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para el uso exclusivo de los

individuos a los cuales ha sido

dirigido.

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Como crear y administrar una oficina de gerencia de proyectos (PMO)

II Jornada de gerencia de proyectos de TI

Marzo de 2004© Azurian 2

Contenido

Cuál es la situación???

Que es una PMO???

Cuál es el camino???


Contenido


Que es una PMO???



Los proyectos se enfrentan a retos continuos y los esfuerzos por superarlos generalmente son individuales e insuficientes

• Los proyectos aún no terminan a tiempo y dentro del presupuesto.

• Proyectos no hacen parte del proceso de administración organizacional

• Aproximaciones consistentes y procesos comunes de administración no existen

• El rol del gerente de proyecto no es reconocido o definido

• El soporte de la alta gerencia no es consistente o no existe

• Los gerentes de proyecto se sienten frecuentemente frustrados

• Diferentes métodos de gerencia de proyectos que frustran las áreas funcionales “sponsors” de los proyectos.

• Cultura organizacional que no soporta la gerencia de proyectos

• Métricas no definidas

• Herramientas no estándares para el control de los proyectos

Procesos(40%)

Tecnología(20%)

Cultura(40%)


La gran mayoría de las organizaciones administran hoy sus proyectos de una manera NO estructurada

• Proyectos que fallan

• Éxito en los proyectos aleatorio y no repetible

• Proyectos fuera de presupuesto

• Hitos no alcanzados

• Muchas actividades, pocos resultados

• Importante para la empresa

Procesos Tecnología

Cultura

• Apenas iniciando a administrar proyectos

• Apenas iniciando

• Costo y velocidad una restricción

• Control solo de hitos claves

• Falta de tiempo de los recursos del proyecto

• Resolución de problemas puntuales


Cultura

Corporativos PYMES


En las empresas existe la necesidad de una PMO como un conector organizacional de TI con la estrategia de negocios

• El valor que dan los proyectos de TI como apalancador de la estrategia se logra

• Se tiene un portafolio de proyectos y un plan de tecnología claro y proyectado a varios años

• Objetivos de la PMO ligados a los objetivos estratégicos de la organización

• PMO actúa como un punto focal de los proyectos y programas

• PMO crea una consistencia de la practica de la gerencia de proyectos

• PMO trata de asegurarse de la entrega de los resultados prometidos a tiempo y dentro del presupuesto


En las empresas existe la necesidad de una PMO como un conector organizacional de TI con la estrategia de negocios

“ Los proyectos son los vehículos necesarios para los cambios organizacionales emprendidos por las empresas que quieren competir en un mundo con permanentes desafíos y de nuevas oportunidades ”


Contenido


Que es una PMO???



Una oficina de gerencia de proyectos (PMO) se define como.....

Una estructura organizacional que asiste a la gerencia de proyectos y la empresa en el logro de los objetivos de negocio,

tecnológicos y financieros proporcionando soporte en la iniciación, planeación, ejecución, control y cierre de los

proyectos.

Esta oficina

• Administra los recursos del proyecto y mantiene metodologías, estándares y procedimientos dentro del mismo.

• Desarrolla, selecciona y mantiene herramientas de gerencia de proyectos, plantillas y métricas.

• Provee entrenamiento en gerencia de proyectos

• Es la casa de los gerentes de proyectos, donde encuentran el respaldo necesario para administrar sus proyectos dentro del plazo, costo y calidad requeridos, por medio de la utilización de métodos y procesos de planeamiento, acompañamiento y control

TiempoCosto

Calidad


La naturaleza y magnitud del rol de una PMO varia de organización a organización

Reportar Entrenar

Desarrollo, estandarización de procesos ymetodologías Herramientas

Planear el portafolio de proyectos y facilitar la ejecución Auditorias

Administración de recursos

Gerencia de proyectos

Soporte Control


También los niveles de madurez de la PMO varia de organización a organización


Los principales procesos o actividades que una PMO realiza tienen que ver con:

• Herramientas centralizadas

• Gobierno y patrocinio

• Métodos y plantillas

• Cronogramas maestros

• Comités de calidad

• Análisis de riesgos

• Control de reportes y administración

• Seguimiento y control

• Métricas

• Reportes de status

• Comunicaciones

• Administración de calidad

• Entrenamiento y orientación

• Administración de problemas

• Administración del alcance

• Administración de los cambios


Contenido


Que es una PMO???



Mejoramiento continuo


El proceso de implementación de una PMO es continuo

Desarrollo de la capacidad

Desarrollo de la capacidadPlaneaciónPlaneaciónEvaluación del

estado actualEvaluación del estado actual

Mercadeo e introducción en

la org


la org

ImplementaciónImplementación


La evaluación de la madurez y del rol de la PMO es un primer paso crítico junto con la definición del objetivo a donde se quiere llevar

• Gran cantidad de proceso manual para el reporte del estado de un proyecto

•Planes de proyecto creados individualmente

Estado Actual

•Planee•Introduzca en la org•Desarrolle•Implemente•Mejore

• Reporte de proyectos es centralizado y existen herramientas

•80% de los proyectos son revisados por otros PMs

Estado deseado

• Establezca una línea base contra la cual medir

• Provea un marco de trabajo para el mejoramiento

• Focalícese en el desarrollo de mejores prácticas

• Compárese contra el mercado y otras empresas del mismo sector


Para establecer un objetivo y una línea base se recomienda usar los 37 procesos del PMI

Estado Actual Entradas Estado deseado

•Plan de proyecto•Resultados de la ejecución•Otros registros del proyecto

Estado Actual Herramientas y técnicas Estado deseado

•Revisiones de desempeño•Análisis de varianza•Análisis de tendencias•Análisis de valor ganado•Herramientas y técnicas de distribución de información

Estado Actual Salidas Estado deseado

•Reportes de desempeño•Requerimientos de cambio

Ejemplo: 10.3 Reporte de desempeño


Planear la forma en que se enfrentara la implementación de una PMO es el siguiente paso en el proceso

• Entradas criticas al proceso– Medidas de desempeño organizacional

– Estrategias y objetivos organizacionales

• Estrategia– Establecer una visión para la gerencia de proyectos

– Desarrollar un “Roadmap” de mejoramiento (definición a nivel de programas)

– Definir un plan detallado de mejoramiento (proyectos individuales)

• Factores críticos de éxito– Los proyectos deben apalancarse

– Debe soportar la función de la gerencia de proyectos

– Las iniciativas deben soportar las 3 Cs

– Consenso

– Comunicación

– Control

– Objetivos son atados a los hallazgos de la evaluación inicial

– Estructura de gobierno, liderazgo y protocolos de comunicación

PlaneaciónPlaneación


Una de las tareas importantes en la etapa de planeación es la defición de métricas y mecanismos de reporte

Oficina de proyectos

Area de negocios

Area funcional

Proyecto

Punto de chequeo

Reporte mensual

Presentacion cada trimestre

Reporte mesual

Reporte ante comité de IT

Reporte de dirección de

proyectos PMO

Revisión semanal

Los mecanismos de reporte “ Disiplina y rigor”


Reportes de la oficina de proyectos

•Semanal•Reporte de status•Reporte de valor ganado•Gráficos de tendencias del proyecto•Análisis de riesgos•Asignación de reportes•Análisis de ruta crítica

•Quincenal

•Reunion de dirección de proyectos

•Mensual

•Reporte mensual al comité de operaciones

•Trimestral

•Reporte de PMO al comité de gerencia


Socializar y presentar ante la organización una PMO es un reto cultural

• Entradas criticas al proceso– Requerimientos de los “steakholders” (Necesidades,

preocupaciones, expectativas, criterios de éxito)

– Estrategias organizacionales

• Estrategia– Definición y comunicación de la estrategia

– Acuerdos de validación negociación

– Estar dispuestos a dar retroalimentación responder preguntas e incorporar ideas

• Factores críticos de éxito– Comunicación con todos los steakholders y con toda la

organización en general (Frecuentemente, diversamente)

– Lograr soporte y aceptación de una manera temprana. Desde la alta gerencia hasta los gerentes de proyecto

– Administrar las expectativas. Tiempo, alcance, involucramiento, impactos

– Responder proactivamente a dudas, preocupaciones y criticas


la org


la org


La siguiente etapa en este proceso es desarrollar las capacidades y habilidades que debe tener una PMO

• Dimensiones– Estructura, roles y responsabilidades de la PMO

– Procedimientos políticas y procesos

– Procesos de los proyectos, guías y metodologías

– Herramientas y Software

– Entrenamiento, “coaching” y “mentoring”

– Desarrollo de las capacidades de comunicación, liderazgo, generar reportes y de ser repositorio único de la la información de los proyectos

• Estrategia– Administrar todo esto como si fueran proyectos individuales

– Iniciativas que hacen parte de todo el plan de mejoramiento

• Factores críticos de éxito– Lograr la capacidad que sea usable y usado (Gestión del cambio)

– Integrado con todos los procesos de administración de la organización

– Soporte incremental de los objetivos planeados y definidos

– Brazo armado de la alta gerencia y/o de la gerencia de TI




Implementar se convierte en la ejecución y salida en vivo del montaje de una PMO. Esta se hace por fases de acuerdo a la planeación

• Soporte a la transición de una cultura de proyectos– Estructuras organizacionales y de los proyectos tipo

– Descripciones de las funciones, roles y responsabilidades

– Desarrollo profesional y progreso dentro de la organización

– Evaluación del desempeño y retroalimentación

– Estrategias de reconocimiento, premios y planes de compensación

– Procedimientos y planes de escalamiento

• Dimensiones– Gerentes de proyecto y equipos

– Staff del PMO

– Gerentes de departamentos y recursos de los proyectos

• Factores críticos de éxito– Aceptación y adopción por parte de la organización. Mejor

asegurar implementaciones de calidad de procesos adecuados

– Integración del marco de trabajo de los proyectos con la gerencia organizacional




• Factores críticos de éxito– Lograr administrar el portafolio de proyectos de la organización

– Conexión entre el negocio y los proyectos que apuntan hacia apalancarla

– Resolución de “issues” organizacionales

– Casa de los gerentes de proyecto de la organización




• Estrategia– Continuar evaluando comparando contra el mercado la PMO y

las capacidades de la gerencia de proyectos

– Continuamente evaluando efectividad

– Proyectos a tiempo dentro del presupuesto y de la calidad esperada

– Hitos y entregables de acuerdo al plan

– Beneficios y valor al negocio

– Involucramiento de la organización

– Revisiones post-implementación

– Talleres, presentaciones, encuestas y grupos primarios

– Nunca estar satisfecho, siempre se puede más



”La PMO es responsable por hacer la conexión entre el gerente de proyecto y la alta gerencia, por medio de un sistema de feedback que permite el perfeccionamiento continuo de la disciplina en la organización”


El impacto de implementar una PMO en las organizaciones hace que se empiecen a obtener beneficios en el tiempo.

Procesos(40%)

Tecnología(20%)

Cultura(40%)


Cultura

NO ESTRUCTURADO

Estructurado

• Valor para el negocio alcanzado• Objetivos del proyecto logrados• Éxito de proyectos frecuente• Estándares implementados• Portafolio de proyectos

administrado• Velocidad y calidad de resultados• Progreso predecible• Riesgos administrado

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Muchas gracias…..

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