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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA APLICACIÓN DE LA NORMA ISAD (G) E ISAAR (CPF) A LA SERIE DOCUMENTAL “ESTADÍSTICA Y FOMENTO” DE LA SECCIÓN GOBIERNO, DEL FONDO TULA DE ALLENDE DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE HIDALGO TESINA QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA PRESENTA: KARINA SÁNCHEZ MEJÍA DIRECTOR: Lic. Arturo Hernández Rojas MÉXICO, D. F. 2014
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
APLICACIÓN DE LA NORMA ISAD (G) E ISAAR (CPF) A
LA SERIE DOCUMENTAL “ESTADÍSTICA Y FOMENTO”
DE LA SECCIÓN GOBIERNO, DEL FONDO TULA DE
ALLENDE DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE
HIDALGO
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
K A R I N A S Á N C H E Z M E J Í A
DIRECTOR: Lic. Arturo Hernández Rojas
MÉXICO, D. F. 2014
ii
Tabla de Contenido:
Prefacio
VII
Introducción
VIII
Capitulo1: Dirección General de Políticas para la Administración
Documental y Archivo General.
1
1.1 Antecedentes generales de la Dirección General de Políticas para la
Administración Documental y Archivo General.
1
1.2 Organización administrativa. 4
1.3 Base legal 8
1.4 Archivo Histórico del Estado de Hidalgo. 8
1.5 Estructura Orgánica. 12
1.6 Base Legal 13
1.7 Misión, Visión y Objetivos. 13
1.8 Áreas y Funciones. 14
1.9 Servicios y Usuarios. 15
1.10 Fondos 16
1.10.1 Fondo Tula 17
1.10.2 Serie documental Estadística y Fomento. 21
1.11 Municipio de Tula de Allende 23
Capítulo 2: El Archivo Histórico y descriptores documentales. 30
2.1 Documento. 30
2.2 Archivo. 33
2.3Administración documental. 34
iii
2.3.1Ciclo Vital del Documento. 36
2.3.2 Sistema Integral de Archivos. 42
2.3.3 Normativos. 43
2.3.4 Operativos. 44
2.4 Principio de Procedencia 44
2.5 Principio de Orden Original. 45
2.6 Procesos Archivísticos para la Organización Documental 46
2.6.1 Clasificación 47
2.6.1.1 Fondo. 48
2.6.1.2 Sección. 49
2.6.1.3 Serie. 50
2.7 Ordenación. 51
2.8 Archivo Histórico. 52
2.8.1 Definición. 52
2.8.2 Funciones 53
2.9 Archivo Histórico Estatal 56
2.10 Archivo Histórico Municipal 56
2.11 Instrumentos de descripción. 58
2.11.1Guía General 60
2.11.2 Inventario 62
2.11.3 Catálogo 64
2.12 Normatividad en Descripción Archivística 65
2.12.1 Norma Internacional General de Descripción Archivística:
ISAD (G)
66
2.12.2 Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias: ISAAR
(CPF)
80
iv
Capítulo 3: Aplicación de la Norma Internacional General de
Descripción Archivística: ISAD (G), y la Norma Internacional sobre
los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones,
Personas y Familias: ISAAR (CPF) al catálogo de la Serie
documental “Estadística y Fomento,” de la Sección “Gobernación,”
del Fondo “Tula de Allende,” del Archivo Histórico del Estado de
Hidalgo.
98
3.1 Elementos del Catálogo del Archivo Histórico del Estado de Hidalgo. 100
3.2 Aplicación de las normas ISAD (G) e ISAAR (CPF) en la serien
documental “Estadística y Fomento” del fondo Tula.
103
3.2.1 Norma ISAD (G) 103
3.2.2 Norma ISAAR (CPF) 117
3.3 Resultado final 135
Conclusiones 136
Bibliografía 138
Anexos
v
Prefacio:
Uno de los principales motivos que me llevó a realizar el presente trabajo fue, aplicar y
desarrollar la última etapa de trabajo que hacía falta al Catálogo de la Serie documental
“Estadística y Fomento,” de la Sección “Gobierno,” del Fondo “Tula de Allende” del
Archivo Histórico del Estado de Hidalgo, el cual, dicho instrumento de descripción fue
creado en el año 2001, por el equipo de trabajo de procesos técnicos, y que por
cuestiones de calendarización de trabajo de la institución, no se había realizado la
aplicación de las normas en descripción archivística: ISAD (G) e ISAAR (CPF).
Con la aplicación que realice, el Catálogo se podrá complementar, enriquecer y
homologar la información, y el usuario será el principal beneficiador, ya que así podrá
realizar una mejor investigación.
En cuanto a los problemas que se presentaron durante el transcurso del desarrollo del
proyecto fue la falta de información de este Fondo, en particular de la ya comentada
Serie documental. Es decir, esta documentación fue rescatada de una bodega que se
localizaba en la cabecera del Municipio, la cual se encontraba sin organización y en
pésimas condiciones de conservación, motivo por lo cual, muchos documentos fueron
destruidos y perdidos. Por lo que se tuve que realizar una ardua investigación para
poder complementar los elementos que solicita la norma ISAAR (CPF), situación que no
ocurrió con la norma ISAD (G), ya que su aplicación fue un poco más fácil, por tener la
información más accesible.
Para poder realizar su desarrollo fue gracias al apoyo que obtuve por parte de mi
asesor, el Lic. Arturo Hernández Rojas, principal motivador para realizarlo, así como
también al Archivo Histórico del Estado de Hidalgo, por haberme brindado sus
instalaciones, su Catálogo y sus documentos para poder consumar mi investigación.
También quiero agradecer a mi familia por el apoyo que tuve, a mis amigas y al profesor
José Carlos Alvares, por sus observaciones que llegó a realizar en todo momento.
vi
Introducción:
El Estado de Hidalgo se encuentra localizado aproximadamente en el centro del país, y
su nombre es por el iniciador de la Independencia de México; don Miguel Hidalgo y
Costilla.
Siendo el 16 de enero de 1869, cuando la conformación de la identidad hidalguense
cobró forma, por medio del decreto que fue emitido por el Presidente Benito Juárez.
En la capital del estado, Pachuca de Soto, se encuentra la Dirección General de
Políticas para la Administración Documental y Archivo General, en la cual, se
encuentran concentrados fondos documentales, de los cuales, se cuentan la de tres
municipios importantes para la historia y evolución del propio Estado de Hidalgo, los
cuales son: Atotonilco el Grande, Ixmiquilpan y Tula de Allende, de éste último, se
desarrollará el presente trabajo, el cual, constará de la aplicación de las normas en
descripción archivística, como son la: Norma Internacional General de Descripción
Archivística: ISAD (G) y la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias: ISAAR (CPF).
Dicha normatividad se aplicará para complementar al catálogo de la serie documental
“Estadística y Fomento”, el cual, fue elaborado por el personal del Archivo Histórico en
el año de 2001.
Retomando nuevamente el tema de la Dirección General de Políticas para la
Administración Documental y Archivo General, en el primer capitulado, del presente
trabajo, se expondrá sobre la evolución que ha sufrido, teniendo como partida su
creación, la cual data en el año de 1980, hasta la actualidad, así como también, los
nombres y organigramas que ha obtenido como consecuencia de esa evolución. Sin
dejar a un lado, los servicios que ofrece, así como también los fondos documentales
que se conservan en su interior.
vii
Para el segundo capitulado, se desarrollarán temas sobre la teoría archivística, la cual,
es fundamental para el correcto manejo, conservación y consulta de la documentación
que se encuentra bajo la custodia del presente Archivo. Así como también, se
expondrán las normas en descripción archivísticas: ISAD (G) e ISAAR (CPF).
En cuanto al tercer y último capitulado, se aplicarán la normas en descripción
archivística, aplicando la Norma Internacional General de Descripción Archivística: ISAD
(G) y la Noma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y Familias: ISAAR (CPF), al catálogo ya existente de la serie
documental “Estadística y Fomento”, de la sección “Gobierno”, del Fondo Tula de
Allende, que se encuentra en custodia en el Archivo Histórico, contenido en la Dirección
General de Políticas para la Administración Documental y Archivo General.
1
Capitulo1: Dirección General de Políticas para la Administración Documental y
Archivo General.
1.1 Antecedentes generales de la Dirección General de Políticas para la
Administración Documental y Archivo General.
La dirección que a continuación se va a describir, ha sufrido muchos cambios, desde su
creación en 1980 hasta la actualidad, con la finalidad de mejorar los servicios
archivísticos que presta dicha institución. Los cuales, se encuentran basados en
argumentos legales, pensando siempre en la aplicación de la teoría archivística para el
mejoramiento de los Archivos en el Estado de Hidalgo, por eso, el cambio de nombre,
incluso, también depende mucho de la Secretaría a la cual pertenezca, ya que, en un
principio, llegó a pertenecer a la Oficialía Mayor, para después depender de la
Secretaria de Finanzas, luego a la Secretaria de Administración y, actualmente,
pertenece a la Secretaría de Finanzas y Administración, este último nombre es con el
que cuenta, el cual, responde mucho a las necesidades que se reflejan en la Ley de
Archivos del Estado de Hidalgo.
Los antecedentes de su creación, tiene inicios en 1954 cuando “el gobierno del
Licenciado Quintín Rueda Villagrán tuvo el interés por contar con un archivo que
concentrara todos los documentos que generaban las áreas tramitadoras del Poder
Ejecutivo,”1 pero legalmente el 1ro de diciembre de 1980 fue la creación del Archivo
Histórico del Estado de Hidalgo2, y su inauguración fue hasta marzo de 1987, siendo el
primer director, el Licenciado José Vergara Vergara.
1 HERNÁNDEZ ROJAS, Arturo. Legajos: boletín del Archivo General de la Nación. La normatividad como estrategia
para la organización del Sistema Estatal del Archivo de Hidalgo. AGN. México. 7ª época, año 3, numero 9, julio-
septiembre, 2011, pág.: 135
2 En la misma fecha, es publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado, la Ley Orgánica del Archivo
Histórico del Estado (CONGRESO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley Orgánica del archivo Histórico del Estado.
Pachuca de Soto, Hidalgo. Periódico Oficial. Tomo CXIII. Numero 45. Diciembre 1 de 1980), donde se encuentra
plasmada información relevante en cuanto a las actividades, funciones, derechos y obligaciones que debe realizar
dicho archivo.
2
“Al igual que muchos archivos estatales del país, donde la década de los años ochenta
del siglo pasado significo un parte-aguas en la organización de sus acervos
documentales, el Estado de Hidalgo no quedo fuera de esta dinámica modernizadora
de los servicios archivísticos.”3
Dicho Archivo, tenía las funciones de un Archivo de Concentración y de un Archivo
Histórico:
“Ser el órgano rector de los archivos del Poder de Concentración de los Poderes
del Estado y consultivo de los Municipales.
Fungir como archivo de Concentración de los poderes del estado y organismos
descentralizados.
Coordinar las depuraciones.
Emitir las normas de seguridad de conservación.
Elaboración de catálogos de vida útil administrativa.
Publicar los catálogos de documentos históricas.”4
Al mismo tiempo, el gobierno estatal firmó un convenio con el Archivo General de la
Nación con el objetivo de iniciar los primeros trabajos archivísticos formales, entre ello,
se destacan los siguientes:
La asesoría para el establecimiento del archivo Histórico del Estado.
El rescate de archivos históricos de los 84 municipios hidalguenses y la
publicación de los inventarios, como el resultado de estos trabajo.
La asesoría del Archivo General de la Nación, para la emisión de decreto de
creación del Sistema Estatal de Archivos de 1987.5
3 HERNÁNDEZ ROJAS, Arturo. Op. Cit. Pág.:136
4 Ibídem.
5 Con la Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos (GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley que crea el
Sistema Estatal de Archivos para el Estado de Hidalgo. Publicada en el Periódico Oficial, el domingo 1 de marzo de
1987. 2 pág.) se da la pauta para la modernización de los servicios archivísticos en el Estado de Hidalgo.
3
En el año de 1994, a raíz de una serie de cambios que se dan en el instituto a nivel
directivo, se crea un giro en las políticas del manejo del Archivo General del Estado de
Hidalgo, todo con la finalidad de mejorar los servicios archivísticos tanto de los
documentos semiactivos como los históricos: se inicia la organización del Archivo
General del Estado de Hidalgo, ya que sólo existía una masa documental en su interior.
Primeramente, se comienza con la diferenciación de la documentación del Archivo de
Concentración, y como resultado de ello, más aparte la necesidad de contar con uno,
se crea formalmente el Archivo Histórico, el cual, no existía.
En ese mismo año, con la idea de actualizar los métodos de trabajo, y sobre todo,
retomar plenamente la normatividad de los servicios archivísticos estatales, se
emprendieron programas, obtenido como resultado:
“La organización con base en el principio de procedencia y el orden original del
Archivo de Concentración e Histórico del estado, teniendo como consecuencia
un control y un servicio más eficiente.
La elaboración, difusión y aplicación de los lineamientos para las transferencias
primarias al archivo de Concentración.
La impartición de 40 cursos, dirigidos al Poder Ejecutivo y Municipales, con un
total de 1,140 personas capacitadas.
La elaboración de 13 catálogos con los fondos: Tula, Ixmiquilpan, Atotonilco “El
Grande”, el Registro de lo Familiar y de la Colección Fotográfica Hidalgo,
haciendo un total de 64,517 cedulas catalográficas.
Certificado del proceso “Administrativo Documental del Archivo de
Concentración” del Archivo de Concentración, bajo la Norma ISO 9001:200, y en
la actualidad se mantiene la re-certificación.”6
Se empiezan a realizar programas de difusión del Archivo, por medio del
escribano y la creación del Museo de documento Históricos.
Es de suma importancia destacar la gran labor que se ha realizado y se sigue
realizando constantemente en dicho Archivo, pues con todo lo que se ha elaborado,
6 HERNÁNDEZ ROJAS, Arturo. Óp. Cit. Pág.:137
4
permite la pronta recuperación de la información, para después, ser brindada hacia el
usuario cuantas veces sea solicitada.
Actualmente entre los principales logros que se obtuvieron en materia de archivos se
encuentra los siguientes:
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental para el
Estado de Hidalgo.
Publicación de la Ley de Archivos para el Estado, la cual, establece la instalación
del Sistema Estatal de Archivos (SEA) y los principales rectores de la
Administración Documental y Archivística.
Publicación del Reglamento de Archivos para el Estado.
Se publicaron los siguientes lineamientos:
-Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y custodia de los
Archivos Públicos del Poder Ejecutivo del Estado de Hidalgo.
-Lineamientos Generales para el Archivo de Concentración.
-Lineamientos para la elaboración de manuales de políticas y procedimientos del
SEA.
Para la elaboración de instrumentos de consulta y control archivístico, se publica
la Guía Técnica.
La Ley de Archivos del Estado de Hidalgo, es creada el 18 de abril de 2007, además de
la creación de la Dirección de Gestión y Regulación Archivística para poder solventar
las peticiones del Sistema Estatal de Archivos.
1.2 Organización administrativa.
Como ya se comentó anteriormente, dicha dirección ha evolucionado en cuanto a su
estructura, gracias a los constantes cambios de gobierno del propio estado.
A partir de 1994 hasta el 2006, contaba con una Dirección de Archivo General del
Estado de Hidalgo, donde se contaba con un Departamento de Archivo Histórico, así
5
como también, una oficina de Archivo de Concentración y una Subdirección
Administrativa.7
Para el 2006 al 2008, se manejaba bajo la Dirección General de Patrimonio Inmobiliario
y Archivo, dicha dirección se encontraba conformada por una Dirección de Área del
Archivo General del Estado de Hidalgo, y contaba con una Subdirección de Patrimonio
Inmobiliario. Dentro de la misma dirección, se encontraba el Departamento de Archivo
Histórico y la oficina del Archivo de Concentración.8
Del 2008 al 2012, y bajo el señalamiento de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo,
la Ley de Transparencia del mismo, se continua bajo la Dirección General de Patrimonio
Inmobiliario y Archivo, sólo que esta vez estaría conformada por el Archivo General del
Estado de Hidalgo, la Dirección de Gestión y Regulación Archivística y la Dirección de
Patrimonio Inmobiliario.9
Y, a partir del 2012 hasta la actualidad del 2013, queda conformada la dirección
General de Políticas para la Administración Documental y Archivo General, la cual,
cuenta con una Dirección de Área de Archivo Histórico y una Dirección de Área de
Archivo de Concentración, además de un Departamento Administrativo. Y dependerá
de la subsecretaria de Administración de la Secretaria de Finanzas y Administración del
Estado de Hidalgo.10
La cual, se encuentra situado en la calle de Hidalgo, #807, Centro de la ciudad de
Pachuca, la cual, fue construida por el General Francisco Cravioto en cantera blanca, y
con el tiempo fue un hogar particular, y fue terminando una vecindad. Y durante los
trabajos de remodelación, se llegó a conservar la arquitectura original en un 70%. Y
7 HERNÁNDEZ ROJAS, Arturo. Op. Cit. Pág.:136
8 Ibídem.
9 Ibídem.
10
Ibídem.
6
para que funcionara como Archivo General, se vigiló la adaptación para que cumpliera
con las normas de seguridad y funcionalidad vigentes en el país.
A continuación, se mostrarán organigramas, para una mejor comprensión del tema ya
expuesto.
Organigrama de la Dirección General de Patrimonio Inmobiliario y Archivo. [En línea]. 2011. México. Subsecretaria de Administración del Gobierno del Estado de Hidalgo. <http://s-
administracion.hidalgo.gob.mx> [3-diciembre-2013]
7
Organigrama de la Dirección General de Políticas para la Administración Documental y Archivo General. [En línea]. 2011.
México. Secretaría de Finanzas y Administración. < http://s-finanzas.hidalgo.gob.mx/> [3-diciembre-2013]
8
1.3 Base legal
La base legal, no es más que un conjunto de Leyes, Normas, Reglamentos, de los
cuales, van a exponer las obligaciones y sanciones a las cuales, se debe regir
dicha dirección.
A continuación, se mostrará dicha normatividad:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. (Última reforma
publicada en el Diario Oficial de la Federación 08-10-2013).
Constitución Política del Estado de Hidalgo. (Última Reforma publicada en
el Periódico Oficial, el 6 de octubre de 2009).
Ley Orgánica de la Administración Pública para del Estado de Hidalgo.
(Última reforma publicada en el Periódico Oficial el 31 de marzo de 2005).
Del 2006, a la actualidad:
Reglamento Interior del H. Ayuntamiento del Municipio de Pachuca de Soto
del Estado de Hidalgo.
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Administración.
Ley Orgánica de Administración Pública para el Estado de Hidalgo.
Reglamento de la Secretaría de Administración
Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Hidalgo.
Ley de Responsabilidades de los servidores públicos al servicio del Estado.
1.4 Archivo Histórico del Estado de Hidalgo.
Los antecedente de la creación del Archivo General del Estado de Hidalgo se
presentan en el año de 1954 cuando “el gobierno del Licenciado Quintín Rueda
Villagrán tuvo el interés por contar con un archivo que concentrara todos los
9
documentos que generaban las áreas tramitadoras,”11 pero legalmente, hasta el
1ro de diciembre de 1980, cuando se publicó en el Periódico Oficial del Gobierno
del Estado, la creación de dicho Archivo, y su inauguración fue en marzo de 1987.
En la Ley Orgánica del Archivo Histórico del Estado, publicada el 1 de diciembre
de 1980, en su Artículo 1, establece lo siguientes:
“El Archivo Histórico del Estado de Hidalgo, es un organismo público, dotado de
plena capacidad, personalidad jurídica y patrimonio propio.”12
Mientras que, el Artículo 2 se mencionan los objetivos y funciones:
“Guardar, conservar y restaurar sus acervos documentales y los encomendados
en custodia; Incrementar el acervo con documentos rescatados, relacionado con la
vida histórica, económica, política y cultural del Estado; Emitir las normas de
seguridad y conservación de los archivos existentes en el estado, conforme al
reglamento; Practicar investigaciones de sus documentos y las encomendadas en
custodia, así como difundir los resultados obtenidos; Publicar los catálogos de
documentación histórica.”13
Dicha Ley, también comenta sobre el patrimonio del Archivo Histórico, el cual, se
encuentra constituido por “los bienes inmuebles que bajo cualquier titulo adquiera;
las donaciones, herencias o legados que de particulares reciba; los ingresos que
por concepto de: certificaciones, reproducciones, investigaciones encomendadas y
asesoría prestada a la materia.”14
11
HERNÁNDEZ ROJAS, Arturo. Legajos: boletín del Archivo General de la Nación. La normatividad como
estrategia para la organización del Sistema Estatal del Archivo de Hidalgo. AGN. México. 7ª época, año 3,
numero 9, julio-septiembre, 2011, pág.: 136
12
Congreso del Estado de Hidalgo. Ley Orgánica del Archivo Histórico del Estado. Pachuca de Soto, Hidalgo.
Periódico Oficial. Tomo CXIII. Numero 45. Diciembre 1 de 1980.
13
Congreso del Estado de Hidalgo. Ley Orgánica del Archivo Histórico del Estado. Op. Cit.
14
Ibídem.
10
En cuanto al desarrollo del trabajo que cambió por completo al Archivo, fue la
realización de un diagnostico para poder saber en qué estado se encontraba la
documentación, el cual, el resultado final fue que, urgía empezar de cero y aplicar
una pronta organización y clasificación.
Siguiendo con la Ley Orgánica del Archivo Histórico del Estado, el Capítulo 5to,
comenta sobre su organización, la cual, se encontrará conformada por:
“Artículo 9-. El archivo, para el cumplimiento de sus objetivos y atribuciones estará
integrado por:
I. Un consejo
II. Una Dirección
III. Una sub-dirección
IV. Una sección de Investigación.
V. Una sección de procesos Técnicos
VI. El personal Técnico y Administrativo que se requiera.”15
En su interior, contiene fondos documentales16 sumamente importantes para la
historia del propio Estado de Hidalgo, los cuales, se podrán consultar por el
usuario, siempre y cuando esa documentación no se encuentre clasificada como
reservada o confidencial.
15
Ibídem.
16
Los cuales, más adelante se expondrán a detalle.
11
En cuanto a instrumentos de consulta, contiene los siguientes :
Ocho Catálogos de los Fondos Documentales de:
Atotonilco El Grande.
Ixmiquilpan
Tula de Allende
Un inventario analítico de:
Registro de lo Familiar
Tres inventarios someros de los Fondos:
Hospital Civil
Sindicato Minero
Patrimonio Indígena del Valle del Mezquital.
Catálogo de la Fototeca.
Brindando como resultado, un aproximado de 2 kilómetros de documentación
histórica.
La cual, puede ser consultada por los usuarios que lleguen a solicitarla.
12
1.5 Estructura orgánica.
Organigrama elaborado por Karina Sánchez Mejía, con ayuda de varias fuentes de información: Organigrama de la Dirección General de Políticas para la
Administración Documental y Archivo General. [En línea]. 2011. México. Secretaría de Finanzas y Administración. < http://s-finanzas.hidalgo.gob.mx/> [3-
diciembre-2013].
Organigrama de la Dirección General de Patrimonio Inmobiliario y Archivo. [En línea]. 2011. México. Subsecretaria de Administración del Gobierno del
Estado de Hidalgo. <http://s-administracion.hidalgo.gob.mx> [3-diciembre-2013]
13
1.6 Base Legal.
A continuación, se mostrará la base legal que rige al Archivo Histórico, desde el
año de 1980, y las agregadas en el 2006, hasta la fecha.
Año de 1980:
Ley Orgánica del Archivo Histórico. (Publicada en el Periódico Oficial el 1
de diciembre de 1980).
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e
Históricos. (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 6 de mayo de
1972)
2006 al presente año, 20013:
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental del
Estado de Hidalgo. (Publicada en el Periódico Oficial, el viernes 29 de
diciembre de 2006.)
Ley de Archivos del Estado de Hidalgo. (Publicada en el Periódico Oficial
del Estado de Hidalgo el 7 de mayo de 2007).
Reglamento de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo. (Publicado en el
Periódico Oficial del Estado de Hidalgo a 12 de diciembre de 2007)
Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y Custodian
de los Archivos Públicos del Estado de Hidalgo.
Reglamento de Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental del Estado de Hidalgo. (Publicado en el Diario Oficial del
Estado en 26 de mayo de 2008.)
Guía Técnica.
1.7 Misión, Visión y Objetivos.
Es necesario saber estos tres importantes temas, ya que con ellos, nos dice hacia
donde van dirigidas las actividades y funciones.
14
Misión:
“Orientar al eficaz cumplimiento de los procesos administrativos, funciones y
requerimientos en lo referente a Recursos Humanos, Materiales, Servicios
Generales y de Acervo Documental, de acuerdo a los lineamientos del Plan
Estatal de Desarrollo 2011-2016 y su actualización, en apego a la disponibilidad y
disciplina propuesta que estipula el programa de racionalidad, disciplina y
eficiencia del gasto público.”17
Visión:
“La Subsecretaria de Administración debe tener la capacidad para evaluar,
tramitar, autorizar y optimizar la aplicación de recursos, cumpliendo con
responsabilidad, honestidad y eficiencia, las funciones que correspondan a las
necesidades de las dependencias gubernamentales, consolidando una cultura de
calidad y de mejora continua en la prestación de servicios a la ciudadanía.”18
Objetivos:
“Conformar y administrar el Archivo Histórico, establecer el cumplimiento de las
políticas y lineamientos para la dictaminación histórica, transferencia secundaria,
organización, descripción, preservación y difusión, y guarda de los acervos
documentales.”19
1.8 Áreas y Funciones.
A continuación, se muestra un cuadro donde se especifican las áreas que cuenta
dicho archivo, así como también, la función que ejerce cada una:
17
Subsecretaria de Administración. Archivo General del Estado de Hidalgo. [En línea]. Consultado en:
http://s-administracion.hidalgo.gob (3- diciembre- 2013, 11:30 am)
18
Subsecretaria de Administración. Archivo General del Estado de Hidalgo. Op. Cit.
19
Ibídem.
15
Cuadro n° 1. Áreas y funciones del Archivo Histórico de Pachuca.
Área Función
Fototeca
Área que depende del Archivo Histórico, el cual, su objetivo es
conservar, describir, presar y difundir el acervo fotográfico, el cual,
cuenta con 3600 fotografías, abarcando un periodo de 1880 a
1994. Con dichas fotografías, se lleva a cabo exposiciones, visitas
guiadas y eventos. Como medio de difusión, se encuentra el
periódico “El Escribano” y el folleto “Ilumina tu Archivo General”.
Biblioteca
Se encuentra conformada por 8619 volúmenes, los cuales, se
encuentran especializados en los temas de: Administración
Pública Federal, Estatal, Historia de México e Hidalgo y de
Archivonomía y Biblioteconomía.
Hemeroteca
Se cuenta con 120217 ejemplares, y la principal función, es el
préstamo de periódicos, para el apoyo a la gestión y a la
investigación. Se cuenta con el Diario Oficial de la Federación,
Periódico Oficial del Estado y algunas colecciones de periódicos y
revistas comerciales de diferentes épocas.
Cuadro elaborado por Karina Sánchez Mejía, mediante la consulta de la página electrónica del Archivo:
Subsecretaria de Administración. Archivo General del Estado de Hidalgo. [En línea]. México. Subsecretaria de
Administración del Gobierno del Estado de Hidalgo. <http://s-administracion.hidalgo.gob.mx> [3-diciembre-
2013].
1.9 Servicios y Usuarios.
En cuanto a los servicios de préstamo, éstos, se derivan en documentación y
bibliografía, los cuales, pueden servir como un apoyo más hacia el investigador.
El Archivo cuenta con: Archivo de Concentración y Archivo Histórico; en el
primero, la documentación sólo será brindada hacia su propio ente productor, y en
cuanto al segundo, el servicio de consulta se brindará para el usuario en general.
16
En materia de difusión, se encuentra el área de Imprenta, donde se encarga de la
elaboración de cuadernillos, los cuales, se plasma información y fotografías
relevantes, para que sean brindados hacia el público en general, y así vayan
obteniendo interés hacia el contenido del archivo.
En cuanto a los usuarios que llegan a consultar al Archivo Histórico, son
aproximadamente 800 al mes, dando un total de 9600 al año, y estos provienen
del Distrito Federal, Querétaro, y del mismo Estado de Hidalgo, así como también
extranjeros.20
Los cuales, pueden realizar la consulta de la documentación que el archivo tiene
bajo su custodia. Pero para ello, existe un reglamento (consultar Anexo 1) en el
cual, el usuario deberá regirse sobre él.
1.10 Fondos
El Archivo Histórico del Estado de Hidalgo, tiene bajo su custodia los siguientes
fondos documentales:
Cuadro n° 2
Fondos documentales del Archivo Histórico del Estado de Hidalgo.
Fondos
# de cajas
AM 50
# de cajas AG 12
Tula de Allende 355 13435
Ixmiquilpan 113 255
Atotonilco el Grande 122 104
Colección Fotográfica Hidalgo 79
Reservado Hemerobibliográfico 88
Reservados Impresos 2
Hidalgo Manuscritos 1
20
Información brindada por el personal del Archivo Histórico del Estado de Hidalgo.
17
Registro Civil (Microfilm) 186
Registro del Estado Familiar 764
Mapoteca 218
(25 Planeros)
Patrimonio Indígena del Valle del Mezquital 482
Sindicato Minero 138
Hospital Civil 32
Secretaria de Administración. 712
Secretaría de Finanzas 518
Secretaría de Desarrollo Social. 256
Secretaría de comunicación Social 74
Seguridad Publica y transito del Estado 15
Comisión de Agua y Alcantarillado 22
Secretaría de Planeación y Desarrollo Social 365
Secretaría de Gobierno 579
Procuraduría General de Justicia 689
Desarrollo Integral de la Familia 291
Secretaría de Obras Publicas 320
Coordinación General Jurídica 40
Secretaría de Agricultura y Desarrollo
Regional
26
Total de cajas 5,288 3,132
Cuadro elaborado por Karina Sánchez Mejía, mediante la información brindada por la Dirección de Políticas
para la Administración Documental y Archivo General, y por el personal del Archivo Histórico del Estado de
Hidalgo.
1.10.1 Fondo Tula
El vasto Fondo documental Tula de Allende, es uno de los tres municipios que se
encuentran bajo custodia en el Archivo Histórico del Estado de Hidalgo, por medio
18
del rescate documental que se realizo. Ya que, dicho municipio no contaba con las
instalaciones adecuadas para su conservación.
En el siguiente cuadro, se muestra la cantidad documental con la que cuenta:
Cuadro n°3
Volumen documental contenido en el Archivo Histórico del Estado de
Hidalgo.
Unidad Dimensiones
Volumen documental (expedientes). 5427 cedulas catalográficas.
Metros lineales 16.12 mts/L
Numero de cajas (AG12) 124 cajas
Soporte documental Papel
Cuadro elaborado por Karina Sánchez Mejía, mediante la información brindada por la Dirección de Políticas
para la Administración Documental y Archivo General, y por el personal del Archivo Histórico del Estado de
Hidalgo.
La documentación de Tula de Allende, conserva una riquísima memoria escrita
sobre una de las zonas de más antiguo poblamiento del país, con testimonios de
poblaciones indignas, la cual, cuenta con dos secciones documentales: Gobierno y
Justicia; cada una, con sus respectivas series documentales, las cuales, se
mostraran a continuación, mediante un cuadro elaborado para su mejor
entendimiento.
19
Tabla n° 4
Fondo Documental Tula de Allende
Sección
documental
Serie
documental
Numero de
cajas AG12
Número de
expedientes
Cronología
Instrumento
de descripción
Gobierno
Gobernación 142 9980 07-abril-1679
04-julio-1987
Catálogo
Hacienda y
Tesorería
534 9915 12-mayo-1651
23-febrero-1987
Catálogo
Estadística y
Fomento
124 5427 28-diciembre-1785
04-julio-1980
Catálogo
Bandos y Decretos
119 4066 15-junio-1615
05-octubre-1976
Catálogo
Instrucción Pública
90 4951 21-octubre-1816
10-octubre-1985
Catálogo
Milicia 108 5747 26-septiembre-1971
20-octubre-1978
Catálogo
Actas de Cabildo
5 23 libros
2189
registros
01-enero-1874
12-diciembre-1938
Catálogo
20
Justicia
Administración de
Justicia.
112
4523
02-octubre-1566
11-septiembre-1984
Catálogo
Juicios Civiles y
Criminales
201 4633 15-junio-1524
01-agosto-1929
Catálogo
Cuadro elaborado por Karina Sánchez Mejía.
La información fue brindada por la Dirección General de Políticas para la Administración Documental y Archivo General, y por el personal del Archivo Histórico del
Estado de Hidalgo.
21
1.10.2 Serie documental Estadística y Fomento.
La serie documental “Estadística y Fomento” cuenta con un total de 5,427
expedientes, con una cronología de 1785 - 1980, la cual, le competía realizar la
contemplación y recopilación actualizada de todas las actividades que realizaba el
municipio, así como también de sus Pueblos, Haciendas y Ranchos.
Su función primordial era, la recopilación de datos mensuales, por lo que se
brindaba información sobre las actividades que realizaba la administración pública,
además, de la regulación de materias, procedimientos, funciones y servicios
públicos, asimismo de movimientos de población, educación, de negocios, de
extranjeros, nacimientos, casamientos, defunciones, salubridad pública
armamento y equipo, mejoras materiales, sucesos notables, multas, entre otros,
además de, asegurar la participación ciudadana y vecinal de dicho municipio, para
después poder fomentarlo en el mismo, como prosperidad, así como también para
la satisfacción en cuanto a las necesidades colectivas de carácter material,
económico, educativo, cultural y del conocimiento en general del mismo Municipio,
de sus Rancherías, Pueblos y Haciendas.
A continuación, se mostrará la lista de las noticias mensuales que debían rendir
las autoridades del Municipio:
Numero de acuerdos.
Sesiones verificadas por las Asambleas
Escuelas industriales. Número de Escuelas. Asistencia media de niños y
niñas.
Armamento y equipo.
Causas y negocios concluidos y pendientes en el Juzgado del Distrito.
Delincuencia profesional enumerando hasta donde sea posible.
I. El oficio de los acusados.
II. Clase de delito.
III. Si saben leer o escribir.
22
Censo del Distrito.
Disposiciones o convocatorias para el reclutamiento de la policía rural
urbana.
Disposiciones y estadísticas sobre montes de piedad y casas de empeño.
Parques y diversiones populares.
Consumo de carnes.
Extranjeros residentes y movimiento de ellos.
Industrias principales, inmigración o emigración de trabajadores por
disposiciones del Gobierno mexicano y los extranjeros.
Mejoras materiales.
Movimiento de Funcionarios y Autoridades del Juzgado.
Administración de rentas, Jefatura y Municipalidades.
Movimiento de cárcel. Acta de visita.
Movimiento de Hospital. Noticia sobre número de obreros en los hospitales.
Clases de enfermedad. Condiciones de admisión y vacantes en los
hospitales.
Consultorios gratuitos y puestos de socorros.
Visitas de las juntas de salubridad a fábricas y talleres expresando el
resultado de la inspección y los acuerdos recaídos.
Perros vagabundos envenenados.
Salubridad pública.
Vacuna. Disposiciones relativas.
Movimiento de población.
Movimiento de caudales.
Multas impuestas por las Autoridades.
Multas por infracción a la ley de Instrucción.
Sucesos notables.
Actas de visita a las oficinas telegráficas.
Estados que guardan los teléfonos.
Tranquilidad pública.
Precios corrientes de efectos de 1ª necesidad.
23
Boletines, publicaciones, bibliotecas, etc.
Actas de confronta prevenidas por el artículo 77 del Código Civil y 24 de la
Ley General de Estadística.
Lista elaborada por Karina Sánchez Mejía, mediante la información brindada por la Dirección de Políticas para
la Administración Documental y Archivo General, y por el personal del Archivo Histórico del Estado de
Hidalgo.
1.11 Municipio de Tula de Allende.
En el Estado de Hidalgo, se encuentra el Municipio de Tula de Allende, es una
entidad de interés público, investido de personalidad jurídica y patrimonio propio,
autónomo en su régimen interior, territorio determinado y con libre administración
de su hacienda. Tiene competencia plena y exclusiva sobre su territorio, población
y organización política y administrativa en los términos que fijen las leyes y
reglamentos respectivos.
Dicho municipio se encuentra administrado por un Ayuntamiento de elección
popular directa y no habrá autoridad intermedia entre éste y el Gobierno del
Estado. La representación del gobierno municipal y la ejecución de las
resoluciones del Ayuntamiento le corresponden al Presidente Municipal. (Para
consultar el Organigrama, ver Anexo 2)
El territorio que abarca el Municipio de Tula de Allende, cuenta con “una superficie
aproximada de 305.80 km2. Coordenadas geográficas: al norte 20° 09’, al sur 19°
58’ de latitud norte; al este 99° 15’ y al oeste 99° 30’ de longitud oeste. La
precipitación pluvial anual promedio es de 618.7 ml. El Municipio de Tula de
Allende, representa el 1.6% de la superficie del estado y tiene las colindancias
siguientes:
Al norte: Chapantongo, Tepetitlán, Tezontepec de Aldama y Estado de México
Al sur: Atotonilco de Tula y Tepeji del Río de Ocampo
24
Al este: Tezontepec de Aldama, Tlaxcoapan, Atitalaquia y Atotonilco de Tula
Al oeste: Tepeji del Río de Ocampo y Estado de México.”21
Es una región que fue cuna de la civilización indígena más importante de la
historia de México, asiento de la cultura tolteca (los cuales se distinguieron en las
artes, la orfebrería, la talla de piedra, la arquitectura, la pintura y demás
actividades para poder demostrar su laboriosidad e inteligencia), desde el año de
713 d. C.
En cuanto a su nombre; en Otomí, “Mamenhi, significa “lugar de mucha gente o
vecinos” y fue fundado por Otomís en el siglo VI, año 634 D.C.22 En lengua
náhuatl, es “Tollán, que significa lugar de tules, tulin, espadañas o esparto: “sitio
donde los bárbaros se convertían en civilizados”.23
Ya castellanizado, y actual nombre es Tula, y significa “lugar de tules o esparto,
junto o cerca del tular.” Y se le llama Tula de Allende, por que lleva el apellido del
gran Patricio José Ignacio “Allende”, probablemente desde el año de la
Constitución de 1917.”24
Durante la época de la conquista, Pedro Miahuazochilt, fue nombrado por la
segunda audiencia de 1531 a 1536 señor de Tula contribuyendo a que esta región
se evangelizará.
21
Bando de Gobierno Municipal. Capítulo Tercero: de los limites e integración del territorio. Articulo 11.
(Publicado en el Periódico Municipal de Tula de Allende, Hidalgo., a los 3 días del mes de Diciembre del 2002)
22 Las fechas de la fundación de Tula (Tollán) son dudosas, ya que el Instituto Hidalguense de la Cultura.
Monografía del Estado de Hidalgo. Tomo II. Ingenioso Hidalgo. México, 1993. 714 pág. describe que Tula-
Chico fue fundada hacía el siglo VII D.C, correspondiente a la primera ocupación tolteca importante. Mientras
que, el Bando de Gobierno Municipal. Capítulo Tercero: de los límites e integración del territorio, expresa que,
fue fundada en el año de 661 D.C y mientras que, una fuente electrónica sobre la Historia de Tula de Allende
[En línea]. 2012. México. Enciclopedia de Los Municipios y Delegaciones de México. <http://www.e-
local.gob.mx. [14- octubre-2013] comenta que fue en el año de 713 D.
23 Instituto Hidalguense de la Cultura. Monografía del Estado de Hidalgo. Tomo II. Ingenioso Hidalgo. México,
1993. 714 pág.
24
Instituto Hidalguense de la Cultura. Op.cit.
25
El distrito de Tula fue erigido en el año de 1824 por la constitución de este mismo
año y la componían los distritos de Tula, Ixmiquilpan, Zimapán, Actopan,
Huichapan y Xilotepec. Este último pertenece al Estado de México.
Tula fue escenario de algunas batallas entre Carrancistas y Zapatistas en el
movimiento de la Revolución de 1910. Los habitantes de tula formaron parte activa
en el movimiento de independencia y pelearon valerosamente contra los invasores
norteamericanos y franceses.
Su categoría municipal la adquirió el 26 de septiembre de 1871, y su categoría de
ciudad la adquirió el 24 de febrero de 1951.25
Actualmente, es una zona turística, cuyos testimonios, se podrán observar a
través de la existencia de zonas arqueológicas, donde destaca su centro espiritual
con sus famosos atlantes de piedra y sus pinturas, que, a pesar del transcurso de
los años, el tiempo no ha podido destruir su belleza autóctona.
25
Ibídem.
Tula de Allende
26
Cuadro n° 5
Características del Municipio de Tula de Allende.
Cabecera municipal Tula de Allende
Número de localidades del
municipio
76
Superficie del municipio en
km2
336 km2
Población de la cabecera
municipal
28, 577*
Hombres: 13,685*
Mujeres: 14, 892*
*Consultado en: Sistema Nacional de información
Municipal. [En línea]. 2010. México. Instituto para el
Federalismo y el Desarrollo Municipal.
http://www.snim.rami.gob.mx [10-octubre-2013]
% de superficie que
representa con respecto al
estado
1.61%
Altitud 2,047 metros sobre el nivel del mar.
Clima Templado- frío.
Temperatura media anual: 17.6° C.
Precipitación pluvial anual: 669 mm.
Actividades Agricultura
Industria
Comercios y servicios.
Flora Matorrales.
Nopaleras.
Magueyeras.
Mezquite
Pirúl
27
Fauna
Conejos.
Ardillas
Liebres
Camaleones
Correcaminos
Coyotes
Aves
Ratas de campo
Víbora hocivo de puerco
Tlacuache
Zorrillo.
Zonas turísticas
Catedral Época Colonial.
Ex- convento de San José.
Zona Arqueológica del siglo XI y XII.
Balneario la Cantera.
Río Tula.
Artesanías
Hoteles
Restaurantes
Cines
Discoteques.
Hidrografía
Río de Tula
Rio Rosas
Arrollo Grande
Pueblos, Rancherías y
Haciendas de Tula de
Allende
Tula
Tepeji del rio
Tetepango
Atitalaquia.
San Pedro
Xilotepec.
Acula
28
Acambay
Chapa de mota
Villa de peña de Francia
Actopan
Yolotpec
San Labrador
Arenal
Yxcuinquitlapila
Mirquiahuala
Huichapan
Tecozautla
Altatayucan
Nopala
Farquillo
Ixmiquilpan
Cardonal
Zimapan
Xacala
Cuadro elaborado por Karina Sánchez Mejía consultando la siguiente fuente de información: Instituto
Hidalguense de la Cultura. Monografía del Estado de Hidalgo. Tomo II. Ingenioso Hidalgo. México, 1993. 714
pág.
29
A continuación, se mostrará un cuadro de los Presidentes Municipales que han
ocupado el cargo a partir de los años 1964 a la actualidad:
Cuadro n° 6
Cronología de Presidentes Municipales
Presidente Periodo
Fernando Moctezuma G 1964-1967
Carlos Mendoza Reyna 1967-1970
Ignacio Arroyo López 1970-1973
Rafael Cuevas Jiménez 1973-1976
Ignacio Arroyo López 1976- 1979
Héctor M. Buitrón M. 1979-1982
Esteban Sánchez Rojo 1982-1985
Cesar Vieyra Salgado 1985- 1988
Raúl Efrén Sicilia Salgado 1988- 1991
Mario Argaiz García 1991-1994
Noé Paredes Salazar 1994-1997
Ricardo R. Bautista G. 1997-2000
José G. Rodríguez Cruz. 2000-2003
Isidro Romero Alcántara 2003-2006
Juan Manuel Cárdenas Oviedo 2006-2009
Rodolfo Paredes Carbajal 2009-2012
Jaime Jacobo Allende González 2012-2015
Cuadro consultado en: Presidentes Municipales. [En línea]. 2012. México. Enciclopedia de Los Municipios y Delegaciones de México. <http://www.e-local.gob.mx. [22-octubre-2013].
30
Capítulo 2: El Archivo Histórico y descriptores documentales.
En el presente capítulo, se definirán temas de importancia, con los cuales, se
pretenderá brindar un mejor entendimiento en cuanto al desarrollo del tema de
exposición.
Primeramente se iniciará con un tema, el cual, es fundamental y básico que, como
archivónomo tiene que estar bien establecida la definición, características, y
diferencias, que suelen existir: el documento.
2.1 Documento.
Un documento es un conjunto de datos, que van a transmitir información, la cual,
se podrá encontrar plasmada en cualquier tipo de soporte; papel, tela, papiro,
pergamino, piedra, hierro, cintas magnéticas, etc.
Suele existir dos tipos de documentos, y son:
Documento en sentido genérico.
Documento de Archivo.
Como ya se comentó, ambos contienen información, pero para el archivónomo le
interesa más el último; Documento de Archivo.
Para obtener más en claro la definición y características de los documentos, se
expondrá a cada uno para evitar confusiones y así, poder saber sus diferencias.
Primeramente, se iniciará por el documento, en sentido genérico, ya que éste se
puede encontrar en cualquier parte de la vida cotidiana del hombre, y como ya se
comentó anteriormente, no importar el soporte en el cual se encuentre plasmada
31
la información, se manifiesta como un documento, el cual, es de importancia para
la o las personas que lo tenga en su posesión.
Documento:
Hablando del documento en forma genérica, según el autor Tamayo es, “cualquier
cosa que nos dé noticia de algo que haya sucedido en el pasado próximo o más
distante. Vale entonces por documento un pliego escrito, una piedra tallada, una
grabación, una película de cine, etc. En este sentido amplio, el concepto de
documento puede identificarse con el concepto de fuente de información.”26
Mientras que, para Arévalo Jordán es, “cualquier soporte de cualquier índole que
contiene información de interés para una determinada materia.”27
Como se pudo observar de acuerdo con las anteriores definiciones, el documento
es una fuente de información, la cual, como ya se comentó, se puede encontrar
plasmada en: tablillas de arcilla, papiro, pergamino, vidrio, tela, cintas magnéticas,
papel, etc., sin importar el soporte en donde se encuentre, siempre será un
documento, el cual, podrá brindar información para una persona o el conjunto de
las mismas.
Documento de Archivo:
En cuanto, al documento de archivo es, aquel donde se encuentra registrado un
hecho, acto administrativo, jurídico/legal, contable/fiscal, el cual, fue generado,
recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades, obligaciones y
actividades de la institución, dependencias y entidades de las cuales están
llamadas a realizar. Y el conjunto de estos, será la materia prima con lo que se
podrá crear un archivo, el cual, se podrá ser: de Trámite, Concentración e
Histórico.
26
TAMAYO, Alberto. Archivística, Diplomática y Sigilografía. Madrid. Cátedra, 1996. Pág. 55.
27
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. La archivología en las ciencias de la documentación. Asociación de
Archiveros de Santa Fe, Santa Fe, Argentina. Programa de difusión cultural, segunda edición. 1996. 144 pág.
32
Consultando a la Ley Federal de Archivos, expone que, es “el que registra un acto
administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el
ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados,
independientemente del soporte en el que se encuentre.”28
Tomando en cuenta a un par de autores, se interpretó la definición que existe
entre un documento genérico y un documento de archivo, pero aun así, se sabe
que para un documento de archivo existen características únicas e importantes,
las cuales, van a diferenciar aún más uno del otro.
Esas características son, el obtener un carácter seriado, son únicos, tienen
autoridad, son estáticos y tienen una relación entre sí, y como ya se comentó, se
generan en el ejercicio natural de las actividades o funciones de las instituciones.
A continuación, se interpretarán sus características:
Carácter seriado: cada documento se produce uno a uno, y con el paso
del tiempo, constituyen series documentales.
Generación dentro del proceso natural: de una actividad y surgen como
el producto o reflejo de las tareas de su productor, lo que quiere decir, es
que no son ajenos a él.
Información: ésta es única, por lo cual, no existe documentación igual.
Existirán expedientes similares, pero habrá algo que los llegue a diferenciar,
ya sea por la persona moral o física de quien trate el asunto, época y/o el
tema.
Estático: es definitivo y no puede ser cambiado o corregido nunca. Las
notas y los borradores se les consideran documentos de archivo como tales
si se respeta dentro del expediente como parte del desarrollo de una acción
o trámite.
28
CÁMARA DE DIPUTADOS H. CONGRESO DE LA UNIÓN. Ley Federal de Archivos. Ciudad de México.
Distrito Federal. Publicada en el Diario Oficial de la Federación, el 23 de enero de 2012. Pág.3
33
Autoridad: son confiables, porque son la evidencia “oficial” de la actividad
que registran. Su confiabilidad está vinculada a su creación, al generador y
a la autoridad que tiene para producirlo, además, con firmas,
encabezamientos y sellos, son indicadores de la naturaleza oficial de la
documentación de archivo.
Pertenecientes a un conjunto: no son documentos sueltos.
Orgánico: son parte de un todo estructurado, deben su existencia a una
persona o institución que los produjo y solo alcanzan sentido
relacionándose entre sí.
2. 2 Archivo.
Para la terminología de un archivo, se puede llegar a entender de diferentes
maneras, ya que dependerá de las circunstancias y necesidades en las que se le
encuentre.
En primera estancia, se le pude entender como al lugar físico donde se encontrará
conservada y resguardada la documentación, sin importar en qué fase o etapa se
llegue a encontrar ésta, ya sea en tramitación, concentración o histórica.
Pero, también, se puede entender como al conjunto de documentos sin importar el
soporte en el que se encuentren, y son fuente de información primaria, además,
cuentan con la función de poder brindar la identidad a las personas, de
instituciones, o hasta de un país.
Para obtener un mejor entendimiento, se consultará al Glosario de Terminología
Archivística, el cual, ilustra lo sucesivo:
a) “Sitio en donde se coleccionan y conservan documentos.
b) Fuente de información para la toma de decisiones.
c) Así se denomina al conjunto debidamente ordenado y clasificado de
documentos que constituyen la historia de una institución o empresa.
34
d) El archivo es un servicio creado para servir a la entidad o empresa donde
funciona y sus actividades invariablemente deben coordinarse con ésta.”29
Otra definición comenta que es el “conjunto orgánico de documentos en cualquier
soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las
dependencias y entidades.”30
La Ley de Archivos del Estado de Hidalgo, expone que: “es el conjunto de
documentos producidos o recibidos por cualquier individuo, familia, los Poderes,
las Dependencias, entidades y Organismos, tanto públicos como privados, en el
desarrollo de sus actividades, que se conservan de forma organizada, para servir
inicialmente como prueba y después como fuente de información general; así
como las Instituciones Archivísticas y los locales en donde se guardan los
documentos”31
Por lo ya expuesto anteriormente, varios autores coinciden con que el archivo es
el lugar físico donde se encontrará el conjunto de documentos creados por la
misma institución, pero también, todo dependerá del contexto en que se esté
desarrollando, asimismo de las necesidades que se requieran.
2.3 Administración documental.
La Ley de Archivo del Estado de Hidalgo, al igual que los Lineamientos Generales
para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos Públicos del
Estado de Hidalgo, exponen que la administración documental es un “conjunto de
métodos y prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción,
29
SECRETARIA DE EDUCACIÓN PÚBLICA. Glosario de Terminología Archivística. México, 1980. SEP. Pág.:
14
30
SECRETARIA DE GOBERNACIÓN. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los
Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Publicado en el Diario Oficial
de la Federación el 20 de febrero de 2004. Pág.2
31
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo. Publicada en el Periódico
Oficial, el lunes 7 de mayo de 2007. Pág. 3
35
circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los
documentos de archivo”32
Asimismo la administración pública, deberá garantizar los espacios e instalaciones
necesarias para un correcto manejo y funcionamiento de los archivos.
Así como también, en las instituciones Gubernamentales, en las cuales, deberán
elaborar programas de administración documental, teniendo en cuanta las nuevas
tecnologías y soportes que pudieran existir, pero sin dejar a un lado los principios
y procesos archivísticos. Ya que, éstos se deberán observar en todo momento,
como en la producción o recepción, distribución, consulta, recuperación y,
disposición final de los documentos. Para que pueda existir una garantía de la
calidad y eficiencia en cuanto a organización de los archivos, asimismo, de la
información.
Y estos se pueden clasificar en:
I. “De acuerdo al Ciclo Vital del Documento, los archivos se clasifican en:
a. Unidad Central del Correspondencia
b. Archivo de Trámite;
c. Archivo de Concentración; y
d. Archivo Histórico.
II. De acuerdo a la naturaleza de la información, ésta se clasifica en:
a. Pública;
b. Reservada; y
c. Confidencial.”33
32
Lineamientos Generales para la organización, Conservación y Custodia de los Archivos Públicos del Estado
de Hidalgo. [En línea]. México. Órgano Rector del Sistema Estatal de Archivos.
<http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/lineamientos.pdf> [17-noviembre- 2013].
33
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo. Op. Cit.
36
En cuanto a los sujetos obligados, deberán elaborar y adoptar el cuadro general
de clasificación, así como el catálogo de disposición documental, la guía de
archivos e inventarios documentales.
2.3.1 Ciclo Vital del Documento.
Se le conoce como Ciclo Vital de los Documentos a las “etapas en las que se
divide al documento de archivo conforme a su uso, valor y ubicación.”34
Al estar hablando de un archivo, como el conjunto de documentos, van a estar
presente un ciclo de vida, en el cual, será como el de un ser vivo, ya que un
documento va a nacer (se crea el documento por medio de una necesidad natural
de la institución), crecer (conforme se vaya dando una resolución, va a ir
generando más documentación) y morir (cuando el documento ya no tiene validez
para la institución que lo creo así como tampoco para el hombre).
Dicho ciclo, es mejor conocido como: Ciclo Vital del documento o Ciclo de las Tres
Edades o Fases, el cual, fue expuesto para poder solucionar los problemas
surgidos por la acumulación de la masa documental de la post guerra en Estados
Unidos. Y se le considera a Wyffels como el creador del ciclo vital del documento.
Antonia Heredia, en su libro Archivística General: Teoría y Práctica, expone lo
sucesivo:
34
Criterios Específicos para la Administración de documentos, organización de archivos y clasificación de la
información. [En línea]. Junio, 2008. México. Secretaria de Economía.
<http://www.economia.gob.mx/files/transparencia/criterios2008_3.pdf> [20 de agosto de 2013].
37
“Wyffels, en 1972, planteo su teoría de las tres edades de los documentos que
darían lugar a diferentes categorías de archivos. Dicha teoría está en relación con
la idea y realidad de que los documentos no son algo muerto o inactivo sino que
tienen una vida propia.
Este ciclo de vida, como otros, contempla después del nacimiento, el crecimiento,
el decrecimiento y la muerte. Esas tres edades del ciclo vital se corresponden
respectivamente, una vez producidos, con los denominados documentos
corrientes, semicorrientes y no corrientes.”35
Por otro lado, Laureá Pagarolas Sabaté, concreta sobre el tema:
“El documento pasa en el transcurso de su vida por diferentes fases, desde su
elaboración o recepción y durante un periodo más o menos corto de tiempo, es de
uso intensivo para la resolución de los asuntos propios de su autor. Con el paso
del tiempo, cada vez es menos utilizado y va perdiendo su valor, según las
finalidades para las cuales había sido creado. Hasta que, al final, debemos
plantearnos o bien su eliminación o bien su conservación permanente.”36
No obstante, existen autores que conversan de hasta cuatro edades o fases. Pero
en México y, para el desarrollo del presente trabajo, sólo se expondrá el ciclo de
las tres edades o fases, y se inicia por:
35
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. 5ta edición. Sevilla, 1991 pág.:173.
36
LAUREÁ PAGAROLAS SABATÉ. Los archivos notariales. ¿Qué son y cómo se tratan? Asturias, España.
Ediciones Trea. 2007. Pág.: 84.
38
Fase Activa:
Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el curso de alguna
gestión, y termina una vez que haya concluido el asunto o resuelto el trámite por el
cual se generó, acto seguido, se realiza un expurgo a la documentación, al igual
que una valoración primaria, esta acción permitirá saber si cuenta con los valores
primarios (administrativo, jurídico/legal, contable/fiscal), y el lugar de resguardo se
encontrará en la propia área generadora: Archivo de Trámite.37
Cuando la documentación llegue a contar con los valores primarios (ya
mencionados anteriormente), se efectuará una transferencia primaria hacia la:
Fase Semiactiva:
La documentación que cuente con los valores primarios, será transferida hacia el
Archivo de Concentración,38 donde tendrá una guarda precaucional (el tiempo que
permanecerá resguardado va a depender de los plazos de conservación, la
vigencia documental, los cuales se podrán observar en el Catálogo de Disposición
Documental).
En cuanto se cumpla esa guarda, se aplicará una valoración secundaria, para
poder determinar el destino final de la documentación, la cual, si llega a presentar
los valores secundarios (informativo, evidencial y tesimonial), se les destinará una
transferencia secundaria (transferir la documentación al Archivo Histórico), de lo
contrario, si no cuenta con esos valores, se les aplicará la baja documental,
depuración, eliminación.
37
Archivo de Trámite: unidad responsable de la administración de los documentos de uso cotidiano, donde se
recibirán, clasificarán, abrirán expedientes (si es que no existen, de lo contrario, se glosara la documentación),
catalogará, expurgará, valorará y realizará las transferencias primarias de la documentación.
38 Archivo de Concentración: unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es
esporádica por parte de las unidades administrativas, y permanecerá en él la documentación, hasta que se
determine su destino final, la cual puede ser la baja o la conservación permanente de los mismos.
39
Fase Inactiva:
La documentación que se transfiere a esta fase, es porque ha dejado de ser
utilizada por la institución que la creó, por lo que llega a ser de trascendencia
histórica y obtiene el valor de uso social como fuente de información primaria para
futuras investigaciones.
Y se encuentran en el Archivo Histórico39 de la institución (en el caso de que la
institución no cuente con su creación, o a falta de espacio, puede brindar su
documentación en donación hacia el Archivo General de la Nación, siempre y
cuando, esta institución sea federal).
Consultando a un autor, comenta lo siguiente:
“Al finalizar el interés administrativo por esa documentación, ésta se valora y se
selecciona ya sea para su eliminación o, en su caso, para su conservación
permanente como un bien cultural. Estos documentos constituyen fuente de
información administrativa y académica que alimenta el acervo documental
después de haber superado un proceso de depuración y haber dado origen a un
acervo histórico de la entidad productora.”40
Como ya se comentó, el Ciclo Vital del Documento, da soporte a todo un sistema,
el cual, se tiene que llevar a cabo en las instituciones para poder tener el control
de la documentación, y así poder evitar la acumulación innecesaria de la misma, lo
cual, con el transcurso del tiempo, vendría perjudicando a la institución por estar
conservando documentos que ya no tengan valor hacia la institución, por eso es
necesaria su aplicación.
Y no sólo se llega a aplicar este ciclo a los documentos soportados en papel, sino
que también se le aplica a los documentos electrónicos, como dicta el Reglamento
de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo;
39
Archivo Histórico: unidad responsables de organizar, conservar, describir y divulgar, la documentación
cuando sus vigencias fueron cumplidas en los archivos anteriores y cuenten con los valores secundarios. 40
TAPIA JIMENEZ, Olivia y EISENBERG WIEDER, Rose. Op. Cit.
40
“La administración de los documentos electrónicos, al igual que los documentos en
soporte papel obedecen a los principios de procedencia, orden original y al ciclo
vital del documento por lo cual cumplirán con las edades.”41
Por lo que, no debe existir excepción del soporte documental.
A continuación, se podrá observar una representación del tema ya expuesto
mediante un cuadro, en el cual, se plasmarán claramente las fases que contiene el
Ciclo Vital del Documento o también conocido como Fase de las Tres Edades,
asimismo se podrá observar claramente en qué fase del ciclo se deben aplicar las
transferencias primarias y secundarias, las cuales, dependerán del valor
documental que lleguen a presentar, llámese primarios y secundarios, de igual
manera, se mostrará el tema del destino final que se aplicará a esa
documentación, ya sea el caso de su conservación permanente o de su
depuración.
41
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Reglamento de la Ley Federal de Archivos del Estado de
Hidalgo. Publicado en el Periódico Oficial del Estado de Hidalgo, el lunes 24 de diciembre de 2007. Pág. 6
41
Cuadro n° 7
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Fase Activa
Archivo de
Trámite
Archivo de
Concentración.
Archivo
Histórico.
Valores
Primarios
Valoración
Primaria
Transferencia
Primaria
Fase
Semiactiva
Valoración
Secundaria.
Transferencia
Secundaria
Administrativo
Jurídico/Legal
Contable/Fiscal
Baja
documental
Depuración Valores
Secundarios
Informativo
Testimonial
Evidencial
Fase
Inactiva
Cuadro realizado por Karina Sánchez Mejía, de acuerdo a los conocimientos obtenidos en el transcurso de la Licenciatura en Archivonomía.
Expurgo
42
2.3.2 Sistema Integral de Archivos.
Para esta definición, se consultó la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo y comenta
que, así lleva el nombre el “conjunto de unidades archivísticas, administrativas e
históricas de un sujeto obligado, que tiene por objeto controlar la producción,
circulación, organización, conservación, uso y destino final de los documentos de
archivos de una institución.”42
Y se encuentra integrado por las siguientes unidades:
Unidad Central de Correspondencia;
Unidad de Archivo de Trámite
Unidad de Archivo de Concentración y, si fuera el caso; y
Unidad de Archivo Histórico.
Y el principal objeto del Sistema Integral de Archivos es “vincular en una sola
perspectiva funcional a las diversas instancias encargadas del manejo de la
correspondencia y los archivos a nivel institucional, garantizando la adecuada
planeación, operación y control de los servicios documentales de la institución, de
acuerdo a las necesidades y expectativas propias del sujeto obligado, promoviendo la
modernización y el desarrollo efectivo de las técnicas y recursos archivísticos
institucionales.”43
Este Sistema, presenta las siguientes principales funciones, y son:
“Brindar integralmente los servicios de apoyo informativo-documental requeridos
por el sujeto obligado o solicitados por la ciudadanía;
Coordinar el desarrollo y perfeccionamiento de los mecanismos de recepción,
organización, conservación y control de la documentación institucional, para
garantizar la obtención y aplicación completa y oportuna de la información
documental y publica; y
42
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo. Op. Cit. pág. 5
43
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Reglamento de la Ley Federal de Archivos del Estado de Hidalgo. Op.
Cit. pág. 3
43
Instrumentar y operar los sistemas de planeación, evaluación y seguimiento de la
gestión pública referentes a la producción, circulación, uso y conservación de los
documentos de archivo.”44
2.3.3 Normativos
Se encuentran representados por:
.
45
Los cuales, se encargarán de:
“Evolución del Sistema Estatal de Archivos;
Emitir normas técnicas en materia de Administración y Clasificación Documental;
Capacitar y Asesorar en la materia;
Órgano supervisor de las acciones.”46
44
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo. Op. Cit. pág. 4
45
La normatividad como Estrategia para la Organización del Sistema Estatal de Archivos del Estado de Hidalgo. [En
línea]. México. Secretaría de Finanzas y Administración. Dirección General de Patrimonio Inmobiliario y Archivo.
<http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reuniones/2011/encuentro/pdf/M3_002.pdf> [8 -septiembre- 2013]
46
Ibídem.
Un representante del Poder Ejecutivo
Un representante del Poder Legislativo.
Un representante del Poder Judicial.
Dos representantes de los Municipios.
Un Secretario Técnico (Titular del Archivo General del Estado de
Hidalgo)
Órgano
Rector
44
2.3.4 Operativos
Para que pueda operar correctamente dicho sistema, se llegará a integrar mínimamente
como se muestra en la siguiente estructura:
Un Coordinador Normativo;
Unidad Central de Correspondencia;
Unidad de Archivos de Trámite;
Unidad de Archivo de Concentración; y
Unidad de Archivo Histórico.”47
De lo contrario, sólo se estará aplicando una pequeña parte, lo que dará como
resultado pérdidas y lagunas de información.
Si un archivo cuenta con todo el sistema anterior, estará cumpliendo correctamente la
teoría archivística, así como también, el correcto control, manejo y conservación de la
documentación de las instituciones.
2.4 Principio de Procedencia
De acuerdo a la teoría archivística, se presentan dos tipos diferentes de principios, los
cuales, son fundamentales para la organización documental: Principio de Procedencia y
el Principio de Orden Original, por lo que, a continuación, se van a analizar por
separado.
Dicho principio fue formulado en 1841 por el historiador francés Natalis de Wailly, y
como su mismo nombre lo dicta, tiene que ver fundamentalmente con la procedencia de
la documentación, ya que, se debe reflejar la organización de los documentos del
archivo de una misma identidad, así como las funciones que los han producido. En
pocas palabras, la documentación no debe ser mezclada con otra documentación que
no sea de la misma procedencia; diferente fondo, diferente institución.
47
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Reglamento de la Ley Federal de Archivos del Estado de Hidalgo. Op.
Cit.
45
“La aplicación de este principio permite aislar cada grupo documental producido por una
entidad y distinguirlo de otros grupos semejantes y garantizar que los documentos de
un grupo documental se conserven unidos, que no se saquen de su contexto, se
dispersen y pierdan su valor de prueba.”48
Dicho Principio de Procedencia como ya se comentó, no puede trabajar por sí solo, por
lo que, a la par, se aplica otro tipo de principio: Orden Original.
2.5 Principio de Orden Original.
Una vez que a la documentación se le ha empleado el Principio de Procedencia, es
necesario aplicar otro tipo de principio: el Orden Original, el cual, los documentos deben
estar arreglados en su orden original, o sea, el orden que le dio naturalmente su
productor, su generador.
Antonia Heredia comenta que, “los documentos se producen en un orden secuencial,
lógico y natural.”49
Este principio fue anunciado en 1881, por H. Von Seybel, y en términos generales, “éste
dispone que los documentos de un fondo deben mantenerse, a lo largo de su vida, en el
orden otorgado por su entidad de origen, o sea, clasificados de acuerdo a las acciones
desarrolladas por la entidad o a sus propias estructuras administrativas.”50
Con la aplicación de ambos principios, se pretende obtener un mejor manejo de la
documentación conservada en los archivos.
48
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del Poder
Ejecutivo Federal. AGN. México. Pág. 50
49
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivo General Teoría y Práctica. 5ta
edición. Sevilla, España. Diputación
Provincial de Sevilla. 1991. pág.: 45
50
ACEVEDO GUTIÉRREZ, Francisco O. Introducción a la organización de archivos. Archivo General de la Nación.
México. 2004. pág. 10
46
2.6 Procesos Archivísticos para la Organización Documental.
Estos procesos, son el desarrollo de un conjunto de procedimientos y acciones que se
encuentran orientados hacia la clasificación, ordenación y codificación de la
documentación.
Se comenta que, “cuando se organiza cada fondo, lo clasificamos, lo ordenamos, lo
describimos y lo instalamos, los fondos quedan identificados, señalados y reconocidos
en su todo y en todas sus partes.”51 Por lo que, La Ley de Archivo del Estado de
Hidalgo, expresa que dicha organización es uno de los principios generales que regulan
la actividad de los archivos, al “disponer de la documentación organizada con el objeto
de que la información institucional sea recuperable para su uso en el servicio que los
sujetos obligados proporcionan a la ciudadanía y como fuente histórica.”52
Así como también “asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y
conservación de los documentos de archivo que poseen las dependencias y
entidades.”53
Por lo ya enunciado, “la legislación para los archivos establece que los organismos
públicos están obligados a organizar y conservar los documentos que generen en el
ejercicio de sus actividades. Toda la documentación producida forma parte de su
patrimonio documental y de su memoria histórica”. 54
51
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y archivos soportes, edificios y organización. 1997. 403 pág.
52
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Reglamento de la Ley Federal de Archivos del Estado de Hidalgo. Op.
Cit.
53
SECRETARIA DE GOBERNACIÓN. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos
de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Publicado en el Diario Oficial de la
Federación el 20 de febrero de 2004. Pág.3
54
FERNÁNDEZ GIL, Paloma. Manual de Organización de Archivos de Gestión. Granada. CEMCI. 1999. Pág.: 45
47
2.6.1 Clasificación.
“Clasificar en un archivo y para cada uno de los fondos no es otra cosa que agrupar
jerárquicamente las series documentales en torno a los órganos o funciones
desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.”55
La clasificación documental es parte del proceso de la organización documental, en la
cual, se va a identificar y establecer las agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico56-funcional57 de la entidad productora. Por lo que, ésta puede ser la
labor intelectual y física que consiste en la separación de la documentación del archivo.
Dicha clasificación, puede ser por: fondos, sección y series. Y el resultado se podrá
reflejar mediante un Cuadro General de Clasificación Archivística, el cual, responde a
una triple necesidad:
1-. “Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o
recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.
2-. Facilitar su localización: es decir, facilitar el acceso a la información contenida en el
acervo documental.
3-. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control
y manejo.”58
55
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivo General Teoría y Práctica. 5ta
edición. Sevilla, España. Diputación
Provincial de Sevilla. 1991. pág. 180
56
Clasificación Orgánica: establece los distintos grupos de acuerdo a la procedencia de la documentación, por lo
tanto refleja la estructura orgánica de la institución. Resulta un poco sencilla de aplicar, ya que corresponde
básicamente al organigrama de la institución pero a la vez, es más rígida, ya que no recoge los cambios que haya
podido sufrir.
57
Clasificación funcional: establece la separación entre los distintos grupos tomando como bases las funciones o
actividades de la institución.
58
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para la elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística.
Dirección del Sistema Nacional de Archivos. México. pág. 12
48
Por lo ya comentado, la clasificación es una actividad intelectual (sistemática), la cual,
va a permitir relacionar unos documentos con otros, para poder disponer clases o
conjuntos de documentos (en fondo, sección, serie y unidades documentales),
basándose en funciones y actividades representadas en los documentos de archivo,
facilitando la pronta localización conceptual de la información contenida en el archivo.
2.6.1.1 Fondo.
Un fondo es, según Araceli Alday, el “conjunto de documentos, con dependencia de su
tipo documental o soporte, producidos orgánicamente o cumulados y utilizados por una
persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como
productor,”59 y se podrá observar a detalle cuando se llega a aplicar el Principio de
Procedencia, ya que se estarán vinculando la totalidad de la documentación que fue
producida por una institución.
En cuanto al Instructivo para la Elaboración del Cuadro General de Clasificación
Archivística se expresa que un fondo “es el conjunto de documentos producidos
orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.”60
Contando con la definición, ahora, para poder identificarlo fácilmente, se deberá tomar
en cuenta los siguientes puntos importantes:
“Existencia legal: debe tener un nombre y una existencia jurídica propia
establecida por una disposición normativa, precisa, fechada, publicada en el
Diario Oficial de la Federación.
Funciones propias establecidas en alguna disposición normativa.
Posición jerárquica claramente definida dentro de la estructura administrativa.
Autonomía suficiente para el desarrollo de sus funciones.”61
59
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del Poder
Ejecutivo Federal. AGN. México. Pág. 52
60
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. Cit. pág. 12
49
2.6.1.2 Sección.
Es una subdivisión del fondo y consistente en un “conjunto de documentos relacionados
entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u
organismo que lo origina.”62
Nuevamente se consultó El dicho Instructivo, y comenta que, es “cada una de las
divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de
conformidad con las disposiciones legales aplicables.”63
Y los criterios que la hacen identificar son:
“Debe ser claramente identificable y tener una posición subordinada con
respecto al organismo creador cuyo nivel es el fondo.
Debe corresponder a funciones establecidas en un reglamento, interno o
semejante, delegadas por el órgano creador cuyo nivel es el fondo.
Debe pertenecer a un sistema de archivos.
Debe estar inserta en una organización capaz de desarrollar las funciones
delegadas.
Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro organismo
superior.
Es un conjunto de documentos relacionados entre sí que, por lo general, tienen
correspondencia con las subdivisiones administrativas o las funciones de la
dependencia o entidad que lo origina.
Corresponde a una diferenciación al interior del fondo.
De conformidad con los Lineamientos, las Secciones son las subdivisiones del
Fondo identificadas con funciones.”64
61
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Óp. Cit. Pág. 49
62
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op. Cit. pág. 52
63
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. Cit. pág. 50
64
Ibídem.
50
2.6.1.3 Serie.
Una serie es “la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una
materia o asunto especifico.”65
A las series, se les aplica el principio de orden original, “y responde al carácter seriado
de los documentos, de la repetición sistemática de actividades o procedimientos
administrativos para el cumplimiento de una función de la institución.”66
Y sus criterios de identificación son:
“Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad
administrativa y regulado por la misma norma jurídica o de procedimiento.
Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados
que forman una unidad como resultado de una misma acumulación.
Agrupación de documentos que reflejan la misma actividad, que tienen una
forma particular o que son resultado de cualquier otra relación derivada de su
producción, recepción o uso.
Las series son el resultado de la aplicación del principio de orden original (donde
los documentos de archivo de un fondo no se mezclan con los de otros) y
responden al carácter seriado de los mismos, a la repetición de actividades o
procedimientos administrativos para el cumplimiento de una función atribuida a
una institución.”67
65
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. Cit. pág. 14
66
Ibídem.
67
Ibídem.
51
2.7 Ordenación.
La ordenación es dar la utilidad a la documentación, permitir que su información sea
recuperable fácilmente, así como el obtener físicamente la documentación. Y se puede
aplicar mediante métodos numéricos, alfabéticos y alfanuméricos.
Es el “procedimiento de tipo práctico por el cual son relacionados unos elementos con
otros, siguiendo criterios lógicos establecidos de antemano como pueden ser fecha,
letras del alfabeto, los números,”68 y suele aplicarse a los diferentes niveles
documentales.
Los métodos más comunes aplicados son:
Alfabético: conforme a las letras del abecedario.
Cronológico: la documentación debe ordenarse consecutivamente de acuerdo a
la fecha: año, mes y día.
Numérico: numeración progresiva.
Aspectos que hay que tomar en cuenta:
“La ordenación se hace a partir de elementos internos del documento: forma,
fecha, nombre, asunto.
Cada serie adopta la ordenación que le conviene, es independiente de la de
otras series.
Una vez elegido el tipo de ordenación se refiere a documentos, no a información
que contienen los mismos.”69
68
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op. Cit. pág 56
69
Ibídem
52
2.8 Archivo Histórico
Como ya se comentó anteriormente, el documento cuenta con un ciclo de vida y se
encuentra dividido en tres fases o edades: Activa, Semiactiva e Inactiva, y a cada una
de ellas les corresponde un archivo: Trámite, Concentración e Histórico,
respectivamente.
Para tener en claro lo que representa un Archivo Histórico, a continuación se
desglosará su definición, así como también sus funciones y estructura, para obtener el
desarrollo de dicho archivo.
2.8.1 Definición.
El archivo histórico, como se interpretó, es la tercera fase del Ciclo Vital del Documento,
y para brindar una definición, se consultó al Archivo General de la Nación, y señala que
es: “unidad responsable de organizar, describir, administrar y conservar a perpetuidad
los documentos que después de haber concluido su vida semiactiva y haber adquirido
valores útiles para la investigación histórica, científica, social, etc. (evidencial e
informativo), constituyen la memoria histórica de su institución productora.”70
Mientras que, para el Glosario de Términos del Archivo Histórico del Instituto Politécnico
Nacional es “donde se resguarda debida y correctamente el patrimonio histórico
documental de dependencias públicas y privadas; se vigila que sea preservado en las
condiciones adecuadas que eviten su destrucción, y se propicia la consulta a los
investigadores.” 71
Por lo que “las dependencias y entidades establecerán un archivo histórico, de así
considerarse necesario, adscrito al área coordinadora de archivos, en su caso. El
responsable de éste deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística.
70
ACEVEDO GUTIÉRREZ, Francisco O. Op. Cit. pág. 3
71
Definición de Archivo Histórico. [En línea]. México. Instituto Politécnico Nacional. Glosario de Términos del Archivo
Histórico. <http://www.decanato.ipn.mx/pdf/glosario.pdf> [20 -septiembre -2013]
53
Será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien definirá su nivel
jerárquico….”72
Por lo ya expuesto, se llega a la conclusión de que el Archivo Histórico, es la unidad
responsable de recibir las transferencias secundarias, dónde la documentación,
contiene los valores secundarios; informativo, testimonial y evidencial; los cuales, van a
tener tal importancia, que van a ser parte del patrimonio del Estado, así como también
van a brindar información y veracidad sobre la formación de la historia y cultura, ya sea
de la misma institución, de un personaje importante para el Estado o Municipio, del
propio Estado o hasta del país.
De igual manera, a esa documentación, se le aplicarán los procesos archivísticos; la
organización, descripción y conservación, para así, después poder crear los
instrumentos de control y consulta (tema que se retomará más adelante), los cuales,
permitirán que la documentación se encuentre accesible, para que el usuario pueda
realizar su consulta ágil y rápida.
Y para dar a conocer el contenido documental del mismo, se deberá realizar los
procesos de divulgación, éstos pueden ser por medio de: exposiciones, publicaciones,
folletos, y demás.
2.8.2 Funciones.
Para saber sobre las funciones que ejerce el Archivo Histórico, se citará nuevamente a
los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, los cuales, comentan
lo siguiente:
72
SECRETARIA DE GOBERNACIÓN. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos
de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Publicado en el Diario Oficial de la
Federación el 20 de febrero de 2004. Pág. 5
54
I. “Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo
de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el
catálogo de disposición documental y el inventario general;
II. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener
valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación;
III. Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de
concentración;
IV. Organizar, conservar describir y difundir la documentación con valor histórico;
V. Establecer programas que permita respaldar los documentos históricos a través
de sistemas ópticos y electrónicos, y
VI. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el
acervo y sus instrumentos de consulta.”73
En el Artículo 22 de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo, comenta su versión
sobre las funciones que le competen: “organizar, conservar, administrar, describir y
divulgar la memoria documental, y sus documentos serán conservados
permanentemente en resguardo, conforme lo establecido en los catálogos de
disposición documental que deberán estar en los archivos de trámite y concentración
respectivamente.”74
La autora Alday García, plasma las funciones del archivo, que a continuación se
muestran:
73
Ibídem.
74
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo. Op. Cit. pág. 7
55
Cuadro n° 8
Funciones del Archivo Histórico.
Conforme a las anteriores definiciones, el Archivo Histórico es el resultado de la
aplicación de un Sistema de Archivos y culminación del Ciclo Vital del Documento, ya
que sin la presencia de éstos, no existiría dicho archivo, y daría inicio a la acumulación
innecesaria de la documentación en las oficinas y dando como resultado bodegas
acumuladoras de documentos, lo que provocaría el deterioro irreversible por la
incorrecta conservación, resguardo y manejo de los mismos.
Y en cuanto a su consulta, se podría hablar de un tardado o hasta imposible acceso
hacia ellos, y el usuario no podría satisfacer la necesidad de información que presente
para la elaboración de su investigación.
Cuadro consultado en el libro de Alday García, Araceli J. Introducción a la operación de archivos en
dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal. AGN. pág: 49.
56
2.9 Archivo Histórico Estatal
Los archivos estatales75 “se originan en los registros administrativos de las actividades
institucionales y sociales de una determinada comunidad, reflejando aspectos
significativos de su evolución y transformándolos en fuente directa de legitimidad.”76
Los usuarios por excelencia de este tipo de archivos son los investigadores interesados
en el valor secundario que han adquirido los documentos al final de su ciclo vital.
La investigación histórica nos da la posibilidad de que el investigador pueda explicar,
comprender o interpretar un determinado aspecto del pasado. Los archivos históricos
se constituyen en reservorios en partes significativas de la memoria colectiva de los
pueblos.
2.10 Archivo Histórico Municipal
El municipio, “es la célula básica de la nación y como tal, tiene funcionamiento propio,
cuenta con autonomía relativa, esto es, que forma parte de un tejido, lo que lo hace
interdependiente con los demás municipios, con el estado y con la nación,”77 por lo que,
también llega a generar documentación de sus actividades, creando Archivos
Municipales.
Un Archivo Municipal es el “conjunto de documentos generados y recibidos por las
diversas dependencias de la administración púbica municipal en el ejercicio diario de
sus funciones, que se concentran, conservan y custodian por construir información de
75
Estado: 76
Archivo Estatal. [En línea.] 2013. Cuba. Ecu Red. <http://www.ecured.cu/index.php/Archivo_Hist%C3%B3rico>
[19- noviembre-2013]
77 ANAYA CADENA, Vicente. Marco teórico del gobierno y la gestión municipal. Gaceta mexicana de administración.
[En línea]. México. UNAM <http://www.juridicas.unam.mx/publica/librev/rev/gac/cont/64/pr/pr4.pdf> [17-noviembre-
2013]
57
tipo oficial. Por lo tanto, el archivero representa la concentración de los testimonios de
la acción cotidiana política y administrativa del gobierno municipal.”78
La administración de los archivos municipales es una función importante que debe ser
tomada en cuenta por las autoridades municipales, ya que a través de ellos se podrá:
“Concentrar ordenadamente la información generada y recibida por las diversas
dependencias de la administración pública municipal.
Clasificar y conservar los expedientes.
Conocer el contenido de la información, cantidades, fechas y su localización.
Evitar el crecimiento irracional de la información documental de la administración
pública municipal.
Avalar legalmente la gestión gubernamental del ayuntamiento ante otras
autoridades.
Facilitar la consulta del material del archivo general de las dependencias
municipales.”79
En cuanto a sus funciones:
“El archivo municipal es la dependencia que organiza los archivos de oficina
mediante sistemas que se extienden a todas las oficinas.
Colabora en la creación de bases de datos documentales y de tesauros del
Ayuntamiento.
Tiene que dar a las dependencias las pautas de descripción automatizada.
El archivo organiza sus propios documentos: los describe, clasifica, instala, etc.
El servicio debe conservar los documentos para difundirlos.
Debe controlar y colaborar en la gestión administrativa del Ayuntamiento, en el
diseño de la gestión de documentos. 78
Archivos municipales. [En línea]. 2013. México.
<www.elocal.gob.mx/wb/ELOCAL/ELOC_La_administracion_de_los_archivos_municipales+&cd=2&hl=es&ct=clnk&gl
=mx> [18- noviembre- 2013]
79
Ibídem.
58
Definir los tipos y series documentales que se están produciendo en el archivo
porque para poder desarrollar un proyecto de archivo hay que saber que se está
produciendo pero también poseer criterios de evaluación y selección de
documentos.
Respecto a la difusión, realizar visitas, exposiciones, etc.
Debe haber una colaboración con los organismos encargados de la conservación
y divulgación del patrimonio documental de la ciudad. Se deben formar equipos
para distribuir fuentes que no estén en los archivos municipales.”80
Y de igual manera, los Archivos municipales y estatales, deberán estar bajo las mismas
funciones y actividades que un Archivo cual quiera, ya que, deben estar bajo un sistema
integral de archivos, en el cual, debe estar presente el Archivo de Trámite,
Concentración e Histórico, lo cual, se va a obtener un mejor manejo, conservación y
difusión de la documentación.
2.11 Instrumentos de descripción.
Los instrumentos de descripción llegan a proporcionar información sobre el archivo, los
fondos, secciones o series documentales ya que será el puente que va a comunicar el
documento con los usuarios.
Dichos instrumentos, se podrán establecer por medio de la descripción documental, por
lo que llega a culminar el trabajo archivístico, ya que proporcionará por medio de un
arduo análisis de la documentación la información precisa sobre el contenido del
mismo, con lo cual se podrán realizar los instrumentos de descripción (como en este
caso, el catálogo), proporcionando el vínculo existente entre el documento y usuario ya
que con ello, se podrá consultar de manera rápida y ágil dicha documentación.
El Archivo General de la Nación comenta que es un “conjunto de técnicas archivísticas
por medio de las cuales se brinda una representación exacta de la unidad documental
80
Ibídem.
59
en cuestión, tanto en lo que respecta a sus características internas (información) como
externas (soporte, estado físico, etc.)”81 Dicho esto, se puede realizar en varios niveles
de descripción, como en el fondo, sección, serie, expediente y pieza documental.
La norma ISAD (G) interpreta que “es la elaboración de una representación exacta de la
unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la
recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar,
gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el
sistema que los ha producido.”82
La descripción cuenta con los siguientes principios:
“El objeto de la labor descriptiva es hacer accesible los fondos documentales de
un archivo.
Debe formularse un programa descriptivo a fin de proporcionar con prontitud
ciertos datos referentes a todos los documentos del archivo, por mínimos que
sean.
Los instrumentos de consulta deben revelar el contenido y el carácter de los
documentos y facilitar su localización. Además, deben responder a las demandas
imprevisibles de un público indeterminado y heterogéneo, de modo que puedan
ampliar las posibilidades objetivas de acceso a los documentos.
Ponerlos al alcance de los usuarios.” 83
La importancia de la descripción, como ya se comentó, va a ser de gran ayuda para
elaborar un pequeño extracto del documento, mediante una recopilación, análisis,
organización y registro de la información que realizará el archivónomo sobre los fondos
y documentos que contenga el archivo, como medio de sus necesidades naturales.
81
ACEVEDO GUTIÉRREZ, Francisco O. Introducción a la organización de Archivos. Archivo General de la Nación.
México. 2004. pág. 24.
82
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS: CIA. Norma Internacional General de Descripción Archivística: ISAD
(G). adaptada por el comité de normas de Descripción. Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999. Madrid. 2000.
pág. 19
83
ACEVEDO GUTIÉRREZ, Francisco O. Op. Cit. pág. 25
60
Tras ese desarrollo, se van a crear los instrumentos de descripción archivística, como
son los siguientes:
*Guía *Catálogo *Inventario
Los cuales van a ayudar a optimizar la consulta de una manera:
Sistemática y organizacional.
Como medio de conservación de los fondos,
Facilitar el acceso hacia la documentación.
Control del archivo.
La autora Antonia Heredia comenta lo siguiente:
“Sin una descripción adecuada, los archivos son como una ciudad desconocida sin
plano, como el cofre de un tesoro sin llave, aún pero: lo mismo que el viajero con un
mapa inexacto corre el riesgo de extraviarse, así un instrumento de descripción erróneo
o imperfecto puede engañar gravemente al investigador, sea por falsa interpretación de
otros lados, sea por falta de informaciones referentes al origen y a la historia de los
documentos” 84
Por lo ya expuesto con la descripción, será un medio utilizado por el archivónomo para
la obtención de información contenida en los documentos, y así poder ofrecer hacia los
interesados (usuarios) un mejor servicio de consulta.
2.11.1 Guía General
Uno de los instrumentos de descripción archivística es la guía, la cual, no desciende a
particularizaciones, sino que, de una manera general señala las características,
establece relaciones, aporta bibliografías, puntualiza la historia de los organismos
productores, señala la génesis documental y las interrelaciones entre las secciones y
series.
84
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivo General Teoría y Práctica. 5ta
edición. Sevilla, España. Diputación
Provincial de Sevilla. 1991. pág. 254
61
Se puede elaborar una guía de un fondo, en el cual, se pueden englobar sus diversas
secciones y sus series documentales, pero lo que no se podrá hacerse es, sobre las
piezas documentales, para ello, se debe crear otro tipo de instrumento, el cual, más
adelante se comentará sobre el tema.
Dicho instrumentos se puede realizar de manera general, especial o simple.
Guía General: “comúnmente corresponde a la descripción de un Archivo
Histórico, y da información de los fondos y colecciones que guarda un archivo
general, o bien de las secciones de un archivo específico (público o privado) y de
los fondos o colecciones que hayan adquirido o recibido como donación. Orienta
de una manera global y destaca lo más importante de un archivo, en ello se
proporciona los datos y creación del archivo.”85
Guía Específica: “se presta más atención a la historia de la institución
productora de los documentos integrantes de una sección específica y de sus
series, insistiendo en las funciones y actividades de aquella que va a dar origen a
las series documentales.” 86
Guía Simple: “con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística, que
deberá contener la descripción básica de sus series documentales, el contenido
de los documentos en cualquier de sus etapas (trámite, concentración e
histórico), así como, el nombre, cargo, dirección, teléfono, y correo electrónico de
los responsables.”87
En este caso, se hablará sobre la general, ya que como su nombre lo dice, será el
resultado de una descripción general de todo el contenido del fondo documental, por lo
85
PARRA BETANCOURT, Margarita. [En línea]. 2013 México. Apoyo al Desarrollo de archivos y Bibliotecas de
México. ADABI. <http://www. Adabiac.org/investigación_civil/articulos/arch_civil_anterior/06art_mpb03.htm [2-
octubre- 2013]
86
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripción documental. Diputación providencial,
Sevilla, 1982.
87
Criterios específicos para la Organización y conservación de Expedientes y Archivos de la Comisión Nacional
Forestal. [En línea]. 2013. México. Coordinación de archivos de la Comisión Nacional Forestal
<http://www.conafor.gob.mx:8080/documentos/docs/2/726Criterios%20de%20Organizaci%C3%B3n%20y%20Conser
vaci%C3%B3n%20de%20Archivos.pdf> [8-octubre-2013]
62
que, “sirve para orientar al investigador en el conocimiento y exploración del contenido
de todos, o parte, de los fondos, de uno o varios archivos.”88
ADABI define que una guía es un “instrumento de descripción cuya finalidad es
proporcionar información al usuario sobre la existencia y emplazamiento de los archivos
de las distintas instituciones y personas, y sobre el contenido global de sus secciones y
series, junto con la indicación de los servicios de la institución que los administra.”89
Retomando las definiciones anteriores, se llegó a la conclusión de que, una guía es un
instrumento de descripción, el cual, va dirigido hacia los usuarios para orientarlos sobre
el contenido del archivo, mediante la proporción de información detallada en cuanto a la
historia de la entidad productora, naturaleza, estructura, periodos cronológicos y
cantidad de documentación contenida en el mismo, asimismo, tomando en cuenta la
historia del edificio dónde se encuentre resguardada la documentación, además del
sistema de organización de las secciones y series documentales que se encuentran
bajo la custodia del archivo, sin dejar a un lado los servicios que presenten como:
reprografía, biblioteca; de igual manera, la dirección, horarios, números telefónicos,
correo electrónico, página web del archivo, así para que exista un mejor acercamiento
usuario - archivo.
2.11.2 Inventario
Los inventarios, son instrumentos de consulta, los cuales van a describir “las series
documentales y expediente de un archivo y que permiten su localización (inventario
general), transferencia (inventario de transferencia), o baja documental (inventario de
baja documental).”90
88
PESCADOR DEL HOYO, María del Carmen. El Archivo. Instrumentos de trabajo. Madrid. Ediciones NORMA.
1986. pág. 110
89
Instrumentos de descripción. Guía. [En línea]. 3013. Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México.
ADABI. <http://www.adabi.org.mx/content/servicios/archivistica/articulos/civilmemoria/descripcion.jsfx [25-agosto-
2013]
90
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo. Op. Cit. pág. 4
63
Existen tres tipos de inventarios, los cuales son:
Inventario general: su objetivo fundamental será el de facilitar la localización de
los expedientes, así como también proporcionará una descripción global del
material archivístico que conserva, pero sin llegar a particularizaciones.
Inventario de transferencia: dicho inventario se elaborará al momento en que
se lleve a cabo la transferencia, lo cual, estará indicando la cantidad exacta de
los expedientes que vaya a recibir un Archivo Histórico, así como también, este
inventario va a permitir llevar a cabo un control sobre el acervo.
Inventario de baja documental: inventario que va a proporcionar información
exacta de la documentación que mediante un análisis se depurara por medio de
una baja documental, quedando como resultado una constancia de esta
actividad.
ADABI comenta que con un inventario, se podrá “testimoniar documentalmente en cada
momento la existencia o ausencia de una unidad del fondo, facilitar por ello su recuento
reglamentario; garantizar y asegurar la permanencia y recuperación fácil de la
organización natural de los documentos ante el caso de un eventual desorden; y facilitar
la búsqueda de un documento con eficacia mediante la localización de una signatura
topográfica reflejada en él.”91
El inventario es un instrumento interno, en el cual se va a describir de una forma global
(fechas extremas, síntesis de asunto de todo el contenido de la caja, observaciones
generales) la totalidad del fondo, secciones y series del archivo, con el cual, va a
permitir conocer exactamente y preciso el volumen documental, el contenido general,
así como la localización del material como el número de volumen (legajo o caja), y
cantidad de expedientes que contiene el archivo.
91
Instrumentos de descripción. Inventario. [En línea]. 3013. Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de
México. ADABI. Op. Cit.
64
2.11.3 Catálogo
De igual manera, es un instrumento de descripción, el cual, se crea para poder describir
al expediente o a la pieza documental. Proporcionando al usuario el contenido de la
documentación que se encuentra bajo custodia de un archivo, ya que, al realizar el
catálogo va a permitir localizar con rapidez y facilidad el documento solicitado.
Araceli Alday comenta que es un “instrumento de consulta o de referencia que describe
ordenadamente y de forma individualizada las unidades documentales o las unidades
archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas
relación...”92
De acuerdo a las definiciones anteriores, se concluye que, el catálogo es el instrumento
que va a describir de una forma ordenada e individualizada a los documentos simples y
compuestos contenidos en una serie documental, la cual, al momento de su
elaboración, deberá realizarse con sumo cuidado, y de fácil entendimiento, ya que,
dicho instrumento se encuentra dedicado y pensado hacia y, para el usuario en forma
general. Por lo que, sin duda alguna, esa descripción deberá ser de manera fácil de
entender.
Con lo ya comentado sobre la descripción y los instrumentos de descripción, se llega a
la conclusión de que existen diferentes tipos de instrumentos de descripción, y estos
van a depender de la unidad archivística que se desea describir, así como también, del
grado de detalle a describir.
92
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op. Cit. pág. 61.
65
2.12 Normatividad en Descripción Archivística.
Constantemente existen procesos de transformación y de cambios, en las
organizaciones públicas y privadas, los cuales se encuentran vinculados con proyectos
de modernización y de gestión, y como consecuencia de esos cambios se deben
normalizar los procesos y servicios, así como la evolución de los métodos de trabajo.
Por lo que, se implementaron normas, especialmente en materias de gestión de
archivos (ISO 1548993) y de calidad94 (ISO 9000).
Fue tal el impulso de las normas ISO hacia los archivos, que se empiezan a iniciar en el
campo de la descripción, en el año 2000 se publica la Norma Internacional de
Descripción Archivística: ISAD (G); y para el 2004 es publicada la Norma Internacional
sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y
Familias: ISAAR (CPF).
Arévalo Jordán comenta que, “consecuentemente y con el fin de lograr situaciones de
lenguaje común a la descripción general de todos los archivos, se plantean normas
como las ISAD (G) e ISAAR (CPF) para generalizar el trabajo de los archivos.”95
93
Se centra en los principios de la gestión de documentos y establece los requisitos básicos para que las
organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la
creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización. La norma ISO
15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones. [En línea].
Catalunya. <http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_-_La_norma_ISO_15489.pdf> [18- noviembre-
2013]
94
Se piensa que la Calidad es: lujo, la exclusividad o lo ostentoso, aplicar a todo aquello que es superior, de mayor
nivel, inmejorable, cuando, en realidad no es eso. La calidad es hacer las cosas bien, es decir, hacer las cosas que
se supone que deben hacerse y hacerlas lo mejor posible. “Conjunto de propiedades o atributos que posee
objetivamente un producto o servicio, o que le atribuyen subjetivamente los clientes.” NUÑEZ FERNANDEZ,
Eduardo. Archivos y normas ISO. España. Trea, 2007. pág. 153
95
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. La archivología en las ciencias de la documentación. Asociación de Archiveros
de Santa Fe, Santa Fe, Argentina. Programa de difusión cultural, segunda edición. 1996. pág. 83
66
Cuadro n° 9
Aplicación de la normatividad a los instrumentos de descripción.
Cuadro elaborado por Karina Sánchez Mejía, mediante el conocimiento obtenido en el transcurso de la Licenciatura
en Archivonomía.
Para el presente trabajo, se aplicarán las normas internacionales de descripción
archivística como la ISAD (G) y la ISAAR (CPF), que a continuación se van a exponer
para una fácil comprensión de las mismas:
2.12.1 Norma Internacional General de Descripción Archivística: ISAD (G)
Antecedentes históricos:
En 1988, en Ottawa, Canadá, la CIA (Consejo Internacional de Archivos) organiza un
encuentro internacional de expertos en estándares descriptivos, y como resultado, se
llega a formar un grupo de normalización internacional de la descripción archivística.
Para 1990, en Alemania (Hörn-Grenzhausen), se realiza la primera reunión plenaria de
la comisión de CIA sobre normas, y como resultado, se elabora un plan de trabajo y se
acuerda tomar en consideración estándares ya existentes. Y se comparan las normas
de EEUU, CA y GB.
La segunda reunión plenaria de la comisión de la CIA sobre las normas, se realiza en
1992 en Madrid, donde se discute y modifica el primer borrador de dicha norma y se
difunde. Para el mismo año, solo que en Montreal, la Asamblea General CIA llega a
aprobar los principios relativos a la descripción archivística.
Descripción
Archivística
Instrumentos
de
Descripción
Normatividad en
descripción
Archivística.
ISAD (G) e
ISAAR (CPF).
Guía.
Inventario.
Catalogo
67
Para el siguiente año (1993), en Estocolmo, se examina y revisa nuevamente dicho
texto de la norma, y se aprueba la primera versión definitiva de la Norma ISAD (G),
también conocida como la primera edición.
En Ottawa, la UNESCO apoya financieramente la publicación, en 1994, en donde el
prefacio se propuso un ciclo de revisión de cinco años. Y al año siguiente (1995) Madrid
se publica la versión española de la 1ª edición de la ISAD (G).
En 1996, Pequín, la comisión pasa a ser comité permanente: Comité de Normas de
Descripción.
Tuvieron que pasar dos años (1998) donde acaba el plazo de aceptación de enmiendas
al texto de la primera versión definitiva de la norma ISAD (G). Al siguiente año (1999) en
Estocolmo se aprueba la 2ª edición de dicha norma, tras cinco años de prueba y
recogida de propuestas y sugerencias.
Y en el 2000 en Ottawa se publica la 2ª edición. En el mismo año, en Sevilla se
presenta en sociedad en el contexto del XVI Congreso Internacional de Archivos y en
Madrid, la versión española ve la luz, patrocinada por el Misterio de Educación, Cultura
y Deporte.
La norma ISAD (G), constituye una guía general para la elaboración de descripciones
archivísticas, y su finalidad en general es, dar información sobre la documentación de
un archivo (total o parcial) para la localización y recuperación de dicha información.
Contiene reglas generales para la descripción archivística que pueden aplicarse con
independencia del tipo documental o del soporte físico de la documentación de archivo.
Solo que, esta norma no se encuentra dirigida hacia los documentos especiales, como
son los sellos, registros sonoros o mapas (existen manuales con reglas específicas para
estos casos).
68
“El numero de niveles de descripción depende del volumen, complejidad del fondo,
demandas de información de los usuarios, valor histórico de los documentos, etc. Las 5
unidades de descripción (documento o conjuntos de documentos objetos de
descripción) básicas según la norma ISAD (G) son:
Fondo (nivel de descripción fundamental en el cual se establece el plan de
descripción de un archivo).
Sub-fondo
Serie
Expediente
Unidad documental.”96
En cuanto a la profundidad en la descripción, dicha norma establece 26 elementos
descriptivos (de los cuales, los primeros 6 son esenciales: código de referencia, titulo,
productor, fechas, volumen de la unidad descripción y nivel de descripción) y 7 áreas de
información descriptiva:
Cuadro n° 10
Elementos de la descripción de la Norma ISAD (G:
1-. Área de identificación
1.1 Código de
referencia.
Objetivo:
identificar de un
modo la unidad de
descripción y
establecer el
vínculo con la
descripción que la
Regla: consignar, en la medida que sea
necesario para su identificación única, los
siguientes elementos:
.- El código del país según la última
versión de la ISO 316697 Códigos para la
representación de los nombres de los
países.
96
GAVILÁN, César Martin. Descripción archivística; guías, inventarios, catálogos e índices. La Norma ISAD (G).
Temas de Biblioteconomía. 2009. pág. 14
97
Norma de codificación de país: estándar internacional para los códigos de países y códigos para sus subdivisiones.
El propósito de la norma ISO 3166 es el establecimiento de códigos reconocidos internacionalmente para la
representación de nombres de países, territorios o áreas de interés geográfico y sus subdivisiones.
69
representa.
.- El código del Archivo según la norma
nacional de códigos de archivos u otro
identificador único de su ubicación.
.- El código de referencia local especifico,
el número de control u otro identificador
único.
Estos tres elementos deben facilitar
siempre para el intercambio de
información a nivel internacional.
1.2 Titulo Objetivo:
denominar la
unidad de
descripción.
Reglas: consignar bien el titulo formal,
bien asignarle un titulo conciso de
acuerdo con las reglas de descripción
multinivel y las normas nacionales.
En caso necesario, si el titulo formal es
largo, éste puede abreviarse siempre que
no se pierda información esencial.
En el caso de que se utilice un titulo
atribuido, incluir en el nivel superior el
nombre del productor.
En los niveles inferiores puede incluirse,
por ejemplo, el nombre del autor del
documento así como un término que
indique el tipo documental de los
documentos de la descripción y, en su
caso, alguna expresión que refleje la
función, la actividad, el objeto, la
ubicación, o el tema.
Distinguir entre los últimos formales y los
atributos de acuerdo con las normas
nacionales o idiomáticas.
70
1.3 Fecha (s) Objetivo:
identificar y
consignar la (s)
fecha (s) de la
unidad de
descripción.
Reglas: para cada unidad de descripción,
consignar, al menos, uno de los siguientes
tipos de fechas, el más adecuado a la
documentación y al nivel de descripción:
- La (s) fecha (s) en la (s) que el
productor acumuló los documentos
en el ejercicio o desarrollo de su
actividad.
- La (s) fecha (s) de producción de
los documentos. Aquí se incluyen
las fechas de las copias, ediciones
o versiones, anexos, u originales
de las unidades documentales
producidas con anterioridad a su
acumulación.
- Precisar el tipo de fecha utilizado.
De acuerdo con las normas
nacionales pueden emplearse e
identificarse otras fechas.
- Consignar, según los casos, una
sola fecha o intervalo de fechas. Un
intervalo de fechas debe
entenderse siempre como inclusive
a no ser que la unidad de
descripción sea un archivo
corriente o parte de él.
1.4 Nivel de
descripción.
Objetivo:
identificar el nivel
de la organización
de la unidad de
descripción.
Regla: consignar el nivel de la unidad de
descripción.
71
1.5 Volumen y
soporte de la
unidad de
descripción
(cantidad,
tamaño o
dimensiones )
Objetivo:
identificar y
describir :
a)-. La extensión
física o lógica, y
b)-. El soporte de
la unidad de
descripción.
Reglas: consignar el volumen de la
unidad de descripción especificando el
número de las unidades físicas o lógicas
en cifras árabes y la unidad de medida.
Especificar el soporte o soportes de la
unidad de descripción.
Alternativamente, consignar los metros
lineales de estantería o los metros cúbicos
de la unidad de descripción.
Si el volumen de la unidad de descripción
se especifica en metros lineales y se
considera conveniente añadir información
adicional, éste debe figurar entre
paréntesis.
Opcionalmente, en caso de que la unidad
de descripción sea un fondo abierto (o
parte de él) el volumen conocido en un
fecha determinada y/o el volumen que se
custodia.
2-. Área de contexto
Cierta información de esta área, por ejemplo, el nombre del o de lo (s) productor
(es) y la historia institucional/biográfica puede, en determinadas aplicaciones,
incluirse en los correspondientes ficheros de encabezamientos autorizados98.
98
Los puntos de acceso se basan en los elementos de la descripción. El valor de los puntos de acceso se consolida
mediante el control de encabezamientos. Debido a la importancia que tienen los puntos de acceso a la recuperación,
el CIA ha elaborado otra norma distinta, la Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos
para Entidades, Personas y Familias: ISAAR (CPF). La ISAAR (CPF) proporciona las reglas generales para el
establecimiento de encabezamientos archivísticos autorizados que describen las entidades, personas o familias que
aparezcan como productores en la descripción archivística. Los vocabularios y normas que deban utilizarse para
otros puntos de acceso se elaborarán nacionalmente o, por separado, en cada lengua. Para la confección y el
mantenimiento de lenguajes controlados resultan de utilidad las siguientes normas ISO: ISO 5963 Documentación.
Métodos para el análisis de documentos, determinación de su contenido y selección de términos de indización, ISO
2788 Documentación- Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües e ISO 999
Documentación. Índice de una publicación.
72
2.1 Nombre del o
de los productor
(es)
Objetivo:
identificar el
productor o los
productores de la
unidad de
descripción.
Regla: consignar el nombre de la (s)
entidad (es) o persona (s) física (s)
responsables de la producción,
acumulación y conservación de los
documentos de la unidad de descripción.
El nombre deberá especificarse de
manera normalizada de acuerdo con las
normas nacionales e internacionales y con
los principios de la ISAAR (CPF).
2.2 Historia
institucional/
reseña
biográfica.
Objetivo:
proporcionar la
historia
institucional o los
datos biográficos
del productor o de
los productores de
la unidad de
descripción para
situar la
documentación en
su contexto y
hacerla más
comprensible.
Reglas: consignar sintéticamente
cualquier dato significativo sobre el origen,
evolución, desarrollo y trabajo de la
entidad (o entidades) o sobre la vida y el
trabajo de la (s) persona (s) responsable
(s de la producción de la unidad de
descripción. En el caso de que exista
información adicional en alguna
publicación, citar dicha fuente.
Las Áreas de Información de la ISAAR
(CPF) contienen elementos informativos
específicos que pueden incluirse en este
elemento.
-Para las personas o familias, consignar
datos como nombres completos y títulos,
fechas de nacimiento y fallecimiento, lugar
de nacimiento, domicilios sucesivos,
actividades, empleos o cargos, nombre
original y otros posibles nombres,
acontecimientos significativos, y lugar de
fallecimiento.
-Para las entidades, consignar datos
73
como el nombre oficial, fechas de
existencia, legislación aplicable,
funciones, finalidad y evolución de la
entidad, el organismo, y sus nombres
primitivos, diversos o sucesivos.
2.3 Historia
Archivística.
Objetivo:
proporcionar
información sobre
la historia de la
unidad de
descripción que
sea significativa
para su
autenticidad,
integridad e
interpretación.
Reglas: consignar los traspasos
sucesivos de la propiedad,
responsabilidad y/o custodia de la unidad
de descripción e indicar aquellos hechos
que hayan contribuido a conformar sus
estructura y organización actual como por
ejemplo, la historia de su organización, la
producción de instrumentos de
descripción contemporáneos, la
reutilización de los documentos para otros
objetivos o las migraciones de software.
Precisar, en el caso de que se conozcan,
las fechas de estos hechos. Si se
desconoce la historia archivística,
consignar este dato.
Opcionalmente, si la unidad de
descripción se transfiere directamente
desde el productor, no consignar la
historia archivística, pero hacerlo constar
en la Forma de Ingreso.
2.4 Forma de
ingreso
Objetivo:
identificar la forma
de adquisición o
transferencia
Regla: consignar el origen desde el cual
fue remitida la unidad de descripción y la
fecha y/o el modo de adquisición, siempre
que no se trate, en todo o en parte, de
información confidencial.
Si el origen se desconoce, consignar este
74
dato.
Opcionalmente, añadir números de
acceso o códigos.
3-. Área de contenido y Estructura.
3.1 Alcance y
contenido
Objetivo:
proporcionar a los
usuarios la
información
necesaria para
apreciar el valor
potencial de la
unidad de
descripción.
Regla: dar una visión de conjunto (por
ejemplo, periodos de tiempo, ámbito
geográfico) y realizar un resumen de
contenido (por ejemplo, tipos
documentales, materia principal,
procedimientos administrativos) de la
unidad de descripción, apropiados al nivel
de descripción.
3.2 Valoración,
Selección y
Eliminación.
Objetivo:
proporcionar
información sobre
cualquier acción de
valoración,
selección y
eliminación
efectuada.
Regla: consignar las actividades de
valoración, selección y eliminación
realizadas o planificadas sobre la unidad
de descripción, especialmente si afectan
de alguna manera a la interpretación de la
documentación.
En su caso, consignar al responsable de
la acción.
3.3 Nuevos
ingresos
Objetivo: informar
al usuario de los
ingresos
complementarios
relativos a la
unidad de
descripción.
Regla: indicar si están previstos nuevos
ingresos, estimando en su caso, su
cantidad y frecuencia.
3.4
Organización.
Objetivo: informar
sobre la estructura
interna, la
Regla: especificar la estructura interna, la
ordenación y/o el sistema de clasificación
de la unidad de descripción. Indicar los
75
ordenación y/o el
sistema de
clasificación de la
unidad de
descripción.
tratamientos realizados por el archivero.
En el caso de archivos electrónicos,
proporcionar información sobre la
arquitectura del sistema.
Alternativamente, esta información puede
incluirse, de acuerdo con las normas
nacionales, en el elemento de Alcance y
contenido.
4. Área de condiciones de acceso y utilización.
4.1 Condiciones
de acceso.
Objetivo: informar
sobre la situación
jurídica y cualquier
otra normatividad
que restrinja o
afecte el acceso a
la unidad de
descripción.
Regla: especificar la legislación o la
situación jurídica, los convenios,
regulaciones o cualquier tipo de decisión
que afecte el acceso a la unidad de
descripción, en su caso, indicar el periodo
de tiempo durante el cual la
documentación permanecerá no accesible
y la fecha en la que la documentación sí lo
estará.
4.2 Condiciones
de
reproducción.
Objetivo:
identificar cualquier
tipo de restricción
relativa a la
reproducción de la
unidad de
descripción.
Regla: informar sobre las condiciones,
como por ejemplo el derecho de la
propiedad intelectual, que regulan la
reproducción de la unidad de descripción
una vez que está accesible.
Si la existencia de tales condiciones no se
conoce, consignar este hecho.
Si no existen restricciones, no es preciso
señalarlo.
4.3
Lengua/escritura
(s) de los
Objetivo:
identificar la(s)
lengua(s),
Regla: consignar la(s) lengua(s) y/o
escritura(s) de los documentos que
forman la unidad de descripción.
76
documentos. escritura(s) y
sistemas de
símbolos utilizados
en la unidad de
descripción.
Especificar cualquier tipo de alfabeto,
escritura, sistema de símbolos o
abreviaturas utilizados.
Opcionalmente, incluir también los
correspondientes códigos ISO de lenguas
(ISO 639-199 e ISO 639-2100: International
Standards for Language Codes) o
escritura(s) (ISO 15924101: Intenational
Standard for Names of Scripts).
4.4
Características
físicas y
requisitos
técnicos.
Objetivo: informar
sobre cualquier
característica física
o requisito técnico
de importancia que
afecte al uso de la
unidad de
descripción.
Regla: indicar cualquier característica
física importante, por ejemplo requisitos
de conservación preventiva, que afecten
al uso de la unidad de descripción.
Especificar cualquier tipo de software y/o
hardware necesario para acceder a la
unidad de descripción.
4.5 Instrumentos
de descripción.
Objetivo:
identificar cualquier
tipo de instrumento
de descripción
relativo a la unidad
de descripción.
Regla: informar sobre cualquier tipo de
instrumento de descripción que se
encuentre en poder del archivo o del
productor y que proporcione información
relativa al contexto y contenido de la
unidad de descripción. Si se considera
99
Norma de codificación de lengua: Es la primera parte del código ISO 639, y consiste en 204 códigos de dos letras
usados para identificar los idiomas principales del mundo. Estos códigos son una taquigrafía internacional muy útil
para indicar idiomas.
100
Norma de codificación para la representación de nombres e idiomas: Es la segunda parte del código ISO 639, que
constituye las normas internacionales de códigos de lengua. Fue publicada a finales de 1998 e incluye códigos de
tres letras para 460 lenguas. Está pensada para las necesidades terminológicas, pero también se dirige a
aplicaciones bibliográficas.
101
Norma de codificación de escritura: estándar de códigos para los nombres de sistemas de escritura.
77
necesario incluir información sobre la
obtención de copias.
5-. Área de documentación asociada.
5.1 Existencia y
localización de
los documentos
originales.
Objetivo: en el
caso de que la
unidad de
descripción esté
formada por
copias, indicar la
existencia,
localización,
disponibilidad y/o
eliminación de los
originales.
Regla: si el original de la unidad de
descripción está disponible (bien en la
propia institución bien en otro lugar)
especificar su localización junto con
cualquier otro número de control
significativo. Si los originales ya no
existen, o su localización se desconoce
consignar este hecho.
5.2 Existencia y
localización de
copias.
Objetico: indicar la
existencia,
localización y
disponibilidad de
copias de la unidad
de descripción.
Regla: si la copia de la unidad de
descripción está disponible (en la misma
institución o en otro lugar) especificar su
localización y cualquier otro número de
control significativo.
5.3 Unidades de
descripción
relacionadas.
Objetivo:
identificar las
unidades de
descripción
relacionadas.
Regla: informar acerca de las unidades
de descripción que se encuentren en el
mismo archivo o en otro lugar y que
tengan alguna relación con la unidad de
descripción por el principio de
procedencia o por cualquier otra clase de
asociación (es). Emplear una introducción
adecuada y explicar la naturaleza de
dicha relación.
Si la unidad de descripción relacionada es
un instrumento de descripción, utilizar el
78
elemento de la descripción Instrumentos
de descripción para indicarlo.
5.4 Nota de
publicaciones.
Objetivo:
identificar cualquier
tipo de
publicaciones que
trate o esté basada
en el uso, estudio o
análisis de la
unidad de
descripción.
Regla: dar la referencia y/o información
sobre cualquier publicación que trate o
esté basada en el uso, estudio o análisis
de la unidad de descripción. Incluir
referencias de las transcripciones o
ediciones facsimilares publicadas.
6-. Área de notas
6.1 Notas Objetivo: dar
información que no
haya podido ser
incluida en ninguna
de las otras áreas.
Regla: consignar información especial o
cualquier otra información significativa no
incluida en ningún otro elemento de la
descripción.
7-. Área de control de la descripción.
7.1 Nota del
archivero
Objetivo: explicar
quién y cómo ha
preparado la
descripción.
Regla: especificar las fuentes consultadas
para preparar la descripción y quien la ha
elaborado.
7.2 Reglas y
normas.
Objetivo:
identificar la
normatividad en la
que está basada la
descripción.
Regla: consignar las normas y reglas
internacionales, nacionales y locales
utilizadas en la descripción.
79
7.3 Fecha(s) de
la(s)
descripción(es)
Objetivo: indicar
cuándo se ha
elaborado y/o
revisado la
descripción.
Regla: consignar la (s) fecha (s) en la que
se ha preparado y/o revisado la
descripción.
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS: CIA. Norma Internacional General de Descripción Archivística: ISAD
(G). Adaptada por el comité de normas de Descripción. Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999. Madrid. 2000. 22
pág.
Dicha norma, cuenta con unas reglas para la descripción multinivel, las cuales son las
siguientes:
Cuadro n° 11
Reglas de descripción multinivel.
Descripción de lo general a lo particular:
Objetivo: representar el
contexto y la estructura
jerárquica del fondo y
las partes que lo
integran.
Regla: en el nivel del fondo proporciona información
sobre éste como un todo. En el nivel siguiente y en los
usuarios proporcionar información de las partes que se
están describiendo, presentar las descripciones
resultantes en una relación jerárquica de la parte al todo
precediendo de lo más general, el fondo, a lo más
particular.
Información pertinente para cada nivel de descripción.
Objetivo: representar
exactamente el contexto
y contenido de la unidad
de descripción
Regla: proporcional solo aquella información adecuada al
nivel que se está describiendo. Por ejemplo, no dar
información detallada del contenido de los expedientes si
la unidad de descripción es un fondo; no relatar la historia
institucional de todo un departamento si el productor de
la unidad de descripción es una división o sección del
mismo.
80
Vinculación de las descripciones
Objetivo: consignar la
posición que ocupa la
unidad de descripción
dentro de la jerarquía.
Regla: vincular cada descripción con la unidad de
descripción inmediatamente superior, si es posible, e
identificar el nivel de descripción.
No repetición de la información.
Objetivo: evitar la
información redundante
en las descripciones
archivísticas
jerárquicamente
relacionadas.
Regla: en el nivel superior que corresponda, dar la
información común a las partes que lo componen. No
repetir en el nivel inferior información ya proporcionada en
un nivel superior.
Cuadro elaborado por la autora de la Tesina mediante la información narrativa que se encuentra plasmada en la
lectura Consejo Internacional de Archivos: CIA. Norma Internacional General de Descripción Archivística: ISAD (G).
Adaptada por el comité de normas de Descripción. Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999. Madrid. 2000. 22 pág.
2.12.2 Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos
a Instituciones, Personas y Familias: ISAAR (CPF)
Antecedentes históricos:
La primera edición de la presente norma fue redactada por la comisión Ad Hoc del CIA
para las Normas de Descripción (CIA / DDS) durante los años 1993-1995. La norma fue
publicada por la CIA en 1996. El CIA/DDS se convirtió en comité permanente en el
Congreso Internacional de Archivos que se celebro en Beijing, China, en 1996. El actual
Comité de Normas de Descripción (CIA/DDS) se ha encargado de realizar la revisión de
la norma ISAAR (CPF), como tarea primordial en su programa de trabajo para el
cuatrienio 2000-2004.
81
La segunda edición de la dicha norma, es el resultado de un proceso de revisión de 5
años acordado por el Comité de Normas de Descripción del CIA.
La notificación a la comunidad archivística internacional para presentar los comentarios
para la revisión se hizo a finales de 2000, mediante el envío de cartas a todas las
instituciones y asociaciones miembros del CIA, así como a otras instituciones relevantes
dentro del CIA y a otras organizaciones internacionales afines. El aviso se envió
también por correo electrónico a la lista del CIA y a otros foros de discusión por correo
electrónico. Se fijó como fecha límite para el envío de comentarios el 31 de julio de
2001, con objeto de comenzar la revisión durante la reunión plenaria del Comité que se
iba a celebrar en Bruselas del 3 al 6 de octubre de 2001.
En agosto de 2001, la Secretaría del CIA/CDS había recibido 18 propuestas
procedentes de los comités nacionales, instituciones y particulares. Se elaboró un
compendio con los comentarios que se distribuyó a todos los miembros del Comité,
antes de que se celebrase la reunión plenaria de Bruselas.
La reunión plenaria del CIA/CDS en Bruselas tuvo en cuenta los comentarios
presentados y tomó una serie de decisiones sobre las modificaciones que se deberían
realizar a la norma.
Posteriormente, fue redactado el primer borrador de la revisión de la norma ISAAR
(CPF), en el que se reflejaban las decisiones adoptadas en Bruselas. Este borrador se
repartió entre los miembros del Comité y se depuró aún más durante las reuniones
plenarias de este Comité en Madrid en junio de 2002 y en Río de Janeiro en noviembre
de 2002. El borrador fue publicado en la página web del CIA/CDS en enero de 2003.
Desde este momento se solicitó a la comunidad archivística internacional la
presentación de comentarios a la propuesta de la norma revisada, estableciendo como
fecha límite el 15 de julio de 2003. Los cuales, se tuvieron en cuenta durante la reunión
plenaria del Comité, celebrada en Canberra, Australia, en octubre del mismo año,
momento en el que se aprobó la versión final de la norma revisada y, posteriormente,
82
se presentó en forma de publicación en el Congreso del CIA celebrado en Viena en
2004.
Esta segunda edición de la norma ISAAR (CPF) es una versión ampliada y
reestructurada de la primera edición de la norma (1996). Ya que la edición de la norma
de 1996 sólo contenía tres áreas:
Área de Control de Autoridad,
Área de Información y
Área de Notas.
Esta edición contiene cuatro áreas:
Área de Identificación (similar a la anterior Área de Control de Autoridad);
Área de Descripción (semejante a la primitiva Área de Información);
Área de Relaciones y
Área de Control (similar a la anterior Área de Notas).
Las dos últimas áreas son esencialmente nuevas aportaciones a la norma, aunque
había ya alguna información para documentar las relaciones de la edición de 1996. Los
elementos y reglas contenidos en las cuatro nuevas áreas han sido estructurados y
redactados con el propósito de asegurar una perfecta comprensión de los conceptos y
una mejor práctica en la documentación del contexto de producción en los archivos.
Además, esta edición contiene un capítulo que describe el modo en que los registros de
autoridad de archivos se pueden vincular a los documentos de archivo y a otros
recursos, incluyendo las descripciones archivísticas realizadas conforme a la norma
ISAD (G).
Los comentarios recibidos por parte de la comunidad profesional durante el proceso de
revisión, pusieron de manifiesto la necesidad de proporcionar mayor claridad y
orientaciones más completas que las que proporcionaba la edición de 1996. El Comité
espera que esta nueva edición responda a la mayor parte de los objetivos perseguidos,
tanto en el ámbito práctico como teórico, por los profesionales que han emprendido la
83
elaboración de sistemas de control de autoridades de archivo conforme a la norma
ISAAR (CPF). 102
Por lo tanto, esta norma servirá como una guía para la elaboración de registros de
autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades, como son: las
instituciones, persona y familias, que se encuentren asociadas a la producción y a la
gestión de archivos.
Esta norma se puede utilizar para:
“Describir una institución, personas o familia como unidades dentro de un
sistema de descripción archivístico; y/o
Controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones
archivísticas;
Documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre
esta entidades y los documentos creados por ellas y/o otros recursos que les
conciernen.” 103
El propósito de dicha norma es “para que los registros de autoridad de archivos se
puedan compartir fomentando la elaboración de descriptores consistentes, adecuadas y
auto-explicativas de las instituciones, personas y familias que producen los
documentos”104 y se está pensada para que se llegue a utilizar en conjunto con alguna
otra norma nacional o, también como base para poder desarrollar normas nacionales.
Así como también va a permitir:
El acceso a los archivos y sus documentos basado en un descripción de su
contexto de producción que está relacionada con las descripciones de los
propios documentos, con frecuencia diversos y físicamente dispersos;
102
Antecedentes históricos: Consejo Internacional de Archivos: CIA. Norma Internacional sobre los Registros de
Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias: ISAAR (CPF). Segunda edición. 2004. 103
Consejo Internacional de Archivos: CIA. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a Instituciones, Personas y Familias: ISAAR (CPF). Op. Cit.
104
Ibídem.
84
La comprensión por parte de los usuarios del contexto que subyace en la
producción y la utilización de los documentos de archivo que les permita
interpretar mejor su significado y trascendencia;
La identificación precisa de los productores de documentos, incorporando la
descripción de las relaciones entre diferentes entidades, especialmente
información relativa al cambio administrativo en las instituciones o al cambio de
circunstancias personales en individuos y familias, y
El intercambio de estas descripciones entre instituciones, sistemas y/o redes.”105
Dicha norma establece 4 áreas de información descriptiva, de las cuales, se
desprenden 27 elementos descriptivos.
Cuadro n°12
Elementos de la descripción de la Norma ISAAR (CPF)
1-. Área de identificación.
1.1 Tipo de
entidad
Objetivo: indicar si la
entidad que se está
describiendo es una
institución, una persona o
una familia.
Regla: especificar el tipo de
entidad (institución, persona o
familia)
1.2Forma(s)
autorizadas(s)
del nombre
Objetivo: crear un punto de
acceso normalizado que
identifique de manera
unívoca a una institución,
persona o familia.
Regla: registrar la forma
normalizada del nombre de la
entidad que se está describiendo,
siguiendo las normas o
convenciones nacionales o
internacionales que haya utilizado
el servicio de archivos
responsables del registro de
autoridad.
105
Ibídem.
85
Utilizar todos los calificadores
necesarios – fechas, lugar,
jurisdicción, ocupación, epíteto,
etc.- para distinguir la forma
autorizada del nombre de los de
otras entidades que tengan
nombres similares. En el elemento
Reglas y/o convenciones precisar
las reglas que se han aplicado en
este elemento.
1.3 Formas
paralelas del
nombre.
Objetivo: indicar las distintas
formad que adopta la Forma
autorizada del nombre en
otra(s) lengua(s) o
escritura(s)
Regla: registrar la(s) forma(s)
paralela(s) del nombre de acuerdo
con las convenciones o reglas
nacionales o internacionales
utilizadas por el servicio de archivo
responsable del registro de
autoridad, incluyendo, en caso
necesario, todos los sub-
elementos y/o calificadores
requeridos por esas convenciones
o reglas. Especificar en el
elemento Reglas y/o
convenciones.
1.4 Formas
normalizadas
del nombre
según otras
reglas.
Objetivo: registrar las
formas normalizadas del
nombre de la institución,
persona o familia que se ha
elaborado de acuerdo con
reglas diferentes de las
aplicadas para establecer la
forma autorizada del nombre.
Regla: registrar la forma
normalizada del nombre de la
entidad que se está describiendo,
de acuerdo con otras
convenciones o reglas, especificar
estas reglas y/o, si ha lugar a ello,
el nombre del servicio responsable
de su elaboración.
86
De esta manera se facilita el
intercambio de registros de
autoridad en diferentes
comunidades profesionales.
1.5 Otras
formas del
nombre.
Objetivo: registrar cualquier
nombre(s) existente(s) de la
institución, persona o familia,
que no se haya mencionado
en ningún otro lugar del Área
de Identificación.
Regla: registrar otros nombres por
los que puede ser conocida la
entidad, tales como:
-Otras formas del mismo nombre,
por ejemplo, acrónimos.
-Otros nombres de instituciones,
por ejemplo, los cambios sufridos
por el nombre a través del tiempo
con sus correspondientes fechas.
-Otros nombres de personas o
familias, por ejemplo, cambios
sufridos por el nombre a través del
tiempo, con sus correspondientes
fechas, como los pseudónimos,
nombres de soltera, etc.
-Nombres y títulos que proceden o
siguen al nombre de personas y
familias, por ejemplo, títulos
nobiliarios o títulos honoríficos
ostentados por una persona o
familia.
1.6
Identificadores
para
instituciones
Objetivo: facilitar cualquier
identificador, numérico o
alfanumérico que se utilice
para identificar la institución
descrita.
Regla: registrar, cuando sea
posible, cualquier número oficial u
otro tipo de identificador (p. e.,
número de registro de la
compañía) de la institución
descrita y precisar la jurisdicción y
87
disposición bajo la cual ha sido
asignado.
2-. Área de descripción
El objeto de esta área es describir la historia, funciones, contexto y actividades de la
institución, persona o familia.
Las fechas de existencia (2.1) deben registrarse como un elemento independiente.
La información correspondiente a los elementos 2.3 – 2,8 puede registrarse en forma
de elementos estructurados independientes y/o de forma narrativa en el elemento
2.2.
2.1 Fechas de
existencia.
Objetivo: registrar las fechas
de existencia de la institución,
persona o familia.
Regla: registrar las fechas de
existencia de la entidad que se
está describiendo. En el caso de
las instituciones, incluir la fecha
de establecimiento, fundación,
legislación sobre sus
competencias y disolución. En el
caso de las personas, hay que
incluir las fechas, reales o
aproximadas, de nacimiento y
fallecimiento o cuando estas
fechas no se conozcan precisar
las fechas de actividad. Cuando
se utilicen sistemas paralelos de
datación, se pueden indicar las
equivalencias entre estos según
las convenciones o reglas
pertinentes.
Especificar en el elemento
Reglas y/o convenciones el/los
88
sistema(s) de datación utilizados,
por ejemplo ISO 8601.106
2.2 Historia. Objetivo: proporcionar un
resumen de la historia de una
institución, persona o familia.
Regla: registrar en forma
narrativa o cronológica, los
principales acontecimientos de
una vida, actividades, logros y/o
funciones de la entidad que se
está describiendo. Se puede
incluir información sobre el
género, nacionalidad, familia y
creencias religiosas o afiliaciones
políticas. Si es posible, aportar
fechas como elemento
constitutivo de la descripción
narrativa.
2.3 Lugares Objetivo: indicar los
principales lugares y/o ámbito
territorial donde la institución,
persona o familia tenía su
sede, vivía o residía de forma
habitual, o con los que tenía
otro tipo de vinculación.
Regla: para cada lugar o ámbito
territorial principal, mencionar su
nombre, la naturaleza de su
relación con la entidad y el
periodo en que se produjo la
relación.
2.4 Estatuto
jurídico.
Objetivo: indicar el estatuto de
una institución.
Regla: registrar la naturaleza
jurídica de la institución y si fuera
necesario precisar el tipo de la
institución y las fechas durante
las que este estatuto estuvo en
vigor.
106
Norma de contenido de datos: establece el formato de la fecha: AAAA-MM-DD. Donde “A = año”, “M = mes” y “D =
días”
89
2.5 Funciones,
ocupaciones y
actividades.
Objetivo: indicar las
funciones, ocupaciones y
actividades realizadas por la
institución, persona o familia.
Regla: registrar las funciones,
ocupaciones y actividades
realizadas por la entidad que se
está describiendo, junto con las
fechas en las que se realizaban
cuando resulte de utilidad. Si
fuera necesario, describir la
naturaleza de la función,
ocupación o actividad.
2.6
Atribución(es) /
Fuente(s)
legal(es)
Objetivo: indicar las fuentes
legales de una institución,
persona o familia, origen de
sus competencias legales,
funciones, responsabilidades o
esfera de actividad, incluida la
territorial.
Regla: citar cualquier
documento, ley directriz o Carta
que actué como fuente legal para
ejercer las competencias,
funciones y responsabilidades de
la entidad que se está
describiendo, junto con la
información sobre la jurisdicción
o jurisdicciones competentes y
fechas durante las que se
aplicaron o modificaron sus
atribuciones.
2.7
Estructura(s)
interna(s)/
Genealogía.
Objetivo: describir y/o
representar la estructura
administrativa interna de una
institución o la genealogía de
una familia.
Regla: para una institución,
describir la estructura interna y
precisar las fechas de cualquier
cambio en esa estructura, que
sea significativo para entender el
funcionamiento de la institución
(por ejemplo, con un cuadro de
organización).
Para una familia, describir la
genealogía (por ejemplo, por
90
medio de un árbol genealógico),
de forma que se muestren las
relaciones de sus miembros, con
las fechas en las que éstas se
producen.
2.8 Contexto
general
Objetivo: ofrecer información
significativa sobre el contexto
social, cultural, económico,
político y/o histórico general en
el que la institución, persona o
familia actuaban, vivía o esta
activa.
Regla: proporcionar cualquier
tipo de información relevante
sobre el contexto social, cultural,
económico, político y/o histórico
en el que la entidad, que se está
describiendo, desarrollaba su
actividad.
3-. Área de relaciones
El propósito de esta área es describir las relaciones con otras instituciones, personas
y familias que han sido descritos en otros registros de autoridad.
3.1 Nombre(s) /
Identificadores
de las
instituciones,
personas o
familias
relacionadas.
Objetivo: registrar los
nombres y todos los
identificadores unívocos de las
entidades relacionadas para
establecer un enlace entre el
registro de autoridad y las
instituciones, personas o
familias relacionadas.
Regla: registrar la forma
autorizada del nombre de la
entidad con la que se establece
la relación y cualquier otro
identificador único pertinente,
incluyendo el identificador del
registro de autoridad.
3.2 Naturaleza
de la relación.
Objetivo: identificar la
naturaleza general de la
relación entre la entidad que
se está describiendo y otra
institución, persona o familia.
Regla: registrar una categoría
general en la que se incluya la
relación que se está
describiendo.
Utilizar categorías generales
recomendadas por reglas y/o
convenciones nacionales o, en
su defecto, una de las siguientes
91
cuatro categorías. Registrar en el
elemento Reglas y/o
convenciones, cualquier
esquema de clasificación
utilizado como lenguaje
controlado para describir la
relación.
-Jerarquía (por ejemplo,
superior/subordinado).
En una relación jerárquica, una
entidad puede ejercer cierta
autoridad y control sobre las
actividades de una serie de
instituciones, personas o
familias. Una entidad también
puede estar subordinada a una
serie de instituciones, personas o
familias, como por ejemplo, un
comité asociado o una
organización cuyo superior ha
cambiado a lo largo del tiempo.
-Temporal (por ejemplo,
predecesor/sucesor).
En una relación temporal una
entidad puede suceder a una
serie de instituciones, personas o
familias en el ejercicio de
lagunas funciones y actividades.
A su vez, puede ser
reemplazada por una serie de
instituciones, personas o
92
familias.
-Familiar. En una familia una
persona puede tener un amplio
círculo de relaciones con otros
miembros de ésta y con toda la
familia como entidad. En
aquellos casos en los que la
estructura genealógica de la
familia sea compleja, puede ser
conveniente crear registros de
autoridad separados para cada
miembro y relacionarlos con
el/los padre(s), esposa(s) e
hijo(s). De forma alternativa, esta
información se puede registrar
en el elemento Estructura(s)
interna(s)/Genealogía.
-Asociativa. Esta expresión
general designa cualquier otra
clase de relación no incluida en
ninguna de las arriba descritas
(proveedor, cliente, miembro,
parte/todo, socio…).
3.3
Descripción de
la relación.
Objetivo: proporcionar una
descripción específica de la
naturaleza de la relación.
Regla: definir de forma precisa la
naturaleza de la relación entre la
entidad descrita en este registro
de autoridad y la otra entidad
relacionada, por ejemplo,
institución superior, institución
subordinada, propietario,
93
predecesor, marido, mujer, hijo,
primo, profesor de, alumno de,
colega. Indicar en el elemento
Regla(s) y convención(es)
cualquier esquema de
clasificación utilizado como
lenguaje controlado para
describir la relación.
También se puede enriquecer
este elemento con una
descripción narrativa de la
historia y/o naturaleza de la
relación.
3.4 Fechas de
la relación.
Objetivo: indicar las fechas de
duración de la relación
mantenida con otra institución,
persona o familia.
Regla: mencionar, cuando sea
pertinente, la fecha de inicio y la
fecha final de la relación.
Especificar en el elemento
Reglas y/o convenciones
cualquier sistema de datación
utilizado, por ejemplo, ISO
8601107
4-. Área de control
4.1
Identificador
del registro de
autoridad.
Objetivo: identificar el registro
de autoridad de forma univoca,
dentro del contexto en el que
se va a utilizar.
Regla: dar un identificador único
al registro de autoridad, de
acuerdo con las convenciones,
locales y/o nacionales. Si el
registro de autoridad se va a
utilizar internacionalmente,
107
Norma de codificación de fechas.
94
precisar el código del país en el
que se elaboró el registro de
autoridad, de acuerdo con la
última versión de la ISO 3166108
Códigos para la representación
de nombres de países.
Cuando el autor responsable del
registro de autoridad sea un
organismo internacional, se
utilizará su correspondiente
código de identificación, en lugar
del código del país.
4.2
Identificadores
de la
institución
Objetivo: identificar el servicio
responsable de la creación del
registro de autoridad.
Regla: identificar la forma
autorizada completa del nombre
del servicio responsable de la
elaboración del registro de
autoridad o, de forma alternativa,
registrar un código de la
identificación del servicio según
la norma nacional o internacional
de codificación de los servicios.
Incluir la referencia a cualquier
sistema(s) de identificación
utilizado(s) para identificar los
organismos (p. e. ISO 15511109)
4.3 Reglas y/o
convenciones
Objetivo: especificar las
reglas o convenciones
nacionales o internacionales
Regla: mencionar los nombres
de las convenciones o reglas
aplicadas y cuando sea
108
Códigos para representación de nombres y países, Ginebra: Organización de Normas.
Es un estándar que codifica los nombres de países y áreas dependientes y sus principales subdivisiones, fue
aplicado por primera vez en 1974. 109
Información y documentación –Norma internacional identificadora para bibliotecas y organizaciones relacionadas.
95
aplicadas en la creación del
registro de autoridad de
archivos.
necesario las fechas de edición
publicación, precisar claramente
las normas que se han aplicado
para elaborar la Forma
autorizada del nombre. Hacer
referencia a cualquier sistema(s)
de datación utilizado para
identificar las fechas en este
registro de autoridad (p. e. ISO
8601).
4.4 Estado de
elaboración.
Objetivo: indicar el estado de
elaboración del registro de
autoridad, de forma que los
usuarios puedan entender la
situación actual de éste.
Regla: precisar la situación
actual del registro de autoridad,
indicando si el registro es un
borrador, si está finalizado y/o
revisado o eliminado.
4.5 Nivel de
detalle
Objetivo: indicar si el registro
de autoridad tiene un nivel de
detalle básico, parcial o
completo.
Regla: precisar si el registro de
autoridad tiene un nivel de
detalle básico, parcial o
completo, de acuerdo con las
reglas y/o directrices
internacionales y/o nacionales
pertinentes.
Cuando no haya directrices o
reglas nacionales, se
considerará que el nivel de
detalle básico corresponde a los
registro que incluyen tan sólo
información de los cuatro
elementos considerados
obligatorios en la norma ISAAR
(CPF) para un registro de
96
autoridad, mientras que los
registro completos serán los que
incluyan en la descripción la
información de todos los
elementos de la norma ISAAR
(CPF) considerados pertinentes.
4.6 Fechas de
creación,
revisión o
eliminación.
Objetivo: indicar cuándo se ha
redactado, revisado o borrado
el registro de autoridad.
Regla: registrar la fecha en que
se elaboró el registro de
autoridad y las fechas de las
diferentes revisiones.
Especificar en el elemento
Reglas y/o convenciones el/los
sistema(s) de datación utilizados,
(p. e. ISO 8601)
4.7 Lengua(s) y
escrituras(s)
Objetivo: indicar la(s)
lengua(s) y/o escritura(s)
utilizados en la elaboración del
registro de autoridad.
Regla: registrar la(s) lengua(s)
y/o escritura(s) del registro de
autoridad de archivos.
Registrar el código ISO para
lenguas (ISO 639 Código para la
representación de nombres de
lenguas) o escrituras (ISO 15924
Código para la representación de
nombres de escrituras).
4.8 Fuentes Objetivo: consignar las
fuentes consultadas para la
elaboración del registro de
autoridad.
Regla: registrar las fuentes
consultadas para la elaboración
del registro de autoridad.
4.9 Notas de
mantenimiento.
Objetivo: documentar la
elaboración y los cambios
realizados en el registro de
Regla: registrar la información
pertinente sobre la elaboración y
actualización del registro de
97
autoridad. autoridad.
Aquí se puede mencionar los
nombres de las personas
responsables de la creación del
registro de autoridad.
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS: CIA. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias: ISAAR (CPF). Segunda edición. 2004.
El cuadro n°12, mostró las características que deberán emplearse a la hora de realizar
la aplicación de la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a Instituciones, Personas y Familias: ISAAR (CPF), ya que sus 4 áreas
solicitan 27 respectivos elementos, lo cuales, son el principal objetivo para la correcta
comprensión del desarrollo que se realizará.
Así como también, para que el usuario obtenga una fácil adquisición de los datos e
igualmente pueda comprender el contexto histórico-social-político, que concibieron la
creación de la documentación.
El resultado de la aplicación de dicha norma será, la elaboración de un registro de
autoridad, donde se va a proporcionar la descripción del ente productor, el cual, como
su nombre lo dicta, podrá ser aplicable a: institucional, una persona o a una familia.
Como comenta la propia norma:
“Los registros de autoridad de archivos se crean en un principio para documentar el
contexto de producción de los documentos de archivo. Para que esta información
resulte de utilidad es necesario vincular los registros de autoridad con las descripciones
de esos documentos de archivo. Pero los registros de autoridad de archivos también se
pueden vincular con cualquier otro recurso informativo de interés. Cuando se
establecen tales relaciones es importante describir la naturaleza de la relación entre la
institución, persona o familia y el recurso relacionado.”110
110
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS: CIA. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias: ISAAR (CPF). Óp. Cit.
98
Capitulo 3: Aplicación de la Norma Internacional General de Descripción
Archivística: ISAD (G), y la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad
de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias: ISAAR (CPF) al
catálogo de la Serie documental “Estadística y Fomento,” de la Sección
“Gobernación,” del Fondo “Tula de Allende,” del Archivo Histórico del Estado de
Hidalgo.
En este tercer y último apartado, se aplicarán las normas en descripción archivística, las
cuales son: la Norma Internacional General de Descripción Archivística: ISAD (G), y
Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y Familias: ISAAR (CPF), (normas que se explicaron en su
totalidad en el Capitulo 2) a la Serie documental “Estadística y Fomento” del Fondo
Tula, del Archivo Histórico de Hidalgo.
La Serie documental, se encuentra inscrita en el proyecto permanente que tiene el
Archivo General del Estado de Hidalgo para describir sus acervos documentales.
El proyecto se estableció para poder brindar un servicio más expedito, así como
también, eficiente para beneficiar a la comunidad investigadora tanto regional, nacional
e internacional.
Para conseguir el objetivo de dicho proyecto, el Archivo Histórico requirió la aplicación
de los procesos archivísticos; la Organización del Fondo “Tula de Allende” (los procesos
archivísticos se encuentran expuestos en el Capítulo 2).
En el cual, primeramente el Archivo Histórico del Estado de Hidalgo aplicó el proceso de
la Clasificación documental, dónde se respetaron los Principios de Procedencia, y el del
Orden Original (ya que ambos principios suelen trabajarse juntamente), así como
también, se aplicó la Ordenación, la cual, brindará el acceso eficientemente hacia la
documentación.
Y esos procesos se podrán ver reflejados en su Cuadro General de Clasificación
Archivística del Fondo “Tula de Allende.”
99
El resultado final de la ejecución de dicho proyecto, es la creación del Catálogo de la
Serie documental “Estadística y Fomento,” el cual, su siguiente fase de trabajo a
desarrollar fue la aplicación de la normatividad en descripción archivística,
proporcionando como resultado final, un enriquecimiento de su información.
En cuanto a los beneficios que obtienen los archivos históricos que lleguen a aplicar
estas normas, se podrá obtener la homologación de dicha información, y el principal
beneficiador será el usuario investigador.
Otro elemento de importancia sobre los beneficios ya expuestos, será cuando el usuario
llegue a solicitar al Archivo Histórico el catálogo de la ya mencionada Serie documental,
y lo primero que podrá observar, estará la presentación de la descripción que brindaran
las normas ISAD (G) y la ISAAR (CPF), y con ello, sabrá si en verdad es la información
que él estaba buscando para poder desarrollar su investigación.
De lo contrario, tendrá que realizar el mismo usuario una exploración a detalle de todo
el contenido documental de la Serie, lo que provocará que su búsqueda de información
sea tardada y laboriosa. Y con ello, no se brindará un buen servicio, sino, todo lo
contrario.
Pero, antes que todo lo ya comentado, para poder aplicar correctamente las normas, se
tendrá que tomar en cuenta que, la serie documental deberá encontrarse organizada,
en base a Fondo, Sección y Serie, ya que, de lo contrario no se conseguirá la aplicación
de la normatividad en descripción archivística.
Como en este caso, la serie documental “Estadística y Fomento,” ya se encontraba
organizada: clasificada, ordenada y descrita, lo cual, hizo más práctico el trabajo de la
aplicación de las normas. Las cuales, como ya se comentó anteriormente, se
expusieron independientemente en el Capítulo 2, así como también, se describieron sus
áreas y elementos que contienen cada una de las normas.
Para poder realizar la aplicación de las normas hacia la serie documental ya
mencionada, fue mediante una ardua investigación, donde se requirió del conjunto de
varias consultas, las cuales fueron mediante fuentes primarias y secundarias, ya que se
100
analizaron expedientes de la misma serie documental, de Reglamentos del Estado, del
Municipio, del Archivo Histórico, de Leyes, libros, y enciclopedias. Y así, poder realizar
el vaciado de la información que solicitan las áreas y sus respectivos elementos de
cada norma.
Un punto sumamente importante y necesario de resaltar es que, cada norma se llegó a
aplicar independientemente; primero se aplico la norma ISAD (G) a la Serie documental
ya comentada anteriormente, para después complementar esa información con la
siguiente norma ISASAR (CPF).
Por lo que, en el apartado 3.2 del presente Capítulo, se podrá observar a detalle,
mediante unos cuadros, el desarrollo de la investigación y aplicación que se le realizó a
cada norma para el mejoramiento del Catálogo de la Serie documental “Estadística y
Fomento.”
La aplicación de los cuadros manifiesta en primer lugar, el titulo de la norma (ya sea la
ISAD (G) o la ISAAR (CPF); en la parte superior se podrá encontrar el nombre y número
consecutivo del área, y bajo éste mismo, se podrá observar de igual manera el nombre
y número consecutivo del elemento (tanto el área como el elemento, se retoman tal y
como se presentan en las normas, no existe ningún cambio en ellos), y del lado
derecho del cuadro, se podrán observar la información que solicita el elemento, la cual
podrá ser: fechas, nombres, leyes, reglamentos, descripciones, historia, y demás,
siendo esto, el resultado final de la investigación que se realizó.
3.1 Elementos del Catálogo del Archivo Histórico del Estado de Hidalgo.
El catálogo que elaboró el Archivo Histórico en el 2001, es de la serie documental
“Estadística y Fomento” de la sección “Gobernación”, del Fondo “Tula”, con una
cronología que data de 1785 a 1980, detallando con un volumen total de 5,427
expedientes, así como también, es la misma cantidad de fichas catalográficas descritas.
El cual, como ya se comentó, es parte del proyecto de descripción documental, que
lleva permanentemente dicho archivo, con el cual, su principal creación fue para brindar
101
un servicio más expedito y eficiente hacia la comunidad investigadora del Estado, de la
República Mexicana y de extranjeros.
La documentación descrita, se presentará para complementar las series documentales
ya trabajadas anteriormente por dicho archivo, como son: Bandos y Decretos, Juicios
Civiles y Criminales, Administración de Justicia y Hacienda y Tesorería, del mimo Fondo
“Tula de Allende.”
El cual, con la documentación descrita, va a presentar un panorama en cuanto a la
economía y desarrollo social del mismo Municipio, así como también sobre los Pueblos,
Haciendas y Rancherías pertenecientes.
Dando como principal función, la contribución de información y conocimiento sobre
historia del propio Estado.
Con ayuda del catálogo elaborado, el usuario podrá consultar y localizar con mayor
facilidad la documentación necesaria.
Dicho catálogo de la serie documental “Estadística y Fomento” cuenta con dos tomos,
asumiendo una totalidad de 530 páginas, contando con una fecha de creación en el
mes de Diciembre de 2001, y fue creado por el personal del Archivo Histórico, y
presenta los siguientes rubros:
102
Cuadro n° 13
Descripción del formato del catálogo:
Lugar
de
origen
(1)
Fecha
(2)
Tipo de
documento
(3)
Volumen
(4)
Descripción
(5)
Numero
de caja
(6)
Número de
expediente
(7)
Observaciones
(8)
1-. Lugar geográfico donde se emitió el expediente.
2-. Fecha más antigua que contenga el documento.
3-. Nombre oficial de los documentos que forman el expediente.
4-. Numero de documentos que forman el expediente.
5-. Extracto del documento.
6-. Numero consecutivo de la caja
7-. Numero consecutivo de los expedientes al interior de la caja.
8-. Información complementaria de las anteriores columnas.
103
3.2 Aplicación de las normas ISAD (G) e ISAAR (CPF) en la serie documental
“Estadística y Fomento” del Fondo Tula.
Como ya se comentó anteriormente, la aplicación de dichas normas, va a existir un
complemento de la información hacia el catálogo que ya se encuentra elaborado y
vigente en dicho archivo, de la Serie documental “Estadística y Fomento.”
A continuación, se aplicarán las respectivas áreas y elementos de ambas normas, y el
resultado final como ya se comentó, será un catálogo donde se podrá encontrar la Serie
documental consumada, ya que, con la aplicación esas normas, se podrá contar con
información con la cual no describía, y así, brindársela al usuario investigador.
Primeramente se desarrollará la norma ISAD (G), para después complementar la
información con la siguiente: ISAAR (CPF), las cuales, se representarán mediante unos
cuadros en donde se podrá observar la información que soliciten los respectivos
elementos.
3.2.1 Norma ISAD (G):
El objetivo principal de la ISAD (G) es el de identificar y explicar el contexto y el
contenido de los documentos de archivo, con el principal fin de, hacerlos accesibles.
Garantizando la elaboración de descriptores coherentes; fácil recuperación e
intercambio de la información.
A continuación, se aplicará la Norma Internacional General de Descripción Archivística.
104
Cuadro n° 14
Aplicación de la norma ISAD (G).
1-. Área de identificación
1.1 Código de
referencia.
Siglas Significado Código completo
MX México
MX-HID-76-AGEH-FT
HID Estado de Hidalgo
76 Municipio de Tula
AGEH Archivo General
del Estado de
Hidalgo.
FT
Fondo Tula
1.2 Titulo
-Estadística y Fomento (Serie)
1.3 Fecha(s)
Fechas extremas: 28/diciembre/1785 - 04/julio/1980.
1.4 Nivel de
descripción
Serie documental
105
1.5 Volumen y
soporte de la
unidad de
descripción
Serie: Estadística y Fomento
Unidad Dimensiones
Volumen documental
(expedientes).
5427 cedulas
catalográficas.
Metros lineales
16.12 mts/L
Numero de cajas (AG12)
124 cajas
Soporte documental
Papel
2-. Área de contexto.
2.1 Nombre del o
de los
productores.
Departamento de Estadística y Fomento.
2.2 Historia
institucional /
reseña biográfica.
El territorio del estado de Hidalgo, es el expresado en el
Supremo Decreto de Erección de 15 de enero de 1869,
estado donde se encuentra el Municipio de Tula de Allende.
Tula de Allende, es una entidad de interés público, investido
de personalidad jurídica y patrimonio propio, autónomo en su
régimen interior, territorio determinado y con libre
administración de su hacienda. Tiene competencia plena y
exclusiva sobre su territorio, población y organización política
y administrativa en los términos que fijen las leyes y
reglamentos respectivos.
Dicho municipio se encuentra administrado por un
Ayuntamiento de elección popular directa y no habrá
autoridad intermedia entre éste y el Gobierno del Estado. La
106
representación del gobierno municipal y la ejecución de las
resoluciones del Ayuntamiento le corresponden al Presidente
Municipal.
El territorio que abarca el Municipio de Tula de Allende,
cuenta con “una superficie aproximada de 305.80 km2.
Coordenadas geográficas: al norte 20° 09’, al sur 19° 58’ de
latitud norte; al este 99° 15’ y al oeste 99° 30’ de longitud
oeste. La precipitación pluvial anual promedio es de 618.7 ml.
El Municipio de Tula de Allende, representa el 1.6% de la
superficie del estado y tiene las colindancias siguientes:
Al norte: Chapantongo, Tepetitlán, Tezontepec de Aldama y
Estado de México
Al sur: Atotonilco de Tula y Tepeji del Río de Ocampo
Al este: Tezontepec de Aldama, Tlaxcoapan, Atitalaquia y
Atotonilco de Tula
Al oeste: Tepeji del Río de Ocampo y Estado de México
En Otomí, su “nombre Mamenhi, que significa “lugar de
mucha gente o vecinos” y fue fundado por Otomís en el siglo
VI, año 634 D.C.
En la lengua náhuatl, es “Tollán, que significa lugar de tules,
tulin, espadañas o esparto: “sitio donde los bárbaros se
convertían en civilizados”, fundado por toltecas.
Ya castellanizado, y actual nombre es Tula, y significa “lugar
de tules o esparto, junto o cerca del tular.” Y se le llama Tula
de Allende, por que lleva el apellido del gran Patricio José
Ignacio Allende”, probablemente desde el año de la
Constitución de 1917.
107
Durante la época de la conquista, Pedro Miahuazochilt, fue
nombrado por la segunda audiencia de 1531 a 1536 señor de
Tula contribuyendo a que esta región se evangelizará.
El distrito de Tula fue erigido en el año de 1824 por la
constitución de este mismo año y la componían los distritos
de Tula, Ixmiquilpan, Zimapán, Actopan, Huichapan y
Xilotepec. Este último pertenece al Estado de México.
Tula fue escenario de algunas batallas entre Carrancistas y
Zapatistas en el movimiento de la Revolución de 1910. Los
habitantes de tula formaron parte activa en el movimiento de
independencia y pelearon valerosamente contra los
invasores norteamericanos y franceses.
Su categoría municipal la adquirió el 26 de septiembre de
1871, y su categoría de ciudad la adquirió el 24 de febrero de
1951.
Hoy en día existen en la majestuosidad de su zona
arqueológica en donde destaca su gran centro espiritual con
sus famosos atlantes y las pinturas que el transcurso de los
siglos no ha podido destruir sus características de belleza
autóctona.
Actualmente, el municipio de Tula de Allende es una
Institución Pública, con personalidad jurídica propia,
administrado por un Ayuntamiento de elección popular
directa, en los términos de la Constitución Política de los
Estados Unidos Mexicanos, la particular del Estado de
Hidalgo, la Ley Orgánica Municipal y demás disposiciones
legales al respecto.
En cuanto al Ayuntamiento es un órgano colegiado que se
encarga de establecer y definir las acciones, criterios y
108
políticas con las que se debe manejar los recursos del
Municipio, y se encuentra formado por una Asamblea
compuesta por Regidores y Síndicos Procuradores y por un
Presidente Municipal, quien tendrá las atribuciones,
funciones y dependencias que le señalen la Constitución
Política del Estado de Hidalgo, la Ley Orgánica Municipal, el
Presupuesto de Egresos, el Reglamento Interior del
Ayuntamiento del Municipio de Tula de Allende, Hidalgo y las
demás disposiciones relativas aplicables.
El Secretario del Ayuntamiento o Secretario Municipal, tiene
sus inicios en España, ya que la Constitución de Cádiz de
1812,111 quedó consagrada la figura municipal, dónde se
unificó el derecho municipal, fundando de alguna manera, el
moderno ayuntamiento y así, consagrando la figura del
Secretario (Articulo 320).
A su vez, éste Secretario hunde sus raíces en la larga
tradición histórica de sus antecedentes, el Escribano de
Consejo, que ya desde el siglo XII desarrollaba las funciones
de fedatario público.
En las distintas Leyes Municipales, Bandos del siglo XIX, se
van estableciendo las obligaciones, funciones, deberes y
atribuciones de los Secretarios que, curiosamente, poco
habrían de variar a lo largo del tiempo.
Y es así como, desde esa fecha, la historia del Secretario va
111
La Constitución de Cádiz, fue promulgada el 19 de marzo de 1812, en España, y el 30 de septiembre del mismo
año, en la Nueva España.
Con la cual se estableció la organización de los municipios, se consolidó la institución de los mismos como instancia
básica de gobierno, así como una organización territorial y poblacional, dando fin a las regidurías perpetuas, y
promoviendo ese tipo de representación donde no la hubiera.
CONSTITUCIÓN DE CÁDIZ. [En línea]. España. Congreso de diputados.
http://www.congreso.es/portal/page/portal/Congreso/Congreso/Hist_Normas/ConstEsp1812_1978/Const1812 (4-
noviembre-2014)
109
a estar unida profundamente a los Ayuntamientos.
En cuanto en México, el Secretario del Ayuntamiento o
Secretario Municipal, viene asumiendo el mismo papel, ya
que, en la Nueva España se implantaron leyes de España.
Actualmente, su designación la realiza el Presidente
Municipal y no será miembro del Ayuntamiento.
2.3 Historia
Archivística.
La documentación del Fondo Tula, se encuentra bajo
custodia por el Archivo Histórico del Estado de Hidalgo, y fue
mediante un convenio que realizó el mismo Municipio con el
Archivo.
Dicha documentación, es el resultado del rescate que se
ejecutó para la conservación y preservación de los mismos.
Ya que, bajo una base legal expone sobre ello: Ley Orgánica
del Archivo Histórico del Estado.
Artículo 41:
“El Archivo Histórico del Estado, brindará asesoría a los
Archivos Municipales, así como los demás servicios que en la
materia le sean solicitados”.
Artículo 42:
“Los archivos municipales que no reúnan los requisitos
enunciados en los artículos que anteceden, serán
concentrados sus documentos en el Archivo Histórico del
Estado en custodia, hasta en tanto no se complementen
dichos requisitos en reacción con la Fracción V del artículo
20 de la dicha ley.”
110
2.4 Forma de
ingreso
La documentación del Fondo Tula, que se encuentra bajo la
custodia del Archivo General del Estado de Hidalgo es el
resultado del rescate de los mismo, ya que el municipio no
cuenta con las características necesarias para su
conservación, por lo que, como dictó la Ley Orgánica del
Archivo Histórico del Estado (1- diciembre - 1980), dicho
archivo deberá hacerse responsable de ese fondo
documental hasta que el municipio tenga un lugar establecido
para su conservación y así, poder solicitar su documentación.
3-. Área de contenido y Estructura.
3.1 Alcance y
contenido
La serie documental “Estadística y Fomento” se encuentra
soportada en papel, y cuenta con una cronología de 1785 a
1980, y fue creada para realizar y mantener la contemplación
y recopilación actualizada de las actividades que realizaba el
Municipio, así como también de sus Rancherías, Pueblos y
Haciendas, y su función era, realizar una estadística en
cuanto a la administración pública, regulación de materias,
procedimientos, funciones y servicios públicos, además sobre
los movimientos de población, de negocios, educación, de
extranjeros, nacimientos, casamientos, defunciones,
salubridad pública, armamento y equipo, mejoras materiales,
sucesos notables, multas, entre otros, y asegurar la
participación ciudadana y vecinal.
De lo cual, se fomentaba entre los mismos, así como para
satisfacer las necesidades colectivas de carácter material,
económico, educativo, cultural, y del conocimiento en
general.
En cuanto al tipo documental que se encuentra son:
patrones, cuadros estadísticos, informes, listas, registros.
111
3.2 Valoración,
Selección y
Eliminación.
La documentación, al ser trasladada íntegramente del
Municipio de Tula, se declaró totalmente Histórica por las
autoridades del Archivo.
3.4 Nuevos
ingresos
No se prevén nuevos ingresos de documentación ya que la
documentación que resguarda el Archivo Histórico llega a la
fecha de 1980, y la demás, ya se encuentra resguardada en
el municipio de Tula de Allende.
3.5 Organización.
La documentación se encuentra organizada, la cual, cuenta
con un Cuadro de Clasificación Orgánico-Funcional, con
Fondo, Sección y Serie, y la documentación se encuentra
ordenada cronológicamente, así como también
numéricamente.
4-. Área de condiciones de acceso y utilización.
4.1 Condiciones de
acceso.
La documentación se encuentra accesible hacia el público en
general. Siempre y cuando ésta no se encuentre clasificada
la información como reservada o confidencial. (Consultar el
Anexo 3)
En el caso de que al usuario se le brinde la documentación
con la información clasificada, el Archivo deberá crear una
carta responsiva hacia el usuario, para que éste se
comprometa en no dar a conocer la información sobre los
datos personales.
La Ley de Archivos del Estado de Hidalgo presenta en su
Artículo 51, fracción III. Quién facilite datos o la
documentación sin la debida autorización se le aplicarán las
112
infracciones y sanciones correspondientes.
En el caso de que el documento se encuentre dañado, sólo
podrá ser consultado previa valoración del personal del
Archivo Histórico.
Consultar el Anexo 1: Reglamento de la sala de consulta del
Archivo Histórico.
4.2 Condiciones de
reproducción.
La reproducción de la documentación de la serie “Estadística
y Fomento” se encuentra sujeto al Reglamento de la sala de
consulta del Archivo Histórico:
1- Queda prohibido la utilización de cámaras fotográficas
como digitales en la sala de consulta, ya que cualquier
proceso de reproducción, microfilmación o
digitalización es competencia exclusiva del personal
del Archivo Histórico.
2- A solicitud del usuario y cuando el documento se
encuentre en buenas condiciones a juicio de los
directivos de la institución, se podrá reproducir,
microfilmar o digitalizar.
3- El material que sea utilizado con fines de publicación y
lucro, tendrá que ser autorizado bajo las condiciones
que dicte la Dirección General de Políticas para la
Administración Documental y Archivo General.
Asimismo, para la solicitud de reproducción de documentos,
deberá de cubrir previamente los requisitos establecidos para
el préstamo de los mismos.
La Ley Orgánica del Archivo Histórico del Estado (1-
113
diciembre- 1980). Capítulo quinto: del servicio al usuario.
Artículo 37, fracción III: expedición de copias documentales,
simples y certificadas, previa autorización y pago de las
mismas.
4.3 Lengua /
escritura (s) de los
documentos.
La documentación se encuentra en el idioma español, y la
que abarca el siglo IX, fue escrita en manuscrita e itálica
cursiva, y como tinta, se utilizó la ferrogálica.
Los primeros años del siglo XX, la documentación se
empieza a presentar de manera mecanografiada utilizando
máquina de escribir y con diferentes tonalidades de color
como son: rojo, azul y negro.
4.4 Características
físicas y requisitos
técnicos.
La documentación se encuentra físicamente y está plasmada
en soporte papel, que éste es de algodón, y la letra es de tipo
manuscrita cursiva e itálica cursiva, y se utilizó una tinta
llamada ferrogálica, por lo que, existen documentos que se
encuentran dañados por la misma, ya que la tinta se llega a
trasminar, ocasionando perforaciones y/o desprendimientos
del mismo.
Así mismos, llegando al siglo XX, se inicia el manejo
mecanográfico de la máquina de escribir, la cual, la escritura
es de tipo molde, y se empieza a encontrar de color rojo, azul
y negro.
En cuanto al soporte documental, el papel ya no es de
algodón, y se puede encontrar el papel cebolla y bond.
Por lo que, el manejo debe ser con suma delicadeza y se
debe utilizar guantes de látex y cubre bocas.
114
4.5 Instrumentos
de descripción.
La serie documental “Estadística y Fomento” cuenta con un
catálogo y un inventario(*)
5-. Área de documentación asociada.
5.1 Existencia y
localización de los
documentos
originales.
La documentación concentrada en el Archivo General del
Estado de Hidalgo es original y única en su existencia.
5.2 Existencia y
localización de
copias.
Toda la documentación que se encuentra resguardada en el
archivo es original, por lo que no existen replicas de la
misma.
5.3 Unidades de
descripción
relacionadas.
La serie documental “Estadística y Fomento” tiene relación
con la serie documental:
-Gobernación
-Tesorería
Series documentales generadas por parte del Fondo
documental “Tula”, las cuales, se encuentran contempladas
en el Cuadro de Clasificación Documental.
5.5 Nota de
publicaciones.
Actualmente, no existen publicaciones sobre “Estadística y
Fomento.”
6-. Área de notas
6.1 Notas
(*) Sobre los inventarios, la Ley General de Contabilidad
Gubernamental explica en sus artículos que, todas las
dependencias deberán realizar inventarios para los bienes
115
muebles e inmuebles. Por lo expuesto, todos los archivos
históricos del país tendrán que elaborar un inventario de
todos sus fondos documentales, por los cuales, la serie
documental Estadística y Fomento del Fondo Tula, se
encuentra en este nivel de descripción documental.
A continuación, se presentan los artículos relacionados con el
tema:
Artículo 19, fracción VII: facilite el registro y control de los
inventarios de los bienes muebles e inmuebles de los entes
públicos.
Artículo 23: los entes públicos deberán registrar en su
contabilidad los bienes muebles e inmuebles siguientes:
Fracción
ll-. Los inmuebles destinados a un servicio público conforme
a la normatividad aplicable;
lll-. Cualesquiera otros bienes muebles e inmuebles que el
consejo determine que deban registrar.
Artículo 25: los entes públicos elaborarán un registro auxiliar
sujeto a inventario de los bienes muebles o inmuebles bajo
su custodia que, por naturaleza, sean inalienables e
imprescriptibles, como lo son los monumentos arqueológicos,
artísticos e históricos.
Artículo 27: los entes públicos deberá llevar a cabo el
levantamiento físico del inventario de los viene s a que se
refiere el artículo 23 de esta Ley. Dicho inventario deberá
116
estar debidamente conciliado con el registro contable. En el
caso de los bienes inmuebles, no podrá establecerse un valor
inferior al catastral que le corresponda.
Los entes públicos contarán con un plazo de 30 días hábiles
para incluir en el inventario físico los bienes que adquieran.
Los entes públicos publicarán el inventario de sus bienes a
través de internet, el cual deberán actualizar, por lo menos,
cada seis meses. Los municipios podrán recurrir a otros
medios de publicación, distintos al internet, cuando este
servicio no esté disponible, siempre y cuando sean de
acceso público.
7-. Área de control de la descripción.
7.1 Nota del
archivero
Fuentes:
ISAD (G).
ISAAR (CPF).
Ley de Archivos del Estado de Hidalgo. (D.O.E.H 7 de
mayo de 2007).
Ley General de Contabilidad Gubernamental (D.O. F.
31 de diciembre de 2008).
Elaboró: Karina Sánchez Mejía.
7.2 Reglas y
normas.
Para la presente elaboración, se utilizaron las normas en
descripción archivística, como son:
Norma Internacional General de Descripción Archivística
ISAD (G)
Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
117
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias
ISAAR (CPF)
Norma Internacional de codificación de país.
ISO 3166
Norma Internacional de códigos de lengua.
ISO 639-1 e ISO 639-2
Norma Internacional de codificación de escritura.
ISO 15924
7.3 Fecha(s) de
la(s)
descripción(es)
Octubre 2013.
El desarrollo del presente cuadro fue elaborado por la autora de la tesina Karina Sánchez Mejía, mediante la consulta
de varias fuentes de información, las cuales, se presentan en el desarrollo del mismo.
3.2.2 Norma ISAAR (CPF)
El objetivo primordial de la ISAAR (CPF) es el de, asentar las reglas generales para la
normalización de las descripciones archivísticas relativas a los productores de la
documentación, así como al contexto en el que se desarrollo su producción.
Por lo que, dicha norma brinda información contextual y facilita la recuperación de la
misma.
A continuación, se aplicará la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias:
118
Cuadro #3
Aplicación de la norma ISAAR (CPF)
1-. Área de identificación:
1.1 Tipo de entidad
Institución Pública Municipal.
1.2 Forma(s)
autorizadas(s) del
nombre.
Secretario de Ayuntamiento
1.3 Formas paralelas
del nombre.
Town clerk (ingles).
Secrétaire de maire (francés).
Segretario comunale (italiano).
1.4 Formas
normalizadas del
nombre según otras
reglas.
Aplicación de RCAA2:
Regla de Catalogación Anglo Americana.
País. México
Nombre del Editor Municipio de Tula de Allende
Mención de
Responsabilidad.
Secretario de Ayuntamiento
México. Municipio de Tula de Allende. Secretario de
Ayuntamiento
1.5 Otras formas del
nombre.
Secretario de Ayuntamiento.
Secretario Municipal.
Secretario General Municipal.
119
1.6 Identificadores
para instituciones.
Siglas Significado Código completo
MX México
MX-HID-SA-FT
HID Estado de Hidalgo
SA
Secretario de
Ayuntamiento
FT
Fondo Tula
2-. Área de descripción.
2.1 Fechas de
existencia.
1824 / 2013-11-27
2.2 Historia
El Secretario del Ayuntamiento o Secretario Municipal,
tiene sus inicios en España, ya que la Constitución de
Cádiz de 1812,112 quedó consagrada la figura municipal,
dónde se unificó el derecho municipal, fundando de alguna
manera, el moderno ayuntamiento y así, consagrando la
figura del Secretario (Articulo 320).
A su vez, éste Secretario hunde sus raíces en la larga
tradición histórica de sus antecedentes, el Escribano de
Consejo, que ya desde el siglo XII desarrollaba las
112
La Constitución de Cádiz, fue promulgada el 19 de marzo de 1812, en España, y el 30 de septiembre del mismo
año, en la Nueva España.
Con la cual se estableció la organización de los municipios, se consolidó la institución de los mismos como instancia
básica de gobierno, así como una organización territorial y poblacional, dando fin a las regidurías perpetuas, y
promoviendo ese tipo de representación donde no la hubiera.
CONSTITUCIÓN DE CÁDIZ. Op. Cit.
120
funciones de fedatario público.
En las distintas Leyes Municipales, Bandos del siglo XIX,
se van estableciendo las obligaciones, funciones, deberes y
atribuciones de los Secretarios que, curiosamente, poco
habrían de variar a lo largo del tiempo.
Y es así como, desde esa fecha, la historia del Secretario
va a estar unida profundamente a los Ayuntamientos.
En cuanto en México, el Secretario del Ayuntamiento o
Secretario Municipal, viene asumiendo el mismo papel, ya
que, en la Nueva España se implantaron leyes de España.
Actualmente, su designación la realiza el Presidente
Municipal y no será miembro del Ayuntamiento.
2. 3 Lugares
Cabecera: Tula de Allende (sede habitual de 1824 - 2013)
2.4 Estatuto
jurídico
-Ley Orgánica Municipal del Estado de Hidalgo.
(Última reforma Publicada en el Periódico Oficial el 10 de
marzo de 2008)
-Ley para la Organización Provisional de Asambleas y
Presidentes Municipales.
(Publicada en el Periódico Oficial el 31 de Diciembre de
1870 )
-Bando de Gobierno Municipal de Tula de Allende.
(Publicado en el Periódico Oficial del Estado, el 31 de julio
de 1995).
121
2.5 Funciones,
ocupaciones y
actividades
La finalidad del Secretario de Ayuntamiento, era llevar a
cabo la administración de la Cabecera Municipal, así como
de las Rancherías, Pueblos y Haciendas contenidas en la
misma, mediante la actividad de “Estadística y Fomento,”
donde se pretendía conseguir mediante medios directos y
no imperativos (patrones, cuadros estadísticos, informes,
listas, registros), la autorregulación de las actividades de la
acción de los ciudadanos, en función de fines y objetivos de
interés público fijados por la Administración, para la
satisfacción de las necesidades colectivas.
Por lo que, se acordaba lo conveniente para la formación
del censo y estadística de las Rancherías, Pueblos y
Haciendas del municipio.
Lista de las noticias mensuales que debían rendir las
autoridades del Municipio:
Numero de acuerdos.
Sesiones verificadas por las Asambleas
Escuelas industriales. Número de Escuelas.
Asistencia media de niños y niñas.
Armamento y equipo.
Causas y negocios concluidos y pendientes en el
Juzgado del Distrito. Delincuencia profesional
enumerando hasta donde sea posible.
2 El oficio de los acusados.
3 Clase de delito.
4 Si saben leer o escribir.
Censo del Distrito.
Disposiciones o convocatorias para el reclutamiento
122
de la policía rural urbana.
Disposiciones y estadísticas sobre montes de piedad
y casas de empeño.
Parques y diversiones populares.
Consumo de carnes.
Extranjeros residentes y movimiento de ellos.
Industrias principales, inmigración o emigración de
trabajadores por disposiciones del Gobierno
mexicano y los extranjeros.
Mejoras materiales.
Movimiento de Funcionarios y Autoridades del
Juzgado.
Administración de rentas, Jefatura y
Municipalidades.
Movimiento de cárcel. Acta de visita.
Movimiento de Hospital. Noticia sobre número de
obreros en los hospitales. Clases de enfermedad.
Condiciones de admisión y vacantes en los
hospitales.
Consultorios gratuitos y puestos de socorros.
Visitas de las juntas de salubridad a fábricas y
talleres expresando el resultado de la inspección y
los acuerdos recaídos.
Perros vagabundos envenenados.
Salubridad pública.
Vacuna. Disposiciones relativas.
Movimiento de población.
Movimiento de caudales.
Multas impuestas por las Autoridades.
Multas por infracción a la ley de Instrucción.
Sucesos notables.
123
Actas de visita a las oficinas telegráficas.
Estados que guardan los teléfonos.
Tranquilidad pública.
Precios corrientes de efectos de 1ª necesidad.
Boletines, publicaciones, bibliotecas, etc.
Actas de confronta prevenidas por el artículo 77 del
Código Civil y 24 de la Ley General de Estadística.
2.6 Atribución (es)
/ Fuente (s) legal
(es)
- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
(Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 5 de
febrero de 1917).
-Constitución Política del Estado de Hidalgo. (Publicada en
el Periódico Oficial, el 1 de octubre de 1920)
-Ley para la Organización Provisional de Asambleas y
Presidentes Municipales. Artículo 1, fracción VII.
(Publicada en el Periódico Oficial el 31 de Diciembre de
1870 )
-Decreto numero 234. – El cuarto Congreso del Estado de
hidalgo, decreta lo siguiente:
Primera Ley Municipal: Creación y modificación de los
Municipios. Pachuca 7 de mayo de 1875.
-Instrucción sobre los datos o noticias que se necesitan
para la formación de la estadística de la república conforme
a la constitución, añadiéndose los respectivos a otros
ramos que se consideren importantes para el mejor logro
del mismo fin. (Publicado en el Diario del Gobierno de la
124
República Mexicana. Martes 29 de mayo de 1838, numero
1125, tomo XI.)
2.7 Estructura (s)
internan (s) /
Genealogía.
El municipio de Tula de Allende, cuenta con un Presidente
Municipal, el cual, asumirá la representación jurídica,
determinaciones, decisiones tomadas por el Ayuntamiento,
y el responsable del buen funcionamiento de la
administración pública municipal.
El Ayuntamiento, consta de Síndico (s) y son los
encargados de defender los intereses municipales y de
representar jurídicamente al ayuntamiento en los litigios en
los que éste fuere parte. También son los responsables de
supervisar la gestión de la hacienda pública municipal, todo
ello en observancia a la Ley Orgánica Municipal vigente
También, contará con los Regidores, miembros del
ayuntamiento que tienen a su cargo diversas comisiones de
la administración pública municipal.
Para los asuntos de la administración, se encuentra el
Secretario de Ayuntamiento. El cual, se encuentra sometido
a todos los anteriores.
Dicha estructura, sigue permaneciendo hasta nuestros
días.
2.8 Contexto
general.
El territorio del Estado de Hidalgo, es el expresado en el
Supremo Decreto de Erección de 15 de enero de 1869,
estado donde se encuentra el Municipio de Tula de Allende.
El distrito de Tula fue erigido en el año de 1824 por la
constitución de este mismo año y la componían los distritos
125
de Tula, Ixmiquilpan, Zimapán, Actopan, Huichapan y
Xilotepec. Este último pertenece al Estado de México.
Su categoría municipal la adquirió el 26 de septiembre de
1871, y su categoría de ciudad la adquirió el 24 de febrero
de 1951.
Tula de Allende fue escenario de algunas batallas entre
Carrancistas y Zapatistas en el movimiento de la
Revolución de 1910. Los habitantes de tula formaron parte
activa en el movimiento de independencia y pelearon
valerosamente contra los invasores norteamericanos y
franceses.
Actualmente, el municipio de Tula de Allende es una
Institución Pública, con personalidad jurídica propia,
administrado por un Ayuntamiento de elección popular
directa, en los términos de la Constitución Política de los
Estados Unidos Mexicanos, la particular del Estado de
Hidalgo, la Ley Orgánica Municipal y demás disposiciones
legales al respecto.
3-. Área de relaciones.
3.1 Nombre (s) /
Identificadores de
las instituciones,
personas o
familias
relacionadas.
-Presidente Municipal.
-Síndicos.
-Regidores.
-Administración Pública:
Tesorería
Junta Municipal de Reclutamiento.
Obras Públicas.
Registro Familiar.
126
3.2 Naturaleza de
la relación.
La relación que existe es:
-Jerárquica: el Secretario de Ayuntamiento, se encuentra
subordinado por el Presidente Municipal.
-Temporal: las faltas del Presidente Municipal que no
excedan de quince días, serán cubiertas por el Secretario
de Ayuntamiento.
-Asociativa.
3.3 Descripción de
la relación.
El Secretario del Ayuntamiento es una institución
subordinada por una institución superior (Presidente
Municipal).
3.4 Fechas de la
relación.
1824 - 2013
127
Área de relación.
Primera relación:
Forma
autorizada
del nombre.
Referencia cruzada.
Nombre /
Identificador de la
entidad relacionada
Fechas de la
relación.
Secretario de
Ayuntamiento
.
Naturaleza
de la
relación.
Descripción de la relación
Presidente Municipal.
MX-HID-PM-FT
1824 - 2013
Jerárquico
El Secretario del Ayuntamiento es una
institución subordinada por la
institución superior: Presidente
Municipal.
Temporal
Cuando el Presidente Municipal no
llegue a excederse en faltas de más
de diez a quince días de su puesto,
serán cubiertas por el Secretario de
Ayuntamiento.
128
Segunda relación:
Forma
autorizada
del nombre.
Referencia cruzada.
Nombre /
Identificador de la
entidad relacionada
Fechas de la
relación.
Secretario de
Ayuntamiento
.
Naturaleza
de la
relación.
Descripción de la relación
Síndicos.
MX-HID-PM-SIN-FT
1824 - 2013
Jerárquico
El Secretario del Ayuntamiento es una
institución subordinada por una
institución superior.
Tercera relación:
Forma
autorizada
del nombre.
Referencia cruzada.
Nombre /
Identificador de la
entidad relacionada
Fechas de la
relación.
Secretario de
Ayuntamiento
.
Naturaleza
de la
relación.
Descripción de la relación
Regidores.
MX-HID-PM-REG-FT
1824 - 2013
Jerárquico
El Secretario del Ayuntamiento es una
institución subordinada por una
institución superior.
129
Cuarta relación:
Forma
autorizada
del nombre.
Referencia cruzada.
Nombre /
Identificador de la
entidad relacionada
Fechas de la
relación.
Secretario de
Ayuntamiento
.
Naturaleza de
la relación.
Descripción de la relación
Tesorería
MX-HID-PM-TEO-FT
1824 - 2013
Subordinado
La institución de Tesorería, se
encuentra subordinado al
Secretario de Ayuntamiento.
Quinta relación:
Forma
autorizada
del nombre.
Referencia cruzada.
Nombre /
Identificador de la
entidad relacionada
Fechas de la
relación.
Secretario de
Ayuntamiento
.
Naturaleza de
la relación.
Descripción de la relación
Junta Municipal de
Reclutamiento.
MX-HID-PM-JMR-FT
1824 - 2013
Subordinado
La institución de Junta Municipal de
Reclutamiento, se encuentra
subordinado al Secretario de
Ayuntamiento.
130
Sexta relación:
Forma
autorizada
del nombre.
Referencia cruzada.
Nombre /
Identificador de la
entidad relacionada
Fechas de la
relación.
Secretario de
Ayuntamiento
.
Naturaleza de
la relación.
Descripción de la relación
Obras Públicas.
MX-HID-PM-OP-FT
1824 - 2013
Subordinado
La institución de Obras Públicas, se
encuentra subordinado al
Secretario de Ayuntamiento.
Séptima relación:
Forma
autorizada
del nombre.
Referencia cruzada.
Nombre /
Identificador de la
entidad relacionada
Fechas de la
relación.
Secretario de
Ayuntamiento
.
Naturaleza de
la relación.
Descripción de la relación
Registro Familiar.
MX-HID-PM-RF-FT
1824 - 2013
Subordinado
La institución de Registro Familiar,
se encuentra subordinado al
Secretario de Ayuntamiento.
131
4-. Área de control
4.1
Identificador
del registro de
autoridad.
Siglas Significado Código completo
MX México
MX-HID-76-AGEH-FT
HID Estado de Hidalgo
76 Municipio de Tula
AGEH Archivo General
del Estado de
Hidalgo.
FT
Fondo Tula
4.2
Identificadores
de la
institución.
MX13076AMTA
(Ir al Anexo 4)
4.3 Reglas y/o
convenciones.
Norma Internacional General de Descripción Archivística: ISAD
(G)
Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias:
ISAAR (CPF)
Norma de codificación de fechas: ISO 8601.
Norma de codificación de país: ISO 3166.
132
Código para la representación de nombres de lengua:
ISO 639
Código para la representación de nombres de escrituras: ISO
15924
4.4 Estado de
elaboración.
Finalizado
4.5 Nivel de
detalle.
Completo
4.6 Fechas de
creación,
revisión o
eliminación.
2013-12-02.
4.7 Lengua (s)
y escritura (s)
Datos a visualizar
Español en escritura
latina.
Código de lengua ISO 639-2
spa
Código de escritura ISO 15024
latn
4.8 Fuentes
-Constitución Política de los Estado Unidos Mexicanos (Última
reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación 8 de
octubre de 2013).
-Constitución Política del Estado de Hidalgo (Última reforma
publicada en el Periódico Oficia, el 2 de septiembre de 2013)
133
-Ley Orgánica Municipal del Estado de Hidalgo. (Última reforma
publicada en el Periódico Oficial el 10 de marzo de 2008)
-Bando de Gobierno Municipal. (Publicado en el Periódico
Oficial del Estado el 31 de julio de 1995).
-Ley para la Organización Provisional de Asambleas y
Presidentes Municipales. Artículo 1, fracción VII.
(Publicada en el Periódico Oficial el 31 de Diciembre de 1870 )
-Decreto numero 234. – El cuarto Congreso del Estado de
hidalgo, decreta lo siguiente:
Primera Ley Municipal: Creación y modificación de los
Municipios. Pachuca 7 de mayo de 1875.
-Instrucción sobre los datos o noticias que se necesitan para la
formación de la estadística de la república conforme a la
constitución, añadiéndose los respectivos a otros ramos que se
consideren importantes para el mejor logro del mismo fin.
(Publicado en el Diario del Gobierno de la República Mexicana.
Martes 29 de mayo de 1838, numero 1125, tomo XI.)
-ZAPATA PEROGORDO, Alejandro, MEADE HERVET, Oliver.
Organización y Gestión Municipal. México, Editorial Porrúa,
2008.pág.: 218
-OCHOA CAMPOS, Moisés. El municipio y su evolución
institucional. México. FOMUN. 260 pág.
-Secretario Municipal. [En línea]. España.
134
http://www.cosital.es/nacimiento-de-una-profesion-el-secretario-
municipal-doscientos-anos-de-servicio-a-la-ciudadania.html [4-
octubre-2014]
-Secretario de Ayuntamiento. [En línea]. México. Coordinación
Estatal para el Fortalecimiento Institucional de los Municipios.
http://cefimslp.gob.mx/documentos/guias_practicas/SECRETARI
O.pdf [4-octubre-2014]
4.9 Notas de
mantenimiento
Responsable de la creación del registro de autoridad: Karina
Sánchez Mejía.
México, Archivo General del Estado de Hidalgo.
Para el registro de autoridad: Secretario de Ayuntamiento.
El desarrollo del presente cuadro fue elaborado por la autora de la tesina Karina Sánchez Mejía, mediante la consulta
de varias fuentes de información, las cuales, se presentan en el desarrollo del mismo
Para la historia de Tula, se recolecto información de varias fuentes, como:
Constitución Política para el Estado de Hidalgo. Titulo cuarto. Del territorio del Estado. Capitulo Único del Estado.
Articulo 23. Ley publicada en el Periódico Oficial, el 1 de octubre de 1920. Ultima reforma publicada en el Alcance
del Periódico Oficial, el 3 de diciembre de 2011.
135
3.3 Resultado final.
El resultado final de esta aplicación de las normas en descripción archivística: ISAD (G)
e ISAAR (CPF), será poder enriquecer el catálogo que elaboró el equipo de trabajo del
Archivo Histórico del Estado de Pachuca, en el año de 2001, con información
pertinente, con la cual, no contaba la serie documental “Estadística y Fomento”
Por lo que, ahora ya se le podrá brindar al usuario un producto (catálogo enriquecido)
con información sobre la institución creadora, las funciones a las cuales le competía
realizar, el contexto social en el que se desarrolló la documentación, así como también,
la importancia de la creación de esa documentación.
Teniendo como resultado final, la completa descripción en toda su totalidad.
Asimismo, también se podrá contar con la homogeneidad de la terminología y
conceptualización de la descripción archivística, lo que proporcionará el resultado de un
correcto intercambio y recuperación de información entre Archivos Históricos a nivel
nacional e internacional.
En el transcurso de esta aplicación de normatividad, no sólo saldrá beneficiada la
institución, sino que también el usuario, ya que, a éste se le proporcionará toda la
información pertinente sobre la serie “Estadística y Fomento.”
Y en cuanto al tema de la gestión documental, también se encontrará beneficiada, ya
que, se mejorará el manejo y control del mismo.
136
Conclusión:
Es importante resaltar que el Estado de Hidalgo, cuenta con la Dirección General de
Políticas para la Administración Documental y Archivo General, la cual, se asienta el
Archivo Histórico del Estado de Hidalgo, donde se concentra documentación
importante, tanto para el usuario como para el propio estado, proporcionando identidad
histórica al mismo, por lo que, dicho Archivo se encuentra en la constante búsqueda y
aplicación de proyectos para el bienestar de sus fondos documentales, sin llegar a
olvidar a los municipios con los que también cuenta, como son: Atotonilco el Grande,
Ixmiquilpan y Tula de Allende, los cuales, se encuentran bajo su custodia por medio del
rescate documental que realizó el mismo Archivo, ya que, como comenta la Ley del
Archivo Histórico del Estado en su Artículo 42, que los archivos municipales que no
cuenten con las instalaciones y el personal adecuado para su conservación y
preservación se encontraran concentrados en el Archivo Histórico del Estado.
Por lo que, como alumno y cerca de ser profesional, es necesario seguir apoyando en
ese tipo de proyectos, así como en la búsqueda del mejoramiento para el bienestar de
la documentación, de la institución, así como también, del usuario.
Y qué mejor, que apoyando en el tema de la descripción documental (en el cual, el
Archivo se encuentra en ese constante trabajo), aplicando las normas en descripción
archivística: Norma Internacional General de Descripción Archivística: ISAD (G), y la
Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y Familias: ISAAR (CPF), a la serie documental “Estadística y
Fomento,” de la sección Gobierno, del fondo Tula de Allende.
El Archivo Histórico pone a disposición la documentación hacia el usuario, ya que, esa
es una de sus principales actividades: la consulta, y qué mejor que ésta se pueda
observar a través del catálogo que elaboró en el 2001. En el cual, va a encontrar datos
notables sobre las actividades que realizaba la serie documental “Estadística y
Fomento”. Sólo que, a pesar del arduo trabajo que se realizó en conjunto por parte del
137
personal del Archivo Histórico en la descripción y elaboración de las fichas
catalográficas de los expedientes o de las piezas documentales (dependiendo el caso),
el capturar la información en una base de datos, y demás procesos que se
desarrollaron para la creación de dicho catálogo, por lo que, su fase final de creación
será la aplicación de la normatividad en descripción archivística.
Ya que, sin esa aplicación, presentaba carencias de información relevante,
especialmente, como la del productor de la documentación.
Pero, a pesar de la ausencia de esas normas, no significa que el catálogo no tenga
valides por falta de esa información, o no se tome en serio, al contrario, se retomó y a
partir de ello, se aplicaron ambas normas, las cuales, van a complementar con
información pertinente, y así poder brindar una mejor consulta y servicio bajo las
normas internacionales en descripción.
Siendo beneficiada la institución, ya que, con la aplicación de esas normas, ya se podrá
brindar el intercambio de información a nivel nacional e internacional, ya existirá
homogeneidad en términos y conceptos, los cuales, serán de fácil entendimiento para el
usuario
138
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Adabiac.org/investigación_civil/articulos/arch_civil_anterior/06art_mpb03.htm [2-
octubre- 2013]
143
Anexo 1: Reglamento de la sala de consulta del Archivo Histórico.
1-. El préstamo del acervo documental se realizara de manera exclusiva en la sala de
consulta.
2-. El horario de consulta será de 08.30 a 16:00 hrs. de Lunes a Viernes.
3-. Toda consulta de documentos requiere del registro de la focha de solicitud
correspondiente y será una por solicitado.
4-. Presentar una identificación oficial para que sean proporcionados los documentos.
5-. Queda estrictamente prohibido introducir alimentos y bebidas a sala de consulta.
6-. Portar las medidas de protección (guantes de látex y cubre bocas).
7-. Conservar en buen estado los documentos y las instalaciones del Archivo Histórico.
8-. Mostrar buena conducta y respeto hacia los demás usuarios y trabajadores del
Archivo.
9-. Cuando los instrumentos de descripción estén en proceso técnico, la búsqueda de la
información estará sujeta por parte del usuario.
10-. Los documentos que se encuentren dañados solo podrán ser consultados previa
valoración física del personal del Archivo Histórico.
11-. El daño que cause el usuario a los documentos históricos estará sujeto a las
sanciones que establezca la autoridad correspondiente.
El reglamento fue brindado por la Dirección de Políticas para la Administración Documental y Archivo General.
144
Anexo 2: Organigrama del Municipio de Tula de Allende.
Organigrama del Municipio de Tula de Allende. [En línea]. 2012. México. Enciclopedia de Los Municipios y
Delegaciones de México. <http://www.e-local.gob.mx. [14-octubre-2013]
ASAMBLEA
MUNICIPAL
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Anexo 3: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
para el Estado de Hidalgo.
Artículo 27.- Como información reservada, podrá clasificarse aquella que se encuentra
contemplada en alguna de las siguientes hipótesis:
I. Cuando puede poner en riesgo la gobernabilidad democrática del Estado, los
intereses públicos del Estado e impida la realización de políticas y decisiones
fundadas y motivadas por la Constitución General de la República y la
Constitución Local así como de las Leyes secundarias;
II. Cuando ponga en riesgo la vida, la salud y la seguridad de las personas;
III. Cuando se trate de información que comprometa a la seguridad del estado de
Hidalgo y de la seguridad pública en general;
IV. La revelación significativa, perjuicio o daños irreparables a las funciones de
instituciones públicas del Estado, por ser información estratégica de seguridad de
Estado, seguridad pública, prevención y persecución del delito;
V. Cuando dañe la conducción de las negociaciones de acuerdos
interinstitucionales e intergubernamentales, incluida aquella información que
otros estados u Organismos Estatales entreguen con carácter de confidencial a
los sujetos obligados;
VI. Cuando se afecten las actividades de fiscalización, verificación, inspección y
comprobación del cumplimiento de las Leyes, impartición de la justicia,
recaudación de las contribuciones y estrategias en procesos judiciales o
administrativos mientras las resoluciones no causen estado;
VII. La referida a los servidores públicos que laboren o hayan laborado en áreas
estratégicas como seguridad pública, procuración e impartición de justicia o
servicios de información, cuyo conocimiento ponga en peligro la integridad física
de alguna persona o servidor público;
VIII. Aquella que su difusión pueda dañar la estabilidad financiera o económica del
Estado;
IX. Las averiguaciones previas, salvo lo dispuesto en la Ley de la materia;
146
X. Los expedientes judiciales o administrativos seguidos en forma de juicio,
mientras la sentencia o resolución no haya causado ejecutoria;
XI. Cuando pueda causar daño a los expedientes procesales o procedimientos
administrativos, incluidos los de quejas, denuncias, inconformidades y
responsabilidades administrativas;
XII. Cuando se trate de información relacionada con la propiedad intelectual,
patentes, marcas y procesos industriales, que haya sido recibida por la autoridad,
bajo la promesa de reserva;
XIII. Los secretos comercial, industrial fiscal;
XIV. Cuando se trate de información que pueda generar ventajas personales
indebidas en perjuicios de terceros;
XV. Cuando el daño no pueda producirse con la publicación de la información sea
mayor que el interés público de conocer la información de referencia;
XVI. En el caso de los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos,
en tanto no se haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional
definitiva;
XVII. Cuando el conocimiento y difusión de la información constituye un riesgo para los
bienes tutelados por la Ley;
XVIII. Cuando por disposición legal sea considerada como reservada; y
XIX. Los expedientes y asuntos de los sujetos obligados que por su naturaleza sean
definidos como reservados.
Artículo 36- como información confidencial se considerará la clasificada como tl, de
manera permanente por su naturaleza o mediante acuerdo fundado y motivado por los
sujetos obligados, cuando:
I. Contengas datos personales y al ser divulgada afecte la privacidad de las
personas;
II. Por disposición legal sea considerada como confidencial;
III. Sea entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados; y
IV. Contenga datos personales que requieran el conocimiento de los individuos para
su difusión.
