ESTAS DIAPOSITIVAS INCLUYEN:

Presentación Ing. Jessica García - Perú

(pag. 2 al 17)

Presentación Ing. Javier Muñóz - Argentina

(pag. 18 al 35)

Implementación del Sistema Scop GLP: La Experiencia en

Repsol YPF Comercial del Perú

Ing. Jessica García Cedrón

1er Foro Internacional

USO DE TECNOLOGÍA EN LA SUPERVISIÓN Y FISCALIZACIÓN DEL SECTOR HIDROCARBUROS

2

Antecedentes

El SCOP (Sistema de Ordenes de Pedido) es un sistema en el que se

registran las transacciones de combustibles a lo largo de la cadena de

comercialización a nivel nacional. Su objetivo principal es reducir la

informalidad y promover la competencia leal.

La implementación del Sistema Scop Osinerg para los clientes del

Rubro de Combustibles Líquidos, se inicio el 01º de mayo del 2004, en

enero del 2005 Repsol y Osinerg logran la integración de los sistemas

SAP y Scop.

En Mayo del 2,005 bajo la Resolución de Consejo Directivo OSINERG

Nº 441-2005-OS/CD, presentaron el diseño del Sistema Scop dirigido

para los clientes del rubro de Glp a Granel y Envasado a nivel

nacional. Con el siguiente cronograma de implementación:

Automoción desde el 01/02/2006

Consumidores Directos Granel y locales desde el 31/01/2007

Antecedentes (cont.)

4

Internamente nos enfrentaríamos a cambios significativos en

nuestros procesos internos y en la forma de atención a nuestros

clientes, ambos tendrían un fuerte impacto en nuestra operativa:

Un número importante de clientes aún no contaban con DGHs (las

tenían en trámite) y una vez implementado el Scop no podríamos

abastecerlos.

Para la fecha contábamos con 3,318 clientes (4,393 instalaciones) y

atendíamos 6000 pedidos mensuales; incurriríamos en el uso de un

número significativo de horas hombre adicionales para hacer

seguimiento a la creación y cierre de la OP, liquidar cada uno de los

pedidos, resgistrar su atención, etc.

Nuestros clientes tendrían que incorporar un paso adicional para

solicitar sus abastecimientos: el ingreso de sus pedidos en el Scop;

esto implicaría un gran esfuerzo en el cambio de sus costumbres.

Implementación del Scop en Rycopesa

5

Finalmente el cronograma de implementación del SCOP para GLP fue

el siguiente:

Contando con la experiencia de la implementación Consumidores

Directos Automoción, vimos por conveniente elaborar para las

próximas etapas un plan de implementación interno que comprendía

los siguientes aspectos:

Creación del Área de Formalización de Instalaciones

Plan de Difusión entre nuestros clientes

Implementación en áreas operativas

Proyecto de Integración de Aplicaciones

6

El área se crea el 01 de Julio del 2006.

Su Misión es: “Evaluar y ejecutar las adecuaciones técnicasnecesarias para la obtención de las autorizaciones ante Osinerminy el Ministerio de Energía y Minas de acuerdo a las exigenciasnormativas vigentes”.

Se gestinaron registros temporales para los clientes activos hastaAgosto del 2008, posteriormente se revisaron las instalaciones, sehicieron las adecuaciones necesarias y se presentaron losexpedientes.

El gasto aproximado de éstas gestiones es de $10,300 mensuales yhasta el momento se han invertido aprox. $100,000 en laadecuación de las instalaciones.

Area de Formalización de Instalaciones

7

Canal de Venta UbicaciónRegistro

Temporal

Registro

DefinitivoEn Trámite Pendiente

Centro 3895 565 2577 753

Norte 481 59 342 80

Sur 584 62 427 95

Sub Total 4960 686 3346 928

Centro 484 44 175 266

Norte 5 2 3 0

Sur 51 4 25 21

Sub Total 540 50 203 287

1215

Instalaciones de Consumidores Directos y Redes de Distribución

Granel Clásico

Canalizado

Total 5500 736 3549

Area de Formalización de Instalaciones

8

Plan de Difusión entre nuestros clientes

Se enviaron cartas informativas, a la totalidad de los clientes, contenía la

fecha de inicio de la vigencia del Scop y una guía rápida del proceso que el

cliente debía considerar en adelante para programar sus pedidos.

Se confirmó la entrega de la carta y se reforzó la información contenida en la

misma de la siguiente manera:

Cartera Vip / Clientes Industriales y Comerciales: Visita personalizada

de la fuerza de ventas en la cual se brindó la asesoría necesaria.

Cartera No Vip / Clientes Domiciliarios: Las operadoras del SAC

realizaron llamadas a los clientes de este segmento, reforzaron la

información sobre el procedimiento y re-enviaron por correo la

información.

Entre los meses de Junio y Agosto del 2007 nuestra Central Telefónica

atendió 11,000 llamadas de solicitud de información sobre el Scop.

Se solocó en nuestra central telefónica, una guía de espera en la cual se

brindaba información de uso, control y funcionamiento del aplicativo.

9

Plan de Difusión entre nuestros clientes

10

Scop: Tareas incorporadas

PREVIO AL DESPACHO POSTERIOR AL DESPACHO

CLIENTE ADMINISTRACION CLIENTESAC DISTRIBUCION DISTRIBUCIÓN

Solicita OP

Identifica al

cliente

Sap

Web Osinerg

OP "solicitado"

Realiza el pedido

Verifica la OP

Ingresa/prog.

pedido

Planifica el

pedido

Asigna placa y

No. OP

Unidad inicia

despacho

Unidad vuelve a

planta

Sap

Revisa doc. Y

liquida

Ingresa Fact.,

G/R, cant. Gal.

Ingresa la OPOP "vendido"

OP "por cerrar"

Entrega

conformidad

OP "cerrado"

OP "Despachado"

OP "Aceptado"

Despacha la OP

11

Scop: Tareas incorporadas (cont.)

Horas hombre adicionales y costos asociados

233

208

SAC $5.58 4.00 403.87 $2,253.58 $27,042.91

Administración $3.64 4.25 429.11 $1,561.95 $18,743.45

Operaciones $3.40 3.00 302.90 $1,029.86 $12,358.32

11.25 1135.88 $4,845.39 $58,144.68

Costo Anual

USD($)

Costo Mensual

USD($)Areas

TOTAL

Tiempo en gestión(Minutos

por pedido)

Total Horas de

trabajo

Costo por

hora(USD$)

12

Scop: Tareas Automatizadas

PREVIO AL DESPACHO POSTERIOR AL DESPACHO

CLIENTE ADMINISTRACION CLIENTESAC DISTRIBUCION DISTRIBUCIÓN

Solicita OP

Identifica al

cliente

Sap

Web Osinerg

OP "solicitado"

Realiza el pedido

Verifica la OP

Ingresa/prog.

pedido

Planifica el

pedido

Asigna placa y

No. OP

Unidad inicia

despacho

Unidad vuelve a

planta

Sap

Revisa doc. Y

liquida

Ingresa Fact.,

G/R, cant. Gal.

Ingresa la OPOP "vendido"

OP "por cerrar"

Entrega

conformidad

OP "cerrado"

OP "Despachado"

OP "Aceptado"

Despacha la OP

INTERFACE

Exporta: Placa y

NºOP

Exporta: fact,

GR, Cant, OP

1Genera el Pedido

2

3

1

Web Osinerg Sap

OP

Solicitado

OP

Aceptado

OP

Vendido

OP Despachado

OP

Por Cerrar

PROGRAMA CORRECADA

05 MINUTOS

1

2

3

1

13

Scop: Tareas Automatizadas (cont.)

233

208

SAC $5.58 0.40 40.39 $225.36 $2,704.29

Administración $3.64 0.00 0.00 $0.00 $0.00

Operaciones $3.40 0.00 0.00 $0.00 $0.00

0.40 40.39 $225.36 $2,704.29

Tiempo en gestión(Minutos

por pedido)

Total Horas de

trabajo(mensual)

Costo Mensual

USD($)

Costo Anual

USD($)

TOTAL

AreasCosto por

hora(USD$)

Total 10.85 1095.49 $4,620.03 $55,440.39

Ahorro

Tiempo en

gestión(Minutos por

pedido)

Ahorro en Horas de

trabajo(mensual)

Costo Mensual

USD($)Costo Anual USD($)

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Beneficios Obtenidos

El registro de los pedidos en la Base de Datos del ente Supervisor

(Osinergmin) hace posible la trazabilidad de los mismos para fines

de fiscalización.

El Sistema Scop logra un avance en la lucha contra la informalidad

constituyendo en sí una restricción para la operación de las

empresas comercializadoras de gas que no cuentan con registro

DGH.

El registro temporal ha permitido sincerar y determinar a gran

escala el universo total del mercado granel.

15

Sugerencias

Priorizar el desarrollo de la normativa de fiscalización de

instalaciones y crear mecanismos para que los cambios en la

misma no afecten la obtención de los permisos con expedientes

presentados.

Elevar el nivel de exigencia en la figura del Distribuidor Granel de

manera que se logre garantizar el respaldo técnico, económico y de

seguridad que debe amparar ésta operación.

Así mismo se debe normar y fiscalizar el derecho de uso de las

instalaciones y la responsabilidad sobre las mismas, de ésta

manera se podría garantizar el derecho a la seguridad de los

consumidores.

16

Sugerencias (cont.)

Prorrogar la vigencia de los Registros Temporales: los cambios en

los criterios de fiscalización y la demora en los trámites para la

obtención de los permisos hacen muy difícil contar con DGHs para

el 100% de las instalaciones antes del próximo mes de julio (fecha

de vencimiento del RT)

Seguir en la línea de la automatización de procesos para evitar el

deterioro en la calidad del servicio al cliente y los sobrecostos

excesivos en las empresas comercializadoras.

Envasado: Distribuidores y locales de venta de capacidad menor a

2,000 kilos

Granel: Consumidores directos con capacidad menor a 1,000 galones

Muchas Gracias

Scop GLP: La experiencia en Repsol YPF

Comercial del Perú

Lic. Javier Muñoz Araujo

1er Foro Internacional

USO DE TECNOLOGÍA EN LA SUPERVISIÓN Y FISCALIZACIÓN DEL SECTOR HIDROCARBUROS

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Estructura de la presentación

Resultados

Acciones realizadas

Objetivos del trabajo

Antecedentes

Conclusiones y recomendaciones

19

Antecedentes

La UUNN GLP Minorista Perú, nos manifestó la necesidadde contar con una solución en SAP BP3 que permita operaren línea con el sistema SCOP de la OSINERG (OrganismoSupervisor de la Inversión en Energía), para registrar lospedidos realizados por los clientes a dicho Organismo y

actualizar los status de ellos conforme se va cumpliendo el

proceso de suministro a clientes.

El SCOP es el sistema en el que se hará el control yseguimiento de los pedidos de clientes de Granel Clásico,Canalizado, Abanderado y abastecimiento a Agencias y

Sucursales.

20

SAP

R/3RecursosRecursoshumanoshumanos

MantenimientoMantenimiento

CalidadCalidad

ProducciónProducción

MaterialesMateriales

ComercialComercial

ActivosActivosfijosfijos

ControllingControlling

GestiónGestiónfinancierafinanciera

SDSD

MMMM

PPPP

QAQA

PMPM

HRHR

FIFI

COCO

AMAM

PSPS

WFWFWorkflowWorkflow

Sistema deSistema deproyectosproyectos

Investment

Management

IM

Módulos que soportan la

funcionalidad contable y

financiera

Mapa de Sistemas GLP Perú

Módulos que soportan la

funcionalidad Logistica

comercial, mantenimiento

de planta y compras

SACMIDE

Pedidos Envasado,Ruteo WAP

Sipan

Toma de Pedidos,Pedidos Programado,

Venta, Facturación,Inventario, Reposición

De Stock, Ruteo de Pedidos,Cupones, Caja Chica,

Control de Crédito

SAP R/3

BW – GLP

(ARGENTINA)

SAP R/3

RP2 – SARC

(ESPAÑA)

PDT

(PERÚ)

PDT

(PERÚ)

PDT

(PERÚ)

Mensajería

SMS

Telefónica

Mensajería

SMS

Telefónica

Concentrador

de Datos de PDT’s

(PERÚ)

SISTEMA SIPAN

(PERÚ)

Agencias

Sucursales

(PERÚ)

OSINERG

(PERÚ)

Servidores SQL

SAC MIDE

(Perú)

Nube de

Comunicaciones

REPSOL YPF

Nube de

Comunicaciones

REPSOL YPF

Bancos

(PERÚ)

PERÚ

ESPAÑA

ARGENTINA

SAP R/3

BP3 – GLP

(ARGENTINA)

Arquitectura de Sistemas

Integración de Scop

Internet

BTS

EAI

HTTPs

Interfaces de Salida

Repsol -YPF

SAP BP3

Proyecto SCOP

Idocs

Cliente

web

sevices

Servidores EAI

Web

ServiceHTTPs

Interfaces de Entrada

Job Control-M

Inicia interface

23

Sac – Clientes Granel

Carga de Pedidos

Automáticos

Clientes

Facturación

Planificación del

Transporte Salida del

TransporteEntrada del

Transporte

Ingreso de

Pedidos

• Clientes

• Instalaciones

• Camiones

• Choferes

Control de Crédito

Pedidos

Entregas

Sistema de Atención a Clientes Perú

Planta

Envasadora

Solicita Inf. Pedidos por rango de fechas

Web Services

Consumidor del

Web Services

Retorna Pedidos con Códigos AutorizaciónServidor

Web Services

(Java)

Servidor de

Base de DatosServidor de

Base de Datos

(P-1) Consumidor Directo de GLP – OSINERG – Planta envasadoraGeneración de Orden de Pedido - Granel

Estado del Pedido

SOLICITADO

Integración de Scop

Planta

Envasadora

Envia cambios de estados de acuerdo al estado del pedido

Web Services

Consumidor del

Web Services

Retorna códigos de error o confirmaciónServidor

Web Services

(Java)

Servidor de

Base de DatosServidor de

Base de Datos

(D-6) Consumidor Directo de GLP – OSINERG – Planta envasadoraGeneración de cambio de Estado – GLP Granel

Estados del Pedido

Vendido-Despachado Por Cerrar

Integración de Scop

Procesos de Negocio

PedidosGranel

Planificación

Salida de Transportes

Entrada deTransportes

Liquidación deTranporte

Repsol

SAC Granel valida Clientes con TK > 1000 Galones

Control de CréditoSolicita Código autorización

SCOP

Clientes

Scop

Ruteo y asignación de Pedidos al

Transporte.

Scop entrega código de autorización

Estado : Solicitado

Pesada del camiónEstablecer densidad del viaje

Asignación de talonariosHoja de Ruta

Pesada del camión Envía a SCOP los distintos estados por lo que pasó el

código de Autorización

Facturación

Asigna los siguientes estados• Aceptado• Vendido

• Despachado

Asigna los siguientes estados• Por cerrar

Atender de la forma más eficiente posible los distintos contactos que recibe o envía a través

de teléfono, fax, e-mail, con información que reside en la aplicación o bien integrando con

otros sistemas.

Objetivo

SAC Pedidos Granel

Job Control-M

Inicia interface

Cada tantos minutosExiste una interfaz En SAP que busca Todas las ordenes

De Pedido que esten En estado solicitado

Características Principales de la Aplicación

Permitir asignar los pedidos a un transporte agrupandolos de forma conveniente a una ruta y

a su capacidad de carga.

Sistema de Atención de Clientes Perú

Datos maestros

Datos choferes

Datos vehículos

Datos de Pedidos

Datos de transportistas

Actividades

Asignar chofer

Asignar Camión

Asignar pedidos

Controlar capacidad de Carga del camión

Fecha y Hora de inicio del transporte.

Objetivo

Planificación de transportes

Características Principales de la aplicación

Permitir asignar los talonarios con que salen los choferes e imprimir guía de remisión

Asignación Números legales Perú

Datos maestros

Datos Talonarios

Datos vehículos

Datos de Pedidos

Datos de transportistas

Actividades

Asignar números de Guías de remisión

Asignar números de Boletas

Asignar número de Facturas

Impresión de documentos

Objetivo

Asignación de Números Legales

Características Principales de la aplicación

Permitir control de carga en la salida de las unidades de granel a despacho

Salida de tranportes Perú

Datos maestros

Datos choferes

Datos vehículos

Datos de Transportes

Actividades

Seleccionar densidad del producto

Ingresar Pesada del camión

Ingresar Fecha y Hora de inicio

del transporte.

Objetivo

Salida de transportes

Características Principales de la Aplicación

Permitir control de carga en la entrada de las unidades de granel a

Planta

Sistema de Planificación de Pedidos

Datos maestros

Datos choferes

Datos vehículos

Datos de Transportes

Actividades

Ingresar Pesada del camión

Ingresar Fecha y Hora de ingreso

del transporte.

Control de mermas y sobrantes

Control del totalizador de másico

Objetivo

Entrada de transportes

Características Principales de la aplicación

Permitir asignar las entregas reales y fin del transporte

Sistema de Atención de Clientes Perú

Datos maestros

Datos choferes

Datos vehículos

Datos de Pedidos

Datos de transportistas

Actividades

Asignar Hora de ingreso al cliente

Asignar Hora de salida del cliente

Asignar cantidad entregada real

Finaliza el transporte

Objetivo

Entrada de transportes cont.

Características Principales de la Aplicación

Permitir asignar los pedidos a un transporte agrupandolos de forma conveniente a una ruta y

a su capacidad de carga.

Sistema de Facturación

Datos maestros

Datos de Pedidos

Datos de Entrega

Actividades

Genera Factura

Asigna estado vendido en SCOP

Asigna estado despachado en SCOP

Asigna estado por cerrar en SCOP

Objetivo

Liquidación-Facturación

Job Control-M

Inicia interface

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