ESTEFANIA ANDRADE GONZALEZ YESSICA PULIDO SANCHEZ

DISEÑO DE UN SERVICIO DE CONSULTORÍA FINANCIERA

ESTEFANIA ANDRADE GONZALEZ

YESSICA PULIDO SANCHEZ

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTÁ D.C. 2020

Diseño de consultoría financiera ii

DISEÑO DE UN SERVICIO DE CONSULTORÍA FINANCIERA

ESTEFANIA ANDRADE GONZALEZ

YESSICA PULIDO SANCHEZ

Trabajo de grado para obtener el título de Gerente de Proyectos

Asesor: ALEJANDRO RONDON PEÑA

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTÁ D.C. 2020

Diseño de consultoría financiera iii

Tabla de contenido

1. Planteamiento inicial del proyecto ..................................................................................... 13

1.1 Antecedentes .............................................................................................................. 13

1.1.1 antecedentes del problema necesidad u oportunidad. ........................................... 13

1.2 Descripción organización fuente del problema o necesidad ......................................... 21

1.2.1 descripción general – marco histórico de la organización. ......................................... 21

1.2.2 direccionamiento estratégico de la organización. ....................................................... 22

1.2.3 estructura organizacional. ......................................................................................... 27

1.3. Caso de negocio ............................................................................................................. 30

1.3.1 descripción de alternativas. ....................................................................................... 30

1.3.2 criterios de selección de alternativas. ........................................................................ 30

1.3.3 análisis de alternativas. ............................................................................................. 31

1.3.4 selección de alternativa. ............................................................................................ 32

1.3.5 justificación del proyecto. ......................................................................................... 33

1.4 Marco teórico ............................................................................................................. 33

1.5 Marco metodológico para realizar trabajo de grado ..................................................... 38

1.5.1 enfoque de investigación. .......................................................................................... 38

1.5.2 tipo de investigación. ................................................................................................ 38

1.5.3 herramientas para la recolección de información. ...................................................... 39

1.5.4 fuentes de información. ............................................................................................. 39

Diseño de consultoría financiera iv

2. Estudios y evaluaciones ..................................................................................................... 40

2.1. Estudio de mercado............................................................................................................ 40

2.1.1. población. ................................................................................................................ 40

2.1.3. dimensionamiento oferta. ......................................................................................... 42

2.1.4. competencia – precios. ............................................................................................. 42

2.1.5. determinación de precio / estrategias de comercialización. ....................................... 42

2.1.6. canales de comercialización. .................................................................................... 44

2.2. Estudio Técnico ............................................................................................................. 44

2.2.1 diseño conceptual del proceso y servicio. .................................................................. 44

2.2.2 requerimiento para el desarrollo del proyecto. ........................................................... 51

2.4. Estudio económico-financiero ........................................................................................ 54

2.4.1. estimación del valor de la inversión del proyecto. .................................................... 54

2.4.2. definición de costos y gastos de operación y mantenimiento del proyecto. ............... 55

2.4.3. flujo de caja del proyecto. ........................................................................................ 58

2.4.4. determinación del costo de capital, fuentes de financiación y uso de fondos. ............ 61

2.4.6. análisis de sensibilidad. ............................................................................................ 63

2.5. Estudio social y ambiental .............................................................................................. 64

2.5.1. análisis de beneficios y costos sociales. .................................................................... 64

2.5.2. descripción y categorización de impactos ambientales. ............................................ 65

2.5.4. definición de flujo de entradas y salidas. .................................................................. 69

Diseño de consultoría financiera v

2.5.6. cálculo de huella de carbono. ................................................................................... 72

2.5.7 estrategias de mitigación de impacto ambiental. ....................................................... 74

2.5.8 definición del impacto social ..................................................................................... 74

3. Inicio y planeación del proyecto .................................................................................... 75

3.1. Aprobación del proyecto ................................................................................................ 75

3.2 Plan de gestión del proyecto ............................................................................................ 77

3.2.1 plan de gestión de interesados. .................................................................................. 77

3.2.2 Plan de gestión de Alcance ....................................................................................... 84

3.2.3 plan de gestión de comunicaciones.......................................................................... 119

3.2.4 plan de gestión del cronograma. .............................................................................. 120

3.2.5 plan de gestión del costo. ........................................................................................ 129

3.2.6 plan de gestión de calidad. ...................................................................................... 138

3.2.7 plan de gestión de Recursos. ................................................................................... 146

3.2.8 plan de gestión del riesgo. ....................................................................................... 151

3.2.9 plan de gestión de adquisiciones. ............................................................................ 163

4. Conclusiones y recomendaciones..................................................................................... 169

Referencias ............................................................................................................................. 170

Diseño de consultoría financiera vi

Listado de tablas

Tabla 1 Alternativas ................................................................................................................. 30

Tabla 2 Lista de criterios alternativas ........................................................................................ 31

Tabla 3 Análisis de alternativas ................................................................................................ 31

Tabla 4 Selección de alternativa................................................................................................ 32

Tabla 5 Tipos de investigación ................................................................................................. 38

Tabla 6 Precios ......................................................................................................................... 43

Tabla 7 Materiales oficina ........................................................................................................ 49

Tabla 8 Información de crédito ................................................................................................. 54

Tabla 9 Proyección mensual de costos ...................................................................................... 55

Tabla 10 Costos capacitación .................................................................................................... 56

Tabla 11 Proyección mensual de gastos .................................................................................... 57

Tabla 12 Capacidad instalada ................................................................................................... 58

Tabla 13 Variables de indexación ............................................................................................. 60

Tabla 14 Flujo de caja .............................................................................................................. 60

Tabla 15 Información crédito .................................................................................................... 61

Tabla 16 Comparativo de resultados ......................................................................................... 61

Tabla 17 Indicadores financieros .............................................................................................. 62

Tabla 18 Sensibilidad costos ..................................................................................................... 63

Tabla 19 Sensibilidad ingresos.................................................................................................. 63

Tabla 20 Impacto ambiental ...................................................................................................... 66

Tabla 21 Indicadores ambientales ............................................................................................. 69

Tabla 22 Criterios de evaluación ............................................................................................... 71

Diseño de consultoría financiera vii

Tabla 23 Impactos ambientales ................................................................................................. 71

Tabla 24 Ciclo de vida .............................................................................................................. 72

Tabla 25 Calculo huella total .................................................................................................... 73

Tabla 26 Impacto ambiental materiales ..................................................................................... 74

Tabla 27 Identificación interesados ........................................................................................... 77

Tabla 28 Matriz de interesados ................................................................................................. 79

Tabla 29 Calificación de interesados ......................................................................................... 81

Tabla 30 Matriz de dependencia ............................................................................................... 81

Tabla 31 Matriz de influencia ................................................................................................... 81

Tabla 32 Matriz conflicto de interés .......................................................................................... 82

Tabla 33 Documentos de requisito ............................................................................................ 88

Tabla 34 Trazabilidad de requisitos .......................................................................................... 89

Tabla 35 Paquete 1 EDT ......................................................................................................... 103




Tabla 39 Actividades con estimación de duración ................................................................... 121

Tabla 40 Información línea base de tiempo ............................................................................. 125

Tabla 41 Información línea base de costos .............................................................................. 130

Tabla 42 Presupuesto por actividad ......................................................................................... 131

Tabla 43 Indicadores de calidad .............................................................................................. 137

Tabla 44 Requerimientos de calidad ....................................................................................... 138

Tabla 45 Herramientas de calidad ........................................................................................... 139

Tabla 46 Identificación de recursos. ........................................................................................ 146

Diseño de consultoría financiera viii

Tabla 47 Identificación tiempo de recursos ............................................................................. 148

Tabla 48 Indicadores de desempeño del equipo. ..................................................................... 150

Tabla 49 Identificación de riesgos........................................................................................... 151

Tabla 50 Matriz de probabilidad de riesgo. ............................................................................. 157

Tabla 51 Matriz de impacto de riesgo ..................................................................................... 157

Tabla 52 Valoración cualitativa de riesgos. ............................................................................. 159

Tabla 53 Valoración cuantitativa de riesgos. ........................................................................... 161

Tabla 54 Plan de respuesta de riesgos ..................................................................................... 162

Tabla 55 Criterios de valoración ............................................................................................. 164

Tabla 56 Criterios de selección de proveedor .......................................................................... 165

Tabla 57 Tipos de contrato ..................................................................................................... 165

Diseño de consultoría financiera ix

Listado de Figuras

Figura 1 Árbol de problemas ..................................................................................................... 18

Figura 2 Árbol de objetivos ....................................................................................................... 20

Figura 3 Mapa estratégico .......................................................................................................... 27

Figura 4 Estructura organizacional............................................................................................. 27

Figura 5 Flujograma servicio consultoría ................................................................................... 46

Figura 6 Plano técnico ............................................................................................................... 50

Figura 7 Ubicación oficina......................................................................................................... 50

Figura 8 Ciclo de vida proyecto ................................................................................................. 68

Figura 9 Huella de carbono ........................................................................................................ 73

Figura 10 Matriz influencia-dependencia ................................................................................... 82

Figura 11 Línea base de tiempo ............................................................................................... 125

Figura 12 Cronograma ............................................................................................................. 126

Figura 13 Nivelación de recursos ............................................................................................. 129

Figura 14 Línea base de costos ................................................................................................ 130

Figura 15 Curva S del proyecto ............................................................................................... 138

Figura 16 Flujograma de inspecciones ..................................................................................... 141

Figura 17 Flujograma de auditoria ........................................................................................... 143

Figura 18 Flujograma de verificación entregables .................................................................... 145

Figura 19 Histograma de recursos ............................................................................................ 149

Figura 20 Calificaciones de riesgo ........................................................................................... 158

Figura 21 Clasificación de riesgo ............................................................................................. 158

Figura 22 Matriz de riesgos ..................................................................................................... 162

Diseño de consultoría financiera x

Figura 23 Flujograma selección proveedores ........................................................................... 168

Diseño de consultoría financiera xi

Listado de anexos

Anexo A matriz de pestel...............................................................................................................

Anexo B huella de carbono ............................................................................................................

Anexo C glosario de comunicaciones ............................................................................................

Anexo D flujograma de comunicaciones. .......................................................................................

Anexo E cronograma de compras ..................................................................................................

Anexo F EDT ................................................................................................................................

Anexo G Roles y responsabilidades del proyecto ...........................................................................

Anexo H identificación de recursos ...............................................................................................

Anexo I matriz race del proyecto ...................................................................................................

Anexo J plan de adquisición del personal .......................................................................................

Anexo K plan de liberación del personal ........................................................................................

Anexo L formato de auditoria ........................................................................................................

Anexo M formato de inspección ....................................................................................................

Anexo N lista de verificación de entregables..................................................................................

Anexo O organigrama del proyecto ...............................................................................................

Anexo P necesidades de capacitación ............................................................................................

Anexo Q matriz de comunicaciones ...............................................................................................

Anexo R diagrama de red .............................................................................................................

Diseño de consultoría financiera 12

Resumen

El proyecto de diseño para un servicio de consultoría financiera surge como respuesta

a la necesidad de crear una herramienta que permita educar financieramente a la población

económicamente activa de la ciudad de Bogotá, ofreciendo servicios con enfoque en

endeudamiento, ahorro y normalización. En el presente documento fueron desarrollados con

base en las mejores prácticas contenidas en el PMBOK, los procesos de planificación,

estimación y diseño de los documentos organizacionales necesarios para el análisis,

diagnóstico y determinación de viabilidad del proyecto.


1. Planteamiento inicial del proyecto

1.1 Antecedentes

1.1.1 antecedentes del problema necesidad u oportunidad.

La falta de formación financiera en niños, jóvenes y adultos ha generado una alarma

en el país, debido a que las personas demuestran no tener capacidad para manejar de forma

adecuada los productos financieros ofertados en el mercado, provocando un aumento de la

cartera en mora de las entidades financieras; Por esta razón es cada vez más importante que

las personas reciban o cuenten con asesoramiento personalizado, teniendo diferentes

herramientas que contribuyan con su educación, el manejo adecuado de sus finanzas

personales y la solución a sus problemas financieros.

Por consiguiente, de acuerdo con las estadísticas realizadas por Asobancaria el 23 y 24

de octubre del año 2018 en la edición No 53 de Convención Bancaria de Asobancaria, realizó

diferentes actividades enfocadas en temas de fortalecimiento de la economía nacional,

inclusión financiera, transformación digital, profundización financiera, competitividad,

solidez, educación y sostenibilidad, brindando herramientas necesarias a la población para un

mejor desarrollo en el sector financiero y social.

Según estudios realizados en la última década se evidencia que se realizó la vinculación

de más de 12 millones de colombianos al sistema financiero con el cual el indicador de

inclusión financiera paso de cerca de 55,5% en 2008 al 81,4% en 2018, resaltando la

importancia de la mejora continua y la capacitación necesaria para la población (La república,

2019).

Según el presidente de Asobancaria, Santiago Castro Gómez afirma que “han sido

promotores de la creación y funcionamiento de los programas de educación económica y


financiera para fomentar la cultura del ahorro y las decisiones financieras acertadas”

destacando la importancia de la innovación y la tecnología adaptada a las necesidades,

rompiendo paradigmas en los usuarios, creando nuevas estrategias y desafíos.

Sin embargo, de acuerdo con la actividad realizada se identificó que los estudiantes de

colegio obtuvieron los resultados más críticos en preguntas elementales y los estudiantes

universitarios de carreras de economía y finanzas presentaron notables falencias en el manejo

de productos básicos de ahorro y crédito; indicando que no se está brindando la formación

adecuada en la educación básica y superior, generando desconocimiento en distintas áreas.

También es importante destacar el papel que desempeñan algunas entidades

financieras, como el Banco de Bogotá encargada de implementar una entrada a una nueva aula

móvil interactiva digital con diferentes herramientas, que les permita a los usuarios aprender

de forma didáctica y práctica, innovando desde el 2011 con programas de educación financiera

como principal pilar de la responsabilidad social corporativa. Lo que le ha permitido alcanzar

logros como la llegada a 120 mil personas en diferentes municipios enfocados en temas

financieros de niños, jóvenes, adultos, y microempresarios por medio de un bus que cuenta

con un alto componente digital y con capacidad de 20 personas para realizar talleres y clases

magistrales.

La iniciativa del banco según sus proyecciones es viajar por el país iniciando en Bogotá

y Cundinamarca con las diferentes capacitaciones financieras. También se ha implementado

en Bogotá el clúster de servicios financieros, el cual se encarga de realizar acciones y

proyectos con el fin de aumentar los índices de inclusión y educación financiera en Bogotá;

para esto crearon un documento que tiene unas recomendaciones de política con el fin de

mejorar la equidad y competitividad en el acceso y uso de bienes y servicios financieros, para


esto el 13 de junio 2019 se reunieron aproximadamente 5 concejales como representantes de

Asobancaria, la asociación colombiana Fintech, la banca de las oportunidades y Aso micro

finanzas.

Es importante resaltar que dentro de los estudios realizados en el 2018 “Fidelity

Investment” concluyó que los propósitos financieros pueden contribuir con la mejora en las

finanzas, donde el 51% de las personas que plantearon metas reportaron que son personas con

mejor situación monetaria y el 38% no establecieron ninguna meta, pero se sienten tranquilos

con su situación financiera. Para esto se establecieron 4 propósitos que permiten mejorar las

finanzas personales de los ciudadanos y así lograr tener una mejor proyección financiera

(Quintero, 2018).

- Reportar todos los gastos.

- Organizar el pago de las deudas de acuerdo con la tasa de interés más alta.

- Fijar un monto de ahorro mensual.

- Pensar a largo a plazo.

Buscando que en el país los ciudadanos de todas las edades logren tener una mayor

inclusión en todos los servicios y productos financieros, además de querer implementar

diferentes alternativas que les permita a las personas desde una edad muy temprana adquirir

conocimientos financieros y por ende llegar a tener un mejor manejo de sus finanzas

personales y proyecciones financieras a largo plazo (CCB, 2019).

Los notables cambios que se han implementado y las nuevas herramientas que seguirán

innovando lograrán obtener la inclusión de todas las personas en el sector financiero y generar

un impacto positivo a nivel económico y social.


1.1.2 descripción del problema - árbol de problemas.

De acuerdo con las investigaciones realizadas se identificó que actualmente en

Colombia existe una problemática que afecta a la población, conocida como desconocimiento

financiero y abordada en el presente escrito; A continuación, se amplía lo indicado tomando

como base los resultados de las pruebas de conocimiento financieras aplicadas (CIEEF, 2017).

En Colombia se han realizado en los últimos años dos mediciones nacionales referente

a las capacidades financieras de los adultos y jóvenes, a cargo por el Banco Mundial en el

2014 y el Banco de Desarrollo de América Latina (CAF) en el 2015, en el cual se realizó una

comparación con otros países de la región.

De acuerdo con la encuesta que realizó el Banco Mundial, existe una diferencia entre

la conducta financiera prevista y real de los individuos. Si bien el 94% de los colombianos

informó que planificaba su presupuesto y tan solo el 23% sabía exactamente cuánto había

gastado la semana anterior.

Aunque más de la mitad de quienes usan productos financieros comparan precios y

analizan las condiciones antes de seleccionar productos, ese análisis podría ser deficiente

porque el 81 % de la población carece del conocimiento requerido para calcular una tasa de

interés simple o la capacidad para escoger entre el costo, tiempo y rentabilidad.

Por su parte, la medición desarrollada por el Banco de Desarrollo de América Latina

(CAF) presenta resultados similares, en esta encuesta se resalta que, si bien la mayoría de los

colombianos presenta altas puntuaciones en el conocimiento de conceptos económicos y

financieros sencillos, una menor proporción tiene respuestas correctas en la estimación de la


tasa de interés simple o compuesta, o sobre el conocimiento del seguro de depósitos bancarios,

los cuales son conceptos que eventualmente permiten tomar mejores decisiones financieras.

En cuanto a la medición de capacidades financieras en niños y jóvenes, el Ministerio

de Educación Nacional (MEN) participó en el 2012 en el Programa Internacional de

Evaluación (PISA) con el fin de evaluar el desempeño en alfabetización financiera de

estudiantes de educación media o secundaria.

Los resultados de la evaluación mostraron áreas de oportunidad, el puntaje promedio

fue de 379 puntos, resultado que dejó al país por debajo del promedio de los países de la

OCDE. De esta forma, los resultados nacionales mostraron que más del 50% de los estudiantes

está por debajo de la línea base (CIEEF, 2017).

Por último, según las estadísticas 25.8 millones de adultos tenían una cuenta de ahorro,

8.9 millones una tarjeta de crédito y 6.8 millones un crédito de consumo, se considera que se

deben incluir financieramente a 6.3 millones de adultos colombianos, equivalentes al 18.6%

de la población mayor de edad del país; de estos el 40.9% está en las ciudades (La república,

2019).

Árbol de problemas.

De acuerdo con la problemática identificada fue tomada como principal causa la

usencia de educación financiera en la población Bogotana en edad de 20 a 40 años. La

argumentación de la problemática se hace mediante la identificación de causas y efectos,

buscando tener un alcance de manera detallada y global de los factores participes.


Figura 1 Árbol de problemas

Fuente: Construcción del autor


1.1.3 objetivos del proyecto - árbol de objetivos.

Objetivo general

Diseño del servicio y estructura organizacional de una empresa de consultoría

financiera enfocada en atender la población económicamente activa, que se encuentra en un

rango de edad de 20 a 40 años y sean residentes en la ciudad de Bogotá.

Objetivos específicos

- Realizar el diseño del servicio de la empresa para los enfoques de endeudamiento,

ahorro y normalización establecidos en el portafolio.

- Crear la estructura administrativa y organizacional para el correcto funcionamiento de

la empresa.

- Identificar los factores prioritarios de supervisión y control de calidad en cada una de

las actividades.

- Planificar, ejecutar y controlar el presupuesto requerido para el desarrollo del proyecto.

- Planificar y ejecutar las actividades establecidas en el cronograma para el oportuno

desarrollo del proyecto.

- Implementar la guía de trabajo PMBOK para la creación de metodologías, políticas y

procedimientos utilizados en el desarrollo del proyecto.

Árbol de objetivos

El análisis del problema central permite el planteamiento de alternativas; por esta razón

el desarrollo del árbol de objetivos está basado en las descripciones evidenciadas en el árbol

de problemas, enfocándose en la solución mediante los diferentes criterios de evaluación para

las causas y los efectos determinados en el desarrollo de la problemática.


Figura 2 Árbol de objetivos



1.2 Descripción organización fuente del problema o necesidad

1.2.1 descripción general – marco histórico de la organización.

El presente trabajo se basa en un proyecto de emprendimiento para el diseño del

servicio de consultoría financiera dirigido a personas de 20 a 40 años, debido a que se ha

identificado ausencia de educación financiera e incorrecto manejo de finanzas personales.

De acuerdo con las diferentes consultas realizadas se ha identificado que la consultoría

financiera ha tenido un impacto positivo para la adopción de nuevas ideas, prácticas globales,

implementación de innovación, tecnología y modelos de mejoramiento para cada una de las

áreas de la organización, que permiten tomar decisiones más asertivas, en temas como

reducción de costos, eficiencia operacional, riesgos y crecimiento sostenido (Revista Dinero,

2014).

Se determina en este caso que las empresas no solo deben implementar una

consultoría, sino idear diferentes estrategias de mejora que tengan un impacto positivo en

la organización, contribuyendo a los diferentes procesos que se han implementado en

Colombia, para el conocimiento, las competencias y comportamientos adecuados en la

toma de decisiones responsables financieramente, creando objetivos tales como:

- Involucrar a organizaciones gubernamentales, sector privado y entidades sin fines de

lucro en la promoción de la educación económica y financiera.

- Identificar fuentes de financiamiento para el funcionamiento de la estrategia nacional.

- Establecer directrices que ayuden a las instituciones educativas a incorporar el proceso

de educación económica y financiera en los proyectos pedagógicos de la educación

formal y la educación para el trabajo y el desarrollo humano (CIEEF C. i., 2010).


Permitiendo de esta forma que las entidades y los proyectos enfocados en la educación

financiera sean cada vez más importantes y tomen mayor relevancia en el mercado, brindando

mejores condiciones para la población colombiana.

1.2.2 direccionamiento estratégico de la organización.

Objetivos estratégicos de la organización

- Conseguir alianzas comerciales que permitan ofrecer los servicios de consultoría

financiera, buscando la expansión y reconocimiento de la compañía en Bogotá D.C.

- Realizar capacitaciones gratuitas de educación financiera, permitiendo que las

personas conozcan el servicio de la empresa y sirvan como promotores en el mercado.

- Implementar herramientas de calidad e innovación que permitan un mejor y oportuno

análisis del cliente.

- Desarrollar diferentes medios de comunicación que permitan una relación asertiva y

acompañamiento continuo en cada uno de los servicios.

- Establecer diferentes alianzas comerciales con las entidades bancarias, brindando

diferentes opciones al cliente de acuerdo con sus objetivos y necesidades.

Políticas institucionales

A continuación, se relacionan las políticas de la empresa para el correcto

funcionamiento de la organización, en el cual se identifica y se analiza los factores internos y

externos que inciden en el cumplimiento de estas, marcando los lineamientos para todos los

directivos, empleados y clientes.

- Mantener los procesos alineados a la mejora continua, con el fin de promover el

desarrollo y competitividad de los colaboradores.


- Desarrollar servicios eficientes y sostenibles a corto y largo plazo, satisfaciendo las

necesidades del cliente.

- Impulsar el trabajo en equipo para el alcance de los objetivos estratégicos de la

organización.

- Garantizar los medios necesarios para la comunicación externa e interna de los

colaboradores.

- Promover la capacitación de los colaboradores de acuerdo con las estrategias y

objetivos de la compañía.

Política de bienestar social

La empresa se encuentra comprometida con el bienestar social definiendo las

siguientes actividades que se llevaran a cabo para cumplir a cabalidad las responsabilidades

asignadas:

- Realizar pruebas de riesgo psicosocial desarrollados en el área laboral, con el fin de

implementar diferentes herramientas que les permita afrontar y mejorar su desempeño.

- Establecer incentivos enfocados al bienestar social, alineados y desarrollados de acuerdo

con los objetivos de la compañía.

- Brindar escenarios donde se logré fomentar las capacidades del personal, así como, reforzar

sus habilidades y desarrollo de destrezas, conformando un equipo que brindé valor

agregado a la compañía.

Política de comunicación


La empresa se encuentra comprometida con el proceso de circulación e intercambio de

información entre cada uno de los interesados; para este fin se establecen las siguientes

actividades que permitirán una comunicación asertiva:

- Utilizar las herramientas establecidas por la empresa para el trato directo con los

clientes, proveedores, jefes y compañeros, permitiendo una trazabilidad y control en

las comunicaciones.

- Promover los valores y principios necesarios para un correcto trato con las personas.

- Realizar actividades de integración que contribuyan a la interacción entre el grupo del

proyecto.

- Realizar de manera semanal retroalimentación con los líderes de proceso, expresando

las inconformidades o ideas con respecto a las herramientas de la compañía.

Política de contratación

La empresa busca tener un proceso adecuado para la selección del personal,

permitiendo conformar un equipo altamente capacitado que cumpla con las exigencias de los

roles definidos. A continuación, se establecen las actividades para este fin:

- Evaluar de manera detallada el cumplimiento del aspirante a cada uno de los requisitos

establecidos en la convocatoria.

- Comunicar de manera clara y oportuna las exigencias y retribuciones del cargo

ofertado.

- Informar al aspirante los resultados obtenidos en el proceso.

- Realizar convocatorias internas en la empresa para los vacantes en cada área.

Política ambiental


La empresa comprometida con el cuidado del medio ambiente, los recursos naturales

y su sostenibilidad, implementa las siguientes actividades que le permiten evaluar, prevenir y

mitigar los impactos ambientales generadores por la ejecución del servicio, cumpliendo con

las normativas vigentes y aplicables:

- Generar alineación de los objetivos de la empresa con el cuidado del medio ambiente,

mediante capacitaciones de sensibilización a los colaboradores frente a los impactos

ambientales.

- Brindar herramientas a los colaboradores para facilitar el reciclaje y clasificación de

basuras generadas por las actividades de trabajo.

- Incentivar a los colaboradores a participar en campañas ambientales y proponer

alternativas a fines con estas.

Misión

Ser una empresa de consultoría financiera para personas naturales encargada de brindar

un acompañamiento continuo en cada uno de los procesos, contando con un personal altamente

capacitado en análisis e innovación, y con las habilidades y competencias necesarias para la

formación y asesoramiento oportuno del cliente.

Visión

Ser una empresa destacada por su compromiso, innovación, y calidad en la prestación

de sus servicios, garantizando soluciones eficientes y mejorando la calidad de vida de sus

clientes por medio de la toma de decisiones asertivas.

Valores


La empresa implementa los siguientes valores para desarrollar de forma efectiva su

actividad económica, tales como:

- Confianza en las relaciones internas de la empresa, con el fin de generar un ambiente

sinérgico entre los colaboradores.

- Responsabilidad de los colaboradores frente a las decisiones de la gestión empresarial,

contribuyendo al cumplimiento de normas y leyes.

- Integridad en la información entregada a la alta gerencia y a los entes externos de la

compañía.

- Disponibilidad al cambio mediante la innovación de las herramientas y procesos para

mejora del servicio.

- Transformación en el entorno mediante la generación de mayores beneficios

económicos a la sociedad.

- Calidad en el cumplimiento de los parámetros establecidos para la prestación de

servicios.

Mapa estratégico

La empresa cuenta con estrategias enfocadas al cumplimiento de objetivos

organizacionales y diseñados para ser evaluados en cada una de las áreas implicadas.


Figura 3 Mapa estratégico


1.2.3 estructura organizacional.

La empresa establece la siguiente estructura organizacional para el desempeño

adecuado de sus actividades.

Figura 4 Estructura organizacional


APRENDIZAJE Y

CRECIMIENTO

CLIENTE

FINANCIERA

PROCESOS

Potencializar e incentivar el desarrollo del capital humano

Crear herramientas de calidad y servicio

Mejorar el uso de sistemas de información para la toma de

decisiones

Implementar de modelos financieros

Optimizar procesos mediante la innovación

Elaborar actividades del cuidado del medio

Brindar acompañamiento continuo al cliente en el servicio

Realizar análisis detallado del cliente para generar varias alternativas

Ejecutar el uso eficiente del presupuesto

Aumento de alianzas comerciales

Tercerización de procesos

P

E

R

S

P

E

C

T

I

V

A

OBJETIVOS

Aumentar el número de visitas en nuestra red social Facebook, en un 50% mediante las

capacitaciones financieras, llegando a un target más amplio en 2 meses.

Aumentar las ventas en un 30% ofreciendo servicio de calidad y acompañamiento continuo, logrando ser reconocidos y recomendados en el

mercado en 3 meses.


A continuación, se presentará una descripción de las áreas, en el cual se detalla las

funciones que realizaran los integrantes determinados en la estructura organizacional.

Departamento administrativo y financiero

Los 3 analistas financieros estarán encargados de realizar las consultorías financieras,

diseñando y determinando según el caso las soluciones financieras, teniendo en cuenta los tres

enfoques de ahorro, endeudamiento y normalización.

El auxiliar contable se encargará de manejar los estados financieros, el manejo de las

cuentas bancarias y lo pagos fiscales que se deben realizar durante la ejecución del servicio de

consultoría financiera.

La recepcionista se encargará de realizar la agenda de los respectivos clientes,

gestionar el email y las redes sociales, responder las llamadas telefónicas y gestionar la

organización de las reuniones.

Departamento de recursos humanos

El analista de selección se encargada de gestionar todo el proceso de remuneraciones,

beneficios y tramites de seguridad social, al igual que las liquidaciones de sueldos y toda la

planeación y ejecución del proceso de reclutamiento y selección para cada una de las áreas.

Departamento de Riesgos

El analista SARLAF se encargará del control de la administración de riesgos de lavado

de activos y de la financiación del terrorismo, en el cual se busca prevenir riesgos en la

prestación del servicio o la inclusión de recursos provenientes de actividades relacionadas con

el lavado de activos.


El analista de riesgos se encargará de evaluar y cuantificar los riesgos a los que se

puede exponer durante la prestación del servicio y todas las actividades que se deben

desempeñar para el cumplimiento de los objetivos.

Departamento comercial

Los vendedores se encargarán de promocionar los servicios de enfoque para la

consultoría financiero y adicionalmente dar a conocer los beneficios de las capacitaciones en

finanzas para mejorar su situación financiera.

El analista de marketing se encargará de realizar toda la planificación del marketing

del servicio de consultoría financiera, en el cual se establezcan nuevos contactos para

establecer alianzas comerciales, también buscará optimizar los canales digitales y analizar

estrategias del mercado.

Departamento de capacitación financiera

El analista de capacitación se encargará de realizar las capacitaciones a los clientes y

a cada una de las alianzas comerciales con talleres y presentaciones que contengan temas

específicos, con el fin de lograr un correcto manejo de las finanzas personales y la inclusión

al sistema financiero.

El analista de contenido educativo se encargará de realizar todos los videos de

contenido educativo para implementar en las diferentes redes sociales, en el cual se mantenga

en constante capacitación a cada uno de los clientes y las personas que desean mejorar sus

finanzas personales con nuevas herramientas de análisis financiero y conocimiento que les

permita mejorar en la toma de decisiones.


1.3. Caso de negocio

1.3.1 descripción de alternativas.

Posterior al análisis realizado sobre la situación problema identificada, se determinan

las alternativas que permitan el alcance de los objetivos planteados en el árbol de objetivos.

En la siguiente tabla se presenta las alternativas con su respectiva descripción.

Tabla 1 Alternativas

Alternativa Descripción

Conocimiento de los productos y servicios

Brindar asesoría de los productos existentes en el mercado

financiero colombiano, orientado a la mejora continua de

la salud financiera y la toma de decisiones.

Equidad en los ingresos percibidos por los

ciudadanos del país

Fomentar en las personas capacitaciones para que la toma

de decisiones mejore y se obtenga el bienestar en común.

Organización y control en finanzas

personales

Brindar alternativas que permitan trazar un plan de acción

enfocado en la planificación de los clientes.

Incentivar a las comunidades a ser

partícipes en el desarrollo de hábitos

financieros

Dar a conocer las ventajas de manejar de manera adecuada

los recursos personales.

Inversión en la capacitación financiera de la

comunidad

Estudio y análisis de los emprendimientos propuestos por

el cliente con el fin de identificar posibilidades de éxito y

fracaso de estas.


1.3.2 criterios de selección de alternativas.

De acuerdo con los análisis realizados con respecto a la problemática, se determinó 3

criterios que permiten evaluar las alternativas planteadas, en este caso se realizará una relación

con cada una de ellas para saber cuál es la más viable.

A continuación, se presenta la tabla donde se explican las alternativas elegidas.


Tabla 2 Lista de criterios alternativas

Lista de criterios Descripción

Aumentar el número de personas

capacitadas financieramente.

Permite que las personas tengan los conocimientos y las habilidades para tomar decisiones acertadas en el mercado

financiero.

Incidir en el aumento de decisiones

acertadas a nivel de finanzas

personales.

Las asesorías permiten que las personas aprendan y se dejen

guiar por las opciones más indicadas de acuerdo con sus

objetivos y condiciones actuales.

Mejora en las condiciones

económicas de los clientes.

El correcto manejo de las finanzas permite que las personas

tengan oportunidades de invertir y ahorrar, aumentado sus ingresos y generando mayor rentabilidad.


1.3.3 análisis de alternativas.

Se determinaron las alternativas enfocadas en brindar conocimiento a las personas,

para poder acceder al mercado financiero, mediante asesorías y capacitaciones que les

permitan encontrar beneficios y ventajas de los servicios financieros.

Para esto se creó una relación de las alternativas y los criterios establecidos como: el

aumento de capacitaciones, incidencia en las decisiones acertadas de finanzas personales y la

mejora en las condiciones económicas de los clientes, obteniendo el mayor resultado en la

alternativa dirigida a brindar asesoría de los productos existentes en el mercado.

Tabla 3 Análisis de alternativas

Lista de criterios

Brindar asesoría de los productos existentes

en el mercado financiero colombiano.

Fomentar en las personas capacitaciones

para que la toma de decisiones adecuada

Brindar alternativas que permitan trazar un plan

de acción enfocado en la planificación.

Dar a conocer las ventajas de manejar del manejo adecuada

de los recursos personales

Aumentar el número de personas capacitadas financieramente

5 5 3 4

incidir en el aumento de decisiones acertadas a nivel de finanzas

personales

5 4 3 4


Lista de criterios

Brindar asesoría de los productos existentes

en el mercado financiero colombiano.

Fomentar en las personas capacitaciones

para que la toma de decisiones adecuada


de acción enfocado en la planificación.

Dar a conocer las

ventajas de manejar del manejo adecuada

de los recursos personales

Mejora en las condiciones económicas de los clientes

4 4 5 4


1.3.4 selección de alternativa.

Mediante la herramienta de análisis multicriterio Scoring se califica y se realiza la

selección de la mejor alternativa mediante 4 criterios de selección, que permitan mitigar cada

una de las causas raíz identificadas en el árbol de problemas.

En la tabla se evidencia la alternativa ganadora, en este caso, es brindar asesoría de los

productos existentes en el mercado financiero colombiano, permitiendo inclusión en el

mercado y la correcta toma de decisiones frente a los servicios de las entidades financieras.

Tabla 4 Selección de alternativa

Lista de criterios

Brindar asesoría de los productos existentes en el mercado financiero

colombiano.

Fomentar en las personas capacitaciones para que la toma de decisiones

adecuada.


de acción enfocado en la planificación de los

clientes.

Dar a conocer las ventajas de manejar de manera adecuada los recursos personales.

Aumentar el número de personas

capacitadas financieramente.

25 25 15 20

incidir en el aumento de decisiones acertadas a nivel de finanzas

personales.

20 16 12 16

Mejora en las condiciones económicas de los clientes.

12 12 15 12

Total ponderación 57 53 42 48 Fuente: Construcción del autor


1.3.5 justificación del proyecto.

La presente investigación se enfoca en el análisis de cada uno de los estudios de

factibilidad necesarios para el correcto desempeño del proyecto, en el cual se identifique y se

determine cada una de las variables que impactan de forma directa e indirecta la estructuración

y diseño del servicio de consultoría financiera, siendo de vital importancia conocer el sector

económico de enfoque y cada una de las normas o leyes que lo rigen.

Para esto se realizará un análisis del sector económico, administrativo, financiero,

técnico y ambiental, evaluando la viabilidad del proyecto en cada uno de estos campos,

determinando de esta forma precio, segmentación de mercado, portafolio de servicios, proceso

de desarrollo de los servicios, ubicación y organización interna de la compañía.

Adicionalmente, se tiene en cuenta la competencia directa de la empresa, puesto que

se debe determinar lo innovadora que puede llegar a ser en los servicios ofrecidos y analizar

cuáles son los bienes sustitutos que puede existir en el mercado, siendo estas variables

indispensables para realizar la estructuración y diseño de la empresa.

1.4 Marco teórico

La importancia de la educación financiera permite el desarrollo y crecimiento

económico del país, conformado por el capital, las empresas, las personas y el gobierno;

generando diferentes fluctuaciones alcistas y bajistas que impactan en el ciclo económico y

que generan diferentes tipos de escenarios tales como: la expansión, recuperación, recesión,

depresión y auge de la economía de acuerdo a la decisión, la dinámica y la actividad que

realice cada uno de los agentes (BBVA, 2020).


Sin embargo, no solo estas situaciones han mostrado la importancia de capacitar a la

población financieramente, cada uno de las crisis presentadas alrededor del mundo muestra

el riesgo e impacto negativo que puede generar las malas decisiones, en este caso es

importante resaltar la crisis subprime en el año 2008, donde se evidenció que la alfabetización

financiera de sus integrantes afecto notablemente la estabilidad financiera de Estados Unidos,

generando desaceleración del crecimiento mundial e impactando el dinamismo en las

exportaciones y flujos de inversión colombianas (Educa, Portal de educación financiera, s.f.).

El desconocimiento de los productos financieros genera que las personas no tengan la

suficiente autoridad para la toma de decisiones, en este caso es importante resaltar al inversor

Warren Buffet quien dice que no hay ningún tipo de problema con un inversor que “no sabe

nada” pero que es consciente de ello, el problema es cuando uno “no sabe nada” pero cree que

sabe algo (Souza, 2017).

Puesto que las personas que no han contado con una buena educación financiera creen

en su capacidad para la toma de decisiones buscando satisfacer sus necesidades, sin

contemplar el riesgo y beneficio que puede generar dicha acción, optando por el camino que

consideran más fácil sin evaluar costos, interés y tiempo.

Por esta razón Colombia ha buscado fortalecer el sistema financiero, en este caso es

importante resaltar que en el año 2015 realizo la adopción de los objetivos de Desarrollo

Sostenible ODS, enfocándose en el objetivo número 4 correspondiente a la educación de

calidad, donde se determina como la base para mejorar la vida y obtener un desarrollo

sostenible, teniendo la importancia de desarrollar una educación inclusiva y equitativa que

ayude y brinde a la población las herramientas necesarias para desarrollar soluciones más


innovadoras a los problemas más relevantes del mundo (Programa de las naciones unidas para

el desarrollo., s.f.).

La educación permite que las personas tengan mayores habilidades y conocimientos

para aportar, desarrollarse y contribuir con los objetivos del país, ya que “Uno puede

prepararse mejor para afrontar su futuro económico invirtiendo en su propia educación. sí

estudias duro y aprendes de joven, estarás en las mejores condiciones para asegurar el futuro

(Buffett, 2016).

Permitiendo de esta forma adquirir conocimientos habilidades, valores, actitudes y

normas que contribuyan a formar una estabilidad económica. En la actualidad las personas

saben cuánto se ganan, pero desconocen cuanto gastan, y no tiene un control adecuado de su

flujo de caja; por ende, es importante implementar una adecuada educación en las finanzas

personales, con el fin de ayudar a crear hábitos adecuados de consumo y ahorro que le permitan

formar un patrimonio mediante la gestión adecuada del mismo (Condusef, 2017).

En la última década se vincularon más de 12 millones de colombianos al sistema

financiero, donde el indicador de inclusión financiera paso de cerca de 55,5% en 2008 al

81,4% en 2018. En este año según las estadísticas 25.8 millones de adultos tenían una cuenta

de ahorro, 8.9 millones una tarjeta de crédito y 6.8 millones un crédito de consumo, se

considera que se deben incluir financieramente a 6.3 millones de adultos colombianos,

equivalentes al 18.6% de la población mayor de edad del país; de estos el 40.9% está en la

ciudades (Banca de las oportunidades, 2018).

Destacando así la importancia de la mejora y el aumento en las tasas de escolarización,

en la actualidad el ministerio de educación nacional de Colombia está trabajando con el fin de


brindar una educación superior pertinente e innovadora, definiendo sus ejes de acción

principal a la internacionalización de la educación superior. Por esta razón lanzó un proyecto

denominado fomento a la internacionalización de la educación superior, buscando que

Colombia se ha destino para educación, construcción y fortalecimiento de capacitaciones y

establecimiento de alianzas comerciales (Ministerio de educación , s.f.).

En este caso se evidencia que a largo plazo las personas contarán con mejores

condiciones financieras; sin embargo, en la actualidad es importante brindar apoyo a las

personas que no contaron con este tipo de formación y que lo han desarrollado las empresas

de consultoría financiera y entidades como banco de Bogotá, ya que estas empresas ayudan a

gestionar, planificar y controlar cada uno de los recursos financieros generando una aportación

de valor y estrategias que permitan el alcance de los objetivos (Profima, 2018).

El sector de servicios de Bogotá frente a Colombia ocupa el 32.3% donde se destaca

que las compañías que han decidido iniciar operaciones en Bogotá se han duplicado en los

últimos 10 años en 2018, donde un total de 1.504 de esas compañías se ubican en la ciudad de

Bogotá. La solidez de esta ciudad se destaca en la estabilidad de precios, con menores índices

de inflación estando entres las ciudades más importantes de América latina, en 2019 la

inflación fue de 3,49% ubicándose por debajo de ciudades como buenos aires Rio de Janeiro

y Sao paulo (Invest in Bogotá. , 2018).

Adicionalmente Bogotá cuenta con 11 millones de habitantes equivalente al 22% de la

población nacional, cuenta con una economía sólida y diversificada, cuenta con un clima

favorable para los negocios, la calificación crediticia nacional de largo plazo de AAA otorgada

por Fitch ratings, reuniendo el 32% de las empresas en el país, el 56% de las transacciones

financieras, el número de empresas que cuentan con capital extranjero, caracterizándose por


ser un lugar atractivo para el emprendimiento y desarrollo de nuevas ideas (Invest in Bogotá.,

2018).

La innovación en Colombia ha aumentado y la inclusión de la población en cada uno

de los productos y servicios financieras es cada vez más importante, por esta razón

Asobancaria para el 4 y 5 de abril realizó el congreso de acceso a servicios bancarios y medios

de pago, conformado por 36 conferencias nacionales e internacionales, con el fin de aumentar

el acceso y uso de productos financieros que se ha basado en la transformación digital

(Asobancaria., 2017).

De acuerdo con el gremio el número de adultos con al menos un producto financiero

paso de ser un 55% a un 81% entre 2008 y 2018, donde 13 billones de colombianos accedieron

a los productos y servicios que ofrece la banca, donde Asobancaria y el Gobierno nacional se

proponen alcanzar la meta de inclusión de 85% para 2022 (La república, 2019).

El país se considera como el tercer ecosistema de innovación en el sector financiero en

América latina, con un crecimiento de 45% en año y medio y la creación de 78 nuevos startups

que tienen gran capacidad de cambio, que desarrolla productos o servicios de gran innovación

que están orientados directamente al cliente por medio de Fintech (Asobancaria, 2018).

Si bien es cierto Colombia ha identificado cada una de las falencias presentadas en el

sistema financiero, provocando de esta forma su interés por mejorar en educación y permitir

que las personas se capaciten y aprendan a manejar sus finanzas; Sin embargo, es un proceso

en desarrollo que avanza con el fin de tener mayor inclusión financiera y que va acompañado

de la transformación e innovación digital. Por esta razón es importante que las personas que


se están adaptando a esta nueva era cuenten con el apoyo y la asesoría pertinente para la toma

de decisiones.

1.5 Marco metodológico para realizar trabajo de grado

1.5.1 enfoque de investigación.

El enfoque de investigación del cual se soporta el proyecto corresponde a la

investigación mixta, incluyendo el análisis de datos cualitativos y cuantitativos mediante

preguntas referentes a características o cualidades, que sustenta la hipótesis enfocada en la

falta de educación financiera en la población bogotana económicamente activa en el rango de

20 a 40 años, permitiendo de esta forma crear una relación entre las variables y un mejor

desarrollo en la investigación.

1.5.2 tipo de investigación.

Dentro de las principales funciones de los métodos mixtos, para el proyecto se

implementa el tipo de método mixto “Triangulación o incremento de la validez “donde permite

confirma o corroborar resultados y efectuar validación cruzada entre datos cuantitativos y

cualitativos. Son aprovechadas las ventajas de cada método y minimizadas sus debilidades,

permitiendo encontrar una correlación entre el análisis estadístico y el análisis cualitativo en

la realización de diferentes comparaciones.

A continuación, se presentan los tipos de investigación que se tendrán en cuenta para

el análisis cualitativo y cuantitativo de la hipótesis planteada.

Tabla 5 Tipos de investigación



1.5.3 herramientas para la recolección de información.

La recolección de los datos y la información se realizará mediante las siguientes

herramientas:

- Bases de datos de entidades financieras que contengan información acerca de la oferta

de servicios de consultoría financiera.

- Capacitaciones financieras para la consecución de contacto sobre potenciales clientes

del servicio de consultoría financiera.

- Mediante publicaciones en redes sociales y la promoción del servicio serán recibidos

datos de personas que deseen adquirir el servicio.

1.5.4 fuentes de información.

Las fuentes de información que serán empleadas en el proyecto son:

Fuentes primarias

Conformadas por las encuestas a la población objetivo y tomadas como fuente

principal de información. En las mencionadas se busca lograr identificar el conocimiento

existente de los participantes sobre temas financieros.

Tiempo Orden Estructura Características

Concurrente Simultáneo

Datos Cualitativos

Análisis separado de las variables.

Ningún análisis se construye sobre otro análisis o método.

Datos Cuantitativo

s

Lo datos son consolidados después de que han sido recolectados y analizados de forma separada.

Integrando conexión entre ambos métodos y su respectiva

combinación.

Secuencial Individual Cuantitativa

o Cualitativa

Cambio de estrategia aplicando primero el método

cualitativo para obtener una teoría fundamentada y después realizar el método cuantitativo. Estrategia contextual utilizando una aproximación del

método cualitativo, facilitando la interpretación de los datos

cuantitativos.


Fuentes secundarias

Las fuentes secundarias que serán tenidas en cuenta para el desarrollo del proyecto

son:

- Información del Departamento Administrativo Nacional De Estadística (DANE) que

contenga la cantidad de personas económicamente activas, en el rango 20 a 40 años y

sean residentes en la ciudad de Bogotá.

- Documentos con enfoque en investigaciones de empresas o proyectos de

emprendimiento en consultoría financiera.

- Documentos informativos y estadísticos respecto a la ausencia de educación financiera

en Bogotá.

- Tesis de investigación de las diferentes universidades que permitan obtener

información a nivel global sobre la falta de educación financiera y las posibles

comparaciones con otros países.

- Artículos o revistas con las ideas más novedosas en el área financiera, tales como:

Forbes, Portafolio y Fasecolda, que permitan la actualización y la implementación de

nuevas herramientas para la compañía.

2. Estudios y evaluaciones

2.1. Estudio de mercado

2.1.1. población.

El proyecto está enfocado en realizar el diseño del servicio de consultoría financiera,

enfocado en la atención de personas entre los 20 a 40 años, económicamente activas y que

sean residentes en la ciudad de Bogotá D.C.


De esta forma se crea un portafolio de servicios atractivo para su consumo, en el cual

se satisfagan las necesidades de los clientes y contribuya con su formación financiera.

2.1.2. dimensionamiento demanda.

De acuerdo con el informe publicado por el Departamento Administrativo Nacional de

Estadística (DANE), la encuesta continua de los hogares de la ciudad de Bogotá, para el

periodo comprendido entre el año 2019 y el primer trimestre del año 2020, estima que, la

población económicamente activa se ubica en un promedio de 4.138 ciudadanos.

Con base en los resultados anteriores es determinada como población objetivo cerca

de 2.896 personas, dado que el 70% del total de personas económicamente activas se encuentra

en el rango de 24 a 54 años.

Tabla 6 Encuesta continua de hogares

Año Trimestre móvil Ocupados

2019 Nov 18 - Ene 19 4114

2019 Dic 18 -Feb 19 4087

2019 Ene - Mar 4075

2019 Feb -Abr 4120

2019 Mar - May 4172

2019 Abr - Jun 4199

2019 May - Jul 4254

2019 Jun - Ago. 4197

2019 Jul - Sep. 4213

2019 Ago. - Oct 4203

2019 Sep. - Nov 4278

2019 Oct - Dic 4258

2020 Nov 19 - Ene 20 4209

2020 Dic 19 - Feb 20 4188

2020 Ene - Mar 4026

2020 Feb -Abr 3606

Promedio 4138 Fuente: DANE - Encuesta Continua de Hogares, Gran Encuesta Integrada de Hogares


2.1.3. dimensionamiento oferta.

El dimensionamiento de oferta se realiza a través de la búsqueda de empresas en

consultoría financiera, que ofrecen servicios similares al planteado en el desarrollo del

proyecto. A continuación, se listan los principales participantes en el mercado objetivo: Kpmg,

Deloitte y Life Control Chanel.

2.1.4. competencia – precios.

En el mercado de acuerdo con el sector elegido se identifican varias empresas con

servicios similares, utilizadas como referencia en las características y precio del servicio de

consultoría financiera, estas son:

- KPMG

Es una red global de firmas que presta servicios de auditoría, impuestos y consultoría,

presente en 147 países y con 219.000 colaboradores trabajando alrededor del mundo, ofrece

servicios tales como: Management consulting, Risk consulting y Deal Advisory (KPMG, s.f.).

- Deloitte

Es una firma privada que ofrece servicios profesionales en las cinco áreas

fundamentales como: consultoría, impuestos, asesoría jurídica, asesoría financiera y auditoria,

cuenta con 224.400 colaboradores, ofrece servicios tales como: capital humano, estrategia y

operaciones tecnologías (Deloitte, 2020).

2.1.5. determinación de precio / estrategias de comercialización.

La estimación por medio del mínimo viable contribuyó a establecer el precio para el

servicio de consultoría. De acuerdo con los costos estimados en la valoración de la efectividad

del diseño del servicio, se establece un costo unitario de $ 84,163.90 COP con un margen de


contribución del 50%, fijando así un precio de venta del servicio en $ 120.000 COP para un

tiempo de atención comercial de una hora.

Las capacitaciones grupales harán parte de los canales de distribución del servicio

fijando su precio de desarrollo con la estimación de costo respecto a la parte práctica, se estima

la duración de una hora y media y se establece un monto de $5.000 COP a $15.000 COP por

persona. Las capacitaciones serán dadas para grupos de 15 a 45 personas.

El precio de servicio se encuentra estimado por hora en donde se pretenderá desarrollar

el proceso de identificación, evaluación y diagnóstico interno, procesos que hacen parte de la

fase inicial del servicio.

Tabla 7 Precios


Los precios de mercado del producto de asesoría financiera son subjetivos y

condicionados a una visita con la empresa que oferte el servicio, por tal motivo se estima un

precio techo y un precio piso con una variación del 5% frente al precio de venta definido.

Estrategias de comercialización

- Brindar porcentajes de descuento sobre los servicios ofrecidos.

- Realizar capacitaciones en educación financiera sin costo.

- Brindar conocimiento a través de las redes sociales.

- Ofrecer un acompañamiento constante al cliente.

- Garantizar un oportuno y adecuado acceso a los servicios de las entidades financieras.

Modalidad Valor

Asesoría por Hora $ 120.000

Capacitación por persona $5.000 a $15.000


2.1.6. canales de comercialización.

La empresa ubicará su planta física para atención personalizada de clientes en el sector

de chapinero central, dirección calle 52 cra 9. A continuación, son relacionados los canales de

distribución del servicio de consultoría:

- Asesoría personalizada

La asesoría personalizada se brindará en la ubicación de la planta física y será

direccionada por un analista financiero.

- Asesoría virtual

Por medio de la plataforma Zoom se brindará el servicio de consultoría dirigido por un

analista financiero.

- Capacitación presencial

Consiste en el desarrollo de charlas y talleres prácticos dirigidos por un analista

financiero en donde se abordarán temas de finanzas personales.

- Charlas en canal de YouTube

Por medio de la plataforma digital de YouTube será publicado contenido sobre temas

en finanzas personales y noticias financiera actuales.

2.2. Estudio Técnico

2.2.1 diseño conceptual del proceso y servicio.

El proyecto de consultoría financiera se basa en la planificación, evaluación y diseño

del servicio, en el cual las personas mejoren su situación financiera mediante las diferentes


opciones que ofrece la compañía y la variedad de capacitaciones en finanzas personales de

forma presencial y por medio de redes sociales.

En este caso se realiza un acompañamiento continuo desde el inicio de la consultoría,

realizando el respectivo análisis de la situación financiera del cliente y definiendo dentro de

las alternativas la mejor solución de acuerdo con los requerimientos de este.

Se busca de esta forma contribuir con la cantidad de personas en la ciudad de Bogotá

que estén financieramente capacitadas, con habilidades y conocimientos para la toma

adecuada de decisiones. Adicionalmente, se idealiza la motivación de jóvenes hacia las

prácticas de ahorro y optimización de sus recursos financieros.


Figura 5 Flujograma servicio consultoría


IDENTIFICACIÓN GESTIÓN INTERNA GESTIÓN EXTERNA

Solicitud de

información

Entrega de

documentos

INICIO

Estudio de

información

Creación

operación

Viabilidad de

cliente

Modelamiento

financiero

Presentación de

alternativas

Aceptación de

servicio

Firma de

contrato

Gestión ante la

entidad financiera

Respuesta de la

entidad

financiera

Entrega de

resultado al

cliente

Aprobación

Aceptación de

servicio

FIN

SI

SI

SI

NO

NO

SI

NO

NO


a. análisis y descripción del producto.

De acuerdo con el flujograma establecido para la oferta del servicio, se evidencia que

es un proceso organizado en 3 fases que contienen el desarrollo, identificación, gestión interna

y gestión externa del servicio de consultoría financiera. Ofrece las respectivas alternativas de

solución a la situación actual y objetivos del cliente. A continuación, se realizará la explicación

de cada uno de los procesos:

Identificación

Es el proceso inicial donde se conoce al cliente, de acuerdo con su situación se le

solicita información y entrega de los documentos necesarios para brindar un servicio de

consultoría financiera adecuado.

Gestión Interna

En este proceso se realiza el estudio y determinación de la viabilidad del cliente, de

acuerdo con sus necesidades y requerimientos. A partir del modelamiento se generarán

diferentes alternativas que el cliente puede seleccionar según la opción de portafolio que ajuste

a su necesidad.

Gestión externa

Es el proceso de evaluación con las entidades financieras, las cuales determinan a partir

de sus estudios la aceptación o el rechazo del cliente, entregando así, un resultado final para

que este determine si acepta su servicio.


b. definición de las características técnicas y de aprovechamiento del

proyecto.

Para las especificaciones técnicas del servicio de consultoría financiera se determinan

las siguientes características.

- Servicio con un precio asequible para la población bogotana.

- Servicio innovador con herramientas de software que permitan un mejor análisis del

cliente.

- Atención presencial y virtual brindando las mejores alternativas de atención al cliente.

- Brindar en el servicio de consultoría opciones de educación financiera.

- Excelentes alianzas comerciales brindando una solución financiera acertada y rápida.

- Acompañamiento continúo mediante la gestión documental y requerida ante las

entidades financieras.

De esta forma las personas que accedan al servicio de la empresa obtendrán los

siguientes beneficios:

- Solución financiera en el menor tiempo posible, sin necesidad de realizar algún trámite

o gestión operativa directamente con las entidades financieras.

- Soluciones garantizadas de acuerdo con sus objetivos y situación financiera actual.

- Acceso a las redes sociales y sitio web de la compañía con el fin de brindar información

sobre finanzas personales.

- Excelente servicio de calidad a bajo costo, permitiendo acceso a las diferentes opciones

ofertadas en el portafolio.

- Facilidad de contacto con los asesores por medio de la asistencia en canales

presenciales o virtuales.


- Conocimientos básicos y habilidades para la toma de decisiones en el mercado

financiero.

Tamaño y localización

Una vez determinado el estudio administrativo, se estableció que es viable ubicar

la empresa en un sector comercial y financiero, en este caso la compañía estará ubicada en

la ciudad de Bogotá D.C. en la calle 52 con carrera 9 sentido sur norte, este sector cuenta

con proximidad a vías de comunicación de la ciudad, contando con los suministros

necesarios para dar ejecución a la prestación del servicio.

Tabla 8 Materiales oficina

Lugar- cargo Materiales

• Oficina líder de

talento humano

• 1 mesa - 1 silla-1 computador-1 silla de visita-

papelería- 1 teléfono

• Recepción • 1 mesa - 1 silla-1 computador-1 silla de visita-

papelería- 1 teléfono- 1 impresora

• Cubículos asesores

financieros

• 3 mesas - 3 sillas-3 computadores-3 sillas de visita-

Papeleria-3 teléfonos- 3 impresoras

• Cubículo auxiliar

contable • 1 mesa - 1 silla-1 computador-1 impresora- papelería

• Áreas comunes -sala

de juntas • 1 mesa grande- 5 sillas- 1 tablero

• Áreas comunes -

cafetería • 1 mesa larga - 7 sillas -cafetería-vajilla-alimentos

• Áreas comunes- baño • Utensilios de aseo


La oficina cuenta con 140 metros cuadrados distribuidos de la siguiente manera:


Figura 6 Plano técnico


Figura 7 Ubicación oficina

Fuente: www.metrocuadrado.com


2.2.2 requerimiento para el desarrollo del proyecto.

Para realizar el desarrollo del proyecto se solicita inicialmente la información

relacionada, permitiendo evaluar la viabilidad y el inicio de la planificación y desarrollo. En

este caso el proceso de investigación se realizará por un tercero, donde se le solicitará los

siguientes contenidos en la EDT.

Selección

En esta etapa se solicita la información con respecto a los recursos necesarios para el

desarrollo del proyecto, entre estos se encuentran:

1.1.1. Planeación del recurso humano del proyecto.

1.1.2. Contratación del servicio de alquiler oficina.

1.1.3. Identificación recursos físicos del proyecto.

1.1.4. Adquisición de equipos tecnológicos.

1.1.5. Adquisiciones muebles y enceres.

1.1.6. Adquisición de materiales de oficina.

1.1.7. Adecuación de la oficina.

Análisis.

En este proceso se solicita la información correspondiente a la investigación a nivel de

mercado, social, ambiental, financiero y administrativo:

1.2.1. Desarrollo estudios comparativos.

1.2.2. Desarrollo estudio de mercado.


1.2.3. Desarrollo estudio financiero.

1.2.4. Desarrollo estudio legal.

1.2.5. Desarrollo estudio administrativo.

1.2.6. Desarrollo estudio social y ambiental.

1.2.7. Presentación de estudios.

1.2.8. Aprobación entregable análisis

Responsables.

En este ítem se define el equipo del proyecto y cada uno de los análisis necesarios que

permitirán su desarrollo:

1.3.1. Contratación del equipo de proyecto.

1.3.2. Determinación de entregables.

1.3.3. Entrega de funciones y responsabilidades.

1.3.4. Definición árbol de comunicación.

1.3.5. Determinación matriz de reemplazos y refuerzos.

1.3.6. Creación del cronograma de actividades.

1.3.7. Definición estructura de aprobación.

1.3.8. Determinación de presupuesto.

1.3.9. Definición de alcance.

1.3.10. Definición de objetivo.


Supuestos del proyecto

Los supuestos del proyecto con respecto a las situaciones que pueden presentarse y

afecten el desarrollo de este se relacionan a continuación:

- La planificación contará con todos los elementos necesarios para el desarrollo del

proyecto.

- Las condiciones medio ambientales no presentarán cambios que impidan la ejecución

del proyecto.

- El proyecto no sufrirá cambios considerables imposibles de manejar en su estructura

de alcance, tiempo y costos.

- La normativa y ley aplicable del proyecto no presentará modificaciones de gran

impacto para su desarrollo.

- Se ejecutarán las actividades de control necesarias para garantizar el avance

planificado del proyecto.

- Los contratos con proveedores se cumplirán de acuerdo con las condiciones pactadas.

- El desarrollo del proyecto será establecido en la ciudad de Bogotá.

- El proyecto no presentará ausencia de recursos humanos, monetarios y físicos que

afecten de manera directa su desarrollo.

- La información que se maneje será de carácter confiable y utilizable para el desarrollo

del proyecto.

Restricciones del proyecto

Las restricciones estas determinadas de acuerdo con el alcance, tiempo y costo del

proyecto de la siguiente forma:


- El alcance del proyecto debe se debe cumplir en un mínimo del 95%.

- La información debe ser de manejo y uso exclusivo para el desarrollo del proyecto.

- Los cambios que sean requeridos deben ser informados al gerente de proyecto y si es

necesario al patrocinador.

- El tiempo de ejecución de las actividades que conforman la gestión del proyecto debe

corresponder a las planificadas en el cronograma.

- La política de calidad del proyecto se debe considerar para la ejecución de las

actividades permitiendo su cumplimiento a tiempo.

- El presupuesto ejecutado debe ser el monto planificado para el desarrollo del proyecto.

- La planificación de los recursos debe cumplir con el presupuesto establecido en un

mínimo del 95%.

2.4. Estudio económico-financiero

2.4.1. estimación del valor de la inversión del proyecto.

La empresa contará con una ubicación física que le permita prestar su servicio, se

requiere una inversión de $21.981.000 COP, dado que se contempla la exigencia de recursos

establecida en el presupuesto maestro con equipos tecnológicos, papelería, muebles y enseres

y utensilios de aseo y cafetería.

Tabla 9 Información de crédito


Información general

Línea de crédito Bancóldex

Monto 21,981,000

Aporte social 20%

Valor Inicial 4,396,200

Préstamo 17,584,800


2.4.2. definición de costos y gastos de operación y mantenimiento del proyecto.

Costos

Los costos estimados se basan en el desarrollo de la actividad de capacitación gratuita

por los canales definidos, siendo la interacción personal y la publicación de videos en el canal

de YouTube corporativo.

Lo anterior se contempló para la captación de clientes, teniendo en cuenta los costos

de ejecución de estas. A continuación, se relacionan los respectivos:

Tabla 10 Proyección mensual de costos

Proyección mensual de costos

Concepto Cantidad Valor Monto total

Grabación y edición de videos 12 $ 50,000 $ 600,000

Capacitación gratuita presencial 5 $ 210,000 $ 1,050,000

Transporte 5 $ 50,000 $ 250,000

Servicio community Manager 1 $ 1,000,000 $ 1,000,000

Asesoría en desarrollo digital canal Web 1 $ 600,000 $ 600,000

Brochure 1 $ 300,000 $ 300,000

Total costos $ 3,800,000

Fuente: construcción del autor

De acuerdo con los costos del servicio de consultoría financiera se realiza una

descripción sobre estos:

Grabación y edición de videos: Se determinó que por medio de videos se brinde

capacitación en finanzas personales para un adecuado manejo de los recursos. Los temas para

desarrollar se encuentran enfocados en el manejo de flujo de caja, control de costos y gastos,

temas de emprendimiento, etc.

Capacitación profesional: brindar diferentes capacitaciones en empresas con el fin de

que los asistentes tengan conocimiento de los diferentes temas financieros y conozcan el

portafolio de servicios de la empresa.


Transporte: corresponde al recurso necesario para que los capacitadores puedan

desplazarse a cada uno de los lugares donde se dará la capacitación.

Servicio Community Manager: este servicio se encargará de llevar a cabo la gestión y

administración de la marca en internet, mediante la creatividad y el adecuado manejo de las

redes sociales.

Asesoría en desarrollo digital: este servicio se requiere en la creación de la página web

de la empresa para que las personas pueden conocer el portafolio y aprender de forma

interactiva sobre temas en finanzas personales.

Brochure: son los recursos que se entregarán durante las capacitaciones para que las

personas puedan tener un acercamiento más personalizado y conocer oferta de servicio.

Se realizó un análisis detallado de los costos generados por las capacitaciones, donde

se evidencia el costo unitario por cada una de ellas, teniendo en cuenta la cantidad de asistentes

y su costo en las mismas.

Tabla 11 Costos capacitación

Costos capacitación gratuita

Canal de ventas Cantidad Tiempo Asistentes

Capacitación presencial

1 2 1 a 14

1 2 15 a 24

1 2 25 a 35

Publicación de videos 1 10 min 200

Total capacitación 301



Continuidad Tabla Costos capacitación

Costos capacitación gratuita

Canal de ventas No. de veces al mes Costo unitario Costo mensual Costos por persona

Capacitación presencial 3 $ 150,000 $ 450,000 $ 10,000

1 $ 250,000 $ 250,000 $ 10,000

1 $ 350,000 $ 350,000 $ 10,000

Publicación de videos 12 $ 50,000 $ 600,000 $ 250.00

Total capacitación 17 $ 800,000 $ 1,650,000 $ 30,250


Por ejemplo, si la capacitación tiene una duración de 2 horas y el grupo es de 1 a 14

personas entonces el valor de la capacitación es de $150.000 COP teniendo un costo por cada

asistente de $10,000 COP.

Gastos

Los gastos empleados en el desarrollo del servicio no están directamente relacionados

con el core del negocio. A continuación, se relacionan lo estimados:

Tabla 12 Proyección mensual de gastos

Proyección mensual de gastos

Concepto Cantidad Valor unidad Monto total

Arriendo local 1 $ 3.500.000 $ 3.500.000

Servicios públicos 1 $ 236.909 $ 236.909

Servicio de internet 1 $ 80.000 $ 80.000

Salario planta administrativa 3 $ 2.390.000 $ 6.419.232

Salario planta auxiliar y operativa 1 $ 1.150.000 $ 2.310.064

Servicio de contador 1 $ 1.300.000 $ 1.300.000

Servicios financieros 1 $ 60.000 $ 60.000

Cuota crédito bancario 1 $ 452.782 $ 452.782

Servicio de software contable 1 $ 70.000 $ 70.000

Mantenimiento de quipo de computo 1 $ 500.000 $ 500.000

Papelería 1 $ 118.500 $ 118.500

Insumo alimenticios cafetería 1 $ 94.000 $ 115.000

Insumos de aseo 1 $ 130.000 $ 130.000

Total gastos $ 14.708.846



En el análisis de gastos se tiene en cuenta las erogaciones necesarias durante el mes,

en este caso fueron incluidos los conceptos correspondientes a nómina de la planta

administrativa y operativa, además de los servicios de mantenimiento, servicios públicos y

todos los recursos que no están directamente ligados con la operación de la empresa.

2.4.3. flujo de caja del proyecto.

Los flujos de caja proyectados fueron realizados a partir de las condiciones iniciales

del mercado estimadas para el año 2021, el índice de precios al consumidor y el crecimiento

del sector de servicios son las variables indexadas a las estimaciones.

Para los fines mencionados fue necesario tener en cuenta la cantidad de personal

dispuesto a ofrecer el servicio, en este caso la capacidad es de tres asesores financieros, con

un tiempo estimado de labor de 192 horas al mes, un supuesto de atención por cliente de tres

horas, logrando así, la atención de 64 clientes. Lo anterior fue determinado teniendo en cuenta

el 100% de la capacidad instalada. (Alvarez, 2015).

El porcentaje de variabilidad en la aceptación del servicio se estima con una aceptación

del 45% de la capacidad total, por lo anterior se espera la atención de 86 clientes en un mes.

Tabla 13 Capacidad instalada

Capacidad instalada

Personal Cantidad de horas disponibles Atención de horas extras Variabilidad

Asesor financiero 1 192 64 29

Asesor financiero 2 192 64 29

Asesor financiero 3 192 64 29 Total 86


Es importante tener en cuenta que la proyección de ingresos fue estimada de acuerdo

con el precio de venta del servicio y la capacidad instalada para la atención de los posibles

clientes; para esto en un horizonte de 12 meses se indexó al crecimiento del sector de servicios,


los costos y gastos fueron indexados con el índice de precios al consumidor reportado para el

segundo trimestre del año 2021.


Tabla 14 Variables de indexación

Proyección 2021

Crecimiento servicios 4.0%

IPC 3.1%

Cantidad de ventas estimadas 86

Inversión Inicial $ 4,396,200


Tabla 15 Flujo de caja

Concepto Periodo inicial Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Periodo 4

Ingresos $ 21,815,282 $ 22,687,894 $ 23,595,409 $ 24,539,226

Costos $ 3,800,000 $ 3,917,800 $ 4,039,252 $ 4,164,469

Gastos $ 14,708,846 $ 15,164,821 $ 15,634,930 $ 16,119,613

Flujo de caja libre $ (21,981,000.00) $ 3,306,436 $ 3,605,273 $ 3,921,228 $ 4,255,144

Continuidad Tabla Flujo de caja

Concepto Periodo 5 Periodo 6 Periodo 7 Periodo 8

Ingresos $ 25.520.795 $ 26.541.627 $ 27.603.292 $ 28.707.423

Costos $ 4.293.567 $ 4.426.668 $ 4.563.894 $ 4.705.375

Gastos $ 16.619.321 $ 17.134.520 $ 17.665.690 $ 18.213.326

Flujo de caja libre $ 4.607.907 $ 4.980.439 $ 5.373.707 $ 5.788.722

Continuidad Tabla Flujo de caja

Concepto Periodo 9 Periodo 10 Periodo 11 Periodo 12

Ingresos $ 29.855.720 $ 31.049.949 $ 32.291.947 $ 33.583.625

Costos $ 4.851.242 $ 5.001.630 $ 5.156.681 $ 5.316.538

Gastos $ 18.777.939 $ 19.360.055 $ 19.960.217 $ 20.578.984

Flujo de caja libre $ 6.226.539 $ 6.688.263 $ 7.175.049 $ 7.688.103



2.4.4. determinación del costo de capital, fuentes de financiación y uso de fondos.

Para dar inicio al proyecto es necesario adquirir un crédito con Bancóldex,

buscando una financiación de $ 17.584.800 COP para completar los recursos requeridos

en el desarrollo de cada una de las actividades, teniendo en cuenta que la empresa tiene un

capital de $4.396.200 COP.

A continuación, se presentan las condiciones iniciales del proyecto:

Tabla 16 Información crédito

Información general

Línea de crédito Bancóldex

Monto 21.981.000

Aporte social 20%

Valor Inicial 4.396.200

Préstamo 17.584.800

Periodo (Años) 4

Meses 12

Periodos 48

Tasa mensual 0,9% Fuente: Construcción del autor

Dentro de las opciones de financiamiento existen créditos con amortización de cuota

fija y cuota variable, realizando la comparación entre las dos opciones para determinar la más

asequible.

Tabla 17 Comparativo de resultados

Comparativo de resultados

Interés cuota fija Interés cuota variable Diferencia Mejor opción de

financiamiento

$ 4.148.750,14 $ 3.877.448 $ 271.301 $ 3.877.448 Fuente: Construcción del autor

En el comparativo fue evidenciado que el interés de cuota fija esta por valor de

$4.148.750 COP y el interés en cuota variable esta por valor de $ 3.612.848 COP,


determinándose una diferencia de $ 201.301 COP, siendo así, la opción de cuota variable la

más económica. Lo anterior dada la necesidad de financiación en un periodo de 4 años.

2.4.5. evaluación financiera del proyecto.

En la evaluación financiera del proyecto es importante tener en cuenta los indicadores

determinados para el análisis de los flujos de caja y la viabilidad, en este caso son:

Tabla 18 Indicadores financieros


En la tabla se puede observar que se determinó el valor presente neto para conocer el

valor actual del proyecto, la tasa interna de retorno indica la rentabilidad generada o el

porcentaje de pérdida que puede obtener el inversionista, en este caso se espera que el

beneficio esté por encima del 5% dadas las condiciones de mercado; por último la tasa interna

de retorno modificada permite medir la rentabilidad del proyecto teniendo en cuenta la

reinversión de los flujos a la tasa del costo de capital de la empresa.

De acuerdo a los resultados del flujo de caja se obtuvo una tasa interna de oportunidad

del 8%, siendo esta la tasa mínima para ofrecer a los inversionistas en caso de contribuir con

el desarrollo del proyecto, rentando en un 4.5% de más a la tasa establecida en el mercado.

La tasa interna de retorno (TIR) es del 18%, indicando la rentabilidad ofrecida a los

inversionistas en un año, dada como el beneficio de la inversión inicial requerida para la

ejecución del proyecto.

Estimación indicadores

VPN $14,159,774

TIR 18%

TIO 8%

TIR M 13%


La tasa interna de rentabilidad modificada es del 13%, garantizando ser mayor a la tasa

de oportunidad y la tasa de mercado. Lo anterior indicando que el proyecto es rentable y

previamente analizado en sus factores de crecimiento en ventas, costos y gastos para su año

de ejecución.

2.4.6. análisis de sensibilidad.

El análisis de sensibilidad es la herramienta que permite a las organizaciones predecir

los resultados del proyecto, en las determinadas etapas como en momentos de incertidumbre

y sus limitaciones. Para este caso se realiza una modificación en el porcentaje de variación de

la proyección del flujo de caja para los ingresos y costos establecidos en la compañía.

En la siguiente tabla se identifica la prueba de sensibilidad con un incremento de costos

hasta del 45% sin tener afectación negativa en la tasa de rentabilidad y el valor presente neto.

Tabla 19 Sensibilidad costos


La segunda tabla de prueba de sensibilidad muestra la reducción de ingresos hasta de

un 7,5% sin afectar la tasa de rentabilidad y el valor presente neto del proyecto. Se considerada

que de sobrepasar este porcentaje el proyecto generaría pérdidas y no se contaría como una

opción rentable al inversionista.

Tabla 20 Sensibilidad ingresos

Costos de la empresa

Variación VPN TIR

10% $ 11.092.351 16%

20% $ 8.024.928 14%

30% $ 4.957.505 12%

40% $ 1.890.082 9%

45% $ 356.371 8%



2.5. Estudio social y ambiental

2.5.1. análisis de beneficios y costos sociales.

El desarrollo del proyecto generará en los 7 meses de su duración, 11 empleos directos

y contratación de diversos servicios a empresas locales.

En la puesta en marcha del proyecto se identifica una actividad para la creación de un

sistema de administración ambiental, que contribuya al adecuado uso de materiales, recursos

no renovables y administración de residuos sólidos. Lo anterior en función de compensar el

impacto ambiental producto de las actividades de oficina necesarias en las diferentes etapas

del proyecto.

Adicionalmente, el proyecto contribuye a la creación de conocimiento en finanzas, en

donde se busca satisfacer la necesidad de educación percibida en la población bogotana. Las

acciones encaminadas a la capacitación de las personas derivan en una adecuada toma de

decisiones y, por consiguiente, en la mejora de su salud financiera.

Los impactos ambientales que se estiman producto del desarrollo del proyecto no son

significativos, dado que la actividad corresponde a servicios y básicamente tratará de labores

de oficina, en donde, no se efectuarán modificaciones al suelo, naturaleza, fauna y recursos no

INGRESOS

Variación VPN TIR

-1% $ 12.320.584 17%

-2% $ 10.481.394 16%

-3% $ 8.642.203 14%

-4% $ 6.803.013 13%

-5% $ 4.963.823 12%

-6% $ 3.124.632 10%

-7% $ 1.285.442 9%

-8% $ 365.847 8%


renovables. De igual manera las afectaciones serán mitigadas por medio de los controles

respectivos en el manejo adecuado de papel e insumos.

2.5.2. descripción y categorización de impactos ambientales.

En la descripción y análisis de cada una de las categorías de desempeño del impacto

ambiental, se determinaron aspectos bióticos, abióticos y sociales en los que recurre la

empresa al momento de realizar la prestación de su servicio de consultoría financiera.

A nivel general se encontraron más impactos en factores abióticos por el uso de equipos

de cómputo. En la tabla se presenta una descripción detallada de cada uno de los aspectos.


Tabla 21 Impacto ambiental

Aspecto Componente Descripción Cómo se genera Impacto ambiental

Biótico

Flora Deforestación y

contaminación

El uso de papel, correspondiente a

las impresiones realizadas para la

investigación y ejecución del

proyecto.

Degradación de los bosques, perdida del hábitat

de las especies, contaminación al medio

ambiente, difusión de las plagas y riesgo de

epidemias.

Fauna Modificación del hábitat

El uso de papel y mal manejo de los residuos.

Menos especies en el ecosistema, producto de

las malas condiciones de la naturaleza que ha dejado la deforestación y todos los cambios de

temperatura que afectan su estado de salud.

Abiótico

Suelo Perdida de espacio

Se genera sino se tiene un control de

los residuos electrónicos y los desechos generados por la empresa.

Daños en el suelo, menos microorganismos

necesarios para los ciclos de la naturaleza, poca absorción y perdida de la materia orgánica.

Agua Contaminación y

desperdicio

Manejo inadecuado en los servicios

generales y el agua residual.

Es imprescindible para la vida vegetal y animal

y para el correcto desarrollo de los cultivos.

Aire

Cambio climático El manejo inadecuado de los

residuos electrónicos.

Contiene componentes tóxicos como: el mercurio, plomo, cromo y cadmio que al quedar

expuestos al aire sol y lluvia emiten sustancias

químicas que afectan la atmosfera, el agua y el

suelo, llegando afectar de igual manera la salud de los seres vivos.

Ruido

La creación y la infraestructura

necesaria para establecer el local en

el cual se desarrollará el proyecto.

El impacto del ruido afecta el desarrollo

cognitivo de los seres vivos, generando

insomnio e irritabilidad.


Aspecto Componente Descripción Cómo se genera Impacto ambiental

Gases El uso de energía y gas, para el funcionamiento del local, los

equipos de cómputo y el transporte.

Aumento en los gases de efecto invernadero.

Social

Generación de

empleo Inclusión

Por medio de la creación de la empresa se genera nuevos empleos

que permita lograr con el alcance

del proyecto.

Estabilidad económica y aporte al crecimiento

de la economía del país.

Salud Condiciones de trabajo

El personal contara con excelentes condiciones de trabajo, los cuales le

permitan desempeñarse de manera

correcta cada una de sus responsabilidades en el proyecto.

Estabilidad laboral, crecimiento profesional y

mayor probabilidad para alcanzar el objetivo del

proyecto.



2.5.3. análisis ciclo de vida del producto o servicio.

Figura 8 Ciclo de vida proyecto


En la imagen se puede observar el ciclo de vida del servicio en cada una de sus fases,

identificando las entradas y las salidas de estos. El ciclo inicia con el proceso de recopilación

de información utilizada en la evaluación de resultados y oferta de servicios.

Adicionalmente se crearon indicadores que permiten evaluar las decisiones tomadas y

los controles pertinentes durante el ciclo de vida del proyecto, teniendo en cuenta aspectos de

calidad, predicción, riesgos, etc.

En la tabla se mostrarán cada uno de los indicadores con su respectiva descripción.


Tabla 22 Indicadores ambientales


2.5.4. definición de flujo de entradas y salidas.

En la entrada del desarrollo del servicio se identifica todos los recursos de origen vegetal y los energéticos, en este caso en

primera medida como materias primas se identifica hojas de papel, lápices, mesas y sillas necesarias para el desarrollo del proyecto.

Por otro lado, la energía electromagnética y el gas se requieren para el funcionamiento de los teléfonos, equipos de cómputo,

impresoras y diversas acciones necesarias para el desarrollo y atención al cliente.

Factor de calidad

relevante

Objetivo de

calidad Indicador

Fuente de

informació

n

Meta Frecuenci

a Responsable

Hojas de papel

Identificar el

porcentaje de hojas papel reciclado en

la compañía.

Excel 50%>HP<70%

Mensual Analista de calidad

Campañas de

reciclaje

Determinar las

áreas que participan en la campaña de

capacitación e

impacto ambiental.

Excel 60%>C<80% Mensual Analista de

calidad

Plástico

Identificar la

cantidad de botellas

ecológicas emitidas por la empresa.

Excel B>60% Mensual Analista de

calidad

HP = 𝐻𝑜𝑗𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑐𝑙𝑎𝑑𝑎𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 ℎ𝑜𝑗𝑎𝑠 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑑𝑎𝑠 *100

C= 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑎𝑟𝑒𝑎𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑡𝑖𝑐𝑖𝑝𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠

𝑀𝑒𝑡𝑎 𝑑𝑒 𝑝𝑎𝑟𝑡𝑖𝑐𝑖𝑝𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑒𝑛 𝑐𝑎𝑚𝑝𝑎ñ𝑎𝑠 *100

B = % 𝑑𝑒 𝑏𝑜𝑡𝑒𝑙𝑙𝑎𝑠

𝑀𝑒𝑡𝑎 𝑑𝑒 𝑏𝑜𝑡𝑒𝑙𝑙𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑐𝑙𝑑𝑎𝑠*100


Se determinan como salidas del proyecto los residuos sólidos como hojas de papel

usados, botellas de plástico en vidrio y cartón, generados por los clientes y colaboradores de

la compañía y otras emisiones generadas por los equipos de cómputo, ya que en su

descomposición contiene metales pesados tales como como el mercurio, el plomo, el cadmio

y el cromo.

2.5.5. cálculo de impacto ambiental.

El siguiente análisis permite identificar las áreas críticas de la empresa que generan

mayor impacto a nivel ambiental y que demandan una mayor atención en cada uno de los

procesos, para esto fueron elegidos los aspectos junto con su impacto ambiental; para luego

ser evaluadas por 4 variables establecidas tales como su cumplimiento legal, gravedad,

probabilidad y frecuencia.

Se presenta el siguiente detalle de las variables con el fin de dar claridad en el criterio

de evaluación implementado.

- El cumplimiento legal se encuentra compuesto por aspectos legales que deben ser

cumplidos en estricto control.

- La gravedad indica el grado de intensidad del impacto y la capacidad del medio

ambiente de soportarlo.

- La probabilidad es la posibilidad de que se materialice el impacto ambiental.

- La frecuencia es la constancia con la que se repite un determinado impacto asociado a

algún aspecto.


En la siguiente tabla se muestra la evaluación de acuerdo con cada criterio.

Tabla 23 Criterios de evaluación Criterio Valoraciones

Cumplimiento

legal 1-Alto cumplimiento 3-Medio cumplimiento 5-Bajo cumplimiento

Gravedad 1-Poca afectación al medio 3-Media afectación 5-Alta afectación al

medio

Probabilidad 1. Baja Probabilidad de

ocurrencia

3-Media probabilidad de

ocurrencia 5- Alta probabilidad

Frecuencia 1- Periodicidad mensual 3-Periocidad semanal 5-Una o más veces al

día Fuente: Construcción del autor

Una vez se han establecido los criterios se procede a la fase de evaluación, permitiendo

de esta forma lograr obtener resultados más acertados, en este caso se estableció el grado de

incidencia para cada uno de los parámetros, donde el 40% corresponde al cumplimiento legal,

la gravedad, la probabilidad y la frecuencia con un 20% determinado por la variable R.

La ponderación indica cuales son los impactos que afectan notablemente cada uno de

los procesos, en este caso se identificaron 7 aspectos ambientales significativos:

Tabla 24 Impactos ambientales Aspecto ambiental significativo Impacto ambiental

Generación aguas negras y grises

de origen domésticas.

Disminución de O2 disuelto en fuentes receptoras.

Consumo de energía eléctrica. Agotamiento del recurso natural.

Consumo de agua(baños). Agotamiento del recurso natural.

Consumo papel e insumos. Agotamiento del recurso natural y aporte huella de carbono.

Consumo de agua. Agotamiento del recurso natural y deterioro por sustancias químicas.

Consumo de energía. Agotamiento del recurso natural y aporte huella de carbono. Fuente: Construcción del autor

En el anexo A matriz de pestelse identifican los 3 aspectos más importantes valorados

en 2.2 CO2 por cada una de estas, las cuales son la generación de aguas negras y grises de


origen domésticas, afectación a la salud visual y la proliferación de ratas, zancudos y moscas,

generando de esta forma planes de acción para la mitigación de estos residuos e insectos.

Identificando que son dos áreas en las cuales se centra el impacto ambiental en la

compañía, específicamente en las oficinas y el área de la cocina, determinando las principales

características por área y su impacto dentro de esta, y su mayor impacto en las variables

determinadas.

2.5.6. cálculo de huella de carbono.

El cálculo de la huella de carbono se realizó para todas las etapas del proyecto,

indicando el impacto generado por las emisiones de gases de efecto invernadero durante el

desarrollo de este.

A continuación, se presenta la tabla realizada para el respectivo análisis:

Tabla 25 Ciclo de vida

Id Etapa Descripción Tiempo en meses Huella de carbono

1 Investigar Recopilar información 1.5 0.2278

2 Planificar Generar plan de trabajo 4.4 0.6790

3 Ejecutar Adecuación física 1.4 0.2890

4 Cierre Diagnósticos resultados 0.2 0.0199 Fuente: Construcción del autor

Identificando de esta forma que la huella de carbono total para las cuatro etapas del

proyecto es de 1,21 CO2, resaltando que la etapa de ejecución presenta el mayor uso de

materiales y tiempo del ciclo de vida del proyecto.


Figura 9 Huella de carbono


Se realizó el análisis para cada una de las etapas contemplando en su totalidad los

materiales requeridos para el desarrollo de sus actividades, permitiendo conocer la emisión de

CO2 por cada uno de los materiales y el porcentaje de mayor valor en el área.

Tabla 26 Calculo huella total Calculo total huella de carbono

Material Emisión (Ton CO2)

Papel 0.0599

Tinta 0.0048

Energía eléctrica 0.1412

Internet 0.0219 Fuente: Construcción del autor

En este caso para la etapa de investigación se identifica que los materiales necesarios

son el papel, la tinta, la energía eléctrica y el internet, generando una huella total de 0.2278

emisiones de CO2.

En el Anexo B huella de carbono se presenta la tabla a nivel detallado con el análisis por

cada uno de los materiales, teniendo en cuenta el tiempo, la cantidad, el peso, el consumo y factor

de emisión de estos. A continuación, se relaciona una muestra del impacto estimado:

0,2278

0,6790

0,2890

0,0199

0,0000

0,1000

0,2000

0,3000

0,4000

0,5000

0,6000

0,7000

0,8000

Investigar Planificar Ejecutar Cierre

CO

2

ETAPAS

HUELLA DE CARBONO


Tabla 27 Impacto ambiental materiales

Papelería

Material Tiempo

(meses)

Cantidad

de resmas

Peso

C/Resmas

(KG)

Consumo

(KG)

Factor de emisión

(Kg CO2/Kg papel)

Emisión

(KG CO2)

Papel en resmas 1,5 9,6 2,26 32,544 1,84 59,88096

Total Ton CO2 0,05988096


2.5.7 estrategias de mitigación de impacto ambiental.

Para la mitigación del impacto ambiental se propone realizar las siguientes acciones:

- Optimización de los recursos generados, tales como desechables, hojas de papel y

envases.

- Realizar capacitaciones de sensibilización al cuidado ambiental, dirigido a todo el

equipo del proyecto.

- Realizar alianzas comerciales con empresas que se dedique especialmente al manejo de

los residuos ocasionados por los equipos de cómputo.

- Incentivar cada área del proyecto con el reconocimiento o bonificación en el reciclaje de

los residuos.

2.5.8 definición del impacto social.

En la planeación y desarrollo del proyecto de identifica un impacto positivo en la

generación de empleo y enfoque social. A continuación, se explicará cada una:

Generación de empleo: En el diseño del servicio de acuerdo con su enfoque en el

mercado se planeta determinados cargos que se deben implementar para llevar a cabo la

creación; Adicionalmente desde el inicio del proyecto se genera empleo para las personas

solicitadas en el diseño, planificación y desarrollo de este.


Social: Las condiciones de trabajo permite a los empleados tener una estabilidad

laboral y crecimiento profesional, permitiendo de esta forma ser personas más competitivas

en el mercado a raíz de cada uno de los conocimientos adquiridos durante el proyecto.

3. Inicio y planeación del proyecto

3.1. Aprobación del proyecto

CARTA DEL PROYECTO

Título del proyecto: Proyecto de diseño del servicio de consultoría financiera

Patrocinador del

proyecto: S Julio Suarez Garzón Fecha de preparación: 15/09/2019

Gerente de proyecto:

Paula Andrea

Torres Ospina Cliente del proyecto:

Aseguradora Solidaria de

Colombia

Propósito o justificación del proyecto:

Planificar y diseñar los elementos y recursos humanos, organizacionales y materiales del servicio de

consultoría financiera, capaz de brindar las herramientas en conocimiento y asesoría necesarias para la

toma adecuada de decisiones financieras. Contribuir a la educación financiera que impacten en la mejora

de la salud financiera de los bogotanos.

Descripción del proyecto:

El proyecto integra cuatro etapas de desarrollo, la primera corresponde a la gestión de investigación del

mercado y condiciones externas, con el fin de identificar oportunidades y amenazas que permitan

diagnosticar la viabilidad del proyecto. El diseño del plan de trabajo corresponde a la segunda etapa del

proyecto, en esta se darán a conocer los lineamientos y planes de gestión a desarrollar. La tercera etapa

constituye la ejecución del plan de trabajo, en donde se dará la materialización de las actividades


propuestas. Por último, la cuarta etapa consiste en la identificación de lecciones aprendidas y cierre del

proyecto.

La gestión de las etapas mencionadas contribuye a la formulación y diseño de elementos

organizacionales, materiales y humanos para el servicio de consultoría financiera, dirigido a la población

económicamente activa, en un rango de edades de 20 a 40 años y sean residentes de la ciudad de Bogotá.

Requisitos de alto nivel:

Los requisitos identificados de alto nivel para el proyecto son los siguientes:

• Contar con el presupuesto necesario para el desarrollo de las actividades planificadas en el

cumplimiento del alcance.

• Establecer el tiempo requerido para la materialización de objetivos gerenciales y alcance del

proyecto.

• Determinar el nivel de atribución del gerente de proyectos respecto a posibles modificaciones en

las condiciones inicialmente pactadas.

Riesgos de alto nivel:

Los riesgos identificados para la ejecución del proyecto son los siguientes:

• Aumento de presupuesto y tiempo estimado.

• Proyecto finalizado sin cumplir con el alcance establecido.

• Desarrollo del proyecto sin los requisitos de calidad definidos.

• Rentabilidad no percibida o no esperada.

• Incumplimiento de los interesados.


3.2 Plan de gestión del proyecto

Teniendo como referencia el PMBOK en su sexta versión, en este apartado se

presentarán los planes estimados a la gestión del proyecto y delimitación de los procesos, que

el director del proyecto y el equipo de trabajo tendrán que desarrollar durante este.

3.2.1 plan de gestión de interesados.

a. identificación y categorización de interesados.

En la siguiente matriz fueron identificados los interesados que se encuentran directa e

indirectamente relacionados con el desarrollo del proyecto. Se determina la clasificación,

expectativas, nivel de importancia y la fase de mayor interés de cada uno de los stakeholder.

En la matriz, los stakeholder fueron clasificados en 7 grupos, así mismo, divididos por

17 subgrupos; donde se resalta dentro de los resultados obtenidos que la fase de mayor interés

para los stakeholder está en la ejecución del proyecto, con un alto impacto en el cumplimiento

de las condiciones pactadas. Entre las expectativas con mayor visibilidad se encuentra la

remuneración y estabilidad económica para los diferentes grupos de interesados.

Tabla 28 Identificación interesados

Interesado Rol

ID Categoría Subgrupo

1 Empleados de la empresa

Gerencia Planificar y direccionar los requisitos

y restricciones del proyecto.

Administrativo Desarrollar los distintos planes de

gestión y entregables asignados.

Operativo Desarrollo operacional de las

actividades del proyecto.

2 Proveedores

Tecnológicos

Brindar servicio de licencias sobre los

sistemas para el desarrollo del

proyecto.

Físicos

Venta de materiales y objetos físicos

requeridos para el desarrollo de

actividades.


Interesado Rol

ID Categoría Subgrupo

Desarrollo informático Brindar desarrollo informático en las

actividades que se requiera.

Servicios generales Brindar servicio de limpieza en la

instalación de la empresa.

investigación

Brindar servicio de investigación y

análisis con respecto al estudio de

mercado.

3 Organismos control

SIC - SFC Velar por el cumplimiento de la

normatividad.

M. industria. Y comer. Incentivar y apoyar el desarrollo

comercial.

Dian Garantizar el cumplimiento de la

normativa tributaria.

4 Financiadores

Establecimiento de crédito Ofrecer herramientas de

apalancamiento de recursos.

Patrocinador Brindar aportes de capital para el


5 Aliados comerciales Empresariales Garantizar relación comercial para el


6 Clientes

Objetivo Adquirir el servicio ofrecido.

Potencial Servir como promotor del servicio

ante la población.

Estratégico Permitir profundizar el mercado de

cliente.


b. matriz de interesados (poder – influencia, poder – impacto).

La matriz de interesados nos permite identificar cuáles son los objetivos de cada

stakeholder, su nivel de influencia y dependencia y los impactos tanto negativos como

positivos en el proyecto. Lo anterior con el fin de crear estrategias que permitan mitigar las

falencias percibidas y potencializar los buenos resultados del proyecto.

Los resultados obtenidos en la matriz destacan que, los empleados, clientes y

proveedores de la empresa tienen un impacto alto de dependencia e influencia, convirtiéndose


en interesados de mayor importancia. Por lo anterior, deberán ser foco de esfuerzo para

alcanzar una comunicación asertiva y de provecho, dado que desde sus responsabilidades

contribuyen a la potencialización de los resultados del proyecto.

Tabla 29 Matriz de interesados

Stakeholder Objetivos Nivel de

dependencia

Nivel de

influencia

Empleados de la empresa Recibir por parte de la compañía remuneración y

estabilidad laboral. Alto Alto

Proveedores Recibir remuneración económica por los

servicios prestados. Alto Medio

Organismos control Garantizar el cumplimiento de ley y obtención de

beneficios. Bajo Bajo

Financiadores Percibir los recursos monetarios producto del

rendimiento del proyecto. Medio Medio

Aliados comerciales Cumplir las condiciones pactadas en el contrato. Medio Medio

Clientes Obtener beneficios de acuerdo con los resultados

obtenidos del proyecto. Medio Alto

Continuación tabla matriz de interesados

Stakeholder Acciones posibles

De impacto positivo De impacto negativo

Empleados de la empresa Cumplir con las responsabilidades

asignadas.

Deficiente disposición al desarrollo de

actividades.

Proveedores

Obtener beneficios en calidad y

financiación de los servicios

contratados.

Incumplimiento de las condiciones del contrato.

Organismos control

Alcanzar beneficios monetarios

según el eficiente cumplimiento de

las normas.

Pérdidas económicas dado al incumplimiento de

las normas y procesos establecidos.

Financiadores Flexibilidad en las condiciones de

apalancamiento.

Ofertas de financiación con altos costos de

acceso.

Aliados comerciales Recomendación de la compañía

con nuevos aliados comerciales. Referenciación negativa de la compañía.


Stakeholder Acciones posibles

De impacto positivo De impacto negativo

Clientes Fidelización y referenciación

positiva del servicio.

Desistimiento del servicio y mala referenciación

de la compañía.


Continuación tabla matriz de interesados

Stakeholder Estrategias Nivel de

involucramiento

Empleados de la

empresa

P: Control y seguimiento de resultados mediante reuniones semanales

N: Ofrecer beneficios salariales de acuerdo con los resultados

alcanzados. P: Acompañamiento y soporte en el desarrollo de las

actividades de asesoramiento en temas específicos.

Líder

Proveedores

N: Plantear por medio de reuniones la importancia de los servicios en el

desarrollo del proyecto, logrando así sincronizar los tiempos de

respuesta. 2. Contratación del servicio de forma periódica con a fin de

obtener descuentos en la relación comercial. 3. Reuniones que permitan

adquirir más servicios con el proveedor de acuerdo con las necesidades

del proyecto, logrando así la fidelización por parte de la compañía con

este.

Apoyo

Organismos

control

N: Cronograma de responsabilidades en el desarrollo de las pautas

establecidas por los organismos P: Capacitación de los procesos y

normas exigidas. Brindar reconocimiento laboral al promotor de nuevas

técnicas de cumplimiento

Neutral

Financiadores

N: Presentar información estructural y financiera de la compañía. P:

Ofrecer garantías admisibles en el proceso de otorgamiento, con el fin

de alcanzar beneficios en la financiación. 3. Negociar paquetes de

servicios requeridos por el proyecto, en el cual facilite adquirir un

portafolio integral en el alcance de tarifas menores a las ofrecidas en el

mercado.

Apoyo

Aliados

comerciales

P: Otorgar una capacitación adicional a la contratada con el fin de ser

recomendados aliados comerciales. N: Conceder un % de descuento

sobre la negociación teniendo en cuenta la relevancia del contrato. P:

Generar una encuesta de satisfacción durante el desarrollo del servicio.

Apoyo

Clientes

P: Generar memorables experiencias de servicio por medio de un

acompañamiento semanalmente, logrando así un análisis de la situación

actual de acuerdo con el servicio adquirido y la mejora en la toma de

decisiones. P: De acuerdo con el portafolio de servicios adquiridos por

el cliente, entregar u ofrecer un servicio adicional

Apoyo


A continuación, se relacionan las matrices de influencia y dependencia estimadas por cada

interesado, de acuerdo con la tabla de valoración.


Tabla 30 Calificación de interesados Descripción Calificación

Débil 1

Mediano 2

Fuerte 3

Potencial 4

No Existe 0 Fuente: Construcción del autor

c. matriz dependencia influencia

Tabla 31 Matriz de dependencia DEPENDENCIA

Interesados ID A B C D E F Total Promedio

Empleados de la empresa A 3 2 2 3 3 13 13

Proveedores B 3 2 3 3 3 14 10

Organismos control C 1 0 0 0 0 1 6

Financiadores D 2 1 2 2 2 9 9

Aliados comerciales E 3 1 2 1 2 9 10

Clientes F 3 1 2 1 2 9 10

Total 12 6 10 7 10 10 55 55


Tabla 32 Matriz de influencia INFLUENCIA

Interesados ID A B C D E F Total Promedio

Empleados de la empresa A

2 1 1 2 3 11 12

Proveedores B 2 0 0 0 1 3 8

Organismos control C 2 1 0 1 1 5 4

Financiadores D 2 3 0 2 1 8 7

Aliados comerciales E 3 1 0 1 2 7 8

Clientes F 4 4 1 3 3 15 12

Total 13 12 2 6 8 8 49 49 Fuente: Construcción del autor


Figura 10 Matriz influencia-dependencia


c. formato para la resolución de conflictos y gestión de expectativas.

La matriz de resolución de conflictos permite identificar los conflictos que se pueden

presentar en el desarrollo del proyecto y el impacto que pueden generar sobre el mismo. De

esta manera se crean estrategias que mitiguen los sucesos negativos y otras que se apliquen

como plan de contingencia

En este caso se destaca que, la etapa de mayor conflicto es la ejecución del proyecto,

donde se precisan incumplimientos de los parámetros establecidos y riesgo reputacional que

afecte de manera negativa el proyecto.

Tabla 33 Matriz conflicto de interés Interesado Conflicto Etapa del Proyecto

Empleados de la empresa

1. Deficiente disposición al desarrollo de

actividades 2. Retraso en el desarrollo del

cronograma del proyecto.

Ejecución

Proveedores

1. Incumplimiento de las condiciones del

contrato 2. Criticas condiciones laborales que

no permiten el buen desarrollo de los procesos.

Ejecución


Interesado Conflicto Etapa del Proyecto

Organismos control

1. Pérdidas económicas dado al

incumplimiento de las normas y procesos

establecidos. 2. Déficit en el presupuesto

establecido para la ejecución del proyecto.

Inicio/ control y seguimiento /

cierre

Financiadores

1. Pocas ofertas de financiación, con altas tasas

de interés. 2. Disminución del porcentaje de

ganancia del proyecto.

Inicio

Aliados comerciales 1. Referenciación negativa de la compañía 2.

Perdida de aliados potenciales del mercado. Ejecución

Clientes

1. Desistimiento del servicio y negativa

referenciación de la compañía.2 Perdida de

clientes estratégicos y afectación a la

rentabilidad de la compañía.

Ejecución


Continuidad tabla Matriz conflicto de interés Interesado Gestión de expectativas

Empleados de la empresa

1. Monitoreo semanalmente por medio de reuniones, presentando los resultados

obtenidos por cada empleado, teniendo en cuenta la complejidad de los temas a tratar. 2.

Ajustar el cronograma y reorganizar el grupo de trabajo, creando líderes que

potencialicen y agilicen la entrega de los resultados.

Proveedores

1. Estudio previo de los proveedores a contratar, por medio de referencias del mercado,

evaluando calidad, precio, tiempo, y costo de los servicios ofrecidos 2. Crear un plan de

contingencia donde se acuda a equipos de cómputo que permita a los empleados

desarrollar sus actividades en condiciones óptimas (trabajo en casa).

Organismos control 1. Acudir al asesoramiento y capacitación oportuna de los empleados 2. Evaluar y

realizar una reducción de gastos de la compañía, en temas de infraestructura y control.

Financiadores

1. Buscar padrinos de financiación que evalúen el proyecto y brinde los recursos

necesarios para su ejecución. 2. Innovar y facilitar el acceso a el portafolio de servicios

por medio de los diferentes medios de comunicación, logrando así mayor alcance de

clientes.

Aliados comerciales

1. Realizar reuniones de integración, presentando el portafolio de servicios y beneficios

de la compañía 2. Brindar conferencias gratuitas y descuentos de acuerdo con el nivel

de negociación pactado.

Clientes

1. Brindar acompañamiento semanal a los clientes, evaluando las necesidades y los

requerimientos. 2. Crear campañas que permitan el acercamiento y la integración con

los clientes, permitiendo así que ellos mismos puedan conocer el servicio.



3.2.2 Plan de gestión de Alcance

a. acta de declaración del alcance.

Por medio de la plantilla de presentación para la declaración de alcance del proyecto

ofrecida por la sexta versión de la guía de proyecto PMBOK, se relacionada a continuación el

contenido concerniente al proyecto.

DECLARACIÓN DE ALCANCE DEL PROYECTO

Descripción del alcance del producto

El proyecto integra cuatro etapas de desarrollo, la primera corresponde a la gestión de investigación

del mercado y condiciones externas, con el fin de identificar oportunidades y amenazas que permitan

diagnosticar la viabilidad del proyecto. El diseño del plan de trabajo corresponde a la segunda etapa

del proyecto, en esta se darán a conocer los lineamientos y planes de gestión a desarrollar. La tercera

etapa constituye la ejecución del plan de trabajo, en donde se dará la materialización de las

actividades propuestas. Por último, la cuarta etapa consiste en la identificación de lecciones

aprendidas y cierre del proyecto.


organizacionales, materiales y humanos para el servicio de consultoría financiera, prestadora de

servicio a la población económicamente activa, en un rango de edades de 20 a 40 años y sean

residentes de la ciudad de Bogotá.

Entregas del proyecto


Se establece que una vez terminado el desarrollo del proyecto se realice entrega de los documentos

correspondientes a la formulación, estimación y diseño de la estructura organizacional, elementos

materiales y los recursos humanos necesarios para el servicio de consultoría financiera. Los

entregables son base de los requerimientos y lineamientos para la materialización de actividades que

contribuyan a la formación empresarial. Por lo anterior la documentación que sea entregada deberá

contar con los requerimientos de manera clara, su respectiva estimación de tiempo, costo,

responsables, participantes, entre otros, los cuales garanticen que se cuente con todos los elementos

necesarios para la materialización del diseño.

Criterios de Aceptación del Proyecto

El proyecto debe ser ejecutado con el presupuesto, tiempo y alcance estimado. La planificación de

los mencionados se deberá contemplar dentro de la responsabilidad del gerente de proyectos.

Los entregables deben ser presentados en los formatos establecidos para el proyecto, además, de

contener información completa, precisa y clara respecto a los lineamientos que se deben seguir para

el desarrollo de los elementos que conforman el servicio de consultoría financiera.

Exclusiones de proyectos

De acuerdo con el desarrollo del proyecto no se contempla realizar las siguientes actividades:

• Constitución legal de la empresa de consultoría financiera.

• Adecuación física del lugar de ubicación del servicio de consultoría financiera.

• Contratación del personal requerido para el servicio de consultoría financiera.

• Oferta del servicio de consultoría financiera.


• Contratación de proveedores para el servicio de consultoría financiera.

• Adquisición de equipos tecnológicos, muebles y enseres, insumos y cualquier otro

elemento de oficina.

• Capacitación del personal requerido para el servicio de consultoría financiera.

• Documentos adicionales que no se encuentren presupuestados en el alcance del proyecto.

Restricciones del proyecto

De acuerdo con el desarrollo del proyecto se establecen las siguientes restricciones para tener en

cuenta:

• El presupuesto ejecutado debe ser el monto planificado para el desarrollo del proyecto.

• El tiempo de ejecución de las actividades que conforman la gestión del proyecto debe

corresponder a las planificadas en el cronograma.

• El alcance del proyecto debe ser materializado al finalizar el tiempo de ejecución de este.

• La política de calidad del proyecto se debe considerar para la ejecución de las actividades.

• La información debe ser de manejo y uso exclusivo para el desarrollo del proyecto.

• Los cambios que sean requeridos deben ser informados al gerente de proyecto y si es

necesario al patrocinador.

Supuestos del proyecto


El proyecto contempla los siguientes supuestos:

• La planificación contará con todos los elementos necesarios para el desarrollo del proyecto.

• Las condiciones medio ambientales no presentaran cambios que impidan la ejecución del

proyecto.

• El proyecto no sufrirá cambios considerables imposibles de manejar en su estructura de

alcance, tiempo y costos.

• La normativa y ley aplicable del proyecto no presentará modificaciones de grande impacto

para su desarrollo.

• Se ejecutarán las actividades de control necesarias para garantizar el avance planificado del

proyecto.

• Los contratos con proveedores se cumplirán de acuerdo con las condiciones pactadas.

• El desarrollo del proyecto será realizado en la ciudad de Bogotá.

• El proyecto no presentará ausencia de recursos humanos, monetarios y físicos que afecten de

manera directa su desarrollo.

• La información que se maneje será de carácter confiable y utilizable para el desarrollo del

proyecto.

b. documento de requisitos.

Los requisitos a continuación enlistados fueron considerados teniendo en cuenta las

características que debe cumplir el proyecto mediante el desarrollo de las diferentes etapas y

entregables, a fin de satisfacer el alcance propuesto.


Tabla 34 Documentos de requisito

Requisito Partes

interesadas Categoría Prioridad

Criterios de

aceptación

Método de

validación

1.

El diseño del

portafolio debe

estar basado en

satisfacer la

necesidad de

educación

financiera.

Equipo del

proyecto Interna Media

El Portafolio

contiene

actividades de

educación

financiera.

Aprobación

planes de

gestión.

2.

El equipo de

trabajo del

proyecto debe

estar conformado

por personas con

las capacidades

requeridas.

Equipo del

proyecto Interna Alta

El personal

cuenta con la

formación y

experiencia

requerida para

desempeñar el

rol.

Ejecución

proceso de

selección.

3.

Los procesos de

desarrollo del

proyecto deben

ser medibles

mediante la

estimación de

métricas

determinadas.

Equipo del


Los procesos

cuentan con la

medición

correspondiente.

Ejecución

estimación de

indicadores

de gestión.

4.

Los objetivos

estratégicos del

proyecto deben

estar directamente

relacionados con

el cumplimiento

del alcance.

Equipo del


Los objetivos son

medibles,

alcanzables y

específicos de

acuerdo con el

alcance definido.

Seguimiento

de

actividades

desarrolladas

por medio de

reuniones

sistemáticas.

5.

Los entregables

deben ser

desarrollados de

acuerdo con los

lineamientos

establecidos.

Equipo del


El entregable

cumple con la

totalidad de

requisitos

definidos.

Aprobación

de

entregables.


Requisito Partes

interesadas Categoría Prioridad

Criterios de

aceptación

Método de

validación

6.

Los cambios que

se den a lugar en

el desarrollo del

proyecto deben

ser informados y

aprobados por el

gerente de

proyectos.

Equipo del


Dar aviso por

escrito y de

manera oportuna

de los cambios

vistos en el

desarrollo del

proyecto

Atención de

correos por

parte del

gerente de

proyectos.

7.

La política de

calidad del

proyecto debe ser

considerada en

cada una de las

actividades y

entregables

planificados.

Equipo del


Emplear los

lineamientos de

calidad en el

desarrollo del

proyecto.

Aprobación

de

entregables.

8.

El servicio deberá

estar diseñado

conforme las

necesidades

observadas en la

población.

Equipo del


Servicio diseño

con base en la

satisfacción de

necesidades

Aprobación

de

entregables.


c. matriz de trazabilidad de requisitos.

La trazabilidad de requisitos es propuesta mediante la relación de los requerimientos

por el negocio y su complemento técnico, con el fin de conocer la prioridad y su fuente en el


Tabla 35 Trazabilidad de requisitos

Requisito de

negocio Prioridad Fuente Id Requisito técnico Prioridad Fuente

1

El diseño del

portafolio debe

estar basado en

satisfacer la

necesidad de

Media Interna 1.1

El portafolio debe

contener servicios

de ahorro,

endeudamiento y

normalización de

Media Interna


Requisito de


educación

financiera.

operaciones

financieras.

2

El equipo de

trabajo del

proyecto debe estar

conformado por

personas con las

capacidades

requeridas.

Alta Interna 2.1

Los integrantes del

proyecto deben

tener título

profesional y

experiencia en el

rol a desarrollar.

Alta Interna

3

Los procesos de

desarrollo del

proyecto deben ser

medibles mediante

la estimación de

métricas

determinadas.

Media Interna 3.1

Las métricas deben

permitir medir

como mínimo la

eficacia y

eficiencia del

proyecto.

Media Interna

4

Los objetivos

estratégicos del

proyecto deben

estar directamente

relacionados con el

cumplimiento del

alcance.

Media Interna 4.1

Los objetivos

deben ser claros,

precisos y

divulgados en el

equipo del

proyecto.

Media Interna

5

Los entregables

deben ser

desarrollados de

acuerdo con los

lineamientos

establecidos.

Media Interna 5.1

Los entregables

deben ser

desarrollados en

los formatos

establecidos y con

el contenido

mínimo requerido.

Media Interna


Requisito de


6

Los cambios que se

den a lugar en el

desarrollo del

proyecto deben ser

informados y

aprobados por el

gerente de

proyectos.

Media Interna 6.1

El informe de

cambio debe

contener una

descripción clara

de su origen,

estimación de su

impacto y

requerimientos

necesarios para su

desarrollo

Media Interna

7

La política de

calidad del

proyecto debe ser

considerada en las

actividades y

entregables

planificados.

Alta Interna 7.1

Uno de los criterios

de aceptación de

los entregables será

la aplicación de la

política de calidad

en su desarrollo.

Alta Interna

8

El servicio deberá

estar diseñado

conforme las

necesidades

observadas en la

población objetivo

Media Interna 8.1

El proceso

contendrá

actividades

alineadas con los

requisitos de los

interesados.

Media Interna


d. actas de cierre de proyecto o fase

Por medio de la plantilla de presentación para el cierre del proyecto ofrecida por la

sexta versión de la guía de proyectos PMBOK, se relaciona a continuación la descripción del

proyecto y el informe de rendimiento enfocado en los aspectos de calidad, alcance, tiempo y

costos. De igual manera, se hace referencia a los objetivos planificados y sus respectivos

criterios de aceptación para cada uno de estos.


CIERRE DEL PROYECTO

Descripción del proyecto

El proyecto integra cuatro etapas de desarrollo, la primera corresponde a la gestión de

investigación del mercado y condiciones externas, con el fin de identificar oportunidades y

amenazas que permitan diagnosticar la viabilidad del proyecto. El diseño del plan de trabajo

corresponde a la segunda etapa del proyecto, en esta se darán a conocer los lineamientos y planes

de gestión a desarrollar. La tercera etapa constituye la ejecución del plan de trabajo, en donde se

dará la materialización de las actividades propuestas. Por último, la cuarta etapa consiste en la

identificación de lecciones aprendidas y cierre del proyecto.


organizacionales, materiales y humanos para el servicio de consultoría financiera, prestadora en

la población económicamente activa, en un rango de edades de 20 a 40 años y sean residentes

de la ciudad de Bogotá.

CIERRE DEL PROYECTO

Resumen del rendimiento

Objetivos del proyecto Criterios de finalización

Alcance Entregar la documentación

correspondiente a la descripción,

estimación y propuesta de elementos

organizacionales, materiales y

humanos para la creación del servicio

de consultoría financiera.

Los planes de gestión deben estar

desarrollados en su totalidad, su

contenido debe responder a los

lineamientos de presentación,

contenido, claridad y aprobación

establecidos.


Calidad • Realizar un correcto y

oportuno diseño de planes de

gestión basados en satisfacer

las necesidades identificadas.

• Desarrollar los formatos y

matrices establecidas para el

control de requisitos en las

actividades.

• Generar la estimación

correspondiente de los

indicadores de gestión

determinados.

Los planes de gestión deben responder

a las necesidades y expectativas

previstas para los interesados del

proyecto.

Las actividades deben presentar su

evaluación mediante el formato de

requisitos.

Las actividades, desarrollos,

entregables y gestión de colaboradores

deberán contemplar su medición

mediante la aplicación de los

indicadores establecidos.

Tiempo Desarrollar las fases de análisis,

diseño del plan de trabajo, ejecución

del plan de trabajo y cierre del

proyecto en los tiempos planificados

en el cronograma.

Las actividades propuestas en el

cronograma fueron ejecutadas en los

tiempos establecidos y dando

cumplimiento a las fechas

establecidas.

Costo Ejecutar los recursos monetarios de

acuerdo con la planificación

presupuestal hecha por cada una de

las actividades del proyecto.

Las actividades propuestas fueron

desarrolladas con los recursos

monetarios definidos en el presupuesto

del proyecto.

e. línea base de alcance con EDT/WBS a quinto nivel de desagregación.

La estructura de desglose de trabajo (EDT) del proyecto muestra la descomposición

jerárquica de las actividades de trabajo definidas por el alcance.


El anexo F EDT contiene la estructura de desglose de trabajo del proyecto diseñada

hasta el tercer nivel de desagregación, conformada por cuatro paquetes de trabajo que

contienen tres entregables por cada uno, y a su vez estos enlistan un total de 111 actividades

que, contribuyen a la materialización del alcance determinado.

0. Diseño del servicio de consultoría financiera.

1. Investigación.

1.1. Selección.

1.1.1. Planeación del recurso humano del proyecto.

1.1.2. Contratación del servicio de alquiler oficina.

1.1.3. Identificación recursos físicos del proyecto.

1.1.4. Adquisición de equipos tecnológicos.

1.1.5. Adquisiciones muebles y enceres.

1.1.6. Adquisición de materiales de oficina.

1.1.6. Adecuación de la oficina.

1.2. Análisis.

1.2.1. Desarrollo estudios comparativos.

1.2.2. Desarrollo estudio de mercado.

1.2.3. Desarrollo estudio financiero.

1.2.4. Desarrollo estudio legal.

1.2.5. Desarrollo estudio administrativo.


1.2.6. Desarrollo estudio social y ambiental.

1.2.7. Presentación de estudios.

1.2.8. Aprobación entregable análisis.

1.3. Responsables.

1.3.1. Contratación del equipo de proyecto.

1.3.2. Determinación de entregables.

1.3.3. Entrega de funciones y responsabilidades.

1.3.4. Definición árbol de comunicación.

1.3.5. Determinación matriz de reemplazos y refuerzos.

1.3.6. Creación del cronograma de actividades.

1.3.7. Definición estructura de aprobación.

1.3.8. Determinación de presupuesto.

1.3.9. Definición de alcance.

1.3.10. Definición de objetivo.

2. Diseño plan de trabajo.

2.1. Diagnóstico.

2.1.1. Evaluación del entregable análisis.

2.1.2. Generación diagnóstica.

2.1.3. Definición viabilidad.


2.1.3. Determinación de recomendaciones.

2.1.3. Determinación de ajustes.

2.1.3. Presentación viabilidad.

2.2. Planificación.

2.2.1. Determinación de objetivo.

2.2.2. Determinación de alcance.

2.2.3. Determinación de requisitos.

2.2.4. Creación plan de gestión de interesados.

2.2.5. Creación plan de gestión presupuestal.

2.2.6. Determinación estructura legal organizacional.

2.2.7. Creación plan de gestión del cronograma.

2.2.8. Creación estructura de desglose de trabajo.

2.2.9. Creación plan de gestión de recursos.

2.2.10. Creación plan de gestión de riesgos.

2.2.11. Determinación de elementos organizacionales.

2.2.12. Creación plan de gestión de calidad.

2.2.13. Creación plan de gestión de comunicaciones.

2.2.14. Determinación procesos operativos organizacionales.

2.2.15. Diseño sistema interno control calidad.


2.2.16. Diseño sistema interno control ambiental.

2.2.17. Definición de plantillas y documentos organizacionales.

2.2.18. Determinación de supuestos.

2.2.19. Diseño del portafolio de servicios.

2.2.20. Determinación proceso de medición gestión.

2.2.21. Creación proceso de prestación de servicio.

2.2.22. Ejecución seguimiento desarrollo de actividades.

2.2.23. Creación planes de capacitación.

2.2.24. Aprobación de entregables.

2.2.25. Ejecución seguimiento cronograma.

2.2.26. Ejecución seguimiento presupuestal.


2.3. Control.

2.3.1. Creaciones informes de calidad.

2.3.2. Creaciones informes de cumplimiento.

2.3.2. Creación procesos de auditorías.

2.3.2. Creación pruebas de recorrido.

2.3.2. Creación evaluaciones de desempeño.

2.3.2. Creación de lista de chequeo.


2.3.2. Creación plantillas de registro y control.

2.3.2. Creación indicadores de gestión.




3. Ejecución plan de trabajo.

3.1. Adecuación

3.1.1. Identificación proveedores de servicio.

3.1.2. Planificación de equipos tecnológicos.

3.1.3. Planificaciones muebles y enceres.

3.1.4. Planificaciones materiales de oficina.

3.1.5. Determinación ubicación oficina.

3.1.6. Definición proceso de seguimiento proveedores.

3.1.7. Definición pruebas de recorrido adecuación oficina.




3.2. Portafolio.

3.2.1. Diseño procesos operativos de gestión.


3.2.2. Diseño herramientas ofimáticas.

3.2.3. Diseño modelos ayuda venta.

3.2.4. Diseño modelos financieros.

3.2.5. Diseño protocolo de atención.

3.2.6. Diseño página web.

3.2.7. Diseño redes sociales.

3.2.8. Diseño contenido digital.

3.2.9. Diseño canales de pago.

3.2.10. Diseño seguimiento cronograma.



3.3. Sistema organizacional.

3.2.1. Desarrollo de políticas, procedimientos y procesos.

3.2.2. Desarrollo de misión, visión y valores corporativos.

3.2.3. Desarrollo de organigrama.

3.2.4. Desarrollo de formatos y plantilla.

3.2.5. Desarrollo de flujogramas de proceso.

3.2.6. Desarrollos manuales de función.





4. Cierre.

4.1. Lecciones.

4.1.1. Registro de lecciones aprendidas.

4.1.2. Identificaciones mejores prácticas.

4.1.3. Desarrollo de planes de mejora.

4.1.4. Aplicación de planes de mejora.

4.1.5. Estimación de impactos.

4.2. Acta de cierre

4.2.1. Identificación de conclusiones.

4.2.1. Identificación características relevantes.

4.2.1. Creación del acta de cierre.

f. estructura de desglose del producto.

La estructura de desglose del producto (EDP) muestra los componentes claves que

conforman el producto, que para efectos del proyecto responde al diseño del servicio de

consultoría financiera.

La EDP del proyecto presenta su desarrollo hasta el tercer nivel de desagregación, con

cuatro paquetes de trabajo que, a su vez se encuentran conformados por un total de 12

actividades, con el propósito de materializar el diseño del servicio.


1.Servicio de consultoría financiera.

1.1. Requisitos del producto.

1.1.1. Plan de gestión de interesados.

1.1.2. Acta de constitución del proyecto.

1.1.3. Requisitos del proyecto.

1.2. Diseño del servicio.

1.2.1. Proceso de servicio.

1.2.2. Roles de servicio.

1.2.3. Tiempo de servicio.

1.3. Elaboración del servicio.

1.3.1 Documentos de servicio.

1.3.2 Flujograma del servicio.

1.3.3 Responsabilidad de servicio.

1.4. Entrega del diseño.

1.4.1 Verificación.

1.4.2 Diagnostico.

1.4.3 Aprobación.

g. diccionario de la WBS.

El diccionario de la estructura de desglose de trabajo (EDT) del proyecto contiene la

descripción detallada del componente para las actividades propuestas en el alcance.


A continuación, se relacionan los distintos requerimientos a nivel de recursos humanos,

equipos y materiales para el desarrollo de la actividad, además de especificar su costo total.

Investigación.

Selección.

El entregable consiste en la adquisición de los recursos necesarios para el desarrollo

del proyecto, tiene una exigencia de dinero de $27.052.283 COP, equivalente al 28% sobre el

total de los costos. Este entregable demanda el costo más significativo en comparación con

los otros paquetes de trabajo. Se justifica su cuantía dada las actividades de adquisición en

materiales, equipos de cómputo, insumos y el proceso de adecuación de la oficina.

Análisis.

El entregable consiste en el desarrollo y entrega del análisis de mercado del proyecto.

Este entregable es tercerizado, por lo cual, se establece relación comercial con un proveedor

que haga el respectivo desarrollo. El entregable tiene una exigencia de recursos monetarios de

$ 8.494.535 COP equivalente al 9% sobre los costos totales, lo que ubica su inversión en un

nivel alto respecto a los demás costos.

Responsables.

El entregable consiste en la definición de elementos requeridos para la ejecución del

proyecto, en este son definidos los lineamientos, recursos y herramientas que contribuirán al

desarrollo de las actividades. Respecto a los recursos económicos, el entregable tiene una

exigencia de dinero de $5.553.331 COP correspondiente al 6% del total de costos, lo que ubica

su inversión en un nivel medio frente a los demás.


Tabla 36 Paquete 1 EDT ID.

Actividad Actividad Responsable

Recursos

humanos Equipos Materiales Costos

1.1 Selección $ 27.052.283

1.1.1 Planeación del recurso humano del proyecto.

Gerente de proyecto

Gerente proyecto

-

Insumos de oficina y

áreas comunes, arrendamiento y servicios varios.

$ 212.529

1.1.2 Contratación del servicio de alquiler oficina.

Analista recursos

Gerente proyecto

-



$ 917.123

1.1.3

Identificación

recursos físicos del proyecto.

Analista recursos

Gerente proyecto

-

Insumos de oficina y áreas

comunes, arrendamiento y servicios varios.

$ 282.068

1.1.4

Adquisición de

equipos tecnológicos.

Analista recursos

Gerente proyecto

Computador, impresora, proyector


comunes, arrendamiento y servicios varios.

$ 18.539.365

1.1.5 Adquisiciones muebles y

enceres.

Analista recursos

Gerente proyecto

Teléfonos, celular, escritorio, tablero

Insumos de oficina y áreas comunes,

arrendamiento y servicios varios.

$ 5.268.549

1.1.6 Adquisición de materiales de

oficina.

Analista recursos

Gerente proyecto

cafetera

Insumos de oficina y áreas comunes,

arrendamiento y servicios varios.

$ 518.942

1.1.7 Adecuación de la oficina.

Gerente de proyecto

Actividad tercerizada

adecuación

Insumos de oficina y áreas comunes, arrendamiento

y servicios varios.

$ 1.313.708

1.2 Análisis $ 3.500.000


ID.


Recursos


1.2.2 Desarrollo estudio de mercado.

Gerente de proyecto


-

Insumos de oficina y áreas comunes, arrendamiento y servicios

varios.

$ 437.500

1.2.3 Desarrollo estudio financiero.

Gerente de proyecto


-

Insumos de oficina y áreas comunes, arrendamiento y servicios varios.

$ 437.500

1.2.4 Desarrollo estudio

técnico.

Gerente de

proyecto

Actividad

tercerizada -


$ 437.500

1.2.5 Desarrollo estudio

legal.

Gerente de

proyecto

Actividad

tercerizada -


$ 437.500

1.2.6 Desarrollo estudio administrativo.

Gerente de proyecto


-


$ 437.500

1.2.7 Desarrollo estudio social y ambiental.

Gerente de proyecto


-

Insumos de

oficina y áreas comunes, arrendamiento y servicios varios.

$ 437.500

1.2.8 Presentación de estudios.

Gerente de proyecto


-



$ 437.500

1.2.9 Aprobación entregable análisis.

Gerente de proyecto


-



$ 437.500


ID.


Recursos


1.3 Responsables $ 5.553.331

1.3.1 Contratación del equipo de proyecto.

Gerente de proyecto

Gerente proyecto

-


varios.

$ 976.069

1.3.2 Determinación de entregables.

Gerente de proyecto

Gerente proyecto

-


varios.

$ 99.702

1.3.3 Entrega de funciones y responsabilidades.

Gerente de proyecto

Analista recursos

-


$ 208.615

1.3.4 Definición árbol

de comunicación.

Gerente de

proyecto

Gerente

proyecto -


$ 240.391

1.3.5

Determinación matriz de

reemplazos y refuerzos.

Gerente de

proyecto

Gerente

proyecto -


$ 106.840

1.3.6 Creación del cronograma de actividades.

Gerente de proyecto

Gerente proyecto

-


$ 128.024

1.3.7 Definición estructura de aprobación.

Gerente de proyecto

Gerente proyecto

-

Insumos de

oficina y áreas comunes, arrendamiento y servicios varios.

$ 64.012

1.3.8 Determinación de presupuesto.

Gerente de proyecto

Equipo del proyecto

-

Insumos de

oficina y áreas comunes, arrendamiento

$ 1.936.307


ID.


Recursos


y servicios varios.

1.3.9 Definición de alcance.

Gerente de proyecto

Equipo del proyecto

-


varios.

$ 850.476

1.3.10 Definición de objetivo.

Gerente de proyecto

Equipo del proyecto

-


$ 942.895


Diseño plan de trabajo.

Diagnóstico.

El entregable consiste en evaluar de manera detallada los estudios de mercado del

proyecto, con el fin de estimar y diagnosticar la viabilidad del proyecto, así como sus

principales recomendación y ajustes para tener en cuenta en etapas posteriores. El entregable

tiene una exigencia de dinero de $9.644.608 COP correspondiente al 10% del total de costos,

lo que ubica su inversión en un nivel medio frente a los demás.

Planificación.

La planificación es el proceso de estimación y diseño de planes de gestión con enfoque

en las diferentes áreas de conocimiento. En este entregable se realizan reuniones sistemáticas

a fin de garantizar el cumplimento del cronograma, presupuesto y desarrollo.


El entregable tiene una exigencia de dinero de $26.000.180 COP correspondiente al

27% del total de costos, lo que ubica su inversión en la segunda más significativa a nivel del

proyecto.

Control.

El entregable control consiste en el diseño de documentos y procesos de medición

basados en la calidad del proyecto. El entregable tiene una exigencia de dinero de $3.497.639

COP correspondiente al 4% del total de costos, lo que ubica su inversión en un nivel bajo en

comparación con el resto de costo del proyecto.

Tabla 37 Paquete 2 EDT

ID.


Recursos


2.1 Diagnóstico $9.644.608

2.1.1

Evaluación del

entregable

análisis.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$3.694.535

2.1.2 Generación

diagnóstica.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$1.760.560

2.1.3 Definición

viabilidad.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$1.270.176

2.1.4 Determinación de

recomendaciones.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

$1.161.074


ID.


Recursos


y servicios

varios.


ajustes.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$877.409

2.1.6 Presentación

viabilidad.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$880.854

2.2 Planificación $26.000.181


objetivo.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$504.166


alcance.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$599.486


requisitos.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$1.026.706

2.2.4

Creación plan de

gestión de

interesados.

Analista

comunicación

e interesados

Analista

comunicación

e interesados

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$1.929.689


ID.


Recursos


2.2.5

Creación plan de

gestión

presupuestal.

Analista

financiero

Analista

financiero -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$1.932.852

2.2.6

Determinación

estructura legal

organizacional.

Analista

estructura

organizacional

Analista

estructura

organizacional

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$97.697

2.2.7

Creación plan de

gestión de

adquisiciones.

Analista

adquisición

Analista

adquisición -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$1.920.025

2.2.8

Creación plan de

gestión del

cronograma.

Analista

actividad y

tiempo

Analista

actividad y

tiempo

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$1.881.368

2.2.9

Creación

estructura de

desglose de

trabajo.

Analista

actividad y

tiempo

Analista

actividad y

tiempo

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$656.994

2.2.10

Creación plan de

gestión de

recursos.

Analista

recursos

Analista

recursos -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$1.894.195

2.2.11 Creación plan de

gestión de riesgos.

Analista

riesgos

Analista

riesgos -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$1.936.015


ID.


Recursos


2.2.12

Determinación de

elementos

organizacionales.

Analista

estructura

organizacional

Analista

estructura

organizacional

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$195.218

2.2.13 Creación plan de

gestión de calidad.

Analista

calidad

Analista

calidad -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$1.932.852

2.2.14

Creación plan de

gestión de

comunicaciones.

Analista

comunicación

e interesados

Analista

comunicación

e interesados

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$1.868.365

2.2.15

Determinación

procesos

operativos

organizacionales.

Analista

estructura

organizacional

Analista

estructura

organizacional

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$97.697

2.2.16

Diseño sistema

interno control

calidad.

Analista

calidad

Analista

calidad -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$541.726

2.2.17

Diseño sistema

interno control

ambiental.

Analista

calidad

Analista

calidad -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$541.726

2.2.18

Definición de

plantillas y

documentos

organizacionales.

Oficial

desarrollo

documental

Oficial

desarrollo

documental

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$458.960


ID.


Recursos



supuestos.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$2.219.937

2.2.20

Diseño del

portafolio de

servicios.

Analista

estructura

organizacional

Analista

estructura

organizacional

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$192.231

2.2.21

Determinación

proceso de

medición gestión.

Analista

calidad

Analista

calidad -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$331.396

2.2.22

Creación proceso

de prestación de

servicio.

Analista

estructura

organizacional

Analista

estructura

organizacional

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$75.206

2.2.23

Ejecución

seguimiento

desarrollo de

actividades.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$319.267

2.2.24 Creación planes

de capacitación.

Analista

recursos

Analista

recursos -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$87.857

2.2.25 Aprobación de

entregables.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$656.908


ID.


Recursos


2.2.26

Ejecución

seguimiento

cronograma.

Analista

actividad y

tiempo

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$700.549

2.2.27

Ejecución

seguimiento

presupuestal.

Analista

financiero

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$700.549

2.2.28

Ejecución

seguimiento

desarrollo de

actividades.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$700.549

2.3 Control $3.497.639

2.3.1

Creaciones

informes de

calidad.

Analista

calidad

Analista

calidad,

Oficial

desarrollo

documental

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$130.731

2.3.2

Creaciones

informes de

cumplimiento.

Analista

calidad

Analista

calidad,

Oficial

desarrollo

documental

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$236.159

2.3.3 Creación procesos

de auditorías.

Analista

calidad

Analista

calidad,

Oficial

desarrollo

documental

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$429.444

2.3.4 Creación pruebas

de recorrido.

Analista

calidad

Analista

calidad,

Oficial

desarrollo

documental

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

$124.054


ID.


Recursos


y servicios

varios.

2.3.5

Creación

evaluaciones de

desempeño.

Analista

recursos

Oficial

desarrollo

documental

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$174.660

2.3.6 Creación de lista

de chequeo.

Oficial

desarrollo

documental

Analista

calidad,

Oficial

desarrollo

documental

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$86.743

2.3.7

Creación plantillas

de registro y

control.

Oficial

desarrollo

documental

Oficial

desarrollo

documental

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$86.743

2.3.8

Creación

indicadores de

gestión.

Analista

calidad

Analista

calidad -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$51.660

2.3.9

Ejecución

seguimiento

cronograma.

Analista

actividad y

tiempo

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$725.815

2.3.10

Ejecución

seguimiento

presupuestal.

Analista

financiero

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

y servicios

varios.

$725.815

2.3.11

Ejecución

seguimiento

desarrollo de

actividades.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento

$725.815


ID.


Recursos


y servicios

varios.


Ejecución plan de trabajo.

Estructura física.

El entregable consiste en el desarrollo de los planes guía para los procesos de

estructuración física. El entregable tiene una exigencia de dinero de $2.561.376 COP

correspondiente al 3% del total de costos, lo que ubica su inversión en un nivel bajo en


Portafolio.

El portafolio es el entregable que consiste en desarrollar el contenido del portafolio,

herramientas y procesos para la oferta del servicio. El entregable tiene una exigencia de dinero

de $3.686.535 COP correspondiente al 4% del total de costos, lo que ubica su inversión en un

nivel bajo en comparación con el resto de costo del proyecto.

Sistema organizacional.

El entregable desarrollo de estructura organizacional consiste en desarrollar los

elementos organizacionales de la empresa. Tiene una exigencia de dinero de $ 2.214.635 COP

correspondiente al 2% del total de costos, lo que ubica su inversión en un nivel bajo en




ID.


Recursos


3.1 Estructura física $2.561.376

3.1.1 Identificación

proveedores de servicio.

Analista

adquisición

Analista

adquisición -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$305.566

3.1.2 Planificación de equipos

tecnológicos.

Analista

adquisición

Analista

adquisición -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$240.201

3.1.3 Planificaciones muebles y

enceres.

Analista

adquisición

Analista

adquisición -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$464.587

3.1.4 Planificaciones

materiales de oficina.

Analista

adquisición

Analista

adquisición -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$181.512

3.1.5 Determinación ubicación

oficina.

Analista

adquisición

Analista

adquisición -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$178.701

3.1.6 Definición proceso de

seguimiento proveedores.

Analista

adquisición

Analista

adquisición -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$703.909

3.1.7

Definición pruebas de

recorrido adecuación

oficina.

Analista

adquisición

Equipo del

proyecto -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$51.660

3.1.8 Ejecución seguimiento

cronograma.

Analista

actividad y

tiempo

Equipo del

proyecto -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$51.660


presupuestal.

Analista

financiero

Equipo del

proyecto -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$191.790


desarrollo de actividades.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$191.790

3.2 Portafolio $3.686.536


ID.


Recursos


3.2.1 Diseño procesos

operativos de gestión.

Analista

estructura

organizacional

Analista

estructura

organizacional

-


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$29.344

3.2.2 Diseño herramientas

ofimáticas.

Analista

adquisición

Actividad

tercerizada -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$370.235

3.2.3 Diseño modelos ayuda

venta.

Analista

estructura

organizacional

Analista

estructura

organizacional

-


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$409.940

3.2.4 Diseño modelos

financieros.

Analista

financiero

Analista

financiero -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$395.356

3.2.5 Diseño protocolo de

atención.

Analista

estructura

organizacional

Analista

estructura

organizacional

-


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$359.159

3.2.6 Diseño página web. Analista

adquisición

Actividad

tercerizada -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$391.372

3.2.7 Diseño redes sociales. Analista

adquisición

Actividad

tercerizada -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$241.491

3.2.8 Diseño contenido digital.

Analista

estructura

organizacional

Analista

estructura

organizacional

-


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$290.982

3.2.9 Diseño canales de pago. Analista

adquisición

Actividad

tercerizada -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$428.949

3.2.10 Diseño seguimiento

cronograma.

Analista

actividad y

tiempo

Analista

actividad y

tiempo

-


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$191.790

3.2.11 Diseño proceso Posventa.

Analista

estructura

organizacional

Analista

estructura

organizacional

-


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$194.339


presupuestal.

Analista

financiero

Equipo de

proyecto -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$191.790


ID.


Recursos




Gerente de

proyecto

Equipo de

proyecto -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$191.790

3.3 Sistema

organizacional $2.214.636

3.3.1

Desarrollo de políticas,

procedimientos y

procesos.

Analista

estructura

organizacional

Analista

estructura

organizacional

-


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$342.642

3.3.2

Desarrollo de misión,

visión y valores

corporativos.

Analista

estructura

organizacional

Analista

estructura

organizacional

-


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$139.517

3.3.3 Desarrollo de

organigrama.

Analista

estructura

organizacional

Analista

estructura

organizacional

-


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$92.777

3.3.4 Desarrollo de formatos y

plantilla.

Oficial desarrollo

documental

Oficial

desarrollo

documental

-


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$115.658

3.3.5 Desarrollo de flujogramas

de proceso.

Oficial desarrollo

documental

Oficial

desarrollo

documental

-


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$507.456

3.3.6 Desarrollos manuales de

función. Analista recursos Analista recursos -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$441.217


cronograma.

Analista

actividad y

tiempo

Equipo del

proyecto -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$191.790


presupuestal.

Analista

financiero

Equipo del

proyecto -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$191.790



Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -


áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$191.790



Cierre.

Lecciones.

El entregable consiste en la identificación y registro de lecciones aprendidas del proyecto,

tiene una exigencia de dinero de $4.443.318 COP correspondiente al 5% del total de costos, lo que

ubica su inversión en un nivel bajo en comparación con el resto de costo del proyecto.

Acta de cierre.

El acta de cierre siendo el último entregable del proyecto se encarga de desarrollar el

contenido del cierre. El entregable tiene una exigencia de dinero de $1.792.716 COP

correspondiente al 2% del total de costos, lo que ubica su inversión en un nivel bajo en comparación

con el resto de costo del proyecto.


ID Actividad Responsable

Recursos


4.1 Lecciones $4.443.318

4.1.1

Registro de

lecciones

aprendidas.

Analista

riesgos

Oficial

desarrollo

documental

-

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$1.760.560

4.1.2

Identificaciones

mejores

prácticas.

Analista

riesgos

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$395.064

4.1.3 Desarrollo de planes de

mejora.

Analista

riesgos

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$500.720


ID Actividad Responsable

Recursos


4.1.4

Aplicación de

planes de

mejora.

Analista

riesgos

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$1.238.019

4.1.5 Estimación de

impactos.

Analista

riesgos

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$548.955

4.2 Acta de cierre $1.792.716

4.2.1

Identificación

de

conclusiones.

Analista

riesgos

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$854.440

4.2.2

Identificación

características

relevantes.

Analista

riesgos

Equipo del

proyecto -


comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$746.487

4.2.3 Creación del

acta de cierre.

Gerente de

proyecto

Equipo del

proyecto -

Insumos de

oficina y áreas

comunes,

arrendamiento y

servicios varios.

$191.790


3.2.3 plan de gestión de comunicaciones.

a. matriz de comunicaciones.

La matriz de comunicaciones permite identificar a que grupo de stakeholder se le debe

entregar la información, donde se realiza la determinación de las personas que debe transmitir

el mensaje, periodicidad, dimensiones, medios de comunicación, el método y cada una de las

restricciones que se debe tener para lograr tener una excelente comunicación dentro del



El anexo Q matriz de comunicaciones contiene los resultados obtenidos donde se

destaca que, las comunicaciones se deben realizar de forma escrita, por medio de correo

electrónico y presentaciones que permitan mostrar la información de forma interactiva para

cada uno de los interesados, permitiendo de esta forma la trasmisión de los mensajes de forma

clara, precisa y eficaz.

b. flujograma de las comunicaciones.

El anexo D flujograma de comunicaciones contiene el diagrama que establece el orden

a seguir en el momento de responder una solicitud externa a un stakeholder, como un

proveedor, cliente, ente regulatorio, etc. En el cual se debe aplicar cada uno de los ítems

establecidos y los procesos indicados para lograr una comunicación asertiva y el cumplimiento

al 100% de la información solicitada.

C. Glosario de terminología común.

En el anexo C glosario de comunicaciones se relaciona el glosario de las palabras

más importantes para tener en cuenta en una comunicación asertiva entre cada una de las

áreas.

3.2.4 plan de gestión del cronograma.

a. listado de actividades con estimación de duraciones.

De acuerdo con las actividades planificadas para cumplir el alcance del proyecto, son

enlistadas 111 actividades que presentan su respectiva duración expresada en horas y días. La

base de estimación corresponde a cinco días hábiles y una base diaria de ocho horas.

Las actividades que conforman el paquete de diseño del plan de trabajo representan el

69% de la duración total del proyecto, dado que en este se trabaja lo concerniente al desarrollo

de los planes de gestión y elementos organizacionales del servicio de consultoría financiera.


Tabla 40 Actividades con estimación de duración

ID Descripción de la actividad

Horas de esfuerzo

(base 8 horas)

Duración en días

(base 5 días)

1.1.1 Planeación del recurso humano del proyecto. 7,4 0,9

1.1.2 Contratación del servicio de alquiler oficina. 31,9 4,0

1.1.3 Identificación recursos físicos del proyecto. 9,8 1,2

1.1.4 Adquisición de equipos tecnológicos. 6,3 0,8

1.1.5 Adquisiciones muebles y enceres. 8,3 1,0

1.1.6 Adquisición de materiales de oficina. 11,8 1,5

1.1.7 Adecuación de la oficina. 17,8 2,2

1.2.1 Desarrollo estudios comparativos. 10,5 1,3

1.2.2 Desarrollo estudio de mercado. 12,8 1,6

1.2.3 Desarrollo estudio financiero. 12,8 1,6

1.2.4 Desarrollo estudio técnico. 21,3 2,7

1.2.5 Desarrollo estudio legal. 21,3 2,7

1.2.6 Desarrollo estudio administrativo. 21,3 2,7

1.2.7 Desarrollo estudio social y ambiental. 21,3 2,7

1.2.8 Presentación de estudios. 21,3 2,7

1.2.9 Aprobación entregable análisis. 21,3 2,7

1.3.1 Contratación del equipo de proyecto. 33,9 4,2

1.3.2 Determinación de entregables. 3,5 0,4

1.3.3 Entrega de funciones y responsabilidades. 7,2 0,9

1.3.4 Definición árbol de comunicación. 8,4 1,0

1.3.5 Determinación matriz de reemplazos y refuerzos. 3,7 0,5

1.3.6 Creación del cronograma de actividades. 4,4 0,6

1.3.7 Definición estructura de aprobación. 2,2 0,3

1.3.8 Determinación de presupuesto. 18,1 2,3

1.3.9 Definición de alcance. 7,1 0,9

1.3.10 Definición de objetivo. 7,1 0,9

2.1.1 Evaluación del entregable análisis. 25,7 3,2

2.1.2 Generación diagnóstica. 12,3 1,5

2.1.3 Definición viabilidad. 8,8 1,1



Horas de esfuerzo

(base 8 horas)

Duración en días

(base 5 días)

2.1.4 Determinación de recomendaciones. 8,1 1,0

2.1.5 Determinación de ajustes. 6,1 0,7

2.1.6 Presentación viabilidad. 6,1 0,8

2.2.1 Determinación de objetivo. 3,5 0,4

2.2.2 Determinación de alcance. 4,2 0,5

2.2.3 Determinación de requisitos. 7,2 0,9

2.2.4 Creación plan de gestión de interesados. 87,9 10,9

2.2.5 Creación plan de gestión presupuestal. 88 11

2.2.6 Determinación estructura legal organizacional. 4,4 0,6

2.2.7 Creación plan de gestión de adquisiciones. 87,4 11

2.2.8 Creación plan de gestión del cronograma. 85,7 10,8

2.2.9 Creación estructura de desglose de trabajo. 29,9 3,7

2.2.10 Creación plan de gestión de recursos. 86,2 10,8

2.2.11 Creación plan de gestión de riesgos. 88,1 11,0

2.2.12 Determinación de elementos organizacionales. 8,9 1,1

2.2.13 Creación plan de gestión de calidad. 88 11

2.2.14 Creación plan de gestión de comunicaciones. 85,1 10,6

2.2.15 Determinación procesos operativos organizacionales. 4,4 0,6

2.2.16 Diseño sistema interno control calidad. 24,7 3,08

2.2.17 Diseño sistema interno control ambiental. 24,7 3,08

2.2.18 Definición de plantillas y documentos

organizacionales. 24 3

2.2.19 Determinación de supuestos. 15,5 1,9

2.2.20 Diseño del portafolio de servicios. 8,8 1,1

2.2.21 Determinación proceso de medición gestión. 15,1 1,9

2.2.22 Creación proceso de prestación de servicio. 3,4 0,4

2.2.23 Ejecución seguimiento desarrollo de actividades. 2,2 0,3

2.2.24 Creación planes de capacitación. 4 0,5

2.2.25 Aprobación de entregables. 4,6 0,6

2.2.26 Ejecución seguimiento cronograma. 4,9 0,6



Horas de esfuerzo

(base 8 horas)

Duración en días

(base 5 días)

2.2.27 Ejecución seguimiento presupuestal. 4,9 0,6


2.3.1 Creaciones informes de calidad. 6 0,7

2.3.2 Creaciones informes de cumplimiento. 10,8 1,3

2.3.3 Creación procesos de auditorías. 19,6 2,4

2.3.4 Creación pruebas de recorrido. 5,6 0,7

2.3.5 Creación evaluaciones de desempeño. 8 1

2.3.6 Creación de lista de chequeo. 4,5 0,6

2.3.7 Creación plantillas de registro y control. 4,5 0,6

2.3.8 Creación indicadores de gestión. 2,4 0,3




3.1.1 Identificación proveedores de servicio. 13,9 1,7

3.1.2 Planificación de equipos tecnológicos. 10,9 1,4

3.1.3 Planificaciones muebles y enceres. 21,2 2,6

3.1.4 Planificaciones materiales de oficina. 8,3 1,0

3.1.5 Determinación ubicación oficina. 8,1 1,0

3.1.6 Definición proceso de seguimiento proveedores. 32 4,0

3.1.7 Definición pruebas de recorrido adecuación oficina. 2,4 0,3




3.2.1 Diseño procesos operativos de gestión. 1,3 0,2

3.2.2 Diseño herramientas ofimáticas. 19,1 2,4

3.2.3 Diseño modelos ayuda venta. 18,7 2,3

3.2.4 Diseño modelos financieros. 18 2,6

3.2.5 Diseño protocolo de atención. 16,4 2,0

3.2.6 Diseño página web. 21,5 2,7

3.2.7 Diseño redes sociales. 4,7 0,6



Horas de esfuerzo

(base 8 horas)

Duración en días

(base 5 días)

3.2.8 Diseño contenido digital. 13,2 1,7

3.2.9 Diseño canales de pago. 25,7 3,2

3.2.10 Diseño seguimiento cronograma. 1,3 0,2

3.2.11 Diseño proceso Posventa. 8,8 1,1



3.3.1 Desarrollo de políticas, procedimientos y procesos. 15,6 2,0

3.3.2 Desarrollo de misión, visión y valores corporativos. 6,4 0,8

3.3.3 Desarrollo de organigrama. 4,2 0,5

3.3.4 Desarrollo de formatos y plantilla. 6 0,8

3.3.5 Desarrollo de flujogramas de proceso. 26,5 3,3

3.3.6 Desarrollos manuales de función. 20,1 2,5




4.1.1 Registro de lecciones aprendidas. 12,3 1,5

4.1.2 Identificaciones mejores prácticas. 2,8 0,3

4.1.3 Desarrollo de planes de mejora. 3,5 0,4

4.1.4 Aplicación de planes de mejora. 8,6 1,1

4.1.5 Estimación de impactos. 3,8 0,5

4.2.1 Identificación de conclusiones. 6 0,7

4.2.2 Identificación características relevantes. 5,2 0,7

4.2.3 Creación del acta de cierre. 1,3 0,2


b. línea base tiempo.

La línea base de tiempo del proyecto se desarrolla mediante la estimación de

durabilidad de los entregables por paquete de trabajo. Se puede apreciar que, con un 51% de

participación sobre el total del tiempo, la etapa de planificación demanda la mayor cantidad


de días para su ejecución. Lo anterior es justificado por el nivel de desarrollo de documentos

necesarios para dar materialización al alcance del proyecto.

La duración final del proyecto se estima en 7 meses, dado que varias actividades son

planificadas para desarrollarse en paralelo y genera afectación en el tiempo total.

Tabla 41 Información línea base de tiempo Id. actividad Actividad Duración en días Participación

1.1 Selección 12 5%

1.2 Análisis 21 9%

1.3 Responsables 12 5%

2.1 Diagnostico 8 4%

2.2 Planificación 113 51%

2.3 Control 10 4%

3.1 Estructura física 13 6%

3.2 Portafolio 19 9%

3.3 Sistema organizacional 10 5%

4.1 Lecciones 4 2%

4.2 Acta de cierre 2 1% Fuente: Construcción del autor

Figura 11 Línea base de tiempo


1221 12

8

113

10 13 19 10 4 2

0

20

40

60

80

100

120

Sel

ecci

ón

Anál

isis

Res

ponsa

ble

s

Dia

gnost

ico

Pla

nif

icac

ión

Contr

ol

Est

ruct

ura

fís

ica

Port

afoli

o

Sis

tem

a org

aniz

acio

nal

Lec

ciones

Act

a de

cier

re

1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 4.1 4.2

Día

s

Línea base de tiempo


c. diagrama de red.

El diagrama de red del proyecto permite evidenciar la secuencia de las actividades

planificadas, evidenciándose las de carácter predecesor y antecesor. Producto de esta relación

se establece la estructura canónica relacionada en este.

En el anexo R diagrama de red adjunto al presento escrito se relaciona el diagrama del

proyecto.

d. cronograma – diagrama de Gantt.

El cronograma del proyecto permite observar las restricciones de tiempo que presenta

cada una de las actividades y de las cuales dependerá el cumplimiento del alcance en el tiempo

estimado.

El proyecto inicia el 18/01/2021 y finaliza el 01/08/2021, con una duración total

aproximada de 7 meses calendario. En el cronograma se puede visualizar la programación

propuesta para el desarrollo del proyecto.

Figura 12 Cronograma


Continuación ilustración Cronograma





e. nivelación de recursos y uso de recursos.

La nivelación de recursos en el proyecto permite conocer la cantidad de tiempo que los

colabores dedican a las actividades asignadas, en este caso se relaciona el tiempo estimado

para el gerente de proyectos dado que es el único rol que se encuentra sobreestimado en

tiempos.

Lo anterior se debe a que este rol participa en varias actividades en el perfil de

consultor, por lo cual su dedicación no será del 100% del estimado de la actividad, logrando

ser manejado de forma adecuada.

Figura 13 Nivelación de recursos


3.2.5 plan de gestión del costo.

a. línea base de costos

La línea base de costos del proyecto contiene los costos por entregable definido. De

acuerdo con la demanda de recursos estimada, se precisa que los entregables de selección y

planificación presenta los costos más significativos, debido a que se realiza adquisición de

equipos y su duración es mayor al resto de los paquetes.


El proyecto requiere la inversión monetaria de $94.941.160 COP, el cual contempla

un valor de $1.737.000 COP como reserva de los paquetes de trabajo de selección y

planificación. Lo anterior, dada la estimación de riesgo del proyecto.

Tabla 42 Información línea base de costos

Id actividad Actividad Costo Participación

1.1 Selección $ 27.052.283 28%

1.2 Análisis $ 8.494.535 9%

1.3 Responsables $ 5.553.331 6%

2.1 Diagnostico $ 9.644.608 10%

2.2 Planificación $ 26.000.181 27%

2.3 Control $ 3.497.639 4%

3.1 Estructura física $ 2.561.376 3%

3.2 Portafolio $ 3.686.536 4%

3.3 Sistema organizacional $ 2.214.636 2%

4.1 Lecciones $ 4.443.318 5%

4.2 Acta de cierre $ 1.792.716 2%

Total $ 94.941.160 100% Fuente: Construcción del autor

Figura 14 Línea base de costos


$ 27.052.283

$ 8.494.535

$ 5.553.331

$ 9.644.608

$ 26.000.181

$ 3.497.639

$ 2.561.376

$ 3.686.536

$ 2.214.636

$ 4.443.318

$ 1.792.716

-

5.000.000

10.000.000

15.000.000

20.000.000

25.000.000

30.000.000

Sel

ecci

ón

Anál

isis

Res

ponsa

ble

s

Dia

gnost

ico

Pla

nif

icac

ión

Contr

ol

Est

ruct

ura

fís

ica

Port

afoli

o

Sis

t. O

rgnal

Lec

ciones

Act

a de

cier

re

1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 4.1 4.2

Rec

urs

os

Actividades

Línea base de costos


b. presupuesto por actividades.

Son enlistadas 111 actividades definidas por el alcance del proyecto con el respectivo

costo para el desarrollo de cada una de estas.

Tabla 43 Presupuesto por actividad

Id. actividad Actividad Costo

1.1.1 Planeación del recurso humano del proyecto. $ 212.529

1.1.2 Contratación del servicio de alquiler oficina. $ 917.123

1.1.3 Identificación recursos físicos del proyecto. $ 282.068

1.1.4 Adquisición de equipos tecnológicos. $ 18.539.365

1.1.5 Adquisiciones muebles y enceres. $ 5.268.549

1.1.6 Adquisición de materiales de oficina. $ 518.942

1.1.7 Adecuación de la oficina. $ 1.313.708

1.2.1 Desarrollo estudios comparativos. $ 4.994.535

1.2.2 Desarrollo estudio de mercado. $ 3.500.000

1.3.1 Contratación del equipo de proyecto. $ 976.069

1.3.2 Determinación de entregables. $ 99.702

1.3.3 Entrega de funciones y responsabilidades. $ 208.615

1.3.4 Definición árbol de comunicación. $ 240.391

1.3.5 Determinación matriz de reemplazos y refuerzos. $ 106.840

1.3.6 Creación del cronograma de actividades. $ 128.024

1.3.7 Definición estructura de aprobación. $ 64.012

1.3.8 Determinación de presupuesto. $ 1.936.307

1.3.9 Definición de alcance. $ 850.476

1.3.10 Definición de objetivo. $ 942.895

2.1.1 Evaluación del entregable análisis. $ 3.694.535

2.1.2 Generación diagnóstica. $ 1.760.560

2.1.3 Definición viabilidad. $ 1.270.176

2.1.4 Determinación de recomendaciones. $ 1.161.074

2.1.5 Determinación de ajustes. $ 877.409

2.1.6 Presentación viabilidad. $ 880.854

2.2.1 Determinación de objetivo. $ 504.166

2.2.2 Determinación de alcance. $ 599.486

2.2.3 Determinación de requisitos. $ 1.026.706

2.2.4 Creación plan de gestión de interesados. $ 1.929.689

2.2.5 Creación plan de gestión presupuestal. $ 1.932.852

2.2.6 Determinación estructura legal organizacional. $ 97.697

2.2.7 Creación plan de gestión de adquisiciones. $ 1.920.025

2.2.8 Creación plan de gestión del cronograma. $ 1.881.368



2.2.9 Creación estructura de desglose de trabajo. $ 656.994

2.2.10 Creación plan de gestión de recursos. $ 1.894.195

2.2.11 Creación plan de gestión de riesgos. $ 1.936.015

2.2.12 Determinación de elementos organizacionales. $ 195.218

2.2.13 Creación plan de gestión de calidad. $ 1.932.852

2.2.14 Creación plan de gestión de comunicaciones. $ 1.868.365

2.2.15 Determinación procesos operativos organizacionales. $ 97.697

2.2.16 Diseño sistema interno control calidad. $ 541.726

2.2.17 Diseño sistema interno control ambiental. $ 541.726

2.2.18 Definición de plantillas y documentos organizacionales. $ 458.960

2.2.19 Determinación de supuestos. $ 2.219.937

2.2.20 Diseño del portafolio de servicios. $ 192.231

2.2.21 Determinación proceso de medición gestión. $ 331.396

2.2.22 Creación proceso de prestación de servicio. $ 75.206

2.2.23 Ejecución seguimiento desarrollo de actividades. $ 319.267

2.2.24 Creación planes de capacitación. $ 87.857

2.2.25 Aprobación de entregables. $ 656.908

2.2.26 Ejecución seguimiento cronograma. $ 700.549

2.2.27 Ejecución seguimiento presupuestal. $ 700.549


2.3.1 Creaciones informes de calidad. $ 130.731

2.3.2 Creaciones informes de cumplimiento. $ 236.159

2.3.3 Creación procesos de auditorías. $ 429.444

2.3.4 Creación pruebas de recorrido. $ 124.054

2.3.5 Creación evaluaciones de desempeño. $ 174.660

2.3.6 Creación de lista de chequeo. $ 86.743

2.3.7 Creación plantillas de registro y control. $ 86.743

2.3.8 Creación indicadores de gestión. $ 51.660




3.1.1 Identificación proveedores de servicio. $ 305.566

3.1.2 Planificación de equipos tecnológicos. $ 240.201

3.1.3 Planificaciones muebles y enceres. $ 464.587

3.1.4 Planificaciones materiales de oficina. $ 181.512

3.1.5 Determinación ubicación oficina. $ 178.701

3.1.6 Definición proceso de seguimiento proveedores. $ 703.909

3.1.7 Definición pruebas de recorrido adecuación oficina. $ 51.660






3.2.1 Diseño procesos operativos de gestión. $ 29.344

3.2.2 Diseño herramientas ofimáticas. $ 370.235

3.2.3 Diseño modelos ayuda venta. $ 409.940

3.2.4 Diseño modelos financieros. $ 395.356

3.2.5 Diseño protocolo de atención. $ 359.159

3.2.6 Diseño página web. $ 391.372

3.2.7 Diseño redes sociales. $ 241.491

3.2.8 Diseño contenido digital. $ 290.982

3.2.9 Diseño canales de pago. $ 428.949

3.2.10 Diseño seguimiento cronograma. $ 191.790

3.2.11 Diseño proceso Posventa. $ 194.339



3.3.1 Desarrollo de políticas, procedimientos y procesos. $ 342.642

3.3.2 Desarrollo de misión, visión y valores corporativos. $ 139.517

3.3.3 Desarrollo de organigrama. $ 92.777

3.3.4 Desarrollo de formatos y plantilla. $ 115.658

3.3.5 Desarrollo de flujogramas de proceso. $ 507.456

3.3.6 Desarrollos manuales de función. $ 441.217




4.1.1 Registro de lecciones aprendidas. $ 1.760.560

4.1.2 Identificaciones mejores prácticas. $ 395.064

4.1.3 Desarrollo de planes de mejora. $ 500.720

4.1.4 Aplicación de planes de mejora. $ 1.238.019

4.1.5 Estimación de impactos. $ 548.955

4.2.1 Identificación de conclusiones. $ 854.440

4.2.2 Identificación características relevantes. $ 746.487

4.2.3 Creación del acta de cierre. $ 191.790


c. estructura de desagregación de recursos.

La estructura de desagregación de recursos (REBS) del proyecto contiene los

elementos humanos y físicos requeridos para la ejecución del proyecto.


Los elementos físicos enlistados se establecieron de acuerdo con actividades de

oficina. Por su parte, los elementos humanos fueron considerados como los profesionales para

el desarrollo de actividades.

0.Diseño del servicio de consultoría financiera.

1. Recursos humanos.

1.1. Gerente de proyectos (1).

1.1.1. Analista financiero (1).

1.1.2. Analista de calidad (1).

1.1.3. Analista de actividades y gestión de tiempo (1).

1.1.4. Analista de recursos (1).

1.1.4.1 Oficial de desarrollo documental (1).

1.1.5. Analista de riesgos y cumplimiento (1).

1.1.6. Analista de comunicaciones e interesados (1).

1.1.7. Analista de estructura organizacional (1).

1.1.8. Analista de adquisiciones (1).

1.1.8.1. Servicios tercerizados (1).

2. Recursos físicos.

2.1. Equipos.

2.1.1. Computadores (10).

2.1.2. Impresora (2).


2.1.3. Proyector (1).

2.1.4. Teléfono (5).

2.1.5. Celular (2).

2.2. Muebles y enseres.

2.2.1. Oficina.

2.2.1.1. Escritorios (10).

2.2.1.2. Tableros (1).

2.2.2. Zona común.

2.2.2.1. Cafetera (1).

2.3. Insumos.

2.3.1. Papelería.

2.3.1.1. Resmas (60).

2.3.1.2. Artículos de oficina.

2.3.2. zona común.

2.3.2.1. Limpieza.

2.3.2.2. cafetería.

d. estructura de desagregación de Costos.

La estructura de desagregación de costos (REBS) del proyecto relaciona el costo de

los paquetes de trabajos y sus entregables.

0. Creación de una empresa de consultoría financiera ($94.941.160).


1. Investigación ($41.100.149).

1.1. Selección ($27.052.283).

1.2. Análisis ($8.494.535).

1.3. Responsables (5.553.331).

2. Diseño plan de trabajo ($39.142.427).

2.1. Diagnostico ($9.644.608).

2.2. Planificación ($26.000.180).

2.3. Control ($3.497.639).

3. Ejecución plan de trabajo ($8.462.547).

3.1. Adecuación ($2.561.376).

3.2. Portafolio ($3.686.535).

3.3. Sistema organizacional (2.214.635).

4. Cierre ($6.236.034).

4.1. Lecciones ($4.443.318).

4.2. Acta de cierre ($1.792.716).

e. indicadores de medición de desempeño.

Alineados a la política de calidad del proyecto se relacionan las métricas se deben ser

estimadas, a fin de garantizar el cumplimiento de requisitos en las actividades.


Tabla 44 Indicadores de calidad Factor de

calidad

relevante

Objetivo de calidad Indicador / Método de medición Meta

Frecuencia

de

medición

Contenido plan

de trabajo

Garantizar que el plan de

trabajo contenga los

requisitos determinados.

Aplicabilidad de requisitos

establecido.

Uso

completo,

incompleto,

sin uso.

Quincenal

Presentación del

entregable

Realizar la presentación del

entregable cumpliendo con

los parámetros establecidos.

Verificación cumplimiento lista

de chequeo pautas de

presentación.

Completo,

Incompleto Quincenal

Adecuación Garantizar la adecuación de la

oficina según lo contratado.

Condiciones materializadas /

condiciones pactadas IR=>100% Semanal

Ejecución de

presupuesto

Garantizar la ejecución de

recursos de acuerdo con lo

presupuestado.

Monto ejecutado / monto

presupuestado IC=>90% Quincenal

Gestión

colaboradores

Realizar entrega de las

actividades asignadas.

Entregables tramitados /

entregables asignados Tr=>90% Semanal

Ejecución del

cronograma

Realizar las actividades en los

tiempos estimados.

Actividades desarrolladas /

actividades presupuestadas Ds=>90% Semanal


d. aplicación técnica del valor ganado con curvas S avance.

La curva S del proyecto permite evidenciar la relación existente entre los recursos

demandados por cada uno de los paquetes de trabajo y las fechas de planificación del

cronograma.

El resultado de la estimación permite inferir en que, las actividades que demandan

mayor cantidad de recursos son las correspondientes a planificación de los recursos del

proyecto y de los planes de gestión.


Figura 15 Curva S del proyecto


3.2.6 plan de gestión de calidad.

a. especificaciones técnicas de requerimientos.

Las especificaciones técnicas de requerimientos del proyecto fueron definidas de

acuerdo con la integración de los enfoques de compromiso de colaboradores y alta dirección

de las normas ISO a continuación relacionadas.

Tabla 45 Requerimientos de calidad

Paquete de

trabajo

Estándar o norma

de calidad aplicable Especificaciones

Investigación ISO 27001: 2013 -

SGSI

Información de carácter integral, con una disponibilidad

continua y asignación de un responsable que asegure optimo

manejo a fines de la investigación.

Investigación ISO 45001: 2018 -

SGSYST

Condiciones de trabajo seguras, disminución del deterioro de

salud y riesgos inherentes a la actividad que desempeñe el

colaborador.

$0,00

$5.000.000,00

$10.000.000,00

$15.000.000,00

$20.000.000,00

$25.000.000,00

$30.000.000,00

Cost

os

Fecha inicial del paquete de trabajo

Curva S de costos


Paquete de

trabajo

Estándar o norma

de calidad aplicable Especificaciones

Diagnóstico ISO 27001: 2013 -

SGSI

Contenido informativo de carácter fiable y confidencial para

su evaluación por parte de los responsables.

Diseño plan de

trabajo

ISO 9001: 2015 -

SGC

Objetivos, procesos y políticas de calidad. Determinación de

compromiso por parte de la alta gerencia y colaboradores.

Diseño plan de

trabajo

ISO 45001:2018 -

SGSYST

Pautas de desarrollo de la actividad a fin de disminuir los

factores de riesgo inherentes a la misma.

Diseño plan de

trabajo

ISO 27001: 2013 -

SGSI

Información comprensible, integral y detallada que permite

evidenciar responsabilidad, procesos, políticas y lo

concerniente a la planificación del trabajo.

Ejecución plan

de trabajo

ISO 45001:2018 -

SGSYST

Mitigación del deterioro de salud y riesgos identificados en la

actividad.

Cierre ISO 9001: 2015 -

SGA Oportunidades de mejora y ajuste de procesos.


b. herramientas de control de la calidad.

Las herramientas de control de calidad definidas para el proyecto fueron basadas en

las recomendaciones evidenciadas en la sexta guía de trabajo PMBOK.

Tabla 46 Herramientas de calidad

Herramienta

/Técnica Descripción de uso/Aplicación en el proyecto

Listas de verificación

Es una herramienta que se implementa para recopilar y organizar datos,

permitiendo asegurar consistencia en tareas que se ejecutan frecuentemente.

(OPS- Elaboración de listas de verificación, s.f.) Implementada en el proceso de

prestación de servicio garantizando un correcto y oportuno análisis financiero,

con el objetivo de satisfacer las necesidades del cliente


Herramienta

/Técnica Descripción de uso/Aplicación en el proyecto

Lista de chequeo

Es una herramienta que controla el cumplimiento de una lista de requisitos,

también recolecta datos para el ordenamiento de forma sistemática asegurando

que nada se olvide. (Checklist- listas de chequeo, s.f.) Esta herramienta es ideal

para evaluar a los proveedores de acuerdo con unas variables determinadas,

permitiendo un proceso de selección y control de proveedores estandarizado.

Matriz de trazabilidad

Es una herramienta que garantiza el cumplimiento de manera eficaz de cada uno

de los procesos, vinculando los requisitos del producto hasta los entregables del

proyecto. (Matriz de trazabilidad de requisitos, 2019) Esta herramienta se aplica

durante las actividades determinadas en el cronograma semanalmente, evaluando

los entregables con respecto a los objetivos.

Diagramas de afinidad

Es una herramienta que organiza las causas potenciales de los defectos

presentados por los grupos de afinidad, priorizando aquellos que requieren mayor

atención. (Gestiopolis- ¿Que es un diagrama de afinidad?, 2015) Esta herramienta

se aplica durante el análisis de los clientes en el cual se determine los casos que

necesiten mayor prioridad y urgencia en el tiempo de respuesta.

Diagramas matriciales

Es una herramienta que determina la solidez de las relaciones entre diferentes

factores, causas y objetivos que existen entre las filas y columnas que lo

conforman. (Pulido, s.f.) En el proyecto se aplica para el análisis de las diferentes

variables que determinan la viabilidad y calidad de los proveedores


c. formato inspecciones.

El proceso de inspección de entregables y actividades del proyecto se establece con la

finalidad de garantizar el cumplimiento de requisitos de estas. A continuación, se relaciona el

flujograma propuesto para la ejecución de identificación de no conformidades.


Figura 16 Flujograma de inspecciones


El anexo M formato de inspección contiene los puntos para inspección en la realización

de actividades del proyecto.


d. formato auditorias

El proceso de auditoria corresponde a una de las herramientas de control de calidad

establecidas para el proyecto. A continuación, es relacionado el flujograma del proceso.


Figura 17 Flujograma de auditoria


El anexo L formato de auditoria roles y responsabilidades contiene el formato de

auditoria el proyecto.


e. listas de verificación de los entregables (producto / servicio).

El proceso de verificación de entregables corresponde a una de las herramientas de

control de calidad establecidas para el proyecto. A continuación, se relaciona el flujograma

del proceso.


Figura 18 Flujograma de verificación entregables



El anexo N lista de verificación de entregables contiene el formato de verificación de

entregables del proyecto.

3.2.7 plan de gestión de Recursos.

a. identificación y adquisición de recursos.

La identificación y adquisión de recursos se determinada de acuerdo con los

requerimientos respecto a las herramientas fisicas para el desarrollo del proyecto.Los recursos

fisicos requeridos basicamente corresponden a recursos materiales de labores de oficina.

Tabla 47 Identificación de recursos.

ID Recurso Detalle Unidad Posibles proveedores Precio total

estimado A B C

3.1.3 Computador

Portátiles de 14

pulgadas, con

disco duro de 1

tera, rama de

4GB y procesar

Intel Core I5

octava

generación.

10 Alkosto K-trionix Jumbo $ 15.000.000

3.1.3 Impresora

Tipo inyección de

tinta, con

funciones de

fotocopiadora,

impresora y

conectividad wifi

y USB.


3.1.3 Proyector

Proyector de

brillo 3200

lumens

1 Alkosto K-trionix Jumbo $ 157.000

3.1.3 Teléfonos

Teléfono

inalámbrico;

contestador con

buzón de

mensajes;

Pantalla y teclado

iluminado.

5 Alkosto K-trionix Jumbo $ 450.000

3.1.3 Celular

Celular con

memoria interna

de 32 GB,

memoria RAM



ID Recurso Detalle Unidad Posibles proveedores Precio total

estimado A B C

de 2GB,

procesador

Qualcomm y

pantalla de 5,7

pulgadas.

3.1.4 cafetera

Cafetera tipo de

goteo, capacidad

de doce tasas y

material de la

jarra en vidrio

1 Alkosto Homecenter Jumbo $ 180.000

3.1.4 Escritorio

Escritorio en

madera de

dimensiones 80 x

75.3 x 45 cm

(Ancho x Alto x

Fondo), con

cajón, sin

entrepaños y

puertas. Silla

ejecutiva en

malla, giratoria y

con palanca para

graduar altura.

10 Alkosto Homecenter Jumbo $ 3.400.000

3.1.4 Tablero

Tablero acrílico

con trípode, de

120cm x 80cm.

1 Panamericana Homecenter Jumbo $ 180.000

3.1.5 Papelería

Papelería y útiles

de oficina para el

desarrollo del

proyecto según

lista adjunta.

1 Panamericana Ofitienda Distribuidora

el Faro $ 2.131.220

3.1.5 Cafetería

Paquetes de café,

aromática y

azúcar.

1 Éxito Alkosto Jumbo $1.000.000

3.1.5 Aseo

Productos de

limpieza y

artículos de aseo.

1 Éxito Alkosto Jumbo $1.000.000



b. definición de roles, responsabilidades y competencias del equipo.

El equipo de proyecto se encuentra conformado por 10 personas encargadas de

desarrollar las distintas actividades, las cuales se distribuyen según su posición jerarquica en

nivel gerencial, analista y auxiliar.

El Anexo G Roles y responsabilidades del proyecto contiene los requisitos de formación

profesional, experiencia, habilidades y competencias, entre otros, determinados de acuerdo al

rol que desempeñará el aspirante. Las exigencias definidas para ocupar los cargos dentro del

equipo del proyecto se encuentran detalladas en las respectivas fichas.

c. matriz de asignación de responsabilidades (RACI) a nivel de paquete de

trabajo.

El anexo I matriz race del proyecto contiene la estructura de desglose de trabajo para

el proyecto, compuesto por cuatro paquetes de trabajo y un total de 111 actividades, con el

objetivo de identificar por cada una de las actividades los roles encargados, responsables,

informados y consultados en su desarrollo.

d. histograma y horario de recursos.

El histograma de recursos permite evidenciar el tiempo necesario para el desarrollo del

plan de gestión, dado que su planificación y desarrollo se encuentra a cargo del analista de

recursos, será relacionado el histograma para el rol de este.

Tabla 48 Identificación tiempo de recursos

Histograma de recursos

Rol o cargo Semana Días

Analista de recursos Semana 1 4,2

Analista de recursos Semana 2 5,6

Analista de recursos Semana 3 1



Figura 19 Histograma de recursos


El anexo O organigrama del proyecto contiene el organigrama que permite identificar

a nivel jerárquico como se encuentran ubicados cada uno de los roles que conforman el equipo

del proyecto. Además de proporcionar información acerca de los paquetes de trabajo que tiene

a cargo el colaborador.

e. plan de capacitación y desarrollo del equipo.

El plan de capacitación contiene todas las actividades dirigidas al proceso de entrenamiento

del personal, además, de los costos que son asociados con las horas del colaborador encargado de

dictarlas y la logística que se requiere para la organización de estas.

El anexo P necesidades de capacitación contiene la organización de las actividades y

su costo.

f. esquema de contratación y liberación del personal.

El plan de adquisión del personal especifica el tiempo y costo de reclutamiento y

contratación de los colaboradores estimados para la ejecución del proyecto.

0

1

2

3

4

5

6

Semana 1 Semana 2 Semana 3

Histograma analista de recursos


El proyecto requiere la adquisión de personal externo por medio de contratación obra

labor, con las capacidades necesarias para asumir las responsabilidades asignadas. De igual

manera, la retribución económica por los diferentes cargos oscila entre salarios de $ 3.500.000

COP a $ 1.800.000 COP, esto dependiendo el rol que asuma en el proyecto.

El anexo J plan de adquisición del personal contiene el plan de adquisición

presupuestado.

El plan de liberación del personal relaciona el tiempo en que el colaborador hará parte

del proyecto, en promedio para los 8 cargos a nivel analista y 1 cargo de nivel auxiliar el

tiempo de estadia será de 8 meses, por su parte, y con la mayor duración en el proyecto se

encuentra el cargo de nivel gerencial.

El anexo K plan de liberación del personal contiene el plan de liberación determinado.

e. definición de indicadores de medición de desempeño del equipo.

Los indicadores de desempeño del equipo del proyecto son planteados de acuerdo con

las necesidades de eficacia, eficiencia y clima laboral, con el fin de que las actividades y el

desempeño del colaborador sean medibles mediante la estimación de las métricas

relacionadas.

Tabla 49 Indicadores de desempeño del equipo.

Enfoque Id Actividad Indicador Frecuencia Responsable

Eficacia 2.2.10

Medición del cumplimiento

de actividades asignadas a

los integrantes del equipo de

proyecto.

actividades desarrolladas/

actividades propuestas Quincenal

Analista de

recursos

Eficacia 2.2.10

Medición del ausentismo de

los integrantes del equipo de

proyecto.

días laborados/ días contratados Quincenal Analista de

recursos


Enfoque Id Actividad Indicador Frecuencia Responsable

Eficiencia 2.2.10

Medición del tiempo

empleado para el desarrollo

de las actividades.

tiempo del desarrollo de la

actividad / tiempo estimado

para el desarrollo de la

actividad.

Quincenal Analista de

recursos

Eficiencia 2.2.10

Medición de los recursos

empleados para el desarrollo

de las actividades.

recursos empleados para el

desarrollo de la actividad

/recursos presupuestados para

el desarrollo de la actividad.

Quincenal Analista de

recursos

Clima laboral 2.2.10

Medición del estado de

relaciones interpersonales

en el equipo del proyecto.

desarrollo evaluación de

desempeño 270 grados. Mensual

Analista de

recursos


3.2.8 plan de gestión del riesgo.

a. identificación de riesgos y determinación de umbral.

De acuerdo con las situaciones determinadas como posibles riesgos a nivel interno y

externo, fueron identificados 15 riesgos, donde su descripción consta de qué situación lo

provocaría y cuál sería su impacto en relación con las restricciones de tiempo, recursos y

alcance. El disparados corresponde al indicador que nos dará aviso antes de materialización

del riesgo.

Tabla 50 Identificación de riesgos.

Id.

Riesgo Descripción del riesgo Tipo Categoría Disparador/Indicador

1

Por causa de la poca

disponibilidad de locales en

la zona objetivo de

ubicación, se puede generar

un aumento en los costos de

alquiler, lo cual impactaría

el presupuesto destinado a

dicha actividad.

Amenaza Externo

Las cotizaciones de

alquiler se encuentran por

fuera de los rangos de

costo presupuestado.


Id.


2

Debido a fallas técnicas en

los equipos de cómputo, se

puede generar pérdida de

información del proyecto, lo

cual impactaría en un

aumento de tiempo de

consecución de esta.

Amenaza Interno

En las reuniones de

seguimiento del

desarrollo de actividades

y planificación es

informado el deterioro en

la capacidad de respuesta

de los equipos de

cómputo.

3

Debido a ineficiencias en el

proceso de personal, se

puede generar aumento en la

rotación de colaboradores,

lo cual implicaría aumento

de tiempo en el desarrollo

de actividades.

Amenaza Interno

En la reunión de

seguimiento del


es informado el aumento

de la rotación del

personal.

4

Debido a poca claridad en la

entrega de funciones a los

colaboradores, se puede

generar incumplimiento de

las actividades del

cronograma, lo cual

generaría retrasos en el

proyecto

Amenaza Interno

En las reuniones de

seguimiento del


y planificación no se

evidencia recepción de

los avances preliminares

para la entrega de

actividades.

5

A causa de la interpretación

errada de la normativa que

aplica al proyecto, se puede

generar ausencia de

procedimientos o

documentación de ley, lo

cual impactaría en la

estimación de nuevos

gastos.

Amenaza Interno

En la reunión de

seguimiento del


es informado el deterioro

en la capacidad de

respuesta de los equipos

de cómputo.

6

Debido a retrasos en la

entrega de estudios de

mercado, se puede generar

ausencia de información

base para la ejecución de

actividades posteriores, lo

Amenaza Externo

En el proceso de

seguimiento del

cronograma se evidencia

retrasos en la entrega de

los preliminares de

estudio.


Id.


cual generaría retrasos en el


7

A causa de ineficientes

diseños en los planes de

gestión, se puede presentar

ausencia de lineamientos

necesarios para la etapa de

desarrollo del proyecto, lo

cual impactaría en aumentos

de tiempo de los

entregables.

Amenaza Interno

En la reunión de

seguimiento de la

planificación es

determinada ausencia de

requerimientos en los

planes de gestión.

8

Debido al ausentismo de

personal en el desarrollo de

actividades, se puede

generar aplazamiento de la

ejecución de actividades, lo

cual impactaría en los

tiempos estimados del

proyecto.

Amenaza Interno

En las reuniones de

seguimiento del


y planificación es

informado el aumento de

ausentismo del personal.

9

A causa de retrasos en el

proceso de adecuación de la

oficina, se puede presentar

demoras en los tiempos

estimados de entrega del

local, lo cual impactaría en

el aumento de tiempos

estimados de ejecución del

proyecto.

Amenaza Externo

En la prueba de recorrido

de la adecuación de la

oficina no se evidencian

los avances estimados en

las fechas acordadas.

10

Debido a la estimación

errada de recursos

requeridos para el desarrollo

del proyecto, se puede

generar detenimiento de las

actividades, lo cual

impactaría en el aumento de

Amenaza Interno

En las reuniones de

seguimiento del


es informado el

agotamiento de recursos

frente a las actividades

pendientes.


Id.


recursos presupuestados

para el proyecto.

11

Por causa de

incumplimiento en el

contrato de creación

tecnológico, se pueden

presentar demoras en la

entrega de las herramientas

informativa, impactando en

la demora de finalización de

las actividades.

Amenaza Externa

En el proceso de

seguimiento del

cronograma se evidencia

retrasos en la entrega de

los preliminares de

creación tecnológica.

12

A causa de una

identificación y definición

de requisitos a nivel general

del proyecto, se puede

presentar carencia de

información base para el

desarrollo de las actividades

de planeación, impactando

el tiempo estimado de


Amenaza Interna

En las reuniones de

seguimiento del


es informada la ausencia

de información base para

el desarrollo de

actividades

13

Debido a cambios

inesperados en el mercado

objetivo, se pueden requerir

nuevos procesos

investigativos de mercado,

lo cual generaría un

aumento de los recursos

destinados al proceso de

información del proyecto.

Amenaza Externa

En el proceso de

diagnóstico no se

evidencia coherencia con

las condiciones del

mercado.

14

Debido al aumento de

tarifas en los servicios de

publicidad, se puede generar

la contratación de servicios

más costosos, lo cual

Amenaza Externo

En el proceso de

cotización de servicios

publicitarios no se cuenta

con ofertas en el rango


Id.


generaría un aumento en el

rubro presupuestado

presupuestado para dicho

servicio

15

Debido a la falta de

garantías presentes en el

proceso de financiación de

los recursos, se puede

generar una menor

aprobación por parte de la

entidad financiera, lo cual

impactaría la cantidad de

recursos necesaria para el

proceso de creación de la

empresa

Amenaza Externo

En el proceso de

financiación no se cuenta

con una garantía

admisible para la

presentación de la

solicitud de financiación


Estructuración de desagregación de riesgos.

La estructura de desagregación de los riesgos permite clasificar en fuentes internas y

externas, la posible materialización de situaciones que impidan o cambien la ejecución de

actividades. Los riesgos son contemplados a nivel interno y en condiciones de falla de equipos

y personal, entre otros. Respecto a los externos, son planteadas situaciones en las que las

relaciones comerciales o los aspectos económicos y regulatorios del país cambien y afecten

de manera negativa el desarrollo del proyecto.

0.Riesgo de diseño del servicio de consultoría financiera.

1. Riesgos externos.

1.1. Proveedores.

1.1.1. Incumplimiento de las condiciones contratadas.

1.2. Mercado.


1.2.1. Cambios de las características de mercado.

1.3. Ubicación física.

1.3.1. Inexistente disponibilidad de ubicación física.

1.4. Tarifas de servicio.

1.4.1. Aumento de las tarifas en los servicios requeridos.

1.5. Financiamiento.

1.5.1. Aumento de las tarifas en los servicios requeridos.

2. Riesgos internos.

2.1. Requisitos.

1.1.1. Ineficiente identificación de requisitos del proyecto.

2.2. Fallas técnicas.

2.2.1. Fallas en los equipos de cómputo.

2.3. Personal.

2.3.1. Inadecuado proceso de selección del personal.

2.3.2. Ausentismo del personal.

2.4. Responsabilidades.

2.4.1. Poca claridad en las actividades asignadas.

2.5. Normativa.

2.5.1. Incumplimiento de directrices legales aplicables al proyecto.

2.6. Planes de gestión.

2.6.1. Ineficientes desarrollos de planes de gestión.

2.7. Presupuesto.

2.7.1. estimación errada de los recursos requeridos del proyecto.


c. análisis de riesgos del proyecto.

La evaluación cualitativa del riesgo fue realizada mediante la probabilidad de

ocurrencia de la situación y el impacto que causaría en el proyecto de llegarse a materializar.

La calificación del riesgo se determinó mediante las matrices de probabilidad e

impacto relacionadas

Tabla 51 Matriz de probabilidad de riesgo.

Probabilidad Concepto

10% Muy baja

30% Baja

50% Media

65% Alta

80% Muy alta


Tabla 52 Matriz de impacto de riesgo

Impacto Concepto

2 Muy bajo

4 Bajo

6 Medio

8 Alto

10 Muy alto Fuente: Construcción del autor

El rango de calificaciones para la matriz de probabilidad se encuentra dado en cifras

porcentuales con cinco alternativas de respuesta. La escala de probabilidad parte desde 10%

con el concepto de “muy bajo” y finaliza en 80% con el concepto de “muy alto”.

Los riesgos deberán ser evaluados de acuerdo con los referentes o información

disponible de los mismos, según el criterio del evaluador se establecerá un porcentaje de

probabilidad.


El rango de calificaciones para la matriz de impacto fue estimado en intervalos de dos

con cinco alternativas de respuesta. La escala parte desde 2 con el concepto de “muy bajo” y

finaliza en 10 con el concepto de “muy alto”.

El producto de las variables impacto y probabilidad estimadas en el proceso de análisis

cualitativo deberá ser registrado en la matriz relacionada a continuación:

Figura 20 Calificaciones de riesgo


La matriz se encuentra compuesta por cuatro cuadrantes de acción, cada uno

identificado por color, de acuerdo con la calificación cualitativa de cada uno de los riesgos, se

procederá a su registro en el cuadrante respectivo. La calificación estará dada en los rangos de

severidad establecidos e identificados en la siguiente relación:

Figura 21 Clasificación de riesgo


Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto

2 4 6 8 10

Muy Alta 0.8 1.6 3.2 4.8 6.4 8.0

Alta 0.65 1.3 2.6 3.9 5.2 6.5

Media 0.5 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0

Baja 0.3 0.6 1.2 1.8 2.4 3.0

Muy Baja 0.1 0.2 0.4 0.6 0.8 1.0

IMPACTO

PR

OB

AB

ILID

AD

requiere acciones de prevención, plan

de contingencia, plan de respaldo

Medio - entre 1,1 y 2,6 requiere acciones de prevención

Crítico - entre 3 y 4,8requiere acciones de prevención y plan

de contingencia

Severo - mayor o igual a 5

Rangos de Severidad Respuesta propuesta

Leve - menor o igual a 1 monitorear periódicamente por cambios


Los riesgos que se sitúen en la zona critica (color amarillo) o zona severa (color rojo)

deben ser gestionados de forma recurrente y ser focos de esfuerzo en la gestión de mitigación.

Lo anterior se deben realizar por medio de acciones preventivas que están consignadas en el

plan de respuesta y una vez materializado el riesgo, se deben gestionar por medio de planes

de contingencia, en el caso de la severidad critica, es de preferencia contar con un plan de

respaldo, siendo este el soporte de la contingencia estimada.

Con base en los lineamientos de valoración fue estimado de manera cualitativa los

riesgos identificados para el proyecto y su relación se hace mediante la siguiente table:

Tabla 53 Valoración cualitativa de riesgos.

Análisis Cualitativo

ID Probabilidad Impacto Calificación Grado Base para análisis de

impacto

1 30% 6 1,8 Alto Se estima aumento del 10%

sobre los costos de alquiler.

2 10% 8 0,8 Leve

Se estima aumento del 10%

en el tiempo estimado para el


3 30% 6 1,8 Medio


en el tiempo estimado para el desarrollo del proyecto.

4 30% 6 1,8 Medio Se estima aumento del 10% en el tiempo total estimado

para el desarrollo del proyecto.

5 30% 4 1,2 Medio


sobre los costos definidos para

la actividad de trámites

legales.


Análisis Cualitativo

ID Probabilidad Impacto Calificación Grado Base para análisis de

impacto

6 30% 8 2,4 Medio

Se estima un aumento del

20% sobre el tiempo estimado para la entrega de estudios de

mercado.

7 30% 8 2,4 Medio Se estima aumento del 10% en el tiempo estimado para el


8 25% 8 2 Critico Se estima aumento del 10% en el tiempo estimado para el


9 30% 6 3 Critico


en el tiempo estimado para la

adecuación de la oficina.

10 30% 8 2,4 Medio Se estima aumento del 10% sobre los costos definidos para

el proyecto

11 30% 6 1,8 Medio


sobre el tiempo estimado para

el desarrollo informático.

12 10% 8 0,8 Leve Se estima aumento del 20% sobre el tiempo estimado para

el desarrollo del proyecto.

13 30% 8 2,4 Medio


sobre los costos estimados

para el desarrollo de estudios

de mercado.

14 25% 8 2 Critico

Se estima aumento del 10% sobre los costos de

contratación de servicios

publicitarios

15 30% 6 1,8 Medio Se estima aumento del 15%

sobre el presupuesto total



Teniendo en cuenta la calificación del riesgo es estimado su impacto en las

restricciones de tiempo, costos y alcance del proyecto. A continuación, se relaciona el

desarrollo de la evaluación cuantitativa del riesgo.

Tabla 54 Valoración cuantitativa de riesgos.

Análisis Cuantitativo

ID Impacto

en costo

Impacto

en tiempo

Valor

monetario

esperado

(costo)

valor

monetario

esperado

(tiempo)

Base de estimación

1 $ 350.000 n/a $ 105.000 n/a

Se estiman $105,000 de aumento en los

costos de alquiler, debido a que se

deberá buscar nuevas alternativas de local en la zona.

8 n/a 14 n/a 3,5

Se estiman 7 días de aumento en el

tiempo de desarrollo del proyecto,

debido a la afectación que tiene el

ausentismo de los colaboradores.

9 n/a 1 n/a 0,3

Se estiman 0,5 días de aumento en el

tiempo de adecuación de la oficina.

Debido al incumplimiento del contrato con el proveedor.

14 $ 250.000 n/a $ 62.500 n/a Se estiman $ 62.500 de aumento en los

costos del servicio de publicidad.


d. matriz de riesgos.

La evaluación cualitativa y cuantitativa de riesgo permite determinar la ubicación de

los riesgos considerados, de un total de 15 riesgos, solo 5 requieren estimación cuantitativa a

fin de poder implementar planes de mitigación y contingencia.


.

Figura 22 matriz de riesgos


e. plan de respuesta a riesgo.

El plan de gestión del riesgo se enfoca en brindar planes de respuesta a la situación

identificada como posible riesgo, tratándose de la estrategia creada para evitar la

materialización de la situación de riesgo estimada como crítica o severa.

De igual manera, son propuestos planes de contingencia que corresponderán a la

estrategia establecida como acción a emprender una vez se materialice el riesgo estimado

como critico o severo.

Tabla 55 Plan de respuesta de riesgos

Plan de Respuesta Análisis impacto plan de respuesta

ID

Estrategia

de

Respuesta

Plan de

prevención

Plan

contingencia Responsable Probabilidad

final Impacto

final Calificación

final Grado

1 Mitigar

Los gastos de

alquiler deberán

ser aprobados por

el analista de

adquisiciones,

con el fin de que

el costo se

encuentre entre el

rango

presupuestado.

Utilizar la

reserva de

contingencia

establecida

para el

cubrimiento

del aumento

de los cotos de

alquiler.

Analista de

riesgo. 0,1 6 0,6 Baja

Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto

2 4 6 8 10

Muy Alta 0,8 - - - - -

Alta 0,65 - - - - -

Media 0,5 - - R1 / R8 / R9 / R11 /R14 - -

Baja 0,3 - R5 R3 / R4 / R15 R6 / R7 / R10 / R13 -

Muy Baja 0,1 - - - R2 / R12 -PR

OB

AB

ILID

AD

IMPACTO


Plan de Respuesta Análisis impacto plan de respuesta

ID

Estrategia

de

Respuesta

Plan de

prevención

Plan

contingencia Responsable

Probabilidad final

Impacto final

Calificación final

Grado

8 Mitigar

Creación de una

matriz de

reemplazos y

refuerzos de

personal que

permita contar

con un suplente

por cada cargo

crítico.

Utilizar la

reserva de

contingencia

establecida

para el

cubrimiento de

horas extras.

Analista de


9 Mitigar

Creación de una

lista de chequeo

que permita tener

control diario

sobre los avances

que debe

presentar la

adecuación.

Utilizar la

reserva de

contingencia

establecida

para del

tiempo

adicional en la

actividad.

Analista de

riesgo. 0,2 6 1,2 Medio

14 Mitigar

Los gastos de

alquiler deberán

ser aprobados por

el analista de

adquisiciones,

con el fin de que

el costo se

encuentre entre el

rango

presupuestado.

Utilizar la

reserva de

contingencia

establecida

para el

cubrimiento

del aumento

de los costos

de servicios

publicitarios.

Analista de



3.2.9 plan de gestión de adquisiciones.

a. definición y criterios de valoración de proveedores.

En el proceso de la selección de los proveedores se basa de acuerdo con los siguientes

criterios.

Precio: Identificando en este ítem si existen sobrecostos en los servicios o productos a

adquirir, comparando las tarifas entre cada una de las compañías y evaluando la opción más

viable.


Referencias: Permite confianza y credibilidad entre los precios, materias primas y

desempeño en el mercado.

Localización: permite considerar tiempos de desplazamiento, retraso y flexibilidad en la

entrega de los servicios solicitados.

Calidad del producto o servicio: A partir de unos criterios de evaluación se determina el

servicio del cliente, el cual permite identificar si es viable establecer una relación comercial y

adquirir los productos solicitados.

Estas variables son importantes para realizar una correcta selección de los proveedores

que son plasmados en la siguiente matriz.

Criterios de decisión

Las variables que se exponen en la siguiente tabla hacen referencia a los criterios

tenidos en cuenta para la selección optima de los proveedores de los ítems necesarios, los

cuales según su calificación se realiza la selección.

Tabla 56 Criterios de valoración

NOMBRE DESCRIPCION ESCALA DE CALIFICACION

Calidad

Los productos ofrecidos por el proveedor

deberán cumplir con los estándares de calidad definidos

• Bueno

• Malo • Regular

Tiempo El proveedor deberá tener disponibilidad de tiempo en la ejecución del contrato pactado

• Bueno

• Malo

• Regular

Costo La selección del proveedor deberá ajustarse

al presupuesto definido por la empresa

• Bueno • Malo

• Regular



Tabla 57 Criterios de selección de proveedor

Id Nombre Descripción Escala de

Calificación Ponderación

1 Calidad Los productos ofrecidos por el proveedor deberán cumplir con los estándares de calidad definidos

• Bueno

>= 60% • Malo

• Regular

2 Tiempo El proveedor deberá tener disponibilidad de tiempo en la ejecución del contrato pactado

• Bueno

>=40% • Malo

• Regular

3 Costo La selección del proveedor deberá ajustarse al presupuesto definido por la empresa

• Bueno

>=60% • Malo

• Regular

4 Capacidad El proveedor deberá contar con la capacidad necesaria de suministrar el producto demandado

• Bueno

>=50% • Malo

• Regular

5 Referencias

La selección del proveedor se ajustará a los criterios de

experiencia, calidad y características de acuerdo con su desempeño en el mercado

• Bueno

>=50% • Malo

• Regular

Fuente: Construcción del autor:

b. selección y tipificación de contratos.

El tipo de contrato que se va a implementar en cada uno de las adquisiciones que se

realizaran de acuerdo a los parametros establecidos por la compañía son :

Tabla 58 Tipos de contrato

Fuente: Construcción del autor:


c. criterios de contratación, ejecución y control de compras y contratos.

Se realizará una solicitud de cotización (RFQ) con el detalle de los materiales

requeridos en el proyecto, para esto se tendrá en cuenta el análisis planteado en la declaración

de trabajo (SOW) de acuerdo con cada una de las categorías establecidas.

Cada ítem tiene un precio sugerido del mercado actual, donde las cotizaciones

realizadas por los 3 proveedores escogidos, permitirá realizar un cuadro comparativo y un

diagrama de costos, en el cual se analice la calidad, el precio, formas de pago y fechas de

entrega; logrando así que el gerente de proyecto y el área de compras elijan la opción más

acertada para la compañía.

Documentación normalizada para las adquisiciones:

El documento de adquisiciones se utiliza con el fin de solicitar las propuestas de los

respectivos proveedores de las adquisiciones requeridas en el proyecto, para esto se realiza

una solicitud de información, solicitud de cotización y una solicitud de propuesta.

Solicitud de información (RFI): Este tipo de solicitud se emplea cuando se necesita más

información de los vendedores acerca de los bienes y servicios a adquirir, obteniendo así ideas

de las posibilidades que ofrece cada proveedor para cumplir con el presupuesto establecido por

la compañía.

Solicitud de cotización (RFQ): Este es el documento en que la compañía envían a otras

empresas que venden materiales y productos o servicios, con información específica de las

adquisiciones requeridas para el proyecto, invitando a los proveedores a crear un presupuesto

exacto y competitivo. Se utiliza comúnmente cuando se necesita más información sobre como

los proveedores pueden satisfacer los requisitos y/o cuanto costara.


Solicitud de propuesta (RFP): Es una solicitud formal de la compañía presentada a varios

proveedores, en el cual pide una propuesta formal para suministrar bienes o servicios con unas

especificaciones establecidas en las solicitudes, condiciones de pago, características del

producto, cantidades, tiempo, lugar de entrega, medio de transporte. Es importante destacar que

se utiliza solo cuando surge un problema en el proyecto y la solución no es fácil de determina

Proceso de aprobación de contratos

En el análisis de los proveedores se estableció un proceso en donde se lleva a cabo la

evaluación y determinación de las oportunidades en el mercado de acuerdo con las necesidades.

A continuación, se relaciona el flujo grama del proceso detallado.


Figura 23 Flujograma selección proveedores



d. cronograma de compras con la asignación de responsable.

En el Anexo E Cronograma de compras fue determinado el cronograma para la generación

de actividades enfocado en la realización de compras con los tiempos y costos establecidos.

4. Conclusiones y recomendaciones

El desarrollo de documentos organizacionales permitirá distribuir de manera adecuada

los recursos monetarios, físicos y humanos, para una gestión eficiente en la creación de la

empresa de Consultoría Financiera.

La base de requisitos para la planificación de actividades fue enfocada en suplir las

expectativas y necesidades de los distintos interesados del proyecto, con el fin de garantizar la

satisfacción de estos.

La gestión adecuada y oportuna de las restricciones del proyecto en cuestión de

alcance, tiempo, costos y calidad garantizo los lineamientos suficientes para el planificación,

diseño y control de las actividades.

Los enfoques de servicio contenidos en el portafolio de la empresa de Consultoría

Financiera son enfocados en garantizar procesos de educación financiera que contribuyan a la

solución de la problemática identificada.

El proyecto integra el direccionamiento ofrecido por la guía de proyectos PMBOK®

en sus 10 áreas de conocimiento, contribuyendo a la mitigación del fracaso del proyecto.

El desarrollo del trabajo permitió la aplicación de los fundamentos de la guía

PMBOK®, desarrollando las habilidades requeridas para el buen desempeño de un gerente de

proyecto.


Referencias

Alvarez, V. d. (12 de 2015). Diseño de la estructuracion administrativa de consultoría

empresarial de occidente. Obtenido de

https://dspace.itcolima.edu.mx/bitstream/handle/123456789/175/CARLOS%20MANUEL

%20ACOSTA%20G%C3%81LVEZ%20.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Asobancaria. (2018). Segmento fintech en Colombia. Obtenido de

https://www.asobancaria.com/wp-content/uploads/1162.pdf

Asobancaria. (2017). La innovación digital en los servicios financieros tiene un espacio.

Obtenido de https://www.asobancaria.com/2017/03/13/la-innovacion-digital-en-los-

servicios-financieros-tiene-un-espacio-haga-parte-de-el/

Banca de las oportunidades. (2018). Reporte de inclusión financiera. Obtenido de

https://imgcdn.larepublica.co/cms/2019/06/20164130/Banca_RIF2018_FINAL.pdf

BBVA. (14 de 03 de 2018). ¿Ques es la inversión? Obtenido de ¿Ques es la inversión?:

https://www.bbva.com/es/que-es-la-inversion/

BBVA. (29 de 07 de 2020). ¿Que es el riesgo financiero? 5 consejos para evitarlo. Obtenido de

https://www.bbva.com/es/finanzas-para-todos-el-riesgo-financiero-y-sus-tipos/

BBVA. (25 de 05 de 2020). ¿Qué es un ciclo económico ? Obtenido de

https://www.bbva.com/es/que-es-un-ciclo-economico/

Broseta, A. (24 de 03 de 2017). ¿Que es la renta fija y renta variable? Obtenido de

https://www.rankia.cl/blog/analisis-ipsa/3513817-que-renta-fija-variable-ejemplos


Broseta, A. (24 de 03 de 2017). ¿Qué es la renta fija y renta variable? Obtenido de

https://www.rankia.cl/blog/analisis-ipsa/3513817-que-renta-fija-variable-ejemplos

Buffett, W. (13 de 10 de 2016). 18 ideas para ser un mejor inversionista.. y algo mas. Obtenido

de https://www.rankia.co/blog/industria-fondos-inversion-peru/3356543-warren-buffett-

18-ideas-para-ser-mejor-inversionista-mas

Cajal, A. (s.f.). Portafolio de servicios: tipos, partes y ejemplos. Obtenido de

https://www.lifeder.com/portafolio-de-servicios/

Castro, L. F. (11 de 12 de 2019). ¿Que son las acciones? Obtenido de

https://www.rankia.co/blog/analisis-colcap/3513621-que-son-acciones-significado-tipos-

precio

CCB. (julio de 2019). Recomendaciones de Política Pública para la inclusión y educación

financiera en Bogotá. Obtenido de https://www.ccb.org.co/Clusters/Cluster-de-Servicios-

Financieros/Noticias/2019/Julio-2019/Recomendaciones-de-Politica-Publica-para-la-

inclusion-y-educacion-financiera-en-Bogota

CIEEF. (junio de 2017). Comision internacional para la Educacion Economica y Financiera.

Obtenido de

https://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:XJrjavAlrMUJ:https://www.sup

erfinanciera.gov.co/descargas%3Fcom%3Dinstitucional%26name%3DpubFile1025607%

26downloadname%3Destrategia_nacional_educacion_economica.pdf+&cd=1&hl=es-

419&ct=clnk&gl=co&client

CIEEF, C. i. (2010). Estrategia nacional de educación económica financiera. Obtenido de

file:///D:/Users/Hp/Downloads/estratenaledufinanciera012011__1_%20(1).pdf


Condusef. (18 de 07 de 2017). La importancia de planear tus finanzas personales. Obtenido de

https://www.creditoreal.com.mx/educacionfinanciera/la-importancia-de-planear-tus-

finanzas-

personales#:~:text=Adem%C3%A1%20de%20tu%20vida%2C%20tambi%C3%A9n,sobr

e%20todo%2C%20mayores%20recursos%20econ%C3%B3micos.

Deloitte. (2020). Consuloria financiera. Obtenido de

https://www2.deloitte.com/co/es/services/consultoria.html?icid=top_consultoria

Educa, Portal de educación financiera. (s.f.). La historia de la crisis subprime. Obtenido de

https://www.cmfeduca.cl/educa/600/w3-article-27142.html

Forex, D. (02 de 07 de 2011). Indicador económico. Obtenido de

https://efxto.com/diccionario/indicador-economico

Gerencie.com. (25 de 10 de 2017). Métodos de valoración de empresas. Obtenido de

https://www.gerencie.com/metodos-de-valoracion-de-empresas.html

Invest in Bogotá. . (25 de 01 de 2018). Datos generales y cifras de Bogotá región. Obtenido de

https://es.investinbogota.org/por-que-bogota/datos-generales-y-cifras-de-

bogota?gclid=CjwKCAjw5vz2BRAtEiwAbcVIL0_o2VcEvm04kUN77iAnp3Ht8fzrdpbG

2Ct0BrQae1s1q4QNraTYuBoCsikQAvD_BwE

Invest in Bogotá. (25 de 01 de 2018). Datos generales y cifras de Bogotá región. Obtenido de

https://es.investinbogota.org/por-que-bogota/datos-generales-y-cifras-de-

bogota?gclid=CjwKCAjw5vz2BRAtEiwAbcVIL0_o2VcEvm04kUN77iAnp3Ht8fzrdpbG

2Ct0BrQae1s1q4QNraTYuBoCsikQAvD_BwE


Komiya, A. (14 de 09 de 2019). ¿Que es la rentabilidad y como calcularla? Obtenido de

https://www.crecenegocios.com/rentabilidad/

Komiya, A. (9 de 06 de 2019). ¿Qué es un flujo de caja y cómo hacer uno ? Obtenido de

https://www.crecenegocios.com/flujo-de-caja/

KPMG. (s.f.). Servicios de consultoria. Obtenido de

https://home.kpmg/co/es/home/services/advisory.html

La república. (21 de 03 de 2019). Asobancaria promueve la inovación para aumentar la

inclusión financiera en el país. Obtenido de

https://www.larepublica.co/finanzas/asobancaria-promueve-la-innovacion-para-aumentar-

la-inclusion-financiera-en-el-pais-2842637

La república. (2019). Asobancaria promueve la innovación para aumentar la inclusión

financiera en el país. Obtenido de https://www.larepublica.co/finanzas/asobancaria-

promueve-la-innovacion-para-aumentar-la-inclusion-financiera-en-el-pais-2842637

La república. (21 de 03 de 2019). Asobancaria promueve la innovacion para aumentar la

inclusion financiera. Obtenido de https://www.larepublica.co/finanzas/asobancaria-

promueve-la-innovacion-para-aumentar-la-inclusion-financiera-en-el-pais-2842637

Luna, N. (18 de 01 de 2018). Liquidez financiera . Obtenido de

https://www.entrepreneur.com/article/307396

Martinez, O. (13 de 7 de 2017). ¿Que son los bonos y qué clases podemos encontrar? Obtenido

de https://www.operacionesbinarias.org/que-son-los-bonos-en-finanzas


Martinez, O. (13 de 7 de 2017). ¿Qué son los bonos y qué clases podemos encontrar? Obtenido

de https://www.operacionesbinarias.org/que-son-los-bonos-en-finanzas

Ministerio de educación . (s.f.). Internacionalización de la educación superior. Obtenido de

https://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-article-196472.html?_noredirect=1

MytripleA. (s.f.). Mercado de capitales. Obtenido de https://www.mytriplea.com/diccionario-

financiero/mercado-de-capitales/

Prim, A. (s.f.). 7 ejemplos de modelos de negocio innovadores . Obtenido de

https://innokabi.com/mi-modelo-de-negocio-el-de-siempre/

Profima. (11 de 01 de 2018). Consultoría financiera en Colombia. Obtenido de

https://www.profima.co/blog/finanzas-corporativas/33-consultoria-financiera-en-

colombia-que-es

Programa de las naciones unidas para el desarrollo. (s.f.). Objetivo 4 : Educación de calidad.

Obtenido de https://www.undp.org/content/undp/es/home/sustainable-development-

goals/goal-4-quality-education.html

Quintero, A. (29 de Diciembre de 2018). Finanzas personales para 2019: 4 estrategias para

mejorarlas. Obtenido de https://www.modoemprendedor.com/finanzas-personales-para-

2019/

Revista Dinero. (15 de 5 de 2014). Aliadas estrategicas. Obtenido de

https://www.dinero.com/especiales-comerciales/consultoria/articulo/empresas-

consultoria-colombia/196119


Sánchez, L. (12 de 04 de 2019). ¿Qué es un presupuesto? Obtenido de

https://www.emprendepyme.net/que-es-un-presupuesto.html

Souza, P. (30 de 03 de 2017). Warren Buffet sobre economía e inversión personal. Obtenido de

http://www.cuentafacto.es/tu-interes/las-frases-mas-destacadas-de-warren-buffett-sobre-

economia-e-inversion-personal/


Anexo A matriz de pestel

Área/lugar de

generación/Actividad Aspecto ambiental Impacto ambiental

Área de oficinas

Emisión partículas de polvo Afección vías respiratorias

Generación de residuos sólidos orgánicos Proliferaciones vectores como ratas, zancudos, moscas

Generación de residuos peligrosos Efectos negativos sobre la salud y el ambiente por características

CRETI

Generación aguas negras y grises de origen

domésticas Disminución de O2 disuelto en fuentes receptoras

Consumo de energía eléctrica Agotamiento del recurso natural

Emisión energía lumínica y térmica Afectación a la salud visual

Consumo de agua(baños) Agotamiento del recurso natural

Emisión vapores de Hg por lámparas

fluorescentes compactas Daño a la salud por inhalación vapores tóxicos

Consumo papel e insumos Agotamiento del recurso natural y aporte huella de carbono

Consumo de elementos químicos para aseo y

limpieza Aguas residuales con cargas químicas que disminuyen 02 disuelto.

Área de cocina y

comedor

Generación de residuos orgánicos Proliferaciones vectores como ratas, zancudos, moscas

Generación de residuos peligrosos Efectos negativos sobre la salud y el ambiente por características

CRETI

Consumo de agua Agotamiento del recurso natural y deterioro por sustancias químicas

Consumo de energía Agotamiento del recurso natural y aporte huella de carbono


Área/lugar de

generación/Actividad

Cumplimiento

legal (N) Gravedad(G) Probabilidad(P) Frecuencia(F) Valoración

Área de oficinas

1 3 5 5 3

1 3 1 5 2.2

1 5 5 1 2.6

2 1 1 5 2.2

1 1 1 5 1.8

1 3 5 1 2.2

1 1 1 5 1.8

1 3 0 0 1

1 1 1 5 1.8

1 1 5 5 2.6

Área de cocina y comedor

1 3 3 3 2.2

2 3 0 0 1.4

2 3 1 3 2.2

1 1 1 5 1.8


Anexo B huella de carbono

Duración investigación

1,5 Meses

32 Días laborales

Calculo total de la huella de carbono

Material Emisión (Ton

CO2)

Papel 0,0599

Tinta 0,0048

Energía eléctrica 0,1412

Internet 0,0219

Total 0,2278337

Papelería

Material Tiempo

(meses)

Cantidad

de resmas

Peso C/Resma

(KG)

Consumo

(KG)

Factor emisión

(Kg CO2/Kg

papel)

Emisión (KG

CO2)

Papel en resmas 1,5 9,6 2,26 32,544 1,84 59,88096


Tinta

Material Tiempo

(meses)

Cantidad

de toners

Peso C/Toner

(KG)

Consumo

(KG)

Factor emisión

(Kg CO2/Kg

Toners)

Emisión (KG

CO2)

Toners utilizados en el

periodo 1,5

3 0,58 2,61 1,84 4,8024


Energía eléctrica

Maquina Cantidad Días Trabajo (días) Trabajo

(horas)

Factor consumo

(Watts)

Consumo real

(Kwh)

Factor de

emisión (Kg

CO2/Kwh)

Emisión (KG

CO2)

Computador 10 32 320 2560 250 640 0,136 87,04

Escáner 0 32 0 0 600 0 0,136 0,00

Fotocopiadora 0 32 0 0 600 0 0,136 0,00

Impresora 4 32 128 512 600 307,2 0,136 41,78

Bombillos 6 32 192 1536 50 76,8 0,136 10,44

Celulares 6 32 192 1536 9,5 14,592 0,136 1,98

Total 141,25

Total Ton CO2 0,141

Internet

Red Cantidad Trabajo

(días)

Factor de

consumo

(GB/Dia)

Consumo

real (GAL)

Factor de

emisión (KG

CO2/GB)

Emisión (KG

CO2)

Internet 1 32 2,52 80,64 0,2716 21,90

Total Ton CO2 0,02

Duración de planificación

4,4 Mese

64 Días laborales


Tinta

Material Tiempo

(meses)

Cantidad de

toners Peso C/Toner (KG)

Consumo

(KG)

Factor de

emisión (Kg

CO2/Kg

Toners)

Emisión (KG

CO2)

TONERS 4,4 4 0,58 10,1306667 1,84 18,64042667




CO2)

Papel 0,3486

Tinta 0,0186


Internet 0,0292

Total 0,6790

Papelería

Material Tiempo

(meses)

Cantidad de

resmas Peso C/Resma (KG)

Consumo

(KG)

Factor de

emisión (Kg

CO2/Kg papel)

Emisión (KG

CO2)

Papel 4,4 19,2 2,26 189,4784 1,84 348,640256



Energía eléctrica


(Horas)

Factor de

consumo

(Watts)

Consumo real

(Kwh)

Factor de

emisión (Kg

CO2/Kwh)

Emisión (KG

CO2)

Computador 10 64 640 5120 250 1280 0,136 174,08

Escáner 0 64 0 0 600 0 0,136 0,00

Fotocopiadora 0 64 0 0 600 0 0,136 0,00

Impresora 4 64 256 1024 600 614,4 0,136 83,56

Bombillos 6 64 384 3072 50 153,6 0,136 20,89

Celulares 6 64 384 3072 9,5 29,184 0,136 3,97

Total 282,50

Total Ton CO2 0,282

Internet

Red Cantidad Trabajo(días)

Factor de

consumo

(GB/DIA)

Consumo

real (GAL)

Factor de

emisión (KG

CO2/GB)

Emisión (KG

CO2)

Internet 1 64 1,68 107,52 0,2716 29,20

Total 0,03


Duración de ejecución

1,4 Mese

43 Días laborales



Material

Emisión (Ton

CO2)

Papel 0,0751

Tinta 0,0045


Internet 0,0196

Total 0,28900602

Papelería

Material Tiempo

(meses)

Cantidad de

resmas

Peso C/Resma

(KG)

Consumo

(KG)

Factor de

emisión (Kg

CO2/Kg papel)

Emisión (KG

CO2)

Papel 1,4 12,9 2,26 40,8156 1,84 75,100704


Tinta

Material Tiempo

(meses)

Cantidad de

toners

Peso C/Toner

(KG)

Consumo

(KG)

Factor de

emisión (Kg

CO2/Kg

Toners)

Emisión (KG

CO2)

Toners 1,4 3 0,58 2,436 1,84 4,48224



Energía eléctrica


(horas)

Factor de

consumo

(Watts)

Consumo real

(Kwh)

Factor de

emisión (Kg

CO2/Kwh)

Emisión (KG

CO2)

Computador 10 43 430 3440 250 860 0,136 116,96

Escáner 0 43 0 0 600 0 0,136 0,00

Fotocopiado 0 43 0 0 600 0 0,136 0,00

Impresora 4 43 172 688 600 412,8 0,136 56,14

Bombillos 6 43 258 2064 50 103,2 0,136 14,04

Celulares 6 43 258 2064 9,5 19,608 0,136 2,67

Total 189,80

Total Ton CO2 0,190

Internet


(días)

Factor de

consumo

(GB/Dia)

Consumo

real (Gal)

Factor de

emisión (KG

CO2/GB)

Emisión (KG

CO2)

Internet 1 43 1,68 72,24 0,2716 19,62

Total 0,0196204


Duración cierre

0,2 Mese

6 Días Laborales


Cálculo total de la huella de carbono


CO2)

Papel 0,0025

Tinta 0,0002


Internet 0,0027

Total 0,0198535

Papelería

Material Tiempo

(meses)

Cantidad de

resmas

Peso C/Resma

(KG)

Consumo

(KG)

Factor de emisión

(Kg CO2/Kg

papel)

Emisión (KG

CO2)

Papel 0,3 2 2,26 1,356 1,84 2,49504


Tinta

Material Tiempo

(meses)

Cantidad de

toners

Peso C/Toner

(KG)

Consumo

(KG)

Factor de emisión

(Kg CO2/Kg

Toners)

Emisión (KG

CO2)

Toners 0,2 1 0,58 0,116 1,84 0,21344



Energía eléctrica


(horas)

Factor de

consumo

(Watts)

Consumo real

(Kwh)

Factor de

emisión (Kg

CO2/Kwh)

Emisión (KG

CO2)

Computador 5 6 30 240 250 60 0,136 8,16

Escáner 0 6 0 0 600 0 0,136 0,00

Fotocopiadora 0 6 0 0 600 0 0,136 0,00

Impresora 2 6 12 48 600 28,8 0,136 3,92

Bombillos 6 6 36 288 50 14,4 0,136 1,96

Celulares 6 6 36 288 9,5 2,736 0,136 0,37

Total 14,41

Total Ton CO2 0,014

Internet


(días)

Factor de

consumo

(GB/Dia)

Consumo

real (GAL)

Factor de

emisión (KG

CO2/GB)

Emisión (KG

CO2)

Internet 1 6 1,68 10,08 0,2716 2,74

Total 0,0027377



Anexo C glosario de comunicaciones

Concepto Definición

Riesgo financiero Es la incertidumbre producida por el rendimiento de una inversión, debido a los cambios producidos por el sector en el que se opera, a la imposibilidad de devolución del capital por una de las partes y a la inestabilidad de los mercados

financieros. (BBVA, 2020)

Portafolio de servicios Es un documento en el que se describe los servicios que se ofrece, en el cual se detalla los límites y ofrecimientos del

proveedor para todos los clientes (Cajal, s.f.)

Inversión Es una cantidad limitada de dinero que se pone a disposición de terceros, de una empresa o de un conjunto de acciones,

con la finalidad de que se incremente con las ganancias que genere ese proyecto empresarial. (BBVA, 2018)

Acciones Son las partes en el que se divide el capital social de una empresa, al adquirirlas se convierte en accionista y propietario

de una parte de esa sociedad. (Castro, 2019)

Bonos Es un instrumento financiero de deuda, que implica un compromiso de pago futuro de una cantidad y en un plazo

determinada. (Martinez, ¿Qué son los bonos y qué clases podemos encontrar?, 2017)

Renta fija

Es un tipo de inversión donde desde el principio conocemos la cantidad que vamos a recibir o nos van a pagar en cada

momento, donde la rentabilidad es fija desde la emisión de los títulos hasta el vencimiento. (Broseta, ¿Que es la renta

fija y renta variable?, 2017)

Renta variable Es un tipo de inversión donde no se conoce el interés o dividendo que nos van a pagar durante el periodo de tiempo establecido, negociado en la bolsa de valores. (Broseta, ¿Qué es la renta fija y renta variable?, 2017)

Rentabilidad Es la capacidad que tiene algo para generar suficiente utilidad o ganancia, en estos casos existe indicadores que miden la relación entre la utilidad o ganancias obtenida con la inversión realizada. (Komiya, ¿Que es la rentabilidad y como

calcularla?, 2019)

Liquidez Es la capacidad que tiene una entidad o persona para obtener dinero en efectivo y hacer frente a sus obligaciones a corto

plazo (Luna, 2018)


Concepto Definición

Indicados económicos Es un dato estadístico sobre la economía que permite el análisis de la situación y rendimiento económico pasado y

presente; así como realizar pronósticos para el futuro, utilizado en el estudio de los ciclos económicos. (Forex, 2011)

Modelo de negocio Es un plan de negocio que te permitirá definir con claridad que vas a ofrecer al mercado, como lo vas hacer, a quien se

los vas a vender, como se lo vas a vender y de qué forma va a generar ingresos. (Prim, s.f.)

Valoración de empresas Son marcos de análisis a partir de los cuales se intenta calcular cual es el valor real o precio teórico de una empresa.

(Gerencie.com, 2017)

Mercado de capitales

El mercado de capitales es un tipo de mercado financiero donde se realiza la compra - venta de títulos valor, activos

financieros de empresas y otras unidades económicas como lo son las acciones, obligaciones y títulos de deuda a largo

plazo. (MytripleA, s.f.)

Flujo de caja Es un documento o informe financiero que muestra los flujos de ingresos y egresos de efectivo que ha tenido una

empresa durante un periodo de tiempo determinado. (Komiya, ¿Qué es un flujo de caja y cómo hacer uno ?, 2019)

Presupuesto Es un plan de operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos

propuesto expresado en términos monetarios. (Sánchez, 2019)


Anexo D flujograma de comunicaciones.


Anexo E cronograma de compras

Paquete/ Actividad No Encargado Dirigido a

Planificado

Semana

1 Semana 2

Semana

3

Semana

4

Semana

5

Solicitud de información 3.1.1.1 Analista de adquisiciones Equipo 3

Evaluación de los criterios 3.1.1.2 Analista de adquisiciones Equipo 0.5

Requerimiento de información faltante 3.1.1.3 Analista de adquisiciones Equipo 0.3

Creación de presupuesto 3.1.1.4 Analista de adquisiciones Equipo 1

Propuesta en validación del gerente de

proyecto 3.1.1.5 Analista de adquisiciones Equipo

1

Definición del contrato 3.1.1.6 Analista de adquisiciones Equipo 0.5

Cierre 3.1.1.7 Analista de adquisiciones Equipo 0.4

Tiempo proyectado 3 0.8 1 1.5 0.4


Paquete/ Actividad No Costos Tiempo Inicio Fin

Solicitud de información 3.1.1.1 $ 985.714 3 3 100% 3 100%

- - 0% 0

Evaluación de los criterios 3.1.1.2 $164.286 0,5 0,5 100% 0,5 100%

- - 0% 0

Requerimiento de información faltante 3.1.1.3 $ 98.571 0,3 0,3 100% 0,3 100%

- - 0% 0

Creación de presupuesto 3.1.1.4 $ 328.571 1 1 100% 1 100%

- - 0% 0

Propuesta en validación del gerente de proyecto 3.1.1.5 $ 328.571 1 1 100% 1 100%

- - 0% 0

Definición del contrato 3.1.1.6 $ 164.286 0,5 0,5 100% 0,5 100%

- - 0% 0

Cierre 3.1.1.7 4 131.429 0,4 0,4 100% 0,4 100%

- 0% 0

Tiempo proyectado - 2.201.429 7 - - - -


Anexo F EDT

41.100.150 $ 39.142.428 $ 8.462.548 $ 6.236.035

437.000 $ 1.300.000,00 $ - $ -

27.052.283 Costo 9.644.608$ 2.561.376$ 4.443.318,46$

437.000 Reserva $ - $ - $ -

8.494.535 Costo 26.000.181$ 3.686.536$ 1.792.716,50$

- Reserva $ 1.300.000,00 $ - $ -

5.553.331 Costo 3.497.639$ 2.214.636$

- Reserva $ - $ -

CIERRE 4

Lecciones 4.1

Acta de

cierre 4.2

Reserva

Costo

Reserva

Costo

3.1Diagnóstico

Reserva

Costo

2.3Sistema

organizacional 3.3Responsables 1.3 Control

Portafolio 3.2Análisis 1.2 Planificación 2.2

96.678.160$

DISEÑO DEL SERVICIO DE CONSULTORÍA FINANCIERA

INVESTIGACIÓN DISEÑO PLAN DE TRABAJO1

Costo

Reserva 1.737.000$

32EJECUCIÓN PLAN DE

TRABAJO

Reserva

Costo

Reserva

Costo Costo

Reserva

Costo

Selección 1.1 2.1

Reserva

Adecuación

Costo

Reserva

Costo

Reserva

Costo

Reserva

Costo

Reserva

Costo

Reserva


Anexo G Roles y responsabilidades del proyecto

Nombre del Rol / cargo:

Gerente de proyectos.

Rol/Misión:

Gestionar los requisitos y restricciones del proyecto, llevando a cabo el proceso de planificación,

integración, comunicación y administración del proyecto para la correcta ejecución y el alcance de

los objetivos.

Funciones:

1. Creación de los objetivos del proyecto.

2. Registro de lecciones aprendidas.

3. Creación del acta de cierre.

4. Planeación del recurso humano para el proyecto.

5. Identificación de los recursos físicos del proyecto.

6. Contratación del equipo del proyecto.

7. Determinación de entregables.

8. Creación del cronograma de actividades.

9. Definición de la estructura de aprobación para cada área del proyecto.

10. Determinación del presupuesto.

11. Definición de alcance, costos y tiempo del proyecto.

12. Determinación de recomendaciones.

Responsabilidades:

1. Asegurar la correcta definición del proyecto y presentación de las etapas a desarrollar.

2. Asegurar el registro de correcto de los cambios y las lecciones aprendidas, sean modificadas y mejore

el proceso.

3. Garantizar que en el acta de cierre de cumpla con los objetivos de la compañía y su respectivo alcance.

4. Garantizar que el recurso humano este en las capacidades para el desarrollo de las actividades.

5. Garantizar que la planificación de los recursos sea la necesaria para el desarrollo del proyecto.

6. Garantizar que las variables a evaluar en los entregables aporten la suficiente información para su

respectivo análisis.

7. Garantizar que en la planificación se tenga definido fechas, plazos, responsabilidades, recursos y

costos.

8. Garantizar que la estructura de trabajo por cada área permita estar al tanto de cada tarea midiendo la

evolución y el desempeño de los involucrados.


9. Garantizar que la planificación del presupuesto se cumpla de manera correcta en la ejecución de las

actividades.

10. Garantizar que el equipo de trabajo conozca el alcance del proyecto y así puedan trabajar en por de

su desarrollo.

11. Garantizar una comunicación clara y oportuna de las tareas, cambios y alcances presentes a lo largo

del proyecto.

12. Gestionar correctamente los recursos mediante cambios y soluciones, identificando en qué momento

es oportuno intervenir y que ajustes se deben emplear.

Autoridad:

• Alcance: Modificar la EDT, teniendo en cuenta la evaluación de los objetivos y las herramientas o

áreas necesarias para su correcto desarrollo.

• Tiempo: Modificación de cronograma, en el cual de evalué la prioridad de los entregables y las

actividades ejecutadas.

• Costo: Solicitar el aumento del presupuesto frente a recursos no evaluados o en el incumplimiento de

cronograma o proveedores.

• Calidad: Exigir la información necesaria de acuerdo con las variables determinadas y los indicadores

establecidos para una correcta gestión de los mismo y evaluación de avances del proyecto.

• Jerarquía: Analistas.

Formación básica:

• Ingeniero financiero.

• Especialización en gerencia de proyectos.

Formación complementaria:

• Curso de Project.

• Curso de comunicación asertiva.

• curso en herramientas de análisis como POWER BI.

Experiencia:

• Experiencia laboral de 2 años en áreas financieras.

• Experiencia en el manejo de grupo o equipos de personas de máximo 10.

Competencias:

• Capacidad de la resolución de problemas.

• Capacidad de trabajar en equipo.

• Liderazgo.

• Integridad.


.


Analista financiero.

Rol/Misión:

Analizar, estudiar y llevar el control del presupuesto financiero del proyecto y del área administrativa para la

estructuración y desarrollo del proyecto en alcance, tiempo, costo y calidad.

Funciones:

1. Creación del plan de gestión presupuestal.

2. Diseño de modelos financieros.

Responsabilidades:

1. Garantizar que el presupuesto cumpla con todas las condiciones requeridas por el área para la ejecución

del proyecto.

2. Asegurar la creación de modelos innovadores para el desarrollo del proyecto y el correcto diseño del

servicio de consultoría.

Autoridad:

• Alcance: Ninguna.

• Tiempo: Ninguna.

• Costo Modificar el presupuesto de acuerdo con el desempeño del proyecto.

• Calidad: Exigir la información necesaria para la creación de indicadores financieros.

• Jerarquía: N/A

Formación básica:

• Profesional en finanzas y negocios internacionales.

• Tenacidad.

• Innovador.

Habilidades:

• Análisis numérico.

• Juicio y toma de decisiones.

• Orientación de servicios.

• Proactivo



• Curso avanzado en Excel.

• Curso en Power BI.

Experiencia:

• Experiencia laboral de 1 año en área presupuestal.

Competencias:

• Buena atención al cliente.

• Innovadora.

• Compromiso.

• Creatividad.

• Trabajo en equipo 6 trabajo bajo presión.

• Comunicación asertiva.

Habilidades:

• Excelentes habilidades de comunicación.

• Organizado.

• Excelente capacidad analítica.

• Proactivo.

• Ejecución de pronósticos financieros.

Nombre del Rol / cargo

Analista de calidad.

Rol/Misión:

Creación de una metodología estandarizada que asegure la calidad en cada uno de los procesos de negociación,

diseño y desarrollo del proyecto.

Funciones:

1. Creación plan de gestión de calidad.

2. Diseño sistema de control de calidad.

3. Diseño sistema de control ambiental.

4. Determinación del proceso de medición de gestión.


5. Creación de informe de calidad.

6. creación de informes de cumplimiento.

7. creación procesos de auditorías.

8. creación pruebas de recorrido.

9. creación indicadores de gestión.

10. Ejecución seguimiento de control.

Responsabilidades:

1. Garantizar que las variables determinadas para la evaluación de calidad por cada área cumplan con el

alcance del proyecto.

2. Garantizar que el sistema de control pueda ser modificado para realizar ajuste de acuerdo a las novedades

presentadas durante su ejecución.

3. Garantizar que el sistema de control se emplee y se adecue en cada una de las áreas.

4. Asegurar que el proceso de medición se enfoque en el avance del cronograma teniendo en cuenta el

avance por cada área.

5. Garantizar que el informe sea verídico de acuerdo con el desempeño del proyecto.

6. Asegurar que los informes de cumplimiento lleguen a cada área y se implemente una mejora de acuerdo

a las falencias presentadas.

7. Asegurar que el proceso de auditoria debe ser medible, con datos verídicos y suministrados por cada

área.

8. Garantizar que la adecuación física cumpla con todas las condiciones para el desempeño de las

actividades.

9. Garantizar el análisis de estos indicadores semanales, mensuales, diarios, de acuerdo con el cronograma.

10. Garantizar el oportuno seguimiento a de las actividades del cronograma.

Autoridad:

• Alcance: Na

• Tiempo: Modificación del cronograma en el desarrollo de actividades

• Calidad: Modificación en los estándares de calidad

• Costo: Na

• Jerarquía: Na

Formación básica:

• Ingeniero industrial.

• Formación en sistemas de gestión de calidad.




• Herramientas de análisis.

• Idioma en inglés.

Experiencia:

• 2 años de experiencia en el área de calidad de empresas de servicios.

Competencias:

• Trabajo en equipo.


• Innovación.

Habilidades:


• Manejo de herramientas de análisis.

• Uso de herramientas de planificación.


Analista de actividades y gestión del tiempo.

Rol/Misión:

Creación de la metodología enfocada en estructuración y gestión de las actividades a desarrollar en el

proyecto por cada uno de los roles y áreas.

Funciones:

1. creación del plan de gestión del cronograma.

2. creación estructura de desglose de trabajo.

Responsabilidades:

1. Garantizar la planificación de todas las actividades de las áreas, determinando tiempo y fechas de

entrega.

2. Asegurar la correcta clasificación de los paquetes de trabajo y los costos sean verídicos por cada

área.

Autoridad:

• Alcance: Na.


• Tiempo: modificación del cronograma en el desarrollo de actividades.

• Calidad: Na.

• Costo: modificación en los costos por cada actividad.

• Jerarquía: Na.

Formación básica:

• Administrador de empresas.




Experiencia:

• 1 año de experiencia en proyectos.

Competencias:



Habilidades:



• Creación de indicadores.


Analista de recursos.

ROL/Misión:

Apoyar e influir en las actividades de la organización, motivando e integrando el talento humano, creando

un ambiente de trabajo que brinde al personal satisfacción conforme a las leyes y los objetivos del proyecto.

Funciones:

1. Crear el plan de gestión de recursos.

2. Crear los planes de capacitación.

3. Desarrollar los manuales de cada una de las funciones de cada rol.

Responsabilidades:


1. Garantizar que los parámetros establecidos permitan tener un correcto informe de los recursos del

proyecto.

2. Garantiza que las capacitaciones se ajusten a las expectativas del gerente de proyectos para el

desarrollo de actividades de cada área.

3. Garantizar que los procedimientos sean claros para cada usuario.

Autoridad:

• Alcance: Na.

• Tiempo: Modificación del cronograma para las capacitaciones.

• Calidad: Na.

• Costo: Modificación de la nómina del proyecto.

• Jerarquía: Oficial de desarrollo documental.

Formación básica:

• Formación en dirección y gestión de los recursos.

• Conocimientos legales.

• Psicólogo, ingeniero, administrador.


• Manejo de base de datos.


Experiencia:

• 2 años de experiencia en la parte de gestión de recurso.

Competencias:

• Liderazgo.


• Atención al cliente.

Habilidades:

• Planificación del tiempo.

• Resolución de problemas.



Analista de riesgos y cumplimiento.

Rol/Misión:

Identificación de los riesgos llevando a cabo la creación de herramientas para la correcta gestión de estos,

adicionalmente.

Funciones:

1. Creación del plan de gestión de riesgos.

2. determinación del supuesto

Responsabilidades:

1. Garantizar que los datos cualitativos y cuantitativos sean verídicos para el desarrollo del plan

2. Garantizar que se evalúen todas las áreas y se determinan cada uno de los escenarios que se pueden

presentar.

Autoridad:

• Alcance: Na.

• Tiempo: Na.

• Calidad: Na.

• Costo: Na.

• Jerarquía: Na.

Formación básica:

• Profesional en finanzas.

• Formación en la gestión de recursos.




Experiencia:

• 1 año de experiencia en el área de gerencia de proyectos.

Competencias:



• Capacidad en la resolución de problemas.

Habilidades:


• Uso de herramientas de planificación.



Analista de comunicaciones e interesados.

Rol/Misión:

Identificar y realizar la planificación de los interesados del proyecto, junto a las herramientas implementadas

para el correcto desarrollo y gestión de las actividades planteadas en la EDT.

Funciones:

1. creación del plan de gestión de interesados.

2. creación del plan de gestión de comunicaciones.

Responsabilidades:

1. Garantizar que se incluyan todos los interesados para implementar la correcta gestión por cada área

2. Asegurar que las herramientas establecidas para la comunicación en el proyecto sean efectivas.

Autoridad:

• Alcance: Na.

• Tiempo: Na.

• Calidad: Na.

• Costo: Na.

• Jerarquía: Analista financiero, Analista de riesgos y cumplimiento, analista de calidad, analista de

adquisiciones, analista de recursos.

Formación básica:

• Profesional en finanzas o en economía


• Curso de Project managament.

• Curso avanzado de Excel.

Experiencia:

• 1 año de experiencia en el área de gestión de las comunicaciones.

Competencias:




• Innovación.

Habilidades:




Analista de estructura organizacional.

Rol/Misión:

Planificar y desarrollar las herramientas organizacionales de la empresa.

Funciones:

1. Determinación de la estructura legal organizacional.

2. Determinación de elementos organizacionales.

3. Diseño del portafolio de servicios.

4. creación del proceso de prestación de servicios.

5. creación de las evaluaciones de desempeños.

6. Diseño de procesos de gestión.

7. Desarrollo de políticas, procedimientos y procesos.

8. Desarrollo de misión, visión y valores corporativos.

9. Desarrollo de organigrama.

Responsabilidades:

1. Garantizar que las políticas implementadas se ajusten con las diferentes etapas del proyecto durante

la implementación y ejecución del proyecto.

2. Asegurar que los elementos de la organización cumplan con los estándares de calidad.

3. Garantizar que el portafolio de servicios este con la alineación del proyecto y los estándares

establecidos a la satisfacción de cliente.

4. Asegurar que el proceso de prestación de servicios este alineado con las necesidades del cliente.

5. Garantizar que las variables evaluadas estén acordes con las diferentes áreas.

6. Asegurar que el diseño sea claro y cumpla con los estándares de calidad en el proyecto.

7. Garantizar que los procesos de gestión queden plasmados en organigramas.

8. Garantizar que la misión y la visión estén alineados junto con el alcance del proyecto.

9. Asegurar la correcta jerarquización del proyecto con respecto a cada rol.


Autoridad:

• Alcance: Na.

• Tiempo: Na.

• Calidad: Na.

• Costo: Na.

• Jerarquía: Analista financiero, Analista de riesgos y cumplimiento, analista de calidad, analista de

adquisiciones, analista de recursos.

Formación básica:

• carreras administrativas o a fines.


• Curso avanzado de Excel.


Experiencia:

1 año de experiencia en áreas administrativas, planeación y desarrollo organizacional.

Competencias:



• Innovación.

Habilidades:

• Planificación del tiempo.


•


Analista de adquisiciones.

Rol/Misión:

Gestionar y planificar todos los recursos necesarios para el desempeño del proyecto, teniendo en cuenta los

requerimientos de cada área dentro la estructuración de la oficina.

Funciones:

1. Identificar los proveedores del servicio.

2. Planificación de equipos tecnológicos.


3. Planificación de muebles y enseres.

4. Planificación de materiales de oficina.

5. Determinación del lugar de la oficina.

6. Definición de pruebas de recorrido de oficina.

Responsabilidades:

1. Garantizar que el proceso de evaluación este determinado por la calidad del servicio.

2. Asegurar que los equipos tecnológicos se implementen de acuerdo al cronograma y necesidad del

servicio.

3. Garantizar implementos de calidad para la estructuración de la oficina.

4. Garantizar que los colaboradores tengan acceso a las herramientas y útiles para el desempeño de las

actividades.

5. Asegurar que el lugar sea estratégico y adecuado para el diseño del proyecto.

6. Asegurar que las variables cumplan con los parámetros y condiciones estructurales establecidos.

Autoridad:

• Alcance: Na.

• Tiempo: Modificación del cronograma de acuerdo con la disponibilidad de recursos.

• Calidad: Na.

• Costo: Modificar del presupuesto por el costo de materiales.

• Jerarquía: Na.

Formación básica:

• Profesión en ingeniería industrial.


• Curso en gestión de compras y adquisiciones.

• Especialización en gerencia de proyectos.

• Curso referente a la ética en compras.

• Curso en Estrategias de negociación.

Experiencia:

• 2 años de experiencia en el área de compras.

Competencias:

• Organización.


• Buen relacionamiento.

• Negociación.


• Liderazgo.

Habilidades:


• juicio y toma de decisiones.


Oficial de desarrollo documental.

Rol/Misión:

Crear herramientas de seguimiento y control para el desarrollo de las actividades en el desarrollo del

proyecto.

Funciones:

1. Definición de plantillas y documentos organizacionales.

2. Creación de lista de chequeo.

3. Creación plantillas de registro y control.

4. Desarrollo e formato y plantillas.

5. Desarrollo de flujogramas de procesos.

Responsabilidades:

1. Garantizar el orden y la jerarquización en la plantillas y documentos.

2. Asegurar que las herramientas de seguimiento cumplan con los estándares de calidad.

3. Garantizar las que las plantillas evalúen a cada área de acuerdo con su desempeño.

4. Garantizar que en la implementación de los formatos y las plantillas estén estandarizadas por cada

proceso.

5. Asegurar que los flujogramas estén de acuerdo con la información determinada por cada área.

Autoridad:

• Alcance: Na.

• Tiempo: Na.

• Calidad: Na.


• Costo: Na.

• Jerarquía: Na.

Formación básica:

• Administrador de documentos.



Experiencia:

• 1 de experiencia en archivo y gestión de documentos.

Competencias:

• Organización.

• Buen relacionamiento.


Anexo H identificación de recursos

Lista anexa suministros papelería

Recurso Cantidad total Valor total

Resma 60 $ 573.990

Esferos 101 $ 110.770

Cosedoras 20 $ 157.092

Grapadora 20 $ 161.120

Agendas 15 $ 157.500

Marcadores 40 $ 165.148

Separadores 101 $ 402.800

Tarjetas de contacto 201 $ 402.800

Total $ 2.131.220

Lista anexa suministros aseo y cafetería

Recurso Cantidad total Valor total

Insumos aseo 10 $ 1.000.000

Insumo cafetería 10 $ 1.300.000

Total $ 2.300.000


Anexo I matriz race del proyecto

ID Actividad Gerente

proyecto

Anl.

financie

ro

Anl.

calida

d

Anl.

activida

d y

tiempo

Anl.

recurs

os

Anl.

riesg

os

Anl.

Comunicaci

ón

Anl.

estructura

organizacio

nal

Anl.

adquisici

ón

Of.

desarrollo

document

al

Terceriza

do

1.1.1 Planeación del recurso humano del proyecto. R/A - - - - - - - - - -

1.1.2 Contratación del servicio de alquiler oficina. R - - - A - - - - - -

1.1.3 Identificación recursos físicos del proyecto. R - - - A - - - - - -

1.1.4 Adquisición de equipos tecnológicos. R - - - A - - - - - -

1.1.5 Adquisiciones muebles y enceres. R - - - A - - - - - -

1.1.6 Adquisición de materiales de oficina. R - - - A - - - - - -

1.1.7 Adecuación de la oficina. A - - - - - - - - - R

1.2.1 Desarrollo estudios comparativos. A - - - - - - - - - R

1.2.2 Desarrollo estudio de mercado. A - - - - - - - - - R

1.2.3 Desarrollo estudio financiero. A - - - - - - - - - R

1.2.4 Desarrollo estudio técnico. A - - - - - - - - - R

1.2.5 Desarrollo estudio legal. A - - - - - - - - - R

1.2.6 Desarrollo estudio administrativo. A - - - - - - - - - R

1.2.7 Desarrollo estudio social y ambiental. A - - - - - - - - - R

1.2.8 Presentación de estudios. A - - - - - - - - - R

1.2.9 Aprobación entregable análisis. A - - - - - - - - - R

1.3.1 Contratación del equipo de proyecto. R/A - - - R - - - - - -

1.3.2 Determinación de entregables. R/A - - - R - - - - - -

1.3.3 Entrega de funciones y responsabilidades. A - - - R - - - - - -

1.3.4 Definición árbol de comunicación. R/A - - - - - - - - - -

1.3.5 Determinación matriz de reemplazos y

refuerzos. R/A - - - R - - - - - -

1.3.6 Creación del cronograma de actividades. R/A - - - - - - - - - -

1.3.7 Definición estructura de aprobación. R/A - - - - - - - - - -

1.3.8 Determinación de presupuesto. A R C C C C C C C - -

1.3.9 Definición de alcance. A C R C R C C C C - -

1.3.10 Definición de objetivo. A C R C C C C C C - -



proyecto

Anl.

financie

ro

Anl.

calida

d

Anl.

activida

d y

tiempo

Anl.

recurs

os

Anl.

riesg

os

Anl.

Comunicaci

ón

Anl.

estructura

organizacio

nal

Anl.

adquisici

ón

Of.

desarrollo

document

al

Terceriza

do

2.1.1 Evaluación del entregable análisis. R/A C C C C C C C C - -

2.1.2 Generación diagnóstica. A C C C C R C C C - -

2.1.3 Definición viabilidad. A C C C C R C C C - -

2.1.4 Determinación de recomendaciones. A C R C C C C C C - -

2.1.5 Determinación de ajustes. A C R C C C C C C - -

2.1.6 Presentación viabilidad. R/A C C C C C C C C - -

2.2.1 Determinación de objetivo. A C R C C C C C C - -

2.2.2 Determinación de alcance. A C R C C C C C C - -

2.2.3 Determinación de requisitos. A C R C C C C C C - -

2.2.4 Creación plan de gestión de interesados. - - - - - - R/A C - - -

2.2.5 Creación plan de gestión presupuestal. - R/A I I I I I I I - -

2.2.6 Determinación estructura legal organizacional. - - - - - - - R/A - - -

2.2.7 Creación plan de gestión de adquisiciones. - - C - - - - C R/A - -

2.2.8 Creación plan de gestión del cronograma. - - - R/A - - - - - - -

2.2.9 Creación estructura de desglose de trabajo. - - - R/A - - - - - - -

2.2.10 Creación plan de gestión de recursos. - - C - R/A - - C - - -

2.2.11 Creación plan de gestión de riesgos. - C C C C R/A C C C I -

2.2.12 Determinación de elementos organizacionales. - - C - - - - R/A - I -

2.2.13 Creación plan de gestión de calidad. - - R/A C C C - - C - -

2.2.14 Creación plan de gestión de comunicaciones. - - C - - - R/A - - - -

2.2.15 Determinación procesos operativos

organizacionales. - - - - - - - R/A - - -

2.2.16 Diseño sistema interno control calidad. - - R/A - - - - - - I -

2.2.17 Diseño sistema interno control ambiental. - - R/A - C C - C - I -

2.2.18 Definición de plantillas y documentos

organizacionales. - - - - - - - - - R/A -

2.2.19 Determinación de supuestos. A R R R R R R R R - -

2.2.20 Diseño del portafolio de servicios. - - C - C - C R/A - - -

2.2.21 Determinación proceso de medición gestión. - - R/A - - - - - - - -



proyecto

Anl.

financie

ro

Anl.

calida

d

Anl.

activida

d y

tiempo

Anl.

recurs

os

Anl.

riesg

os

Anl.

Comunicaci

ón

Anl.

estructura

organizacio

nal

Anl.

adquisici

ón

Of.

desarrollo

document

al

Terceriza

do

2.2.22 Creación proceso de prestación de servicio. - - - - - - - R/A - - -

2.2.23 Ejecución seguimiento desarrollo de

actividades. A C C A/R C C C C C - -

2.2.24 Creación planes de capacitación. - - - C R/A - - C - - -

2.2.25 Aprobación de entregables. A R R R R R R R R R -

2.2.26 Ejecución seguimiento cronograma. C C C A/R C C C C C C -

2.2.27 Ejecución seguimiento presupuestal. C A/R C C C C C C C C -


actividades. A C C A/R C C C C C C -

2.3.1 Creaciones informes de calidad. - - R/A C - - - C - R -

2.3.2 Creaciones informes de cumplimiento. - - R/A - - - - C - R -

2.3.3 Creación procesos de auditorías. - - R/A C - - - C - R -

2.3.4 Creación pruebas de recorrido. - - R/A - - - C - C R -

2.3.5 Creación evaluaciones de desempeño. - - - - R/A - - - - R -

2.3.6 Creación de lista de chequeo. - - R - - - - - - R/A -

2.3.7 Creación plantillas de registro y control. - - C C - - - - - R/A -

2.3.8 Creación indicadores de gestión. - - R/A C C C - - - - -

2.3.9 Ejecución seguimiento cronograma. C C C A/R C C C C C C -

2.3.10 Ejecución seguimiento presupuestal. C A/R C C C C C C C C -


actividades. A C C A/R C C C C C C -

3.1.1 Identificación proveedores de servicio. - - - - - - - C R/A - -

3.1.2 Planificación de equipos tecnológicos. - - - - - - - - R/A - -

3.1.3 Planificaciones muebles y enceres. - C - - C - - C R/A - -

3.1.4 Planificaciones materiales de oficina. - C - - C - - C R/A - -

3.1.5 Determinación ubicación oficina. - C - - C - - C R/A - -

3.1.6 Definición proceso de seguimiento

proveedores. - - - - - - - - R/A - -

3.1.7 Definición pruebas de recorrido adecuación

oficina. - - R R - - - - R/A - -



proyecto

Anl.

financie

ro

Anl.

calida

d

Anl.

activida

d y

tiempo

Anl.

recurs

os

Anl.

riesg

os

Anl.

Comunicaci

ón

Anl.

estructura

organizacio

nal

Anl.

adquisici

ón

Of.

desarrollo

document

al

Terceriza

do

3.1.8 Ejecución seguimiento cronograma. C C C A/R C C C C C I -

3.1.9 Ejecución seguimiento presupuestal. C A/R C C C C C C C I -


actividades. A C C A/R C C C C C I -

3.2.1 Diseño procesos operativos de gestión. - - - - - - - R/A - - -

3.2.2 Diseño herramientas ofimáticas. - - - - - - - - A - R

3.2.3 Diseño modelos ayuda venta. - - - - C - - R/A - - -

3.2.4 Diseño modelos financieros. - R/A - - - - - - - - -

3.2.5 Diseño protocolo de atención. - - C - - - C R/A - - -

3.2.6 Diseño página web. - - - - - - - - A - R

3.2.7 Diseño redes sociales. - - - - - - - - A - R

3.2.8 Diseño contenido digital. - - C - - - c R/A - - -

3.2.9 Diseño canales de pago. - - - - - - - - A - R

3.2.10 Diseño seguimiento cronograma. - - - R/A - - - - - - -

3.2.11 Diseño proceso Posventa. - - C - C - C R/A - - -



actividades. A R R A/R R R R R R I -

3.3.1 Desarrollo de políticas, procedimientos y

procesos. - - C - - - - R/A - - -

3.3.2 Desarrollo de misión, visión y valores

corporativos. - - C - - - - R/A - - -

3.3.3 Desarrollo de organigrama. - - - - C - - R/A - - -

3.3.4 Desarrollo de formatos y plantilla. - - - - - - - C - R/A -

3.3.5 Desarrollo de flujogramas de proceso. - - - - - - - C - R/A -

3.3.6 Desarrollos manuales de función. - - C - R/A - - - - - -

3.3.7 Ejecución seguimiento cronograma. C C C A/R C C C C C I -



actividades. A C C A/R C C C C C I -



proyecto

Anl.

financie

ro

Anl.

calida

d

Anl.

activida

d y

tiempo

Anl.

recurs

os

Anl.

riesg

os

Anl.

Comunicaci

ón

Anl.

estructura

organizacio

nal

Anl.

adquisici

ón

Of.

desarrollo

document

al

Terceriza

do

4.1.1 Registro de lecciones aprendidas. - - - - - A - - - R -

4.1.2 Identificaciones mejores prácticas. C C R C C C C C C I -

4.1.3 Desarrollo de planes de mejora. C C R C C C C C C I -

4.1.4 Aplicación de planes de mejora. C C R C C C C C C I -

4.1.5 Estimación de impactos. C C C C C R/A C C C I -

4.2.1 Identificación de conclusiones. C C C C C A C R C I -

4.2.2 Identificación características relevantes. C C C C C A C R C I -

4.2.3 Creación del acta de cierre. R/A - - - - - - - - R -


Anexo J plan de adquisición del personal

Rol o Cargo Interno/externo

Interno Externo Fecha inicio del

proyecto Sueldo Área

actual

Jefe

actual

Tiempo

negociación

Tiempo

reclutamiento

Inicio

proceso Fuente Costo

Gerente de

proyectos. Externo - - - 10 meses 1/11/2020

Alfa

Ingeniero 200.000 18/01/2021 $ 3.500.000

Analista

financiero. Externo - - - 8.5 meses 1/02/2020

Alfa

Ingeniero 18.421 9/03/2021 $ 2.300.000

Analista de

calidad. Externo - - - 8.5 meses 1/02/2020

Alfa

Ingeniero 18.421 9/03/2021 $ 2.300.000

Analista de

actividades y

gestión de

tiempo.

Externo - - - 8.5 meses 1/02/2020 Alfa

Ingeniero 18.421 9/03/2021 $ 2.300.000

Analista de

recursos. Externo - - - 8.6 meses 1/02/2020

Alfa

Ingeniero 18.421 4/03/2021 $ 2.300.000

Analista de

riesgos y

cumplimiento.


Ingeniero 18.421 9/03/2021 $ 2.300.000

Analista de

comunicaciones

e interesados.


Ingeniero 18.421 9/03/2021 $ 2.300.000

Analista de

estructura

organizacional.


Ingeniero 18.421 9/03/2021 $ 2.300.000

Analista de

adquisiciones. Externo - - - 8.5 meses 1/02/2020

Alfa

Ingeniero 18.421 9/03/2021 $ 1.500.000

Oficial de

desarrollo

documental.


Ingeniero 18.421 9/03/2021 $ 2.000.000


Anexo K plan de liberación del personal

Rol o cargo Fecha inicio proyecto Fecha terminación proyecto Interno / Externo Fecha preaviso A quién se informa

Gerente de proyectos 18/01/2021 30/10/2020 Externo n/a contrato obra

labor Patrocinador

Analista financiero 9/03/2021 30/10/2020 Externo n/a contrato obra

labor Gerente de proyectos

Analista de calidad 9/03/2021 30/10/2020 Externo n/a contrato obra


Analista de actividades y

gestión de tiempo 9/03/2021 30/10/2020 Externo

n/a contrato obra


Analista de recursos 4/03/2021 30/10/2020 Externo n/a contrato obra


Analista de riesgos y

cumplimiento 9/03/2021 30/10/2020 Externo

n/a contrato obra


Analista de

comunicaciones e

interesados

9/03/2021 30/10/2020 Externo n/a contrato obra


Analista de estructura

organizacional 9/03/2021 30/10/2020 Externo

n/a contrato obra


Analista de adquisiciones 9/03/2021 30/10/2020 Externo n/a contrato obra


Oficial de desarrollo

documental 9/03/2021 30/10/2020 Externo

n/a contrato obra



Anexo L formato de auditoria

CONSULTORÍA FINANCIERA

Control y seguimiento de calidad

Plantilla plan de auditoria

Proceso auditado Auditor

Objetivo de la auditoria Fecha

Hallazgo de la auditoria

Explicación del hallazgo

En qué fase del servicio se presentó el hallazgo.

El hallazgo tiene afectación directa al cliente

El hallazgo impacta el presupuesto y tiempos

planificados.

Las herramientas determinadas están siendo

utilizadas en el proceso.

Se están realizando los procesos de control y

calidad establecidos.

El hallazgo afecta la realización de las actividades

posteriores.

Grado de incumplimiento.

Conclusiones

Planes de seguimiento

Se deberán adjuntar las evidencias de auditoria

Firma

Cédula


Anexo M formato de inspección



Lista de chequeo

Verificador Cargo

Departamento Fecha

Nombre de la actividad

Descripción de la actividad

Responsable de la actividad

Factores de verificación

Los pasos de la actividad fueron ejecutados en su totalidad. SI NO

La actividad fue ejecutada en el tiempo estimado. SI NO

La actividad cumple con el proceso establecido. SI NO

La actividad fue desarrollada con el procedimiento fijado. SI NO

Fueron utilizados los materiales asignados a la actividad. SI NO

Los costos de la actividad no superan los presupuestados. SI NO

La actividad cumple con los requisitos. SI NO

La actividad presento retrabajos en la ejecución. SI NO

La actividad satisface las necesidades objetivo. SI NO

Observaciones

Firma

Cédula


Anexo N lista de verificación de entregables



Lista de verificación de entregable

Verificador Cargo

Departamento Fecha

Nombre del entregable

Descripción del entregable

Responsable del entregable

Factores de verificación

El entregable cumple con los requisitos establecidos. SI NO

El entregable fue finalizado en los tiempos programados. SI NO

El entregable cuenta con documentación soporte. SI NO

Fue aplicada la política de calidad en el desarrollo del entregable. SI NO

El entregable no excede el límite de presupuesto destinado para su

desarrollo. SI NO

El entregable fue desarrollado con base al procedimiento planificado. SI NO

Fueron ejecutados todos los pasos del proceso establecido. SI NO

Fueron evidenciados retrasos o retrabajos en el desarrollo del entregable. SI NO

El entregable requiere particular revisión de calidad. SI NO

Observaciones

Firma

Cédula


Anexo O organigrama del proyecto


Anexo P necesidades de capacitación

Paquete/ Actividad No Encargado Dirigido

Planificado

Costos Tiempo

Semana 1

Semana 2

Semana 3

Semana 4

Semana 5

Inicio / fin

Inducción al proyecto. 2.2.24.1 Gerente del proyecto.

Equipo 2,7 $ 164.314 2,7 2,7 100%

Inducción al área a desempeñar.

2.2.24.2 Analista de recursos.

Equipo 2 $ 121.714 2 2 100%

Estructuración para la entrega de planes de gestión.

2.2.24.3 Analista de estructura org.

Equipo 0,5 $ 30.429 0,5 0,5 100%

Curso de normas legales. 2.2.24.4 Oficial de desarrollo documental.

Equipo 0,5 $ 30.429 0,5 0,5 100%

Curso de finanzas personales. 2.2.24.5 Analista financiero.

Equipo 0,5 $ 30.429 0,5 0,5 100%

Curso de medio ambiente. 2.2.24.6 Analista de calidad.

Equipo 0,3 $ 18.257 0,3 0,3 100%

Curso para herramientas de análisis de datos.

2.2.24.7 Analista de estructura org.

Equipo 0,5 $ 30.429 0,5 0,5 100%

Tiempo proyectado 2,7 2,5 0,5 0,8 0,5 $ 426.000 7


Anexo Q matriz de comunicaciones

Cómo (dimensiones)

# Qué

información

Quién la

transmite

A quién debe

transmitirse Intr. Extr. Formal Informal Ascde. Desc. Hortal. Oficial

No

Oficial Oral Escrita

1

Presupuesto

para la

ejecución del

proyecto

Gerente

administrativo

Empleados de la

Empresa y

Financiadores

x x x x

2

Políticas y

procedimientos

del proyecto

Gerente

administrativo

Empleados

internos y

externos de la empresa

x x x x x

3

Cronograma

para el

desarrollo del

proyecto

Gerente

administrativo

Empleados de la

Empresa,

financiadores

x x x x x

4

Plataforma

estratégica del

proyecto

Gerente

administrativo

Empleados

de la Empresa

x x x x

5

Indicadores de

desempeño del

proyecto

Gerente

administrativo

Empleados de la

Empresa y

Financiadores

x x x x

6 Metas

productivas

Gerente

administrativo

Empleados internos y

externos de la

empresa

x x x x


Cómo (dimensiones)

# Qué

información

Quién la

transmite

A quién debe

transmitirse Intr. Extr. Formal Informal Ascde. Desc. Hortal. Oficial

No

Oficial Oral Escrita

7

Informe de

gestión del

proyecto

Gerente

administrativo

Empleados

internos y

externos de la empresa

x x x x x

8

Informe

ejecutivo del

proyecto

Gerente administrativo

Financiadores x x x x x

9

Solicitud de

servicio y/o

producto

Gerente

administrativo Proveedores x x x x

10

Solicitud de

alianza

comercial

Gerente administrativo

Aliados comerciales x x x

11

estados

financieros y

documentos de

ley

Gerente

administrativo

Organismos

control x x x x

12

Facturas y

certificación de

servicio

Gerente

administrativo Clientes x x x

13 Portafolio de

servicios

Gerente

administrativo Clientes x x x


Periodicidad Medio (Tecnología)

# Eventual Diaria Semanal Quincenal Mensual Semestral Correo

Físico

Correo

electrónico

Presentación

virtual

Presentación

y reunión

¿Otro

medio

Cual?

1 x x x

2 x x

3 x x x

4 x x

5 x x x

6 x x

7 x x x

8 x x x

9 x x

10 x x

11 x x x

12 x x

13 x x x


Método

# Interactivo Pus Pull Quién autoriza

la transmisión

¿Dónde se

conserva? Restricciones

1 x Gerente del

proyecto

Office 365 con

documentos compartidos

Las cifras deberán estar expresadas en millones

y contener los respectivos anexos; además de

contener una presentación en Word que permite ver el conglomerado de la

información.

2 x Gerente del

proyecto

Archivo y

office 365

Debe estar en formato PDF, Con firma del

Gerente de proyectos

3 x Gerente del

proyecto En la nube

Las fechas en el cronograma deben ser

indicadas por medio de formato

AA/MM/YYYY y debe estar en el software de

todos los empleados.

4 x Gerente del

proyecto

Formato

interno de la empresa

La información deberá contar con la

aprobación del personal administrativo, toda vez que será alineada a las estrategias

5 x Gerente del

proyecto Office 365

Los indicadores deberán ser expresados en cifras porcentuales y estar en formato de

presentación Power BI.

6 x Gerente del

proyecto

Archivos y

correos

Las metas deben ser informadas

mensualmente, mediante documento físico y

correo electrónico. firmado por algún integrante de la alta gerencia


# Interactivo Pus Pull Quién autoriza

la transmisión ¿Dónde se

conserva? Restricciones

7 x Gerente del

proyecto Office 365

La información deberá ser remitida en el formato PDF

8 x Gerente del

proyecto Office 365

Las cifras deberán ser expresadas en millones

y remitidas con los respectivos soportes de gestión. Se deberá evidenciar el desempeño

actual en comparación con el mes

inmediatamente anterior, mediante Power BI.

9 x Gerente del

proyecto Archivo

La solicitud deberá ser remitida en correo electrónico.

10 x Gerente del

proyecto Archivo

La solicitud deberá contar con la información

de contacto y firma del gerente del proyecto

11 x Gerente del

proyecto En archivo y en

la nube

La información deberá ser remitida en los

tiempos exigidos y en los formatos requeridos por el organismo de control; además la

información debe estar en formato PDF.

12 x Gerente del

proyecto archivo

La factura deberá contar con la información de

contacto y ubicación del proyecto. Deberá

contener conceptos claros acerca del servicio facturado.

13 x Gerente del

proyecto

Formato

interno de la

empresa

La información deberá contener la totalidad de servicios a ofrecer, en formato PDF.

ESTEFANIA ANDRADE GONZALEZ YESSICA PULIDO SANCHEZ

Documents

Transcript of ESTEFANIA ANDRADE GONZALEZ YESSICA PULIDO SANCHEZ