ESTADOS FINANCIEROS

- O B J E T I V O S -

• Identificar la estructura de los principales estados financieros

• Adquirir habilidades para elaborar los principa1! s estados financieros.

• Desarrollar habilidades para realizar el comprobante de cierre.

• Valorarla importancia de los estados financieros para el control délos negocios.

1. CONCEPTO E IMPORTANCIAEstados financieros son los documentos que debe preparar un comerciante al terminar el ejerciciocontable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en lasactividades de su empresa a lo largo de un período.

La información presentada en los estados financieros interesa a:

a. La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa, durante un período determinado.

b. Los propietarios, para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes.

c. Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía del cumplimiento de sus obligaciones.

d. El Estado, para determinar si el pago de los impuestos de la empresa está correctamente liquidado.

2. CLASIFICACION

Según Decreto 2649 del 29-12-93, los estados financieros básicos son:

• El Balance General• El Estado de Resultados• El Estado de cambios en el patrimonio• El Estado de cambios en la situación financiera y• El Estado de flujos de efectivo.

a. Balance General1) Concepto: Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

En el Balance sólo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del Libro Mayor y Libros Auxiliares, Los datos se pueden trasladar directamente de la columna balance general de la hoja de trabajo.

El Balance General se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha 31 de diciembre, firmado por los responsables: Contador, Revisor y Gerente, Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general.

219

10

CLIENTES $180,000

PROVISIONES (3,600) $176,400

Activo = Pasivo + Patrimonio

En los valores totales se debe comprobar la ecuación patrimonial:

Ejemplo:

a) Firmas: Debe llevar las firmas de los responsables de su elaboración, revisión, y aprobación: El Contador, el Revisor y el Gerente. En el caso de las sociedades vigiladas por la Superintendencia

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1Bancaria, el Contador y el Revisor deben ser Contadores Públicos con Matrícula Profesional vigente.

d) Anexos: Para las cuentas que requieran información más detallada, se deben preparar anexos.Ejemplo:

3) Formas de presentación de un Balance: El Balance general se puede presentar en dos formas:

a) En forma horizontal o de cuenta: Se presentan al lado izquierdo las cuentas de Activo (por tener saldo débito), al lado derecho las cuentas de Pasivo y Patrimonio (por tener saldo crédito). Este modelo de presentación se basa en el esquema de la ecuación patrimonial:

Activo = Pasivo

+Patrimonio

Ejemplo:

221

b) Forina vertical o de reporte. Se caracteriza porque en la parte superior se presentan las cuen-tas de Activo, en seguida las de Pasivo, y por último, en la misma columna, las cuentas de Patrimonio.

Activo

Pasivo

+Patrimonio

Ejemplo:

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4) Balance General Clasificado: Para que muestre en forma más clara y detallada la situación financiera de la empresa, se pueden hacer subclasifícaciones, dentro de cada grupo de cuentas que conforman el balance; a éste se le llama Balance General Clasificado. Esta forma de presen-tación permite hacer un buen análisis financiero.

a) El Activo de una empresa se clasifica de acuerdo con su grado de disponibilidad, o sea la facilidad o rapidez para ser convertido en efectivo, en un periodo determinado.

La subclasificación se presenta así:

• Activo Corriente: En esta subclasificación se incluyen los grupos del Plan Unico de Cuentas denominados: Disponible, Inventarios y la parte comente de Inversiones y Deudores.

• Activo no Corriente: En esta subclasificación se incluyen los grupos de Inversiones y Deudores a largo plazo, o sea la porción no corriente.

• Propiedades, Planta y Equipo: Comprende las cuentas: Terrenos, Construcciones en curso, Construcciones y Edificaciones, Maquinaria y Equipo, Equipo de Oficina, Flota y Equipo de Transporte, además de las Depreciaciones y Provisiones.

• Intangibles: Comprende las cuentas: Crédito Mercantil, Marcas, Patentes, Know How, Licencias y Amortización Acumulada.

• Diferidos: Comprende Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferidos.

• Otros Activos: Bienes de Arte y Cultura, Diversos y Provisiones.

• Valorizaciones: De Inversiones, Propiedades, Planta y Equipo y de Otros Activos.

b) El Pasivo se clasifica en razón de la exigibilidad, o sea el plazo que tiene la empresa para pagar sus deudas, así:

• Pasivo Corriente: En esta subclasificación se incluyen los grupos del Plan Unico de Cuentas denominados: Impuestos, Gravámenes y Tasas, Pasivos Estimados y Provisiones, además de la parte corriente de Obligaciones Financieras, Proveedores, Cuentas por Pagar y Obligaciones Laborales.

• Pasivo a Largo Plazo: En esta subclasificación se incluyen los grupos de Obligaciones Fi-nancieras, Proveedores, Cuentas por Pagar y Obligaciones Laborales a largo plazo, o sea la porción no corriente, además de Bonos y Papeles Comerciales.

• Diferidos: Comprende Ingresos Recibidos por Anticipado y Abonos Diferidos.

• Otros Pasivos: Anticipos y Avances Recibidos y Diversos.

c) El patrimonio: Se clasifica así:

• Capital Social

• Superávit de Capital• Reservas• Revalorización de Patrimonio• Dividendos y Participaciones decretados en acciones o cuotas• Resultados del Ejercicio• Resultados de Ejercicios Anteriores• Superávit por Valorización

El Balance General Clasificado se puede presentar en forma de cuenta o en forma de reporte.

Ejemplo: El siguiente modelo corresponde a la hoja de trabajo presentada en el primer ejemplo de la unidad 9 por el sistema de inventario periódico.

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* Reserva obligatoria tomada de la utilidad líquida (después de imporrenta).

1b. Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas

1) Concepto: Es un documento complementario y anexo al Balance General, donde se informa detallada y ordenadamente cómo se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.

El Estado de Resultados está compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resulta-do, o sea las cuentas de Ingresos y Gastos y Costos. Los valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del Libro Mayor y de los Libros Auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección Ganancias y Pérdidas de la hoja de trabajo.

2) Partes del Estado de Resultados o Ganancias y Perdidas:

a) Encabezamiento: Formado por la razón social o nombre de la empresa, el nombre del documento y período, con fecha inicial y final, al cual corresponde el Estado de Ganancias y Pérdidas.

b) Cuerpo o contenido: Para facilitar su interpretación es necesario presentar las cuentas que conforman este documento, clasificadas así:

• Ingresos operacionales. Esta sección se liquida en las empresas comerciales, donde la principal fuente de ingreso la constituyen las. ventas. Los ingresos operacionales netos se obtienen res-tando al valor bruto de Comercio al por mayor y menor, el valor de las devoluciones, rebajas y descuentos.Ejemplo: En el ejercicio las ventas brutas fueron de $15;000,000 y las devoluciones, rebajas y descuentos, de $1;000,000.

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® Costo de ventas. Para obtener el costo de la mercancía vendida en el sistema de inventario periódico se procede así:

El costo de ventas en el sistema de inventario permanente no hay que calcularlo; se obtiene con el saldo de la cuenta “Costo de Ventas”, liquidado durante el período en cada venta o devolu-ción en ventas.

Ejemplo:

Cuando el costo de ventas es superior al valor de los ingresos operacionales, la diferencia constituye pérdida bruta operacional.

• Gastos Operacionales: En esta parte del Estado de Ganancias y Pérdidas se relacionan los saldos de las cuentas que representan gastos operacionales de administración y de ventas realizados con el fin de producir las rentas principales, objeto del negocio, así:

• Utilidad operacional: Se obtiene por la diferencia entre la utilidad bruta operacional y el valor de los gastos operacionales, así:

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• Utilidad bruta en ventas: Este valor se obtiene mediante la diferencia entre las Ventas Netas y el Costo de Ventas, así:

• Ingresos no operacionales. Corresponde a los ingresos recibidos ocasionalmente, por conceptos diferentes del objeto principal del negocio, como utilidad en venta de Activos Fijos y otras rentas extraordinarias.

• Gastos no operacionales. Comprende los gastos ocasionales que no corresponden al objeto prin-cipal del negocio, como pérdida en venta de Activos Fijos y otros gastos extraordinarios.

• Utilidad neta antes de impuestos: A la utilidad operacional se adicionan otros ingresos y se disminuyen otros egresos para obtener la utilidad neta antes de impuestos.

Ejemplo:

• Impuesto sobre la renta: El impuesto sobre la renta se calcula sobre la utilidad neta antes de impuestos, aplicando el porcentaje establecido por la Legislación Tributaria según el tipa de empresa. ...

• Utilidad liquida: A la utilidad neta antes de impuestos se le deducen los impuestos para obte-ner la utilidad líquida.

• Reservas: La Reserva Legal es el 10% de la utilidad líquida. Otras reservas voluntarias se cal -culan con los porcentajes establecidos según los estatutos de la empresa.

• Utilidades del ejercicio. Este valor neto corresponde a los dueños de la empresa, obtenido al deducir de la utilidad líquida el valor de las reservas.

Ejemplo:

c) Firmas: Como todo documento contable, debe llevar las firmas de quien lo elabora, lo revisa y lo aprueba, o sea, el Contador, el Revisor Fiscal y el Gerente.

A continuación se presenta un modelo de Estado de Ganancias y Pérdidas de una empresa con

sistema de inventario periódico:

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1

c. Estado de cambios en el patrimonio o Estado de Superávit

1) Concepto: Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un período, además de la aplicación de las ganancias retenidas en períodos anteriores. Este documento muestra por separado el Patrimonio de una empresa.

Superávit es la diferencia entre el capital contable (Patrimonio) y el capital social (aportes de los socios). El Superávit se lo puede determinar también mediante la diferencia entre el Activo Total y el Pasivo Total, incluyendo en el Pasivo los aportes de los socios,

2) Partes:

a) Encabezam iento: Formado por la razón social o nombre de la empresa, el nombre del documento y la fecha del período correspondiente,

b) Cuerpo o contenido:

* Capital: El valor del capital social, esto es, los aportes de los socios, detallando su cuantía de acuerdo con el tipo de empresa.

Ejemplo: Capital de empresa de propietario único:

Ejemplo: Capital de sociedad limitada:

Ejemplo: Capital de sociedad anónima:

• Superávit: Se utiliza en las sociedades y está formado por 7 subgrupos: Superávit de Capital, Reservas, Revalorización del Patrimonio, Dividendos y Participaciones decretados en Acciones o Cuotas, Resultados del Ejercicio, Resultados de Ejercicios Anteriores y Superávit por Valorizaciones.

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Ejemplo: Superávit en una sociedad limitada:

Ejemplo: Superávit de Sociedad Anónima

c. Firmas: Como los demás estados financieros, lleva las firmas del Contador, quien lo elabora; del Revisor Fiscal, quien lo revisa y del Gerente, quien lo aprueba.

A continuación se presenta un modelo de Estado de cambios en el Patrimonio o de Superávit como anexo al Balance General;

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3. COMPROBANTE DE CIERRE

a. Asientos de cierre

Los saldos de las cuentas nominales, transitorias o de resultado, sirven para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio. Una vez realizado este proceso, las cuentas nominales se deben cancelar o saldar para que al siguiente ejercicio pasen únicamente las cuentas reales o de balance.

Los registros de diario efectuados al finalizar un período, para cancelar las cuentas nominales, se denominan asientos de cierre. Para ello se toman los datos de la columna ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo o los saldos del Libro Mayor correspondientes a este grupo de cuentas y se procede así:

1) Se acredita cada una de las cuentas de Gastos y Costos y se utiliza como contrapartida la cuenta de Ganancias y Pérdidas.

2) Se debita cada una de las cuentas de Ingresos y se utiliza como contrapartida la cuenta Ganancias y Pérdidas.

3) En el sistema de inventario periódico se debe cancelar la cuenta Mercancías no fabricadas por la empresa (inventario inicial) e incorporar el inventario final; para ello se acredita el valor del inventario inicial y se debita el valor del inventario final, utilizando como contrapartida, en ambos casos, la cuenta Ganancias y Pérdidas.

4) Una vez efectuados los asientos de cierre, la cuenta Ganancias y Pérdidas quedará con saldo débito si los egresos han sido mayores que los ingresos, esto es cuando hay pérdida; en caso contrario hay ganancia y la cuenta Ganancias y Pérdidas quedará con saldo crédito. El saldo de esta cuenta debe ser igual al valor de la utilidad o pérdida registrada en la columna de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo.

Ejemplo: Con los datos del ejemplo 1 de la hoja de trabajo de la unidad 9 (presentada por el sistema de inventario periódico) realizar asientos de cierre a las cuentas nominales.

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Asiento para cancelar las cuentas de Gastos y Costos:

Asiento para cancelar las cuentas de Ingresos:

La utilidad o pérdida se determina con el saldo de la cuenta Ganancias y Pérdidas, así:

GANANCIAS Y PERDIDAS

b. Impuestos y ReservasUna vez determinada la utilidad del período, se calculan los impuestos y las reservas de acuerdo con la legislación y con los estatutos de la empresa. Si hay pérdida no se liquidan impuestos ni reservas, ya que éstos se determinan sobre la utilidad líquida anual.

Asiento para contabilizar los impuestos:

Asiento para contabilizar las reservas:

------------1

c. Cancelación de Ganancias y Pérdidas

Después de calcular los impuestos y reservas, deducidos de la utilidad neta, se obtienen las Utilidades por Distribuir. Finalmente se cancela el saldo de la cuenta Ganancias y Pérdidas, acreditando la cuenta Utilidad del Ejercicio, cuando haya utilidad; o debitando la cuenta Pérdida del Ejercicio, cuando haya pérdida.

Utilidad Neta antes de Impuestos y Reservas = Utilidad del Ejercicio Utilidad

del Ejercicio correspondiente al ejemplo anterior:

1'305,134 - 391,540 - 274,078 = 639,516

Asiento para registrar utilidad:

d. Elaboración del comprobante de cierre

Este documento contiene los asientos de cierre para cancelar las cuentas nominales, los asientos para determinar los impuestos y reservas y para distribuir utilidades del período.

En la próxima página se presenta el comprobante de cierre con los datos de la hoja de trabajo 1 y los asientos desarrollados en los ejemplos anteriores:

e. Traslado del comprobante de cierre a libros de contabilidad

En igual forma que el comprobante de ajustes, este comprobante se traslada a los Libros Diario, Mayor y Auxiliares, así:

y

1) A los libros Auxiliares se trasladan los valores de la columna parciales.

2) Al Libro Diario, el total de los débitos y créditos de cada cuenta.

3) Al Libro Mayor como un movimiento.

233

234

S I N T E S I S D E L A U N I D A D

• Estados financieras son los informes «obre la situación económica de empresa en una fecha determinada y los rendimientos obtenidos como resultado de la? operaciones en un periodo.

• Los estados financieros básicos son:

- El Balance General o Estado de Situación Financiera.El Estado de Ganancias y Perdidas o Estado de Resultados.

- El Estado de Ganancias (déficit) Acumulado, denominado Estado de Superávit.

• El Balance General está formado por cuentas reales y en el se refleja la ecuación

patrimonial.

Se puede presentar en dos formas:

• Cada grupo de cuentas en un balance se clasifica asi: el Activo de acuerdo con su

grado de disponibilidad; el Pasivo de acuerdo con su grado de exigibilidad y el Patrimonio

según su procedencia.

• En el Balance General Clasificado, el Activo se divide en: Disponible, Inversiones, Deu-dores, Inventarios, Propiedades, Planta y Equipo, Intangibles, Diferidos, Otros Activos y Valorizaciones; el Pasivo se divide en: Obligaciones Financieras, Proveedores, Cuentas por Pagar, Impuestos, Gravámenes y Tasas, Obligaciones Laborales, Pasivos Estimados y Provisiones, Diferidos, Otros Pasivos, Bonos y Papeles Comerciales; el Patrimonio se divide en: Capital.Social. Superávit de Capital, Reservas, Revalorizaciones del Patrimonio, Dividendos y Participaciones Decretados en Acciones o Cuotas, Resultados del Ejercicio, Resultados de Ejercicios Anteriores y Superávit por Valorizaciones

• El Estado de Ganancias y Perdidas contiene las cuentas nominales presentadas en tres grupos: Ingresos. Gastos y Costos.

• En la empresa comercial el Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas se presenta así:• Ingresos Operacionales - Costo de Ventas = Utilidad Bruta Operacional - Gastos: Operacionales de Administración y Operacionales de Ventas - Utilidad Operacional + Ingresos no Operacionales - Gastos no Operacionales = Utilidad Net a antes de Impuestos Impuesto de Renta y Complementarios Utilidad Liquida - Reservas ^ Utilidad del Ejercicio.

• El Estado de cambios en el patrimonio, llamado Estado de Superávit, muestra en forma detallada los aportes de los socios v la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de la»ganancias retenidas en periodos anteriores. Su-perávit os la diferencia entre el Capital Contable y el Capital Social

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Caja OO<3

lO Depreciación Acumulada $ 39,000

Bancos 150,000 Bancos Nacionales (Pagaré) 200,000

Clientes 480,000 Proveedores Nacionales 340,000

Provisiones 25,000 Acreedores Varios 87,000

Mercancías 1’375,000 Para Obligaciones Laborales 242,000

Equipo de Oficina 392,000

DEBITOS CREDITOS

Comercio al por Mayor y Menor $5’350,000

Devoluciones, Rebajas y Descuentos en Ventas $ 592,350

Costo de Ventas de Comercio 3’722,100

Gastos del Personal 1’421,900

Gastos Diversos 83,750

Ingresos Financieros 100,000

Gastos Financieros 50,000

1) En la hoja de trabajo del Almacén Centella, por el año de 199_, en la columna de ganancias y pérdidas aparecen los siguientes valores.

GANANCIAS Y PERDIDAS

Elabore el Estado de Ganancias y Pérdidas correspondiente.2) Con los datos del numeral 6) elabore los asientos de cierre.3) La sociedad Mobilpart S. A. presenta los siguientes datos por el año 1991. Elabore el Estado de

Superávit.

500 acciones autorizadas a $3,000 c/u. 100 acciones por suscribir 50 acciones por pagar Utilidades o Excedentes Acumulados I Utilidad del Ejercicio Reservas Obligatorias Reservas Estatutarias Prima en colocación de acciones

$1752,000987,350•158,450235,120780,000

4) Determine el valor del costo de la mercancía vendida con la siguiente información:

Inventario final de mercancíasCompras de MercancíasMercancías no Fabricadas por la Empresa

$2’480,0008’327,0001’937,200

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CAJA 620,000 DE RENTA Y COMPLEMENT. 1'898,700

BANCOS 2’7tí5,000 IMPUESTO SOBRE VENTAS

CLIENTES 7730,000 POR PAGAR 473,000

INGRESOS POR COBRAR 193,000 PARA OBLIGACIONES LABOR. 682,000

PROVISIONES 235,000 APORTES SOCIALES 5’000,000

TERRENOS 5’909,000 RESERVAS OBLIGATORIAS 443,030

MERCANCIAS NO FABR. GASTOS

PAGADOS POR

2’238,000 UTILIDAD DEL EJERCICIO 3’987,270

ANTICIPADO 360,000 COMERCIO AL POR M. Y M. 25’845,000

FLOTA Y EQUIPO DE TRANSP. 6’250,000 COMERCIO AL POR M. Y M.

EQUIPO DE OFICINA 1’250,000 (COSTO DE VENTAS) 14’270,000

DEPRECIACION ACUMULADA 150,000 GASTOS DEL PERSONAL 5’364,000

BANCOS NACIONAL. (Pagaré) 3’455,000 GASTOS SERVICIOS 182,000

PROVEEDORES NACIONALES 3’920,000 INGRESOS ARRENDAMIENTOS 420,000

ACREEDORES VARIOS 742,000 GASTOS FINANCIEROS 120,000

5) En una hoja de trabajo escriba los siguientes datos en la sección de balance ajustado y diligen-cie las secciones de ganancias y pérdidas y balance general. Con la información obtenida en lahoja de trabajo prepare el Balance General, el Estado de Ganancias y Pérdidas, el Comproban-te de Cierre y el Estado de Superávit de la empresa Comercial Colombiana Ltda. por el año de199 :

CAJA $ 150,000

BANCOS 1'850,000

CLIENTES 3’240,000

PROVISIONES 123,000

CUENTAS POR COBRAR A SOC. 280,000

MERCANCIAS NO FABRIC.

POR LA EMPRESA 1’846,000

GASTOS PAGADOS POR

ANTICIPADO 835,000

TERRENOS 950,000

CONSTRUCCIONES Y EDIFIC. 6’800,000

MUEBLES Y ENSERES 742,500

DEPRECIACION ACUMULADA 1’270,000

CARGOS DIFERIDOS 425,000

VACACIONES CONSOLIDADAS 85,300

BANCOS NACIONALES 800,000

PROVEEDORES NACIONALES 1’325,000

ACREEDORES VARIOS 428,700

PARA OBLIGACIONES LABOR. 835,600

NOTA: El inventario final de mercancías fue de $2’875,350.

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CESANTIAS CONSOLIDADAS $1’123,400

INGRESOS

ARRENDAMIENTOS

2’320,600

APORTES SOCIALES

4’000,000

RESERVAS OBLIGATORIAS 1’280,000

UTILIDADES O EXCEDENTES

ACUMULADOS

1184,000

COMERCIO AL POR M. Y M. 15’840,000

DEVOL., REBAJAS Y DSCTOS.

EN VENTAS

COMPRAS DE

MERCANCIAS

1’235,000

7’350,000

165,800

3721,30

0

1125,00

0