ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA · 2.5.1 Fichas catalográficas 53 2.5.2...
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL UNIVERSITARIA DE EDUCACIÓN SUPERIOR ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA PROPUESTA PARA LA REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA P R E S E N T A : JAVIER ANTONIO RANGEL RODRÍGUEZ ASESOR: Lic. Doroteo Salomón Hernández Guzmán Lic. Hortensia Tercero Vega MÉXICO, D.F. 2006
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL UNIVERSITARIA DE
EDUCACIÓN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA
Y ARCHIVONOMÍA
PROPUESTA PARA LA REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
HISTÓRICO DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA
P R E S E N T A :
JAVIER ANTONIO RANGEL RODRÍGUEZ
ASESOR: Lic. Doroteo Salomón Hernández Guzmán
Lic. Hortensia Tercero Vega
MÉXICO, D.F. 2006
DEDICATORIA
A mis padres, hermanos, amigos y maestros:
De no haber sido por el gran apoyo, sus estímulos y su ilimitable confianza en mi destino,
jamás habría llegado a la cima, por eso con gratitud permanente, emoción y respeto, hoy
digo he cumplido, inicio el camino.
De hoy en adelante la responsabilidad es mía.
Gracias. JAVIER ANTONIO RANGEL RODRÍGUEZ.
MÉXICO, D.F, 2006
TABLA DE CONTENIDO
Prefacio II
Introducción III
Capítulo 1 Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública 1
1.1 Antecedentes generales 1
1.1.1 Fundación del archivo 6
1.1.2 Situación actual del archivo 9
1.2 Base legal 11
1.2.1 Nacional 11
1.3 Organización Administrativa del Archivo Histórico de la Secretaría de
Educación Pública 15
1.3.1 Organigrama del archivo histórico de la Secretaría de
Educación Pública 15
1.3.1.1 Funciones básicas del archivo 16
1.3.1.2 Dirección 16
1.3.1.3 Responsable del archivo 16
1.4 Condiciones del archivo 17
1.4.1 Recursos humanos 18
1.4.1.1 Funciones del personal del archivo histórico 18
1.4.2 Recursos materiales 18
1.4.2.1 Mobiliario 18
1.4.2.2 Recursos financieros 19
1.4.2.3 Recursos tecnológicos 19
1.4.3 Misión, Visión y Objetivos del Archivo Histórico de la Secretaría de Educación
Pública 20
1.4.3.1 Misión 20
1.4.3.2 Visión 20
1.4.3.3 Objetivos 21
Capítulo 2 El Archivo histórico y la organización archivística
2.1 Archivo histórico 22
2.1.1 Concepto de archivo histórico 22
2.1.2 Funciones básicas del archivo histórico 23
2.1.2.1 Importancia del archivo histórico 25
2.2 Organización archivística 25
2.2.1 Importancia de la organización 26
2.2.2 Organización documental 26
2.2.3 Clasificación 26
2.2.4 Sistemas de clasificación 34
2.3 Ordenación 35
2.3.1 Tipos de ordenación 36
2.4 Instrumentos de Descripción 37
2.4.1 Guías 39
2.4.2 Inventarios 40
2.4.3 Catálogos 41
2.4.4 Norma de descripción archivística ISAD (G) 43
2.5 Instrumentos de control archivístico 52
2.5.1 Fichas catalográficas 53
2.5.2 Catálogo de vigencias 55
2.5.3 Cédula de disposición documental 56
2.5.4 Valoración y Selección documental 58
2.6 Transferencia 65
2.6.1 Transferencia primaria 65
2.6.2 Transferencia secundaria 66 2.6.3 Expurgo 67
2.6.4 Depuración 67
2.6.5 Conservación 68
2.6.6 Restauración 69
Capítulo 3 Reorganización del archivo histórico de la
Secretaría de Educación Pública
3.1 Diagnóstico del archivo histórico de la Secretaría de Educación Pública 70
3.1.1 Conocer la problemática de la documentación del archivo 70
3.1.1.1 Conocer y evaluar la situación actual 70
3.2 Aplicación del sistema de clasificación del archivo histórico de la Secretaría de
Educación Pública 71
3.3 Aplicación de los instrumentos de descripción 71 3.3.1 Guía 71
3.3.2 Inventarios 73
3.3.3 Catálogos 74
3.3.4 Índices 76
3.4 Lineamientos normativos para archivos históricos 77
3.4.1 Leyes y reglamentos del Distrito Federal 77
3.4.1.1 Elaborar normas y procedimientos para el nuevo sistema de
organización 78
3.4.1.2 Capacitación del personal de archivo 79
3.5 Organización del archivo 80
3.5.1 Organigrama del Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública 82
3.5.1.1 Jefatura del archivo 82
3.5.1.2 Área de conservación y restauración 82
3.5.1.3 Área de difusión 84
3.5.1.4 Área de descripción documental 84
3.5.1.5 Área de préstamo y consulta 85
CONCLUSIONES 86
BIBLIOGRAFÍA 87
ANEXOS 89
II
PREFACIO
La elaboración de este trabajo tiene como finalidad desarrollar una organización del
archivo histórico dentro de la Secretaria de Educación Pública, que ayude a la investigación
precisa y oportuna.
Sabemos que la Secretaria de Educación Pública es una institución que resguarda
documentación de vital importancia enfocada al desarrollo de la educación en México.
Ante la necesidad de una adecuada administración documental para servir como medio de
información la reorganización con sus procesos archivísticos y técnicos requieren de una
teoría archivística llevada acabo por personal capacitado, para ello es necesario reconocer
que hoy en día la importancia del archivo ha sido mínima para muchas de nuestras
actividades cotidianas, sien embargo al reflexionar sobre el desarrollo del ser humano
encontramos que toda su historia ha sido extraída de documentación o de fuentes de
información generadas a lo largo de la evolución.
Es por esta razón que la institución a la que enfocamos nuestro proyecto no podía ser la
excepción al impartir de manera errónea muchos de sus procesos, sin embargo una
propuesta encaminada a mejorar el servicio beneficiara no solo a la misma institución sino
a los investigadores en su labor continua de informar.
La archivística en México como en otros países ha venido desarrollando técnicas que han
provocado ideas y criterios que ayuden en cualquiera de las etapas por las que pasa un
documento. Considerando siempre que la organización y descripción son los controles
administrativos e intelectuales para que realice eficazmente su función principal, que es
proporcionar la documentación requerida en el menor tiempo posible.
III
INTRODUCCIÓN
Actualmente el Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública, cuenta con un
volumen documental aproximado de 9,500 cajas que contienen documentos como
certificados de estudios, títulos, planos, mapas, etc.
Hoy en día la importancia del Archivo en esta institución ha sido considerada como
indispensable para el desarrollo de la administración documental.
Para este proyecto se considero el siguiente objetivo:
Reorganizar el archivo histórico de la Secretaría de Educación Pública, implantando un
sistema de organización funcional y estructural de calidad para el servicio de consulta.
El personal que genera la documentación, requiere de los conocimientos archivísticos
básicos, para administrar mejor su información, por lo que es necesario impartir un curso de
capacitación y con ello un plan de trabajo como lo es este proyecto.
El trabajo contiene tres capítulos
El primero hace referencia a la historia institucional, es decir considerando sus antecedentes
generales, organización administrativa, funciones, acervo, sus servicios y usuarios. Estas
son características esenciales parar iniciar el desarrollo del proyecto.
El segundo capítulo consta de la parte teórica, citando autores como: José Ramón Cruz
Mundet, D. R Shellenberg, Antonia Heredia Herrera, Elio Lodolini, permitiendo con ello,
tener el concepto, importancia, tipos y finalidad de la organización documental.
El tercer capitulo es el desarrollo de la propuesta de reorganización, su objetivo, sus
funciones y alcances para realizar tareas con criterios archivísticos.
1
Capítulo 1
Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública
1.1 Antecedentes Generales
En México la preocupación por la educación no es reciente, pues ya nuestras grandes
civilizaciones indígenas, entre ellas la mexica, formaban instituciones educativas, como los
Telpuchcalli y el Calmecac a los hombres para que cumplieran satisfactoriamente las tareas
que mejor convenían a la sociedad de la que formaban parte.
El Estado español en ocasiones dispuso de algunas medidas en materia educativa, estas no
llegaron a ser determinantes en la organización y control en tan importante función, ni
mucho menos logró que los peninsulares radicados en nuestro país las cumplieran.
"En 1600, el virrey Gaspar de Zúñiga y Acevedo trató de imponer orden en la educación
elemental mediante las ordenanzas de los maestros del nobilísimo arte de enseñar a leer,
escribir y contar."1
En la segunda mitad de siglo XVIII y poco antes del estallido del movimiento de
independencia, algunos intelectuales como, Clavijero y Díaz de Gamarra intentaron
imponer un sentido de modernidad a la educación en nuestro país.
"Durante la época que hemos señalado, la educación como muchas otras actividades
nacionales, sufrió constantes desajustes; en ocasiones parecía avanzar y organizarse
definitivamente, como sucediera en 1833 bajo la sabia conducción de Valentín Gómez
Farías; de esta forma preocupo tanto a los liberales la educación, que fue precisamente
entonces cuando se fijaron las tesis fundamentales a las que aspiraba México en materia
educativa."2
1 Solana Fernando, Cardiel Raúl, Bolaños Raúl. Historia de la Educación Pública en México, 1ª edición,
S.E.P., México, 1998, p. 21. 2 ibidem, p. 38
2
Conviene destacar de esta reforma los aspectos más importantes:
Se determino el control del estado sobre la educación, para lo cual se ordenó la creación
de la Dirección General de Instrucción Pública para el Distrito y Territorios Federales.
Se promulgó que la enseñanza sería y libre, pero que debía respetar las disposiciones y
reglamentos que al efecto diera a conocer el gobierno nacional.
Se promulgó la fundación de escuelas normales con el propósito de preparar un
profesorado consciente de su función social y debidamente capacitado para instruir a
nuestros niños.
Para el año siguiente, al discutirse las bases orgánicas, se contó con la participación de
algunos liberales, como Manuel Baranda; pues del documento conocido como barbonica de
1834, se expidió un plan general de enseñanza que creaba la Dirección General de
Instrucción Primaria y la Junta Directiva de Instrucción Superior.
En 1854 con la revolución de Ayutla, se llegó a una nueva etapa crítica ya que se tuvo que
enfrentar a liberales y conservadores y en estas condiciones poco pudo hacerse respecto al
control de la educación. En julio de 1859, Juárez expidió en Veracruz el Manifiesto del
gobierno constitucional a la nación, que contenía el programa sustancial de la reforma, en
materia de instrucción pública.
"En 1861 siendo presidente de la república Benito Juárez expide un decreto donde prescribe
que todos los negocios relacionados con la instrucción pública dependerán, en todos sus
aspectos, del Ministerio de Justicia e Instrucción Pública; Ministerio que anteriormente,
desde 1853 hasta principios de 1861 se le conocía como Secretaría de Justicia, Negocios
Eclesiásticos e Instrucción Pública."3
3 Ibidem. P.45
3
Sin embargo, por otro decreto del ramo siendo encargado Jesús Terán, la Secretaría de
Justicia Fomento e Instrucción Pública vuelve a restaurarse llamándose Secretaría de
Estado y de Despacho de Justicia e Instrucción Pública conservándose como tal hasta el año
de 1905.
Entre las funciones estarían en cumplir las siguientes atribuciones: dirigir la instrucción
primaria, secundaria y profesional; conducir los colegios nacionales, las escuelas
especiales, las academias y las sociedades científicas, artísticas y literarias; registrar la
propiedad literaria; expedir títulos profesionales, formar bibliotecas y museos y cuidar de
las antigüedades nacionales.
La documentación procede fundamentalmente de la Secretaría de Estado y del Despacho de
Justicia e Instrucción Pública; dependencia que había sido creada en 1862 y que para mayo
14 de 1901 presentaba ya algunos problemas administrativos como el hecho de haberse
dividido en dos Subsecretarías: Justicia e Instrucción Pública.
Este hecho, aunado a problemas especialmente económicos, habían impedido crear una
nueva Secretaría encargada nada mas de las cuestiones educativas, sin embargo el 18 de
abril de 1905 por iniciativa de la Secretaría de Relaciones Exteriores se anunciaba la
creación de lo que sería la Secretaría de Estado y Despacho de Instrucción Pública y Bellas
Artes.
Así, por decreto presidencial en mayo 16 de 1905 se establece formalmente dicha
secretaría, misma que empezaría a partir del 1º de julio dedicada totalmente a lo educativo.
Esta se haría cargo de la instrucción primaria y normal, preparatoria y profesional en el
distrito y en los territorios federales; escuelas de bellas artes, de música y declamación de
artes y oficios, de agricultura, de comercio y administración y de mas establecimientos de
instrucción pública que en lo sucesivo puedan crearse en el distrito y en los territorios
federales; academias y sociedades científicas; instituto patológico nacional y de los demás
también nacionales de carácter docente; la propiedad literaria dramática y artística;
4
bibliotecas museos y antigüedades nacionales; monumentos arqueológicos e históricos;
administración de teatros que dependan del gobierno federal y fomento de espectáculos
cultos; fomento de artes y ciencias; exposiciones de obras de arte y finalmente, congresos
científicos y artísticos.4
También conocida como la Dirección General de Educación Pública en el Distrito Federal,
ésta, es creada oficialmente por decreto expedido en Veracruz el 29 de enero de 1915.
De ser aparentemente, una dirección autónoma que entre sus primeras funciones tenía el
promover la reforma y difusión de la educación popular en el distrito federal, y además
algunas escuelas públicas de los territorios, pasará en abril de 1917, a ser controlada por la
Secretaría de Instrucción Pública y Bellas Artes, quien curiosamente desaparecería un mes
más tarde. En esta supuesta nueva organización administrativa aparece mencionada la
Dirección General de Educación Pública en el Distrito Federal como parte de este cambio.
Como es de conocimiento general en mayo de 1917 empezará a regir la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos instalándose solemnemente el Congreso de la
Unión ante el cual rendiría protesta de ley Venustiano Carranza como presidente
constitucional de la república. Algunas de sus disposiciones inmediatas serian, por un lado,
que los ayuntamientos de todo el país se hicieran cargo de sus cuestiones educativas y por
otro, que en el Distrito Federal la Dirección General de Educación Pública hiciera lo
propio.
A la dirección general le correspondía entonces hacerse cargo de las instituciones como:
Jardines de niños, Escuelas Primarias Elementales, Escuelas Primarias Superiores, Escuela
Nacional Preparatoria, Internado Nacional y Escuelas Normales para Maestros.
Dicha dirección, al parecer, pasaría a ser parte de la Universidad Nacional de México,
cuando José Vasconcelos rector de la misma logro hacer depender de esta a los planteles de
primaria, del gobierno del distrito federal, al Internado Nacional y a la Escuela Nacional
4 Ibid., p. 54
5
Preparatoria. Así, hasta la creación de la Secretaría de Educación Pública en 1921, cuando
la Dirección General de Educación Primaria en el Distrito Federal aparece siendo
controlada por el nuevo departamento escolar el cual solo duraría tres años.
En el año de 1921 nace la Secretaría de Educación Pública, con la tarea de educar al pueblo
mexicano, difundir y preservar la cultura nacional; para lograrlo, José Vasconselos, titular
de la cartera en el ramo, pensó que para cumplir con esa encomienda del gobierno
mexicano, se debería de contar con un edificio digno de sus funciones, una obra
arquitectónica funcional, estética, y que lleva desde sus cimientos el espíritu de la cultura
mexicana.
"De 1921 a 1988, México ha constituido un sistema educativo y cultural articulado,
orgánico, sujeto a normas; en el que participan coordinadamente la Federación y los
Estados. En los últimos años, se ha hecho necesaria la expedición de nuevas leyes, así como
de reformas a algunas de las ya existentes. Tal es el caso de la Ley Federal de Educación en
1973."5
Finalmente en noviembre de 1988, se publican las reformas al reglamento interior que
contempla las modificaciones derivadas de la aplicación de las medidas adicionales de
racionalización, en las que desaparece la Dirección General de Incorporación, cuyas
funciones serán asumidas por la Dirección General de Asuntos Jurídicos y Laborales.
5 Alducin Mónica, Domínguez Ana Paula. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, 2ª edición,
Editorial Sista, 1984, p.32.
6
1.1.1 FUNDACIÓN DEL ARCHIVO
Tratando de establecer los orígenes del archivo histórico de la Secretaría de Educación
Pública, podemos afirmar que estos se remontan a la misma creación de la dependencia el
29 de septiembre de 1921 durante la presidencia de Álvaro Obregón.
Así al conformarse esta con sus tres departamentos básicos (que no fueron los únicos): el
escolar, el de bellas artes y el de bibliotecas sería a este último al que se le asignaría el
control de las cuestiones archivísticas.
Sin embargo en el primer boletín publicado por la Secretaría de Educación Pública en
marzo de 1922, encontramos que, su también recién creado, departamento administrativo
contaba con una sección de archivo quien se encargaría de estas cuestiones. Las técnicas
aplicadas en ese año fueron muy limitadas y sencillas por obvias razones.
Para 1923 al encargado de la sección de archivo Pedro Medina le tocaría empezar a
manejar una clasificación decimal derivada del sistema Dewey aplicable en material
bibliográfico.
En el año de 1925 según los boletines de la Secretaría de Educación Pública de ese año,
hallamos datos acerca de una sección perteneciente al departamento administrativo llamada
Archivo General y Jubilaciones.
En 1927 se sabe del ofrecimiento de un curso especial de biblioteconomía del cual saldrá
un cuadro de clasificación titulado Manual de Instrucciones para los Encargados del
Archivo de la Secretaría de Educación Pública. Dicho curso abarcaría teoría archivística,
tabla de clasificación e índice alfabético de rúbricas.
Continuando con esta política, el 29 de diciembre de 1928, siendo Secretario de Educación
Ezequiel Padilla, se da a conocer un reglamento al que se sujetarán las labores y personal
7
del Archivo General de la Secretaría de Educación Pública y archivos parciales de la
misma.
Para 1930 aparecerán en el organigrama de la Secretaría, dos oficinas relacionadas con el
control de la documentación: una, la Oficina de Correspondencia dedicada
fundamentalmente a unificar y simplificar la tramitación de los asuntos de la dependencia
así como controlar la rapidez en el despacho de sus negocios y dos, la Oficina Central de
Archivo quien se encargaría de centralizar las labores de archivo haciendo depender
directamente de esta al personal dedicado a actividades del área de las diferentes unidades
de la secretaría.
En 1936 estas dos áreas se fusionarían creando la Oficina Central de Archivo y
Correspondencia.
Con el cambio que se da en la Secretaría de Educación Pública a partir de 1941, la anterior
aparecería ahora como la Oficina Central de Archivo y Oficialía de Partes, pero con una
sección de la Dirección General de Administración que anteriormente fue departamento
administrativo.
A pesar del otro cambio orgánico que se da en la Secretaría en abril de 1971, la situación en
cuanto a archivos siguió siendo la misma, es decir, a la oficialía mayor le correspondía el
control de la Dirección General de Administración que a su vez controlaba el Departamento
de Archivos y Correspondencia.
Con esto queremos decir que las cuestiones archivísticas en la Secretaría no cambiaron gran
cosa durante bastantes años.
Durante el sexenio de 1976-1982, la administración del gobierno federal a través del
ejecutivo, establece una reforma implementando 17 programas generales, de los cuales, el
noveno se refería a información estadística y archivo.
8
Esto, junto con la revolución archivística que se da en México justamente por estos años,
obligaría, quizás por estas circunstancias o por la gran explosión documental existente ya
en la Secretaría de Educación Pública, a pensar en la idea de tener su propio Archivo
Histórico.
Dicha idea se cristalizo en enero de 1980 cuando se crea la entonces Oficina de Archivo
Histórico dependiente de la ya existente (a partir de 1978) Dirección General de Recursos
Materiales y Servicios. A Silvia Ojeda Jiménez le correspondía empezar la ardua labor de
rescatar, ordenar y clasificar la documentación considerada histórica de la dependencia.
Para 1989, la Oficina de Archivo Histórico aparece ya mencionada como la que hoy
conocemos como el Departamento de Archivo Histórico y Reprografía, pero siempre
dependiendo de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
A mediados de 1993, el Departamento de Archivo Histórico sufriría otro cambio físico al
trasladarse a la calle de 5 de Febrero No. 137 esquina con Chimalpopoca, en la colonia
Obrera, C.P. 06800, lugar donde se encuentra actualmente ubicado.
Así pues después de tres mudanzas que implicaron haber ocupado cuatro diferentes
inmuebles y haber pasado por el, un jefe de oficina y seis jefes de departamento, el Archivo
Histórico de la Secretaría de Educación Pública conserva actualmente mas de 1,500 metros
lineales de documentación resguardada en mas de 9,500 cajas archivadoras que abarcan el
período comprendido entre los años de 1867 a 1970.6
Dicha organización esta estructurada con base a los principios de procedencia y de orden
original, esto es, respetando los términos archivísticos del fondo (quien genera la
documentación), sección (quien elabora la misma), serie (asunto a lo que se refiere la
documentación) y en algunos casos subserie.7
6 Secretaría de Educación Pública, Manual de Organización del Archivo Histórico, México, D.F 1996 pág. 11
7 Ibid., p.19
9
1.1.2 SITUACIÓN ACTUAL DEL ARCHIVO
De la situación actual del archivo histórico se identifican algunas deficiencias, como son:
1. La ubicación de la sala de usuarios la consideramos inadecuada por encontrarse a
lado de la calle, lo cual es inconveniente por el ruido y otros factores de
contaminación.
2. El patio del edificio es usado como estacionamiento, produciendo ruido y gases
emanados por los escapes de los autos.
3. Algunas tomas de corriente eléctrica de la sala de usuarios se encuentran en mal
estado.
4. No se cuentan con catálogos, aunque las guías contienen los elementos necesarios
para una correcta consulta y localización del material.
5. No existe un manual de procedimientos para la atención de los usuarios.
6. El constante incremento del acervo, demanda una pronta ampliación de las áreas de
resguardo.
7. La ubicación física del inmueble no es la adecuada, ya que se encuentra en zona
sísmica y rodeado por comercios que representan un alto riesgo como son:
restaurantes con instalaciones de servicio de gas estacionario y por lo tanto
propensos a incendiarse, así como al desarrollo de insectos (cucarachas) y roedores,
no tan numerosos por contarse con un programa bimestral de fumigación.
8. No existe una Comisión Mixta de Seguridad e Higiene, la seguridad se limita al uso
de extintores en caso de un siniestro. No existen rutas de evacuación de emergencia.
10
9. No se cuentan con instrumentos de medición de temperatura y humedad.
10. En la pagina electrónica de la Secretaría de Educación Pública el archivo histórico
tiene asignado un sitio, sin embargo la información que de él aparece sólo se refiere
al horario de servicios y menciona algunos de los acervos documentales por lo tanto
no existe una base de datos que facilite al usuario el acceso a la información del
acervo desde cualquier lugar.
11. El encargado del archivo histórico por lo regular no se encuentra en su lugar, es
decir no existe una responsabilidad del acervo, en ocasiones se pierde
documentación por este motivo.
11
1.2 BASE LEGAL
La base legal que da sustento al Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública
para la conservación de la documentación histórica es la siguiente:
1.2.1 NACIONAL
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS
Título primero
Capítulo I. De las Garantías Individuales
Artículo 6. La manifestación de las ideas no será objeto de ninguna inquisición judicial o
administrativa, sino en el caso de que ataque a la moral, los derechos de tercero, provoque
algún delito o perturbe el orden público; el derecho a la información será garantizado por el
Estado.
Artículo 8. Los funcionarios y empleados públicos respetarán el ejercicio del derecho de
petición, siempre que ésta se formule por escrito de manera pacífica y respetuosa; pero en
materia política solo podrán hacer uso de ese derecho los ciudadanos de la república.
A toda petición deberá recaer un acuerdo escrito de la autoridad a quien se haya dirigido, la
cual tiene obligación de hacerlo conocer en breve término al peticionario.8
LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
Artículo 20. Las Secretarías de Estado y los departamentos administrativos establecerán sus
correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de planeación, presupuesto,
informática, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalización, archivos y
los demás que sean necesarios en los términos que fije el Ejecutivo Federal.
8 Archivo General de la Nación, Manual de normas y políticas del sistema red de archivos, México, 2002,
pág. 19
12
Artículo 27. A la Secretaría de Gobernación corresponde el despacho de los siguientes
asuntos:
XIX.- Administrar el Archivo General de la Nación, así como vigilar el cumplimiento de
las disposiciones legales en materia de información de interés público.9
REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN (DOF 31
DE AGOSTO DE 1998)
Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación será la entidad central y
de consulta del ejecutivo federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos
de la Administración Pública Federal (DOF 31 de agosto de 1998)10
DECRETO PRESIDENCIAL POR EL CUAL SE CREA LA SECCIÓN DE
ARCHIVOS PRESIDENCIALES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
(DOF 26 DE SEPTIEMBRE DE 1988)
Acuerdo delegatorio por el que se delega en el director general del Archivo General de la
Nación la facultad de celebrar convenios que tengan por objeto la recuperación,
conservación, investigación, difusión y publicación de documentos históricos (DOF 26 de
abril de 1996).11
9 Idem
10 Ibid., p.23
11 Ibid., p.24
13
LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES
Capítulo I
Disposiciones generales
Artículo 2º .- Son bienes del dominio público:
XI. Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente
sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas; los manuscritos,
incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos,
folletos, grabados importantes o raros, así como las colecciones de esos bienes; las piezas
etnológicas y paleontológicas: los especimenes de la flora y de la fauna; las colecciones
científicas o técnicas de armas, numismáticas y filatélicas; los archivos, las
fonograbaciones, películas, archivos fotográficas, cintas magnetofónicas, y cualquier otro
objeto que contenga imágenes y sonidos, y las piezas artísticas o históricas de los museos.12
LEY FEDERAL SOBRE MONUMENTOS Y ZONAS ARQUEOLÓGICOS,
ARTÍSTICOS E HISTÓRICOS
Artículo 36.- Por determinación de esta ley son monumentos históricos:
II. Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y
archivos dela federación, de los estados o de los municipios.
III. Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y los
libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero, durante los siglos XVI al
XIX que por su rareza e importancia para la historia mexicana merezcan ser conservados en
el país.
12
Idem
14
IV. Las colecciones científicas y técnicas podrán elevarse a esta categoría, mediante la
declaratoria correspondiente.13
LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS
Capítulo I
Sujetos obligaciones del servidor público
Artículo 47. Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones:
IV. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo
o comisión, conserve bajo su cuidado o la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso,
la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas de aquellas.14
CÓDIGO PENAL PARA EL DISTITRO FEDERAL EN MATERIA DEL FUERO
COMÚN Y PARA TODA LA REPÚBLICA EN MATERIA DEL FUERO
FEDERAL15
Capítulo II
Ejercicio indebido de servicio público
Artículo 214. Comete el delito de ejercicio indebido de servicio público, el servidor
público que:
IV. Por sí o por interpósita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice o inutilice
ilícitamente información o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual
tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión.
13
Ibid., p 25 14
Ibid., p. 26 15
Idem
15
1.3 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
Cuenta con un esquema de organización que facilita la identificación de las funciones
especificas de cada una de sus áreas conforme a la misma.
1.3.1 Organigrama del Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública16
16
Manual de Organización, op. cit, p 69
Dirección General de Recursos
Materiales y Servicios
materiales y servicios
Departamento de Archivo Histórico
Dirección del Archivo Histórico
Área de Acervo Histórico
Área de consulta del Archivo Histórico
16
1.3.1.1 FUNCIONES BÁSICAS DEL ARCHIVO
Prestar los servicios de consulta al público, y realización de programas, eventos y
publicaciones para difundir el acervo histórico.
Asesorías técnicas en materia de administración de documentos y valoraciones a archivos
dependientes de la Secretaría de Educación Pública.
Préstamo de libros en la sala de consulta, incluyendo boletines y memorias de la Secretaría
de Educación Pública (colecciones incompletas).
Proporcionar el servicio de fotocopiado en la documentación que no tenga esta
restricción.17
1.3.1.2 DIRECCIÓN
Se encuentra a cargo de una persona que es Licenciado en Historia, además de contar con
un postgrado en bliblitecología.18
1.3.1.3 RESPONSABLE DEL ARCHIVO
El responsable del archivo tiene un nivel de escolaridad de licenciatura inconclusa. (pasante
en la licenciatura de archivonomía).
Su función es la de recibir la información que se transfiere de archivo de concentración al
archivo histórico, así como coordinar al personal que labora en el archivo.
Las otras dos áreas tienen como función principal la de llevar acabo los procesos técnicos
de la documentación, así como servir de fuente de información para los investigadores.19
17
Ibid., p. 68 18
Idem 19
Idem
17
1.4 CONDICIONES DEL ARCHIVO
Las condiciones en las cuales se encuentra el archivo son preocupantes debido a que no
existe una organización adecuada y se observa un gran desorden dentro del acervo
documental para su consulta.
ORDENACIÓN
Cronológica, en este sentido se encuentra la documentación comprendida en el período que
abarca de los años de 1867 hasta finales de los años 70s. Años que comprenden la
documentación existente en cada uno de los fondos.
ESTADO DE DESCRIPCIÓN
Guía general y guías específicas para cada fondo e inventarios someros.
La guía general pretende por un lado, dar a conocer el acervo existente en el archivo y por
otro facilitar la búsqueda de información de temas relacionados con la educación mexicana.
Las guías específicas para cada fondo mencionan una breve descripción de las secciones,
grupos o series documentales con las que cuenta cada fondo.
18
1.4.1 RECURSOS HUMANOS
En el Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública, laboran 21 personas, los
cuales se encuentran distribuidos de la siguiente manera:
1.4.1.1 FUNCIONES DEL PERSONAL DEL ARCHIVO HISTÓRICO
No Puesto Grado Académico
1 Jefatura Licenciatura en Historia
1
Responsable Licenciatura en
Archivonomía (inconclusa)
19 Administrativos Secundaria, bachillerato
1.4.2 RECURSOS MATERIALES
El local tiene aproximadamente 1,500 m2, se encuentra ubicado en la calle de 5 de Febrero
No. 46 Col. Centro, Delegación Cuauhtémoc, México, D.F.
1.4.2.1 MOBILIARIO
Tipo de mobiliario Cantidad
Archiveros
Estantería
Gavetas
Ficheros
Escritorios
Mesas
Sillas
Computadoras
Máquinas de escribir
Fotocopiadoras
Escáner
Impresora
355
120
1211
8
18
3
40
12
1
3
2
6
19
1.4.2.2 RECURSOS FINANCIEROS
Presupuesto anual del Archivo Histórico
En la entrevista realizada al licenciado Aureliano Cruces Rangel, se comento que
desafortunadamente el Archivo Histórico no cuenta con un presupuesto anual designado, la
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios es quien recibe el presupuesto y lo
destina según las necesidades de cada área, desconociendo el monto del presupuesto anual
asignado, pero no son suficientes los recursos que se destinan y las acciones de compra que
influyen presupuestalmente al archivo no son las adecuadas.
1.4.2.3 RECURSOS TECNOLÓGICOS
En cuanto al equipo técnico para los documentos, cabe señalar que únicamente cuenta con
los programas básicos (Office 97) para la realización de los trabajos administrativos del
área y no con alguna base de datos para la búsqueda y acceso a la documentación del
acervo.
Las especificaciones de las computadoras son Marca Compaq, Modelo Deskpro EP series,
procesador Intel pentium II, memoria 224.0 mega bites.
20
1.4.3 MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA
SECRETARIA DE EDUCACIÓN PÚBLICA.
1.4.3.1 MISIÓN
El Archivo Histórico de la Secretaria de Educación Pública tiene como misión proporcionar
un servicio de calidad en los servicios que ofrece y en la información solicitada,
satisfaciendo plenamente las necesidades de los usuarios a través de la profesionalización
de sus recursos humanos.20
1.4.3.2 VISIÓN
La visión del Archivo Histórico de la Secretaria de Educación Pública es la satisfacción de
las necesidades de los usuarios y del personal que labora en el archivo, mediante el
ofrecimiento de servicios de calidad, contando para ello con recursos humanos,
tecnológicos y materiales; así como los instrumentos de descripción adecuados, para
facilitar la localización de los documentos que requieran ser consultados, que permiten un
servicio veraz y oportuno.
El uso de los recursos se optimiza de tal manera que contribuyen al logro de los objetivos
de la Institución. El ambiente de trabajo es armónico, confiable y seguro en el que cada
persona es responsable del desempeño eficiente de sus funciones.
Considerando que para lograr la reorganización, se llevara tiempo, dedicación y sobre todo
de personal capacitado para esta función.21
20
Manual de Organización, Op. Cit. Pág. 23 21
Idem
21
1.4.3.3 OBJETIVOS
1. Eficientar el servicio que se proporciona a los usuarios de tal forma que satisfagan
sus necesidades de una manera ágil y oportuna.
2. Apoyar al personal del archivo y a los usuarios con procedimientos más flexibles
que ayuden a agilizar y a mejorar el servicio.
3. Buscar un mejor desempeño del personal, atendiendo a sus necesidades de
capacitación en las actividades propias del área a que están asignados, ya que con
ello se contribuye a ofrecer un mejor servicio.22
22
Idem
22
Capítulo 2
EL ARCHIVO HISTÓRICO Y LA ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
2.1 ARCHIVO HISTÓRICO
2.1.1 CONCEPTO DE ARCHIVO HISTÓRICO
En el transcurso del tiempo, las instituciones y personas generan documentos, algunos de
ellos de vital importancia tanto para el desempeño de su gestión administrativa y
funciones personales como para la memoria histórica de las mismas, es con estos
documentos que se forman los archivos históricos.
Según el Diccionario de Archivística del ministerio de Cultura de España se puede definir
de la siguiente manera:
“Conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su forma y su soporte material,
producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo
público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o
por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos
competente en razón de su valor archivístico”.23
El archivo histórico es una unidad de información que contiene documentos que deben
conservarse permanentemente y se genera como resultado de la última fase del ciclo vital,
en la que la documentación ha adquirido valores secundarios (informativos, testimoniales y
evidénciales) que establecen que esta debe conservarse como testimonio útil a la sociedad.
Comprendiendo que el archivo histórico tiene como propósito proporcionar a los
investigadores información con sustento documental por lo que es necesario que la
23
Diccionario de Terminología Archivística, Segunda edición, Subdirección General de los Archivos
Estatales, Madrid, 1995. Pág. 22
23
documentación perteneciente al acervo sea inventariada, clasificada, registrada en una guía
que permita su localización y consulta en forma ágil: también es necesario respetar los
procedimientos establecidos para asegurar su conservación y evitar al máximo su deterioro
en las repetidas operaciones de traslado, manejo y consulta en el préstamo de servicio a los
usuarios.
2.1.2 FUNCIONES BÁSICAS DEL ARCHIVO HISTÓRICO
Las funciones de un archivo histórico son: Describir, conservar, difundir y administrar el
préstamo de documentos históricos a los usuarios o investigadores que tengan interés en
conocer y realizar un proyecto sobre la información que el archivo tiene.
Descripción: Es una función indispensable en los archivos históricos, para poder brindar
acceso al usuario y por lo tanto, difundirlos; la descripción archivística es la elaboración de
registros a partir de la documentación que hay en un archivo. En tanto para el ministerio de
cultura de Madrid es solo la fase de tratamiento archivístico destinada a la elaboración de
instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos
documentales y colecciones de archivos.24
Conservar: La conservación permite preservar adecuadamente y prolongar la vida de los
acervos documentales que se encuentran dentro del archivo.
Como sabemos la conservación ha de estar precedida por la seguridad y el orden y
tiene dos perspectivas, la primera referida a las instalaciones (edificios, instalaciones
eléctricas, estanterías) y la prevención y restauración, la segunda referida a la organización
documental (clasificación y ordenación) en cuanto que de ésta cedería también la
conservación.
24
Ministrerio de cultura, Diccionario de Terminología Archivística, pág. 40
24
Difusión es una de las actividades que se realizan dentro del archivo histórico, esta es
sumamente importante para crear conciencia en los ciudadanos de la existencia de los
archivos.
Función archivística fundamental cuya finalidad es, por una parte, promover y generalizar
la utilización de los fondos documentales de los archivos en ella. Actividades propias de
esa función son: exposiciones, conferencias y actos culturales.25
El préstamo es la operación con lo que los encargados de la documentación proporcionan
expedientes o documentos a las personas autorizadas e interesadas en las consultas.
Si esquematizamos estas funciones quedarían de la siguiente manera:
Instalación, reproducción, restauración
Conservar
Organización: clasificación y ordenación
Etapa archivística
Descripción: inventariación y catalogación
Servir
Acción cultural, difusión, comunicación de
la información
25
Ídem.
25
2.1.2.1 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO HISTÓRICO
Sabemos que en el Archivo Histórico la tarea principal del archivista es proporcionar a los
investigadores información con sustento documental, por lo que es necesario que la
documentación perteneciente al acervo sea inventariada, clasificada y posteriormente
registrada en una guía general que permita su localización y consulta de forma ágil;
también es necesario respetar los procedimientos establecidos para asegurar su
conservación y evitar al máximo su deterioro en las repetidas operaciones de traslado,
manejo y consulta en el préstamo de servicio a los usuarios.
Los archivos ayudan a la toma de decisiones y al conocimiento intelectual por lo que la
importancia del archivo histórico es vital por ser una fuente de información que da como
testimonio el quehacer del objeto de estudio sea una institución, personaje, familia, etc.
2.2 ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
El objetivo de la organización de los archivos, según dice Weibull, es el de restablecer los
documentos en el orden que debe ser un fin en sí mismo.26
Para cumplir con este objetivo es necesario basarse en el principio de procedencia y orden
original, ya que esto ayudara a realizar una correcta clasificación y posteriormente una
ordenación adecuada a las necesidades del archivo.
Esta tiene como objetivo:
- Dar a cada unidad archivística su lugar correspondiente, mediante la aplicación del
principio de procedencia y orden original en los fondos institucionales, o según
lineamientos lógicos de agrupación, en el caso de las colecciones.
- Coadyuvar con el servicio de consulta, considerando que los documentos aportan
mayor información si se encuentran integrados con su contexto.
26
Archivo General de la Nación , Archivos Modernos, principios y técnicas, 1999, Pág. 293
26
2.2.1 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
La organización es vital para la administración de documentos así como para su pronta
consulta.
Como sabemos la organización tendrá como finalidad cumplir con la estructura orgánica y
funcional de la institución así cada documento tendrá que ir dirigido de acuerdo a su
principio de procedencia y orden original.
2.2.2 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Es considerada en el archivo como la estructura que cumplen los documentos y el lugar que
le corresponde dentro del mismo.
2.2.3 CLASIFICACIÓN
Etimológicamente clasificar procede del latín classis facere, hacer clases, pero desde la
perspectiva archivística posee un sentido matizado. Clasificar consiste en agrupar
jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más
amplios hasta los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden
original.27
La clasificación según Antonia Heredia nos dice que “clasificar es dividir o separar un
conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series de tal manera que dichos
grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es
único y distinto de los demás, con sus características propias que la diferencian de los otros,
pero formando parte de la estructura jerárquica; cada grupo a su vez es susceptible de
subdivisiones”.28
27
Cruz Mundet. José Ramón, Manual de Archivística, Fundación German Sánchez Ruiperez, Pág. 239.
28 Heredia Herrera.Antonia, Archivística General, Teoría y Práctica, Sevilla 1995, Pág. 101
27
Según Fernández Hidalgo la clasificación “es la tarea archivística que permite constituir las
series documentales integrándola dentro de una estructura jerárquica o de relación
elaborada con arreglo a los órganos y funciones de la institución productora”.
Al analizar esta definición podemos observar que la necesidad de conocer las funciones y
actividades de la institución son vitales para así agrupar y separar su documentación.
La clasificación es fundamental para la administración efectiva de los documentos. Todos
los desarrollos en un programa destinado al control de los documentos dependen de esta
actividad, pues si se realiza adecuadamente servirá también para las operaciones corrientes.
Para servir a estas necesidades deberán estar arreglados con respecto a su uso dentro de las
unidades administrativas.
Si se clasifican los documentos para que reflejen la organización y funciones, deben
arreglarse en relación a ellas. Al valorizarlos, lo primero que debe considerarse es la
evidencia que contengan sobre organización y funciones.
La clasificación, tal como se aplica a éstos, significa su arreglo de acuerdo con un plan
delineado para tenerlos disponibles en el uso corriente.
Principios de clasificación
Theodore R. Schellenberg, establece tres elementos a considerar en la clasificación
documental, “las acciones o funciones a que estos se refieren, la estructura orgánica de la
institución que los genera y los asuntos sobre los que versan”.29
Las acciones. Toda organización o entidad es creada con unos fines, para lo cual se dota de
unas atribuciones o competencias suficientes como para lograr los fines.
29
Theodore R. Schellenberg, Archivos Modernos, principios y técnicas, La Habana Cuba, 1958, p. 229
28
La estructura orgánica. Cualquier entidad necesita asimismo una organización para
conseguir sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita un funcionamiento
idóneo.
Los asuntos o materias: este es un elemento que no deriva directamente de la entidad sino
de la percepción que se tenga de la misma, esto es, de los asuntos o materias que cada cual
crea observar tanto en sus actividades como en su organización.
Schellenberg establece tres tipos de clasificación, “La Clasificación Funcional, Orgánica
por asunto o materia”30
LA CLASIFICACIÓN FUNCIONAL
Como su propio nombre indica, las funciones de la entidad que genera o ha generado el
fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los
documentos.
En el desarrollo de un cuadro de clasificación, las funciones deberán tomarse en cuenta al
establecer clases, series o agrupaciones documentales, de acuerdo con un esquema
piramidal o jerarquizado de las mismas. Podrán establecerse las clases o clasificaciones
principales o más amplias sobre la base de las acciones, las secundarias sobre la base de las
funciones y las clases elementales o series documentales deberán comprender los
expedientes y otras agrupaciones de documentos resultado de cada actividad.31
30
Idem 31
Ibid., p. 99
29
LA CLASIFICACIÓN ORGÁNICA
En este sistema las series se agrupan dé acuerdo con las diferentes divisiones
administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones,
unidades. Decimos las series, porque en este caso también los expedientes se agrupan según
la actividad de la que son resultado. A partir de este nivel es posible establecer una
clasificación orgánica, la cual se realiza jerárquicamente desde las unidades administrativas
básicas hasta las divisiones más amplias.32
LA CLASIFICACIÓN POR ASUNTOS O MATERIAS
Este tipo de clasificación es resultado del análisis del contenido de los documentos, esto es
de los asuntos o materias sobre los que versan.
La elección del sistema de clasificación mas apropiado de entre los tres que hemos
expuesto, depende de varios aspectos exigencias del trabajo archivístico:
- Debe ser un sistema lo más estable posible de modo que la clasificación dada al fondo
perdure en el tiempo.
- Debe ser objetivo, es decir que la clasificación no dependa tanto de la percepción, que el
archivero pueda tener cuanto de aspectos inequívocos.
- Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del
proceso administrativo del cual son resultado.
Aplicando estos aspectos, el sistema de materias quedara descartado por carecer de
estabilidad, ya que la subjetividad es mayor por cuanto el contenido puede ser percibido de
forma diferente por los distintos archivistas, además es independiente del proceso que da
lugar a los documentos.
32
Ibid., p. 104
30
El sistema orgánico es objetivo, ya que la estructura organizativa de una entidad es ajena al
archivista y esta determinada por los fines que persigue, en cuyo sentido le viene dada. Por
otra parte, las series son establecidas de acuerdo con el proceso administrativo del cual
resultan. Sin embargo, como quiera que las estructuras organizativas varíen con el tiempo
en virtud de múltiples contingencias, no cumplen la exigencia de estabilidad.
La clasificación funcional se sustenta en la naturaleza de los documentos, de acuerdo con la
cual define las series. Asimismo es objetiva como lo es el criterio empleado, por cuanto las
actividades, las funciones y las acciones, derivan de los fines inherentes a la entidad y el
único problema que planteen es su correcta identificación, pero en todo caso ahí están, al
margen de quien las analice. Es por tanto bien objetivo y, además, cumple la otra
condición, es estable.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Mundet define el cuadro de clasificación como una estructuración jerárquica y lógica de
los fondos, los divide en grupos evidenciados por ser el reflejo de una acción, función o
actividad.33
M. Roberge lo define como una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las
actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de
documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la información y
que permite situar los documentos en sus relaciones lo unos con los otros para constituir
eso que se llama generalmente expedientes.34
De lo anterior se desprende que el cuadro de clasificación supone una estructura jerárquica
y lógica de los fondos, los divide en grupos evidenciados por ser reflejo de una acción,
función o actividad. Cada grupo posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con
los demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su
33
José Ramón. Cruz Mundet, Manual de Archivística, Pág. 229 - 253 34
Ibíd., Pág. 244
31
origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro. Además es un
instrumento inestimable para la localización conceptual de las series documentales, pues
orienta las búsquedas según criterios persistentes y objetivos.
El cuadro de clasificación no debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base
especulativa, sino a posteriori. Partiendo del conocimiento previo sobre la historia, la
organización y los procedimientos de la entidad, esto es el contexto que le permita analizar
el conjunto de documentos como un todo. Es entonces cuando se podrán identificar y
establecer series así como las demás agrupaciones documentales.35
“Es muy importante que los niveles sucesivos de subdivisión en un sistema de clasificación
sean consistentes. De este modo, si la división principal es por funciones, todos los
encabezados o títulos en ese nivel deberán ser por funciones; si la división secundaria es
por actividades, todos los encabezados en ese nivel deberán ser por actividades. Todos los
títulos o encabezados deben ser escogidos muy cuidadosamente, pues tendrán que reflejar
las funciones, actividades o transacciones a que se refieren”.36
Los elementos de un cuadro de clasificación son:
- Fondo
- Sección
- Serie
- Expediente y Documento
Por tanto es importante conocer cada una de las definiciones de estos.
35
J.R. Cruz Mundet op. cit, p. 245 36
Ibidem
32
Fondo: Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o
persona que suele estar conservada en el archivo de dicha institución o persona. Cada fondo
exige una organización independiente y una programación completa a efectos de
descripción. De ahí que sea necesario un cuadro de clasificación.37
Sección: Es una división del fondo que contiene una o varias series y que corresponde a
subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos de procedencia. En el caso de
los grupos particulares, frecuentemente se refiere a las principales líneas de funcionamiento
o actividad de quien genero o recopilo los documentos.38
Subsección: División de la anterior realizada en virtud de la función o funciones
desarrolladas. A su vez es subdivisible cuando una función se despliegue en diferentes
áreas de actividad con identidad definida.39
Serie: Conjunto de documentos producidos de manera continúa como resultado de una
misma actividad.40
Debido a la gran cantidad de documentos almacenados en el Archivo Histórico de la
Secretaría de Educación Pública podemos pensar en tomar como elementos los antes
mencionados, para formar parte de nuestro cuadro de clasificación debido al volumen
documental y en el estado físico en el que se encuentran.
Después del análisis de estos términos se concluye:
Debido a la compleja estructura orgánica de la institución se tiene la necesidad de formar al
archivo histórico con diferentes fondos documentales, los cuales contendrán secciones,
subsecciones y series en el número que requiera la documentación procurando siempre que
37
A. Heredia, op. cit., p. 142 38
Ibid., p. 28 39
A. Heredia, op. cit., p. 146 40
Idem
33
sean específicas y claras, ya que de esto dependerá que el archivo cumpla con la función de
servir como fuente de investigación a cualquier usuario.
No podemos pasar por alto que el cuadro de clasificación es el resultado de una correcta
identificación que refleja la organización del acervo documental, con lo cual proporcionara
datos esenciales de su estructura.
Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad
Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Documento o unidad documental: En un sentido muy amplio y genérico, documento es un
objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que
demuestra o prueba algo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte
perdurable que contiene información.
El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de
Archivos Estatales Españoles lo define de esta manera: “Un documento de archivo es el
testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo
material y formal.”
Después del análisis de estos términos se concluye:
Debido a la compleja estructura de la institución se tiene la necesidad de formar al archivo
histórico con diferentes fondos documentales, los cuales contendrán secciones,
subsecciones y series en el número que requiera la documentación, procurando siempre que
sean específicas y claras, ya que de esto dependerá que el archivo cumpla con la función de
servir como fuente de información a cualquier usurario.
34
No podemos pasar por alto que el cuadro de clasificación es el resultado de una correcta
identificación que refleja la organización del acervo documental, con lo cual proporcionara
datos esenciales de su estructura.
2.2.4 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
El sistema de clasificación es un modelador de información, irremplazable por un índice,
por mas sofisticado que sea. Elaborando a partir de las funciones dela organización, el
sistema de clasificación tiene igualmente como ventaja el normalizar la denominación de
los expedientes. El requisito previo indispensable para la elaboración de un sistema de
clasificación es, pues, un perfecto conocimiento de las funciones del organismo que genera
documentos.
Schellenberg establece tres tipos de clasificación:
La clasificación funcional
Como su propio nombre indica, las funciones de la entidad que genera o ha generado el
fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los
documentos.
En el desarrollo de un cuadro de clasificación, las funciones deberán tomarse en cuenta al
establecer clases, series o agrupaciones documentales, de acuerdo con un esquema
piramidal o jerarquizado de las mismas. Podrán establecerse las clases o clasificaciones
principales o más amplias sobre la base de las acciones, las secundarias sobre la base de las
funciones y las clases elementales o series documentales deberán comprender los
expedientes y otras agrupaciones de documentos resultado de cada actividad.41
La clasificación orgánica
En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones
administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones,
41
Ibid, p. 240
35
unidades. Decimos las series, porque en este caso también los expedientes se agrupan según
la actividad de la que son resultado. A partir de este nivel es posible establecer una
clasificación orgánica, la cual se realiza jerárquicamente desde las unidades administrativas
básicas hasta las divisiones más amplias.42
La clasificación por materias
Este tipo de clasificación es resultado del análisis del contenido de los documentos, esto es
de los asuntos o materias sobre los que versan.43
La elección del sistema más apropiado dependerá de varios aspectos:
- Debe ser un sistema lo más estable posible
- Debe ser objetivo
- Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza delos
documentos, del proceso de administrativo del cual son resultado.44
2.3 Ordenación
Es la acción de unir secuencialmente los documentos que conforman las series y los
expedientes mediante la aplicación de criterios alfabéticos y/o cronológicos. En esta
operación se distinguen dos tipos de actividades:
a) Intelectual que consiste en la elección de la unidad de orden surgida de la natural
relación entre los documentos.
b) Física que consiste en la aplicación de los criterios de orden y en la guarda de los
documentos en sus contenedores apropiados.
Esta última es una actividad de asignación de claves a las unidades archivísticas y de
colocación definitiva de los documentos dentro del expediente correspondiente.
42
Ibid., p. 241 43
T. Schellenberg, op. cit. p. 242 44
Idem
36
El objetivo de la ordenación es dar un lugar definitivo a las unidades documentales para su
control y facilitar su localización y consulta.
La ordenación se aplica con independencia a cada serie documental y será la misma
documentación quien nos dará la pauta para determinar el orden que se le aplicara. Así se
podrá ordenar en forma alfabética, cronológica, numérica, alfanumérica u otras.45
2.3.1 TIPOS DE ORDENACIÓN
Ordenación alfabética:
Consiste en la utilización de las letras del alfabeto como criterio para la ordenación.
Ordenación alfabética onomástica:
Ordena la documentación alfabéticamente por apellidos de personas, los expedientes deben
llevar inscrito primero el apellido y luego el nombre de la persona.
Ordenación alfabética geográfica
Se ordena la serie documental alfabéticamente por lugares. Este tipo de ordenación puede
tomar como base al país, la región, la comunidad autónoma o la localidad, siendo el
criterio adoptado el que mejor se ajuste a la documentación.
Ordenación de organismos:
Se ordena la documentación por orden alfabético de los nombres de instituciones, centros y
organismos u oficinas.
Ordenación alfabética de Materias:
Se ordenan los expedientes por asunto o temática de su contenido.
45
Santoyo. Bastida Beatriz, Organización del Fondo Documental Enrique Flores Magón, Tesis, , México,
D.F. Pág. 54-55
37
Ordenación Cronológica:
Se ordena de acuerdo a la fecha en que la documentación ha sido generada.
Ordenación Numérica:
En ella se utiliza el número correlativo para ordenación de expedientes. Es un tipo de
ordenación rápida.46
2.4 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
La descripción es una actividad archivística que debe ser realizada en forma conjunta a la
ordenación con el fin de ayudar en la consulta tanto a usuarios externos como a la
administración productora y para facilitar al archivista el control y administración de la
documentación.
Podemos definir descripción como aquel proceso que busca transmitir la información y los
rasgos más sobresalientes presentes en un documento a través de una idea general, producto
del análisis y la síntesis, que nos permitirá ver sus partes o propiedades por medio de
palabras y términos normalizados.
De esta manera el archivista, al iniciar el proceso de descripción en un fondo documental,
debe seguir ciertos pasos esenciales, como la recolección del material, su debida
clasificación, y un análisis que permita determinar tanto su valor archivístico como su
origen.
Estos pasos son importantes porque nos permiten conocer el documento y la institución
productora y a la vez determinar las características internas y externas más sobresalientes,
las cuales son indispensables para una buena descripción de las series documentales. Una
vez realizado este análisis se debe trasladar la información contenida en los documentos a
un sistema descriptivo global, que sea sencillo y de fácil manejo, para que el usuario pueda
46
Molina Nortes Juana, Leyva Palma. Victoria, Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación,
Ed. Anabab Castilla, 2ª edición, 2000, Pág. 78 - 84.
38
tener una noción clara del origen del documento, su contexto, procedencia, clase y tipo
documental, contenido, formato, soporte y los modos en que puede recuperarse y ser
consultado.
Finalmente estos sistemas descriptivos deben ser publicados y sujetos a un programa de
difusión amplio a través de revistas especializadas o bien por medio de su distribución a
usuarios potenciales, archivos o bibliotecas que nos sirvan de referencia.
Por lo tanto es importante que todos los archivos desarrollen un Programa Descriptivo, o
sea, una política institucional, fundamentada en normas nacionales o internacionales que
planteen un procedimiento homogéneo para la síntesis de cada unidad documental, de
manera que se le facilite al usuario el acceso a la documentación custodiada. El programa
descriptivo consistirá en normas que serán diseñadas dependiendo del contenido del fondo
documental y la capacidad y disponibilidad del archivista.
Para realizar un programa descriptivo debemos tomar en cuenta cuatro elementos
fundamentales:
1. La descripción de los documentos debe ser concreta, breve y contener las
ideas básicas,
2. Se deben describir factores internos y externos,
3. Se adoptará una sola política descriptiva para todo el fondo y,
4. Se desarrollará el sistema descriptivo de manera que el usuario pueda buscar
por sí solo la información (ficheros, bases de datos, guías, inventarios,
catálogos, instrumentos auxiliares de descripción) sin depender del
archivista.
Lo anterior es alcanzado por el archivista a través de distintos instrumentos descriptivos
como guías, inventarios, índices y catálogos. Estos instrumentos tienen una doble misión
que consiste en crear un contexto que permita orientar al usuario que ingresa por primera
vez a un archivo y facilita la búsqueda a los que ya lo conocen, además permiten al
39
archivista conocer el contenido, cantidad y series que custodia, además de su localización
en el espacio físico.
Es necesario destacar que dentro de la organización los niveles e instrumentos de
descripción cambiaran según la necesidad de nuestro archivo. Para ello se ha elaborado el
siguiente esquema47
:
Archivo Guía general
Fondo Guía especifica
Organización Secciones Guía específica
Serie Inventario
Unidad Archivística Catálogo
2.4.1 GUÍAS
Instrumento de consulta en que se registra y proporciona información global y panorámica
sobre la creación y contenido de los fondos y colecciones textuales y gráficos de un archivo
en general o bien de un fondo o una colección en particular.
47
Villanueva Bazán Gustavo, Apuntes de la Materia Descripción de Archivos, Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía, México, 2004.
40
El objetivo de la guía es orientar y auxiliar en la búsqueda de la información pero de
manera muy general, sin descender al detalle.48
Las guías pueden ser generales o especificas.
Guías generales: Son instrumentos de consulta que dan información global de los fondos y
colecciones que guarda el archivo.
Guías específicas: Son aquellas que dan información de manera exclusiva sobre el
contenido de un fondo o colección documental.49
2.4.2 INVENTARIOS
Para Cruz Mundet, existen dos tipos que resumen las características de los diversos
inventarios: el inventario somero y el inventario analítico.
Los inventarios no escapan de la indefinición de otros instrumentos de descripción, este no
es tan general como la guía y el catalogo, debe dar al investigador información suficiente
sobre la documentación conservada, pero al mismo tiempo que permita una descripción
uniforme de cada serie documental, su tipología es muy variada dependiendo de los países
Inventario Somero: Comprende elementos mínimos, los del área de mención de identidad.
Su utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de control sobre las existencias,
pero el interés para los usuarios es mínimo. Deberá incluir únicamente el área de identidad
con las etiquetas de signatura, título, fechas, nivel de descripción y volumen.
Inventario Analítico: Describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los
expedientes y logra la mejor relación porque permite describir uniformemente los fondos y
proporciona niveles de información satisfactorios para los usuarios. Además del área de
48
Manual de Procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación
superior, Gustavo Villanueva Bazán, Archivo Histórico, BUAP, UNAM/CESU, pág. 90 49
Ibid., p. 91
41
identidad deberá incluir el área de contenido y estructura, un resumen del alcance y
contenido.50
2.4.3 CATÁLOGOS
Según el diccionario el término Catalogo se emplea como sinónimo de clasificar, sin
embargo ya se hizo la aclaración en este sentido. Para nosotros la catalogación será la
acción de elaborar catálogos entendiendo como tal a un instrumento de descripción que
desciende hasta el nivel de la pieza documental (documento suelto) a la unidad archivística
(expediente) o como Antonia Heredia lo define. “Catálogo es el instrumento que describe
ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades
archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas una relación
o unidad tipológica, temática o institucional”.51
Según Cruz Mundet, el catálogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente, así en sus
caracteres internos como en los externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y
las unidades archivísticas (expedientes), seleccionadas según criterios subjetivos (por su
valor histórico, para su exposición y publicación). Dada su naturaleza pormenorizada no
puede aplicarse (necesariamente) a una agrupación documental (fondo, sección, serie),
salvo que sea muy pequeña, sino a grupos de documentos que presenten un interés especial
(mapas, sellos, pergaminos...) y limitados a un período cronológico concreto.52
Dependiendo de la ordenación podemos encontrar catálogos alfabéticos, (alfabético
general, onomástico, geográficos o por asuntos o materias), numéricos (numérico simple,
cronológico, topográfico decimal) o convencional (alfanumérico, numeralfa, Mc Bee)
50
T. Shellenberg, op. cit., p. 277-278 51
Islas Pérez, María Estela, La archivística en México, Benemérita Universidad de Autónoma de Puebla,
México, 2003, pág. 48 52
J.R, Cruz Mundet, op. cit. p. 282
42
Es necesario destacar que para el catalogo su objetivo será la descripción a nivel de pieza
documental singular, o la unidad archivística, en este sentido, el primero es somero y el
segundo analítico.53
La función del catalogo es la de proporcionar información a los investigadores y tendrá que
contener los elementos más sobresalientes del documento o pieza documental.
Este instrumento de descripción desciende hasta el nivel de la pieza documental, describe
ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades
archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas una relación
o unidad tipología, temática institucional.54
El catálogo de documentos esta compuesto por fichas catalográficas que son como la
unidad de información que describe un documento en tres sentidos:55
1- En cuanto a su contenido y localización temporal, condensando su mensaje en unas
cuantas líneas a fin de orientar al consultante sobre la conveniencia o no de su
lectura, y dotándola de la datación tan completa como el documento y los
conocimientos del archivista lo permitan.
2- En sus características formales: volumen, medidas, materia, tipología, etc.
3- En su localización, ya sea una ficha de cartulina, la memoria de un ordenador. Los
elementos que lo componen son como mínimo los siguientes:
Área de mención de identidad:
- Titulo
- Fechas de producción
- Nivel de descripción
- Volumen
53
Ibid., p. 286 54
J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 283-291 55
Ibid., p. 282
43
Área de contexto y contenido:
- Resumen de alcance y contenido
Área de Condiciones de acceso y utilización
- Lengua de los documentos
- Características físicas
Es importante saber que dentro de un fondo ya sea publico, privado al elaborar un catalogo
podemos finalizar un proceso de organización que realmente ayude al investigador no solo
a orientarlo sino al acercamiento con la información.
2.4.4 NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA ISAD (G)
Este conjunto de reglas generales para la descripción forma parte de un proceso
encaminado a56
:
a) Asegurar la creación de descripciones coherentes.
b) Facilitar la recuperación y el intercambio de información.
c) Compartir los encabezamientos autorizados.
d) Posibilitar la integración de diferentes archivos en un sistema unificado de
información.
Se pretende que sean aplicables a las descripciones de documentos
Cada regla esta formada por:
a) El nombre del elemento de descripción
b) Objetivo que se pretende al incorporar el elemento en una descripción
56
Archivo Generalde la Nación, Norma Internacional y General de Descripción Archivística, ISAD (G),
México, 1997, pág. 9
44
c) Una declaración de la regla general aplicable al elemento y
d) En donde es preciso, ejemplos que ilustran la aplicación de las reglas
La organización de las reglas refleja la estructura para toda descripción. Dentro de esta
estructura, los elementos se agrupan en seis áreas de información57
:
1.- Área de identificación. Se incluye información esencial para identificar la unidad de
descripción.
2.- Área de contexto. Incluye información sobre el origen y custodia de la unidad de
descripción.
3.-Área de contenido y Estructura. Información sobre el tema principal de los
documentos y la organización de la unidad de descripción.
4.-Área de acceso y utilización. Se incluye información acerca de la disponibilidad de la
unidad de descripción.
5.-Área de documentación asociada. Información acerca de los documentos que tienen
una relación importante con la unidad de descripción.
6.-Área de Notas. Se incluye información auxiliar y la que o puede incluirse en otras
áreas.
Solo unos pocos elementos son esenciales en cualquier descripción:
a) Código de referencia
b) Titulo
c) Fechas de creación o fechas extremas de los documentos incluidos en la unidad de
descripción
57
Ibid, p. 10
45
d) Volumen de la unidad de descripción
e) Nivel de descripción
Una descripción archivística incorporará más elementos, dependerá de la naturaleza de la
unidad de descripción y de las necesidades del sistema de información. Algunos sistemas
de información puedan incluir descripciones de las partes constitutivas de los fondos (por
ejemplo, serie, unidad documental), así como el fondo del mismo.
Las áreas de descripción afectadas por estas reglas son aquellas que se ha considerado
tienen la más amplia aplicación en un contexto archivístico internacional.
Los puntos de acceso se basan en los elementos de descripción. El valor de los puntos de
acceso se refuerza con el control de encabezamientos autorizados.
Para citar una fuente publicada dentro de un elemento de descripción debe seguirse la
ultima versión del ISO 690 Documentación- Referencias bibliográficas, contenido, forma y
estructura.
REGLAS DE DESCRIPCIÓN EN VARIOS NIVELES58
Descripción de lo general a lo específico
- La descripción debe dar información del fondo como un todo, las descripciones se
mostraran en una relación jerárquica desde la parte al todo, yendo desde el nivel más
amplio (fondo) al más específico.
Información pertinente según el nivel de descripción
- Proporcionar solamente, la información que sea adecuada al nivel que se esta
describiendo.
58
Ibid., p. 21, 22
46
Interconexión de las descripciones
- Relacionar cada descripción con la unidad de descripción.
No repetición de la información
- Incluir, en el nivel superior la información común a todas las partes que lo componen.
ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN59
Códigos de referencia
- Incluir el código del país de acuerdo con la última versión de la norma ISO 3166. Códigos
para la representación de los nombres de los países, seguido por el código del archivo, de
acuerdo con el código normalizado de archivos del país, seguido del código especifico del
archivo local, la signatura u otro identificador único.
Título
- Cuando la unidad de descripción tenga un titulo formal, este debe transcribirse
textualmente, palabra por palabra, con su orden y ortografía original, no necesariamente la
puntuación ni las mayúsculas.
59
Ibid., p. 23
47
Fechas de creación de los documentos de la unidad de descripción
- Se datara cuando se ha producido la documentación que compone la unidad de
descripción.
- Nivel de descripción
- Indicar el nivel de esa unidad de descripción.
Ejemplos:
Fondo Expediente
Sección Unidad documental
Serie
Volumen de la unidad de descripción (cantidad, volumen, tamaño)
- Reseñar el volumen de la unidad de descripción dando él número de unidades físicas y la
denominación especifica mas apropiada del tipo de soportes que existen en la unidad de
descripción.
Ejemplos:
2 rollos de película 25 volúmenes
128 fotografías 20 cartas
19 carpetas 20 m (548 legajos)
ÁREA DE CONTEXTO
Cabe la posibilidad de organizar parte de la información, concretamente el nombre del
productor y la historia institucional o biográfica, en ficheros de encabezamientos
autorizados independientes pero relacionados.60
60
Ibid., p. 28
48
Nombre del productor
- Nombre del organismo u organismos o del individuo o individuos responsables de la
producción de la unidad de descripción.
Historia Institucional/biográfica
- Recoger concisamente cualquier información significativa sobre el origen,
transformación, desarrollo y funcionamiento del organismo u organismos o sobre la vida y
actividad del individuo o individuos que han producido la unidad de descripción.
Fechas extremas en que el productor ha generado los documentos de la unidad de
descripción
- Dar la (s) fecha (s) extrema (s) de la documentación generada en la unidad de
descripción por el productor como una fecha única o como periodo cronológico. La fecha o
fechas recogidas aquí se refieren a acciones registradas en los documentos por el productor
y no pueden ser anteriores a la fecha de la creación del organismo o a la fecha de
nacimiento del individuo productor.
Historia de la custodia de los documentos
- Reseñar las sucesivas transferencias de propiedad y custodia de la unidad de descripción
junto con las fechas de las mismas. Si la historia de la custodia es desconocida debe
reseñarse este hecho.
Cuando la unidad de descripción recibe directamente de su productor, no se debe incluir
historia de la custodia, sino que se recogerá en el elemento Forma de Ingreso.
49
Forma de Ingreso
- Recoger el donante o procedencia de donde se recibió la unidad de descripción y fecha o
método de ingreso. Si la procedencia o donante es desconocida recoger esta información.
Opcionalmente, añadir números o códigos de acceso.
ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA61
Resumen / nota de alcance y contenido
- Dar un breve resumen del contenido de la unidad de descripción. Incluir información
sobre la topología adecuándola al nivel de descripción. No repetir información
proporcionada en otros apartados de la descripción.
Valoración, selección y eliminación
- Indicar cualquier acción de valoración en la unidad de descripción. Cuando sea
conveniente, indicar la autoridad que efectuó la acción.
Nuevos Ingresos
- Indicar si se esperan nuevos ingresos, transferencias o depósitos, se dará, cuando sea
conveniente, una estimación de su cantidad y frecuencia.
Organización
- Dar información sobre la organización de la unidad de descripción. Especificar las
principales características de la estructura interna, el orden de los documentos y, si fuera
conveniente, la forma como ha sido tratados por el archivista.
61
Ibid., p. 33, 34
50
ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN62
Situación Jurídica
- Recoger información sobre la situación legal de la unidad de descripción
Condiciones de acceso
- Informar sobre las condiciones que restrinjan o afecten la accesibilidad de la unidad de
descripción. Se indicara el alcance del periodo de restricción de la consulta y la fecha en
que los documentos estarán disponibles.
Derechos de autor/normas sobre reproducción
- Informar sobre las normas que regulan la utilización o reproducción de la unidad de
descripción. Si las condiciones sobre uso, reproducción o publicación se desconocen o si no
existiesen no es necesaria ninguna mención.
Lengua de los documentos
- Reseñar la lengua predominante de los documentos que componen la unidad. Dar cuenta
de los distintos alfabetos, escrituras, símbolos o abreviaturas empleadas.
Características físicas
- Indicar cualquier detalle físico importante y/o la condición física permanente de la
documentación que limite la utilización de la unidad de descripción.
62
Ibid., p. 35-38
51
Instrumentos de descripción
- Informar sobre cualquier instrumento de descripción que pueda tener tanto el archivo
como el productor de los documentos y que proporcione información relativa al contenido.
ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA63
Localización de los documentos originales
- Si la unidad de descripción es una reproducción y otro archivo, organismo o individuo
conserva los originales, reseñar su nombre si la información no es confidencial. Se darán
también signaturas y cualquier otra información que pueda ayudar a localizar los
documentos originales. Si se tiene conocimiento de que los originales no existen, se dará
esta información.
Existencia de copias
- Si la unidad de descripción esta disponible en otro soporte, reseñarlo junto con cualquier
signatura significativa y el lugar donde puede ser consultado.
Unidades de descripción relacionadas en el Archivo
- Si la unidad de descripción esta formada por documentos que tienen una relación directa y
significativa con otra unidad de descripción se debe indicar esta relación.
Documentación complementaria en otros archivos
- Si la documentación existente en otro archivo tiene relación con la procedencia de
la unidad de descripción, debe proporcionarse información sobre la documentación
complementaria y el archivo.
63
Ibid., p. 39-41
52
Bibliografía
- Recoger una cita y/o información sobre una publicación que se base en el estudio,
utilización y análisis de la unidad de descripción.
ÁREA DE NOTAS64
Notas
- Recoger información adicional importante que no se pueda incluir en ninguno de los
elementos de descripción definidos.65
2.5 INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVÍSTICO
Los instrumentos de control archivístico son herramientas empleadas por los archivistas
para facilitar el manejo de la documentación. En ellos se describe el contenido, cantidad,
ubicación, vigencia y destino final de los documentos, y son el inventario, las fichas
catalograficas, el catálogo de vigencia y las cedulas de disposición documental. 66
64
Ibid., p. 41 65
Cuadernos del Archivista, Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G),Archivo
General de la Nación, Palacio de Lecumberri, Ciudad de México, l997
66 Archivo General de la Nación, Curso de Capacitación para archivistas municipales, Estado de México,
1988, p. 42
53
2.5.1 FICHAS CATALOGRÁFICAS
Los catálogos son registros formados por tarjetas o cedula catalograficas ordenadas en un
mueble o fichero, en las que se describen de manera sintética las características esenciales
de una pieza documental. Los datos básicos que debe contener una ficha catalografica son
los siguientes:
1- Fórmula clasificadora
2- Encabezamiento
3- Año de inicio del asunto
4- Extracto
5- Iniciales de catalogador
- El encabezamiento constituye el elemento de referencia (asunto, clave clasificadora
o nombre del interesado entre otros) y que al mismo tiempo nos sirve de base para
la ordenación de las cedulas.
- La clave clasificadora hace referencia a la identificación de la información que es
producida o recibida por las instituciones, es la que se le asigno al documento en el
momento de ingresar a la dependencia.
- El año se refiere a la fecha del documento
- En el extracto se deberá anotar el asunto o contenido del documento.
- Las iniciales del catalogador deberán aparecer haciendo referencia a la persona o
archivista responsable de la elaboración de ficha.67
67
Curso de Capacitación para archivistas municipales, 1988, AGN, Instituto Mexiquense de Cultura, pág. 50
54
Formato de una ficha catalográfica
Ejemplo del llenado de una ficha catalografica
INSTITUTO DE INVESTIGACIONES A- 36-05 /18. 7 /3
FORESTALES
Asignación de presupuesto al Lic. Carlos vega R. Para
que desarrolle el proyecto "inseminación artificial para
el ganado caprino"
1987.
Encabezamiento Clave
clasificadora
Año en que se
inicia el asunto
Extracto o asunto
Iniciales del
catalogador
55
2.5.2 CATÁLOGO DE VIGENCIAS
El catálogo de vigencia es el instrumento que nos permite conocer el tiempo que los
documentos deberán permanecer en el archivo de trámite para después pasar al de
concentración, y a su vez el periodo que permanecerá en este último, teniendo como
principio rector el dictamen que sobre los valores administrativos, fiscales y legales de cada
documento emitan las autoridades competentes.
De esta forma, el catalogo de vigencia sirve para controlar el paso de los documentos de los
documentos entre el archivo de tramite y el archivo de concentración en base a criterios
objetivos obtenidos a partir del análisis de sus valores primarios.68
En este se concentra la información en listado, cualquier método que se elija deberá
garantizar el tratamiento adecuado de todas y cada una de las series valoradas.
Otra variante de los documentos resultantes de la valoración documental, es el inventario de
las series que se muestra las principales características de cada una de ellas.
Ver anexo 1
68
Ibidem, pág.52
56
2.5.3 CÉDULA DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Así como existe un instrumento de control documental denominado inventario para saber
que información albergamos en nuestro archivo de trámite. Y otro denominado catalogo de
vigencia para saber cuando debemos enviarlo al archivo de concentración, también
contamos con la cedula de disposición documental, instrumento que nos permite conocer el
destino final que cada documento tendrá ya sea su destrucción o conservación permanente
en el archivo histórico.
La cédula de disposición documental consiste en un formato en el que se consignan los
nombres de las series documentales que se valoran y de cada uno de los tipos documentales
que los integran con sus respetivas claves de clasificación.69
Esta modalidad se aplica y se conoce con el nombre de cedula de disposición documental
en ella se asientan los siguientes datos:
- Nombre de la serie documental
- Procedencia institucional
- Descripción de la serie
- Tipología documental
- Período que cubre la serie
- Organización de la serie
- Valoración primaria
- Valoración secundaria
- Volumen de la serie
- Observaciones
Ver anexo 2
69
Ibidem, pág. 60
57
Las practicas archivísticas, como se podrán observar no son aisladas y lo que se emplea
para clasificar en un archivo de tramite, se respeta en un archivo histórico. Cuando la
documentación llega a este; lo mismo sucede con la valoración, los datos que se elaboran y
recogen, en las cedulas de disposición documental, son empleados en gran parte para la
elaboración de guías generales de fondos, o para la descripción a través de las normas
internacionales como la ISAD (G).
El catálogo de disposición documental menciona que como un subproducto del mismo se
encuentran en calendarios de caducidades, en estos últimos se consignan las fechas
precisas, en que se deberá actuar, sobre las series valoradas. 70
Ver anexo 3
Los calendarios también pueden presentarse en tarjetas por cada serie valorada, en
cualquier caso se tendrá cuidado de contar con los siguientes elementos:
- Identificación del organismo productor, hasta las secciones y subsecciones que sean
necesarias
- Identificación y nombre de la serie documental
- Período cronológico
- Fecha de actuación sobre serie
- Selección, esta es la actividad que debe realizar, baja total.71
70
Idem 71
Hernández Rojas Arturo, Apuntes de la materia Archivo de Concentración, Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía
58
Las tablas de transferencia aunque en México son poco empleadas, es importante
considerarlas ya que una parte adicional del calendario de vigencias, será precisamente la
tabla de transferencias, donde se anotaran los datos que a continuación se señalan:
- Identificador del organismo productor
- Identificación de la serie documental
- Período cronológico
- Fecha de actuación sobre la serie
En ambos casos, tanto en la baja documental como en la transferencia, deberán estar
amparadas en ciertas relaciones una llamada de "relación de transferencia secundaria" y la
otra " inventario de baja documental".72
2.5.4 VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL
El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el
establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las
fases de archivo.73
La valoración en el ciclo vital
Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de
los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en
cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos
criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o
inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS, en tanto
que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS.
72
Ibid, p. 69 73
B. Santoyo Bastida, op. cit. p. 76
59
En la primera etapa del proceso de valoración -establecimiento de valores primarios- deben
intervenir tanto los productores de la documentación como los archivistas, apoyados por
expertos en las áreas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa -establecimiento
de los valores secundarios- es necesaria la participación de productores, archivistas e
historiadores.
En un sistema integrado de archivos, la valoración debe realizarse desde dos perspectivas:
- La del organismo productor, que se llevará a cabo desde el Archivo Central
correspondiente.
- La de la Administración General coordinada por el Archivo General de la Nación
con la participación activa de todos los archivos centrales de las Entidades
Nacionales, apoyados por comisiones del organismo que produjo los documentos.
Sin duda cuando uno decide analizar el problema de valoración enfrenta al factor que esta
en el centro de discusión de la archivística contemporánea, en la constante preocupación de
encontrar criterios confiables y suficientemente validos para una buena selección de
documentos.
Esta necesidad nace por diversos factores que inciden en dicha problemática y que se
relaciona con la amplitud de fusiones de la administración publica y por tanto del volumen
documental. En efecto, en los últimos 30 o 40 años los gobiernos han ampliado su campo
de actividades creando para ello una estructura administrativa acorde con esa necesidad,
con redes cada vez más complejas, con la intención de atender cada vez mejor los
problemas que se le plantean.
Este crecimiento conlleva la creación de nuevas unidades administrativas que se encarguen
de tramitar directamente todos y cada uno de los asuntos relacionados con sus funciones, y
como una consecuencia directa hay una producción, cada vez mayor de documentos. A esto
es lo que se le ha dado en llamar explosión documental.74
74
Ibid., p. 78
60
Otro de los factores que han influido en esta necesidad son los avances tecnológicos. Si
bien es cierto que con la maquina de escribir la multiplicación del material original
aumento, esto en realidad no es tan grave si lo comparamos con lo que sucede, a partir de la
introducción de maquinas reprográficas. Enfrentándonos así a una multiplicación de
originales al infinito sin tener control alguno sobre ellos. Por otra parte, no se debe dejar de
reconocer que los archivos se habían convertido precisamente en la antitesis de la
eficiencia; funcionaban como estación terminal que limitaba y eliminaba el flujo de los
documentos. Existía la necesidad de contar con archivos eficientes.
Un factor mas que ha influido a sido el alto costo resultante del resguardo de documentos
en áreas no destinadas para ello; al no tener alternativas de deposito cualquier espacio ha
sido bueno para acumular documentos, sin orden ni idea alguna.75
En este contexto nace la administración de documentos como una alternativa, cuyo objetivo
central es alcanzar el máximo de eficiencia y de economía en el manejo documental. Este
concepto establece tres fases del proceso que sigue la documentación:
FASE ACTIVA, FASE SEMIACTIVA, Y FASE INACTIVA
La fase activa se desarrolla en las unidades de trámite y termina una vez que se resuelve
definitivamente el asunto que género la documentación. Su lugar de deposito esta en la
propia área generadora.
La fase semiactiva comienza cuando la vigencia primaria de los documentos termina,
donde si bien es cierto que la razón por la que el documento fue generado ha sido cubierta,
no necesariamente significa que el mismo deba ser eliminado inmediatamente, pues la
documentación aun conserva valor administrativo, legal o fiscal que exige conservarla
durante un plazo conocido como precaucional para fines de consulta o de referencia. Su
lugar de deposito esta en las áreas que se conocen como archivos intermedios o de
75
Ibidem, p 50
61
concentración. Una característica de la fase semiactiva es el bajo nivel de consulta de las
unidades administrativas que produjeron la documentación, y esta es una justificante para
su traslado a los archivos de concentración, donde su uso se convierte en más potencial que
real. Este periodo de conservación precaucional depende del carácter fiscal, legal y
administrativo de la documentación conforme a los requerimientos institucionales de la
misma, y cuando la documentación pierde su valor de uso para la entidad productora,
comienza precisamente la fase inactiva de la misma. En ese momento se hace una
evaluación para su conservación permanente o su eliminación. Este es, precisamente, el
problema medular que intenta resolver la administración de documentos.76
De los enfoques que se le han dado a la valoración documental, existen dos perfectamente
distinguibles:
a) Por un lado el que concibe la valoración como un mecanismo para la eliminación
de los documentos.
b) y el que considera la valoración como un medio para seleccionar los documentos
que merecen conservarse permanentemente en razón de su carácter histórico.
De lo anterior se desprende, que aunque el principio en esencia es el mismo, la diferencia se
encuentra en el enfoque. El primer concepto busca reponer a un interés de carácter
administrativo e institucional, tratando de dar solución a los problemas inmediatos sin hacer
otro tipo de consideraciones. El segundo concepto, es un poco más amplio, y si bien es
cierto, busca también dar solución a los problemas institucionales, ni se limita a estos
aspectos si no que considera además el valor social, cultural, político y económico que
pudiera tener la documentación. El enfoque que ha imperado es el segundo. Los
planteamientos que se han hecho de mismo se reseñan enseguida y básicamente se
ramifican en dos directrices:
76
Ibid., p. 54
62
a) Aquellos que han subordinado la archivística al problema de valoración
secundaria para la conservación y/o eliminación de documentos.
b) aquellos que han subordinado la valoración secundaria un método de trabajo, con
una visión de conjunto, mucho mas razonada, planificando cada uno de los pasos que
se deben dar en el proceso que sigue la documentación.
Como ejemplo de la primera vertiente se encuentra Schellenberg quien señala que todo
documento público o privado posee valores primarios o secundarios. Así, los documentos
con valores primarios son de particular importancia, para las instituciones pues constituyen
la materia prima para la realización de sus actividades, este valor es, en si, un valor de uso.
Sin embargo, muchos de estos documentos poseen, una segunda naturaleza por a si decirlo,
poseen un valor social. Este valor es para la investigación fundamental.
Para ello nos sugiere tres criterios a seguir:
a) los documentos no deben ser evaluados con normas exactas. Este hecho no debe
ser un acto mecánico
b) se deben desarrollar principios generales que se deben tener en cuenta al evaluar
los documentos.
c) Se deben usar criterios diferentes al evaluar documentos de diferentes periodos.
Junto a estos criterios se ofrece una serie de principios generales que a su juicio deben ser
los que normen la valoración documental.
El primer principio que propone es que se establezcan fechas límite, determinando la
conservación de toda la documentación anterior a las mismas.
El segundo principio general consiste en que el valor de los documentos de asuntos
activos del gobierno, debe ser determinado por los funcionarios que los usan.
63
En tercer lugar, los documentos deben ser evaluados en relación con la información que
contenga sobre personas, cosas o fenómenos.77
Esta propuesta, sin duda, da pautas a seguir y obliga a plantearse un trabajo mas analítico
en la idea de evitar se tomen decisiones arbitrarias, carentes de un análisis completo de la
documentación.
El objetivo central a cumplir es lograr la retención permanente de un mínimo material, la
programación debe ser el medio que se debe utilizar en el proceso que sigue la
documentación, especificando los periodos de retención de la misma.
Así también, Elio Lodolini propone que en oposición a la idea de eliminación se debe
pensar en el principio de la selección de documentos para conservar. Para ello se hace
necesario que se elabore un catalogo de documentos que se conserven permanentemente y
no una lista de documentos a eliminar. En su concepto, cuando ha concluido el interés del
administrador en los documentos, estos deben pasar a la esfera de dominio de los archivos
para decidir si se conservan o se destruyen, todo al juicio exclusivo del archivista.
Es necesario mencionar que para valorar un documento se debe involucrar a los
archivistas, de tal forma que las decisiones que se tomen sean las mas acertadas y
confiables para la preservación del documento.
Esto nos lleva a considerar que la valoración documental, vista como una herramienta
archivística, tiene, por un lado, un antecedente que le permite contar con una base teórica y
técnica de la archivonomía y, por el otro lado la necesidad de aplicar el objetivo de estudio
con el fin de optimizar los recursos en el archivo.
Una sociedad moderna, y rica, hablando desde el punto de vista de la información, requiere
que los archivos reexaminen su papel como evaluadores. La cambiante estructura de las
instituciones y las sofisticadas tecnologías de la información están alterando la naturaleza
77
B. Santoyo Bastida, op. cit. p. 78
64
de la documentación, y solo una mínima parte de documentos producidos puede ser
recuperada y protegida para fines de utilización social.78
SELECCIÓN
La Selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la
documentación por medio del muestreo. La selección documental permite:
- Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la
administración o por el usuario externo.
- Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad
productora.
- Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.
- Garantizar la conservación documental.
La selección es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es necesario establecer
pautas generales que sean observadas y aplicadas en el ámbito administrativo.
El trabajo de selección requiere un conocimiento amplio de la institución productora de los
documentos. Por esta razón, es conveniente plantear programas de archivos sectoriales que
incluyan, de una parte, la documentación administrativa (historia laboral, nóminas,
inventarios de bienes, declaraciones tributarias, órdenes de pago) y la documentación
misional, específica o característica que refleje las funciones de la entidad (licencias
ambientales -Ministerio del Medio Ambiente-; historias clínicas - hospitales, clínicas- etc.)
Si bien es cierto que no hay una norma general de selección se pueden señalar algunos
elementos indispensables para abordar este proceso:79
78
Op. Cit. pág. 86 79
sep.gob.mx/Cote/mod_IV.html
65
- La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.
- La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido
informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.
- La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su
conservación total.
- Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe
seleccionarse a través de muestreo.
Los procesos de identificación, valoración y selección documental permiten establecer qué
documentos deben ser eliminados.80
2.6 TRANSFERENCIA
Llamamos transferencia documental al conjunto de procedimientos por los cuales la
documentación pasa de una entidad archivística a otro diferente. 81
2.6.1 TRANSFERENCIA PRIMARIA
Es el paso o traslado de documentos con valor inmediato pero que ha perdido continuidad
en su consulta, al archivo de concentración para su guarda. Es el paso de series
documentales que han perdido ciertos valores administrativos y que han perdido también
continuidad en su consulta.
Para hacer la transferencia primaria es necesario conocer el término de las vigencias de los
documentos para de esa forma determinar cuales de ellos serán objeto de la misma, esto es,
aquellos que no poseen ningún valor administrativo inmediato, pero que si lo tienen de tipo
legal o fiscal. Después hay que realizar una relación de los expedientes a transferir y por
ultimo, trasladarlos de manera organizada al archivo de concentración.
80
Idem 81
Archivo General de la Nación, Op. Cit. p. 54
66
2.6.2 TRANSFERENCIA SECUNDARIA
La documentación que se encuentra en el archivo de concentración y que ha cumplido con
los plazos de vigencia establecidos por el gobierno federal o la institución misma que los
produjo pasa por un proceso de valoración y selección en donde se establece su fin último,
que puede ser: conservación permanente o baja documental. Si la determinación es la
primera, la documentación se trasfiere (transferencia secundaria) al archivo histórico, en
donde recibe el siguiente tratamiento:
Los documentos que se transfieren al archivo histórico han adquirido valores secundarios
(testimoniales, informativos o evidenciales); por lo que poseen un carácter social. Se deben
revisar cuidadosamente al llegar al archivo. Deben venir acompañados de una relación que
coincida con el contenido de las cajas. De igual manera, las (cajas) debe tener una correcta
ordenación de los expedientes y a su vez que esto se constate, el archivo histórico lo puede
validar a través de la firma y sello recibido.82
Podemos decir que transferencia secundaria es el traslado de la documentación de un lugar
a otro mediante procesos sistemáticos, la transferencia secundaria es entonces el traslado de
la documentación del archivo de concentración al archivo histórico, mediante relaciones de
transferencia que permitan conocer con certeza lo que contienen los expedientes.
82
Santoyo Bastida, Beatriz, Guia de auto aprendizaje Archicho Histórico, Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía, 200, pág.32
67
2.6.3 EXPURGO
El diccionario de términos publicado en Colombia indica que expurgo es la acción d extraer
y eliminar los documentos repetidos (copias) de un expediente o de un grupo de
expedientes.
Aunque puede resultar contradictoria la afirmación de eliminar para conservar, lo cierto es
que es a partir de los criterios de conservación cuando se plantean los de eliminación y
expurgo.
El expurgo o eliminación responsable no es otra cosa que “la operación por la que se
seleccionan los documentos a fin de que solo aquellos que reúnen las mejores condiciones
de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos
históricos para su conservación perpetua en ellos, como piezas valiosas del Patrimonio
documental” 83
Esta responsabilidad ha de llevarnos a una valoración seguida de una selección para
determinar la conservación permanente.
2.6.4 DEPURACIÓN
La última etapa de conservación de un documento es el Archivo Histórico, cuando su
utilidad administrativa termina. Se convierte en memoria de hechos pasados. Hechos que
pueden ser importantes para atender la evolución y el desarrollo de la comunidad. Por lo
que habrá que conservarlos siempre: se dice que poseen un valor histórico y este será el
criterio para decidir el traslado al archivo histórico. Pero en este punto habrá que eliminar
los documentos cuyo contenido ya no tiene ningún valor, ni administrativo ni histórico y
conservar aquellos que poseen información con valor histórico. Este proceso se denomina
depuración, que significa seleccionar aquella información con valor permanente para su
83
Heredia. Antonia., op. cit., p. 188-189
68
conservación, separándola de aquella que habiendo concluido su utilidad administrativa no
posee ningún valor de tipo histórico.84
2.6.5 CONSERVACIÓN
La conservación comprende, en un sentido amplio, al conjunto de medidas aplicadas a los
documentos con la finalidad de prevenir, retardar o corregir su deterioro, para mantenerlos
en condiciones estables. Se puede definir en dos fases fundamentales: una preventiva y otra
correctiva.
Por conservación preventiva se entiende la fase en la cual el conservador analiza, propone y
ejecuta medidas adecuadas de resguardo y manejo para un grupo documental determinado.
Su puntual aplicación puede evitar tratamientos correctivos sobre restauración.
Como conservación correctiva se puede entender la aplicación de medidas destinadas a
interrumpir y redactar procesos de deterioro y este sentido será una etapa preliminar de la
restauración.
Son objetivos de la conservación, en su primera fase preservar las condiciones físicas y
testimoniales de los documentos, en ambas mantenerlos en condiciones estables para su
uso.85
84
A.G.N., op. cit. p. 55 85
G. Villanueva Bazán., op. cit. p. 31
69
2.6.6 RESTAURACIÓN
Es la acción de intervenir un documento, previo diagnóstico, para reintegrar cualidades
materiales – consistencia, formato – y estéticas. Su objetivo es corregir efectos del deterioro
y asegurar una permanencia optima del documento, sin alterar su contenido informativo ni
sus valores culturales.86
86
Ibid., p. 47
70
Capítulo 3
REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
3.1 DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA SECRETARÍA DE
EDUCACIÓN PÚBLICA
Después del estudio preliminar en el archivo histórico, podemos decir que la principal
problemática a tratar es de organización, ya que hasta hoy no se han empleado sistemas de
clasificación adecuados a las necesidades que el archivo requiere por tanto la falta de
instrumentos de descripción y la mala ordenación entorpecen el trabajo archivístico y con
ello la función de servir como una fuente de investigación.
3.1.1 CONOCER LA PROBLEMÁTICA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL
ARCHIVO
La documentación conservada en esta institución aun no ha sido identificada totalmente
porque todavía se encuentran en cajas y sin orden archivístico alguno.
3.1.1.1 CONOCER Y EVALUAR LA SITUACIÓN ACTUAL
Analizando al archivo tenemos la siguiente situación
1- Falta de un cuadro de clasificación
2- No hay inventarios
3- La identificación carece de criterios archivísticos
4- No existen principios de ordenación
71
5- Los instrumentos de descripción no contienen los elementos necesarios para una
investigación
6- Falta de un reglamento en el préstamo y consulta de la documentación
3.2 APLICACIÓN DEL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO
HISTÓRICO DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
El sistema de clasificación será alfanumérico ya que se respetarán los números de caja pero
es importante destacar cual es el estado al que pertenece la documentación.
Este archivo recopila toda la información sobre la historia de la educación a nivel nacional.
3.3 APLICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
Como en cualquier archivo es necesario elaborar instrumentos de descripción que auxilien
al archivista e investigador dentro de su labor.
La propuesta que se desarrollará básicamente son los instrumentos de consulta como lo es
la Guía, el Inventario y el Catálogo.
3.3.1 GUÍA
La guía que más conviene al archivo histórico de la SEP, es especifica porque el volumen
de la documentación es tan grande que difícilmente se llegaría a un catalogo por tal motivo
nos auxiliaremos de esta para llegar al catálogo.
Carátula: constara principalmente del nombre del archivo, la fecha en que se da a conocer y
el nombre de la persona que elaboro la guía.
Índice: debe contener los siguientes puntos:
Introducción, historia de la institución, descripción del archivo, descripción del acervo.
72
Introducción: explicar brevemente la función de la guía como instrumento de consulta para
conocer la información que resguarda el archivo.
Historia de la institución: explicar la historia de la institución, cuando inicio el rescate del
archivo histórico, cuando se aprobó legalmente el archivo, quien es el personal que ha
estado involucrado en el rescate del archivo, etc.
Descripción del archivo: definir al archivo histórico, mencionar la creación del archivo, sus
funciones, su importancia, las características del acervo y los siguientes elementos para la
elaboración del catalogo:
Área de identidad:
- Titulo
- Fecha
- Nivel de descripción
- Volumen
Área de contexto:
- Historia administrativa y biográfica
Área de condiciones de acceso y utilización:
- Condiciones de acceso e instrumentos de descripción
Área de Notas:
- Servicios de reproducción
73
3.3.2 INVENTARIOS
Se elaborará un inventario somero mientras se hace la identificación de la documentación,
para así llevar un registro y control de la documentación.
Se mencionarán los siguientes elementos en nuestro inventario:
- Los años extremos de cada serie descrita, consignando los predominantes y/o
lagunas cronológicas.
- Entrada descriptiva o resumen: breve registro del contenido informativo de cada una
de las series en que deberán anotarse los asuntos recurrentes y los principales tipos
documentales, emisores y receptores, y materias o asuntos.
- Nombre de cada serie, ubicación topográfica:
No. De caja
No. De expediente
No. De folio
Las actividades que se llevarán a cabo en el inventario, son:
Ordenar cronológicamente las cajas de los documentos identificados de manera general,
colocando los años que corresponden a cada caja. Analizar las funciones y actividades
desarrolladas por el organismo documental. Identificar las divisiones específicas con las
que contaba el fondo, para determinar la sección. Definir las actividades derivadas de las
funciones y atribuciones del órgano, para determinar las series. Organizar la información
recabada sobre la evolución del órgano generador del fondo en el cuadro de clasificación,
de tal manera que asocie a las series y secciones con el fondo, y deberá contener lo
siguiente:
-Fondo
-Sección
-Serie y Clasificación.
74
3.3.3 CATÁLOGOS
Catalogación
La catalogación como proceso técnico consistirá en enumerar y describir cada uno de los
expedientes que forman el fondo identificado, este nos servirá para una rápida consulta de
los documentos porque se incluyen los datos de su localización.
Las actividades que se llevarán a cabo en el catálogo son:
Extraer los expedientes de cada una de las cajas del fondo inventariado y colocar en
etiquetas para archivo, la formula clasificadora, el asunto y el año del expediente. Enumerar
los expedientes extraídos de cada caja. Elaborar la ficha catalográfica por cada expediente,
la ficha deberá contener los siguientes elementos:
- fecha, año, mes y día
- lugar
- tipología documental
- autor
- destinatario
- asunto
- número de fojas
- signatura
75
EL CATÁLOGO DE DOCUMENTOS
Podemos considerar la ficha catalográfica como la unidad de información que describe un
documento en tres sentidos:
1- En cuanto a su contenido y localización temporal, condensando su mensaje en unas
cuantas líneas a fin de orientar al consultante sobre la conveniencia o no de su
lectura, y dotándola de la datación tan completa como el documento y los
conocimientos del archivista lo permitan.
2- En sus características formales: volumen, medidas, materia, tipología, etc.
3- En su localización, ya sea una ficha de cartulina, la memoria de un ordenador. Los
elementos que lo componen son como mínimo los siguientes:
Área de mención de identidad:
- Título
- Fechas de producción
- Nivel de descripción
- Volumen
Área de contexto y contenido:
- Resumen de alcance y contenido
Área de Condiciones de acceso y utilización
- Lengua de los documentos
- Características físicas
76
Es importante saber que dentro de un fondo ya sea público o privado al elaborar un
catálogo podemos finalizar un proceso de organización que realmente ayude al investigador
no solo a orientarlo sino al acercamiento con la información.
3.3.4 ÍNDICES
Es un listado de palabras o términos controlados y normalizados mediante la representación
alfabética (nombres de personas, lugares, temas y corporaciones) consignados en los
instrumentos descriptivos y en la documentación.
Es un elemento adicional de los instrumentos de consulta, cuya finalidad es facilitar a un
mas la consulta al abreviar la descripción. El índice así entendido puede ser de dos tipos:
- el que reúne las voces citadas en el instrumento de control (inventario o catálogo),
- el que además de esas voces incluye otras consignadas en los documentos descritos.
Al reunir todos estos elementos puedo concluir que seria muy difícil hacer este instrumento
por personas de ahí que lo ideal sea aplicarlo geográficamente.
Ejemplo de índices:
Índice Temático: artesanos Caja 14, legajo 39, exp. 271.
Índice Onomástico: Altamirano José, pagina 87.
77
3.4 LINEAMIENTOS NORMATIVOS PARA ARCHIVOS HISTÓRICOS
3.4.1 LEYES Y REGLAMENTOS DEL DISTRITO FEDERAL
LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL.
Texto original publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, octava época, número
198, del 29 de diciembre de 1998.
(ADICIONADO, G.O. 31 DE ENERO DE 2002)
Artículo 32 bis.- A la Secretaría de Cultura le corresponde diseñar y normar las políticas,
programas y acciones de investigación, formación, difusión, promoción y preservación del
arte y cultura en el Distrito Federal, así como impulsar, desarrollar, coordinar y ejecutar
todo tipo de actividades culturales. Las actividades de la Secretaría estarán orientadas a
enriquecer la calidad de las manifestaciones culturales con base en los principios
democráticos de igualdad, libertad, tolerancia y pluralidad. Lo anterior en el marco del
respeto a la diversidad e identidad culturales, el derecho al desarrollo de la propia cultura,
la conservación de las tradiciones y la participación social.
Específicamente tendrá las siguientes atribuciones:
I a XXII …
XXIII. Fijar los lineamientos de operación del Archivo Histórico de la Ciudad, del Consejo
de la Crónica de la Ciudad de México;
Artículo 35.- A la Consejería Jurídica y de Servicios Legales corresponde el despacho de
las materias relativas a las funciones de orientación, asistencia, publicación oficial, y
coordinación de asuntos jurídicos; revisión y elaboración de los proyectos de iniciativas de
leyes y decretos que presente el Jefe de Gobierno a la Asamblea Legislativa; revisión y
elaboración de los proyectos de reglamentos, decretos, acuerdos y demás instrumentos
78
jurídicos y administrativos que se sometan a consideración del Jefe de Gobierno de los
servicios relacionados con el Registro Civil, El Registro Público de la Propiedad y de
Comercio, y del Archivo General de Notarías.
XX. Dirigir, organizar y supervisar el Archivo General de Notarías, así como elaborar los
lineamientos y criterios técnico-jurídicos a los que se sujetará el mismo, en general, prestar
los servicios relacionados con éste;
XXI. Coordinar y vigilar el cumplimiento de las disposiciones jurídicas en materia de
jurados, panteones, consejos de tutelas, registro público de la propiedad y de comercio,
registro civil, archivo general de notarías, legalizaciones, exhortos y bienes mostrencos, así
como intervenir en matera (sic) de cultos conforme a las leyes de la materia;
3.4.1.1 ELABORAR NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL NUEVO
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
Estas se elaboran con la finalidad de controlar el acceso a la documentación y préstamo, se
desarrollaran aplicaran las siguientes:
Manual de organización. La organización del archivo histórico de la SEP se efectuará
respetando el principio de procedencia y orden original de los documentos, a partir de las
categorías de fondo sección y serie.
Manual de procedimientos. Este manual se elaborará con la finalidad de llevar
ordenadamente los seguimientos correspondientes a la unidad de archivo histórico, que
debe aplicarse cotidianamente en sus funciones archivísticas.
Reglamento Interno. El archivo histórico de la Secretaría de Educación Pública podrá
prestar los documentos que contenga su acervo, aplicando un reglamento interno para
garantizar la integridad de la documentación en consulta.
79
3.4.1.2 CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE ARCHIVO
Impartir un curso de capacitación para el personal que labora en el archivo, como propuesta
tengo el siguiente:
Curso básico de introducción a la Archivonomía
En este curso se tocaran los siguientes apartados:
- Introducción a la definición de Archivonomía
- Historia de la Archivonomía en México
- Identificación de las funciones del archivo dentro de la SEP
- Ciclo vital del documento
- Clasificación de los archivos conforme al ciclo vital del documento
- Definición y características del archivo de trámite
- Definición y características del archivo de concentración
- Definición y características del archivo histórico
- Valoración documental
- Valores Primarios del documento
- Valores Secundarios del documento
- Transferencia Primaria
- Transferencia Secundaria
- Procesos Técnicos
- Sistema de clasificación
- Métodos de clasificación
- Instrumentos de descripción Archivística
- Norma ISAD G
- Normas y políticas
- Diagnostico Archivístico
- Terminología Archivística
- Depuración entre otros temas.
80
El lugar donde se impartirá el curso es en la sala de consulta del archivo histórico de la
Secretaría de Educación Pública.
El objetivo del curso pretende dar a conocer, lo que es el archivo, como se forma, para que
sirve, que es un archivo de tramite, que es un archivo de concentración, que es un archivo
histórico, como organizar el archivo histórico, como dar a conocer lo que contiene el
archivo histórico, es decir capacitar al personal del archivo integralmente, para que
adquiera los conocimientos de la archivística.
Los instructores del curso serán personas que estén capacitadas y tengan los
Conocimientos en Archivonomía.
El curso tendrá una duración de 15 días hábiles con un horario de cuatro horas diarias.
Posteriormente terminado el curso se realizaran las evaluaciones.
3.5 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Se implementará un proceso de organización que evidencie en lo posible y reconstruya la
estructura orgánica y funcional del un archivo histórico de la SEP, mediante la asignación
del lugar definitivo dentro del conjunto a cada uno de los grupos y/o piezas que lo
componen de manera que se represente la naturaleza del organismo que genero el acervo.
Es importante destacar que se llevará acabo una identificación de la documentación para
establecer las posibles secciones y series dentro del o los fondos documentales contenidos
en el acervo.
También se aplicará un cuadro de clasificación funcional debido a que establece la
separación entre los distintos grupos, tomando como base las funciones y actividades de la
institución.
81
Aplicando el cuadro de clasificación contendrá los siguientes datos:
Por ejemplo:
- Nombre del Fondo identificado
- Secciones del Fondo identificado
- Series que comprende el fondo identificado
- Volúmenes de secciones y series
- Número de expedientes totales
- Fojas totales
- Fechas extremas que comprende el fondo
El cuadro de clasificación nos permitirá reconstruir la estructura orgánica y funcional del
fondo identificado.
La ordenación será numérica para todas las series documentales, mientras que la
expedientación se hará de manera cronológica.
82
3.5.1 ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA SECRETARÍA DE
EDUCACIÓN PÚBLICA
El organigrama del archivo histórico de la Secretaría de Educación Pública estará
conformado de la siguiente manera:
3.5.1.1 JEFATURA DEL ARCHIVO
Tendrá como finalidad controlar las tareas y procedimientos que se llevan acabo dentro del
archivo histórico, así como implementar sistemas de capacitación archivística.
Entre sus diversas características tendrá que cumplir con el perfil de archivista profesional
ya que de ello dependerá una adecuada labor archivística.
3.5.1.2 ÁREA DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
Esta área será la encargada de mantener la documentación en buen estado ya que deberá
tomar medidas adecuadas con la finalidad de prevenir, retardar o corregir su deterioro para
mantenerlos en condiciones estables
La conservación se puede definir en dos fases fundamentales: una preventiva y otra
correctiva.
Jefatura del Archivo
Área de Conservación
y restauración
Área de difusión
Área de descripción documental
Área de
Préstamo y
Consulta
83
Por conservación preventiva se entiende la fase en la cual el conservador analiza, propone y
ejecuta medidas adecuadas de resguardo y manejo para un grupo documental determinado.
Su puntual aplicación puede evitar tratamientos correctivos de restauración.
Como conservación correctiva se puede entender la aplicación de medidas destinadas a
interrumpir y/o retardar procesos de deterioro y en este sentido, será una etapa preliminar
de la restauración.
Los principales objetivos de la conservación, en su primera fase son preservar las
condiciones físicas y testimoniales de los documentos y, en ambas, mantenerlos en
condiciones estables para su uso.
El área de restauración se encargara de corregir efectos del deterioro y asegurar una
permanencia óptima del documento, sin alterar su contenido informativo ni sus valores
culturales.
Este procedimiento se realiza mediante una observación exhaustiva del documento, misma
que se registra en una ficha técnica, con el fin de evaluar el deterioro de los materiales de
archivo y proponer la intervención más apropiada, a esto se llama registro de diagnóstico.
Posteriormente se llevará a cabo la fase de eliminación de manchas para así corregir el
documento de los probables daños causados por la humedad, rupturas o pigmentación del
papel.
84
3.5.1.3 ÁREA DE DIFUSIÓN
Esta área es la más importante ya que permitirá presentar como fuente de información la
documentación al público en general.
Es importante señalar que todo archivo histórico debe tener un área con esta función ya que
para ello fue creada y su principal objetivo es la de servir como medio de investigación, a
través de la historia.
Se deberá desarrollar un reglamento para la sala de consulta en donde se mencionen las
obligaciones, restricciones y sanciones en el manejo del documento a consultar.
Se deberá revisar antes y después de la consulta el documento o expediente solicitado para
futuras aclaraciones y control de la misma.
3.5.1.4 ÁREA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Su principal función es la de describir de manera enriquecedora a la pieza documental, todo
esto para la realización de un catalogo que sirva para orientar al investigador.
Los elementos de este catalogo están basados en:
No. De Caja
No. De expediente
Fecha
Lugar
Breve extracto del contenido del expediente
No. De Fojas
Observaciones
85
3.5.1.5 ÁREA DE PRÉSTAMO Y CONSULTA
Tendrá como finalidad el dar acceso a la información con fines de investigación, siempre y
cuando el usuario cumpla con las condiciones requeridas por el archivo.
La consulta se hará dentro de la sala designada para esta tarea, permitiendo solo el acceso a
la documentación que ha sido organizada para los fines de estudio.
El préstamo a domicilio no se permitirá debido a que es testimonio histórico de la nación.
La reproducción de cualquier material tendrá que hacerse en base a lo dispuesto en el
reglamento del archivo.
El investigador tendrá que pagar una cuota que ayudará a servir al mantenimiento y compra
de material necesario para esta área.
86
CONCLUSIONES
En el Archivo Histórico de la Secretaria de Educación Publica se hace la propuesta de
reorganización del archivo histórico, trata sobre los métodos y procedimientos archivísticos
que deben seguirse para su elaboración como son, la aplicación del sistema de clasificación,
aplicación de instrumentos de descripción, lineamientos normativos para archivos
históricos y la propia organización del archivo. Lo fundamental de esta propuesta es
realizar un análisis de la presente investigación para conocer su situación actual y evaluar la
problemática que existe de la documentación del archivo.
En la propuesta planteada en el tema de investigación se menciona la ausencia de una
adecuada organización del archivo así como la falta instrumentos de consulta en el archivo
histórico de la Secretaría de Educación Público, esta inadecuada organización es
ocasionada porque el personal que labora en el archivo desconoce de las técnicas
archivísticas, provocando la falta de interés en funcionarios de la Secretaría de Educación
Pública, investigadores y público en general, no solo es por el desconocimiento de la
archivística, sino porque no se le a dado un seguimiento a la organización del propio
archivo debido a la falta de conciencia de los diferentes jefes del archivo que han estada a
su cargo, sobre el aprovechamiento de la gran información histórica que se encuentra en los
fondos, la cual continua desordenada y esto provoca desinterés para quien va a visitarlo.
Es así que la ausencia de una organización en el Archivo Histórico de la Secretaría de
Educación Pública, muestra como consecuencia que no se valore como lo que es en
realidad, una unidad de documentación tan importante que resguarda la memoria e
identidad de la Secretaría de Educación Pública y que a través de la organización, permitirá
el acceso a la información de manera rápida y eficiente, evitando la perdida de documentos
así como aquellos documentos que requieren de una restauración.
87
BIBLIOGRAFÍA
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edición. Editorial Sista, 1984, pp. 98
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Archivística, 2ª edición, Madrid, 1995, pp. 86
Villanueva Bazán Gustavo, Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de
universidades e instituciones de educación superior, Puebla, Benemérita Universidad Autónoma
de Puebla, Universidad Nacional Autónoma de México, 2002, pp. 131
89
ANEXOS
CÉDULA DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
ANEXO 1
Serie documental
Descripción de la
serie
Procedencia
Institucional
Tipología
documental
Período que cubre la
serie
Valoración Primaria
Volumen de la serie
Valoración
Secundaria
Observaciones
CÁTALÓGO DE VIGENCIAS
ANEXO 2
Número de
clasificación:
149
Dependencia: Administración de
tributos
Sección: Impuesto General
sobre la Renta
Serie: Censo de impuestos,
listado de
información
Inicio: 1974/01 Fin: 1978/12/31
Formato: Listados Conservación Permanente
90
CALENDARIO DE CADUCIDADES
ANEXO 3
Secretaría de Gobernación
Subsecretaria de Gobierno
Dirección General de Personal
Series
Tiempo de
conservación en
Archivo de Trámite
Tiempo de
conservación en
Archivo de
Concentración
Fecha de
actuación
Lista de asistencia 2 años 3 años Enero de 1995
