Equipo de trabajo ideal para un proyecto de e-learningPublicado: 5 septiembre, 2011 en e-learning Etiquetas: elearning, equipo, roles

DESCRIPCIÓN DE CARGOS

  GERENCIA DEL PROYECTO: Misión: Es el Líder general del Proyecto Funciones Principales:

- Se encarga de la visión estratégica del negocio. Organiza y planifica la gestión del proyecto. realiza el seguimiento en la ejecución de las distintas actividades y es el responsable del cierre organizativo del proyecto.- Una de sus funciones consiste en detectar mercados de formación con necesidades insatisfechas. Nuevos temas o disciplinas o temas actuales cubiertos de manera parcial o con baja calidad- Su rol es fundamental y participa en todas las etapas del proyecto. Colabora en el análisis inicial y la planificación, ejerce el liderazgo del equipo de trabajo y supervisa la interacción entre las partes.

Perfiles: Visión empresarial, conocimiento del sector e-learning, proactivo, con experiencia en la coordinación de proyectos PMI

Habilidades clave de administración General:Liderazgo

Establecer la dirección y autoridad, alinear al equipo, motivar, inspirar.Comunicación

Forma de comunicar (escrita, oral, saber escuchar y transmitir). Interna (dentro del proyecto) y Externa (hacia el cliente y en general fuera del proyecto). Formal (informes y presentaciones) e Informal (conversaciones y correo electrónico).  Vertical y Horizontal.

Negociación Debatir y llegar a entendimientos y acuerdos con otros.

Resolución de problemas Definir las causas. Analizar los problemas.

Identificar alternativas de solución factibles. Toma de decisiones.  

Influencia en la Organización Entender la estructura formal e informal de la organización. Entender los mecanismos de poder. Usar este conocimiento para “hacer que las cosas se hagan”.

Responsabilidades en cada etapa del proyectoDurante el INICIO

Es el responsable de diagnosticar requerimiento de educación virtual o problema organizacional y de estudiar factibilidad de implantación de un sistema virtual de educación.

Durante la PLANIFICACIÓN

En esta etapa es el responsable principal de desarrollar el plan de Gestión de Proyecto de Educación Virtual; planificar el alcance pedagógico, tecnológico y organizacional del proyecto; definir entregables (WBS) y estimar tamaños.

Es, asimismo, el responsable de desarrollar cronograma; determinar el personal requerido tanto por la organización solicitante como para la gestión de tutoría, soporte técnico y bridar orientación durante la ejecución del proyecto.

Durante la EJECUCIÓN

Durante la ejecución, es el responsable de conformar equipo de proyecto, seleccionando los líderes técnicos (pedagógicos y tecnológicos) y todo el equipo; así como de recolectar y distribuir información.

Durante el CONTROL

Durante esta etapa, se ocupa de gerenciar equipo de proyecto

Durante el CIERRE

Cerrar el proyecto global, una vez aplicadas todas las actividades, evaluación y estrategias y cerrar contratos, es su responsabilidad.

STAFF: CALIDAD Misión: establecer estándares o parámetros de calidad que sean evaluables y establecer ajustes durante la ejecución del

proyecto Funciones principales:

- Esta área puede ser visualizada como un agente externo y operar como asesor de la dirección del proyecto .- Ejecución del control de calidad. Control de las distintas actividades planificadas. Controlar los alcances – costos y activa planes correctivos durante la ejecución del proyecto y la consecución de nuevos proyectos. Definición de indicadores clave a cumplir, cuantitativos y cualitativos- Describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido emprendido. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de Calidad, Realizar Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad.

Perfiles: Proactivo, formación docente Roles:

Consultor Estratégico: Ofrece todo su conocimiento y experiencia para ayudar en el establecimiento de los objetivos y estrategias. Al poseer una visión general de los requerimientos, alcances y características de los destinatarios, intenta ser el vehículo para que se cumplan dichos objetivos.

COORDINACIÓN   ADMINISTRACIÓN: Misión: Realizar y ejecutar todas las funciones administrativas del proyecto. Planificación y control de los recursos.- Funciones Principales:

- ejecutar todas las tareas administrativas de soporte del proyecto: inscripciones – pagos – envío de material – administración de claves y usuarios y atención de proveedores.- evaluación de costos y administración financiera del proyecto- Gestión y envío de certificados de aprobación/cursado.

Financiera: estudia lo relativo a la obtención y gestión del dinero que necesita el proyecto para cumplir los objetivos. Administrativa: encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos,

financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc) del proyecto, con el fin de obtener el máximo beneficio posible.

Coordinador de Administración: Debe ser un especialista del Área Financiera que se encargará de la ejecución de las

actividades administrativas del proyecto, es decir de aquellas inmersas en la planificación y control de los recursos. En función del estudio de costos tendrá la responsabilidad de estimar el presupuesto del proyecto.Responsabilidades:

o Ejecuta las funciones administrativas del proyecto.o Facturación y cobro.

o Promociones de los diferentes cursos. Marketing: satisfacer las necesidades de los clientes y obtener ganancias al mismo tiempo.

Coordinador de Marketing: Area que se encarga del análisis, comportamiento, variables del mercado como así también de la publicidad y promoción de la educación.

Responsabilidades:o Creatividad de las campañas publicitarias.o Organización del plan de acción para captar nuevos alumnos.o Promociones a desarrollar.o Monitorear las variables del mercado.o Analizar la competencia.

Perfiles: Formación administrativa, experiencia en recursos humanos Habilidades de Administración General: Aspectos de Planeamiento

Planeamiento estratégico, táctico y operacional. Aspectos Organizacionales

Administración de personal, comportamiento organizacional, beneficios y líneas de carrera. Aspectos Funcionales o del Negocio

Finanzas y contabilidad, ventas y mercadeo, investigación y desarrollo, fabricación y distribución. Aspectos de Relaciones Laborales

Motivación, supervisión, delegación, desarrollo de equipos, manejo de conflictos. Aspectos Individuales

Administración del tiempo propio, administración de stress.

Responsabilidad en cada etapa del proyecto

Durante el INICIO

Participa en el diseño del proyecto.Durante la PLANIFICACIÓN

Participará en el desarrollo de Gestión de Proyecto ya que es la encargada de administrar los recursos económicos-financieros del mismo.

Determinará el presupuesto con que se contará para poner en marcha el curso y buscará en caso de ser necesario, fuentes alternativas de financiamiento.

Preverá las necesidades humanas y materiales en función del desarrollo del proyecto y establecerá el orden de prioridades para satisfacerlas. Por lo tanto, será la encargada de las contrataciones de profesionales y de personal en general y del abastecimiento permanente de insumos

Gestionará los aportes financieros provenientes de distintos sectores. Distribuirá los porcentajes de ese presupuesto a las distintas acciones y equipos de traajo. Asesorará sobre los aspectos legales del proyecto como así también redactará los contratos y

convenios, gestionará la propiedad intelectual de los materiales producidos, etc.Dutante la EJECUCION

Coordinará la organización y funcionamiento del programa. Realizará las licitaciones y contratará a los proveedores. Inscribirá a los participantes de los cursos y  llevar un registro de la cantidad y distribución de

los inscriptos. Organizará el proceso de distribución de materiales, evaluaciones, etc, recibir las evaluaciones

y entregarlas al equipo de evaluación. Confeccionará y distribuirá los certificados de acreditación de los participantes que aprueben

los cursos. Será encargada de los sistemas de información y comunicación necesarios para el

funcionamiento del proyecto y de las comunicaciones tanto internas como externas. En este caso, se realizarán las campañas de marketing necesarias para publicitar los cursos de acuerdo a un plan organizado.

Para la realización de todas estas tareas deberá tener en cuenta desarrollarla de forma eficiente para asegurar los standares de calidad propuestos y definidos oportunamente.

Durante el CONTROL De acuerdo a los resultados del mismo, realizará la administración de las contrataciones. En

esta etapa el Coordinador de Administración evalúa y realiza un análisis de las necesidades económicas y de las inversiones realizadas (ROI – Retorno de la Inversión).

Durante el CIERRE Si bien la responsabilidad del cierre recae sobre el rol de Gerente de Proyecto, el C.A: colabora

desde cada una de sus áreas de influencia: marketing, administración y finanzas. Un buen apoyo administrativo es esencial en un proyecto de e-learning. De nada sirven excelentes materiales si ellos no llegan a los alumnos a tiempo ni tampoco será suficiente el mejor diseño del sistema si los alumnos no reciben en tiempo y forma la información necesaria para la inscripción, reuniones presenciales y virtuales, las evaluaciones, etc.

COORDINACIÓN TECNOLÓGICA: Misión: diseña, adecua, desarrolla y da soporte a la plataforma tecnológica, donde se basara la ejecución del proyecto. Funciones Principales:

- Diseño e implementación del soporte tecnológico del proyecto, su mantenimiento e implementación de las medidas de seguridad.- Prepara el entorno tecnológico y se acondicionan los espacios que serán utilizados. A su vez, se capacita al personal docente que participará del desarrollo.- Sistemas: (también conocido como administrador de sistemas) debe instalar y operar las instalaciones de hardware y software de la compañía.

- Soporte y mantenimiento: apoyo en cualquier eventualidad sobre el uso de los sistemas y actualizar y optimizar continuamente los software usados en el proyecto.

Perfiles: Formación técnica, flexibilidad horaria Roles:

Programador: Es el encargado de programar los cursos y otras herramientas en base al diseño instruccional. Además, se encarga del análisis de requerimientos, instalación del sistema, testing, customización.Administrador de la Plataforma: Gestiona todo lo relacionado con el funcionamiento de la plataforma: el alta de cursos, contenidos y usuarios, la preparación de los espacios y recursos, y la mesa de ayuda.

Responsabilidad en cada etapa del proyectoDurante el INICIO

Participa en el bosquejo preliminar del proyecto.Durante la PLANIFICACIÓN

Participa de la planificación y diseño del entorno tecnológico del proceso de e-learning, decidiendo por ejemplo si utilizarán un LMS propietario o de código abierto como Moodle o si se contratarán servidores externos o comprarán propios.

Puede colaborar en la planificación de las  compras, adquisiciones y contrataciones.Durante la EJECUCIÓN

Responsable de ejecutar el alcance tecnológico del proyecto y de planificar compras y adquisiciones. Ajusta sus tareas al cronograma del proyecto para cumplir en tiempo y forma, respetando estándares de calidad.

Durante esta etapa participa como soporte técnico en las comunicaciones sincrónicas (videoconferencias web) y asincrónicas que se realicen para ayudar a los profesores o tutores.

Participa en la ejecución integrada de los cursos, actividades, plataforma y tutorías.Durante el CONTROL

Verificación de óptimo funcionamiento de la Tecnología y monitoreo y mininización de riesgos, implementando, junto con el Coordinador de Control de Gestión las medidas correctivas necesarias.

Durante el CIERRE 

Si bien la responsabilidad del cierre recae sobre el Gerente de Proyecto, el C.T. realiza la evaluación de requerimientos tecnológicos para mejorar el funcionamiento de la plataforma.

COORDINACIÓN PEDAGÓGICA: Misión:Generar los materiales y programas educativos que se implementaran en el proyecto y su

aplicación. Involucra diseño instruccional, creación de materiales y tutorías, durante el proceso de enseñanza – aprendizaje.

Funciones Principales:Diseñar y llevar adelante el diseño instruccional del proyecto, es decir, de los cursos, contenidos y materiales a utilizar en los mismos. Interactuará con los Tutores y Consultores Especializados, en lo que hace a la relaciona con los destinatarios del proyecto.

Diseño instrucional: El diseño instrucional implica una “planificación” sobre el curso que se desea impartir (qué se pretende, a quién estará dirigido, qué recursos y actividades serán necesarios, cómo se evaluará y cómo se mejorará), para lo cual se requiere organizar información y definir objetivos de aprendizaje, claros y medibles. El diseñador instruccional debe pensar qué métodos, estrategias, actividades y recursos deberá utilizar para que los estudiantes aprendan y den sentido a la información que recibirán, al igual que deberá plantearse objetivos de los siguientes tipos:- Generales: expresan conductas últimas y los conocimientos mínimos de la persona, estos objetivos deben plantearse con verbos de conductas no observables y se entiende como un objetivo a largo plazo- Particulares: expresan conductas básicas, se considera un objetivo a mediano plazo, y los verbos con los cuales se debe formular, deben ser de conductas observables- Específicos: expresan conductas observables, manifiestan que el individuo ha logrado un aprendizaje, y los verbos para formularlos siempre son conductas observables.

Tutorías: Es un proceso dinámico de acompañamiento en la formación del estudiante, se lleva a cabo de manera periódica y sistemática.

Obtiene los siguientes beneficios en el proceso educativo:

- Incrementa su rendimiento académico.- Desarrolla hábitos, habilidades y adquiere valores.- Contribuye en la solución de problemas escolares y administrativos.- Reduce la posibilidad de deserción. Objetivo de la Tutoría- Contribuir mediante estrategias de atención personalizada a elevar la calidad educativa, la eficiencia Terminal y disminuir los índices de deserción, así como, contribuir a la formación integral del alumno.

Perfiles: Formación docente, experiencia en proyectos elearning, egresado de especialización o posgrado cursado a distancia

Protagonistas: Contenidista: Es el especialista en una determinada área del conocimiento que elabora y proporciona el material

formativo que integrará el contenido académico, siempre de acuerdo con el programa establecido para el proyecto. Corrector de Contenidos: Es el encargado de realizar la corrección estilística y editorial del contenido elaborado por el

especialista, asegurándose de que mantenga coherencia y unidad. Diseñador Instruccional: Su tarea es llevar a cabo un análisis de las necesidades y metas educativas a cumplir, a partir

de las cuales podrá desarrollar materiales didácticos y actividades instruccionales que cumplan con los objetivos de aprendizaje que se han propuesto en la formación.

Diseñador Gráfico: Su función es convertir el material desarrollado por el Contenidista y el Diseñador Instruccional en un producto final listo para ser aplicado a la plataforma de aprendizaje.

Profesor: Es quien conoce en profundidad los temas que se enseñan,por lo que supervisa los contenidos a medida que se imparten. Además,responde a las consultas de foros temáticos y corrige las evaluaciones de los alumnos, entre otras tareas. El profesor también puede hacer las funciones de tutor.

Tutor: Apoyan y dan seguimiento a los participantes en los distintos cursos y actividades a desarrollar. Su tarea consiste en acompañar y asistir a sus alumnos durante todo el proceso de aprendizaje. Para ello se encarga de realizar un seguimiento, proponer actividades y recursos didácticos, y moderar los foros.

Responsabilidades en cada etapaDurante el INICIO

Participa y aprueba el bosquejo preliminar del proyecto.Durante la PLANIFICACIÓN

Colabora en el desarrollo del plan de Gestión de Proyecto de Educación Virtual Colabora en la planificación del alcance pedagógico, tecnológico y organizacional del proyecto;

en definir entregables (WBS); y en estimar tamaños. Define y secuencia actividades de diseño, desarrollo, ejecución y evaluación de los curso(s). Colabora con la estimación del esfuerzo, la duración de actividades y el desarrollo del

cronograma. Participa y aprueba la seleccón del personal requerido para la gestión de tutoría, soporte

técnico y orientación durante la ejecución del proyecto. Analiza riesgos y participa en la identificación y planificación de acciones de mitigación y

contingencia. Puede colaborar en la planificación de las  compras, adquisiciones y contrataciones.

 Durante la EJECUCIÓN Dirige y maneja la ejecución integrada de los cursos, actividades, plataforma y tutorías. Ejecuta el Plan de Aseguramiento de la Calidad.

Durante el CONTROL Participa colaborando con las acciones de control que soliciten otros cargos.

Durante el CIERRE Si bien el cierre corresponde al Gerente de Proyecto, el Coordinador Pedagógico elabora

informe final de actividades.

CONTROL DE GESTIÓN:

Misión :Sector regulador y de aplicación de los controles de calidad del proyecto. Evaluación del cumplimiento de los indicadores establecidos.

Funciones principales: diseña los procesos, la documentación y aplica los controles y gestión de dichos procesos. Ofrece todo su conocimiento

y experiencia para ayudar en el establecimiento de los objetivos y estrategias. El proceso de control de gestión, por tanto, partiendo de la definición clásica del control, retomando criterios de otros

autores y ajustado a las necesidades actuales de gestión de información y añadiendo elementos no formales de control pudiera plantearse en cinco puntos:- Conjunto de indicadores de control que permitan orientar y evaluar posteriormente el aporte de cada departamento a las variables claves de la organización.- Modelo predictivo que permita estimar (a priori) el resultado de la actividad que se espera que realice cada responsable y/o unidad.- Objetivos ligados a indicadores y a la estrategia de la organización.- Información sobre el comportamiento y resultado de la actuación de los diferentes departamentos.- Evaluación del comportamiento y del resultado de cada persona y/o departamento que permita la toma de decisiones correctivas.

monitoreo y feedback: Se busca obtener feedback por parte de los usuarios del proyecto, por ejemplo a través de encuestas de satisfacción en relación a la metodología, los contenidos, la propuesta didáctica, etc.

evaluación de los resultados: En esta etapa se comparan los resultados obtenidos con los objetivos que se habían planteado inicialmente. Este análisis permite identificar aquellos puntos que no se lograron, así como posibles resultados no esperados.

búsqueda de mejora continua: A partir de la identificación de aquellos objetivos no alcanzados y del feedback que se obtiene de los usuarios, se plantean las correcciones necesarias tendientes a la mejora del proyecto.

metodología y procesos: El término método se utiliza para el procedimiento que se emplea para alcanzar los objetivos de un proyecto y la metodología es el estudio del método. Los procesos son una serie de acciones que producen un resultado.

Perfiles:Formación docente, rigor técnico Rol:1. Consultor de Calidad: Establece los parámetros de calidad aplicables al proyecto. Debe ser una persona con formación

en las distintas normas de calidad aplicables a proyectos educativos o de formación.Responsabilidades en cada etapa del proyectoDurante el INICIO

Puede participar en el bosquejo preliminar del proyecto.

Durante la PLANIFICACIÓN

Al comienzo del  proyecto, el Coordinador de Control de Gestión puede colaborar con el Gerente de Proyecto en el delineado de la propuesta, los objetivos a alcanzar, responsables, actividades y tiempos.

Verificará las actividades globales planificadas para ofrecer una propuesta integrada, agregando claras pautas para su control. Diseñará un cronograma de tareas y planillas para el control de gestión en etapa del proyecto.

Su función principal en la etapa de Planificación es la de identificar riesgos de implantación del proyecto, analizar riesgos y planificar acciones de mitigación y contingencia.

Durante la EJECUCIÓN

En esta etapa es fundamental que las personas involucradas cuenten con lineamientos claros de lo que se espera de su rol y función en términos de alcance, tiempo y calidad, costos.

La responsabilidad principal del Coordinador de Control de Gestión es la de distribuir y recolectar información mientras las demás áreas trabajan en sus entregables.

Durante el CONTROL

En la etapa de Control, el rol del CCG es fundamental. Su tarea principal consiste en controla las actividades globales planificadas y aplicar los cambios requeridos, verificar el alcance del proyecto de acuerdo a los requerimientos y capacidades, y controlar el cronograma y los gastos.

También debe reportar el avance del proyecto en ejecución, metas alcanzadas y puntos de control establecidos al Gerente de Proyecto. Monitorea y controla riesgos.

En síntesis, durante la ejecución del proyecto, controlará cumplimiento del cronograma en tiempo y forma, monitoreará riesgos y orientará a los RRHH para implementar acciones de mitigación de riesgos y planes de contingencia a fin de cumplir con la planificación.

Durante el CIERRE 

La etapa de cierre es responsabilidad del Gerente de Proyecto. Sin embargo, en este momento el Coordinador de Control de Gestión evaluará los resultados y el desempeño, y desarrollará procedimientos para detectar y desarrollar nuevas necesidades.

Ajustará los procesos a la realidad operativa, y formalizará el control de gestión, documentando nuevos procesos y procedimientos y validando la capacitación.