ESTRATEGIA PARA LA ALIMENTACIÓN ESCOLAR EN LAS ...
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ESTRATEGIA PARA LA ALIMENTACIÓN ESCOLAR EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL DEPARTAMENTO DEL CASANARE LUCY ADRIANA HERNÁNDEZ HERNÁNDEZ ZULMA CRISTINA DUARTE BOHÓRQUEZ LINDON GALO GARCÍA BERRIO UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES ESPECIALIZACIÓN GERENCIA DE PROYECTOS YOPAL CASANARES TERCER SEMESTRE - 2019
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ESTRATEGIA PARA LA ALIMENTACIÓN ESCOLAR EN LAS
INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL DEPARTAMENTO DEL
CASANARE
LUCY ADRIANA HERNÁNDEZ HERNÁNDEZ
ZULMA CRISTINA DUARTE BOHÓRQUEZ
LINDON GALO GARCÍA BERRIO
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN GERENCIA DE PROYECTOS
YOPAL CASANARES TERCER SEMESTRE - 2019
II
ESTRATEGIA PARA LA ALIMENTACIÓN ESCOLAR EN LAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS OFICIALES DEL DEPARTAMENTO DEL CASANARE
LINDON GALO GARCÍA BERRIO
LUCY ADRIANA HERNÁNDEZ HERNANDEZ
ZULMA CRISTINA DUARTE BOHÓRQUEZ.
Trabajo de grado para obtener el título de
Especialista en Gerente de Proyectos
Asesor: MARCELA VELOSA GARCÍA
Ingeniera Industrial
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN GERENCIA DE PROYECTOS
YOPAL CASANARE SEGUNDO SEMESTRE – 2019
III
Dedicatoria
Para Zulma, Adriana y Lindón es muy reconfortante dedicar todo el gran esfuerzo realizado
para la elaboración de este proyecto, primero a Dios que ha guiado cada paso y a las Familias de
cada uno, quienes han sido apoyo incondicional y han acompañado esta iniciativa hasta convertirse
en una realidad, en beneficio de los miles de estudiantes de Casanare, para quienes este aporte es
un granito de arena más, que se convierte en una voz de esperanza para que sus vidas y las de sus
familias sean cada día mejores..
IV
Tabla de contenido
Introducción .................................................................................................................................. 12
Objetivos ....................................................................................................................................... 13
Objetivo General ....................................................................................................................... 13
Objetivos Específicos................................................................................................................ 13
1. Antecedentes ..................................................................................................................... 14
1.1. Descripción de la Organización Fuente de Problema y Necesidad .......................... 14
1.2. Objetivos Estratégicos de la Organización ............................................................... 14
1.3. Políticas Institucionales ............................................................................................ 14
1.4. Misión, Visión y Valores .......................................................................................... 15
1.5. Estructura Organizacional ......................................................................................... 16
1.5.1. Mapa Estratégico .............................................................................................. 16
2. Evaluación y Formulación (Metodología del Marco Lógico) .......................................... 18
2.1. Planteamiento del Problema ..................................................................................... 18
2.1.1. Análisis de Involucrados ................................................................................... 18
2.1.2. Árbol de Problemas........................................................................................... 20
2.1.3. Árbol de Objetivos ............................................................................................ 21
2.2. Alternativas de Solución ........................................................................................... 22
2.2.1. Identificación de Acciones y Alternativas ........................................................ 22
2.2.2. Descripción de alternativas seleccionadas ........................................................ 25
2.2.3. Justificación del proyecto ................................................................................. 25
3. Marco Metodológico para Realizar Trabajo de Grado ..................................................... 26
3.1. Tipos y Métodos de Investigación ............................................................................ 26
3.2. Herramientas para la Recolección de la Información ............................................... 26
3.3. Fuentes de información .......................................................................................... 27
4. Estudio y Evaluaciones ..................................................................................................... 27
V
4.1 Estudio Técnico .................................................................................................................. 27
4.1.1 Diseño Conceptual de la Solución ............................................................................... 27
4.1.2 Análisis y Descripción del Proceso.............................................................................. 27
4.1.3 Definición del tamaño y localización del proyecto ...................................................... 28
4.1.4 Requerimiento para el Desarrollo del Proyecto (Equipos, Infraestructuras, Personal e
Insumos) ................................................................................................................................ 30
4.2 Estudio de Mercado ............................................................................................................ 30
4.2.1 Población...................................................................................................................... 30
4.2.2 Dimensiones de la Demanda (estudiantes) .................................................................. 31
4.2.3 Dimensiones de la Oferta ............................................................................................. 31
4.2.4 Precios .......................................................................................................................... 31
4.2.5 Punto de Equilibrio Oferta – Demanda ........................................................................ 32
4.3 Estudio Económico Financiero ........................................................................................... 34
4.3.1 Estimación de costos de inversión del proyecto .......................................................... 34
4.3.2 Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto .............................. 36
4.3.5 Evaluación financiera del proyecto .............................................................................. 38
4.4 Estudio Social Y Ambiental................................................................................................ 41
4.4.1. Descripción y categorización de riesgos e impactos ambientales .............................. 41
4.4.2. Definición de flujo de entradas y salidas .................................................................... 41
5. Inicio de Proyecto ............................................................................................................. 43
5.1 Caso de Negocio ................................................................................................................. 43
5.2 Plan De Gestión De La Integración .................................................................................... 47
5.2.1 Acta de constitución ..................................................................................................... 47
5.2.3 Plan de gestión de beneficios ....................................................................................... 58
5.2.4 Registro de lecciones aprendidas ................................................................................. 62
VI
5.2.5 Control integrado de cambios ...................................................................................... 64
6. Planes de Gestión .............................................................................................................. 72
6.1 Plan de Gestión de Alcance ................................................................................................ 72
6.1.1. Enunciado del Alcance ............................................................................................... 72
6.1.2 EDT del Proyecto ......................................................................................................... 75
6.1.3 Diccionario de la EDT ................................................................................................. 75
6.1.4 Matriz de trazabilidad de Requisitos............................................................................ 75
6.2 Plan de Gestión de Cronograma ............................................................................... 76
6.2.1 Listado con actividades con estimación de duraciones esperadas ............................... 78
6.2.2 Línea base del cronograma .......................................................................................... 79
6.2.3 Diagrama de red ........................................................................................................... 80
6.2.4 Diagrama de ruta critica ............................................................................................... 80
6.3 Plan de gestión de costos .................................................................................................... 81
6.3.1 Estimación de costos de las actividades....................................................................... 81
6.3.2 Línea base de costos..................................................................................................... 82
6.3.3 Presupuesto por actividades ......................................................................................... 83
6.4 Plan de Gestión de Calidad ................................................................................................. 83
6.4.1 Métrica de calidad ........................................................................................................ 84
6.4.2 Documentos de Prueba y Evaluación .......................................................................... 85
6.4.3 Entregables Verificados ............................................................................................... 86
6.5 Plan de Gestión de los Recursos ......................................................................................... 86
6.5.1. Estructura de desglose de recursos ............................................................................. 87
6.5.2. Asignación de recursos físicos y asignaciones del equipo del proyecto ..................... 88
6.5.3. Calendario de recursos. ................................................................................................... 89
6.5.4. Plan capacitación y desarrollo del equipo ................................................................... 90
VII
6.7 Plan de Gestión de los Riesgos ........................................................................................... 91
6.7.1 Matriz probabilidad de impacto y el umbral ................................................................ 92
6.7.2 Matriz de riesgos .......................................................................................................... 93
6.8 Plan de Gestión de las Adquisiciones ................................................................................. 93
6.8.1 Definición y criterios de valoración de proveedores ................................................... 94
6.8.2 Criterios de la contratación, ejecución y control de compras y contratos ................... 94
6.8.3 Cronograma adquisiciones y contratos ........................................................................ 95
6.9 Plan de Gestión de Interesados ........................................................................................... 96
6.9.1 Registro de interesados ................................................................................................ 96
6.9.2 Estrategias para involucrar los interesados .................................................................. 97
Conclusiones ............................................................................................................................... 100
Referencias .................................................................................................................................. 102
VIII
Lista de apéndices
APENDICE A Flujo de caja del proyecto .................................................................................. 104
APENDICE B Valoración de Impacto y Probabilidad ............................................................... 107
APENDICE C Estrategia de mitigación de impacto ambiental .................................................. 115
APENDICE D Estimación de costos de inversión ..................................................................... 119
APENDICE E Diccionario de la EDT ........................................................................................ 126
APENDICE F Cronograma de actividades ................................................................................. 134
APENDICE G Línea base del cronograma ................................................................................. 137
APENDICE H Registro de riesgos del proyecto. ....................................................................... 145
APENDICE I Presupuesto por actividades del proyecto ............................................................ 154
APENDICE J Lista de entregables verificados .......................................................................... 157
APENDICE K Registro de riesgos ............................................................................................. 159
APENDICE L Proceso de verificación y/o seguimiento para cambios debido a falencias en el
proceso de alimentación escolar en modalidad preparación en sitio .......................................... 163
APENDICE M Proceso de verificación y/o seguimiento para cambios debido a falencias en el
proceso de alimentación escolar en modalidad preparación en industrializado. ........................ 164
APENDICE N Formato solicitud de Cambio ............................................................................. 165
IX
Lista de figuras
Figura 1 Estructura organizacional ............................................................................................... 16
Figura 2 Mapa Estratégico ............................................................................................................ 16
Figura 3 Cadena de Valor de la Organización .............................................................................. 17
Figura 4 Árbol de problemas ........................................................................................................ 21
Figura 5 Árbol de objetivos .......................................................................................................... 22
Figura 6 División Geográfica. Fuente archivo Gobernación de Casanare .................................... 29
Figura 7 Flujo de entradas y salidas de recursos........................................................................... 42
Figura 8 Ciclo de vida del proyecto .............................................................................................. 60
Figura 9 EDT del Proyecto – Fuente: Construido por los Autores ............................................... 75
Figura 10 Matriz de trazabilidad de requisitos ............................................................................. 76
Figura 11 Diagrama de red del proyecto....................................................................................... 80
Figura 12 Diagrama de red Ruta crítica ........................................................................................ 81
Figura 13 Curva de línea base de costos ....................................................................................... 82
Figura 14 Estructura de desglose – Fuente: Construcción de los Autores .................................... 88
Figura 15 Estrategia de participación de interesados ................................................................... 99
X
Lista de tablas
Tabla 1 Análisis de Involucrados .................................................................................................. 18
Tabla 2 Ponderación Alternativa A............................................................................................... 23
Tabla 3 Ponderación Alternativa B ............................................................................................... 24
Tabla 4 Requerimientos de insumos ............................................................................................. 30
Tabla 5 Estimación precio por ración ........................................................................................... 31
Tabla 6 Análisis de Costo Beneficio ............................................................................................. 32
Tabla 7 Tasas de crédito libre inversión Bancolombia ................................................................. 34
Tabla 8 Tasas de crédito libre inversión BBVA ........................................................................... 34
Tabla 9 Tabla de amortización para el banco Bancolombia ......................................................... 35
Tabla 10 Tabla de amortización para el banco BBVA ................................................................. 36
Tabla 11 Plan de capitalización .................................................................................................... 38
Tabla 12 Análisis Beneficio-costo ................................................................................................ 39
Tabla 13 Valor actual neto ............................................................................................................ 39
Tabla 14 Análisis TIR ................................................................................................................... 40
Tabla 15 Datos de la curva S ........................................................................................................ 56
Tabla 16 Cálculo de Varianza de Ruta crítica .............................................................................. 78
Tabla 17 Costos y duración paquetes de trabajo ........................................................................... 82
Tabla 18 Métricas de calidad ........................................................................................................ 84
Tabla 19 Documentos de prueba y evaluación ............................................................................. 85
Tabla 20 Recursos físicos y del equipo del proyecto .................................................................... 88
Tabla 21 Calendario de recursos .................................................................................................. 90
Tabla 22 Matriz de probabilidad e impacto del proyecto ............................................................. 92
Tabla 23 Cronograma de adquisiciones ........................................................................................ 95
Tabla 24 Registro de interesados .................................................................................................. 96
Tabla 25 Matriz de interesados ..................................................................................................... 98
XI
Resumen Ejecutivo
El proyecto Estrategia para la Alimentación Escolar en las Instituciones Educativas Oficiales
del Departamento de Casanare, nace como una iniciativa a la inasistencia de estudiantes a las aulas
de los planteles educativos, para lo cual la Gobernación del Casanare realizo una serie de estudios
que permitieron determinar que una de las causas de esta deserción era la carencia de una ración
alimentaria que proporcionara los nutrientes necesarios para poder atender las clases con atención.
Estas aportan una nutrición básica equivalente al 20% - 35% de las necesidades diarias de calorías
y nutrientes, establecidas para este grupo, en las “Recomendaciones diarias de calorías y nutrientes
para la población colombiana”. El proyecto se ajusta a los lineamientos técnicos administrativos y
estándares del programa de alimentación escolar – PAE.
La implementación de la estrategia de “ Fortalecer y sostener la permanencia de los niños,
niñas, adolescentes y jóvenes en el sistema educativo mediante el suministro de alimentación
escolar y hábitos de vida saludable y nutricional” permite brindar un suministro organizado de
alimentos con calidad e inocuidad a los niños, niñas, adolescentes y jóvenes matriculados en las
instituciones educativas que tenga el aporte nutricional establecido en las minutas patrón del MEN
según el complemento seleccionado, con el fin de mejorar el desempeño académico y la
permanencia de los estudiantes en el sistema educativo.
El proyecto se sustenta en el programa de alimentación escolar (PAE), se prestará en sesenta
(60) instituciones educativas con 430 sedes educativas ubicadas en el área rural del departamento
de Casanare, con el Suministro de 13854 raciones de almuerzos durante 180 días escolares a los
13854 estudiantes matriculados en instituciones o centros educativos oficiales, como complemento
a la alimentación recibida en el hogar. Se hará a través de la provisión de complemento alimentario
consistente en una ración preparada en sitio modalidad almuerzo, para estudiantes matriculados
según los criterios de focalización.
Palabras clave: Alimentación, inasistencia, nutrición, servicio, rendimiento académico.
12
Introducción
Actualmente en el Departamento de Casanare persiste la dificultad para permanecer en el
sistema educativo con calidad y pertinencia, esta dificultad se deriva principalmente por la
situación económica desfavorable de los habitantes del Departamento, lo que ha generado un bajo
nivel de cobertura y permanencia educativa convirtiéndose en factores incidentes para que los
jóvenes en edad escolar engrosen las filas del analfabetismo, el desempleo, la descomposición
social y la violencia. La alta dispersión geográfica y los altos costos en el departamento dificultan
cada vez más el ingreso de muchos niños y jóvenes en edad escolar del área rural, quedándose por
fuera del sistema, estas condiciones no solo perjudican al estudiante sino también a sus padres y al
mismo Departamento, limitando las posibilidades de desarrollo social que están relacionadas con
el capital humano, ya que el nivel educativo está relacionado con las oportunidades de progreso de
las personas.
Una de las estrategias para aumentar los niveles de cobertura, y disminuir la deserción y
repitencia escolar en el Departamento de Casanare es garantizar el servicio de alimentación escolar
que se ofrece en cada institución educativa, ya que con él se cubre un porcentaje de los
requerimientos calóricos de los NNAJ, lo cual incide en su rendimiento escolar. Es así que para
contribuir con la permanencia escolar en el departamento de Casanare se entregará un
complemento alimentario, beneficiando a los estudiantes que viven en el área rural que se
encuentran matriculados en las instituciones educativas, brindando así, una alimentación
balanceada con los requerimientos nutricionales (de acuerdo con las minutas patrón establecidas
por el ministerio de educación nacional). Entendiendo como alimentación saludable aquella que
aporta todos los nutrientes esenciales y la energía que cada persona necesita para mantenerse sana.
Una persona bien alimentada tiene más oportunidades de:
a) Desarrollarse plenamente
b) Vivir con salud
c) Aprender y trabajar mejor
d) Protegerse de enfermedades
13 Objetivos
Objetivo General Revisar la sangría
Suministrar un complemento alimentario de manera oportuna, garantizando la calidad e
inocuidad y los requerimientos nutricionales a los estudiantes matriculados en las Instituciones
Educativas de las áreas rurales del Departamento de Casanare.
Objetivos Específicos
Entregar un complemento alimentario elaborado por manipuladores de alimentos
capacitados y con materia prima de la mejor calidad de acuerdo con lo establecido en la
normatividad sanitaria actual.
Realizar la etapa de alistamiento previa al inicio de la prestación del servicio, cumpliendo
con lo establecido en la resolución 29452 de 2017 con el fin de asegurar la calidad en el producto
final a entregar.
Elaborar los ciclos de menús de acuerdo con los lineamientos técnicos administrativos, en
las cantidades establecidas por grupo de edad y entregarlos de manera oportuna.
Elaborar los documentos necesarios para realizar el control diario de calidad en cada uno de
los procesos que hacen parte de la elaboración del complemento alimentario.
14 1. Antecedentes
1.1. Descripción de la Organización Fuente de Problema y Necesidad
(Casanare se alimenta mejor) es una empresa que se dedicará a prestar servicios de
alimentación escolar para los niños, niñas y jóvenes matriculados en las instituciones educativas
de carácter público del Departamento de Casanare; manteniendo altos estándares de calidad en
cuanto a los productos, tiempos de entrega y servicios prestados.
Adicionalmente se contará con un equipo humano interdisciplinario que garantice, capacitación
permanente en servicio al cliente, buenas prácticas de manufactura, administración en general;
garantizando una mejora continua en la prestación de los servicios.
1.2.Objetivos Estratégicos de la Organización
Contar con un equipo interdisciplinario que responda a las necesidades de prestación del
servicio.
Elaborar un manual de funciones y procedimientos teniendo en cuenta la normativa legal vigente
como apoyo al esquema de alimentación, preparación de alimentos, operación y puesta en marcha
de la prestación del servicio.
Ampliar la cobertura de usuarios ofreciendo diversidad de menús de acuerdo con las
características y el contexto en que se desarrolla.
Garantizar la prestación adecuada del servicio, con productos de calidad, tiempo de respuesta y
satisfacción del cliente.
1.3.Políticas Institucionales
Las políticas de servicio son las herramientas que tiene la organización para poder brindar un
servicio para total satisfacción de la comunidad de Casanare, considerando el tiempo a invertir y
la logística que necesaria para brindar el servicio. Ofreciendo servicio de calidad, transparencia y
atención inmediata.
Recepción de servicios:
Para Solicitar nuestros servicios, se pueden comunicar a nuestros teléfonos.
15 Se trata de atender el servicio inmediatamente esto mediante del tiempo de atención a la orden
es de 24 horas.
Si el servicio es solicitado en un horario especial se requiere de 48 horas máximo para que
nuestro personal lo atienda, esto buscando siempre atenderlos inmediatamente.
Siempre que se brinde un servicio, nuestro personal deberá presentar una hoja de reporte, con
las características del servicio dado, y las horas de trabajo; esta hoja deberá ser firmada para
comprobar que el servicio fue realizado.
Si no nos encuentra en nuestros horarios de atención se puede comunicar o solicitar nuestro
servicio vía e-mail.
1.4.Misión, Visión y Valores
Misión:
Satisfacer las necesidades alimentarias de los niños, niñas y jóvenes matriculados en las
instituciones educativas de carácter público del Departamento de Casanare, entregándoles un
complemento alimentario en su lugar de estudio, contribuyendo a la permanencia escolar y al
mismo tiempo otorgarles una dieta balanceada y Nutritiva.
Visión:
Convertirnos para el año 2020 en la mejor y más eficiente empresa de prestación de servicio de
alimentación escolar para los niños, niñas y jóvenes matriculados en las instituciones educativas
de carácter público del Departamento de Casanare, liderando el mercado por medio de la
responsabilidad, y eficiencia, cumpliendo a tiempo con todos y cada uno de los trabajos
encomendados, lograr que todo nuestro personal se sienta motivado y orgulloso de pertenecer a
nuestra organización, fomentando el control y la calidad en el servicio, buscando siempre dar
más de sí mismos y con esto lograr la satisfacción de la población del Casanare.
Valores:
Los valores de la empresa son un ejemplo para la naturaleza de servir y trabajar de los
interesados de este proyecto, alcanzando las metas propuestas. Entre estos valores se encuentran:
Honestidad, Compromiso, Esfuerzo, Responsabilidad y Transparencia.
16 1.5. Estructura Organizacional
La distribución de la organización jerárquica de la empresa se muestra en la figura 1.
Estructura organizacional.
Figura 1 Estructura organizacional
Fuente: Tomado: documentos de la Gobernación Departamento de Casanare
1.5.1. Mapa Estratégico
Los procesos de gestión de la organización se muestran en la figura 2, partiendo desde las
necesidades de los clientes y los procesos para lograr su satisfacción.
Figura 2 Mapa Estratégico
Fuente: Documentos de la Gobernación Departamento de Casanare
17 1.5.2. Grafica Cadena de Valor de la Organización
La figura 3. Cadena de valor de la organización, permite definir las gestiones para la selección
de personal, gestión técnica y gestión de compras.
Figura 3 Cadena de Valor de la Organización
Fuente: Construcción de los Autores
Operaciones logística interna Logística externaservicios post
ventamarketing y ventas
-Control de
productos.-Balances Financieros.
Registro de
expedición y
vencimiento de los
productos.
-Capacitaciones a los
operadores.-Estados de Cuenta. Inventario.
-Sistema de
evacuación.-Reportes de pago.
Registro de
salida/entrada
-Seguridad industrialProgramación de
rutas.
Registro de
satisfacción del
cliente
Socialización de
proyecto a los
involucrados
ACTIVIDADES PRIMARIAS
- Registros de limpieza y desinfección de las áreas de infraestructuras de las unidades aplicativas.
Compras
GESTION DE COMPRAS
- Asegurar los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación programa.
-controlar el costo de los bienes adquiridos.
Control de inventario - negociación con proveedores
Gestión Humana - Selección de personal (procedimiento de reclutamiento y selección) - inducción y
capacitación necesaria para afrontar los requerimientos de los objetivos de calidad.
Revisión de los recursos
Presupuesto general para el desarrollo del programa de PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Infraestructura
GESTION TECNICA
-Verificación de infraestructura de los comedores de las Instituciones Educativas
18 2. Evaluación y Formulación (Metodología del Marco Lógico)
2.1.Planteamiento del Problema
Actualmente en el departamento de Casanare persiste la dificultad para permanecer en el
sistema educativo con calidad y pertinencia. Esta dificultad se deriva principalmente por la
situación económica desfavorable de los habitantes del departamento, lo que ha generado un bajo
nivel de cobertura y permanencia educativa, convirtiéndose en factores incidentes para que los
jóvenes en edad escolar engrosen las filas del analfabetismo, el desempleo, la descomposición
social y la violencia.
Los altos costos para permanecer en el servicio educativo (transporte, restaurante escolar y
otros gastos) dificultan cada vez más el ingreso de muchos niños, niñas, adolescentes y jóvenes en
edad escolar, quedándose por fuera del sistema.
La población educativa del departamento según el Ministerio de Educación Nacional entre los
5 y 17 años de edad se encuentran ubicados en las áreas urbanas y rurales del departamento,
algunos no asisten al aula escolar por situaciones de tipo económico, por las labores de trabajo que
ejercen, la dificultad para llegar a su sitio de estudio (por las barreras geográficas y distancias que
deben recorrer de su lugar de residencia a la escuela), por el orden público y en otras por razones
de tipo cultural; provocando la desmotivación para ingresar al sistema educativo y cuando ya están
matriculados desertan, esta se relaciona con la adaptabilidad es decir con la permanencia de los
niños, niñas, adolescentes y jóvenes en el sistema educativo (Gobernación del Casanare, 2015).
2.1.1. Análisis de Involucrados
En la tabla 1 – análisis de Involucrados, se presentan los grupos de interesados que se
identificaron durante la etapa de planeación de este proyecto:
Tabla 1 Análisis de Involucrados
Actor Intereses Problemas
Percibidos Recursos Y Mandatos
Estudiantes Permanecer en
el Sistema
Educativo
Desinterés del
Núcleo Familiar
Derecho Constitucional a La
Educación
19 Recibir una
Educación de
Calidad
Ingreso en
Condiciones Tardías
Código De Infancia Y
Adolescencia
Culminar
Exitosamente
Condiciones
Geográficas y
Climatológicas
Adversas
Alta Dispersión
Poblacional
Alimentación con
Bajo Complemento
Nutricional
Grandes Distancias
Entre las Ie Y los
Hogares
Carencia de Vías de
Acceso
Mal Estado de las
Vías de Acceso
Trabajo Infantil
Padres De Familia Que sus Hijos
en Edad Escolar
Accedan al
Sistema Educativo
Carencia de Tipos
de Transporte
Mandato Constitucional
Que Reciban
en Servicio con
Calidad
Bajos Recursos
Económicos
Violencia
Intrafamiliar
Bajo Nivel
Educativo y Patrones
Culturales
Movilidad y
Desplazamiento
Forzoso
Ley 378 de Y Ley De Victimas
Docentes Estabilidad
Laboral
Dificultad de
Acceso a Los Lugares
De Trabajo
Conocimiento Impartido
Recursos
Técnicos,
Didácticos y
Logísticos
Código Disciplinario Único
Contar con
Ambientes
Escolares
Adecuados
Ley 115, Decreto 4791 de 2008 y
Decreto 4807 de 2011, Decreto
Departamental 530 de 2008
20 Formación
Permanente del
Docente
Ley 91 /89, Decreto 2277 y 1278,
709
SPONSOR (Men -
secretarias de
educación
Departamental Y
Municipales)
Garantizar y
Sostener la
Permanencia
Recursos
Económicos Limitados
por la Tipología
Asignada por el Men al
Depto.
Constitución
Fortalecer la
Eficiencia
Altos Índices de
Reprobación y
Repitencia
Ley 115 y Decretos
Reglamentarios
Disminuir la
Deserción
Planes de Desarrollo Nal, Dptal,
Mpal
Aumentar la
Promoción de la
Educación
Plan Sectorial de Educación
Gerente Fortalecer la
Eficiencia
Manejo y control del personal
laboral.
Disminuir la
Deserción
Recopilar toda la información
emanada de cada uno de los
interesados
Aumentar la
Promoción de la
Educación
Reunión con todo el equipo de
trabajo con el fin de evaluar la nueva
normatividad y la manera de incluirla
dentro del proyecto
Realizar comité de dirección para
aprobar cambio de modalidad.
Fuente: Construcción de los Autores
2.1.2. Árbol de Problemas
En la figura 4 - Árbol del problema, se muestran las dificultades presentes en el departamento
de Casanare para la asistencia puntual de la población escolar a los planteles educativos:
21
Figura 4 Árbol de problemas
Fuente: Construcción de los Autores
2.1.3. Árbol de Objetivos
Los objetivos generados para la solución de los problemas definidos en el proyecto se
muestran en la figura 5 – Árbol de Objetivos.
22
Figura 5 Árbol de objetivos
Fuente: Construcción de los Autores
2.2. Alternativas de Solución
2.2.1. Identificación de Acciones y Alternativas
Alternativa A:
Implementar estrategias para la promoción de hábitos de vida saludable y nutricional (san) en
los establecimientos educativos, para lo cual se muestra en la tabla 4. Ponderación alternativa A;
los factores de análisis y calificaciones de ponderación.
23 Tabla 2 Ponderación Alternativa A
Factor de
Análisis
Ponde
ración
del factor
Elementos de
Análisis
Ponderaci
ón Elemento
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1
0
Califica
ción
Ponderació
n
PERTENE
NCIA
20% Necesidad de
la población
100%
1,6
COHERE
NCIA
20% relación entre
problema y
solución
55%
0,66
Relación entre
propósito y
resultado
45%
0,72
VIABILID
AD
30% Cumplimiento
de normas técnicas
25%
0,675
Cumplimiento
de requisitos
25%
0,75
Costo el
proyecto
50%
1,2
SOSTENIB
ILIDAD
10% Económica 35%
0,14
Ambiental 40%
0,36
Social 25%
0,175
IMPACTO 20% Disminución
inicial de
malnutrición en
estudiantes
65%
1,3
Mejorar las
condiciones de
salud y hábitat
35%
0,63
TOTAL CALIFICACIÓN PONDERADA 6,61
Fuente: Construcción de los Autores
Alternativa B:
24 Fortalecer y sostener la permanencia de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes en el sistema
educativo mediante el suministro de alimentación escolar y hábitos de vida saludable y nutricional,
para lo cual se muestra en la tabla 3. Ponderación alternativa A; los factores de análisis y
calificaciones de ponderación.
Tabla 3 Ponderación Alternativa B
Facto
r de
Análisis
Ponderació
n del factor
Elementos de
Análisis
Ponderació
n Elemento
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1
0
Califica
ción
Ponderació
n
PERT
ENENCI
A
20% Necesidad de
la población
100%
2
COHE
RENCIA
20% relación entre
problema y
solución
55%
0,88
Relación entre
propósito y
resultado
45%
0,81
VIABI
LIDAD
30% Cumplimiento
de normas
técnicas
35%
0,95
Cumplimiento
de requisitos
25%
0,75
Costo el
proyecto
40%
1,2
SOST
ENIBILI
DAD
10% Económica 40%
0,21
Ambiental 35%
0,36
Social 25%
0,18
25 IMPA
CTO
20% Disminución
inicial de
malnutrición en
estudiantes
75%
1,5
Mejorar las
condiciones de
salud y hábitat
25%
0,45
TOTAL CALIFICACION PONDERADA 7,28
Fuente: Construcción de los Autores
2.2.2. Descripción de alternativas seleccionadas
Alternativa B:
La implementación de la estrategia para “ Fortalecer y sostener la permanencia de los niños,
niñas, adolescentes y jóvenes en el sistema educativo mediante el suministro de alimentación
escolar y hábitos de vida saludable y nutricional” permite brindar un suministro organizado de
alimentos con calidad e inocuidad a los niños, niñas, adolescentes y jóvenes matriculados en las
instituciones educativas que tenga el aporte nutricional establecido en las minutas patrón del MEN
según el complemento seleccionado, con el fin de mejorar el desempeño académico y la
permanencia de los estudiantes en el sistema educativo. Además de promover estrategias dinámicas
para crear hábitos y estilos de vida saludables, con la participación de la comunidad y la población
estudiantil que se vean reflejados en su estado de salud y que sean replicables en su entorno familiar
de tal manera que se promueva la permanencia y bajar los índices de repitencia y deserción escolar.
2.2.3. Justificación del proyecto
El proyecto se sustenta en el programa de alimentación escolar (PAE), se prestará en sesenta
(60) instituciones educativas con 430 sedes educativas ubicadas en el área rural del departamento
de Casanare, con el Suministro de 13854 raciones de almuerzos durante 180 días escolares a los
13854 estudiantes matriculados en instituciones o centros educativos oficiales, como complemento
a la alimentación recibida en el hogar. Se hará a través de la provisión de complemento alimentario
consistente en una ración preparada en sitio modalidad almuerzo, para estudiantes matriculados
según los criterios de focalización.
26 El complemento alimentario aporta una nutrición básica equivalente al 20% - 35% de las
necesidades diarias de calorías y nutrientes, establecidas para este grupo, en las “Recomendaciones
diarias de calorías y nutrientes para la población colombiana”. El proyecto se ajusta a los
lineamientos técnicos administrativos y estándares del programa de alimentación escolar – PAE.
3. Marco Metodológico para Realizar Trabajo de Grado
3.1. Tipos y Métodos de Investigación
Ortegón, (2005), expresan que el diseño de la investigación “se refiere a la estrategia que
adopta el investigador para responder al problema, dificultad o inconveniente planteado en el
estudio. De acuerdo con esto esta investigación se basará en una investigación de tipo descriptivo
donde se muestra la realidad, hechos o situaciones concretas de la comunidad específica donde se
realizará el estudio.
Se utilizará como base la información de la matricula reportada en la plataforma de SIMAT
que es el sistema integrado de matrícula en donde los rectores de las instituciones educativas del
departamento de Casanare reportan los estudiantes a beneficiar esta información es suministrada
por la Secretaria de Educación del Departamento, que permite conocer las necesidades y la
población que requiere de los beneficios del proyecto.
3.2. Herramientas para la Recolección de la Información
La información de la población a atender se tomó de acuerdo a como lo establece la resolución
29452 de 2017 en el numeral 3.3 respecto a “Consolidar la priorización y la focalización del
Programa en su jurisdicción a través del SIMAT, generando el reporte de los niños, niñas, adolescentes
y jóvenes focalizados en el PAE y hacer entrega de esa información a los operadores prestadores del
servicio” es así que se tomó como base para desarrollar el proyecto de alimentación escolar del
departamento de Casanare, esta información es la suministrada por los rectores de las diferentes
instituciones educativas del departamento a través de la plataforma SIMAT (sistema de matrícula
estudiantil de educación básica y media) y la Secretaría de Educación Departamental se encarga de
realizar la entrega oficialmente.
27 3.3. Fuentes de información
a. Secretaría De Educación Departamental.
b. Gobernación De Casanare
c. Secretaria De Salud Departamental
d. Instituciones Educativas Departamento de Casanare.
e. Ministerio de Educación Nacional.
4. Estudio y Evaluaciones
4.1 Estudio Técnico
4.1.1 Diseño Conceptual de la Solución
Entregar un complemento alimentario para los niños, niñas, adolescentes y jóvenes
matriculados en las instituciones educativas del área rural del Departamento de Casanare;
manteniendo altos estándares de calidad e inocuidad en cuanto a los productos, tiempos de entrega
y servicios prestados.
Con lo anterior se pretende buscar mecanismos para disminuir la desnutrición en los escolares
y por ende el bajo rendimiento a nivel académico y promover hábitos alimentarios si se tiene en
cuenta que culturalmente en el área rural el consumo de verduras es muy bajo y que esta población
no cuenta con los recursos económicos necesarios para garantizar la seguridad alimentaria en los
escolares y así garantizar la permanencia en las instituciones educativas.
4.1.2 Análisis y Descripción del Proceso
El operador previo al inicio de la prestación de servicio, realiza una etapa de alistamiento en
la que se llevan a cabo una serie de actividades que permiten entregar un complemento alimentario
en las mejores condiciones, comienza con un recorrido por las sedes en donde prestara el servicio
con el fin de verificar el estado de los comedores escolares y que cada sede cuente con equipos y
menaje suficientes ( es responsabilidad de la entidad contratante facilitar los medios necesarios
para que el prestador del servicio llegue a prestar el servicio) así como el estado de las vías de
acceso en cada municipio, allí contrata un coordinador que se encarga de distribuir la materia
prima a cada sede así como las manipuladoras de alimentos, una vez cuenta con el inventario de
28 las sedes se procede a realizar la contratación de personal y realizar las capacitaciones pertinentes
y todos los requisitos establecidos en la resolución 29452 de 2017 para dar inicio a la prestación
de servicio. El operador entregara complemento alimentario en cada sede educativa del área rural
del departamento de Casanare de acuerdo con los ciclos de menús y la Minuta Patrón establecida
por el Ministerio de Educación Nacional mediante la resolución 29452 de 2017.
Llevar el producto final a cada institución, previamente se realiza el proceso de planeación en
el que se establecen todos los parámetros a tener en cuenta para ofrecer un producto con la calidad
requerida, para esto es necesario contar con un financiamiento amplio de tal manera que se lleven
a cabo etapas como dotación y adecuación de bodegas y contratación de personal manipulador de
alimentos, compra de materia prima y equipos, así mismo realizar pagos correspondientes a
estampillas y perfeccionamiento legal del contrato. Por parte del operador se realiza la compra de
materia prima y se almacena en la bodega principal ubicada en el municipio de Yopal, aquí se
realiza el alistamiento de las remesas de materia prima a enviar a cada municipio teniendo en cuenta
las cantidades establecidas en los ciclos de menús correspondientes a cada semana y se procede a
realizar él envió a cada municipio en donde es recibido por cada coordinador quien se encarga de
transportarlo y entregarlo en cada sede del área rural, allí la manipuladora de alimentos es quien se
encarga de recibirlo, verificar el estado de los alimentos, realizar el registro de la información y
certificar que se encuentre la totalidad de la remesa, posteriormente lo almacena de acuerdo a la
necesidad (refrigeración o alacena).
Para la elaboración del complemento alimentario se debe comprar la materia prima
cumpliendo con la normatividad sanitaria y este será preparado por las manipuladoras de alimentos
que se han capacitado en el manejo y preparación de alimentos, Una vez concluida la etapa de
alistamiento que se realiza en un tiempo de 5 a 10 días de acuerdo con la necesidad, se procede a
socializar con los rectores la prestación del servicio y se da inicio con la entrega diaria.
4.1.3 Definición del tamaño y localización del proyecto
Con el presente proyecto se beneficiarán 13854 estudiantes matriculados en el área rural del
Departamento de Casanare y este, como se muestra en la Ilustración 6 – División Geográfico, está
situado en el oriente del país la región de la Orinoquía, localizado entre los 04º17’25’’ y 06º20’45’
de latitud norte y los 69º50’22’’ y 73º04’33’’ de longitud oeste. Cuenta con una superficie de
29 44.640 km2 lo que representa el 3.91 % del territorio nacional. Limita por el Norte con el río
Casanare, que lo separa del departamento de Arauca; por el Este con el río Meta que lo separa del
departamento de Vichada; por el Sur con los ríos Upía y Meta, el último de los cuales los separa
del departamento del Meta, y por el Oeste con los departamentos de Boyacá y Cundinamarca.
Plano de Localización Del Proyecto
Figura 6 División Geográfica. Fuente archivo Gobernación de Casanare
Nota: Se garantiza la ejecución del proyecto en todos los Municipios del Departamento, sin
incluir Yopal por ser Municipio Certificado en Educación, con una cobertura de 13854 estudiantes
de las 57 instituciones educativas que cobijará el proyecto.
30 4.1.4 Requerimiento para el Desarrollo del Proyecto (Equipos, Infraestructuras, Personal e
Insumos)
En la Tabla 4. Requerimientos de insumo, necesarios para el desarrollo del proyecto, se
relacionan la infraestructura, personal administrativo y personal operativo necesario para
desarrollar el proyecto.
Tabla 4 Requerimientos de insumos Insumo Cantidad
Oficina administrativa 1
Bodega de almacenamiento 1
Vehículos de transporte de alimentos 3
Abogado 1
Contador 1
Ingenieros de alimentos 3
Técnicos de alimentos 3
Bodeguero (bodega principal) 2
Nutricionista 1
Secretaria 2
Conductores 3
Manipuladores de alimentos 299
Bodegueros (sedes) 99
Computadores 6
Impresora, tinta 1
Marcadores esferos lápices 150
Uniforme institucional 16
Bata, guantes, tapabocas, botas. Gorro. 500
Scanner 1
Fuente: Construcción de los Autores
4.2 Estudio de Mercado
4.2.1 Población
El 100 % de Estudiantes matriculados en las instituciones educativas entre los rangos de
edades de 5 a 17 años, habitantes del departamento, que viven en el área rural, distribuidos en las
430 sedes educativas de los 18 municipios del departamento de Casanare.
31
4.2.2 Dimensiones de la Demanda (estudiantes)
Casanare cuenta actualmente con 60 instituciones educativas con 435 sedes ubicadas en la
zona rural, con una demanda educativa de 13854 cupos para niños niñas y adolescentes, entre los
5 y los 17 años.
4.2.3 Dimensiones de la Oferta
13854 estudiantes matriculados en las instituciones educativas del área rural del departamento
de Casanare según lo registrado en el SIMAT. Ver este documento en Apéndice F. De acuerdo con
los recursos se prestará el 100% del área rural dando cumplimiento a lo establecido en la resolución
29452 de 2017.
4.2.4 Precios
La estimación del valor de cada ración diaria servida en las condiciones técnicas requeridas,
se realizó teniendo en cuenta cotizaciones realizada en los Municipios del Departamento ( las
cuales se anexan ) correspondiente a los alimentos que se incluyen dentro de los Ciclos de los
menús para un periodo de cuatro semanas, valores que se promediaron por cada alimento para el
cálculo del valor por gramo, para poder cuantificar el valor por cada uno de los grupos de alimentos
que establece la minuta patrón, así mismo se solicitaron cotizaciones relacionadas con la dotación,
pruebas de laboratorio, gas, elementos de aseo, con los cuales se pudo realizar la proyección del
costo del valor total de la ración, como lo muestra la Tabla 5. Estimación precio por ración.
Tabla 5 Estimación precio por ración
COSTOS - RACIÓN ALMUERZO
Valor Ración Alimento (Total Costeo minuta Patrón) 2110,12
Costo unitario del salario 535,86
Costo unitario de seguridad social 132,57
Costo unitario de prestaciones sociales 132,56
Costo unitario de parafiscales 56,76
Costo unitario de dotación – examen 25,00
32 Costo unitario insumos e implementos de aseo 54,55
Servicios públicos (Agua, Luz, Gas) 16,00
Mantenimiento de Equipos 17,14
Transporte (alimentos) 500,00
Otros gastos (legalización, impuestos) 196,93
TOTAL, VALOR RACION DIA /ALUMNO 3777,49
TOTAL, VALOR RACION DIA /ALUMNO 3.777
Número de estudiantes totales 13854
Tiempo (días calendario escolar) 269
GRAN TOTAL 14.075.856.009,00
Fuente: Construcción de los Autores
4.2.5 Punto de Equilibrio Oferta – Demanda
En el análisis mostrado en la Tabla 6 Análisis de Costo vs Beneficio, hace referencia a los
gastos generados para la producción de los 13854 almuerzos, incluida su distribución y los
controles de calidad de los alimentos. Se estima que los costos del proyecto se recuperen durante
el periodo de vida del proyecto, o sea once meses.
Tabla 6 Análisis de Costo Beneficio COSTOS
Informe de pagos mensuales $ 17.963.775
Perecederos $ 3.680.724.944
No perecederos $ 3.699.254.384
Insumos para actividades de limpieza y desinfección y saneamiento
básico
$ 1.807.420
Contratos de suministro $ 1.544.120
Contratación de equipo de trabajo $ 18.695.371
Contratación de personal manipulador de alimentos. $ 1.807.420
Contratación personal administrativo $ 16.097.415
Sede administrativa $ 23.062.495
Bodega de almacenamiento general ubicada en Yopal – Casanare $ 50.303.310
Firma y legalización de contrato $ 3.847.430
Plan de capacitación manipuladoras $ 4.544.120
Plan de capacitación conductores $ 3.451.855
Plan de capacitación personal bodega $ 451.855
33 Elaboración de ciclos de menús, guías de preparación de alimentos y
análisis químico para 20 días.
$ 3.088.240
Programa de limpieza y desinfección $ 134.105.364
Programa de control de plagas $ 134.105.364
Programa de desechos sólidos $ 134.105.365
Horarios de salida de materia prima de bodega $ 451.855
Horarios de entrega de materia prima en sedes educativas $ 2.755.165
preparación de alimentos en cada comedor de acuerdo con ciclos de
menús
$ 1.012.181.940
Horario de entrega de complemento alimentario. $ 2.000.144.520
registro diario de beneficiarios de complementos alimentarios $ 50.955.960
diligenciamiento formatos de plan de saneamiento básico $ 14.911.215
Toma de muestras para evaluación microbiológica. $ 101.911.920
TOTAL, COSTOS $ 11.112.272.822
BENEFICIOS
Inversión inicial:
Conformar el equipo de dirección del proyecto $ 13.819.850
Elaborar plan de trabajo $ 5.391.550
desarrollo de proyecto $ 12.352.960
Inversión inicial $ 7.694.860
Manejo de anticipo $ 7.205.893
Dotación del personal equipo de trabajo $ 8.451.855
Dotación de sede administrativa $ 15.451.855
Dotación personal manipulador de alimentos $ 34.242.055
Dotación de bodegas $ 9.700.098
Vehículos de transporte de alimentos $ 734.562.000
Vehículos de transporte de personal $ 367.281.000
Cavas de almacenamiento para transporte $ 122.427.000
Plan de mantenimiento $ 41.967.976
Vehículos de transporte de personal y transporte de alimentos. $ 903.710
adquisición de pólizas $ 733.108.406
tramitar el permiso sanitario $ 4.544.120
Facturación mensual $ 844.477.999
TOTAL, BENEFICIOS $ 2.963.583.187
TOTAL, COSTO-BENEFICIO $ 14.075.856.009
Fuente: Construcción de los Autores
34 4.3 Estudio Económico Financiero
4.3.1 Estimación de costos de inversión del proyecto
Casanare se alimenta mejor es una empresa que se dedicará a prestar servicios de alimentación
escolar para los niños, niñas y jóvenes matriculados en las instituciones educativas de carácter
público del Departamento de Casanare; manteniendo altos estándares de calidad en cuanto a los
productos, tiempos de entrega y servicios prestados, la cual se presentó a la licitación pública 2018
resultando elegida por el Ministerio de Educación Nacional, y quien prestara el servicio de
alimentación escolar a 435 sedes educativas, las cuales cuentan con un total de 13854 estudiantes
a los que se les entregará una ración de almuerzo; para lo que se requiere una inversión de
$2.857.283.863 para iniciar con la entrega de las raciones del primer mes, ya que el pago se
realizara por mes vencido por parte del estado. El capital inicial se proyecta solicitarlo a través de
crédito al banco que ofrezca menor cuotas de interés.
El banco Bancolombia ofrece una tasa del crédito de libre inversión fija de 10.49% Efectiva
Anual y el banco BBVA ofrece una taza de interés de 27.90% efectivo anual, como se muestran en
las tablas 7 y 8.
Tabla 7 Tasas de crédito libre inversión Bancolombia Desde Hasta
Variable DTF (TA*) DTF (TA*) + puntos (TA*)
11.28% Efectiva Anual 32.97% Efectiva Anual
Fija 0.83% Mes vencida 2.40% Mes vencida Mes vencida
10.49% Efectiva Anual 32.97% Efectiva Anual
Fuente: Construcción de los Autores
Tabla 8 Tasas de crédito libre inversión BBVA PLAZO SIN
PORTAFOLIO
CON
PORTAFOLIO
CUOTAS
AL AÑO
PORTAFOLIO
TASA
E.A
TASA
M.V
TASA
E.A
TASA
M.V
35 12 a 60
Meses** 72
28.90% 2.14 27.90% 2.07 12
CUOTAS
2 de 4 TdC, Cupo Rotativo,
Cuenta Corriente Seguro Vital o
Vital Plus. 14
CUOTAS
Fuente: Construcción de los Autores
Teniendo en cuenta que el banco Bancolombia ofrece la tasa en mes vencido, no hay necesidad
de hacer la conversión, por lo que se muestra en la Tabla 9. amortización para el banco
Bancolombia.
Tabla 9 Tabla de amortización para el banco Bancolombia Periodo Valor Crédito Abono Capital Intereses Renta Saldo
1 $ 2.857.283.863 $ 2.857.283.863
2 $ 2.857.283.863 $ 249.151.506 $ 23.715.456 $ 272.866.962 $ 2.608.132.357
3 $ 2.608.132.357 $ 251.219.464 $ 21.647.499 $ 272.866.962 $ 2.356.912.893
4 $ 2.356.912.893 $ 253.304.585 $ 19.562.377 $ 272.866.962 $ 2.103.608.308
5 $ 2.103.608.308 $ 255.407.013 $ 17.459.949 $ 272.866.962 $ 1.848.201.294
6 $ 1.848.201.294 $ 257.526.892 $ 15.340.071 $ 272.866.962 $ 1.590.674.402
7 $ 1.590.674.402 $ 259.664.365 $ 13.202.598 $ 272.866.962 $ 1.331.010.038
8 $ 1.331.010.038 $ 261.819.579 $ 11.047.383 $ 272.866.962 $ 1.069.190.459
9 $ 1.069.190.459 $ 263.992.682 $ 8.874.281 $ 272.866.962 $ 805.197.777
10 $ 805.197.777 $ 266.183.821 $ 6.683.142 $ 272.866.962 $ 539.013.956
11 $ 539.013.956 $ 268.393.147 $ 4.473.816 $ 272.866.962 $ 270.620.810
12 $ 270.620.810 $ 270.620.810 $ 2.246.153 $ 272.866.962 $ -
Fuente: Construcción de los Autores
𝑉𝐹 =𝑅(1 + 𝑖)𝑛
𝑖
𝑉𝐹 =272.866.962(1 + 0,0083)12
0,0083= 36.303.631.440
Este será el valor final que el banco Bancolombia recibirá por parte del proyecto.
Para el banco BBVA primero se convierte el interés compuesto efectivo anual a mensual
vencido, el periodo y la tasa de interés debe estar en las mismas unidades.
Interés Periódico Vencido = ((1 + TEA) 1/12 − 1)
36 Interés Periódico Vencido = ((1+ 0.279) 1/12-1) = 0.021 Mensual Vencido
Una vez conocida esto valores, se dispone a hacer la tabla de amortización como se muestra
en la Tabla 11 Amortización para el banco BBVA.
Tabla 10 Tabla de amortización para el banco BBVA Periodo Valor Crédito Abono Capital Intereses Renta Saldo
1 $ 2.857.283.863 $ 2.857.283.863
2 $ 2.857.283.863 $ 233.611.660 $ 60.002.961 $ 293.614.621 $ 2.623.672.203
3 $ 2.623.672.203 $ 238.517.505 $ 55.097.116 $ 293.614.621 $ 2.385.154.698
4 $ 2.385.154.698 $ 243.526.372 $ 50.088.249 $ 293.614.621 $ 2.141.628.326
5 $ 2.141.628.326 $ 248.640.426 $ 44.974.195 $ 293.614.621 $ 1.892.987.900
6 $ 1.892.987.900 $ 253.861.875 $ 39.752.746 $ 293.614.621 $ 1.639.126.025
7 $ 1.639.126.025 $ 259.192.974 $ 34.421.647 $ 293.614.621 $ 1.379.933.051
8 $ 1.379.933.051 $ 264.636.027 $ 28.978.594 $ 293.614.621 $ 1.115.297.024
9 $ 1.115.297.024 $ 270.193.383 $ 23.421.237 $ 293.614.621 $ 845.103.640
10 $ 845.103.640 $ 275.867.445 $ 17.747.176 $ 293.614.621 $ 569.236.196
11 $ 569.236.196 $ 281.660.661 $ 11.953.960 $ 293.614.621 $ 287.575.535
12 $ 287.575.535 $ 287.575.535 $ 6.039.086 $ 293.614.621 $ 0
Fuente: Construcción de los Autores
𝑉𝐹 =𝑅(1 + 𝑖)𝑛
𝑖
𝑉𝐹 =293.614.621(1 + 0,021)12
0,021= 17.941.852.770
Este será el valor final que el banco BBVA recibirá por parte del proyecto.
Como se puede observar en las dos tablas es mejor solicitar el crédito en el banco Bancolombia
que ofrece unas cuotas más cómodas por el mismo tiempo y valor solicitado.
4.3.2 Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto
Se definieron los costos de operación y mantenimiento de acuerdo a cada uno de los conceptos
establecidos en la EDT que corresponden a estos, como lo son contratos de suministro, equipo de
trabajo, de personal, informes de pago, materia prima, insumos de aseo, entre otros, que se
37 agregaron y organizaron el en flujo de caja del proyecto en la parte de egresos. Y estos valores
ayudaran a medir la viabilidad del proyecto.
4.3.3 Flujo de caja del proyecto
La Tabla 13. Flujo de caja del proyecto se muestra en el Apéndice B- Valoración de Impacto
y Probabilidad.
4.3.4 Determinación del costo de capital, fuentes de financiación y uso de fondos
Este proyecto es de carácter estatal para la prestación de un servicio de alimentación escolar a
los niños y niñas de las diferentes instituciones educativas del departamento Casanare, con el
objetivo de mejorar la calidad de vida y educativa de las instituciones rurales, por lo tanto, una de
sus fuentes de financiación es el Departamento de Casanare que ofrece una inversión inicial de $
2.857.283.863 y una facturación mensual de $ 1.239.000.000. Por lo que no se espera recuperar el
capital del dinero asignado por el ministerio de educación nacional. Por otro lado, se observar del
flujo de caja que la asignación presupuestada para la ejecución del proyecto fue mayor que los
egresos totales, por lo que se tiene un dinero sobrante.
La empresa Casanare se alimenta mejor piensa que con las ganancias que le entran cada mes de
$173.677.812, pretende realizar un ahorro durante un año, es decir, poner el depósito en cuenta de
ahorro programado en algunos bancos, los cuales me ofrecen las siguientes alternativas de
rentabilidad.
El Banco BBVA ofrece una Tasa E.A hasta 4,9% y el Bancolombia ofrece una tasa fija E.A de
5.20% para un Plazos de inversión de 2 hasta 12 meses (1 año).
𝑗 = ( √1 + 𝑖𝑚∗𝑛
− 1) ∗ 𝑚
í= tasa efectiva j= tasa nominal m= período de capitalización en el año n= número de
años
𝑗 = ( √1 + 0.0491∗1
− 1) ∗ 1 = 4.9% 𝑁𝐴
𝑗 = ( √1 + 0.0521∗1
− 1) ∗ 1 = 5.20% 𝑁𝐴
38 El banco BBVA le ofrece una atractiva tasa del 4.9% efectivo anual es una tasa nominal anual
de 4.9%. y el banco Bancolombia le ofrece una atractiva tasa del 5.20% efectivo anual es una tasa
nominal anual de 5.20%.
Al comparar las tasas se puede observar que Bancolombia ofrece mayores condiciones de
rentabilidad. Por lo cual se construye la Tabla 14. Plan de capitalización.
𝑇𝐸𝑀 = ((1 + 𝑇𝐸𝐴)1/12 − 1)
𝑇𝐸𝑀 = ((1 + 0.0520)1
12 − 1) = 0.00423
Tabla 11 Plan de capitalización Periodo Valor Ahorrado Intereses Acumulado
1 $ 173.677.812 $ 734.657 $ 174.412.469
2 $ 173.677.812 $ 1.472.422 $ 349.562.703
3 $ 173.677.812 $ 2.213.307 $ 525.453.822
4 $ 173.677.812 $ 2.957.327 $ 702.088.961
5 $ 173.677.812 $ 3.704.493 $ 879.471.267
6 $ 173.677.812 $ 4.454.821 $ 1.057.603.899
7 $ 173.677.812 $ 5.208.322 $ 1.236.490.033
8 $ 173.677.812 $ 5.965.010 $ 1.416.132.855
9 $ 173.677.812 $ 6.724.899 $ 1.596.535.566
10 $ 173.677.812 $ 7.488.003 $ 1.777.701.381
11 $ 173.677.812 $ 8.254.334 $ 1.959.633.527
12 $ 173.677.812 $ 9.023.907 $ 2.142.335.246
Fuente: Construcción de los autores
La empresa Casanare se alimenta mejor, ahorrara con este dinero en el banco un valor de
2.142.335.246 mil pesos.
4.3.5 Evaluación financiera del proyecto
A partir del flujo de caja, se realizó el análisis beneficio-costo del proyecto, donde se observar
que el proyecto es viable debido a que los beneficios son mayores que los costos generados por el
proyecto, como lo muestra la Tabla 12. Análisis Beneficio costo; además, la relación obtenida B/C
es mayor a 1, lo que nos confirma que el proyecto es viable.
39 Tabla 12 Análisis Beneficio-costo
Concepto BENEFICIOS COSTOS Beneficio-costo
Periodos de
tiempo
ene-20 $ 4.096.283.863 $ 1.524.373.127
feb-20 $ 1.239.000.000 $ 1.065.322.188
mar-20 $ 1.239.000.000 $ 1.065.322.188
abr-20 $ 1.239.000.000 $ 1.065.322.188
may-10 $ 1.239.000.000 $ 1.065.322.188
jun-20 $ 1.239.000.000 $ 1.065.322.188
ago-20 $ 1.239.000.000 $ 1.065.322.188
sep-20 $ 1.239.000.000 $ 1.065.322.188
oct-20 $ 1.239.000.000 $ 1.065.322.188
nov-20 $ 1.239.000.000 $ 1.065.322.188
SUMATORIA $ 15.247.283.863 $ 11.112.272.822 1,372
COSTO DEL CAPITAL 9,18% $ 1.399.700.659
NETOS $ 13.847.583.204 $ 11.112.272.822 1,246
Fuente: Construcción de los Autores
También, se calculó el Valor actual neto, como se observa en la Tabla 13. Valor actual neto, que
el valor del VAN obtenido es mayor que 1, lo que indica que el proyecto es viable.
Tabla 13 Valor actual neto VALORES
PRESENTENTES EN
CADA UNO DE LOS
FLUJOS DE CAJA DE
CADA PERIODO CON
UNA TASA EFECTIVA
MENSUAL DEL 9,18%
2571910735/(1+0,0918)^1 $ 2.355.661.051
173677812/(1+0,0918)^2 $ 145.699.533
173677812/(1+0,0918)^3 $ 133.448.922
173677812/(1+0,0918)^4 $ 122.228.358
173677812/(1+0,0918)^5 $ 111.951.235
173677812/(1+0,0918)^6 $ 102.538.226
173677812/(1+0,0918)^7 $ 93.916.675
173677812/(1+0,0918)^8 $ 86.020.036
173677812/(1+0,0918)^9 $ 78.787.356
173677812/(1+0,0918)^10 $ 72.162.810
SUMATORIA $ 3.302.414.202
VAN $ 3.302.414.202
Fuente: Construcción de los Autores
40
Nota: La tabla 14. Análisis TIR; Muestra que el valor del TIR supera el 100%.
Tabla 14 Análisis TIR
oct-18 nov-18 dic-18 ene-19 feb-19 mar-19 abr-19 may-19 jun-19 jul-19 ago-19 sep-19 oct-19
30.350.0
00/(1+0,07)^
1
(-
)15.400.000/(
1+0,07)^2
28.000.0
00/(1+0,07)^
3
(-
)30.500.000/(
1+0,07)^4
14.040.4
66/(1+0,07)^
5
(-
)25.700.000/(
1+0,07)^6
28.250.0
00/(1+0,07)^
7
(-
)21.600.000/(
1+0,07)^8
27.700.0
00/(1+0,07)^
9
(-
)18.050.000/(
1+0,07)^10
32.800.0
00/(1+0,07)^1
1
(-
)44.000.000/(
1+0,07)^12
21.700.0
00/(1+0,07)^1
3
$ 28.364.486 -$ 13.450.956 $ 22.856.341 -$ 23.268.304 $ 10.010.658 -$ 17.124.995 $ 17.592.680 -$ 12.571.397 $ 15.066.965 -$ 9.175.705 $ 15.583.044 -$ 19.536.526 $ 9.004.729
30.350.0
00/(1+0,075)
^1
14.950.0
00/(1+0,075)
^2
42.950.0
00/(1+0,075)
^3
12.450.0
00/(1+0,075)
^4
21.490.4
66/(1+0,075)
^5
(-
)4.209.534/(1
+0,075)^6
24.040.4
66/(1+0,075)
^7
2.440.46
6/(1+0,075)^
8
30.140.4
66/(1+0,075)
^9
12.090.46
6/(1+0,075)^1
0
44.890.4
66/(1+0,075)^
11
890.466/(
1+0,075)^12
27.590.4
66/(1+0,075)^
13
$ 28.232.558 -$ 13.326.122 $ 22.538.896 -$ 22.838.416 $ 9.780.008 -$ 16.652.611 $ 17.027.826 -$ 12.111.168 $ 15.066.965 -$ 8.757.750 $ 14.804.057 -$ 18.473.582 $ 8.475.195
30.350.0
00/(1+0,08)^
1
14.950.0
00/(1+0,08)^
2
42.950.0
00/(1+0,08)^
3
12.450.0
00/(1+0,08)^
4
21.490.4
66/(1+0,08)^
5
(-
)4.209.534/(1
+0,08)^6
24.040.4
66/(1+0,08)^
7
2.440.46
6/(1+0,08)^8
30.140.4
66/(1+0,08)^
9
12.090.46
6/(1+0,08)^10
44.890.4
66/(1+0,08)^1
1
890.466/(
1+0,08)^12
27.590.4
66/(1+0,08)^1
3
$ 28.101.852 -$ 13.203.018 $ 22.227.303 -$ 22.418.411 $ 9.555.705 -$ 16.195.359 $ 16.483.604 -$ 11.669.808 $ 13.856.896 -$ 8.360.642 $ 14.067.358 -$ 17.473.005 $ 7.979.045
30.350.0
00/(1+0,085)
^1
14.950.0
00/(1+0,085)
^2
42.950.0
00/(1+0,085)
^3
12.450.0
00/(1+0,085)
^4
21.490.4
66/(1+0,085)
^5
(-
)4.209.534/(1
+0,085)^6
24.040.4
66/(1+0,085)
^7
2.440.46
6/(1+0,085)^
8
30.140.4
66/(1+0,085)
^9
12.090.46
6/(1+0,085)^1
0
44.890.4
66/(1+0,085)^
11
890.466/(
1+0,085)^12
27.590.4
66/(1+0,085)^
13
$ 27.972.350 -$ 13.081.611 $ 21.921.427 -$ 22.008.016 $ 9.337.548 -$ 15.752.689 $ 15.959.169 -$ 11.246.460 $ 13.292.667 -$ 7.983.252 $ 13.370.472 -$ 16.530.874 $ 7.514.034
30.350.0
00/(1+0,09)^
1
14.950.0
00/(1+0,09)^
2
42.950.0
00/(1+0,09)^
3
12.450.0
00/(1+0,09)^
4
21.490.4
66/(1+0,09)^
5
(-
)4.209.534/(1
+0,09)^6
24.040.4
66/(1+0,09)^
7
2.440.46
6/(1+0,09)^8
30.140.4
66/(1+0,09)^
9
12.090.46
6/(1+0,09)^10
44.890.4
66/(1+0,09)^1
1
890.466/(
1+0,09)^12
27.590.4
66/(1+0,09)^1
3
$ 5.057 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0
Fuente: Construcción de los Autores
41
4.4 Estudio Social Y Ambiental
4.4.1. Descripción y categorización de riesgos e impactos ambientales
La evaluación realizada de los riesgos ambientales del proyecto ha permitido definirlos con base
en la categorización considerada para la región. Como se muestra en Apéndice C. Valoración de
impacto y probabilidad.
4.4.2. Definición de flujo de entradas y salidas
Como se muestra en la ilustración 7. Flujo de entradas y salidas, cada uno de los insumos
requeridos para llevar a cabo la ejecución del proyecto, contiene las actividades necesarias que
definen su plan de acción.
Energía
eléctrica, papel,
tinta
Contratos de
trabajos
Computadoras,
impresoras, tinta,
escáner
Reciclado: Papel
Respel: tóner cartucho
Energía
eléctrica, papel,
tinta
Plan de
saneamiento
básico
Computadoras,
impresoras, tinta,
escáner
Reciclado: Papel
Respel: tóner cartucho
Pintura,
energía
eléctrica, bolsas
plásticas, agua
Adecuación
bodega de
almacenamiento
Dotación
refrigeradores estibas,
caneca de residuos
Reciclado: Papel,
bolsas plásticas. Respel:
Batería para
termómetros digitales,
balanzas y aire
acondicionado-.
Energía
eléctrica, papel,
tinta
Capacitaciones
manipuladoras
Computador, Video
Vean, hojas, esferos,
marcadores
Reciclado: Papel
Respel: Tóner cartucho
ENTRAD
AS
SALIDAS INSUMOS ACTIVIDAD
ES
42
Energía
eléctrica, papel,
tinta, plásticos,
costales y
mallas.
Compra de
materia prima
Computador,
impresora, tinta,
scanner
Reciclado: Platicos
polipropileno, papel, tinta
y tóner
Combustible,
agua, aceite
Trasporte de
materia prima
Camiones,
camionetas, moto
combustible
Emisiones
Agua,
energía
eléctrica, gas o
leña, materia
prima orgánica
e inorgánica,
bolsas, cartón,
plásticos.
Preparación
menú
Estufa nevera,
termómetros digitales
Reciclado: Envases
Tetrapak, carbón,
residuos líquidos,
residuos sólidos, bolsas,
cartón, plásticos, vidrios.
Respel: Baterías
Plásticos,
comida
preparada,
desinfectantes
Servicio
raciones
Cucharas, Platos y
recipientes
Reciclado: Desechos
sólidos, desechos
líquidos, plásticos y
cascara.
Figura 7 Flujo de entradas y salidas de recursos Fuente: Construido por los Autores
4.4.3. Estrategias de mitigación de impacto ambiental
El Apéndice D- Estrategia de mitigación de impacto ambiental, la aplicación de estas estrategias
de mitigación tiene la finalidad de mantener la integridad funcional del proyecto. Dichas
estrategias, además de monitorear la eficacia de las medidas de mitigación, también ayudarán a
formular, en caso de requerirse, medidas emergentes necesarias para aminorar los impactos
ambientales desafortunados del Proyecto.
43 5. Inicio de Proyecto
5.1 Caso de Negocio
Control de Versiones
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1 Adriana Hernández Zulma Duarte 15/09/2018 Gestión de calidad
2 Lindón Galo García Zulma Duarte 29/09/2018
3 Adriana Hernández Zulma duarte 06/10/2018
PROYECTO
(nombre del
proyecto)
Estrategia de Acceso y Permanencia de los Estudiantes con Servicio
de Alimentación Escolar.
1. DESCRIPCION DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
Para realizar la entrega de los Complementos alimentarios en las instituciones educativas
oficiales del Departamento de Casanare se incluyó entregables como la Planeación y
financiamiento, Adquisición, preparativos y ejecución a través de los cuales se detallan las
actividades, costos, duración, alistamiento, selección y contratación de personal manipulador de
alimentos. A continuación, se detalla cada entregable con sus actividades.
Planeación y financiamiento: El entregable incluye acta de constitución, control de cuentas,
los planes de gestión y los informes de control de seguimiento.
Adquisición: Este entregable abarca desde la compra de materia prima teniendo en cuenta los
lineamientos establecidos por el ministerio de Educación Nacional que tiene que ver con la
cantidad requerida en los ciclos de menús, calidad de los alimentos y la frecuencia de entrega,
así como la normatividad en rotulado y etiquetado de materia prima. Luego para la contratación
de los manipuladores de alimentos se debe dar cumplimiento a los requisitos exigidos en la
resolución 29452 de 2017 de igual manera lo estipulado en materia de dotación con los
implementos necesarios para cumplir con las labores de preparación de alimentos. En este
44 entregable hace parte la adquisición de pólizas de seguros que respaldan el cumplimiento en la
ejecución del proyecto.
Preparativos: Este entregable incluye las actividades previas de alistamiento para el inicio de
la ejecución desde la legalización del contrato esta actividad necesaria para dar legalidad a las
actividades que prosiguen como la adecuación de la bodega de almacenamiento que debe cumplir
con la normatividad sanitaria y la resolución 29452 de 2017, esta bodega se acondiciona con los
equipos necesarios para garantizar la calidad en el almacenamiento temporal de la materia prima
antes del despacho a cada una de las sedes. Este entregable incluye la capacitación de todo el
personal que hace parte de la ejecución en esta etapa se elabora el plan nutricional, plan de
saneamiento básico y sobre estos temas se basa la capacitación, por último, se establece el plan
de rutas necesario para la entrega de los complementos alimentarios.
Ejecución: Este entregable incluye las actividades a desarrollar en la puesta en marcha como
lo es la preparación de alimentos por el personal manipulador de alimentos que ha sido
contratado y capacitado previamente, en este se lleva a cabo la entrega de las raciones a los
estudiantes con su respectivo control de calidad.
2. SPONSOR Departamento de Casanare (secretaria de educación)
3. ALINEAMIENTO DEL PROYECTO
IDENTIFICACION DE LA CAUSA RAIZ DEL PROBLEMA
Bajos recursos económicos de las familias en especial del área rural, en el componente de la
alimentación para la permanencia de los NNAJ en el sistema educativa.
Insuficiente seguimiento a la calidad e interventoría de la prestación del servicio de
alimentación escolar entregada a estudiantes.
Largas distancias para llegar a la sede educativa.
Débiles estrategias para la promoción de hábitos de la vida saludable y nutricional (SAN) en
los establecimientos educativos de Casanare.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA ORGANIZACIÓN
Garantizar la prestación adecuada del servicio, con productos de calidad, tiempo de respuesta
y satisfacción del cliente.
45 Garantizar la prestación adecuada del servicio, con productos de calidad, tiempo de respuesta
y satisfacción del cliente.
Como vemos el proyecto fortalece la organización de la empresa dado cumpliendo con las
actividades y teniendo como base un producto final de excelente calidad, se estaría posicionando
la empresa a nivel local.
4. ANALISIS COSTO – BENEFICIO
COSTOS
Informe de pagos mensuales $ 17.963.775
Perecederos $ 3.680.724.944
No perecederos $ 3.699.254.384
Insumos para actividades de limpieza y desinfección y
saneamiento básico
$ 1.807.420
Contratos de suministro $ 1.544.120
Contratación de equipo de trabajo $ 18.695.371
Contratación de personal manipulador de alimentos. $ 1.807.420
Contratación personal administrativo $ 16.097.415
Sede administrativa $ 23.062.495
Bodega de almacenamiento general ubicada en Yopal –
Casanare
$ 50.303.310
Firma y legalización de contrato $ 3.847.430
Plan de capacitación manipuladoras $ 4.544.120
Plan de capacitación conductores $ 3.451.855
Plan de capacitación personal bodega $ 451.855
Elaboración de ciclos de menús, guías de preparación de
alimentos y análisis químico para 20 días.
$ 3.088.240
Programa de limpieza y desinfección $ 134.105.364
Programa de control de plagas $ 134.105.364
Programa de desechos sólidos $ 134.105.365
Horarios de salida de materia prima de bodega $ 451.855
Horarios de entrega de materia prima en sedes educativas $ 2.755.165
46 preparación de alimentos en cada comedor de acuerdo con ciclos de menús $ 1.012.181.940
Horario de entrega de complemento alimentario. $ 2.000.144.520
registro diario de beneficiarios de complementos alimentarios $ 50.955.960
diligenciamiento formatos de plan de saneamiento básico $ 14.911.215
Toma de muestras para evaluación microbiológica. $ 101.911.920
TOTAL, COSTOS $11.112.272.822
BENEFICIOS
Inversión inicial:
Conformar el equipo de dirección del proyecto $ 13.819.850
Elaborar plan de trabajo $ 5.391.550
desarrollo de proyecto $ 12.352.960
Inversión inicial $ 7.694.860
Manejo de anticipo $ 7.205.893
Dotación del personal equipo de trabajo $ 8.451.855
Dotación de sede administrativa $ 15.451.855
Dotación personal manipulador de alimentos $ 34.242.055
Dotación de bodegas $ 9.700.098
Vehículos de transporte de alimentos $ 734.562.000
Vehículos de transporte de personal $ 367.281.000
Cavas de almacenamiento para transporte $ 122.427.000
Plan de mantenimiento $ 41.967.976
Vehículos de transporte de personal y transporte de alimentos. $ 903.710
adquisición de pólizas $ 733.108.406
tramitar el permiso sanitario $ 4.544.120
Facturación mensual $ 844.477.999
TOTAL, BENEFICIOS $ 2.963.583.187
TOTAL, COSTO-BENEFICIO $14.075.856.009
EL VALOR ESTÁ DADO POR RACIÓN PREPARADA LISTA PARA ENTREGAR. POR UN TIEMPO
DE 296 DÍAS CALENDARIO ESCOLAR PARA 13854 ESTUDIANTES.
El proyecto tiene beneficios sociales dirigidos a los niños en edad escolar que contaran con
un buen servicio de alimentación garantizando que todos ellos asistan a clases y estén preparados
para aprender. Especialmente, que llegue a los niños pobres y hambrientos que son los que más
se benefician, resultando así, como una herramienta de utilidad para que los niños pobres
47 permanezcan en las escuelas. Por otro lado, este proyecto está bajo el plan de desarrollo del
departamento de Casanare.
5. CONTEXTO DE INICIACIÓN DEL PROYECTO.
Este proyecto se realiza de acuerdo con las políticas de alimentación del MEN para mejorar
la permanencia estudiantil y alimentación de los NNAJ en las diferentes instituciones educativas
de Casanare y basados en la resolución 29452 de 2017 del MEN.
6. CRITERIOS DE DECISION
REQUERIDO
Con el fin de que Casanare se alimenta mejor S.A.
cumpla los requerimientos establecidos en cuanto alcance,
costo, tiempo y principalmente calidad, del contrato con el
departamento de Casanare.
DESEABLE
OPCIONAL
APROBACIONES
CARGO FECHA FIRMA
Lucy Adriana Hernández Hernández 06/10/2018 Adriana Hernández
Zulma Cristina Duarte Bohórquez 06/10/2018 Zulma C. Duarte
Lindón Galo García Berrio 06/10/2018 Lindón Galo García
5.2 Plan De Gestión De La Integración
5.2.1 Acta de constitución
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada
por
Aprobada
por
Fecha Ajuste
1 Adriana
Hernández
Gestión de
calidad
29/09/2018
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
PROYECTO Casanare se alimenta mejor
1. DESCRIPCION DEL PROYECTO
X
48 El proyecto suministrara un Complemento alimentario, ración preparada en sitio o ración
industrializada en caso de presentarse situaciones fortuitas o deficiencia en la infraestructura. El
complemento aporta el 30 % del requerimiento diario de ingesta, el cual está basado en la minuta
patrón del Ministerio de Educación Nacional, en los ciclos de menús previamente elaborados por
una Nutricionista dietista. Revisar sangrías
Este tipo de complemento permite la preparación de los alimentos directamente en las
instalaciones del comedor escolar de cada una de las instituciones educativas del departamento,
con materia prima de excelente calidad e inocuidad.
Para obtener un producto final de la mejor calidad, que satisfaga los requerimientos del proyecto,
es necesario cumplir con las fases del ciclo de vida del proyecto, como son: Planeación,
Seguimiento y Control desde la escogencia y compra de la materia prima, la preparación, el
suministro de la alimentación en las sedes, la distribución y la entrega a los estudiantes. En este
aspecto el proyecto prestara suma importancia a cada uno de estas fases (la Compra, la
Planeación, la Entrega, la preparación y distribución) para que los complementos alimentarios
sean entregados oportunamente y en condiciones de calidad e inocuidad que aporten el
requerimiento nutricional propuesto, con el seguimiento y control realizado por el personal del
proyecto, las directivas educativas, los profesores, todos y cada uno de los interesados del
programa de alimentación (proyecto), incluidos los padres de familia, estudiantes y comunidad
en general; quienes conforman los comités de alimentación escolar y quienes en beneficio de la
nutrición y mejor educación de sus hijos, adquieren este compromiso, para realizando el
seguimiento y control a los alimentos entregados y adicionalmente realizan las respectivas
sugerencias que a bien tienen, con el fin de mejorar la prestación del servicio proporcionado por
el proyecto.
Cabe anotar que el producto será preparado con materia prima en primera instancia con los
productos que se cultivan en la región y que su almacenamiento cumplirá con un estricto control
de clasificación y refrigeración según sea necesario. Así mismo se cumplirá con los controles de
calidad en cada una de las fases del proyecto, con base en lo establecido en el plan de calidad.
Todo lo anterior con el fin de brindar un suministro organizado de alimentos con calidad en
las instituciones educativas que tengan el aporte nutricional establecido en las minutas patrón del
MEN, con el fin de ayudar a mejorar el desempeño académico y la asistencia de los estudiantes
de las áreas rurales en el sistema educativo.
49
2. DESCRIPCION DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
Para realizar la entrega de los Complementos alimentarios en las instituciones educativas
oficiales del Departamento de Casanare se incluyó entregables como la Planeación y
financiamiento, Adquisición, preparativos y ejecución a través de los cuales se detallan las
actividades, costos, duración, alistamiento, selección y contratación de personal manipulador de
alimentos. A continuación, se detalla cada entregable con sus actividades.
Planeación y financiamiento El entregable incluye acta de constitución, control de cuentas,
los planes de gestión y los informes de control de seguimiento.
Adquisición: Este entregable abarca desde la compra de materia prima teniendo en cuenta
los lineamientos establecidos por el ministerio de Educación Nacional que tiene que ver con
la cantidad requerida en los ciclos de menús, calidad de los alimentos y la frecuencia de
entrega, así como la normatividad en rotulado y etiquetado de materia prima. Luego para la
contratación de los manipuladores de alimentos se debe dar cumplimiento a los requisitos
exigidos en la resolución 29452 de 2017 de igual manera lo estipulado en materia de dotación
con los implementos necesarios para cumplir con las labores de preparación de alimentos.
En este entregable hace parte la adquisición de pólizas de seguros que respaldan el
cumplimiento en la ejecución del proyecto.
Preparativos: Este entregable incluye las actividades previas de alistamiento para el inicio
de la ejecución desde la legalización del contrato esta actividad necesaria para dar legalidad
a las actividades que prosiguen como la adecuación de la bodega de almacenamiento que
debe cumplir con la normatividad sanitaria y la resolución 29452 de 2017, esta bodega se
acondiciona con los equipos necesarios para garantizar la calidad en el almacenamiento
temporal de la materia prima antes del despacho a cada una de las sedes. Este entregable
incluye la capacitación de todo el personal que hace parte de la ejecución en esta etapa se
elabora el plan nutricional, plan de saneamiento básico y sobre estos temas se basa la
capacitación, por último, se establece el plan de rutas necesario para la entrega de los
complementos alimentarios.
50 Ejecución: Este entregable incluye las actividades a desarrollar en la puesta en marcha del
proyecto, como lo es la preparación de alimentos por el personal manipulador de alimentos que
ha sido contratado y capacitado previamente, en este se lleva a cabo la entrega de las raciones a
los estudiantes con su respectivo control de calidad.
3. SPONSOR Departamento de Casanare (Secretaria de Educación)
4. OBJETIVOS DEL PROYECTO
CONCEPTO OBJETIVOS MÉTRICA INDICADOR
DE ÉXITO
1. ALCANCE La entrega de un
complemento alimentario para
los estudiantes rurales de las
diferentes instituciones
educativas de Casanare
Evaluación de
satisfacción del
cliente
100 %.
2. TIEMPO Terminar el proyecto en el
tiempo establecido 269 días.
Índice
Calendario de
rendimiento
SPI ≥ 1.
3. COSTO Poner en marcha el proyecto
con un presupuesto máximo de
$14.075.856.009 con una reserva
de contingencia de
$2.815.171.202 para un total de
$2.891.027.211.
Índice
Calendario de
rendimiento
CPI ≥ 1.
4. CALIDAD Entregar el proyecto
finalizado cumpliendo con todos
los estándares de calidad del
ministerio de educación nacional
(MEN).
Cumplimiento
de requisitos de
calidad
100%.
5. SATISFACCIÓN
DEL CLIENTES
Lograr que los beneficiarios
consuman el producto con la
mayor satisfacción de un buen
servicio y una buena preparación.
Cumplimiento
de triple
restricción.
100%.
5. CRONOGRAMA DEL PROYECTO
Periodo de ejecución año 2019
51
6. CRONOGRAMA E HITOS DEL PROYECTO.
HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA
PROGRAMADA
Firma del contrato 01/01/2019
Informe mensual para pago 03/01/2019
Entrega informe de factura de compra 30/02/2019
Entrega Informe de costos de los implementos de aseo 12/01/2019
Entrega Informe de guía de rutas 30/02/2019
Publicación Menú del ciclo nutricional 30/01/2019
7. RESTRICCIONES DE ALTO NIVEL
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA
ORGANIZACIÓN
No contar con instalaciones adecuadas Cambio de la normativa nutricional
No contar con el apoyo de las instituciones
educativas
Variación en los precios de la materia prima
Demora o no pago de los salarios, seguridad
y prestaciones sociales del personal
Cambio climático (vías, producción, costos)
8. SUPUESTOS
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA
ORGANIZACIÓN
Firma del contrato antes de empezar la fase
alistamiento y ejecución
Constancia en la normativa nutricional
Entrega de plan nutricional Valor mercable estable
Entrega de plan de rutas Ningún problema en las vías
Febrero Marzo Abril Mayo Junio Agosto Septimebre Octubre Noviembre
Entrega informe de compra de
materia prima.
Entrega informe de contratación
de la mano de obra.
Entrega informe de compra de
dotación.
Entrega de informe de
alistamiento aseo y desinfección.
Entrega informe de
mantenimiento de equipos.
Aprobación informe de guía de
trasportación de materia prima.
Entrega informe de elaboración de
producto.
Plazos del cronograma del proyectoEntregable
52 9. PRINCIPALES RIESGOS DE ALTO NIVEL
Incumplimiento en la suscripción del contrato
Incumplimiento del cronograma
Incumplimiento en la preparación de la minuta
Mala calidad de los insumos entregados
10. PRESUPUESTO PRELIMINAR
CONCEPTO MONTO ($)
1. Planeación $ 31.564.360
2. Financiamiento $ 877.342.527
3. Adquisición $ 8.828.284.428
4. Preparativos $ 1.158.559.139
5. Ejecución $ 3.180.105.555
TOTAL LÍNEA BASE $ 14.075.856.009
6. Reserva de gestión 20% $ 2.815.171.202
TOTAL PRESUPUESTO $ 16.891.027.211
11. LISTA DE INTERESADOS CLAVES (STAKEHOLDERS)
NOMBRE ROL EN EL
PROYECTO
FASE
DE
MAYOR
INTERÉS
EXPECTATIV
AS
PRINCIPALES
CLASIFICACIÓ
N
INTERN
O /
EXTERNO
APOY
O /
NEUTRA
L /
OPOSITO
R
Estudiantes Los
beneficiados
del producto
Cierre Obtener una
buena
alimentación
balanceada
Externo
s
Neutr
al
Padres de
familias
Veedores
del
cumplimiento
de calidad del
servicio
Control
y Cierre
Que sus hijos
cuenten con una
alimentación
saludable y
balanceada
Externo Neutr
al
Docentes/directi
vos
Seguimient
o y
acompañamien
to al consumo
del producto
Monitor
es y control
la
permanencia de
los nnaj en las
instituciones
educativas
Externo Apoy
o
53 11. LISTA DE INTERESADOS CLAVES (STAKEHOLDERS)
NOMBRE ROL EN EL
PROYECTO
FASE
DE
MAYOR
INTERÉS
EXPECTATIV
AS
PRINCIPALES
CLASIFICACIÓ
N
INTERN
O /
EXTERNO
APOY
O /
NEUTRA
L /
OPOSITO
R
MEN Asignación
de recursos
Ejecució
n
Disminuir los
índices de
desnutrición y
deserción
escolar
Interno Apoy
o
Secretaria de
educación
departamental y
municipal
Velar el
cumplimiento
del proyecto
Todas Disminuir los
índices de
desnutrición y
deserción
escolar
Interno Apoy
o
12. NIVELES DE AUTORIDAD
ÁREA DE
AUTORIDAD
DESCRIPCIÓN DEL NIVEL DE AUTORIDAD
DECISIONES DE
PERSONAL
(STAFFING)
Nivel bajo
Contratación y creación de los diferentes grupos de trabajo de
acuerdo a las actividades.
GESTIÓN DE
PRESUPUESTO Y DE
SUS VARIACIONES
Nivel bajo
Distribución de los recursos a cada una de las áreas de trabajo, así
como el pago a proveedores, empleados, entre otros.
DECISIONES
TÉCNICAS
Nivel alto
Supervisión y control de las especificaciones del producto, cambios
que se deban realizar, manejo y apoyo al personal.
RESOLUCIÓN DE
CONFLICTOS
Nivel medio
Coordinación y capacitación del personal para que asuman e
identifiquen las diferentes causales de los conflictos, de manera que
asuman su responsabilidad y se hagan a cargo de ellos.
RUTA DE
ESCALAMIENTO Y
Nivel medio
Manejo y control del personal encargado por medio de
coordinadores y gerentes de proyecto.
54 LIMITACIONES DE
AUTORIDAD
13. DESIGNACIÓN DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
NOMBRE ZULMA CRISTINA DUARTE B. NIVEL DE AUTORIDAD
REPORTA A DEPARTAMENTO CASANARE ALTO
SUPERVISA A COORDINADORES Y
NUTRICIONISTAS
14. APROBACIONES
CARGO FECHA FIRMA
Lucy Adriana Hernández Hernández 29/09/2018 Adriana Hernández
Zulma Cristina Duarte Bohórquez 29/09/2018 Zulma C. Duarte
Lindón Galo García Berrio 29/09/2018 Lindón García
5.2.2 Informe de avance del proyecto
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha AJUSTE
1 Adriana
Hernández
Gestión de
calidad
28/08/2019
INFORME AVANCE DE PROYECTO
PROYECTO (nombre del proyecto)
Estrategia de Acceso y Permanencia de los Estudiantes con Servicio de
Alimentación Escolar.
NOMBRE DEL CLIENTE
O SPONSOR
Departamento de Casanare (Secretaria de Educación)
FINANCIADOR DEL
PROYECTO:
Departamento de Casanare (Secretaria de Educación)
55 ENTIDAD EJECUTORA: Departamento de Casanare (Secretaria de Educación)
GERENTE DEL
PROYECTO
Zulma Cristina Duarte Bohórquez
FECHA INICIO: 07/01/2019 FECHA FIN: 13/12/2019
1. CRITERIOS DE ÉXITO
(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance y calidad)
CONCEPTO RESULTADOS VARIACIÓN
Alcance La entrega de un
complemento alimentario
para los estudiantes rurales de
las diferentes instituciones
educativas de Casanare,
cumpliendo con la tiple
restricción.
Tiempo Terminar el proyecto en el
tiempo establecido de 269
días, cumpliendo con el
calendario de rendimientos
establecido.
Costo Poner en marcha el
proyecto con un presupuesto
máximo de $14.075.856.009
con una reserva de
contingencia de
$2.815.171.202 para un total
de $ 16.891.027.211,
cumpliendo con el
presupuesto establecido.
56 Calidad Entregar el proyecto
finalizado cumpliendo con
todos los estándares de
calidad del ministerio de
educación nacional (MEN),
cumpliendo en 100% con los
requerimientos de calidad.
Satisfacción del cliente Lograr que los
beneficiarios consuman el
producto con la mayor
satisfacción de un buen
servicio y una buena
preparación, cumpliendo en
100% la evaluación de
satisfacción del cliente.
2. ESTADO GENERAL DEL PROYECTO
Datos de porcentaje de ejecución de cada actividad dentro del proyecto, tomando las actividades
de la línea base y la curva S.
Tabla 15 Datos de la curva S
Paquete de Trabajo Fechas Duración
(días)
Duración
Acumulada
Porcentaje de
cada actividad en la
ejecución (%)
Plan del proyecto 07/01/19 35 35 3,42
Control de cuentas 28/01/19 50 85 8,30
Compra de Materia
Prima
07/01/19 73 158 15,43
Contratos Mano de
Obra
25/02/19 23 181 17,68
Compra de Dotación 25/02/19 11 192 18,75
Infraestructura
Locativas
04/03/19 47 239 23,34
Compra de equipos 18/03/19 53 292 28,52
57 compra de pólizas de
seguros
06/05/19 9 301 29,39
Legalización contrato 18/03/19 61,67 363 35,45
Adecuación bodega
almacenamiento
29/04/19 10 373 36,43
Capacitación de mano
de obra
25/04/19 46,67 419 40,92
Plan de nutrición y
dietas
25/04/19 28,67 448 43,75
Plan de saneamiento
bodegas y comedores
25/05/19 10 458 44,73
Plan de distribución
de raciones por sedes
01/04/19 47,67 506 49,41
Preparación de
alimentos
29/04/19 165 671 65,53
Entrega de raciones a
los estudiantes
29/04/19 165 836 81,64
Control de calidad 29/04/19 188,67 1.024 100,00
3. ACEPTACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL PROYECTO
OBJETIVOS
ENTREGABLES FECHA
OBSERVACIONES
1. 1 Gerencia de
proyecto
1.1.1 Gestión de alcance 19/05/201
9
Aceptado
1.1.2 Gestión de integración 19/05/201
9
Aceptado
1.1.3 Gestión de tiempo 19/05/201
9
Aceptado
1.1.4Gestión de cronograma y
costos
21/08/201
9
Aceptado
1.1.5 Gestión de calidad 09/07/201
9
Aceptado
1.1.6 Gestión de recursos 21/11/201
8
Aceptado
1.1.7 Gestión de comunicación
e interesados
28/04/201
9
Aceptado
1.1.8 Gestión de riesgos 21/08/201
9
Aceptado
1.1.9 Gestión de adquisiciones
y contratos
21/08/201
9
Aceptado
1.1.10 Gestión de interesados 19/04/201
9
Aceptado
1.1.11 Seguimiento y control de
proyectos
07/07/201
9
Aceptado
1.1.12 Gestión ambiental 24/02/201
9
Aceptado
58 1.1.13 Finanzas para proyecto 07/04/201
9
Aceptado
2. Desarrollo de
proyecto
1.2.1 Plan de proyectos 22/02/201
9
Aceptado
1.2.2 Control de cuentas 29/03/201
9
Aceptado
1.2.3 Compra de materia prima 19/04/201
9
Aceptado
1.2.4 Contratos de mano de
obra
25/02/201
9
Aceptado
1.2.5 Compra de dotación 01/03/201
9
Aceptado
1.2.6 Infraestructura locativa 26/04/201
9
Aceptado
1.2.7 Compra de equipos 10/05/201
9
Aceptado
1.2.8 Compra de pólizas de
seguro
10/05/201
9
Aceptado
1.2.9 Legación de contratos 17/05/201
9
Aceptado
1.2.10 Adecuación de bodegas 03/05/201
9
Aceptado
1.2.11 Capacitación de mano de
obra
10/05/201
9
Aceptado
1.2.12 Plan de nutrición y
dietética
26/04/201
9
Aceptado
1.2.13 Plan de saneamiento
bodegas
05/04/201
9
Aceptado
5.2.3 Plan de gestión de beneficios
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1 Lindón García Zulma Duarte 6/10/2018
PLAN DE GESTIÓN DE BENEFICIOS
PROYECTO
(nombre del proyecto)
ESTRATEGIA PARA LA ALIMENTACIÓN ESCOLAR EN LAS
INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL DEPARTAMENTO DEL
CASANARE
1. BENEFICIOS TANGIBLES
CONCEPTO PLANEADO REAL %
VARIACIÓN RESULTADO DE LA MEDICIÓN
59 VALOR
ACTUAL NETO
(NPV)
$3.302.414.202
TASA INTERNA DE
INVERSIÓN (TIR) $3.302.414.202
RELACIÓN
COSTO-
BENEFICIO (BCR)
1.246
2. BENEFICIOS INTANGIBLES
PLANEADO REAL RESULTADO DE LA
MEDICIÓN
Generar una mejor
economía en la región, en el
momento de comprar la
materia prima a los
vendedores de la región
Generar empleo en los
habitantes del departamento
Prestar servicio de calidad
3. INTEGRACIÓN DE LOS ENTREGABLES EN EL ENTORNO OPERATIVO DE
LA ORGANIZACIÓN
(Cómo el proyecto se integra a la organización, funcionalidad, soporte, entre otros)
Casanare se alimenta Mejor, con el suministro de complemento alimentario está
contribuyendo con el fortalecimiento en la permanencia de los NNAJ en el sistema educativo
teniendo en cuenta la situación de inasistencia a la escuela, los índices de repotencia y deserción
escolar
Como complemento a este fortalecimiento se implementan estrategias como la
Promoción de Estilos de Vida Saludable por medio de la cual se incentiva a los estudiantes a
consumir alimentos que mejoren sus condiciones de salud y bienestar permitiendo a los NNAJ
tener mejor rendimiento académico en las aulas de clase y en su desarrollo como personas.,
60 garantizando un aumento en el nivel de nutrición y evitando así que estos niños entren a engrosar
los índices de analfabetismo y desnutrición.
4. PLAZO PARA OBTENER LOS BENEFICIOS
1. PLAZO PARA OBTENER
LOS BENEFICIOS
Año escolar 2019, en el mes de diciembre cuando el año escolar
haya finalizado
2. ESTADO FUTURO
DESEADO DE LA
ORGANIZACIÓN
La Organización espera cumplir con el objetivo principal del
proyecto y es un mayor cubrimiento de NNAJ dentro del plan de
alimentación para el próximo periodo escolar.
3. CICLO DE VIDA DEL
PROYECTO
Figura 8 Ciclo de vida del proyecto
Fuente: Tomado de PMBOKGuide Sexta Edición
5. DUEÑO DE LOS BENEFICIOS - INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
(Interesados de responsable de monitorear, registrar e informar los beneficios obtenidos
en el transcurso del plazo establecido en el plan)
BENEFICIO OBJETIVO INTERESADO SEGUIMIENTO
Mejorar el grado de
nutrición de los NNAJ.
Secretaria de educación
Departamental
61 5. DUEÑO DE LOS BENEFICIOS - INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
(Interesados de responsable de monitorear, registrar e informar los beneficios obtenidos
en el transcurso del plazo establecido en el plan)
BENEFICIO OBJETIVO INTERESADO SEGUIMIENTO
Mejorar el rendimiento
educativo de NNAJ.
Responsables Institución
Educativa
Mayor asistencia a clases Secretaria e Institución
Educativa
6. APROBACIONES
CARGO FECHA FIRMA
Lucy Adriana Hernández H. 6/09/2018 Adriana Hernández
Zulma Cristina Duarte B. 6/09/2018 Zulma C. Duarte
Lindón Galo García Berrio. 6/09/2018 Lindón G. García.
62
5.2.4 Registro de lecciones aprendidas
FECHA
CÓDIGO
DE
LECCIÓN
APRENDIDA
CATEGORÍA
ENTREGABLE
AFECTADO
DESCRIPCIÓN
PROBLEMA CAUSA IMPACTO
ACCIÓN
CORRECTIVA
LECCIÓN
APRENDIDA
29/08/2018 01 riesgo Control de
cronograma
Línea base de
costos
Control integrado
de cambios
Las manipuladoras
no viven en las sedes
educativas, lugar
donde se recibe la
materia prima
Viven en
área rural por
tanto son áreas
altamente
dispersas.
No se presta
el servicio de
forma oportuna.
Establecer
horario
adicional a las
manipuladoras
de alimentos.
A pesar de
incrementar un
costo adicional por
el horario extra de
las manipuladoras,
se garantiza que el
complemento se
entregue en
condiciones de
calidad
10/10/2018 02 riesgo Control de
cronograma
Línea base de
costos
Línea base de
costos
Control integrado
de cambios
Los vehículos de
transporte que
presentan fallas
mecánicas en el
recorrido
Falta de
mantenimiento
No llega a
tiempo la
materia prima
Retraso en la
entrega de
complementos
Daño en la
calidad de
alimentos
perecederos
Tener
proveedor
adicional en el
área de
prestación de
servicio
Mantenimiento
periódico y
revisión
obligatoria de
vehículos antes de
salir a recorridos.
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborado por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1 Lindon G García Adriana Hernández Gestión de calidad
REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS
PROYECTO
(nombre del proyecto)
Casanare se alimenta mejor
63
FECHA
CÓDIGO
DE
LECCIÓN
APRENDIDA
CATEGORÍA
ENTREGABLE
AFECTADO
DESCRIPCIÓN
PROBLEMA CAUSA IMPACTO
ACCIÓN
CORRECTIVA
LECCIÓN
APRENDIDA
02/08/2019 03 riesgo Control de
cronograma
Línea base de
costos
Línea base de
costos
Control integrado
de cambios
Lluvias Fuertes
que ocasionan daños
en las vías de acceso
Factores
ambientales
Aumento de
los costos y
demoras en la
entrega de
materia prima.
Entregar
Ración
industrializada
Verificar los
estados del tiempo
y desde la
proyección según
si es temporada de
invierno establecer
ración
industrializada
64
5.2.5 Control integrado de cambios
El control integrado de cambios pretende visualizar la trazabilidad y seguimiento de los
cambios durante la ejecución del proyecto de tal manera que se tenga control a tiempo de cualquier
cambio a realizar y evitar lo menos posibles traumatismos al momento de cumplir con lo planeado.
Título del Proyecto: Casanare se alimenta mejor Fecha Preparada: 16/06/2019
Enfoque de gestión de cambios:
Casanare se Alimenta mejor se enfoca en los cambios en la prestación del servicio de
alimentación escolar, por lo cual presenta a consideración parámetros a implementar en caso de
presentarse falencias en ejecución del objeto contratado.
Informa la estructuración es planteada de acuerdo con lo establecido en Los Lineamientos
Técnico – Administrativos, los Estándares y las Condiciones Mínimas del Programa de
Alimentación Escolar - PAE, dado que estos definen orientaciones para la prestación del servicio
y fija elementos técnicos para la ejecución de acciones alrededor de la alimentación escolar en
Colombia. En su elaboración se consideró, además, que el Programa de Alimentación Escolar es
una estrategia de política social nacional, en la cual las organizaciones gubernamentales y la
sociedad civil tienen responsabilidad, en particular en relación con la aplicación de la garantía de
los derechos de la niñez.
El programa de alimentación escolar es considerado especial, ya que por sus actividades de
elaboración de alimentos (en unidades aplicativas), pueden generarse factores de riesgo para la
aparición de brotes de enfermedades transmitidas por alimentos, por lo cual es necesario realizar
verificación y control en las condiciones de manipulación de alimentos en los restaurantes
escolares de las sedes, establecimientos educativos o instituciones educativas priorizadas,
garantizando un panorama general de la situación higiénico - sanitaria de las raciones
suministradas a los estudiantes beneficiarios del programa en el Departamento de Casanare, como
se encuentra establecido en la Resolución 2674 de 2013 y demás decretos reglamentarios, que
describen las características de inocuidad de los alimentos que se deben suministrar para el cabal
cumplimiento contractual, por lo cual a continuación por modalidad de servicio se fijan los
criterios a aplicar, siendo modalidad preparado en sitio y modalidad industrializada.
Preparado en sitio
Se tienen en cuenta nueve (9) ítems de verificación, son la valoración representativa a las
actividades objeto de verificación en la prestación del servicio, de las cuales las falencias más
recurrentes son: gramajes inferiores a los establecidos en minutas patrón, cambio de menú, falta
de dotación, no acreditación de requisitos como carnet y/o certificación en formación de buenas
prácticas de manufactura para las personas que realizan actividades de manipulación de alimentos,
valoración médica, falencias en implementación de protocolos de aseo y desinfección, y demás
actividades inherentes a la prestación del servicio fijadas contractualmente de acuerdo al ítem a
que pertenezca
Industrializada
65
La propuesta para aplicación de cambios por falencias en gramajes, cambio de minuta, cambio
de ciclo de menú, entre otros, evidenciados por interventoría en visitas técnicas de seguimiento en
modalidad industrializada.
Definiciones de cambio:
Cambio de horario:
Por parte de la Nutricionista Dietista del equipo, se solicita incluir en cronograma de
capacitación continuada al personal manipulador de alimentos además de los ciclos de menús y
minuta patrón, las guías de preparación de alimentos, esto por cuanto en procesos anteriores en
campo se evidencio inquietudes respecto a algunas preparaciones.
Cambio de presupuesto:
Se presentan cambios en el presupuesto cuando se generan factores de riesgo para la aparición
de brotes o cuando se presentan casos de falencias en ejecución en la elaboración de alimentos,
para la prevención de esto interviene el Interventor, informando verificado DETALLADO
ASEO Y DESINFECCIÓN COMPLEMENTO ALIMENTARIO JORNADA MAÑANA
MODALIDAD INDUSTRIALIZADA, presentado por el prestador del servicio en marco de la
Licitación Pública No. CAS-OAJ-LP-007-2018, se evidenció inclusión de rubro para efectuar
pruebas microbiológicas de alimentos, sin embargo, de acuerdo con el literal j del numeral 3.6
de la Resolución No. 29.452 de 2017, preceptúa “Entregar mensualmente a la supervisión y/o
interventoría del programa, los análisis microbiológicos realizados por el proveedor a los
componentes de alto riego en salud pública que hacen parte del complemento industrializado,
como análisis de liberación en donde se identifique claramente el alimento, lote, fecha de
vencimiento, fecha de elaboración de los análisis, concepto de los análisis y mes al que
corresponde dicho reporte.”, es así como dichos recursos no serán invertidos por el Consorcio
Casanare se Alimenta Mejor, puesto que en ejecución es una actividad realizada por el proveedor
y así lo regula el lineamiento técnico, se solicita establecer inversión de dichos recursos o serán
glosados a la finalización del contrato.
De la misma forma, manifiesta la Directora Técnica Cobertura, los recursos correspondientes
al rubro de pruebas microbiológicas de alimentos incluido en complemento alimentario jornada
mañana modalidad industrializada, deberán cargarse al rubro de Canastillas Plásticas.
Además, se establece como soporte de validación de la actividad acta de entrega debidamente
suscrita por rector de la institución educativa.
Cambio de alcance:
Por parte de la Directora Técnica Cobertura, informa de acuerdo con la movilidad de la
población estudiantil, efectúa compromiso por parte de la Secretaría de Educación de Casanare,
en realizar entrega de actualización de cupos mensualmente, teniendo en cuenta el corte del
SIMAT es a fin de mes, se efectuará traslado de cambios de priorización tanto a interventoría
como a operador, debiendo implementarse en la primera semana a su notificación.
Así mismo indica como parte de las políticas de la dependencia y teniendo en cuenta la
plataforma SAC (Sistema de Atención al Ciudadano), a través de la cual se cargan todas las
66
PQRS respecto a los diferentes programas y proyectos que adelanta la secretaría, por lo cual es
necesario lograr tiempos oportunos, para responder a los usuarios, es decir que la secretaria dará
seis (6) días hábiles a interventoría y esta al contratista tres (3) días hábiles, y para planes de
mejora se tendrán cinco (5) días hábiles, por lo tanto todas las respuesta emitidas por la
Secretaría deben ser de fondo generando el cierre del trámite.
Interviene la Ingeniera de Alimentos, informando necesidad de iniciar proceso de validación
de información técnica nutricional, dado lo dispendioso de la actividad; se genera proceso de
concertación entre los asistentes concluyendo en autorizar utilización de ciclo de menús
implementado en programa de alimentación escolar dirigido a estudiantes en calidad de internos
para modalidad preparada en sitio y de complemento alimentario jornada mañana modalidad
industrializada elaborados por prestadores del servicio en inicio de la vigencia 2019, sin
embargo deberá cumplirse con gramajes establecidos en minutas patrón del proceso de
Licitación Pública No. CAS-OAJ-LP-007-2018; así mismo se establece como término máximo
para aprobación de información técnica nutricional el día 15 de junio de 2019, por lo cual al
ingreso de receso escolar de mitad de año debe implementarse información nutricional ajustada
a los términos del Contrato de Prestación de Servicios No. 1069 de 2018.
Cambios en el documento del proyecto:
Cambios de recursos humanos se hace de acuerdo el literal b del numeral 4.3.1.1 de la
Resolución 29452 de 2017, que establece en caso de requerirse ajuste de personal manipulador
de alimentos debe constar su aprobación en acta, se deja constancia la relación de manipuladoras
es producto de verificación de necesidades por unidad aplicativa, aunado a que a la fecha la
plataforma SIMAT aún presenta fluctuaciones, se encuentra pendiente ingreso de instituciones
y sedes pertenecientes a jornada única y/o por diferentes condiciones (infraestructura, dotación,
etc.) por lo cual en tabla se relacionan las unidades aplicativas en las cuales se autoriza
prestación del servicio con menos manipuladoras a las fijadas en el lineamiento, previendo
provisión de personal necesario para ingresos de unidades aplicativas con prestación del servicio
de complemento alimentario tipo almuerzo modalidad preparado en sitio durante la ejecución
del contrato; en tabla se relacionan las sedes en las cuales se presenta la situación mencionada.
Donde el representante legal del Consorcio Casanare se alimenta mejor, enfatiza la
disminución de personal manipulador de alimentos respecto a relación mínima de
manipuladores de alimentos fijada mediante Resolución 29452 de 2017, no afectará la oportuna
prestación del servicio de alimentación escolar; a su vez solicita por operatividad debido a falta
de disposición de personal autorizar vinculación de manipuladores de alimentos para prestación
del servicio a estudiantes en calidad de internos y externos en las sedes Mata de Piña, Mundo
Nuevo y El Triunfo, indicando la cantidad de beneficiarios es de 17, 24 y 27 en su totalidad, por
lo cual no habrá afectación en calidad de servicio ni sobrecarga laboral al personal, aunado a no
superar la cantidad de raciones establecidas en la Resolución 29452 de 2017, para requerir dos
(2) manipuladores de alimentos (en tabla se detalla información reportada).
Una vez deliberado el planteamiento efectuado por el representante legal del Consorcio
Casanare se Alimenta Mejor, se aprueba por los integrantes del comité técnico de dirección, al
67
considerarse no habrá afectación en calidad del servicio de alimentación escolar y por el
contrario se dispone de mayor cantidad de manipuladores para ingreso de unidades aplicativas.
Tablero de control de cambios:
Role Responsabilidad Autoridad
Secretaria
Ministerio de
Educación
Nacional MEN
El Ministerio de Educación
Nacional, establece estrategias
diseñadas para fortalecer la política de
acceso y permanencia escolar, a
través de la cual se facilita un
complemento alimentario, sumando
esfuerzos en la atención integral de
los beneficiarios del sistema
educativo público.
Realizar la revisión,
actualización y definición de los
lineamientos técnico –
administrativos, de los estándares y
de las condiciones para la
ejecución del programa, que serán
aplicados por las entidades
territoriales
Patrocinador Garantizar el recurso presupuestal
necesario para el oportuno y adecuado
cumplimiento de las diferentes etapas
del proceso, desde su alistamiento,
despacho, transporte, entrega y
recepción en el comedor escolar,
almacenamiento, preparación y
distribución de los alimentos y elije al
director del proyecto.
Autoriza o cancela el proyecto
Director del
proyecto
Realizará las actividades
relacionadas con la planeación,
dirección y control de las acciones
necesarias para el cumplimiento y
ejecución del proyecto en los aspectos
técnicos, financieros, ambientales y
administrativos del Programa en el
tiempo proyectado, así como con los
recursos asignados.
Diseña, supervisa y controla
procesos de fabricación y
conservación de productos
alimenticios.
Definir en caso de ser necesario
la alternativa a tomar respecto al
producto.
Comité técnico
de dirección
A través del cual se canalizarán los
conceptos, observaciones e
inquietudes en desarrollo del contrato.
Revisar y evaluar las diferentes
informaciones relacionados a los
recursos.
Coordinador
operativo
(Ingeniero de
Alimentos)
Se encargará de brindar los
recursos necesarios para que el
producto llegue a las diferentes
Unidades Aplicativas del
Departamento de Casanare.
Determina las condiciones
óptimas de operación del equipo
para la fabricación, procesamiento,
preparación, almacenamiento,
68
Cumpliendo con la normatividad
sanitaria vigente “Resolución 2674 de
2013 del MSPS” Para la fabricación,
procesamiento, preparación,
almacenamiento, transporte y
expendio de alimentos en el territorio
nacional.
transporte y expendio de alimentos
en el territorio nacional.
Coordinador
de calidad
(Ingeniero de
Alimentos)
Ejercer control de calidad sobre los
procesos productivos, los productos
terminados y las materias primas. Esta
área es quién garantiza que los
alimentos brindados a los titulares de
derecho tengan un nivel alto de
calidad, y se encarga además de
verificar la rotación de productos y
materias primas en las Unidades
aplicativas del Departamento de
Casanare
Definir en caso de ser necesario
la alternativa de resolución de
problemas y estrategias para la
mejora de la calidad de los
alimentos, a tomar respecto al
producto.
Definir líneas de trabajo y
control de los procesos de
inocuidad e higiene de los
alimentos y su tratamiento.
Área
Financiera
Servirán de apoyo para todos los
procesos inherentes a la ejecución del
programa de alimentación escolar;
indica que como resultado de
procesos de contratación.
Teniendo en cuenta las variaciones
constantes en ejecución; debiendo
conformarse por representante del
operador, delegado del contratante y
un delegado de interventoría.
Revisar y evaluar las diferentes
informaciones contables y
financieras de la organización.
Interventoría Verificar el cumplimiento de la
normatividad vigente legal,
requerimientos de las autoridades
sanitarias y ambientales competentes,
revisión y aprobación de actas que se
lleven a cabo durante la ejecución del
proyecto y demás actividades de
carácter legal, reglamentario y
contractual.
Redacción de escritos y recursos
en todo tipo de procedimientos
administrativos.
Verificar el cumplimiento de la
normatividad vigente legal.
Coordinador
logístico
Asegurar el funcionamiento
oportuno de las rutas de transporte de
entrega de materia prima a cada una
Definir los cronogramas de
trabajo.
69
de las sedes educativas que comienza
desde transporte y recepción de
materia prima, basado en la
normatividad sanitaria vigente
“Resolución 2674 de 2013 del MSPS”
y termina con la entrega satisfactoria
de alimentos a los usuarios del
programa de alimentación escolar
Establecer líneas de formato
para la documentación de
inventarios de compras de
materiales, bodegas, y distribución
y trasporte hasta su destino final.
Supervisor Realizaran Visitas de seguimiento
técnico a las unidades de servicio, con
el fin de determinar mediante
evidencias el cumplimiento de los
lineamientos técnicos,
administrativos y financieros
establecidos para cumplimiento del
contrato y velaran por el
complimiento del Plan de Calidad
Revisar y evaluar las diferentes
fases del proceso y servicio de
alimentación escolar.
Fomentar unas adecuadas
prácticas higiénicas en las
instalaciones y con los utensilios de
trabajo, además de mantener una
adecuada limpieza y aseo personal
de todas las personas que entra en
contacto con los alimentos.
Identificar las medidas que es
necesario adoptar para limpiar y
desinfectar correctamente las
instalaciones, evitar la aparición de
plagas y mantener las basuras y
desperdicios en condiciones
higiénicas, separados de la zona de
manipulación de alimentos.
Profesional en
Nutrición y
Dietética
Diseñar los ciclos de menús, con su
respectivo análisis de calorías y
nutrientes, con las respectivas guías
de preparación, la lista de
intercambios por grupos de alimentos,
sin alterar el aporte nutricional y de
acuerdo con la normatividad
existente.
Utilizar los resultados de las
investigaciones en acciones
tendientes a solucionar la
problemática encontrada.
Definir el plan educativo a
desarrollar en coordinación con el
equipo interdisciplinario.
Realizar y coordinar intra e
institucionalmente la planeación
desarrollo y evaluación de
programas de alimentación y
nutrición en instituciones y
comunidades
70
Proceso de Control de Cambios:
Modificar
solicitud de cambio
El solicitante tramitará la solicitud de cambio en el formato
designado encontrado en anexos, indicando de forma detallada las
causas y consecuencias contempladas para el cambio.
Para el caso de modalidad preparación en sitio se tienen en cuenta
los nueve (9) ítems de verificación, son la valoración representativa a
las actividades objeto de verificación en la prestación del servicio, de
las cuales las falencias más recurrentes son: gramajes inferiores a los
establecidos en minutas patrón, cambio de menú, falta de dotación, no
acreditación de requisitos como carnet y/o certificación en formación
de buenas prácticas de manufactura para las personas que realizan
actividades de manipulación de alimentos, valoración médica,
falencias en implementación de protocolos de aseo y desinfección, y
demás actividades inherentes a la prestación del servicio fijadas
contractualmente de acuerdo al ítem a que pertenezca.
Y para el caso modalidad industrializada la propuesta para
aplicación de cambios por falencias en gramajes, cambio de minuta,
cambio de ciclo de menú, entre otros, evidenciados por interventoría
en visitas técnicas de seguimiento en modalidad industrializada.
Seguimiento de
solicitud de cambio
Se Identificar la necesidad del cambio que pueda afectar al Sistema
de Gestión de Calidad, Sistema Gestión de Seguridad y Salud en el
trabajo o Sistema de Gestión Ambiental, una vez identificado se
generar un diagnóstico en el cual se evalúa la factibilidad técnica,
operativa y financiera, así como identificar los riesgos, partes
interesadas y las necesidades de comunicación del cambio.
Pero si es por falencias en la elaboración de alimentos se genera un
proceso de visitas de verificación y/o seguimiento donde se establece
diferentes acciones aplicar, como se ilustra en el Anexo K y L.
Revisión de
solicitud de cambio
Se recibe la solicitud del cambio, evalúa de acuerdo con la criticidad
del cambio si es posible aceptarla o es necesario escalar la solicitud. Si
la solicitud la puede aceptar, la evalúa. En caso de aceptar el cambio
lo comunica y da trámite al cambio solicitado. Finalmente archiva el
cambio para retroalimentación del proceso en base al área que se vio
afectada por el cambio. Además, se deja constancias en el formato de
solitud – Anexo M.
Modificar la
disposición de la
solicitud
El Comité de Cambios registra la aprobación de las solicitudes de
cambio de acuerdo con las recomendaciones técnicas manifestadas por
los procesionales del área donde se solicitó el cambio, para cada
solicitud se asigna un Responsable de Ejecución del Cambio y para el
71
conjunto de solicitudes aprobadas en la sesión se establece un orden de
prioridad para su atención, y se establece un compromiso para que cada
responsable comunique la planificación de cada cambio.
Se debe tener en cuenta que se tiene como prioridad número 1
falencias que afecten gravemente el servicio y/o pongan en riesgo la
salud de los estudiantes beneficiarios, en ese caso se implementa
acciones inmediatas.
Además, se deja constancias en el formato de solitud de cambio en
el numeral 3 implementación como se observa en el Anexo M.
72
6. Planes de Gestión
6.1 Plan de Gestión de Alcance
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1 A.H.H. L.G.G 29/09/2018
6.1.1. Enunciado del Alcance
PROYECTO Casanare se Alimenta Mejor
1. DESCRIPCION DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
(Características, funcionalidad, soporte, entre otros)
El proyecto suministrara un Complemento alimentario, ración preparada en sitio o ración
industrializada en caso de presentarse situaciones fortuitas o deficiencia en la infraestructura. El
complemento aporta el 30 % del requerimiento diario de ingesta, el cual está basado en la minuta
patrón del Ministerio de Educación Nacional, en los ciclos de menús previamente elaborados
por una Nutricionista dietista.
Este tipo de complemento permite la preparación de los alimentos directamente en las
instalaciones del comedor escolar de la cada una de las instituciones educativas del
departamento, con materia prima de excelente calidad e inocuidad.
Para obtener un producto final de la mejor calidad, que satisfaga los requerimientos del proyecto,
es necesario cumplir con las fases del ciclo de vida del proyecto, como son: Planeación,
Seguimiento y Control desde la escogencia y compra de la materia prima, la preparación, el
suministro de la alimentación en las sedes, la distribución y la entrega a los estudiantes. En este
aspecto el proyecto prestara suma importancia a cada uno de estas fases (la Compra, la
Planeación, la Entrega, la preparación y distribución) para que los complementos alimentarios
sean entregados oportunamente y en condiciones de calidad e inocuidad que aporten el
requerimiento nutricional propuesto, con el seguimiento y control realizado por el personal del
proyecto, las directivas educativas, los profesores, todos y cada uno de los interesados del
programa de alimentación (proyecto), incluidos los padres de familia, estudiantes y comunidad
en general; quienes conforman los comités de alimentación escolar y quienes en beneficio de la
nutrición y mejor educación de sus hijos, adquieren este compromiso, para realizando el
seguimiento y control a los alimentos entregados y adicionalmente realizan las respectivas
sugerencias que a bien tienen, con el fin de mejorar la prestación del servicio proporcionado por
el proyecto.
Cabe anotar que el producto será preparado con materia prima en primera instancia con los
productos que se cultivan en la región y que su almacenamiento cumplirá con un estricto control
73
de clasificación y refrigeración según sea necesario. Así mismo se cumplirá con los controles de
calidad en cada una de las fases del proyecto, con base en lo establecido en el plan de calidad.
Todo lo anterior con el fin de brindar un suministro organizado de alimentos con calidad en
las instituciones educativas que tengan el aporte nutricional establecido en las minutas patrón
del MEN, con el fin de ayudar a mejorar el desempeño académico y la asistencia de los
estudiantes de las áreas rurales en el sistema educativo.
2.ENTREGABLES
ENTREGABLE DEFINICIÓN
1.Contratación del
personal manipulador
de alimentos
Contrato laboral donde se encuentra los requisitos que deben
cumplir cada trabajador y beneficios que adquieren. Estos deben
tener experiencia en manipulación de alimentos y/o adecuación de
bodega de almacenamiento. Además, en este se especifica que
contaran con un plan de capacitación y actualización continua y
permanente para el personal manipulador de alimentos desde el
momento de su vinculación. Dicho plan no podrá ser inferior a 10
horas anuales y deberá tratar temas relacionados con el manejo
adecuado de los alimentos en los procesos desarrollados de acuerdo
con la priorización realizada.
2. Plan de
Saneamiento Básico en
Bodega y cada uno de
los Comedores Escolar.
Acorde a la Resolución 2674 de 2013. Este debe contar con la
aprobación de cada uno de los programas: limpieza y desinfección,
desechos Sólidos, control de plagas y abastecimiento; también se
especifica la implementación de aseo para cada establecimiento.
3 Materia Prima Se encuentra especifico el plan nutricional y dietética que consiste
en la elaboración de ciclos de menú de 20 días de acuerdo a las
minutas establecida en la Resolución 29452 de 2017; además, el
control de pedidos de la materia primas donde se procede a embalar
lo correspondiente a cada semana según el ciclo de menú, esta se
procede desde la bodega de almacenamiento.
4 Servicio de
Trasporte
Esta cuenta con el control de los vehículos de transporte que salen
de la Bodega en Yopal con la materia prima para cada municipio, en
cada municipio hay un coordinador que es el encargado de conseguir
transporte y hacer llegar esta materia prima a cada sede ubicada en el
área rural. Además, está establecido el plan de rutas periódicamente
especificando días de entrega.
5. Proceso de
elaboración y servicio.
Control de la ejecución del plan de nutrición y dietética que se
lleva a cabo en cada comedor escolar que opere bajo la modalidad
prepara en sitio, de acuerdo con los cupos adjudicados en cada una
74
de las sedes; Además cuenta con el registro de entrega de raciones a
cada uno de los estudiantes y la publicación de los ciclos de menús
en cada comedor escolar.
Gestión de Proyecto Es todo el equipo
3. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN.
1. TÉCNICOS Lograr que todas las instalaciones cuenten con las normativas de
saneamiento e higiene para una buena manipulación de materia prima
y prestación del servicio. Además, cumplir con la RESOLUCIÓN N°
29452 de 2017, por la cual se expiden los Lineamientos Técnicos -
Administrativos, los Estándares y las Condiciones Mínimas del
Programa de Alimentación.
2. CALIDAD Garantiza que los alimentos brindados a los estudiantes tengan un
nivel alto de calidad, y además verificar la rotación de productos y
materias primas en las Unidades aplicativas del Departamento de
Casanare.
3. ADMINISTRATIVOS Todos los entregables deben de ser aprobados por Director de
Proyecto y además el manejo óptimo de los recursos físicos y
financieros del proyecto. A su vez crear y desarrollar políticas en
materia de selección, capacitación y desarrollo humano para lograr los
objetivos propuestos.
4. SOCIALES Cumplimiento de expectativa de los interesados en cuanto a calidad
del producto y servicio.
5. COMERCIALES Registro de proveedores de la zona para dar cumplimiento a la
demanda de materia prima necesaria para la prestación del servicio.
6. GESTIÓN DEL
PROYECTO
Documento con las especificaciones para planificar y orientar los
procesos del proyecto de comienzo a fin.
4. EXCLUSIONES
El proyecto no incluye infraestructura e instalaciones para la elaboración de producto,
ni dotación para el restaurante escolar.
Los traslados/viáticos del personal, no son parte del proyecto.
El proyecto no cuenta con un personal para la organización de los estudiantes en el
proceso de consumo de la ración.
5. APROBACIONES
CARGO FECHA FIRMA
Lucy Adriana Hernández H. 29/09/2018 Adriana Hernández
75
Zulma Cristina Duarte B. 29/09/2018 Zulma C. Duarte
Lindón Galo García Berrio. 29/09/2018 Lindón G. García.
6.1.2 EDT del Proyecto
En la figura 9 – EDT del Proyecto, se muestran las diferentes etapas y actividades para la
producción de los almuerzos que se brindan a la población escolar de las instituciones educativas
del departamento de Casanare.
Figura 9 EDT del Proyecto – Fuente: Construido por los Autores
6.1.3 Diccionario de la EDT
El diccionario de la EDT se muestra en el Apéndice E, del presente proyecto en donde se
encuentra el análisis individual de las actividades propuestas en las diferentes fases del proyecto
en los tiempos establecidos y cumpliendo con la normativa.
6.1.4 Matriz de trazabilidad de Requisitos
En la Ilustración 8 – La matriz de trazabilidad de requisitos, consolida la documentación del
proyecto y el seguimiento que se realiza de esta durante todo el proyecto.
1. PLANEACIÓN Y FINANCIAMIENTO
2.ADQUISICIÓN 3.PREPARATIVOS 4.EJECUCIÒN
CASANARESE ALIMENTA MEJOR
1.1 Plan del proyecto
2.1Control de cuentas
2.1Compra de Matería Príma
2.2Contratos Mano de Obra
2.3Compra de Dotación
2.4Infraestructura Locativas
3.2Adecuación bodega
almacenamiento
3.1Legalización contrato
3.3Capacitación de mano de obra
4.3Control de calidad
3.4Plan de nutrición y dietas
3.5Plan de saneamiento
bodegas y comedores
3.6Plan de distribucion de
raciones por sedes
4.1Preparacion de alimentos
4.2Entrega de raciones a los estudiantes
2.5Compra de equipos
2.6compra de polizas de seguros
76
Figura 10 Matriz de trazabilidad de requisitos
Fuente: Construcción de los Autores
6.2 Plan de Gestión de Cronograma
Para desarrollar el cronograma del proyecto, Casanare se alimenta mejor, se definieron seis
entregables principales que describen en su totalidad el objetivo del proyecto, como son:
contratación del personal, plan de saneamiento básico en bodega y cada uno de los comedores
escolares, materia prima, servicio de trasporte, proceso de elaboración y servicio, y gestión de
proyectos. Las cuales conforman la base para la elaboración de la EDT con la que se han definido
los diferentes paquetes de trabajo y las actividades a desarrollar para brindar un suministro
organizado de alimentos con calidad e inocuidad a los niños, niñas, adolescentes y jóvenes
matriculados en las instituciones educativas de Casanare con aporte nutricional y de calidad.
Código de proyecto: [001]
Proyecto: Casanare Se Alimenta Mejor
CODIG
O
DESCRIPCIÓN
DEL REQUISITOVERSIÓN
ÚLTIMA
FECHA
ESTADO
REGISTRA
ESTADO
ACTUAL
(AC, CA,DI,
AD,AP)
NIVEL DE
ESTABILIDA
D (A, M, B)
GRADO DE
COMPLEJIDA
D (A, M, B)
CRITERIOS DE ACEPTACIÓNENTREGABLES
(EDT)
INTERESADO (STAKEHOLDER) DUEÑO
DEL REQUISITO
NIVEL DE
PRIORIDAD
001Contrato del
personal 0 CU M M
Papeles requeriedos: Cedula, experiencia con manejo de
alimentos, ser recidente de la zona y certificado de
bachillerato y tecnologo o porefional
1.1
Entidades que ejecutan la politica
educativa (MEN, Secretaria de eduacion
departamental y municipales)
ALTO
002Concepto
Sanitario0 CU M A
Cumplir con los programas de: limpieza y desinfencion,
desechos solidos, controlde calidad y de abastecimiento
de aguas.
1.2
Entidades que ejecutan la politica
educativa (MEN, Secretaria de eduacion
departamental y municipales)
MEDIO
003Listado del
personal0 CU B B Verificacion de los contratos ya firmados. 1.3
Entidades que ejecutan la politica
educativa (MEN, Secretaria de eduacion
departamental y municipales)
BAJO
004
Lista y
cotizaciones de
proveedores
0 CI A A Estar actualizadas a la fecha actual 1.4
Entidades que ejecutan la politica
educativa (MEN, Secretaria de eduacion
departamental y municipales)
ALTO
005 Plan de rutas 0 CU A AVerficacion del numero de contratos de trasporte y
estado de las vias.2.1
Entidades que ejecutan la politica
educativa (MEN, Secretaria de eduacion
departamental y municipales)
MEDIO
006Plan nutricional
y dietetico0 CU A M
Cumplimento de la Normatica según la resolucion
29452 del 29/12/2011 , por la cual se expiden los
Lineamientos Técnicos - Administrativos, los Estándares
y las Condiciones Mínimas del Programa de
Alimentación Escolar. Ademas estar aprobado por la
nutricionista.
2,2,1
Entidades que ejecutan la politica
educativa (MEN, Secretaria de eduacion
departamental y municipales),
Docentes/Directivos Docente y Padres
de Familia
ALTO
Plantilla de matriz de trazabilidad de requisitos
77
Cada uno de estos entregables son el resumen de una serie de actividades que desembocan en
el cual se utiliza para realizar el cronograma, estimar tiempos, definir la línea de base y llevar el
control de cuentas de la EDT para la gestión de los avances.
En la gestión del proyecto se busca tener claro las especificaciones de la planificación y
orientación de los procesos del proyecto de comienzo a fin según un plan de proyecto establecido,
donde se elabora un plan de trabajo y se lleva un control de cuentas de este. Además, como se
quiere prestar un servicio de alimentación escolar de calidad se plan de Saneamiento Básico en
Bodega y cada uno de los Comedores Escolar, acorde a la Resolución 2674 de 2013. Este debe
contar con la aprobación de cada uno de los programas: limpieza y desinfección, desechos Sólidos,
control de plagas y abastecimiento, también se especifica la implementación de aseo para cada
establecimiento, y el cumplimiento de cada uno de estos implica una serie de actividades que son
cruciales plan de gestión del cronograma.
De esta misma forma prestar un servicio de calidad implica tener un personal de trabajo que
cumpla con las expectativas, por esto en la contratación del personal, estos deben tener
experiencia en manipulación de alimentos y/o adecuación de bodega de almacenamiento, además
contaran con un plan de capacitación y actualización continua y permanente para el
personal manipulador de alimentos desde el momento de su vinculación, lo que implica un
cierto tiempo y espacio para la implantación de esta medida de seguimiento y control del
servicio.
Por otra parte, como se mencionó antes se espera que estos alimentos cuenten con un valor
nutricional, esto por medio de un proceso de elaboración y servicio donde se lleva un control en la
ejecución del plan de nutrición y dietética que se lleva a cabo en cada comedor escolar, además en
este se encuentra, el control de pedidos de la materia primas donde se procede a embalar lo
correspondiente a cada semana según el ciclo de menú, esta se procede desde la bodega de
almacenamiento; donde los vehículos de transporte salen desde la Bodega en Yopal con la materia
prima para cada municipio, en cada municipio hay un coordinador que es el encargado de
conseguir transporte y hacer llegar esta materia prima a cada sede ubicada en el área rural. Cada
uno de estos puntos se debe tener en cuenta en la elaboración del plan de gestión de cronogramas.
78
6.2.1 Listado con actividades con estimación de duraciones esperadas
Las actividades con las duraciones del proyecto se muestran en la Tabla 16. Actividades y
duraciones, con base en lo definido en la EDT, la cual se encuentra en el apéndice F.
Para desarrollar el cronograma del proyecto y poder definir las duraciones optimista, esperada
y pesimista se analizó la base de datos de proyectos anteriores, considerando las diferentes
variables definidas para este proyecto, como son:
a) Numero de sedes de instituciones educativas.
b) Distancias entre las diferentes sedes educativas.
c) Cantidad de niños por sede.
d) Proceso de transporte de los alimentos.
e) Horarios de entrega de los alimentos en las diferentes sedes.
De igual forma para calcular cual es la probabilidad de culminar el proyecto en el tiempo
establecido como ruta crítica, se calculó la varianza estándar de la duración de las actividades de
la ruta crítica y con los valores de la media, como lo muestra la Tabla 16. Cálculo de la varianza
de la ruta crítica, se determinó que el porcentaje de 84,1%, tomado con la campana de gauss, es la
probabilidad.
Tabla 16 Cálculo de Varianza de Ruta crítica N
.º
Actividad Duració
n optimista
(semanas)
Duraci
ón
Pesimista
(semanas)
Varianz
a
1 Conformar el equipo
de dirección del proyecto
1 3 0,111
2 Elaborar plan de
trabajo
0,5 2 0,063
3 Desarrollo de
proyecto
3 5 0,111
5 Manejo de anticipo 3 5 0,111
8 Perecederos 7 9 0,111
9 No perecederos 7 9 0,111
3
2
Elaboración de ciclos
de menús, guías de
preparación de alimentos
y análisis químico para
20 días.
0,5 1,5 0,028
79
3
8
Preparación de
alimentos en cada
comedor de acuerdo con
ciclos de menús.
33 33 0,000
3
9
Horario de entrega de
complemento
alimentario.
33 33 0,000
4
0
Registro diario de
beneficiarios de
complementos
alimentarios
33 33 0,000 Media 49,0
00
4
1
Diligenciamiento
formatos de plan de
saneamiento básico
33 33 0,000 D. Estándar 0,80
4
4
2
Toma de muestras
para evaluación
microbiológica.
33 33 0,000 Total 49,8
04
Suma de varianza 0,646
Fuente: Construcción de los Autores
Es decir, a las 49 semanas que dura el proyecto, se le suman 0,804 para un total de 49,8
semanas.
6.2.2 Línea base del cronograma
La línea base del cronograma - Apéndice G, establece la situación inicial del proyecto y la
duración de cada una de las actividades, con el fin de realizar una planificación bien concebida
para la ejecución del proyecto.
80
6.2.3 Diagrama de red
Figura 11 Diagrama de red del proyecto
Fuente: Construcción de los Autores
a) El diagrama de red permite ver en la figura 11. Diagrama de red del proyecto, que la
duración del proyecto son 42 semanas, definida por la duración de las actividades de ruta
crítica.
b) Durante el desarrollo del proyecto se programa realizar varias actividades complementarias
que son apoyo para la realización del proyecto.
c) Las holguras de todas las actividades de ruta crítica son cero, por lo tanto, no se pueden
atrasar porque pondrían en riesgo la finalización del proyecto en el tiempo estimado.
6.2.4 Diagrama de ruta critica
En la figura 12. Diagrama de ruta crítica, Se pueden observar las actividades de la ruta crítica
del proyecto, en forma secuencial desde la número 1, 2, 3, 5, 8, 9, 32, 38, 39, 40, 41 hasta la numero
42.
7 18 8
7 7
14 1 15
7 17 8 12 35 13
3 3 0 0
10 1 11 12 1 13
7 16 8 11 33 12 12 34 13
7 7 0 0 0 0
14 1 15 11 1 12 12 1 13
3 7 12 7 15 8 11 29 12 18 37 19
3 3 2 2 0 0 0 0
6 9 15 9 1 10 11 1 12 18 1 19
3 6 12 7 10 11
3 3 0 0 16 38 49
6 9 15 7 4 11 0 0
16 33 49
3 4 7 7 8 15 15 20 16 16 28 17
0 0 0 0 0 0 32 32 16 39 49
3 4 7 7 8 15 15 1 16 48 1 49 15 32 16 0 0
0 0 16 33 49
0 INI 0 0 1 2 2 2 3 3 3 7 7 5 11 7 9 15 16 21 17 15 1 16 49 FIN 49
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 16 40 49 0 0
0 0 0 0 2 2 2 1 3 3 4 7 7 4 11 7 8 15 16 1 17 0 0 49 0 49
16 33 49
7 11 8 17 23 18
3 3 31 31 16 41 49
10 1 11 48 1 49 0 0
7 12 8 8 19 9 16 33 49
2 2 7 7 17 24 18
9 1 10 15 1 16 31 0 16 42 49
48 1 49 0 0
7 13 9 10 22 11 16 33 49
1 1 0 0 17 25 18 18 27 19 17 30 18
8 2 10 10 1 11 0 0 0 0 0 0
17 1 18 18 1 19 17 1 18
7 14 10
0 0 10 26 11 11 31 12 12 36 13
7 3 10 0 0 5 5 5 5
10 1 11 16 1 17 17 1 18
81
Figura 12 Diagrama de red Ruta crítica
Fuente: Construcción de los Autores
6.3 Plan de gestión de costos
El plan de gestión de costos tiene lugar al comienzo del proyecto y todos los procesos
relacionados a los costos se encuentran diligenciados y documentados en este, y de esta manera
lograr que el proyecto se coordinado y eficiente. Para la planificación Casanare se alimenta mejor
se elaboró un cronograma y presupuesto en base de los últimos niveles de la EDT y se estima de
acuerdo con los recursos, trabajadores y costos. Teniendo en cuenta los factores ambientales como
las condiciones de mercado local en casare y en cada una de las veredas que se encuentran las
instituciones educativas y las condiciones estructurales de los colegios y bodegas.
6.3.1 Estimación de costos de las actividades
La tabla de Estimación de costos de las actividades del proyecto se muestra en el apéndice D,
muestra el proceso de realizar la aproximación de los recursos monetarios necesarios para
completar las actividades del proyecto.
7 18 8
7 7
14 1 15
7 17 8 12 35 13
3 3 0 0
10 1 11 12 1 13
7 16 8 11 33 12 12 34 13
7 7 0 0 0 0
14 1 15 11 1 12 12 1 13
3 7 12 7 15 8 11 29 12 18 37 19
3 3 2 2 0 0 0 0
6 9 15 9 1 10 11 1 12 18 1 19
3 6 12 7 10 11
3 3 0 0 16 38 49
6 9 15 7 4 11 0 0
16 33 49
3 4 7 7 8 15 15 20 16 16 28 17
0 0 0 0 0 0 32 32 16 39 49
3 4 7 7 8 15 15 1 16 48 1 49 15 32 16 0 0
0 0 16 33 49
0 INI 0 0 1 2 2 2 3 3 3 7 7 5 11 7 9 15 16 21 17 15 1 16 49 FIN 49
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 16 40 49 0 0
0 0 0 0 2 2 2 1 3 3 4 7 7 4 11 7 8 15 16 1 17 0 0 49 0 49
16 33 49
7 11 8 17 23 18
3 3 31 31 16 41 49
10 1 11 48 1 49 0 0
7 12 8 8 19 9 16 33 49
2 2 7 7 17 24 18
9 1 10 15 1 16 31 0 16 42 49
48 1 49 0 0
7 13 9 10 22 11 16 33 49
1 1 0 0 17 25 18 18 27 19 17 30 18
8 2 10 10 1 11 0 0 0 0 0 0
17 1 18 18 1 19 17 1 18
7 14 10
0 0 10 26 11 11 31 12 12 36 13
7 3 10 0 0 5 5 5 5
10 1 11 16 1 17 17 1 18
82
6.3.2 Línea base de costos
La línea base de los costos del proyecto, se muestra en la figura 13. Curva de línea base de
costos, con base en los datos desarrollados en la Tabla 18. Costos y duración paquetes de trabajo.
Figura 13 Curva de línea base de costos
Fuente: Construcción de los Autores
Tabla 17 Costos y duración paquetes de trabajo Paquete de Trabajo Duraci
ón (días)
Costo paquete
de trabajo
Duración
Acumulada
Acumulado
Plan del proyecto 35 $ 31.564.360 35 $ 31.564.360
Control de cuentas 50 $ 877.342.527 85 $ 908.906.887
Compra de Materia Prima 73 $
7.383.330.868
158 $ 8.292.237.755
Contratos Mano de Obra 23 $ 36.600.206 181 $ 8.328.837.961
Compra de Dotación 11 $ 67.845.863 192 $ 8.396.683.824
Infraestructura Locativas 47 $ 73.365.805 239 $ 8.470.049.629
Compra de equipos 53 $
1.256.237.976
292 $ 9.726.287.605
compra de pólizas de seguros 9 $ 903.710 301 $ 9.727.191.315
Legalización contrato 61,67 $ 736.955.836 363 $
10.464.147.151
83
Paquete de Trabajo Duraci
ón (días)
Costo paquete
de trabajo
Duración
Acumulada
Acumulado
Adecuación bodega
almacenamiento
10 $ 4.544.120 373 $
10.468.691.271
Capacitación de mano de
obra
46,67 $ 8.447.830 419 $
10.477.139.101
Plan de nutrición y dietas 28,67 $ 3.088.240 448 $
10.480.227.341
Plan de saneamiento bodegas
y comedores
10 $ 402.316.093 458 $
10.882.543.434
Plan de distribución de
raciones por sedes
47,67 $ 3.207.020 506 $
10.885.750.454
Preparación de alimentos 165 $
1.012.181.940
671 $
11.897.932.394
Entrega de raciones a los
estudiantes
165 $
2.000.144.520
836 $
13.898.076.914
Control de calidad 188,67 $ 167.779.095 1.024 $
14.065.856.009
Fuente: Construcción de los Autores
6.3.3 Presupuesto por actividades
La Tabla del Presupuesto por actividad se encuentra en el Apéndice H, se realiza utilizando
Microsoft Project 2013, con el fin de generar un plan integrador y coordinador que expresa en
términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte del proyecto.
6.4 Plan de Gestión de Calidad
Los recursos requeridos para cumplir con un producto final de excelente calidad han sido
definidos desde la etapa de planeación los recursos del equipo asi como los recursos físicos y los
de ejecución necesarios para llevar a cabo todas las actividades y garantizar el suministro del
complemento alimentario al cien por ciento de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes
matriculados en las instituciones educativas del área rural de los dieciocho municipios del
departamento de Casanare en condiciones óptimas de calidad e inocuidad durante los 180 días del
periodo escolar vigente.
Se entregará un complemento alimentario modalidad almuerzo que aporta mínimo el 30% de
las recomendaciones diarias de energía y nutrientes, según grupo de edad de acuerdo a lo
establecido en los lineamientos técnico-administrativos y estándares del programa de alimentación
84
escolar – PAE para la prestación de un servicio de calidad bajo el amparo de la normatividad
vigente.
Para garantizar la ejecución del alcance de este proyecto, cumpliendo con el plan de calidad,
se planeó la conformación de un equipo interdisciplinario que incluye (gerente, ,ingenieros de
alimentos, técnicos de alimentos, bodegueros, nutricionistas, conductores, coordinadores y
manipuladores de alimentos) necesario para la entrega de las raciones a 1os NNAJ (niños, niñas,
adolescentes y jóvenes) entre los rangos de edades de 5 a 17 años, habitantes del departamento,
que viven en el área rural de las sedes educativas de los 18 municipios del departamento de
Casanare.
6.4.1 Métrica de calidad
Para realizar el seguimiento a la calidad en el proyecto es preciso asegurar la disponibilidad
de los recursos necesarios para apoyar la operación, las buenas prácticas de manufactura y
programas de formación dirigido a los manipuladores de alimentos en aspectos relacionados con
la higiene e inocuidad de los alimentos, todo esto a través de formatos establecidos para la
verificación de cumplimiento de actividades en cada una de las etapas de operación, que permitan
mantener la calidad dentro de todo el proceso, los cuales se muestran en la Tabla 20. Métricas de
calidad.
Tabla 18 Métricas de calidad Objetivo de
calidad
Métrica ¿Que
controla?
Frecuencia
Meta: el
resultado
aceptable
para el
indicador
Responsable
Asegurar que
se cumpla con los
requerimientos
de normatividad
en cuanto a
rotulado,
especificaciones
técnicas y
Formato de
Verificación de
cumplimiento de
calidad de
materia prima de
acuerdo a
normatividad y
lineamientos
Calidad de
materia prima
semanal Entrega
satisfactoria en
sede
educativa,
remisión de
materia prima
aceptada.
Coordinador
de bodega
85
Características
de calidad e
inocuidad en las
Compras de
materia prima
para la
preparación de
alimentos.
técnicos
establecidos por
el MEN.
Asegurar que
la Preparación
de alimentos se
realice
cumpliendo con
las cantidades
establecidas en
las minutas
patrón
establecidas así
como con las
guías de
preparación de
alimentos.
Formato de
seguimiento a
complemento
alimentario
preparado
cumpliendo con
la minuta.
Cantidad
servida de
complemento
alimentario
semanal Entrega
complemento
completo
Manipulador
de alimentos.
Asegurar la
Calidad del
complemento
final entregado.
Análisis
microbiológico
de complemento
alimentario
Inocuidad
del
complemento
alimentario
final entregado
mensual
Resultado
conforme
Coordinador
área.
Fuente: Construcción de los Autores
6.4.2 Documentos de Prueba y Evaluación
En la tabla 19. Documentos de prueba y evaluación se relacionan los documentos de calidad
utilizados por el proyecto.
Tabla 19 Documentos de prueba y evaluación HERRAMIENTA /
TÉCNICA
DESCRIPCIÓN DE USO/APLICACIÓN
EN EL PROYECTO
ENTREGABLE
86
Recopilación de datos Con esta actividad se verifica el cumplimiento de
cada actividad en cada proceso. Se verifica si se
llevó a cabo o no, pues con esta información se lleva
el histórico de información que se requiere al
momento de presentarse cualquier tipo de situación
que afecte la calidad final del producto a entregar.
Documento de Registro,
se diligencia semanalmente.
Análisis de datos De acuerdo con los datos recopilados se evalúa
en qué etapa de preparación de complemento
alimentario se está presentando la situación y las
posibles causas que afectan la calidad final del
producto.
Informe de diagnóstico en
el cual se evalúa la
factibilidad técnica, operativa
y financiera, así como
identificar los riesgos, partes
interesadas y las necesidades
de comunicación del cambio.
Representación de
datos
Por medio de diagrama causa-efecto se identifica
la causa principal o la raíz del problema encontrado
Reporte detallado de los
resultados que se genera un
proceso de visitas de
verificación y/o seguimiento
donde se establece diferentes
acciones aplicar, generando
un diagrama causa-efecto.
Fuente: Construcción de los Autores
6.4.3 Entregables Verificados
En el Apéndice I se encuentra la Lista de entregables verificables, los entregables ayudan a
definir el alcance del proyecto y el avance del trabajo en el proyecto debe ser medido monitoreando
el avance en los entregables para definir el éxito del proyecto, los cuales se deben cumplir a
cabalidad.
6.5 Plan de Gestión de los Recursos
Los recursos requeridos para la ejecución del proyecto que han sido definidos en la etapa de
planificación, en la que estuvieron involucrados todos los miembros del equipo, en el cual se han
considerado tanto los recursos del equipo como los recursos físicos y los de ejecución, nos
permitirán desarrollar todas las actividades para garantizar el suministro del complemento
alimentario al cien por ciento de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes matriculados en las
instituciones educativas del área rural de los dieciocho municipios del departamento de Casanare,
excluyendo su capital Yopal, por ser un municipio con certificación en calidad. Es importante
definir que la población estudiantil estimada para el año 2018 es del orden de los 13854 según
reporte del SIMAT (Sistema de Matricula estudiantil de educación básica y media) departamento
87
de Casanare, con los cuales hemos asumido el compromiso de suministrar las raciones alimentarias
durante los 180 días del periodo escolar vigente.
Se entregará un complemento alimentario modalidad almuerzo que aporta mínimo el 30%
de las recomendaciones diarias de energía y nutrientes, según grupo de edad. En los
establecimientos educativos, de acuerdo a lo establecido en los lineamientos técnico-
administrativos y estándares del programa de alimentación escolar – PAE para la prestación de un
servicio de calidad bajo el amparo de la normatividad vigente.
Para garantizar la ejecución del alcance de este proyecto, cumpliendo con el plan de calidad,
se planeó la conformación de un equipo interdisciplinario que incluye (gerente, , ingenieros de
alimentos, técnicos de alimentos, bodegueros, nutricionistas, conductores, coordinadores y
manipuladores de alimentos) necesario para la entrega de las raciones a 1os NNAJ (niños, niñas,
adolescentes y jóvenes) entre los rangos de edades de 5 a 17 años, habitantes del departamento,
que viven en el área rural y no cuentan con una Institución educativa cerca a su lugar de residencia,
distribuidos en las 382 sedes educativas de los 18 municipios del departamento de Casanare.
De igual forma queremos mostrar los beneficios que el proyecto traerá a la región en materia
económica, con la compra de la materia prima, la contratación del personal y de los servicios de
forma local, en los diferentes municipios del departamento, donde se presta este servicio.
6.5.1. Estructura de desglose de recursos
La Ilustración 12. Estructura de desglose de los recursos (EDR), define los niveles de recursos
del proyecto.
88
Figura 14 Estructura de desglose – Fuente: Construcción de los Autores
6.5.2. Asignación de recursos físicos y asignaciones del equipo del proyecto
La Tabla 20. Recursos físicos y del equipo del proyecto relaciona la mano de obra, equipos e
infraestructura asignada al proyecto.
Tabla 20 Recursos físicos y del equipo del proyecto
ME
N
Pat
roci
nad
or
Dir
. P
roy
ecto
Co
ord
. O
per
ativ
o
Co
ord
. C
alid
ad
Co
ord
. L
og
ísti
co
Su
per
vis
or
Ing
. D
e al
imen
tos
Nu
tric
ion
ista
.
Man
ipula
do
ras
(T.C
) M
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ula
do
ras
(M.T
) A
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gad
o
Co
nta
do
r
Pro
fesi
on
al e
n
Mic
rob
iolo
gía
In
du
stri
al
Equ
ipo
de
trab
ajo
Equ
ipo
de
Dir
ecci
ón
Bo
deg
uer
o
Bo
deg
a
Sed
e ad
min
istr
ativ
a
Veh
ículo
s tr
asp
.
alim
ento
s V
ehíc
ulo
s
Cav
as d
e
alm
acen
amie
nto
D
ota
ció
n
man
ipula
do
ra
GESTION DE
PROYECTOS PERSONA
LUG
AR EQUIPOS
Plan del proyecto
1 1 1 1
3 3
Control de cuentas
2
1
Compra de Materia
Prima
1 1
5
3
Contratos Mano de
Obra
1
1
PERSONASLOCACIONES EQUIPOS MATERIALES INSUMOS
EDR
BODEGAS EQUIPOS DE DIRECCIÒN
Perecederos
No perecederos
Productos para actividades de
limpieza y desinfeccion y
saneamiento basico
Vehiculos de transporte de personal
Cavas de almacenamiento para transporte
Vehiculos de transporte de Alimentos
DIRECTOR DE PROYECTO
EQUIPOS DE TRABAJO
CONTADOR
EQUIPOS DE DIRECCIÒN
ABOGADO
BODEGUERO Y AUXILIARES
NUTRICIONISTA
INGENIERO DE ALIMENTOS
TECNOLOGO DE ALIMENTOS
MANIPULADOR DE ALIMENTOS
DOTACION
Dotación personal manipulador de
alimentos
Dotación de bodegas
Dotación del personal
Dotación de sede administrativa
MATERIA PRIMA
Perecederos
No perecederos
Productos para actividades de limpieza y
desinfeccion y saneamiento basico
Refrigeradores
Formato de contrato de trabajo personal
89
Compra de Dotación
1
3
78
Infraestructura
Locativas
1
2 2 3
Compra de equipos
2
3 1
3
14
compra de pólizas de
seguros
1
Legalización
contrato
1
Adecuación bodega
almacenamiento
1
3
Capacitación de
mano de obra
1
1
5
Plan de nutrición y
dietas
1
Plan de distribución
de raciones por sedes
1
1
Plan de distribución
de raciones por sedes
1
1
1
Preparación de
alimentos
9
9
2
79
Entrega de raciones a
los estudiantes
1
9
9
2
79
Control de calidad
1
1
0
6.5.3. Calendario de recursos.
La ejecución de actividades en desarrollo del proyecto, se llevan a cabo de acuerdo con el
calendario académico de 40 semanas al año, en dos periodos, para un total de 10 meses al año.
90
Tabla 21 Calendario de recursos
Fuente: Construcción de los Autores
6.5.4. Plan capacitación y desarrollo del equipo
Casanare se alimenta mejor cuenta con un plan de capacitación con el fin de motivar a los
manipuladores de las diferentes instituciones educativas a conocer más sobre las buenas prácticas
de manipulación y sus diversas aplicaciones en el programa de alimentación escolar. Y tiene como
objetivo capacitar mediante mecanismos lúdicos – recreativos al personal manipulador frente a las
medidas de control que se deben tener en cuenta antes, durante y después del proceso de
preparación que se realiza en el programa de alimentación escolar, enfatizado en procedimientos
de limpieza, desinfección, higiene, personal, aseo de las instalaciones, entre otras.
Lograr que los manipuladores de alimentos de la empresa conozcan el perfil del manipulador
de alimentos y las medidas preventivas en la elaboración de alimentos; lograr que realicen de forma
segura e higiénica las operaciones de limpieza y desinfección y llevar a cabo las medidas de control
es parte importante del plan.
Por otro lado, es requisito del plan divulgar el contenido de las capacitaciones, conformado
de la siguiente manera:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48
Conformar el equipo de dirección del proyecto
Elaborar plan de trabajo
desarrollo de proyecto
Inversión inicial
Manejo de anticipo
Informe de pagos mensuales
Facturación mensual
Perecederos
No perecederos
Insumos para actividades de limpieza y desinfeccion y saneamiento basico
Contratos de suministro
Contratacion de equipo de trabajo
Contratacion de personal manipulador de alimentos.
Contratacion personal administrativo
Dotación del personal equipo de trabajo
Dotación de sede administrativa
Dotación personal manipulador de alimentos
Dotación de bodegas
Sede administrativa
Bodega de almacenamiento general ubicada en Yopal - Casanare
Vehículos de transporte de alimentos
Vehículos de transporte de personal
Cavas de almacenamiento para transporte
Plan de mantenimiento
compra de polizas de seguros vehiculos de transporte de personal y transporte de alimentos.
Firma y legalización de contrato
adquisicion de polizas
Adecuación bodega almacenamiento tramitar el permiso sanitario
Plan de capacitación manipuladoras
Plan de capacitación conductores
Plan de capacitación personal bodega
Plan de nutrición y dietas elaboracion de ciclos de menus, guias de preparacion de alimentos y analisis
Programa de limpieza y desinfección
Programa de control de plagas
Programa de desechos sólidos
Horarios de salida de materia prima de bodega
Horarios de entrega de materia prima en sedes educativas
Preparacion de alimentos preparacion de alimentos en cada comedor de acuerdo a ciclos de menus.
Entrega de raciones a los estudiantes horario de entrega de complemento alimentario.
registro diario de beneficiarios de complementos alimentarios
diligenciamiento formatos de plan de saneamiento basico
toma de muestras para evaluacion microbiologica.
Contratos Mano de Obra
MES 5 MES 6 MES 7 MES 8Paquete / Entregable Actividades
MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 11 MES 12
Plan del proyecto
Control de cuentas
Compra de Matería Príma
MES 9 MES 10
Plan de distribucion de raciones por sedes
Control de calidad
Compra de Dotación
Infraestructura Locativas
Compra de equipos
Legalización contrato
Capacitación de mano de obra
Plan de saneamiento bodegas y comedores
91
- Hábitos higiénicos del manipulador de alimentos: higiene personal, uso de dotación
adecuada, etc.
- Practicas higiénicas para la manipulación de alimentos.
- Peligros alimentarios.
- Contaminación microbiológica.
- Capacitación en el diligenciamiento de registros de control.
- Procedimientos operativos estandarizados de limpieza y desinfección.
- Finalmente, la metodología que se llevará a cabo será:
- La participación y el trabajo realizados por los manipuladores de alimentos.
- Videos alusivos a las normas higiénicas.
- Videos de 4 normas para la correcta manipulación de alimentos.
- Taller práctico de las actividades diarias.
6.7 Plan de Gestión de los Riesgos
La dirección del proyecto con todo su equipo realizo, a través de reuniones, la definición de
los parámetros para la conformación del plan de gestión de los riesgos del proyecto; el cual incluye
los componentes descritos a continuación:
En el proyecto se debe dar cumplimiento a la normatividad sanitaria (conceptos sanitarios de
comedores escolares) así como a los lineamientos técnicos administrativos establecidos por el
Ministerio de Educación Nacional para la prestación de servicio de alimentación escolar PAE, por
tanto es importante realizar una buena planeación en la que se tengan en cuenta todos los aspectos
que inciden en la ejecución del proyecto y tener previsto un plan de contingencia ante las
eventualidades, mientras más actividades evalúen, mejor será la puesta en marcha del proyecto.
En la ejecución se presentan muchos más eventos de los proyectados, pero mientras se realice
un excelente trabajo con antelación y se lleve a cabo una buena etapa de alistamiento se
minimizarán los eventos que afecten la calidad de la prestación del servicio.
Como se ve los factores que más influyen son los escases de alimentos y las temporadas
invernales, por lo que se tiene un plan de contingencia en este caso un tipo de ración diferente que
permite entregar alimentos de larga vida y no perecederos en sus componentes.
92
Como estrategia para gestionar los riesgos, la dirección del proyecto ha definido la
intervención de un representante de cada área de trabajo del proyecto, para conformar el comité
de gestión de riesgos.
De otra manera la dirección del proyecto en conjunto con todo su equipo de trabajo define
utilizar como metodología, los estándares de gestión de riesgos recomendados por el Project
management institute (PMI), descritas en la Guía de los fundamentos de la Dirección de proyectos
(PMBOK*). Para lo cual fue establecido la conformación de un comité de gestión de riesgos, el
cual tiene como objetivo principal, la identificación, clasificación y valoración de los riesgos que
amenazan la ejecución del proyecto. Cuya información será recopilada a través de reuniones
semanales, donde se definirán los riesgos de cada área de trabajo que conforman el proyecto y con
el aporte de todos los participantes se definirán las acciones de mitigación, responsables y fechas
de respuesta de la gestión.
La información que se genere en estas sesiones de trabajo o reuniones será recopilada en
formatos definidos por la organización para su gestión. Los cuales estarán bajo la custodia del
representante del área de gestión de calidad. Quien será el responsable de realizar seguimiento al
cumplimiento de los compromisos adquiridos para gestionar los riesgos.
Para realizar el análisis cualitativo de los riesgos definidos para el proyecto, se define utilizar
puntajes de riesgo, los cuales estarán multiplicados por la probabilidad y el impacto asignado a
cada riesgo. Los análisis cuantitativos de los riesgos se utilizarán el software propio de la
organización, como son Excel y Project.
6.7.1 Matriz probabilidad de impacto y el umbral
El proyecto ha determinado las medidas mostradas en la Tabla Nº 22 Matriz de probabilidad e
impacto del proyecto.
Tabla 22 Matriz de probabilidad e impacto del proyecto
Impacto
Probabilidad
MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO
Muy
Bajo Bajo
Medi
o Alto Muy Alto
1 3 5 8 10
PR
OB
AB
ILID
A
D
Muy Alta
0,
8 0,8 2,4 4,0 6,4 8,0
93
Alta
0,
6 0,6 1,8 3,0 4.8 6.0
Media
0,
5 0,5 1,5 2,5 4.0 5,0
Baja
0,
3 0,3 0.9 1,5 2,4 3.0
Muy Baja
0,
1 0.1 0,3 0,5 0,8 1,0
Fuente: construcción de los Autores
6.7.2 Matriz de riesgos
Este documento se muestra en el Apéndice J, es una herramienta de gestión que permite
determinar objetivamente cuáles son los riesgos relevantes para la seguridad y sirve para analizar
el nivel de riesgo presente en las diferentes etapas del proyecto, para comparar por nivel de riesgo
diferentes actividades, para proponer acciones concretas para disminuir los riesgos y para estimar
el impacto que estas acciones tendrán sobre el nivel de riesgo en el proyecto.
6.8 Plan de Gestión de las Adquisiciones
Por medio de este documento se busca la implementación de la gestión de adquisiciones para
el proyecto de “Estrategia para la alimentación escolar en las instituciones educativas oficiales del
departamento del Casanare, como guía para la ejecución de cada uno de los paquetes de trabajo
que hacen parte de las adquisiciones del proyecto, las cuales se pueden ver la EDT del proyecto
en ítem número 3. Estos paquetes cuentan con diferentes actividades en las cuales se adquieren
diversos elementos para el buen desarrollo del proyecto, como lo son las compras y sus riesgos
asociados, los tipos de contratos a usar, el presupuesto determinado para las adquisiciones y su
cronograma.
Unas de las tareas que es muy importe, es la que está relacionada con la búsqueda de
proveedores, ya que la obtención de esta adquisición en buenas condiciones favorece o afecta al
proyecto de manera positiva como negativa el presupuesto y cronograma del proyecto.
94
Y este plan puede que se actualice a lo largo del tiempo de ejecución del proyecto, si se
presenta un cambio en las necesidades de adquisiciones.
6.8.1 Definición y criterios de valoración de proveedores
Los bienes y servicios que se necesitan adquirir para asegurar la entrega de un complemento
alimentario de calidad en las distintas instituciones rurales del departamento del Casanare y por
ende el éxito del proyecto, los cuales serán supervisados y revisados por un ingeniero industrial,
dos ingenieros de alimentos, un administrador y un contador son:
1. Compra de materia prima, incluye alimentos perecederos, no perecederos, insumos de
limpieza y desinfección.
2. Compra de Dotación, incluye dotación del personal equipo de trabajo, de la sede
administrativa, del personal manipulador de alimentos y de bodegas.
3. Compra de equipos, incluye vehículos de transporte de alimentos, vehículos de transporte
de personal y cavas de almacenamiento para transporte.
4. Compra de pólizas de seguros, incluye vehículos de transporte de personal y transporte de
alimentos.
Casanare se alimenta mejor, en pro de promover y ayudar con la economía de las regiones
donde se encuentran las diferentes instituciones educativas, planea comprar la mayor parte de
materia prima, elementos y equipos a estas regiones, por lo que los proveedores de los alimentos
y dotaciones serán personas o microempresas de esta región.
6.8.2 Criterios de la contratación, ejecución y control de compras y contratos
El proyecto se presenta diferentes contrataciones y contratos para asegurar el buen desarrollo
del proyecto y su éxito, en los cuales se encuentran.
1. Contrato de suministro, relacionado con la compra de materia prima.
2. Contratos de manos de obra, incluye la contratación de equipos de trabajos, de personal
manipulador de alimentos y personal administrativo.
Para estos se establecieron dos tipos de contratos, contratos de obra o labor y contrato de
precios fijos.
95
1. Contratos de precios fijos, para los contratos relacionados con la compra de un bien o
servicio. En este caso los contratos de suministro, generados por la compra de materia
prima, compra de dotación, compra de equipo y compra de póliza de seguros.
2. Contratos de obra y labor, para los contratos relacionados con la contratación del personal,
en cual incluye los contratos de mano de obra.
6.8.3 Cronograma adquisiciones y contratos
La secuencia de ejecución de las adquisiciones del proyecto se describe en la Tabla 23.
Cronograma de adquisiciones.
Tabla 23 Cronograma de adquisiciones Cronograma de adquisiciones
Paquete de
trabajo
Nombre de la actividad
Duración
Fecha
Inicio
Fecha
Final
Compra de
Materia Prima
Perecederos 8
semanas
25/02/2019 19/04/2019
No perecederos 8
semanas
25/02/2019 19/04/2019
Insumos para actividades de limpieza
y desinfección y saneamiento básico
4
semanas
25/02/2019 22/03/2019
Contratos de suministro 1
semana
25/02/2019 1/03/2019
Contratos
Mano de Obra
Contratación de equipo de trabajo 1
semana
25/02/2019 1/03/2019
Contratación de personal manipulador
de alimentos.
2
semanas
25/02/2019 8/03/2019
Contratación personal administrativo 3
semanas
25/02/2019 15/03/2019
Compra de
Dotación
Dotación del personal equipo de
trabajo
1
semana
25/02/2019 1/03/2019
Dotación de sede administrativa 1
semana
25/02/2019 1/03/2019
Dotación personal manipulador de
alimentos
1
semana
25/02/2019 1/03/2019
96
Dotación de bodegas 1
semana
25/02/2019 1/03/2019
Infraestructura
Locativas
Sede administrativa 1
semana
4/03/2019 8/03/2019
Bodega de almacenamiento general
ubicada en Yopal – Casanare
1
semana
22/04/2019 26/04/2019
Compra de
equipos
Vehículos de transporte de alimentos 1
semana
29/04/2019 3/05/2019
Vehículos de transporte de personal 1
semana
18/03/2019 23/03/2019
Cavas de almacenamiento para
transporte
1
semana
6/05/2019 10/05/2019
Plan de mantenimiento 1
semana
6/05/2019 10/05/2019
compra de
pólizas de seguros
Vehículos de transporte de personal y
transporte de alimentos.
1
semana
6/05/2019 10/05/2019
Fuente: construcción de los Autores
6.9 Plan de Gestión de Interesados
6.9.1 Registro de interesados
En la Tabla 24. Registro de interesados, se relacionan los interesados del proyecto, al igual
que sus compromisos y mecanismos de comunicación.
Tabla 24 Registro de interesados
Interesado Expectativa de comunicación Mecanismo Frecuencia
Estudiantes Aceptabilidad del complemento
alimentario
1. Encuesta 1. Semanal
2.Comité
alimentación escolar 2. Quincenal
Padres de Familia
1. Seguimiento a cumplimiento de ciclos
de menú entregados semanalmente
1.Seguimiento
presencial Semanal
2. Seguimiento en la recepción de materia
prima con el fin de evaluar la calidad
2. Comité de
alimentación escolar
97
3. Seguimiento al momento de entrega de
complementos, alimentación, verificando la
cantidad y calidad.
Docentes
1. Seguimiento a la entrega de
complementos alimentarios
Comité de
alimentación escolar Semanal
2. Promover espacios de participación
(comités de alimentación escolar)
3. Certificar la entrega de complementos
alimenticios.
Entidades que
ejecutan la política
educativa (Men –
secretarias de educación
departamental y
municipal)
Seguimiento a entrega de complementos
de acuerdo a lo establecido legalmente
Informes
mensuales de
ejecución.
Mensual
Gerente del
Proyecto
Recopilar toda la información emanada de
cada uno de los interesados
Informe de
avance de ejecución Semanal
Fuente: construcción de los Autores
6.9.2 Estrategias para involucrar los interesados
El presente plan considera que todas las partes interesadas del proyecto, merecen y deben
estar informadas de las situaciones que se presenten durante la ejecución del mismo, de acuerdo a
la función que desarrolla; por tal razón el plan de interesados desarrollado contiene los siguientes
temas: El objetivo del presente plan de interesados es definir los mecanismos para realizar los
controles y veedurías con los actores involucrados durante la ejecución del proyecto a fin de
fomentar una adecuada y oportuna comunicación que permita actualizar las actividades a realizar
a lo largo del proyecto. Se define que son parte interesada en el proyecto, todos aquellos actores
que directa o indirectamente, prestan o reciben un servicio en función de la realización de una o
varias de las actividades que involucran la fabricación del producto a entregar.
Con el fin de garantizar que las partes interesadas en el proyecto sean informadas de cada
situación que se genere en el desarrollo de las actividades de este, será creada una página web, en
la que se publica esta información y otras informaciones de interés, además de los roles
relacionados con la prestación del servicio de suministro de raciones alimentarias para las
98
instituciones educativas del departamento de Casanare, como lo muestra en la Tabla 25. Matriz de
interesados.
Tabla 25 Matriz de interesados 12 Interesado Rol
1 Gobernación de Casanare Gestor del PAE
2 Secretaria de Educación del Departamento Contratante
3 Municipales Veedores del PAE
4 Rectores de Planteles Educativos del Departamento Veedores del PAE
5 Asociaciones de Padres de Familia de Planteles
Educativos
Veedores del PAE
6 Profesores de planteles Educativos del Departamento Colaboradores en la distribución de
Raciones alimentarias
7 Sector Comercial del Departamento Colaboradores en la distribución de
Raciones alimentarias
8 Alumnos de Planteles educativos Beneficiarios del PAE
9 9 Casanare se Alimenta Mejor Contratista
Fuente: Construcción de los Autores
Una vez identificados los interesados, se concluye que los estudiantes, padres de familia y
docentes son aliados de apoyo pues su información permite realizar la retroalimentación en tiempo
real de manera que se pueden implementar planes de mejora inmediatos en caso de ser necesarios
con la información recopilada, así mismo se evalúa con gran frecuencia la calidad y la oportuna
prestación del servicio de alimentación. Esta actividad se lleva a cabo a través del mecanismo de
comité de alimentación escolar que tiene por objeto promover la participación ciudadana y el
acceso a la información del servicio prestado dirigida hacia el mejoramiento de la prestación del
servicio.
Es el director del proyecto el encargado de llevar a cabo este proceso. El cual gestiona que la
comunicación se haga de manera efectiva y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer
sus necesidades. Así como, en abordar los problemas a medida que se presentan. Implica
actividades de comunicación dirigidas a los interesados en el proyecto, de manera que se pueda
para influir en sus expectativas, abordar sus inquietudes y resolver asuntos tales como:
99
Figura 15 Estrategia de participación de interesados
Fuente: Construcción de los Autores
100
Conclusiones
El proyecto Estrategia Para La Alimentación Escolar En Las Instituciones Educativas
Oficiales Del Departamento De Casanare suministra un complemento alimentario a niños, niñas,
adolescentes y jóvenes entre los rangos de edades de 5 a 17 años, habitantes del departamento, que
viven en el área rural de las sedes educativas de los 18 municipios del departamento, se prestará
en sesenta (60) instituciones educativas con 430 sedes educativas ubicadas en el área rural, con
el Suministro de 13854 raciones de almuerzos durante 180 días escolares a los 13854 estudiantes
matriculados en instituciones o centros educativos oficiales, como complemento a la alimentación
recibida en el hogar de manera oportuna, garantizando la calidad e inocuidad, requerimientos
nutricionales a los estudiantes.
De igual manera son los padres de familia, profesores, directivas de las instituciones
educativas, los entes gubernamentales los más comprometidos con el desarrollo del proyecto,
quienes participan activamente en el desarrollo de cada actividad que los involucra; para realizar
la verificación en la recepción de cada entregable en las distintas sedes, así mismo el seguimiento
en la ejecución y el control de la calidad de las raciones alimenticias entregadas a cada estudiante.
La puesta en marcha del proyecto ha permitido comprobar la factibilidad y lo amigable que
es con el desarrollo de las regiones, con el medio ambiente, pero sobre todo con los estudiantes de
cada día reciben las raciones alimentarias, quienes han podido comprobar las ventajas de los planes
de respuesta y mitigación en los que se encuentra inmerso el proyecto; desarrollados desde la
etapa de planeación, como son los planes de saneamiento básico puestos en funcionamiento desde
la fase de alistamiento para la ejecución..
Se elaboraron los ciclos de menús de acuerdo con los lineamientos técnicos administrativos
en las cantidades establecidas por grupo de edad, para entregarlos de manera oportuna, aportando
un porcentaje de nutrición básico equivalente al 20% - 35% de las necesidades diarias de calorías
y nutrientes, establecidas para este grupo, en las “Recomendaciones diarias de calorías y nutrientes
para la población colombiana”. El proyecto se ajusta a los lineamientos técnicos administrativos y
estándares del programa de alimentación escolar – PAE.
101
La elaboración de los planes de gestión, recursos, calidad, cronogramas, de riesgos, etc, han
permitido realizar la entrega de un complemento alimentario de manera oportuna, con calidad e
inocuidad y con el comprobado cumplimiento de los requerimientos nutricionales necesarios para
que los estudiantes matriculados en las Instituciones Educativas de las áreas rurales de
Departamento obtengan mejores rendimientos en el aprendizaje. Es a través de estos planes que se
realiza el control, seguimiento y tomar medidas de manera oportuna, minimizando los riesgos
definidos en el plan de riesgos y los emergentes, para de esta manera lograr el éxito del proyecto.
Es así como la elaboración de los ciclos de menús, de acuerdo a lo establecido en los
lineamientos técnicos administrativos y en las cantidades definidas para cada grupo de edades,
cuyo cumplimiento ha dado como resultado, la entrega de suplementos alimentarios con los
componentes nutricionales requeridos para grupo de edades definido.
El análisis realizado de Costo vs Beneficio del proyecto, según los gastos generados para la
producción de los 13854 almuerzos, incluida su distribución y los controles de calidad de los
alimentos. Se estima que los costos del proyecto son $ 11.112.272.822 y beneficios de $
2.963.583.187, estos costos se recuperan durante el periodo de vida del proyecto, o sea once meses.
A partir de este se puede observar que el proyecto es viable debido a que los beneficios son
mayores que los costos generados por el proyecto, además, la relación obtenida B/C es mayor a 1,
lo que nos confirma que el proyecto es viable.
Además, el proyecto tiene beneficios sociales dirigidos a los niños en edad escolar que
contaran con un buen servicio de alimentación garantizando que todos ellos asistan a clases y estén
preparados para aprender. Especialmente, que llegue a los niños más vulnerables.
102
Referencias
American Psychological Association. (2010). Manual de Publicaciones de la American
Psychological Association (6 ed.). (M. G. Frías, Trad.) México, México: El Manual
Moderno.
Gobernación del Casanare. (2015). Plan de desarrollo de Casanare con paso firme 2016 - 2019.
Ministerio de Educación Nacional. (12 de 08 de 2019). Resolución N° 29452 Por la cual se expiden
los Lineamientos Técnicos - Administrativos, los Estándares y las Condiciones Mínimas
del Programa de Alimentación Escolar - PAE y se derogan las disposiciones anteriores.
Obtenido de 2017.
Ortegón, E. (2005). Metodología del marco lógico para la planificación, el seguimiento y la
evaluación de proyectos y programas (Vol. 42). United Nations Publications.
Proyect Management Institute, Inc. (2017). Guía de FUNDAMENTOS PARA DIRECCIÒN DE
PREOYECTOS. En I. Proyect Management Institute, GESTIÒN DE LOS RECURSOS
DEL PROYECTO (págs. 307-357). Chicago, EE.UU.: PMI PMBOK.
103
104
APENDICE A Flujo de caja del proyecto
Tabla 13. Flujo de caja el proyecto
Concepto Periodos de tiempo
ene-20 feb-20 mar-20 abr-20 may-10 jun-20 ago-20 sep-20 oct-20 nov-20
INGRESOS
Inversión inicial $
2.857.283.86
3
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
Facturación mensual $
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
TOTAL DE INGRESOS $
4.096.283.86
3
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
$
1.239.000.00
0
EGRESOS
Contratos de suministro $
1.544.120
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
Contratación de equipo
de trabajo
$
18.695.371
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
Contratación de personal
manipulador de alimentos.
$
1.807.420
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
Contratación personal
administrativo
$
16.097.415
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
Informe de pagos
mensuales
$
1.796.378
$
1.796.378
$
1.796.378
$
1.796.378
$
1.796.378
$
1.796.378
$
1.796.378
$
1.796.378
$
1.796.378
$
1.796.378
Perecederos $
368.072.494
$
368.072.494
$
368.072.494
$
368.072.494
$
368.072.494
$
368.072.494
$
368.072.494
$
368.072.494
$
368.072.494
$
368.072.494
105
No perecederos $
369.925.438
$
369.925.438
$
369.925.438
$
369.925.438
$
369.925.438
$
369.925.438
$
369.925.438
$
369.925.438
$
369.925.438
$
369.925.438
Insumos para actividades
de limpieza y desinfección y
saneamiento básico
$
180.742
$
180.742
$
180.742
$
180.742
$
180.742
$
180.742
$
180.742
$
180.742
$
180.742
$
180.742
Sede administrativa $
2.306.250
$
2.306.250
$
2.306.250
$
2.306.250
$
2.306.250
$
2.306.250
$
2.306.250
$
2.306.250
$
2.306.250
$
2.306.250
Bodega de
almacenamiento general
ubicada en Yopal – Casanare
$
5.030.331
$
5.030.331
$
5.030.331
$
5.030.331
$
5.030.331
$
5.030.331
$
5.030.331
$
5.030.331
$
5.030.331
$
5.030.331
Firma y legalización de
contrato
$
3.847.430
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
Plan de capacitación
manipuladoras
$
4.544.120
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
Plan de capacitación
conductores
$
3.451.855
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
Plan de capacitación
personal bodega
$
451.855
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
elaboración de ciclos de
menús, guías de preparación
de alimentos y análisis
químico para 20 días.
$
3.088.240
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
Programa de limpieza y
desinfección
$
134.105.364
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
Programa de control de
plagas
$
134.105.364
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
Programa de desechos
sólidos
$
134.105.365
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
Horarios de salida de
materia prima de bodega
$
451.855
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
106
Horarios de entrega de
materia prima en sedes
educativas
$
2.755.165
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
preparación de alimentos
en cada comedor de acuerdo a
ciclos de menús.
$
101.218.194
$
101.218.194
$
101.218.194
$
101.218.194
$
101.218.194
$
101.218.194
$
101.218.194
$
101.218.194
$
101.218.194
$
101.218.194
horario de entrega de
complemento alimentario.
$
200.014.452
$
200.014.452
$
200.014.452
$
200.014.452
$
200.014.452
$
200.014.452
$
200.014.452
$
200.014.452
$
200.014.452
$
200.014.452
registro diario de
beneficiarios de
complementos alimentarios
$
5.095.596
$
5.095.596
$
5.095.596
$
5.095.596
$
5.095.596
$
5.095.596
$
5.095.596
$
5.095.596
$
5.095.596
$
5.095.596
diligenciamiento
formatos de plan de
saneamiento básico
$
1.491.122
$
1.491.122
$
1.491.122
$
1.491.122
$
1.491.122
$
1.491.122
$
1.491.122
$
1.491.122
$
1.491.122
$
1.491.122
toma de muestras para
evaluación microbiológica.
$
10.191.192
$
10.191.192
$
10.191.192
$
10.191.192
$
10.191.192
$
10.191.192
$
10.191.192
$
10.191.192
$
10.191.192
$
10.191.192
TOTAL DE EGRESOS $
1.524.373.12
7
$
1.065.322.18
8
$
1.065.322.18
8
$
1.065.322.18
8
$
1.065.322.18
8
$
1.065.322.18
8
$
1.065.322.18
8
$
1.065.322.18
8
$
1.065.322.18
8
$
1.065.322.18
8
FLUJO NESTO DEL
PERIODO
$
2.571.910.73
5
$
173.677.812
$
173.677.812
$
173.677.812
$
173.677.812
$
173.677.812
$
173.677.812
$
173.677.812
$
173.677.812
$
173.677.812
SALDO PERIODO
ANTERIOR
$
-
$
2.571.910.73
5
$
2.745.588.54
7
$
2.919.266.35
9
$
3.092.944.17
0
$
3.266.621.98
2
$
3.440.299.79
4
$
3.613.977.60
6
$
3.787.655.41
7
$
3.961.333.22
9
SALDO FINAL DEL
FLUJO DE CAJA PERIODO
$
2.571.910.73
5
$
2.745.588.54
7
$
2.919.266.35
9
$
3.092.944.17
0
$
3.266.621.98
2
$
3.440.299.79
4
$
3.613.977.60
6
$
3.787.655.41
7
$
3.961.333.22
9
$
4.135.011.04
1
107
APENDICE B Valoración de Impacto y Probabilidad
PLAN DE
TRATAMIENTO A LOS
RIESGOS VALORACIÓN DE IMPACTO Y PROBABILIDAD
CATEGORÍ
A
ACTIVIDAD
ES
PERSON
AS
DAÑOS A
INSTALACION
ES
AMBIENT
AL
ECONÓMIC
OS (COSTOS)
VALORACI
ÓN IMPACTO /
PROBABILIDA
D
VALORACI
ÓN GLOBAL
PLAN
DE
RESPUEST
A
ACCIÓN
DE
TRATAMIEN
TO
POLITICO
Cambios
Normativos o de
Legislación
Tributaria Como la
Inclusión de
Nuevos Impuestos
o Incremento en
las Tarifas.
0 0 0 5E 5 N ACEPT
AR
Asegurar
que el personal
asignado por el
proyecto tenga
en cuenta la
normatividad
vigente y
actualizada.
ECONOMICO
Variación en
los Precios de La
Materia Prima
0 0 0 5E 5 N ACEPT
AR
Revisión
permanente de
los precios de
mercado y de
esta manera
solicitar a la
entidad
contratante hacer
uso de lista de
intercambios.
108
ECONOMICO Escases de
Materia Prima 5E 0 0 5E 10 L
MITIGA
R
Solicitar
reuniones
frecuentes para
analizar el
comportamiento
del mercado y
prever posibles
intercambios de
materia prima
teniendo en
cuenta el valor
de presupuesto
aprobado y que
el intercambio
sea del mismo
valor económico
y nutricional.
AMBIENTAL Clima 5E 5E 5E 5D 20 M MITIGA
R
Ante
situaciones de
lluvia realizar
provisión de
materia prima y
solicitar
aumentar el
tiempo de
entregas de
materia prima, si
se tiene en
cuenta que este
debe ser
semanal. En caso
109
extremo se
solicitará
cambiar el tipo
de ración a
entregar.
SOCIAL Alteración del
Orden Público. 5E 0 0 5E 10 L
ACEPT
AR
Informar a
la entidad la
imposibilidad de
realizar entregas
demostrando con
soportes el
motivo de no
cumplimiento de
lo pactado. Se
solicitará
suspensión de
prestación de
servicio hasta
que se normalice
la situación.
OPERACION
AL
Demora O No
Pago de los
Salarios, Seguridad
Social y
Prestaciones
Sociales de las
Manipuladoras
5E 0 0 5E 10 L MITIGA
R
realizar los
pagos
oportunamente,
para ello realizar
seguimiento a
los encargados
de realizar
informes
mensuales a
tiempo para el
110
cobo del servicio
prestado y de
esta manera
contar con
recursos
económicos.
OPERACION
AL
Intoxicación
Alimentaria de los
Beneficiarios del
PAE
5E 0 0 5E 10 L MITIGA
R
capacitar a
las
manipuladoras
de alimentos en
los riesgos que
se corren al no
realizar buenas
prácticas de
limpieza y
desinfección,
tratamiento de
agua, así mismo
realizar
controles del
estado de la
materia prima
antes de dar
salida de la
bodega y al
momento de
llegar al
comedor
111
OPERACION
AL
Obstrucción
En Las Vías De
Acceso
5E 0 5E 5E 15 L MITIGA
R
Informar a
la entidad la
imposibilidad de
realizar entregas
demostrando con
soportes el
motivo de no
cumplimiento de
lo pactado. Se
solicitará
suspensión de
prestación de
servicio hasta
que se normalice
la situación.
OPERACION
AL
Incumplimient
o en la Preparación
de la Minuta
Patrón
5E 0 0 5E 10 L MITIGA
R
Capacitar a
las
manipuladoras
de alimentos en
los riesgos que
se corren al no
realizar buenas
prácticas de
limpieza y
desinfección,
tratamiento de
agua, así mismo
realizar
controles del
estado de la
materia prima y
112
las cantidades de
acuerdo a la
minuta patrón,
antes de dar
salida de la
materia prima de
la bodega y al
momento de
llegar al
comedor. En
caso de que se
presenten
faltantes estos se
deberán reponer
en un tiempo no
mayor a 24
horas.
OPERACION
AL
Mala Calidad
de los Insumos
Entregados
5E 0 0 5E 10 L MITIGA
R
Realizar
controles de
calidad y estado
de la materia
prima antes de
dar salida de la
materia prima de
la bodega y al
momento de
llegar al
comedor. en
caso que se
presente materia
prima no apta
113
para consumo se
debe llevar a
cabo el protocolo
establecido y
retirar
inmediatamente
el producto y
realizar
reposición en un
tiempo no mayor
a 24 horas.
TECNOLOGI
CO
Falta De
Comunicación 3C 0 0 3C 6 L
MITIGA
R
Se deben
establecer
tiempos de
entrega de
información
quincenal
teniendo en
cuenta que la
ejecución es en
el área rural y la
comunicación es
deficiente. Se
deberá hacer uso
de correo
humano y
optimizar la
entrega de la
mayor
información
posible, así
114
como las
falencias
encontradas para
que se tomen las
medidas de
manera
oportuna.
115
APENDICE C Estrategia de mitigación de impacto ambiental
Componente Factor
Descripción del
factor en el entorno del
proyecto
Fase de
análisis
Nivel de
incidencia
¿Describa cómo incide
en el proyecto?
¿Cómo potenciaría
los efectos positivos y
disminuiría los
negativos? I P
I
m C
C
r
M
n N
I P M
p
Político
legal
Normatividad
Vigente x x x x x
x
Es un aspecto
importante desde el inicio
ya que se debe dar
cumplimiento a la
normatividad legal vigente
durante la ejecución desde
la planeación hasta el cierre
del proyecto
Desde la
planeación se
identifican las
actividades de
cumplimiento
obligatorio,
específicamente en la
etapa de alistamiento
(curso manipulación
de alimentos,
contratación de
personal, concepto
sanitario de
comedores escolares,
116
Normatividad
Incumplimiento en
la Preparación de la
Minuta Patrón
x x
Incide en la entrega de
raciones que cumplan con
el gramaje establecido en
los lineamientos técnicos
administrativos del
ministerio de Educación
Nacional
Capacitación a las
manipuladoras de
alimentos en el
cumplimiento de
ciclos de menús
establecidos por el
ministerio de
educación nacional,
promover el control y
seguimiento por parte
de la comunidad
educativa como son
los docentes,
personeros
estudiantiles, padre de
familia y demás.
Ambiental Clima
En el departamento
de Casanare se
presentan dos
temporadas una de
verano y otra de
invierno.
x X
X
La incidencia es
negativa en época de lluvia
en razón a la
infraestructura vial si se
tiene en cuenta que se
atiende 100% de área rural
y estas no cuentan con vías
Se realiza un plan
de contingencia desde
el inicio del programa
y para contrarrestar la
dificultad se cambia el
tipo de ración a
entregar por ejemplo
de ración preparada en
117
de acceso en buenas
condiciones.
sitio a ración
industrializada, pues la
ración industrializada
se puede enviar cada
quince días mientras
que la ración
preparada en sitio la
entrega es semanal y
los alimentos que la
conforman son
altamente
perecederos.
Agua No se cuenta con
agua potable x x x x
La incidencia es
negativa, pues al no contar
con agua potable es
altamente probable la
contaminación de
alimentos, intoxicaciones
en beneficiarios.
Al respecto se debe
planificar e
implementar métodos
de purificación de
agua y capacitar a las
manipuladoras de
alimentos en los
riesgos que se corren
al no realizar buenas
prácticas de limpieza y
desinfección,
tratamiento de agua,
118
contaminación de
alimentos causados
por el agua cruda.
Contaminación
Aguas residuales,
empozamiento de agua
en áreas aledañas
x X
La incidencia es
negativa, se convierte en un
foco grande de
contaminación
Desde la etapa de
alistamiento se debe
hacer una evaluación
exhaustiva de cada
comedor escolar e
identificar en cuales
no es posible prestar el
servicio si no se cuenta
con un buen plan de
manejo de aguas
residuales. Esta
situación se disminuye
si se toman medidas de
mitigación en manejo
de aguas.
Económico
Variación En Los
Precios De La Materia
Prima
x X
Debido a este aspecto
se bajan las utilidades
esperadas.
119
Escases De Materia
Prima x X
Afecta el cumplimiento
de los ciclos de menús
establecidos desde el inicio
del programa
Solicitar uso de
listas de intercambio
de alimentos.
Social
Alteración Del
Orden Público.
x x x x x
Afecta
significativamente el
programa pues se hace
necesario suspender la
prestación del servicio
Desde el inicio se
aprueba entregar
ración industrializada
para casos fortuitos y
en donde no se
cumple con la
infraestructura
necesaria.
Obstrucción En Las
Vías De Acceso X
Afecta
significativamente el
programa pues se hace
necesario suspender la
prestación del servicio
Desde el inicio se
aprueba entregar
ración industrializada
para casos fortuitos y
en donde no se
cumple con la
infraestructura
necesaria.
119
APENDICE D Estimación de costos de inversión
Cuenta de
Control
Paquete de
Trabajo
Nombre de la
actividad
Co
sto
po
r
act
ivid
ad
Res
erva
Co
nti
ng
enci
a
po
r a
ctiv
ida
d
Co
sto
to
tal
de
act
ivid
ad
Co
sto
pa
qu
ete
de
tra
ba
jo
Res
erva
con
tin
gen
cia
po
r cu
enta
de
con
trol
To
tal,
cost
o p
or
cuen
ta d
e
con
trol
L
ínea
ba
se
de
Co
sto
s
Res
erva
de
ges
tió
n
Pre
sup
ues
to
C
C1
Planeaci
ón
A Plan del
proyecto
1 Conform
ar el equipo
de dirección
del proyecto
$
12.563.5
00
$
1.256.3
50
$
13.819.8
50
$
31.564.3
60
$
-
$
31.564.3
60
$
14.075.85
6.009
$
2.815.17
1.202
$
16.891.02
7.211
2 Elaborar
plan de
trabajo
$
4.901.40
9
$
490.141
$
5.391.55
0
3 desarrollo
de proyecto
$
11.764.7
24
$
588.236
$
12.352.9
60
C
C2
Financia
miento
B Control
de cuentas
4 Inversión
inicial
$
6.995.32
7
$
699.533
$
7.694.86
0
$
877.342.
527
$
-
$
877.342.
527
5 Manejo
de anticipo
$
7.205.89
3
$
-
$
7.205.89
3
6 Informe
de pagos
mensuales
$
17.963.7
75
$
-
$
17.963.7
75
120
7 Facturaci
ón mensual
$
844.477.
999
$
-
$
844.477.
999
C
C3
Adquisic
ión
C Compra
de Materia
Prima
8 Pereceder
os
$
3.200.63
0.386
$
480.094
.558
$
3.680.72
4.944
$
8.828.28
4.428
$
-
$
8.828.28
4.428
9 No
perecederos
$
3.362.95
8.531
$
336.295
.853
$
3.699.25
4.384
1
0
Insumos
para
actividades
de limpieza y
desinfección
y
saneamiento
básico
$
1.807.42
0
$
-
$
1.807.42
0
1
1
Contratos
de suministro
$
1.544.12
0
$
-
$
1.544.12
0
D Contrat
os Mano de
Obra
1
2
Contratac
ión de equipo
de trabajo
$
18.695.3
71
$
-
$
18.695.3
71
1
3
Contratac
ión de
personal
manipulador
de alimentos.
$
1.807.42
0
$
-
$
1.807.42
0
121
1
4
Contratac
ión personal
administrativ
o
$
16.097.4
15
$
-
$
16.097.4
15
E Compra
de Dotación
1
5
Dotación
del personal
equipo de
trabajo
$
8.451.85
5
$
-
$
8.451.85
5
1
6
Dotación
de sede
administrativ
a
$
15.451.8
55
$
-
$
15.451.8
55
1
7
Dotación
personal
manipulador
de alimentos
$
34.242.0
55
$
-
$
34.242.0
55
1
8
Dotación
de bodegas
$
9.700.09
8
$
-
$
9.700.09
8
F Infraestr
uctura
Locativas
1
9
Sede
administrativ
a
$
23.062.4
95
$
-
$
23.062.4
95
2
0
Bodega
de
almacenamie
nto general
ubicada en
$
50.303.3
10
$
-
$
50.303.3
10
122
Yopal -
Casanare
G Compra
de equipos
2
1
Vehículo
s de
transporte de
alimentos
$
612.135.
000
$
122.427
.000
$
734.562.
000
2
2
Vehículo
s de
transporte de
personal
$
367.281.
000
$
-
$
367.281.
000
2
3
Cavas de
almacenamie
nto para
transporte
$
122.427.
000
$
-
$
122.427.
000
2
4
Plan de
mantenimient
o
$
41.967.9
76
$
-
$
41.967.9
76
H compra
de pólizas
de seguros
2
5
Vehículo
s de
transporte de
personal y
transporte de
alimentos.
$
903.710
$
-
$
903.710
C
C3
Preparati
vos
I Legaliza
ción
contrato
2
6
Firma y
legalización
de contrato
$
3.847.43
0
$
-
$
3.847.43
0
$
1.158.55
9.139
$
-
$
1.158.55
9.139
123
2
7
adquisici
ón de pólizas
$
733.108.
406
$
-
$
733.108.
406
J Adecua
ción bodega
almacenami
ento
2
8
tramitar
el permiso
sanitario
$
4.544.12
0
$
-
$
4.544.12
0
K Capacit
ación de
mano de
obra
2
9
Plan de
capacitación
manipuladora
s
$
4.544.12
0
$
-
$
4.544.12
0
3
0
Plan de
capacitación
conductores
$
3.451.85
5
$
-
$
3.451.85
5
3
1
Plan de
capacitación
personal
bodega
$
451.855
$
-
$
451.855
L Plan de
nutrición y
dietas
3
2
Elaboraci
ón de ciclos
de menús,
guías de
preparación
de alimentos
y análisis
químico para
20 días.
$
3.088.24
0
$
-
$
3.088.24
0
124
M Plan de
saneamiento
bodegas y
comedores
3
3
Programa
de limpieza y
desinfección
$
134.105.
364
$
-
$
134.105.
364
3
4
Programa
de control de
plagas
$
134.105.
364
$
-
$
134.105.
364
3
5
Programa
de desechos
sólidos
$
134.105.
365
$
-
$
134.105.
365
N Plan de
distribución
de raciones
por sedes
3
6
Horarios
de salida de
materia prima
de bodega
$
451.855
$
-
$
451.855
3
7
Horarios
de entrega de
materia prima
en sedes
educativas
$
2.755.16
5
$
-
$
2.755.16
5
C
C4
Ejecució
n
O Prepara
ción de
alimentos
3
8
Preparaci
ón de
alimentos en
cada comedor
de acuerdo
con ciclos de
menús.
$
843.484.
950
$
168.696
.990
$
1.012.18
1.940
$
3.180.10
5.555
$
-
$
3.180.10
5.555
P Entrega
de raciones
3
9
Horario
de entrega de
$
2.000.14
4.520
$
-
$
2.000.14
4.520
125
a los
estudiantes
complemento
alimentario.
Q Control
de calidad
4
0
registro
diario de
beneficiarios
de
complemento
s alimentarios
$
50.955.9
60
$
-
$
50.955.9
60
4
1
diligencia
miento
formatos de
plan de
saneamiento
básico
$
14.911.2
15
$
-
$
14.911.2
15
4
2
toma de
muestras para
evaluación
microbiológic
a.
$
101.911.
920
$
-
$
101.911.
920
126
APENDICE E Diccionario de la EDT
ID 1.1 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción Conjunto de acciones estimadas para alcanzar el objetivo del proyecto, teniendo
en cuenta plazos, riesgos, actividades, equipo, costes, etc. De forma coordinada
según la dirección estimada, aprovechando y optimizando los recursos.
Criterio de Aceptación Tener claro una estrategia que se viable, siguiendo una metodología y técnicas
de planificación de proyecto.
Ser claro y legible por todo el equipo.
Establecer objetivos y subtareas.
Debe contemplar los contratiempos y prever los distintos escenarios.
Entregables Documento con la planificación de las actividades en el calendario.
Acta de cada una de las reuniones.
Informes del seguimiento continuo de la evolución del proyecto.
Supuestos Entregar informes cada mes.
Entregar acta cada semana.
Entregar el cronograma del proyecto 15 de enero.
Recursos asignados Director del proyecto.
Gerente y subgerente.
Ingeniero de alimentos e Ingeniero industrial.
Duración 49 días.
Hitos 1 de febrero- Cronograma del proyecto
Costo $ 31.564.360
ID 1.2 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción Se encarga de los procesos de estimar, presupuestar y controlar los costos de
modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Criterio de Aceptación Identificar los factores que producen cambios en la línea base de costo, con el
monitoreo el desempeño de los costos para detectar y comprender las variaciones
con respecto a la línea base aprobada de costo.
Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera
oportuna.
Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el
proyecto.
Entregables EDT.
Informes de las entradas y salidas cada mes.
Informe de las solicitudes de cambio y su debida respuesta.
Presupuesto del proyecto.
Cronograma del Proyecto.
Calendarios de los recursos.
Contratos debidamente legalizados.
127
Supuestos Tener establecido el Presupuesto del proyecto, el Cronograma del Proyecto y
Calendarios de los recursos antes de empezar las clases.
Entrega de planillas de control de entrada y salida mensualmente.
Recursos asignados Equipo de Dirección del Proyecto.
Un Ingeniero Industrial
Un contador
Un abogado
Duración 63 días.
Hitos 1 de marzo - Presupuesto del proyecto.
15 de febrero- Cronograma del Proyecto.
5 de marzo- Calendarios de los recursos.
Costo $ 877.342.527
ID 2.1 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción Estos llegan a la bodega y ahí se procede a embalar lo correspondiente de cada
semana de acuerdo con el ciclo de menú para cada sede.
Implementación de elementos de aseo como escobajos, traperos, traperos,
jabón, esponjas, limpiones, etc.
Criterio de Aceptación Tener como mínimo el inventario de la materia prima necesaria.
Tener como mínimo el inventario de los implementos de aseo por sede.
Entregables Pedidos de Materia Prima
Supuestos Entregar informe el costo e inventario antes de 4 de enero.
Recursos asignados 1 proveedor.
1 ingeniero industrial.
Duración 30 días.
7 días hábiles.
Hitos 30 feb- Factura de compra
12 ene- Informe de costos de los implementos de aseo
Costo $ 7.383.330.868
ID 2.2 Cuenta
de Control Actualización Responsable
DESCRIPCIÓN Contratación del personal laboral para manipulación de alimentos y adecuación
de bodega de almacenamiento; deben contar con certificación médica, carné y
dotación de vestimenta.
CRITERIO DE ACEPTACIÓN El contrato debe tener como mínimo alcance definido en las actividades que va
a desarrollar en la empresa, periodo de contratación, forma de pago y valor total a
pagar.
ENTREGABLES Contratación del personal.
SUPUESTOS Firmar el contrato antes del inicio de la ejecución proyecto.
RECURSOS ASIGNADOS 99 manipuladores de tiempo completo, 200 manipuladores medio tiempo y 99
bodegueros.
DURACIÓN Menos de 15 días avilés.
HITOS 1 ene – Firma contrato.
3 ene – Informe Mensual para pago.
128
COSTO $ 36.600.206
ID 2.3 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción La dotación debe corresponder a la actividad que desarrolla el trabajador y al
medio ambiente en que se desempeña.
Criterio de Aceptación En función de la organización de cada Departamento, Unidad, Centro, o
entidad, o dependiendo de la procedencia de los fondos destinados a adquirir el
equipo
Entregables Informe de entrega de dotación.
Supuestos Entregar informe el costo e inventario antes de 4 de enero.
Recursos asignados 1 ingeniero industrial.
Duración 7 días hábiles.
Hitos 12 ene- Informe de costos de los implementos de dotación.
Costo $ 67.845.863
ID 2.4 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción Esta debe tener con concepto sanitario por la secretaria de salud donde deben
contar con equipos y utensilios para llevar acabo la adecuación de los procesos de
PAE, entre estos están: equipos de refrigeración y congelación, balanzas,
termómetros, carretillas trasportadoras, canastillas, entre otros.
Criterio de Aceptación Cumplir con lo mínimo con el concepto sanitario.
Entregables Adecuación de bodega de almacenamiento
Supuestos Entregar concepto sanitario por la secretaria de salud.
Recursos asignados 1 ingeniero de alimentos.
Duración 30 días.
Hitos 30 feb- concepto sanitario por la secretaria de salud.
Costo $ 73.365.805
ID 2.5 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción La compra de infraestructura e instalaciones, el equipamiento, los
requerimientos técnicos de los productos y características de los servicios, el
proceso productivo y de prestación del servicio, los costes, los planes y programas
de producción, así como las políticas de mantenimiento, seguridad y prevención
laboral.
Criterio de Aceptación Resumir las necesidades de infraestructuras e instalaciones que precisa y con
las que cuenta la empresa, las necesidades de mantenimiento y de subcontratación.
Se detallará los medios con los que se cuenta; locales y otras instalaciones,
necesidades de maquinaria y personal, así como las necesidades de la formación.
Entregables Certificado de compra.
Supuestos Entregar informe el costo e inventario antes de 4 de enero.
Recursos asignados 1 administrador y 1 contador.
Duración 7 días hábiles.
Hitos 12 ene- Informe de costos de los vehículos.
129
Costo $ 1.143.810.976
ID 2.6 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción La compra de póliza de seguros garantizamos los perjuicios ocasionados por el
incumplimiento del contratista, en virtud de las obligaciones generales y
particulares que se hayan pactado. en un contrato, orden de compra, orden de
servicio, etc., conforme las leyes civiles y comerciales que los rigen.
Criterio de Aceptación Obligaciones generales y particulares que se hayan pactado como orden de
compra, orden de servicio, etc., conforme las leyes civiles y comerciales que los
rigen.
Entregables Certificado de compra de póliza.
Supuestos Entregar informe el costo e inventario antes de 4 de enero.
Recursos asignados 1 abogado y 1 contador.
Duración 7 días hábiles.
Hitos 12 ene- Informe de costos de pólizas de seguros.
Costo $ 903.710
ID 3.1 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción Los contratos se rigen bajo artículo 50 de la Ley 789 de 2002. El contratista
PERSONA JURÍDICA deberá acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con
los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de
Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio
Nacional de Aprendizaje SENA. Su acreditación se hará mediante certificación
expresa suscrita por Representante Legal.
Criterio de Aceptación Establecer la póliza de conformidad con las condiciones señaladas en el
contrato, dicha póliza debe tomarse a favor de entidades particulares y presentarse
acompañada de las condiciones generales y del recibo de pago de la prima.
Suscribir el pacto de integridad
Entregables Contrato.
Formato Creación de Terceros.
Supuestos Estar debidamente legalizados todos los contratos antes de empezar el ciclo
académico.
Recursos asignados 3 abogados.
Duración 63 días.
Hitos 14 de marzo- Contratos Legalizados
Costo $ 736.955.836
ID 3.2.1 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción Busca estrategias a implementar para garantizar la utilización de agua segura
para limpieza, desinfección y preparación de los alimentos en caso de que el
comedor escolar no cuente con agua potable.
Criterio de Aceptación Debe contener como mínimo la aprobación del programa acorde a la
Resolución 2674 del 2013.
130
Entregables Programa de Abastecimiento o suministro de Agua.
Supuestos Entregar los certificados de aprobación del programa antes de 4 de enero.
Recursos asignados 2 Ingeniero de Alimentos
Duración 7 días hábiles.
Hitos 12 ene- Certificado del Programa de Abastecimiento o suministro de Agua.
Costo $ 134.105.365
ID 3.2.2 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción Un programa de control específico, el cual debe involucrar el concepto de
control integral, apelando a la aplicación armónica de las diferentes medidas de
control conocidas, con especial énfasis en las radicales y de orden preventivo.
Se deben incluir las fichas técnicas y hojas de seguridad de los productos
químicos utilizados en las actividades de control integrado de plagas.
Criterio de Aceptación Debe contener como mínimo la aprobación del programa acorde a la
Resolución 2674 del 2013.
Entregables Programa de control de Plagas.
Supuestos Entregar los certificados de aprobación del programa antes de 4 de enero.
Recursos asignados 2 ingenieros de Alimentos
Duración 7 días hábiles.
Hitos 12 ene- Certificado del Programa de control de plagas.
Costo $ 134.105.365
ID 3.2.3 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción Serie de actividades que se deben implementar para evitar la contaminación
de los alimentos, áreas, dependencias y equipos, y el deterioro del medio
ambiente, cumpliendo con las normas de higiene y salud ocupacional establecida,
entre estas están la recolección, conducción, manejo, almacenamiento interno,
clasificación, trasporte y disposición final de los desechos sólidos.
Criterio de Aceptación Debe contener como mínimo la aprobación del programa acorde a la
Resolución 2674 del 2013.
Entregables Programa de Desechos Sólidos.
Supuestos Entregar los certificados de aprobación del programa antes de 4 de enero.
Recursos asignados 2 ingeniero de Alimentos
Duración 7 días hábiles.
Hitos 12 ene- Certificado del Programa de Desechos Sólidos.
Costo $ 134.105.365
ID 3.3 Cuenta
de Control Actualización Responsable
DESCRIPCIÓN
Plan de capacitación y/o actualización continua y permanente para el personal
manipulador de alimentos desde el momento de su vinculación. Dicho plan
no podrá ser inferior a 10 horas anuales y deber tratar temas relacionados con el
manejo adecuado de los alimentos en los procesos desarrollados de acuerdo
con la priorización realizada.
131
CRITERIO DE ACEPTACIÓN Debe contener como mínimo metodología, duración, profesional que dicte la
actualización, cronograma y temas específicos a impartir y se deberá
desarrollar de acuerdo con lo establecido en la normatividad sanitaria vigente.
ENTREGABLES Plan de capacitación para el personal.
SUPUESTOS Informe de asistencia de la capacitación antes del 6 de enero.
RECURSOS ASIGNADOS 1 profesional que dicte la capacitación.
DURACIÓN 7 días.
HITOS 15 ene- Informe control de asistencia de la capacitación
COSTO $ 8.447.830
ID 3.4 Cuenta
de Control Actualización Responsable
DESCRIPCIÓN Implementación del plan de nutrición y dietética, donde incluye el control de
asistencia de recibir las raciones en cada sede y además se publicará en un lugar
visible los ciclos de menú.
CRITERIO DE ACEPTACIÓN El informe debe contener como mínimo el control de calidad del servicio y la
asistencia de las raciones.
ENTREGABLES Implementación del plan de Nutrición y Dietética.
SUPUESTOS Debe entregarse cada vez para seguimiento del control del servicio.
RECURSOS ASIGNADOS 99 manipuladoras de tiempo completo y 200 manipuladoras de medio tiempo
DURACIÓN 180 días
HITOS Primeros días de cada mes- Informe de calidad de servicio.
Primero días de cada mes- informe de asistencia de entrega de raciones.
COSTO $ 3.088.240
ID 3.5 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción Contar con los procedimientos de limpieza y desinfección que deben
satisfacer las necesidades particulares del proceso y del producto de que se
trate.
Criterio de Aceptación Debe contener como mínimo la aprobación del programa acorde a la Resolución
2674 del 2013.
Entregables Programa de Limpieza y Desinfección.
Supuestos Entregar los certificados de aprobación del programa antes de 4 de enero.
Recursos asignados 2 ingeniero de Alimentos
Duración 7 días hábiles.
Hitos 12 ene- Certificado programa de limpieza y desinfección Aprobado.
Costo $ 402.316.093
ID 3.6 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción Elaboración de ciclo de menús de 20 días de acuerdo a las minutas patrón
establecidas en la Resolución 29452 de 2017, estas deben contener: análisis
químico, guía de preparación y lista de intercambio.
Criterio de Aceptación Cumplimiento del buen manejo de los alimentos y adecuado menú que cumpla
con un balance nutricional.
132
Entregables Plan de Nutrición y Dietética.
Supuestos Entregar del documento con el plan nutricional de cada semana.
Recursos asignados 1 ingeniero de Alimentos.
Duración 30 días.
Hitos 30 feb- Menús de ciclos Nutricional.
Costo $ 3.270.020
ID 4.1 Cuenta
de Control Actualización Responsable
Descripción Preparar un complemento alimentario de manera oportuna, garantizando la
calidad e inocuidad, requerimientos nutricionales a los estudiantes matriculados en
las Instituciones Educativas del área rural del Departamento de Casanare.
Siguiendo un adecuado manejo adecuado de los alimentos en los procesos
desarrollados de acuerdo con la priorización realizada.
Criterio de Aceptación Tener certificación de asistir a la capacitación de manipuladoras.
Contar con toda la dotación requerida para la manipulación de alimentos.
Contar con el plan nutricional y seguirlo tal cual.
Entregables Informes de cumplimiento de entrega de alimentos.
Informes de calidad de los alimentos preparados.
Informes de cumplimiento de las normas establecidas.
Informe de cumplimiento de las normas de higiene.
Supuestos No encontrar ninguna anomalidad en cada uno de los informes entregados mes
a mes.
Recursos asignados 99 manipuladoras de tiempo completo, 200 manipuladoras de medio tiempo y
un supervisor.
Duración 231 días.
Hitos 29 de marzo- Funcionamiento del servicio.
Costo $ 1.012.181.940
ID 4.2 Cuenta
de Control Actualización Responsable
DESCRIPCIÓN Los vehículos de transporte salen de Yopal con la materia prima para cada
municipio, en cada municipio hay un coordinador y este es el encargado de
conseguir transporte y hacer llegar esta materia prima a cada sede ubicada en el
área rural.
CRITERIO DE ACEPTACIÓN El informe debe contener como mínimo el control de salida y llegada de la
materia prima a cada una de las sedes desde la bodega.
ENTREGABLES Rutas de Trasporte
SUPUESTOS Entrega de planillas de control de entrada y salida mensualmente.
RECURSOS ASIGNADOS 18 trasportadores.
DURACIÓN 158 días
HITOS Primero días cada mes- Cuenta cobro.
Primero días cada mes- Control de rutas
COSTO $ 2.000.144.520
133
ID 4.3 Cuenta
de Control Actualización Responsable
DESCRIPCIÓN Esta área es quién garantiza que los alimentos brindados a los titulares de
derecho tengan un nivel alto de calidad, y se encarga además de verificar la rotación
de productos y materias primas en las Unidades aplicativas del Departamento de
Casanare.
CRITERIO DE ACEPTACIÓN Registro diario de beneficiarios de complementos alimentarios.
Diligenciamiento formatos de plan de saneamiento básico.
Toma de muestras para evaluación microbiológica.
ENTREGABLES Registro de beneficiarios por sede.
Informe de registro diarios de acuerdo con el plan de saneamiento básico.
Inventarios del material estéril para toma de muestras.
Manuel de protocolo de toma de muestras.
Informes de los resultados de toma de muestras.
SUPUESTOS Informe de calidad de los alimentos, con los resultados de la toma de muestra
cada 15 días.
RECURSOS ASIGNADOS Un ingeniero industrial.
Supervisores.
2 manipuladoras.
DURACIÓN 231 días.
HITOS Cada semana se toma registro de calidad del servicio prestado, junto con las
muestras.
COSTO $ 167.779.095
134
APENDICE F Cronograma de actividades
En la tabla 16. Actividades y duración del proyecto se relacionan cada una de las actividades y
sus duraciones hasta el término del proyecto
Tabla 16. Actividades y duración del proyecto I
tem
Ultim
o nivel de
la EDT
Nombre de la actividad Durac
ión
optimista
(semanas)
Durac
ión
esperada
(semanas)
Durac
ión
Pesimista
(semanas)
P
rede
ceso
ra
PERT
(semana)
A Plan
del
proyecto
1 Conformar el equipo de
dirección del proyecto
1 2 3 2
2 Elaborar plan de trabajo 0,5 1 2 1 1,1
3 desarrollo de proyecto 3 4 5 2 4
B Contr
ol de
cuentas
1 Inversión inicial 3 4 5 2 4
2 Manejo de anticipo 3 4 5 3 4
3 Informe de pagos mensuales 8 9 10 2 9
4 Facturación mensual 8 9 10 2 9
C Comp
ra de
Materia
Prima
1 Perecederos 19 20 21 4 20
2 No perecederos 9 10 11 4 10
3 Insumos para actividades de
limpieza y desinfección y
saneamiento básico
9 10 11 4 10
4 Contratos de suministro 0,5 1 1,5 4 1,0
D Contr
atos Mano
de Obra
1 Contratación de equipo de
trabajo
0,5 1 2 3 1,1
2 Contratación de personal
manipulador de alimentos.
1 2 3 3 2
3 contratación personal
administrativo
2 3 4 3 3
E Comp
ra de
Dotación
1 Dotación del personal equipo
de trabajo
0,5 1 1,5 4 1,0
2 Dotación de sede
administrativa
0,5 1 1,5 4 1,0
3 Dotación personal
manipulador de alimentos
0,5 1 1,5 4 1,0
4 Dotación de bodegas 0,5 1 1,5 4 1,0
F Infrae
structura
Locativas
1 Sede administrativa 0,5 1 1,5 4
,12
1,0
Bodega de almacenamiento
general ubicada en Yopal –
Casanare
0,5 1 1,5 4
,8,9
1,0
135
I
tem
Ultim
o nivel de
la EDT
Nombre de la actividad Durac
ión
optimista
(semanas)
Durac
ión
esperada
(semanas)
Durac
ión
Pesimista
(semanas)
P
rede
ceso
ra
PERT
(semana)
G Comp
ra de
equipos
1 Vehículos de transporte de
alimentos
0,5 1 1,5 8
,9,1
9,20
1,0
2 Vehículos de transporte de
personal
0,5 1 1,5 1
2,13
,14
1,0
3 Cavas de almacenamiento
para transporte
0,5 1 1,5 2
1,22
1,0
4 Plan de mantenimiento 0,5 1 1,5 2
1,22
1,0
H compr
a de
pólizas de
seguros
1 Vehículos de transporte de
personal y transporte de
alimentos.
0,5 1 1,5 2
1,22
1,0
I Legali
zación
contrato
1 Firma y legalización de
contrato
0,5 1 1,5 1
2,13
,14
1,0
2 Adquisición de pólizas 0,5 1 1,5 2
5
1,0
J Adec
uación
bodega
almacena
miento
1 Tramitar el permiso sanitario 0,5 1 1,5 1
9,20
1,0
K Capac
itación de
mano de
obra
1 Plan de capacitación
manipuladoras
0,5 1 1,5 1
7,26
1,0
2 Plan de capacitación
conductores
0,5 1 1,5 1
2,21
,22,
26
1,0
3 Plan de capacitación
personal bodega
0,5 1 1,5 1
2,26
1,0
L Plan
de
nutrición
y dietas
1 Elaboración de ciclos de
menús, guías de preparación de
alimentos y análisis químico para
20 días.
0,5 1 1,5 8
,9,1
2
1,0
M Plan
de
saneamie
nto
bodegas y
comedore
s
1 Programa de limpieza y
desinfección
0,5 1 1,5 1
0,11
1,0
2 Programa de control de
plagas
0,5 1 1,5 3
3
1,0
3 Programa de desechos
sólidos
0,5 1 1,5 3
3
1,0
N Plan
de
distribuci
ón de
raciones
por sedes
1 Horarios de salida de materia
prima de bodega
0,5 1 1,5 3
1
1,0
2 Horarios de entrega de
materia prima en sedes
educativas
0,5 1 1,5 2
9,30
1,0
136
I
tem
Ultim
o nivel de
la EDT
Nombre de la actividad Durac
ión
optimista
(semanas)
Durac
ión
esperada
(semanas)
Durac
ión
Pesimista
(semanas)
P
rede
ceso
ra
PERT
(semana)
O Prepa
ración de
alimentos
1 Preparación de alimentos en
cada comedor de acuerdo con
ciclos de menús.
33 33 33 3
2
33
P Entre
ga de
raciones a
los
estudiante
s
1 Horario de entrega de
complemento alimentario.
33 33 33 3
2
33
Q Contr
ol de
calidad
1 Registro diario de
beneficiarios de complementos
alimentarios
33 33 33 3
2
33
2 diligenciamiento formatos de
plan de saneamiento básico
33 33 33 3
2
33
3 Toma de muestras para
evaluación microbiológica.
33 33 33 3
2
33
Fuente: Construcción de los Autore
137
APENDICE G Línea base del cronograma
Tabla 18. Cronograma y diagrama parte 1
138
Tabla 19. Cronograma y diagrama parte 2
Tabla 20. Cronograma y diagrama parte 3
139
Tabla 21. Cronograma y diagrama parte 4
Tabla 22. Cronograma y diagrama parte 5
140
Tabla 23. Cronograma y diagrama parte 6
Tabla 24. Cronograma y diagrama parte 7
141
Tabla 25. Cronograma y diagrama parte 8
Tabla 26. Cronograma y diagrama parte 9
142
Tabla 27. Cronograma y diagrama parte 10
Tabla 28. Cronograma y diagrama parte 11
143
Tabla 29. Cronograma y diagrama parte 12
Tabla 30. Cronograma y diagrama parte 13
145
APENDICE H Registro de riesgos del proyecto.
Registro de Riesgos
Proyecto ESTRATEGIA PARA LA ALIMENTACIÓN ESCOLAR EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
OFICIALES DEL DEPARTAMENTO DE CASANARE Fe
cha 28/07/2019 Gerente
de Proyecto
(Integrantes) ZULMA CRISTINA DUARTE BOHÓRQUEZ
Identificación Análisis Cualitativo Análisis Cuantitativo Plan de Respuesta
I
D
Desc
ripción
del
Riesgo
Tip
o Cat
ego
ría
Dis
par
ado
r/In
dic
ado
r
Pro
bab
ilid
ad
Imp
acto
Cal
ific
ació
n
Gra
do
Bas
e p
ara
anál
isis
de
imp
acto
Imp
acto
en
cost
o
Imp
acto
en
tie
mpo
Val
or
mo
net
ario
esp
erad
o (
cost
o)
val
or
mo
net
ario
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o (
tiem
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n
Est
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de
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a? - Plan
de
prevenci
ón, antes
de que se
materiali
ce el
riesgo
Pla
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Conting
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si se
material
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riesgo
Resp
onsable
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del
riesgo
146
0
¿En
qué
consiste
este
riesgo?
(usar
una
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permita
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ar causa,
efecto e
impacto)
A
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Proyecto
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Alta
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80%
,
Alta
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ia:
50%
,
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y
Baja
:
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M
uy
Alto
: 10,
Alto
: 8,
Med
io:
5,
Bajo
: 3,
Mu
y
Bajo
: 1
Imp
ortancia:
Severo,
Crítico,
Medio,
Leve
Afect
ación del
proyecto
si riesgo
se
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V
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rico
V
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días
Prob
abilidad
X
Impacto
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abilidad
X
Impacto
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Arg
umentos
que
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Mitigar
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evitar,
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mejora
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Acci
ones
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iones
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material
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del
riesgo
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monitore
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riesgo y
actúa
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147
R
1
Cam
bios
normativ
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legislaci
ón
tributaria
que
incurra
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inclusión
de
nuevos
impuesto
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nto en
las
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El
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depende
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norma
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Una
vez se
conozca
la nueva
norma,
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reun
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trabajo
con el
fin de
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la nueva
normati
vidad y
la
manera
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dentro
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proyect
o
Gere
nte
proyecto
148
R
2
Aum
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6
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4
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critic
o
Se
estiman
retrasos
entre un
10% y un
10% del
cronogra
ma y un
impacto
en costo
hasta de
un 5 %
aproxima
damente
$
3,777 1
$2,2
66 0,6
Cost
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entrega
el
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alimenta
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Mit
igar
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r
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desde el
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o al
cambio
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ración.
gere
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bodega.
149
R
3
Cont
ratación
de mano
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Se
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5% del
cronogra
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3,777 1
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acuerdo
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de
raciones
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15% del
cronogra
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en costo
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aproxima
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$
3,777 1
$2,2
66 0,6
se
toma
valor de
ración
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acuerdo
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raciones
a
entregar
se
estima el
valor.
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Capa
citación
a
personal
manipul
ador y
seguimie
nto a
entrega
de
remesas
Entr
egar
ración
industri
alizada
Gere
nte
proyecto
151
R
6
No
entrega
de
comple
mentos
alimenta
rios.
am
enaza
Eco
nómico
No
prestació
n de
servicio.
6
0% 8
4
,8
critic
o
Se
estiman
retrasos
entre un
10% y un
15% del
cronogra
ma y un
impacto
en costo
hasta de
un 10%
aproxima
damente
$
3,777 1
$2,2
66 0,6
se
toma
valor de
ración
día y de
acuerdo
al de
raciones
a
entregar
se
estima el
valor.
Mit
igar
Tene
r
recursos
económi
cos en
reserva
siempre
Gere
nte
proyecto
R
7
Cierr
e de
comedor
es
escolares
por parte
de
secretari
a de
salud
A
menaz
a
Eco
nómico
No
se cuenta
con
dotación
de
equipos
y
utensilio
s.
Deficient
e
infraestr
uctura
para dar
6
0%
1
0 6
seve
ro
Se
estiman
retrasos
entre un
10% y un
15% del
cronogra
ma y un
impacto
en costo
hasta de
un 10%
aproxima
damente
$
3,777 1
$2,2
66 0,6
se
toma
valor de
ración
día y de
acuerdo
al de
raciones
a
entregar
se
estima el
valor.
Mit
igar
Reali
zar
diagnósti
co de
condicio
nes de
infraestr
uctura y
dotación
de
menaje y
equipos
Aca
tar los
requeri
mientos
que
ocasion
aron el
cierre
en el
menor
tiempo
posible.
Gere
nte
proyecto
152
cumplim
iento a
normativ
idad
sanitaria.
R
8
Dete
rioro de
la
materia
prima
almacen
ada por
falta de
fluido
eléctrico
,
ocasiona
ndo la no
entrega
de
comple
mentos
A
menaz
a
Tecn
ológico
Falta
de
energía
eléctrica.
6
0%
1
0 6
seve
ro
Se
estiman
retrasos
entre un
3% y un
5% del
cronogra
ma y un
impacto
en costo
hasta de
un 3 %
aproxima
damente $
3,777 1
$2,2
66 0,6
se
toma
valor de
ración
día y de
acuerdo
al de
raciones
a
entregar
se
estima el
valor.
Mit
igar
Capa
citación
a
personal
manipul
ador en
métodos
de
conserva
ción de
materia
prima en
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eventual
es.
Hac
er uso
de
método
s de
conserv
ación
artesana
les.
coor
dinador
operativ
o
153
alimenta
rios.
154
APENDICE I Presupuesto por actividades del proyecto
Paquete de Trabajo Nombre de la actividad Costo
total de
actividad
Costo
paquete de
trabajo
Reserva
contingenc
ia por
cuenta de
control
Total
costo por
cuenta de
control
Línea base de
Costos
Reserva de
gestión
Presupuesto
A Plan del
proyecto
1 Conformar el equipo de dirección del proyecto $
13.819.850
$
31.564.360
$
-
$
31.564.360
$
14.075.856.009
$
2.815.171.202
$
16.891.027.211
2 Elaborar plan de trabajo $
5.391.550
3 desarrollo de proyecto $
12.352.960
B Control de
cuentas
4 Inversión inicial $
7.694.860
$877.342.52
7
$
-
$
877.342.527
5 Manejo de anticipo $
7.205.893
6 Informe de pagos mensuales $
17.963.775
7 Facturación mensual $
844.477.999
C Compra de
Materia Prima
8 Perecederos $
3.680.724.9
44
$
8.828.284.4
28
$
-
$
8.828.284.4
28
9 No perecederos $
3.699.254.3
84
1
0
Insumos para actividades de limpieza y desinfección y saneamiento básico $
1.807.420
1
1
Contratos de suministro $
1.544.120
D Contratos
Mano de Obra
1
2
Contratación de equipo de trabajo $
18.695.371
1
3
Contratación de personal manipulador de alimentos. $
1.807.420
1
4
Contratación personal administrativo $
16.097.415
155
E Compra de
Dotación
1
5
Dotación del personal equipo de trabajo $
8.451.855
1
6
Dotación de sede administrativa $
15.451.855
1
7
Dotación personal manipulador de alimentos $
34.242.055
1
8
Dotación de bodegas $
9.700.098
F Infraestruct
ura Locativas
1
9
Sede administrativa $
23.062.495
2
0
Bodega de almacenamiento general ubicada en Yopal - Casanare $
50.303.310
G Compra de
equipos
2
1
Vehículos de transporte de alimentos $
734.562.000
2
2
Vehículos de transporte de personal $
367.281.000
2
3
Cavas de almacenamiento para transporte $
122.427.000
2
4
Plan de mantenimiento $
41.967.976
H compra de
pólizas de
seguros
2
5
vehículos de transporte de personal y transporte de alimentos. $
903.710
I Legalizació
n contrato
2
6
Firma y legalización de contrato $
3.847.430
$
1.158.559.1
39
$
-
$
1.158.559.1
39 2
7
adquisición de pólizas $
733.108.406
J Adecuación
bodega
almacenamient
o
2
8
tramitar el permiso sanitario $
4.544.120
K Capacitació
n de mano de
obra
2
9
Plan de capacitación manipuladoras $
4.544.120
3
0
Plan de capacitación conductores $
3.451.855
3
1
Plan de capacitación personal bodega $
451.855
156
L Plan de
nutrición y
dietas
3
2
elaboración de ciclos de menús, guías de preparación de alimentos y análisis químico
para 20 días.
$
3.088.240
M Plan de
saneamiento
bodegas y
comedores
3
3
Programa de limpieza y desinfección $
134.105.364
3
4
Programa de control de plagas $
134.105.364
3
5
Programa de desechos sólidos $
134.105.365
N Plan de
distribución de
raciones por
sedes
3
6
Horarios de salida de materia prima de bodega $
451.855
3
7
Horarios de entrega de materia prima en sedes educativas $
2.755.165
O Preparación
de alimentos
3
8
preparación de alimentos en cada comedor de acuerdo con ciclos de menús. $
1.012.181.9
40
$
3.180.105.5
55
$
-
$
3.180.105.5
55
P Entrega de
raciones a los
estudiantes
3
9
horario de entrega de complemento alimentario. $
2.000.144.5
20
Q Control de
calidad
4
0
registro diario de beneficiarios de complementos alimentarios $
50.955.960
4
1
diligenciamiento formatos de plan de saneamiento básico $
14.911.215
4
2
toma de muestras para evaluación microbiológica. $
101.911.920
157
APENDICE J Lista de entregables verificados
ED
T
Nombre de la actividad comienzo fin % completado comentarios
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
PLAN DE PROYECTO
Conformar el equipo de dirección del proyecto
Elaborar plan de trabajo
desarrollo de proyecto
CONTROL DE CUENTAS
Inversión inicial
Manejo de anticipo
Informe de pagos mensuales
Facturación mensual
COMPRA DE MATERIA PRIMA
Compra Alimentos Perecederos
Compra Alimentos No Perecederos
Insumos para actividades de limpieza y desinfección y saneamiento básico
Contratos de suministro
CONTRATOS MANO DE OBRA
Contratación de equipo de trabajo
Contratación de personal manipulador de alimentos.
Contratación personal administrativo
COMPRA DE DOTACIÓN
Dotación del personal equipo de trabajo
Dotación de sede administrativa
Dotación personal manipulador de alimentos
Dotación de bodegas
INFRAESTRUCTURA LOCATIVAS
Sede administrativa
Bodega de almacenamiento general ubicada en Yopal - Casanare
COMPRA DE EQUIPOS
Vehículos de transporte de alimentos
Vehículos de transporte de personal
Cavas de almacenamiento para transporte
Plan de mantenimiento
COMPRA DE PÓLIZAS DE SEGUROS
7 enero 2019.
7 enero 2019.
21 enero 2019.
28 enero 2019
28 enero 2019
28 enero 2019
25 febrero 2019
28 enero 2019
28 enero 2019
7 enero 2019
25 febrero 2019
25 febrero 2019
25 febrero 2019
25 febrero 2019
25 febrero 2019
25 febrero 2019
25 febrero 2019
25 febrero 2019
25 febrero 2019
25 febrero 2019
25 febrero 2019
25 febrero 2019
25 febrero 2019
4 marzo 2019
4 marzo 2019
22 abril 2019
18 marzo 2019.
29 abril 2019
18 marzo 2019
6 mayo 2019
6 mayo 2019
22 febrero 2019
18 enero 2019
25 enero 2019
22 febrero 2019
29 marzo 2019
22 febrero 2019
22 marzo 2019
29 marzo 2019
29 marzo 2019
19 abril 2019
19 abril 2019
19 abril 2019
22 marzo 2019
1 marzo 2019
15 marzo 2019
1 marzo 2019
8 marzo 2019
15 marzo 2019
1 marzo 2019
1 marzo 2019
1 marzo 2019
1 marzo 2019
1 marzo 2019
26 abril 2019
8 marzo 2019
26 abril 2019
10 mayo 2019
3 mayo 2019
22 marzo 2019
10 mayo 2019
10 mayo 2019
10 mayo 2019
158
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
Pólizas de vehículos de transporte de personal y transporte de alimentos.
LEGALIZACIÓN CONTRATO
Firma y legalización de contrato
adquisición de pólizas
ADECUACIÓN BODEGA ALMACENAMIENTO
tramitar el permiso sanitario
CAPACITACIÓN DE MANO DE OBRA
Plan de capacitación manipuladoras
Plan de capacitación conductores
Plan de capacitación personal bodega
PLAN DE NUTRICIÓN Y DIETA
Elaboración de ciclos de menús, guías de preparación de alimentos y análisis
químico para 20 días.
PLAN DE SANEAMIENTO BODEGAS Y COMEDORES
Programa de limpieza y desinfección
Programa de control de plagas
Programa de desechos sólidos
PLAN DE DISTRIBUCIÓN DE RACIONES POR SEDES
Horarios de salida de materia prima de bodega
Horarios de entrega de materia prima en sedes educativas
PREPARACIÓN DE ALIMENTOS
Preparación de alimentos en cada comedor de acuerdo a ciclos de menús.
ENTREGA DE RACIONES A LOS ESTUDIANTES
Horario de entrega de complemento alimentario.
CONTROL DE CALIDAD
registro diario de beneficiarios de complementos alimentarios
diligenciamiento formatos de plan de saneamiento básico
toma de muestras para evaluación microbiológica.
6 mayo 2019
6 mayo 2019
18 marzo 2019
18 marzo 2019
13 mayo 2019
29 abril 2019
29 abril 2019
25 marzo 2019
25 marzo 2019
6 mayo 2019
25 marzo 2019
22 abril 2019
22 abril 2019
25 marzo 2019
25 marzo 2019
1 abril 2019
1 abril 2019
1 abril 2019
1 abril 2019
13 mayo 2019
29 abril 2019
29 abril 2019
29 abril 2019
29 abril 2019
29 abril 2019
29 abril 2019
29 abril 2019
29 abril 2019
10 mayo 2019
17 mayo 2019
22 marzo 2019
17 mayo 2019
3 mayo 2019
3 mayo 2019
10 mayo 2019
29 marzo 2019
10 mayo 2019
29 marzo 2019
26 abril 2019
26 abril 2019
5 abril 2019
29 marzo 2019
5 abril 2019
5 abril 2019
17 mayo 2019
5 abril 2019
17 mayo 2019
13 diciembre 2019 m.
13 diciembre 2019
13 diciembre 2019
13 diciembre 2019
13 diciembre 2019
13 diciembre 2019
13 diciembre 2019
13 diciembre 2019
159
APENDICE K Registro de riesgos
Registro de Riesgos
Proyecto ESTRATEGIA PARA LA ALIMENTACIÓN ESCOLAR EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL DEPARTAMENTO DE CASANARE
Fecha 28/07/2019 Gerente de
Proyecto
(Integrantes) ADRIANA HERNANDEZ HERNANDEZ
Identificación Análisis Cualitativo Análisis Cuantitativo Plan de Respuesta
I
D
Descripció
n del Riesgo Tipo
Cat
egorí
a
Dis
par
ador/
Indic
ador
Pro
bab
ilid
ad
Impac
to
Cal
ific
ació
n
Gra
do
Bas
e par
a an
ális
is d
e im
pac
to
Impac
to e
n c
ost
o
Impac
to e
n t
iem
po
Val
or
monet
ario
esp
erad
o (
cost
o)
val
or
monet
ario
esp
erad
o (
tiem
po)
Bas
e de
esti
mac
ión
Estrateg
ia de
Respuesta
¿En qué
consiste la
estrategia de
respuesta? -
Plan de
prevención,
antes de que se
materialice el
riesgo
Plan de
Contingencia
- si se
materializa
riesgo
Responsab
le - Dueño del
riesgo
0
¿En qué
consiste este
riesgo? (usar
una redacción
que permita
identificar
causa, efecto
e impacto)
Amenaz
a,
Oportunida
d
Ej:
Técnicos, De
la
Organización,
Externos, De
gerencia del
Proyecto
¿Qué
acción o
evento indica
que el riesgo
se va a
materializar o
que se
requiere
respuesta?
Mu
y Alta:
80%,
Alta:
60%,
Media:
50%,
Baja:
30%,
Muy
Baja:
10%
Mu
y Alto:
10,
Alto:
8,
Medio:
5,
Bajo:
3, Muy
Bajo: 1
Importanci
a: Severo,
Crítico,
Medio, Leve
Afectación
del proyecto si
riesgo se
materializa
Valor
numéric
o
Val
or en
días
Probabilid
ad X Impacto
en costo
Probabilid
ad X Impacto
en tiempo
Argument
os que
justifican las
estimaciones
de Impacto.
¿Cuál
será la
estrategia
de
respuesta al
riesgo?
Mitigar,
transferir,
evitar,
aceptar,
escalar,
mejorar,
explotar,
compartir.
Acciones
definidas para
el plan de
prevención
Acciones
a ejecutar en
respuesta o
como
respaldo o
como
reparación a
la
materializaci
ón del riesgo
¿Quién
monitorea el
riesgo y actúa
cuando va a
ocurrir?
160
R
1
Cambios
normativos o
de legislación
tributaria que
incurra en la
inclusión de
nuevos
impuestos o
incremento en
las tarifas,
afectando el
presupuesto.
Amenaz
a Político
En el
momento en
que entra a
regir nueva
normatividad
ley decreto
resolución etc.
30
% 1
0,
3 leve
El costo
depende de los
cambios que se
incluyan en la
nueva norma Aceptar
Una vez se
conozca la
nueva norma,
se realizará
una nueva
proyección
según la
necesidad.
reunión
con todo el
equipo de
trabajo con el
fin de evaluar
la nueva
normatividad
y la manera
de incluirla
dentro del
proyecto
Gerente
proyecto
R
2
Aumento
en los precios
de materia
prima por
escases en la
región, que
afecte la
rentabilidad
Amenaz
a
Económic
o
Paros
nacionales,
paros armados.
Derrumbes en
vías de acceso
60
% 8
4,
8 critico
Se estiman
retrasos entre
un 10% y un
10% del
cronograma y
un impacto en
costo hasta de
un 5 %
aproximadame
nte $3,77
7 1 $2,266 0,6
Costo de
un día que no
se entrega el
complemento
alimentario Mitigar
Tener
previsto desde
el comienzo al
cambio de
ración de
preparada en
sitio a
industrializada
.
realizar
comité de
dirección
para aprobar
cambio de
modalidad.
Tener
proveedores
y logística
para
transporte de
alimentos de
ración .
gerente y
coordinadores
de bodega.
R
3
Contrataci
ón de mano de
obra de otras
regiones por
escases de esta
en el
departamento,
lo cual
afectaría el
presupuesto.
Amenaz
a
Económic
o
En el
momento en
que el personal
manipulador
no cumple con
el protocolo
diario. 30
% 3
0,
9 leve
Se estiman
retrasos entre
un 3% y un 5%
del cronograma
y un impacto en
costo hasta de
un 3 %
aproximadame
nte $3,77
7 1 $1,133 0,3
se toma
valor de
ración dia y
de acuerdo al
numero de
raciones a
entregar se
estima el
valor. Mitigar
Preveer
desde el inicio
recurso
adicional
contar
con personal
manipulador
en espera
para
eventualidad
es como esa.
coordinad
or operativo
161
R
4
Retrasos
en la entrega
de la materia
prima por
temporada de
lluvia, lo cual
afectaria el
suministro de
esta.
Amenaz
a Ambiental
Cierre de
via terrestre
por lluvias o
demas.
50
% 8 4 critico
Se estiman
retrasos entre
un 10% y un
10% del
cronograma y
un impacto en
costo hasta de
un 6%
aproximadame
nte
$3,77
7 1 $1,889 0,5
se toma
valor de
racion dia y
de acuerdo al
de raciones a
entregar se
estima el
valor. Mitigar
Tener
previsto desde
el comienzo al
cambio de
racion de
preparada en
sitio a
industrializada
.
Entregar
racion
industrializad
a
coordinad
or operativo
R
5
Intoxicaci
ón alimentaria
causada por
mala
manipulación
de alimentos,
uso de
alimentos
vencidos,
consumo de
agua no
potable.
Amenaz
a
Operacion
al
Beneficiari
os intoxicados.
60
% 10 6 severo
Se estiman
retrasos entre
un 10% y un
15% del
cronograma y
un impacto en
costo hasta de
un 10%
aproximadame
nte $3,77
7 1 $2,266 0,6
se toma
valor de
racion dia y
de acuerdo al
de raciones a
entregar se
estima el
valor. Evitar
Capacitaci
on a personal
manipulador y
seguimiento a
entrega de
remesas
Entregar
racion
industrializad
a
Gerente
proyecto
R
6
No entrega
de
complementos
alimentarios.
amenaz
a
Economic
o
No
prestacion de
servicio.
60
% 8
4,
8 critico
Se estiman
retrasos entre
un 10% y un
15% del
cronograma y
un impacto en
costo hasta de
un 10%
aproximadame
nte
$3,77
7 1 $2,266 0,6
se toma
valor de
racion dia y
de acuerdo al
de raciones a
entregar se
estima el
valor. Mitigar
Tener
recursos
económicos
en reserva
siempre
Gerente
proyecto
162
R
7
Cierre de
comedores
escolares por
parte de
secretaria de
salud
Amenaz
a
Economic
o
No se
cuenta con
dotacion de
equipos y
utensilios.
Deficiente
infraestructura
para dar
cumplimiento
a normatividad
sanitaria.
60
% 10 6 severo
Se estiman
retrasos entre
un 10% y un
15% del
cronograma y
un impacto en
costo hasta de
un 10%
aproximadame
nte $3,77
7 1 $2,266 0,6
se toma
valor de
racion dia y
de acuerdo al
de raciones a
entregar se
estima el
valor. Mitigar
Realizar
diagnostico de
condiciones
de
infraestructura
y dotacion de
menaje y
equipos
Acatar los
requerimient
os que
ocasionaron
el cierre en el
menor
tiempo
posible.
Gerente
proyecto
R
8
Deterioro
de la materia
prima
almacenada
por falta de
fluido
electrico,
ocasionando
la no entrega
de
complementos
alimentarios.
Amenaz
a
Tecnólogi
co
Falta de
energia
eléctrica.
60
% 10 6 severo
Se estiman
retrasos entre
un 3% y un 5%
del cronograma
y un impacto en
costo hasta de
un 3 %
aproximadame
nte $3,77
7 1 $2,266 0,6
se toma
valor de
racion dia y
de acuerdo al
de raciones a
entregar se
estima el
valor. Mitigar
Capacitaci
on a personal
manipulador
en metodos de
conservacion
de materia
prima en casos
eventuales.
Hacer uso
de metodos
de
conservacion
artesanales.
coordinad
or operativo
163
APENDICE L Proceso de verificación y/o seguimiento para cambios debido a falencias
en el proceso de alimentación escolar en modalidad preparación en sitio
.
VISITA DE
VERIFICACIÓN Y/O
SEGUIMIENTO No.
ACCIÓN
PRIMERA
No se aplica descuento, se solicita plan de mejoramiento para superar la falencia,
debiendo presentarse dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la
notificación; en caso de no presentar plan de mejoramiento o el mismo sea
deficiente o no refleje superación total de la (s) falencia (s) se procederá a realizar
descuento fijado para segunda visita.
En caso de presentarse faltantes o necesidad de efectuar reposiciones por
inadecuadas condiciones de calidad en materia prima, se deberá efectuar
procedimiento conforme lo señala la Resolución No. 29452 de 2017 (en un tiempo
no mayor a 24 horas, después de evidenciarse el faltante o realizarse su rechazo, en
el formato establecido por el MEN; de no acatarse el protocolo fijado por el
Ministerio, se procederá a realizar descuentos fijados para segunda visita).
SEGUNDA
Al persistir falencia en ítem verificado y/o evidenciarse desmejora en ítems
previamente validados por interventoría, se aplica descuento del 100% del valor del
ítem en el que se evidencio la falencia y/o en aquellos en que se refleje desmejora
(de acuerdo con porcentaje establecido en grafica No. 1), siendo calculado sobre los
servicios asignados a la unidad aplicativa.
TERCERA
Al persistir falencia en ítem verificado y/o evidenciarse desmejora en ítems
previamente validados por interventoría, se aplica descuento del 100% del valor del
servicio, calculado sobre priorización total a institución educativa y/o sede visitada.
CUARTA
Al persistir falencia en ítem verificado y/o evidenciarse desmejora en ítems
previamente validados por interventoría, se aplica descuento del 100% de los
servicios asignados a la institución educativa junto con sedes anexas, a la cual
pertenezca la unidad aplicativa visitada.
164
APENDICE M Proceso de verificación y/o seguimiento para cambios debido a falencias
en el proceso de alimentación escolar en modalidad preparación en industrializado.
VISITA DE
VERIFICACIÓN Y/O
SEGUIMIENTO No.
ACCIÓN
PRIMERA
Evidenciado gramaje inferior al establecido en minuta patrón para
los diferentes alimentos, será exigida la presentación de plan de
mejoramiento, el cual deberá radicarse en un término no mayor a
cinco (5) días hábiles; en caso de no radicarse plan de mejoramiento
o radicarse extemporáneo y/o el mismo sea deficiente y/o no refleje
superación total de la (s) falencia (s) se procederá a realizar descuento
fijado para segunda visita.
SEGUNDA
Siendo persistente (s) la (s) falencia (s) evidenciada (s) respecto a
gramaje inferior al establecido en minuta patrón para los diferentes
alimentos, se efectuará descuento del 50% del valor de los servicios
entregados en la Institución o sede educativa visitada.
TERCERA
Siendo persistente (s) la (s) falencia (s) evidenciada (s) respecto a
gramaje inferior al establecido en minuta patrón para los diferentes
alimentos, se efectuará descuento del 100% del valor de los servicios
entregados en la Institución Educativa o sede visitada.
165
APENDICE N Formato solicitud de Cambio
Proyecto Casanare se Alimenta Mejor
2019
1. ORIGEN DE LA SOLICITUD
Asunto
Otros Especifique
Descripción del Cambio propuesto (Incluya referencias a documentos que contengan más detalles)
Alternativas
Fecha limite para decisión sobre el cambio
Impacto en el proyecto si la decisión sobre el cambio se dilata
Firma de quien hace la solicitud:
FORMATO SOLICITUD DE CAMBIO
Justificación (Ej. Imposibilidad operativa para desempeñar la actividad, cambio en la reglamentación, ahorro en costos, mejora en el proceso,
riesgo legal, etc.)
Impacto en el proyecto si el cambio no se implementa (mayor o menor tiempo y recursos invertidos, pleitos legales, actividad no sostenible,
etc)
Proc. Gestion del
proyecto
Proc.
Financieros
Fecha
Modalidad Nombre de quien
realiza la solicitud
FalenciaProcesos
Operativos
166
Proyecto Casanare se Alimenta Mejor
2019
2.Revision
Análisis preliminar de Impacto (Que actividades y resultados se verán afectados por el cambio y en que magnitud)
Análisis preliminar del impacto en la programación y el costo
Recomendaciones (Escoja una de las acciones propuestas)
1. Aprovado Totalmente
Parcialmente Especifique
Prioridad Alta Media Baja
2. Rechazado
3.Posponer
Observaciones
Firma de quien revisa :
FORMATO SOLICITUD DE CAMBIO
Nombre de quien
revisa
Modalidad
