ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO ... · Mantenimiento correctivo y preventivo...

ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO

PROCESO DE GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA, BIENES Y ADQUISICIONES

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Código: GI-CP-01 Versión: 01

Fecha de aprobación: 01/06/2018

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Este documento impreso se considera copia no controlada

OBJETIVO: ALCANCE: RESULTADO ESPERADO DEL PROCESO:

Administración de la infraestructura, bienes devolutivos y consumibles de la Escuela Superior Tecnológica de Artes Débora Arango encaminados al cumplimiento de la misión Institucional.

Inicia con la recepción, almacenamiento y distribución de los bienes consumibles. Aseguramiento, registro, custodia y entrega de los bienes devolutivos e infraestructura hasta mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos.

Infraestructura adecuada para la prestación del servicio.

RESPONSABLE Y PARTICIPANTES: Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Auxiliar Administrativo. Auxiliares Servicios Generales.

INDICADORES:

Eficacia / Operativos

Eficiencia

Efectividad/Impacto Ejecutar el plan de mantenimiento y adecuación de la infraestructura.






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CONTROL

QUÉ CÚANDO QUIÉN EVIDENCIA

Prestamos bienes devolutivos.

Cuando se requiera Permanente

Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Auxiliar Administrativo. Auxiliares Servicios Generales.

GI-FO-10 Formato Control de Equipos Tecnológicos GI-FO-07 Formato de Entrada y Salida de Instrumentos Portería

Mantenimiento correctivo y preventivo de bienes devolutivos e infraestructura.

Mantenimiento preventivo programado 2 veces al año y correctivo cuando se detecte la falla.


GI-FO-01 Seguimiento al mantenimiento bienes devolutivos e infraestructura.

Inventario bienes. Programado para fin de año y cuando se requiera.


Soporte de inventario GESTASOFT y entrega física.

Pólizas elementos devolutivos. Programada anualmente y cuando se requiera.

Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes.

Pólizas generadas por la aseguradora y sus anexos al momento de requerirlos.






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PROVEEDOR ENTRADA Etapa Ciclo PHVA

ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE

Entes Municipales,

Departamentales y Nacionales.

Consejo Directivo Organizaciones

públicas y privadas

Normatividad

en IES (Leyes,

Decretos,

Resoluciones,

Directrices,

Decisiones del

Consejo

Directivo,

Resoluciones

Rectorales y

Plan

Estratégico)

P

Identificar y mantener

actualizado el normograma del

proceso

Técnico Administrativo en

Gestión de Adquisiciones y

bienes

Normograma actualizado para

el proceso Gestión de

infraestructura, bienes y

adquisiciones.

Comunidad académica y administrativa

Todos los Procesos institucionales Partes Interesadas

Necesidades y expectativas de las partes interesadas

P Establecer la DP-FO-30 Matriz Partes Interesadas

Comité de Gestión Integral

Partes Interesadas Pertinentes

Todos los procesos Partes Interesadas

Proceso de

direccionamiento

y planeación

institucional

Plan

Estratégico

Lineamientos

institucionales

P

Elaborar el plan de

acción del proceso

de acuerdo con el

plan estratégico y

los lineamientos

Técnico

Administrativo en

Gestión de

Adquisiciones y

bienes

Plan de acción

del proceso

para la vigencia

en el formato

DP-FO-01

Proceso de

direccionamiento

y planeación

institucional






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institucionales.

Direccionamiento Estratégico.

Control Interno. DAFP.

Planeación

Política Institucional

para la Administración

de Riesgos, Mapa de Riesgos y

Procedimientos del Proceso.

P

Revisar y actualizar Mapa de Riesgos de

la gestión académica

Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes

DP-FO-02 Mapa de Riesgos

actualizado para la Gestión Académica

Direccionamiento estratégico, Planeación,

Control Interno, Aseguramiento de la calidad y

Entes de Control

Todas las dependencias

Necesidades de mantenimiento

P

Establecer el plan de mantenimiento de la infraestructura física acorde con el procedimiento estipulado.

Vicerrector Administrativo y Financiero

GF-PL-01 Plan de mantenimiento de la infraestructura física

Proceso de Gestión Financiera y de Bienes

Rectoría Vicerrectoría

Administrativa y financiera

Comunidad académica y administrativa

Necesidades

de

mantenimiento

de la

infraestructura

física

P-H

Planificar las diferentes

adecuaciones y mantenimientos

preventivos y correctivos de la vigencia para la

infraestructura física de la Institución.


GI-PL-01 Plan

de

mantenimiento

de los bienes e

infraestructura

Comunidad Académica y

Administrativa Partes

Interesadas

Gestión GI-MA-01 H De acuerdo con los Técnico Inventario Gestión






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Infraestructura, bienes y adquisiciones Gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico

Manual de Manejo de Bienes Inventario inicial, información de compras, traslados y bajas Bajas de recursos tecnológicos y de apoyo académico.

reportes que provee el software Institucional., se realiza toma física de propiedad, planta y equipo y se actualiza el inventario de acuerdo a la normativa vigente.

Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes Jefe de Oficina Financiera Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico

actualizado Financiera

Gestión Infraestructura, bienes y adquisiciones

GI-PL-01 Plan de Mantenimiento de Bienes e Infraestructura GI-PR-01 Procedimiento Plan de Mantenimiento de los Bienes e Infraestructura

H

Ejecutar las actividades de mantenimiento de la infraestructura física

Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Auxiliar Administrativo.

Interventorías y actas de pago GI-FO-01Seguimiento al Mantenimiento de Infraestructura Física GI-FO-02 Formato Mantenimiento Preventivo o Correctivo

Gestión Infraestructura, bienes y adquisiciones Gestión Financiera






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GI-FO-03 Formato de Requerimientos de Mantenimiento y Reparación


Inventario inicial, información de plan anual de adquisiciones, traslados y bajas

H

Realizar toma física de propiedad, planta y equipo y actualizar el inventario de acuerdo a la normativa vigente. Se hace seguimiento a la entrada y salida de los bienes. Adicionalmente se coordina la entrega al área de gestión Documental de la correspondencia recibida en portería.

Líder de Proceso Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes.

Inventario actualizado GI-FO-10 Formato Control de Equipos Tecnológicos GI-FO-07 Formato de Entrada y Salida de Instrumentos Portería

Gestión Financiera

Gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico

Bajas de recursos tecnológicos y de apoyo académico


Solicitudes de profesores y alumnos

H

Préstamo de recursos tecnológicos de apoyo a clases presenciales


GI-FO-11 Control salida de almacén

Comunidad académica






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Auxiliar Administrativo.

Aseguramiento de la Calidad

Requisitos de norma AC-PR-03 Propiedad del Cliente y Proveedores Externos

PH

Establecer los procesos para la administración y el control de la propiedad del cliente.

Líder de Proceso

Cuadro en la caracterización: Propiedad del Cliente

Aseguramiento de la Calidad


GI-PL-01 Plan de Mantenimiento de Bienes e Infraestructura

V

Verificar el cumplimiento del plan de mantenimiento anual


GI-FO-01 Seguimiento al Mantenimiento de Infraestructura Física GI-FO-02 Formato Mantenimiento Preventivo o Correctivo

Vicerrectoría Administrativa y Financiera


Plan de mantenimiento de la infraestructura

V

Hacer seguimiento al plan de mantenimiento de la infraestructura física

Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y

Interventorías y actas de pago Formato de registro de

Gestión Financiera y de Bienes






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física bienes.

actividades de mantenimiento


Plan de acción del proceso para la vigencia en el formato

V

Hacer seguimiento cuatrimestral a las actividades e indicadores establecidos en el plan de acción del proceso

Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Asesor de Planeación

Informe de gestión del proceso Seguimiento y monitoreo realizados

Proceso de direccionamiento y planeación institucional


Mapa de riesgos del proceso

V

Hacer seguimiento cuatrimestral al mapa de riesgos del proceso de acuerdo con las acciones planteadas para su mitigación

Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Evaluación y control interno

Mapa de riesgos con seguimiento

Proceso de direccionamiento y planeación institucional Evaluación y control interno

Proceso de evaluación y control

Resultados de auditorías internas y externas

A

Identificar e implementar acciones correctivas y preventivas del proceso.


EC-FO-08 Plan de mejoramiento

Proceso de evaluación y control

Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y

Informe de gestión del proceso Seguimiento y

AC-FO-01 Formato Seguimiento a la mejora.DP-

Equipo de aseguramiento.






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bienes monitoreo a la mejora Mapa de riesgos con seguimiento

FO-23 Informe

de GestiónDP-FO-02 Mapa de Riesgos

REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO

LEY ASEGURAMIENTO

A LA CALIDAD MIPG

DE LA INSTITUCIÓN

NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2015

MECI: 2014

REQUISITOS SST

ACUERDOS: Acuerdo 02 de 2012 Apreciación de Condiciones iniciales de acreditación de programas académicos. Acuerdo 03 de 2014 Lineamientos para acreditación Institucional.

LINEMIENTOS: Lineamientos para la Acreditación de programas de Pregrado-Consejo Nacional de Acreditación –CNA–2013 Lineamientos para la Acreditación Institucional-

Dimensión 6 Fortalecimiento Organizacional e implicación de los procesos

PEI Plan Estratégico

7.1.3Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones 7.1.6Conocimientos de la organización 7.3 Toma de Conciencia 8.5.4Preservación 9.1Seguimiento, medición, análisis y

Decreto 1072 de 2015 Resolución 1111 de 2017 Políticas Matriz de peligros y riesgos AROS (Análisis de Riesgos por Oficios) Riesgo Psicosocial Exámenes






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LEY ASEGURAMIENTO

A LA CALIDAD MIPG

DE LA INSTITUCIÓN

NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2015

MECI: 2014

REQUISITOS SST

LINEAMIENTOS: Lineamientos para la Acreditación de programas de Pregrado-Consejo Nacional de Acreditación –CNA–2013 Indicadores Para La Autoevaluación Con Fines De Acreditación Institucional GUÍAS: Guía CNA tercera edición. Circulares del MEN

Consejo Nacional de Acreditación –CNA–2015 GUÍAS: Guía para la presentación de informe fines Acreditación Guía de Procedimiento 01 Condiciones Iniciales 2017 Guía Procedimiento 02 Condiciones Iniciales Acreditacion Institucional Guía Procedimiento Condiciones de calidad Institucional

evaluación 9.1.3 Análisis y evaluación 10.1Generalidades 10.2 No conformidad y acción correctiva 10.3 Mejora continua MECI: 2.3 Componente Planes de Mejoramiento 3. Información y Comunicación

Médicos Análisis de ausentismos Mediciones de higiene y seguridad Inspecciones Mantenimiento Preventivo Simulacros ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Control contratistas y proveedores Control de plagas y roedores Manejo de productos químicos Protección contra caídas






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LEY ASEGURAMIENTO

A LA CALIDAD MIPG

DE LA INSTITUCIÓN

NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2015

MECI: 2014

REQUISITOS SST

2017 Guía Procedimiento Condiciones de calidad Programas Académicos 2017

AMBIENTALES Matriz de aspectos e impactos Manejo de residuos Preservación de recursos naturales

PROPIEDAD DEL CLIENTE

Tipo Dónde se custodia Acceso En caso de perdida Cuando y como se

devuelve

COMUNICACIONES

Que comunica Cuando A Quien comunica Quien comunica Como






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comunica (proceso y/o cargo)

Realización de inventarios bienes devolutivos.

Anualmente Funcionarios de planta


Por medio de correo electrónico.

Realización de mantenimientos

Cuando se requiera.

Partes interesadas Técnico Administrativo en Gestión de Adquisiciones y bienes. Auxiliar Administrativo.

Por medio de correo electrónico, cartelera institucional.

RECURSOS FÍSICOS NECESARIOS PARA EL PROCESO

INFORMACIÓN DOCUMENTADA ASOCIADA AL PROCESO

Herramientas y accesorios Muebles y enseres Equipo de comunicación Equipo de computo Equipo de restaurante y cafetería Equipo para la producción musical Equipo de ventilación Equipo y máquinas de oficina Edificaciones Elementos de aseo, lavandería y cafetería

GI-CP-01 Caracterización del Proceso MANUAL: GI-MA-01 Manual de Manejo de Bienes PLAN: GI-PL-01 Plan de Mantenimiento de Bienes e Infraestructura PROCEDIMIENTOS: GI-PR-01 Procedimiento Plan de Mantenimiento de los Bienes e






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Infraestructura GI-PR-02 Procedimiento Préstamo de Instrumentos y Otros Dispositivos-Almacén

INFORMACIÓN CONTROLADA ASOCIADA AL PROCESO

GI-FO-01Seguimiento al Mantenimiento de Infraestructura Física GI-FO-02 Formato Mantenimiento Preventivo o Correctivo GI-FO-03 Formato de Requerimientos de Mantenimiento y Reparación GI-FO-04 Formato Reporte de daños GI-FO-05 Formato de Descarte GI-FO-06 Formato Solicitud de Materiales GI-FO-07 Formato de Entrada y Salida de Instrumentos Portería GI-FO-08 Formato de Requerimientos para Eventos GI-FO-09 Préstamo de Aulas y Ambientes Especializados GI-FO-10 Formato Control de Equipos Tecnológicos GI-FO-11 Control salida de almacén

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA ITEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN

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