Por

Roberto Cano,Sales Manager Iberia Alaris

Escáneres y buenasprácticas en el centrode un proyecto dedesmaterialización con éxito

OPINIÓN DE EXPERTO

¿Tiene un proyecto de desmaterialización? ¡El mejor escáner es, ante todo, el que corresponde a sus necesidades! 3

La “captura”, una etapa que no hay que descuidar en su desmaterialización de papel 3

5 preguntas que hay que plantearse para elegir su escáner 3

Para una solución realmente a medida: ¿cuáles son las prioridades para su estructura? 5

Calidad de imagen y lectura optimizada: los básicos que no hay que olvidar 5

¿Está equipado? ¡5 buenas prácticas para ganar en eficacia, tiempo y calidad! 6

Preparar sus documentos antes de la digitalización 6

Utilizar un código de barras para ganar en precisión y rapidez 6

Prever la separación de los lotes y de los niveles de arborescencia 6

Recurrir a un procesamiento OCR 7

Configurar tareas 7

Escáneres y buenas prácticas en el centrode un proyecto de desmaterialización con éxito

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Escáneres y buenas prácticas en el centrode un proyecto de desmaterialización con éxito

OPINIÓN DE EXPERTO

El 27% de los procedimientos en las empresas se basan siempre en documentos en papel. Independientemente de las razones (necesidad de una firma física, solicitud del cliente o del proveedor, adhesión de los empleados, etc.), la transición digital no es anodina para su organización, y es fundamental plantearse las preguntas correctas para llevar a cabo su desmaterialización en las mejores condiciones.

La “captura” una etapa que no hay que descuidar en su desmaterialización de papel

Todos los proyectos de desmaterialización pasan por una etapa clave: la digitalización del documento, más comúnmente denominada “captura”. Consiste en transformar el documento en soporte papel en un documento en soporte digital utilizando un escáner, controladores y aplicaciones asociadas. Luego viene la etapa de indexación, que corresponde a la extracción de la información del documento, ya sea manualmente (introduciendo la información en los campos de un formulario) o asistida (con herramientas de reconocimiento de caracteres o automatizada).

Pero, ¿qué escáneres hay que elegir? ¿Para qué se van a utilizar? Definir sus necesidades y utilizaciones es la primera clave para orientarle en la solución adecuada.

5 preguntas que hay que plantearse para elegir su escáner

• ¿Qué tipo de documentos desea digitalizar?

En el marco de su proyecto, ¿los documentos a escanear son frágiles (tipo recibos, factura de proveedores, albaranes de entrega), documentos de identidad (pasaportes, permisos de conducción, documentos de identidad), expedientes que hay que archivar por exigencias legales?

Hay que saber, por ejemplo, que los documentos legales, como los pasaportes y los permisos de conducción, presentan muchas dificultades, como el grosor y la rigidez, o incluso la fragilidad de los documentos antiguos. Existen soluciones, como el paso papel del escáner. Un paso de papel a plano permite digitalizar documentos rígidos como una tarjeta de plástico.

• ¿Qué formato de documento y para qué volumen de captura?

¿Estos volúmenes son importantes o no? Se comienza a hablar de escáner de producción a partir de un volumen diario de 5.000 páginas. Según el perfil de sus flujos de documentos, se deberá prever una solución de captura en consecuencia.

¿Qué proporción representan los documentos en formato A3 (o superior al A4) en su flujo de documentos? Si este volumen es significativo, será preciso optar por un escáner capaz de digitalizar directamente dicho formato sin más manipulación. Si, por el contrario, los documentos de este formato son escasos, hay soluciones que le permiten digitalizar un documento A3 en un sobre plegable. La recomposición de las imágenes en formato A3 se realizará en la solución software.

¿Tiene un proyecto de desmaterialización?¡El mejor escáner es, ante todo, el que corresponde a sus necesidades!

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OPINIÓN DE EXPERTO

• Movilidad, conectividad y ergonomía: ¿cómo se va a utilizar y en qué condiciones?

Su escáner se utilizará en un contexto particular, pero ¿cuál? Si la digitalización debe realizarse fuera de la oficina, el tamaño y el peso del escáner marcarán la diferencia, ya que tendrá que transportarse. Este es el caso, por ejemplo, para una utilización durante auditorías y citas con los clientes que incluyan una recopilación de documentos.

También se debe tener en cuenta la ergonomía, una interfaz sencilla y clara permite evitar los errores de manipulación y, sobre todo, genera la aceptación de los usuarios a los equipos.

Las limitaciones de implantación y de infraestructura de redes también pueden condicionar la elección de un escáner. Un escáner de escritorio ocupa menos espacio en el suelo que una impresora multifunción, y sigue teniendo la posibilidad de compartir su utilización con un escáner en red.

• ¿Qué ocurre con el documento una vez digitalizado?

Su solución debe integrar necesariamente sus procesos, su organización. Cuando se definan las necesidades de captura, es importante tener en cuenta la utilización que se espera de sus documentos electrónicos.

¿Necesita digitalizar documentos para archivar? ¿Piensa confiarlos a un sistema de gestión electrónica de documentos? ¿Cuáles son los posibles puntos de introducción con su sistema GED, ERP, CRM? ¿Necesita extraer información del documento durante la captura? ¿O simplemente depositar las imágenes de los documentos capturados en un directorio disponible desde su red o directamente desde un directorio en su ordenador? Estas preguntas le ayudarán a precisar sus necesidades y las especificaciones técnicas que se esperan para el escáner y la solución asociada.

• ¿Qué necesidades se tienen respecto a la duración? ¿Cómo se puede garantizar su longevidad?

Un escáner representa una inversión:Para que sea rentable y asegurarse de disponer de un aparato que funcione durante mucho tiempo, infórmese sobre las garantías que ofrece y, si fuera necesario, infórmese sobre los detalles de esta garantía.

¿Se trata de una intervención de mantenimiento? ¿De un cambio in situ? ¿De un cambio por correo? ¿Cuáles son los plazos de intervención? ¿Quién realiza el mantenimiento? El mantenimiento a veces se subcontrata a proveedores de servicios; si este fuera el caso, asegúrese de que sean de confianza. Si la actividad de digitalización de los documentos es crítica, debe comprobar que se trata de un servicio que le permita reducir las interrupciones de actividad.

En el marco de utilización avanzada y de volúmenes importantes, considere la posibilidad de suscribir un contrato de mantenimiento. Una avería en el escáner de producción puede penalizar rápidamente su actividad.

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OPINIÓN DE EXPERTO

Para una solución realmente a medida: ¿Cuáles son las prioridades para su estructura?

• Para las microestructuras / agencias comerciales: ¡practicidad y rapidez!

Este tipo de estructura será sensible al tamaño, la sencillez y la rapidez de ejecución de la tarea de captura. Los documentos que se escanearán serán de formatos múltiples y, a veces, de formatos pequeños (documento de identidad, tarjeta sanitaria, tarjeta de crédito, por ejemplo). Será necesario considerar un paso del papel a plano, por ejemplo, para los pasaportes. La digitalización debe ser sencilla, instantánea, se dedicará poco tiempo a la preparación del lote a digitalizar. Un escáner que coloca los documentos con una función de alineación permitirá ahorrar tiempo al evitar atascos de papel. Para algunos espacios reducidos se dará prioridad a los escáneres en red.

Este es el tipo de situación que se puede encontrar en los ayuntamientos, bancos y hospitales que tratan expedientes de pacientes/clientes/ciudadanos y que necesitan dedicar su tiempo a su interlocutor.

• Para las estructuras intermediarias / back-office: ¡una buena gestión de acceso!

Una estructura de tamaño intermedio tendrá necesidades diferentes. El uso será más administrativo en un contexto de gestión de documentos, o incluso de archivo.

En este tipo de contexto de back office, es posible que el escáner sea compartido y utilizado por varias personas al mismo tiempo. Estas personas deben poder aislar sus documentos escaneados y almacenarlos en el lugar adecuado de forma sencilla. En estos contextos administrativos, los documentos deberán integrarse en los procesos de actividad para agilizar el tratamiento de los documentos y las cadenas de aprobación.

• Para los que trabajan con grandes volúmenes: ¡primero la productividad!

Hay que reconocerlo, hay profesionales de la captura, llamados oficinas de servicio. Estas empresas (o empresas en la empresa) han hecho de la digitalización su profesión. Estos organismos tratan grandes volúmenes de documentos (hablamos en decenas de miles al día) y deben organizar, clasificar, separar y preparar los documentos. La productividad será el factor determinante.

Calidad de imagen y lectura optimizada: los básicos que no hay que olvidar

La calidad de la imagen suele ser un factor determinante. Existe la subjetividad de representar una imagen de calidad, lo que le hará pensar que su escáner ha hecho bien su trabajo, pero eso no es todo. Una buena lectura de la imagen y la calidad de su representación también afectarán a la lectura de los códigos de barras, la clasificación de documentos, así como al reconocimiento de caracteres.

Kodak Alaris ha desarrollado la tecnología Perfect Page para mejorar la calidad de las imágenes para las aplicaciones de digitalización habituales, incluidas las más complejas. Los escáneres que incorporan esta tecnología hacen que el proceso de escaneado sea más rápido y preciso.

Perfect Page se encarga especialmente de:

• optimizar automáticamente la luminosidad de los documentos escaneados

• acentuar el contraste de los bordes

• eliminar los colores para los formularios

• distinguir las fotos de las zonas de texto

• insertar lotes de documentos mixtos en formato vertical y apaisado en el escáner para producir una serie de imágenes perfectamente orientadas

• suavizar los colores de fondo para una mayor legibilidad

• mejorar los resultados del reconocimiento óptico/inteligente de los caracteres al reducir el ruido y eliminar las rayas.

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Escáneres y buenas prácticas en el centrode un proyecto de desmaterialización con éxito

OPINIÓN DE EXPERTO

Tener un escáner que satisfaga sus necesidades está bien, pero hay algunas buenas prácticas que debe considerar para optimizar su inversión y mejorar la eficacia y la calidad.

Preparar sus documentos antes de la digitalización

Tenga cuidado con las grapas: aunque la función de alineación permite cerciorarse de que el documento se digitalizará correctamente al detectar las eventuales tensiones al tomar papel que revelarían la presencia de una grapa, esta solución no es perfecta y puede deteriorar el documento. Hay escáneres que detectan la presencia de metal, pero estas características se encuentran principalmente en los escáneres de producción.

Anticipe su organización, definiendo el nombre de los documentos producidos a través de una nomenclatura. Esta nomenclatura permitirá hacer que el documento sea único, identificarlo respecto a su tratamiento y, sobre todo fecharlo. Esto se puede generar automáticamente durante la digitalización. El directorio de salida le permite clasificar los documentos producidos en directorios que corresponderán a sus actividades o sus expedientes de clientes, proveedores o colaboradores.

Utilizar un código de barras para ganar en precisión y rapidez

La utilización de un código de barras para digitalizar documentos y enviarlos a la ubicación correcta, o para integrarlos en procesos de actividades puede ahorrarle mucho tiempo.

La indexación gestionada de este modo le permitirá extraer la información de sus documentos a través de la configuración de sus tareas de digitalización y así recuperar los datos que son esenciales para su actividad al liberarse al máximo de cualquier introducción manual. No todos los escáneres incluyen de base esta característica (a diferencia de los escáneres Alaris S2000 y los modelos de las series Kodak,

i4000 e i5000). Esto puede requerir la utilización de un software complementario, lo que puede ralentizar la velocidad de digitalización. Sin embargo, en algunos casos, puede ser necesaria e interesante una solución de software. Por ejemplo, cuando se desea extraer varios índices e inyectar estos datos directamente en una base de datos o a través de un archivo XML.

Prever la separación de los lotes y de los niveles de arborescencia

Se distinguen varios niveles en un flujo de documentos. Un flujo está constituido por varios lotes, a su vez constituidos por carpetas siendo cada carpeta una colección de hojas. Es decir, que existen 3 o 4 niveles: el lote, la carpeta, la hoja y, eventualmente, la página. Generalmente, en un contexto simplificado de digitalización, el cliente desea que todas las imágenes de una misma carpeta estén en un único y mismo archivo.

Si la digitalización se realiza en un lote completo, hay que prever el método de separación entre cada carpeta. El escáner digitalizará todo el lote y producirá tantos archivos como separaciones se hayan efectuado. Estas separaciones se pueden hacer automáticamente; a menudo se utiliza un código de barras para detectar la separación.

Entonces, se pueden presentar dos escenarios: el código de barras ya está presente en el documento que se va a digitalizar o es preciso utilizar láminas de separación impresas previamente. Estas láminas de separación deben situarse adecuadamente en el lote que se va a digitalizar para determinar la ubicación de la separación.

¿Está equipado? 5 buenas prácticas para ganar en eficacia, tiempo y calidad

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Recurrir a un procesamiento OCR

Un motor de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite extraer información de sus documentos. Es una etapa importante e incluso esencial en el tema de la desmaterialización ya que permite generar información desde un elemento inerte, como una hoja de papel.

El reconocimiento de caracteres puede realizarse en diferentes etapas:

• Durante la digitalización, para detectar la orientación del documento y corregir en consecuencia.

• Durante la indexación, para introducir los campos necesarios en esta etapa, e incluso después, en la forma de un archivo PDF que pueda buscarse.

Configurar tareas

La configuración de tareas consiste en definir una configuración de escáner y asociar los campos necesarios para la indexación y la salida del documento electrónico.

En la configuración del escáner, se puede precisar la orientación y la resolución de la imagen, si la digitalización debe ser en color, monocroma o escala de grises, las correcciones que se deben realizar como el recorte, la eliminación de las perforaciones, etc. Todas estas configuraciones se guardarán para una configuración de tareas, con objeto de garantizar la utilización óptima del escáner, independientemente de los escenarios de digitalización imaginados.

En la parte indexación, definiremos los campos que se deben introducir, ya sea un campo libre o más directamente extraído de una zona de la imagen con un motor OCR. Si fuera necesario, también se puede consultar una tabla en una base de datos para verificar los datos extraídos.

Por último, la salida nos permite definir el formato electrónico del archivo que se va a crear. Un archivo PDF, JPG o TIFF de una o varias páginas son los formatos más utilizados. También, durante la configuración de la salida, se puede definir la nomenclatura del nombre del archivo y el directorio de destino, ya sea en el disco local, en un disco de red y más directamente en un sistema de gestión de documentos.

Como habrá comprendido, la elección de una solución de digitalización es esencial para el éxito de su proyecto de desmaterialización. Ahora ya cuenta con todas las claves que le guiarán hacia el equipo que mejor se adapte a sus necesidades particulares y las mejores prácticas para explotarlo mejor.

Si desea ir aún más lejos, no dude en pedir a un experto Kodak Alaris que le acompañe.

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Si desea más información, póngase en contacto con nosotros:ES-DI@kodakalaris.com

Acerca de Alaris, una división de Kodak Alaris BusinessAlaris domine le marché des solutions de capture d’informations et son objectif est de simplifier les processus métiers. Nous contribuons Alaris domina el mercado de soluciones de captura de información y su objetivo es simplificar los procesos de las actividades. Contribuimos a dar sentido a la información con soluciones inteligentes y conectadas que son el resultado de décadas de innovación en el campo de las imágenes. Nuestra gama premiada de escáneres, softwares y servicios está disponible en todo el mundo a través de nuestra red de colaboradores comerciales. Para más información, visite AlarisWorld.com y síganos en @AlarisWorld.© 2019 Kodak Alaris Inc.

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