MICROSOFT ACCESSESTEBAN ENRIQUE RAMOS L.

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PRINCIPALES CARACTERISTICAS

▸ Access es gráfico, ofreciendo así, métodos usuales que permiten el acceso a los datos y proporciona métodos simples y directos de trabajar con la información.

▸ Facilita la administración de datos, gracias a sus posibilidades de consulta y conexión que buscan rápidamente la información requerida, sea donde se encuentre los datos.

▸ Permite la creación de formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.

▸ Permite ser más productivo mediante el uso de los asistentes y las macros. Esto permite realizar tareas automáticamente, sin necesidad de programar.

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ELABORAR UNA TABLA

▸ Es un objeto de base de datos que permite almacenar datos sobre un tema en concreto.

▸ Una tabla consta de registros y campos.

▸ Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.

▸ Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. U n c a m p o t a m b i é n s e d e n o m i n a normalmente una columna o un atributo.

INFORMACIÓN GENERAL

1. Un registro

2. Un campo

3. Un valor de campo

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ELABORAR UNA TABLA

1. Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos existente. En ambos casos el procedimiento será el mismo. En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla.

2. Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de navegación enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula donde podremos crear los campos de la tabla.

1.CÓMO CREAR1

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ELABORAR UNA TABLA

1. Supongamos que se crea una tabla donde a l m a c e n a l a i n f o r m a c i ó n d e l o s empleados de una empresa con la siguiente información:

2. DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA

El campo primario de esta tabla será el campo ID Empleado el cual contendrá un texto de 5 caracteres que identificará de manera única a cada empleado.

Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le ha puesto el nombre Id, por lo cual se procede a modificarlo.

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ELABORAR UNA TABLA

2. Selecciona la opción Cambiar nombre de campo y podrás cambiar el nombre del campo directamente en el encabezado.

3. Solo resta cambiar el tipo de dato de este campo que en este caso será de tipo Texto y una longitud de 5. Para hacer el cambio debes ir a la Ficha Campos, que se encuentra dentro de Herramientas de tabla, y dentro del grupo Formato encontrarás una lista con los tipos de datos disponibles y de donde seleccionaré la opción Texto.

2. DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA 2

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ELABORAR UNA TABLA

4. Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de texto llamado como Tamaño del campo que también se encuentra dentro de la Ficha Campos.

5. Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo que Access ya había colocado y lo hemos modificado. A continuación debemos crear nuevos campos el cual será un procedimiento diferente.

2. DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA4

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ELABORAR UNA TABLA

1. En primer lugar debemos hacer clic en el encabezado que tiene la leyenda “Haga clic para agregar” y se mostrará la lista de tipos de dato disponibles.

2. Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitirá capturar el nombre del campo en el encabezado.

3. Para los campos de texto podrás modificar la longitud de la misma manera que lo hicimos con el campo primario, es decir, al seleccionar el campo podrás observar el cuadro de texto Tamaño del campo dentro del grupo Propiedades de la Ficha Campos.

3. DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES 1

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ELABORAR UNA TABLA

4. De esta manera hemos terminado de crear la estructura nuestra primera tabla en Access. Y nunca olvides presionar el botón Guardar (en la barra de acceso rápido) de manera que se guarden los cambios. Access mostrará un cuadro de diálogo para salvar la nueva tabla.

5. Es en ese momento que tenemos la o p o r t u n i d a d p a ra d a r u n n o m b re descriptivo a la tabla de manera que siempre sepamos el tipo de información que guarda. Al pulsar el botón Aceptar verás reflejado el nuevo nombre de la tabla.

3. DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES

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ELABORAR CONSULTAS

▸ No es más que preguntar a la base de datos sobre la información que contiene.

▸ Para crear una consulta en Access se puede utilizar el Asistente para consultas el cual guiará al usuario paso a paso durante todo el proceso.

INFORMACIÓN GENERAL

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ELABORAR CONSULTAS

1. Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la ficha Crear y pulsar el botón Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas. Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que deseamos crear. En este ejemplo se creará una consulta sencilla.

2. En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene la información que necesitamos. Además podremos elegir todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.

1. COMO CREAR

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ELABORAR CONSULTAS

3. El último paso del Asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta.

4. Se dará clic en Finalizar y aparecerá un recuadro de la búsqueda. En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la lista de Consultas es probable que estés observando algún otro tipo de objeto de Access, solamente haz clic sobre el título del panel izquierdo y selecciona la opción Consultas.

1. COMO CREAR

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CREAR INFORMES

▸ Es un tipo de reporte que ayuda a presentar los datos de manera más adecuada para su fácil lectura. Y antes de de crearlo, se define la fuente de datos que se utilizará.

INFORMACIÓN GENERAL

1.CÓMO CREAR1. El primer paso es seleccionar la tabla de

Access de donde obtendremos los datos para el informe y posteriormente ir a la ficha Crear y dentro del grupo Informes hacer clic sobre el botón Informe.

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CREAR INFORMES

2. Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servirá como base para el informe o de lo contrario el botón Informe estará deshabilitado. Access creará un informe básico que tendrá por columnas los campos de la tabla seleccionada.

3. Puedes observar que el informe tiene como título el mismo nombre de la tabla. Access coloca este título predeterminado, pero lo puedes cambiar fácilmente son tan sólo hacer doble clic sobre él para especificar el nuevo título.

1.CÓMO CREAR 2

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Para guardar el informe haz clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. Se mostrará el cuadro de dialogo Guardar como y deberás indicar un nombre para el nuevo informe.