe final por todo el proceso de constatación física de existencias.

• En la Política 4, se incorpora la figura y responsabilidades del Coordinador del Proceso de Constatación Física.

• En la Política 5, se incorpora la moción de que ya no es necesario redactar y entregar un informe de avance por cada día intermedio que dure el proceso de conteo.

• En la Política 6, se incorporan los datos que debe contener el informe final.

• En la Política 8, se incorpora el texto: "Si a pesar de realizar el último conteo persisten las inconsistencias en el inventario, un delegado del Coordinador Financiero debe firmar en las tarjetas donde se produjeron estas variaciones".

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Elaborado por SN / Ml


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VERSIÓN: 2.0 PROCESO DE GESTIÓN DE BODEGA Y BIENES

FECHA: Diciembre 2013 EPO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS


Quito 4 DE 32 PÁGINA:

2. Modificar el diagrama de flujo del procedimiento, para actualizar las actividades relacionadas con las políticas a ser actualizadas.

3. Modificar la descripción del procedimiento, para actualizar las actividades relacionadas con las políticas a ser actualizadas.

4.Actualizar los formularios a ser utilizados en este procedimiento.



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PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS PÁGINA: 5 DE 32

Objetivo

Determinar un procedimiento sistemático y consistente para supervisar y vigilar la administración de materiales de la bodega de la EPQ.

Alcance

La constatación física de existencias es de carácter obligatorio para todas las instituciones que dispongan de recursos públicos; considerando lo anterior, el presente documento norma la constatación física de existencias:

DESDE: La disposición de recursos y elaboración del cronograma de actividades para la constatación física de existencias.

HASTA: Entrega del acta e informe final del proceso de constatación física donde se establezcan bienes obsoletos y diferencias entre los registros del sistema de inventarios y los resultados del tonteo, con la ejecución del ajuste contable y el registro del inventario ajustado en el sistema de inventarios de la EPQ.

Marco Legal y Normativo

• NORMA INTERNACIONAL DE CALIDAD ISO 9001:2008. TÍTULO 6: Gestión de los Recursos. NUMERAL 6.1: Provisión de los recursos.

"La organización debe determinar y proporcionar recursos necesarios para:

a) Implementar y mantener el sistema de gestión de calidad y mejorar continuamente su eficacia.

b) Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos".

• NORMA INTERNACIONAL DE CALIDAD ISO 9001:2008. TÍTULO 7: Realización del Producto. NUMERAL 7.1: Planificación de la Realización del producto.

-La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la

realización del producto. La planificación de la realización del producto debe ser coherente con los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de calidad.

Durante la planificación de la realización del producto, la organización debe determinar, cuando sea apropiado lo siguiente:

b) La necesidad de establecer procesos y documentos, y de proporcionar recursos específicos para el producto".

Elaborado por SN / Mi No.'< 1 47


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• NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. Norma 406 — 10: "Constatación física de existencias y bienes de larga

duración".

La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración.

"Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.

Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso.

De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del servidor responsable; también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de las existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado así como la base de datos, tendrá la conformidad del área contable en forma previa a la cancelación de dichos servicios.

La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las circunstancias así lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para efectuar dichos gastos.

El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditoría interna, el titular designará a un servidor que cumpla esta función".

• REGLAMENTO GENERAL DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO. Capítulo I: "Del ámbito de aplicación y de los sujetos". Art. 3: "Del procedimiento y cuidado".

"Es obligación de la máxima autoridad de cada entidad u organismo, el orientar o dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría General y el propio organismo o entidad".



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• REGLAMENTO GENERAL DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO. Capítulo II: "De los bienes". Art. 4: "De los bienes".

- Cada entidad u organismo llevará el registro contable de sus bienes de conformidad a las disposiciones expedidas por el Ministerio de Economía y Finanzas"

• REGLAMENTO GENERAL DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO. Capítulo I: "De los bienes". Art. 12: "Obligatoriedad de inventarios".

"El guardalmacén de bienes o quien haga sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la información correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufra, cruzará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los bienes y presentará un informe sucinto a la máxima autoridad de la entidad, en la primera quincena de cada año".

• NORMA TÉCNICA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL 3.2.4.4: "Control de Existencias".

"Las adquisiciones de existencias y sus disminuciones, serán controladas mediante el control de inventarios permanente o perpetuo, con la emisión o legalización de documentos de ingreso y egreso de bodega llevados en la unidad administrativa encargada de su manejo y sólo en términos de cantidades. La documentación relativa a los documentos de ingreso y egreso se harán llegar periódicamente a la unidad contable, para la valoración, actualización y conciliación contable respectiva.

Dicha periodicidad podrá ser diaria o semanal o máximo mensual; ocasionalmente podrán efectuarse tomas físicas del inventario, por lo menos una vez al año a efecto de establecer correspondencia con las cifras contables, o en su defecto, para definir las diferencias existencias entre las cifras contables y las pertinentes a las tomas físicas, desviaciones que darán lugar en última instancia al establecimiento de responsabilidades, en especial cuando ellas sean en menos.

Para el control de las existencias se observará además, las normas técnicas de Control Interno que rigen en el ámbito público".



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Definiciones

• BODEGA: Espacio destinado al almacenamiento de distintos bienes de larga duración o existencias.

• CONSTATACIÓN: Comprobación de existencia física de un bien, es la toma física de la cantidad de artículos que se reconocen mediante la asignación de un código registrado en el sistema de inventarios.

• ESTANTERÍA / PERCHA: Mueble donde se colocan los diversos artículos para su adecuado acomodo, manejo e identificación, con base en un orden establecido (alfabético, numérico o cronológico).

• EXISTENCIA: Cantidad de un bien o mercancía que se tiene almacenado.

• INVENTARIO: Es el conteo que se realiza de las existencias en Bodega, confrontando el registro en libros con lo que se tiene físicamente.

• SISTEMA DE INVENTARIOS: Registro y control de inventarios que permite conocer y evaluar el comportamiento y efectividad de un área. Es una herramienta informática que se encuentra a disposición del Bodeguero o Guardalmacén y permite realizar la administración de los materiales en bodega.

• ZONIFICACIÓN: Planeación del uso y distribución de las áreas del inmueble, conforme a las características de las tendencias de crecimiento.

Políticas

• P1.- De la preparación de la bodega para el inventario: Para la fase inicial de la constatación física de existencias se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

a. El Gerente Administrativo Financiero debe iniciar el requerimiento de la toma física del inventario, solicitando a la Gerencia General la aprobación de un Coordinador General del Proceso de Constatación Física, propuesto internamente por esta área y quien será el responsable de viabilizar los trámites pertinentes para la ejecución de la toma física del inventario.

b. Consecuentemente a esta delegación, el Gerente Administrativo Financiero debe proceder a notificar a los responsables del proceso de constatación física del inventario: Coordinador General, Coordinador Administrativo y Coordinador Financiero para que realicen las gestiones necesarias para el cumplimiento óptimo de esta actividad.



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2.0 PROCESO DE GESTIÓN DE BODEGA Y BIENES

c. El Coordinador Administrativo directamente debe realizar las siguientes

actividades:

1. Determinar la cantidad de recursos materiales que se requieran para la ejecución del proceso de constatación física de existencias (formatos de registro, tarjetas de kardex para el conteo, bolígrafos, tableros plásticos, etc.).

2. Definir toda la logística que se deba disponer para la provisión de materiales y refrigerios al personal que conforme los grupos de conteo, la mesa de control y la coordinación de la constatación física de existencias.

3. Determinar un listado del personal que va a intervenir en el proceso de conteo para la constatación física de existencias.

4. Realizar la distribución del personal, asignándolos a los grupos de conteo establecidos de acuerdo a la distribución de existencia en el área de bodega.

5. Señalar un coordinador general para el proceso de constatación física de existencias.

6. Elaborar el plan y programa de trabajo, estableciendo actividades, tiempos de cada actividad y horarios.

7. Notificar a cada uno de los participantes en el proceso de constatación física de existencias.

8. Disponer un área adecuada para que el personal involucrado en la constatación física de existencias pueda tomar sus períodos de descanso e ingerir su refrigerio, sin que esta actividad entorpezca el proceso de conteo y registro de existencias.

9. Todas las necesidades a ser cubiertas por el Coordinador Administrativo se deben determinar del análisis de la información que entregue el guardalmacén o encargado de bodega.

d. El Coordinador Administrativo y el encargado de la Unidad de Bodega, deben realizar las siguientes actividades:

1. Definir la distribución de las existencias en bodega de acuerdo al espacio físico disponible.

2. Detallar el número de perchas y estanterías dispuestas por cada área determinada en la distribución de bodega.

3. Solicitar los materiales necesarios para proceder con la identificación de áreas y perchas que se hayan definido y cuantificado de acuerdo a la distribución de existencias en bodega.

Elaborado por SN / Ml x,1/7.


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PÁGINA: 10 DE 32 PROCEDIMIENTO PARA LA Empresa de

Pasajeros de CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS Quito

4. Identificar perchas y estanterías y registrar los espacios físicos utilizados por cada ítem o artículo.

5. Situar las tarjetas de control de conteo en cada una de las ubicaciones de los ítems asignados, esta tarjeta permitirá registrar los datos obtenidos del proceso de conteo (primero, segundo y tercer conteo).

6. Realizar el corte del sistema de inventarios o solicitar al área de Tecnologías de la Información que lo realice, la fecha del corte se la establecerá de acuerdo a la solicitud de ejecución de constatación física, esta solicitud debe realizarse por parte de la Gerencia Administrativa Financiera o la máxima autoridad de la EPQ.

7. Entregar un informe con toda la información resultante del proceso de preparación ejecutado por el encargado de bodega y su equipo de trabajo. Este informe lo debe remitir el encargado de bodega hacia la Coordinación Financiera con copia a la Coordinación Administrativa y a la Gerencia Administrativa Financiera.

e. El Coordinador Financiero debe realizar las siguientes actividades:

1. Dar a conocer las medidas de cierre o las condiciones de servicio que prestará el personal de bodega mientras dure el proceso de constatación física de existencias.

2. Establecer el método de trabajo que el personal de mesa de control debe aplicar en el desarrollo del proceso de constatación física.

3. Determinar la herramienta informática que se debe emplear en el registro de los datos obtenidos en el conteo.

4. Dar la capacitación y directrices necesarias para poder aprovechar la herramienta informática definida para registro de cantidades obtenidas en el proceso de conteo.

5. Realizar un informe final identificando novedades resultantes del proceso de conteo, debe determinar diferencias entre las existencias ingresadas en la herramienta informática para el proceso de constatación física y el corte obtenido del sistema de inventarios.

6. Liderar el proceso de conciliación contable.

7. Emitir el inventario final al área de bodega.

Aprobado por por NC

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Empresa de

Pasajeros de Quito

• P2.- Del personal que interviene en la constatación física y mesas de control: El personal que interviene en el proceso de constatación física de existencias debe cumplir con los siguientes requisitos:

a. No ser parte del equipo de trabajo que regularmente se encuentra encargado de la administración de existencias en bodega, el guardalmacén o bodeguero únicamente servirá de apoyo para las tareas de preparación del proceso de constatación física de existencias.

b. Pertenecer o formar parte de un equipo de trabajo distinto al de bodega, de preferencia se puede tomar en cuenta al personal administrativo (LOEP).

c. Debe mantener una actitud de colaboración y guardar estricto cumplimiento con las disposiciones emitidas por el coordinador del proceso de constatación física.

d. Debe cuidar y optimizar el uso de recursos materiales entregados para el proceso de constatación física de existencias.

e. Debe registrar datos reales obtenidos en el conteo de existencias, estos registros se deben realizar en los formatos diseñados para el proceso.

• P3.- De las Condiciones del Servicio de Bodega durante el Proceso de Constatación Física de Existencias: Para el desarrollo del proceso de constatación física de existencias se debe procurar el menor impacto en la operación o en la prestación del servicio de transporte a la comunidad. Para tal efecto es necesario considerar los siguientes aspectos:

a. Para el Cierre Total de Bodega:

1. Se notificarán a todas las áreas usuarias con al menos 7 días de anticipación a la ejecución de la constatación física de existencias, en esta notificación se debe indicar el tiempo total que la bodega permanecerá cerrada.

2. Todas las áreas usuarias deberán realizar la solicitud de materiales e insumos al área de bodega proyectando el trabajo a ejecutarse mientras la bodega se encuentre cerrada.

3. Únicamente en casos emergentes se realizarán egresos de bodega mientras se ejecuta el proceso de constatación física de existencias. Estos casos deberán involucrar:

• Impacto considerable en el mantenimiento de unidades.

• Decremento del nivel de servicio de transporte público ofertado a la comunidad.

• Consumo superior al programado, generado por un fenómeno ajeno a los planes operativos de todas las áreas de la empresa.

Elaborado por SN / Ni\l/


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b. Para el Conteo y Registro Manual de Egresos:

1. El proceso de constatación física de existencias se realizará sin que la atención de bodega impacte en las demás áreas de la EPQ.

2. Todos los ingresos y egresos de bodega se registrarán de forma manual en tarjetas kardex generadas para cada ítem que registre movimiento. Por ningún concepto se debe autorizar, recibir o despachar insumos o materiales sin que haya el registro correspondiente.

3. El bodeguero y su equipo de trabajo serán los únicos responsables de despachar la mercadería solicitada y realizar los registros.

4. Al finalizar el proceso de constatación física el bodeguero o guardalmacén debe presentar un informe de todos los ítems que presentaron movimientos, esta información debe ser incorporada a los datos que se hayan obtenido en el proceso de constatación física de existencias reportados en el informe final del coordinador del proceso.

5. En este caso toda la información será entregada a la Gerencia Administrativa Financiera, la que a través de la Coordinación Financiera, será la encargada de consolidar y remitir a la bodega el inventario final, resultante del proceso.

• P4.- De la ejecución de la constatación física: Para la ejecución de la constatación física de existencias se ha definido la estructura que se presenta a continuación:

Coordinador General del Proceso de Constatación Física

Coordinador Financiero

Coordinador Administrativo

Figura 1: Organización del Personal de la Constatación Física

Elaborado por SN / MI 47

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Quito PÁGINA: 13 DE 32

a. El Coordinador General del Proceso de Constatación Física debe realizar las siguientes actividades:

1. Diseñar, ejecutar y monitorear el plan y programa de trabajo en conjunto con el Coordinador Administrativo y Coordinador Financiero.

2. Emitir disposiciones claras del método de conteo que se va a emplear.

3. Prestar la información adecuada del uso de formatos de registros que serán utilizados en el proceso de constatación física de existencias.

4. Optimizar y controlar el uso de los recursos que se han dispuesto para la ejecución del proceso de constatación física de existencias.

5. Emitir disposiciones claras que permitan acelerar o asegurar el proceso de constatación física de existencias.

6. Reasignar el trabajo de los grupos de conteo para la ejecución del segundo y tercer conteo.

7. Emitir un informe final de todo el proceso de constatación física de existencias; dando a conocer los resultados del conteo, determinando las existencias obsoletas, existencias ingresadas después del corte, existencias no despachadas y diferencias entre los datos obtenidos en la constatación física y los registros del sistema de inventarios.

b. El Coordinador Administrativo y Coordinador Financiero deben realizar las siguientes actividades:

1. Monitorear y dar seguimiento al cumplimiento óptimo de todas las actividades individuales y grupales establecidas para la toma física del inventario, desde la fase inicial hasta su finalización y en conjunto con el Coordinador General del Proceso de Constatación Física.

c. Los Miembros de la Mesa de Control deben realizar las siguientes actividades:

1. Receptar los formatos de registro que ya se han utilizado en el proceso de constatación física de existencias.

2. Organizar y numerar los formatos de registro que se han utilizado en el proceso.

3. Transcribir los resultados obtenidos en el conteo al sistema de inventarios u otras herramientas informáticas que se hayan definido para el proceso de constatación física de existencias.

4. Declarar terminado el primer, segundo o tercer conteo de acuerdo al ingreso de los datos y al plan de trabajo.

5. Entregar los formatos de registro a los grupos de conteo de acuerdo a la distribución determinada por el coordinador del proceso, para la ejecución del primero, segundo y tercer conteo.



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d. Los Integrantes de los Grupos de Conteo deben realizar las siguientes actividades:

1. Trabajar en grupos de dos personas, lo que permitirá agilizar el proceso de conteo y registro en los formatos establecidos.

2. Entregar todas las hojas de registro con datos verídicos obtenidos en el proceso de constatación física de existencias.

3. Utilizar de manera efectiva los recursos dispuestos para el desarrollo del proceso.

4. Cumplir con todas las disposiciones emitidas por el coordinador del proceso.

• P5.- Del cierre diario del proceso de constatación física: Para el cierre diario del conteo físico del inventario se debe considerar los siguientes aspectos:

a. En el caso que el proceso de conteo se termine en un solo día, el Coordinador General del Proceso de Constatación Física debe emitir el acta de cierre del conteo comunicando novedades encontradas. El acta se debe respaldar con:

1. Capturas digitales de los registros de conteo llenos, estos formatos deben estar firmados por el personal de conteo y el miembro de la mesa de control que ingresó los datos a la herramienta informática.

2. Archivo digital e impreso del trabajo realizado por los integrantes de la mesa de control.

3. Restringir el acceso del personal no autorizado a las instalaciones de la Bodega, preferentemente asegurando las puertas con adhesivos.

• P6.- Del Informe Final del proceso de constatación física: El informe final del proceso de constatación física debe incorporar los siguientes aspectos:

a. Un antecedente donde se detallen las acciones de preparación para el proceso de constatación física de existencias.

b. Un detalle de la ejecución del proceso de constatación física, indicando el cumplimiento del plan y programa de trabajo.

c. Los resultados obtenidos en el conteo de las existencias indicando las diferencias encontradas, de ser el caso.

d. Un detalle de las novedades presentadas, como por ejemplo:

1. Existencias obsoletas (todos los materiales que no se emplean o se encuentran deterioradas).

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Elaborado por SN / MI 1:11 /IV


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2. Existencias no despachadas (todos los materiales que ya cuentan con una requisición u orden de trabajo y que se han dado de baja en el sistema de inventario, pero que no han sido despachados físicamente del área de bodega).

3. Existencias ingresadas después del corte (son todos los materiales que se encuentran físicamente en el área de bodega que por exigencia del proceso de adquisiciones se han receptado pero no se han ingresado en el sistema de inventarios).

4. Diferencias (son todas las diferencias en cantidades que se obtienen al comparar los resultados del conteo, constatación física, con los registros presentes en el corte realizado previo a la constatación física).

e. Recomendaciones y sugerencias para ejecutarlas en los próximos procesos de constatación.

• P7. - En el caso que se sigan presentando inconsistencias, luego de haber realizado el tercer conteo del proceso de constatación física de existencias, se dejará a disposición del Coordinador General la culminación del proceso o la amplitud para realizar un cuarto conteo, en base a las disposiciones establecidas para el primer y segundo conteo realizado.

Si a pesar de ejecutar el último conteo persisten las inconsistencias en el inventario, un delegado del Coordinación Financiera y otro por parte de la Bodega General deben firmar en las tarjetas donde se produjeron estas variaciones.

• P8. - Los bienes de propiedad de la EPQ que hubieren desaparecido, sufrido daños parciales o totales, y quedaran inutilizados deberán ser restituidos. Las responsabilidades de dichos eventos se señalarán a través de un examen especial de auditoría y siguiendo los lineamientos establecidos en el Procedimiento de Recuperación de Valores.

Elaborado por SN / MI Al


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VERSIÓN: 2.0





Quito

Descripción del Procedimiento

Actividad Descripción Responsable Referencias Habilitantes

. Administración de los materiales de la bodega

El bodeguero y su equipo de trabajo deben mantener un control constante de los ingresos y egresos de materiales e insumos al área de bodega y realizar un registro riguroso de todos los movimientos de existencias en bodega.

Bodeguero

de la Bodega

Procedimiento Administración de Materiales

.

Disponer realizar inventario periódico

(Primera y Segunda Secuencia)

El Gerente Administrativo Financiero es el encargado de determinar la fecha de ejecución para realizar el respectivo inventario.

Gerencia Administrativa

Financiera

Política P1 literal a

numeral 6

3.

Primera Secuencia

Solicitar el corte de inventario

El bodeguero es el encargado de solicitar al área de Tecnología de la Información, se obtenga un informe de las existencias registradas en el sistema de inventarios, la fecha de corte la determinará el Gerente Administrativo Financiero.

Bodeguero Política P1

literal a numeral 6

4.

Establecer estado de perchas y existencias en bodega

El bodeguero debe identificar la distribución de perchas y estanterías en bodega. Bodeguero

5. Identificar existencias en perchas

El bodeguero debe proceder a rotular la ubicación de cada uno de los ítems de acuerdo al método en vigencia o al archivo de ubicaciones.

Bodeguero numeral 4


Elaborado por SN / MI 1,


Aprobado por NC

COPIA C

ONTROLADA



CÓDIGO: P-GBB-005


EPO

:e Cuna

VERSIÓN: 2.0


PÁGINA: PROCEDIMIENTO PARA LA

17 DE 32 CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS


Quito


6'

Enviar corte de inventario e informe de acciones ejecutadas

El responsable de Tecnologías de la Información debe remitir el corte del inventario de acuerdo a la fecha definida para que la Coordinación Administrativa pueda definir el esquema de trabajo que se va a aplicar en el proceso de Conteo Física de Existencias.

Responsable de Tecnologías de

Información


numeral 7/ Archivo digital

de corte de inventario

7.

Elaborar cronograma de actividades para el conteo de existencias

La Coordinación Administrativa debe planificar y programar el cumplimiento del proceso de constatación física de acuerdo a la información entregada por el bodeguero (distribución, número de perchas, número de ítems y total de existencias).

Posteriormente, se debe ir a la actividad: "Informar a la GAF el cronograma y recursos a emplearse", para continuar con las actividades siguientes del procedimiento.


Política P1 literal b

numeral 7/ Cronograma de

Actividades

.

Segunda Secuencia

Solicitar a la Coordinación Financiera determinar los miembros de las mesas de control

Se procede a solicitar a la Coordinación Financiera que remita los nombres de las personas que participarán en las mesas de control para el inventario de las existencias de la bodega.


Memorando

Aprobado por NC

COPIA C

ONTROLADA

P-GBB-005 CÓDIGO:


2.0

FECHA: O'1

EPO

VERSIÓN:

Diciembre 2013


CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS Pasajeros de Quito


9. Determinar y comunicar el grupo de conteo

La Coordinación Financiera debe disponer y comunicar a la Coordinación Administrativa la conformación del grupo de conteo para el proceso de constatación física de existencias, ya que es la responsable del proceso de registro de los datos obtenidos en el conteo.



numeral 3

10.

Notificar a los integrantes de grupos de conteo y mesas de control

Todos los actores en el proceso de constatación física de existencias deben ser notificados mediante memorando para que estos comuniquen a su jefe inmediato y programen la ejecución de sus responsabilidades regulares.


Memorando de notificación

11.

Disponer de recursos financieros para la ejecución del conteo

La Coordinación Financiera debe asegurar la disposición de fondos monetarios para cubrir las necesidades de materiales, equipos y refrigerios, que permita cubrir la dimensión del contingente establecido.


12.

Informar a la Gerencia Administrativa Financiera el cronograma y recursos a emplearse

La Coordinación Administrativa debe informar el cronograma de actividades planteado para la ejecución del proceso de constatación física, el mismo en lo posterior debe ser aprobado.


13. Aprobar cronograma

La Gerencia Administrativa Financiera revisará el cronograma de actividades y debe sumillar el mismo para su aplicación.


Financiera

Cronograma de actividades

Elaborado por SN / Ml y kts


Aprobado por NC

COPIA C

ONTROLADA

CÓDIGO: P-GBB-005


EPO

VERSIÓN: 2.0





Quito

Actividad Descripción Responsable Referencias

Habilitantes

14. Preparar materiales para la toma física del inventario

La Coordinación Administrativa debe garantizar la disponibilidad de todos los recursos necesarios para el proceso de constatación física.



numeral 1

15. Disponer ejecución inmediata

El Gerente Administrativo Financiero después de constatar que todas las actividades de preparación han sido concluidas dispondrá al Coordinador Administrativo y al Coordinador Financiera la ejecución inmediata del proceso de constatación física de existencias.


Financiera

16. Realizar primer conteo

Los grupos de conteo deben realizar el primer conteo de acuerdo con la asignación de trabajo realizada por el Coordinador Administrativo.

Grupos de Conteo

Política P3, literal c

17.

Realizar el seguimiento y control de la constatación física de existencias

El Coordinador del Proceso debe realizar un seguimiento y control constante del avance del proceso de conteo e ingreso de datos a la herramienta informática. Además será el encargado de elaborar actas de fin de conteo e informes de avance del proceso, los cuales serán respaldados y sustentados por los jefes de grupo y los miembros de la mesa de control.

Coordinador del Proceso de

Constatación Física

Política P3, literal a

18. Ingresar datos obtenidos en tarjetas de kardex

Los grupos de conteo deben registrar rigurosamente en las tarjetas de kardex las cantidades de cada ítem.

Grupos de Conteo


Registro: Tarjetas Kardex



Aprobado por NC

COPIA C

ONTROLADA

CÓDIGO:

P-GBB-005

ci

VERSIÓN:

2.0


FECHA:

Diciembre 2013

EPO

<1. 0,1144

PÁGINA:

20 DE 32



Quito


19. Entregar tarjetas de kardex a mesa de control

Todos los grupos de conteo al terminar la constatación física de cada ítem deben entregar las tarjetas de kardex para que los datos se transcriban a la herramienta informática cumpliendo con el proceso establecido.

Grupos de

Conteo Registro:

Tarjetas


Kardex

20 . Recibir y numerar tarjetas de kardex

Los integrantes de la mesa de control deben recibir y numerar todas las tarjetas de kardex que los miembros de los grupos de conteo determinados.

Mesa de Control Política P3,

literal b

21. Ordenar tarjetas de kardex de acuerdo al orden de llegada

Toda la documentación generada por los grupos de conteo, la mesa de control debe mantenerla ordenada y custodiada.


literal b

22.

Ingresar los datos obtenidos en la herramienta informática

Los datos registrados en las tarjetas de kardex del primer conteo deben ser transcritos en la herramienta informática.


literal b

23.

Decisión:

¿Finalizaron grupos primer conteo?

La mesa de control mediante el ingreso de los datos obtenidos en el conteo está en la capacidad de determinar un avance en el proceso de constatación física y determinar el fin de cada una de las etapas.


literal b

24.

No finalizaron primer conteo:

Realizar seguimiento a los grupos de conteo establecidos

En el caso que los grupos de conteo no terminen con el primer conteo la mesa de control debe continuar ejecutando el seguimiento al avance del proceso y el ingreso de los datos obtenidos en el conteo a la herramienta informática.


literal b



Aprobado por NC

COPIA C

ONTROLADA

CÓDIGO: P-GBB-005


VERSIÓN: 2.0





Quito


Habilitantes

25.

Si finalizaron primer conteo:

Distribuir tarjetas de kardex para el segundo conteo

En el caso que se declare por finalizado el primer conteo, las mesas de control deben proporcionar el material para la ejecución del segundo conteo respetando la distribución definida en la planificación elaborada por el Coordinador Administrativo.


literal b

26. Realizar segundo conteo

Los grupos de conteo, luego de recibir los materiales ; deben iniciar el 2do. conteo sin demora alguna.

Grupos de Conteo



Los grupos de conteo deben registrar rigurosamente en las tarjetas de kardex las cantidades de cada ítem, estas cantidades deben ser ingresadas sin observar los resultados del conteo anterior.

Grupos de Conteo



28. Entregar tarjetas de kardex a mesa de control

Todos los grupos de conteo al terminar la constatación física de cada ítem deben entregar las tarjetas de kardex para que los datos se transcriban a la herramienta informática definida para el proceso.

Grupos de Conteo



29.


Las mesas de conteo deben realizar un seguimiento constante al trabajo realizado por los grupos de conteo, este seguimiento ayudará a determinar el avance y cumplimiento del plan y programa de trabajo definido para el proceso de constatación física.


literal b

30. Recibir y numerar tarjetas de kardex

Los integrantes de la mesa de control deben recibir y numerar todas las tarjetas de kardex que los miembros de los grupos de conteo hayan utilizado en el proceso de conteo.


literal b



Aprobado por NC

COPIA C

ONTROLADA

CÓDIGO: P-GBB-005

PROCESO DE GESTIÓN DE BODEGA Y BIENES i i- , ;

O VERSIÓN: 2.0





Quito


31. Ordenar tarjetas de kardex de acuerdo al orden de llegada

Toda la documentación generada por los grupos de conteo, la mesa de control debe mantener ordenada y custodiada.


literal b

32.

Ingresar los datos obtenidos en la herramienta informática

Los datos registrados en las tarjetas de kardex deben ser transcritos a la herramienta informática ingresando el segundo conteo para luego compararlo con el corte realizado al sistema de inventario y el primer conteo.


literal b

33.

Decisión:

¿Finalizó grupos del segundo

eo? cont

La mesa de control mediante el ingreso de los datos obtenidos en el conteo está en la capacidad de determinar un avance en el proceso de constatación física y determinar el fin de cada una de las etapas.


literal b

34.

No finalizaron segundo conteo:


En el caso que los grupos de conteo no terminen con el primer conteo la mesa de control debe continuar ejecutando el seguimiento al avance del proceso y el ingreso de los datos obtenidos en el conteo a la herramienta informática.


literal b

35.

Si finalizaron segundo conteo:

Decisión:

¿Existen diferencias?

La mesa de control a partir del ingreso y comparación de cantidades obtenidas en los dos procesos de conteo ejecutados debe determinar los ítems de los cuales resulten diferencias y dar a conocer al coordinador del proceso, para que a través de su decisión se proceda al tercer conteo, distribuyendo el trabajo a los grupos de conteo y disponiendo la entrega de materiales a la mesa de control.


literal b



Aprobado por NC

COPIA C

ONTROLADA


CÓDIGO:

VERSIÓN:

FECHA:

P-GBB-005

2.0

Diciembre 2013

o PÁGINA: 23 DE 32



Quito


36.

No finalizaron segundo conteo:

Generar reporte de ingresos

La mesa de control al final del proceso debe generar un reporte completo de los resultados obtenidos en el desarrollo del proceso de conteo.

Mesa de Control

Política P3, literal b

Registro: Reporte de Ingresos

37.

Si existen diferencias:

Realizar tercer conteo

Los grupos de conteo, inmediato al recibir los materiales, deben iniciar el tercer conteo de acuerdo a las necesidades establecidas en la identificación de diferencias en las cantidades de los ítems.

Grupos de Conteo



Los grupos de conteo deben registrar rigurosamente en las tarjetas de kardex las cantidades de cada dem, estas cantidades deben ser ingresadas sin observar los resultados del conteo anterior.

Grupos de Conteo


39. Entregar tarjetas dekardex a mesa de control

Todos los grupos de conteo al terminar la constatación física de cada ítem deben entregar las tarjetas de kardex para que los datos se transcriban a la herramienta informática definida para el proceso.

Grupos de Conteo





Aprobado por NC

COPIA C

ONTROLADA

Actividad Descripción Responsable ReferenciasHabilitantes

40.

Registrar los datos obtenidos en la herramienta informática

Los datos registrados en las tarjetas de kardex deben ser transcritos a la herramienta informática ingresando el tercer conteo, estos datos permitirán ratificar el primer o segundo registro realizado y compararlo con el dato obtenido en el corte previo al inicio del proceso de constatación física.

Posteriormente, se debe proceder a ir a la actividad: "Generar Reporte de Ingresos", para continuar con todas las demás actividades de este procedimiento.


literal b

41. Identificar mercadería obsoleta

Del proceso de conteo se debe identificar mercadería obsoleta y esta será listada en el informe final del coordinador del proceso.




42.

Identificar mercadería ingresada luego del corte

Del proceso de conteo se debe identificar mercadería ingresada después del corte y esta será listada en el informe final del coordinador del proceso.




43. Identificar mercadería no despachada

Del proceso de conteo se debe identificar mercadería no despachada y esta será listada en el informe final del coordinador del proceso.




44. Identificar códigos en desuso

Del proceso de conteo se debe identificar mercadería, cuyos códigos se encuentran en desuso, para posteriormente proceder a depurar la base de datos del Sistema de Inventario.






Aprobado por NC

P-GBB-005 CÓDIGO:


2.0

FECHA:

VERSIÓN:

Diciembre 2013

PROCEDIMIENTO PARA LA Empresa de

CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS Pasajeros de

Quito PÁGINA: 24 DE 32

COPIA C

ONTROLADA

CÓDIGO: P-GBB-005


EPO

VERSIÓN: 2.0





Quito

Actividad Descripción Responsable Referencias Habibtantes

45. Redactar el informe de constatación física

El Coordinador del Proceso debe redactar el informe final de la constatación física de existencias. en este se deben identificar todos los aspectos relevantes y determinar las diferencias encontradas entre la constatación física y el corte realizado al sistema de inventarios.




Registro: Informe Final

46. Enviar Informe

Elaborado el Informe Final de Constatación Física de Existencias se debe proceder a enviarlo al Gerente Administrativo Financiero.



Política P3,

Registro:

literal a

Memorando

47. Recibir informe del proceso de constatación física

El informe del Coordinador del Proceso de Constatación Física debe ser revisado por el Gerente Administrativo Financiero.


Financiera

48.

Conformar la Comisión de Investigación de las diferencias de constatación física

El Gerente Administrativo Financiero debe conformar la comisión de investigación de las diferencias de la constatación física y notificar a los miembros designados.


Financiera

Registro: Memorando

49.

Realizar la investigación de constatación física de existencias

La comisión designada procede a investigar las diferencias encontradas en el conteo físico realizado.

Comisión de Investigación de las diferencias

de constatación física

50.

Elaborar y presentar el informe de investigación de constatación física de existencias

Luego de realizado la investigación, la comisión debe elaborar y presentar el informe de investigación de la constatación física de existencias.

Comisión de Investigación de las diferencias

de constatación física

Registro: Informe



Aprobado por NC

COPIA C

ONTROLADA


CÓDIGO:

VERSIÓN:

FECHA:

P-GBB-005

2.0

Diciembre 2013 o


CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS Pasajeros de Quito


Habilitantes

51.

Receptar el informe y enviar a la Coordinación Financiera

El Gerente Administrativo Financiero debe receptar el informe y enviar a la Coordinación Financiera para los ajustes respectivos.


Financiera

52. Realizar ajustes contables

La Coordinación Financiera debe realizar los ajustes contables para poder regularizar el monto total de inventario.


Registro: Ajustes

Contables

53. Entregar inventario final a bodeguero

La Coordinación Financiera debe entregar el inventario ajustado para que se registre en el sistema de inventarios.


Registro: Inventario Final

54. Ingresar inventario al sistema

El bodeguero debe ingresar el inventario ajustado para que pueda a partir de este realizar los ingresos y salitas de materiales de acuerdo al Procedimiento de Administración de Materiales de la Bodega.

Bodeguero numeral 6 y 7

Política Pl, literal c,

55. Administración de los materiales de la bodega

El bodeguero y su equipo de trabajo deben mantener un control constante de los ingresos y egresos de materiales e insumos al área de bodega y realizar un registro riguroso de todos los movimientos de existencias en bodega.

Bodeguero

Procedimiento Administración de Materiales de la Bodega

FIN DEL PROCEDIMIENTO



Aprobado por NC

COPIA C

ONTROLADA

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COPIA C

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e Genera reporte de ingresos

CÓDIGO:

VERSIÓN:

FECHA:

P-GBB-005

2.0

Diciembre 2013

o EPO


PROCEDIMIENTO PARA LA Empresa de

CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS Pasajeros de Quito PÁGINA: 28 DE 32

Coordinador del Proceso de Constatación Física Grupos de conteo Mesa de Control

¿Existen dderendas?

Realizar tercer conteo

Procedimiento de Constatación Física de Existencias

Ingresar datos obtenidos en

tarjetas de kardex

Tarptes de registra de conteo j

¡Realizar segundo conteo


tarjetas de kardex

Tarjetas de registro conteo

Entregar tarjetis_ de kardex a mesa

de control _J

Realizar seguimiento a los

1 grupos de conteo establecidos , Recibir y numerar

* tarjetas de kardex

Ordenar tarjetas de kardex de

acuerdo al orden de llegada

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herramienta informática

SI

Distribuir tarjetas de kardex para el segundo conteo

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Ingresar TaElos obtenidos en la

herramienta infr rmárica

segundo canteo?

Entregar tarjetas de kardex a mesa

de control

NO

Realiza seguimiento a los grupos de tonteo

establecidos

14_ Recibir y numerar tarjetas de kardex

Ordenar tarjetas de barden de

acuerdo al orden de llegada


tarjetas de kardex

• Entregar tarjetas de kardex a mesa

de control

Tarjetas de registro de confito

1.1 Registrar datos en la herramienta

informática

NO

1

Reporte de legrases

Realizar el seguimiento y control de la

constatación Horca de existencias



Aprobado por NC

COPIA C

ONTROLADA

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REALIZADO POR:

NOMBRE

REALIZADO POR:

NOMBRE

AVALIZADO POR FINANCIERO

NOMBRE



P-GBB-005 CÓDIGO:


2.0 VERSIÓN:

Diciembre 2013 FECHA:




Quito

Anexos:

Anexos 1: Formato de Tarjeta de Inventario para Identificación de Ítems en Perchas/Estanterías.

RODERA

•

UBICACIÓN rD PARTE uNID. MED DESCRIPCION CONTEO 1 CONTEO 2 CONTEO 3 ESTADO

NOMBRE

BODEGUERO

FIRMA BODEGuERO

6 0 A 2 R COJOO9N CU COJIN PARA SENTARSE

6 0 A 2 R MA5011N CV MASCARA PARA SOLDAR TIPO CARETA

6 0 A 2 5 CHAOOIN CV CHALECO REFLECTIVO

6 0 A 2 5 CHA016N CU CHALECO REFLECTE VO (VISITAS)

6 0 A 2 T MA5005N CU MASCARILLA(RESP_PROTEC) DOS VEAS

6 0 A 2 U PONOOIN CV PONCHOS DE AGUA

OBSERVACIONES

Aprobado por NC

COPIA C

ONTROLADA

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P-GBB-005 CÓDIGO:


2.0

Diciembre 2013

VERSIÓN:

FECHA:




Quito

Anexos 3: Formato Tipo de Informe



Aprobado por NC

a

COPIA C

ONTROLADA


Revisado por ER / F

CÓDIGO: P-GBB-005






Quito

Anexos 4: Metodología de '1' -abajo Definido para los Miembros de la Mesa de Control

MESA DE CONTROL

Las actividades que realizarán los miembros de la mesa de control son:

1. Receptar las tarjetas registradas para el ingreso en la herramienta informática

destinada para el efecto en el 1er. conteo, 2do. conteo y 3er. conteo.

2. Una vez terminado el ingreso se imprimirá un reporte de los ítems digitados que llevará

las firmas del digitador y del grupo de conteo que entregó las tarjetas a la persona de la

mesa de control.

3. El personal de bodega colaborará en la guía y ubicación de los artículos.

4. El responsable de la unidad de bodega deberá permanecer vigilante y de ser el caso

realizar las observaciones necesarias del proceso de la toma física para que el acta de

entrega — recepción definitiva se firme a total conformidad en el último día del proceso.

5. Realizar informes de la constatación física del inventario.

6. Sistemas proveerá las computadoras con identificación de cada usuario para la mesa

de control.

7. El formato en hoja de Excel contendrá:

a. Código de producto

b. Nombre del producto

c. Unidad de medida

d. Stock al 30 de junio de 2013

e. Columna 1er. conteo

f. Columna 2do. conteo

g. Columna 3er. conteo

h. Diferencias

Aprobado por NC

COPIA C

ONTROLADA

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