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IMPLEMENTACION DE LA NOMINA ELECTRONICA EN COLOMBIA

ERIKA MARIA VILLEGAS MARTINEZ

ASESOR TEMÁTICO:

JOHN JAIRO BONILLA ALDANA

ASESOR METODOLÓGICO:

SANDRA YANINNA LÓPEZ DUQUE

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y AFINES

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

NOVIEMBRE 2021

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Resumen

Este trabajo investigativo describe la nueva implementación de la nómina electrónica que permite realizar

la liquidación de sueldos y devengos a los trabajadores, también se podrá observar los objetivos que tienen

con esta nueva herramienta y cómo será el mecanismo para que la información enviada a la DIAN sea

coherente, explicita y eficaz. Se podrá encontrar mucha información sobre las personas que estarán

obligadas a presentar la nómina electrónicamente, tiempo en el que comenzara a regir la ley que avala esta

incursión y el modelo de cómo será ese formato que se enviara a la DIAN y que debe tener para que sea

aprobado.

La nómina es uno de los aspectos más importantes y fundamentales para las empresas y desde el anuncio

del proyecto que pretende implementar y regular la nómina electrónica son cada vez más empresas las que

buscan incorporar a sus sistemas de información un Software especial que cumpla este rol fundamental de

nóminas.

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Abstract

This investigative work describes the development of the new implementation of electronic payroll that

allows the settlement of salaries and accruals to workers, it will also be possible to see the objectives they

have with this new tool and how the mechanism will be for the information sent to the DIAN is consistent,

explicit and effective. You will also be able to find a lot of information about the people who will be obliged

to submit the payroll electronically, at which time the law that supports this incursion began to govern. This

research also includes the model of what that format will be that will be sent to the DIAN and that it must

have to be approved.

Payroll is one of the most important and fundamental aspects for companies and since the announcement of

the project that intends to implement and regulate electronic payroll, more and more companies are seeking

to incorporate special software into their information systems that fulfills this fundamental role. payroll.

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Contenido

Resumen……………………………………………………………………………………..2

Abstract………………………………………………………………………………………3

Contenido…………………………………………………………………………………….4

Introducción………………………………………………………………………………….5

Planteamiento Y Formulación del problema………………………………………………..6

Objetivos……………………………………………………………………………………..7

Objetivo General………………………………………………………………………7

Objetivos Específicos………………………………………………………………….7

Justificación…………………………………………………………………………………..8

Marco de Referencia…………………………………………………………………………9

Marco Conceptual……………………………………………………………………………15

Marco Legal………………………………………………………………………………….15

Metodología………………………………………………………………………………….16

Tipo de estudio………………………………………………………………………...16

Método de investigación………………………………………………………………16

Fuentes y técnicas para la recolección de la información……………………………………17

Tratamiento de la información………………………………………………………...17

Resultados de la investigación……………………………………………………………….18

Sistema de nómina electrónica………………………………………………………..18

Calendario de implementación………………………………………………………..18

Procedimiento de flujo de emisión de nóminas electrónicas…………………………19

Requisitos para emitir nóminas electrónicas en Colombia……………………………19

Uso de firma digital…………………………………………………………………..20

Información que debe contener Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica 20

Representación Gráfica………………………………………………………………..21

Resultados del objetivo Identificar las ventajas y desventajas………………………………25

Ventajas de la nómina electrónica…………………………………………………….25

Desventajas de la nómina electrónica…………………………………………………25

Describir las actividades y procedimientos que requieren la contabilidad de la nómina…….27

Conclusiones………………………………………………………………………………….60

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Recomendaciones……………………………………………………………………………61

Referencias Bibliográficas…………………………………………………………………..62

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Introducción

Tiempos pasados el termino Nómina Electrónica hubiese sido extraño escucharlo, porque aún cuesta

relacionar que la información que se lleva física pase ahora a este gigante mundo de la tecnología; este

trabajo busca generar un análisis de su implementación y cómo desde la experiencia con el Núcleo de Apoyo

Contable y Fiscal (NAF), se puede ver desde otra perspectiva.

Conocer la importancia del uso de la nómina electrónica, su aplicabilidad, cómo se genera y quiénes están

obligados a generarla, su período de generación, plazo de implementación, contenido y reporte.

El conocimiento de este nuevo sistema de la nómina electrónica permitirá que quienes estén obligados a

generarla diferencien sobre quién es el emisor y el receptor del mensaje, dejando constancia de que la

información no ha sido manipulada, puesto que la integridad y confidencialidad del contenido en la nómina

es personal.

Orientar a las personas jurídicas y naturales, será de gran utilidad porque tendrán una práctica más acertada

en los procedimientos tributarios, generando un valor agregado en sus utilidades y que ellos cumplan de

forma puntual y voluntaria con cada una de las obligaciones tributarias, teniendo en cuenta las implicaciones

y repercusiones que puede tener con el no cumplimiento de sus responsabilidades. Sanchez & Holguin

(2021)

1. Planteamiento del problema

1.1.Descripción del problema

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Muchas empresas son poco funcionales en la forma como liquidan la nómina de sus empleados; la ausencia

de innovación en procesos más agiles y eficientes y la falta de personal capacitado en el manejo de

herramientas tecnológicas, está generando talanqueras en las organizaciones que se reflejan en retraso en

los pagos e inconformidades de los trabajadores.

En este sentido se hace necesario la búsqueda de mecanismos que den solución a esta problemática, que

redundara en beneficio tanto para la empresa como para sus empleados, quienes son un elemento

fundamental en el proceso productivo y en la sostenibilidad de las organizaciones en el tiempo.

La nómina electrónica se constituye entonces en una alternativa para que las compañías agilicen este proceso

y a su vez eliminen otros, que las llevan a incurrir en costos innecesarios, en pérdida de tiempo e ineficiencia

productiva. Téngase en cuenta que la innovación e inversión de las empresas en tecnologías de la

información en esta era digital debe ser prioridad en este mundo globalizado.

1.2.Formulación del problema

¿Qué beneficios trae para las organizaciones la implementación de la nómina electrónica en sus procesos

contables?

2. Objetivos

2.1.Objetivo General

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Analizar los beneficios en la implementación de la nómina electrónica en Colombia y sus procesos

contables.

2.2.Objetivos Específicos

Caracterizar la nómina electrónica a la luz de la legislación colombiana.

Identificar las ventajas y desventajas de los procedimientos de liquidación de nóminas en los

programas administrativos contables y financieros que maneja la empresa.

Describir las actividades y procedimientos que requieren la contabilidad de la nómina para asegurar

que esta herramienta sea efectiva y completamente confiable.

3. Justificación

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Esta investigación está motivada por la implementación de la nueva herramienta propuesta para las

empresas ya que es altamente solidaria y relevante para el campo de la gestión de personal porque

se tiene acceso a mecanismos más efectivos para automatizar tareas manuales repetitivas, las cuales

se pueden realizar y simplificar de manera práctica y dinámica.

Si bien la empresa se enfoca en la gestión salarial, actualmente se enfoca en los siguientes procesos:

liquidación, pagos mensuales, quincenales o semanales, generación de comprobantes de pago según

el período, generación de certificados originales, informes de salud ocupacional e historial de

préstamos, los cuales con esta nueva herramienta tendrán más facilidad de generarlos ya que toda la

información quedara clara y especifica. Con esta investigación quiero dar a conocer nuevos

mecanismos y alcances que se pueden llegar a tener con esta nueva implementación.

Los Núcleos de Apoyo Contable y Fiscal - NAF-son una iniciativa de responsabilidad social,

propuesta y guiada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, susceptible de ser

implementada por las instituciones de educación superior, con el fin de crear espacios de atención

permanente, donde estudiantes y maestros, previamente capacitados, ofrezcan orientación básica en

materia fiscal a personas naturales y jurídicas, sin ningún costo, en el ámbito normativo o técnico,

según el alcance que se determine mediante los documentos que formalicen los acuerdos para su

implementación.

Los NAF se han puesto a disposición, tanto de la comunidad académica, como de particulares y

empresas un servicio de orientación personalizada sobre tributación que es brindado por estudiantes

voluntarios con el apoyo de la universidad y de la DIAN dentro de su convenio interinstucional como

estrategia para la promoción del cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias, y el

fortalecimiento de la cultura de la contribución en la ciudadanía. Buritica, L. (17 octubre 2019)

4. Marco de Referencia

4.1.Marco de Antecedentes de investigación

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La nómina electrónica se implementara con el fin de generar más claridad y orden a la hora de liquidar los

sueldos, con esta inclusión en lo electrónico se manejara un mayor control ya sea fiscal y organizacional

que permite un amplio y mejorado plan de relación entre empleado y empleador dice (Ortiz & Sánchez,

2014, p. 2)

Para Ortiz & Sánchez, (2014), "El objetivo principal de la nómina es el de administrar y controlar el pago

de los empleados de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, cuyo proceso de elaboración incluye

aspectos muy importantes como sueldos y salarios, prestaciones de ley, tiempo extra, y las debidas

retenciones de ley, por lo cual implica una necesaria revisión de minuciosa para llevarse a cabo. Esto implica

la relación laboral entre el empleado y el empleador, porque la nómina refleja en muchas ocasiones el nivel

de satisfacción de ingreso de los empleados, además de las expectativas, compromisos y responsabilidades

de los empleadores y empleados. "(p. 2)

La investigación de Rincón, (2020) explica cómo será la sistematización del proceso de nómina, una tarea

compleja. El sistema de nómina, por otro lado, es un laboratorio de computación que ofrece ese tratamiento

y, por otro lado, enfrenta algunas de las barreras creadas por los empleadores que se dan cuenta de su

importancia pero no invierten recursos. Busco una solución como esta. Pero, ¿qué pasa con las empresas

que utilizan estas aplicaciones para mejorar sus servicios? La importancia de estos documentos es que la

mayoría de los datos utilizados por los empleados se construyen a partir de ellos no solo para recibir una

compensación por el trabajo, sino también el Sistema de Seguridad y los datos de Dian. Especialmente

cuando se busqué información sobre este tema, descubrí que había una gran brecha entre lo que los

asalariados presentaban y lo que necesitaba la empresa, es decir, la coherencia de este producto con las

necesidades internas y la implementación.

Explicación del Sistema de administración electrónica de comprobantes fiscales digitales por internet,

Yáñez, (2015). Explica que "En el año 2013 se publicaron reformas al Código Fiscal de la Federación, en

donde se especifica que todo contribuyente con la facultad de emitir Comprobantes Fiscales Digitales (CFD)

deberá sustituirlos por Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) a partir del primero de abril de

2014 (previa prórroga). Tal es el caso de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, la cual, debido a

estas reformas, se encuentra obligada a proporcionar recibos bajo el esquema de Comprobante Fiscal Digital

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por Internet (CFDI) a todos los trabajadores que conforman la Nómina Institucional. Un CFDI como recibo

electrónico de nómina es un documento en formato XML que contiene información sobre el emisor y

receptor del mismo, así como datos generales de nómina

Para la implementación de nómina electrónica en Colombia, ¿los trabajadores tienen un conocimiento

solido? Puente, Ortiz, & Ramos, (2015). Según la investigación que hicieron nos lo explica, el conocimiento

de los trabajadores sobre el recibo de nómina electrónico, implicaciones económicas y fiscales. Lista de

Árbitros, 145. Una de ellas es la obligación, a partir de 2014, que atañe a patrones y trabajadores sobre el

recibo de nómina electrónico, lo cual representa dificultades para el considerable número de trabajadores

subordinados que tienen escasa preparación académica y bajos ingresos, según estadísticas. Ellos deberán

contar ahora con un equipo de cómputo para recibir los archivos electrónicos (pdf, xml), conocer el manejo

del mismo y saber guardar los archivos correspondientes para cumplir con las disposiciones que entraron

en vigor en el 2014.

Según se conoce la nómina se viene desarrollando de una manera más manual que sistemática cual es la

diferencia nos lo explica Duvpal. (2021). La liquidación de nómina versus nómina electrónica: Sí existe una

diferencia entre la liquidación de nómina y el nuevo mecanismo de control implementado recientemente

por la Dian. A su vez, liquidar una nómina consiste en determinar en forma mensual el valor total devengado

por los días trabajados, es decir, el pago de todo derecho o reconocimiento que se haya acordado, sea fijo o

variable. Igualmente, la nómina consiste en liquidar las deducciones o descuentos que deben hacerse al

trabajador tanto legal como voluntario, debidamente autorizados y, finalmente, determinar el valor a pagar

en forma mensual o quincenal. Diferencias Berrío explica que la liquidación de la nómina consiste en

determinar valores devengados, descuentos y neto pagado al trabajador y que la nómina electrónica, en

cambio, es un mecanismo de control permanente que ha implementado la Dian, obligatorio para todos los

empleadores que soliciten costos o deducciones en su declaración de renta por concepto de pagos salariales.

La Nómina Electrónica así es y así funcionará en el país: Este documento notifica a la Dian los pagos que

se hacen cada mes e incluye los costos y deducciones realizados a cada uno de los empleados. La nómina

electrónica es el nuevo documento electrónico exigido por la Dian y que consiste en el soporte de pago de

los dineros que un empleador abona a las personas con las cuales se tiene una relación laboral o legal y

reglamentaria, y que debe emitir a esa entidad. (Neldor.2021 P. 1)

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En esta nueva implementación de la nómina electrónica se van a requerir diferentes tipos de documento

Neldor. (2021). Nos relaciona mediante este texto. "Los tipos de documento requeridos para realizar la

nómina electrónica son: soporte de pago de nómina electrónica, que debe ser solo un documento por mes

por cada beneficiario del pago que tenga la empresa, el cual corresponde al comprobante de nómina de dicho

trabajador, en el que se debe indicar lo devengado, deducido y el neto. Y las notas de ajuste al documento

soporte de pago de nómina electrónica, por errores en el contenido y que el sujeto obligado deberá

reemplazar o eliminar de acuerdo con el evento presentado. Podrá hacerse tantas veces como correcciones

se requieran sobre un documento soporte de pago de nómina electrónica", explica Reyes. Asimismo, asegura

que por ser un documento electrónico que hace parte de los sistemas de facturación electrónica, este será

utilizado únicamente como vehículo para la información descrita, es decir, no requiere representación

gráfica, ya que no debe reemplazar el volante de nómina que actualmente se les entrega a los colaboradores

o pensionados.(P. 1).

La explicación de Díaz, (2007). De cómo se va a empezar a manejar los pagos de nómina de acuerdo a la

sustitución de cheques en la nómina de los empleados públicos por tarjeta electrónica. Pese a que se está

trabajando en la implantación del sistema de pago mediante la tarjeta de nómina, el gobierno prefiere que

la mayoría de los empleados públicos opten por el pago directo, ya que este es más económico que la tarjeta

electrónica. Por tal razón, durante marzo se llevara a cabo una campaña promocional educativa para motivar

a los empleados gubernamentales a que cambien a depósito directo, indico Rivera.Juan Carlos Méndez,

secretario de Hacienda, indico en entrevista exclusiva con El Nuevo Día que la Ley 103 del 25 de mayo de

2006 -conocida como la Ley de Reforma Fiscal- le ordeno a Hacienda que creara el mecanismo de tarjetas

electrónicas ("payroll cards") para aquellos empleados que no desean recibir su salario mediante un depósito

directo a su cuenta bancaria.

Una de las páginas más visitadas financiera explica cómo va hacer la implementación de la nómina

electrónica y como van hacer vigilados por los entes autorizados. Noticias financieras. (2017) el fisco

aumentara vigilancia a empresas con la nómina digital. Todas las empresas, desde las micro hasta las

multinacionales, tienen hasta el 31 de marzo para actualizar el sistema de nómina electrónica, conocida

como 'nomina versión 1.2'.Por un lado, puede hallar errores cuando las empresas preparan una nómina y

por otro, detectar irregularidades que pudieran existir por el pago de las nóminas o desvíos de algún tipo de

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recursos que las empresas le pagan a los trabajadores sin gravarlos o gravarlos adecuadamente", la autoridad,

puede cruzar muy fácilmente la información de otras fuentes como el IMSS, Infonavit, tesorería, todos los

actores que tengan que ver con temas de nómina.

¿La nómina electrónica aportara eficiencia a las organizaciones? según Mendoza. (2021). La nómina

electrónica permitirá a las empresas reducir tiempos, costos y aporta en gran medida trazabilidad, Alexandra

Reyes Gómez, presidente de Carvajal Tecnología y Servicios, considera que esta herramienta les permitirá

a las compañías utilizar el soporte de los pagos de nómina dentro de las declaraciones tributarias, para

devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas, e implementar todo el proceso de desmaterialización

de los comprobantes fiscales. De igual manera, cree que les servirá para sustentar de forma más ágil y fácil

los costos y deducciones asociados a pagos de nómina ante la Dian; mantener la información de los costos,

deducciones y demás, actualizados y eliminar trámites administrativos para certificar los desprendibles de

nómina ante las entidades.

Las empresas pequeñas están en una constante zozobra ya que no tienen muy claro lo que va a pasar, por

eso Duvpal. (2021) nos explica porque los pequeños empresarios están a la expectativa de esta novedad:

Con la nómina electrónica los microempresarios actualizarán los conocimientos tecnológicos para no

quedarse rezagados frente a otras empresas que ya han adoptado estos procesos. Las microempresas en

Colombia son las que más dificultades podrían presentar cuando entren a cumplir con la exigencia de la

nómina electrónica a medida que vaya avanzando el cronograma diseñado para tal fin por el Gobierno

Nacional. A esta conclusión llegó Andrés Santacruz, especialista en implementación de documentos

electrónicos del Grupo Plus Consulting, quien comenta que "muchas de las pequeñas empresas no están

acostumbradas a llevar una nómina bien documentada, que es lo que se necesita para enviar el documento

soporte de nómina electrónica a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales".

La nómina electrónica está compuesta de conceptos como devengos o deducibles, los cuales serán expuestos

mediante operadores autorizados y certificados por la Dian, en la sesión de noticias de la página de

Actualícese. (2021) como se conoce técnicamente, se configura como el documento soporte de costos,

deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación

laboral o legal y reglamentaria, y de los pagos a los pensionados. Lisandro Junco Riveira, director de

ingresos de la Dian explica que el propósito de implementar la nómina electrónica es que, sin duda, se

convierta en un documento estratégico para la administración tributaria.

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La nómina electrónica es implementada con el fin de dar información más clara a la entidad DIAN, Duvpal.

(2021) hace la siguiente pregunta: ¿Qué hacer para capacitar su recurso humano en el tema?: Las entidades

que no quieran tercerizar este servicio tendrán que instruir a sus colaboradores sobre cómo realizar el

proceso y lo que implica. Durante la etapa de migración de documentos físicos a electrónicos los

empresarios colombianos, por disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian),

tendrán que implementar progresivamente y según el tamaño de la empresa, a partir del primero de julio, la

emisión de nóminas electrónicas. En la práctica son archivos electrónicos generados mediante un ‘software’

que contiene la nómina firmada digitalmente por una entidad, claro está, que con la misma validez que el

documento contable convencional que se maneja actualmente.

Para terminar de hablar sobre la implementación de la nómina electrónica Sarmiento, (2019). Dice que el

trabajo de fortalecimiento conceptual, normativo y legal en el área de nómina en la asociación de padres

usuarios de hogares de bienestar hombres del mañana, se realizó con el objetivo de reducir las

irregularidades eventualmente presenciadas en el área, además de aumentar los índices de productividad y

competitividad de las Pymes en las entidades sin ánimo de lucro. Para la preparación del fortalecimiento se

llevó a cabo una investigación mixta (cualitativa y cuantitativa) al igual que una recolección de datos

primaria, secundaria, directa y participativa, para establecer los requerimientos por la entidad, los cuales se

ajustaron previamente para que fueran legales y funcionales aplicados en todo el territorio nacional. De esta

manera y a través de la realización de la matriz de riesgos se pudo evidenciar las falencias existentes al

campo contable del área de nómina y sus alternativas de solución.

Nimbs, & Smith. (2016). an illustrted inventory of the sea slugs of new south wa les, australia (ga stropoda:

heterobranchiaa). Although the Indo-Pacific is the global centre of diversity for the heterobranch sea slugs,

their distribution remains, in many places, largely unknown. On the Australian east coast, their diversity

decreases from approximately 1000 species in the northern Great Barrier Reef to fewer than 400 in Bass

Strait. While occurrence records for some of the more populated sections of the coast are well known, data

are patchy for more remote areas. Many species have very short lifecycles, so they can respond rapidly to

changes in environmental conditions. The New South Wales coast is a recognised climate change hot-spot

and southward shifts in distribution have already been documented for several species. However, thorough

documentation of present distributions is an essential prerequisite for identifying further range extensions.

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4.2.Marco Conceptual

La nómina electrónica es un comprobante que se le envía a la DIAN para que pueda ser validada por esta,

impulsando esta herramienta como un elemento más en la transformación digital, esta se genera por un

aplicativo de nómina que tienen los softwares contables o por generación manual de los empleadores,

cumpliendo con los requerimientos técnicos exigidos por la DIAN.

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software

que cumpla con las condiciones técnica señaladas por la Dian, y que debe estar validado y aprobado por

esta.

Que la información que se suministra en el documento soporte de pago de nómina electrónica no implica

para la DIAN:

Responsabilidad por la calidad de los datos que le sean suministrados mediante las distintas fuentes de

información.

Ni la obligación de entregar la totalidad de la información de que dispone, sino aquella que se circunscriba

estrictamente a los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina

electrónica

4.3.Marco Legal

La (DIAN, 2021) de Colombia, emitió el pasado 11 de febrero de 2021, la Resolución No. 000013, por

medio de la cual implementó el sistema de facturación electrónica para el pago de nómina electrónica en el

país.

“Que de conformidad con lo previsto en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, al recibir información

que contenga datos personales, la entidad receptora toma el rol de responsable y/o encargado del tratamiento

de datos personales. Por tanto, significa que los datos personales no pueden ser divulgados, pues esta

información involucra derechos a la privacidad e intimidad de las personas y por ende gozan de reserva de

conformidad con la Constitución y la Ley.”

Marco normativo de implementación de los NAF en Colombia, esta iniciativa con el fin de brindar un

acompañamiento a las personas e incentivar a un buen comportamiento tributario.

Resolución No 0047 de 2016

Resolución No 0052 de 2017. Dian (11 noviembre 2021)

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5. Metodología

Este proyecto se realizara mediante la información obtenida en las bases de datos de la universidad y de

diferentes sitios web, como google académico teniendo en cuenta que son muy buena fuente, además de

aportar la información clara, explicita, veraz y confiable, de diferentes investigadores lo cual hacen que se

logre desarrollar los objetivos.

5.1. Tipo de estudio

El tipo de estudio se hará bajo el modelo documental y descriptivo, que mostrara la información detallada

y garantizada por personas capacitadas sobre el tema, que también han hecho sus investigaciones pertinentes

para lograr brindar una clara información.

La indagación documental es una técnica de investigación cualitativa que se ocupa de recopilar y elegir

información por medio de la lectura de documentos, libros, revistas, grabaciones, filmaciones, periódicos,

bibliografías, etcétera.

Un análisis detallado es un tipo de metodología a ejercer para deducir un bien o situación que se encuentre

presentando; se aplica describiendo cada una de sus magnitudes, en esta situación se explica el órgano u

objeto a aprender.

5.2. Método de investigación

Como método de la investigación utilizare el análisis, teniendo claro el tema en el cual se me permite

desarrollar una indagación que brinde información eficaz y entendible para que se tenga en cuenta el

porqué de la implementación y para que, ya que aún hay muchas personas las cuales no tienen mucho

conocimiento al respecto.

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5.3. Fuentes y técnicas para la recolección de la información

En el desarrollo de este trabajo investigativo, se utilizó el tipo de estudio exploratorio, ya que para realizarlo

en su primer nivel, se debe tener en cuenta que es un conocimiento científico, debido a que su objetivo se

basa en la formulación de un problema dando la posibilidad de tener una investigación clara, concisa y

precisa, en el cual se revisó y se estudió los documentos disponibles en la base de datos de la universidad

cooperativa de Colombia y en google académico

Para esta investigación se aplicó la técnica de encuesta la cual se hará con la población de Cali y se tomara

una muestra de 10 personas con conocimientos contables y 10 personas que no han estudiado contabilidad

pero entienden.

5.4 Tratamiento de la información

Esta técnica se hará mediante una encuesta digital la cual queda más asequible de realizar, se tabulara y se

graficará por Excel.

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6. Resultados de la investigación

6.1 resultado del objetivo Caracterizar el proceso de la nómina electrónica a la luz de la legislación

colombiana.

6.1.1 Sistema de nómina electrónica

El sistema de nómina electrónica consiste, en la emisión de nóminas electrónicas establecido por la

DIAN contempla por un lado la emisión de nómina electrónica, llamadas Documentos soporte de

pago de nómina electrónica y, por otro lado, notas de ajuste del documento de soporte de pago de

nómina electrónica, que son documentos electrónicos que deben emitirse para rectificar o modificar

las nóminas electrónicas en caso de error.

Ambos documentos deben ser firmados electrónicamente por las empresas y remitidos a la DIAN

para su validación.

Así mismo el documento soporte de pago de nómina electrónica, es el nombre técnico que recibe las

nomina electrónica la cual Refleja la retribución percibida de una persona derivada de su relación

laboral con una empresa.

También con esta implementación se debe presentar las notas de ajustes de esas nóminas, que sería

otro documento soporte, que rectifica o modifica la nómina.

Las empresas que deben emitir nominas electrónica son todas aquellas sujetas al pago del impuesto

sobre la renta y el IVA que realicen pagos o abonos a otras personas por su relación laboral o legal.

6.1.2 Calendario de implementación

La DIAN ha previsto tres cronogramas de adopción escalonados:

Cronograma de implementación de acuerdo con el número de empleados: define la fecha de

habilitación en el servicio informático el 01/08/2021 y la fecha máxima de implementación el

29/10/2021. La DIAN mediante la resolución 063 ha prorrogado la incorporación de este primer

grupo de empresas ampliándoles el plazo para la emisión de septiembre a día 29 de octubre de 2021.

Calendario de implementación permanente: tendrán dos meses de plazo para generar los soportes,

contados a partir de la realización de los pagos.

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Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: con

fecha de habilitación 31/03/2022 y fecha de implementación 31/05/2022.

La resolución además contempla que cualquier empresa puede al cronograma establecido y

comenzar a emitir las nóminas de forma electrónica.

6.1.3 Procedimiento de flujo de emisión de nóminas electrónicas

A partir de la información obtenida del BPO o software de nómina, la solución de Global Complace

de EDICOM genera las nóminas electrónicas y las transmite a la Unidad Administrativa Especial

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, siguiendo los requisitos legales y técnicos

especificados. La DIAN genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación con el valor

«Documento validado por la DIAN». Con la validación obtenida, la plataforma de EDICOM integra

el mensaje de la DIAN en el BPO de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas

para que sean remitidas de forma automática a los empleados. Además, la solución preserva las

nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y

confidencialidad.

Este flujo de emisión es equivalente en el caso de las notas de ajuste.

6.1.4 Requisitos para emitir nóminas electrónicas en Colombia

Habilitación por parte de la DIAN para poder generar y transmitir las nóminas electrónicas y las

notas de ajuste del documento de soporte de nóminas electrónicas.

6.1.5 Uso de firma digital.

Características del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Notas de Ajuste

Tanto los soportes de nómina electrónica (NE) como las notas de ajuste (NA) deben incluir el CUNE

(Código único de nómina electrónica) y emitirse en un contenedor electrónico, el cual, debe incluir

por cada NE y NA el Application Response de la DIAN.

Los Aplicación response son documentos electrónicos de propósito general mediante los cuales se

envían las validaciones realizadas por la DIAN en el documento soporte.

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6.1.6 Información que debe contener Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

Datos personales del empleado y de la empresa

El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.

Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina

Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina

El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina

menos el valor total de deducido de nómina.

El medio de pago,

Fecha y hora de generación.

Firma digital de la empresa.

Identificación del proveedor tecnológico.

6.1.7 Información que debe contener la Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de

Nómina Electrónica

Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de

nómina electrónica.

Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

La fecha de generación del CUNE de la nómina electrónica a la que.

El código único de documento soporte de pago Electrónico -CUNE.

El tipo de documento de ajuste según corresponda.

La fecha y hora de generación.

La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que se anula.

Datos de la empresa y del empleado.

Firma digital de la empresa.

Periodicidad

Mensual

6.1.8 Formato

XML.

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Representación Gráfica

Tanto la representación gráfica de la nómina electrónica como de las notas de ajuste deberán incluir

código QR.

Siguiendo los pasos de otros países como México, Colombia da un paso más en su proceso de

digitalización de la economía. Sin embargo, a diferencia de México, la DIAN no exige la firma

electrónica por parte de los empleados, haciendo el proceso más sencillo. La estandarización de las

nóminas ayudará a tener un acceso a la información más eficiente e inmediata.

Además, a la incorporación de la nómina electrónica en el sistema de facturación también se suma

la reglamentación legislativa y técnica de la factura electrónica como título valor (RADIAN). La

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, a través del Comunicado de Prensa No. 023

ha resaltado que “con estos tres actos administrativos, la DIAN continúa con el fortalecimiento del

sistema de factura electrónica, brindando nuevos servicios en la plataforma, con el fin de que los

contribuyentes y responsables puedan seguir modernizando su operación, al igual que la entidad

viene haciéndolo, realizando acciones para ser más moderna, cercana a sus usuarios, con más y

mejores servicios impulsados por el mundo electrónico.” Edicom. (Septiembre 24, 2021)

se aplicó una encuesta de 5 preguntas cuyo análisis se va a complementar con la respuesta del

objetivo específico 1, a continuación, se presentan los resultados gráficos de cada pregunta realizada

en la encuesta lo cual nos mostrara el conocimiento que tienen las personas con esta implementación

y si les gusta esa iniciativa.

22

De los encuestados el 38,9 % tiene poco conocimiento sobre nómina electrónica, el 37,8% tiene algún

conocimiento, el 15,6% no tiene ningún conocimiento y el 7,8% tiene buen conocimiento.

Lo anterior indica que la información relacionada con nómina electrónica aun es desconocida o que se tiene

poco conocimiento sobre ella, por parte de las empresas es importante organizar capacitación e informar a

los empleados de estos cambios.

Con relación a la importancia que los encuestados dieron sobre la nómina electrónica es de resaltar que un

65.6% de las respuestas dicen que es efectivamente importante y esto se da por qué en la actualidad se

visionan estos cambios como métodos aplicables para la reducción de la brecha fiscal que hay actualmente

en el país.

23

La participación de esta pregunta muestra un balance entre totalmente de acuerdo y de acuerdo del 90% y

este resultado comprende de una manera positiva, que los colombianos pueden evidenciar que este tipo de

mecanismo contribuye a la formalización de los contribuyentes con sus respectivos empelados, ver este tipo

de proyectos como mejora en la calidad de vida para la sociedad colombiana implica mucho compromiso

por parte de empresarios, DIAN y el estado como tal

Con respecto a esta pregunta, un 58.9% de los encuestados consideran que la DIAN, implementa la nómina

electrónica como medio de control, y realmente eso es cierto donde los beneficiarios van hacer los mismo

empleados, sin embargo este proceso inicia con expectativas muy altas pata todos los tipos de

contribuyentes, pensando también en el futuro donde utilizar este tipo de medidas y medios de tecnología

traerá consigo beneficios para todos, por qué también hay que pensar en los argumentos del 20% que dice

que está en desacuerdo.

24

Con relación a esta última pregunta, la opinión sobre la decisión está sobre un 64.4%, como muestra de ello

hay una visión positiva del cambio, ya que en la realización del análisis de todo este trabajo, Colombia en

la implementación esta algo atrasada, es esta la oportunidad de estar a la par de países latinoamericanos

como Brasil, Chile y México que tanto para facturación como nómina electrónica llevan varios años en el

proceso mostrando significativamente resultados positivos que han mermado la evasión y la elusión de cada

país. Sanchez & Holguin (2021)

25

6.2 Resultados del objetivo Identificar las ventajas y desventajas de los procedimientos de

liquidación de nóminas en los programas administrativos contables y financieros que

maneja la empresa.

Ventajas de la nómina electrónica

No ocupa espacio: Ya que se trata de un archivo .XML generado a través de un

software especializado, no debes preocuparte por su almacenamiento, puesto a que se

guarda de forma automática en la nube y no necesitas disponer de un espacio físico.

Además, evitas el uso de papel, ahorras dinero en costos de impresión y contribuyes al

cuidado del medio ambiente.

Puede consultarse en cualquier momento: Gracias a este nuevo modelo tienes la

posibilidad de acceder a la nube y descargar tu nómina cuando lo necesites, sin

importar el lugar en el que te encuentres.

Puede ofrecernos datos y estadísticas: Dependiendo del Sistema de Nómina

Electrónica que utilices puedes acceder a datos importantes como: cuánto estás

pagando a tus empleados, cuál es su salario devengado y total deducciones.

Evitas la pérdida de información: Dada su naturaleza electrónica, este documento se

genera a través de programas informáticos y se almacena en la nube, por lo que es muy

difícil que se llegue a perder. Sánchez (2021).

Desventajas de la nómina electrónica

Gestión del cambio: Uno de los grandes mitos de la automatización es que puede reemplazar las

tareas de los colaboradores, sin embargo, esto no es así. En nuestra experiencia, los departamentos

que implementan un programa de gestión de nómina son más prósperos y eficientes.

Costos de inversión: Implementar un software para la gestión de la nómina implica una inversión

inicial considerable. Sin embargo, este factor debe analizarse en comparación con los beneficios que

generará en términos de productividad y cumplimiento.

Inconsistencias en la información: Otra de las desventajas que podrían darse, son las

inconsistencias en la calidad del trabajo, por ejemplo, los salarios podrían no ser la cantidad

adecuada, los impuestos no ser deducidos correctamente, no estar acordes a las deducciones fiscales

26

etc. Sin embargo, esto depende del programa de nómina que elijas, así como del soporte técnico que

podría darte el proveedor.

Deficiencias en la ejecución: Partiendo desde este punto, es muy importante que los colaboradores

cuenten con la capacitación adecuada para ejecutar las herramientas, de poco vale contar con la

mejor tecnología si esta no juega a favor de las personas.

Invertir tiempo en la planeación y estrategia: En relación a los párrafos anteriores, antes de elegir

un software de nómina para el área de recursos humanos, debes tener en cuenta aspectos de suma

importancia. Gdm (2021)

27

6.3 resultado del objetivo: Describir las actividades y procedimientos que requieren la

contabilidad de la nómina para asegurar que esta herramienta sea efectiva y

completamente confiable.

De acuerdo a lo investigado sobre la implementación de nómina electrónica, y todos los detalles que

se obtuvieron, con el objetivo de dar una amplia descripción de los procedimientos de

contabilización de la nómina, se tomó una empresa del sector real cuya razón social es Secar

Ingenieros S.A.

En la actualidad maneja el modelo tradicional de nómina por computador, cumpliendo con todos los

requisitos legales exigidos por los estatutos tributarios que la regulan, se cuenta con un software

contable denominado Siesa 8.5, para la elaboración del documento nomina; ésta se genera en

formato Excel, para su almacenamiento digital, y remisión al gerente vía correo electrónico,

adicional a esto, se realiza la impresión física del documento para su respectiva revisión, validación

y análisis.

Para este proceso de liquidar nomina en la empresa Secar Ingenieros es muy desgastante porque son

más de 100 empleados. Ya que se debe calcular las horas extras, aparte se debe digitar manualmente

la mano de obra para asi poder sacar costos, a continuación se pueden visualizar ejemplos tomados

de la empresa secar de cómo es el proceso de contabilización de nómina:

28

Tabla 1. Identificación de los empleados

Elaboración propia

Como se observa en la tabla anterior, los datos de identificación cuentan los datos básicos del empleado,

tales como nombre del empleado, número de identificación, cargo y salario básico.

Tipo de

Transacción

Salario Básico Nombre del Beneficiario Cedula de

Ciudadanía

Pago Nomina 517.367 AGUIRRE LUIS 1112102713

Pago Nomina 1.209.192 ALVAREZ JHONY 1114827348

Pago Nomina 873.423 ARGOTE CARLOS 16706707

Pago Nomina 584.425 ATOY EDWIN 1116160200

Pago Nomina 911.842 AYALA VIVIAN 38560418

Pago Nomina 1.116.361 BERRIO FERNANDO 1130593094

Pago Nomina 651.681 BETANCOURT

VALENTINA

1144190109

Pago Nomina 552.713 BONILLA JULIO 94410433

Pago Nomina 614.613 CABANZO ROLDAN 1143876416

Pago Nomina 726.217 CALAMBAS HUGO 1130602506

Pago Nomina 692.087 CAMAYO ALVARO 1112466100

Pago Nomina 863.737 CANAS ENRIQUE 16366180

Pago Nomina 660.507 CARABALI KEVIN 1143995365

Pago Nomina 609.166 CARDONA CAMILA 1151961253

Pago Nomina 708.310 CASTILLO JOHAN 1005863839

29

Prestaciones sociales (Tabla 2)

Provisión de prestaciones sociales

cesantías Intereses de

cesantías

Prima Vacaciones

83.400

10.008 83.400

65.100

83.400

10.008 83.400

65.100

83.400

10.008 83.400

65.100

83.400

10.008 83.400

65.100

142.100

17.052 142.100

73.000

94.800

11.376 94.800

69.400

100.200

12.024 100.200

81.100

105.600

12.672 105.600

83.100

231.600

27.792 231.600

86.400

131.200

15.744 131.200

85.200

1.139.100 136.692 1.139.100 738.600

Elaboración propia

La provisión de prestaciones sociales, está conformada por las cesantías que tiene un porcentaje de 8,33%,

intereses sobre las cesantías un 12%, prima de servicios un 8,33% y las vacaciones con un 4,17%; cada vez

que se liquide la nómina del trabajador se deben liquidar las provisiones de nómina correspondiente a la que

tiene derecho todo empleado por ley. Si bien estas prestaciones sociales se pagan a finales de año, se causan

cada mes.

30

Aportes Parafiscales (Tabla 3)

Elaboración propia

Como se observa en la tabla anterior los aportes fiscales corresponden a Salud, Pensión,

ARL.

La salud es cotizada por un 12.5%; la cual es distribuida así: 8.5% aporta el empleador y un 4% el

trabajador.

La pensión es gestionada por los fondos de pensión, donde el empleador aporta un

12% y el trabajador el 4%.

La cotización a la ARL, varía según el riesgo a que se exponga cada trabajador, en su totalidad es aportada

por el empleador y estas varían entre un 0,348% para el nivel I de riesgo y 8,7% para el nivel V de riego.

Aporte seguridad social

Aporte a salud Aporte a pensión Aporte a ARL

Entidad Nit Valor Entidad Nit Valor Entida

d

Nit Valor

Comfenal

co

8903542141

-1

48.000

colpension

es

900541273

-2

88.000

sura 830672814

-0

7.000

Comfenal

co

8903542141

-1

48.000

colpension

es

900541273

-2

88.000

sura 830672814

-0

7.000

Comfenal

co

8903542141

-1

48.000

colpension

es

900541273

-2

88.000

sura 830672814

-0

7.000

Comfenal

co

8903542141

-1

63.000

colpension

es

900541273

-2

63.000

sura 830672814

-0

11.000

Comfenal

co

8903542141

-1

84.000

colpension

es

900541273

-2

84.000

sura 830672814

-0

13.000

Comfenal

co

8903542141

-1

96.000

colpension

es

900541273

-2

96.000

sura 830672814

-0

15.000

Comfenal

co

8903542141

-1

112.000

colpension

es

900541273

-2

112.000

sura 830672814

-0

21.000

Comfenal

co

8903542141

-1

121.000

colpension

es

900541273

-2

121.000

sura 830672814

-0

23.000

Comfenal

co

8903542141

-1

96.000

colpension

es

900541273

-2

96.000

sura 830672814

-0

15.000

31

Comprobante de nómina empresa secar Figura 1

Como se puede ver en la imagen anterior, es el comprobante de pago de nómina de un empleado de la

empresa Secar Ingenieros, donde se relaciona los devengos y los descuentos, también se observa el valor

descontado por prestaciones sociales, pero para llegar a este comprobante se deben hacer procesos manuales

desgastante y que toman tiempo.

El siguiente es el procedimiento de nómina en la empresa secar ingenieros con su software contable

denominado Siesa 8.5

Funcionalidad

Actualmente cuando vamos a ingresar las novedades de nómina manualmente se está

realizando directamente sobre el documento de nómina, pensando en tener en control donde

hayan niveles de ingreso y de autorización se diseña el módulo de la Pre-nómina, así se tendrá

un control de las novedades que se está ingresando y solo se podrán realizar este tipo de

ingresos median los parámetros que están establecidos en el sistema junto a los controles para

autorizar las novedades registradas.

Parámetros.

Para poder que el sistema sepa que concepto corresponda a qué tipo de hora debemos tener en

cuenta los siguientes parámetros:

Grupo de Terceros

En el grupo de terceros deben estar lo conceptos que forman parte del básico horas

ordinarias, horas dominicales y horas festivas si los conceptos son los mismos en la pre-

nomina resumida cuando sean registros globales solo podremos capturar básico si

deseamos distribuir el básico en dominicales y festivos debemos tener conceptos

diferentes.

32

Creación y actualización de empleado Figura 2

Parámetros de tiempo extras y recargos

Para utilizar la pre-nomina el sistema debe conocer los conceptos a qué tipo de hora

corresponden, así que en los parámetros del sistema en los tiempos extras / recargos

encontramos los conceptos de acuerdo al tipo de horas al que corresponde

Parámetros para actualización de empleado Figura 3

Estos conceptos son los que le permitirá al sistema identificar los tipos de horas que se

asocian a ellos, para el manejo de la información que vamos a ver más adelante.

33

Nota: Si estos conceptos no se encuentran debidamente parame trizados no vamos a poder

entrar a los programas de captura manual y menos vamos a poder recepcionar la

información por los procesos vía plano.

Algo que hay que tener muy en encuentra es que los conceptos deben ser diferentes y no

se pueden repetir, practica muy común en los recargos nocturnos, para tener un control de

autorización correcto debemos dejar los conceptos diferentes por cada tipo de hora.

Pre-Nomina

Aquí nos encontramos con las opciones para el manejo de la pre-nomina donde esta como

alimentar la información y como manipular dicha información.

34

Actualización de la pre-nomina desde módulo de nómina Figura 4

Actualización directa.

Por esta primera captura podemos a un empleado por una fecha ingresarle los registros

que deseamos autorizar posteriormente, en esta captura donde podemos también ingresar

los valores de registros modo 99, adicional a esto hay que tener en cuenta que solo puede

haber una novedades adicional en el mismo día por el mismo tipo de movimiento el grupo

de empleados debe ser de estándar.

Captura directa de horas liquidadas por empleados Figura 5

Para hacer la captura de la información debemos especificar día, centro de costos, centro

de operación y el tipo de registro, este indicador nos simplifica la captura del concepto ya

que lo va a tomar de los parámetros o del grupo de tercero y del día que selecciono.

35

Definición de fecha de liquidación Figura 6

Como podemos apreciar los tipos de hora están divididos en 6 grupos Básico, Recargo

nocturno, hora extra diurna, horas nocturna, compensatorio y los registros modo 99.

Si elegimos un tipo de hora que forme parte del básico sale automáticamente autorizada,

si elegimos una novedad entonces queda pendiente de autorizar, si vemos al final de los

registros hay dos indicadores la (H) que quiere decir que es un registro de hora.

36

Captura directa de horas Figura 7

Cuando seleccionamos un modo 99 entonces se abre otra captura donde se registra el

concepto y valor para ese día con los parámetros que escogimos de centro de costos y

centro de operación.

Parametrizar las bonificaciones Figura 8

Para identificar esto registros los veremos son su valor capturado y con el símbolo ($),

adicional a esto si estamos sobre un registro modo 99 se nos habilita el F3, para

rápidamente entrar a la captura de más registros o modificar los existentes en ese mismo

día con sus parámetros.

37

Parámetros para fijar valores Figura 9

Si intentamos modificar un registro que ya se encuentra autorizado el sistema no permite

cambiar el valor tanto para las novedades como para el modo 99 si queremos cambiar el

valor debemos desautorizar el registro para poder realizar la modificación, con el único

tipo de registro que no tiene esa validación son con los del básico.

Autorizaciones para descuentos por nomina Figura 10

Actualización Directa Resumida

Esta actualización solo realiza ingreso de novedades y conceptos modo 99 los cuales se

pueden desarrollar en un rango de fechas o por periodos de nómina cuando seleccionamos

38

varias fechas se despliega una consulta con las fechas que están en la selección y posterior

mente presenta los empleados que entran en la selección para el registro de sus novedades.

Empleados que están en la selección Figura 11

Criterios de selección Figura 12

Aquí tenemos los empleados que se seleccionaron, solo vamos a encontrar los empleados

que son de estándar y que estén dentro de los criterios de selección, vemos al inicio un

39

indicador que cuando este con un ([ * ]) nos dirá que este empleado ya tiene novedades,

en la parte inferior encontramos las novedades y el acumulado de los valores modo 99 al

pulsar F5 vernos las opciones que tenemos para el ingreso y consulta de novedades y

pulsando enter sobre el registro podremos ingresar la novedades, recargos nocturnos y

Básico, si deseamos ingresar horas básicas (básico dominical y festivo) en él es correcto

si debemos retornar ya que no es normal que capturemos básico y estas horas básicas

quedan pendientes de autorizar.

Parámetro de captura de novedades Figura 13

Cuando la selección la realizamos en un rango de fechas solo se nos permitirá capturar la

novedad dependiendo del día si es festivo dominical u ordinario en este caso el día jueves

es un día ordinario y solo nos permite capturar novedades de horas extra diurna ordinaria,

hora extra nocturna ordinaria y compensatorio ordinario, dentro de las diferencias con la

pre-nómina del módulo de programación las horas aquí se capturan en centenas.

40

Marcar empleado que tiene novedades Figura 14

Como podemos apreciar se ha marcado al empleado que tiene novedades y en la parte

inferior podemos ver cuáles son.

41

Cambio de centro de costos o de operación Figura 15

Si requerimos cambiar el centro de costos o el centro de operación se da función ESC en

la primera hora disponible y nos permite cambiar la información, pero se genera un nuevo

registro para que la información sea registrada según sea el caso.

Resultado final del cambio de costos o de operación Figura 16

Como podemos ver podemos capturar la información por otro centro de costos,

y el resultado final son dos registros del empleado uno por cada centro de costo.

42

Visualización de los dos registros que quedan Figura 17

Como podemos ver se crean dos registros por los dos centros de costos que capturamos.

Parámetro para la selección de empleados modo 99 Figura 18

El F5 nos permite capturar los modo 99, consultarlos y nos permite ver un resumen de las

novedades autorizadas.

43

Resultado de la selección de la selección Figura 19

Lo primero que nos muestra el capturador son el centro de operación y centro de costos

que podemos cambiar al igual que las novedades pulsando la tecla ESC, funciona de la

misma manera que con las novedades, sino solo vamos a cambiar simplemente damos

enter.

Selección de cantidad de horas Figura 20

44

Para capturar los conceptos la condición es que sean modo 99 y le asignamos un valor,

cuando un valor está autorizado se presentara el indicador (*)

Y cuando el valor está autorizado podemos ver el valor que está autorizado en la parte

inferior de los parámetros.

45

Función captura de conceptos Figura 21

Cuando el valor ya se encuentra autorizado no se puede modificar debe quitar el valor

autorizado.

Con la tecla de función F7 podemos ver una culta detallada de las novedades podemos ver

las horas reportadas manualmente y resaltada aquellas horas que tienen un autorización

en la sección de horas autorizadas aplica también para los modo 99.

46

Parámetros de horas y valores Figura 22

Y con la tecla F8 podemos consultar la información detallada de los conceptos modo 99

Valores líquidos Figura 23

Nota: Cuando hay novedades autorizadas o valores de modo 99 están autorizadas se

muestra resaltado los valores liquidados, al entrar al modo de captura aparecen los valores

resaltados y no se puede modificar.

47

En la parte inferior vemos resaltadas las novedades y el acumulado que tienen algún valor

autorizado.

Ahora cómo podemos ver también tenemos la opción de capturar la información en una

fecha específica, al tomar esta opción vemos que se captura un nuevo indicador que nos

permitirá grabar el registro respetando el día o una captura global que nos permitirá anexar

todas las novedades en solo día, la idea es poder realizar todas las novedades acumuladas

para un tercero.

Carga de novedades Figura 24

La idea con esta opción es cuando un empleado no tiene registrada la marcación para hacer

más ágil la carga de las novedades se realiza al final del periodo para hacer después su

posterior autorización, recordemos que si en el grupo de empleados está el mismo

48

concepto solo podremos capturar básico en la captura global y que después de los recargos

nocturnos festivos nos pasa al es correcto s/n si requerimos incluir una hora básica

debemos pulsar función ESC.

Captura de horas Figura 25

Recepción y Generación vía plano Figura 26

Estos son los programas que le permiten recepcionar y generar información entre sistemas

siesa 8.5, el documento se encuentra en mejoras donde está la estructura del

NMHTATRM los conceptos que se reportan aquí deben estar a nivel de parámetros o de

49

grupo de empleados para poder ser recepcionado, adicional los conceptos de valor solo

se permiten de modo 99.

Tomado de la empresa secar ingenieros S.A

Secar Ingenieros. (2021, 03 octubre)

Procedimiento Nomina Electrónica

El lenguaje XML, es un lenguaje marcado basado en texto el cual cuenta con una estructura de auto-

descripción y puede definir efectivamente otro lenguaje de marcado, proporcionando la estructura lógica

del documento. El XML permite que se distingan entre mayúsculas y minúsculas, ya que fue diseñado con

un énfasis en las características de presentación de los datos. En contraste, el XML es específico de datos.

El XML no permite ningún error en el código y los espacios en blanco se utilizan para un fin en específico,

pues considera todos los caracteres. Las tags de XML están necesariamente cerradas y su sintaxis es de gran

importancia.

Una de las características y ventajas del XML es que los datos se pueden almacenar en archivos XML

separadas y se almacenan en formato de texto simple, lo que posibilita una forma

42 independiente de almacenar datos; facilitando la creación de datos que pueden ser compartidos por

diferentes aplicaciones.

A continuación, se van a mostrar unas imágenes de cómo funciona el formato XML, las cuales fueron

tomadas de una capacitación realizada por la DIAN: Dian. (2021 10 octubre)

50

Procesos tecnológicos Figura 27

Inicialmente se debe realizar la generación de la nómina electrónica, es un procedimiento que luego de haber

cumplido con el proceso de habilitación se debe realizar, consiste en estructurar la información que contiene

el documento soporte de pago de nómina electrónica, se transmite la información y la DIAN genera un

documento electrónico en el cual verifica y contiene las reglas de validación.

Modelo nomina electrónica Figura 28

El Empleador una vez tenga la nómina electrónica de cada uno de los empleados de manera individual,

mediante formato XML, procede a enviar a la DIAN para que esta realice la validación y de constancia que

se cumple con cada uno de los requisitos procede a enviar nuevamente al empleador.

51

Documentos asociados Figura 29

En el documento soporte de pago de nómina, se encuentran dos documentos, la nómina original que se

genera cuando se realiza la generación de ese documento soporte de nómina electrónica, cabe resaltar que

ese documento es individual por cada uno de los empleados, se genera consolidado por mes, es decir, si se

liquida semanal o quincenal se agrupan todas las semanas del mes y se saca el documento soporte de nómina.

Nota de ajuste reemplazar Figura 30

Cuando se habla de nota de ajustes, se refiere a aquellos detalles que fueron omitidos en la nómina, es decir,

aquellos documentos electrónicos que están para rectificarlos o modificarlos.

52

Nomina individual novedad Figura 31

Debe ir detallado el mes, fecha, novedades, el código único de nómina electrónica (Valor alfanumérico que

se obtiene al generar el documento soporte de nómina), salario, días laborados, sueldo de los días laborados,

bonificaciones, comprobante y todas las novedades que se presentaron durante el mes.

Instructivo de Registro en la DIAN para habilitaci6n en n6mina electr6nica.

Lo primero es ingresar a la página de la DIAN: https://www.dian.gov.co/

Una vez se accede a la página de la DIAN en la parte inferior encontrara la opci6n: Temas de

interés/Factura Electr6nica/Habilitaci6n.

Tomada de capacitación de Siesa

En la opción de habilitación se visualizara los campos en los cuales de diligenciaran los datos del

Representante Legal y NIT de la compañía, que se habilitara para el proceso de Pruebas de Nomina

Electronica.

53

Seleccione la opción EMPRESA, posteriormente dar clic en la opción Representante Legal.

Nota: Diligenciaran el Tipo de Documento del Representante, con su respectivo numero y Nit de la

compañia habilitar sin Digito de Verificaci6n. Y Finalizar el proceso con ENTRAR.

Una vez diligenciados los datos se mostrara en pantalla el siguiente mensaje.

54

Fuente: Captura página web. DIAN, septiembre 2021

Este mensaje indica que al email que se encuentra registrado en la DIAN se ha realizado el envio del

Token de Acceso DIAN, se debe tener en cuenta que este ingreso tiene una duraci6n de 60 minutos para

ingresar al portal, posterior a este lapso de tiempo se debera generar un nuevo token de acceso.

Ejemplo del email: Para el ingreso al portal se debe dar click donde dice acceder.

Una vez estamos dentro del portal de habilitaci6n de la DIAN

Pagina de inicio Portal Habilitación

55

Una vez ya accedemos al portal de la DIAN en el Menu principal desplegamos la Opcion:

PARTICIPANTES y seleccionamos la opcion: Otros Documentos Electronicos.

Posterior al proceso anterior debemos dar clic en el recuadro de NOMINA Electronica y Nomina de

Ajuste.

56

Se habilitara una ventana emergente la cual le indicara el inicio del proceso y en la que se deberá dar Clic

en Aceptar.

Se deberá seleccionar el participante que va a emitir otros documentos electr6nicos. En su caso Como cliente

deberá Seleccionar la opción: "Emisor".

Imagen

tomada de una capacitation de siesa

57

Se habilitara una ventana emergente la cual le indicara el inicio del proceso y en la que se deberá dar Clic

en Aceptar

Deberá Marcar el Modo de Operación a utilizar el cual debe ser Software de un proveedor tecnol6gico y

Seleccionar.

58

Tomada de una capacitation de siesa

En Este Paso se deberá asociar el Nombre de la empresa Proveedora: (Sistemas de información

Empresaria S.A) y Nombre de Software: (SIESA NE) con el cual se realizara el proceso de emisión

de documentos electrónicos de nómina, se deberá usar el indicado en la imagen correspondiente

al recuadro rojo. Siesa. (2021,15 octubre)

Una vez diligenciado se da Clic en ASOCIAR.

59

Tomado de Siesa S.A Siesa. (2021,15 octubres)

60

CONCLUSIONES

La Nómina Electrónica al ser un sistema tecnológico avanzado te permite optimizar,

automatizar y usar sistemas contables precisos, disminuyendo el tiempo, los gastos en

soluciones situacionales, y los costos operacionales para tu compañía, y de esa forma

obtener excelentes resultados que permitan que aumentes la rentabilidad de tu empresa.

Facele. (2021,8 marzo)

La DIAN debería hacer más propaganda a lo que pretende implementar, ya que la mayoría

de los comerciantes de pequeñas y medianas empresas no tiene el mínimo conocimiento

de que es nomina electrónica y que pronto van a ser obligados a implementarla, con esto

podemos decir que si la Dian tiene más publicidad para esta nueva etapa y esta nueva

herramienta, se

Con la evolución que ha tenido la humanidad en los últimos 20 años la implementación de

la tecnología de información y comunicación (TIC) asume un papel muy importante para

la sustentación del medio ambiente, ya que no es un secreto que con los procesos de

facturación de nómina se desperdicia mucho papel y este proceso nos ayudará, será a largo

plazo un aporte valioso para la conservación del medio ambiente.

La implementación de la nómina electrónica le agiliza el trabajo a la DIAN para verificar

la transparencia de la información, de esta manera la DIAN posee más control sobre las

empresas y tendrá mayor facilidad de evidenciar un fraude.

61

Recomendaciones

La nómina electrónica es un paso bastante fundamental que te marcará antes y después,

debido a que sin lugar a duda una vez que eliges un sistema eficiente y responsable con

el cumplimiento de la normatividad esto te ahorrará Tiempo.

muchísimos consumidores no saben siquiera lo complejo que es hacer la nómina, es más,

el asunto ni les atrae. Debes conocer bien tu proceso de nómina y estar en general

entendimiento sobre la dificultad que es hacer la nómina de tu propia empresa.

Sin embargo, con el asunto de nómina electrónica el proceso tan difícil de nómina, pasará

a ser una labor simple, dejando solamente la dificultad con el primer paso de la nómina que

es hacer un adecuado registro tanto de los datos del empleados como los Devengos,

Deducciones e Incapacidades. De aquel instante en adelante, ahora el sistema va a poder

crear toda dicha complicación en tan solo microsegundos.

Anticípese en la revisión, definición e interacción de todos los conceptos de ingresos y

egresos que tiene en su nómina, versus lo determinado en los anexos de la resolución, esto

va a ser clave al instante de llevar a cabo la Nómina Electrónica.

62

Referencias Bibliográficas

Actualícese, (2021). Nómina electrónica: ¿para quiénes aplicaría y cómo funcionaría?

https://n9.cl/48dtv

Buritica, L. (17 octubre 2019) Informe de las naf, explicación de para que se implementaron las

naf y que busca la DIAN con esta iniciativa.

https://n9.cl/j9j44

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