Estructura de Manuales Administrativos

Reyes Ponce: “Significa unfolleto, libro, carpeta,etc. en los que de unamanera fácil de manejar(manuable) se concentranen forma sistemática, unaserie de elementosadministrativos para un finconcreto: orientar yuniformar la conducta quese pretende entre cadagrupo humano en laempresa.

MANUALES ADMINISTRATIVOSDEFINICIONES Y CONCEPTOS

Graham Kellog: “ El manualpresenta sistemas y técnicasespecíficas. Señala elprocedimiento a seguir paralograr el trabajo de todo elpersonal de oficina o decualquier otro grupo detrabajo que desempeñaresponsabilidadesespecíficas. Un procedimientopor escrito significaestablecer debidamente unmétodo estándar paraejecutar algún trabajo”


Franklin-Gomez Ceja: “Soninstrumentos que contieneninformación sistemáticasobre la historia, objetivos,políticas, funciones,estructura y especificaciónde puestos y/oprocedimientos de unainstitución o unidadadministrativa. Sirven paranormar la actuación de laspersonas y coadyuvan alcumplimiento de los finesde la misma.


Gary Dessler: Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir de forma ordenada y sistemática, información de una organización, así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.


1) ALCANCE:* Generales o de aplicación universal* Departamentales o de aplicación

específica. * De Puestos o de aplicación individual.

2) CONTENIDO:* De historia de la empresa o

institución.* De organización* De políticas* De procedimientos* De contenido múltiple (manual de

técnicas)

MANUALES ADMINISTRATIVOSCLASIFICACION

3) FUNCIÓN ESPECIFICA O ÁREA DE ACTIVIDAD:

* De personal* De ventas* De producción o ingeniería* De finanzas* Generales, que se ocupen de dos o

más funciones específicas.* Otras funciones

(compras,intendencia, etc.)

MANUALES ADMINISTRATIVOSCLASIFICACION

MANUALES DE HISTORIA DE LA EMPRESA:Contienen información con respecto a la historia de la compañía, sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actuales. El darle al empleado un cuadro del todo, le ayuda a adaptarse a si mismo dentro del cuadro total.

MANUALES DE ORGANIZACION.Exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa.

POR SU CONTENIDO:

MANUALES DE POLITICAS:Ponen por escrito las políticas de una empresa.

Política: guía básica para la acción; prescribe los límites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Estos manuales ayudan a proporcionar el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS:Presentan sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.

…POR SU CONTENIDO:

MANUALES DE PUESTO.Precisa las labores, procedimientos y rutinas de un puesto en particular. Por ello, cuando el manual de puesto no solo contiene la descripción de las labores sino que explica como deben ejecutarse, se convierte en un manual de organización y procedimiento al mismo tiempo.

MANUALES DE CONTENIDO MULTIPLE:Contienen material de tipo diverso (organización, funciones, procedimientos, etc). Parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines, lo que hace que la información no resulte siempre bien definida.

…POR SU CONTENIDO:

MANUALES DE PERSONAL: Tratan sobre laadministración de personal. Puedenelaborarse destinados a tres clases deusuarios:

* Para personal en general: Contienenprestaciones, uso de los servicios de laempresa (bibliotecas, cafeterías). Otrosaspectos del reglamento de trabajo, comoasistencias, vacaciones, pago de sueldos,etc. Otros temas de interés general (quejasy sugerencias).

* Para supervisores: Comunican lasactividades y políticas de la administraciónsobre la forma en que el personal desupervisión debe dirigir el esfuerzo de sussubordinados.

* Para el personal del departamento o unidadde personal, como reclutamiento y selecciónde personas, análisis y valuación de puestos,calificación de méritos, etc.

POR FUNCIÓN ESPECIFICA O ÁREA DE ACTIVIDAD

CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACION

A) Identificación:* Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.

* Título o extensión del manual (general o específico)

* Niveles jerárquicos que comprende.* Lugar y fecha de elaboración* Número de revisión * Unidades responsables de su elaboración.* Cantidad de ejemplares impresos.

B) Índice o contenido:El cual detalla, los capítulos que constituyen la estructura del documento

C)) Prólogo o introducción:Explicación exacta de lo que es eldocumento, la ocasión que da origen a suelaboración, propósitos básicos que sepretenden cumplir a través de él, ámbitode aplicación, a quien va dirigido, como seusará, cómo y cuando se harán lasrevisiones, actualizaciones y observaciones.

D) Directorio:Relación de los funcionarios y cargos queocupan dentro de la estructura de organización

E) Antecedentes Históricos:Breve descripción histórica sobre la empresa:origen, causa que dieron lugar a su creación,Desarrollo, modificaciones en cuanto a suestructura, funciones, etc.

F) Legislación o base legal:Enunciado de los principalesordenamientos jurídicos de los que sederivan las atribuciones de la entidad ode las unidades administrativascomprendidas en ella. (Constituciónpolítica, tratados, leyes, reglamentos,decretos, acuerdos y/o circulares).

G) Atribuciones:Facultades conferidas a la entidad o asus unidades administrativas, deacuerdo con las disposiciones jurídicasque dan base legal a sus actividades.

H) Objetivo:Fin que debe alcanzar una unidadadministrativa a través de lasatribuciones otorgadas por lasdisposiciones legales.

I) Políticas:Lineamientos por medio de loscuales se alcanzarán losobjetivos.

J) Estructura Orgánica:Forma en que están ordenadaslas unidades que conforman unaentidad administrativa

k) Organigrama:Representación gráfica de laestructura orgánica

l) Funciones:Desempeñadas por las diversasunidades administrativas ylabores realizadas por losdistintos puestos.

M) Índice de Procedimientos:Lista de los principalesprocedimientos, la cual servirácomo índice para el manual deProcedimientos.

N) Glosario de Términos:Términos técnicos y susdefiniciones, para una mejorcomprensión del documento.

Exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Incluye:Índice, introducción, antecedentes históricos, legislación o bases legales de la empresa, sus atribuciones (facultades de acuerdo a disposiciones jurídicas), estructura orgánica (descripción ordenada de las unidades de la empresa en función de las relaciones de jerarquía), organigrama, funciones, Descripción de puestos, Directorio de personas incluidas en el manual.

I) INDICEII) INTRODUCCIONIII) ANTECEDENTES HISTORICOSIV) BASE LEGAL (Cód.Trab, estatutos, convenios, etc).V) ATRIBUCIONES (leyes, organismos colegiados, etc.)VI) ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESAVII) ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA

1)GERENCIA GENERAL.a) Función General: …

b) Estructura Orgánica Interna: …

2)FINANZAS.a) Función General: Administra el dinero de la empresa. Analiza y planifica los recursos monetariosnecesarios para el desarrollo de sus actividades, velapor su estabilidad y solvencia, y participa en la toma

de decisiones de inversión y de obtención de créditos.

b) Estructura Orgánica Interna: Tiene dependenciadirecta del Gerente General y consta de dos secciones:Contabilidad y Tesorería.

c) Organigrama:

d) Funciones …e) Descripción de puestos …

3) MERCADEOa) Función General: …

MANUAL DE ORGANIZACIÓNNombre de la Empresa

LogoFecha de Elaboración: Fecha de Revisión:

Contabilidad Tesorería

Finanzas

Gerente General

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas, además de los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación

Contenido:1) Portada de Identificación2) Índice del manual3) Introducción4) Base legal5) Objetivo del manual6) Descripción de todos los

procedimientos (que incluyesu identificación, objetivo,responsable, descripciónnarrativa, diagrama deflujo)

6) Glosario de términos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSNombre de la Empresa

LogoFecha de Elaboración: Fecha de Revisión:

Procedimiento: Envío de correspondenciaObjetivo: Hacer llegar información a los

diferentes destinatariosResponsable: Secretaria.

Elaboró: Frank Ramirez Revisó: Luisa Lobos Autorizó: Josè Reyes

Entrega correspondencia al jefeSecretaria2Elabora CorrespondenciaSecretaria1

Descripción de ActividadesParticipantesNo

Verifica correspondencia Jefe3Si esta correcta continua en paso 6, de lo contrario hace observaciones y devuelve

Jefe 4

Firma y devuelveJefe6Entrega correspondenciaSecretaria7Recibe y entrega correspondencia a DestinatarioMensajero8

Hace correcciones y continua en paso 2Secretaria5

Estructura de Manuales Administrativos

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